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CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESOBIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIÓN Y SALUD OCUPACIONAL

Código: TH-C-BS

Versión: 04

Fecha de Elaboración:11/02/2013Vigente Desde: 21/02/2013

PROCESO Gestión Del Talento Humano OBJETIVO DEL PROCESO O SUBPROCESO:

1.Bienestar Social e Incentivos: Contar con planes, programas y actividades que favorezcan el desarrollo integral del funcionario dentro de las áreas de recreación, cultura, deportes buscando la calidad de vida laboral, fortaleciendo la cultura corporativa, el sentido de pertenencia y mejoramiento del clima organizacional. Fortalecer las condiciones favorables de trabajo y reconocer el desempeño de los empleados y los grupos de trabajo en niveles de excelencia.

2.Capacitación: El Ministerio del Interior cuenta con las herramientas que le permiten la planeación, programación y ejecución del Plan Institucional de Capacitación, orientado a la modernización del Estado, la profesionalización del empleo público, el desarrollo de las competencias laborales para la gestión de la calidad con enfoque de formación basado en competencias que favorecen la gestión y cumplimiento de la misión institucional del Ministerio.

3.Evaluación del Desempeño laboral: El Ministerio del Interior cumple con el proceso de evaluación del desempeño, que permite la verificación, valoración y calificación de las realizaciones personales de acuerdo con unos compromisos laborales, que reflejan su aporte a logro de las metas institucionales soportado en las evidencias que permiten además de determinar la permanencia de los servidores públicos de carreras administrativas, así como orientar los planes de capacitación y mejoramiento y ser considerado en el otorgamiento de incentivos.

4.Salud Ocupacional: El Ministerio del Interior cuenta con los planes y programas para el mejoramiento continuo de las condiciones de trabajo, minimizando, eliminando y controlando los diferentes factores de riesgos que puedan generar en los servidores públicos accidentes de trabajo o la aparición de enfermedades profesionales, siendo un facilitador y difusor de las normas a través de la capacitación, entrenamiento, campañas y seguimiento en medicina preventiva y del trabajo, higiene y seguridad industrial.

5.Acuerdos de Gestión: En el Ministerio del Interior se aplican a los gerentes públicos de acuerdo con las disposiciones vigentes los instrumentos que permiten desarrollar en sus diferentes fases de concertación, formulación, seguimiento y evaluación de los compromisos adoptados en los Acuerdos de Gestión, acordes con la misión, la visión, objetivos, planes, programas y proyectos de la entidad, para realizar una valoración de sus logros que permitan contribuir al éxito de la estrategia de la entidad.

SUBPROCESO Bienestar Social, Capacitación y Salud Ocupacional

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POLITICA DEL PROCESO O SUBPROCESO

1. Bienestar Social e Incentivos: Contar con planes, programas y actividades que favorezcan el desarrollo integral del funcionario dentro del área recreativa , cultural, deportiva buscando la calidad de vida laboral, fortaleciendo la cultura corporativa, el sentido de pertenencia y mejoramiento del clima organizacional. Fortalecer las condiciones favorables de trabajo y reconocer el desempeño de los empleados y los grupos de trabajo en niveles de excelencia.

2. Capacitación: El Ministerio del Interior cuenta con las herramientas que le permiten la planeación, programación y ejecución del Plan Institucional de Capacitación, orientado a la modernización del Estado, la profesionalización del empleo público, el desarrollo de las competencias laborales para la gestión de la calidad con enfoque de formación basado en competencias que favorecen la gestión y cumplimiento de la Misión Institucional del Ministerio.

3. Evaluación del Desempeño laboral: El Ministerio del Interior cumple con el proceso de evaluación del desempeño, que permite la verificación, valoración y calificación de las realizaciones personales de acuerdo con unos compromisos laborales, que reflejan su aporte a logro de las metas institucionales soportado en las evidencias que permiten además de determinar la permanencia de los servidores publicos de carreras administrativas, así como orientar los planes de capacitación y mejoramiento y ser considerado en el otorgamiento de incentivos.

4. Salud Ocupacional: El Ministerio del Interior cuenta con los planes y programas para el mejoramiento continuo de las condiciones de trabajo, minimizando, eliminando y controlando los diferentes factores de riesgos que puedan generar en los servidores publicos accidentes de trabajo o la aparición de enfermedades profesionales, siendo un facilitador y difusor de las normas a través de la capacitación, entrenamiento, campañas y seguimiento en medicina preventiva y del trabajo, higiene y seguridad industrial.

6. Acuerdos de Gestión: El Ministerio del Interior cuenta con las herramientas que permiten efectuar la concertación, seguimiento y evaluación de los compromisos institucionales enmarcado dentro del esquema de planeación institucional y establecidos a través de un proceso de concertación entre el Superior Jerárquico y el Gerente a partir del Acuerdo de Gestión de cada vigencia.

LÍDER Subdirector de Gestión Humana

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTES

Comisión Nacional del Servicio Civil. (1)

Proceso Gestión del Talento Humano del Ministerio del Interior (1, 2 )

Subdirección de Gestión Humana(1, 3, 4,) Planes de Acción del Ministerio del Interior (2). Oficina Asesora de Planeación.(4)

1. Normatividad vigente

2. Metas de las dependencias

3. Manual Especifico de Funciones y Requisitos del Ministerio del Interior.

4. Acuerdos de Gestión de la

vigencia.

1 Procedimiento Evaluación del Desempeño

Líder de Proceso y/o Subproceso

Subdirector de Gestión Humana.

Evaluadores y evaluados

1 Resolución emitida por la Entidad, sobre la Evaluación del Desempeño Laboral.

2 Comunicaciones expedidas dentro del seguimiento efectuado al Proceso anual de Evaluación.

3 Evaluaciones Parciales Semestrales, Parciales Eventuales y Calificación Definitiva realizadas dentro de las fechas y plazos establecidos.

4.Informes del seguimiento al periodo anual de evaluación

Servidores públicos objeto de evaluación (1, 2, 3)

Dependencias del Ministerio del Interior(1,2,3)

Oficina de Control Interno.(4)

Grupo de Control Disciplinario Interno.(4)

Comisión de personal (4).

Subdirección de Gestión Humana (1, 2, 3).

Comité de Bienestar

1. Relación de Servidores públicos evaluados en el nivel sobresaliente en la calificación del periodo inmediatamente anterior.

2 Procedimiento Otorgamiento de Incentivos



1.Plan de Incentivos

2.Resolución de designación de

Servidores públicos del Ministerio calificados en el nivel sobresaliente (1, 2, 3).

Dependencias y Grupos

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Social Capacitación, Estímulos Incentivos (2).

Departamento Administrativo de la Función Pública (3)

Caja de Compensación Familiar, (1,2)

2. Resoluciones, normas,

decretos, leyes.

3. Proyectos ganadores en el Concurso Mejor Equipo de Trabajo. .

ganadores de incentivos y de asignación y pago de incentivos.

3.Ceremonia de Otorgamiento de Incentivos.

4.Publicación de ganadores de incentivos.

de Trabajo.( 1,2,3)

Caja de Compensación Familiar (1,4).

Funcionarios del Ministerio del Interior. (1,2,3)

Dependencias del Ministerio del Interior(1,2,3)

Departamento Administrativo de la Función Pública.(1-5)

Escuela Superior de Administración Pública.(2)

1. Diagnóstico de Necesidades de Capacitación.

2. Plan Nacional de Formación y Capacitación. de Empleados Públicos.

3. Plan Estratégico del

Ministerio del Interior.

4. Propuestas de mejoramiento de la evaluación del desempeño.

5. Informe de Gestión de Control Interno, evaluación y acciones de mejora.

3 Procedimiento de Capacitación



Servidores participantes en cada proceso y/o subproceso

1. Identificación de necesidades de capacitación a funcionarios

2.Plan Anual de Capacitación

3.Programa de Inducción y reinducción

4.Listados de Asistentes, a las actividades de capacitación.

Funcionarios del Ministerio (1,2,3,4)

Gerentes Públicos del Ministerio del Interior(1,2)

1. Plan Nacional de Desarrollo.

4 Procedimiento de Concertación, Seguimiento y Evaluación de los Acuerdos

Líder de Proceso y/o Subproceso 1. Comunicaciones

expedidas dentro

Gerentes públicos y superiores jerárquicos del Ministerio del Interior(1-2)

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Dependencias del Ministerio del Interior (1-2).


Subdirección de Gestión Humana (1,2,3)

Oficina Asesora de Planeación(1-2,3)

2. Planeación de Acción del Ministerio del Interior.

3. Formatos de concertación, seguimiento y evaluación Acuerdos de Gestión

de Gestión


del seguimiento efectuado al proceso de evaluación de gerentes públicos.

2. Evaluaciones parciales y definitiva.

Subdirección de Gestión Humana (1,2)


1. Relación de servidores públicos convocados al Programa de Inducción.

2. Manual de Funciones y Requisitos del Ministerio del Interior.


5 Procedimiento de Inducción

Líder del proceso


1. Memorando de presentación del nuevo funcionario a la dependencia.

2. Convocatoria al Programa de Inducción.

3. Constancia de entrenamiento al puesto de Trabajo.

4. Constancia de Inducción

5. Cartilla de Inducción.

6. Informe de jornadas de inducción

Servidores públicos recientemente posesionados.(1,2,3,4,5)

Directores y Jefes de dependencia (1,3).

Oficina de Control Interno (6)

Proceso de Gestión del Talento Humano.

6 Procedimiento de Re- Inducción

Líder del proceso 1. Convocatoria

Servidores públicos del Ministerio del Interior

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Subdirección de Gestión Humana (1) Oficina Asesora de Planeación (1)

1. Agenda del Programa de Re-Inducción.

Subdirector de Gestión Humana

Jefe Oficina Asesora de Planeación

al programa de Re-Inducción.

2. Listados de Asistencia al Programa d Re-Inducción.

3. Informe del Programa de Re-Inducción

(1,2).

Oficina de Control Interno (3).

Subdirección de Gestión Humana(1) Departamento Administrativo de la Función Pública (2)

Caja de Compensación Familiar

1. Encueta Diagnostico de Bienestar.


7.Procedimiento de Bienestar Social

Líder del proceso Subdirector de Gestión Humana

1. Plan de Bienestar.(1)

2. Informes de participación en las actividades Programadas.

3. Evaluación de las actividades por parte de los participantes (1)

1. Servidores Ministerio del Interior y su grupo familiar.

Subdirección de Gestión Humana. Servidores públicos del Ministerio del Interior(1),

1. Programa de Seguridad y Salud en el trabajo.

2. Política de Seguridad y Salud en el trabajo.

Seguridad y Salud en el Trabajo:

a. Identificación de necesidades de Salud Ocupacional en el

Alta Directiva del Ministerio del Interior.


1.Listados de asistencia y/ o participación

2.Encuesta de satisfacción.

3.Bases de datos de

Servidores públicos del Ministerio del Interior.

Comité Paritario de Salud Ocupacional

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Administradora de Riesgos Profesionales A.R.L. (1)

3. Reglamento de higiene y seguridad industrial.

4. Programa de vigilancia epidemiológica.

5. Resultados exámenes médicos Ocupacionales.

6. Panorama de riesgos.

7. Plan de emergencia y rutas de evacuación.

8. Plan de acción concertado con la ARL

Ministerio para los servidores públicos en materia de prevención y promoción de la salud, teniendo en cuenta las actividades relacionadas con los subprogramas de: Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial.

b. Identificación de necesidades de salud ocupacional de los servidores públicos (prevención y promoción de enfermedades generales y enfermedades profesionales, evaluación de accidentes e incidentes de trabajo, brigadas de emergencia, simulacros)

c. Acompañar las acciones del Comité Paritario de Salud Ocupacional –COPASO- incluidas la convocatoria y elección.

Servidores participantes en cada proceso y/o subproceso

participantes para convocatorias.

4. Formatos de visitas a puestos de trabajo.

5.Actas de reuniones.6.Registro fotográfico.7.Actas de

compromiso.8.Comunicaciones a

otras áreas o dependencias.

Brigada de emergencia

Comité SIGI

DOCUMENTOS INTERNOSTIPO CODIGO TÍTULO

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1. Procedimiento TH-BS-P-01 Procedimiento Evaluación del Desempeño

2. Procedimiento TH-BS-P-02 Otorgamiento de Incentivos

3. Procedimiento TH-BS-P-03 Capacitación

4. Procedimiento TH-BS-P-04 Concertación, Seguimiento y Evaluación De Los Acuerdos De Gestión

5. Procedimiento TH-BS-P-05 Inducción

6. Procedimiento TH-BS-P-06 Re Inducción

7. Procedimiento TH-BS-P-07 Bienestar Social

DOCUMENTOS EXTERNOSTIPO NÚMERO FECHA TÍTULO

1. Constitución Política de Colombia 1999 Ley 115 de 1994, Por la cual se expide la Ley

General de Educación

2. Ley 909 2004Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

3. Ley 1064 2006

Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación.

4. Decreto 01 1984 Código Contencioso Administrativo

5. Decreto 1567 1998 Programa Incentivos.

6. Decreto 682 2001

Por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Servidores PúblicosCarta Iberoamericana de la Función Pública de 2003.

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7. Decreto 760 2005Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funciones.

8. Decreto 1227 2005

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004.y el Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.

9. Decreto 2539 2005

Por el cual se establecen las competencias laborales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplica.

10. Decreto 2772 2005

Por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes empleos públicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras disposiciones.

11. Decreto 4661 2005 Por el cual se modifica el Decreto 1227 de 2005

12. Decreto 4665 2007Por el cual se adopta la actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los Servidores Públicos

13. Decreto 2893 2011Por la cual se Modifican los Objetivos, la Estructura Orgánica y Funciones del Ministerio del Interior y se Integra el Sector Administrativo

14. Resolución, 1030 2003Por la cual se creó en el Ministerio del Interior y de Justicia el Comité de Bienestar Social, Capacitación, Estímulos e Incentivos.

15. Resolución 3597 2008

Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones, requisitos mínimos y competencia laborales para los empleos de la planta de personal del Ministerio del Interior.

16. Resolución 2326 2011

Por la cual el Ministerio del Interior, adopta los nuevos lineamientos señalados por la Comisión Nacional del Servicio Civil sobre evaluación del desempeño laboral en el Acuerdo 137 de 2010

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17. Resolución emitidas 0553 2012Por la Entidad estableciendo el Plan de Incentivos para la vigencia y formalizando la selección, asignación y pago de incentivos.

18. Acuerdo 137 2010Por el cual se establece el Sistema Tipo Evaluación del Desempeño Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periodo de Prueba.

19. Circular 04 2005

Por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la cual establece la Evaluación Institucional por Dependencias en cumplimiento de la Ley 909 de 2004.

20. Circular 1000-04 2008 Departamento Administrativo de la Función Pública.

21. Circular 100-002 2009 Departamento Administrativo de la Función Pública

22. Norma Internacional ISO. 9001 2008 Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos

23. Norma Técnica de Calidad de la Gestión Publica

1000 2009Sistema de Gestión de la Calidad. para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades Prestadoras de Servicios

24. Guía Guía Metodológica para la Elaboración de los Acuerdos de Gestión. DAFP

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25. Plan.Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos

REGISTROS INDICADORES

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I. Evaluación del Desempeño

1. Resolución emitida por la Entidad, adoptando los últimos lineamientos fijados por la Comisión Nacional del Servicio Civil sobre la Evaluación del Desempeño Laboral.

2. Circulares expedidas por la Entidad dentro del seguimiento efectuado al Proceso anual de Evaluación.

3. Correos y memorandos enviados a los evaluadores y/o evaluados, como parte del seguimiento al Proceso de Evaluación Anual.

4. Registro del listado de asistentes a las jornadas de capacitación en la durante el periodo anual de evaluación con motivo de la expedición de nueva normatividad al respecto.

5. Evaluaciones realizadas dentro de las fechas y plazos establecidos.

II. Otorgamiento de Incentivos

1. Plan de Incentivos de la vigencia. 2. Consolidado de calificaciones de la evaluación del desempeño. 3. Resolución mediante la cual se establece el Plan de Incentivos. 4. Certificado de Disponibilidad Presupuestal 5. Resolución mediante la cual se selecciona, asigna y se determina el pago los

incentivos. .6. Comunicaciones internas para inscripción de proyectos para concurso a mejor

equipo de trabajo. 7. Acta de reuniones del Comité de Bienestar Social, Capacitación Estímulos e

Incentivos. Relacionadas con el Plan de Incentivos. 8. Ficha Técnica para calificación de Equipos de trabajo 9. Formatos de Inscripción de equipos de trabajo diligenciados.

Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso.

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III. Capacitación

1. Diagnóstico de Necesidades de Capacitación.2. Convocatorias de Inscripción a las actividades de capacitación programadas3. Inscripción para las actividades de capacitación4. Acta de Compromiso de asistencia a las actividades de capacitación5. Listados de Asistencia a las actividades de capacitación

IV. Concertación, Seguimiento y Evaluación de los Acuerdos de Gestión

1. Acuerdo de Gestión entre el Superior Jerárquico y el Gerente Público, Matriz Estratégica del Ministerio del Interior.

2. “Acuerdos de Gestión – Gerente Público. Formato para la Concertación, Seguimiento y Evaluación de Acuerdos de Gestión (anexos TH-BS-P-04-F01, TH-BS-P-04-F02, TH-BS-P-04-F03, TH-BS-P-04-F04.

V Inducción

1. Constancia de Inducción 2. Formato de entrenamiento al Puesto de trabajo3. Evaluación Programa de Inducción.

VI Re Inducción

1. Circular de convocatoria a la Reinduccion2. Listados de asistencia3. Informe

RECURSOSHUMANOS FÍSICOS TECNOLÓGICOS

Profesionales Especializados (4) Profesionales Universitarios (1) Auxiliar Administrativo(1) Secretarías Ejecutivas(2)

Teléfonos Transporte e información Fotocopiadora Impresora Video Beam

Equipos de Cómputo Puntos de Red Internet e Intranet Fax SIGOB Modulo Correspondencia

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INFORMES DEL PROCESO

NOMBRE INFORME RESPONSABLE DE SU ELABORACIÒN

RESPONSABLE DE REVISAR Y/O AUTORIZAR UBICACIÒN TRD

Informe de Gestión Profesional Especializado Subdirector de Gestión Humana

Plan de Desarrollo Administrativo Sectorial Profesional Especializado Subdirector de Gestión Humana

Plan de Acción del Cuatrienio Profesional Especializado Subdirector de Gestión Humana

ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO

Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la página Web www.mininterior.gov.co

CONTROL DE CAMBIOSFECHA CAMBIO VERSIÓN

15/04/2009 El subproceso llamado Talento Humano se modifico totalmente, por lo que se ha decidido llamarlo “Gestión para el Desarrollo y Protección del Talento Humano”. Se conserva la versión No. 1 como evidencia de los cambios.

Salud Ocupacional:En relación al tema de salud ocupacional se realizaron los siguientes cambios para la mejora. En el hacer. Se adicionó la palabra sub-programa, se le dio un orden a la estructura del y hacer se modificaron los verbos a infinitivo.Se eliminaron dos riesgos, “Falta de Espacios adecuados para la realización de actividades” y “no colaboración de los jefes en las autorizaciones para la asistencia de servidores públicos a capacitaciones”. Se incluyó nuevo riesgo “Actualización del Levantamiento del panorama de factores de riesgo”. La política de administración del riesgo se ajustó a los nuevos lineamientos.Talento Humano. Se modifica el objetivo “Potenciar las capacidades y competencias de los servidores públicos del Ministerio a través de actividades de capacitación, entrenamiento y experiencia, para el fortalecimiento del nuestros funcionarios, quienes a través de los procesos de gestión entregan mejores servicios a nuestros ciudadanos y partes interesadas” por el actual.La política del desarrollo del talento humano se le agrego la frase “para la mejora de la gestión y cumplimiento de la Misión Institucional”Política de Inducción: se le agrega el siguiente texto “desempeñar las funciones del cargo del cual es titular logrando”Política de Re Inducción. Se retira el siguiente texto. “conocer los avances y cambios continuos de mejoramiento institucionales, a través de mecanismos de re inducción planificados y controlados en beneficio de los clientes” y se agrega

02

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http://www.mininterior.gov.co/


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“permanentemente actualizar a los servidores publicos del Ministerio respecto a los cambios, reformas y logros alcanzados por la entidad fortaleciendo el sentido de pertenencia e identidad”.

En evaluación de desempeño se retira los siguiente:

Definir el instrumento propio para la evaluación del desempeño Consultar con la Comisión Nacional del Servicio Civil el instrumento que se utilizará para realizar la evaluación mientras

aprueban el propio diseñado por el MIJ Determinar los servidores públicos que deberán ser evaluados. Determinar los servidores públicos que serán evaluadores así como los servidores públicos de libre nombramiento y

remoción que conformarán la comisión evaluadora, en caso que el evaluador sea de carrera administrativa.

Verificar se retira: Confirmar los datos de los servidores públicos en los formatos de evaluación Confirmar que se realicen las evaluaciones en cada uno de los periodos dentro de la vigencia respectiva. Recordar a las Dependencias mediante comunicación escrita los periodos en los que se deberá evaluar en la vigencia. Verificar que los evaluadores realicen los acuerdos con los evaluados

30/11/2011

Se adapta la caracterización al nuevo formato del SIGI, con los cambios y modificaciones de cada proceso y se actualiza la versión.En actividades, se excluye el Planear, Hacer, Verificar y Actuar y se coloca únicamente el nombre de la actividad descrita en los procedimientos.Se dejan los registros que aparecen en cada uno de los procedimientos.Los Indicadores estratégicos se excluyen, porque se encuentran relacionados en el plan estratégico de acción de la entidad.

03

11/02/2013 Se modifica la versión 03 de la Caracterización debido a que se crearon dos procedimientos TH-BS-P-05 Inducción y TH-BS-P-06 Re inducción, así mismo se actualiza la imagen del Ministerio del Interior. 04

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Elaboró Revisó y Aprobó

Firma__________________________

Firma

______________________________Astrid Helena Sandoval PérezProfesional Especializado

María Jimena Acosta IlleraSubdiretora de Gestión Humana

Firma__________________________Claudia Patricia Acosta BuitragoAsesora

Firma__________________________Luz Marina Becerra BarretoProfesional Especializado

TRD: 1103.03.03

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