€¦ · Web view1. OBJETIVO.. Establecer las reglas para la estandarización de la documentación; así como para la producción, elaboración y trámite de la comunicación pública

GUIA BASICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y

CONTROL SIGC.

Código: D- SIGC- 03Versión: 01Fecha Emisión: 25-05-09Fecha de Actualización : 25-05-09

1. OBJETIVO.

Establecer las reglas para la estandarización de la documentación; así como para la producción, elaboración y trámite de la comunicación pública de la E.S.E. Hospital San Antonio de Gigante, de conformidad con lo fijado por la política de Comunicación pública y el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001”Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Lo anterior, dentro del desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y Control.

El Sistema Integrado de Gestión y Control (SIGC), de la E.S.E. Hospital San Antonio de Gigante, es el producto de articulación armónica en la realización y control de actividades coordinadas que integran políticas, estrategias, objetivos, estructura orgánica, procesos y procedimientos, desarrollo tecnológico y del talento humano de la Administración, orientados de manera coherente a la satisfacción de los ciudadanos y demás partes interesadas y a garantizar el cumplimiento los objetivos institucionales, dentro de los fines esenciales del Estado.

2. ALCANCE

Describe la forma como la E.S.E. Hospital San Antonio de Gigante, debe proceder a la preparación de los documentos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión y Control (SIGC), establece la estructura de cada tipo de documento y su forma de presentación y aplica a todos los documentos que tengan relación directa con el SIGC.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

Ley 87 de 1.993Ley 100 de 1993Ley 594 de 2000Decreto 4110 de 2.004Decreto 1599 de 2.005Decreto 1011 de 2.006

4. TERMINOS Y DEFINICIONES

Acto Administrativo: Todo acto jurídico dictado por la E.S.E. Hospital San Antonio de Gigante y sometido al Derecho Administrativo. Aclaración de voluntad, de juicio, de conocimiento o de identidad realizada por la Administración en ejercicio de una potestad administrativa distinta de la potestad reglamentaria.

Nuestro Compromiso: “la Salud del Pueblo con Responsabilidad y Calidez Humana”

CALLE 5 1-40 TELEFAX 8325120 GIGANTE, HUILA


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Actas: Documento memoria de las reuniones, en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.

Alcance: Parte del documento que define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica.

Anexos: Información adicional adjunta al final del documento, que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.

Circulares: Comunicación interna de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. Su objetivo es dar a conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo.

Concepto: Documento que por solicitud interna o externa precisa, aclara o resuelve aspectos de carácter científico, técnico o jurídico de un tema en particular.

Contrato: Actos jurídicos generadores de obligaciones que celebra la entidad previstos en el derecho privado, o en disposiciones especiales o derivados de la autonomía de la voluntad de las partes.

Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión y Control (SIGC), que controla los cambios realizados en dicho documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, una breve descripción de ésta y la nueva versión del documento.

Definiciones: Parte de un documento que incluye el significado de los términos empleados en el mismo, que facilitan la comprensión del escrito.

Desarrollo: Parte del documento que describe la actividad y da respuesta a las preguntas, ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿dónde?, ¿Con qué? y ¿por qué? Cuando sea aplicable en los procedimientos, el desarrollo incluye una tabla que contiene el diagrama de flujo, la descripción de la actividad y el responsable.

Documento: Es toda información perteneciente al Sistema Integrado de Gestión y Control que se registre y almacene en cualquier soporte; puede ser papel, magnético, óptico, fotográfico; o una combinación de éstos, o cualquier otro medio en el cual se registre información. Puede ser la descripción de un proceso, procedimiento o actividad/tarea, que se puede ver mediante diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, videos, fotografías, muestras físicas, entre otras.




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Documentos externos: Son todos aquellos documentos de origen externo, que pueden incidir directa o indirectamente en el desarrollo de las actividades que realiza la E.S.E. Hospital San Antonio de Gigante, como: leyes, decretos, resoluciones externas, documentos de los diferentes organismos de vigilancia y control, lineamientos presidenciales, códigos, manuales de mantenimiento de software o hardware, normas técnicas, tratados, convenios, entre otros.

Documentos internos: Son todos los documentos emitidos por la E.S.E. Hospital San Antonio de Gigante en desarrollo de los procesos definidos para dar cumplimiento a los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y Control, su elaboración, aprobación y control, dependen de la propia entidad.

Fecha Edición: Parte del encabezado del texto de algunos documentos que corresponde al momento de aprobación o expedición de los mismos.

Fecha de Actualización: Parte del encabezado de un documento que corresponde a la fecha en que se le hizo el último cambio al documento

Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar el contenido de alguna información.

Guía: Documento que describe en forma detallada una tarea durante la ejecución de un proceso y está basada en referencia bibliográfica.

Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas.

Instructivo: Es la descripción de actividades e instrucciones de trabajo, que requieren ser detalladas minuciosamente y que hacen parte de un proceso o subproceso o procedimientos.

Listado maestro de documentos: Relación documental en la que se registra la versión actualizada y la identificación exacta de los documentos del Sistema Integrado de Gestión y Control.

Memorando: Comunicación escrita de carácter interno, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias o funcionarios.

Modelo de Operación por Procesos: Es la ruta de navegación que armoniza la misión y la visión de la Institución en una gestión por procesos. En la E.S.E. Hospital San Antonio de Gigante, está representado gráficamente en el Mapa de Procesos, el cual ilustra los tres (3) niveles de macro procesos a saber: Estratégicos, misionales y de apoyo.




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Normativo: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico que permite regular una materia, actividad o sector específico. Incluyen la Constitución Política, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Reglamentos Técnicos entre otros.

Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones oficiales, entre la entidad y otras entidades y personas naturales o jurídicas.

Procedimiento: Documento interno en el que se representa de manera descriptiva o gráfica la secuencia de las etapas para el desarrollo de un proceso.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Política: Arte con que conduce un asunto o se emplean los medios para alcanzar un fin determinado, pueden ser escritas o verbales.

Quien Aprueba: Es el funcionario que conoce las políticas y los objetivos de la entidad publica y es responsable de su aplicación y logro (Gerente, jefes de área, junta directiva).

Quien Elabora: Funcionario que prepara, elabora, cranea y transcribe un documento.

Quien Proyecta: Funcionario que mediante la aplicación de sus conocimientos, proyecta un documento.

Quien Revisa: Funcionario que cuenta con la competencia en el tema y que conoce cómo se realizan las actividades.

Registro: Documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados planificados para asegurar el cumplimiento y eficacia del SIGC.

Resolución: Acto jurídico unilateral de la administración de la entidad, que implementa, reglamenta, deroga, modifica, sanciona y/o autoriza las acciones relacionadas con los procesos estratégicos, misionales, administrativos, logísticos y de evaluación de la entidad; al igual que las asociadas a las funciones propias o por ella delegadas.

Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que fija el procedimiento.

Sistema de Gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para establecer la política y los objetivos para lograrlos.




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Tablas de retención documental: Son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o recibidos estos por una área administrativa en cumplimiento de sus funciones) a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición aprobada del documento.

5. CONDICIONES GENERALES

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión y Control en la E.S.E. Hospital San Antonio de Gigante, es la siguiente:

I. Constitución Política, Leyes, Decretos, Resoluciones.

II Políticas, Planes, programas, proyectos, Manual de Calidad.

III. Manuales de procesos, procedimientos, funciones y competencias.

IV. Instructivos, Guías, Metodologías, Diagramas de flujo generales.

V Registros, Resultados, Datos, Archivos y otros documentos internos y externos.

5.1. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

5.1.1. Generalidades

a). La estandarización de la producción documental, permite dar uniformidad en la presentación de los documentos, con excepción de los formatos, los cuales se diseñan ajustados a los requerimientos de información del proceso que los genera.

b). El nombre de cada documento, siempre se debe iniciar con las palabras caracterización, procedimiento, plan, formato, manual, metodología, entre otros, según el tipo de documento que se esté elaborando.

c). La redacción de los documentos debe ser clara, precisa y coherente, de tal manera que se facilite su comprensión y no permita falsas interpretaciones. Adicionalmente, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico.




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d). A lo largo del texto se debe garantizar uniformidad en la terminología, ortografía y redacción, empleando un mismo término para designar cada concepto. El texto debería estar libre de términos subjetivos como suficientemente, generalmente, adecuadamente, apropiadamente o similares.

e). Los términos en lengua extranjera, no considerados estándar en el país, se deben presentar en el numeral de definiciones.

f). Las frases de cualquier párrafo se deben construir en orden directa: sujeto, verbo y complemento. En la redacción del texto se deben usar frases cortas para facilitar el entendimiento.

g). Los actos administrativos expedidos por el Comité Directivo o de Coordinación del Sistema de Control Interno y demás Comités de la entidad, así como las actas correspondientes a la Junta Directiva y los demás documentos del SIGC, como manuales y procedimientos, instructivos excepto los formatos, deben ser elaborados en papel tamaño carta, con letra tipo Arial tamaño doce (11) para el cuerpo del documento; los párrafos se elaboran en interlineado sencillo y justificados. En el encabezado se emplea Arial tamaño doce (11) para el nombre del documento y de diez (10) para los otros campos, en negrilla los ítems estándar y sin negrilla las que son especificas de cada documento.

En el pie de página se emplea letra tipo monotype corsiva a un tamaño de doce (12). En algunas ocasiones cuando se elaboran cuadros, se utiliza Arial en tamaño que sea visible.

h). La fecha en los documentos emplea el formato DD-MM-AA.

i). Para la versión de los documentos se utilizan dos números ordinales desde el 01 y avanzando consecutivamente con cada modificación. Los cambios de versión del documento deben obedecer a modificaciones de fondo y no forma.

j). La márgenes de los documentos Word es: superior 3 cm, izquierda 3 cm, inferior 3 cm y derecha 2 cm.

k). Se definen como logotipo institucional y su presentación los siguientes: Para documentación que requieren código, versión, fecha de emisión y fecha de actualización:




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- Encabezado.

TITULO DEL DOCUMENTO

Código: Versión: Fecha Emisión: Fecha de Actualización :

Para documentación general o la que no requiere de código y versión:

- Encabezado.

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADOHOSPITAL SAN ANTONIO

GIGANTE – HUILANIT. 891.180.065 – 2

- Pie de página.



l). En la elaboración de los diagramas de flujo se emplean los símbolos diseñados y establecidos en los Manuales de procesos y procedimientos Administrativos y Asistenciales, adoptados por la entidad.




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5.1.2. Control de cambios

m). El control de cambios describe brevemente las modificaciones realizadas al documento, la fecha en que se realizan y la nueva versión que se genera por el cambio, para su respectivo control. Se excluyen los formatos.

FECHA CAMBIO NUEVA VERSION

DD-MM-AA Síntesis descriptiva de las modificaciones realizadas al documento.

0X

5.1.3. Aprobación de documentos.

n). Los documentos del Sistema Integrado de Gestión y Control (SIGC) de la entidad, su aprobación realiza utilizando la siguiente tabla en la última página del mismo, empleando el siguiente formato:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Responsable del Proceso

Asesor del SIGC Gerente

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Responsable del Proceso Asesor del SIGC Gerente




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6. RECEPCION Y TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES

En consideración a lo establecido por el Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001”Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas” y la Resolución No. 1369 de Agosto 8 de 2.008 “Por la cual se adoptan las políticas de administración de la información y la comunicación pública en la E.S.E Hospital San Antonio de Gigante, los documentos técnicos anexos integrantes de la norma en comento y con el fin de reglamentar la normalización, el control, oficializar el trámite y fortalecen la imagen corporativa de la E.S.E Hospital San Antonio de Gigante, se establecen las normas básicas para la generación, recepción y tramite de las comunicaciones oficiales.

- Reglas para la recepción y trámite de Comunicaciones Oficiales.

1. El Despacho de la Gerente, será la única encargada de la recepción, radicación y entrega a los destinatarios, de las diferentes comunicaciones recibidas.

2. Ningún funcionario de la E.S.E Hospital San Antonio de Gigante, podrá recibir comunicaciones a la mano, sin que se surta el trámite correspondiente aquí fijado.

3. La correspondencia y demás documentos de carácter personal de los empleados que se reciba en la E.S.E Hospital San Antonio de Gigante, no se registrará en la base de datos y/o en quien haga sus veces.

4. Los documentos que por error fueron entregados o recibidos en una oficina productora u otra persona y que no corresponden a sus procesos, deben ser reportados inmediatamente a la secretaria de la gerencia.

- Copias informativas o de igual contenido para varios destinatarios.

En el caso de que el mismo contenido de la comunicación vaya para varios destinatarios, se asignará un número consecutivo por cada destinatario.

Si se trata de copia informativa, se relacionan, debajo de la firma del remitente y la descripción de los anexos (si los hay), los nombres y cargos de las personas a las que se envían las copias y se imprimen tantas copias como sea necesario. En este caso se asigna a las copias el mismo número consecutivo asignado al destinatario principal.




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- Reglas para el manejo de los anexos.

Relacionar los anexos en forma clara y precisa a dos interlíneas del remitente así: Ej. Anexo: uno (15 folios y disquete );Anexo: dos (10 fotografias);Anexo: tres (Un CD).

Si los anexos son muy voluminosos e imposible de anexar en el momento de radicar la comunicación, o se envía por otro medio, es necesario justificar el hecho y la responsabilidad del trámite, es de la oficina productora.

Se archivará en la carpeta del respectivo asunto, la copia de la comunicación con los anexos respectivos. (Si los anexos son fotocopias de otros documentos que ya reposan en los archivos de la empresa, no es necesario archivarlos nuevamente).

La segunda copia entregada a la Oficina encargada de registro de comunicaciones, no llevará anexos.

Circulares y Comunicaciones internas: Las circulares y comunicaciones internas, deberán elaborarse con Concisión (brevedad), propiedad, precisión, claridad, sencillez. Se manejaran con el principio de austeridad institucional, por lo tanto, se imprimirán únicamente en casos excepcionales cuando se necesite dejar constancia en medio físico (papel) de las mismas. Ordinariamente se deberán manejar por medio de la red, mediante el software de correo interno.

Cuando se necesite circular entre los funcionarios copias de documentos recibidos, estos deberán marcarse como copia informativa, lo cual significa que dichas copias no deberán archivarse.

Firmas responsables: Los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones con destino externo que genera la E.S.E. Hospital San Antonio de Gigante son: Gerente, jefes de área, también podrán firmar documentos en relación específica con contratos y/o proyectos. El asesor jurídico.

- Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Para la recepción y envío de las comunicaciones (mensajes de datos) por medios electrónicos, se deben utilizar las cuentas de correo que tienen carácter oficial para la institución. No se deben utilizar cuentas de correo electrónico personales.

- Reglas para el manejo de las comunicaciones vía e-mail. Utilizar los recursos informáticos para lograr la celeridad, oportunidad y normalización de la información institucional.




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Hacer los controles necesarios que garanticen, que la información tramitada electrónicamente, sea accesible para su posterior consulta, que el mensaje de datos o documento sea conservado en el formato en que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada y que se conserve la información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado, recibido o producido el documento.

Archivar electrónica y/o físicamente, las comunicaciones enviadas o recibidas por este medio, con el fin de complementar la información de un asunto y facilitar la recuperación.

Elaborar en cada oficina el directorio de las páginas Web y correos electrónicos de las instituciones o personas que tienen relación con los procesos de la oficina, para lograr eficiencia en la comunicación.

Las comunicaciones enviadas vía e-mail, requieren confirmación electrónica.

- Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, tendrán la validez de cualquier mensaje de datos, por lo tanto no siempre es necesario enviar el original de la comunicación. Si con la transmisión de un documento vía fax queda satisfecha la comunicación, no se envía el original y se contribuye a los procesos de austeridad institucional. Cuando es absolutamente necesario el envío del original, debe hacerse el mismo día.

- Reglas para el trámite de comunicaciones vía fax.

Hacer los controles que garanticen la recepción o envío de la información y archivar las comunicaciones recibidas por este medio, en el asunto o serie correspondiente, con el fin de garantizar la consulta o comprobación.

Las oficinas productoras que utilizan papel químico para la impresión de los fax, deben reproducir este documento sobre el papel que garantice su permanencia y durabilidad.

En las transferencias al Archivo Central, no se recibirán unidades documentales que incluyan documentos en papel químico.

Las comunicaciones que no cumplan lo estipulado en este reglamento, guías y procedimientos del Archivo, NO serán radicadas y se devolverán con un formato, indicando el porqué se realiza la devolución, con el fin de corregir las inconsistencias y mejorar los procesos.

- Distribución de comunicaciones y documentos: La distribución de la documentación se hace a través de los servicios de mensajería interna, externa y correo local, nacional e internacional.




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- Reglas de Mensajería: Se debe tener en cuenta:

Utilizar la mensajería sólo para asuntos oficiales.

Abrir todos los sobres que se reciben en la Institución para identificar el tipo de documento y permitir el registro control y trámite adecuado.

- Reglas de Servicio de Correo:

La documentación que se envía por correo requiere sobres tamaño oficio, carta, tarjeta o de manila dependiendo del tipo de los documentos a enviar y deben entregarse debidamente diligenciados, con datos correctos, completos y buena presentación.

El tamaño del sobre para envío de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces.

Si la comunicación incluye disquetes, video cinta y otros soportes que exigen un tratamiento especial, se debe registrar en el sobre.

Definir y comunicar el tipo de envío: correo certificado, entrega ordinaria o entrega personal

Para ambos servicios Mensajería y Correo, la información suministrada debe ser por escrito, correcta, clara, precisa y oportuna.

Todos los sobres deben llegar abiertos a la oficina de Registro y control de comunicaciones, para identificar el tipo de documento y permitir el registro control y trámite adecuado.

Se debe conservar copia de la guía de correo, inmediatamente se hace el envío, con el fin de hacer los controles pertinentes.

Es necesario hacer control de calidad por parte de la oficina productora a los disquetes y demás documentos antes del envío para evitar reprocesos, costos y demora en el trámite.



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