Web Application User Guide for SC-1.pdf · apabila format MIR sudah di upload ke dalam system PMHS seperti gambar dibawah. Gambar dibawah adalah contoh format pengambilan yang sudah

Web Application User

Guide for . SUBCONTRACTOR’s SCOPE

Erik Pandiana

11/17/2017

Aplikasi ini disebut PMHS (Piping Material Handling System) adalah system yang terintegrasi berbasis Web dengan pengerjaan yang mudah, cepat dan akurat yang dilakukan oleh Sub-kontraktor secara langsung tanpa delay input dalam supervise langsung personil IKPT. Penggunaan HP android dimugkinkan untuk lebih mudah dalam operasionalnya. Dengan hanya klik pada QRCode (di drawing atau spool, laporan tahapan pekerjaan bisa dilakukan. . Versi ini baru dalam batas pengembangan sampai delivery ke site, dan dimungkinkan pengembangan aplikasi mendatang (versi lanjutan) yang terintegrasi dalam PMMS system dan juga melakukan monitoring pekerjaan di SITE hingga instalasi dan linecheck.

Web Application User Guide

For “Subcontractor”

Table of Contents Introduction ..................................................................................................................................................... 2

Access Web to PMHS ....................................................................................................................................... 2

New User Registration ..................................................................................................................................... 3

Login ................................................................................................................................................................. 3

Forgotten Password Help ................................................................................................................................. 4

PMHS HOMEPAGE ........................................................................................................................................... 4

MATERIAL RECEIVING REQUEST (MRR) ........................................................................................................... 4

1) WAREHOUSING UPDATED AND MAINTAINED ..................................................................................... 6

MATERIAL ISSUENCE REQUEST (MIR) ............................................................................................................ 8

LAYDOWN FABRICATOR ................................................................................................................................... 8

PIPING FABRICATED ....................................................................................................................................... 10

1) PIPING JOINING .................................................................................................................................. 10

2) RELEASE STRESS ................................................................................................................................. 12

3) RADIOGRAPHY / PENETRANT TEST .................................................................................................... 12

4) HYDROTEST ........................................................................................................................................ 12

5) PIPING PAINTING ............................................................................................................................... 12

QUICK UPDATED FABRICATED ....................................................................................................................... 13

QC PASS .......................................................................................................................................................... 15

DELIVERY ........................................................................................................................................................ 16

REPORT........................................................................................................................................................... 18

ATTACHMENT ................................................................................................................................................ 19

1) ATTACHMENT-1 PROSES ALIRAN KERJA ............................................................................................ 19

2) ATTACHMENT-2 INSTRUKSI DAN RESPON ......................................................................................... 19

2) ATTACHMENT-3 ISTILAH DAN DEFINISI ............................................................................................. 20

3) ATTACHMENT-4 PERTANYAAN YANG SERING DIAJUKAN .................................................................. 21



Introduction

Pekerjaan dilapangan yang dilakukan oleh Subcontraktor sudah seharusnya mengikuti segala

aturan dan pelaksanaan kerja sesuai dengan target dan jadwal yang telah di tetapkan oleh IKPT

sebagai kontraktor utamanya.

Untuk itu, maka perlu dilakukan system yang terintegrasi, berkesinambungan dan langsung yang

menghubungkan data-data engineering, pengadaan material hingga pelaksanaanan kerja di

subcntraktor melalui jaringan web yang wajib di update secara on time dan akurat.

Hal-hal yang perlu di perhatikan khususnya oleh sub-kontraktor dalam pengoperasian aplikasi ini

adalah :

1. Terpenuhinya jaringan internet yang cukup memadai

2. Tersedianya computer (PC) dan printer dengan minimum requirement

3. Dedicated Personil yang selalu melakukan update data

4. Closed communication dengan supervisor dan Material Control dari IKPT

Untuk mempermudah kerja, juga bisa digunakan perangkat Handphone yang bisa di access

internet untuk ambil gambar dan juga upload ke dalam system PMHS.

Personil yang menggunakan PMHS ini dibatasi sebanyak 3 orang dengan login setiap

Subcontractor (selanjutnya disingkat SC).

Setiap kendala yang dialami di harapkan untuk berkomunikasi dengan fasilitas email yang

tersedia, dan setiap instruksi yang diberikan dari IKPT ke SC juga akan dilakukan e-mail.

Versi PMHS ini adalah versi betha yang hanya meng-cover pekerjaan SC hingga fase Delivery to

site.

Access Web to PMHS

Untuk bisa masuk kedalam system, personil yang ditunjuk untuk dapat melakukan login melalui

http://svr-app/PMHS/.

Login setiap SC dibatasi sebanyak 3 orang, yaitu :

1. Material Control yang meng-update data termasuk updating di Ware house

2. Fabricator person, yang meng-update data pekerjaan di Fabrikasi hingga Spool selesai dan

di letakkan di Laydown. Dan Termasuk juga saat akan melakukan delivery spool ke site.

3. Site person adalah person di site yang menghandle spool mulai kedatangan hingga install.



New User Registration

SC harus mendaftarkan 3 personilnya yang akan diberikan akses dengan password yang menjadi

tanggung jawab melekat personil tersebut.

Administrator akan membuat account sesuai pengajuan dari SC sebagaimana gambar di bawah.

Login

SC diberikan login untuk bisa mengakses sesuai lingkup pekerjaan dengan password yang

terbatas, dengan fitur sebagaimana gambar dibawah setelah mendaftar dan diberi akses dengan

melakukan sebagaimana gambar dibawah :

“nomor dan nomor proyek”

yang sesuai.

“password” yang sesuai dan

sudah teregistrasi.

“nama pengguna” yang

sudah teregistrasi.

“nama pengguna” yang didaftarkan

“nama lengkap” yang didaftarkan

“alamat email” personil yang didaftarkan

“password” personil yang didaftarkan



Forgotten Password Help

Bagaimana kalau lupa password, maka User ybs melakukan komunikasi dengan administrator

dengan alamat [email protected] yang selanjutnya akan merespond dengan memberikan

password yang sesuai atau melakukan re-set dengan new password.

PMHS HOMEPAGE

Saat mulai membuka aplikasi setelah melakukan login, maka pada menu “Subcont” sesuai

dengan lingkup pekerjaannya dan akses personil yang diberikan akan terlihat fitur sebagaimana

gambar di bawah :

MATERIAL RECEIVING REQUEST (MRR)

Khusus untuk proyek Suban ini, karena material dari Vendor dikirim langsung ke SC, maka

Warehouse SSC ini dalam penerimaan dan pengelolaannya dibawah supervisi langsung personil

dari IKPT (selanjutnya disebut MC-I) untuk input data menggunakan PMMS.

Personil SC tetap sebagai penanggung jawab utama pengelolaan dan manajerial warehousing

dengan bagan organisasi SC dibawah koordinasi langsung MC-I.

Perencanaan Mapping material di warehouse ataupun di Laydown, dilakukan oleh SC dan di

gambarkan/diletakan sebagaimana gambar di bawah, dalam pengawasan MC-I.

Import data warehouse (IKPT’s personnel)

Mapping dan tataletak material di Laydown

Mapping dan tataletak material di Warehouse



Gambar di bawah ini adalah Mapping Warehouse (contoh) yang di upload ke dalam system oleh

MC-I berdasarkan informasidan konfirmasi dari penanggung jawab Warehouse nya SC atau

Material Control SC (yang selanjutnya disebut MC-S).



Aktifitas ini keseluruhan di kelola oleh MC-I dengan informasi dan konfirmasi dari penanggung

jawab warehousenya Subcontractor.

1) WAREHOUSING UPDATED AND MAINTAINED

Subcontractor setiap hari harus melaporkan status warehouse untuk di lakukan update dalam

system PMMS, sehingga data selalu latest dan akurat. Data ini akan menjadi acuan dan

kalkulasi untuk dilakukannya tahap Material Issue Slip (MIS) hingga keluarnya Material Issue

Request (MIR).

Updating data warehouse mengikuti langkah berikut :

1. Import WAREHOUSE sebagaimana gambar disamping.

2. Akan tampil sebagaimana gambar di bawah

3. Selanjutnya klik “open dan keluar tampilan sebagaimana gambar di bawah



4. Setelah melakukan brows dari file material yang diberikan oleh MC-I, berdasarkan receiving

material yang dating, yang selanjutnya di “upload”, maka akan masuk kedalam system

sebagaimana gambar dibawah. Contoh file yang dikirimkan itu untuk kedatangan material

bulan November 2017.

5. Klik file sebagaimana gambar diatas sehingga muncul tampilan gambar di bawah untuk diisi

dan dilengkapi lokasi penampatannya di warehouse atau laydownnya � Mapping material.

Isikan di kolom highlight biru “warehouse_1” identifikasi mapping lokasi penempatan

materialnya sebagaimana gambar di bawah.

Selanjutnya setelah lokasi penempatan lakukan klik di Import WAREHOUSE untuk

mengkompile data tersebut dalam system.

Tahapan ini adalah tahapan update spool yang dimantain oleh personil warehouse dibawah

koordinasi MC-S dan MCI.



MATERIAL ISSUENCE REQUEST (MIR)

Material Control IKPT akan menginfokan kepada MC-I dan juga MC-S bahwa SC bisa melakukan

pengambilan material dengan terbitnya Material Issue Slip (MIS) untuk dibawa ke Warehouse

melalui email yang teregister atau call by phone.

Berikut adalah aktivitas MCI dalam penerbitan MIR, dimana status akan dinyatakan “CLOSED”

apabila format MIR sudah di upload ke dalam system PMHS seperti gambar dibawah.

Gambar dibawah adalah contoh format pengambilan yang sudah dilakukan pengambilannya

sesuai klarifikasi dri warehouse dan selanjutnya setelah dihitung dan di periksa bersama dan di

paraf bersama, di upload ke dalam system.

Material selanjutnya diambil/dibawa untuk selanjutnya diletakkan di fabricator untuk persiapan

pengerjaan spool.

LAYDOWN FABRICATOR Sebelum dimulainya pekerjaan, SC diminta untuk membuat langkah perencaan (PLAN) penempatan Spool

di Laydown dengan informasi yang tertera pada setiap spool nya yaitu : Kolom “SW” adalah informasi dia-

inch Shopweld; Kolom “FW” adalah informasi dia-inch Fieldweld; Kolom “Weight” adalah informasi berat

total spool (ton); Kolom “Volume” adalah informasi volume spool (m3); Kolom “Mapping Laydown (P)”

adalah informasi rencana tempat spool diletakkan.



Mapping Spool pipe di lokasi fabricator di upload ke PMHS sebagai SPOOL LAYDOWN Map.



PIPING FABRICATED

Selanjutnya dalam perencanaan dimulainya pekerjaan fabrikasi Spool adalah merencanakan

tanggal pekerjaan di kolom sebagaimana kolom dibawah, yaitu :

� FABRICATION PLAN DATE, “otomatis” adalah tanggal dimulainya Fabrikasi

� JOINT PLAN DATE, diisi oleh SC

� PWHT PLAN DATE, diisi oleh SC apabila tidak di Lock. Kolom di Lock (shadow) artinya tidak perlu

dilakukan sesuai spec requirement

� HYDROTEST PLAN DATE, diisi oleh SC apabila tidak di Lock. Kolom di Lock (shadow) artinya tidak

perlu dilakukan sesuai spec requirement

� RT/PT TEST PLAN DATE, diisi oleh SC

� PAINT/GALV PLAN DATE, diisi oleh SC apabila tidak di Lock. Kolom di Lock (shadow) artinya tidak

perlu dilakukan sesuai spec requirement

Persiapan untuk pekerjaan pembuatan spool pipa ini sesuai dari gambar spool, mulai dari pemotongan

pipa dan fit-up belum diperhitungkan dalam laporan kegiatan dalam system PMHS ini.

Dimulainya perhitungan status Fabrikasi adalah sebagai berikut :

1) PIPING JOINING

Masuklah dalam menu Material Fabrication Actual Update, sehingga keluar sebagaimana gambar di

bawah yang terdiri dari

� SPOOL, yang menampilkan Spool-spool yang siap di fabrikasi pada status “READY TO FAB”.

Kolom status akan menjadi “FABRICATED” apabila tahapan pekerjaan fabrikasi telah selesai

hingga QC pass dan siap diletakkan ke Laydown nya spool.

Digambar dibawah contoh untuk spool R1-32-GP-DR1-23-2268_02-SPL-03 memiliki 3 joint SW

(table warna biru dibawahnya) dan biladi klik pada kolom COMPLETE (apabila sudah dilakukan

joint secara lengkap) maka join-an pertama menandakanSHOP Fabricated sudah dimulai untuk

spool tersebut dan tercatat tanggalnya. Apabila tanggal awal dimulainya lebih lambat dari

PLAN DATE nya maka tanggal tersebut menjadi merah (delay).



Apabila seluruh join di spool tersebut selesai dan di klik di kolom COMPLETE tersebut

(contohnya ke-3 join tersebut) maka otomatis akan terecord di kolom JOINT ACTUAL DATE nya

yang menyatakan pekerjaan penyambungan las spool tersebut telah selasai. Lihat contoh

baris atas dimana tanggal JOINT ACTUAL DATE telah terisi otomatis bila sudah lengkap.

� SPOOL DRAWING, adalah fasilitas fabrikasi joint melalui gambar (menggantikan klik pada

Menu SPOOL di kolom COMPLETE. Apabila sudah selesai di nomor join dan di klik maka

tombol gambar berubah jadi hijau.



Tahap Selanjutnya sebagaimana gambar dibawah :

2) RELEASE STRESS

Pada table di spool tersebut bila dinyatakan N/A, berarti Tidak diperlukan item tersebut misalkan

PWHT dan pada saat planning juga tidak bisa di akses.

Apabila kolom tersebut berwarna hijau (green highlighted), maka pada saat planning wajib diisi, dan

saat aktualnya juga setelah selesai dilakukan wajib diisi tanggalnya. Kalau delay terhadap PLAN maka

akan berwarna merah.

3) RADIOGRAPHY / PENETRANT TEST

Wajib mengisikan tanggal PLAN dan juga ACTUAL nya.

4) HYDROTEST


HYDROTEST dan pada saat planning juga tidak bisa di akses.




5) PIPING PAINTING


Stainless-SS atau Deplex dan pada saat planning juga tidak bisa di akses.






Jangan lupa, setiap selesai melakukan input untuk melakukan save changes di kolom kanan bawah.

QUICK UPDATED FABRICATED Selain penggunaan dengan langkah-langkah diatas, juga dapat digunakan BARCODE, dimana setiap

spoolnya sudah di identifikasi secara unik, seperti gambar di bawah untuk line “R1-32-GP-DR1-23-

2268_02-SPL-01”

Dimana QRCodenya adalah :

Maka dengan android phone, PIC dari subcon dapat melakukan update

input secara cepat dan tidak perlu bolak balik ke PC computer, karena

data input akan langsung terintegrasi.

QRCode ini akan di tempelkan di spool drawing dan juga SPOOL pipenya.

Metode kerjanya sederhana dan cepet dengan langkah sbb :

Lakukan Scan ke QRCode di dekat spool yang sedang dikerjakan dengan

cara :

(1) Login melalui HP sebagaimana gambar disamping kanan

(2) Masuk kedalam menu “Search QRCODE” sebagaimana gambar

dibawah



Setelah itu cari obyek yang akan di scan sehingga tampak seperti

dalam camera sebagaimana gambar di bawah..

(3) Setelah obyek Scanning di dapat maka akan keluar tampilan sebagaimana gambar di bawah ini

Dimana status update bisa dilakukan melalui fasilitas ini.

Sebagai contoh, diatas bahwa spool dengan nomor “R1-

32-GP-DR1-23-2268_02-SPL-01” pada saat di scan sudah

selesai join ke-1 dari 3 join yang harus dikerjakan (dari

bulatan hijau sebagai penandanya), apabila akan

dilakukan update dan join 2 sudah selesai dikerjakan,

maka klaim bisa dilakukan dengan menekan tombol di hp

tersebut sehingga warna akan berubah menjadi hijau dari

biru setelah anda menekan “OKE” sebagai konfirmasi.

Begitu juga dengan tahapan lainnya, bisa dilakukan melalui HP anda.

Adalah pekerjaan welding “joint”

Bila join komplit otomatis hijau

Line spool identification

Spool status

Bila telah lengkap

PWHT, Hydrotest

Bila telah lengkap

pekerjaan QCPass



QC PASS Tahapan pekerjaan diatas dinyatakan COMPLETED dan siap diletakkan di Laydown Spool apabila sudah

dilakukan pemeriksaan oleh QS dan dinyatakan QC PASSED.

Masuk dalam menu QC Fabrication Form sebagaimana gambar di

samping, maka akan keluar sebagaimana gambar dibawah, yang

selanjutnya dilakukan printout dengan meng Klik Download diatas

kolom status sehingga keluar data spool tersebut untuk di check dan di

tanda tangani oleh QC.

Seluruh data pekerjaan fabrikasi akan tercatat dan tertulis dalam lembar

printout, dan selanjutnya QC melakukan konfirmasi bahwa SPOOL baik

secara dimensional, konfigurasi dan kelengkapannya apakah sudah

sesuai dan di tanda tangani setelah lengkap dan benar.



Setelah di tanda tangani form di samping ini, maka

harus di UPLOAD, dengan melakukan Upload file

melalui SCAN (pdf file) artau juga melalui HP android

dengan klik kolom Upload File.. Selanjutnya pilih

Camera.. Selanjutnya shoot, tunggu beberapa saat

untuk di upload ke server melalui kamera tersebut..

Setelah 100% terload maka dokumen tadi sudah

terekam.

Begitupun untuk spool nya silahkan di foto dan

upload, sehingga setelah item ini selesai maka

Pekerjaan Spool dinyatakan selesai.

Bila ternyata QC PASS tidak terjadi dan ada yang harus

diperbaiki, maka Form ini TIDAK BISA Di Upload ke

dalam system dan dikembalikan ke fase awal sesuai

kesalahan/ketidak sesuaian yang terjadi.

Form ini di upload hanya untuk Spool yang Pass saja…

DELIVERY Sebagaimana perencanaan, maka SC harus melaksanaka pengiriman

Spool dari Fabrikator ke SITE, untuk itu masuk ke menu Material

Delivery Form sebagaimana gambar disamping.

Setelah masuk dalam Material Delivery Form tersebut maka akan

keluar tampilan sebagaimana gambar dibawah, yang berisikan :

1. Kolom Merah untuk meng-input No Delivery dan tanggalnya

2. Kolom dibawahnya, terdiri dari 3 work sheet yaitu :

a. LINE SPOOL, adalah list material yang sudah terseleksi

untuk dilakukan pengiriman

b. DELIVERY FILES, adalah file untuk melakukan printout

melalui download, setelah di tanda tangani dan upload

berarti Spool sudah CLOSED dan terkirim.

c. Add LINE SPOOL, adalah list material yang sudah ada di

Laydown SPOOL untuk siap di seleksi untuk dikirim ke SITE

Setelah semuanya selesai terinput, maka dilakukan printout untuk selanjutnya spool tersebut apabila telah

sesuai (termasuk material erection) di tanda tangani dan item ini sudah closed setelah di upload Form

yang telah di tandatangi tsb.





Gambar disamping adalah contoh

printout dari delivery form yang sudah di

tanda tangani dan diperiksa

kesesuaiannya dengan spool dan

material erection yang diangkut dengan

truk tersebut.

REPORT Selama kurun waktu pelaksanaan kegiatan, akan dilakukan laporan atas hasil kerja yang terbaca dalam

system ini, yang meliputi :

1) Kegiatan saat pengambilan material pemipaan, dimana material yang di perintahkan untuk

diambil sudah sesuai (lengkap) sebagaimana gambar spool yang ada dalam system. Untuk itu

kegiatan warehousing dalam update data harus live dan tidak boleh ada delay yang

mengakibatkan data tidak sinnkron.

2) MC IKPT akan mengajukan pengambilan material disesuaikan dengan target dan jumlah welder,

sehingga PROGRESS dan PLAN sesuai/match atas konfirmasi dan informasi dari SI nya SC.

3) Laporan kegiatan fabrikasi akan bisa dipantau harian, sehingga produktivitas SC terbaca dan

termonitor.

4) Keterlambatan di fabrikasi dan pengiriman akan diberikan Feedback ke SC untuk dilakukan

percepatan/reinforcement sehingga segera dapat teratasi dan tidak berimpack ke spool lainnya



ATTACHMENT

1) ATTACHMENT-1 PROSES ALIRAN KERJA

Catatan :

� Garis biru adalah persiapan mulai dari pengambilan material hingga persiapan untuk mulai

pengerjaan spool pipa, termasuk cutting, blasting, dlsb

� Garis merah adalah pelaksanaan Fabrikasi hingga lolos QC pass

SEtiap tahapan memiliki perencanaan dan laporan actual kegiatan.

2) ATTACHMENT-2 INSTRUKSI DAN RESPON

Dalam pelaksanaan kegiatannya, SC akan menerima instruksi dan mewajibkan untuk melakukan

respon dengan segera melalui email (yang telah terdaftar) dan juga melalui MC-I.

Beberapa instruksi yang menjadi perhatian adalah :

1. Instruksi pengambilan Material � MIR, kegiatan yang harus dilakukan : (a) Periksa dan hitung

apakah material dalam MIR sesuai dengan jumlah total material spool nya (b) printout dan

ambil material di warehouse (c) lakukan penghitungan dan periksa material apakah sudah

sesuai, serta tanda tangani bila confirm. (d) letakkan material di area fabricator dengan

aman.

2. Instruksi revisi pengisian tanggal PLAN, apabila tanggal yang dimasukkan tidak sesuai

3. Instruksi Pengembalian Material, bila ada spool yang dianggap over issue, akibat perubahan

routing, perubahan scope ataupun line tersebut di delet sesuai upstream data ERI/FRI.

4. Instruksi penghentian pekerjaan SPOOL tertentu dan diganti dengan pengerjaan SPOOL

lainnya.

Documents

Web Application User Guide for SC-1.pdf · apabila format MIR sudah di upload ke dalam system PMHS seperti gambar dibawah. Gambar dibawah adalah contoh format pengambilan yang sudah