· Web viewDentro los elementos importantes tenemos, Ambiente de control,Código de ética. La Oficina de Control Interno envió el documento a todo los correos institucionales para

ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA “ORGANIZACIÓN PARA EL DESARROLLO HUMANO”

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2015.

Radicado No:

Subsistema de Control EstratégicoAvancesDentro los elementos importantes tenemos, Ambiente de control,Código de ética. La Oficina de Control Interno envió el documento a todo los correos institucionales para su socialización con todo el personal y a la vez se programaran una serie de capacitaciones a todos los Servidores Públicos de la Administración. De la misma manera se tienen publicados en la página Web de la Entidad, con esta información se permite evaluar cada los procesos. Donde se hace énfasis en el Respeto, tolerancia, Justicia, Servicio, Humildad, lealtad, Compromiso, Solidaridad, Responsabilidad, Prudencia, Confianza y Participación y estos son publicados en carteleras, espacios de inducción y re-inducción. También a través de capacitaciones que adelanta el Consejo de Alta Dirección se socializan los valores que se encuentra en nuestro Código de Ética.

Actualmente se ejecuta el mejoramiento del Código de Ética mediante.

1. Solicitar a las oficinas jornadas para la revisión del Código de Ética existente y la adopción de un valor.2. Revisar la información y establecer los valores adoptados3. Se Proyectó el acto administrativo con el cual se ajustó la adopción en los valores consolidados4. Actualizar el Código de Ética, publicarlo y socializarlo con todo el personal y comunidad en general.

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. La Administración Municipal se encuentra ajustando el Manual de Funciones y competencias laborales de acuerdo a las normas establecidas, el comité de salud ocupacional viene adelantando el proceso mediante reuniones y a la vez ejecutando el Plan de capacitaciones, en cumplimiento de todas las actividades plasmadas en el Plan de Acción.

El COPASO adelanta actividades de vida saludable con el personal de la administración.

Política de Gestión integral en la Seguridad y salud en el trabajo. Reglamento de higiene y seguridad industrial. Política de prevención del consumo de alcohol, tabaco y otras drogas. Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Programa integral para la prevención y el control de emergencias

empresariales. Acompañamiento en la semana de la seguridad y salud en el trabajo. Asesoría técnica para la identificación de peligros evaluación de

riesgos y determinación de controles. Asesoría y asistencia en el cumplimiento requisitos legales, Matriz

legal “Ajuste de matriz de requisitos legales, según actividades y riesgos, entrega y capacitación en actualización y mantenimiento.

Definición de re cursos financieros, técnicos y administrativos” Asesoraría para la elaboración del plan de trabajo anual de complejidad de las IPS y condiciones de trabajo.

1. COMUNICACIÓN.

Plegables informativos sobre diversos temas de seguridad u salud en el trabajo.

2. EDUCACION.

Capacitación al COPASST. “Capacitaciones y Cursos.

3. ACOMPAÑA.

Asistencia y/o Asesoría la realización de simulacros (elaboración del guion, ejecución y evaluación del simulacro).

4. EDUCA.

Modulo entrenamiento en primeros auxilios a la brigada de la empresa.

Modulo- Formación en búsqueda y rescate a la brigada de emergencia empresa sin práctica.

5. ACOMPAÑA. Asistencia y/o Asesoría en el desarrollo de inspecciones sistemáticas

que incluye la aplicación de listas de chequeo, con la participación del COPASST o Vigía de seguridad y salud en el trabajo y los resultados de las mismas.

6. EDUCACION.

Modulo- control de factores que ocasionan Accidentes de trabajo.

ESTILO DE DIRRECCION: La entidad tiene adoptado el Código de Buen Gobierno este documento tiene como fin orientar y guiar todas las acciones adelantadas por la Administración, donde se logra la confianza y la capacidad gerencial del grupo directivo, conociendo las necesidades de la comunidad y de esta manera estar comprometido en el control y cumplimiento de las metas propuestas en el Plan de Desarrollo.

Se adelantó los acuerdos laborales con todos los servidores públicos de la entidad a cumplir y a la vez la evaluación de desempeño del personal de Carrera Administrativa.

PLAN ESTRATEGICO:

ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA CUNDINAMARCA

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN – PIC – 2014

Con la expedición del Decreto 1567 de 1998 y de la Ley 909 de 2004, el legislador afirma el compromiso de las entidades del Estado por capacitar y formar a los empleados públicos en el desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores, y competencias laborales, con miras a fortalecer el desarrollo institucional y organizacional de las entidades públicas. Mediante el Plan Nacional de Capacitación y Formación, se orientará la formulación de los planes institucionales que deben elaborar las entidades públicas. El Plan tiene por objeto formular la política en materia de desarrollo del talento humano, señalar las prioridades que deberán atender las entidades públicas y establecer los mecanismos de coordinación, cooperación, asesoría, seguimiento y control necesarios. (Decreto 1567 de 1998).

El Plan Institucional de Capacitación y Formación – PIC- de la Alcaldía Municipal de Silvania – Cundinamarca, estará soportado, en la aplicación de los valores consagrados en la constitución política, que a su vez son propios de la función pública y que se convertirán en fundamentos básicos y esenciales, que deben ir dirigidos a mejorar el bienestar de los habitantes del Municipio. De igual manera, la Alcaldía Municipal, facilitará el cumplimiento de la normatividad que en materia de capacitación y formación del Talento Humano disponga la Ley. Estas actividades permitirán mejorar el bienestar de los servidores públicos y al mismo tiempo mejorarán la prestación del servicio, propendiendo siempre por el fortalecimiento de la gestión administrativa, desarrollo institucional y organizativo y para darle cumplimiento a las políticas públicas, programas, planes y proyectos planteados en el Plan de Desarrollo, “Organización para el Desarrollo Humano” 2012- 2015.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

CONTENIDO PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y

FORMACIÓN – PIC

2014

Tema Fecha Entidad LugarComité paritario de salud ocupacional - COPASO

Entre los meses de febrero a noviembre

ARL positiva Secretaría de

gobierno

Proceso para provisión de empleos de carrera administrativa

Coordinar con el contratista

Contratista Alcaldía de Silvania

Liquidación de las prestaciones de ley



Licencias, incapacidades y liquidación de las mismas



Evaluación de desempeño y competencias laborales y comportamentales



Eficiencia administrativa (cero papel, gestión documental, racionalización y automatización de trámites, datos abiertos, optimización de procesos, etc.)



Gestión de tecnología de la información ( seguridad informática)



Decreto ley 019 de 2012 (ley anti trámites)



Gobierno en línea Coordinar con el contratista


Planes de Coordinar ESAP Alcaldía de

mejoramiento por procesos e individual

con la ESAP Silvania

Aplicar metodologías de aprendizaje teórico practica que garanticen el desarrollo de la competencia laboral



Necesidad de crear un ambiente abierto al cambio y a la innovación



Gestión por Competencias y la Inteligencia Emocional



Vocación de servicio y la motivación humana



La comunicación como destreza humana



Dime cómo escribes… ejercicio de aplicación gramatical



Uso correcto de la puntuación para la claridad de los mensajes



Escollos gramaticales que deben evitarse en la comunicación escrita: Solecismo, Dequeísmo, Leísmo, Galicado y Gerundio, entre otros.



CAPACITACIONES INTERNAS REALIZADAS –AÑO 2014Tema Fecha Entidad Lugar

Comité Paritario De Salud Ocupacional - COPASO

Bimestral ARL positiva Secretaría de gobierno

Etiqueta y Protocolo Empresarial

Agosto SENA Portal interactivo

Plan Integral por Silvania- PAIS

Julio Fundación Acción por la Paz

Alcaldía

Política Publica – Post conflicto

Agosto ESAP Concejo Municipal

CAPACITACIONES EXTERNAS REALIZADAS –AÑO 2014Tema Fecha Entidad Lugar

Sistema De Información Y Gestión Del Empleo Público -SIGEP

Abril Departamento Administrativo de la Función Publica

Ministerio TIC Bogotá

Seminario Normatividad de Seguridad Social

mayo Famisanar Fusagasugá

Contratación estatal y prevención daño antijurídico

agosto Escuela Superior de Administración Publica

ESAP BOGOTA

Sistema De Información Y Gestión Del Empleo Público -SIGEP

agosto Departamento Administrativo de la Función Publica

ESAP BOGOTA

Planes y Programas.La entidad elaboro por medio de sus oficinas el plan de acción para el cumplimiento de las metas plasmadas en el Plan de Desarrollo., y a la vez publica todos los proyectos de inversión que viene adelantando.

MisiónLa Alcaldía de Silvania es una organización comunitaria enfocada en el desarrollo Integral humano, que garantiza el uso eficiente y transparente de los recursos destinados al mejoramiento de la calidad de vida de cada uno de sus habitantes.

VisiónPara el año 2020 Silvania será el Municipio con mayor crecimiento socioeconómico de la región del Sumapaz y uno de los primeros del Departamento de Cundinamarca, con una identidad y vocación definidas, con obras de infraestructura acorde a sus necesidades y potencialidades, con unidad, compromiso y sentido de pertenencia de su gente; lo cual garantizara su sostenibilidad y competitividad.

MAPA DE PROCESOS. La elaboración de los mapas hace que los funcionarios verifiquen periódicamente los procesos para evitar inconvenientes. Se adelantó actualización de los mapas según el requerimiento, donde se viene verificando las

acciones adelantadas, se verificara nuevos formatos que permita el apoyo a este tema y posteriormente la oficina de control interno estará atento al seguimiento continuo de estos procesos.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Alcaldía de Silvania.

La administración municipal de silvania, se encuentra comprometida en la elaboración de políticas que permita generar bienestar a todos los ciudadanos en el marco del Plan de desarrollo.

Este proceso permitirá a los ciudadanos silvanenses ejercer una participación directa en todas las acciones que realiza. Orientadas a mejorar su calidad de vida y garantizar la efectividad de sus derechos a través de sensibilización de los mecanismos jurídicos para su ejercicio.Aplicando los principios de eficiencia y transparencias, la administración municipal dotara de herramientas a los ciudadanos que permita el ejercicio de vigilancia y control de la gestión donde busca estrategias administrativas con el desarrollo del talento humano, participación de la administración municipal, publicación de los actos administrativos, gestión de la calidad, transparencia, avance tecnológico y organización institucional.

Valores Institucionales.

Honestidad Responsabilidad. Economía Justicia y equidad. Transparencia. Eficiencia. Eficacia. Compromiso. Respeto Dignidad Humana.

Mapa de riesgos.

1. Mapa de riesgos por corrupción.2. Medidas para mitigar los riesgos.3. Estrategias Anti-tramites.4. Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano.

Reporte y entrega de información por los diferentes canales de comunicación.

Responsabilidades frente al programa de gobierno en Línea. Rendición de cuentas. Atención al ciudadano. Derechos de los ciudadanos. Atención quejas y reclamos. Veedurías ciudadanas. Informe de seguimiento.

DificultadesLos procesos que se adelantan de acuerdo las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustan al momento de ser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia, eficacia y oportunidad.

Subsistema de Control de GestiónAvances

Actividades de Control. La administración municipal en el marco de la política para el cumplimiento de la misión del Plan de Desarrollo y en cumplimiento al sistema de control interno.De acuerdo al manual de procesos donde verificamos los elementos primordiales del MECI debemos ponerlos en práctica para que sirvan de consulta permanente por parte de los servidores y de la comunidad.La entidad sigue impulsando la política de operación, los procedimientos, los controles, los indicadores y manual de procedimientos.

CONTROLES. Por la oficina de control interno se adelanta auditorías internas a los procesos que coordinan las oficinas, buscando la mejora continua de los procesos y actividades y el ajuste a las diferentes actualizaciones a los documentos.INDICADORES: La oficina de planeación adelanta el consolidado de la información de los procesos para verificar su cumplimiento, de la misma manera los entes de control solicitan esta información con el fin de verificar los avances de los programas que tenemos en la entidad, se solicita el apoyo de todo el personal para el cumplimiento de las metas plasmadas en el plan de desarrollo, en cuanto a la información solicitada.COMUNICACION PÚBLICA. La administración está comprometida con la información de todos los procesos que se adelanta para el fortalecimiento de la entidad, esto hace que la comunidad se entere de la gestión que tiene la administración en cumplimiento a sus metas.SISTEMA DE INFORMACION. La administración municipal en su sistema de información y en el desarrollo de la comunicación mediante la página web de la entidad y otros medios de comunicación informa a la ciudadanía de todas las actividades, programas y proyectos que se adelantan en beneficio del municipio.COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL: La administración está orientada a la construcción de relaciones, dialogo y colaboración entre los servidores públicos y establecer estrategias que garantice el buen desarrollo de los procesos de la entidad.

APERTURA DE LA COMUNICACIÓN CON LA COMUNIDAD. La entidad viene desarrollando acciones enfocadas al servicio de la comunidad mediante los procesos que se prestan por la página web.RELACIONES CON LOS MEDIOS DECOMUNICACION: El Jefe de prensa y la coordinadora de Gobierno en línea son las personas encargadas de coordinar los programas con los medios de comunicación y verificar el cumplimiento de los temas.MEDIOS DE COMUNICACIÓN. La entidad tiene definido ampliamente e internamente y externamente la información de la administración, donde se garantiza los procesos a la comunidad y a la misma organización.IMAGEN CORPORATIVA: La administración viene adelantando aspectos importantes y relevantes de la imagen de corporativa de la entidad, comunicando a

la comunidad visualmente de las actividades y procesos que desarrolla la alcaldía por medio del talento humano, gestión de asuntos políticos, proceso de adquisidores de bienes y servicios, proceso de evaluación y control y mejoramiento, procesos de atención al usuario, Proceso de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa, proceso de gestión financiera, Gestión Jurídica, Gestión Documental, Proceso Tecnología de Información y Comunicaciones,

SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRÁMITESPriorización de trámites.

Impuesto predial unificadoPago que todo propietario, poseedor o quien disfrute del bien ajeno, debe realizar sobre los bienes inmuebles o predios ubicados en la respectiva jurisdicción del Municipio o DistritoNOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA.

Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tablerosDeclaración y pago del impuesto por el ejercicio de cualquier actividad comercial, industrial o de servicios, en forma permanente u ocasional en inmuebles determinados, con establecimientos de comerc...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA.

Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBENSer encuestado para ingresar a la base de datos del SISBEN en los siguientes casos: cuando la persona u hogar no han sido encuestados y lo requieren por primera vez, por cambio de domicilio dentro de...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA.

Asignación de nomenclaturaObtener el número de identificación único de los bienes raíces que se encuentren dentro de la jurisdicción.NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA.

Concepto de uso del sueloObtener el dictamen escrito sobre uso o usos permitidos en un predio o edificación, de conformidad con las normas urbanísticas del plan de ordenamiento territorial y los instrumentos que lo desa...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA.

Impuesto de delineación urbanaDeclaración y pago que se realiza cuando existe una construcción nueva o refacción de las existentes.

NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA.

Racionalización de trámites: Fases a seguirPágina del Suit Sistema único de información de trámites. El municipio de Silvania ha cargado.

Impuesto predial unificadoPago que todo propietario, poseedor o quien disfrute del bien ajeno, debe realizar sobre los bienes inmuebles o predios ubicados en la respectiva jurisdicción del Municipio o DistritoNOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tablerosDeclaración y pago del impuesto por el ejercicio de cualquier actividad comercial, industrial o de servicios, en forma permanente u ocasional en inmuebles determinados, con establecimientos de comerc...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Exención del impuesto de industria y comercioObtener la exclusión de una parte o de la totalidad del pago del impuesto de industria y comercio para aquellas personas naturales o jurídicas que ejerzan determinadas actividades industriales, comer...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Exención del impuesto predial unificadoExclusión total de la obligación que tienen las personas naturales y jurídicas propietarias o poseedoras de predios, de conformidad con la causal determinada por las respectivas jurisdicciones territ...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Modificación en el registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercioRealizar el cambio o actualización en el registro de contribuyentes del Impuesto de Industria y Comercio cuando hayan modificaciones efectuadas con relación a la actividad económica, sujeto pasivo de...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBENSer encuestado para ingresar a la base de datos del SISBEN en los siguientes casos: cuando la persona u hogar no han sido encuestados y lo requieren por primera vez, por cambio de domicilio dentro de...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBENEliminar de la base de datos del SISBEN, las personas que pertenezcan a un hogar y que hayan fallecido o a quienes cambien de domicilio ya sea a otro municipio o dentro del mismo. Si el jefe del hoga...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Exención del impuesto de espectáculos públicosExoneración del pago del impuesto de espectáculos públicos como beneficio tributario.NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Impuesto de espectáculos públicosPago que se genera por la realización o presentación de espectáculos públicos diferentes de los espectáculos de artes escénicas.NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Asignación de nomenclaturaObtener el número de identificación único de los bienes raíces que se encuentren dentro de la jurisdicción.NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBENObtener la inclusión de una persona en la ficha de clasificación socio-económica de un hogar existente en la base de datos del SISBEN y pueda de esta manera, ser un potencial beneficiario para accede...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Impuesto a la publicidad visual exteriorDeclaración y pago del impuesto por la instalación y exhibición de toda publicidad exterior visual o medio masivo de comunicación destinado a informar o llamar la atención del público a través de ele...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Impuesto de delineación urbanaDeclaración y pago que se realiza cuando existe una construcción nueva o refacción de las existentes. NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Concepto de uso del sueloObtener el dictamen escrito sobre uso o usos permitidos en un predio o edificación, de conformidad con las normas urbanísticas del plan de ordenamiento territorial y los instrumentos que lo desa...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBENObtener el retiro de la totalidad de los miembros de un hogar de la base de datos del SISBEN por traslado a otro municipio.NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Permiso para espectáculos públicos diferentes a las artes escénicasObtener la autorización para la realización de espectáculos públicos diferentes a las artes escénicas que comprenden las representaciones cinematográficas, corridas de toros, deportivos, ferias artes...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercioIncorporarse al mecanismo de identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del impuesto de industria y comercio.NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Registro de la publicidad exterior visualInscribir el medio masivo de comunicación destinado a informar o llamar la atención del público a través de elementos visuales como leyendas, inscripciones, dibujos, fotografías, signos o similares, ...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Cancelación del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercioObtener la cancelación del registro de industria y comercio cuando cesen definitivamente el desarrollo de actividades industriales, comerciales o de servicios sujetas a dicho impuesto.NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

Actualización de datos de identificación en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBENObtener la corrección y/o actualización de los datos de identificación de una o varias personas ya registrada en la base de datos del SISBEN, tales como: nombres, apellidos, número de documento de id...NOMBRE DE LA INSTITUCION: ALCALDIA MUNICIPAL DE SILVANIA

. Responsabilidades frente al Programa Gobierno en Línea

Se adelanta la actualización de los formatos para la recepción de PSQR´s a través de la página web de la Entidad.

En la relación a la página el cual está a disposición de la ciudadanía, la información relacionada con las peticiones recibidas y el trámite de las mismas por parte de las oficinas.

La socialización que se adelanta con los funcionarios y los usuarios externos para que conozcan nuestra Entidad y la plataforma de PSQR, fue la publicación “Portafolio de Servicios” de la Administración >Municipal de silvania, el cual está a disposición de la ciudadanía información relacionada con los Servicios Misionales, Procedimientos Administrativos y Servicios y Trámites Administrativos que brinda la Alcaldía de Silvania.

Se ha mejorado en la aplicación a la plataforma de servicios compartidos se realizaron con el apoyo del Área de Información y Sistemas, se integraron a la página de inicio del aplicativo de Servicios Compartidos, los servicios de Información y Sistemas.

Proceso de implementación de la Ventanilla Única. Las peticiones y quejas se reciben atreves de los siguiente canales de

comunicación como son.

Canales de comunicación habilitados por la recepción de las Link PSQR’s

Página web. Líneas telefónicas 8684055. Buzón SQR.

Por lo anterior la administración ha venido fortaleciendo el tema de atención al ciudadano. Implementando acciones de mejora establecidos en los diferentes planes.

Rendición de cuentas.

DificultadesRealizar un mayor seguimiento, Fortalecer las actividades de seguimiento de los procesos y la verificación de los indicadores de gestión, así mismo lograr el mejoramiento continuo en los procesos y actividades adelantadas por la entidad y acompañamiento a las tareas internas por parte de la alta dirección, fortalecer la comunicación con la comunidad por medio de estos canales de comunicación.

Subsistema de Control de EvaluaciónAvances

AUTOEVALUACION: La oficina de control interno ha cumplido con la presentación de los informes a los entes de control y demás entidades en cumplimiento a las normas.Se adelanta seguimiento por parte de la oficina de control interno a los procesos de cada programa que tiene las oficinas.La secretaria de Gobierno adelanto la evaluación de cumplimiento de los procesos, información necesaria para la evaluación de desempeño del personal.SECRETARIA DE GOBIERNO, TALENTO HUMANO: Adelanto el acompañamiento para el proceso de evaluación de desempeño del personal de carrera administrativa, ya que es un requisito para el cumplimiento de actividades por área.ATENCION AL CLIENTE: La oficina de planeación adelanta el seguimiento en la evaluación de satisfacción del cliente, con encuesta practicada a la ciudadanía del funcionamiento del personal de cada oficina, posteriormente se tabula y arroja un resultado para ser retroalimentado con todo el personal.PAGINA DE WEB DE LA ENTIDAD: En el menú de navegación se encuentra todo el proceso que contiene las peticiones, quejas, reclamos, trámites y servicios medio por el cual la comunidad en general tiene para comunicarse con la administración municipal.CONTROL INTERNO: Se adelanta el seguimiento a los planes de acción elaborados por cada oficina y luego estos son entregados a la oficina de planeación para la consolidación, entregando el informe final evidenciándose el cumplimiento de las metas físicas y financieras de la entidad.EVALUACION INDEPENDIENTE: Auditoria interna se adelanta con el fin de tener un mejoramiento continuo, con el apoyo de las auditorías que hace la oficina de control interno, según el plan de auditorías, posteriormente se presenta planes de mejoramiento en los cuales se proponen acciones correctivas y de mejora para la entidad.PLAN DE MEJORAMIENTO: La administración municipal suscribió con la Contraloría Departamental planes de mejoramiento resultado de las Auditorias gubernamentales con Enfoque Integral modalidad integral vigencia 2012. Y Auditoria gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial Ambiental vigencia 2012. Plan de mejoramiento contraloría General. Plan Anticorrupción. Informe Anual Ejecutivo.

Plan Anual de Auditorias.

La Administración Municipal en la Autoevaluación del Control, caracterizó el Proceso de Evaluación, Control y mejoramiento con el fin de Promover el Mejoramiento Continuo del Sistema Control Interno de la Alcaldía, a través del establecimiento de escenarios de Autocontrol y Autoevaluación. En el Programa Anual de Auditorías Internas de Gestión para la vigencia 2014.

9. CALENDARIO DE AUDITORIAS

PROCESOS

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS RESPONSABLEENE

ROFEBRER

O MARZO ABRIL

04-08

11-15

18-22

25-28

4-8

11-15

18-22

25-29

1-5

8-12

15-19

22-26

SEC

RET

AR

IA D

E G

OB

IER

NO

Entrega de informes

Auditor: Asesor de

Control Interno

Auditado: Secretaria de

Gobierno Municipal

Seguimiento de InformesSolicitud e información de ContrataciónSolicitud de Procesos JurídicosAuditoria AlmacénAuditoria Hojas de Vida de Servidores PúblicosBienes del municipioProcedimientos Control Interno DisciplinarioCódigo de Buen Gobiernoadministración de Biblioteca

PLA

NIF

ICA

CIÓ

N F

ISIC

A E

CO

NO

MIC

A Y

SO

CIA

L

Seguimiento al Acuerdo Municipal de la Comisión Municipal de Ordenamiento

Auditor: Asesor de

Control Interno

Auditado: Secretaria de Planeación Municipal

Seguimiento del Plan de Desarrollo MunicipalElaboración del Plan Operativo

Anual de InversionesSeguimiento al PresupuestoElaboración de Planes indicativosElaboración de Plan de AcciónAdministración de RiesgosAdministración del Plan de Comunicaciones

GESTIÓN DE

PROYECTOS

PLANEACIÓN

Formulación de Proyectos Municipales

Auditor : Asesor de

Control Interno

Auditado: Secretaria de Planeación Municipal

Formulación de inversión para Gestión NacionalRevisión y Registro de Proyectos

INSP

ECC

IÓN

DE

POLI

CIA

, SEG

UR

IDA

D Y

C

ON

VIVE

NC

IA C

IUD

AD

AN

A

Atención de consulta por violencia intrafamiliar Auditor:

Asesor de Control Interno

Auditado: Comisaria de

Familia

ConciliacionesRestablecimientos de derechosSeguridad y Orden Publico

Auditor: Asesor de

Control Interno Vigilancia

a establecimientos públicos

Auditado: Inspección de

Policía

Recepción de denuncias por delitosAmparo por perturbaciónQuejas policivasComisorios

UM

ATA

Seguimiento de los Programas

Auditor: Asesor de

Control Interno

Auditado UMATA

Seguimiento a las Asociaciones Productivas AgropecuariasSeguimiento a los Convenios

PROCESOS

MAYO JUNIO JULIORESPONSABLE

29-3

6-10

14-17

20-24

27-31

4-7

11-14

17-21

24-28

2-5

8-12

15-19

22-26

GESTIÓN DE LA EDUCACIÓN,

DESARROLLO SOCIAL

Y PROGRAMAS

SOCIALES

Supervisión a las políticas y los programas educativos Auditor:


Auditado: Secretaria

de Desarrollo

Social

Desarrollo de las políticas y programas educativosSeguimiento y control de los procesos educativosOtros Programas

SECRET Administración Auditor:

ARIA LOCAL

DE SALUD

de al Base de Datos del SISBEN


Auditado: Secretaria de Salud

Administración de al Base de Datos del Régimen SubsidiadoAdministración del Plan Territorial de Salud

SECRETARIA DE GOBIER

NO

Participación Ciudadana

Auditor: Asesor Control Interno


de Gobierno

Promoción Turística y Comercial

OFICINA DE

PLANEACIÓN E

INPECCIÓN DE OBRAS

Interventoría y supervisión de obras

Auditor: Asesor de

Control Interno

Auditado: Oficina de Planeació

n

Préstamo de MaquinariaPrevención y Atención de Desastres

TESO

RER

IA, G

ESTI

ÓN

AD

MIN

ISTR

ATI

VA Y

FIN

AN

CIE

RA Recaudo predial Auditor:


Auditado: Tesoreria Municipal

Recaudo de Industrial y ComercioRecaudo de Ingresos variosControl de ingresos diariosLiquidación de NominaTramite de CuentasSeguimiento Plan de ComprasSeguimiento a al Elaboración del Plan de ComprasExpedición de certificacionesContrataciónAsesoría Jurídica

GES

TIO

N

DEL

TA

LEN

TO Selección y

vinculación de Personal

Auditor: Asesor de

Control Interno

Auditado: Inducción o re inducción de

HU

MA

NO

personal

Secretaria de

Gobierno

Elaboración e Implementación del Plan de Bienestar Social LaboralEvaluación del DesempeñoElaboración e Implementación del Plan de Formación y Capacitación

GES

TIÓ

N D

E LA

INFO

RM

AC

IÓN

Producción documental

Auditor: Asesor de

Control Interno


de Gobierno

Recepción de documentos externosDistribución de Documentos enviadosOrganización de documentosConservación de documentosTransferencia documentalConsulta y préstamo de documentos

Para la vigencia 2014, la Oficina de Control Interno elaboró el Programa Anual de Auditorías 2014 el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Este programa se divide en dos 1. Auditorias de Gestión y 2. Auditorías Internas.

Referente a los Planes de Mejoramiento La Oficina de Control Interno realiza seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento, efectúa reportes los cuales se remiten vía correo electrónico a los responsables de los procesos para que se tomen las acciones pertinentes. Así mismo, se presenta un reporte consolidado del estado de las mejoras.

DificultadesLograr la satisfacción de la comunidad, verificar nuevas estrategias que oriente a la administración a la mejora continua de las actividades desarrolladas y obtener la plena satisfacción del ciudadano. Elaborar planes de mejoramiento.

Estado general del Sistema de Control InternoEl sistema de control interno funciona adecuadamente, sin embargo existe el compromiso por parte de la alta dirección, equipo directivo y demás servidores públicos, lo cual demuestra que el sistema tiene una mejora continua y cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales.

Los diferentes componentes y elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI se encuentran implementados y actualizados en su totalidad, de la misma manera se adelanta auditorias en las diferentes oficinas para el cumplimiento del modelo. El Sistema de la Alcaldía de Silvania ha logrado un establecimiento y mantenimiento, lo cual ha permitido realizar el mejoramiento continuo, mediante el ajuste a los procesos, la definición y aplicabilidad de controles y de las mejoras resultantes de los procesos de auditoría practicados tanto internamente como de parte de entes externos. Así como la definición de mejoras por autocontrol, tomando medidas más preventivas para garantizar el logro de los resultados de la Administración Municipal.

Recomendaciones

La Oficina de Control Interno de la Alcaldía Municipal de Silvania considera que es importante que la administración continúe desarrollando el acompañamiento, seguimiento y las acciones que contribuyen a lograr el avance total del sistema de control interno que opere con calidad y con niveles altos de satisfacción de los clientes por los servicios prestados, al igual que un sistema positivo que impulsa la mejora continua y aplicar de manera permanente los lineamientos del MECI, ya que esto nos ayuda a mantener una gestión efectiva.

Seguir con las capacitaciones a los líderes de los procesos de la entidad sobre la importancia de mantener actualizado el Sistema de Control Interno.

Debemos continuar con el fortalecimiento de la cultura, autocontrol y del mejoramiento continuo.

Diligenciado por:

CUPERTINO MORENO CABRERA

Fecha: 12/03/2015 Hora 3:00 P.M.

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