WellComm:  A  Speech  and  Language  Toolkit  for  Screening  and Intervention  in  the  Early  Years.  Revised  Edition  Report  Wizard: User’s Guide  

1. Overview of the Report Wizard   The Report Wizard allows WellComm scores  to be calculated quickly and accurately,  reducing the  amount  of  errors  known  to  be made when  scoring  by  hand,  and  providing  all  the  data needed to interpret the results of an assessment. The Report Wizard also instantly generates a variety of customised  reports, which can allow users  to  include  their own  interpretations and comments. These reports currently include:  

Individual Report 

Group Report 

Cluster Report  Note: Examples of these reports can be accessed at www.gl‐assessment.co.uk/wellcomm‐toolkit                                    

 

2. How to login  To  login  to  the Report Wizard  secure website, go  to http://rgt.testwise.net/wellcomm/.  Save this page under ‘Favourites’ or ‘Bookmarks’ for easy access.  

  Enter your email address and password as supplied by GL Assessment and select ‘Login’. If you have been transferred  from Testwise then your temporary password will be your customer  ID number.  Once you have logged in you will then be asked to change your password.   

  Confirm your current password, and then type in a new password. As you type, the ‘Password strength’ will indicate whether the password you have chosen is ‘Very weak’, ‘Weak’, ‘Better’, ‘Medium’, ‘Strong’ or ‘Strongest’. Only ‘Strong’ or ‘Strongest’ passwords will be accepted. Passwords must:   

Be 8 or more characters long  

Contain both lower and upper case letters 

 

Contain at least 1 digit or special character, such as ()!^&*+#?  

Not contain all or part of your name, address or any researchable term that could easily be guessed (such as a birthday, a partner’s name or a job function)  

Avoid simple substitutions (such as 1 for i, 0 for O, 5 for s) and obvious combinations and sequences (such as 1234abcd, p4s5w0rd).  

Retype your new password and select ‘Update’. You will then be taken to the ‘Welcome’ page, which  contains  the  ‘Terms  of  Service’  for  the Wellcomm Report Wizard.  In  order  to  use  the service, you will need to agree to these terms and conditions. Please read them and then select ‘I agree’ at the bottom of the page if you wish to proceed. If you select ‘I disagree’, you will be logged out of the service.     3. How to navigate the Report Wizard  Once you have entered the site, you will see the main menu with the following options:  

  View WellComm children   

Create records for each child assessed  

Input test results  

Add your own comments to customise reports 

    

 

WellComm reports   

Choose which reports to download, print and save  

Access previous reports   Modify contact details  

Update your email address, password, name, position and telephone number. The yellow sections are mandatory.   

 

     

 

The logo of an organisation can be uploaded to the Report Wizard, so that it is included within every report generated by that organisation’s users. Only the main contact for the account can upload logos, via the ‘Edit your organisation’s details’ option in the ‘Modify your details’ section. Use the ‘Choose file’ button to locate and ‘Open’ the file, then select ‘Submit’ to save.   

   Note: Only JPEGs/GIFs/PNGs (recommended ratio 6 by 4) can be uploaded.  To return to the main menu, simply click on the ‘Home’ icon in the top right hand corner.  Note: You will be logged out of the Report Wizard after 30 minutes of inactivity. Please be aware of this time limit and regularly save any on‐going work.      

 

4. How to create a new record  For  each  child  you  assess,  you  will  need  to  create  a  new  record.  Select  ‘View WellComm children’. This takes you to a screen which shows a list of the children whom you have already assessed. It allows you to enter data for a new child.  

  Select  ‘Create new child’. This  takes you  to a screen where you can create an  individual child record.   

     

 

Enter the child’s ‘Date of birth’ by using the calendar which appears when you click in this box. Use the double arrows (<<) to scroll through and select the appropriate year and use the single arrow (<) to scroll through and then select the appropriate month. Then select the exact day to confirm the date of birth. Alternatively, you can type in the date using dd/mm/yyyy format. Do not use full stops as these are not recognised by the software.  

  Enter  the  remaining  information  if  needed  (gender,  English  as  an  additional  language,  pupil premium,  looked‐after  children,  ethnicity).  A  drop  down  list  of  common  special  educational needs will appear as you start typing  in the SEN status box. Any additional  information can be included in the other notes box.   You can also upload child details using a CSV file. This will save time if you already have multiple child data on another system.   

      

 

5. How to enter scores  After  creating  a  new  record,  you will  automatically  be  prompted  to  enter more  information regarding an assessment via the following page.   Enter the date of assessment using the same method as above.   

  The Report Wizard will automatically select  the relevant section dependent on  the age of  the child.   

                

 

You will then need to score that section.   

  If a child achieves a red or an amber score, the system will automatically take you to the score sheet for the previous section. If the child then achieves a red or amber score again, you will be taken to the section before that. This will continue until the child achieves a green score, or until no green score has been achieved in any section. 

 

  Additional comments can also be added but they will not be included in the reports.   

  

 

Once a child’s  scores have been entered, you will be given  the option  to create an  individual report straight away or to save the data for later use.   

 Each  child will be  added  to  your  list  in  the  ‘View WellComm Children’  section.  You have  the option  to  tick  the  ‘Hide green outcomes’ box.  In  the  ‘Last outcome’ column each child’s most recent  score  is  displayed.  If  a  child  achieved  a  red  or  amber  score,  the  section  that  they managed to achieve a green score in will also be shown.   

      

 

The icons in the Actions column are:  

 Edit a child’s details  

 Enter or edit a child’s previous results   

 View all of a child’s results  

 Add results from a new assessment   

 Create a new report for this child  

 Delete child  

 Archive child  

 You need to enter results for this child before you can create reports    6. How to generate an individual report  In addition to generating an individual report as soon as you have entered a child’s scores, you can also create an individual report by selecting the ‘View WellComm Children’ link on the home 

page and view the reports  for specific children using the    icon. You will then need to select the individual report options for each child.   

  

  

 

Your completed individual reports will be listed in the ‘WellComm reports’ section. If a child has been assessed more than once then you will be able to see all of their previous scores as well.  

  7. How to generate a group report  To create a group report, select the  ‘Create a new group report’  icon and you will be taken to the  following  screen. You must  select  the  results you wish  to  include. You can  filter  this data using a range of dates and the drop down lists provided.   

  

 

You can then decide which time periods you would like the group reports to be based on using the date selection slider. Drag the date  label  left or right to select the time period(s) that you need. You can select one, two or three different time periods.   

  8. Cluster reports  If you have chosen to use the WellComm Report Wizard with a cluster account, you will see the following welcome page.  

 

 

If you follow the ‘Register of settings’ link, the organisations in your cluster will be listed.   

  To create a cluster report, go to the ‘WellComm cluster reports’ link and select the ‘Create a new group report’ icon. A cluster report is very similar to a group report but there is no child listing.  

     

 

You must select the results you wish to  include. You can filter this data using a range of dates and the drop down lists provided.  

  You can then decide which time periods you would like the group reports to be based on using the date selection slider. Drag the date  label  left or right to select the time period(s) that you need. You can select one, two or three different time periods.   

    

 

 9. How to search for a child’s record  Over  time  you may  enter  information  on  a  large  number  of  children.  To  access  previously created  reports quickly and easily,  go  to  your  list of  children’s  reports and use  the  following search functions:  Use the ‘Filter’ box to search by:  

Gender (input ‘M’ or ‘F’) 

Year of birth (input full year) 

Month of birth (input the first three letters of the month i.e. ‘Jan’ for January) 

Date of birth (using the format yyyy‐mm‐dd)  

Click on the ‘arrow’ icons   to sort each category (name, date of birth, gender, date of last assessment). Depending on the information to hand (i.e. date of last assessment, ID number), you should be able to locate each record.   10. Feedback Please  send  any  feedback  on  the  Report Wizard  (including  any  ideas  for  how  it might  be improved) to sria@gl‐assessment.co.uk.