4/14/2015

1

VWR Learning SessionCollege of Agriculture

April 15, 2015

Background• Based on a consultant study, University spend management for 

common scientific supplies and equipment required improvements.

• Same item from multiple suppliers = higher unit $Volume purchase from single supplier = lower unit $ 

• Consultant recommendation: Competitive process for a prime provider; potential savings (7% to 11%) gained via consolidation.

2

Purchased items common to two primary suppliers 75%

Identical SKUs 500+

Common manufacturers 130

4/14/2015

2

VWR Best‐Value Contract Award

• Joint solicitation with UL; both universities independently selected VWR

3

Criteria VWR Fisher Scientific

UK Top 700 core items VWR – 4% to 12% greater discount

Consumables discounts 75% 68%

Equipment discounts 60% 39%

Catalog offering 1.2M products 800K products

In‐stock items 40K+ 14K

Other VWR – more robust e‐catalog capabilities, projected more aggressive customer approach

VWR Value‐Adds• Free standard freight; no hazmat, fuel, or dry ice charges

• Chemical purchases automatically feed to UK Chematix™ inventory for your lab (development)

• Yearly product rebate (2%) to departments for e‐catalog orders (in addition to product price savings)

• Competitor Cost‐Saving/Price Matching component

4

4/14/2015

3

University Purchases – Two Largest SuppliersPurchases Summary FY 13‐14 – VWR and Fisher

• Total value $6.25M• Purchase orders 1,500• Pro‐card transactions 12,300 ($3.5M)

College of Agriculture Summary

• Purchases $800K (13% of total)• Pro‐card transactions 2,200

Potential price savings for Agriculture utilizing a prime provider model is $56K to $88K per year

5

e‐Catalogs vs. Procurement Card

6

Procurement Card e‐Catalogs

Manual ordering & invoicing Electronic processes

Require post‐purchase edits No edits

Paper/ink signatures Electronic approvals

Little price verification Contract pricing fixed in e‐catalog

Audits required No audits

Banking fees (3%) Converted to University savings

Little visibility of line items Full visibility/ownership of data

For select high‐volume suppliers, e‐catalogs is the advantageous platform over procurement card.

*High‐volume = > $1M purchases per year

4/14/2015

4

Costs of P‐card Edits – High Volume Suppliers

7

ComponentCampus 

(12,300 transactions)Agriculture 

(2,200 transactions)

Time (10 mins) 2050 hrs 367 hrs

Paper (5 sheets) 30K to 60K sheets 5500 to 11K sheets

Print (.02) $1200 $220

Ink signatures (2+) 24,600+ 4400+

Transition

8

Date Event

February 9 VWR e‐catalog online in myUK

Summer

E‐catalog for Fisher‐exclusive items to come online in myUK

P‐card can be used with both vendors during transition/training

UK Store for Invitrogen and Life Technologies inventory to come online

July 31 Last day to purchase from VWR orFisher on p‐card

August 1 (Extended deadline)

Full use of both e‐catalogs required in myUK

4/14/2015

5

Summary Overview and Proprietary Items

*Potential examples: Sigma Aldrich, Qiagen, Carl Zeiss, B&B Microscope, Perkin Elmer Instruments, Nikon Instruments, etc.

Note:  Current new contracting process underway to acquire better pricing from select proprietary suppliers & move to e‐catalogs

9

VWR PrimeContract –

Common, non‐proprietary 

items

Fisher – Exclusive items

Proprietary / Sole Source items if 

not available from VWR *

e‐Catalog e‐Catalog

Continue purchasevia p‐card or 

purchase order, as applicable

Shopping Tutorial

4/14/2015

6

What Are e‐Catalogs?

11

• e‐Catalogs are located within myUK via the Shopper tab

• Each catalog offers “Amazon” type Shopping Cart and check‐out

• FY 13‐14: 16,000 orders, 800 Shoppers

How Do I Get the Shopper Tab?Two requirements to receive the Shopper tab:

1. Complete online Training Request Form for Shopper

2. Complete the Shopper course through myUK Trainingonline. Can be completed in one sitting.

Shopper tab will appear in your myUK within 24 to 48 hours

All info and links on Purchasing website

12

4/14/2015

7

Number of Departmental ShoppersThere is no limit or requirement for number of Shoppers per department.

Some departments use centralized procurement with few persons procuring goods.

Other departments empower end‐users to order items for their respective areas.

13

Information Needed to Place OrderTwo pieces of information are needed before placing an order:

1. Delivery contact person, floor, and room number

2. The cost object that will be charged (a.k.a., cost center, grant, “account”, etc.)

14

4/14/2015

8

Sample Shopping Cart 

1. Start from the Shopper tab within myUK

2. Select Shopping Cart from side panel

3. Click Create Shopping Cart

15

Set Cost Object and Contact Information

16

4. Click Set Values within the upper section of cart

4/14/2015

9

Set Cost Object

17

5. Enter your 10‐digit cost object (i.e., account number). You can also charge to a grant 

if needed.

Complete Delivery Address Tab

18

6. Your building information auto‐fills on the Delivery 

Address Tab. Complete your contact name, floor, and 

room. Click OK.

4/14/2015

10

Select VWR e‐Catalog 

19

7. Click Add Item dropdown and select 

VWR Catalog

Arrive VWR e‐Catalog

20

TIP: If you decide not to place an order, you can click the Back button to 

return to myUK at any time.

4/14/2015

11

8. Enter keywords or product number to find products. You can also cross reference competitor or manufacturer product numbers. 

Quick Search Options

21

Search Results and Options

22

You can refine results by product category, supplier, or search, etc. Compare feature 

also available.

4/14/2015

12

9. As you locate needed items, enter the order quantity for each.

10. Click Add to Basket

Select Items For VWR Basket

23

Manage VWR Basket

24

If desired, continue to locate & add items through the Search or menu features.

From the VWR Basket, you can see item details and estimated 

shipping date. 

4/14/2015

13

Finish and Checkout

25

11. Click Checkout when you are finished 

shopping

e‐Catalog Items Return to myUK

26

Items from e‐catalog load into myUK Shopping Cart

Optional: You can add notes if desired

4/14/2015

14

Complete Order

12. Click to place order

27

What Happens Next?•Orders < $2000 do not require approval. Order is electronically placed as soon as you click Order.

•Orders > $2000 move to your Approver’s inbox. Order is electronically placed upon approval. (Cart does not stop at Purchasing.)

•Shopper receives Order Confirmation via email and goods ship

•VWR electronically invoices Accounts Payable 

•Department creates electronic receipt within myUK ‐ usually performed centrally within department.

28

4/14/2015

15

Additional Features: VWR e‐Catalog

29

• Product Pages: Resources related to products from Sales Literature and Manuals to MSDS sheets and Certificates.

• Status for placed orders

Advanced Feature: Direct Order Entry

30

If the product numbers are known, up to 35 items can be placed into the basket at once.

You can also upload a file of product numbers

Once entered you can add all items to the VWR Basket at once

4/14/2015

16

Advanced Feature: Shopping Lists

31

Frequently used or hard‐to‐find items can be saved in “Shopping Lists”. Shopping Lists can be converted to orders in the 

future.

Advanced Feature: Customized Quotes

32

Custom VWR quotes can be loaded and processed through 

the e‐Catalog

4/14/2015

17

Advanced Feature: Building Blocks Portal• Access up to 650,000 compounds through the Building Blocks Portal• Search by: 

o Sub‐structure, similarity or exacto SD fileo SMILESo Chemical nameo CAS numbero MCFD number

33

TIP: Access e‐Catalog Without Shopping

To simply browse the VWR e‐catalog, select the catalog from the menu. Exit windows when done.

34

To visit the VWR e‐catalog for information purposes only, (e.g., check pricing) you can bypass cost object and contact info.

4/14/2015

18

Obtain Quote for Centralized Ordering – Step 1

1. Create account with UK email 

address

35

If you do not have the Shopper role, you can obtain pricing quotes from VWR.com to be ordered by another with Shopper role. 

Obtain Quote for Centralized Ordering – Step 2

2. Load needed items into VWR 

basket. Click Save as Shopping List.

36

4/14/2015

19

Obtain Quote for Centralized Ordering – Final Step

3. You can print hard copy or download & email to 

other party

37

Available e‐Catalogs

38

• Five e‐catalogs currently available

• Under development:o Fisher (exclusive items)o Steelcase furnitureo Herman Miller furnitureo Grainger

• New catalogs appear when loaded; no additional training required

4/14/2015

20

VWR Product Support• Questions regarding VWR laboratory equipment and supplies, 

order inquiries, customized quotes, etc. can be directed to:

o Phone: 855‐834‐9035o Email: UK_Support@vwr.como Tammy Curtis, dedicated University representative

• 24/7 live chat assistance/support on e‐catalog

39

Help Resources• Resource Page on 

Purchasing web site: http://www.uky.edu/Purchasing/srm.htm

• Custom Step‐by‐Step Desktop Reference for VWR and other e‐Catalogs

• Assistance email for any Shopper‐related inquiry: SRMHelp@uky.edu

40