€¦ · Web viewPara llevar el control de las acreditaciones que no corresponden las Unidades de Recursos Humanos, Departamentos de Personal y direcciones financieras de ministerio

San José, 01 de diciembre del 2014INF-DGAI-031-2014

LicenciadaMartha Cubillo JiménezTesorera Nacional

Asunto: Servicios de AuditoríaInforme de control interno

Estimada señora:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-031-2014 sobre estudio realizado del proceso de acreditaciones que no corresponden.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que se presentan en el apartado de resultados que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

No omitimos recordarle que las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de ellas debe elevar el informe a señor Ministro de Hacienda con las objeciones y soluciones alternas para nuestro análisis.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como, en un plazo razonable, el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Dejándola informada para la toma de decisiones, se suscribe

Atentamente,

Máster Juan de Dios Araya NavarroDirector General

JDAN/SGL/cacfc. Sr. Helio Fallas Venegas, Ministro de Hacienda Licda. Dina Víquez Esquivel, Directora Administrativa y Financiera Estudio 002-2014

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50mts sur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

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INFORME SOBRE LA REVISION DEL PROCESO DE ACREDITACIONES QUE NO CORRESPONDEN EN

LA TESORERIA NACIONALINF-DGAI-031-2014

Dirección General de Auditoría Interna Diciembre, 2014

REVISIÓN DEL PROCESO DE ACREDITACIONES QUE NO CORRESPONDEN EN LA TESORERIA NACIONAL

INF-DGAI-031-2014

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO............................................................................................................................................................. i1. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................................1

1.1. Origen...........................................................................................................................................................................1

1.2. Objetivo........................................................................................................................................................................1

1.3. Alcance.........................................................................................................................................................................1

1.4. Normativa sobre control interno y atención de informes..............................................................................................1

1.5. Comunicación oral de resultados.................................................................................................................................2

1.6. Aspectos generales......................................................................................................................................................2

2. RESULTADOS....................................................................................................................................................................32.1. Sobre el control y recuperación de las acreditaciones que no corresponden..............................................................3

2.1.1 Estadísticas de los montos generados, recuperados y saldos....................................................................................3

2.1.2 Necesidad de mejorar la labor que realiza la TN sobre las acreditaciones que no corresponden..............................4

2.1.3 Necesidad de que los informes remitidos por las unidades gestoras se ajusten a la información requerida en el

RGCRANC..............................................................................................................................................................................5

2.2. Sobre los procedimientos aplicados por la DGPH para el control y recuperación de las acreditaciones por pago de

salarios que no corresponden.................................................................................................................................................6

2.3. Necesidad de disponer de procedimientos para el control y recuperación de acreditaciones....................................8

3. CONCLUSIONES................................................................................................................................................................94. RECOMENDACIONES.....................................................................................................................................................10

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RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se originó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2014, con el objetivo de evaluar la efectividad del control y la recuperación de acreditaciones que no corresponden, proceso comprendido dentro del ámbito de acción de la Tesorería Nacional (TN) a fin de determinar si garantiza en forma razonable la salvaguarda de los recursos, el cumplimiento normativo, así como la confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones.

Comprendió la revisión de los procedimientos utilizados para el control y recuperación de las acreditaciones que no corresponden en el pago de salarios, por parte de la Tesorería Nacional (TN) en su condición de órgano rector del Subsistema de Tesorería, y el Depto. de Gestión del Potencial Humano del Ministerio de Hacienda como unidad gestora. Además, se revisó la existencia de los procedimientos a aplicar para las acreditaciones a entidades deductoras (entidades a las que se autoriza el funcionario realizar deducciones de sus salarios) que no corresponden, y los que se generan por acreditaciones a acreedores y subvenciones que no corresponden; según lo dispuesto en el Reglamento general para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden (RGCRANC).

En el estudio se determinaron algunos aspectos sobre el proceso seguido por la Tesorería Nacional para el control y la recuperación de las acreditaciones que no corresponden que requieren, ser revisados y mejorados referentes a los siguientes aspectos:

La necesidad de que la Tesorería Nacional, mejore la labor que realiza sobre las acreditaciones en el pago de salarios que no corresponden, en su condición de Órgano Rector del Subsistema de Tesorería, ya que en la actualidad solo se lleva un registro estadístico a lo interno de los montos generados, recuperado y el saldo pendiente, que le reportan las unidades gestoras de los ministerios; sin que le de seguimiento a los procedimientos y controles aplicados por esas instancias, a fin de verificar el cumplimiento de las acciones establecidas en el RGCRANC.

La conveniencia de mejorar el monitoreo, debido a la materialidad que representa los montos generados por las acreditaciones que no corresponden y el poco avance que se ha tenido por parte de las unidades gestoras de los ministerios en su recuperación, cuyo monto total acumulado generado en los últimos 3 periodos (2011 al 2013) ascendió a ¢8.403 millones, de los cuales el saldo pendiente de recuperar a la fecha del estudio fue de ¢4.775 millones, lo que representa un 57 % respecto al monto total de las sumas pagadas de más.

La pertinencia de que la TN realice las acciones correspondientes, a fin de que los informes mensuales que le remiten las entidades de las unidades gestoras cumplan con la información requerida en el RGCRANC; y que esa Dirección disponga de los procedimientos para el control y recuperación de las acreditaciones a entidades deductoras, que no corresponden; así como, velar porque la entidades comprendidas dentro de su ámbito de acción, dispongan de los procedimientos requeridos para el control y recuperación de acreditaciones en el pago de salarios y en los pagos a acreedores y subvenciones que no corresponden.

En razón de lo anterior, se formulan en el informe las recomendaciones pertinentes para mejorar el control interno, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio1.

1 Decreto Nº 34323-H, y su reforma, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008.

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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

El presente estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2014.

1.2. Objetivo

Evaluar el control establecido para la recuperación de “acreditaciones que no corresponden en el pago de salarios, acreedores y subvenciones”, proceso comprendido dentro del ámbito de acción de la Tesorería Nacional, a fin de determinar si garantiza en forma razonable la salvaguarda de los recursos y el cumplimiento normativo, así como la confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones. 1.3. Alcance

Comprendió la revisión de la labor que le compete a la Tesorería Nacional, respecto a los procedimientos utilizados por las unidades gestoras para el control y recuperación de las acreditaciones que no corresponden producto del pago de salarios, acreedores y subvenciones, en su condición de Órgano Rector del Subsistema de Tesorería, como de las acciones desarrolladas por el Departamento de Gestión del Potencial Humano del Ministerio de Hacienda como unidad gestora. El periodo de revisión estuvo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, extendiéndose cuando se consideró necesario.

Además, se revisó la existencia de procedimientos de control interno para las acreditaciones a entidades deductoras que no corresponden, en el marco normativo contemplado en el Reglamento General para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

1.4. Normativa sobre control interno y atención de informes

A continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes, aspectos que son vinculantes para los efectos del presente estudio.

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las




recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.5. Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 26 de setiembre del 2014, al Lic. Mauricio Arroyo Rivera, Subtesorero Nacional, al Lic. Guillermo Bonilla Delgado, Jefe a.i. de la Dirección de Control de Operaciones y Fiscalización, y la Licda. Cynthia Díaz Hernández, funcionaria de la Tesorería Nacional. Sus comentarios y observaciones en lo procedente, fueron considerados en este informe.

1.6. Aspectos generales

El Decreto Ejecutivo Nº 32988-H-MP-PLAN del Reglamento a la Ley Nº 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos” (LAFRPP), dispone que a la Tesorería Nacional le corresponde velar por el correcto cumplimiento de las operaciones correspondientes a los procesos de percepción de las rentas a favor de la Administración Central, a partir del momento en que se realice el correspondiente pago, cualquiera que sea su fuente, así como de los pagos y transferencias electrónicas que se realicen con cargo a ellas.

Complementariamente mediante el Decreto Ejecutivo Nº 34574-H2 se emite el “Reglamento General para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden”, en adelante RGCRACN, se establecen disposiciones con el objetivo de regular el control y recuperación de las acreditaciones que no corresponden, provenientes de fondos del Gobierno de la República, estableciendo los procedimientos y las responsabilidades de los gestores de los pagos y los receptores de los mismos.

En el reglamento de cita, se define que podrán concretarse acreditaciones que no corresponden en los siguientes casos: pago de salarios; pago de pensiones; acreditaciones a acreedores y subvenciones; acreditaciones a entidades deductoras.

Se establece en dicha normativa, que le corresponde a la Tesorería Nacional, en el ejercicio de su rectoría del Subsistema de Tesorería, conferida en la Ley N° 81313, LAFRPP la fiscalización y seguimiento de estas acreditaciones, velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el RGCRANC, y demás normativa vinculante en esa materia.2 Publicado en La Gaceta N° 122 del 25/6/20083 Publicada en La Gaceta Nº 198 del 16/10/2001




2. RESULTADOS

2.1. Sobre el control y recuperación de las acreditaciones que no corresponden

2.1.1 Estadísticas de los montos generados, recuperados y saldos

De acuerdo con el registro estadístico que se lleva en la Unidad de Fiscalización4 (anteriormente División de Fiscalización y Control) de la TN, según informes mensuales que le remiten las unidades gestoras de los Ministerios y la Dirección Nacional de Pensiones, el monto total acumulado de las acreditaciones generadas en el pago de salarios que no corresponden en los últimos 3 periodos (2011 al 2013) asciende a la suma de ¢8.403 millones, de los cuales se habían recuperado ¢3.628 millones, lo que representa un 43% respecto al monto total acumulado generado en el periodo indicado; quedando un saldo pendiente de recuperar de ¢4.775 millones. Ver el siguiente gráfico con el detalle:

Grafico N°1Monto total acumulado de acreditaciones que no corresponden: generado, recuperado y saldo

Periodo: enero de 2011 a diciembre de 2013

Generado; ₡8,403,378,518.3

Saldo ; ₡4,775,260,718.5

Recuper-ado;

₡3,628,117,799.7

GeneradoSaldo Recuperado

Fuente: Elaboración propia a partir de la informacion suministrada por la Unidad de Fiscalización de la TN

Se observó que los montos generados por sumas pagadas de más en los salarios por parte de las unidades gestoras de las entidades durante el 2011, 2012 y 2013, fueron de ¢2.832.630.518.03, ¢2.872.744.484.0 y ¢2.698.013.516.30 respectivamente, cuyo porcentaje de variación de un periodo a otro fue de un 1% entre el 2011 y 2012 y de un 6% entre el 2012 y 2013; en tanto que para esos mismos periodos, los montos recuperados en ese mismo orden fueron de ¢1.423.434.402.57, ¢1.175.183.903.22 y ¢1.029.499.493.99; cuyo porcentaje de variación fue de un 17% al comparar los montos recuperados del 2011 y 2012 y de un 12% en el 2012 y 2013.

En el Anexo N° 1, se presenta el respectivo detalle por cada una de las entidades de las unidades gestoras y para los períodos 2011,2012 y 2013, con respecto a lo generado y recuperado, así como su porcentaje relativo que estos montos representan, datos extraídos de los informes que envían las dependencias de Gobierno a la Unidad de Fiscalización de la Dirección de Control de Operaciones y Fiscalización, de la Tesorería Nacional.

4 Decreto Nº 38263 Reglamento de Organización de la Tesorería Nacional, publicado en La Gaceta Nº 70 del 9/4/14




La situación descrita, es posiblemente un indicador de que las diferentes instancias gubernamentales generadoras de acreditaciones que no corresponden, requieren supervisión para verificar que cumplan con las responsabilidades que la Ley les asigna para controlar y corregir los procesos de pago que las inducen a error e incrementar la eficiencia y efectividad de los procesos de recuperación de la sumas pagadas que no corresponden, como protección a los recursos de la Hacienda. Lo antes señalado, genera el riesgo de acuerdo con la antigüedad de saldos de las sumas pagadas de mas que no estén siendo recuperadas dado que estas se conviertan en incobrables, condición que podría impactar negativamente las finanzas del Estado.

Durante el periodo en estudio, no se logró evidenciar acciones y/o gestiones por parte de la Tesorería Nacional, en su condición de órgano rector del Subsistema de Tesorería, ante las autoridades competentes de las entidades gestoras de las entidades de Gobierno, como parte de la vigilancia que a esa Dirección le corresponde ejercer sobre los procedimientos seguidos por esas entidades para el control y recuperación de las acreditaciones que no corresponden, de conformidad con lo establecido en el RGCRANC, a fin de garantizar la recuperación íntegra de las sumas pagadas de más y en el menor plazo posible, evitando que recursos del Erario Público sean mal empleados en desembolsos que no corresponden.

2.1.2 Necesidad de mejorar la labor que realiza la TN sobre las acreditaciones que no corresponden

Según lo establecido en la Ley 8131, LAFRPP, en su artículo N° 60.- Órgano Rector, textualmente dice: “La Tesorería Nacional será el órgano rector del Subsistema de Tesorería; por consiguiente, coordinará el funcionamiento de todas las unidades y dependencias que lo conforman”.

Asimismo, el considerando VII. Del RGCRANC dispone que la Tesorería Nacional como órgano constitucional facultado para efectuar los pagos a nombre del Estado, emitirá hacia los gestores de éstos la normativa correspondiente, que de conformidad con su ámbito de acción, permita las verificaciones, seguimientos, consultas y control de los movimientos que generan los pagos que no correspondan.

Al respecto, se determinó que la labor que realiza la TN sobre las acreditaciones en el pago de salarios que no corresponden, consiste principalmente en llevar un registro estadístico en Excel con base en los informes mensuales que le remiten las unidades gestoras de los ministerios y la Dirección Nacional de Pensiones, sobre los montos generados, recuperados y el saldo pendiente; actividad a cargo de la Unidad de Fiscalización de la Dirección de Control de Operaciones y Fiscalización (anterior División de Fiscalización y Control).

Según manifestó durante el estudio el Lic. Guillermo Bonilla Delgado Jefe a.i. de la Dirección de Control y Fiscalización, la información suministrada por las unidades gestoras, únicamente se está utilizando para reuniones internas de la TN, y no se realiza un seguimiento programado en esas entidades con el fin de revisar que la información se encuentre respaldada en comprobantes fehacientes, y que cuando hayan aumentos importantes en los montos, estas brinden las explicaciones a la Tesorería Nacional, para corregir los procedimientos internos, que puedan estar generando este tipo de desviaciones, en perjuicio de la administración de los recursos de la Hacienda Pública.

Tampoco se generan informes a los jerarcas de las unidades gestoras señaladas, que agreguen valor, para que estos fortalezcan sus respectivos sistemas de control interno y para efectos de la toma de decisiones. En consulta realizada al Subtesorero Nacional, y a las jefaturas y encargados de este proceso al respecto, se indicó:

“…con la entrada de Integra para el período 2005 y en línea con las responsabilidades manifiestas en decreto 34574-H publicado en el mes de junio de 2008 se dejó de lado, la práctica de remitir informe a cada uno de los jerarcas de los ministerios”.

Se considera fundamental, que como Órgano Rector del sistema, la TN, establezca mecanismos periódicos de verificación y cumplimiento, de que las unidades gestoras de los ministerios y la Dirección Nacional de Pensiones, cumplan con la obligación que les demanda la Ley General de Control Interno, para garantizar los objetivos de control interno, en este proceso y que los recursos de la Hacienda Pública no sean mal empleados por ausencia de




procedimientos adecuados y oportunos, a fin de prevenir y minimizar la generación de acreditaciones que no corresponden para la retención y y propiciar que la gestión de recuperación de sumas pagadas que no corresponden sea más eficiente y efectiva.

2.1.3 Necesidad de que los informes remitidos por las unidades gestoras se ajusten a la información requerida en el RGCRANC

El Artículo 8 inciso 4, del RGCRANC establece sobre las obligaciones de informar a la Tesorería Nacional lo siguiente:

“las Unidades de Recursos Humanos deberán asimismo informar a la Tesorería Nacional de conformidad con lo establecido en el inciso sétimo del presente artículo. 7. El informe que las Unidades de Recursos Humanos deben remitir a la Tesorería Nacional contendrá la siguiente información:/a) Concepto de las sumas acreditadas que no corresponden. /b) Montos brutos y líquidos de las sumas acreditadas./ c) Sujeto receptor con sumas acreditadas que no corresponden, indicando número de cédula, área en la cual labora y el puesto que desempeña./ d) Gestión cobratoria realizada./ e) En caso de iniciar un procedimiento administrativo disciplinario y/o cobratorio a los sujetos generadores de sumas acreditadas que no correspondan indicar la etapa en la cual se encuentra; así como las acciones pendientes de realizar./ f) Informar en detalle el monto y saldo pendiente de las sumas acreditadas que no corresponden”

Los informes mensuales remitidos por las unidades gestoras a la TN, con excepción del Departamento de Gestión del Potencial Humano (DGPH) del Ministerio de Hacienda, no contienen el detalle de la información tal y como se estipula en el RGCR, relativos al nombre y cédula del funcionario, al concepto por el que se generó la acreditación que no corresponde, los montos brutos y netos, gestiones cobratorias realizadas, y estado de avance, entre otros. Solamente se detallan los montos generados, recuperados y el saldo.

Además, en la revisión de los reportes recibidos, se observaron las siguientes situaciones:

Inconsistencias que presentan algunos informes en cuanto los totales de saldo anterior, generado, recuperado y saldo inicial del siguiente periodo.

No existe uniformidad en la forma en que se presenta y detalla la información, por parte de la unidad gestora de un mismo Ministerio o entre los ministerios.

En ocasiones los informes se entregan tardíamente.

Generalmente los informes no contienen anexos con detalles o copia de documentos sobre los movimientos.

La falta de información suficiente, completa y pertinente, que den cuenta sobre las gestiones de cobro realizadas por las unidades gestoras de los ministerios de Gobierno, a los funcionarios relacionados con las acreditaciones generadas en el pago de salarios que no corresponden, sin la indicación de las fechas a las que corresponden los montos recuperados como de los saldos pendientes, no le permite a la TN ejercer su labor de rectoría como corresponde y por lo tanto la respectiva toma de decisiones en este importante proceso.

Lo anterior, en cuanto a dar un seguimiento adecuado sobre la efectividad de las gestiones cobratoria efectuadas por las unidades gestoras para recuperar en su totalidad y en forma oportuna las sumas pagadas de más por ese concepto, análisis de antigüedad de saldos, establecimiento de montos exiguos; a fin de promover las acciones y/o gestiones necesarias ante las unidades gestoras para que se cumpla a cabalidad los procedimientos establecidos en el RGCRANC, condición que también podría tener efectos adversos en el registro contable de estas operaciones.

Sobre el particular, en la comunicación oral de resultados el Lic. Mauricio Arroyo y el Lic. Guillermo Bonilla, indicaron que se está coordinando con la Contabilidad Nacional, la estandarización de los informes que emiten las unidades gestoras sobre acreditaciones que no corresponden; y que se podrían programar charlas a las unidades gestoras de los ministerios y otros, tomando como modelo el procedimiento establecido por la Departamento de Gestión del




Potencial Humano del Ministerio de Hacienda, además indicaron que se han empezado a hacer visitas a personeros de la Dirección Nacional de Pensiones.

2.2. Sobre los procedimientos aplicados por la DGPH para el control y recuperación de las acreditaciones por pago de salarios que no corresponden

Para llevar el control de las acreditaciones que no corresponden las Unidades de Recursos Humanos, Departamentos de Personal y direcciones financieras de ministerio de Gobierno, deben contar con procedimientos debidamente aprobado y comunicados a los funcionarios, de acuerdo a lo que dispone el Reglamento general para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden, en su Artículo 8º—Pagos de salarios y sus accesorios que no corresponden: Lo comentado como parte de las responsabilidades que les competente, en el control de los pagos de salarios, siendo de obligada atención las siguientes acciones:

“3. Los Directores Administrativos Financieros o quienes ejerzan esas funciones, serán los encargados de establecer los procedimientos que deberán aplicar las Unidades de Recursos Humanos, para el control y la recuperación de los pagos de salarios que no corresponden 4. Las Unidades de Recursos Humanos deberán asimismo informar a la Tesorería Nacional de conformidad con lo establecido en el inciso sétimo del presente artículo.7. El informe que las Unidades de Recursos Humanos deben remitir a la Tesorería Nacional contendrá la siguiente información:a) Concepto de las sumas acreditadas que no corresponden.b) Montos brutos y líquidos de las sumas acreditadas.c) Sujeto receptor con sumas acreditadas que no corresponden, indicando número de cédula, área en la cual labora y el puesto que desempeña.d) Gestión cobratoria realizada.e) En caso de iniciar un procedimiento administrativo disciplinario y/o cobratorio a los sujetos generadores de sumas acreditadas que no correspondan indicar la etapa en la cual se encuentra; así como las acciones pendientes de realizar.f) Informar en detalle el monto y saldo pendiente de las sumas acreditadas que no corresponden.” (El subrayado no es del original)

En lo que corresponde a este Ministerio, el Departamento de Gestión del Potencial Humano es el encargado de establecer, ejecutar y rendir informes sobre el tratamiento que se le brinde a las acreditaciones que no corresponden, en el presente estudio se verificó la forma en que se lleva el citado procedimiento.

En cada emisión de salarios por el sistema “Integra” se emite un informe sobre acreditaciones que no corresponden a diferentes conceptos como prohibición, carrera profesional, aumentos anuales, salario base, entre otros; con este informe, el Jefe del Área de Administración de Salarios, procede a asignar a los funcionarios de esa área, para su correspondiente estudio cada caso en particular, una vez que se ha efectuado este estudio, de acuerdo al resultado se procede en diversas formas, si se trata de un pago correcto para el empleado, se realiza un registro para anular en el sistema, y si es acreditación que no corresponde se debe proceder a mandar un oficio al funcionario al que se le acredito la suma pagada de más, para llegar a un acuerdo sobre la forma en que va a devolver dichos montos, lo cual puede ser en un solo pago, por entero de Gobierno o una boleta de rebajo de planilla.

En caso de que se pague con entero de Gobierno se solicita una certificación de la Contabilidad Nacional de que los dineros ingresaron y poder emitir la boleta para eliminar en el sistema, si es para rebajar por planilla se confecciona boleta para rebajo de salario de Sistema “Integra”. El encargado de acreditaciones es el que recopila toda la información y lleva un control del monto total a rebajar, periodos de rebajo, el rebajo de cada pago, saldo por cobrar. Esta información se lleva para emitir un informe con el nivel de detalle requerido para la unidad de Fiscalización de la Tesorería Nacional.

Por otra parte, cuando se detectan sumas pagadas de más, por parte de los funcionarios de otras unidades, o de las gestorías, que realizan movimientos de personal y se determina que efectivamente se pagó de mas, se comunica con




el funcionario afectado para llegar a un acuerdo ya sea de depositar de una sola vez por entero de gobierno o por rebajo de planilla, se envía la documentación al encargado de acreditaciones, para que dicho funcionario lleve el seguimiento.

Otra fuente de acreditaciones que no corresponden son las que envían desde el Departamento Financiero originadas en diversos conceptos como viáticos que no se utilizaron y que no han sido devueltos y tarifas de teléfonos propiedad del Ministerio y que son de uso oficial del empleado, cuando su uso se sobrepasa la tarifa mínima se le deduce al funcionario de la planilla dicho monto, esto se hace mediante boleta que controla el encargado de acreditaciones.

En síntesis el encargado de acreditaciones que no corresponden, lleva el control de estas deducciones y pagos, en orden de periodo, nombre del funcionario, número de cédula, motivo de la acreditación, monto total a rebajar, rebajado en cada emisión y saldo por cobrar, con ello confecciona mensualmente o bimensualmente, un informe detallado a la División de Fiscalización de la Tesorería Nacional.

En el estudio se observó que la custodia de la documentación la lleva el funcionario encargado en Archivos (AMPOS), debidamente clasificada por periodo y a su vez subdividido por motivo de rebajo a saber (rebajos por el sistema integra de salarios), rebajos que se cancelaron mediante entero de Gobierno, rebajos por otros motivos Se revisaron los informes que se emiten en el Sistema Integra , su asignación para estudio, la respectiva emisión de las diversas boletas y se observó que era llevado apropiadamente con nivel de confianza en el procedimiento empleado por la DGPH del Ministerio de Hacienda.

En conclusión según el estudio y las pruebas realizadas en la documentación de respaldo el Departamento de Gestión del Potencial Humano Área de Administración de Salarios, se está llevando de acuerdo a la normativa vigente en esta materia.

2.3. Necesidad de disponer de procedimientos para el control y recuperación de acreditaciones

2.3.1 A entidades deductoras, por parte de la TN.

Se verificó a la fecha del estudio, que la Tesorería Nacional no ha elaborado, aprobado, ni comunicado, parámetros o directrices para establecer un procedimiento para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden de las entidades deductoras (asociaciones, sindicatos, cooperativas y otros), según correspondería para cumplir con lo dispuesto en el Reglamento general para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden, Decreto Ejecutivo Nº 34574-H.

Al respecto y según lo manifestado por el funcionario de la Tesorería Nacional, Lic. Soto Hernández, dicho procedimiento no se ha confeccionado porque “los procesos se han automatizado totalmente por los sistemas INTEGRA Y SIGAF y estos sistemas tienen una serie de controles a través de todo el proceso, que no se permita generar acreditaciones, sin corresponder.”

Sin embargo, el requerimiento de este procedimiento se establece en el Reglamento general para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden, que en lo pertinente dispone lo siguiente:

“Artículo 11.—Acreditaciones a entidades deductoras que no corresponden: En aquellos casos en los que se determinen acreditaciones que no corresponden a entidades deductoras, deberán acatarse las siguientes acciones:El Tesorero Nacional, será el encargado de establecer los procedimientos que deberán aplicarse, para el control y la recuperación de las acreditaciones que no corresponden a entidades deductoras.” (El subrayado no es del original)

Dicho procedimiento, como puntos de control mínimos, según lo dispone la normativa deberá contener las siguientes acciones:




“a) Los representantes legales de las entidades deductoras o a quienes éstos hayan autorizado, una vez notificado el monto acreditado por parte de la Tesorería Nacional, deberán proceder a depositar mediante entero de gobierno en el Fondo General de Gobierno o en las cuentas corrientes autorizadas por la Tesorería Nacional, a más tardar el día hábil siguiente a que le fuera comunicado por la Tesorería Nacional, las sumas que no les corresponden.

b) En caso de no recuperarse las sumas acreditadas que no le corresponden a la Unidad o Entidad Deductora, en el plazo señalado en el inciso anterior, la Tesorería Nacional procederá a efectuar la deducción en la planilla siguiente, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales en que incurran los representantes legales por esa acción u omisión. Todo lo anterior de conformidad con lo establecido en el convenio para el servicio suscrito entre las unidades deductoras y la Tesorería Nacional.

c) El Tesorero Nacional, determinará si procede iniciar un procedimiento administrativo a los presuntos responsables en esta Dependencia generadores de acreditaciones que no corresponden, a entes o Unidades Deductoras, de conformidad con el debido proceso y la normativa vigente, trasladando el expediente al Área Jurídica Institucional cuando así corresponda.”

Según lo manifestado por Lic. Giovanni Soto , el procedimiento no se ha efectuado debido a que la documentación que ampara rebajos y que están compuestos por la solicitud de deducción a los funcionarios, los montos a rebajar y otros datos se revisan una vez concluida la emisión, para solicitar aclaraciones a la entidad respectiva, pero que los reclamos por sumas rebajadas de mas, se solucionan reclamando ante la entidad deductora y no en la Tesorería Nacional. A su criterio, no existe riesgo de la generación de acreditaciones que no corresponden porque “los procesos se han automatizado totalmente por el sistema INTEGRA y tiene una serie de controles a través de todo el proceso que permite que todo este documentado y no permita generar acreditaciones de sumas pagadas de más.

La ausencia de un procedimiento formal y comunicado, podría materializar el riesgo de la afectación del salario del funcionario que autorizó la deducción por un determinado concepto a la entidad deductora pérdida de recursos, cuando se presente un caso de acreditación que no corresponde, sea originado por un mal pago de la TN o error cometido por la entidad deductora en la información reportada. .

2.3.2 A acreedores y subvenciones, por parte de la Dirección Administrativa y Financiera

Se determinó en el estudio, que en el Departamento de Recursos Financieros no se tiene un procedimiento para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden de “acreedores y subvenciones”, a pesar de que el Reglamento general para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden, dispone su obligatoriedad.

Dicho procedimiento no se ha elaborado según lo manifestado por la Licda. María Elena Powan Directora del Departamento de Recursos Financieros, debido a que la documentación que ampara dichos pagos y que van desde la solicitud de pedido, facturas y acuerdos de pago, no permiten la generación de acreditaciones que no corresponde porque “los procesos se han automatizado totalmente por los sistemas INTEGRA Y SIGAF y estos evitarían el giro de estas sumas.”

Sin perjuicio de lo anterior, el procedimiento está regulado por el Reglamento general para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden, que en lo pertinente dispone lo siguiente:

“Artículo 10. —Acreditaciones para acreedores y subvenciones a personas físicas o jurídicas de carácter público o privado que no corresponden: En aquellos casos en los que se determinen acreditaciones que no corresponden a personas físicas o jurídicas de carácter público o privado, deberán acatarse las siguientes acciones:

3. Los Directores Administrativos Financieros de los entes gestores y el Tesorero Nacional según sea el caso serán los encargados de establecer los procedimientos que deberán aplicar las unidades o funcionarios a su cargo, para el control y la recuperación de las subvenciones o acreditaciones que no corresponden.




4. Las Unidades Financieras mencionadas deberán asimismo informar a la Tesorería Nacional de conformidad con lo establecido en el artículo ocho inciso sétimo del presente Reglamento.” (El subrayado no es del original)

La anterior omisión, al incumplirse con lo que dispone el RGCRANC, podría materializar riesgo de no recuperación de recursos del Estado, en los casos en que en algún acuerdo de pago por error se duplique o pague incorrectamente, con una acreditación que no corresponden a acreedores y subvenciones que no procedan por parte de las direcciones financieras, situación que afecta los recursos de la Hacienda Pública.

Por lo anterior, se considera fundamental, que atendiendo lo dispuesto en el precitado Reglamento, RGCRANC se dicten las disposiciones pertinentes, para asegurar que todos los ministerios de Gobierno cuenten con los respectivos procedimientos, como herramienta de control, que permita una mejor administración de los riesgos y la protección de los recursos de la Hacienda Pública, sin detrimento de los controles complementarios que pueden tener incluidos los sistemas INTEGRA y SIGAF.

3. CONCLUSIONES

De conformidad con los hallazgos determinados en el estudio se concluye:

3.1 En el periodo del 2011 al 2013, las sumas que se presentaron a nivel de Gobierno Central, por concepto de acreditaciones que no corresponden alcanzaron el monto de ¢ 8.403.378.518.33 y lo recuperado en el momento del estudio fue de ¢3.628.117.799.78 que corresponde a un 43 %, en detrimento de un 57 % que no se había recuperado, por la suma de ¢4.775.260.718.55. Ver punto 2.1.1 del informe.

3.2 La Unidad de Fiscalización de la Dirección de Control de Operaciones y Fiscalización, de la Tesorería Nacional, recibe los informes sobre acreditaciones que no corresponden, por parte de los diversos ministerios y se limita a tabular la información, en lo correspondiente a generado, recuperado y saldos, sin que se realicen labores de rectoría y supervisión en dichas entidades de la gestión que deben cumplir para reducir las acreditaciones que no corresponden y el cumplimiento del marco normativo. Ver punto 2.1.2 y 2.1.3 del informe

3.3 En la Unidad de Administración de Salarios del Departamento de Gestión de Potencial Humano de este Ministerio, se llevan controles razonables para el registro y la recuperación de los montos de acreditaciones que no corresponden por concepto de salarios, los cuales se ejecutan de acuerdo al procedimiento aprobado. Y la documentación que respalda los movimientos está correctamente archivada y a disposición para ser revisada. Ver punto 2.2 del informe.

3.4 La Tesorería Nacional no dispone de un procedimiento debidamente aprobado y comunicado al personal encargado, para el proceso de las acreditaciones que no corresponden a entidades deductoras, incumpliéndose lo dispuesto en el Reglamento sobre este tipo de situaciones. Ver punto 2.3.1 del informe.

3.5 En el Departamento de Recursos Financieros del Ministerio de Hacienda, no se cuenta con un procedimiento debidamente aprobado y comunicado al personal para el control y recuperación de acreditaciones a acreedores y subvenciones que no corresponden, debido a que se deduce que los sistemas INTEGRA Y SIGAF limitarían el eventual pago de sumas de mas, sin embargo el Reglamento RGCRANC dispone contar con este tipo de procedimientos. Ver punto 2.3.1 y 2.3.2) del informe.

4. RECOMENDACIONES

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control interno para el manejo de “acreditaciones que no corresponden”, se recomienda disponer lo siguiente:




4.1 Implementar las acciones correspondientes de acuerdo con la condición de Órgano Rector del Subsistema de

Tesorería, en lo referente a las acreditaciones que no corresponden en el pago de salarios, en los siguientes aspectos:

a) Requerir a las unidades gestoras de Recursos Humanos de los ministerios y de la Dirección Nacional de Pensiones, remitir informes a la Tesorería Nacional que se ajusten a lo dispuesto en el Reglamento general para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden, Decreto Ejecutivo Nº 34574-H, en el artículo 8, inciso 7, en cuanto a: identificación del concepto, datos principales del sujeto, acciones realizadas para la recuperación de sumas que no corresponden, resultados obtenidos, propuestas de montos exiguos, entre otros. Lo anterior, para ejercer un mayor seguimiento y control sobre la efectividad de las gestiones administrativas realizadas para la recuperación de las sumas pagadas de más, así como, brindar información útil a los jerarcas para la toma de decisiones.

b) Programar acciones de supervisión a las unidades gestoras responsables de los pagos de salarios, a fin de establecer mejores mecanismos de monitoreo del cumplimiento de las directrices que emite la Tesorería Nacional sobre el control de acreditaciones que no corresponden y administrar el riesgo por sumas e que no se puedan recuperar, dado el consecuente perjuicio que ocasiona a las finanzas del Estado.

4.2 Diseñar, elaborar, oficializar y divulgar procedimientos que deberán ser aplicados por esa Tesorería Nacional para el control y recuperación de las acreditaciones que no corresponden en el pago a entidades deductoras, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 10 y 11 del Reglamento general para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden.

4.3 Solicitar y verificar, como parte de su función rectora del Subsistema de Tesorería, que las direcciones administrativas y financieras de los entes gestores, dispongan de procedimientos debidamente formulados, aprobados y divulgados, para el desarrollo de la gestión de control y recuperación de salarios, acreditaciones a acreedores y subvenciones que no corresponden, como parte de la responsabilidad que les asiste, por el mantenimiento y fortalecimiento del sistema de control interno institucional, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley General de Control Interno.

Por último, se le solicita a esa Dirección proceder conforme con lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna y comunicar a esta Dirección General la decisión que se tome dentro del plazo de 10 días hábiles, así como presentar en un lapso de tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implementación efectiva de las acciones que se recomiendan.

Carlos Adrián Camacho Fallas Sonia Gin LunProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinadora Auditoría Área de Egresos

Máster Juan de Dios Araya NavarroDirector General

C: Estudio Nº 002-2014




ANEXO 1

SUMAS GENERADAS Y RECUPERADAS POR ACREDITACIONES QUE NO CORRESPONDEN POR CONCEPTO DE SALARIOS.

PERIODOS: 2011, 2012, 2013 (Cifras en colones)

INSTITUCIÓN Generado Recuperado % Rec Generado Recuperado % Rec Generado Recuperado % Rec

Asamblea Legislativa de Costa Rica 8.370.532,43 2.359.205,76 28,18 12.175.724,27 1.415.762,01 11,63 11.236.115,89 162.848,85 1,45

Dirección General de Servicio Civil 146.498,50 146.498,50 100,00 82.215,00 82.215,00 100,00 394.756,78 394.756,78 100,00

Ministerio de Seguridad Pública 19.215.307,54 2.384.054,49 12,41 17.601.604,95 83.569,38 0,47 121.926.157,71 24.826.999,93 20,36

Dirección de Migración y Extranjería 960.605,40 653.642,40 68,04 35.335,00 35.335,00 100,00 295.569,10 293.752,45 99,39

Imprenta Nacional 4.853.233,98 4.545.494,48 93,66 0,00 0,00 0,00 37.804,16 29.059,68 76,87

Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto 0,00 0,00 0,00 71.172,00 71.172,00 100,00 71.172,00 71.172,00 100,00

Ministerio de Hacienda 30.239.744,02 13.484.457,36 44,59 8.905.807,45 3.822.019,12 42,92 9.129.494,60 6.644.603,79 72,78

Ministerio de Agricultura 3.881.979,50 2.023.724,42 52,13 1.352.905,54 1.060.361,54 78,38 61.013,00 61.013,00 100,00

Ministerio de Obras Públicas y Transportes 1.780.940,50 889.692,72 49,96 3.240.343,66 3.093.875,66 95,48 12.596.972,79 10.655.534,33 84,59

Ministerio de Salud 5.201.699,00 4.191.441,00 80,58 1.770.496,00 1.770.496,00 100,00 2.657.597,17 2.609.101,17 98,18

Ministerio de Trabajo 2.853.465,93 2.853.465,93 100,00 2.527.405,79 2.162.430,75 85,56 2.527.405,79 2.281.000,19 90,25

Junta Administrativa del Registro Nacional 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 914.285,74 1.232.497,87 134,80

Ministerio de Justicia 1.471.909,49 1.254.617,24 85,24 14.322.555,81 2.544.165,67 17,76 12.542.950,05 1.145.569,55 9,13

Ministerio de Vivienda 0,00 0,00 0,00 1.369.698,03 715.392,33 52,23 101.094,96 101.094,96 100,00

Ministerio de Ciencia y Tecnología 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1.561.215,79 1.196.646,88 76,65

Tribunal Supremo de Elecciones 8.153.259,32 7.006.735,77 85,94 2.716.773,64 2.422.900,96 89,18 1.984.796,48 1.574.461,48 79,33

Ministerio de Ambiente y Energía 238.913,84 162.787,40 68,14 91.264,82 25.796,32 28,27 458.732,29 102.226,18 22,28

Dirección Nacional de Desarrollo Comunal 0,00 0,00 0,00 136.863,00 136.863,00 100,00 136.863,00 136.863,00 100,00

Ministerio de Cultura y Juventud 3.810.510,58 562.538,10 14,76 11.420,00 11.420,00 100,00 0,00 0,00 0,00

Ministerio de Economía, Industria y Comercio 0,00 0,00 0,00 3.270.557,04 375.000,00 11,47 0,00 0,00 0,00

Ministerio de Educación 1.913.725.042,00 1.379.444.868,00 72,08 2.319.283.320,00 1.076.833.904,87 46,43 2.029.682.097,00 860.111.294,00 42,38

Dirección Nacional de Pensiones 827.726.876,00 1.471.179,00 0,18 483.769.022,00 78.521.223,61 16,23 489.697.422,00 115.868.997,90 23,66




Totales 2.832.630.518,03 1.423.434.402,57 50,25 2.872.734.484,00 1.175.183.903,22 40,91 2.698.013.516,30 1.029.499.493,99 38,16Fuente: Elaboración propia, datos suministrados por la División de Fiscalización y Control de la TN (actualmente Dirección de Control de Operaciones y Fiscalización Unidad de Fiscalización. Decreto N° 38263-H



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€¦ · Web viewPara llevar el control de las acreditaciones que no corresponden las Unidades de Recursos Humanos, Departamentos de Personal y direcciones financieras de ministerio