การจดการความร

KM

คมอการปฏบตงาน

ระบบงานสารบรรณ ฝายบรหารทวไป

ขนตอนการดำาเนนการในโปรแกรมระบบงานสารบรรณ

ฝายบรหารทวไป กองการเจาหนาท

การดำาเนนการในการลงรบเอกสาร การออกเลขหนงสอ คนหา ตดตาม และจดเกบ ฯลฯ ลงในโปรแกรมงานสารบรรณของการเจาหนาท จะชวยใหเจาหนาทผปฏบตงานทเกยวของสามารถตรวจสอบ คนหาเอกสารตาง ๆ ในระบบงานสารบรรณไดสะดวก และรวดเรวยงขน ไมวาจะเปนการตดตามเอกสารวาใครเปนเจาของเรอง หรอขณะนนอยในขนตอนใดใครเปนผปฏบต

วธการบนทกขอมล เชน การลงรบหนงสอเขากองการเจาหนาทจะตองดำาเนนการประทบตราลงรบตามระเบยบงานสารบรรณ หลงจากนนเจาหนาทผรบผดชอบจะตองบนทกรายละเอยดในเอกสารทรบเขาลงในโปรแกรมงานสารบรรณ โดยเขาไปในระบบสารสนเทศการบรหารงานบคคล กองการเจาหนาท โดยใหรหสผานไปยงโปรแกรมงานสารบรรณซงจะตองใชรหสผานของเจาหนาทผปฏบตเอง ดงรป

เมอใสรหสผานและ คลก คำาวาตกลงแลว หนาจอภาพจะเปลยนไปเปนระบบสารสนเทศการบรหารงานบคคล ขาราชการ โดยมหวขอใหเลอกคลกเขาไปทำางานตามระบบตาง ๆ โดยเลอก double click ทระบบสารบรรณ (1)

จากนนจะปรากฏภาพโปรแกรมเขาระบบงานสารบรรณ ใหใสรหสประจำาตวและรหสผานใหครบถวน ถกตองแลวคลกคำาวา ตกลง (2)

การเขาระบบงานสารบรรณเขาไดอกทางหนงโดย double click

ทสารบรรณ จากนนจะปรากฏภาพเขาระบบงานสารบรรณ ใหใสรหสประจำาตวและรหสผานของเจาหนาทผปฏบตงานเองใหครบถวน ถกตองแลวคลกคำาวา ตกลง

จะปรากฏภาพโปรแกรมระบบงานสารบรรณ โดยจะมรายละเอยดหวขอตาง ๆ

ของโปรแกรม เชน - หนงสอ - ตดตามและคนหา - จดเกบ และทำาลาย - อรรถประโยชน

ในสวนการลงรบเอกสาร (หนงสอหรอบนทก) คอการรบหนงสอเขาจากภายนอกนำามาบนทกลงในโปรแกรมงานสารบรรณ จะตองคลกหวขอสรางหนงสอ

ขนตอนการรบหนงสอจากภายนอกสงมาถงกองการเจาหนาท ใหดำาเนนการดงน

1. กดเลอกรายการหนงสอรบ (หมายเลข 1) 2. เลอกประเภทของหนงสอ/บนทก (หมายเลข 2) ถาเปนหนงสอเวยนใหคลกเลอกทประเภทหนงสอ 3. ลงรายละเอยดตาง ๆ ตามหวขอทมในโปรแกรม เชน เลอกชนความเรว ท วนท เรอง ฯลฯ จนครบถวน ถกตอง

4. เมอลงรายการเสรจสนใหคลกทบนทก

เมอเครองบนทกแลวจะแสดงหนาจอเพอยนยนความถกตองอกครงตาม

รายละเอยดทปรากฏประกอบดวย เลขรบ / วนท / เวลา แลวจงคลกวา OK หลงจากนน

จงนำา เลขรบ ทไดจากระบบงานสารบรรณบนทกลงในตรารบหนงสออกครง เปนอนสนสดขนตอนการรบหนงสอ

ทกรายการทถกบนทกลงในระบบงานสารบรรณ จะไปปรากฏหนาจอ

ในรหสของผอำานวยการกองการเจาหนาททงหมด

เมอบนทกรายการเสรจสน และตรวจสอบแลวพบวามขอผดพลาดในการลงรายละเอยดใหดำาเนนการแกไข ใหคลกทคนหา ใสเลขทะเบยน ในการคนหาจากนนจะมรายละเอยดปรากฏขนทหนาจอของระบบงานสารบรรณ ดงภาพ

ใหเลอนแถบสรายการทตองการแกไข ตามตวอยาง แลวคลกทแถบสในรายการอกครงเพอแกไข

เมอพมพรายการทถกตองใหมอกครงหนง และคลกทคำาวาแกไขเพอยนยน

การบนทกขอมลหลงจากทไดแกไขแลว

การเขาสระบบงานสารบรรณ ในฐานะผอำานวยการกอง ให double cilkตรงทหนงสอเพอเปลยนรหสเปนของผอำานวยการกอง ใสรหสประจำาตว และใสรหสผานใหคลกคำาวาตกลง ดงภาพ

จะปรากฏจอภาพโปรแกรม โดยมรายละเอยดหวขอตางๆ ของโปรแกรมงานสารบรรณ เชน

- หนงสอ - ตดตาม และ คนหา- จดเกบ และ ทำาลาย- อรรถประโยชน

การรบเอกสาร (หนงสอ / บนทก) จะตองคลกท รบ – สงหนงสอ

เพอเขาสรายละเอยดของเอกสารจากการนำาเสนอ ดงภาพ

ขนตอนดำาเนนการ หลงจากทนำาเสนอผอำานวยการกอง และไดพจารณา

สงการสงฝายและเจาหนาททเกยวของ ใหปฏบตดงน1. คลกทจำานวนหนงสอ จะปรากฏจำานวนหนงสอทนำาเสนอทงหมด หรอใสเลขทะเบยนหนงสอรบทละเรองแลวดำาเนนการตามขน

ตอน2. หลงจากนนจดสงใหกลมงาน / ฝาย ทเกยวของ ตามตวอยาง

ถาเลอก YES จะไดขอมลเปนปปจจบนดวย

ถาเลอก NO จะไดขอมลในปลาสด จะไมไดขอมลเปนปจจบน

กรณท 1 ขนตอนในการจดสงใหกลมงาน / ฝาย คอเรองทรบเขาจากหนวยงานอน หลงจากเลอกแถบสรายการท

ตองการแลว(ตวอยางรายการท 589) คลกรบหนงสอแลวใหคลกทหนวยงาน แลวจงเลอกกลมงาน / ฝายทเกยวของหรอรบผดชอบ คลกทเรมสง

หลงจากนน จดสงกลมงานหรอฝายตาง ๆ ทเกยวของ ตามตวอยาง เชน

รายการท 589 ซงเปนเรองทเกยวกบฝายพฒนาบคคลและสวสดการ เมอเลอนแถบสไปทฝายพฒนาฯ แลวคลกท > แถบสจะยายไปทดานขวามอสงตอหนวยงาน แลวคลกเรมสง

ในการสงฝายหรอกลมงาน ถามขอเสนอแนะ หรอขอสงการจากผอำานวยการกองใหพมพเพมเตมทชองสงการ ( F2 ) ตามตวอยาง

กรณท 2 เปนการสงบคคลเพอออกเลขหนงสอ / บนทก เมอ

ผอำานวยการกอง ไดพจารณาและลงชอแลวใหปฏบตเหมอนกรณท 1 แตการเลอกใหเลอกทเมนอนๆ จะปรากฏรายชอเจาหนาททปฏบตเกยวกบการออกเลขหนงสอ ดงภาพ

เมอใหแถบสบคคลทปฏบตเกยวกบการออกเลขแลวใหคลก > แถบชอ

จะถกยายไปดานขวามอ (เชนเดยวกบการสงกลมงาน / ฝาย)

การออกเลขทะเบยนหนงสอขนตอนการออกเลขหนงสอ ใหปฏบตดงน1. ใหคลกท รบ – สง หนงสอ2. ใหคลกทคนหาและใสเลขทะเบยนหนงสอรบ แลงคลกทเรม

คนหาเมอไดเลขทะเบยนทตองการแลว ควรตรวจสอบปทถกตองของขอมลแลวกดคลกทขอมลทตองการ 3. คลกทจำานวนหนงสอ จะปรากฏจำานวนหนงสอทงหมด เพอออกเลขหนงสอดงภาพ

เมอคนหาขอมลไดเรยบรอยใหคลกทออกเลขสง ดงภาพ

เรองจะปรากฏซำาอกครงหนง

โปรแกรมสรางหนงสอสงใหเลอกท สธ ............ ฝาย / กลมงาน เจาของเรอง

เลอกประเภทหนงสอ

เลอกหนวยงานทตองการสงออก

ไดขอมลครบถวนเรยบรอย กดบนทก เครองจะบนทกเลขสงใหโดยอตโนมตพรอมรายละเอยดของวนทสง ท สธ (เจาของเรอง) คลก OK เพอยนยนการสง แลวจงนำาเลขสงทไดออกไปบนทกในเอกสารอกครง ดงภาพ

เมอคลก OK จะปรากฏจอภาพ ดงรป กดคลกกลบจอภาพจะกลบสสภาพปกต

การคนเรองเดม หรอสำาเนาใหกลมงาน / ฝาย ดงภาพ

การจองเลขทะเบยน

ขนตอนการดำาเนนการเขาสระบบการจองเลขทะเบยน เลอกรายการจองเลขทะเบยน

การจองเลขทะเบยน ใหปฏบตดงน

เมอมโปรแกรมจองเลขทะเบยนปรากฏขนหนาจอใหกดเลอก 1. รายการหนงสอรบ – สง

2. เลอกประเภทของหนงสอ 3. วนทในการจองหนงสอ 4. ใสจำานวนเลขหนงสอทตองการจอง 5. เมอบนทกรายการตางๆ ครบถวนถกตอง แลวใหกด

บนทกการจองระบบประมวลรายการทจองไวจะปรากฏหนาจอทงหมด เปนอนสนสดขนตอนในการออกเลขทะเบยน ดงภาพ

การจดเกบหนงสอ

การดำาเนนการจดเกบเอกสารถอเปนการเสรจสนของการทำางาน เจาของเรองจะสงเอกสารทดำาเนนการแลวใหเจาหนาททรบผดชอบจดเกบตามระเบยบงานสารบรรณ

การจดเกบตามโปรแกรมงานสารบรรณ เลอกหวขอหนงสอ (รบ-สงหนงสอ) คลกทจำานวนหนงสอ หรอใชระบบการคนหาขอมลในการจดเกบเมอไดขอมลทตองการแลว คลกรบหนงสอ จงจะดำาเนนการดงตอไปน ใหคลกเปลยนสถานะ กรอกขอมลในการจดเกบ(แฟมขอมล) คลกทเสรจสน แลวคลกบนทกเปนการเสรจสน