Embed Size (px)
Citation preview
Manual usuario-Administrador
Webdoc
Universidad los libertadores
POR : Andres Castañeda
Juan Carlos Triviño
INDICE
1. Tutorial formularios de Google. Manual básico y primeros pasos. 3
2. Recomendaciones para crear un buen formulario con Google (Crea, Testea y
Publica). 4
3. Añadir colaboradores en un formulario. 5
4. Un formulario de Google bien diseñado, probado y sin errores, es mejor. 5
5. Las respuestas se almacenan también en el propio formulario. 6
6. Respuestas del formulario ¿públicas o privadas 7
7. Instalación y guardado de archivos 7
8. Creación y modificación web forms 11
9. Orden aleatorio de preguntas y respuestas 14
10. Cómo añadir un tema a un formulario 15
11. Cómo controlar la navegación página a página de un formulario 17
12. Elegir la ubicación para guardar las respuestas 18
13. Cómo enviar un formulario a los encuestados 20
14. Cómo eliminar un formulario o una hoja de cálculo con respuestas 22
15. Ver y administrar las respuestas de formularios 23
16. Cómo editar las respuestas de un formulario tras su envío 25
17. Configuración de la validación de datos 27
18. Expresiones regulares 28
Tutorial formularios de Google. Manual básico y primeros pasos.
Un formulario de Google es una herramienta gratuita que permite realizar encuestas, votaciones o preparar inscripciones para un Congreso. También te puede servir para incluirlo en un sitio web como formulario de contacto.
Recomendaciones para crear un buen formulario con Google (Crea, Testea y Publica).
Crear un formulario implica esencialmente tres fases, la creación, la realización de pruebas (test) y su publicación definitiva. En la primera fase se crea los campos necesarios, en la segunda se revisa con algunos usuarios y por último se publica. En la imagen se representa las tres fases: creación, pruebas y publicación (create, test, publish).
El proceso de puesta en marcha de un formulario se puede estructurar del siguiente modo:
1. Crea tu formulario, edita los campos, añade contenido multimedia y selecciona una plantilla.
2. Vincula tu formulario con una hoja de cálculo desde "Respuestas/Cambiar destino de las respuestas".
3. Prueba y completa tú mismo el formulario, revisa cuidadosamente los campos y corrige los errores detectados.
4. Comprueba que los datos se almacenan correctamente abriendo la hoja de cálculo vinculada.
5. Envía el enlace del formulario a tus amigos/compañeros de trabajo para que lo prueben.6. Modifica y/o corrige los errores (añade validación en los campos, cambia el tipo de
pregunta, etc).7. Si un usuario indica que alguna pregunta no está clara o es confusa, reescríbela.8. Borra las respuestas almacenadas en el formulario con la opción "Respuestas/Eliminar
todas las respuestas".9. Borra las filas almacenadas en la hoja de cálculo vinculada.10. Envía el formulario definitivo a tus usuarios.
No es lo mismo enviar el formulario que añadir colaboradores.
Cuando deseas que los usuarios completen tu formulario, se envía su enlace utilizando la opción del menú "Archivo/Enviar formulario". También puede utilizarse el botón azul situado en la esquina superior derecha de la ventana (véase imagen).
Esta opción permite distribuir el enlace del formulario por correo electrónico o utilizando las redes sociales Google+, Facebook y Twitter (véase imagen).
Nota: Si deseas enviar el formulario desde otra cuenta de correo, puedes copiar su enlace desde "Enlace para compartir" y pegarlo en el cuerpo de tu correo electrónico.
Añadir colaboradores en un formulario.En otros escenarios te puede interesar diseñar el formulario con ayuda de otras personas. Imagina que en tu centro educativo estáis preparando un examen y cada profesor quiere escribir sus propias preguntas en el formulario. Tú has creado el formulario pero quieres que otros usuarios puedan editarlo y escribir preguntas. Para estas situaciones puedes utilizar la opción "Archivo/Añadir colaboradores" (véase imagen).
Para dar acceso a los colaboradores, hay que añadir sus direcciones de correo electrónico. Puedes escribirlas en el campo "Invitar a personas". Observa la información que muestra la ventana, en la parte superior tienes el enlace, un poco más abajo los iconos sociales y la lista de usuarios (se muestra el propietario y los colaboradores).
Cuando hayas añadido los correos electrónicos de los colaboradores, haz clic en el botón azul "Ok" para guardar los cambios. A destacar, como puede verse en la imagen, que los colaboradores
tienen acceso a las respuestas de los formularios. Si utilizas la opción "Archivo/Añadir colaboradores" un usuario puede modificar la estructura de tu formulario, es importante no confundirlo con la opción "Archivo/Enviar formulario".Resumiendo:
Deseo que los usuarios completen mi formulario >> "Archivo/Enviar formulario". Deseo que otros usuarios me ayuden a diseñar el formulario >> "Archivo/Añadir
colaboradores".
En la imagen se puede ver las diferencias de acceso en función del usuario. Los usuarios a los que les envías el enlace del formulario, sólo pueden rellenarlo (public user). Por otro lado, los colaboradores tienen un mayor nivel de acceso y pueden añadir o editar las preguntas. En la imagen al usuario colaborador se le representa con una llave inglesa (collaborator).
Un formulario de Google bien diseñado, probado y sin errores, es mejor.
Una vez que has terminado el diseño inicial del formulario, es un buen momento para hacer los primeros ensayos. No es buena idea enviarlo sin recibir "feedback". Puedes enviarlo por correo a tus amigos y pedirles que lo rellenen y te comenten si piensan que podría mejorarse. Si tienes oportunidad de probarlo en persona verás como recibes muchas ideas que te ayudarán. Quizá
también puedes añadir un campo tipo comentario (pregunta texto de párrafo) para que los usuarios puedan escribir sus ideas en el formulario. Una vez recibidas las sugerencias y modificado tu formulario, ya estás en condiciones de enviar la versión definitiva a los usuarios para que lo completen.
Realizar estas comprobaciones previas y escuchar a los usuarios es muy importante porque te ayuda a detectar preguntas erróneas o que pueden ser malinterpretadas y además te ahorrará mucho tiempo a posteriori.
Las respuestas se almacenan también en el propio formulario.
Los formularios de Google almacenan las respuestas en el propio formulario y de manera complementaria (como se ha visto en el punto 2), también en una hoja de cálculo. Las respuestas almacenadas en el propio formulario se pueden borrar en bloque, pero no algunas filas de manera selectiva. Por contra, los datos de la hoja de cálculo se pueden eliminar borrando las filas directamente.
Resumiendo:
Las respuestas almacenadas en el propio formulario no pueden borrarse de manera individual.
Las respuestas de la hoja de cálculo vinculada al formulario pueden borrarse de manera independiente.
Un formulario se puede ver como un conjunto de dos bloques, la parte pública que rellenan los usuarios y el lugar donde se guardan las respuestas, ambos en dos planos diferentes de acceso. En la imagen, el bloque superior en color rojo es el formulario y el bloque inferior en color gris son las respuestas almacenadas del propio formulario. En esta imagen no se representa la hoja de cálculo vinculada al formulario.
En este contexto donde no se utiliza una hoja de cálculo vinculada, cuando el creador del formulario desea conocer la evolución de las respuestas, puede utilizar la opción "Respuestas/Resumen de respuestas" y ver de manera resumida los datos almacenados en el formulario.
Identificación de los usuarios que rellenan o completan el formulario.Si en tu formulario necesitas guardar información sobre las personas que lo rellenan, entonces es buena idea que añadas justo al principio algunos campos como "Nombre", "Apellidos" o también "Email" de este modo tan sencillo en cada fila de respuestas tendrás identificados a los usuarios. Si
estos campos son importantes y no quieres que los dejen sin contestar, entonces activa la opción para hacerlos obligatorios.
Respuestas del formulario ¿públicas o privadas?
Si en tu formulario has marcado la opción "Publicar y mostrar un enlace público a los resultados del formulario", todos los datos recopilados serán públicos (en la imagen de abajo puedes ver la casilla de verificación resaltada en verde).
Este punto es muy importante, sobre todo, si recoges información o datos privados de los usuarios como el número de móvil, dirección, documento de identidad u otra información sensible que pueda vulnerar su privacidad al quedar estos datos publicados online
En la imagen de abajo puedes ver un escenario donde un usuario rellena un formulario donde la opción "Publicar y mostrar un enlace público a los resultados del formulario" está marcada. En este caso cuando el usuario envía sus respuestas, accede a un enlace que le permite ver un resumen de las respuestas de los usuarios que han completado el formulario. En la imagen este acceso se representa con una flecha verde que conecta al usuario con los resultados del formulario en la web.
Por otro lado, si la opción "Publicar y mostrar un enlace público a los resultados del formulario" se deja sin marcar, un usuario rellena el formulario pero no tiene acceso al resumen de las respuestas. En la imagen de abajo se puede ver como la casilla aparece desmarcada y los datos no son publicados online.
En la herramienta formularios de Google, la opción "Publicar y mostrar un enlace público a los resultados del formulario" es todo/nada, por lo tanto, no es posible determinar qué datos o campos se muestran o no en el resumen público.
Resumiendo:
Opción activada >> todas las respuestas del formulario serán accesibles por cualquier usuario que tenga el enlace.
Opción desactivada >> nadie excepto el dueño del formulario (o usuarios colaboradores) tendrá acceso a las respuestas.
Google Drive funciona como un disco duro en Internet donde puedes guardar tus archivos. También puedes crear y editar documentos, hojas de cálculo, formularios y dibujos sin instalar ningún programa en tu equipo local.
Figura 1. Para acceder a Google Drive haz clic en "Aplicaciones" y luego en "Drive".
Al trabajar con Drive los datos se guardan en los servidores de Google, por lo tanto,
siempre están disponibles desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, sólo necesitas una conexión a Internet y una cuenta de Google/Gmail. Aunque puedes utilizar otros navegadores, es buena idea trabajar con Google Chrome.
Para acceder a Google Drive, puedes utilizar tu cuenta de Gmail, teclea http://mail.google.com y escribe tu usuario y contraseña. Iniciada la sesión haz clic en el icono "Aplicaciones" situado en la esquina superior derecha de la ventana y luego selecciona el icono "Drive" (figura 1).
Figura 2. No es necesario instalar la versión de escritorio para empezar a utilizar Google
Drive.
Ocasionalmente se puede abrir una ventana que invita a instalar la aplicación de escritorio de Google Drive, pero no es necesario para comenzar a utilizar la herramienta, haz clic en la opción "No thanks" (figura 2).
Figura 3. Vista de la página de inicio de Google Drive.
Un primer vistazo a Google Drive (figura 3) muestra un aspecto similar a un explorador de
archivos, dos zonas claramente diferenciadas, en la parte izquierda se elige la carpeta de trabajo y en la derecha se muestran los ficheros que contiene (ninguno si la cuenta es nueva o la carpeta está vacía). Observa que la carpeta "Mi unidad" aparece resaltada en rojo y con una estrecha banda del mismo color justo a su izquierda, ello indica que la carpeta está seleccionada (es la carpeta activa).
Figura 4. Seleccionar archivos y carpetas con un clic. Utiliza el botón derecho para ver más
opciones.
Cada archivo creado en Google Drive tiene un icono con un color que identifica el tipo de archivo, por ejemplo, el color verde indica que es una hoja de cálculo o un formulario y el azul que es un documento. También se muestra el propietario y la fecha de los últimos cambios. Si no has creado o subido ningún archivo, tu espacio aparecerá vacío, pero no te preocupes, vamos a ir creando pronto documentos en tu espacio de Google Drive.
En la nueva versión de Google Drive puedes seleccionar un archivo con un clic, verás que se resalta en color azul (figura 4). También puedes hacer clic con el botón derecho sobre un archivo o carpeta para ver otras acciones como mover, compartir o eliminar. Para abrir un archivo o carpeta utiliza el doble clic. Otras opciones como "Destacar" o "Hacer una copia", son muy útiles para realizar una copia de seguridad del documento o para acceder rápidamente a los archivos que más utilizas en un momento determinado.
Recuerda que los documentos creados en Google Drive no van a ocupan espacio en tu cuenta, pero los archivos que subas desde tu ordenador sí descontarán espacio. En este momento Google Drive ofrece 15 GB de espacio gratuito [Abril-2015].
Ejercicio propuesto: Practica el inicio de sesión en Google Drive desde tu cuenta de Google. Identifica la página de inicio y las carpetas por defecto.
Creación y modificación web forms
Crear una encuesta a través de Formularios de GoogleFormularios de Google te permite planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a tus estudiantes o recopilar otros tipos de información de forma fácil y eficiente. Puedes crear un formulario desde Drive o a partir de una hoja de cálculo existente.
Crear un formulario desde DrivePara enviar una encuesta, hacer preguntas o recopilar información mediante un formulario en Google Drive, sigue estos pasos:
1. Ve a Drive en drive.google.com.2. Haz clic en Nuevo en la parte superior izquierda, coloca el cursor sobre Más y
elige Formularios de Google.o ¿No ves la opción Nuevo? Puede que estés utilizando una versión anterior de Drive.
Prueba a hacer clic en Crear en la esquina superior izquierda y luego en Formulario.
3. Un nuevo formulario se abrirá automáticamente.En la plantilla de formulario, puedes añadir todas las preguntas que quieras. También puedes organizar el formulario añadiendo encabezados y dividiéndolo en varias páginas. Obtén más información sobre cómo editar formularios.
Crear un formulario a partir de una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de GooglePara enviar una encuesta, hacer preguntas o recopilar información mediante un formulario a partir de una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google, sigue estos pasos:
1. Mientras trabajas con una hoja de cálculo, haz clic en el menú Insertar > Formulario.
2. Aparecerá un mensaje en la parte superior de la página que indica que se ha creado un nuevo formulario.
3. Para comenzar a editar el formulario, haz clic en Añade preguntas aquí en el mensaje. O bien, si quieres cerrar este mensaje y continuar con la edición de la hoja de cálculo, haz clic en Ignorar.
o Nota: Si decides cerrar este mensaje, podrás editar el formulario en cualquier otro momento si seleccionas el menúFormulario > Modificar formulario.
4. Un nuevo formulario se creará automáticamente. Aparecerá una pestaña nueva en la parte inferior de la hoja de cálculo llamada "Respuesta de formulario", donde se añaden todas las respuestas a tu formulario.
Una vez creado el formulario, puedes añadir y editar preguntas, encabezados y saltos de página. También puedes elegir cómo recopilar las respuestas al formulario.
Cómo añadir y editar preguntas, encabezados, imágenes, vídeos y saltos de páginaUna vez que hayas creado un formulario, puedes empezar a añadir las preguntas que quieras. Si quieres dar un poco de estructura al formulario, también tienes la opción de añadir encabezados de secciones y saltos de página.
Cómo añadir preguntas, encabezados y saltos de páginaCómo añadir una preguntaPara añadir una pregunta al formulario, haz clic en la flecha junto al botón Añadir elemento y selecciona uno de los siguientes tipos de pregunta:
Texto: los encuestados dan respuestas cortas. Texto de párrafo: los encuestados dan respuestas más largas. Tipo test: los encuestados seleccionan una opción entre varias. Casillas de verificación: los encuestados seleccionan todas las opciones que consideran
oportunas. Elegir de una lista: los encuestados seleccionan una opción de un menú desplegable. Escala: los encuestados hacen una valoración de una cuestión utilizando una escala
numérica (por ejemplo, del 1 al 5). Cuadrícula: los encuestados seleccionan un punto en una cuadrícula bidimensional. Fecha: los encuestados utilizan un selector de calendario para introducir una fecha.
Hora: los encuestados seleccionan una hora, ya sea una hora del día o un lapso de tiempo.Al hacer clic en el botón Añadir elemento (no en la flecha), se obtiene inicialmente el tipo de pregunta predeterminado, texto. Una vez que hayas añadido una pregunta, puedes cambiar el tipo seleccionándolo en el menú Tipo de pregunta.Una vez seleccionado el tipo de pregunta, puedes pasar a rellenar las posibles respuestas a la pregunta. Si quieres añadir explicaciones para la pregunta, puedes incluir una descripción en el campo Texto de ayuda. Si quieres impedir que los encuestados puedan dejar una pregunta en blanco, activa la casilla Pregunta obligatoria para que el usuario tenga que contestar a la pregunta para poder enviar el formulario.Cuando se rellena un formulario, los nombres y las direcciones de correo electrónico de los encuestados no se recogen automáticamente. Si quieres recopilar esta información, debes añadir un campo de texto en el formulario para que los encuestados den su nombre o dirección de correo electrónico.
Cómo añadir un encabezado de secciónSi quieres dividir el formulario en secciones para que sea más fácil leerlo y rellenarlo, puedes añadir un encabezado de sección. En el menú Insertar, selecciona Encabezado de sección.
Puedes añadir un título y una descripción para cada encabezado de sección.
Cómo añadir una imagenPara añadir una imagen al formulario, haz clic en el menú Insertar y selecciona Imagen. Una vez que hayas subido la imagen, puedes darle un título y especificar el texto que aparecerá cuando un usuario sitúe el cursor sobre la imagen.Las imágenes de los formularios no se adjuntan ni se asocian a las preguntas del formulario. Puedes cambiar la posición de una imagen arrastrándola hacia arriba o hacia abajo dentro del formulario.
Cómo añadir un vídeoPara añadir un vídeo al formulario, haz clic en el menú Insertar y selecciona Vídeo. Para elegir un vídeo, proporciona la URL del vídeo de YouTube o utiliza el cuadro de búsqueda para buscar uno. Después de seleccionar un vídeo, puedes añadirle un título y un subtítulo. Puedes hacer clic y arrastrar una de las esquinas del vídeo para cambiarlo de tamaño, y también puedes alinear el vídeo a la izquierda, a la derecha o en el centro de la página a través de las opciones de alineación.
Cómo añadir un salto de páginaSi el formulario es extenso y quieres que sea más fácil de rellenar para los encuestados, puedes añadir saltos de página. En el menú Insertar, selecciona Salto de página. Las nuevas páginas, al igual que los encabezados de sección, pueden tener un título y una descripción.
Cómo editar un formularioCómo editar preguntas, encabezados y saltos de páginaPara cada pregunta, encabezado y salto de página que hayas añadido al formulario, puedes llevar a cabo las acciones siguientes:
Editar: para modificar un elemento existente, solo tienes que hacer clic en el
botón Editar que hay a la derecha de la pregunta que quieres cambiar.
Duplicar: para duplicar un elemento, haz clic en el botón Duplicar que hay a la derecha de la pregunta que quieres duplicar.
Eliminar: para eliminar un elemento, haz clic en el botón Eliminar que hay a la derecha de la pregunta que quieres eliminar.
Orden aleatorio de preguntas y respuestasOrden aleatorio de preguntasSi quieres que los encuestados vean las preguntas de una sección o una página del formulario en orden aleatorio, marca la casilla junto a Orden de preguntas aleatorio en la sección "Configuración del formulario" situada en la parte superior del formulario. Las imágenes y los vídeos del formulario también se ordenarán de forma aleatoria junto con las preguntas.
Orden aleatorio de respuestasSi quieres que los encuestados vean las opciones de respuesta para una pregunta en un orden aleatorio, haz clic enAvanzada en el campo de pregunta y activa la casilla junto a "Orden de opciones aleatorio". Esta opción funciona con los siguientes tipos de pregunta:
Tipo test Casillas de verificación Elegir de una lista Cuadrícula (mostrará "Ordenar las filas aleatoriamente" en vez de "Ordenar las
opciones aleatoriamente")
Las preguntas y respuestas solo se ordenarán aleatoriamente una vez por dirección de correo electrónico. Si compartes tu formulario con una dirección de grupo, todos los miembros del grupo verán el mismo orden aleatorio. Para que cada miembro de un grupo vea un orden aleatorio distinto, debes enviar el formulario a cada uno de manera individualizada.
Cómo añadir un tema a un formularioSi quieres personalizar un formulario o adaptarlo al público al que va dirigido, puedes añadirle un tema.
Cómo añadir un temaPara añadir un tema a un formulario existente:
1. Abre el formulario.2. Haz clic en Cambiar tema en la barra de herramientas.3. Desplázate por las plantillas del panel de la derecha y haz clic en el tema que
quieras añadir al formulario actual.El nuevo tema se aplicará automáticamente y podrás continuar con la edición del formulario.
Cómo copiar un temaPuedes copiar un tema de un formulario que hayas utilizado anteriormente o que se haya compartido contigo.
1. Abre el formulario.2. Haz clic en Cambiar tema en la barra de herramientas.3. Haz clic en Seleccionar formulario en "Copiar tema" en la parte superior del panel
de la derecha.4. Desplázate por los formularios disponibles y haz clic en el que contenga el tema que
quieras añadir al formulario actual.5. Haz clic en Seleccionar y el tema se aplicará al formulario.
Cómo crear un tema personalizadoSi todavía quieres más control sobre el aspecto del formulario, puedes crear tu propio tema personalizado.
1. Abre el formulario.
2. Haz clic en Cambiar tema en la barra de herramientas.3. Elige una de las plantillas existentes en el panel de la derecha como punto de
partida y haz clic en Personalizar bajo el nombre de la p4. Selecciona una sección del formulario en el panel de la derecha para empezar a
editar esa sección. Algunas de las opciones que se pueden personalizar son las siguientes:
o Inclusión de imágenes personalizadas en el encabezado y fondo de la página.o Selección de la fuente, tamaño de fuente, color de fuente y alineación de párrafo
para el texto del formulario.o Selección del color del fondo del formulario y de la página.Los cambios se aplicarán automáticamente. Para seguir editando el formulario, haz clic en el botón Editar preguntas de la barra de herramientas.
Cómo controlar la navegación página a página de un formularioSi has dividido un formulario en varias páginas mediante saltos de página, puedes especificar qué usuarios verán qué páginas en función de las respuestas que elijan en el formulario, un poco como en los libros de la serie "Elige tu propia aventura". Por ejemplo, puedes enviar a los usuarios que respondan "Sí" a una pregunta a la página 3 del formulario y enviar a los usuarios que respondan "No" a la página 4.
Para enviar a los usuarios a una página específica según cómo respondan una determinada pregunta, sigue este procedimiento:1. Crea un formulario .2. En el menú Insertar, selecciona Tipo test o Elegir de una lista. (Nota: para
poder dirigir a los encuestados a páginas específicas, solo puedes utilizar estos dos tipos de preguntas. Los demás tipos de preguntas no lo permiten.)
3. Activa la casilla Ir a la página según la respuesta.4. Junto a tus respuestas para esta pregunta, verás unos menús desplegables que te
permiten dirigir a los encuestados a páginas concretas del formulario en función de sus respuestas. (Nota: si tienes más de una pregunta con la casilla "Ir a la página según la respuesta" activada en una página, se dirigirá al encuestado a la página indicada para la última pregunta contestada. Si no, dos preguntas con la opción "Ir a la página según la respuesta" pueden contradecirse la una a la otra. También puedes optar por enviar a los encuestados a la página de confirmación en función de una respuesta si seleccionas Enviar formulario en el menú desplegable.)
Para enviar a los usuarios de una página a otra página específica, sigue este procedimiento:Supongamos que hemos enviado a algunos encuestados a la página 3 del formulario y ahora quieres que vean la página 5 y no la 4.
1. Crea un formulario .2. Divide el formulario en páginas mediante saltos de página. En el menú Insertar,
selecciona Salto de página.o Si quieres, puedes dar un nombre al salto de página y añadir una descripción. Esto
te ayudará a recordar a dónde diriges a los encuestados, además de ayudar a estos a entender la estructura del formulario.
3. Al final de cada página del formulario, verás un menú desplegable con las opciones para establecer a dónde enviar a los encuestados a continuación. La opción predeterminada es "Ir a la página siguiente", pero puedes cambiarla a fin de dirigir a los encuestados a una página concreta del formulario o a la página de confirmación del mismo. (Nota: si una página tiene una pregunta tipo test "Ir a la página según la respuesta", la respuesta del encuestado a esa pregunta invalidará cualquier otra configuración de navegación de página que hayas elegido.)
Elegir un destino para las respuestas del formularioAl enviar un formulario a otros usuarios, puedes recopilar las respuestas en una hoja de cálculo o dentro del propio formulario.
Elegir la ubicación para guardar las respuestasGuardar en una nueva hoja de cálculo
Puedes crear una hoja de cálculo para las respuestas del formulario.
1. Abre el formulario.2. Elige un destino para las respuestas:o Si vas a editar el formulario, haz clic en Ver respuestas en la barra de
herramientas.o Si vas a enviar el formulario, haz clic en Enviar formulario en la esquina superior
derecha y sigue las instrucciones hasta que se te solicite un destino.3. Selecciona Nueva hoja de cálculo.
4. Haz clic en Crear.Haz clic en el botón Ver respuestas en la barra de herramientas para ver las respuestas o encuentra la hoja de cálculo en Google Drive.
Recopilar siempre las respuestas en una hoja de cálculo nuevaSi quieres que las respuestas de todos tus formularios se recopilen en una nueva hoja de cálculo, activa la casilla junto a "Crear siempre una hoja de cálculo nueva" al elegir un destino en un formulario.
Guardar en una hoja de cálculo existente
Puedes guardar las respuestas de tu formulario en una hoja de cálculo existente. Si eliges esta opción, se creará una nueva página en la hoja de cálculo.
1. Abre el formulario.2. Elige un destino para las respuestas:o Si vas a editar el formulario, haz clic en Ver respuestas en la barra de
herramientas.o Si vas a enviar el formulario, haz clic en Enviar formulario en la esquina superior
derecha y sigue las instrucciones hasta que se te solicite un destino.3. Selecciona Nueva hoja en una hoja de cálculo existente.4. Haz clic en Crear.Haz clic en el botón Ver respuestas en la barra de herramientas para ver las respuestas o encuentra la hoja de cálculo en Google Drive.Guardar las respuestas en el formulario
Puedes optar por guardar las respuestas en el propio formulario. Si eliges esta opción, puedes ver un resumen de las respuestas o descargar un archivo CSV con todas las respuestas.
1. Abre el formulario.2. Elige un destino para las respuestas:o Si vas a editar el formulario, haz clic en Ver respuestas en la barra de
herramientas.o Si vas a enviar el formulario, haz clic en Enviar formulario en la esquina superior
derecha y sigue las instrucciones hasta que se te solicite un destino.3. Haz clic en Guardar respuestas solo en formularios.Para ver un resumen de las respuestas, haz clic en el menú Respuestas > Resumen de respuestas. También puedes descargar una copia de las respuestas al hacer clic en el menú Archivo > Descargar como > Valores separados por comas.
Más opcionesCambiar la ubicación en la que se guardan las respuestas
Si has elegido guardar las respuestas del formulario en una hoja de cálculo, puedes cambiar el destino en cualquier momento.
1. Abre el formulario.2. Haz clic en el menú Respuestas.3. Selecciona Cambiar destino de las respuestas.4. Elige si quieres crear una hoja de cálculo para las respuestas o enviarlas a una hoja
existente.5. Haz clic en Crear.Desvincular una hoja de cálculo de respuestas
Si no quieres guardar más respuestas en una hoja de cálculo, puedes desvincularla del formulario en cualquier momento.
1. Abre el formulario.2. Haz clic en el menú Respuestas.3. Selecciona Desenlazar formulario.La hoja de cálculo dejará de recibir nuevas respuestas, mientras que estas se seguirán almacenando en Formularios, donde estarán disponibles como resumen en tiempo real o como archivo CSV. Para volver a enlazar el formulario a la hoja de cálculo, haz clic en Ver respuestas en la barra de herramientas.
Cómo enviar un formulario a los encuestadosCuando hayas terminado el formulario, puedes compartirlo por correo electrónico o en los medios sociales. Basta con hacer clic en el botón azul Enviar formulario de la parte inferior del formulario o en la esquina superior derecha de la ventana del navegador. Puedes compartir un enlace al formulario o puedes incluir nombres, direcciones de correo electrónico y grupos en el campo Añadir personas. Haz clic en el botón Listo, y las personas que hayas añadido recibirán un mensaje de correo electrónico que les dirigirá a tu formulario.
Cómo insertar un formulario en un sitio web o un blogSi quieres insertar un formulario en un sitio web o un blog, haz clic en el botón Enviar formulario que aparece al final de formulario y selecciona la opción Insertar. Otra opción es ir al menú Archivo y seleccionar Insertar. Entonces puedes pegar el HTML generado en tu sitio o blog.
Cómo enviar un formulario con una URL cortaSi quieres obtener una URL para tu formulario que sea más fácil de compartir, puedes crear rápidamente una URL corta en Formularios.
1. Crea un formulario.2. Haz clic en Enviar formulario en la esquina superior derecha.3. Marca la casilla junto a "URL corta". Desactiva la casilla para volver a la URL original.La URL del formulario se acortará automáticamente a una URL con el formato "goo.gl/forms" y podrás añadir la URL a un correo electrónico copiando y pegando en enlace.
Configuración de la página de confirmaciónAntes de enviar el formulario, puedes elegir las acciones que los usuarios pueden realizar después de enviar sus respuestas. Esta configuración se encuentra al final del formulario:
Mostrar enlace para enviar otra respuesta: permite a los usuarios enviar cuantas respuestas de formulario quieran.
Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario: los encuestados tendrán acceso a un resumen de respuestas.
Permitir que los encuestados editen las respuestas después de enviarlas: permite a los encuestados cambiar sus respuestas del formulario.Para cambiar el mensaje de confirmación que verán los usuarios, escribe tu propio mensaje en el cuadro "Mensaje de confirmación".
Cómo compartir un formulario con otros colaboradoresSi estás creando un formulario y quieres compartirlo con un colaborador, haz clic en Archivo y selecciona Añadir colaboradores... A continuación, en el cuadro de diálogo "Configuración para compartir", puedes especificar los colaboradores individuales con los que te gustaría compartir el formulario para modificarlo. Para añadir un colaborador, empieza por escribir su nombre en el cuadro de texto "Invitar a personas".Cuando estés trabajando con un colaborador en un formulario, no podréis modificar el mismo campo de entrada a la vez, sino que tendréis que estar en campos distintos. Por ejemplo, el colaborador puede editar el texto de una pregunta mientras tú editas el texto de ayuda de esa misma pregunta.
Cuando compartes un formulario de Google con un colaborador, otorgas a este derechos de edición sin restricciones sobre el formulario. El colaborador podrá realizar todos los cambios que considere oportunos en el formulario, incluida la ubicación donde se van a recopilar las respuestas. Más información sobre la recopilación de respuestas
Cómo eliminar un formulario o las respuestas del formulario
Cómo eliminar un formulario o una hoja de cálculo con respuestas
Cuando recopiles las respuestas a tu formulario en una hoja de cálculo, tendrás dos elementos relacionados en Drive: el formulario y la hoja de cálculo. Puedes eliminar cualquiera de los dos de Drive en cualquier momento. No obstante, es importante recordar que eliminar uno de estos elementos no hace que se elimine el otro. Si eliminas un formulario, la hoja de cálculo asociada no se ve afectada, y las respuestas recopiladas en esta hoja de cálculo permanecen intactas. Por otra parte, si eliminas una hoja de cálculo con respuestas, no se elimina el formulario original, y las respuestas del formulario siguen disponibles. Si decides recopilar las respuestas en una nueva hoja de cálculo en el futuro, todas las respuestas anteriores también llegarán a la nueva hoja de cálculo.
Cómo eliminar las respuestas de un formularioDesde el formulario, puedes hacer clic en el menú Respuestas y seleccionar Eliminar todas las respuestas para borrar las respuestas de un formulario. Ten en cuenta que esto eliminará las respuestas del formulario (es decir, se suprimirán de la vista de resumen y no se incluirán en ninguna descarga de archivos CSV que se realice posteriormente), pero no las eliminará de ninguna hoja de cálculo en las que se hubieran copiado estas respuestas anteriormente.
Ver y administrar las respuestas de formularios
Ver las respuestasUna vez creado el formulario y enviado a los destinatarios, puedes ver las respuestas recibidas de tres formas distintas: como un resumen de respuestas, en una hoja de cálculo aparte o como un archivo CSV descargado. Si lo que quieres es una perspectiva general de qué respuestas ha dado el grupo de encuestados a cada pregunta, la mejor opción es el resumen. Si prefieres una visión más detallada de todos los datos
recogidos con el formulario, probablemente lo más cómodo sea ver las respuestas en una hoja de cálculo o descargar un archivo CSV con los datos de las respuestas.
Ver el resumen de respuestasPara ver rápidamente el número de usuarios que ha rellenado un formulario y cuáles han sido sus respuestas, puedes consultar el resumen de respuestas. Desde el formulario, haz clic en el menú Respuestas y selecciona Resumen de respuestas.Si quieres que los encuestados puedan ver este mismo resumen de respuestas, marca la casilla Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario de la sección "Página de confirmación" del formulario. Cuando se activa esta casilla, los usuarios que respondan al formulario verán el enlace "Ver resultados anteriores", en el que pueden hacer clic para ver el resumen de respuestas.
Ver las respuestas del formulario en una hoja de cálculoPara ver una hoja de cálculo con las respuestas del formulario, haz clic en el botón Ver respuestas de la barra de herramientas. Para obtener más información sobre cómo guardar las respuestas en una hoja de cálculo, consulta esta página.
Descargar las respuestas como un archivo CSVPara descargar todas las respuestas recibidas a través del formulario, haz clic en el menú Archivo, selecciona Descargar como y haz clic en Valores separados por comas.
Administrar las respuestasLimitar a los usuarios a una respuesta por formularioSi quieres evitar que los usuarios envíen el formulario más de una vez, marca la casilla junto a "Limitar a una respuesta por usuario" de la sección "Configuración del formulario" en la parte superior del formulario.
Ten en cuenta que, aunque se pida a los usuarios que inicien sesión en sus cuentas de Google para poder acceder al formulario y rellenarlo, sus nombres de usuario no se registran.
Detener la recopilación de respuestas del formularioPara cerrar el formulario a nuevas respuestas, haz clic en el botón Se aceptan respuestas de la barra de herramientas para desactivar las respuestas. El botón de la barra de herramientas cambiará a "No se aceptan respuestas". Si quieres volver a abrir el formulario para aceptar nuevas respuestas, puedes hacer clic de nuevo en este botón para volver a activar las respuestas.
Si un formulario ya no acepta respuestas, los visitantes verán un mensaje que les avisará de que no se recopilarán sus respuestas. Para personalizar este mensaje, cambia el texto que aparece debajo del encabezado "Este formulario se ha desactivado", que se muestra en la parte superior del formulario.
Copiar un formulario u hoja de cálculoPara copiar cualquier formulario u hoja de cálculo, haz clic en el menú Archivo y selecciona Crear una copia. Al copiar un formulario, se copian solo las preguntas y el diseño, pero no las respuestas ya recibidas.
Cómo editar las respuestas de un formulario tras su envío
Para propietarios y creadores de formulariosSi has creado un formulario, puedes configurarlo de modo que los encuestados puedan modificar sus respuestas activando la casilla Permitir que los encuestados editen las respuestas después de enviarlas, que se encuentra en la parte inferior del formulario. Si habilitas esta opción, los encuestados podrán cambiar las respuestas que hayan enviado con el formulario. Los cambios que realicen quedarán reflejados en la hoja de cálculo y en el resumen de respuestas.Los encuestados podrán cambiar sus respuestas haciendo clic en Modificar tu respuesta en la página de confirmación de envío del formulario.También puedes modificar las respuestas del formulario recibidas en tu hoja de cálculo (si, por ejemplo, quieres corregir una falta de ortografía). Sin embargo, es importante apuntar que, si editas una respuesta en la hoja de cálculo, no se sustituye la respuesta original del formulario, sino únicamente la copia de la respuesta que aparece en la hoja de cálculo. Si el encuestado cambia su respuesta con posterioridad, la respuesta editada reemplazará cualquier modificación realizada manualmente en la hoja de cálculo.
Configuración de Google Apps
Para encuestadosSi el creador del formulario que se te envía ha habilitado la opción Permitir a los usuarios modificar las respuestas, podrás cambiar las respuestas que hayas dado en el formulario. Hay dos formas de hacerlo: desde el correo electrónico de confirmación o en la página de confirmación de envío del formulario.
Si activas la casilla Recibir una copia de mis respuestas en el formulario, recibirás una confirmación por correo electrónico con tus respuestas del formulario. Si haces clic en el enlace Modificar tu respuesta en el correo electrónico de confirmación, se te dirigirá a una pantalla donde podrás cambiar tus respuestas.Cuando hagas clic en Enviar en el formulario, estos cambios quedarán reflejados en la hoja de cálculo del propietario del formulario y en el resumen de respuestas. Puedes editar tus respuestas tantas veces como quieras a través del enlaceModificar tu respuesta.También puedes modificar las respuestas en la página de confirmación de envío del formulario. En esta página, haz clic en el enlace Modificar tu respuesta. Podrás ver tus respuestas anteriores y cambiarlas según prefieras. Cuando hagas clic en Enviar en el formulario, estos cambios quedarán reflejados en la hoja de cálculo del propietario del formulario y en el resumen de respuestas.
Rellenar previamente las respuestas de un formularioSi deseas enviar a los encuestados un formulario que ya tenga algunos campos rellenados, la aplicación Formularios de Google te lo pone muy fácil. Para rellenar previamente los campos de respuesta de un formulario, sigue estos pasos:
1. Cuando estés diseñando formulario, haz clic en el menú Respuestas y selecciona Obtener URL previamente rellenada.
2. Introduce la respuesta en los campos que quieras rellenar previamente.3. Haz clic en Enviar.4. Para enviar el formulario rellenado previamente a los encuestados, utiliza la URL
que se muestra.
Cómo validar las respuestas de un formularioCon Formularios de Google, podrás asegurarte de que los encuestados rellenan las respuestas de acuerdo con las directrices que establezcas. Por ejemplo, si pides a los encuestados sus direcciones de correo electrónico, puedes establecer que Formularios de Google acepte solo las direcciones de correo electrónico con el formato correcto.
Instrucciones para configurar la validación:
1. Crea un formulario .2. En el menú Insertar, selecciona "Texto", "Párrafo" o "Casillas de verificación" en la
lista. (Nota: estos son los únicos tipos de pregunta que admiten la validación por el momento).
3. Haz clic en Validación de datos en la parte inferior de la pregunta para mostrar las opciones de validación de datos.
4. Formularios de Google puede validar los datos de los formularios de distintas formas. (Se describen más abajo en la sección "Configuración de la validación de datos"). Haz clic en la casilla de verificación junto a los tipos de validación que quieras habilitar y ajusta las opciones asociadas con cada tipo de validación.
5. Los encuestados que introduzcan respuestas no válidas verán un mensaje de error. Puedes modificar este mensaje de error a través del cuadro de texto que se encuentra en el extremo derecho.
Configuración de la validación de datosPor ahora, solo pueden validarse las preguntas de tipo "Texto", "Texto de párrafo" y "Casillas de verificación". Cada tipo de pregunta tiene su propia configuración de validación.
TextoLos campos "Texto" tienen tres tipos de opciones de validación:
Número: asegúrate de que la respuesta sea un número de un determinado tipo. Por ejemplo, puedes especificar que la respuesta sea un número entero o un número entre 21 y 42.
Texto: asegúrate de que la respuesta sea texto con una determinada propiedad. Por ejemplo, puedes limitar las respuestas a texto que contenga la palabra "piruleta" o aceptar solo direcciones de correo electrónico.
Expresión regular: asegúrate de que el texto contenga o coincida con una determinada expresión regular. (Las expresiones regulares son muy útiles, pero es necesario aprender cómo funcionan. Consulta la sección "Expresiones regulares" más abajo para obtener más información).
Texto de párrafoLos campos "Texto de párrafo" tienen dos posibles tipos de opciones de validación:
Texto: asegúrate de que la respuesta tenga un número mínimo o máximo de caracteres. Por ejemplo, puedes limitar las respuestas a un máximo de 100 caracteres.
Expresión regular: asegúrate de que el texto contenga o coincida con una determinada expresión regular. (Las expresiones regulares son muy útiles, pero es necesario aprender cómo funcionan. Consulta la sección "Expresiones regulares" más abajo para obtener más información).
Casillas de verificaciónLos campos "Casillas de verificación" tienen dos posibles tipos de opciones de validación:
Selecciona por lo menos: asegúrate de que se active un mínimo de casillas de verificación en la respuesta.
Selecciona como máximo: asegúrate de que se active un máximo de casillas de verificación en la respuesta.
Selecciona exactamente: asegúrate de que se active un determinado número de casillas de verificación en la respuesta.
Expresiones regularesLas expresiones regulares permiten identificar ciertos tipos de texto que incluyan determinadas combinaciones de caracteres, números, palabras o patrones de caracteres. Las expresiones regulares son especialmente útiles para buscar patrones, ya que no están limitadas a un término de búsqueda específico. En lugar de ello, las búsquedas devuelven patrones que coinciden con la expresión especificada.
Para utilizar expresiones regulares en la validación de datos para campos "Texto" y "Texto de párrafo", selecciona la opción Expresión regular en las opciones de validación.
Términos empleados en las expresiones regularesEn la siguiente tabla encontrarás una muestra de algunas de las expresiones que admite Documentos de Google. Sin embargo, los usuarios pueden emplear muchas otras expresiones admitidas.
Expresión Descripción
Ejemplo
Resultados obtenidos
Resultados no obtenidos
. Un punto hace referencia a cualquier carácter en la posición indicada.
d. do, don, dn, adv
con, son
* Un asterisco después de un carácter hace referencia a una búsqueda del carácter anterior, repetido 0 o más veces.
do*n don, dn, dooon
dOn, doblen
+ Un signo de más después de un carácter hace referencia a una búsqueda de dicho carácter, repetido 1 o más veces.
do+n don, dooon
dn, dOn, doblen
? La expresión anterior es opcional.
do?n dn, don dOn, doblen
^ El signo de intercalación se añade al principio de una expresión regular y significa que la cadena empieza por los caracteres o la secuencia que hay detrás del signo.
^[dh]an dan, han No dan, no han
$ El símbolo de dólar se añade al final de una expresión regular e indica que la cadena termina con los caracteres o la secuencia que hay antes del símbolo.
[dh]an dan, han, nohan
dad, hado, dados
{A, B} La expresión anterior se repite entre A y B veces, siendo A y B números.
d(o{1,2})g
don, doon
dn, dooon, dOn
[x], [xa], [xa5]
Un conjunto de caracteres indica que solo uno de los caracteres debe aparecer en la posición actual. En general, se puede incluir cualquier carácter entre los corchetes, incluidos los descritos en las expresiones
d[oe]n don, den dn, dOn, dooon
anteriores: [xa,$5Gg.]
[a-z] Un intervalo de conjunto de caracteres indica la búsqueda de un carácter dentro del intervalo de caracteres especificado. Los intervalos más habituales son a-z, A-Z y 0-9. Es posible combinar varios intervalos en uno solo: [a-zA-Z0-9]. Los intervalos también se pueden combinar con los conjuntos de caracteres que hemos mencionado anteriormente: [a-zA-Z,&*].
d[a-i]n dan, den, din
dn, dOn, don
[^a-fDEF]
Un conjunto de caracteres precedido del signo de intercalación hace referencia a la búsqueda de un carácter que no se encuentra en el conjunto indicado.
d[^aeu]n
don, dOn, din, d$n
dn, dan, den, dun
\s Cualquier carácter de espacio en blanco.
d\sg d n, d[TAB]n
dn, don, doblen
NOTA: Si necesitas buscar alguno de los caracteres que tiene un significado específico en las expresiones regulares, como ^ o $, es necesario que "marques" el carácter en la consulta de búsqueda colocando una barra invertida delante. Por ejemplo, si quieres buscar el carácter $, escribe \$.
A continuación encontrarás algunos ejemplo de cómo emplear expresiones regulares para buscar en una hoja de cálculo:
Cómo buscar celdas que incluyan cantidades en dólares
Introduce lo siguiente en la barra de búsqueda: ^\$([0-9,]+)?[.][0-9]+
Esto hace referencia a una cantidad en dólares en la que el primer carácter es un número entre 0 y 9 o una coma repetida cero o más veces, seguido de [.], y luego de cualquier número entre 0 y 9 repetido una o más veces. Esta búsqueda devolvería cualquiera de las siguientes cifras: $4.666, $17.86, $7.76, $.54, $900,001.00, $523,877,231.56.
Cómo buscar celdas que incluyan códigos postales de EE. UU.Introduce lo siguiente en la barra de búsqueda: [0-9]{5}(-[0-9]{4})?
Esto hace referencia a un código postal de EE. UU. que consta de cinco números con un guión opcional y cuatro dígitos complementarios.
Cómo buscar celdas con nombres que empiecen por minúsculaIntroduce lo siguiente en la barra de búsqueda: ^[a-z].*
Esto hace referencia a una celda que contiene una letra minúscula seguida de otro carácter repetido 0 o más veces. Esta búsqueda devolvería cualquiera de los siguientes nombres: roberto, jaime, jORGE, marTín.
