· Web view©Fundația pentru Dezvoltarea Societății Civile (Civil Society Development Foundation), 2018. Reprodukcija dovoljena le za nekomercialne namene ob navedbi vira. Kolofon

©Fundația pentru Dezvoltarea Societății Civile (Civil Society Development Foundation), 2018.

Reprodukcija dovoljena le za nekomercialne namene ob navedbi vira.

KolofonIzdal Civil Society Development Foundation, marca 2018Blvd. Nerva Traian, Nr. 21, Sector 3, București, RomâniaTel.:+40-21-310 01 77/81/82/83; Fax: +4-021-310-0180E-pošta: [email protected] strani: www.fdsc.ro, http://www.odyotoolkit.eu/

Avtor: Vlad Dumitrescu

Gradivo je nastalo v okviru projekta “Organisational Development for Youth Organisations”, ki ga

sofinancira Erasmus + Program Evropske unije in ga izvaja konzorcij nevladnih organizacij – Civil

Society Development Foundation (FDSC), Center za informiranje, sodelovanje in razvoj nevladnih

organizacij (CNVOS) ter European Network of National Civil Society (ENNA).

The European Commission support for the production of this publication does not constitute an

endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission

cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Uvod

Dokument predstavlja drugi del učnega gradiva, ki je bilo oblikovano v okviru projekta

»Organizational Development for Youth Organizations«, katerega cilj je mladinskim organizacijam v

Evropi ponuditi možnost, da izpeljejo konkretne procese za oceno obstoječega stanja

organizacijskega razvoja in uvedejo spremembe na področjih, kjer se to izkaže za potrebno.

Dokument vključuje nabor vaj, s katerimi lahko organizacije izboljšajo svoje delovanje. Vse vaje lahko

najdete tudi na spletu, v interaktivni in uporabnikom prijazni verziji na:

www.odyotoolkit.eu

1

http://www.odyotoolkit.eu/

mailto:[email protected]

Upravljanje

Kontrolni seznam za inovativnost

Z DA ali NE odgovorite na spodnja vprašanja, glede na prakso v vaši organizaciji. Če ste na katero vprašanje odgovorili z NE, razmislite, kako bi lahko to prakso spremenili.

DA NE

Ali organizacija stalno spremlja dogajanja v družbi, je pozorna na probleme in uporabnikom/odločevalcem/skupnosti ponuja nove rešitve?

Ali nove rešitve ocenite in/ali jih primerjate z rešitvami, ki že obstajajo?

Ali redno evalvirate vaše prakse, jih prilagajate ter redno vpeljujete nove, inovativne pristope?

Ali organizacija izkorišča vse možne vire prihodkov (npr. za socialna podjetja, subvencije, razpise, tržno dejavnost, donacije …)

Ali organizacija aktivno spodbuja osebje (npr. z nagrajevanjem), da aktivno iščejo in preizkušajo nove inovativne metode?

Ali se organizacija osredotoča na doseganje maksimalnega učinka in ne zgolj na izvajanje posameznih aktivnosti?

Ali organizacija spremlja novo tehnologijo in jo vključuje v svoje projekte/programe, kjer je to mogoče?

Ali se organizacija povezuje z različnimi, neobičajni partnerji, da bi povečala učinek projektov (npr. z gospodarstvom, javno upravo, mediji …)?

Ali organizacija izkorišča vse potenciale svojega dobrega imena? Ga uporablja tudi za druge cilje, ne le pri pridobivanju sredstev?

Ali organizacija uporablja različne kanale za komuniciranje svojega poslanstva navzven, ne le primarni ciljni skupini?

2

Pregled vizije in poslanstva

V spodnjo tabelo dodajte aktivnosti, ki jih je vaša organizacija izvajala v zadnjih 3 letih in ocenite ali so bile v skladu z vašo vizijo, poslanstvom in vrednotami. Enako vajo lahko ponovite tudi za vse projekte/aktivnosti, ki jih načrtujete.

Dodatno ocenite tudi, ali so v skladu z vašo vizijo, poslanstvom in vrednotami notranji postopki dela na posameznih področjih (lahko dodate tudi druga področja).

Področje dela Ali je skladna z vašo vizijo?

Ali prispeva k uresničevanju vašega poslanstva?

Ali upošteva vse vrednote vaše organizacije?

Če ste kje odgovorili z ne, opišite zakaj:

Aktivnost 1

Aktivnost 2 (po potrebi dodajte več vrstic)

Upravljanje (procesi odločanja …)

Vključevanje novih članov/zaposlenih/prostovoljcev

*po potrebi dodajte ali izbrišite vrstice

3

Poročanje upravnemu telesu

Da bi upravni organ kar najbolje deloval, mora biti ustrezno obveščen o dogajanju v organizaciji. S spodnjimi vprašanji si lahko pomagate pri pripravi poročil (polletnih, letnih) za vaš upravni organ:

Kratek uvod – na kratko opišite trenutno okolje v katerem deluje vaša organizacija, vaš napredek pri uresničevanju vizije, poslanstva in strateškega načrta ter navedite izvedene aktivnosti.

Povzetek nedavnih dosežkov – pregled učinka tekočih projektov in/ali programov; ocena kaj poteka dobro, kaj slabo; potencialna tveganja in problematična področja; odziv ključnih deležnikov ipd.

Organizacijski vidik – pregled aktualnih stvari, ki se tičejo zaposlenih/članov/prostovoljcev/vodij; dosežki in izzivi na področju kadrovanja, uvedene novosti ipd.

Povzetek načrtov za prihodnost – pregled prihodnjih programov in/ali projektov, novih pobud, izzivov, ki čakajo organizacijo v naslednjem obdobju (pozitivnih ali negativnih), načrt za odgovor na trende in strategija za njihovo naslavljanje.

Finančne informacije – povzemite trenutno stanje, skupne prihodke in odhodke.

Drugo – vse ostalo, za kar precenite, da bi upravnemu organu lahko pomagalo pri opravljanju svoje naloge.

4

Priporočila/vprašanja za upravni organ

Samoevalvacija upravnega organa

člani upravnega organa lahko uporabijo spodnji vprašalnik za samoevalvacijo svojega dela, to pa lahko služi kot izhodišče za razpravo.

Za vsako trditev izberite najprimernejši odgovor: Popolnoma

večinoma

Delno Nič

Razumem svoje naloge in odgovornosti člana upravnega organa

Neprestano izboljšujem svoje znanje in veščine, da bi lahko zadovoljil potrebe organizacije

Razumem vizijo, poslanstvo in vrednote organizacije

Razumem organizacijsko strukturo in porazdelitev odgovornosti

Razumem strateški načrt organizacije

Aktivno se vključujem v izvajanje, spremljanje in evalvacijo strateškega načrta organizacije

Menim, da so v upravnem organu ustrezno zastopane potrebne veščine in njihova raznolikost

Počutim se vključenega v delo upravnega organa in me to delo zanima

Vključujem se v evalvacijo in razvoj veščin za vodenje organizacije

Aktivno sodelujem na sestankih in se konstruktivno odzivam na poročila in prejete informacije

S ponosom predstavljam organizacijo ob različnih formalnih in neformalnih priložnostih

Aktivno sodelujem pri fundraising aktivnostih organizacijeZaključki:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

5

Konflikt interesov

Uporabite spodnji vzorec za pripravo vaše lastne izjave glede konflikta interesov, ter jo ustrezno prilagodite vašim razmeram in potrebam.

Izjava glede konflikta interesov – z izjavo seznanite vse zaposlene/člane/prostovoljce ter vodstvo organizacije. Sprejme in potrdi naj jo najvišji organ organizacije.

1. Namen te izjave je, da pomaga zaposlenim/članom/prostovoljcem, vključno s predstavniki

vodstvenih teles, zaščititi integriteto organizacije v vseh dejanskih ali potencialnih situacijah, ki bi

lahko povzročile konflikt interesa.

2. V luči obstoječega dokumenta se konflikt interesa dojema kot “situacija, v kateri imajo

zaposleni/člani/prostovoljci ali predstavniki vodstvenih teles osebni interes, ki bi lahko vplival na

objektivno izvajanje nalog in odgovornosti znotraj organizacije”.

3. Konflikt interesa se pojavi kadarkoli se zaposleni/člani/prostovoljci ali predstavniki vodstvenih

teles znajde v položaju, ko lahko vpliva na odločitve organizacije, bodisi glede politik, finančnih ali

drugih zadev, od katerih bi lahko imel on sam ali pa njegovi sorodniki ali prijatelji koristi.

4. Zaposleni/člani/prostovoljci in člani vodstvenih teles se bodo odpovedali sodelovanju v

kakršnihkoli aktivnostih izven organizacije, ki bi lahko privedle do konflikta interesov.

5. O katerikoli situaciji povezani z možnostjo konflikta interesov mora nemudoma razpravljati

vodstvo.

6. Dolžnost zaposlenih/članov/prostovoljcev in predstavnikov vodstvenih teles je, da nemudoma

sporočijo, da so se znašli v položaju, kjer je ali bi lahko prišlo do konflikta interesov. V kolikor tega

ne sporočijo, se proti njim lahko sprožijo disciplinski postopki, vključno z odpovedjo pogodbe o

zaposlitvi/prostovoljstvu ter izgube članstva.

7. Ta izjava je namenjena temu, da dopolni zdravo presojo in zaposleni/člani/prostovoljci ter

predstavniki vodstvenih struktur morajo spoštovati tako njene določbe kot tudi duh, v katerem je

bila napisana.

6

Finančni vidiki

Projektni proračun

S pomočjo spodnje tabele pripravite projektne proračune za tekoče projekte. Uporabna je predvsem za notranje spremljanje financ oziroma za pripravo projektnih predlogov. Za večjo dodano vrednost priporočamo, da tabelo prenesete v excelov dokument ter dodate formule.

Št. Vrsta stroška enota Število enot Strošek na enoto

Skupaj

1. Stroški osebja

2. Potni stroški

3. Oprema

4. Zunanji stroški vezani na aktivnosti (direktni stroški)

5. Administrativni / posredni stroški


7

Načrtovanje porabe

S pomočjo spodnjega vzorca pripravite tabelo za načrtovanje porabe projektnih sredstev. Za večjo dodano vrednost priporočamo, da tablo prenesete v excelov dokument ter dodate formule.

Št. Vrsta stroška 1. Mesec 2. Mesec x. Mesec skupaj

1. Stroški osebja

2. Potni stroški

3. oprema

4. Zunanji stroški vezani na aktivnosti (direktni stroški)

5. Administrativni / posredni stroški

Skupaj za mesec


8

Analiza finančnih virov

Uporabite spodnjo tabelo za pripravo seznama razpisov in donatorjev, ki so aktivni na vašem področju.

Ime donatorja in razpisa

Kontakt / povezava na spletno stran

Kaj podpira? Rok za prijavo

Ali je v skladu z našo vizijo/poslanstvom?

Odgovorna oseba v organizaciji

opombe


9

Časovnica

S pomočjo spodnje tabele lahko vodite evidenco, koliko ur so zaposleni/prostovoljci opravili na posamezni aktivnosti/projektu.

Ime:

Delovno mesto:

Mesec:

Dan v mesecu

Število ur Aktivnost/projekt Opis opravljenega dela

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

…

29

30

31


Upravljanje znanja

10

Koledar dogodkov

S pomočjo spodnje tabele pripravite koledar dogodkov, ki so se jih v imenu organizacije udeležili člani/zaposleni/prostovoljci.

Ime dogodka

Lokacija / naslov

Kdaj dogodek poteka

Kratek opis Povezava na spletno stran dogodka (če obstaja)

Kdo se ga bo udeležil?


Baza partnerjev

11

Izpolnite spodnjo tabelo s podatki o partnerjih, s katerimi je vaša organizacija že sodelovala.

Ime

partnerja

Kratek opis Kontaktna

oseba /

spletna stran

Kako je bil

partner

vključen

Na katerih

področjih je

strokovno

podkovan?

Kontaktna osebaopombe


Baza podatkov o uporabnikih/strokovnjakih/prostovoljcih/članih

12

Izpolnite spodnjo tabelo s podatki o vaših uporabnikih/prostovoljcih/članih/strokovnjakih, s katerimi vaša organizacija sodeluje ali je sodelovala v preteklosti.

Ime Kontakti V katerih projektih/aktivnostih

je oseba sodelovala

Naloge/

odgovornosti

Evalvacija opombe


GANTT-ova tabela

13

V spodnjo tabelo vpišite aktivnosti po posameznih tednih (po potrebi lahko tudi dnevih ali mesecih, odvisno od projekta), da boste lažje nadzorovali potek projekta.

Aktivnost/teden Teden 1 Teden 2 Teden 3 Teden 4 Odgovorna

oseba

opombe

A1

A2

A3

…

AX


Spremljanje in evalvacija

14

Anketa za zaposlene/člane/prostovoljce

S pomočjo spodnje ankete lahko dobite podatke o ravni zadovoljstva vaših zaposlenih/članov/prostovoljcev.

1. Kako dolgo že sodelujete z organizacijo? _________________________________

2. Kaj je bil glavni razlog, da ste se ji priključili? _______________________________

3. Za vsako od spodnjih trditev izberite nivo strinjanja:

Ne drži Delno drži

Drži Popolnoma drži

Delo za organizacijo izpolnjuje moje osebne in profesionalne potrebe

Organizacija me podpira pri mojem osebnem in profesionalnem razvoju

Aktivnosti v katerih sodelujem so izvedene kvalitetno

Zadovoljen sem z raznolikostjo aktivnosti v katere sem vpet

V delovnem timu vlada pozitivno vzdušje

Moji nadrejeni mi dajo vedeti, da sem cenjen del ekipe/organizacije

Delo za organizacijo mi daje občutek zadovoljstva

Na splošno sem zadovoljen z organizacijo

Opombe:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Predlogi za izboljšanje dela v organizaciji:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Redna evalvacija organizacije

15

Spodnja vprašanja so vam lahko v pomoč pri izvajanju redne evalvacije vaših aktivnosti in tudi pri letni evalvaciji organizacije kot celote.

Vprašanje Odgovor

Ali je organizacija v izbranem obdobju sledila

svoji viziji, poslanstvu in vrednotam?

Kaj so ključni dosežki ocenjevalnega obdobja?

S katerimi težavami se je organizacija soočila v

ocenjevalnem obdobju?

V kakšni meri so bili doseženi zadani cilji za to

obdobje?

Kaj ste se v tem obdobju naučili?

Kako so bili zaposleni/člani/prostovoljci v tem

obdobju zadovoljni?

Ali so v izbranem obdobju potekale kakšne

fundraising aktivnosti? Kako uspešne so bile?


Povzetek evalvacije za izbrano obdobje:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

16

Spodbujanje učenja

Spodnja načela vam lahko pomagajo, da bo vaša organizacija še bolj spodbujala učenje.

Vodstvo organizacije redno poudarja pomembnost učenja.

Učenje je vključeno med vrednote organizacije.

Vodstvo prevzema odgovornost za omogočanje priložnosti za učenje in jih stalno vpeljuje v

organizacijo – ne le na področju aktivnosti, ampak tudi pri administrativnih/operativnih zadevah.

Vodstvo spremlja in evalvira učne procese in zaposlene/prostovoljce/člane v organizaciji.

Vodstvo zagotavlja možnosti, da se znanje prenese za vse zaposlene/člane/prostovoljce (npr. da

vsak, ki se udeleži predavanja/izobraževanja/dogodka pripravi kratko prezentacijo s ključnimi

poudarki za ostale).

Vodstvo prevzema odgovornost za učne rezultate.

Vodstvo mentorira člane/zaposlene/prostovoljce, jih spodbuja da reflektirajo o pridobljenem znanju

ter ga vpeljejo v svoje delo.

Vodstvo uporablja svoje izkušnje za svetovanje in mentorstvo manj izkušenim

članom/zaposlenim/prostovoljcev.

Vodstvo spodbuja širše izobraževanje zaposlenih/članov/prostovoljcev, ne le tisto strogo vezano na

opravljanje delovnih nalog.

Vodstvo si, skupaj z zaposlenimi/člani/prostovoljci vzame čas za branje, razmišljanje in razpravo o

novih idejah in načrtih za njihovo uresničitev.

Člani/prostovoljci/zaposleni razumejo, da lahko z novimi kompetencami prispevajo k temu, da bo

organizacija (še bolj) uspešna.

Člani/prostovoljci/zaposleni imajo željo po stalnem izobraževanju integrirano med svoja prepričanja

in so predani procesu učenja.

Ljudje znotraj organizacije aplicirajo pridobljeno znanje v aktivnosti ter stalno nadgrajujejo njihovo

izvedbo ter prispevajo k doseganju strateških ciljev.

Organizacija omogoča širok nabor formalnih in manj formalnih načinov pridobivanja.

17

Ocena potreb skupnosti

Z razmislekom o spodnjih vprašanjih ocenite potrebe skupnosti v kateri delujete.

1. Kakšno je okolje v katerem delujte?

Opišite lokalno okolje – na primer število prebivalcev, etnična sestava, ranljive skupine v skupnosti, socialno-ekonomski dejavniki, druge posebnosti. Skušajte dobiti čim bolj relevantne podatke (uradne statistike, ocene iz terena …)

2. Kako razmišlja skupnost?

Da bi boljše razumeli skupnost, v kateri delujete se poslužujte različnih raziskovalnih metod za zbiranje informacij, na primer vprašalnike, intervjuje, fokusne skupine, opazovanje … Vključite zadostno število metod in sodelujočih, da boste dobili relevantne rezultate, ki jih lahko posplošite na skupnost.

3. Identificirani problemi?

Opišite identificirane probleme tako, da združite podatke o lokalnem okolju iz točke 1 z odzivi skupnosti iz točke 2. Kateri problem se pojavlja kot najbolj pereč? Razdelajte problem na vzroke in posledice (vprašajte se, zakaj je problem nastal, kakšne so njegove posledice, kako velik vpliv ima na življenje ljudi, zakaj bi ga bilo potrebno rešiti, na kakšne načine ga lahko rešite …).

4. Ključni deležniki?

Razmislite o ključnih deležnikih, ki vam lahko pomagajo rešiti problem. Na koga vse problem vpliva in kako bi lahko prispevali k njihovi rešitvi.

5. Kakšen je cilj?

Ko ste problem identificirali in opisali ter prepoznali ključne deležnike, opišite kako si predstavljate skupnost, ko bi bil ta problem rešen. Potem opredelite posamezne korake, ki jih mora izvesti vaša organizacija, da bi prišli do skupnosti, kot si jo predstavljate.

18

Struktura organizacije

Učinkovita struktura organizacije

Preberite spodnje trditve in označite, ali držijo za vašo organizacijo. V kolikor boste za kakšno ugotovili, da ne drži, razmislite, kako bi lahko to spremenili.

DA NE

Struktura je postavljena tako, da minimalizira vire potrebne za izvedbo posameznih nalog (naloge se ne podvajajo, ne prihaja do nepotrebnih zamud pri odločanju …).

Struktura organizacije se prilagaja spremembam v zunanjem okolju in ni zacementirana v obstoječe postopke in prakse.

Struktura organizacije se prilagaja spremembam v zunanjem okolju in je sposobna te spremembe tudi izpeljati v praksi.

Vodstvo in ostali člani osebja imajo potrebna znanja, veščine in motivacijo za učinkovito delo.

Čeprav je struktura organizacije postavljena tako, da spodbuja učinkovitost, ne zavira uvajanja inovacij.

Vodstvo in ostali člani osebja redno usklajujejo delo in dobro sodelujejo med seboj.

Vodstvo in ostali člani čutijo, da je njihovo delo v skladu s cilji in prioritetami organizacije.

Organizacija je dobro pripravljena na zamenjavo vodij in skrbi za nasledstvo.

Struktura organizacij daje ljudem možnost, da sprejemajo odločitve. Odločitev ne sprejema zgolj vodstvo.

Struktura organizacije omogoča sodelavcem, da se učijo, spreminjajo, sprejemajo odločitve, poskušajo nove stvari (tako na ravni organizacije kot tudi na ravni aktivnosti).

Struktura organizacije omogoča samoorganiziranje in mreženje.

19

Izboljšanje organizacijske strukture

Za vzpostavitev bolj učinkovite strukture organizacije lahko razmislite o naslednjih možnostih:

Ocenite obstoječo strukturo in razmislite, ali (še vedno) ustreza potrebam organizacije in ljudi, ki v

njej delujejo.

Razmislite, kako bi še lahko postavili strukturo organizacije, da bi bila le-ta še vedno funkcionalna.

Kakšne so prednosti/slabosti te nove strukture?

Premislite o hierarhiji v organizaciji in jo odpravite na področjih, kjer ni potrebna. Vzpostavite

mehanizme kontrole.

Združujte ali razbijajte naloge posameznih oddelkov/struktur organizacije. Dovolite osebju, da svoja

znanja in veščine uporabi v različnih vlogah.

Uporabite sistematičen pristop do strukture organizacije.

Dovolite osebju, da prevzame odgovornost in nadzor nad svojim delom ter jim omogočite

avtonomnost.

Decentralizirajte procese odločanja.

Izboljšajte komunikacijo med osebjem/oddelki ter spodbujajte občutek povezanosti in skupnosti.

Oblikujte mešane ekipe.

Zmanjšajte birokracijo kjer lahko.

Spodbujajte kreativnosti. Sprejmite neuspehe kot del procesa učenja.

Upoštevajte, da imajo različne generacije drugačne vrednote, ki jih je potrebno integrirati v

organizacijo.

Bodite odprti in se hitro odzivajte na spremembe.

Opis delovnih nalog

20

Za opis delovnih nalog posameznega zaposlenega/prostovoljca, lahko uporabite spodnji obrazec.

Naziv delovnega mesta:

Ime in priimek osebe:

Oddelek/projekt:

Neposredno nadrejena oseba:

Zaposleni ali prostovoljec:

Povzetek delovnih nalog:

Zahtevana znanja in izobrazba:

Naloge in odgovornosti:

Sprejemanje odločitev

21

Predstavljajte si postopek sprejemanja odločitev v vaši organizacij in preberite spodnje štiri trditve. Izberite tisto, ki je najbolj ustreza vaši organizaciji. Potem razmislite o spremembah, ki jih lahko uvedete. Pri tem vam bosta pomagali zadnji dve vprašanji.

Avtokratični sistem sprejemanja odločitev:

Vodstvo organizacije ima popoln nadzor nad sprejemanjem odločitev. Praviloma se ne posvetuje s člani/zaposlenimi/prostovoljci.

Demokratični/vključujoč sistem sprejemanja odločitev:

Vodstvo organizacije v odločanje vključuje zaposlene/člane/prostovoljce. Odločitve večinoma sprejema z glasovanjem, kjer zmaga večina.

Soglasno sprejemanje odločitev:

Vodstvo se je odreklo pravici do odločanja in jo preneslo na celotno organizacijo. Išče se soglasje med vsemi, ki se morajo strinjati z odločitvijo in so potem soodgovorni za rezultate.

Strokovno sprejemanje odločitev:

Vodstvo je odločanje na posameznem področju (delno ali v celoti) predalo strokovnjakom.

Kako poteka odločanje v moji organizacij? Kako bi ga lahko izboljšali, da bi bilo bolj vključujoče in/ali učinkovito?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Upravljanje

22

Upravljanje s časom

Spodnja tabela vam lahko pomaga, da boste imeli pregled nad nalogami, ki jih morate opraviti in jim določili pomembnost. Tako boste lažje načrtovali čas, ki je potreben za njihovo realizacijo.

Naloga Samostojno

ali v timu

Pomembnost Nujnost Kdaj lahko to naredim?

Kdaj sem najbolj

produktiven?

Rok za

dokončanje

Nagrada, ko

končam


Osebni življenjepis

Po spodnjih korakih pripravite vaš osebni življenjepis, ki ga lahko uporabite ob različnih priložnostih.

23

1. Kater so vase “supermoči”? Kaj delate zares dobro? Kaj pri vas cenijo drugi?

__________________________________________________________________________________

Glede na zgornji odgovor, izberite tri vase najmočnejše prednosti – vaše tri supermoči:

1.

2.

3.

2. Katere so vase vrednote? Razmislite o njih in izberite tri najpomembnejše:

1.

2.

3.

Preverite, ali tudi drugi v vas prepoznajo te vrednote. Vprašajte sodelavce, družinske člane in prijatelje. Zapišite njihove odzive.

__________________________________________________________________________________

3. Kakšni so vaši cilji? Predstavljajte si vašo prihodnost in jo opišite. Razmislite, kaj si želite doseči v

življenju in kakšen učinek bo to imelo na ljudi okoli vas.

__________________________________________________________________________________

Glede na zgornje odgovore, zapišite vaš kratek življenjepis:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Recite ne mikromenedžmentu

24

Kot kažejo številne študije, mikromenedžment ubija motivacijo, kreativnost in zadovoljstvo zaposlenih/članov/prostovoljcev. Kot menedžer/vodja je vaša naloga, da se tega zavedate in se aktivno trudite, da to odpravite. Pri tem vam lahko pomagajo spodnja pravila.

Bodite pozorni na vaše

obnašanjeSpodbujajte zaupanje in to pokažite

Pogovarjajte se z vašo ekipo

Dovolite ljudem, da prevzemajo

odgovornost Osredotočite se na rezultate

Dovolite osebju, da dela napake

Redno se pogovarjajte o

napredku Zbirajte povratne informacijeUravnotežite menedžerske

in voditeljske naloge

Osredotočajte se na

pomembne stvari Bodite odkriti Popustite vajeti

Vprašanja za coaching

25

ICF opredeljuje coaching kot “partnerstvo s strankami v miselnem in kreativnem procesu, ki jih

spodbuja da v polnosti izkoristijo svoje osebne in profesionalne potenciale.” Verjamemo, da si

morajo vodje mladinskih organizacij vzeti čas in ga nameniti krepitvi mladih tudi prek coachinga.

Čeprav se procesi razlikujejo od organizacije do organizacije, so vam lahko vedno v pomoč spodnja

vprašanja.

Kaj bi čutil, videl, slišal, če bi uporabil časovni stroj in se prestavil v svojo idealno prihodnost? Kako

izgledaš, kaj delaš?

Kaj ti trenutno stoji na poti, kaj te ovira na poti do idealne situacije?

Kakšen cilj si lahko postaviš za bližnjo prihodnost, ki bi ti pomagal priti v idealno prihodnost?

Kaj bi lahko bil naslednji cilj, ko bi prejšnjega dosegel?

Ali meniš, da ti trenutno nekaj manjka v življenju?

Če bi stvari ostale nespremenjene, kako bi to vplivalo na tvoje življenje?

Kaj ne želiš, da te vprašam?

Kaj bi bil pripravljen narediti, da bi dosegel svoj cilj, če bi imel na razpolago neomejene vire?

Kaj je najlažji korak, ki bi ga lahko naredil zdaj, da bi se približal svojemu cilju (četudi čisto malo)?

Katere vire potrebuješ za ta korak?

Na katere ovire misliš, da boš naletel? Kako jih lahko premagaš?

Kako boš vedel, da si dosegel cilj in kako nameravaš to proslaviti?

Vodenje zaposlenih/prostovoljcev/članov

26

Ocenjevanje

Uporabite in po potrebi prilagodite spodnji vzorec za ocenjevanje vašega osebja.

Ime in priimek:

Delovno mesto:

Obdobje evalvacije:

Področja ocenjevanja/ocena Nezadovoljivo Zadovoljivo Odlično

Splošna kakovost dela

Vsebinska strokovnost

Pripravljenost na učenje

Odnos z ostalimi člani ekipe in ključnimi deležniki

Sposobnost dela v timu

Sposobnost samostojnega opravljanja nalog

Odprtost za inovacije

Pripravljenost na reševanje problemov

Povezanost z vizijo in poslanstvom organizacije

Možnost predstavljanja organizacije

Navdihovanje, motiviranje in vodenje drugih

Opombe:

Glede na zgornje ocene, navedite področja, na katerih bi bilo izboljšanje potrebno ter se o konkretnih korakih dogovorite na razgovoru s posameznim članom osebja.

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Samoevalvacija

27

Uporabite/prilagodite spodnji vzorec za pripravo vprašalnika za samoevalvacijo in ga razdelite med osebje.

Ime in priimek:

Delovno mesto:

Obdobje samoevalvacije:

Kateri so moji ključni dosežki v tem obdobju?

Kaj sem se naučil?

Ali sem naletel na kakšne izzive, ki so vplivali na moje delo? Če da, katere:

Ali sem dosegel svoje poslovne cilje? Da/ne, zakaj:

Katere so moje močne točke?

Kaj bi lahko naredil bolje?

Kako sem se odrezal pri delu znotraj ekipe? Kako sem se odrezal pri samostojnem delu?

Ali sem prevzel naloge vodje v različnih situacijah? Da/ne, zakaj?

Zaključki, področja za napredek, dopolnitve osebnega načrta za razvoj

Baza podatkov o prostovoljcih

28

Uporabite in/ali prilagodite spodnjo tabelo za pripravo baze podatkov o prostovoljcih, ki so vključeni v vašo organizacijo.

Ime in

priimek

Datum rojstva Področje

zanimanja

Kompetence,

znanja in

veščine

Pripravljenost

na sodelovanje

(časovno,

vsebinsko)

Kontakti Ocene in

opombe


Poznavanje zakonodaje

29

Pripravite/dopolnite seznam pravnih dokumentov, ki jih morate imeti za vaše osebje (zaposlene, zunanje sodelavce in prostovoljce), da bi zadostili zahtevam nacionalne zakonodaje.

Zaposleni:

- Pogodba o zaposlitvi- Potrdilo o zdravniškem pregledu- Potrdilo o opravljenem tečaju varstva pri delu …

Zunanji sodelavci:

Prostovoljci:

Vključevanje uporabnikov (mladih z manj priložnostmi)

30

Dovoljenje staršev

Prilagodite in uporabite spodnji vzorec za pridobitev soglasja staršev, v kolikor se v vašo organizacijo vključujejo mladoletniki.

Soglasje

Jaz, (ime in priimek starša/skrbnika):

__________________________________________________________________________________

Dovoljujem, da (ime in priimek mladoletne osebe):

__________________________________________________________________________________

Sodeluje v programih in aktivnostih organizacije (ime organizacije):

__________________________________________________________________________________

Podpis starša/skrbnika:

__________________________________________________________________________________

Kraj in datum:

__________________________________________________________________________________

31

Učni procesi

Eden izmed ciljev mladinskega dela je tudi omogočanje učenih izkušnje za mlade, naše uporabnike. V ta namen lahko uporabite spodnjo tabelo za pripravo individualnih učnih načrtov v treh korakih.

1. Identificirajte učno potrebo: najbolj enostavno to naredite z individualnim ali skupnim sestankom na katerem se pogovarjate o potrebah. Priporočamo, da je proces voden (še posebej pri skupinskem sestanku) in se mladim predstavijo posamezne teme/področja.

2. pripravite učni načrt: med ali po sestanku lahko vsakega povabite, da si oblikuje učni načrt. Uporabite lahko spodnji vzorec.

Učna potreba Kako jo lahko naslovimo? Kako jo

v organizacijo naslovi?

Kdo mu/ji lahko pri tem

pomaga?

Rok za izvedbo


3. Spremljajte in ocenjujte izvedbo načrta: redno spremljajte napredek in ocenite dosežene napredek. Po potrebi načrt sproti prilagajajte novim razmeram/potrebam. Vsaj 1x letno ponovno opravite razgovore glede učnih potreb ter doseženih sprememb v letu pred tem.

32

Vključevanje s pomočjo metode Photovoice

Mlade lahko bolj vključite v organizacijo tudi s pomočjo metode “Photovoice”. Gre za sporočanje osebnih zgodb posameznikov s pomočjo fotografije, kot pove že sama skovanka besede fotografija + glas1. Pri metodi Photovoice se manjša skupina odpravi delat slike na posamezno temo ter se redno srečuje in razpravlja o posamezni fotografiji ter oblikuje skupna sporočila. Poleg vsake fotografije se zapiše tudi sporočilo avtorja. Najmočnejše fotografije se potem lahko tudi razstavijo in/ali pošljejo odločevalcem za dosego posameznih (zagovorniških) ciljev. Kot take so lahko zelo močno sredstvo prepričevanja.

Postopek izvedbe:

Določite skupni cilj. Kaj želite prikazati s pomočjo fotografij in zgodb? Kateri problem v skupnosti lahko na ta način naslovite? Nato poskrbite, da bodo vsi imeli fotoaparat (lahko tudi na telefonu) s katerim bodo posneli slike problema/teme, kot ga/jo doživljajo sami. Določite rok, do kdaj morajo slike posneti. Organizirajte sestanek celotne skupine, na katerem pogledate vse slike in o njih razpravljate. Mladi naj za najboljše slike pripravijo tudi zgodbe. Pri tem jim lahko pomagajo tudi zunanji fasilitatorji. Potem organizirajte razstavo, na kateri boste pokazali vse fotografije in zgodbe ter nanjo povabite tudi odločevalce. Pustite mladim, naj sami odločijo, katere fotografije in zgodbe bodo razstavljene.

Rezultat Photovoice metode je največkrat fotografska razstava, a so to lahko tudi:

• razglednice, poslane odločevalcem s pozivom za spremembe

• Filmi/videi (objavljeni na spletu);

• Potujoča razstava (po različnih krajih v državi ali po različnih državah);

• Knjižna kazala in drugi promocijski materiali, ki vključujejo fotografije;

• dogodki, ki spremljajo razstavo (okrogle mize, performansi, fundraising dogodki, ipd.).

Test vključenosti

1 Prevod bi se glasil »Fotoglas«, ker pa gre za posebno metodo smo uporabili originalno poimenovanje.

33

Na spodnje trditve odgovorite z DA ali NE. Vsaka trditev prinaša določeno število točk, ki jih dobite v kolikor nanjo odgovorite z DA. Na koncu seštejte točke in preberite rezultat.

DA NE

1 točka: Mladi, ki so vključeni v organizacijo so seznanjeni z aktivnostmi in drugim dogajanjem v organizaciji. Največkrat opravljajo naloge, ki jim jih dodelijo drugi.

2 točki: Mladi, vključeni v organizacijo so seznanjeni z aktivnostmi in drugim dogajanjem v organizaciji. Naloge se jim dodelijo glede na njihove želje in preference. Pred dodelitvijo nalog se z njimi posvetujemo.

3 točke: Pobudniki odločitev so zaposleni/vodje/člani/prostovoljci in jih delijo z mladimi.

4 točke: Mladi so lahko pobudniki odločitev, ki se nanašajo na delo organizacije, a jih še vedno sprejmejo zaposleni/vodje/člani/prostovoljci.

5 točk: Mladi so lahko pobudniki odločitev, in jih sprejmejo skupaj z ostalimi vključenimi v organizacijo.

Seštevek točk:

Rezultat

Od 0 do 3 točke: Organizacija minimalno vključuje mlade in spodbuja njihovo participacijo. Razmislite o tem, kako bi jim lahko dali mesto za razvoj in izvedbo njihovih lastnih idej.

Od 3 do 4 točke: Mladi so vključeni, a njihovo delo še vedno v veliki meri narekujejo drugi. Dajte jim več prostora, da so lahko kreativni in da preizkušajo nove stvari. Če jim boste dali priložnost, da se razvijajo, se bodo tako tudi opolnomočili.

5 točk in več: Mladi so vključeni v organizacijo. Lahko so pobudniki idej in odločevalci ter tako aktivno prispevajo k razvoju organizacije. Nadaljujte z aktivnim vključevanjem in razmišljajte o možnih nadgradnjah, ki bi mlade še bolj povezale z organizacijo (npr. zastopanost v upravnem telesu).

Zagovorništvo

34

Postavljanje okvirjev

Za postavitev glavnih okvirov vaše zagovorniške kampanje, si pomagajte s spodnjimi vprašanji.

Vprašanje Odgovor

Kateri odločevalci/ciljne skupine so

zainteresirani za vašo kampanjo?

Kaj že vedo o temi, ki jo nagovarjate?

Kaj bi si želeli vedeti o temi, ki jo nagovarjate v

svoji zagovorniški kampanji? Kaj bi jih zanimalo?

Na kateri strani so določevalci/ciljne skupine pri

temi, ki jo nagovarjate?

Kako bi vam lahko pomagali?

Kaj želite, da bi odločevalci/ciljne skupine vedele

o vaši kampanji?

Kaj želite, da odločevalci/ciljne skupine naredijo

za vašo kampanjo?

Zaključki:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Sporočilo kampanje

35

Za pripravo enotnega in močnega sporočila, ki temelji na analizi deležnikov in postavljanju okvirov, si pomagajte s spodnjimi koraki.

Jasno in enostavno razložite namen akcije/rešitev, ki jo predlagate. Opis naj bo navdihujoč.

Poudarite pomen kampanje in nujnost rešitve.

Povejte ljudem, kaj se bo zgodilo, če problema ne boste rešili.

Motivirajte ljudi, da se vključijo tako, da predstavite drugačne, nenavadne vidike problema.

Pozovite k sodelovanju s konkretnimi aktivnostmi (npr. podpisom peticije).

Glavno sporočilo kampanje:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Politični dokument

36

Pri svojih zagovorniških akcijah boste morda morali pripraviti tudi politične dokumente za različne teme/probleme, ki jih naslavljate. Pomagajte si s spodnjimi vprašanji.

Kdo ste in kdo vas podpira:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Kateri problem nagovarjate, kako vpliva na mlade:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Kakšna je predlagana rešitev: __________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Kakšni so kratkoročni in dolgoročni učinki rešitve: __________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Kakšni so stroški/dolgoročni prihranki in koristi rešitve: __________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Komu bo rešitev koristila in kako: __________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Evalvacija kampanje

37

Da bi lahko ocenili, ali je bila kampanja uspešna in ali je imela učinek vam predlagamo, da uporabite spodnjo tabelo.

Vprašanje DA NE

Ali ste dosegli cilje kampanje?

Razložite zakaj ja/ne:

Ali ste se povezali z deležniki, ki so pozitivno prispevali h kampanji?

Če da, razložite kako so bili konkretno vključeni v kampanjo. Če ne, razložite zakaj.

Ali se je situacija izboljšala?

Če da, razložite kako.

Če ne, razložite zakaj ne. Kaj bi morali spremeniti, da bi bil učinek večji? Ali je bila težava v sami

kampanji ali v predlagani rešitvi?

Ali so ljudje, ki jih kampanja neposredno zadeva zadovoljni z rezultatom.

Če da, razložite kako; če ne, razložite zakaj:

Zaključki:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

Zunanje komuniciranje

38

Seznam medijev

V spodnjo tabelo vpišite podatke in si tako oblikujete bazo medijev.

Naziv medija Kratek opis, teme, ki jih

pokriva

Spletna stran Kontaktna oseba


Novičnik

39

Vpišite manjkajoče podatke in vzorec uporabite za obveščanje svojih ciljnih skupin.

Naslov novičnika

Povzetek tekst 1 Fotografija (opcijsko)

in povezava na

celotni članek

Povzetek tekst 2

Fotografija (opcijsko)

in povezava na

celotni članek

Poziv k akciji (npr. prijavite se na dogodek, sporočite vaše mnenje, poglejte video, podpišite peticijo…) ter

povezava na spletno stran z več informacijami

Politika zasebnosti (povezava)

Možnost odjave (povezava)

Kontakti organizacije


Ciljno sporočanje

40

S pomočjo spodnje vaje pripravite ključna sporočila za posamezen projekt/kampanjo, glede na ciljno javnosti, kateri je namenjena.

Ime projekta/kampanje: ______________________________________________________

Glavna ciljna skupina?

Kaj je glavno sporočilo, ki jim ga želimo predati?

Katere so najprimernejše metode, prek katerih jih lahko nagovorimo?

Katere komunikacijske kanale bomo uporabili?

Evalvacija: kakšen je bil doseg, kakšen je bil rezultat? Ali smo dosegli to, kar smo želeli (npr. povečanje št. članov)?

Sekundarna ciljna skupina?

Kaj je glavno sporočilo, ki jim ga želimo predati?

Katere so najprimernejše metode, prek katerih jih lahko nagovorimo?

Katere komunikacijske kanale bomo uporabili?

Evalvacija: kakšen je bil doseg, kakšen je bil rezultat? Ali smo dosegli to, kar smo želeli (npr. večja prepoznavnost organizacije v lokalnem okolju)?


Anketa med ključnimi deležniki

41

Ključnim deležnikom redno postavljajte spodnja vzorčna odprta vprašanja in na ta način pridobite podatke o tem, kako vidijo vašo organizacijo.

Kaj veste o organizaciji in njenih aktivnostih? Kako vidite organizacijo in njene aktivnosti (pozitivno, negativno, uspešno, neuspešno …)?

Ali ste v stikih z organizacijo? Menite, da so dosegljivi? Če ne, zakaj ne?

Ali veste, katero potrebo organizacija naslavlja? Veste kako?

Kaj je dobro pri organizaciji? Ali lahko naštejete nekaj dosežkov? Kaj mora izboljšati?

Kaj bi se zgodilo, če bi organizacija prenehala obstajati?

Bi še kaj dodali?

Zaključki prejetih odgovorov:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

42

Documents

· Web view©Fundația pentru Dezvoltarea Societății Civile (Civil Society Development Foundation), 2018. Reprodukcija dovoljena le za nekomercialne namene ob navedbi vira. Kolofon