Revisionsrapport 2018Genomförd på uppdrag av revisorernaaugusti 2018

VästervikskommunkoncernGranskning av inköp/upphandling

1

Innehåll

1. Sammanfattning ..........................................................................................................2

2. Inledning ......................................................................................................................32.1. Bakgrund ..................................................................................................................32.2. Syfte och revisionsfrågor ..........................................................................................32.3. Avgränsning och genomförande ...............................................................................4

3. Styrning .......................................................................................................................53.1. Kommunallagen (2017:725) .....................................................................................53.2. Lag om offentlig upphandling (LOU 2016:1145) .......................................................53.3. Lagen om upphandling i försörjningssektorerna (LUF 2016:1146) ............................53.4. Reglemente för kommunstyrelsen ............................................................................53.5. Delegation från kommunstyrelsen ............................................................................63.6. Upphandlingspolicy ..................................................................................................63.7. Checklista för kommunala inköp – LOU och LUF .....................................................8

4. Organisation ................................................................................................................9

5. Arbetssätt ..................................................................................................................115.1. Övergripande .........................................................................................................115.2. Över direktupphandlingsgränsen ............................................................................125.3. Under direktupphandlingsgränsen ..........................................................................125.4. Samverkan .............................................................................................................13

6. Kontroll och uppföljning ...........................................................................................146.1. Kontroll inför utbetalning .........................................................................................146.2. Intern kontroll .........................................................................................................146.3. Uppföljning med leverantörer..................................................................................146.4. Avtalstrohet ............................................................................................................146.5. Uppföljning/återrapportering ...................................................................................15

7. Stickprovskontroll .....................................................................................................17

8. Sammanfattande bedömning ...................................................................................20

Bilaga 1 Bolagsspecifika riktlinjer..................................................................................23

Bilaga 2 Intervju- och dokumentförteckning .................................................................24

2

1. Sammanfattning

EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Västerviks kommun granskatkommunkoncernens inköps- och upphandlingsprocess. Granskningens syfte har varit attbedöma kommunstyrelsens och bolagens styrning, ledning och uppföljning avinköpsprocessen.

Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen och bolagens styrning, ledning ochuppföljning av inköpsprocessen behöver stärkas i vissa delar. Vår bedömning är att kommunengenom policy och riktlinjer fastställt en bra grund för hur inköps- och upphandlingsprocessenska genomföras och följas upp. Vår granskning visar att det finns brister i följsamheten, främstgällande uppföljning och återrapportering, vilket är en viktig del även avseendekommunstyrelsens uppsiktsplikt.

För att uppnå en ändamålsenlig styrning, ledning och uppföljning av inköps- ochupphandlingsprocessen ger vi följande rekommendationer till fortsatt arbete:

Ñ Säkerställ att upphandlingspolicy, riktlinjer för upphandling och riktlinjer fördirektupphandling efterlevs fullt ut både i kommunen och i de kommunala bolagen.Vår stickprovskontroll visar på brister i följsamheten avseende riktlinjerna fördirektupphandling.

Ñ Säkerställ att checklistor, mallar, blanketter och processbeskrivningar uppdateraslöpande utifrån gällande policy och riktlinjer. Västervik Miljö & Energi AB uppger attde löpande uppdaterar sina dokument och processer inom ramen för bolagets ISO-certifierade ledningssystem ADD.

Ñ Inköpscentralen bör säkerställa att de efterlever kravet på att upprätta en årlig skriftligrapport till kommunstyrelsen avseende kommunens upphandlingar. I rapporten skadet bl.a. framgå vad som upphandlats, volym och värde.

Ñ Inköpscentralen bör även säkerställa att uppföljning av direktupphandlingar,tillsammans med förvaltningarna, görs två gånger per år.

Ñ Det bör diskuteras hur följsamheten till kommunens avtal (avtalstroheten) kankontrolleras på ett effektivt och löpande sätt, både inom kommunen och dekommunala bolagen.

Ñ Det bör säkerställas att samtliga avtal registreras i kommunens och bolagensavtalskataloger i Tendsign och att samtliga medarbetare som genomför inköp har godkännedom om hur avtalskatalogen ska användas.

Ñ Säkerställ att det finns fungerande rutiner för att bedöma det samlade behovet av envara eller tjänst för att kunna avgöra om en direktupphandling kan genomföras.Inköpscentralen/ansvarig upphandlare ska alltid informeras innan ett köp genomförs.

Ñ Internkontrollarbetet som sker inom både kommunen och de kommunala bolagen börinkludera kontrollmoment som avser inköp och upphandling i högre grad.

Ñ Utveckla det systematiska arbetet med att följa upp och utvärdera leverantörer ochbefintliga/pågående. Utvärderingen/uppföljningen kan ge värdefull information införnästa upphandling.

3

2. Inledning

2.1. BakgrundUpphandlingsregelverket består av fyra lagar: Lagen om offentlig upphandling, lagen omupphandling inom försörjningssektorerna, lagen om upphandling på försvars- ochsäkerhetsområdet och lagen om upphandling av koncessioner. Lagen (2008:962) omvalfrihetssystem (LOV) reglerar vad som ska gälla när landsting och kommuner låter enskildapersoner själva välja vård- och omsorgsutförare bland godkända utförare i ettvalfrihetssystem.

En effekt av lagstiftningen är att offentlig verksamhet förmodas att göra bättre affärer dålagstiftningen kräver öppenhet och transparens i upphandlingsförfarandet. Vidare måste denupphandlande myndigheten kunna precisera vad som ska upphandlas i ettupphandlingsdokument, en s.k. kravspecifikation. En annan viktig aspekt för denupphandlande myndigheten är att följa upp villkoren i upphandlingen som regleras i avtal ochupphandlingsdokument.

Granskningen utgår från en inköpsmodell som innehåller följande steg:Ñ en behovsanalys som resulterar i en kravspecifikationÑ upprättat förfrågningsunderlag som tar hänsyn till eventuella policys eller politiska

viljeinriktningar samt uppförandekodenÑ val av leverantör och upprättandet av leverantörsavtal och slutligenÑ uppföljning internt av brukarnas nöjdhet avseende kvalitet och kostnad samt dialog

med leverantören

Erfarenheter visar att efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling är förenad med ettantal svårigheter för de upphandlande myndigheterna som har att följa lagen. Ettåterkommande mönster är att de upphandlande myndigheterna oftast harriktlinjer/rutiner/tillräckliga kunskaper och stöd i form av IT-verktyg eller motsvarande påcentral nivå. Flertalet inköp och upphandlingar sker dock på lokal nivå, ute i organisationen.

De förtroendevalda revisorerna har efter sin risk- och väsentlighetsanalys beslutat attgenomföra en granskning av kommunens inköpsprocess.

2.2. Syfte och revisionsfrågorGranskningens syfte är att bedöma kommunstyrelsens och de kommunala bolagens styrning,ledning och uppföljning av inköpsprocessen. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor:

Ñ Finns tillräckliga rutiner som säkerställer en ändamålsenlig inköpsprocess?Ñ Upprättas tillräcklig dokumentation vid upphandlingar?Ñ Sker samverkan mellan nämnder, kommunala bolag och andra kommuner avseende

upphandlingar?Ñ Hur säkerställer kommunstyrelsen att inköp och upphandlingar sker enligt gällande

regelverk och enligt gällande policy och riktlinjer?Ñ Hur följer kommunstyrelsen upp att inköp sker enligt gällande upphandlingar/avtal?

4

2.3. Avgränsning och genomförandeGranskningen avser kommunstyrelsen, Västervik Miljö & Energi AB (VMEAB), VästerviksKraft Elnät AB (detta bolag bedrivs av systerbolaget Västervik Miljö & Energi AB), VästerviksBostads AB och Västervik Resort AB.

Granskningen har utförts genom intervjuer och dokumentationsstudier. Intervjuer har bl.a.genomförts med kommunstyrelsens presidium, kommundirektör, ekonomichef ochupphandlare.

Skriftliga frågor har skickats till respektive VD/motsvarande för de kommunala bolag somingår i granskningen.

Utöver det har vi genomfört en stickprovskontroll av 14 avtal/upphandlingar.

5

3. Styrning

3.1. Kommunallagen (2017:725)Enligt 6 kap. i kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen avkommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet.Kommunstyrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling ochekonomiska ställning.Nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer somfullmäktige bestämt, samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller förverksamheten. Nämnderna ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig och attverksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

3.2. Lag om offentlig upphandling (LOU 2016:1145)Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar inköp och upphandlingar inom offentligverksamhet. De grundläggande principerna i lagstiftningen är att offentlig verksamhet, vidupphandling, ska behandla leverantörer på ett likvärdigt, icke-diskriminerande och öppet sätt.Sedan 1 januari 2017 är det obligatoriskt att kommunicera elektroniskt vid upphandling.Myndigheten ska i något av upphandlingsdokumenten ange den grund för utvärdering avanbud som den avser att använda. Europeiska kommissionen beslutade om nyatröskelvärden som gäller från och med 1 januari 2018. Dessa påverkardirektupphandlingsgränsen som beräknas som en procentsats av tröskelvärdena.Gränsvärdena gäller oavsett om upphandlingen avser varor, tjänster ellerbyggentreprenader. Direktupphandlingsgränsen som gäller från och med den 1 januari 2018enligt LOU är 586 907 kronor. Vid direktupphandling ska den upphandlande myndighetenanteckna skäl för direktupphandling och annat av betydelse om upphandlingens värdeöverstiger 100 000 kronor. Myndigheten ska ha riktlinjer för direktupphandling. Denupphandlande myndigheten ska tilldela den leverantör ett kontrakt vars anbud är detekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten. Anbudet ska utvärderas på någon av följandegrunder:

1. Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet2. Kostnad3. Pris

3.3. Lagen om upphandling i försörjningssektorerna (LUF 2016:1146)Lagen om upphandling i försörjningssektorerna (LUF) reglerar inköp och upphandlingar inomområdena vatten, energi, transporter eller posttjänster. Direktupphandlingsgränsen somgäller från och med den 1 januari 2018 enligt LUF är 1 092 436 kronor.

3.4. Reglemente för kommunstyrelsenReglementet är antaget av kommunfullmäktige och den senaste ändringen är från 2015-11-30. Kommunstyrelsen är enligt reglementet ansvarig för kommunens upphandlingar och attde sker enligt fastställd upphandlingspolicy.

6

3.5. Delegation från kommunstyrelsenAv delegationen, som är antagen av kommunstyrelsen 2009 (senast ändrad 2016-02-08 §29) framgår det att kommundirektören har rätt att ingå ramavtal med leverantörer avseendevaror och tjänster enligt kommunens upphandlingspolicy. Kommundirektören har delegeratsin beslutanderätt till upphandlingschefen. Delegationen gäller inte för de kommunalabolagen som är egna upphandlande myndigheter.

3.6. UpphandlingspolicyPolicyn är antagen av Västerviks kommunfullmäktige 2018-02-261. Västerviks kommun ärvärdkommun för Inköpscentralen som är ett samarbete mellan sex kommuner2.Kommunerna omfattas av denna gemensamma policy som beskriver att all upphandling skaske enligt gällande bestämmelser, däribland lagen om offentlig upphandling samt varjekommuns policy och riktlinjer för inköp och upphandling. Respektive kommuns,kommunalförbunds och bolags ansvariga chefer ansvarar för att upphandlingspolicyn följsoch de upphandlingar som görs ska följas upp årsvis.

Till upphandlingspolicyn finns även följande delar:Ñ riktlinjer för upphandling (se avsnitt 3.6.1)Ñ riktlinjer för direktupphandling (se avsnitt 3.6.2)Ñ uppförandekod för hållbar utveckling

3.6.1. Riktlinjer för upphandlingRiktlinjen (antagna av KS 2018-01-30) omfattar alla förvaltningar och bolag inom Västervikskommun. Dessa riktlinjer innehåller information och anvisningar för hur upphandling skagenomföras och innehåller bl.a. följande:

Upphandlande myndighetVästerviks kommun och dess förvaltningar är en upphandlande myndighet. De kommunalabolagen är egna upphandlande myndigheter.

AnsvarRespektive förvaltningschef och medarbetare som i enlighet med delegationsordningen harrätt att genomföra upphandling respektive inköp ansvarar för att den gemensammaupphandlingspolicyn, riktlinjer och checklistor följs.

SamordningVästerviks kommun ska ha en helhetssyn på upphandlingar och ta tillvara på de vinster somföljer av en samordning av hela kommunens (och dess bolags) behov.

AvtalstrohetSamtliga medarbetare hos de upphandlande myndigheterna ska använda ingångnaramavtal. Avsteg från att använda ramavtal får endast göras i undantagsfall och skälen skadokumenteras.

1 KF §25, 2018-02-262 Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och Västervik

7

KompetensUpphandlingar över direktupphandlingsgränsen ska genomföras av personalen påInköpscentralen som är särskilt anställd för detta och har kompetens och erfarenhet.

AnbudsöppningAnbudsöppning ska göras av minst två personer och ett öppningsprotokoll ska upprättas ochundertecknas av de närvarande personerna.

Registrering av avtalUpphandlingsenheten ansvarar för att de ramavtal som är tecknade för Västerviks kommunregistreras i kommunens avtalsdatabas via det digitala upphandlingsverktyget.

InköpscentralenDet anges utförligt vilket ansvar Inköpscentralen har i denna process (se avsnitt 4).

UppföljningKommunernas upphandlingar ska följas upp årsvis, genom en skriftlig rapport frånInköpscentralen till kommunstyrelsen. Rapporten ska bl.a. innehålla vad som upphandlats,volym och värde. Rapporten ska lämnas senast i februari efterföljande år.

3.6.2. Riktlinjer för direktupphandlingDessa riktlinjer (antagna av KS 2018-01-30) innehåller anvisningar för hur direktupphandlingska genomföras i Västerviks kommun enligt LOU, LUF och LUK. Direktupphandlingar skadokumenteras, dels genom det digitala upphandlingsverktyget, och dels i blanketten fördirektupphandling.

Vid direktupphandling ska alla som genomför direktupphandling se till det samlade behovetinom den upphandlade myndigheten av varan eller tjänsten som ska upphandlas. För attsäkerställa samordningen ska inköpscentralen alltid informeras innan ett köp genomförs. Detska även säkras att beloppsgränsen för direktupphandlingar av varan eller tjänsten inom denupphandlade myndigheten inte överskrids under räkenskapsåret. Om behovet avvaror/tjänster är återkommande och på ett par år överskrider direktupphandlingsgränsen skaett ramavtal istället upphandlas. Inköpscentralen ansvarar för uppföljningen avdirektupphandlingar tillsammans med kontaktpersonerna i respektive förvaltning. Uppföljningska ske två gånger per år.

En direktupphandling ska genomföras enligt nedanstående tabell:

Inköp Rutin DokumentationUpp till 10 000 kr Ta om möjligt in priser från flera

leverantörer muntligt/telefon/mail.Skriftligt avtal/beställning behöver intetecknas.

Upp till 100 000 kr Ta in priser från minst 3 leverantörer,fråga via mail/brev.

Använd blanketten fördirektupphandling (finns påkommunens intranät) fördokumentation, sänd kopia avblanketten till Inköpscentralen. Skriftligtavtal/beställning ska tecknas.

8

Över 100 000 kr Genomförs i det digitalaupphandlingsverktyget fördirektupphandling, vilket innebär attannonsering blir synlig påkommunens hemsida. Lämpligaleverantörer ska informeras om attdirektupphandlingen är annonserad.

Skriftligt avtal eller beställning skatecknas. Avtal ska läggas in iavtalsdatabasen.

För bolagsspecifika policys och riktlinjer, se bilaga 1.

3.7. Checklista för kommunala inköp – LOU och LUFPå kommunens intranät finns en checklista för kommunala inköp enligt LOU och LUF.Checklistan är upprättad av inköpscentralen.

.

9

4. OrganisationKommunstyrelsen är enligt reglementet ansvarig för kommunens upphandlingar och att degenomförs i enlighet med fastställd upphandlingspolicy. Upphandlingsenheten ärkommunens operativa organ i inköps- och upphandlingsfrågor och enheten liggerorganisatoriskt under kommunstyrelsens förvaltning.

InköpscentralSedan våren 2013 samarbetar sex kommuner i norra Kalmar län kring upphandlingsfrågor.Deltagande kommuner är Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby ochVästervik. Det finns en gemensam upphandlingspolicy som enligt uppgift arbetats fram av enreferensgrupp bestående av förtroendevalda politiker och tjänstemän från respektivekommun. Referensgruppen träffas fyra gånger per år och vid dessa sammanträdendiskuteras bl.a. genomförda och pågående upphandlingar och vilka kommande behov somfinns för gemensamma upphandlingar. Referensgruppens möten dokumenteras genomminnesanteckningar.

Upphandlingsenheten i Västerviks kommun arbetar som inköpscentral för ovannämndakommuner. Inköpscentralens arbetsuppgifter fastställs i riktlinjer för upphandling i Västervikskommun, och är bl.a.:Ñ att i nära samråd och med underlag från de samverkande kommunerna svara för

upphandlingar av gemensamma avtal för varor och tjänster som köps frekvent i storakvantiteter och som efterfrågas av de samverkande kommunerna och deras bolag

Ñ att svara för specifika upphandlingar hos respektive kommunÑ att ansvara för utbildning och information kring offentlig upphandling i samtliga

kommunerÑ att inventera behovet av nya upphandlingar i samtliga kommunerÑ att samordna om möjligt alla upphandlingar och avtalstider för samtliga kommunerÑ att ansvara för att en avtalsdatabas utvecklas för samtliga kommuners räkningÑ att ansvara för arkivering av originalhandlingar i genomförda upphandlingarÑ att medverka när en andra konkurrensutsättning ska genomförasÑ att vid behov medverka vid offertförfrågningar och andra former av

direktupphandlingar och att ta fram mallar och andra dokument som stöd för inköpoch avrop

Därutöver ska inköpscentralen:Ñ årligen informera kommunstyrelsen i respektive kommun om sin verksamhetÑ årligen anordna informations– och utbildningsdagar för företagen i varje kommunÑ årligen upprätta en gemensam plan över avtal som ska upphandlas och ansvara för

uppföljning av regler för offentlig upphandling och förändringar i lagstiftning

Inom Västervik Miljö & Energi AB och Västerviks Bostads AB finns egna upphandlare, somansvarar för upphandlingsfrågor inom bolagen och hanterar kontakten med inköpscentralen.Motsvarande funktion finns inte i Västervik Resort AB.

Inköpscentralen bevakar och signalerar till förvaltningar och bolag när ett avtal är på väg attlöpa ut och det är aktuellt med en ny upphandling/avtalsförlängning. Västervik Miljö & EnergiAB har ett skriftligt avtal med inköpscentralen för att tydliggöra ansvarsrollerna mellanbolagets egna upphandlare och inköpscentralen.

10

DelegationKommundirektören har vidaredelegerat sin beslutanderätt gällande att ingå ramavtal medleverantörer avseende varor och tjänster enligt kommunens upphandlingspolicy, tillupphandlingschefen. Vid intervjuerna framgår det att varje chef/medarbetare som har ettbudgetansvar har rätt att genomföra inköp inom ramen förnämndens/förvaltningens/verksamhetens fastställda budget. Detta framgår av respektiveförvaltnings delegationsordning/attestreglemente.

Inom Västervik Miljö & Energi AB och Västervik Resort AB är det bolagets delegations-ordning/attestreglemente och gällande budget (beslutad av bolagets styrelse) som styrgenomförandet inköp och upphandlingar. Det gäller både över och under direktupphandlings-gränsen. Västervik Bostads AB har en attestrutin som anger vilken beställningsrätt deanställda har, vilka beloppsgränser och behörigheter som finns för att attestera kostnaderoch utanordna betalningar. Enligt uppgift gäller denna attestrutin enbart inköp. Förupphandlingar omfattas bolaget av kommunens riktlinjer.

Vid granskningens genomförande fanns en tillförordnad upphandlingschef i Västervikskommun och rekrytering av ny upphandlingschef pågår. Som ett tillfälligt stöd förverksamheten under rekryteringsperioden, har kommunen anlitat en konsult som hjälper tillmed upphandlingar under 2018.

11

5. Arbetssätt

5.1. ÖvergripandeKommunen och dess bolag använder upphandlingsverktyget Tendsign vid annonsering avupphandlingar. TendSign innehåller även en avtalskatalog alla avtal ska registreras. Iavtalskatalogen ska det finnas priser för produkter/tjänster som gäller för respektive avtal.Enligt uppgift ska samtliga medarbetare ha tillgång till denna avtalskatalog. Det ärinköpscentralen som ansvarar för att registrera och uppdatera alla avtal i kommunernasavtalskatalog. Vid intervjuerna uppges det att det är upp till respektive förvaltning/bolag attinformera inköpscentralen när nya avtal tecknas eller när det sker avtalsförändringar. Detuppges att vissa avtal saknas i avtalskatalogen, vilket inköpscentralen, enligt uppgift, påtalatför berörda förvaltningar/bolag.

Västervik Miljö & Energi AB har en egen avtalskatalog i Tendsign, som omfattar alla avtalsom berör bolaget. Dessutom finns en egen avtalsdatabas i bolagets ledningssystem ADD,där bolagets egna direktupphandlingar och alla andra typer av avtal dokumenteras. ADDfinns tillgängligt för bolagets samtliga medarbetare. Bolagets upphandlare och kvalitets- ochmiljöansvarig ansvarar för registrering och uppdatering av bolagets egen avtalsdatabas.Västervik Resort AB och Västervik Bostads AB använder sig enbart av kommunensgemensamma avtalskatalog. I kommunens avtalskatalog finns en egen sökväg för VästervikBostads AB:s avtal och det åligger bolagets egna upphandlare att uppdatera de avtal somavser Västerviks Bostads AB.

Vid intervjuerna framhålls att inköpscentralens huvudsakliga uppgift är att stödjaverksamheten i frågor gällande lagstiftningen och upphandlingsprocessen. Det finns ingaspecifika kontaktpersoner inom inköpscentralen som arbetar mot förvaltningarna/bolagen,men enligt uppgift förekommer det att förvaltningarna/bolagen vid behov efterfrågar en vissupphandlare med speciell kompetens. Inköpscentralen uppger att de försöker informeraförvaltningarna/bolagen när det exempelvis sker byte av leverantörer för gemensammaförbrukningsmaterial och tjänster.

Inköpscentralen medverkar inte i alla upphandlingar, utan det förekommer att andratjänstepersoner ute i förvaltningarna/bolagen genomför upphandlingar. För att gemedarbetarna stöd i upphandlingsprocessen har det tagits fram olika mallar, såsom

- blankett för dokumentation av direktupphandlingar- offertförfrågan- leverantörsuppgifter m.fl.

Dessa mallar finns tillgängliga på kommunens intranät. I Västervik Miljö & Energi AB:sledningssystem ADD finns det framtagna instruktioner och mallar förupphandlingar/direktupphandling/inköp.Enligt uppgift är det bolagets upphandlare i samverkan med bolagets kvalitets- ochmiljöansvarig som ansvarar för att uppdatera dessa bolagsspecifika instruktioner och mallar.

Västervik Bostads AB har tagit fram en instruktion för anbudsöppning. Denna instruktionfinns tillgänglig på kommunens server. Västervik Resort AB har inte tagit fram någrabolagsspecifika mallar eller instruktioner.

12

Enligt uppgift har inköpscentralen informerat kommunstyrelsen om den nya lagstiftningensom trädde i kraft 2017 och de har även haft utbildning för potentiella och befintligaleverantörer till kommunen inom upphandlingsområdet.

5.2. Över direktupphandlingsgränsenFör anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader till ett värde som överstigergränsen för direktupphandling 2018 (LOU: 586 907 kr och LUF: 1 092 436 kr) ska utseddhandläggare från respektive förvaltning/bolag kontakta inköpscentralen alternativt bolagetsegna upphandlare för att överlägga om hur upphandlingen ska genomföras. Allaupphandlingar över direktupphandlingsgränsen ska ske i upphandlingsverktyget Tendsign.

En upphandling annonseras genom att ett upphandlingsdokument publiceras i Tendsign ochalla anbud lämnas via Tendsign. Efter anbudstidens utgång öppnar minst två behörigapersoner ett anbudsprotokoll för samtliga inkomna anbud. Anbudsprotokollet ska ävenundertecknas av dessa personer. En prövning och utvärdering av anbuden ska genomförasenligt de krav som finns i upphandlingsdokumentet. Därefter ska tilldelning ske genom etttilldelningsbeslutet. Efter tio dagar kan avtal tecknas3. Avtalet ska därefter undertecknas avansvarig person på förvaltning i enlighet med delegationsordningen. När det gäller ramavtalför de samverkande kommunerna ska det undertecknas av inköpscentralens chef(upphandlingschef i Västerviks kommun). Enligt uppgift förvaras samtligaupphandlingsdokument på en kommungemensam lagringsplats samt i Tendsign.

5.3. Under direktupphandlingsgränsenEnligt LOU kan direktupphandling användas i tre situationer:Ñ om upphandlingens värde understiger direktupphandlingsgränsen,Ñ i vissa i lagen särskilt angivna situationer då den upphandlande myndigheten eller

enheten får använda förhandlat förfarande utan föregående annonsering4, samtÑ om det finns synnerlig brådska

Vanliga exempel, då situation två och tre tillämpas, är vid ”akuta tillfällen” exempelvis när envärmepump har gått sönder och akuta åtgärder behövs. Ett annat exempel är när en speciellmotor till ett fordon går sönder och denna specialmotor inte finns att tillgå hos mer än enleverantör.

Vid intervjuerna framkommer att chefer/medarbetare med budgetansvar har rätt attgenomföra en direktupphandling eller ge någon annan i uppdrag att genomföradirektupphandlingen. Innan direktupphandling genomförs ska en kontroll göras iavtalskatalogen om det finns något befintligt ramavtal. Om inget ramavtal finns, skariktlinjerna enligt avsnitt 3.8 följas.

Det uppges att avsteg från att använda ett gällande ramavtal endast får göras i undantagsfalloch att kontakt ska tas med ansvarig för ramavtalet. Exempel på undantag är omramavtalsleverantören inte kan leverera en specialprodukt eller avtalad produkt inom rimligtid. Avsteg från att använda ramavtal ska enligt uppgift alltid dokumenteras av beställaren.Upplevelsen bland intervjuande är att det förekommer inköp utanför befintliga ramavtal, mendetta har inte kunnat kontrolleras då kommunens ekonomisystem inte stödjer denna kontroll.

3 När tilldelningsbeslut har skickats ut börjar en tiodagars frist för överprövning att löpa.4 T.ex. tekniska skäl som VMEAB använt som skäl för direktupphandling av reparation och underhållav klaffbron över stora strömmen (se stickprovskontroll)

13

Enligt uppgift genomförde inköpscentralen för ett antal år sedan manuella kontroller avenskilda inköp/fakturor. Det genomfördes en kontroll av om fakturan kunde matchas mot ettavtal och om avvikelser noterades tog inköpscentralen kontakt med beställaren och åtgärdervidtogs.

Västervik Miljö & Energi AB har tagit fram en egen riktlinje för direktupphandling ochomfattas inte av kommunens riktlinje för direktupphandling, p.g.a. av att VMEAB bl.a. utförupphandlingar enligt annan lagstiftning, exempelvis LUF samt har ansvar för samhällsviktiginfrastruktur och energiförsörjning med krav på ständig tillgänglighet enligtspeciallagstiftningar.

Vid intervjuerna framhålls att när det samlade behovet överstiger gränsen fördirektupphandling ska upphandling av ett ramavtal ske. Det framkommer dock att det inomkommunen inte finns någon effektiv kontroll som identifierar när det samlade behovet av envara/tjänst överstiger direktupphandlingsgränsen. Anledningen uppges delvis varapersonalbrist. VMEAB uppger att de kontrollerar det samlade behovet genom att samköraleverantörsreskontran och avtalskatalogen.

5.4. SamverkanNär en ny upphandling ska planeras och genomföras ska inköpscentralen ta kontakt medrespektive kommun/förvaltning/bolag om intresse eller behov finns att medverka (respektivekommun/förvaltning/bolag kan även ta kontakt med inköpscentralen vid behov). Ambitionenär att samordning ska göras så långt som möjligt.

Enligt uppgift har cirka 60 avtal upphandlats gemensamt inom upphandlingssamverkan.Exempel på gemensamma upphandlingar är; förbrukningsprodukter inom vård och omsorgoch städning av gemensamma utrymmen. Utöver samarbetet inom upphandlingssamverkanfinns det även samarbete med andra kommuner, Landstinget i Kalmar och SKL, därexempelvis upphandling av IT-system och hjälpmedel har skett.

Inom Västervik Miljö & Energi AB finns det även samverkan med SINFRA5 inom till exempelvattenförsörjning, el och fjärrvärme.

Flertalet av de intervjuade ser positivt på att det finns en inköpscentral. Det uppges attinköpscentralen ger bättre förutsättningar för upphandlingar och även ger möjlighet förmedarbetarna inom inköpscentralen att specialisera sig inom olika områden och därmedkunna ge bättre stöd till verksamheterna.

5 Inköpscentralen för infrastruktur. Som medlem i SINFRA kan sedan VMEAB i enlighet med gällandeupphandlingslagstiftning avropa och teckna lokala avtal.

14

6. Kontroll och uppföljning

6.1. Kontroll inför utbetalningInför varje betalning av faktura (avser både kommunen och de kommunala bolagensfakturor) i kommunens ekonomisystem sker en kontroll genom tjänsten Inyett. Inyett är entjänst som kommunen har köpt in för att kontrollera kommunens betalningar och leverantörerbl.a. utifrån nedanstående kontrollmoment:Ñ om betalning sker till ett blufföretagÑ om betalning sker till ett bolag som saknar F-skattÑ om betalning sker till ett bolag som har skulder hos kronofogdenÑ om samma faktura har betalats tidigareÑ ovanligt höga belopp baserat på betalningshistorikÑ inaktiva gironummer

Vid träff på något av ovanstående kontrollmoment får respektive kontaktperson påförvaltningen eller bolaget ett mail angående detta. Varje månad får ekonomichefen ensammanställd rapport från Inyett. I rapporten från december 2017 framgår det bl.a. att 8 471st utbetalningar kontrollerats, 372 mail har skickats till användarna från Inyett och 50 st nyaleverantörer har registrerats den senaste månaden. Enligt uppgift har inga större avvikelsernoterats.

Det sker ingen automatiserad kontroll om kommunen erhåller rätt priser enligt gällande avtal,eftersom kommunens ekonomisystem inte stödjer en sådan kontroll. Det åligger respektivebeställare att kontrollera detta.

6.2. Intern kontrollI internkontrollplanen 2018 avseende Kommunstyrelsens förvaltning finns ingetkontrollmoment som avser inköp och upphandlingar och följsamheten till fastställda policysoch riktlinjer. Inte heller tidigare års internkontrollplaner har behandlat detta område.

I VMEAB:s internkontrollplan 2018 har dokumentation av avtalsuppföljning genom stickprovidentifierats som ett kontrollmoment. Inom Västervik Resort AB och Västerviks Bostads ABfinns inte området inköp och upphandling med i internkontrollplanerna för 2018.

6.3. Uppföljning med leverantörerInköpscentralen uppger att de genomför en uppföljning med leverantörer vid större avvikelserfrån gällande avtal eller när andra problem uppstår, såsom återkommandeleveransförseningar. Det framgår vid intervjuerna att det vore betydelsefullt att även följa uppmindre avvikelser på ett mer systematiskt sätt för att kunna använda detta vid nästaupphandling. VMEAB uppger att de följer upp avvikelser och dokumenterar dessa i sittledningssystem ADD.

6.4. AvtalstrohetI dagsläget kan kommunen enbart utföra manuella kontroller av fakturan mot avtal för att fåen bild av hur avtalstroheten ser ut inom kommunen. Enligt uppgift har det tidigare år utförtskontroll av ett stickprov av fakturor för inköp som överstiger 100 000 kronor. Denna kontroll

15

har inte gjorts de senaste åren på grund av personalbrist och området har inte bedömts somprioriterat.

I Västervik Miljö & Energi AB sker det en löpande bevakning av bolagets upphandlareavseende avtalstrohet och att inköp görs av rätt upphandlad leverantör. Kontrollen skergenom en samkörning mellan avtalsdatabasen och leverantörsreskontran. När detuppkommer avvikelser, dvs. om inköp gjorts av en leverantör som bolaget inte har avtal med,sker en återkoppling till berörd affärsområdeschef som ska vidta åtgärder.

I samband med Västervik Miljö & Energi AB:s externa ISO-revision hösten 2017 fick bolageten kvalitetsavvikelse p.g.a. bristfällig dokumentation av genomförda inköpsuppföljningar. Enhandlingsplan för inköpsuppföljningar i ledningssystemet ADD togs fram av bolagetsupphandlare tillsammans med bolagets kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöenhet (KMA).Bolagets ledningsgrupp samt alla chefer inom bolaget informerades om handlingsplanen.Det uppges också att bolaget själva, inom ramen för sin egen internrevision, har identifieratbrister avseende leverantörsbedömningar, uppföljningar och avvikelser från ramavtal under2018. Enligt uppgift pågår ett förbättringsarbete inom bolaget.

Inom Västerviks Bostads AB och Västervik Resort AB genomförs inga systematiskakontroller avseende avtalstrohet.

Det pågår ett arbete med att implementera en ny version av upphandlings-ochinköpssystemet, Visma Proceedo. Implementering inom hela kommunkoncernen planeras tillhösten 2018. Tanken är att utvalda tjänstepersoner ska ha tillgång till systemet och kunnagenomföra elektroniska inköp enbart hos de nätbutiker som finns avtalade inom systemet.Innan en beställning går iväg ska det även attesteras av ansvarig chef. En utbildning harenligt uppgift genomförts av medarbetare på upphandlingsenheten för utvalda medarbetarepå barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen. Systemet ska enligt uppgifthindra tjänstepersoner från att genomföra inköp utanför befintliga avtal och förhoppningen äratt införandet av systemet ska öka avtalstroheten.

6.5. Uppföljning/återrapporteringI riktlinjen för upphandling framgår det att kommunernas upphandlingar ska följas upp årsvis,vilket ska ske genom en skriftlig rapport från inköpscentralen till kommunstyrelsen. Irapporten ska det bland annat framgå vad som upphandlats, volym och värde. Rapportenska lämnas senast i februari efterföljande år.

I riktlinjen för direktupphandling är Inköpscentralen ansvarig för uppföljningen avdirektupphandlingar tillsammans med kontaktpersonerna i respektive förvaltning. Uppföljningska ske två gånger per år.

Granskningen visar att det inte upprättas någon årlig skriftlig rapport gällande uppföljning avkommunens upphandlingar. Det framgår även att Inköpscentralen inte genomför någonuppföljning av direktupphandlingar tillsammans med förvaltningarna/bolagen.

Inom Västervik Miljö & Energi AB är det bolagets upphandlare som rapporterar om pågåendeoch genomförda upphandlingar (som är av strategisk betydelse) till VD och ledningsgrupp.Vid behov rapporterar VD vidare till bolagsstyrelsen.

16

I Västervik Resort AB sker enligt uppgift löpande rapportering om pågående och genomfördaupphandlingar till styrelsen. Det förekommer även att bolagsstyrelsen beslutar om vissaupphandlingar, exempelvis de upphandlingar som överstiger 1,5 miljoner kronor.

Styrelsen i Västerviks Bostads AB:s får information om planerade upphandlingar somkopplas till investeringar. Informationen sker i samband med styrelsemöten eller istyrelsernas månatliga nyhetsbrev.

17

7. StickprovskontrollInom ramen för granskningen har det genomförts en stickprovskontroll av 14avtal/upphandlingar. Ett slumpmässigt urval gjorts som baseras på kommunens och dekommunala bolagens leverantörsreskontra avseende 2017.

Granskningen av ett urval av upphandlingar har genomförts med avseende på att verifieraoch bedöma den dokumentation som finns i dessa upphandlingar samt bedöma omfastställda policys och riktlinjer följts i berörda delar. I tabellen nedan framgår vilka dokumentsom efterfrågats.

I nedanstående tabell har ett X angetts om underlag/dokumentation för momentet harverifierats.

Förfrågnings-underlag

Anbudsöppning(undertecknadav två personer)

Anbudsutvärdering Tilldelnings-beslut

Avtal (undertecknat)

Hallens Buss

x x Enbart en leverantör kvari utvärderingsfasen

x x

Kommentar:Upphandlingen avser ett ramavtal (7139) för skolskjuts i växelvis boende. Avtalet är tecknat för perioden 2017-08-15- 2019-04-14 med möjlighet till förlängning 1 + 1 år. Vald leverantör var ensam kvar i utvärderingsfasen, vilketinnebär att det inte finns någon anbudsutvärdering. En leverantör blev utesluten från upphandlingen. Det finns ettuteslutningsbeslut.

ISS Sverige AB

x x x x x

Kommentar:Upphandlingen avser ett ramavtal (6675) för städning i södra delen av Västerviks tätort och i Västerviks gymnasiumoch närområde. Avtalet är tecknat för perioden 2015-08-16 - 2018-08-15 med möjlighet till förlängning 1 + 1 år.

Samhall ABx x x x x

Kommentar:Upphandlingen avser ett ramavtal (0-048-2017) för trappstädning och upphandlades för Västerviks Bostads AB.Avtalet är tecknat för perioden 2017-09-01 - 2019-08-31 med möjlighet till förlängning 1 + 1 år.

Ramböll Sverige ABx Upphandlings-

protokollet visaratt enbart enpersonundertecknat ochnärvarat vidanbudsöppningen.

x x x

Kommentar:Upphandlingen avser ett ramavtal (7033) för konsulttjänster gällande markentreprenader, byggledning ochbesiktning. Avtalet är tecknat för perioden 2015-09-15 - 2017-09-15 med möjlighet till förlängning 1 + 1 år. Enförlängning av avtalet finns för perioden 2017-09-16 - 2018-09-30 och 2018-04-16-2019-04-15.

18

ÅF-infrastruktur ABx x x x x

Kommentar:Upphandlingen avser ett ramavtal (6759) för plankonsulter. Avtalstid är tecknat för perioden 2015-10-01 - 2018-09-30 med möjlighet till förlängning 1 + 1 år.

Attendo Individ och familj AB

x x x x xKommentar:Upphandlingen avser ett ramavtal (6547) för HVB hem Vuxna. Avtalet är undertecknat för perioden 2015-01-01 -2016-12-31 med möjlighet till förlängning med 1 + 1 år. Enligt uppgift finns det inget avtal om förlängning.

Gränsö Slott AB

x x x x x

Kommentar:Upphandlingen avser ett ramavtal (6682) för endags- och flerdagskonferenser inom Västerviks kommun. Dennaupphandling gjordes för upphandlingssamverkan, men respektive kommun ska ha ett eget avtal. Avtalet ärundertecknat under perioden 2014-09-01 - 2016-08-31 med möjlighet till förlängning med 1 + 1 år. Det finns ettförlängningsavtal för perioden 2016-09-01 – 2017-08-31. Enligt uppgift utnyttjades inte möjligheten till ytterligareförlängning.

Bixia ABx x x x x

Kommentar:Upphandlingen avser ett elhandelsavtal (6848). Avtalet är undertecknat för perioden 2015-04-01 - 2017-03-31 medmöjlighet till förlängning med 1 + 1 år. Ett tilläggsavtal har även tecknats för miljötillval för samma period.Förlängningsavtal för perioden 2017-04-01 – 2018-03-31 finns gällande elhandelsavtal och miljötillval.

Fredrik K Snickeri & Bygg AB

x x x x xKommentar:Upphandlingen avser ett ramavtal för byggtjänster. Avtalet är undertecknat för perioden 2016-03-15-2018-03-14med möjlighet till förlängning med 1 + 1 år. Förlängning har skett för perioden 2018-03-15 – 2019-03-14.

Stickprovskontroll - direktupphandlingar:

Dokumentation Kommentar från berörd förvaltning/bolag

Foxdesign AB

Dokumentation saknas. Direktupphandlingen avser en beställning av 31 pollare. Enligt uppgift fannsdet inga likvärdiga produkter för denna specifika design och funktion hosnågon annan leverantör.

AB Motala verkstad

Dokumentation saknas. Direktupphandlingen har enligt uppgift skett enligt LUF och avser reparationoch underhåll av klaffbron över stora strömmen i Västervik. Leverantören

19

uppges ha unika kunskaper om bron och dess funktioner och därmed finnsdet, av tekniska skäl, enbart en leverantör som kan utföra arbetet.

Axel Johanssons plåtslageri AB

Dokumentation saknas. Direktupphandlingen avser plåtslageri. Enligt uppgift finns ett jobb som harfakturerats på ett högt belopp på grund av ett arbete som eskalerade. Avtalsaknas i dagsläget, men enligt uppgift finns behovet att ett ramavtal börupphandlas.

U K L Bygg ABDokumentation saknas. Direktupphandlingen avser återställning av stugor, reparation av

vattenskador m.m. Enligt uppgift har stugorna tidigare hyrts ut tillMigrationsverket, men avtalet upphörde sista april 2017. Efter att avtaletupphörde skulle stugorna börja hyras ut i juni 2017 vilket krävde enåterställning av stugorna inom en månad efter besiktningen. Dennaleverantör anlitades på grund av att de kunde ställa upp på kort varsel.

BBM i Västervik AB

Dokumentation saknas. Direktupphandlingen avser plastmattor och golv till den återställning ochreparation av stugor som U K L Bygg AB genomförde (se ovan).Enligt uppgift kunde inte beställning av varor och tjänster ske innanbesiktningen av stugorna var klar och det var ingen annan leverantör somkunde leverera inom denna korta varsel.

20

8. Sammanfattande bedömningI detta avsnitt ger vi kortfattade svar på revisionsfrågorna och ger en sammanfattande bedömningutifrån granskningens syfte.

Revisionsfrågor Svar

Finns tillräckliga rutiner som säkerställer enändamålsenlig inköpsprocess?

Ja, det finns en fastställd upphandlingspolicy medtillhörande riktlinjer för upphandling, riktlinjer fördirektupphandling samt tillhörande checklistor ochblanketter.

Vi noterar att det även finns bolagsspecifika riktlinjeroch instruktioner inom upphandling och inköp.

Vår bedömning är att policys och riktlinjer omfattarhela processen och ger goda förutsättningar för attuppnå en effektiv och ändamålsenlig inköps- ochupphandlingsprocess. Vi konstaterar dock att det finnsdelar som kräver en bättre följsamhet till fastställtarbetssätt. Det är viktigt att det sker avstämningarmellan kommunens upphandlingspolicy och debolagsspecifika riktlinjerna.

Upprättas tillräcklig dokumentation vidupphandlingar?

De upphandlingar som granskats och som ligger överdirektupphandlingsgränsen dokumenteras i enlighetmed fastställd policy och riktlinje. En mindre avvikelsehar noterats (se avsnitt 7). När det gällerdirektupphandlingar noterar vi i samtliga granskadefall avvikelser mot fastställda riktlinjer.

Sker samverkan mellan nämnder, kommunalabolag och andra kommuner avseendeupphandlingar?

Ja, samverkan sker genom inköpscentralen mellannämnder, förvaltningar och bolag inom Västervikskommun. Upphandlingssamverkan sker även genominköpscentralen med de 6 kommuner som ingår idetta samarbete. Västerviks kommun är värdkommunför Inköpscentralen.

VMEAB samverkar också med inköpscentralen förinfrastruktur, SINFRA.

Hur säkerställer kommunstyrelsen att inköpoch upphandlingar sker enligt gällanderegelverk och enligt gällande policy ochriktlinjer?

Enligt fastställda riktlinjer ska kommunensupphandlingar följas upp årsvis genom en skriftligrapport från Inköpscentralen till kommunstyrelsen.Rapporten ska innehålla en beskrivning av vad somupphandlats, volym och värde. Granskningen visar attdet inte tagits fram någon skriftlig rapport som lämnatstill KS.

Hur följer kommunstyrelsen upp att inköp skerenligt gällande upphandlingar/avtal?

I dagsläget finns inget sätt att effektivt kontrolleraavtalstroheten inom kommunen och samtligakommunala bolag. Tidigare genomfördes vissamanuella kontroller (stickprovskontroller) av fakturoröver ett visst belopp. Detta görs dock inte längre

21

p.g.a. resursbrist. VMEAB uppger att de rutinmässigtgenomför kontroller gällande avtalstrohet, genom attsamköra leverantörsreskontran med avtalskatalogen.

Det finns inga kontrollmoment i 2018 årsinternkontrollplan (kommunstyrelsens förvaltning) somavser avtalsuppföljning och följsamhet till fastställdpolicy och riktlinjer gällande inköp och upphandling.Det har inte skett kontroller tidigare år med avseendepå inköp och upphandling.

I VMEAB:s internkontrollplan för 2018 finns ettkontrollmoment som avser avtalsuppföljning genomstickprov med. Övriga kommunala bolag som ingår igranskningen har inget liknande i sinainternkontrollplaner.

Sammanfattande bedömning och rekommendationer:Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen och bolagens styrning, ledning ochuppföljning av inköpsprocessen behöver stärkas i vissa delar. Vår bedömning är attkommunen genom policy och riktlinjer fastställt en bra grund för hur inköps- ochupphandlingsprocessen ska genomföras och följas upp. Vår granskning visar att det finnsbrister i följsamheten, främst gällande uppföljning och återrapportering, vilket är en viktig deläven avseende kommunstyrelsens uppsiktsplikt.

För att uppnå en ändamålsenlig styrning, ledning och uppföljning av inköps- ochupphandlingsprocessen ger vi följande rekommendationer till fortsatt arbete:

Ñ Säkerställ att upphandlingspolicy, riktlinjer för upphandling och riktlinjer fördirektupphandling efterlevs fullt ut både i kommunen och i de kommunala bolagen.Vår stickprovskontroll visar på brister i följsamheten avseende riktlinjerna fördirektupphandling.

Ñ Säkerställ att checklistor, mallar, blanketter och processbeskrivningar uppdateraslöpande utifrån gällande policy och riktlinjer. Västervik Miljö & Energi AB uppger attde löpande uppdaterar sina dokument och processer inom ramen för bolagets ISO-certifierade ledningssystem ADD.

Ñ Inköpscentralen bör säkerställa att de efterlever kravet på att upprätta en årlig skriftligrapport till kommunstyrelsen avseende kommunens upphandlingar. I rapporten skadet bl.a. framgå vad som upphandlats, volym och värde.

Ñ Inköpscentralen bör även säkerställa att uppföljning av direktupphandlingar,tillsammans med förvaltningarna, görs två gånger per år.

Ñ Det bör diskuteras hur följsamheten till kommunens avtal (avtalstroheten) kankontrolleras på ett effektivt och löpande sätt, både inom kommunen och dekommunala bolagen.

22

Ñ Det bör säkerställas att samtliga avtal registreras i kommunens och bolagensavtalskataloger i Tendsign och att samtliga medarbetare som genomför inköp har godkännedom om hur avtalskatalogen ska användas.

Ñ Säkerställ att det finns fungerande rutiner för att bedöma det samlade behovet av envara eller tjänst för att kunna avgöra om en direktupphandling kan genomföras.Inköpscentralen/ansvarig upphandlare ska alltid informeras innan ett köp genomförs.

Ñ Internkontrollarbetet som sker inom både kommunen och de kommunala bolagen börinkludera kontrollmoment som avser inköp och upphandling i högre grad.

Ñ Utveckla det systematiska arbetet med att följa upp och utvärderabefintliga/pågående leverantörer. Utvärderingen/uppföljningen kan ge värdefullinformation inför nästa upphandling.

Västervik den 21 augusti 2018

Ulrika Strånge Emelie DuongCertifierad kommunal revisor Verksamhetsrevisor

23

Bilaga 1 Bolagsspecifika riktlinjer

Västervik Miljö & energi AB

Riktlinjer vid direktupphandlingarRiktlinjen är fastställd av VD/ledningsgrupp 2017-05-22 och gäller för samtliga chefer ochmedarbetare inom bolaget med beställnings- och attesträtt. VD är ytterst ansvarig.Riktlinjerna beskriver bl.a. vad som ska undersökas inför varje ny direktupphandling och vilkarutiner som gäller vid direktköp för belopp upp till 100 000 kronor och från 100 000 kronor tillgräns för direktupphandling. Rätten att genomföra upphandlingar styrs beloppsmässigt avbolagets attestreglemente6 och gällande budget beslutad av styrelsen.

I övrigt har bolaget instruktioner, mallar, anvisningar och exempel på hur inköp ochupphandling ska bedrivas i det ISO-certifierade ledningssystemet ADD.

Västerviks Bostads ABBolaget har inte tagit fram någon riktlinje avseende upphandlingar och inköp. Det finns ettframtaget dokument Rätt att beställa, attestera och utanordna och där framgår det attanställda har efter samråd med närmaste chef, beställningssätt innebärande befogenhet attbeställa och avropa varor och tjänster inom det egna ansvarsområdet och inom gällandehandlingsramar (budget, underhållsplan, investeringsramar, årsavtal, LOU och kommunenspolicy).

Västervik Resort AB har inte fastställt egna policyer och riktlinjer hänförliga till dettagranskningsområde.

6 Beställnings- och attestinstruktion, fastställd av styrelsen 2018-01-27

24

Bilaga 2 Intervju- och dokumentförteckning

Intervjuade funktioner

Ñ Ordförande, kommunstyrelsenÑ 1:e vice ordförande, kommunstyrelsenÑ 2:e vice ordförande, kommunstyrelsenÑ KommundirektörÑ EkonomichefÑ UpphandlareFrågor har även skickats till VD/ekonomiansvarig/upphandlare/kvalitetsansvarig förVästerviks Bostads AB, Västervik Miljö & Energi AB och Västervik Resort AB.

DokumentförteckningÑ Attestreglemente för Västerviks kommun, 2012-12-17Ñ Upphandlingspolicy för Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och

Västerviks kommuner, 2018-02-26Ñ Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun, 2018-01-30Ñ Riktlinjer för direktupphandling i Västerviks kommun, 2018-01-30Ñ Inyett, vid varje betalning kontrollerar vi, 2014-11-10Ñ Reglemente för kommunstyrelsen, 2015-11-30, Västerviks kommunÑ Delegation från kommunstyrelsen, 2009-12-06 med senaste ändring 2016-02-05,

Västerviks kommunÑ Upphandlat i länssamverkanÑ Checklista för kommunala inköp, LOU och LUFÑ Offerförförfrågan, Blankett för dokumentation av direktupphandling, LeverantörsuppgifterÑ Månadsrapport Inyett, 2017-12Ñ Protokollsanteckningar från referensmöte, 2017-03-17-2018-03-16Ñ Västerviks Bostads AB, svar på frågorÑ Västervik Resort AB, svar på frågorÑ Västervik Miljö & Energi AB, svar på frågorÑ Riktlinjer vid direktupphandlingar, 2017-05-22, Västervik Miljö & Energi ABÑ Avtal om upphandlingstjänster, Västervik Miljö & Energi AB, 2016-01-25Ñ Utdrag från ADD (ledningssystem), Västervik Miljö & Energi ABÑ Inköp, intern revision, Västervik Miljö & Energi AB, 2014-06-18- 2018-04-18Ñ Extern revision, Västervik Miljö & Energi AB, 2014-10-02-2017-09-25Ñ Startmöten avtalsgenomgångar, Västervik Miljö & Energi AB 2017-10-02

25

Ñ Lista attesträtt 2018, Västervik Resort AB, 2018-05-23Ñ Lista attesträtt 2017, Västervik Resort AB, 2017-05-08Ñ Underlag för stickprov: Förfrågningsunderlag, anbudsöppning, anbudsutvärdering,

tilldelningsbeslut och avtal samt andra relevanta dokument har granskats

Revisionsrapport 2018Genomförd på uppdrag av revisorernaJuni 2018

Västerviks kommunGranskning av intern kontroll kopplat tillmutor och oegentligheter

2

Innehåll

1. Sammanfattning ..........................................................................................................3

2. Inledning ......................................................................................................................42.1. Bakgrund ..................................................................................................................42.2. Syfte och avgränsning ..............................................................................................42.3. Revisionskriterier ......................................................................................................42.4. Avgränsning och genomförande ...............................................................................4

3. Styrning .......................................................................................................................53.1. Lagstiftning mot mutor, bestickning och tjänstefel.....................................................53.2. Olika skrifter .............................................................................................................53.3. Kommunövergripande policyer och riktlinjer .............................................................73.4. Bolagsspecifika policyer och riktlinjer .......................................................................8

4. Intern kontroll mot mutor och oegentligheter .........................................................104.1. Kontrollmiljö............................................................................................................104.2. Riskbedömning ......................................................................................................134.3. Kontrollaktiviteter ....................................................................................................144.4. Information och kommunikation ..............................................................................164.5. Uppföljning och utvärdering ....................................................................................20

Bilaga 1 – Intervju- och dokumentförteckning .................................................................21

Bilaga 2 - Enkät ...................................................................................................................23

Bilaga 3 - COSO-modellen .................................................................................................24

3

1. Sammanfattning

EY har fått i uppdrag från kommunrevisionen att granska intern kontroll kopplat till mutor ochoegentligheter. Syftet med granskningen har varit att ge revisorerna underlag för att bedömaom det finns en tillräcklig och fungerande intern kontroll gällande åtgärder i verksamheteninom området mutor och oegentligheter.

Granskningen har avgränsats till att omfatta kommunstyrelsen, miljö- och byggnadsnämnden,socialnämnden, Västerviks Bostads Aktiebolag, Västervik Miljö och Energi AB samt VästervikResort AB. Granskningen har utförts genom dokumentstudier, intervjuer och enkät och ut-gångspunkten har varit COSO-modellen, som är en vedertagen metodik för att granska internkontroll. Intervjuade funktioner och granskade dokument framgår av bilagorna.

Sammanfattande bedömningVår sammanfattande bedömning är att kommunens interna kontroll avseende mutor och oe-gentligheter kan stärkas och utvecklas för att nå en tillfredsställande nivå. Vi grundar vår be-dömning på att det inom COSO-modellens samtliga fem komponenter finns delar som har entydlig utvecklingspotential alternativt bedöms som delvis tillfredsställande/uppfyllt. Ett par avde kommunala bolagen har fastställt bolagsspecifika riktlinjer och policys inom gransknings-området. För att tydliggöra den politiska ledningens ansvar och inställning till frågor rörandemutor och oegentligheter är det vår bedömning att en kommunövergripande riktlinje är en viktigdel och utgör grunden i kontrollmiljön. För att stärka den interna kontrollen avseende mutoroch oegentligheter ger vi följande rekommendationer till fortsatt arbete:

Ñ För att tydliggöra kommunens inställning och hantering av frågor som berör mutor ochoegentligheter bör det fastställas kommungemensamma riktlinjer.

Ñ De kommungemensamma riktlinjerna bör vara utformade med exempel och belopps-gränser för att minimera tolkningsutrymmet. Vid behov kan de övergripande riktlinjernakompletteras med nämnd/bolagsspecifika riktlinjer för särskilt utsatta verksamhetsom-råden.

Ñ Utbildning, likt den som tidigare genomförts tillsammans med IMM (Institutet Mot Mu-tor), bör anordnas med viss frekvens och den kan med fördel rikta sig till en bredaremedarbetarkrets än enbart koncernledningsgruppen.

Ñ Samtliga nämnder och bolag bör dokumentera vilka funktioner/roller som uppfattasvara särskilt utsatta och bedöma om det finns ett behov av särskilda insatser/utbild-ningar för att öka kunskapen och medvetenheten kring dessa frågor för dessa perso-ner.

Ñ Den risk- och väsentlighetsanalys som samtliga nämnder och bolag ska genomföraoch som ska ligga till grund för den årliga intern kontrollplanen bör behandla risker förmutor och oegentligheter i större utsträckning. Om riskerna bedöms som höga bör detfinnas kontrollmoment i internkontrollplanen för att förebygga risker för mutor och oe-gentligheter.

Ñ Det bör tydliggöras vilka kommunikationsvägar som gäller för att rapportera misstankeom mutor och oegentligheter.

Ñ Ett kommunövergripande avvikelsehanteringssystem bör införas som även kan han-tera anonyma anmälningar om misstankar om mutor och oegentligheter och andra bris-ter.

Ñ En återrapportering av det förebyggande arbetet mot mutor och oegentligheter bör skepå ett mer systematiserat sätt till nämnder och bolagsstyrelser.

4

2. Inledning

2.1. BakgrundTjänstemän, politiker och uppdragstagare i en kommun utsätts för påverkan av andraoch utsätter andra människor för påverkan av olika slag. Dessa kontakter är nödvändigainslag i en demokrati. Det är emellertid viktigt att en sådan process går formellt riktigt tilloch att det finns gränser för hur denna påverkan får se ut. Särskilt utsatta verksamheterkan vara de som ansvarar för upphandlingar samt myndighetsutövning av olika slag.

Ett antal avslöjanden avseende oegentligheter inom den offentliga sektorn har inneburiten ökad uppmärksamhet på risken för oegentligheter inom dessa organisationer. Offent-liga verksamheter arbetar på uppdrag av medborgarna. För att upprätthålla allmänhet-ens förtroende är det är väsentligt att det finns ett tillräckligt och effektivt skydd och enintern kontrollstruktur som motverkar förekomsten av oegentligheter och mutor.

2.2. Syfte och avgränsningSyftet med granskningen är att ge revisorerna underlag för att bedöma om det finns entillräcklig och fungerande intern kontroll gällande åtgärder i verksamheten inom områdetoegentligheter och mutor.Revisionsfrågorna framgår av den s.k. COSO-modellen, se bilaga 3.

2.3. RevisionskriterierI denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av:Ñ KommunallagenÑ Integrerat ramverk för intern styrning och kontroll (COSO)Ñ SKL:s vägledning ”Om mutor och jäv – en vägledning för offentligt anställda”Ñ Kommunens egna styrdokument

2.4. Avgränsning och genomförandeGranskningen omfattar kommunstyrelsen, miljö- och byggnadsnämnden, socialnämnden,Västerviks Bostads Aktiebolag, Västervik Miljö och Energi AB samt Västervik Resort AB.Granskningen har utförts genom dokumentstudier, intervjuer och enkät och utgångspunktenhar varit COSO-modellen, som är en vedertagen metodik för att granska intern kontroll. Inter-vjuade funktioner och granskade dokument framgår av bilagorna.

5

3. StyrningKommunens verksamhet är av skiftande karaktär och riskerna för mutbrott i verksamhetenskiljer sig åt beroende på verksamhetens art. Mutor och bestickning är väldefinierade juri-diska begrepp som regleras i bland annat brottsbalken, se nedan. En muta betraktas som engåva eller förmån som lämnas i syfte att påverka någons tjänsteutövning.

3.1. Lagstiftning mot mutor, bestickning och tjänstefelOmrådet mutor och bestickning regleras i brottsbalkens 10 kap. samt 20 kap. Reglerna göringen skillnad på privat eller offentlig verksamhet, men mutbrott i offentlig verksamhet stårunder allmänt åtal vilket gör att en åklagare är skyldig att väcka åtal om misstankar om mutbrottoch bestickning kommer till dennes kännedom. I 10 kap. 5 a § framgår att den som är arbets-tagare eller utövar uppdrag och tar emot, godtar ett löfte om eller begär en otillbörlig förmånför utövningen av anställningen eller uppdraget döms för tagande av muta till böter eller fäng-else i högst två år.Detsamma ska gälla, om gärningen har begåtts innan arbetstagare fått en sådan ställning somavses där eller efter det att den upphört. Likaså om arbetstagaren tar emot, godtar ett löfte omeller begär förmånen för någon annan än sig själv. Är brottet grovt, döms arbetstagaren tillfängelse, lägst sex månader och högst sex år.Bedömningen av om en transaktion allmänt sett är ägnad att påverka funktionärens tjänsteut-övning är i hög grad beroende av förmånens ekonomiska värde och beskaffenheten av dentjänst eller det uppdrag som förmånstagaren innehar. I viss mån kan även graden av öppenhetmed vilken belöningen lämnas vara av betydelse. I förarbetena har på flera håll starkt betonatsden särställning som tillkommer verksamhet som innebär myndighetsutövning. Sådan verk-samhet liksom annan väsentlig offentlig verksamhet har ansetts kräva särskilt integritetsskyddmed hänsyn till det traditionellt starka skyddsintresse som är förenat med myndighetsutövning.När det inte rör sig om bagateller bör man också ta hänsyn till andra faktorer. Detta innebärinte att en förmån oundgängligen måste ha ett ekonomiskt värde för mottagaren för att kunnabetraktas som otillbörlig. En förmån som inte kan värderas i pengar men som ändå framstårsom attraktiv för mottagaren kan också tänkas påverka dennes tjänsteutövning.Den som är anställd, uppdragstagare i kommunen eller dess bolag, eller förtroendevald kandömas för mut- eller bestickningsbrott. Det innebär att reglerna gäller för såväl miljöinspektö-rer, upphandlare, vårdare, socialsekreterare som nämndsledamöter och kommunfullmäktige-ledamöter. De anställda som ägnar sig åt myndighetsutövning (tillståndsgivning, inspektionm.m.) samt t.ex. upphandlare är särskilt integritetskänsliga.Lagreglerna om jäv för anställda och förtroendevalda i kommuner, finns i 6 kap. 24-27 §§kommunallagen. Reglerna talar om när en anställd eller förtroendevald ska anses ha ett så-dant intresse i ett ärende att hans eller hennes opartiskhet kan ifrågasättas. Jävsreglernagäller vid all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka dess ut-gång. Reglerna gäller inte bara den som beslutar i ett ärende, utan gäller även den som be-reder ett ärende.

3.2. Olika skrifterDet finns ett antal utgivna skrifter som behandlar detta mutor, oegentligheter och korruption. Idetta avsnitt presenteras några av dem som vi bedömer som aktuella för detta gransknings-område.

6

SKL - Om mutor och jävSKL har gett ut en vägledning avseende mutor och jäv som riktar sig till anställda inom kom-muner, landsting och regioner. Vägledningen reviderades senast i september 2012. Syftet medvägledningen är att påvisa riskerna med att ta emot gåvor och förmåner från personer ellerföretag som man kommer i kontakt med i tjänsten. Ett annat syfte är att utgöra underlag förresonemang och arbetsplatsdiskussioner kring frågor om mutor eller jäv. Vägledningen beskri-ver gällande lagstiftning, tagande och givande av muta, uppmärksamma mutförsök och andraoegentligheter, jäv och andra intressekonflikter samt ett antal rättsfall.Det poängteras att inom kommuner, landsting och regioner arbetar man på medborgarnasuppdrag och i deras intresse. De som är verksamma i dessa organisationer har ett särskiltansvar mot medborgarna för att bekämpa mutor och andra former av korruption samt att iövrigt upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet.

SKL - Korruption och otillåten påverkanSkriften är framtagen 2016 av SKL och ger en överblick över lagstiftningen för korruption, hurkorruption kan upptäckas, vad som är viktigt att tänka på när en incident inträffar och hur enplan för incidenthantering kan se ut. Även i denna skrift framhålls objektivitetskravet i den of-fentliga förvaltningen som är väldigt tydligt i svensk lagstiftning, dvs. verksamheten ska bedri-vas utan någon som helst hänsyn till personliga intressen. Skriften innehåller följande kapitel:Ñ Vad säger lagen om korruption?Ñ Otillåten påverkanÑ VarningssignalerÑ IncidenthanteringÑ Kontakt med polis och åklagareÑ Kontakt med media

Skriften innehåller även olika konkreta exempel på frågeställningar som kan användas för atttesta verksamhetens kunskap om korruption och otillåten påverkan samt olika diskussionsöv-ningar.

IMM - Kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivetInstitutet mot mutor (IMM) tog fram denna kod (2012) för att vägleda företag i frågor om hurgåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet får användas. Koden omfattar alla bokfö-ringsskyldiga företag, inklusive offentligt ägda bolag, och omfattar alla typer av förmåner.Med stöd av koden ska företag kunna bedöma vad som är en tillåten förmån respektive vadsom kan utgöra en otillåten förmån. Koden framhåller att en viktig förebyggande åtgärd är attföretaget bör anta en policy med åtgärder mot otillåten påverkan. Policyn bör vara anpassadtill företagets storlek, art och ägarförhållanden, den verksamhets som bedrivs och risken förotillåten påverkan inom företaget. Det rekommenderas vidare att tillhörande riktlinjer bör tasfram där det bl.a. bör anges beloppsgränser för givande respektive tagande av förmåner, tillvem/vilken avdelning som upplysningar ska lämnas gällande misstänka oegentligheter samthur uppföljning av att policyn efterlevs ska ske.

7

3.3. Kommunövergripande policyer och riktlinjerDet finns ingen kommunövergripande policy/riktlinje som avser/reglerar mutor och oegentlig-heter. Två av bolagen har tagit fram interna policyer och riktlinjer, se avsnitt 3.4. I nedanstå-ende avsnitt beskrivs de dokument som vi bedömer ha anknytning till granskningsområdet.

PersonalhandbokI personalhandboken finns en Chefsguide och ett avsnitt som berör ”Bisysslor, LOA, mutoroch jäv”. Här framgår att bestämmelserna om bestickning och mutbrott tillämpas strängareinom den offentliga sektorn än inom övrig arbetsmarknad. Det finns en hänvisning till IMM:shemsida och ett par av IMM:s skrifter nämns i personalhandboken. Enligt uppgift är det en-heten för HR och kommunikation som ansvarar för innehållet i personalhandboken och an-svaret för efterlevnaden ligger på respektive förvaltning. Vid våra intervjuer var det endast ettpar personer inom miljö- och byggnadskontoret som nämnde denna personalhandbok ochhänvisade till innehållet avseende mutor och oegentligheter.

UpphandlingspolicyPolicyn är antagen av Västerviks kommunfullmäktige 2018-02-261. Västerviks kommun ärvärdkommun för Inköpscentralen som är ett samarbete mellan sex kommuner2. Kommu-nerna omfattas av denna gemensamma policy som beskriver att all upphandling ska ske en-ligt gällande bestämmelser; lagen om offentlig upphandling och varje kommuns policy ochriktlinjer för inköp och upphandling. Respektive kommuns, kommunalförbunds och bolags an-svariga chefer ansvarar för att upphandlingspolicyn följs och de upphandlingar som görs skaföljas upp årsvis. Till upphandlingspolicyn finns riktlinjer för upphandling, riktlinjer för direkt-upphandling och uppförandekod för hållbar utveckling.

Av riktlinjerna för upphandling finns bl.a. avsnitt som berör affärsmässighet, jäv och givandeav muta och tagande av muta.

Riktlinjer för upphandlingRiktlinjerna är antagna av kommunstyrelsen 2018-01-30. Riktlinjen omfattar alla förvaltningaroch bolag inom Västerviks kommun. Dessa riktlinjer innehåller information och anvisningarför hur upphandling ska genomföras i kommunen. I riktlinjen beskrivs kortfattat vad som me-nas med jäv och vad som menas med givande och tagande av muta. Ett antal exempel gespå situationer som anses kunna vara givande/tagande av muta. Vid situationer där jäv före-kommer bland förtroendevalda och tjänstemän ska det anmälas och berörd person får intedelta i handläggningen av ärendet och inte i förberedelserna inför beslut.

Riktlinjer för anställdas bisysslorRiktlinjerna fastställdes av kommunstyrelsen i maj 2002 och reviderades senast i januari2013. Av riktlinjerna framgår bl.a. vad som menas med tillåtna och otillåtna bisysslor och för-klaringar till grunderna för förbud mot bisysslor. Till riktlinjerna finns även en checklista förbedömning av bisysslas förtroendeskadlighet och en blankett för redovisning av bisysslor.Nämnden ska planera och fortlöpande genomföra inventering av bisysslor med målsätt-ningen att en total genomgång av verksamheten skall ha skett efter tre år. Riktlinjerna fram-håller att det kan vara lämpligt att lägga in bisysslor som en kontrollpunkt inom ramen förverksamheternas internkontrollplaner. Under 2017 genomförde kommunrevisionen engranskning avseende bisysslor.

1 KF §25, 2018-02-262 Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och Västervik

8

Reglemente för intern kontrollReglemente för intern kontroll för Västerviks kommun är antagen av kommunfullmäktige 2011-11-28 och omfattar kommunstyrelsen, nämnderna och bolagsstyrelserna. Detta reglementeinnehåller organisation av och uppföljning av intern kontroll.Till reglementet för intern kontroll finns tillämpningsanvisningar. Utöver definitioner och syftemed en god intern kontroll, beskriver anvisningarna hur nämnder och styrelse systematisktska arbeta med riskanalyser, hur risker ska bedömas och kategoriseras och hur riskanalysenska resultera i en intern kontrollplan. Som vägledning för nämnder och bolagsstyrelse har dettagits fram exempel på kontrollpunkter och mallar för planering och rapportering av internkontroll. Reglementet och tillämpningsanvisningarna innehåller inga specifika regler/anvis-ningar för att hantera frågor kring mutor och oegentligheter.

AttestreglementeReglementet är fastställd av kommunfullmäktige 2012-12-17 och omfattar samtliga nämnderoch bolag3. I reglementet beskrivs bl.a. ansvars- och attestroller och huvudregeln är att ingenperson ensam ska hantera en transaktion från början till slut och tilldelning av attestroller skaöverensstämma med organisationens hierarkiska struktur. Utöver dessa finns även tillämp-ningsanvisningar antagna av kommunstyrelsen 2012-12-03.

3.4. Bolagsspecifika policyer och riktlinjer

Västervik Miljö och Energi AB

Riktlinjer för gåvor, belöningar och andra förmånerRiktlinjen är fastställd av VD/ledningsgrupp 2016-03-17 och gäller för samtliga anställda inombolaget. Det beskrivs att bolaget har nolltolerans mot korruption och mutor och att riktlinjenska utgöra ett stöd för att tydliggöra bolagets hållning och tolkning av gällande lagstiftning.Syftet med riktlinjen är att visa på vilka risker som finns att ta emot gåvor och förmåner itjänsten och anvisningar för resonemang och agerande när frågor om mutor eller gåvor upp-står. Exempel på vanliga situationer beskrivs som bl.a. hantering av kontanter, rabatter ochlån, måltider, kundträffar, bonuserbjudanden tjänster och gåvor från utomstående.

Uppförandekod för hållbar utvecklingDokumentet är fastställt av VD/ledningsgrupp 2017-08-11 och beskriver vilka krav som ställspå leverantör och eventuella underentreprenörer. Till uppförandekoden finns blankett för be-hörig personal hos leverantören där de ska intyga att de följer de ställda kraven.

Beställnings- och attestinstruktionInstruktionen är fastställd av styrelsen 2018-01-27 och ska tillämpas i Västervik Miljö &Energi och i Västerviks Kraft Elnät AB. VD ska tillse att attestinstruktion tillämpas utan un-dantag. Instruktionen beskriver bl.a. vilka attestbelopp som gäller för affärsområdeschef, VDoch styrelseordförande, krav vid utformning av attestroller och vad jäv omfattar.

Västerviks Bostads AB

Policy mot mutor och bestickning för anställda och förtroendevaldaPolicyn är antagen av Västerviks Bostads AB:s styrelse 2010-12-10 och beskriver gällandelag, vem som kan straffas för mutor och bestickning, vad som är en muta eller annan otillbör-

3 Som ägs av kommunen till 100 %, direkt eller genom moderbolag.

9

lig belöning och personlig vänskap. Vidare ges exempel på situationer där mutbrott/bestick-ning kan förekomma, vad som är acceptabelt och rutiner för när korruption misstänks/upp-täcks.

Policy och riktlinjer avseende belöningar och internrepresentationDokumentet är beslutat av styrelsen 2012-11-29 och gäller för styrelseledamöter och an-ställda. Beskrivning finns för vad som gäller för skattebefriade måltider, alkohol i sambandmed sammankomster, val av aktivitet och resor under arbetstid.

10

4. Intern kontroll mot mutor och oegentligheterI detta kapitel beskriver vi kommunens arbete med intern kontroll gällande mutor och oegent-ligheter utifrån COSO-modellen, se bilaga 3.

4.1. KontrollmiljöInom ramen för granskningen har utvald nämnds/förvaltnings/bolags kontrollmiljö bedömts.Kontrollmiljön tar sin utgångspunkt i nämndens/förvaltningens ledarskap och uttalade inställ-ning. Vidare har vi bedömt om kontrollmiljön stärkts av tydliga riktlinjer, antingen kommunge-mensamma eller nämnds-/bolagsspecifika. Huruvida ledningen identifierat riskutsatta funkt-ioner inom verksamheten har också beaktats.

Det finns inga specifika kommunövergripande policy eller riktlin-jer som reglerar mutor och oegentligheter. Vid intervjuerna fram-kommer att bedömning har gjorts att gällande lagstiftning är till-räckligt. De riktlinjer som finns, beskrivs i avsnitt 3.3 och 3.4.Två av bolagen som ingår i granskningen har tagit fram egnapolicys och riktlinjer. Vid intervjuerna framkommer att det finnsett önskemål om kommunövergripande riktlinjer för att förtydligagällande lagstiftning och kommunens förhållningssätt och ruti-ner. Det är endast ett par av de intervjuade som nämner detsom står i personalhandboken. Några intervjuade hänvisar tillSKL:s och IMM:s skrifter.

Det förs ingen regelbunden dialog avseende mutor och oegent-ligheter, utan det diskuteras mer på förekommen anledning. Engenerell bild som framkommer vid intervjuerna är att det ärovanligt med inbjudningar/erbjudande från leverantörer/kun-der/brukare och att den största risken ligger i olika jävssituat-ioner.

Kommunstyrelsen uppger att de har en klart uttalad inställning till mutor och oegentligheteroch när det gäller att bli bjuden på olika saker så går gränsen vid en ”bricklunch”. Det poäng-teras att det finns vissa situationer då även en bricklunch är olämpligt och ställningstagandetska utgå från syftet med erbjudandet. Vid en intervju uppges att SKL:s vägledning om mutoroch jäv (se avsnitt 3.2) används som ett komplement till lagstiftningen och denna vägledninghar skickats ut till medarbetarna.

Inom samhällsbyggnadsenheten uppges det vara olämpligt att gå på lunch med potentiellaleverantörer under och inför upphandlingsprocessen.

Enheten för arbete och kompetens uppger att introduktionsplanen för nya medarbetare inne-håller information kring kommunens regler gällande muta, jäv och bisysslor.

Inom socialnämnden är inställningen att det i inte är tillåtet att ta emot något alls. Det somanses vara tillåtet är exempelvis om en närstående till en brukare bjuder på tårta vid enstakatillfälle. Vid introduktion av nya chefer går förvaltningschefen muntligt igenom lagstiftningenkring mutor och oegentligheter.

11

Miljö- och byggnämndens inställning är att det inte är tillåtet att ta emot något, ett undantagsom nämns är exempelvis fika vid ett tillsynsbesök eller en arbetslunch vars syfte är att dis-kutera arbete. Vid introduktion av nya medarbetare finns en rutin framtagen där en hänvis-ning finns till rekommenderad läsning för avsnittet som rör bisysslor, lagen om offentlig upp-handling, mutor och jäv. Den nyanställde får även en muntlig genomgång avförvaltningslagen och reglerna kring jäv.

Inom Västervik Resort AB anses en arbetslunch som tillåtet och medarbetarna erhåller engåva vid jul och vid anställningens avslut. Det uppges inte finnas någon klart uttalad belopps-gräns. Avseende inbjudningar från leverantörer så uppges detta förekomma i mycket begrän-sad omfattning.

Västervik Miljö & Energi AB har tagit fram riktlinjer för gåvor, belöningar och andra förmånerSamtliga chefer fick en genomgång av riktlinjen och varje chef ansvarar för att förmedla in-formationen vidare till sina respektive medarbetare. Det anses finnas en god kännedom omriktlinjen hos samtliga anställda. Bolaget har även tagit fram en uppförandekod till leverantö-rerna. Vid en pågående upphandlingsprocess ska lunch alltid undvikas och enligt uppgift fö-rekommer inget deltagande på tillställningar med leverantörer. Det anses inte finnas behovav att sätta beloppsgräns för lunch eller tillställningar då det är syftet med erbjudandet somska avgöra deltagandet.

Västerviks Bostads AB har tagit fram policy mot mutor och bestickning för anställda och för-troendevalda och policy och riktlinjer avseende belöningar och internrepresentation. Vid in-troduktion av nyanställda får de information om att dessa dokument finns och att de ska tadel av innehållet. Vid intervjuerna framgår det att ett beslut har tagits i styrelsen om att ingenalkohol ska ingå vid internrepresentation med undantag när en medarbetare arbetat 25 år.När anställda får inbjudningar avseende externa arrangemang ska diskussion ske mednärmaste chef om lämpligheten att närvara. Det uppges att det alltid ska vara syftet som skaavgöra deltagandet på en arbetslunch eller annan tillställning. Gåvor i samband med högtids-dagar eller jul kan accepteras (upp till 3 % av prisbasbeloppet) och vid 50-och 60 års dagsamt julklapp (upp till 1 % av prisbasbeloppet). Prisbasbeloppet för 2018 är 44 500 kronor.

Granskningen visar att de berörda nämnderna/förvaltningarna och bolagen inte dokumente-rat vilka funktioner som uppfattas vara särskilt riskutsatta. Vid intervjuerna framkommer dockatt ansvariga chefer har en uppfattning om vilka medarbetare/funktioner som är nyckelperso-ner/mest riskutsatta. Den generella uppfattningen är att det främst är medarbetare som inne-har en chefsbefattning, har direktkontakt med leverantörer/brukare eller arbetar med myndig-hetsutövning.

Nedanstående diagram visar det är knappt 20 % av de som svarat på enkäten som anser attkommunledningens/bolagsledningens inställning till mutor och oegentligheter är tydlig ochklart uttalad. Nästan 50 % har svarat 1-3, vilket innebär att det finns en stor andel som inteanser att kommunledningen/bolagsledningen tydligt och klart uttalat sin inställning till mutoroch oegentligheter.

12

1= instämmer inte alls5= instämmer helt

4.1.1. BedömningVår bedömning, utifrån genomförda intervjuer med personer på olika chefsnivåer, är att detfinns en samsyn inom kommunen att det inte är tillåtet att ta emot gåvor eller delta i olikaevenemang som leverantörer bjuder in till. Det finns en muntligt uttalad gräns som omfattar en”bricklunch”, dock poängteras att det finns situationer där inte ens det är lämpligt. Enkätsvarenvisar dock att det finns ett behov av att tydligare kommunicera kommunens inställning till mutoroch oegentligheter. Att löpande diskutera detta ämne, exempelvis vid arbetsplatsträffar, är vä-sentligt för att hålla frågan levande i organisationen.Vår bedömning är att det finns ett behov av att ta fram kommunövergripande riktlinjer gällandemutor och oegentligheter som gäller för både nämnder och bolag. Riktlinjerna bör vara tydligaoch innehålla konkreta exempel på situationer och beloppsgränser för att minimera tolknings-utrymmet. Då kommunen har många olika verksamheter med olika risk för mutor och oegent-ligheter så kan det finnas nämnder/bolag som utifrån de kommunövergripande riktlinjerna börta fram riktlinjer som är anpassade till den specifika verksamheten. Gåvor, trots att de har ettringa värde, kan vara mycket olämpliga i vissa verksamhetsområden och vid viss tidpunkteroch det är viktigt att detta tydliggörs i de fastställda riktlinjerna.Kommunledningen bör identifiera och dokumentera särskilt riskutsatta verksamheter och nyck-elpersoner.

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

1 2 3 4 5 Ingenuppfattning

Jag tycker att kommunledningens/bolagsledningensinställning till mutor och oegentligheter är tydlig och

klart uttalad.

13

4.2. RiskbedömningEnligt kommunens reglemente för intern kontroll ska samtliga nämnder och bolag årligen be-sluta om en intern kontrollplan baserat på en risk- och väsentlighetsanalys för kommande årsuppföljning. Vid risk- och väsentlighetsanalys upprättas en matris med graden av sannolikhetoch konsekvens inom skala 0 till 4. Tal som tillsammans överstiger 5 och högre bör kontrollåt-gärder övervägas och ingå som ett kontrollmoment i internkontrollplan.

I Västervik Miljö & Energi AB:s risk- och väsentlighetsanalys finnsgåvor till anställda/förtroendevalda med i listan över eventuellakontrollområden. Detta kontrollområde bedömdes som en lågrisk och utgjorde inget kontrollmoment i den interna kontrollpla-nen för 2017.I de övriga granskade nämnderna och bolagen ingår inte mutoroch oegentligheter i risk- och väsentlighetsanalysen och utgördärmed inte heller ett kontrollmoment i den interna kontrollpla-nen.

Det finns ingen dokumenterad riskbedömning, varken på kom-munövergripande nivå eller på nämnds- eller bolagsnivå, somomfattar de mest riskutsatta funktionerna i de olika verksamhet-erna. Förvaltningschefer/VD redogör muntligt vid intervjuernavilka funktioner som är mest riskutsatta i de olika verksamhet-erna. Inom miljö- och byggnadskontoret bedöms samtliga med-arbetare som riskutsatta gällande mutor och oegentligheter.

4.2.1. BedömningVår bedömning är att samtliga nämnder och bolag bör ta upp risken för mutor och oegentlig-heter i sin risk- och väsentlighetsanalys och kontrollmoment vars syfte är att förebygga ochmotverka mutor och oegentligheter bör finnas med i de årliga internkontrollplanerna om riskenbedöms som hög.Samtliga nämnder och bolag bör identifiera och dokumentera hur riskerna inom sina respektiveverksamhetsområden är fördelade mellan olika funktioner/roller. Denna dokumentation kananvändas för att planera vilka insatser som bör utföras för att förebygga risker för mutor ochoegentligheter inom de olika verksamhetsområdena.

14

4.3. KontrollaktiviteterKontrollaktiviteter är olika insatser som ska säkerställa att nämndens och ledningens direktivföljs och att identifierade risker minimeras. Förvaltningen/bolaget är bedömda utifrån sina kon-trollaktiviteter för att minska risken för mutor och hur de organiserar sin verksamhet i syfte attbegränsa risken för mutbrott. Det innefattar bland annat hur deras arbets- och ansvarsfördel-ning, attestrutiner, avstämningar och resultatuppföljning ser ut.

I Västerviks kommuns attestreglemente framgår det att ingenperson ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Re-spektive nämnd/styrelse ansvarar för att upprätta aktuell förteck-ning över utsedda attestanter samt ersättare och fastställerhögsta belopp för beslutattestant. Överordnad chef får inte utföraattest på underordnad attesträtt, utom i de fall då jäv uppstår, dåhögsta beloppsgräns är överskriden eller när överordnad är ut-sedd till ersättare. Beslutsattest får inte heller utföras av in- ochutbetalningar till sig själv/närstående/företag eller föreningar dären själv eller någon närstående har ägarintressen eller ingår iledningen.Intervjuade anser att attestreglemente och delegationsordningarbegränsar risken för att mutor och oegentligheter förekommer.Ansvariga chefer för de olika verksamheterna uppger även att debedömer att det finns en god kännedom om hantering av jävssi-tuationer. Ansvaret för att anmäla jäv ligger på personen som an-

ser sig vara jävig. Exempel på åtgärder som har vidtagits vid jäv/förebyggande av jäv är ex-empelvis byte av handläggare och att inte delta i beredning inför och vid beslut. Vidledighet/sjukdom är det alltid överordnad chef som tar över attesträtten.Inom enheten för arbete och kompetens (ingår i kommunstyrelsens förvaltning) beslutas omförsörjningsstöd. Enheten har infört kontrollåtgärder som innebär att aktuell handläggare interegistrerar in bankkontot för de ärenden som handläggaren ansvarar för. Tidigare underteck-nade både handläggaren och samordnaren beslut om utbetalning, enligt uppgift har dennarutin tagits bort p.g.a. för omfattande administration. Det genomförs slumpmässiga stickprov-skontroller av beslutade försörjningsstöd där berörd handläggare får redovisa för kommun-styrelsens utskott för folkhälsa och samhällsskydd varför beloppet beslutades.

Enheten för bygglov inom miljö- och byggnadskontoret har framtagna rutiner för beslut ombygglov. Av delegationsordningen framgår vilka beslut som delegerats från nämnden till olikafunktioner (bygglovschef, bygglovshandläggare) inom miljö- och byggnadskontoret. Stick-provskontroller genomförs för att bl.a. kontrollera att rätt avgift har fakturerats. Dessa kontrol-ler utförs enligt uppgift av ansvarig chef och det framhålls att inga avvikelser har framkommit.

Inom socialförvaltningen finns framtagna rutiner för hantering av likvida medel och handkas-sor, vilket bl.a. ska begränsa risken för mutor och oenhetligheter. Enligt uppgift har ett antalstickprovskontroller genomförts av ansvarig chef/förvaltningens dataekonom. Kontrollernahar avsett bl.a. hantering av likvida medel och handkassor, genomförda inköp på förvalt-ningsnivå (20 stycken per månad) och behörighet för journalöppningar (10 gånger per år).Vid avvikelser sker rapportering till överordnad chef. Ingen avvikelse, som inte har en rimligförklaring, har noterats enligt intervjuade.

15

I Västervik Miljö & Energi AB beslutar styrelsen årligen om högsta belopp av beställnings-och attestbelopp för styrelseordförande, VD och affärsområdeschefer. Bolagets leverantörs-fakturor skannas in digitalt. I attestreglementet (beställnings- och attestinstruktion, daterad2018-01-17) framgår att attest av externa fakturor utförs av två personer (gransknings- ochmottagningsattest samt beslutsattest). Interna köp och försäljningar inom bolaget attesterasenbart av en beslutattestant. Löne- och tidrapporter attesteras av närmast överordnad chef.Intern och extern representation ska ske inom ramarna för skattelagstiftningen. Intervjuadeanser att attestreglementet följs av samtliga inom bolaget och det har inte förekommit miss-tankar om några mutor eller oegentligheter.

I Västerviks Bostads AB finns en fastställd rutin ”Rätt att beställa, attestera och utanordna”(daterad 2018-01-01). Enligt intervjuade bedöms efterlevnaden till detta dokument vara god.I detta dokument framgår vilken attesträtt (belopp upp till en viss summa) respektive chefsbe-fattning har. Delegering av attesträtt ska ske skriftligen via en särskild blankett.

Vid intervjuerna framkommer att det finns en särskild policy som ska följas vid uthyrning avlägenheter. Enligt uppgift ska minst två personer besluta om vem som ska få lägenheten.

4.3.1. BedömningVår bedömning är att tillämpningen av attestreglemente och delegationsordningar har en fö-rebyggande inverkan avseende mutor och oegentligheter. Vi ser även positivt på de kontroll-aktiviteter som införts gällande bl.a. bygglov, försörjningsstöd och hantering av handkassor.Under 2017 genomfördes en granskning avseende bisysslor. Denna granskning visade attkommunen har fastställda riktlinjer som på ett bra sätt beskriver hur kommunen vill att hante-ringen av bisysslor ska gå till. Till riktlinjerna finns även en checklista och en blankett som gerett bra stöd för verksamheterna i deras bedömning av bisysslor och som ger goda förutsätt-ningar för en ändamålsenlig hantering av bisysslor. Granskningen visade dock att dessa rikt-linjer inte efterlevs fullt ut. Efterlevnaden av dessa riktlinjer är även en viktig del i kommunensförebyggande arbete gällande mutor och oegentligheter.Vår bedömning är att nämndernas/bolagens internkontrollplaner med fördel kan omfattas avvissa kommunövergripande kontrollaktiviteter som stärker det förebyggande arbetet mot mutoroch oegentligheter. Exempel på sådana kontrollmoment är kontroll av att intern och externrepresentation sker i enlighet med kommunens riktlinjer och gällande skattelagstiftning samtsäkerställa en ändamålsenlig och korrekt hantering av jäv.

16

4.4. Information och kommunikationFörvaltning/bolag har bedömts utifrån om det genomförs internutbildningar som tangerar äm-net mutor, bestickning och oegentligheter, hur ledningen fångar upp indikationer på missför-hållanden inom området och om sådan information rapporteras till korrekt ledningsnivå.

Enligt uppgift har Institutet mot mutor (IMM) genomfört en före-läsning för koncernledningsgruppen och för samtliga förvaltnings-chefer och VD kring ämnet mutor och oegentligheter. Denna akti-vitet genomfördes för ett par år sedan. I övrigt har ingenutbildning genomförts för medarbetare inom förvaltningarna/bola-gen. Det uppges att man inom kommunledningskontoret harskickat ut skrifter från SKL och IMM som berör mutor och oegent-ligheter till de olika enhetscheferna.

Samtliga nämnder/förvaltningar/bolag uppger att vid misstankeom mutor och oegentligheter ska rapportering ske till närmstachef och vid behov ska rapportering gå vidare till nämnden. Detuppges finnas ett öppet klimat inom kommunen/bolagen där an-svariga chefer uppger att de bedömer att medarbetarna vet vemde ska vända sig till för att rapportera in eventuella misstankarom oegentligheter. Vid intervjuerna uppger samtliga att det inteförekommit någon rapportering om misstanke avseende mutoroch oegentligheter.

Inom socialnämnden sker rapportering av avvikelser i det internasystemet ”Tresvera”. Möjligheten finns att rapportera anonymt. Inkomna avvikelser hanterasav en kvalitetshandläggare och förvaltningschefen får en sammanställning över samtliga av-vikelser och åtgärder. En återrapportering görs årligen till nämnden. Det uppges inte har fun-nits några rapporteringar avseende mutor och oegentligheter inom denna avvikelsehante-ring.

Inom miljö- och byggnadskontoret rapporteras avvikelser och åtgärder i ett exceldokumentsom finns på förvaltningens gemensamma server och det är varje chefs ansvar att gå ige-nom detta dokument löpande. Avvikelser och åtgärder rapporteras vidare till förvaltningsche-fen som sedan rapporterar vidare till nämnden.

Det finns tankar om att införa ett kommunövergripande avvikelsesystem, med det finns ännuingen konkret tidplan för när ett sådant system kan införas.

Nedan redovisas de enkätsvar som berör information och kommunikation.1= instämmer inte alls5= instämmer helt

17

[Fåläsarensuppmärksam-hetmedettbracitatfråndokumentetelleranvänddethärutrymmetförattframhävaenviktigpoäng.Dradenhärtextrutanomduvillplaceradennå-

gonstanspåsidan.]

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

Jag får tillräcklig information ochutbildning avseende hantering av

mutor och oegentligheter.

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

Jag tycker att frågor rörande mutoroch oegentligheter är en levande fråga

som ofta diskuteras på minarbetsplats.

Enkätsvaren visar att det finns en storspridning gällande upplevelsen omhur frågor kring mutor och oegentlig-heter diskuteras på den egna arbets-platsen. Det noteras att det är 46 %som anser att frågor rörande mutoroch oegentligheter inte är en levandefråga som ofta diskuteras på arbets-platsen.

Svaren visar att närmare 60 % (1-3),anser att de inte får tillräcklig inform-ation och utbildning avseende hante-ring av mutor och oegentligheter. 35% anser att information och utbild-ning sker i tillräcklig omfattning ochca 5 % har ingen uppfattning.

18

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

Det finns tydliga rutiner för hur jag skarapportera misstanke om mutor och

oegentligheter.

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

Jag vet till vem jag ska rapporteramisstanke om mutor och

oegentligheter.

Närmare 70 % anser att det saknastydliga rutiner för hur misstanke ommutor och oegentligheter ska rappor-teras. 10 % svarar att de inte har nå-gon uppfattning.

I denna fråga svarar 46 % att de vettill vem de ska rapportera en miss-tanke om mutor och oegentligheter.

19

4.4.1 BedömningDet är positivt att IMM besökt koncernledningsgruppen och samtliga Vd:ar och föreläst omämnet mutor och oegentligheter. Vår bedömning är att liknande insatser bör ske med en vissfrekvens för att hålla ämnet aktuellt samt säkerställa att ansvariga chefer inom kommu-nen/bolagen har kunskap i ämnet och kan föra informationen vidare i organisationen. Ett parav de chefer vi intervjuat i denna granskning uppger att de är nya och deltog inte på IMM:sföreläsning/utbildning som nämns ovan.

Enkätsvaren visar att det finns ett behov av mer utbildning/information inom de olika förvalt-ningarna/bolagen. Vår bedömning är att utbildningar om mutor och oegentligheter bör erbju-das kontinuerligt i syfte att skapa en medvetenhet om ämnet och förståelse för de risker somföreligger inom offentlig förvaltning/verksamhet.

Granskningen visar att det finns några olika system för att hantera avvikelser i verksamhet-erna och att det pågår diskussioner om att införa ett kommungemensamt system för avvikel-sehantering. Vår bedömning är att ett system som kan hantera frågor rörande mutor, oegent-ligheter och andra missförhållanden är en viktig funktion i kommunens kontrollmiljö.Enkätsvaren visar att det finns utvecklings- och förbättringsmöjligheter avseende rutiner förhur och till vem rapportering av misstankar om mutor och oegentligheter ska ske.

20

4.5. Uppföljning och utvärderingInterna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas – en processsom bestämmer kvaliteten på systemets resultat över tiden. Nämnderna och bolagen har idenna granskning bedömts avseende intern kontroll och uppföljning av mutor och oegentlig-heter. I bedömningen har vi undersökt och analyserat kvaliteten i uppföljningen av internkon-trollen, där vi beaktat om uppföljning av mutor och dylikt har ingått i den interna kontrollen.Vidare har vi granskat om det finns ett system för klagomålshantering eller uppföljning av syn-punkter och om det framgår vem som är ansvarig för systemet.Kommunledningskontoret sammanställer årligen en uppföljning av intern kontrollarbetet förkommunkoncernens verksamhet till kommunstyrelsen. I sammanställningen som avser 2017framgår att det pågår ett arbete med att revidera kommunens policy för intern kontroll.

Inom kommunen finns inget specifikt system för att rapporteramutor och oegentligheter. Kommunen har via sin hemsida ett for-mulär för att inkomma med synpunkter och klagomål. Det finnsäven möjlighet att inkomma med synpunkter via sociala medier,e-post eller telefon. Den som lämnar synpunkt/klagomålet harmöjlighet att vara anonym. Fördelning av synpunkten/klagomåletsker till ansvarig chef inom respektive verksamhetsområde.Socialnämnden har tagit fram blanketter ”Tyck till” som finns hosvarje brukare för att inkomma med synpunkter och klagomål.Kvalitetshandläggaren ansvarar för att fördela vidare till ansvarigchef. Enligt uppgift har ingen rapportering avseende mutor ochoegentligheter inkommit. Av intervjuerna framgår att nämndernaeller bolagsstyrelserna inte på ett systematiskt sätt efterfrågathur förvaltningarna/bolagen arbetar för att minska risken för mu-tor och oegentligheter.

4.5.1 BedömningUppföljning av den interna kontrollen gällande mutor och oegentligheter bör utgå från riskana-lysen och internkontrollplanen i varje nämnd/bolag. Vi noterar att samtliga nämnder/bolag kanutveckla och stärka sitt internkontrollarbete för att hantera risken för mutor och oegentligheter.Den formella uppföljningen och utvärderingen till nämnd och styrelse kan förbättras.

En kommunövergripande riktlinje skulle stärka och tydliggöra kommunens inställning till hurdet förebyggande arbetet kring mutor och oegentligheter ska ske och därmed utgöra grundeni kontrollmiljön.

Västervik den 4 juni 2018

Ulrika Strånge Emelie DuongCertifierad kommunal revisor Verksamhetsrevisor

21

Bilaga 1 – Intervju- och dokumentförteckning

Intervjuade funktioner

Ñ Nämndsordförande, KommunstyrelsenÑ Nämndsordförande, Miljö- och byggnadsnämndenÑ Nämndsordförande, SocialnämndenÑ Styrelseordförande, Västerviks Bostads ABÑ Styrelseordförande, Västervik Miljö och Energi ABÑ Styrelseordförande, Västervik Resort ABÑ KommundirektörÑ Förvaltningschef, Kommunstyrelsens förvaltningÑ Förvaltningschef, Miljö- och byggnadsnämndenÑ Förvaltningschef, SocialnämndenÑ Förvaltningschef, Barn- och utbildningsnämndenÑ VD, Västervik Resort ABÑ VD, Västervik Miljö och Energi ABÑ VD, Västerviks Bostads ABÑ Ekonomichef, kommunstyrelsens förvaltningÑ Ekonomichef, Västerviks Bostad ABÑ Controller, Västervik Miljö och energi ABÑ Ekonomiansvarig, Västervik Resort ABÑ Chef, enheten för samhällsbyggnad,Ñ Chef, enheten för arbete och kompetens,Ñ Chef, hälso- och sjukvårdsverksamhet, SocialnämndenÑ Chef, individ- och familjeomsorg, SocialnämndenÑ Chef, bygglov, Miljö- och byggnadsnämnden

Dokumentförteckning

Ñ Om mutor och jäv, SKL, Vägledning för anställda, inom kommuner, landsting och reg-ioner, 2012

Ñ Korruption och otillåten påverkan, SKL, 2016Ñ Kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet, IMM, 2014Ñ Bisysslor, LOA, mutor och jäv, personalhandbok, Västerviks kommunÑ Upphandlingspolicy för Hultsfred, Högsby, Mönsterås, Oskarshamn, Vimmerby och

Västerviks kommun, 2018Ñ Riktlinjer för upphandling i Västerviks kommun, 2018Ñ Reglemente för kommunstyrelsen, Västerviks kommun, 2015Ñ Reglemente för intern kontroll för Västerviks kommun, 2011Ñ Attestreglemente för Västerviks kommun, 2012Ñ Riktlinjer för anställdas bisysslor, Västerviks kommun, 2013Ñ Delegation från kommunstyrelsen, Västerviks kommun, 2016Ñ Intern kontrollplan 2018, Kommunstyrelsens förvaltning, 2017Ñ Rutin för introduktion vid nyanställd, Miljö- och byggförvaltning, 2017Ñ Riktlinjer för gåvor, belöningar och andra förmåner, Västerviks Miljö & Energi AB, 2016Ñ Beställnings- och attestinstruktion, Västervik Miljö & Energi AB, 2018Ñ Uppförandekod för hållbar utveckling, Västervik Miljö & Energi AB, 2018Ñ Arbetsordning för styrelsen, instruktion för VD, Västervik Miljö & Energi AB och Väster-

viks Kraft Elnät AB, 2018Ñ Risk- och väsentlighetsanalys, Västerviks Miljö & Energi AB, 2016Ñ Intern kontroll utvärdering, Västerviks Miljö & Energi AB

22

Ñ Rätt att beställa, attestera och utanordna, Västerviks Bostads AB, 2018Ñ Policy mot mutor och bestickning för anställda och förtroendevalda, Västerviks Bostads

AB, 2010Ñ Policy och riktlinjer avseende belöningar och internrepresentation, Västerviks Bostads

AB, 2012Ñ Kontrollområden, lista, Västerviks Bostads ABÑ Risk- och väsentlighetsanalys, Västerviks Bostads ABÑ Delegering av attesträtt av leverantörsfakturor, Västerviks Bostads AB, 2017Ñ Anbudsprövning och utvärdering, Västerviks Bostads AB, 2015Ñ Anbudsöppningsprotokoll, Västerviks Bostads AB, 2015Ñ Intern kontrollplan, Västerviks Bostads AB, 2015Ñ Instruktioner anbudsöppning, Västerviks Bostads AB, 2014

23

Bilaga 2 - Enkät

I syfte att få en bild av hur personal inom berörd nämnd och bolag uppfattar arbetet mot oe-gentligheter och korruption har vi gjort en enkät som har besvarats av personer vi bedömtrelevanta för granskningen. I enkäten har följande påstående besvarats på en skala från in-stämmer inte alls (1) till instämmer helt (5). Svaren på frågorna redovisas i rapporten.

1. Jag tycker att kommunledningens/bolagsledningens inställning till mutor och oegent-ligheter är tydlig och klart uttalad.

2. Jag tycker att frågor rörande mutor och oegentligheter är en levande fråga som oftadiskuteras på min arbetsplats.

3. Jag får tillräcklig information och utbildning avseende hantering av mutor och oegent-ligheter.

4. Det finns tydliga rutiner för hur jag ska rapportera misstanke om mutor och oegentlig-heter.

5. Jag vet till vem jag ska rapportera misstanke om mutor och oegentligheter.

Enkäten skickades ut till 178 personer. 141 personer öppnade enkäten, dock var det enbart115 personer som slutförde enkäten. Det motsvarar en svarsfrekvens på 65 %. De funkt-ioner/personer som intervjuats (framgår av bilaga 1) har inte ombetts svara på enkäten. Dethar skickats ut två påminnelser och svarstiden förlängdes en gång.

24

Bilaga 3 - COSO-modellenCOSO-modellen omfattar 5 delmoment; Kontrollmiljö, Riskbedömning, Kontrollaktiviteter, In-formation och kommunikation samt Uppföljning och utvärdering. Samtliga delmoment förCOSO-modellen omfattar 2-3 frågor. Utifrån förutbestämda kriterier utvärderas i vilken ut-sträckning de granskade nämnderna/bolagen uppfyller kriterierna för respektive frågeställning.Utvärderingen värderas som röd (tydlig utvecklingspotential), gul (delvis uppfyllt) och grön (till-fredsställande uppfyllt).

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Kommunstyrelsen 2018-09-25 6 (21)

Justerandes sign

Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se

Ks § 316

Medborgarförslag om bättre högtalaranläggningar i

kommunhuset – svar på

återremiss

Dnr 2017/127-109 En medborgare har 22 mars 2017 lämnat in ett medborgarförslag om bättre högtalaranläggningar i kommunhuset. Förslaget är att förbättra den existerande högtalaranläggningen i Tjustsalen samt införa högtalaranläggningar även i de mindre mötesrummen. Kommunstyrelsens förvaltning inkom 20 november 2017 med ett förslag till svar på medborgarförslaget. Kommunstyrelsen beslutade 2017-11-27, § 429 att återremittera ärendet till kommunstyrelsens förvaltning med uppdraget att se hur ljudanläggningarna i Tjustsalen och mötesrummet Rådmannen kan förbättras. Kommunstyrelsens förvaltnings lämnar i skrivelse 17 september 2018 ett förslag till svar på medborgarförslaget. Förvaltningen skriver att sedan beslutet om återremiss så har både ljudsystemet i Tjustsalen samt högtalarna i Rådmannen förbättrats. Förvaltningen gör bedömningen att en investering i hörslinga i Rådmannen, fast eller mobil, är för kostsam eftersom det är ett relativt litet rum samt att det finns en fungerande hörslinga i Tjustsalen.

Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen

besluta

att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 september 2018 anse medborgarförslaget om bättre högtalaranläggningar i kommunhuset som besvarat, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse.

Yrkande

Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet.

Kommunstyrelsen beslutar

att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 september 2018 anse medborgarförslaget om bättre högtalaranläggningar i kommunhuset som besvarat, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Handlingar i ärendet: Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 september 2018 Kommunstyrelsens beslut 2017-11-27, § 429 Kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 20 november 2017 Medborgarförslag 22 mars 2017 Expedieras till: Förslagsställaren, Kommunfullmäktige Johan Hägglund, ledningskontoret

Kommunstyrelsens förvaltning Ledningskontoret

Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se

2018-09-17 Kommunsekreterare Johan Hägglund 0490-254024 johan.hagglund@vastervik.se

Kommunstyrelsen

Medborgarförslag om bättre högtalaranläggningar i kommunhuset – svar på återremiss En medborgare har 22 mars 2017 lämnat in ett medborgarförslag om bättre högtalaranläggningar i kommunhuset. Kommunstyrelsens förvaltning lämnade 20 november 2017 ett förslag till svar. Där framgår bland annat att en installation av hörslinga i de mindre mötesrum beräknas kosta cirka 20 tkr per rum. Kommunstyrelsen beslutade 2017‐11‐27, § 429 att återremittera ärendet till kommunstyrelsens förvaltning med uppdrag att se hur ljudanläggningarna i Tjustsalen och Rådmannen kan förbättras.  Tjustsalens hörslinga är av ett enklare slag, vilket leder till att den ger medhörning flera meter runt om och under Tjustsalen. En installation av hörslinga i Rådmannen skulle därmed leda till två överlappande hörslingor. En eventuell hörslinga i Rådmannen skulle därför inte kunna användas när Tjustsalens hörslinga är igång. Alternativt behöver hörslingan i Tjustsalen uppdateras till en variant som inte ger medhörning utanför rummet. En sådan variant läggs i en slinga under hela golvytan. Möjligheten att köpa in en mobil hörslinga finns också. Till exempel har Melleruds kommun investerat i en mobil lösning som finns att låna via deras medborgarkontor. Melleruds kommun uppger att nyttjandegraden av utrustningen är väldigt låg (på gränsen till noll) och att investeringskostnaden låg på cirka 100 tkr.   Sedan beslutet om återremiss har både ljudsystemet (högtalare och mikrofoner) i Tjustsalen samt högtalarna i Rådmannen förbättrats. Sekreterarna i både rådet för funktionshinderfrågor och pensionärsrådet uppger att de inte fått några klagomål på ljudanläggningen i Tjustsalen, där de håller sina möten.   Förvaltningen bedömer att en investering i hörslinga i Rådmannen, fast eller mobil, är för kostsam eftersom det är ett relativt litet rum (plats för 15 personer) samt att det finns en fungerande hörslinga i Tjustsalen.  

Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 september 2018 anse medborgarförslag om bättre högtalaranläggningar i kommunhuset som besvarat, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse.    Anders Björlin  Elisabet Olsson Kommundirektör  Kanslichef 

F:\KSF\Kserv\Sekretariat\Användare\Johan\Missiv\171012-medborgarforslag-hogtalaranlaggning-kh-forslag-svar.docx

2017-11-20 Kommunsekreterare Johan Hägglund 0490-254024 johan.hagglund@vastervik.se

Kommunstyrelsen

Medborgarförslag om bättre högtalaranläggningar i kommunhuset – svar En medborgare har 22 mars lämnat in ett medborgarförslag om bättre högtalaranläggningar i kommunhuset. Förslaget är att förbättre den existerande högtalaranläggningen i Tjustsalen samt införa högtalaranläggningar även i de mindre mötesrummen. 1 januari 2015 infördes i diskrimineringslagen (2008:567) bristande tillgänglighet som en ny form av diskriminering. Det nya förbudet mot diskriminering ska bidra till att öka tillgängligheten i samhället så att människor med funktionsnedsättning kan delta på likvärdiga villkor. Boverket skriver på sin hemsida att bristande tillgänglighet är om en verksamhet inte vidtar skäliga tillgänglighetsåtgärder för att någon med en funktionsnedsättning ska kunna hamna i en jämförbar situation som någon utan funktionsnedsättningen. Vad som är en skälig åtgärd avgörs genom en helhetsbedömning i det enskilda fallet. Lagkrav, ekonomiska och praktiska förutsättningar, varaktighet och omfattning av relationen mellan den enskilde och verksamheten ska alla spela in i helhetsbedömningen. Exempel på åtgärder i den fysiska miljön kan vara utjämning av nivåskillnader, borttagande av trösklar och kontrastmarkeringar. Tjustsalen, som är kommunhusets största mötesrum med plats för 40 personer, har hörslinga, högtalaranläggning och mikrofoner vid talarstol och åhörarplats installerat. Fast högtalaranläggning finns också installerad i Rådmannen, Notarien och Paragrafen. Tre mötesrum med plats för 15, 12 respektive 12 personer. Utöver dessa har kommunhuset ytterligare tre mindre mötesrum utan fast högtalaranläggning, varav ett är kommunens vigselrum. Leverantören av hörslingan i Tjustsalen uppskattar kostnaden för installation av lämplig hörslinga i övriga sammanträdesrum till ca. 20 tkr per rum. Den typen av installation är en slinga som läggs under golvet i hela rummet, alternativet är en slinga som läggs längs med väggarna. Problemet med det senare alternativet, som också är billigare, är att signalen går åt alla håll. En sådan slinga i Rådmannen skulle höras in i Tjustsalen, ut i lobbyn, ner i kontoren på våningsplanet under och ut på personalparkeringen. Förvaltningens bedömning är att installation av hörslinga i de övriga sammanträdesrummen i kommunhuset är en för kostsam och omfattande åtgärd.

2017-11-20

2 (2)

Kommunhusets sammanträdesrum, och i synnerhet de som ligger i ”kontorsdelen” av huset, är inte allmänna mötesplatser. Det är enbart inbjudna och planerade möten som sker. Eftersom Tjustsalen redan har en hörslinga installerad bedömer vi att personer med hörselnedsättning kan erbjudas en jämförbar situation som någon utan hörselnedsättning. Dessa möten kan planeras till Tjustsalen och ges prioritet vid mötesplanering. De problem som förslagsställaren hänvisar till åtgärdas löpande i samband med service och underhåll av kommunhusets all teknik och lokaler. Rutinen är att de fel och problem som uppmärksammas anmäls i receptionen som i sin tur anmäler till fastighetsskötaren och eller ansvarig för respektive system för åtgärd.

Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att med hänvisning till kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 20 november 2017 avslå medborgarförslaget om bättre högtalaranläggningar i kommunhuset, samt att tacka förslagsställaren för visat intresse. Anders Björlin Elisabet Olsson Johan Hägglund Kommundirektör Kanslichef Kommunsekreterare

Kommunfullmäktiges presidium

Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats: www.vastervik.se

2018-10-09

Beslut om ersättning för deltagande under informationsmöte 16 oktober 2018, motionsskrivardagen 24 oktober 2018 och ungdomsfullmäktige 2019 Motionsskrivardagen arrangeras för tredje året i rad på Västerviks Gymnasium den 24 oktober 2018. Gruppledarna i kommunfullmäktige, nämnds- och bolagspresidier och demokrati-beredningen är inbjudna av ordföranden i kommunfullmäktiges demokratiberedning. De som anmäler sig är välkomna till ett informationsmöte den 16 oktober. Ungdomsfullmäktige äger rum under våren 2019. Bestämmelser för ersättning I kommunfullmäktiges arbetsordning § 45 framgår att en ungdomsdebatt årligen bör ske. I bestämmelserna för ersättning till förtroendevalda finns inget uttryckligen om ungdomsdebatten. Enligt bestämmelser för ersättning för förtroendevalda, § 2, finns följande: För ersättning enligt nedan krävs särskilt uppdrag av kommunfullmäktige, fullmäktige- beredning, nämnd, nämndutskott eller motsvarande. Kravet på särskilt beslut kan uppfyllas genom godkännande i efterhand av respektive nämnd eller motsvarande. Anmälan för godkännande ska i sådant fall ske vid närmast följande sammanträde. f konferens, informationsmöte, studiebesök, uppdrag som kontaktperson, studieresa, kurs

eller liknande som rör kommunal angelägenhet och som har ett direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget.

Kommunfullmäktiges presidium bedömer att informationsmötet, motionsskivardagen, och ungdomsfullmäktige uppfyller punkt f ovan och att ersättning ska utgå till deltagarna. Övriga delar i beredningsprocessen som omfattar politisk närvaro finns i politiskt beslutade samman-trädesplaner och har stöd i bestämmelserna för ersättning för förtroendevalda, § 2 punkt a. Kommunfullmäktiges presidium beslutar att ersättning för förlorad arbetsförtjänst, arvode och reseersättning enligt gällande bestämmelser, det vill säga minst 6 km enkel resa från bostad/arbetsplats till mötet, ska utgå till förtroendevalda vid deltagande under informationsmöte den 16 oktober 2018, motionsskrivardagen den 24 oktober 2018 och ungdomsfullmäktige 2019, samt att ersättning utgår från kommunfullmäktiges budget. KOMMUNFULLMÄKTIGES PRESIDIUM Annette Torstensson Eva Ahlström 1:e vice ordförande 2:e vice ordförande