Werk

en

bij D

en

Haag

HR-Selfservice in Den Haag

Operational excellence voor HRM door ‘P-Digitaal’

Frank Biesta, sr adviseur

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

De Haagse HR-visie/missie:

Maak het personeel meer flexibel engericht op burgers en bedrijven

Door goed werkgeverschap enleiderschap

Op basis van excellente HR services

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

HR-cyclus: Ambitie voor Den Haag

Doel:goed personeel

klantgericht & duurzaam inzetbaar

Pijler 1:goed

werkgever-schap

Arbeidsvoor-waarden;

arbeidsmarkt-beleid;

diversiteitsbeleid

Pijler 2:goed

leiderschap

Managers toerusten ominspirerend & motiverend

leiding te geven

Fundament:goede bedrijfsvoering in de P-functie:

strategisch & efficiënt

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Strategie voor 2008/2009: breng de HR-basis op orde

• HR Fase 1: centraal HR-shared services in een apart gemeentelijk bedrijf

• Oracle eBS HR als centraal system

2009: ‘fine tuning’ HR services

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Strategie for 2010 – 2012Fase 2:

a. HR dienstverleningsmodel: administratieve uitgangspunten en uniforme workflows

b. IT als oplossing: Selfservice (=P-digitaal) voor alle administratieve HR processen

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

a. HR-dienstverlening

• uniformiteit; standaard-IT•2 workflows max•Operional excellence (geen client intimacy)•Alleen de gegevens in OEBS ‘tellen’

• Management in control o.b.v. vertrouwen•Goedkeuring achteraf •Sanctiebeleid

• Efficiency in de backoffice•Eenmalige data-invoer, meervoudig gebruik•Lean: 4 ogen zijn genoeg

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

STRATEGIE

HR Planning &Beleid

Organisatieontwikkeling

HRBenchmarking

HRprojecten

PRIMAIRE HR PROCESSEN

INSTROOM DOORSTROOM &ONTWIKKELING

UITSTROOM

Werving

Selectie

Indiensttreding Belonen

Functioneren en Beoordelen

Loopbaanontwikkeling

Managementontwikkeling

Opleiden &kwalificeren

Beëindigendienstverband

Mobiliteit

ADMIN. MEDEWERKER PROCESSEN

Verlof en verzuim

Declareren

Onderhouden persoonsgegeven

Opleidingen

DigiPDPION ManagementInformatie

ONDERSTEUNENDE SYSTEMEN EN APPLICATIES

Inhuur / registratiederden

INFORMATIEVOORZIENINGDERDEN

HR DIENSTVERLENINGSMODEL

INFORMATIEVOORZIENING MANAGER

Oracle Apps

P-Portaal EBS

PegasusEOS P-Digitaal

STRATEGIE

HR Planning &Beleid

Organisatieontwikkeling

HRBenchmarking

HRprojecten

PRIMAIRE HR PROCESSEN

INSTROOM DOORSTROOM &ONTWIKKELING

UITSTROOM

Werving

Selectie

Indiensttreding Belonen

Functioneren en Beoordelen

Loopbaanontwikkeling

Managementontwikkeling

Opleiden &kwalificeren

Beëindigendienstverband

Mobiliteit

ADMIN. MEDEWERKER PROCESSEN

Verlof en verzuim

Declareren

Onderhouden persoonsgegeven

Opleidingen

DigiPDPION ManagementInformatie

ONDERSTEUNENDE SYSTEMEN EN APPLICATIES

Inhuur / registratiederden

INFORMATIEVOORZIENINGDERDEN

HR DIENSTVERLENINGSMODEL

INFORMATIEVOORZIENING MANAGER

Oracle Apps

P-Portaal EBS

PegasusEOS P-Digitaal

HR strategie en -beleid

HR processen

HR-systemen

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

b. P-Digitaal governance, in de kern:

•Bouw ESS MSS “as is”

•IT is niet het probleem!

•‘Verbeter de wereld, begin bij jezelf’

•Actief Top-opdrachtgeverschap gedurende het gehele project

• R12-verbeteringen leuk voor de eindgebruikers

•Binnen scope, binnen budget, 0-risk

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Hoe denkt u dat we Selfservice gerealiseerd

hebben?

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Lange termijn visie: HNW met resultaat

De vloer is v

oor Erik

Werk

en

bij D

en

Haag

HR-Selfservice in Den Haag

De crisis te lijf met operational excellence

Erik Simonse, deelprojectleider ICT van KMG

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

•Operational excellence

•Casus P-Digitaal (ESS MSS)

- Introductie- Aanpak- Benefits- Succesfactoren

•Conclusies

Overview

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

• Customer intimicy– ‘Custom made’

• Product leadership– Innovatief, marktvernieuwer

• Operational excellence– Efficiënt en kwalitatief (geen fouten)

Operational excellence (1)

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Operational excellence (2)

• Hogere klanttevredenheid• Hogere medewerkerstevredenheid• Kostenbeheersing vs Prestatieverbetering

Hogere productieBetere kwaliteitKortere doorlooptijd

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Case P-Digitaal | Introductie

• SSC HR• > 30 HR-processen• Tot 2011 papieren werkstroom• Inefficiënt en foutgevoelig

Oplossing: Automatiseren + Selfservice Met name organisatorische impact

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Vóór 2011Vóór 2011

NuNu

Medewerker vult een formulier inMedewerker vult een formulier in Manager tekentManager tekent HRS controleert of alles goed is ingevuldHRS controleert of

alles goed is ingevuldHRS verwerkt

handmatigHRS verwerkt

handmatigMet interne post naar HRSMet interne post naar HRS

Medewerker vult P-Digitaal in

Medewerker vult P-Digitaal in

Manager keurt digitaal goed

Manager keurt digitaal goed

Automatische verwerking

Automatische verwerking

Bij fout of onvolledig ingevuld: retourzenden met interne postBij fout of onvolledig ingevuld: retourzenden met interne post

Bij fout of onvolledig ingevuld: retourzendenBij fout of onvolledig

ingevuld: retourzenden

Controle verwerkte gegevens

Controle verwerkte gegevens

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Aanpak

• Processen en informatiebehoefte• Prototyping o.b.v. Oracle-standaard

– Timeboxing

• Gefaseerde uitrol– Start met hoogfrequent proces– Start met beperkte gebruikersgroep

• Regie verandertraject door het project                                             

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Bevindingen oplossen

Aanpak per processencluster / release

Regelgevingen

procedures

Huidige papieren

formulieren

Prototypingsessies met:

Materie-deskundigen

PSA, FB, Diensten

T, F, A en G Testen met:

PSA, FB, P&O, mdw +

managers

Pilotversie

Blauwdruk

Start-specificatie

Definitievespecificatie

Gebruikers-wensen en –

eisen

DefinitiefESS MSS

LIVE

Werk-instructies

Bevindingen pilot oplossen

Implementatie-, communicatieen uitrolplan

Generieke implementatie

kalender

Dienstspecifiek implementatie

plan

Geïmplementeerde werkwijze

• Autorisaties• Controle

positiehiërarchie• Nieuwsbrieven

• Intranet

Uitvoeren implementatie- en

communicatie- activiteiten

Standaard ESS MSS

Dienst-specifieke

implementatiekalender

TestversieEerste prototype

- Infobijeenkomsten- Trainingen

- Demo’s

Pilot650 gebruikers

3maanden

Set-up

+(zo min

mogelijk)Maatwerk

Startbijeenkomst betrokkenen: HR, IT, Diensten, P&O, Projectteam, Beheer

Wat moet er klaar zijn als het af is?Organisatorisch: wie moet wanneer

wat weten en wat kunnen?Systeemtechnisch: wat biedt de standaard van Oracle? wat moet

werkend zijn op welke datum?Regels:welke wetten en regels relevant?

SOLL sessie WERKWIJZE + ORGANISATIE-Wat verandert?-Wat verdwijnt?

-Wat blijft zelfde?-Wat is nieuw?

Vaststellen + accorderen dat een werkbare nieuwe situatie zal ontstaan

Inbedding en communicatieInbedding en communicatie

OTAPOTAP

Releaseplanning, wanneer kan functionaliteit beschikbaar

komen?

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Communicatie

• Inbeddingsbegeleider per dienst

• Communicatiemiddelen vanuit project:– Brief per post– Demonstraties (evt. knoppentraining)– Instructie op dag van livegang– Hulpmiddelen

• Uitfaseren oude werkwijze

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Benefits

• ‘First-time-right’ van 78% naar 99%• Besparing HR-backoffice 15% (10 fte)• Vragen helpdesk van 10% naar 1%• Kortere doorlooptijden• Datakwaliteit verbeterd• Enkelvoudig invoeren,

meervoudig gebruik

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Succesfactoren (1)

• W&R processen prototyping• Timeboxing• Gefaseerde uitrol

– Gestart met hoogfrequent proces

• Centrale regie verandertraject

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Succesfactoren (2)

• Organisatie klaar voor verandering• Effectieve governance• Toegewijd projectteam• Eén concernoplossing• Project vanuit de business• ICT ondersteunend aan veranderen

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Conclusies (1)

• Kies expliciet voor operational excellence

• Pas dit toe op secundaire processen voor interne klanten

ES

S/M

SS

in

Den

Haag

Conclusies (2)

• Zorg dat organisatie voorbereid is - HR Self Service Readiness Model nulmeting KMG

• Sponsoren op het juiste niveau• Gefaseerde ontwikkeling en uitrol

- Timeboxing?

• Met ICT processen automatiseren, maar niet organisatie veranderen

Werk

en

bij D

en

Haag

Vragen?

www.k-m-g.nl

KMGOndersteunt en adviseert organisaties bij het realiseren

van kostenbesparing door een slimme inrichting van de organisatie en ICT.

Veel ervaring bij Gemeenten

Wilt u meer lezen over dit project en onze aanpak? Bezoek dan onze www.heliskmg.nl