TUGAS STUDI KASUS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“Analisa, Perancangan, Implementasi Sistem Informasi Penjualan

Pelumas pada PT. Pro Roll International”

DISUSUN OLEH

Gusti Muh. Reza Sarbini (07522228)

Rangga Afina (07522169)

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

Abstrak

Perusahaan sebagai organisasi mempunyai kecenderungan untuk mendapatkan keuntungan,

untuk itu selalu dibutuhkan sistem yang telah terkomputerisasi untuk mengumpulkan,

menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang mendukung perusahaan

dalam strategi perencanaan dan membuat keputusan menjadi efektif. “’PT. Roll Intenational”

adalah perusahaan distributor oli yang berlokasi di Bandung. Perusahaan ini telah menggunakan

sistem manual dalam mendukung aktivitas perusahaan sejak berdiri pada tahun 2005. Sistem

manual telah menjadi masalah bagi perusahaan tersebut untuk menangani bisnis yang tiap tahun

aktivitasnya naik secara berkesinambungan. Oleh sebab itu, perusahaan memutuskan untuk

menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi yang terdiri dari 3 langkah : analisis, desain,

dan perancangan seperti : diagram aliran data, struktur data, diagram ER, skema database, proses

spesifikasi dan sketsa desain untuk pengguna. Alat yang akan digunakan untuk

mengimplementasikan sistem tersebut adalah PHP, MySQL, Asynchronous Java Script dan

XML (Ajax). Tulisan ini menjelaskan tentang proses dari analisis, desain, dan implementasinya

dalam menjual oli menggunakan sistem informasi pada “PT. Roll International”

Kata kunci : Diagram Aliran Data, Diagram ER, Sistem Informasi, Penjualan

PENDAHULUAN

Di dalam dunia bisnis sekarang ini perkembangan sangatlah pesat, setiap hari pasti muncul

teknologi-teknologi baru yang sangat memudahkan kita dalam melakukan kegiatan sehari-hari.

Dewasa ini, perusahaan-perusahaan di Indonesia secara perlahan mulai meninggalkan sistem

manual yang banyak sekali menimbulkan masalah. Sistem yang telah terkomputerisasi adalah

salah satu jawaban yang bisa diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut. Perusahaan yang

besar yang aktivitas kegiatannya sangatlah banyak perlu mendapat dukungan dari sistem yang

telah terkomputerisasi.

Perusahaan memang adalah suatu organisasi dengan kecenderunagan mendapatkan laba. Dengan

pengelolaan organisasi dan manajemen yang baik dalam perusahaan maka akan tercipta atmosfir

yang positif kepada perusahaan dan sangat memungkinkan untuk meningkatkan laba perusahaan

tersebut. Adanya individu yang dapat mengambil keputusan yang tepat dalam perusahaan

sangatlah diperlukan. Maka dari itu diperlukan suatu sistem informasi yang telah

terkomputerisasi agar suatu perusahaan dapat mengambil keputusan berdasar kepada aliran-

aliran informasi dan data-data yang telah tersedia secara terkomputerisasi. Berbeda dengan

sistem manual, sistem informasi yang telah terkomputerisasi dapat dikelola dengan baik,

sehingga dapat menhemat biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan.

Perusahaan PT. Roll International ini bergerak di bidang penjualan pelumas dan aktivitas

penjualannya ini meningkat tiap tahunnya. Tetapi, perusahaan yang didirikan sejak tahun 2005

ini masih menggunakan sistem manual yang belum efektif. Disebabkan karena meningkatnya

aktivitas perusahaan ini maka diperlukan suatu sistem yang telah terkomputerisasi untuk

memudahkan dalam merencanakan kegiatan perusahaan sehari-hari. Tidak efektifnya sistem

manual ini dapat dilihat dari keterlambatan laporan penjualan dan piutang dagang. Dengan

adanya sistem informasi yang telah terkomputerisasi ini diharapkan pengmpulan, penyimpanan

dan pengolahan data transaksi dapat dilakukan secara cepat dan akurat.

TUJUAN

Tujuan yang ingin kami di dalam paper ini adalah membuat analisis tentang perencanaan sistem

informasi di dalam perusahaan PT. Pro Roll International. Memberikan saran dan kritik bila ada

kekurangan yang terdapat pada sistem terkomputerisasi tersebut. Kami juga ingin menunjukkan

bahwa dengan suatu sistem organisasi dan manajemen perusahaan yang baik akan mempunyai

implikasi yang baik pula kepada sistem informasi yang dibangun oleh perusahaan tersebut.

Disamping itu dengan adanya sistem informasi yang telah terkomputerisasi lebih mudah, cepat

dan akurat dibanding dengan sistem manual yang otomatis harus mengeluarkan biaya yang besar

dan menguras waktu serta tenaga yang tidak sedikit.

BATASAN MASALAH

Batasan masalah yang kami bicarakan di paper ini berkisar tentang penerapan sistem informasi

manajemen pada suatu perusahaan yang akan memberikan suatu implikasi perusahaan yang

menganut sistem informasi yang berbasis data flow diagram (diagram aliran data). Dan

memberikan keuntungankah sistem informasi ini bagi perusahaan ini.

PEMBAHASAN

Sistem Informasi manajemen adalah sistem informasi yang menghasilkan keluaran (output)

dengan menggunakan masukan (input) dari berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi

tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sedangkan sistem informasi adalah suatu

kumpulan dari komponen-komponen dalam organisasi atau perusahaan yang berhubungan

dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.

Tujuan utama dari sistem informasi manajemen yaitu :

SIM juga merupakan suatu gabungan dari 3 sistem fungsi yaitu :

Bila ketiga unsur tersebut dapat dijalankan secara baik dan berimbang maka interaksi satu unsure

dengan unsur yang lainnya terjalin dengan baik. Implikasinya tentu kepada perusahaan yang

bersangkutan. Jika organisasi rapi, manajemen yang baik dan teknologi yang diterapkan tepat,

akan menjadi suatu pusat sistem informasi yang terpadu.

Perusahaan ini didirikan tahun 1995 di Bandung, bergerak di bidang penjualan oli atau pelumas.

Penjualan dilakukan agar pendistribusian oli dan pelumas ke agen-agen bengkel di sekitar kota

Bandung menjadi lancer. Awalnya sistem manual menjadi pusat informasi data untuk melakukan

kegiatan sehari-hari perusahaan ini. Tetapi disadari dengan berkembangnya bisnis ini dari tahun

ke tahun maka aktivitas perusahaan semakin meningkat yang notabene membuat sistem manual

yang dijalankan sudah tidak efektif lagi. Banyaknya terjadi keterlambatan dalam hal laporan

penjualan dan piutang perdagangan adalah suatu hal serius yang harus segera diselesaikan agar

tumbuh kembang perusahaan tersebut dapat tetap berjalan dengan semestinya.

Akhirnya dipilih sistem informasi yang telah terkomputerisasi agar memecahkan masalah

tersebut. Pengunaan teknologi ini telah didukung oleh dari segi manajemen yang baik dan

organisasi yang tertata dengan rapi sejak dahulu, menjadikan PT. Roll Pro International adalah

sebagai suatu tim yang solid dan kompak. Hal itu merupakan suatu modal utama untuk

membangun sistem informasi yagn telah terkomputerisasi ini.

Pada perusahaan PT. Pro Roll International diperlukan beberapa perangkat analisa sistem

informasi yaitu:

I. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan diagram yang mengunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk

mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain

dengan aliran dan penyimpanan data.[Har05].

Adapun yang digunakan dalam DFD adalah:

1. Kesatuan Luar (External Entity)

Kesatuan luar (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem

lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output

dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi persegi panjang atau

suatu persegi panjang dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.

2. Aliran data

Aliran data di DFD diberikan simbol suatu panah. Aliran data ini mengalir diantara process

(process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (External entity). Aliran data ini

menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses

sistem.

3. Proses

Suatu process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari

hasil suatu aliran datayang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar

dari proses. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran atau dengan simbol empat

persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.

4. Penyimpan Data (Data Store)

Penyimpan data (data store) merupakan penyimpan data yang dapat berupa:

• Suatu file atau basis data di sistem komputer.

• Suatu arsip atau catatan manual.

• Suatu kotak tempat data di meja seseorang.

• Suatu tabel acuan manual.

• Suatu agenda atau buku.

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup

di salah satu ujungnya atau tanpa ditutup.

Gambar ini menggambarkan tentang proses pada level 0

Sedangkan pada level 1

Pada level 2

Pada level 3

Pada level 4

II. Model Entity Relation Diagram

Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu.

Model E-R terdiri dari beberapa komponen dasar yaitu sebagai berikut:

1. Entitas

Entitas adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau objek

yang lainnya. Sebagai contoh, setiap mahasiswa dalam suatu universitas adalah suatu entitas.

Setiap fakultas dalam suatu universitas adalah juga suatu entitas. Dapat dikatakan bahwa entitas

bisa bersifat konseptual atau abstrak atau nyata hadir di dunia nyata.

2. Atribut

Atribut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas.

Sebagai contoh entitas mahasiswa, atribut-atribut yang dimiliki adalah nim, nama mahasiswa,

alamat dan lain-lain.

3. Hubungan antar relasi (Relationship)

Hubungan antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas

yang lainnya. Misalnya, entitas mahasiswa memiliki hubungan tertentu dengan entitas

matakuliah (mahasiswa mengambil matakuliah). Pada penggambaran model E-R, relasi adalah

perekat yang menghubungkan suatu entitas dengan entitas yang lainnya.

4. Kardinalitas/Derajat Relasi

Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas

pada himpunan entitas yang lain. Sebagai contoh: entitas-entitas pada himpunan entitas

mahasiswa dapat berelasi dengan satu entitas, banyak entitas atau tidak satupun entitas dari

himpunan entitas kuliah. Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat

berupa:

• Satu ke Satu(One to One)

Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas

pada himpunan entitas B, begitupun sebaliknya.

• Satu ke Banyak(One to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan

entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan

dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

• Banyak ke Satu(Many to One)

Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas

pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya dengan entitas B.

• Banyak ke Banyak(Many to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan

entitas B, dan demikian sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat

berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

E-R Diagram PT. Pro Roll International

Sistem perangkat lunak yang membantu untuk memasukkan input data yang bersifat data

flow (aliran data) kepada perusahaan yang bersangkutan.

1.PHP

PHP merupakan bahasa pemrograman berbentuk script yang ditempatkan dalam server dan

diproses di server. Hasil dari pengolahan akan dikirimkan ke klien, tempat pemakai

menggunakan browser. Secara khusus, PHP dirancang untukmembentuk web dinamis.

Artinya, ia dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Misalnya, kita

bisa menampilkan isi database ke halaman web. Pada prinsipnya, PHP mempunyai fungsi

yang sama dengan script seperti ASP (Actives Server Page), Cold Fusion, ataupun Perl.

2. My SQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (Database

Management System) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta

instalasi di seluruh dunia. MySQL merupakan perangkat lunak basis data open source yang

paling digemari, karena perangkat lunak ini merupakan perangkat lunak basis data yang

powerful dan cukup stabil untuk digunakan sebagai media penyimpanan data.

3. Asynchronous Javascript and XML (Ajax)

Ajax atau Asynchronous Javascript And XML merupakan teknik pengembangan web untuk

menciptakan aplikasi web yang interaktif. Tujuan Ajax adalah untuk membuat web yang

lebih responsive dengan melakukan pertukaran data dengan server secara behind the scenes.

Sehingga setiap kali pengguna melakukan perubahan pada form atau halaman web, maka

halaman web tersebut tidak akan terjadi aksi reloaded.

Adapun skema basis datanya, seperti gambar berikut :

Salah satu hal yang penting adalah sketsa perancangan user interface. Perancangan user interface

diperlukan pada program aplikasi ini dengan tujuan untuk mempermudah pengguna dalam

menggunakan program apikasi ini. Dengan adanya user interface ini berbagai pengguna baik

yang awam, maupun yang sudahberpengalaman dapat mengoperasikan program ini tanpa adanya

kesulitan yang besar. Program aplikasi sistem informasi penjualan pelumas ini menggunakan

jenis menu pull down yaitu setiap menu memiliki sub-menu masing-masing. Tujuan penggunaan

jenis menu ini adalah untuk mempermudah pengguna dalam memilih fitur yang akan digunakan.

Untuk lebih jelasnya, akan dipaparkan dalam gambar berikut ini yang merupakan rancangan

struktur menunya :

Setelah semua hal yang di atas telah diselesaikan, maka akan menjadi suatu sistem informasi

yang terpadu dan ada di dalam sebuah aplikasi. Dan screenshotnya dapat dilihat sebagai berikut:

Gambar halaman Log in Gambar halaman Index

Gambar pencarian data pelanggan Gambar halaman add/edit produk

Halaman Produk Pencarian data produk

Halaman add_pemesanan Halaman pemesanan

Halaman add_Suratjalan Halaman edit_suratjalan

Halaman surat jalan Halaman pencarian data surat jalan

Halaman add_faktur Halaman data faktur

Halaman pencarian data faktur

Halaman add_fkbayar/pembayaran piutang Halaman fkbayar/pembayaran piutang

Halaman laporan pembayaran piutang

Halaman laporan

Halaman laporan penjualan per tipe pelumas

Halaman laporan penjualan perbulan

Analisis

Pada bab ini menjelaskan tentang analisis sistem yang dipakai dalam penjualan pelumas di PT.

Pro Roll International ini. Berdasarkan hasil yang telah dicapai pada pembuatan program aplikasi

dan target awal perancangan program dapat ditarik beberapa kesimpulan, antara lain:

• Telah berhasil diimplementasikan Sistem Informasi Penjualan Pelumas dimana terjadi

peningkatan efisiensi dan efektivitas pada perusahaan setelah mengimplementasikan sistem

komputerisasi tidak dapat diukur dalam waktu singkat. Walaupun demikian, beberapa

permasalahan yang ada pada sistem lama seperti: keterlambatan pembuatan laporan yang terkait

dengan penjualan, kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan, serta pengulangan

pencatatan transaksi, dapat diatasi dengan baik oleh sistem baru.

• User Interface Design pada aplikasi dapat dimengerti dengan baik oleh pengguna.

• Aplikasi dapat memberikan laporan yang terkait dengan penjualan dan piutang dengan cepat.

• Fitur pemesanan, surat jalan, faktur, fkbayar/pembayaran piutang dan laporan dapat berjalan

dengan baik dan sesuai dengan harapan pengguna.

Saran penulis untuk program aplikasi ini akan dijelaskan pada poin-poin berikut ini:

• Fitur yang tersedia pada aplikasi telah dapat mengatasi permasalahan yang ada pada sistem

lama. Namun demikian, seiring dengan berjalannya waktu, perkembangan bisnis pada

perusahaan juga akan semakin meningkat. Oleh karena itu, diperlukan pengembangan yang lebih

lanjut terhadap fitur yang sudah ada. Sperti media penyimpanan yang lebih besar atau memakai

jasa-jasa oracle maupun jasa-jasa dari software yang lain, yang tentunya akan membantu dalam

memajukan bisnis perusahaan.

• Kemampuan aplikasi sistem informasi penjualan pelumas dalam hal penangganan multi-user

masih cukup minim karena sistem yang digunakan masih standar dengan pemasukan data yang

tidak terlalu banyak. Oleh karena itu, pengembangan yang lebih lanjut pada fitur tersebut masih

diperlukan.

• Penambahan fitur inventori pada aplikasi perlu segera direalisasikan, sehingga penambahan

stok barang dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem. Penambahan fitur inventori juga dapat

mempermudah pekerjaan orang-orang yang bekerja di bagian pergudangan perusahaan.

Penambahan fitur ini juga tentunya dapat membantu dalam mengambil setiap keputusan yang

penting bagi perusahaan.

• Perlunya fitur tambahan yang dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan

strategi bisnis, misalnya dengan tambahan fitur analisa penjualan dalam bentuk grafik dan

perkiraan penjualan.

Daftar Pustaka

Darie, Cristian, Bogdan Brinzarea, Filip Chereches-Tosa, Mihai Bucica. (2006).

AJAX and PHP Building Responsive Web Applications. Packt Publishing.

Davis, Gordon B. (1974). Management Information System. Auckland:

Mcgraw-Hill.

Fathansyah. (1999). Basis Data, Informatika Bandung.

Flanagan, David. (2006). JavaScript: The Definitive Guide, 5th Edition.

O'Reilly.

Hartono, Jogiyanto. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta.

Hojtsy, Gabor. (2006). PHP Manual. the PHP Documentation Group.

Holzner, Steve. (2006). Ajax For Dummies. Wiley Publishing, Inc.

Kadir, Abdul. (2001). Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP.

Andi Yogyakarta.

MySQL, http://en.wikipedia.org/wiki/MySQL, 20/10/2006.

Sheldon, Rober, Geoff Moes. (2005). Beginning MySQL, Wiley Publishing,

Inc.

Whitten, Jeffery L., Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman. (2004). Systems

Analysis and Design Methods. The McGraw-Hill Companies, Inc.

Zakas, Nicholas C. (2005). Professional JavaScript™ for Web Developers.

Wiley Publishing, Inc.

Nugroho, Adi. (2004). Konsep Pengembangan Sistem Basis Data, Informatika Bandung.