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ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL 2015-2018 A 2018-2021
H. AYUNTAMIENTO DE TONALA, JALISCO
EXPEDIENTES GEENERALES.5.1. Contratos Vigentes 5.1.1 Contratos Vigentes con Entidades públicas5.1.2 Contratos Vigentes con Entidades privadas5.2. Acuerdos de Ayuntamiento. (Utilizado para los Asuntos del Pleno del Ayuntamiento y Comisiones Edilicias del Ayuntamiento).5.3. Documentación Oficial.5.3.1 Documentación Oficial en general.5.3.2 Expedientes Jurídicos.5.4. Relación de Sellos Oficiales.5.5. Libros de Actas de Ayuntamiento. (Secretaria General del Ayuntamiento).5.6. Asuntos Pendientes y/o en Trámite por Área.5.7 Control de pólizas de registros contables del Municipio.5.8 Relación de expedientes de adquisiciones.5.9 Convenios entre el H. Ayuntamiento e Instituciones públicas y/o privadas 5.10 Padrón de proveedores.
5.1.1. Contratos Vigentes con Entidades Públicas
Objetivo Información de los contratos, Convenios vigentes celebrados en la administración.
Guía de llenado
Concepto DescripciónN° Anotar el número consecutivo del contrato.
Tipo de contrato, acuerdo o convenio
Indicar el tipo de contrato, acuerdo o convenio; por ejemplo: arrendamiento, comodato, promesa de venta, obra, etcétera, así como una breve descripción del convenio o acuerdo, y el nombre de referencia con el cual se identifica el mismo.
Nombre de la entidad o contratista
Nombre completo de la entidad, persona física o moral, con la que se celebró el contrato.
SNOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ELABORÓ NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBEFECHA: FECHA: FECHA:
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Objeto Objeto del Contrato
Periodo de vigencia Tiempo que tendrá vigencia el contrato correspondiente.
Importe Pago consignado en el contrato.
Estatus Situación que Guarda Actualmente el Contrato
Observaciones Anotar si es tipo acreedor o deudor, arrendador o arrendatario, etcétera. Así como cualquier incidencia relacionada con la suscripción del contrato.
Nombre y firma de quien elabora
Nombre del Servidor Público que elaboro y su firma
Fecha Día, mes y año que se elaboró.
Nombre y firma de quien Entrega
Nombre del Servidor Público que entrega y su firma
Fecha Día, mes y año que se entrega.Nombre y firma de quien Recibe
Nombre del Servidor Público que Recibe y su firma
Fecha Día, mes y año que se recibe.
5.1.1 Contratos vigentes con Entidades Públicas
No Tipo de Contrato Acuerdo o Convenio
Entidad Contratista
Objeto Periodo de Vigencia Importe Estatus Observaciones
123456789
1011
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12131415
5.1.2. Contratos Vigentes con Entidades Privadas
No Tipo de Contrato Acuerdo o Convenio
Entidad Contratista
Objeto Periodo de Vigencia Importe Estatus Observaciones
123456789
101112131415
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5.2. ACUERDOS DE AYUNTAMIENTO
Objetivo Relación de los asuntos acuerdos del Pleno del Ayuntamiento.
Guía de llenado
Concepto DescripciónNo.de Acuerdo Numero Progresivo Correspondiente al Acuerdo del Pleno del Ayuntamiento, (en caso de la sesiones
extraordinarias de omite y se describe el punto de la Orden del día)Asunto Breve descripción del Turno Comisión, Asunto Vario, Comunicación de Área Técnica, así como la descripción
de referencia con el cual se identifica el mismo.Fecha Anotar el día, mes y año en que inicia el asunto.
Autoridad que conoce del asunto
Comisión Edilicia o Dirección que conoce del asunto.
Observaciones Notas, documentaciones relevantes y aclaratorias.
Nombre y firma de quien elabora
Nombre del Servidor Público que elaboro y su firma
Fecha Día, mes y año que se elaboró.
Nombre y firma de quien Entrega
Nombre del Servidor Público que entrega y su firma
Fecha Día, mes y año que se entrega.
Nombre y firma de quien Recibe
Nombre del Servidor Público que Recibe y su firma
Fecha Día, mes y año que se recibe.
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5.2 ACUERDOS DE AYUNTAMIENTO ADMINISTRACION
No de Acuerd
oAsunto Fecha Autoridad que Conoce del Asunto Observaciones
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5.3. Documentación Oficial
Objetivo Relación de la documentación generada por situaciones jurídicas, administrativas, contables, etcétera..
Guía de llenado
Concepto DescripciónNo. Numero Progresivo Correspondiente
Documentación Clasificación de Documentación; por ejemplo contable, Jurídica, Administrativas, Etcétera, debidamente ordenada y archivada
Cantidad La cantidad de documentos y el área donde se localiza la documentación
Dependencia Dirección, departamento o área a que pertenece la documentación
Formatos de entrega Indicar si la documentación está en forma impresa o en formato digital
Observaciones Notas, documentaciones relevantes y aclaratorias.
Nombre y firma de quien elabora
Nombre del Servidor Público que elaboro y su firma
Fecha Día, mes y año que se elaboró.
Nombre y firma de quien Entrega
Nombre del Servidor Público que entrega y su firma
Fecha Día, mes y año que se entrega.
Nombre y firma de quien Recibe
Nombre del Servidor Público que Recibe y su firma
Fecha Día, mes y año que se recibe.
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5.3.1 Documentación oficial General.
No. Documentación Cantidad Dependencia
Formato de Entrega
Observaciones
Impresa Digital1234
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5.3.2 Expedientes Jurídicos
Objetivo Relación de la documentación generada por situaciones jurídicas, administrativas, contables, etcétera..
Guía de llenado
Concepto DescripciónNo. Numero Progresivo Correspondiente
Materia Rama del Derecho Sobre el que Versa el Expediente
No. De Expediente Señalar la nomblecatura del expediente asignado por el juzgado
Partes Señalar las Partes que Actúan Dentro del Expediente
Estatus Situación que Guarda Actualmente el Expediente
Calidad Referencia en Actuaciones Sobre si es Actor o Demandado del municipio
Observaciones Notas, documentaciones relevantes y aclaratorias.
Señalar Proveedor de Servicios
En su Caso Señalar si Existe algún Despacho o Abogado Especialista en algún Rama del Derecho que preste Servicio por Honorarios al Ayuntamiento.
Nombre y firma de quien elabora
Nombre del Servidor Público que elaboro y su firma
Fecha Día, mes y año que se elaboró.
Nombre y firma de quien Entrega
Nombre del Servidor Público que entrega y su firma
Fecha Día, mes y año que se entrega.
Nombre y firma de quien Recibe
Nombre del Servidor Público que Recibe y su firma
Fecha Día, mes y año que se recibe.
5.3.2 EXPEDIENTES JURIDICOS
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No. Materia No de Expediente Partes Estatus Calidad
Observaciones(Señalar Proveedor
de Servicios)
123456789
101112131415
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5.4. Relación de Sellos Oficiales
Objetivo Relación de cantidad de Sellos oficiales que utilizan las diferentes Dependencia, Direcciones y Jefaturas
Guía de llenado
Concepto DescripciónNo. de Sello Cantidad de Sello oficial que se utiliza en la dependencia
Dependencia Dirección, departamento o área a que pertenece la documentación
Leyenda del sello Anotar el texto de lo que plasma el sello
Impresión del Sello Se debe plasmar todos y cada uno de los sellos oficiales que se entregan
Nombre y firma de quien elabora
Nombre del Servidor Público que elaboro y su firma
Fecha Día, mes y año que se elaboró.
Nombre y firma de quien Entrega
Nombre del Servidor Público que entrega y su firma
Fecha Día, mes y año que se entrega.
Nombre y firma de quien Recibe
Nombre del Servidor Público que Recibe y su firma
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5.4.1 Relación de Sellos Oficiales Sindicatura
No. de Sello Dependencia Leyenda del Sello Impresión del Sello
5.5. Libros de Actas de Ayuntamiento
Objetivo Relacionar el número de libros de Actas de Ayuntamiento que se originaron durante la administración Pública Municipal así como las que se encuentran en resguardo
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Guía de llenado
Concepto DescripciónAdministración Anotar la administración constitucional que comprende
Año Anotar el año al que corresponde el libro de actas
Numero de Tomos por Año Anotar la cantidad de actas y el periodo tiempo que comprenden
Observaciones Anotar cualquier incidencia relacionada con el libro por ejemplo: fojas utilizadas, estado de conservación, periodos y acuerdos que marca.
Nombre y firma de quien elabora
Nombre del Servidor Público que elaboro y su firma
Fecha Día, mes y año que se elaboró.
Nombre y firma de quien Entrega
Nombre del Servidor Público que entrega y su firma
Fecha Día, mes y año que se entrega.
Nombre y firma de quien Recibe
Nombre del Servidor Público que Recibe y su firma
Fecha Día, mes y año que se recibe.
5.5 LIBROS DE ACTAS DE AYUNTAMIENTO
ADMINISTRACIÓN AÑO NÚMERO DE TOMOS POR AÑO OBSERVACIONES
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5.6. Asuntos Pendientes y/o en Trámite por Área
Objetivo Conocer para dar continuidad a los asuntos del Municipio al momento del Cambio de la Administración
Guía de llenado
Concepto DescripciónNo. Numero consecutivo de cada asunto
Área Anotar el área, dirección o departamento de que se trate
Asunto Nombre que identifica el asunto pendiente
Responsable del Seguimiento Nombre del Seguimiento en el área
Estado que guarda Comentario sobre la situación en que se encuentra el asunto
Tramite pendientes Descripción que continúa identificando fecha o plazo de vencimiento
Plazo o Vencimiento Identificar del Plazo o fecha en que se vence el asunto Pendiente
Observaciones Comentarios que consideren oportunos sobre cada asunto pendiente
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Nombre y firma de quien elabora
Nombre del Servidor Público que elaboro y su firma
Fecha Día, mes y año que se elaboró.
Nombre y firma de quien Entrega
Nombre del Servidor Público que entrega y su firma
Fecha Día, mes y año que se entrega.
Nombre y firma de quien Recibe
Nombre del Servidor Público que Recibe y su firma
Fecha Día, mes y año que se recibe.
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5.7. Control de pólizas contables del Municipio
Nombre del Formato Pólizas de Registros ContableNúmero 5.7Objetivo Control de pólizas Contables del Municipio
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5.6. Asuntos Pendientes y/o en Trámite por Área
N° Área AsuntoResponsable
del Seguimiento
Estado que Guarda
Trámites pendientes
Plazo o vencimiento Observaciones
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6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
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Guía de LlenadoConcepto Descripción
Número Número de LefortTipo de póliza Corresponde al tipo de Póliza ( Ingresos y/ Egresos)Mes y Año Especificar mes y añoNumero de póliza Corresponde al número de póliza inicial y final que contiene el LefortDocumentos Soporte Indicar que la documentación soporte se encuentra en las pólizasObservaciones Aclaraciones AdicionalesFecha Día, Mes y Año que se elaboróElaboración Nombre de quien elaboro
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5.7 Pólizas de Registros Contables
Número de Lefort Tipo de Póliza Mes y añoNo. de Póliza Documento
soporte Observacionesdel Al
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5. 8 RELACIÓN DE EXPEDIENTES DE ADQUISICIONES
Número de No. De Publicación Cotizaci Acta de apertura Acta de fallo Cuadro No de Orden de Copia de la SNOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ELABORÓ NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBEFECHA: FECHA: FECHA:
Nombre del formato RELACIÓN DE EXPEDIENTES DE ADQUISICIONESNúmero 5.8Objetivo Verificar que se cuente con los expedientes de las adquisiciones realizadas
Guía de llenadoConcepto DescripciónNúmero de expediente Señalar el número de expediente y año al que correspondaRequisición Señalar el número o folio de la requisición
Publicación de la convocatoriaDocumentos que demuestren la publicación de la convocatoria (en caso de que aplique, en caso de que no aplique señalar N/A)
Cotización Señalar Si o No cuenta con las cotizaciones respectivas a las adquisicionesActa de apertura de las propuestas Señalar si cuenta o no con dicha acta (en caso de que aplique, en caso de que no aplique señalar N/A)
Acta de falló del ComitéSeñalar si o no cuenta con dicho documento (en caso de que aplique, en caso de que no aplique señalar N/A)
Cuadro comparativo Anotar si cuenta o no con el cuadro comparativo de las cotizacionesLicitación Numero de Licitación.Orden de Compra Señalar Si o No cuenta con orden de compraCopia de la Factura Señalar si cuenta o no con copia de la facturaNombre y Firma de quien elaboró: Nombre de quien elaboró.Fecha: Día, mes y año de elaboración.Nombre y Firma de quien entrega: Nombre de quien entrega.Fecha: Día, mes y año de entrega.Nombre y Firma de quien recibe: Nombre de quien recibe.Fecha: Día, mes y año de recepción.
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expediente y año Requisición de la convocatoria
ones de las propuestas del Comité comparativo Licitación Compra factura
Si No Si No Si No Si No Si No Si No Si No
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5.9 CONVENIOS ENTRE EL H. AYUNTAMIENTO E INSTITUCIONES PÚBLICAS Y/O PRIVADAS
5.9 CONVENIOS ENTRE EL H. AYUNTAMIENTO E INSTITUCIONES PÚBLICAS Y/O PRIVADAS
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Nombre del formato CONVENIOS ENTRE EL H. AYUNTAMIENTO E INSTITUCIONES PÚBLICAS Y/O PRIVADAS QUE GENEREN BENEFICIOS ADICIONALES AL PERSONAL
Número 5.9Objetivo Verificar los convenios con Instituciones Públicas o Privadas para beneficios a los servidores públicos
Guía de llenadoNo. Progresivo Anotar la numeración en orden consecutivoConvenio Señalar los nombres de las partes que celebran el convenio (Municipio e Institución)Vigencia del convenio Anotar la fecha de vencimiento del convenio.Tipo de Institución Señalar si la institución es pública o privadaObservaciones Comentarios relevantes respecto a alguna información no estipulada en el formato.Nombre y Firma de quien elaboró: Nombre de quien elaboró.Fecha: Día, mes y año de elaboración.Nombre y Firma de quien entrega: Nombre de quien entrega.Fecha: Día, mes y año de entrega.Nombre y Firma de quien recibe: Nombre de quien recibe.Fecha: Día, mes y año de recepción.
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No. Progresivo Convenio Vigencia del convenio
Tipo de InstituciónObservaciones
Publica Privada 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
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Nombre del formato PADRON DE PROVEEDORES
Número 5.10
Objetivo Verificar que se cuente con los expedientes del padrón de proveedoresGuía de llenado
No. de Proveedor Número de proveedor asignado por la Dependencia
Proveedor Señalar nombre o razón social del proveedor
Teléfono Señalar el número de teléfono del proveedor
Giro Señalar si su actividad es industrial, comercial o de servicios
RFC Señalar el RFC del proveedor asignado por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público
Domicilio Anotar el domicilio fiscal del proveedor
Colonia Señalar la colonia en la que se encuentra el negocio del proveedor
Población Anotar la población a la que pertenece el domicilio del negocio del proveedor
Observaciones Comentarios relevantes respecto a alguna información no estipulada en el formato.
Nombre y Firma de quien elaboró: Nombre de quien elaboró.
Fecha: Día, mes y año de elaboración.
Nombre y Firma de quien entrega: Nombre de quien entrega.
Fecha: Día, mes y año de entrega.
Nombre y Firma de quien recibe: Nombre de quien recibe.
Fecha: Día, mes y año de recepción.
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5. 10 PADRÓN DE PROVEEDORES
No. De Proveedor Proveedor Teléfono Giro RFC Domicilio Colonia Población Observaciones
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