ARMAR LA PLANTILLA

El primer paso para elaborar el informe de gastos es la creación de la plantilla, utilizando todas las opciones de formato necesarias para que sea fácil de operador y leer. Esta planilla contendrá recuadros para notas y otra tipo de datos, que serán generados por medio de elementos de dibujo.

(PASOS 1 Abra Excel y guarde el nueve archivo informe de gastos.xls. Comenzaremos insertando El logo de la empresa. Al igual que en Word como aprendió En #45 diríjase al menú insertar y seleccionar imagen/ desde Archivo…) (PASO 2 Una vez ubicado Como el archivo en su disco, haga clic en aceptar observara que la imagen aparecerá sobre la hoja de calculo, junto con la barra de herramientas imagen para cambiar el logo de lugar ubique el puntero sobre el muévelo hacia la izquierda)

(PASO 4 Para el siguiente paso necesitara activar la barra dibujo desde donde podrá acceder a diversas herramientas como formas geométricas y cuadros de texto para hacerlo diríjase a la pestaña Insertar.) (PASO 3 Utilizando los nodos que aparecen en las esquinas De la imagen, reduzca un poco sus dimensiones también Disminuya el tamaño de la primera columna para dejar un Margen menor entre la imagen y el que será el borde del Informe de gastos)

(PASO 5 La barra dibujo aparecerá en la parte inferior de la pantalla de Excel. Cliquee sobre la herramienta cuadro de texto .Así el punto adoptara otra forma y con el curso podrá dibujar un rectángulo a la derecha del logo) (PASO 6 Escriba dentro del cuadro del texto el nombre de la empresa y su dirección al igual que en Word, estos cuadros permiten aplicar las mismas opciones de formato que en otros sectores del documento. Coloque el nombre en negrita)

(PASO 8 Seleccionar el rango (b8:18) que actuara como línea divisoria entre el encabezado y la plantilla Vaya a formato/celdas y en la pestaña Bordes elija un color para la parte superior de la línea del menú desplegable color ) (PASO 7 Para evitar que se vea el borde exterior del cuadro de texto, selecciónelo diríjase al menú del botón color de línea y escoja la opción sin línea esta quedara seleccionada como la propiedad predeterminada del botón )

(PASO 9 Seleccione un tipo de línea grueso, desde el recuadro estilo y aplicada a la parte superior de las celdas haciendo clic en el recuadro borde como se muestra en el ejemplo también puede presionar en el botón que muestra este borde a la izquierda) (PASO 10 Para la parte inferior , seleccione un color diferente por ejemplo verde azulado y elija el primer tipo de línea de la lista (línea punteada) finalmente haga clic en aceptar cuando el curso cambie de aspecto trace la figura sobre la hoja de calculo)

(PASO 12 Desde el menú autoformas de la barra dibujo se puede acceder a figuras de todo tipo haga clic sobre el y en formas básicas seleccione rectángulo redondeado cuando el curso cambie de aspecto trace la figura sobre la hoja de calculo) (PASO 11 Cree un nuevo cuadro de texto y colóquelo de modo en que tape solo la parte superior de la línea divisoria Para moverla con precisión selecciónelo por el borde y utilice las flechas del tecla escriba informe de gastos y asígnele estilo negrita y cursiva )

(PASO 14 Seleccione la autoforma y arrástrela hacia la derecha manteniendo presionada la tecla así se crea una copia de ella para que se copie alineado presione también luego escriba que se van en la imagen y alineación a la derecha) (PASO 13 Aunque un poco la lectura de las filas 11 y 12 y mueva la autoforma hasta que su esquina superior izquierda queda en la celda B10 para quitar el fondo blanco de la figura seleccione la opción sin relleno del menú del botón color de relleno )

(PASO 16 En la fila 15 coloque los encabezados que llevara la tabla en donde se detallaran los datos de los viajes relacionados observe que la columna descripción deberá tener un ancho mayor por ultimo seleccione todo el encabezado aplique negrita y centro el texto ) (PASO 15 Utilice dos nuevos cuadros de texto para insertar los títulos de los recursos que acaba de crear.coloquelos sobre superior de los rectángulos redondeados y quíteles el borde como aprendió en el PASO 7 escriba responsable y periodo)

(PASO 17 Para colocar bardes al encabezado de la tabla de detalles mantenga seleccionando el rango y escoja la opción todos bordes del menú del botón bordes si desea personalizar el borde deberá abrir el cuadro formato de celda ) (PASO 18 Seleccione ahora el rango b16:I15 que constituirá el cuerpo principal de la tabla y abra el cuadro de dialogo formato de celda aún la pestaña bordes allí marque todos los bordes excepto el horizontal central luego haga clic en aceptar)

(PASO 20 Ahora deberá coloque un recuadro en la pate inferior de la plantilla para escribir el nombre o la firma de la persona que aprueba el pago para hacerlo copiaremos la autoforma y el encabezado del recuadro periodo el principio seleccione estos elementos) (PASO 19 Reduzca la altura de la fila 26 para separar la de subtotales luego seleccione los rangos b27:17 el i28:i30 manteniendo presionada la tecla control diríjase al botón bordes y escoja la opción todos los bordes )

(PASO 22 Cambie el nombre del encabezado a Aprobado por y copie el conjunto para creer un recuadro de notas también cree un nuevo rectángulo a la derecha de estos donde colocara las opciones de reembolsos o pago EN LA PROXIMA ACTIVIDAD) (PASO 21 Una vez que seleccione ambos objetos mantenga presionada la tecla control y arrástrelos hasta la parte inferior de la tabla en esta ocasión el uso de la tecla contra permitirá crear una copiade la selección original )

(PASO 24 Diríjase ahora a la pestaña Diseño de pagina, una vez allí desmarque la opción (ver) en (Líneas de cuadricula). De esta forma se ocultaran las líneas grises que delimitan las celdas) (PASO 23 Para colocar un borde a toda la planilla, selecciónela desde su esquina superior izquierda hasta la celda (J33). Luego utilice la opción (Borde de cuadro grueso), del menú del botón (Bordes), en la barra de herramientas formato )

(PASO 26 Como la planilla completa no entra en la pantalla, diríjase a la lista desplegable (ZOOM) y coloque el valor 70 en la opción (Personalizado).) (PASO 25 Termine la planilla colocando los textos para la etiquetas de las celdas de resultados, que Excel calculara mas adelante. En (B27) coloque Subtotales y en (H28) a (H30), escriba TOTAL, Adelanto y Pago)

INSERTAR LOS CALCULOS

Una vez que termino de diseñar la planilla, llego el momento de incluir los cálculos que permitirán automatizar el trabajo. Estos son los subtotales, los totales y el resultado final, que indicara si la empresa debe reembolsarle dinero al empleado o viceversa.

(PASO 2 Ubíquese en la celda (D27) y presione el botón (Autosuma). Excel marcara las celdas superiores a (D27) hasta una fila de antes del encabezado de la tabla. Para ajustar el rango seleccionado, haga clic en la esquina inferior izquierda y achíquelo hasta la fila (25)) (PASO 1 Antes de ingresar las formulas, coloque algunos datos a modo de ejemplo. Luego seleccione los rangos (D16:I25), (D27:I27) e (I28:I30), manteniendo presionada la tecla . Abra el cuadro de dialogo Formato de celdas y aplique el formato (moneda))

(PASO 3 Utilice el puntero de estirar para copiar el contenido de la celda (D27) (la formula recién ingresada) al resto de las celdas de la fila de subtotales (hasta (H28)). Inserte una nueva autosuma, en la celda (I28) para sumar el rango (I16:I25))

(PASO 4 Para facilitar los cálculos que realizaremos mas adelante, seleccione la celda (I28), ubíquese en el cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de formulas, y escriba TOTAL. Para ingresar el nombre, presione <Enter>)

(PASO 6 En la celda (Pago) (es decir, (I30), Ingrese la formula =TOTAL-ADELANTO. Como puede ver, aquí utilizamos los nombres de la celdas en lugar de sus referencias. Al escribirlos, Excel los reconocerá como nombres de celdas y los mostrar con un color diferente) (PASO 5 De la misma forma, coloque el nombre Adelanto en la celda (I29) y Pago en al celda (I30). Estos nombres podrán utilizarse en remplazo de la referencia de la celda. No confunda luego estas celdas con las de la columna (H), que contienen las etiquetas respectivas.)

(PASO 7 Realice ahora una autosuma para obtener el total del primer viaje en la celda (I16), sumando el rango que va desde (D16) hasta (H16). Por ultimo, utilice el puntero de estirar para copiar esta formula hasta la fila (25))