INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZICENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO EN INFORMACIÓN

GEOGRÁFICA - CIAF

Estudios y documentos previos(Art. 20, Decreto 1510 de 2013)

1. Descripción de la necesidad que el IGAC requiere satisfacer en el CIAF, con la contratación.

Durante más de 45 años el Centro de Investigación y Desarrollo en Información Geográfica –CIAF, dependencia perteneciente al Instituto Geográfico Agustín Codazzi -IGAC- ha formado a más de 14.000 profesionales de Latinoamérica y el Caribe,  a través de sus cursos cortos y de formación avanzada, cuya modalidad presencial ha gozado de reconocimiento y prestigio en las áreas de la Geomática y su aplicación al desarrollo territorial integral.

El Instituto Agustín Codazzi, por medio del Centro de Investigación y Desarrollo en Información Geográfica – CIAF; impulsa proyectos de investigación y Desarrollo en tecnologías geoespaciales y comparte sus resultados a través de los programas de transferencia tecnológica1.

Mediante labores de apropiación y transferencia de conocimiento, el CIAF ha promovido programas que impulsan el desarrollo de capacidades tanto institucionales como nacionales, en términos del uso de las Infraestructuras de Datos Espaciales, la Percepción Remota y los Sistemas de Información Geográfica, de manera que permitan la organización y el acceso  a la información geográfica necesaria para optimizar el desarrollo del país y de la región.

Como apoyo al proceso de formación en modalidad presencial   se cuenta con el Sistema de Gestión Académica –SIAGECAP-, el cual fue desarrollado en Access 1997 con seguridad de trabajo en grupo, sobre Sistema Operativo Windows 95. Este software  se encuentra en un equipo  de cómputo con características tanto de hardware y software con un tiempo de desactualización superior a 10 años.

Esta estructura y versión de la actual aplicación limita el acceso de otros actores o usuarios al sistema, por ejemplo, estudiantes, docentes, entidades académicas, etc. El sistema cuenta con módulos que permiten registrar los datos de los alumnos, los

1 IGAC-Programa Académico CIAF 2013. Separata Telecentro Regional.

P á g i n a 1

cursos, los docentes, las instituciones académicas de convenio, los salones, etc. Estos módulos son:

Modulo Aspirantes Modulo Autenticación Modulo Administrativo Cursos Promoción Estudiantes Docentes Instituciones Salones

De otra parte,  el  CIAF proporciona formación virtual mediante una plataforma, llamada Telecentro Regional, desarrollada en una herramienta de software libre de amplio reconocimiento denominado Moodle versión 1.9 y base de datos en Postgress SQL. Esta plataforma de formación académica virtual permite al CIAF gestionar y administrar cursos de formación en tecnologías geoespaciales, que contribuyen al conocimiento en esta área a nivel mundial.

Este segundo componente académico, se encuentra en funcionamiento y permite al Telecentro Regional -perteneciente al CIAF-, cumplir su objetivo, el cual corresponde a “Desarrollar procesos de transferencia de conocimientos y formación en gestión de información geográfica y tecnologías geoespaciales, mediante la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación –TIC´s, en nuevos ambientes virtuales de aprendizaje, así como la formulación de metodologías pedagógicas, contribuyendo al desarrollo humano de los países latinoamericanos y el Caribe.”

Moodle es un software libre (Open Source), bajo licencia pública GNU. Con esto entendemos que aunque tiene derechos de autor, se puede copiar, usar o modificar con el compromiso de compartir dicho código modificado a otros, además no se debe modificar la licencia original y conservar los derechos de autor. Moodle como plataforma de enseñanza virtual debe estar constituida por tres elementos funcionales o subsistemas:

LMS (Learning Management System), LCMS (Learning Content Management System) y Herramientas de comunicación: puesto que la comunicación entre el profesor y el estudiante pasa a ser virtual, deben proporcionarse los mecanismos necesarios para ello. Dentro de este grupo se incluyen Chat, foros, correo electrónico, intercambio de ficheros, etc.

P á g i n a 2

Esta plataforma de formación e-learning genera una serie de informes que documentan adecuadamente la actividad académica realizada.

La página oficial de Moodle, presenta a abril de 2014, como versión estable, la 2.5; la cual proporcionará ventajas a las ya enumeradas en el cumplimiento del objetivo del Telecentro Regional, que responde a “Desarrollar procesos de transferencia de conocimientos y formación en gestión de información geográfica y tecnologías geoespaciales, mediante la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación –TICS, en nuevos ambientes virtuales de aprendizaje, así como la formulación de metodologías pedagógicas, contribuyendo al desarrollo humano de los países latinoamericanos y el Caribe”.

A continuación se describe las funcionalidades o servicios que Moodle suministra:

Módulo Administración Moodle: Personaliza el sitio Moodle utilizando las más de 600 extensiones publicadas.

Módulo Administración de Usuarios: Crea usuarios para el ingreso a la Plataforma, de acuerdo a los diferentes roles.

Módulo Administración de Usuarios: Elimina, actualiza, autentica o restringe usuarios para el ingreso a la Plataforma.

Módulo: Administración de Cursos: Crear, actualiza, elimina un curso en la Plataforma; crea actividades en las asignaturas; gestiona la inscripción en programas y cursos, etc.

Módulo: Administración de Moodle: Crea o modifica los bloques mostrados en los laterales de la página; crea o modifica aplicaciones que analizan el texto que se introduce en las actividades y en los recursos y aplica filtros que modifican el resultado final.

P á g i n a 3

Moodle proporciona además solución a requerimientos no funcionales como usabilidad, confiabilidad, funcionalidad, escalabilidad, estandarización, etc.

Documentación: El CIAF cuenta con documentación detallada del proceso de instalación del sistema así como de un manual de administración y uso y los casos de uso del mismo.

Requisitos de licencia: Las licencias de los componentes externos al proyecto autorizan su inclusión en éste así como la compatibilidad entre ellas. Licencias como la GNU General Public Licence (GPL) v2 o v3 cumplen con estos requisitos.

Teniendo en cuenta las limitaciones del actual sistema de información para la gestión educativa presencial y la necesidad de integrar la plataforma virtual a ésta, el Instituto efectúo la contratación de la estructuración de los casos de uso del sistema, con el fin de identificar su modularidad, usuarios, tipos de datos, flujos de información, diagramas de caso de uso; y con estos determinar las necesidades para el nuevo sistema de información a contratar. El CIAF cuenta con este documento, el que servirá como insumo para la labor del adjudicado.

Por lo anterior y en virtud de las facultades otorgadas a esta oficina por el artículo 10[1] del Decreto 208 de 2004, el CIAF requiere contar con una plataforma de administración y gestión educativa en ambiente Web, que Integre tanto la formación presencial como la virtual en temáticas de cartografía, agrología, catastro, geografía y tecnologías geoespaciales.

Esta herramienta deberá contar con funcionalidades que permitan:

- Administrar de manera eficiente y eficaz la formación académica impartida por el CIAF.

- Disponer la publicación de la oferta educativa a la comunidad interesada.

- Realizar trámites en línea, tales como: inscripciones, matrículas, generación e impresión de recibos de pago, diplomas, certificaciones, carnés, horarios, reportes académicos y notas.

- La administración de roles para los procesos académicos y administrativos.

- Que garantice el acceso a usuarios a la plataforma 7 días a la semana por 24 horas al día.

- Integración a plataformas institucionales como dominio, correo electrónico, comercio electrónico y sistema financiero.

P á g i n a 4

- Administración de los recursos académicos, físicos y tecnológicos dispuestos para la gestión educativa del CIAF.

- Accesibilidad desde dispositivos móviles.

- Que los diplomas y certificaciones generados cuenten con firma digital, garantizando la seguridad de estos documentos, para lo cual el aplicativo debe enlazarse al servicio de firma digital dispuesto por el IGAC.

- Contar con registros de auditoría.

Esta solución tecnológica permitirá al Instituto: a) Contar con una herramienta que consolide la gestión académica. b) Ofrecer mejores servicios académicos de manera presencial y virtual c) Gestionar la información académica con mayor eficiencia y eficacia.

2. Objeto a contratar y alcance.

2.1. Objeto.

Análisis, diseño, desarrollo, implementación y soporte de una plataforma Web para la gestión y administración académica del CIAF, que se integre con la plataforma de educación virtual con la que cuenta actualmente la Institución.

2.2. Especificaciones técnicas mínimas y alcance del objeto contractual.

2.2.1. Alcance del objeto contractual

Implementar en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi una plataforma Web para la gestión y administración académica que integre las diferentes modalidades de formación impartidas por el IGAC, a través del Centro de Investigación y Desarrollo en Información Geográfica – CIAF, el cual deberá integrarse a la plataforma de capacitación virtual actual y a otros sistemas corporativos como; dominio, correo electrónico, comercio electrónico y sistema financiero, garantizando una administración académica eficiente, y brindando a la comunidad en general herramientas que faciliten y soporten el acceso a los servicios educativos.

2.2.2. Especificaciones técnicas mínimas. Consultar al anexo 2 de este documento.

P á g i n a 5

2.2.2.1 Funcionalidades mínimas

El sistema de información para la gestión y administración académica a implementar deberá ser integrado a la plataforma de capacitación virtual con la que cuenta actualmente la entidad y a otros sistemas corporativos como; dominio, correo electrónico, comercio electrónico y sistema financiero.

Por lo anterior el oferente deberá efectuar una visita previa a la entidad para revisar estos requerimientos de integración y estimar sus esfuerzos en la integración.

En el anexo 1 se describen las funcionalidades mínimas con las que debe contar el sistema de información para la gestión y administración académica de la entidad.

Roles del Sistema de Gestión Académica

Como parte de  las funcionalidades técnicas mínimas requeridas se describe a continuación  el tipo de usuario que accederá a la plataforma.

Nombre Descripción

Aspirante El usuario aspirante hace referencia al público en general que podrá tener acceso a la aplicación vía web.Tendrá los permisos de:

- Ver lista programa académico(presencial) y oferta educativa(virtual)

-  Ver fechas y horarios-  Ver costos-  Consultar respuesta de admisión-  Realizar inscripción y registro-  Registrarse en el portal-  Autenticarse en el portal

-  Acceso a redes sociales

Estudiante El usuario estudiante hace referencia al público que ya realizó el proceso de inscripción de algún programa académico (presencial y/o virtual), ha sido seleccionado, realizó matrícula y se encuentra activo:

Tendrá los permisos de:

P á g i n a 6

-  Ver lista programa académico y/o oferta educativa-  Ver fechas y horarios-  Ver costos-  Realizar inscripción y registro-  Registrarse en el portal-  Autenticarse en el portal

-  Acceso a redes sociales - Presentar evaluaciones en línea con ayuda del computador y asistencia del docente.

Egresado El usuario egresado hace referencia al estudiante que realizó y aprobó un proceso de formación académica de algún programa (presencial y/o virtual):Tendrá los permisos de: - Consultar historial académico

-  Ver lista programa académico y/o oferta educativa-  Ver fechas y horarios-  Ver costos-  Realizar inscripción y registro-  Registrarse en el portal-  Autenticarse en el portal

-  Acceso a redes sociales- Generar e imprimir diplomas y certificaciones.

Docente El usuario docente hace referencia al personal vinculado al IGAC que impartirá formación educativa:

Tendrá los permisos de:- Ver lista programa académico- Ver fechas y horarios- Autenticarse en el portal- Acceso a redes sociales- Acceso a consultar carga académica- Acceso a los módulos propios de docencia como

actualización y registro de notas, creación y participación en foros, administración de contenidos, gestión de evaluaciones, etc.

Tutor El usuario tutor hace referencia al personal vinculado al IGAC que realiza el proceso de retroalimentación académica y refuerza procesos de aprendizaje.

Tendrá los permisos de:

P á g i n a 7

- Ver lista programa académico- Ver fechas y horarios- Autenticarse en el portal- Acceso a redes sociales- Acceso a los módulos propios de docencia como

actualización y registro de notas, creación y participación en foros, administración de contenidos, etc.

Administrador TI El usuario administrador TI es el encargado de la instalación, soporte y mantenimiento de los servidores, redes, administración de bases de datos, copias de seguridad, backups que conforman la infraestructura tecnológica de la plataforma educativa del IGAC.

Tendrá los permisos necesarios de acceso a la configuración de los servidores, redes configuración técnica de la plataforma etc.

- Autenticarse en el portal- Acceso a redes sociales

Administrador académico

El usuario administrador académico hace referencia al personal administrativo (funcionarios) de la Institución.Tendrá los permisos de:

- Tendrá todos los permisos sobre la plataforma de gestión académica (modalidad presencial y virtual).

Administrador de recursos físicos y tecnológicos para la gestión académica

El usuario monitor hace referencia al personal vinculado al IGAC que tendrá acceso al módulo de administración y gestión de recursos físicos y tecnológicosTendrá las opciones de:

- Consultar requerimientos de aula- Asignar recursos físicos y tecnológicos- Ver programas, fechas y horarios- Generación de reportes- Autenticarse en el portal- Acceso a redes sociales

Auxiliar El usuario auxiliar hace referencia al personal

P á g i n a 8

vinculado al IGAC que apoya la gestión académica y tendrá acceso a registrar, consultar y modificar sobre algunas opciones del módulo de administración.

2.2.2.2 Tecnologías de Ejecución.

La plataforma de gestión y administración educativa del CIAF debe cumplir con las siguientes características y funcionalidades:

- El entorno de ejecución debe ser 100% Web.

- La funcionalidad del sistema debe poder ser ejecutada y/o gestionada desde cualquier dispositivo, esto incluye Desktops, Laptops, Tablet y/o dispositivos móviles.

- Debe permitir la integración con la solución ERP del IGAC, (Desarrollado en Oracle forms reports).

- El servicio debe incluir dos interfaces de acuerdo al diseño establecido por la oficina CIAF del IGAC.    

- En la página principal del aplicativo debe incluir links a entidades educativas propuesta por el IGAC.

- La interacción de las páginas del sitio con los usuarios debe ser rápida.

- La plataforma Web deberá estar alojada en el dominio del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

- La página deberá presentarse en los idiomas español e inglés.

- Deberá tener escalabilidad en versiones y funcionalidades, facilitando la implementación de nuevos módulos.

- Debe utilizar los lineamientos de imagen institucional, documentos y procedimientos acordes con el Sistema de Gestión Integrado – SGI del IGAC.

- Debe vincular ayudas multimediales como apoyo al tema docente.

P á g i n a 9

- Los diplomas y certificaciones generados deben contar con firma digital, garantizando la seguridad de estos documentos, para lo cual el aplicativo debe enlazarse al servicio de firma digital dispuesto por el IGAC.

- El software debe generar bitácoras, que permitan registrar, consultar las acciones generadas de los diferentes eventos como consulta documentos, activación de usuario, eliminación de auditorías, bloqueo usuario, borrado documento, login, Logout entre otros.

- El software debe garantizar la integralidad entre sus módulos de modo que se tenga la fluidez, consistencia y actualización de los datos en tiempo real.

- La solución debe permitir la personalización del home y documentos con la imagen del logo institucional.

- La herramienta debe permitir generar reportes y estadísticas acerca de la administración.

- La herramienta debe permitir generar copias de respaldo de la Suite.

- El sistema debe cumplir con el protocolo IPV6.

- La herramienta debe permitir configuración en un único servidor de aplicaciones o web Server o incluso crecer a una serie de servidores en caso de ser requerido.

- El sistema debe proporcionar información de licenciamiento y versión de los módulos adquiridos.

- La solución debe ser soportada en arquitectura WEB; Como mínimo debe funcionar correctamente sus funcionalidades en navegadores Internet Explorer, Mozilla Fire Fox, Opera y Safari en sus últimas versiones.

- Debe permitir exportar datos a herramientas suite de oficina (Word®, Excel®, PDF) archivos planos, txt, csv, bajo las especificaciones técnicas que los reportes y las salidas en archivo, indicadas en los requerimientos funcionales.

P á g i n a 10

- Las aplicaciones deben poder integrarse para enviar correos electrónicos con un servidor estándar SMTP.

- Debe ser parametrizable en todas sus funcionalidades, procesos e interface de usuario. Todos los valores desplegados en listas deberán tener la funcionalidad de adicionar, modificar, eliminar y consultar, de tal manera que los usuarios autorizados puedan administrar su contenido.

- El sistema debe permitir configurar los días no hábiles (esta opción debe permitir ser parametrizada por el administrador del sistema directamente en la herramienta, NO debe ser por base de datos o cualquier otro sistema diferente a la aplicación

- Debe ser escalable lo cual permitirá que sea instalado en plataformas de diferentes tamaños y robustez.

- La aplicación debe soportar arquitectura de alta disponibilidad.

- Las interfaces deben ser de fácil uso (intuitivas) para el usuario final, tendiendo un flujo de navegación acorde al proceso implementado, y debe permitir obtener ayudas funcionales en línea.

- El sistema debe permitir llevar un control de la implantación de la norma ISO 27001.

- Debe permitir el manejo de mensajes de error, mensajes de ayuda y mensajes de confirmación en la ejecución de procesos, de manera parametrizable.

- Debe permitir la definición y administración de niveles de acceso a las funcionalidades del sistema, de tal forma que se asocien roles a las funcionalidades, los usuarios definidos se asocien a los roles existentes y para cada funcionalidad se definan privilegios de consulta, adición, modificación, borrado y ejecución de procesos.

- Debe considerar aspectos de seguridad relacionados a su utilización a través de redes públicas, garantizando la confidencialidad e integridad de la información y acceso a ella.

P á g i n a 11

2.2.3. Migración de datos e integración con el aplicativo Telecentro Regional sobre plataforma Moodle.

Se migrarán los datos históricos de los sistemas actuales de gestión académica en Access y PostgressSQL en sus versiones actuales, a la nueva plataforma, que garantice su posterior consulta y operación.

La nueva plataforma deberá garantizar la integración con el Telecentro Regional del IGAC, el cual está desarrollado en Moodle.

La plataforma del Telecentro Regional del IGAC, el cual está desarrollado en Moodle garantizará la disponibilidad de la información para ser consumida por la nueva plataforma e igualmente garantizará el consumo de la información proveniente de la nueva plataforma.

Los componentes que se requieran desarrollar en la plataforma del Telecentro Regional del IGAC, el cual está desarrollado en Moodle, que garanticen la integración con la nueva plataforma, es responsabilidad del contratista.

2.2.4. Entregables del proyecto.

- Funcionalidades definidas en el punto 2.2.2.1.

Pagos y Financiación:·        Interfaz con ERP del IGAC que incluya pagos en línea.·        Definición de costo de servicios.·        Registro de formas de pago.       

2.2.5. Reportes mínimos de funcionalidades requeridos.

Registro Académico:· Listado de aspirantes· Listado de Estudiantes Activos.· Informe de Estudiantes con y sin carga.· Listado de Estudiantes sin notas.· Listado de Estudiantes con Asignaturas reprobadas.· Listado de Estudiantes según su estatus (Activo, Inactivo,

Suspendido).

P á g i n a 12

· Certificados.· Certificado de Notas.· Certificado de Estudiante Regular/Total de Notas.· Certificado de Estudiante Regular/Últimas Notas.· Acta de Examen Final.·        Acta de Examen de Repetición.·        Acta Final.·        Listado de Asistencia.·        Estadísticas de estudiantes matriculados.·        Estadísticas de matriculados por curso.·        Planilla de calificaciones.·        Informe de asistencia de docentes por fechas.·        Resumen de horas dictadas.·        Docentes por programa y por curso.·        Estudiantes por sexo, edad, profesión, institución y país.·        Resumen de rendimiento por programa, asignatura y por curso·        Índice de resultados.·        Informe de estudiantes matriculados.·        Estadística de inscritos, postulantes y seleccionados.

Oferta Académica y Programación de cursos:

·        Listado de líneas temáticas.·        Listado de cursos.·        Listado de Profesores.·        Listado de temas y asignaturas.·        Listado de Programación Anual.·        Listado de Programación del Periodo.·        Listado de Estadística Académica.·        Listado de Asignaturas por programa y por curso.

Admisión de Estudiantes:·        Listado de Estudiantes de nuevo ingreso.·        Informe de Estudiantes potenciales.·        Origen de Estudiantes Matriculados por año de ingreso.·        Indicadores de admisión por año de ingreso.·        Admisión por tipos de institución de procedencia y país.·        Ficha de Postulación.·        Detalle de Postulantes.·        Estadísticas de Matrícula.

P á g i n a 13

·        Detalle Recepción Documentos.·        Listado de Ciudades y países.

2.2.6. Entregables Documentales:

Documentos del Plan del Proyecto aprobado. Documento con el análisis y levantamiento de información del sistema

de gestión académico actual del CIAF que incluya definición de casos de uso, requerimientos funcionales y no funcionales, etc.

Documento con el diseño de la aplicación Web para la gestión y administración académica del CIAF.

Documento de implementación de la aplicación Web para la gestión y administración académica del CIAF.

Documento con el Plan de pruebas de la aplicación Web para la gestión y administración académica del CIAF.

Programas fuentes de la aplicación Web para la gestión y administración académica del CIAF.

Informes periódicos de avance, actas de seguimiento, informe final. La solución implementada y operando, que incluye la certificación de

recepción y aprobación por parte del CIAF. Actas de aprobación de los módulos implementados. Acta de inicio y finalización del proyecto Manuales: técnico, de administración y de usuario final de la

plataforma puesta en producción en idioma español en formato electrónico e impresos de acuerdo a los lineamientos del IGAC.

Documento con el plan de capacitación de la plataforma aprobado por el supervisor del proyecto.

2.3. Plazo de ejecución: Previo el perfeccionamiento y cumplidos los requisitos de ejecución del contrato, el término de ejecución será de cuatro meses y medio (4.5), a partir de la fecha en que el INSTITUTO emita la orden de iniciar el servicio contratado.

2.4. Lugar de ejecución:

La ejecución del contrato será a través de la Sede Central del Instituto ubicada en la ciudad de Bogotá D.C. en la Carrera 30 No. 48 - 51.

P á g i n a 14

2.5. Obligaciones del contratista:

a. Cumplir el objeto del contrato, ejecutando y entregando lo contratado de acuerdo con los criterios de calidad exigibles, y lo demás contemplado en el pliego de condiciones.

b. Contar con un software de gestión académica que adapte a las necesidades del CIAF y entregar los derechos sobre la licencia de uso permanente del mismo.

c. Desarrollar los componentes necesarios en la plataforma Moodle que permitan la integración eficiente de la nueva plataforma educativa a la herramienta Moodle del CIAF.

d. Adoptar la imagen corporativa establecida por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

e. Poner en producción y brindar el soporte necesario a la totalidad de la solución, de tal manera que cumpla integralmente con los requerimientos, tiempos, cronogramas y demás condiciones establecidas por el IGAC.

f. Implementar y poner en marcha la solución, cumpliendo con los estándares de calidad y niveles de servicio que establece el IGAC en el seguimiento de sus proyectos.

g. Garantizar la seguridad informática del Sistema de Información así como la integridad de los contenidos almacenados en la solución.

h. Garantizar la conectividad necesaria entre los diferentes sistemas, subsistemas, módulos y equipos.    

i. Garantizar durante la duración del contrato, doscientas  cuarenta (240) horas de  trasferencia del conocimiento y acompañamiento, entendiendo éste último como el soporte en sitio o trabajo conjunto con los usuarios finales en la implementación realizada.

j. Realizar las pruebas de estrés necesarias y definir los máximos niveles de desempeño de la herramienta.

k. Presentar informes periódicos de cumplimiento al supervisor del contrato.  

l. Realizar el requerimiento de la infraestructura de servidores necesaria para cumplir con el objeto del contrato, indicando el esquema de servidores web,

P á g i n a 15

de aplicaciones y de bases de datos, así como el ancho de banda requerido para que la plataforma pueda trabajar 7 x 24.

a. Durante la ejecución del contrato, el contratista se compromete en todo momento, a facilitar a las personas designadas por el IGAC la información y documentación que éstas soliciten, para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que se presenten y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos. Se pretende, en definitiva, que este contrato contemple una transferencia tecnológica apropiada.

m. Presentar y ejecutar un programa de capacitación para los diferentes usuarios del sistema que garantice la administración y uso de la plataforma.

2.6. Obligaciones del IGAC:

a. El IGAC se obliga para con el contratista:

b. Pagar el valor del contrato en la forma, plazos y montos establecidos.

c. Expedir la certificación de recibido a satisfacción para efectos de las autorizaciones de pago al contratista.

d. Poner a disposición del contratista la información disponible que requiera, para el cumplimiento del objeto del contrato como insumos para avanzar las etapas de análisis, diseño, desarrollo, Implementación del Sistema.

e. Hacer los requerimientos a que haya lugar al contratista y/o presentar oportunamente las reclamaciones a que haya lugar.

f. EL IGAC no tendrá vínculo laboral alguno con el contratista, ni con el personal que éste emplee para llevar a cabo el objeto del presente contrato, por lo tanto la ejecución del mismo se desarrollará por su cuenta y riesgo.

g. Suministrar la infraestructura requerida de servidores y anchos de banda para albergar las aplicaciones del objeto del contrato, garantizando la disponibilidad del servicio mediante servidores redundantes para cada esquema.

3. Modalidad de selección del contratista.

3.1. Justificación jurídica.

P á g i n a 16

El contrato a suscribir estará sometido a la legislación y jurisdicción Colombiana y se rige por las normas de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas que las complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato.

La modalidad de selección corresponde al Concurso de Méritos, de que trata el numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, el numeral 3º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, artículo 219 del Decreto 019 de 2012 en concordancia con el artículo 66º y ss. del Decreto 1510 de 2010.

El Concurso de Méritos es la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.

A su vez el Decreto 1510 de 2013, en su artículo 66 establece que a través de la modalidad de selección de Concurso de Méritos se contratará la prestación de servicios de consultoría de que trata el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

4. Análisis del sector económico.

La Guía para la Codificación de Bienes y Servicios basada en el Sistema de Codificación Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC) sugerida por Colombia Compra Eficiente, define unos lineamientos para el análisis del sector y estudio de mercado, en donde se evidencia que los servicios a contratar se clasifican dentro de la “Clase UNSPSC 81111509 - Servicios de Desarrollo de Aplicaciones para Clientes de Internet/Intranet”.

Considerando la importancia que significa para el IGAC contar con una plataforma de administración y gestión educativa en ambiente Web que integre tanto la formación presencial como la virtual en temáticas de cartografía, agrología, catastro, geografía y tecnologías geoespaciales, se requiere de una firma o empresa especializada en el sector público o privado que proporcione dicha solución al Instituto.

Análisis técnico del sector:

No. DefiniciónMarcar con una “x”SI NO

1 El bien o servicio es de características técnicas uniformes y común utilización. X

P á g i n a 17

2 El bien o servicio se encuentra en la ciudad de Bogotá D.C. X

3 La prestación es periódica X

4

Si la adquisición es de un bien, el mismo requiere de un servicio adicional (garantías técnicas, servicios de post venta, capacitaciones, etc.)

X

5 El bien o servicio puede ser suministrado por etapas. X

6Tanto el plazo como la forma de pago inciden en el valor comercial del bien o servicio

X

7 El lugar del suministro del bien o servicio es las instalaciones del IGAC X

8Las especificaciones técnicas del bien o servicio fueron creadas en forma exclusiva por el IGAC.

X

Análisis del Sector en Materia Legal

No. Definición Marcar con una “x”1 Precio regulado por el gobierno2 Precio no regulado por el

gobierno X

Análisis comercial del sector:

El sector formal del bien o servicio requerido es el siguiente:

No.

Sector Marcar con una “x”

1 Manufacturero2 Industrial3 Materia prima4 Eléctrico5 Electrónico6 Servicio individual7 Servicio colectivo8 Servicios comunes9 Servicios especializados X

P á g i n a 18

Definición del Sector relacionado a Acuerdos Macro

No. Definición SI/NO

1

El bien o servicio a adquirir está definido en torno a un acuerdo marco de precio (SegúnColombia Compra Eficiente).

NO

4.1. Estudios de mercado

Teniendo en cuenta el Artículo 15 del Decreto 1510 de 2013 Análisis del sector económico por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública, se invitaron diferentes empresas con experiencia en desarrollos de plataformas de administración y gestión académica. De las firmas invitadas se recibieron cuatro cotizaciones o propuestas a mencionar.

4.1.1. Descripción de proponentes

a. Desarrollos Especiales

Empresa orientada a la creación de programas, aplicaciones y desarrollos informáticos con el fin de minimizar y automatizar procesos, administrar plataformas virtuales, propender seguridad de datos, implementar software y hardware especializado con niveles de complejidad variables.

- Sistema y/o desarrollo ofrecido: SIGES (Sistema Integral de Gestión Estudiantil). Licencia vitalicia.

Es un software académico desarrollado para brindar a las instituciones educativas una herramienta tecnológica moderna, ágil, eficiente y de alta calidad que administra la información vital de la comunidad educativa, optimizando procesos a nivel administrativo y académico por medio de una interfaz intuitiva, 100% web y lo que es mejor, sin instalaciones.

b. Evalúa S.A.S

P á g i n a 19

Evalúa S.A.S. es una empresa de tecnología avanzada que nace en el año 2004 como una solución orientada a evaluación en conocimientos y competencias para ser utilizada por instituciones de educación básica, media y superior.

- Sistema y/o desarrollo ofrecido: Evalúa (Administración y Gestión Académica). Licencia vitalicia.

Es un Software académico que brinda formación y evaluación, orientados al mejoramiento de la calidad de los estudiantes, docentes, trabajadores y ciudadanos en general, con herramientas adecuadas que permite la administración y gestión académica.

a. DATASAE

Es una compañía colombiana con proyección Internacional, dedicada a la asesoría, consultoría, diseño y desarrollo de soluciones informáticas.

- Sistema y/o desarrollo ofrecido: SIGA (Software Integrado de Gestión Académica Web). Licencia a término indefinido.

Es un sistema modular para la administración académica y curricular, diseñado especialmente para instituciones de educación superior funciona completamente en Internet, que integra tanto datos como procesos en una solución completa eliminando barreras de espacio y tiempo.

b. SYNERSIS LTDA

Es una empresa de soluciones de software especializada en el análisis, diseño, planeación, desarrollo e implementación de Sistemas de Información, brindando soluciones efectivas para el mejoramiento de los procesos informáticos a empresas del sector público y privado con la utilización de nuevas tecnológicas.

P á g i n a 20

- Sistema y/o desarrollo ofrecido: SynERPACADEMI (Sistema Académico.)

Es una herramienta orientada a facilitar el manejo de la información de las Instituciones académicas.

Synersis Academia permite realizar la administración de la información de programas de estudio, créditos académicos, estudiantes, profesores, notas, aprobación de periodo, horarios, salones, liquidación de matrículas, financiación.

Análisis de las cotizaciones:

Nombre Persona contacto Dirección Teléfono o email Valor Cotización

incluido IVA

DATASAE

Luis Hernando García Márquez/Luz Mary García

Carrera 16 No. 93A-36 of.

(57) (1) 742 4381comercial@datasae.com $ 197.200.000.oo

Desarrollos Especiales

Wilmer Peñuela Espinosa

Transv. 70 G # 63 – 52 Sur; Torre 11 Apto 801

(57) (1) 901 16 39empresa@desarrollosespeciales.com

$ 29.000.000.oo

La cotización de DATASAE desestima la cantidad de desarrollo según las funcionalidades requeridas por la institución, motivo por el cual presentan un menor valor.

La cotización presentada por la firma DESARROLLOS ESPECIALES no se incluye para encontrar el valor de la solución, ya que se encuentra por debajo de la media con un valor de veintinueve millones de pesos (29.000.000.oo), moneda corriente. Así mismo, no tuvo en cuenta los desarrollos adicionales requeridos ni la integración con la plataforma de educación virtual.

Teniendo en cuenta lo anterior, se toman las siguientes empresas para calcular el valor promedio de la solución.

Nombre Persona contacto Dirección Teléfono o email Valor Cotización

Evalúa S.A.S.

Hernán Javier Pulido Cardozo

Calle 100 No. 19-61 oficina 609

(57) (1) 467 3572 536 5533hpulido@evalua.co

$ 300.000.000.oo

P á g i n a 21

Synersis Ltda.

Sandra Marcela Botero Porto/ Jorge A. Chicangana M.

Carrera 19B No. 84-31 oficina 302

(57) (1) 7036014synersis@synersis.net $ 300.510.000.oo

VALOR PROMEDIO $300.255.000.oo

Valor IVA 48.040.800.oo

VALOR PROMEDIO INCLUIDO IVA $348.295.800.oo

Teniendo en cuenta lo anterior, el valor promedio de la solución de gestión y administración académica en la web, que se adapte a las necesidades del IGAC, migrando la información histórica académica del sistema actual y que se integre con el Telecentro regional, el cual está desarrollado en Moodle, es de TRESCIENTOS CUARENTA Y OCHO MILLONES DOSCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS PESOS, MONEDA CORRIENTE ($348’295.800.oo) incluido IVA.

5. Valor del contrato.

5.1. Valor estimado del contrato.

El presupuesto oficial estimado para la presente contratación se estima en la suma de TRESCIENTOS CUARENTA Y OCHO MILLONES DOSCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL OCHOCIENTOS PESOS, MONEDA CORRIENTE ($348’295.800.oo) incluido IVA.

5.2. Forma de pago.

FORMADE PAGO: El IGAC pagará a EL CONTRATISTA el valor del contrato en pesos colombianos en Bogotá D.C., así:

a)Un primer pago correspondiente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, una vez el CONTRATISTA entregue el plan de trabajo que deberá estar basado en un esquema por macro procesos, la propuesta de cronograma de trabajo detallado y cronograma definitivo concertado con la Entidad; así como documento soporte de la fase de levantamiento de información, diseño, conceptualización y marco conceptual de procesos incluida copia de las actas de reunión, el modelo o prototipo de desarrollo, el Plan de pruebas (unitarias, de integración y aceptación) y los mapas conceptuales, modelos y casos de uso.

b) Un segundo pago correspondiente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato incluido IVA, una vez se ponga en marcha la solución y se certifique por el supervisor del contrato, la entrega del documento de implementación de la

P á g i n a 22

aplicación Web, el documento con el plan de capacitación de la nueva plataforma aprobado por el supervisor y se cuente con una primera prueba que involucre a los agentes en el ingreso de información que demuestre la correspondencia con los reportes de salida.

d) Un tercer pago correspondiente al cuarenta por ciento (40%) del valor total del contrato, una vez el contratista entregue la información y documentación técnica relativa a la configuración e instalación del producto, bases de datos, claves de acceso y demás especificaciones que se requieran para la correcta puesta en marcha del sistema así como el documento final de pruebas que contenga el soporte de los aspectos definidos en el plan de pruebas e incluya: Identificador único del documento; introducción y resumen de elementos y características probados; elementos software probados; características probadas y características que no se probaron; enfoque general de la prueba; actividades de preparación y ejecución de pruebas; responsabilidades en la organización y realización de las pruebas; aprobaciones y firmas con nombre y puesto desempeñado; soporte pruebas unitarias y de integración, actas de aprobación de los módulos implementados, entrega de manuales: técnico, de administración y de usuario final de la plataforma puesta en producción en idioma español en formato electrónico e impresos de acuerdo a los lineamientos del IGAC y programas fuentes de la aplicación Web para la gestión y administración académica del CIAF.

6. Análisis técnico sobre la adecuación del contrato al plan de acción, plan anual de adquisiciones y existencia de certificado de disponibilidad presupuestal.

Esta contratación está soportada en el Plan de Compras de la vigencia 2014 y por el certificado de disponibilidad SIIF No. 35514 del 13 de marzo de 2014, posición catálogo de gasto C-450-1003-4-04-1403, recurso 20.

7. Criterios para seleccionar la oferta más favorable

7.1 Criterios de Evaluación

A continuación se detallan los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta para la selección del proponente. Durante el periodo de evaluación, el IGAC tendrá la potestad de solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime convenientes, con el fin de facilitar el estudio, análisis y comparación de las ofertas, sin que con ello se pretenda adicionar, modificar o completar la oferta.

La evaluación de las propuestas y adjudicación del contrato que resulte del presente proceso de selección, se hará teniendo en cuenta la propuesta más

P á g i n a 23

favorable para la Entidad, previa verificación y cotejo de cada una de las propuestas presentadas.

Se entiende por propuesta más favorable, aquella que habiendo cumplido con los requisitos mínimos de carácter jurídico, financiero y técnico, obtenga el mayor puntaje en el nivel académico y experiencia de los profesionales y apoyo a la industria nacional.

Para tal fin, el Comité Evaluador del IGAC realizará el estudio pormenorizado y la evaluación detallada de las propuestas admitidas, ajustándose a los criterios establecidos en el Pliego de Condiciones.

Las ofertas se calificarán de acuerdo con los siguientes criterios de evaluación:

Revisar porcentajes

CRITERIOS DE EVALUACIÓN TÉCNICA PUNTAJEExperiencia específica del proponente en desarrollo de sistemas de información para el área educativa 40

Equipo de trabajo 50Apoyo a la Industria Nacional 10Total Puntaje 100

NOTA 1: La propuesta que obtenga un puntaje inferior al setenta por ciento (70%) del total máximo posible, de acuerdo con los criterios de evaluación establecidos en este documento, se rechazará.

NOTA 2: Es importante señalar que los proponentes deben encontrarse clasificados en una (01) de las divisiones de la sección J y en la división de la sección P como se muestra a continuación, de acuerdo con la Resolución 000139 de 2012 de la DIAN – Clasificación de Actividades Económicas - CIIU:

Sección División Grupo

J – Información y Comunicaciones.

62 - Desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño, programación, pruebas), consultoría informática y actividades relacionadas.

620 - Desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño, programación, pruebas), consultoría informática y actividades relacionadas.

J – Información y Comunicaciones.

63 - Actividades de servicios de información.

631 - Procesamiento de datos, alojamiento (hosting) y actividades relacionadas; portales web.

P – Educación. 85 - Educación. 855 - Otros tipos de educación.

P á g i n a 24

Fuente: DIAN. Resolución 00139 de 2012

7.1.1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE EN DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EL ÁREA EDUCATIVA (hasta 40 puntos)

El oferente deberá anexar como requisito técnico, un máximo de cinco (5) certificaciones de experiencia en contratos suscritos a partir del primero de enero de 2009, cuya sumatoria corresponda mínimo a 565.4 SMLMV o de contratos que se encuentren en ejecución como mínimo en un setenta por ciento (70%) y el valor corresponda a esta misma sumatoria y el objeto sea el análisis, diseño, desarrollo e implantación de sistemas de información en temas académicos. Los componentes mínimos a tener en cuenta para la acreditación total deben contener como mínimo lo siguiente:

- Instalación, implementación de plataforma educativa para mínimo 2000 usuarios.

Nota 1: Esta disposición también aplica en caso de Consorcios o Uniones Temporales en las cuales cualquiera de los socios podrá presentar las certificaciones.

Nota 2: Al proponente que sumadas las certificaciones, acredite el mayor valor en pesos colombianos, se le asignará el máximo puntaje (40 Puntos). A los demás proponentes se les asignará el puntaje de manera proporcional, mediante regla de tres.

Nota 3: Las certificaciones emitidas por empresas privadas, deben venir acompañadas del respectivo contrato. De lo contrario no se tendrán en cuenta.

Nota 4: El proponente que sumadas las cinco certificaciones obtenga un valor inferior al presupuesto oficial ($348.295.800, incluido IVA) su calificación será cero y está incurso en causal de rechazo.

Las certificaciones presentadas para acreditar experiencia deben permitir verificar como mínimo los siguientes datos: Objeto del Contrato, nombre o razón social del contratante, fecha de inicio y terminación del contrato, nombre o razón social de quien ejecutó el contrato, valor y evaluación de ejecución del contrato como Bueno, Muy Bueno o Excelente.

7.1.2 EQUIPO DE TRABAJO (hasta 50 puntos)

El equipo mínimo de trabajo deberá estar conformado como se detalla a continuación:

P á g i n a 25

Cargo PerfilUn (1) Gerente del proyecto (GP) Nivel Educativo: Ingeniero de Sistemas.

Experiencia de por lo menos cinco (5) años en la dirección o coordinación de proyectos educativos y/o de tecnologías de información.Encargado de coordinar las actividades necesarias para el cumplimiento del objeto contractual y en las labores de planeación, de control y seguimiento al cumplimiento del Plan de Trabajo.

La dedicación del gerente será de tiempo parcial, con dedicación de veinte (20) horas semanales.

Deberá presentar certificaciones de experiencia exigidas.

Cargo PerfilDos (2) Ingenieros de desarrollo (DS):

Nivel Educativo: Ingeniero de sistemas.Experiencia de por lo menos tres (3) años en desarrollo de aplicaciones bajo herramientas Web y aplicaciones móviles.Deberá presentar las certificaciones de experiencia en desarrollo de herramientas web y aplicaciones móviles. Se aceptan certificaciones de experiencia a partir de enero primero de 2009.

Disponibilidad requerida: Un recurso con dedicación del 100% durante la ejecución del contrato.

Nota: En caso de que el contratista seleccionado requiera de personal adicional al expuesto en este aparte para el cumplimiento de sus obligaciones, los recursos deberán ser considerados en su oferta económica.

Cargo PerfilUn (1) Diseñador Gráfico (DG): Nivel Educativo: Diseñador Gráfico.

Experiencia de por lo menos dos (2) años en diseño web.Deberá presentar las certificaciones de experiencia en diseño web. Se aceptan certificaciones de experiencia a partir de enero primero de 2009.

P á g i n a 26

A continuación se detalla la forma en que se calificará el Equipo de Trabajo al cual se le ha asignado hasta 50 puntos, de los cuales 36 serán para la experiencia y 14 para estudios del equipo de trabajo.

7.1.2.1 Experiencia del equipo de trabajo: (Hasta 36 puntos)

La experiencia del equipo de trabajo se calculará sobre un (01) Gerente de Proyecto (GP), dos (02) Ingenieros de Desarrollo (DS) y un (01) Diseñador Gráfico (DG).

Para el cálculo de la experiencia se hará proporcionalmente con la siguiente formula:

ME= 36* NMei / NMAei:

Donde:

ME: Puntaje asignado a una propuesta i para la cantidad total de meses de experiencia del equipo de trabajo. NMei: Número de meses de experiencia del equipo de trabajo de una propuesta i.NMAei: Número meses de experiencia del equipo de trabajo más alto entre las propuestas.

7.1.2.2 Estudios del equipo de trabajo (Hasta 14 puntos)

Para los integrantes del equipo mínimo de trabajo y se otorgarán de la siguiente forma:

NIVEL ACADÉMICO PuntajeEspecialización en gerencia de proyectos o en ingeniería de software o en arquitectura de software o en sistemas de información o en áreas afines.En el caso que no tenga título de especialización, se aplicará la equivalencia de dos (02) años de experiencia profesional relacionada con el objeto contractual.(Únicamente para el gerente del proyecto)

4

Certificación en herramientas de desarrollo web expedidos por centros de educación con intensidad mínima de 40 horas.(Únicamente para los 2 Ingenieros de Desarrollo)

2

Certificación en herramientas de desarrollo para dispositivos móviles expedidos por centros de educación con intensidad mínima de 40 horas.(Únicamente para los 2 Ingenieros de Desarrollo)

2

Certificación en herramientas de diseño para ambientes web expedidos por centros de educación con intensidad mínima de 40 horas.

2

P á g i n a 27

(Únicamente para el Diseñador Gráfico)

Se asignarán los puntos hasta un máximo de 14 para estudios de los equipos de trabajo.

Nota 1: Cada uno de los integrantes del equipo de trabajo, debe anexar carta dirigida al IGAC manifestando la disponibilidad para trabajar en las actividades relacionadas con el Contrato para la construcción de la plataforma Web para la gestión y administración académica del CIAF.

Nota 2: Para acreditar el equipo de trabajo, el proponente anexará las hojas de vida del personal propuesto con los soportes que acrediten los estudios y experiencia solicitada en este proceso, (títulos académicos, certificaciones laborales, certificación de proyectos). Las certificaciones laborales señalarán las funciones ejecutadas.

Nota 3: En el evento que algún miembro del equipo de trabajo presente título obtenido en el exterior, debe aportar el acto administrativo por el cual se convalidó dicho título por el Ministerio de Educación Nacional.

Nota 4: La evaluación de experiencia del equipo de trabajo se tomará desde la fecha de expedición de la tarjeta profesional, de conformidad con lo establecido en la Ley 842 de 2003.

NOTA 5: No obstante la nota anterior, para los títulos académicos de Posgrado de los profesionales ingenieros matriculados en Colombia, que hayan sido obtenidos en el exterior, solo será necesaria la legalización Consular o apostille, según el caso.

NOTA 6: De presentarse una situación imprevista o de fuerza mayor, previo al inicio del contrato o durante la ejecución del mismo, que obligue el cambio de alguno de los integrantes del Equipo de Trabajo presentado por el oferente ganador, su reemplazo deberá reunir iguales o mejores condiciones de las presentadas por el integrante dentro de la propuesta ganadora y cumplir con las mismas gestiones para su aprobación, las cuales deben además, incluir de manera escrita, el motivo sustentado del cambio solicitado con el fin de oficializarlo, previa autorización del IGAC.

NOTA 7: Ninguna certificación de experiencia se contabilizará por tiempos simultáneos.

NOTA 8: La experiencia de los profesionales se computará de conformidad con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 842 de 2003 y el artículo 229 del Decreto 019 de 2012.

P á g i n a 28

7.1.5 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL: - Ley 816 de 2003 (Hasta 10 puntos).

Para la asignación del puntaje de que trata éste numeral, el proponente debe presentar con la propuesta, una manifestación en la cual indique bajo la gravedad del juramento:

CRITERIO PUNTAJEEn el caso que el proponente sea de origen nacional y el servicio sea prestado por personal colombiano 10

En el caso de proponentes extranjeros siempre que aporte documento de reciprocidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 816 de2003.

10

En el caso que el proponente sea de origen extranjero y que el servicio sea prestado por personal nacional 8

En el caso que el proponente sea de origen nacional y que el servicio sea prestado por personal nacional y extranjero. 7

La no presentación con la oferta de ésta manifestación dará lugar a la no asignación del respectivo puntaje por este aspecto.

En caso de sociedades civiles o comerciales extranjeras, o de personas naturales extranjeras no residentes en Colombia, se les otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos bienes y servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. En éste último caso se demostrará con el informe de la respectiva Misión Diplomática Colombiana, que se acompañará a la documentación que se presente, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo segundo del artículo 20 de la Ley 80 de 1993, en el parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto No 019 de 2012 y y en el artículo 150 del Decreto 1510 de 2013.

7.2 Orden de Calificación

El orden de calificación se conformará con el proponente que haya obtenido el mayor puntaje y así sucesivamente de acuerdo a los criterios señalados en este pliego.

7.3 Desempate

P á g i n a 29

Si se presenta empate entre dos o más ofertas que hayan cumplido con la totalidad de los requisitos exigidos en el Pliego de Condiciones, la Entidad realizará la selección del contratista, así:

a. Se entenderá que hay empate entre dos propuestas o más, cuando presenten un número idéntico en la calificación total de las mismas con un número entero y dos decimales. En el caso en que dos o más propuestas, bajo el anterior criterio, hubieran arrojado un mismo resultado, se aplicará el siguiente criterio de desempate:

En caso de que se presente igualdad en el puntaje total de las ofertas evaluadas, se aplicará como criterio de desempate, atendiendo la priorización de los factores de escogencia y calificación que se prevé para el proceso de selección, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en el orden de elegibilidad se asignara el primer puesto a la oferta que haya obtenido el mayor puntaje en la Evaluación de Experiencia del Equipo de Trabajo.

b. Si persiste el empate, es decir, si las ofertas se encuentran en igualdad de condiciones, se preferirá la oferta que haya obtenido el mayor puntaje en la Evaluación de Estudios del Equipo de Trabajo.

c. Si persiste el empate, es decir, si las ofertas se encuentran en igualdad de condiciones, se preferirá la oferta que haya obtenido el mayor puntaje en la Evaluación de Experiencia Específica del Proponente.

d. Si el empate se mantiene y entre los empatados se encuentren Mipymes, se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mipymes nacionales.

e. Si no hay lugar a la hipótesis prevista en el numeral anterior y entre los empatados se encuentran consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que tenga participación al menos una Mipyme, éste se preferirá.

f. Si persiste el empate, se preferirá el proponente singular que acredite tener vinculados laboralmente por lo menos un mínimo del 10 % de sus empleados en las condiciones de discapacidad, conforme a la ley 361 de 1997 debidamente certificada por la oficina de trabajo de la respectiva zona que hayan sido contratados con por lo menos un año de anterioridad y que certifique adicionalmente que mantendrá dicho personal por un lapso igual al de la contratación. En caso que no proceda la hipótesis anterior, y entre los proponentes se encuentren proponentes singulares o plurales conformados por consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura conformados

P á g i n a 30

con al menos un integrante que acredite las circunstancias establecidas en la Ley 361 de 1997 referidas en el numeral anterior, será preferido frente a los demás.

Si el empate se mantiene, se procederá pudiendo utilizar métodos aleatorios se efectuará un sorteo entre las ofertas empatadas en Audiencia Pública, para lo cual se utilizará el sistema de balota, el cual será adelantado por los funcionarios del IGAC, en presencia de los oferentes empatados, a quienes se les citará para el efecto; si no asistieren en la fecha y hora establecidas, se hará el sorteo en presencia de un funcionario designado por la Oficina de Control Interno. Este sistema consiste en introducir en una bolsa oscura, el número de fichas igual al número de oferentes empatados, marcadas una de ellas con un círculo (O) y las demás con una equis (X). Se comenzará a sacar de una en una y a quien le corresponda la ficha marcada con el círculo (O) será el favorecido

8. Análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.

El proponente que resulte adjudicatario del contrato, tendrá la absoluta responsabilidad en la ejecución de todas las actividades necesarias para la total y cabal ejecución del objeto contractual. Por lo tanto, el proponente debe considerar todos los aspectos técnicos, económicos, financieros y del mercado, para evitar la ocurrencia de situaciones y materialización de riesgos que afecten la cabal ejecución del contrato y la permanencia de la ecuación contractual durante toda la vigencia del contrato y en tal evento, serán de su cargo y responsabilidad los gastos que esto conlleve.

La tipificación, estimación y distribución de los riesgos previsibles del contrato objeto del presente proceso de selección, se sujetarán a los criterios definidos en este numeral, sin perjuicio del alcance de las obligaciones a cargo de cada uno de las partes, de acuerdo con las previsiones legales pertinentes, la naturaleza del contrato y el contenido del pliego de condiciones, considerando, preponderantemente, que, será responsabilidad del contratista la ejecución del contrato de conformidad con los estudios, parámetros y condiciones técnicas que forman parte del presente proceso y por la Entidad será el pago del valor pactado.

Se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de

P á g i n a 31

que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. Para el efecto se tipifican los siguientes:

TIPIFICACIÓN.

Es determinar, definir los diferentes riesgos que se pueden presentar de acuerdo con la clase y naturaleza del contrato y de las obligaciones del contrato.

ESTIMACIÓN.

Los riesgos previsibles asignados al contratista se estima, para el contrato objeto del presente proceso de selección, como de alto impacto, mediano impacto o bajo impacto, y su costo de asunción se considera incluido dentro del valor de administración que se presente en la propuesta económica, sin que el contratista pueda reclamar, por el hecho de la concreción de uno o varios de los riesgos estimados un valor adicional.

ASIGNACIÓN.

Es el resultado de la tipificación y estimación de los riesgos previsibles, con el objeto de que sean considerados oportuna y eficientemente y para establecer cuál de las partes soportará las consecuencias negativas de su materialización.

TIPIFICACIÓN ASIGNACION DEL RIESGO

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

RIESGOS OPERACIONALES Contratista AltoRIESGOS FINANCIEROS Contratista Alto

RIESGOS REGULATORIOS Contratista Medio Alto

9. Análisis de garantías a exigir en la contratación.

De acuerdo con lo establecido en el Título III del Decreto 1510 de 2013, el contratista deberá ofrecer una garantía única que ampare:CUMPLIMIENTO: Por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado de los seguros que contrate el INSTITUTO por el término del contrato de seguros y cuatro (4) meses más. La garantía única respecto del cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato se mantendrá vigente sobre su vida y liquidación.

P á g i n a 32

PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: Por un valor equivalente al 5% del valor del programa de seguros, por el término del contrato y tres (3) años más.12. Supervisión o interventoría.

Para efectos del seguimiento y control del contrato, el INSTITUTO designará como supervisor a uno o varios funcionarios para coordinar los aspectos administrativos del contrato, supervisar y verificar el cumplimiento del servicio contratado, garantizar el cumplimiento de las obligaciones del INSTITUTO y certificar el cumplimiento del contrato por parte del contratista.

La supervisión del contrato que resulte de este concurso de méritos, estará a cargo del funcionario que designe la jefatura del CIAF.

Las órdenes e instrucciones impartidas por el supervisor al contratista, serán de forzosa aceptación para este último, en todo lo que se refiere a la calidad del servicio prestado y las cláusulas del contrato.

EDNA PIEDAD CUBILLOS CAICEDOOrdenadora del Gasto

Vº Bº. Evy Jaramillo Garrido – Coordinadora GIT Gestión del Conocimiento.

Vº Bº. Mariluz Hortua Casallas–Profesional Especializada.

Vº Bº. Hilda Yamile Lota Guacheta – Jefe oficina de Informática y Telecomunicaciones

P á g i n a 33

ANEXO 1

Funcionalidades mínimas

Módulo de administración: para el acceso a este módulo se requiere de autenticación y el objetivo es dotar de herramientas administrativas para el control de cursos, aspirantes, estudiantes, tutores, docentes e instituciones, para tal fin debe tener las siguientes opciones:

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN ACADÉMICA.NOMBRE DEL MÓDULO

Módulo de administración

OBJETIVO DEL MÓDULO

El objetivo de este módulo es contar con funcionalidades para administrar los CURSOS(Presencial-Virtual), ASPIRANTES, ESTUDIANTES, TUTORES, DOCENTES, INSTITUCIONES, ETC.

REQUERIMIENTOS GENERALES

Roles requeridos

Número de usuarios estimados por rol

Integración con otros sistemas

Requerimientos no funcionales

Administrador académico y/o auxiliar

2Dominio corporativo, correo institucional, sistema financiero

El módulo debe permitir la interoperabilidad, funcionalidad- fácil de usar-, escalable, la estandarización, la fluidez y tiempos de respuesta, tener elementos que garanticen la seguridad de la información y mantenibilidad del software.

FUNCIONALIDADES DEL MODULO

No. FUNCIONALIDAD Restricciones

Roles que participan

P á g i n a 34

1

Cursos:• Modalidad presencial: Esta corresponde a cursos formales y cursos cortos y manejará una opción de oferta educativa:

- Formales: contiene las interfaces consultar instituciones y cursos que tendrá la opción temas y en todos los casos se debe poder consultar, modificar, registrar.

- Cortos: tiene los interfaces programados y por demanda, para los programados debe permitir consultar las asignaturas y debe tener la opción temas y en todos los casos debe permitir consultar, modificar y registrar.

• Modalidad Virtual: tendrá la opción oferta educativa y debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.

Los cursos sólo podrán ser creados, modificados o eliminados por el profesional encargado de la administración, previa autorización.

Administrador académico y/oAuxiliar

2 Aspirantes: Debe contener los módulos 1. Promoción 2. Selección 3. Control.

• Modalidad presencial:

1. Promoción: este módulo tendrá las opciones de costos, becas, asignaturas, cursos y programa académico, todas deben permitir modificar, consultar y registrar.2. Selección: este módulo tendrá la opción solicitud de admisión y debe permitir modificar, consultar y registrar.3. Control: Este módulo debe contar con las opciones consultar y modificar estado, reportes y consultas.

• Modalidad Virtual

1. Promoción: este módulo tendrá las opciones de costos, convenios, cursos y oferta educativa, todas deben permitir modificar, consultar y registrar.2. Selección: este módulo tendrá la opción solicitud de admisión y debe permitir modificar, consultar y registrar.3. Control: este módulo debe contar con las opciones reportes y consultas con las siguientes especificaciones: reportes contará con las opciones seleccionados, matriculados y evaluación del curso, este último tendrá la opción indicadores.

La información relativa al aspirante podrá ser consultada, modificada o eliminada por el profesional encargado de la administración, previa autorización.

El Comité de selección de aspirantes, podrá consultar la información relativa

Administrador académico y/o Auxiliar

P á g i n a 35

Consultas dos opciones avanzada y sencilla.

al aspirante y subir al módulo de administración de aspirantes el resultado de la evaluación.

3

• Estudiantes: Debe contener los módulos 1. Promoción 2. Selección 3. Control.

• Modalidad presencial:

4. Promoción: este módulo tendrá las opciones de costos, becas, cursos y programa académico, todas deben permitir modificar, consultar y registrar.5. Selección: este módulo tendrá la opción solicitud de admisión y debe permitir modificar, consultar y registrar.6. Control: este módulo debe contar con las opciones reportes, consultas y carné con las siguientes especificaciones: reportes contará con las opciones seleccionados, matriculados y evaluación del curso, este último tendrá la opción indicadores. Consultas dos opciones avanzada y sencilla. Carné: tendrá las opciones listar y generar carnés integrado con el sistema de impresión utilizado por el IGAC.

• Modalidad Virtual4. Promoción: este módulo tendrá las opciones de costos, convenios, cursos y oferta educativa, todas deben permitir modificar, consultar y registrar.5. Selección: este módulo tendrá la opción solicitud de admisión y debe permitir modificar, consultar y registrar.6. Control: este módulo debe contar con las opciones reportes y consultas con las siguientes especificaciones: reportes contará con las opciones seleccionados, matriculados y evaluación del curso, este último tendrá la opción indicadores. Consultas dos opciones avanzada y sencilla.

La información relativa al estudiante podrá ser consultada, modificada o eliminada por el profesional encargado de la administración, previa autorización.

El docente, podrá consultar la información relativa al estudiante.

Administrador académico y/o Auxiliar

P á g i n a 36

4• Tutores: Este módulo aplica en modalidad virtual y tendrá las opciones de consultar, evaluar y registrar.

La información relativa al tutor podrá ser consultada, modificada o eliminada por el profesional encargado de la administración, previa autorización.

Administrador académico y/o Auxiliar.

5 • Docentes: este módulo tendrá las opciones consultar, consultar evaluación y registrar.

La información relativa al docente podrá ser consultada, modificada o eliminada por el profesional encargado de la administración, previa autorización.

La información relativa al docente podrá ser consultada por el Jefe de Área y por el Coordinador del GIT

Administrador académico y/o Auxiliar

P á g i n a 37

CONSULTAS Las necesarias para administrar todas sus funcionalidades, estos serán evaluados con el usuario.

REPORTES Los necesarios para administrar todas sus funcionalidades, estos serán evaluados con el usuario. Como mínimos los siguientes:• Listado de aspirantes• Listado de Estudiantes Activos.• Informe de Estudiantes con y sin carga.• Listado de Estudiantes sin notas.• Listado de Estudiantes con Asignaturas reprobadas.• Listado de Estudiantes según su estatus (Activo, Inactivo, Suspendido).• Certificados.• Certificado de Notas.• Certificado de Estudiante Regular/Total de Notas.• Certificado de Estudiante Regular/Últimas Notas.• Acta de Examen Final.• Acta de Examen de Repetición.• Acta Final.• Listado de Asistencia.• Listado de estudiantes matriculados.• Listado de matriculados por curso.• Planilla de calificaciones.• Informe de asistencia de docentes por fechas.• Resumen de horas dictadas.• Docentes por programa y por curso.• Estudiantes por sexo, edad, profesión, institución y país.• Resumen de rendimiento por programa, asignatura y por curso• Índice de resultados.• Informe de estudiantes matriculados.• Estadística de inscritos, postulantes y seleccionados.Listado de líneas temáticas.• Listado de cursos.• Listado de Profesores.• Listado de temas y asignaturas.• Listado de Programación Anual.• Listado de Programación del Periodo.• Listado de Estadística Académica.• Listado de Asignaturas por programa y por curso.

Admisión de Estudiantes:• Listado de Estudiantes de nuevo ingreso.• Informe de Estudiantes potenciales.• Origen de Estudiantes Matriculados por año de ingreso.• Indicadores de admisión por año de ingreso.• Admisión por tipos de institución de procedencia y país.• Ficha de Postulación.• Detalle de Postulantes.• Estadísticas de Matrícula.• Detalle Recepción Documentos.

P á g i n a 38

• Listado de Ciudades y países.

ESTADÍSTICAS

Las necesarias para administrar todas sus funcionalidades, estos serán evaluados con el usuario. Como mínimas las siguientes:

• Número de aspirantes por año, semestre.• Número de aspirantes por País, Departamento o ciudad.• Número de Estudiantes que culminaron su proceso académico por año, semestre.• Número de Estudiantes que NO culminaron su proceso académico por año, semestre.• Estadísticas de estudiantes matriculados. Edad, sexo, profesión, institución país, ciudad• Estadísticas de matriculados por curso.• Estadística de estudiantes becados• Estadística de inscritos, postulantes y seleccionados.• Estadística de cursos ofrecidos por año (temática, valor, duración, modalidad (presencial-virtual).• Estadística del país de origen de Estudiantes Matriculados por año de ingreso.• Indicadores de admisión por año de ingreso.• Admisión por tipos de institución de procedencia y país.• Estadística de lo invertido en cada curso y lo captado.• Estadística de Calificación dada a los docentes• Estadísticas de Matrícula.

OBSERVACIONES: Se requiere administrar toda la información de las diferentes modalidades de educación que posee el CIAF del IGAC.

Módulo de administración y gestión de recursos físicos y tecnológicos: Este módulo debe permitir, por medio de autenticación, solicitar, gestionar, asignar, reubicar, generar reportes y controlar el uso de los distintos espacios físicos y tecnológicos (hardware y software).

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN ACADÉMICA.

NOMBRE DEL MÓDULO

Módulo de administración y gestión de recursos físicos y tecnológicos:

OBJETIVO DEL MÓDULO

El objetivo de este módulo es permitir, por medio de autenticación, solicitar, gestionar, asignar, reubicar, visibilidad, disponibilidad, generar reportes y controlar el uso de los distintos espacios físicos y tecnológicos (hardware y

P á g i n a 39

software).

REQUERIMIENTOS GENERALES

Roles requeridos

Número de usuarios estimados por rol

Integración con otros sistemas

Requerimientos no funcionales

Administrador de recursos físicos y tecnológicos para la gestión académica

1

Dominio corporativo, correo institucional, sistema financiero

El módulo debe permitir la interoperabilidad, funcionalidad- fácil de usar-, escalable, la estandarización, la fluidez y tiempos de respuesta, tener elementos que garanticen la seguridad de la información y mantenibilidad del software.

FUNCIONALIDADES DEL MODULO

No. FUNCIONALIDAD Restricciones

Roles que participan

1 Administración de recursos físicos y tecnológicos (hardware y software).

Los recursos físicos y tecnológicos (hardware y software), sólo podrán ser creados, modificados o eliminados por el profesional encargad

Administrador de recursos físicos y tecnológicos para la gestión académica y/o administrador

P á g i n a 40

o de la administración. Los demás usuarios sólo podrán efectuar consultas de disponibilidad y solicitud.

Los demás usuarios sólo podrán efectuar consultas de disponibilidad y solicitud.

2Asignación de recursos físicos y tecnológicos (hardware y software).

Debe estar creado Recursos Físicos y tecnológicos (hardware y software) para ser asignado.

La asignación se hará automáticamente mediante criterios previamente definidos.

Administrador de recursos físicos y tecnológicos para la gestión académica

P á g i n a 41

3 Seguimiento a la asignación

La información relativa a la asignación podrá ser consultada, modificada o eliminada por el profesional encargado de la administración, previa autorización.

Administrador de recursos físicos y tecnológicos para la gestión académica

CONSULTAS Las necesarias para administrar todas sus funcionalidades, estos serán evaluados con el usuario.

REPORTES

Los necesarios para administrar todas sus funcionalidades, estos serán evaluados con el usuario. Como mínimos los siguientes:

• Listado de elementos de apoyo a las existentes en el CIAF • Informe de elementos asignados y disponibles.

ESTADISTICAS

Las necesarias para administrar todas sus funcionalidades, estos serán evaluados con el usuario.

OBSERVACIONES: Se requiere administrar todos los recursos físicos asignados al CIAF como apoyo pedagógico en las diferentes modalidades de educación.

Módulo estudiantes: para el acceso a este módulo se requiere de autenticación y el objetivo es el de ofrecerle a la comunidad educativa recursos que faciliten y optimicen su experiencia durante el periodo académico a cursar.

P á g i n a 42

Para cumplir con este objetivo el módulo de estudiantes deberá contener los siguientes módulos de acuerdo a su modalidad:

NOMBRE DEL MODULO

Estudiante

OBJETIVO DEL MODULO

Ofrecerle a la comunidad educativa recursos que faciliten y optimicen su experiencia durante el periodo académico

REQUERIMIENTOS

GENERALES

Roles requeridos

Número de usuarios en estimados

por rol

Integración con otros sistemas

Requerimientos no funcionales

Administrador académico 1 Dominio

corporativo, correo

institucional, sistema

financiero, plataforma

moodle

El modulo debe ser fácil de usar, permitir la interoperabilidad,

garantizar la seguridad de la información y

disponibilidad 7x24 del software.

Auxiliar 2

EstudianteDocente

No. FUNCIONALIDAD Restricciones Roles que participan

El módulo de estudiantes deberá contener los siguientes módulos de acuerdo a su modalidad:

• Modalidad presencial: Bajo esta modalidad el módulo de estudiantes tendrá los siguientes módulos:• Administración de cuenta: opciones de cambiar clave, subir foto y actualizar información.• Redes sociales: opciones de foros y noticias.• Autenticación: opción autenticar.• Consulta de Notas: opción consultar notas.• Programa académico: opciones de consultar horarios, consultar programa académico y consultar costos. • Solicitar certificación: opción solicitar certificación.• Programa académico actual: opciones de consultar cursos, asignaturas, horarios y docentes.• Consultar Oferta Educativa.• Evaluación del docente.• Presentación de evaluaciones de los cursos en

- Los estudiantes sólo podrán ser creados, modificados o eliminados por el profesional encargado de la administración. Los demás usuarios sólo podrán efectuar consultas de disponibilidad y solicitud.

- Este módulo requiere de autenticación y el objetivo es el de ofrecerle a la comunidad educativa recursos que faciliten y

Administrador

académico, Estudiante, Docente y

Tutor

P á g i n a 43

línea.

Modalidad virtual: Bajo esta modalidad el módulo de estudiantes tendrá los siguientes componentes:

• Administración de cuenta: opciones de cambiar clave, subir foto y actualizar información, debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.

• Social: opciones de foro y noticias, debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.• Autenticar: opción autenticarse debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.

• Consultar Notas: opción consultar notas debe estar integrado con el módulo calificaciones del Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.

• Programa Académico: opciones de consultar fechas, consultar Oferta Educativa y consultar costos.

• Solicitar Certificación: opción solicitar certificación, debe estar integrado con el módulo calificaciones del Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.

• Oferta Educativa Actual: opciones de consultar fechas, consultar asignaturas y consultar tutores.

El módulo de estudiantes tendrá tanto en su modalidad presencial y virtual los siguientes sub módulos:

• Recursos: opciones de consultar documentos, descargar documentos y cargar documentos.

• Consulta Admitidos: Opción consultar admitidos

optimicen su experiencia durante el periodo académico a cursar.

- Sólo se creará un registro por estudiante.

- Este módulo aplica en presencial y virtual y tendrá las opciones de consultar, evaluar y registrar, de acuerdo a los perfiles autorizados.

El usuario estudiante hace referencia al público que ya realizó el proceso de inscripción de algún programa académico (presencial y/o virtual), ha sido seleccionado, realizó matrícula y se encuentra activo:

Tendrá los permisos de:-  Ver lista

programa académico y/o oferta educativa

-  Ver fechas y horarios

-  Ver costos-  Realizar

inscripción y registro

-  Registrarse en el portal

-  Autenticarse en el portal

-  Acceso a redes sociales

CONSULTAS Libro de calificaciones, consulta de notas, consulta de horarios y

P á g i n a 44

fechas, consulta de programa académico, consulta de oferta educativa, consulta de cursos, asignaturas, docentes, tutores, consulta de documentos, consulta de admitidos, consulta de costos y las demás consultas necesarias para administrar todas sus funcionalidades, las cuales serán evaluados con el usuario .

REPORTESReporte de evaluaciones, horarios y fechas, encuestas y demás reportes necesarios para administrar todas sus funcionalidades, las cuales serán evaluadas con el usuario.

ESTADISTICAS Estadísticas de los resultados de evaluaciones y encuestas

OBSERVACIONES: Las funcionalidades de este módulo deben ser para las dos modalidades de educación presencial y virtual

Módulo Egresados: para el acceso a este módulo se requiere de autenticación y el objetivo es brindarle a nuestra comunidad de ex alumnos servicios administrativos e informativos de los procesos académicos ofrecidos por el CIAF. Para cumplir con este objetivo el módulo de egresados deberá contener los siguientes módulos de acuerdo a su modalidad:

NOMBRE DEL MODULO

Egresado

OBJETIVO DEL MODULO

Brindarle a la comunidad de ex alumnos servicios administrativos e informativos de los procesos académicos ofertados

REQUERIMIENTOS GENERALES

Roles requeridos

Número de usuarios en

estimados por rol

Integración con otros sistemas

Requerimientos no funcionales

Administrador académico 1

Plataforma Moodle

El modulo debe ser fácil de usar, permitir la interoperabilidad, garantizar la

seguridad de la información y disponibilidad 7x24 del software.

Auxiliar 2Egresado

FUNCIONALIDADES DEL MODULO

No. FUNCIONALIDAD Restricciones Roles que participan

Para cumplir con este objetivo el módulo de egresados deberá contener los siguientes módulos de acuerdo a su modalidad:

• Modalidad presencial: Bajo esta modalidad el módulo de egresados tendrá los siguientes módulos:• Administrar Cuenta: opciones de

La información de los egresados sólo podrán ser modificados por el profesional encargado de la administración.

Este módulo requiere de autenticación y el objetivo es el de tener

Egresado

P á g i n a 45

cambiar clave y actualizar información.• Programa Académico Actual: opciones de consultar cursos, asignaturas, horarios y docentes.• Autenticar: opción autenticar.• Modalidad virtual: Bajo esta modalidad el módulo de egresados tendrá los siguientes componentes a través del Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle:• Administrar Cuenta: opciones de cambiar clave y actualizar información, debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.• Oferta Educativa Actual: opciones de consultar cursos, consultar fechas y consultar tutores.• Autenticar: opción autenticarse debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.• Solicitar Certificación: opción solicitar certificación.

El módulo de egresados tendrá tanto en su modalidad presencial y virtual los siguientes módulos:

• Social: opción noticias.• Consultar Notas: opción consultar notas.• Solicitar Certificación: opción solicitar certificación.

una base de datos de egresado para emitir las certificaciones respectivas y tener disponible la información para nuevas inscripciones.

Este módulo aplica en presencial y virtual y tendrá las opciones de consultar y registrar, de acuerdo a los perfiles autorizados

El usuario egresado hace referencia al estudiante que realizó y aprobó un proceso de formación académica de algún programa (presencial y/o virtual):Tendrá los permisos de: - Consultar historial académico

-  Ver lista programa académico y/o oferta educativa

-  Ver fechas y horarios

-  Ver costos-  Realizar inscripción

y registro-  Registrarse en el

portal-  Autenticarse en el

portal-  Acceso a redes sociales- Generar e imprimir diplomas y certificaciones.

CONSULTASConsulta de notas, horarios, cursos, fechas, tutores, asignaturas, docentes y las demás consultas necesarias para administrar todas sus funcionalidades, las cuales serán evaluadas con el usuario.

REPORTES Reporte de notas y horarios y los demás reportes necesarios para administrar todas sus funcionalidades, las cuales serán evaluadas con el usuario.

ESTADISTICAS

P á g i n a 46

OBSERVACIONES: Las funcionalidades de este módulo deben ser para las dos modalidades de educación presencial y virtual

Módulo Docentes: para el acceso a este módulo se requiere de autenticación y el objetivo principal es el de proporcionar una herramienta para la gestión y administración académica, debe contar con los componentes:

NOMBRE DEL MODULO

Docente

OBJETIVO DEL MODULO

Proporcionar una herramienta para la gestión y administración académica que facilite y optimice la labor del Docente

REQUERIMIENTOS GENERALES

Roles requeridos

Número de usuarios en

estimados por rol

Integración con otros sistemas

Requerimientos no funcionales

Administrador académico

correo institucional, plataforma

Moodle

El modulo debe ser fácil de usar, permitir la interoperabilidad, garantizar la

seguridad de la información y disponibilidad 7x24 del software.

Docente

FUNCIONALIDADES DEL MODULO

No. FUNCIONALIDAD Restricciones Roles que participan

• Autenticar: opción autenticar.• Social: opciones de foro y noticias.• Programa Académico: opciones de consultar horarios, consultar programa académico y consultar costos.• Notas: opción de solicitar certificación, modificar notas y cargar notas• Consultar Estudiantes: opción consultar estudiantes.• Programar evaluaciones: Opción para que los estudiantes presenten evaluaciones en línea con ayuda de un computador y asistencia del docente.• Estructurar preguntas: Opción para que el docente elabore un banco de preguntas de las evaluaciones que hará en línea con ayuda de un computador a sus estudiantes.• Estadísticas: Opción para que el docente analice en línea los resultados de las evaluaciones efectuadas por los estudiantes.

El módulo de docentes sólo podrán ser modificados o eliminados por el profesional encargado de la administración.

Este módulo requiere de autenticación,Tendrá los permisos de:

- Ver lista programa académico

- Ver fechas y horarios

- Autenticarse en el portal

- Acceso a redes sociales

- Acceso a consultar carga académica

- Acceso a los

Docente y administrador

académico

P á g i n a 47

módulos propios de docencia como actualización y registro de notas, creación y participación en foros, administración de contenidos, gestión de evaluaciones, etc.

CONSULTAS

Listado de estudiantes inscritos, Libro de calificaciones, consulta de horarios, programa académico, costos, consulta de estudiantes y docentes y las demás consultas necesarias para administrar todas sus funcionalidades, las cuales serán evaluadas con el usuario.

REPORTESReporte de evaluaciones finalizadas, docentes y los demás reportes necesarios para administrar todas sus funcionalidades, los cuales serán evaluados con el usuario.

ESTADISTICASEstadísticas de los resultados de evaluaciones y resumen de aprobados y no aprobados docentes y las demás estadísticas necesarias para administrar todas sus funcionalidades, las cuales serán evaluadas con el usuario.

OBSERVACIONES: Las funcionalidades de este módulo deben ser para las dos modalidades de educación presencial y virtual

Módulo de Aspirantes: para el acceso a este módulo no se requiere de autenticación y el objetivo principal es el de informar al usuario de los servicios académicos ofrecidos por el CIAF, debe contar con los siguientes módulos:

NOMBRE DEL MODULO

Aspirante

OBJETIVO DEL MODULO

Informar al usuario de los servicios académicos ofrecidos

REQUERIMIENTOS GENERALES Roles

requeridos

Número de usuarios

estimados por rol

Integración con otros sistemas

Requerimientos no funcionales

Aspirante y/o El modulo debe ser fácil de usar, permitir

P á g i n a 48

cualquier usuario del

sistema

la interoperabilidad, garantizar la seguridad de la información y

disponibilidad 7x24 del software.

FUNCIONALIDADES DEL MODULO

No. FUNCIONALIDAD Restricciones Roles que participan

a. Modalidad presencial:• Programa Académico: opciones de consultar horarios, consultar programa académico (debe permitir Inscripción) y consultar costos.

• Inscripción y Registro: opción registro de usuario del sistema, inscripción y registro.• Registro en el Portal: opción de registro en el portal.

b. Modalidad virtual:• Oferta Educativa: opciones de consultar fechas, consultar Oferta Educativa (debe permitir Inscripción) y consultar costos. Debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.• Inscripción y Registro: opción registro de usuario del sistema, inscripción y registro para nuevo usuario, debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.• Debe contar con calendario de eventos: opciones de consultar evento, cargar evento y modificar evento.• Debe contar con enlaces a redes sociales (Twitter, Blogger, etc.). • Debe contar con noticias: opciones de modificar noticias, cargar noticias y consultar noticias.

El módulo de Aspirantes tendrá tanto en su modalidad presencial y virtual los siguientes módulos:

• Consultar Admitidos: opción consultar admitidos.

El módulo de aspirantes sólo podrán ser modificados o eliminados por el profesional encargado de la administración.

Este módulo requiere no requiere de autenticación para el aspirante y éste podrá: El usuario aspirante hace referencia al público en general que podrá tener acceso a la aplicación vía web.Tendrá acceso a:

- Ver lista programa académico(presencial) y oferta educativa(virtual)

-  Ver fechas y horarios

-  Ver costos-  Consultar

respuesta de admisión

-  Realizar inscripción y registro

-  Registrarse en el portal

-  Autenticarse en el portal-  Acceso a redes

sociales.

Este módulo aplica en presencial y virtual y tendrá las opciones de consultar y registrar,

de acuerdo a los perfiles autorizados

Aspirante y/o

cualquier usuario del

sistema

CONSULTAS Admitidos, consulta de horarios, consulta de programa académico, consulta de costos, consulta de fechas, oferta académica, consulta de eventos, consultar noticias y las

P á g i n a 49

demás consultas necesarias para administrar todas sus funcionalidades, las cuales serán evaluadas con el usuario

REPORTES De admitidos y los demás reportes necesarios para administrar todas sus funcionalidades, los cuales serán evaluados con el usuario.

ESTADISTICASOBSERVACIONES: Las funcionalidades de este módulo deben ser para las dos modalidades de educación presencial y virtual

Módulo Tutor: para el acceso a este módulo se requiere de autenticación y el objetivo principal es el de proporcionar una herramienta para la gestión y administración académica de la información relativa a los tutores, debe contar con los módulos:

NOMBRE DEL MODULO

Tutor

OBJETIVO DEL MODULO

Proporcionar una herramienta para la gestión y administración académica que facilite y optimice la labor del Tutor

REQUERIMIENTOS GENERALES

Roles requeridos

Número de usuarios en

estimados por rol

Integración con otros sistemas

Requerimientos no funcionales

Administrador académico Plataforma

Moodle

El modulo debe ser fácil de usar, permitir la interoperabilidad, garantizar la seguridad de la información y disponibilidad 7x24 del software.

Tutor

FUNCIONALIDADES DEL MODULO

No. FUNCIONALIDAD Restricciones Roles que participan

- Autenticar: opción autenticarse debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.

• Social: opciones de foro y noticias.

• Oferta Educativa: opciones de consultar horarios, consultar la oferta educativa y consultar costos.

La información de los tutores sólo podrán ser modificados o eliminados por el profesional encargado de la administración.

Este módulo requiere de autenticación para el tutor y tendrá los permisos de:- Ver lista programa

Tutor

P á g i n a 50

- Notas: opción de solicitar certificación, modificar notas y cargar notas, debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.- Consultar Estudiantes: opción consultar estudiantes, debe estar integrado con el Telecentro regional el cual está desarrollado en Moodle.

Como complemento a la anterior información ver Anexo 1 de este documento.

Como parte de las funcionalidades técnicas mínimas requeridas se describe a continuación el tipo de usuario que accederá a la plataforma.

académico- Ver fechas y horarios- Autenticarse en el portal- Acceso a redes sociales- Acceso a los módulos propios de docencia como actualización y registro de notas, creación y participación en foros, administración de contenidos, etc.

Este módulo aplica en presencial y virtual y tendrá las opciones de consultar y registrar, de acuerdo a los perfiles autorizados.

CONSULTAS

Listado de estudiantes inscritos, Libro de calificaciones, consulta de noticias, consulta de horarios, consulta de oferta educativa, consulta de costos y las demás consultas necesarias para administrar todas sus funcionalidades, las cuales serán evaluadas con el usuario

REPORTESReporte de evaluaciones finalizadas y los demás reportes necesarios para administrar todas sus funcionalidades, los cuales serán evaluados con el usuario.

ESTADISTICAS Estadísticas de los resultados de evaluaciones y resumen de aprobados y no aprobados

OBSERVACIONES: Las funcionalidades de este módulo deben ser para las dos modalidades de educación presencial y virtual

ANEXO 2

CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES MÍNIMAS ESPECÍFICAS

2.2.2. Especificaciones técnicas mínimas

2.2.2.1 Funcionalidades mínimas

CARACTERÍS-TICAS TÉCNICAS REQUERIMIENTOS MÍNIMOS

CUMPLE / NO

CUMPLE

P á g i n a 51

Integración con otras plataformas de capacitación virtual y a otros sistemas corporativos.

El sistema de información para la gestión y administración académica a implementar se integrará a la plataforma de capacitación virtual con la que cuenta actualmente la entidad y a otros sistemas corporativos como; dominio, correo electrónico, comercio electrónico y sistema financiero

El oferente efectúo visita previa a la entidad.

El oferente efectúo visita previa a la entidad para revisar los requerimientos de integración y estimar sus esfuerzos en la integración.

Módulo de administración

Cuenta con un Módulo de administración.

Cuenta con herramientas administrativas para el control de Cursos

Dota de herramientas administrativas para el control de AspirantesCuenta con herramientas administrativas para el control de EstudiantesCuenta con herramientas administrativas para el control de TutoresCuenta con herramientas administrativas para el control de DocentesCuenta con herramientas administrativas para el control de Instituciones

Módulo de administración y gestión de recursos físicos y tecnológicos

Cuenta con un Módulo de administración y gestión de recursos físicos y tecnológicos.

Permite solicitar el uso de los distintos espacios físicos y tecnológicos (hardware y software).

Permite gestionar el uso de los distintos espacios físicos y tecnológicos (hardware y software).

Permite asignar el uso de los distintos espacios físicos y tecnológicos (hardware y software).

Permite reubicar los distintos espacios físicos y tecnológicos (hardware y software).

P á g i n a 52

Permite generar reportes sobre los distintos espacios físicos y tecnológicos (hardware y software).

Módulo estudiantes:

Cuenta con un Módulo de estudiantesPermite consultar cargar y descargar documentos.Permite consultar AdmitidosPresencial- Permite Administración de cuenta.Presencial- Permite Redes sociales.Presencial- Permite AutenticaciónPresencial- Permite Consulta de NotasPresencial- Permite Programa académicoPresencial- Permite Solicitar certificación.Presencial- Programa académico actual.Presencial- Permite Consultar Oferta EducativaPresencial- Permite Evaluación del docente.Presencial- Permite Presentación de evaluaciones de los cursos en línea.Virtual- Permite Administración de cuenta:Virtual- Permite opciones de foro y noticiasVirtual- Autenticar.Virtual- Consultar Notas:Virtual- Programa AcadémicoVirtual- Solicitar CertificaciónVirtual- Oferta Educativa Actual

Módulo egresados:

Cuenta con un Módulo de egresados Permite Redes Sociales. Permite Solicitar Certificación Permite Consultar NotasPresencial- Permite Administración de cuenta.Presencial- Permite AutenticaciónPresencial- Permite Programa académicoPresencial- Programa académico actual.Virtual- Permite Administración de cuenta:Virtual- Autenticar.Virtual- Solicitar CertificaciónVirtual- Oferta Educativa Actual

Módulo aspirantes:

Cuenta con un Módulo de aspirantes Permite Consultar Admitidos

Presencial- Permite consultar Programa Académico.Presencial- Permite Inscripción y Registro

P á g i n a 53

Presencial- Permite Registro en el PortalVirtual- contar con enlaces a redes sociales.Virtual- Permite contar con noticias.Virtual- Permite contar con calendario de eventosVirtual- Oferta Educativa

Módulo docentes:

Cuenta con un Módulo de docentesPermite Redes Sociales.Permite AutenticaciónPermite Programa académicoConsultar estudiantes.Permite programar evaluaciones.Permite estructurar banco de preguntas para las evaluaciones.Solicitar Certificación, cargar y modificar notas.Permite generar estadísticas.

Módulo tutores: Cuenta con un Módulo de tutoresPermite opciones de foro y noticias.Permite AutenticaciónPermite Consultar oferta educativaPermite Consultar estudiantes.Permite solicitar certificación, modificar notas y cargar notas.

2.2.2.2 Tecnologías de Ejecución.

CARACTERÍS-TICAS TÉCNICAS

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS CUMPLE / NO

CUMPLETecnologías de Ejecución.

El entorno de ejecución es 100% WebLa funcionalidad del sistema se ejecuta y/o gestionada desde cualquier dispositivo móvil.Permite la integración con la solución ERP del IGAC, (Desarrollado en Oracle forms reports).Incluye dos interfaces de acuerdo al diseño establecido por la oficina CIAF del IGAC.En la página principal del aplicativo incluye links a entidades educativas propuestas por el IGAC.La interacción de las páginas del sitio con los usuarios es rápida.

P á g i n a 54

La plataforma Web está alojada en el dominio del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.La página web se presenta en los idiomas español e inglésCuenta con escalabilidad en versiones y funcionalidades, facilitando la implementación de nuevos módulosUtiliza los lineamientos de imagen institucional, documentos y procedimientos acordes con el Sistema de Gestión Integrado – SGI del IGAC.Vincula ayudas multimediales como apoyo al tema docente.Los diplomas y certificaciones generados deben cuentan con firma digital, garantizando la seguridad de estos documentos, para lo cual el aplicativo debe enlazarse al servicio de firma digital dispuesto por el IGAC.El software genera bitácoras, que permitan registrar, consultar las acciones generadas de los diferentes eventos como consulta documentos, activación de usuario, eliminación de auditorías, bloqueo usuario, borrado documento, login, Logout entre otros.El software debe garantizar la integralidad entre sus módulos de modo que se tenga la fluidez, consistencia y actualización de los datos en tiempo real.La solución permite la personalización del home y documentos con la imagen del logo institucional.La herramienta genera reportes y estadísticas acerca de la administración.La herramienta permite generar copias de respaldo de la Suite.El sistema cumplir con el protocolo IPV6.La herramienta permite configuración en un único servidor de aplicaciones o web Server o incluso crecer a una serie de servidores en caso de ser requerido.El sistema proporciona información de licenciamiento y versión de los módulos adquiridos.La solución es soportada en arquitectura WEB; Como mínimo funciona correctamente sus funcionalidades en navegadores Internet Explorer, Mozilla Fire Fox, Opera y Safari en sus últimas versiones

P á g i n a 55

Permite exportar datos a herramientas suite de oficina (Word®, Excel®, PDF) archivos planos, txt, csv, bajo las especificaciones técnicas que los reportes y las salidas en archivo, indicadas en los requerimientos funcionales.Las aplicaciones se integran para enviar correos electrónicos con un servidor estándar SMTP.Es parametrizable en todas sus funcionalidades, procesos e interface de usuario.Todos los valores desplegados en listas tienen la funcionalidad de adicionar, modificar, eliminar y consultar, de tal manera que los usuarios autorizados pueden administrar su contenido.El sistema permite configurar los días no hábilesEs escalable lo cual permitirá que sea instalado en plataformas de diferentes tamaños y robusteces.La aplicación debe soportar arquitectura de alta disponibilidadLas pantallas son de fácil uso para el usuario final.Permite obtener ayudas funcionales en línea.El sistema permite llevar un control de la implantación de la norma ISO 27001.Permite el manejo de mensajes de error, mensajes de ayuda y mensajes de confirmación en la ejecución de procesos, de manera parametrizable.Permite la definición y administración de niveles de acceso a las funcionalidades del sistema.Posee aspectos de seguridad relacionados a su utilización a través de redes públicas, garantizando la confidencialidad e integridad de la información y acceso a ella.

2.2.3. Migración de datos e integración con el aplicativo Telecentro Regional sobre plataforma Moodle.

CARACTERÍS-TICAS TÉCNICAS

REQUERIMIENTOS MÍNIMOS CUMPLE / NO CUMPLE

Migración de datos e integración con

Se migrarán los datos históricos de los sistemas actuales de gestión académica en Access y Postgresql en sus versiones actuales, a la nueva

P á g i n a 56

el aplicativo Telecentro Regional.

plataforma, que garantice su posterior consulta y operación.Con la nueva plataforma se garantiza la integración con el Telecentro Regional del IGAC.La plataforma del Telecentro Regional del IGAC, garantizará la disponibilidad de la información para ser consumida por la nueva plataforma e igualmente garantizará el consumo de la información proveniente de la nueva plataforma.Los componentes que se requieran desarrollar en la plataforma del Telecentro Regional del IGAC, que garanticen la integración con la nueva plataforma, es responsabilidad del contratista.

P á g i n a 57