fonvalmed.gov.co · Web viewLos índices o campos de búsqueda pueden ser datos contenidos en el documento o datos que describen el documento; se utilizan para proveer información

FORMATO DE MANUAL DE OPERACIÓN DEL PROCESO

Código: CO-FO-14Versión: 01Página: 1 de 9

Contenido

1 GENERALIDADES..............................................................................................................32 TÉRMINOS Y DEFINICIONES..............................................................................................33 CONSIDERACIONES GENERALES........................................................................................44 DESCRIPCIÓN OPERATIVA.................................................................................................4

4.1 Modulo Ejecutar (BPMS)...................................................................................................................54.1.1 Acceso Directo..............................................................................................................................5

4.2 Ejecución Paso a Paso del Proceso: Notificar....................................................................................74.2.1.1 Tarea: “01. Carga de archivo excel”......................................................................................8

Process OnLine S.A.S. - Documento confidencial - Carrera 41A # 10-41 – Tel: 4481083



Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1: Interfaz de ingreso...................................................................................................................5Ilustración 2: Interfaz módulo Ejecutar..........................................................................................................6Ilustración 3: Notificar - Iniciar Proceso..........................................................................................................8Ilustración 4: Notificar - Procesos Disponibles para Iniciar.............................................................................8Ilustración 5: Notificar – Carga de Archivo Excel............................................................................................9




1 GENERALIDADESCliente Fondo de Valorización del Municipio de Medellín [Fonvalmed]Proceso Notificar

ObjetivoOrientar a los usuarios que intervienen en la ejecución de los procesos realizados en los módulos de la aplicación BPMS de Process OnLine S.A.S., para que puedan desarrollar de una forma adecuada y efectiva las tareas de su responsabilidad en la bandeja de ejecución.

Alcance Este Manual incluye la explicación de las actividades del proceso mediante el uso de imágenes.

2 TÉRMINOS Y DEFINICIONESN° Término Definición

1 Gestión Documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

2 Tabla de Retención Documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

3 Radicación

Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

4 Índices o Campos de Búsqueda

Los índices o campos de búsqueda pueden ser datos contenidos en el documento o datos que describen el documento; se utilizan para proveer información de referencia relativa que permita localizar la información, ejemplo: temas, autores, números de registro. El objetivo de configurar estos campos es facilitar el acceso a los documentos. Se recomienda usar palabras clave que proporcionen información relevante sobre el documento.

3 CONSIDERACIONES GENERALESEl módulo Ejecutar permite completar un proceso que fue diseñado en el módulo Modelar.

Éste módulo permite, entre otras cosas:

Visualizar el diagrama del proceso. Revisar el estado de las tareas. Cada usuario podrá visualizar y ejecutar sólo las tareas que estén bajo su responsabilidad. Recibir alarmas que le hacen saber el estado de sus tareas.

4 DESCRIPCIÓN OPERATIVA

En esta parte del contenido se describe:

o Cada uno de los botones de operación del módulo Ejecutar de la aplicación BPMS de Process OnLine S.A.S.

o El flujo de operación del entorno, es decir, las actividades que un usuario realizaría normalmente para ejecutar las tareas que estén bajo su responsabilidad.







4.1 Modulo Ejecutar (BPMS)4.1.1 Acceso Directo

Ejecutar es el segundo módulo de izquierda a derecha de la aplicación BPMS Process OnLine S.A.S. Para acceder a éste realice los siguientes pasos:

Ingrese al navegador y en la barra de dirección escriba la URL suministrada: [https://fonvalmed.process-on-line.com/bpms/], guárdela como un favorito para que las próximas veces que inicie sesión la encuentre en el navegador como un Acceso directo.

A continuación, ingrese el nombre de usuario y contraseña asignados y, haga clic en el botón para ingresar a la aplicación (ver ilustración 1).

Ilustración 1: Interfaz de ingreso

Al ingresar a la aplicación podrá observar los módulos a los que el usuario tenga acceso, en este caso haga

clic en el módulo Ejecutar (BPMS) , (ver ilustración 2).




Ilustración 2: Interfaz módulo Ejecutar

En éste módulo se ejecutan las tareas de cada uno de los procesos, está compuesto por 2 partes: Filtro de tareas (1) y Bandeja de tareas (2) como se puede ver en la ilustración 2.

A continuación, se explican cada uno de los botones que se observan en la zona Filtro de tareas (1) de la ilustración 2.

Nombre Imagen DescripciónResponsable Permite realizar filtros por el responsable de

ejecutar una tarea y por las tareas que necesite.Agregar

filtroPermite adicionar más filtros que permitan realizar consultas más precisas.

Buscar Realiza la acción de filtro.

A continuación, se explican cada uno de los botones que se observan en la zona de Bandeja de tareas (2) de la ilustración 2.

Nombre Imagen DescripciónIniciar

proceso Permite seleccionar el proceso que se va a iniciar.Configurar columna de

datosPermite configurar la información que se quiere visualizar de cada tarea en la columna Datos.

Exportar tareas

Permite Copiar, exportar a XLS o Imprimir la información de la bandeja de tareas.


12



Ver formulario de tarea

Permite abrir el formulario de la tarea seleccionada. Es el equivalente a dar clic sobre el estado de la tarea.

Reasignar tarea Permite cambiar el responsable de una tarea.

Agregar comentario a

tarea

Permite agregar comentarios a la tarea seleccionada, dando la posibilidad de envío por correo electrónico.

Agregar comentario a

procesoPermite agregar comentarios a un proceso, dando la posibilidad de envío por correo electrónico.

Tomar tareaPermite reasignar como responsable de la tarea seleccionada al usuario que esta autenticado en la aplicación.

Finalizar tarea

Permite finalizar la tarea seleccionada, se debe tener en cuenta que el sistema, antes de finalizar la tarea, valida que todos los datos obligatorios del formulario hayan sido diligenciados.

Administrar tarea

Permite asociar un nuevo responsable a la tarea, modificar el tipo de balanceo o cambiar los datos de duración y costo de la tarea.

Administrar proceso

Permite realizar acciones como: devolver, anular, desanular y reactivar un proceso; además de poder visualizar la trazabilidad y el gráfico del proceso.

Registros por página

Permite escoger la cantidad de registros que se desean visualizar por página.

Páginas Permiten cambiar de página.

Las tareas de los procesos pueden tener los siguientes estados:

Estado DescripciónIndica que la tarea está dentro del tiempo establecido para su ejecución.Indica que la tarea está próxima a llegar al tiempo definido para su ejecución.

Indica que la tarea ha sobrepasado el tiempo definido para su ejecución.Indica que la tarea ha sido ejecutada.Indica que la tarea ha sido anulada.

4.2 Ejecución Paso a Paso del Proceso: NotificarEl proceso Notificaciones tiene como fin permitir la carga del archivo excel que contiene información acerca de las notificaciones de los usuarios y/o contribuyentes de una PQR.

Para iniciar el proceso haga clic en el botón . A continuación, se despliega la interfaz “Procesos Disponibles para Iniciar”; ubique el proceso llamado “Notificar” y haga clic en el botón . Una vez inicie el proceso, la tarea se abrirá automáticamente. (Ver ilustraciones 3 y 4)




Ilustración 3: Notificar - Iniciar Proceso

Ilustración 4: Notificar - Procesos Disponibles para Iniciar

4.2.1.1 Tarea: “01. Carga de archivo excel”

Para ejecutar esta actividad, realice los siguientes pasos:

1. El responsable debe cargar el Excel con la información de las notificaciones de los usuarios y/o contribuyentes de una PQR. (Ver Ilustración 5)

2. Una vez diligencie todo el formulario haga clic en el botón finalizar para terminar el proceso.




Ilustración 5: Notificar – Carga de Archivo Excel

NOTA 1: Los campos marcados con * son requeridos, por lo que no podrá finalizar la tarea hasta que no estén completamente diligenciados.

NOTA 2: Con el botón , podrá adjuntar los archivos correspondientes. (Ver Ilustración 5)


Documents

fonvalmed.gov.co · Web viewLos índices o campos de búsqueda pueden ser datos contenidos en el documento o datos que describen el documento; se utilizan para proveer información