· Web viewAl respecto, se determinó que en el periodo 2013, la Asociación Obras del Espíritu Santo, cédula jurídica 3-002-644562, recibió más de una donación de bienes,

INF-DGAI-000-2014

Pág. 1

INF-DGAI-017-2014

Pág. 8 de 8

San José, 31 de julio del 2014

INF-DGAI-017-2014

Licenciado

Fabián Quirós Álvarez

Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa

Asunto: Servicios de Auditoría

Informe de control interno

Estimado Señor:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-017-2014 sobre la evaluación del proceso de donación y venta de bienes en desuso.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que se presentan en el apartado de resultados de este informe que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones emitidas, como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de estas debe elevar el informe a señor Ministro de Hacienda con las objeciones y soluciones alternas según se establece en el citado artículo, con copia a esta Auditoría Interna.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como, en un plazo razonable, el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Clairé Chacón Rodríguez

Directora General a.i.

CCR/SGL/mmc

c. Sr. Helio Fallas Venegas, Ministro de Hacienda

Estudio 027-2013

INF-DGAI-000-2008

19 de setiembre de 2008

Dirección General de Auditoría Interna

“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era.50mtssur del Teatro Nacional.San José, Costa Rica.

Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

EVALUACIÓN DEL PROCESO DE DONACIÓN Y VENTA DE BIENES EN DESUSO

INF-DGAI-017-2014


Julio 2014


INF-DGAI-017-2014

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVOi

1.INTRODUCCIÓN1

1.1.Origen1

1.2.Objetivo1

1.3.Alcance1

1.4.Comunicación oral de resultados1

1.5.Comunicación de servicio preventivo a la Contabilidad Nacional1

1.6.Normativa relacionada en materia de control y atención de informes2

1.7.Aspectos generales2

2.RESULTADOS3

2.1.Necesidad de fomentar mecanismos de información sobre bienes donados y entidades beneficiadas3

2.2.Necesidad de validar y oficializar otros criterios utilizados por las Comisiones4

2.3.Necesidad de mejorar la preservación del Libro N°1 de Actas de donaciones5

2.3.1Folios no localizados5

2.3.2Uso del Libro y documentación de respaldo del trámite de donación6

2.4.Sobre la venta de bienes en desuso6

3.CONCLUSIONES7

4.RECOMENDACIONES7



INF-DGAI-028-2009 – 10 de noviembre de 2009

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era.50mtssur del Teatro Nacional.San José, Costa Rica.


“Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social"

San José, Av.2, Calle 1 y 3 Teléfono 2284-5242 Telefax: 2222-1334


RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013, con el objetivo de evaluar las acciones realizadas por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, DGABCA, en su condición de órgano rector del Subsistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para asegurar que el proceso de donación y de venta de bienes en desuso se realiza conforme la normativa establecida.

Comprendió la revisión de las acciones realizadas por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa en el proceso de donación de bienes en desuso, para lo cual se tomó en consideración los procedimientos aplicados por la Comisión de Recomendación de Donaciones de la DGABCA que atiende las solicitudes de las instituciones autónomas y semiautónomas, y las tramitadas por la Comisión de Donaciones del Ministerio de Hacienda, así como, la venta de bienes realizada por el Ministerio de Hacienda . El periodo evaluado comprendió del 01 de enero al 31 de diciembre 2013, ampliándose cuando se consideró necesario.

Al respecto, se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora referentes al proceso de donación de bienes en desuso, según se detalla seguidamente:

· Necesidad de que la DGABCA en su condición de órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, promueva mecanismos de información que le permitan a las entidades donantes divulgar los bienes en desuso disponibles para ser donados y las instituciones beneficiadas con esas donaciones, a fin de favorecer el desarrollo de mecanismos ágiles y eficientes para disponer de los bienes en desuso, fomentar la distribución equitativa de éstos entre las instituciones aptas para recibir donaciones, y la transparencia de este proceso.

· Necesidad de que los criterios utilizados por las entidades donantes para la escogencia de la institución que será beneficiada, no contemplados en la normativa que rige la materia, sean validados y oficializados por la DGABCA, a fin de propiciar la distribución equitativa de éstos entre las instituciones interesadas.

· Necesidad de que la DGABCA tome las medidas administrativas que correspondan sobre los 452 folios no localizados del Libro N°1 de Actas de Donaciones legalizado por esta Auditoría Interna, así como velar por su conservación, siendo necesario la separación de las hojas sueltas que conforman el Libro de la documentación de respaldo de la donación, que deberá mantenerse en expedientes debidamente ordenados y referenciados al Acta pertinente.

Se determinó que en el Informe Anual de Bienes del 2013, que le corresponde elaborar a la DGABCA y remitir a la Contraloría General de la República, como parte de las competencias conferidas a esa Dirección en la Ley 8131, LAFRPP, se reportó como correspondía una disminución por venta de 1 de los 3 bienes inmuebles adjudicados por el Ministerio de Hacienda, de conformidad con el estado de esos bienes al cierre del periodo.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de estas deberá elevar las objeciones y soluciones alternas al señor Ministro con copia a la Auditoría Interna.

INF-DGAI-017-2014

Pág. i



INF-DGAI-028-2009 – 10 de noviembre de 2009

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50mts sur del Teatro Nacional.San José, Costa Rica.


“Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social"

San José, Av.2, Calle 1 y 3 Teléfono 2284-5242 Telefax: 2222-1334


1. INTRODUCCIÓN

Origen

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2013 y reprogramado en el Plan del 2014.

Objetivo

Evaluar las acciones realizadas por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en su condición de órgano rector del Subsistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para asegurar que el proceso de donación y de venta de bienes en desuso se realiza conforme la normativa establecida.

Alcance

Este estudio comprendió la revisión de las acciones realizadas por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en adelante DGABCA, en el proceso de donación y venta de bienes en desuso, de acuerdo con la normativa vigente, para lo cual se tomó en consideración los procedimientos aplicados por la Comisión de Recomendación de Donaciones de la DGABCA que atiende las solicitudes de las instituciones autónomas y semiautónomas, y las tramitadas por la Comisión de Donaciones del Ministerio de Hacienda; así como, lo referente a la venta de bienes realizada por el Ministerio de Hacienda.

El periodo evaluado comprendió del 01 de enero al 31 de diciembre 2013, ampliándose cuando se consideró necesario.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

Comunicación oral de resultados

Los resultados y las recomendaciones fueron comunicados oralmente el 12 de junio del 2014, al Lic. Fabián Quirós Álvarez, Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, al Lic. Luis Segura Amador, Subdirector General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, la Licda. Flor Gómez Torres, Directora a.i. de la Dirección de Control y Supervisión y al Lic. Adrián Calvo Masís Coordinador de la Comisión de Recomendación de Donaciones. Sus comentarios y observaciones en lo procedente, fueron considerados en este informe.

Comunicación de servicio preventivo a la Contabilidad Nacional

Como parte de esta evaluación con informe INF-DGAI-010-2014 del 16 de mayo del año en curso, suministramos a la Contabilidad Nacional un servicio preventivo en relación con el registro contable sobre la venta de propiedades del Ministerio de Hacienda, mediante remate electrónico Nº 2013RE-000001-13200.

Normativa relacionada en materia de control y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

Aspectos generales

La Ley 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP)[footnoteRef:1], en el Título IX referente al Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, establece en el artículo 98 como uno de sus objetivos: “Favorecer el desarrollo de mecanismos ágiles y eficientes para disponer de los bienes en desuso u obsoletos”, y en su artículo 99, señala que la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa es el órgano rector de ese Sistema. [1: Publicada en La Gaceta Nº198 del 16/10/2001]

Asimismo, la Ley 8131, LAFRPP, en su artículo 104 establece que los bienes de los órganos de la Administración Central que ingresen en las categorías de bienes en desuso o mal estado, podrán ser vendidos o donados por las instituciones, atendiendo las regulaciones que se dicten, mediante reglamento, a propuesta del órgano rector del Sistema.

Para que las instituciones puedan efectuar el trámite de donación en referencia, éstas deben de observar los lineamientos establecidos en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, Decreto ejecutivo N° 30720-H[footnoteRef:2] y sus reformas, donde se define que cada Ministerio o institución adscrita contará con una Comisión de Donación, así como los criterios que las entidades deben de acatar para la baja de bienes. [2: Publicado en La Gaceta N°188 del 01/10/2002 ]

Adicionalmente, ese Reglamento se establece en su artículo Nº 45, que la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa dispondrá de un Registro de Instituciones aptas para recibir donaciones, y que las entidades interesadas en recibir una donación deberán hacer el registro de inscripción ante esa Dirección.

Por otra parte, la Ley N° 6106, Ley de distribución de Bienes Confiscados o Caídos en Comiso, dispone que los bienes tales como mobiliario, equipo de oficina y otros objetos que no sean ocupados por las instituciones autónomas y semiautónomas, deberán ser donados en forma equitativa, a centros o instituciones de educación, de beneficencia, o a otras dependencias del Estado, que los necesiten para la realización de sus fines, dicho trámite de donación deben hacerse por intermedio de la Proveeduría Nacional, actualmente Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Para cumplir con ese cometido esta Dirección creó la Comisión de Recomendación de las Donaciones

En lo referente a la venta de bienes en desuso, la Ley 8131, LAFRPP establece entre las competencias de la DGABCA, que debe elaborar un informe anual sobre la situación y las variaciones de los bienes de la Administración Central, así como sobre las acciones desarrolladas para la adecuada gestión en esta materia, de modo que el Ministro de Hacienda pueda informar a la Contraloría General de la República sobre este particular; en el que se contempla un apartado relativo al análisis de la compra o venta de bienes.

2. RESULTADOS

Necesidad de fomentar mecanismos de información sobre bienes donados y entidades beneficiadas

El Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, en su artículo Nº 40 establece en la parte que interesa, lo siguiente: "...Los beneficiados solo podrán recibir una donación al año, con excepción de las Instituciones del Estado que así lo requieran para la realización de sus fines”.

Al respecto, se determinó que en el periodo 2013, la Asociación Obras del Espíritu Santo, cédula jurídica 3-002-644562, recibió más de una donación de bienes, por cuanto fue beneficiada con una donación en las siguientes instituciones: Ministerio de Agricultura y Ganadería, Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, y Ministerio de la Presidencia, según Actas números 002-2013 del 16/12/2013, Resolución No. 362-2013-MINAE del 23/08/2013, y Resolución DVP-008-2013 del 5/4/2013, en su orden respectivo, correspondientes a microondas, CPU, micrófonos, teclados, monitores, sillas, teléfonos, entre otros.

Esa situación se genera en razón de que las entidades donantes no disponen de información sobre las instituciones que han sido beneficiadas durante el año en que se está tramitando la donación de bienes en desuso.

En este sentido la DGABCA en su condición de órgano rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, tampoco ha promovido acciones para que las entidades donantes (Ministerios o instituciones autónomas y semiautónomas) dispongan de un sistema de información que les permita conocer cuáles instituciones han sido beneficiadas; así como para divulgar los bienes en desuso disponibles para ser donados, de tal forma que las instituciones interesadas tengan información oportuna y realizar la gestión pertinente; a fin de promover el desarrollo de mecanismos ágiles y eficientes para disponer de los bienes en desuso u obsoletos y contar con datos para el cumplimiento del artículo 40 citado.

Esos mecanismos favorecen el principio de igualdad y oportunidad de participación de las instituciones interesadas, y las que están siendo beneficiadas procurando que durante un periodo determinado no se concentre la donación de bienes en una misma entidad.

En la comunicación oral de resultados, el Lic. Fabián Quirós Álvarez, Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, indicó que para esa Dirección es importante revisar la normativa establecida en el artículo 40 del Reglamento citado, y eventualmente proponer una reforma a este artículo, donde se indique que en la medida de lo posible las entidades donantes no concentren las donaciones en una misma entidad beneficiada, debido al costo/beneficio que puede significar llevar el registro de las instituciones beneficiadas, con el riesgo de que mientras se actualiza ese registro, 2 o más entidades estén recomendando la donación a una misma Institución.

Necesidad de validar y oficializar otros criterios utilizados por las Comisiones

Para efectos de la selección de la institución beneficiaria los artículos 10 y 46 del Reglamento para el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de las Administración Central establecen los siguientes 3 criterios:

· La distribución se hará en forma equitativa dándole preferencia a las Instituciones de zonas rurales o marginales que más lo necesiten.

· Las instituciones beneficiadas solo podrán recibir una donación al año, con excepción de las Instituciones del Estado que así lo requieran para la realización de sus fines.

· Para el otorgamiento de donación, la Comisión de Donación deberá escoger la o las instituciones del registro, que para tales efectos lleva la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Sin embargo, en la práctica la Comisión de Donación del Ministerio de Hacienda y la Comisión de Recomendación de las Donaciones de la DGABCA, utilizan además de esos elementos, otros criterios como los detallados seguidamente, que requieren ser validados y oficializados por parte de esa Dirección, como ente rector del Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa:

· Según el tipo y el valor del bien.

· Zona geográfica donde se ubica el bien

· Para la selección de la Institución que será beneficiada se toma en cuenta las que presentaron la solicitud de donación por escrito

· Análisis de costo beneficio. Ejemplo: se compara el valor del bien versus el costo que implicaría para la Institución disponer de éstos.

· Si los grupos de bienes a donar son por una cantidad muy grande se distribuyen entre varias Instituciones.

· Se llama por teléfono a la Institución y se le explica el tipo de bien disponible para donar y se le pregunta si está interesado.

· La Institución donante es la que recomienda a la Comisión de Donación el nombre de la Institución a beneficiar.

Lo anterior, le permite a la DGABCA tener una seguridad razonable de que los criterios utilizados por las entidades donantes coadyuvan en la distribución equitativa de los bienes a donar y en la satisfacción del interés público.

Necesidad de mejorar la preservación del Libro N°1 de Actas de donaciones

2.3.1 Folios no localizados

En atención a lo solicitado por la Asesoría Legal de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa con oficio AL-013-03-J del 23 de abril del 2003, esta Auditoría Interna legalizó mediante asiento de apertura N°91 el Libro N°1 Actas de Donaciones, compuesto por 1000 folios en hojas sueltas, con el propósito de documentar las actas de recomendación de donación realizadas por la DGABCA.

Sobre la conservación de este Libro Nº 1 la DGAABCA únicamente localizó un total 548 folios según el siguiente detalle, por lo que se tiene un faltante de 452, equivalente a un 45% de los folios legalizados:

Folios Enumerados

Cantidad

Del

Al

411

448

38

452

475

24

486

493

8

501

1

503

506

4

509

510

2

518

526

9

535

591

57

593

756

164

760

1000

241

Total

548

Sobre el particular, el Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa indicó en su oficio DGABCA-NP-408-2014 del 10 de marzo del 2014, lo siguiente:

...es importante señalar que según la investigación realizada, se pudo determinar que la custodia del libro en cuestión ha estado bajo la responsabilidad de las secretarias de la Dirección de Normas y Procedimientos de esta Dirección, situación que ha imposibilitado localizar la totalidad de folios de ese libro, dada la rotación de personal en ese puesto, aunado al hecho del traslado de las Oficinas de esa Dependencia a finales del año 2012.

Lo anterior, evidencia que no se tiene un control adecuado sobre la totalidad de los folios legalizados por la Dirección General de Auditoría Interna, sin poder precisar cuáles de los 452 folios no localizados corresponden a las actas de donaciones que respaldan las gestiones realizadas por la Comisión de Recomendación de Donaciones y cuáles están en blanco, que en este último caso podría eventualmente generarse un uso inadecuado, por lo que dada esa situación, es necesario que esa Dirección tome las medidas administrativas que correspondan al respecto.

La norma 4.4.4 de las Normas de Control Interno del Sector Público referente a Libros legales dispone: …El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia”

2.3.2 Uso del Libro y documentación de respaldo del trámite de donación

Se determinó un uso inadecuado del Libro N°1 Actas de Donaciones, pues se acostumbra adjuntar a los folios legalizados donde se transcribe el Acta propiamente, la documentación de respaldo de la gestión presentada por las Instituciones para efectos del trámite de donación de bienes en desuso. A manera de ejemplo, se citan algunos de los documentos que se adjuntan a una Acta en particular: Solicitud formal de donación, Listado de bienes a donar, Copia del avalúo, Reporte de Inspección, Oficio firmada por la Directora de la Dirección de Control Supervisión donde consta la idoneidad de los bienes para ser donados, Acta sesión de la Comisión de Donación de la DGABCA donde recomienda la Institución(es) beneficiada(s), Resolución de donación y Acta de entrega de bienes.

Esta práctica tendrá un efecto directo al finalizar el Libro, cuando la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa gestione la razón de cierre ante la Dirección General de Auditoría Interna, por cuanto debe presentar solamente los folios legalizados debidamente empastados. Por lo tanto, es necesario que se tomen las medidas administrativas pertinentes, a fin de conservar la documentación de respaldo en expedientes debidamente ordenados y foliados, con referencia al Acta y viceversa.

La norma 5.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, referente al “Archivo Institucional” dispone: …El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos.

Sobre la venta de bienes en desuso

De acuerdo con las fuentes de información consultadas, se determinó que en el periodo 2013, únicamente el Ministerio de Hacienda efectuó la venta de 3 bienes inmuebles, 2 bajo la modalidad de "Remate" y uno por medio de "Contratación por materia excepcionada", según se detalla en el siguiente Cuadro Nº 1:

CUADRO N°1

BIENES INMUEBLES VENDIDOS POR EL MINISTERIO DE HACIENDA

PERIODO 2013

Patrimonio

Ubicación

Nombre del Adjudicatario

Monto Adjudicado ¢

Proc. de Contratación

Resolución Adjudicación

206010285

Folio Real: 1-406376-000 Situada en: San José, Curridabat, Tirrases, Urbanización Berroiba, 150 metros norte y 150 metros al este del Salón Comunal.

José Daniel Monge Salas

9.457.985,00

Remate 2013RE-000001-13200

PI-AG-081-2013

282240/241500

Folio Real: 6-071167-000. Situada en: Mojón de Esparza, detrás del antiguo Salón Las Galaxias.

José Daniel Monge Salas

1.863.619,00

Remate 2013RE-000001-13200

PI-AG-081-2013

206014731

Folio Real: 7-130843-000

Situada en: Limón Centro

INAMU

821.032.000,00

Contratación por materia excepcionada 2013CD-000441-13200

051-2013

Fuente: Elaboración propia con base en información suministrada de la Proveeduría Institucional del Ministerio de Hacienda.

Tal y como se indicó en el apartado de aspectos generales de este informe, entre las competencias conferidas a la DGABCA en la Ley 8131, LAFRPP, le corresponde elaborar un informe anual sobre la situación y las variaciones de los bienes de la Administración Central, a fin de que el Ministro de Hacienda pueda informar a la Contraloría General de la República sobre este particular.

Al respecto, se verificó que en el Informe Anual de Bienes del 2013, elaborado por esa Dirección, específicamente en el apartado "2.2.5. Análisis de Compra o Venta de Bienes Inmuebles en el 2013", inciso b) “Instituciones con disminuciones por venta de Terrenos en el 2013”, reportó solamente el bien adjudicado al Instituto Nacional de la Mujeres (INAMU), que presentaba al 31 de diciembre de 2013 la condición de dado de baja en SIBINET. Los dos bienes inmuebles vendidos por remate fueron dados de baja en el sistema SIBINET hasta el 10 de abril de 2014.

3. CONCLUSIONES

3.1Las entidades donantes carecen de un sistema de información que les permita informar a las instituciones aptas para recibir donaciones, sobre los bienes en desuso disponibles para ser donados; así como contar con información sobre las que han sido beneficiadas; situación que podría tener efectos adversos en la transparencia del proceso de donación de bienes, la igualdad y oportunidad de participación de los interesados y la distribución equitativa de los bienes donados. Asimismo, generar la inobservancia de lo establecido en la normativa de que los beneficiados solo podrán recibir una donación al año. Ver punto 2.1 del presente informe.

3.2Las entidades donantes utilizan algunos criterios para la escogencia de la institución beneficiaria, que no están contemplados en la normativa aplicable al proceso de donación de bienes en desuso, ni han sido validados y oficializados por la DGABCA, a fin de propiciar la distribución equitativa de los bienes. Ver punto 2.2 del presente informe.

3.3Sobre el Libro N°1 de Actas de Donaciones legalizado por esta Auditoría Interna no se ha ejercido un adecuado control por cuanto no fueron localizados 452 folios y la documentación presentada por las instituciones para el trámite de donación de bienes en desuso se mantiene adjunta a cada una de las Actas transcrita en los folios legalizados, situación que amerita tomar las medidas administrativas correspondientes, que aseguren el resguardo y conservación de ese Libro. Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4Sobre el proceso de venta de bienes en desuso, el Ministerio de Hacienda fue la única institución que en el 2013 realizó el trámite de venta de 3 bienes inmuebles. Conforme las competencias de la DGABCA para efectos del Informe Anual de Bienes del 2013 remitido a la Contraloría General de la República, reportó solamente el bien adjudicado al INAMU, que de conformidad con el estado al 31 de diciembre del 2013, había sido dado de baja en SIBINET. En cuanto a las otras 2 propiedades, se constató que fueron dadas de baja en hasta el 10 de abril del 2014. Ver punto 2.4 del presente informe.

4.RECOMENDACIONES

Al Director General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa

4.1 Promover entre las entidades bajo su rectoría el establecimiento de un sistema de información a fin de contar con información sobre los bienes disponibles para donación y las instituciones que han sido beneficiadas, y de esta forma propiciar la observancia del artículo 40 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, la igualdad de participación entre los interesados y la transparencia en el proceso de donación de bienes en desuso. Ver punto 3.1 del presente informe.

4.2 Girar las instrucciones correspondientes con el propósito de que se valoren los criterios utilizados por las entidades donantes no contemplados en la normativa que rige la materia, a fin de oficializar aquellos que esa Dirección considere pertinentes y que contribuyen a una distribución equitativa y transparente de los bienes en desuso disponibles para donación. Ver punto 3.2 del presente informe.

4.3 Tomar las medidas administrativas que correspondan sobre los 452 folios no localizados del Libro N°1 de Actas de Donaciones legalizados por esta Auditoría Interna. Ver punto 3.3 del presente informe.

4.4 Ordenar la separación de la documentación de respaldo del trámite de donación de los folios legalizados del Libro N°1 Actas de Donaciones, de manera que se conserven los folios de forma independiente para que en su oportunidad la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa pueda realizar el empastado de los folios y el proceso de cierre ante esta Auditoría Interna. Ver punto 3.3 del presente informe.

4.5 Asignar formalmente la custodia y conservación del Libro N°1 de Actas de Donaciones a un funcionario de la DGABCA, ordenando eliminar la práctica de adjuntar como parte del Libro la documentación que respalda el trámite de donación de bienes en desuso, de tal forma que ésta se conserve en expedientes por separado y debidamente ordenada y referenciada al Acta respectiva. Ver punto 3.3 del presente informe.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

Moisés Mejías Cubero

Profesional de Auditoría Interna 3

Sonia Gin Lun

Coordinadora Auditoría Área de Egresos

ce. Estudio Nº 027-2013

Edificio Virmarel, entreAvenidas 2 y 4, Calle 3era. 50mts sur del Teatro Nacional.San José, Costa Rica.


Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50mts sur del Teatro Nacional.San José, Costa Rica.


Documents

· Web viewAl respecto, se determinó que en el periodo 2013, la Asociación Obras del Espíritu Santo, cédula jurídica 3-002-644562, recibió más de una donación de bienes,