Embed Size (px)
Citation preview
Werklastmetingin de praktijk
Veerle ConingsInstituut voor de Overheid
Echo’s
Opbouw
1. Waarom werklastmeting ?2. Hoe ziet werklastmeetsysteem
eruit?3. Wat zijn de procesfases?4. Wat maakt dat de werklastmeting
slaagt?
Opbouw
1.Waarom werklastmeting ?
2. Hoe ziet werklastmeetsysteem eruit ?
3. Wat zijn de procesfases ?4. Wat maakt dat de werklastmeting
slaagt ?
Doelstellingen
• De actuele personeelsbehoefte inschatten en budgetteren
• Inzicht krijgen in de manier waarop het werk wordt georganiseerd
• Collectief nadenken over de werkbelasting of het werkcomfort
• Evenredige verdeling van het werk
• NOOIT EXPLICIET: Individuele prestaties in kaart brengen en ondermaatse prestaties opsporen
Opbouw
1. Waarom werklastmeting ?
2.Hoe ziet werklastmeetsysteem eruit ?
3. Wat zijn de procesfases ?4. Wat maakt dat de werklastmeting
slaagt ?
2 systemen: ‘volumes’ of ‘tijden’
a) Volumes: Gemiddeld aantal dossiers per persoon
• Veronderstelling: Men werkt op zelfde manier, zelfde werkmethode
• Geen rekening met complexiteit dossiers
• Geen zicht op niet-dossiergebonden tijd• Geen ruimte voor verbetering
Normen maken: vb MUNAS
Arresten Effectief aantal magistraten
Aantal per magistraat
Antwerpen
8.408 43 196
Brussel 8.287 49 169
Gent 7.545 45 167
Liège 5.856 32 183
Mons 3.797 23 165
Totaal 33.889 195 173
2 systemen: ‘volumes’ of ‘tijden’
b) Tijd besteed aan een dossierVan input naar output: wordt opgedeeld in
activiteitenwaaraan tijden gekoppeld worden
• Inzicht in knelpunten in organisatieprocessen• Mogelijkheid tot verbetering • Zicht op arbeidsorganisatie• Zicht op dossier- en niet-dossiergebonden tijd
Kernelementen Werklastmeting
a. Hoeveelheid werk (volume) bepalen
b. Tijdsnorm bepalenc. Dossiergebonden tijd bepalend. Personeelsbehoefte bepalen en
procesverbeteringsvoorstellen formuleren
c. Dossiergebonden tijd
Totale werktijd (bruto besteedbare tijd / jaar / VTE)
1976 uren (52 weken * 38 uren)
Minus onbeschikbare tijd (verlof, feestdagen, ziekte, …)
Minus 376 uren
Beschikbare tijd 1600 uren
Minus tijd voor niet-dossiergebonden activiteiten
Minus 400 uren
Dossiergebonden tijd (per VTE per jaar)
1200 uren
d. Personeelsbehoefte
Werklast van de organisatie (tijd p1* volume p1 + tijd p2 * volume p2 + …)
Gemiddelde dossiergebonden tijd per VTE per jaar
Opbouw
1. Waarom werklastmeting ?2. Hoe ziet werklastmeetsysteem
eruit ?
3.Wat zijn de procesfases ?
4. Wat maakt dat de werklastmeting slaagt ?
Procesfases
a) Fase 1: Sensibiliseren, draagvlak creëren
b) Fase 2: Het instrument ontwikkelen
c) Fase 3: Werklastmeting uitvoerend) Fase 4: Perceptie van de werklaste) Fase 5: Integratie van resultaten
uit fase 3 en 4
a) Fase 1: Sensibiliseren
• De meerwaarde van werklastmeting en de bezorgdheden over het thema op tafel krijgen
• Ambassadeur worden van het project
• Bezorgdheden ombuigen in: “het project zal niet evident zijn, maar we zijn ons bewust van de voordelen”
Risico’s vermijden vanuit volgende principes
• GEEN instrument voor interne evaluatie, GEEN resultaten vrijgegeven per afdeling WEL gemiddelde werklast voor een werknemer
• De werkgroepen werken een voorstel uit over het ‘hoe’, de stuurgroep bekrachtigt
• Aandacht voor de perceptie van de werklast
b) Fase 2: Het instrument ontwikkelen
• Wat gaan we meten?– Soorten dossiers oplijsten– Werkinhoud in activiteiten opdelen– Niet-dossiergebonden werk
inventariseren• Hoe gaan we meten?
– Methode voor dossiergebonden werk– Methode voor niet-dossiergebonden
werk
b) Fase 2: Hoe gaan we meten?
• Dossiergebonden werk– Tijdschrijven op een timesheet– Tijdschatten in werkgroepen– Combinatie
• Niet-dossiergebonden werk– Tijdschrijven op een timesheet– Tijdschatten in werkgroepen – Combinatie– Benchmarking van soortgelijke
organisaties
c) Fase 3: Werklastmeting uitvoeren
In functie van de keuzes uit fase 2
d) Fase 4: Perceptie van de werklast
In groep nadenken over de kwaliteit van
de werkorganisatie en de perceptie van
de werklast– Stressbeleving– Motiverende arbeidsinhoud– Teamwerk– Vervangingsbeleid bij ziekte– …
e) Fase 5: Resultaten
Integratie van resultaten uit fase 3 en 4
en intern debat over de resultaten
Opbouw
1. Waarom werklastmeting ?2. Hoe ziet werklastmeetsysteem
eruit ?3. Wat zijn de procesfases ?
4.Wat maakt dat de werklastmeting slaagt ?
Wat maakt dat de werklastmeting slaagt?
a) Open communicatie en betrokkenheidb) Tweeledige rol: expert én
procesbegeleiderc) Participatieve werkvormend) Eenvoudig, hanteerbaar instrumente) Breng de meerwaarde voor het
individu in kaartf) Anonieme verwerking van gegevens,
het gaat over de organisatie, niet het individu
