· Web viewCấu hình ngôn ngữ hoặc sử dụng trải nghiệm người khiếm thị như Hình 3 chỉ xuất hiện trong lần đầu sử dụng hệ thống thư điện

Hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Vĩnh Phúc

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH VĨNH PHÚC

Hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Vĩnh Phúc bằng cách sử dụng trình duyệt Internet, thực hiện theo các bước sau:

1. Sử dụng trình duyệt Internet

Sử dụng trình duyệt Internet như Internet Explorer, Firefox, Chrome,... nhập địa chỉ: mail.vinhphuc.gov.vn như Hình 1 sau:

Hình 1. Giao diện đăng nhập hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Vĩnh Phúc

Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Vĩnh Phúc Hỗ trợ sử dụng: 0211. 3717171


2. Nhập thông tin tài khoản

Nhập thông tin Tên người dùng và Mật khẩu như Hình 2, sau đó, nhấn chuột vào nút Đăng nhập:

Hình 2. Nhập tài khoản người dùng

Để sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ, người dùng có thể thực hiện đăng nhập và không cần quan tâm đến các lựa chọn trên Hình 2: Đây là một máy tính công cộng hay dùng chung hoặc Đây là một máy tính cá nhân hay Sử dụng phiên bản Light của Outlook Web App. Tuy nhiên, để tăng cường bảo mật hộp thư, đề nghị nghiên cứu:

- Đây là một máy tính công cộng hay dùng chung | Đây là một máy tính cá nhân: Sau khi đăng nhập, người dùng chưa thoát khỏi hệ thống nhưng tạm ngừng sử dụng. Hệ thống thư điện tử tự động theo dõi và đếm thời gian từ lúc người dùng ngừng sử dụng. Sau một khoảng thời gian ngừng sử dụng hộp thư, hệ thống sẽ tự động thoát nhằm đảm bảo an toàn an ninh thông tin. Chọn lựa Đây là một máy tính công cộng hay dùng chung, thời gian trình duyệt tự động



thoát khỏi hệ thống thư điện tử là 15 phút. Lựa chọn Đây là một máy tính cá nhân, thời gian là 08 tiếng.

- Lựa chọn Sử dụng phiên bản Light của Outlook Web App: Giúp truy cập nhanh hơn do hệ thống tự động lược bớt các chức năng của hệ thống thư sau khi đăng nhập.

Ghi chú: Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Vĩnh Phúc không tự động nhớ mật khẩu người dùng trong các lần sử dụng sau (bằng cách mở cửa sổ trình duyệt Internet khác).

3. Chọn ngôn ngữ sử dụng

Sử dụng hệ thống thư điện tử, người dùng chọn ngôn ngữ hiển thị trong hệ thống như tại Hình 3. Ngôn ngữ mặc định là Tiếng Việt, đồng ý sử dụng tiếng Việt, chọn nút lệnh OK

Hình 3. Lựa chọn ngôn ngữ sử dụng hệ thống thư điện tử

Cấu hình ngôn ngữ hoặc sử dụng trải nghiệm người khiếm thị như Hình 3 chỉ xuất hiện trong lần đầu sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh.



4. Màn hình sau khi người dùng đăng nhập

Về cơ bản, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh có đầy đủ các chức năng của một hệ thống thư điện tử thông thường như xem Hộp thư đến, xem Thư đã gửi, tạo Mới thư,... hiển thị trên nền phông chữ tiếng Việt như Hình 4:

Hình 4. Giao diện hiển thị sau khi đăng nhập



5. Hướng dẫn đổi mật khẩu

Ngay lần sử dụng đầu tiên, đề nghị người dùng đổi mật khẩu do Sở Thông tin và Truyền thông hoặc cán bộ quản trị hệ thống của cơ quan cung cấp nhằm đảm bảo an toàn an ninh thông tin. Đổi mật khẩu có thể thực hiện bất cứ thời điểm nào sau khi đăng nhập.

Để đổi mật khẩu, sử dụng chức năng Tùy chọn, chọn chức năng Thay đổi Mật khẩu của bạn... mô tả như tại Hình 5:

Hình 5. Thay đổi mật khẩu



- Sau khi chọn chức năng Thay đổi Mật khẩu của bạn ..., một cửa sổ mới hiện ra, bắt buộc người dùng nhập Mật khẩu hiện tại và Mật khẩu mới như Hình 6. Mật khẩu mới yêu cầu ít nhất là 3 ký tự, kết thúc nhập chọn chức năng Lưu.

Hình 6. Đổi mật khẩu

Nhấn nút Lưu, hệ thống có xác nhận đổi mật khẩu thành công.

6. Hướng dẫn gửi, nhận thư điện tử

- Việc gửi, nhận thư đối với hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Vĩnh Phúc mới về cơ bản là đơn giản đối với những người dùng đã từng sử dụng các các hệ thống thư điện tử khác như Yahoo, Gmail, Hotmail hoặc hệ thống thư điện tử tỉnh Vĩnh Phúc thời gian trước. Sở Thông tin và Truyền thông có mở chương trình đào tạo tập trung cho các bộ quản trị mạng các sở, ban, ngành, đoàn thể, địa phương trong việc sử dụng hộp thư điện tử mới và hướng dẫn triển khai tại đơn vị. Do đó, tài liệu hướng dẫn này chỉ trình bày các bước cơ bản, người dùng có thể liên hệ quản trị mạng tại cơ quan khi có vướng mắc trong quá trình sử dụng hoặc liên hệ hỗ trợ từ Sở Thông tin và Truyền thông theo số điện thoại: 0211 3717171.



- Các bước cơ bản để tạo mới thư điện tử:

+ Để tạo mới thư điện tử chọn chức năng Mới như Hình 7:

Hình 7. Chức năng tạo mới thư điện tử



+ Tại cửa sổ giao diện tạo mới thư Hình 8, chức năng Đến..., nhập địa chỉ thư điện tử người nhận:

Hình 8. Nhập địa chỉ thư người nhận



+ Hệ thống thư hỗ trợ tính năng Sổ Địa chỉ, giúp nhập họ tên của người nhận thư vào ô tìm kiếm. Nhấn phím Enter để hiển thị danh sách các địa chỉ kết quả tìm kiếm như Hình 9:

Hình 9. Chức năng Sổ Địa chỉ



+ Chọn địa chỉ cần gửi từ danh sách kết quả tìm kiếm, sau đó chọn chức năng Tới như Hình 10 để chuyển địa chỉ thư kết quả tìm kiếm vào danh sách thư gửi đi.

Hình 10. Tìm kiếm địa chỉ thư từ Sổ Địa chỉ



+ Gõ chủ đề, nội dung và gửi thư như Hình 11:

Hình 11. Soạn nội dung và gửi thư



- Trả lời thư khi nhận được thư:

+ Vào hộp thư đến để xem thư nhận. Khi nhận được thư mới, để trả lời thư, bấm chọn chuột phải vào thư mới, chọn chức năng Trả lời như Hình 12:

Hình 12. Trả lời thư đến



+ Nhập thông tin nội dung thư trả lời, sau đó chọn Gửi để gửi thư trả lời như Hình 13:

Hình 13. Soạn thư trả lời thư đến

Ghi chú: Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh có thể khai thác bằng cách sử dụng các phần mềm như Outlook, Thunderbird. Tuy nhiên, tài liệu này hướng dẫn này hướng đến đối tượng người dùng ở trình độ sử dụng phổ thông, thông qua trình duyệt Internet. Nhằm mục đích đơn giản, dễ hiểu cho người dùng, hướng dẫn thư điện tử bằng sử dụng các phần mềm như Outlook, Thunderbird sẽ được cung cấp tại tài liệu hướng dẫn khác.

Góp ý hoàn thiện hướng dẫn vui lòng gọi phòng Dịch vụ, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông, điện thoại 0211 3717171./.


Documents

· Web viewCấu hình ngôn ngữ hoặc sử dụng trải nghiệm người khiếm thị như Hình 3 chỉ xuất hiện trong lần đầu sử dụng hệ thống thư điện