Vérificatrice générale de la Ville de Longueuil · Vérificatrice générale de la Ville de Longueuil pour l’année 2015-2016. Elle présente les travaux effectués au cours

Faits saillants

Vérificatrice générale de la Ville de Longueuil

Rapport au conseil municipal 2015 - 2016

Bureau de la Vérificatrice générale

Ville de Longueuil, 789, boulevard Roland-Therrien, Longueuil ( Québec ) J4H 4A6Téléphone : ( 450 ) 463-7100 poste 5500 Télécopieur : ( 450 ) 463-7386 www.longueuil.ca

Longueuil, le 28 juin 2016

La présente brochure est une version succincte du Rapport de la

Vérificatrice générale de la Ville de Longueuil pour l’année 2015-2016.

Elle présente les travaux effectués au cours de la dernière année et

des cinq premiers mois de 2016, ainsi que les principaux constats

qui en découlent.

Cette forme allégée vise à fournir au lecteur de l’information qui est

à la fois claire et efficace. Cependant, il est important de souligner

qu’en aucun temps, elle ne saurait se substituer au rapport complet.

Aussi, j’invite le lecteur à prendre connaissance du document intégral,

qui est disponible sur le site internet de la Ville. Ce dernier présente,

de manière détaillée, le fruit des missions d’audit et des travaux de

vérification d’autres natures, en plus d’exposer le point de vue des entités.

J’espère ainsi que les membres du conseil municipal, de même que tout

citoyen préoccupé par l’un ou l’autre des sujets abordés, apprécieront

cette brochure conçue pour satisfaire des besoins ponctuels.

La Vérificatrice générale de la Ville de Longueuil,

Francine Brunette, CPA, CA

T A B L E D E S M A T I È R E S

INTRODUCTION 2

AUDITS FINANCIERS 3

AUTRES TRAVAUX ET MANDATS 5 EN COURS

VILLE DE LONGUEUIL 7

ASSOCIATION AGAPARC INC. 17

OFFICE MUNICIPAL D’HABITATION 18 DE LONGUEUIL (OMHL)

RÉSEAU DE TRANSPORT 20 DE LONGUEUIL ( RTL )

SUIVIS DES RECOMMANDATIONS 22 ÉMISES

VILLE DE LONGUEUIL

• PROCESSUS D’ÉVALUATION 26

• PROCESSUS DE LA PAIE 26

• PROCESSUS DE DOTATION 28

• MÉCANISMES DE CONTRÔLE 28 EN MATIÈRE DE GESTION DES SITES CONTAMINÉS

• PROCESSUS DE GESTION DES 30 DEMANDES DE FORMATION

• PROCESSUS DE GESTION DE 30 LA SANTÉ ET DE LA SÉCURITÉ DU TRAVAIL ( SST )

• PROCESSUS D’ÉMISSION ET 30 D’INSPECTION DES PERMIS

• PROCESSUS DE GESTION DES 32 TRANSACTIONS IMMOBILIÈRES

• PROCESSUS D’OCTROI ET 32 DE GESTION DE CONTRATS

• PROCESSUS DE GESTION 34 DU SERVICE 311

• PROCESSUS DE TRAITEMENT 36 DES EAUX USÉES

• PROCESSUS DE GESTION 38 DES ARÉNAS

• PROCESSUS DE GESTION 38 DES LICENCES INFORMATIQUES

• PROCESSUS DE GESTION DES 40 RISQUES LIÉS AUX MATIÈRES DANGEREUSES

• GESTION DES RÉSIDUS 42 DOMESTIQUES DANGEREUX ET DES MATIÈRES DANGEREUSES RÉSIDUELLES

• PROCESSUS DE GESTION DES 44 MATIÈRES DANGEREUSES DANS LES USINES D’EAU POTABLE ET LES BASSINS AQUATIQUES

• PROCESSUS DE GESTION DU 44 STOCK DE PIÈCES À CONVICTION

• PROCESSUS DE GESTION DE LA 46 SÉCURITÉ PHYSIQUE DES AIRES D’ENTREPOSAGE DES PIÈCES À CONVICTION

• PROCESSUS DE GESTION DE 46 L’UTILISATION DES VÉHICULES DE POLICE

• DÉLAIS DE PAIEMENT 48 DES FOURNISSEURS

OFFICE MUNICIPAL D’HABITATION DE LONGUEUIL ( OMHL )

• PROCESSUS DE PAIE ET DES 50 AVANTAGES SOCIAUX

RÉSEAU DE TRANSPORT DE LONGUEUIL ( RTL )

• PROCESSUS DE DOTATION 52

• PROCESSUS DE LA PAIE 52

• PROCESSUS DE GESTION 52 DES PLAINTES

• PROCESSUS DE GESTION 54 DES DOSSIERS DE LA CSST

• PROCESSUS DE PLANIFICATION 54 DES TRAVAUX D’ENTRETIEN DES VÉHICULES

• GESTION DES STOCKS 56

2 VÉRIFICATRICE GÉNÉRALE DE LA VILLE DE LONGUEUIL FAITS SAILLANTS DU RAPPORT AU CONSEIL MUNICIPAL 2015 - 2016 3

En conformité avec la Loi sur les cités et villes, des audits des états financiers ont été effectués à la Ville et dans les organismes contrôlés par celle-ci ( Chapitre 1 du rapport annuel ). De plus, certains autres travaux d’audits effectués sont présentés au Chapitre 2 du rapport annuel.

Au cours de l’année 2015-2016, 10 vérifications d’optimisation des ressources et de conformité ainsi que 30 suivis ont été effectués soit à la Ville ou dans les organismes contrôlés par celle-ci. Parmi ces derniers, Association Agaparc inc. a fait l’objet d’une vérification qui a porté sur le processus de suivi des banques de vacances et de congés ( Chapitre 32 du rapport annuel ), l’Office municipal d’habitation de Longueuil a fait l’objet de deux vérifications qui ont porté sur le processus d’attribution des logements et sur l’entretien et la réparation des immeubles ( Chapitres 34 et 35 du rapport annuel ). Finalement, le Réseau de transport de Longueuil a fait l’objet d’une nouvelle vérification, qui a porté sur la gestion des risques liés aux matières dangereuses ( Chapitre 37 du rapport annuel ). À la Ville, le Bureau de la vérificatrice générale a procédé à la vérification de divers processus dont ceux portant sur la règlementation et les normes spécifiques pour l’inspection des véhicules, la gestion des pièces mécaniques dans les magasins, la gestion des méthodes de travail dans les ateliers et les aspects en santé et sécurité du travail, la gestion de l’utilisation du logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur et la gestion de l’utilisation des glaces. Finalement, un mandat d’analyse de la performance de la Direction des ressources informationnelles a été effectué ( Chapitres 5 à 10 du rapport annuel ). Nous avons en outre effectué des suivis des plans d’action que les différentes directions s’étaient engagées à mettre en œuvre relativement aux recommandations émises dans les rapports du Vérificateur général ou de la Vérificatrice générale publiés depuis 2005. Au total, 206 recommandations réparties dans 30 rapports ont nécessité des travaux de suivi. De ce nombre, uniquement 52 recommandations ont été appliquées au cours de la dernière année, pour un faible taux d’implantation de 25 %.

n Audit des états financiers de la Ville, du taux global de taxation pour la Ville de Longueuil, ainsi que de la ventilation des dépenses mixtes.

n Audit des états financiers des organismes municipaux suivants :

_ Association Agaparc inc. _ Association Sogerive inc. _ Centre local de développement de Longueuil ( CLD ) _ Conférence régionale des élus de Longueuil ( CRÉ ) _ Développement économique DEL _ Office municipal d’habitation de Longueuil ( OMHL ) _ Réseau de transport de Longueuil ( RTL )

L’audit de la Conférence régionale des élus était en cours au moment de la préparation du rapport annuel.

Pour l’audit de Développement économique DEL, un rapport sans réserve a été produit.

Cependant, une réserve a été émise pour les états financiers de la Ville de Longueuil ainsi que pour ceux du Réseau de transport de Longueuil. La réserve porte, tout comme les dernières années, sur la comptabilisation des paiements de transfert. Une version révisée de la norme portant sur la comptabilisation des paiements de transfert est entrée en vigueur pour les exercices ouverts depuis le 1er avril 2012. Le fondement de mon opinion avec réserve découle de mon interprétation de cette nouvelle norme. La nouvelle norme maintient le principe qu’un paiement de transfert doit être constaté à titre de revenu lorsqu’il est autorisé et que les critères d’admissibilité sont atteints. Elle précise cependant le critère d’autorisation pour le bénéficiaire en le mettant en lien avec l’autorisation du côté du cédant, d’où la divergence d’interprétation. Je considère que les représentants des gouvernements sont habilités à négocier et à conclure des ententes valides et que, par conséquent, l’autorisation

Introduction _

Audits financiers _ Rapport annuel, chapitre 1


d’un paiement de transfert survient lorsqu’un représentant habilité signe une entente et informe par écrit le bénéficiaire de sa décision d’effectuer un transfert. Ces faits établissent, selon moi, qu’il est prévu que les paiements de transfert seront effectivement obtenus.

Une réserve a aussi été émise pour Association Agaparc inc. et pour Association Sogerive inc., puisque ces deux entités n’ont pas présenté une dépense relative à un avis de cotisation qu’ils ont reçu du gouvernement du Québec.

Quant au CLD, la réserve porte sur le fait que l’organisme comptabilise les prêts, les débentures et la dette à long terme à la valeur nominale plutôt qu’à la juste valeur, ce qui constitue une dérogation aux Normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif du secteur public.

Finalement, la réserve émise pour l’OMHL a trait au fait que les apports reportés du programme HLM comprennent des apports non affectés qui auraient dû être comptabilisés directement à l’état des résultats plutôt que d’être reportés à l’état de la situation financière ; de plus, pour ce qui est des montants engagés au cours de l’exercice dans le cadre du programme HLM et qui constituent des apports affectés, ceux-ci ne sont pas présentés à titre de produits et charges de l’exercice. Ces éléments constituent une dérogation aux Normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif.

Autres travaux

Des audits relativement à des subventions reçues par la Ville ont été effectués, conformément aux protocoles d’entente entre la Ville et la Société d’habitation du Québec ( SHQ ) qui a octroyé les subventions.

De plus, un compte rendu est donné sur une revue des états financiers des personnes morales ayant reçu des subventions de 100 000 $ et plus de la Ville, au cours de l’année.

Travaux en cours

Trois mandats étaient en cours au moment de la préparation du rapport annuel :

n Processus de gestion des risques liés aux produits pétroliers à la Ville de Longueuil

n Processus de gestion des achats de nourriture et de boissons non alcoolisées et alcoolisées à Association Agaparc inc.

n Processus de gestion des objets trouvés au Réseau de transport de Longueuil

Audits financiers ( suite ) _ Rapport annuel, chapitre 1

Autres travaux et mandats en cours _ Rapport annuel, chapitres 2 et 3


Les vérifications d’optimisation des ressources et de conformité ont principalement pour objectifs de s’assurer que les ressources humaines, matérielles et financières sont gérées avec un souci d’économie, d’efficience et d’efficacité ; que les contrôles sont en place en vue de ramener les principaux risques opérationnels à un niveau acceptable et que les décisions prises par les gestionnaires respectent les lois, les règlements ainsi que les politiques et les procédures administratives en vigueur.

Pour chacun de ces processus, des points à améliorer ont été notés et ont fait l’objet de recommandations. Les différentes directions concernées se sont toutes engagées à mettre en œuvre des plans d’action pour répondre aux différentes recommandations. Chacune des recommandations proposées est importante pour l’organisme vérifié. De plus, il est important de souligner que pour chacun de ces processus, des pratiques positives ont été identifiées et sont présentées au point 1.5 de chacun des rapports. Vous trouverez ci-après un descriptif du processus ainsi qu’un aperçu des lacunes identifiées pour chacun des processus ayant fait l’objet d’une vérification d’optimisation des ressources et de conformité.

Règlementation et normes spécifiques relatives à l’inspection des véhicules

La Ville de Longueuil dispose d’un parc de 550 véhicules d’urgence et véhicules lourds qui sont encadrés par les exigences règlementaires de la Loi concernant les propriétaires, exploitants et conducteurs de véhicules lourds ( loi 430 ) du Code de la sécurité routière et par les normes spécifiques de maintenance et d’inspection des véhicules du Service de sécurité incendie de l’agglomération de Longueuil ( ci-après appelé « SSIAL » ).

Camions incendie du Service de sécurité incendie de l’agglomération de Longueuil

Le SSIAL assure la prévention et la protection contre les incendies sur tout le territoire et est l’un des plus imposants services d’incendie au Québec. Afin de remplir sa mission, le SSIAL exploite 11 casernes de pompiers sur le territoire de l’agglomération, dont chacune dispose en tout temps de 2 camions incendie pour répondre aux appels d’urgence. Un parc de réserve de 6 camions incendie est également à la disposition du SSIAL pour remplacer les camions qui sont entretenus ou inspectés.

La Ville de Longueuil est un mandataire autorisé par la SAAQ qui peut agir à son compte afin d’effectuer les programmes de maintenance de son parc de véhicules régis par le Code de la sécurité routière. Le SSIAL exploite le parc de camions incendie en collaboration avec la Direction des ressources matérielles ( DRM ) qui en fait l’entretien dans les ateliers mécaniques de la Ville. Ils doivent, en partenariat, gérer la disponibilité du parc en caserne afin de répondre promptement à la protection des citoyens tout en respectant les normes d’inspection et les exigences règlementaires.

Vérifications d’optimisation des ressources et de conformité Ville de Longueuil

_ Rapport annuel, chapitres 5 à 10


Autres véhicules d’urgence et véhicules lourds

Les véhicules du Service de police de l’agglomération de Longueuil ( SPAL ) et les véhicules lourds de diverses directions de la Ville sont également encadrés par le Code de la sécurité routière.

La Ville a l’obligation de maintenir ce parc de véhicules en bon état mécanique et de respecter les normes d’entretien ainsi que la fréquence et les modalités des vérifications établies par le programme d’entretien préventif ( PEP ) de la SAAQ.

En vertu du Règlement sur les normes de sécurité des véhicules routiers et en tant que propriétaire des véhicules, la Ville, par l’entremise de la Direction des ressources matérielles ( DRM ) est responsable de mettre en place l’encadrement de gestion et les contrôles nécessaires pour que ses véhicules soient entretenus selon les exigences règlementaires.

À la suite du travail effectué, nous pouvons conclure que des améliorations importantes doivent être apportées afin de mieux encadrer le respect des normes et des exigences règlementaires concernant la maintenance et l’inspection des véhicules de la Ville.

À ce titre, le non-respect de la fréquence des inspections règlementées ne permet pas de s’assurer de la conformité mécanique des véhicules, ce qui pourrait exposer les employés ou les usagers de la route à un risque en cas de défaillance d’un véhicule.

Les directives de la Ville et les exigences du Code de la sécurité routière concernant les vérifications avant départ ( VAD ) pour les véhicules lourds de la Direction des travaux publics ne sont pas respectées. La pratique actuelle ne permet pas de faire la preuve hors de tout doute que la ronde de sécurité a été effectuée avant le départ et qu’un conducteur qui constate une défectuosité mécanique sur son véhicule en a fait rapport avant de prendre la route.

La Ville contrevient à la règlementation concernant le Code de la sécurité routière et pourrait s’exposer à des amendes, si des mesures correctives ne sont pas mises de l’avant.

Gestion des pièces mécaniques dans les magasins

La gestion performante d’un stock de pièces mécaniques nécessaires à l’entretien d’un parc de véhicules vise entre autres à réduire le délai de non-disponibilité des pièces requises pour les entretiens et les réparations, à effectuer un suivi serré de l’inventaire permanent afin d’optimiser les quantités de pièces à maintenir en stock et à gérer efficacement les pièces désuètes.

L’atteinte de ces objectifs repose sur une bonne communication et une bonne interaction entre les fonctions de planification des besoins de pièces, de tenue d’inventaire et des travaux d’entretien dans les ateliers. Trois ateliers mécaniques de la Ville disposent d’un magasin de pièces de consommation courante, dont les mouvements de stock sont contrôlés par un magasinier. Un inventaire physique est effectué annuellement afin de valider l’intégrité du stock et faire les ajustements d’inventaire nécessaires.

Les pièces mécaniques plus spécialisées requises pour les réparations de véhicules sont commandées quotidiennement par les chefs d’équipe ou les contremaîtres de chacun des ateliers, en fonction des règles d’approvisionnement en vigueur.

Ville de Longueuil ( suite ) _ Rapport annuel, chapitres 5 à 10



À la suite du travail effectué, nous pouvons conclure que des améliorations importantes doivent être apportées concernant la gestion des pièces mécaniques, et ce, par la mise en oeuvre des éléments suivants :

n un mécanisme formel de prévision des besoins de pièces de consommation courante lors de la mise en service des nouveaux véhicules ;

n un guichet unique où les commandes de pièces spécialisées seraient centralisées et où travaillerait une ressource disposant de l’expertise mécanique nécessaire pour faire les commandes et les demandes de prix ;

n la centralisation du processus de réapprovisionnement des pièces de consommation courante, l’élaboration d’une directive sur les façons d’ajuster les seuils de réapprovisionnement et le contrôle du bien-fondé des changements de seuils ;

n un encadrement formel pour gérer la désuétude des pièces mécaniques ainsi qu’un mécanisme formel d’échange d’informations concernant les véhicules qui seront mis au rancart afin de réduire la quantité de pièces désuètes ; et

n finalement, un système de code à barres, une disponibilité accrue des pièces à faible valeur pour les mécaniciens en libre-service et un contrôle plus serré des pièces non inventoriées.

Méthodes de travail dans les ateliers et aspect en santé et sécurité du travail

La bonne gestion d’un atelier mécanique permet d’augmenter la productivité et de rehausser la sécurité et le rendement des opérations en intervenant au niveau des employés, de la structure de travail, des méthodes de travail, de l’équipement, de l’outillage et des bâtiments. La planification, le suivi des travaux de maintenance et les méthodes de travail sont des éléments qui doivent être bien encadrés afin d’éliminer les manques ou les excès en matière de travaux de maintenance.

Pour ce faire, les ateliers doivent être bien aménagés, bien outillés et fonctionnels tout en répondant à la réglementation. Des équipements adéquats, du personnel qualifié et en nombre suffisant ainsi que des procédures et méthodes de travail adaptées sont les éléments de base essentiels à la gestion efficiente d’un atelier mécanique.

À la suite du travail effectué, nous pouvons conclure que des améliorations importantes doivent être apportées concernant la charge de travail dans les ateliers, la planification des travaux de maintenance, les méthodes de travail utilisées et certains aspects de la santé et sécurité du travail.

En raison de la charge de travail inéquitable et du déséquilibre des ratios d’encadrement dans les ateliers, il n’est pas possible d’assurer une présence adéquate auprès des mécaniciens sur le plancher et de leur fournir tout le soutien nécessaire dans les deux ateliers les plus occupés.




La gestion des bons de travail est faite au moyen de guichets intégrés au logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur ( GMAO ). Cette gestion est faite différemment d’un atelier à l’autre. La gestion des guichets est lourde, demande beaucoup de manipulations, alourdit la tâche, apporte peu de valeur ajoutée et contribue au risque que des travaux distribués à un mécanicien soient oubliés, puisqu’aucune vue d’ensemble du travail assigné n’est disponible avec le logiciel.

Plusieurs paramètres de déclenchement des maintenances sont mal programmés, manquants ou incomplets, ou ne sont pas conformes aux recommandations du fabricant ; par conséquent, le véhicule pourrait dépasser les paramètres normaux d’entretien, ce qui se traduirait par l’usure prématurée des composantes et par des coûts d’entretien beaucoup plus élevés.

Le logiciel de GMAO n’est pas formaté pour que les quantités et les types d’huiles utilisées soient imputés à chaque véhicule, ce qui ne permet pas de faire la preuve de maintenance sur certaines composantes critiques. Également, les ateliers ne procèdent pas régulièrement à des tests d’huile sur les véhicules lourds et sur la machinerie spécialisée dans le but d’identifier toute dégradation potentielle des composantes internes du moteur de la transmission, du différentiel ou des composantes hydrauliques.

Utilisation du logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur

La Direction des ressources matérielles ( DRM ) utilise un logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur ( GMAO ) afin d’assurer la maintenance du parc de véhicules.

Ce logiciel regroupe plusieurs modules dont le module de gestion des équipements, qui permet de visualiser le dossier du véhicule incluant la fiche du véhicule et ses informations techniques, les documents liés à l’acquisition, la gestion des garanties, les entretiens préventifs, les bons de travail en cours, l’historique des travaux, les compteurs d’heures ou de kilomètres, etc.

Le dossier d’entretien du véhicule dans le logiciel de GMAO garde la trace de l’ensemble des interventions effectuées sur le véhicule, qu’elles soient de nature corrective ou préventive. On retrouve dans cet historique, pour chacune des interventions, la date et le kilométrage de l’intervention, la nature ( corrective ou préventive ), les temps d’intervention, les pièces mécaniques installées, le descriptif des travaux, le nom des exécutants et le nom du fournisseur dans le cas de travaux exécutés à l’externe.

À la suite du travail effectué, nous pouvons conclure que le logiciel de GMAO dans sa forme actuelle et son utilisation ne répond pas aux besoins des utilisateurs et a un impact négatif sur les résultats de gestion des ateliers mécaniques, ce qui se traduit par un temps de réponse plus lent pour les clients et des coûts d’exploitation plus élevés pour les véhicules.

L’information de base relative à chaque véhicule est documentée dans le logiciel de GMAO ; elle doit cependant être complétée et uniformisée afin de fournir un portrait plus complet de chaque véhicule. De plus, un redressement de ce logiciel est nécessaire et doit être fait en collaboration avec la Direction des ressources informationnelles ( DRI ) afin de mettre en place une structure informatisée par groupes de composantes, qui permettrait aux utilisateurs de consulter plus aisément l’historique des travaux de maintenance et qui permettrait d’appliquer automatiquement les garanties de base et des pièces mécaniques de chaque véhicule.




Analyse de la performance de la Direction des ressources informationnelles

Le Bureau de la vérificatrice générale de la Ville de Longueuil a effectué une analyse de la performance de la Direction des ressources informationnelles ( DRI ) pour déterminer si ses ressources sont utilisées de façon efficace afin d’offrir un service de qualité qui répond aux attentes de la Ville.

La DRI remplit son rôle premier de connectivité et d’infrastructure de soutien dans un contexte de contraintes financières très serrées et de complexité technologique grandissante. Elle administre ses dépenses de façon rigoureuse et économe et dispose d’un cadre de gestion formel dont les bases sont établies, mais dont les procédures focalisent sur l’obtention de moyens financiers.

La diversité technologique associée à des besoins croissants en matière d’interconnectivité et de numérisation met à rude épreuve la structure informatique vieillissante de la Ville. Les impératifs quotidiens forcent la DRI à mener ses activités en mode réactif et opérationnel plutôt qu’en mode stratégique et innovant.

La DRI s’approche d’un point de saturation où les procédures et l’organisation actuelles ne suffisent plus. Faute de temps ou de formation, certaines étapes du projet sont davantage négligées comme l’analyse des risques, l’encadrement étroit de la ligne d’affaires, la qualification des besoins, la communication, la migration des données et la phase d’acceptation.

Finalement, dans un contexte socioéconomique de rigueur budgétaire, les technologies de l’information sont gérées de façon très serrée et répondent bien aux objectifs financiers. Néanmoins, la DRI ne dispose pas aujourd’hui d’une politique suffisamment ambitieuse pour démontrer de quelle façon elle va soutenir ( voire accélérer ) le développement des services aux citoyens.

Le nouveau plan directeur stratégique qui doit être réalisé constitue à la fois l’occasion de consolider les acquis dont elle dispose et l’occasion, si les moyens lui en sont donnés, d’aller plus loin et d’instaurer une nouvelle politique de transformation numérique et de « ville intelligente ».

Si la Ville souhaite confirmer cette orientation vers la mise en place d’un service informatique d’excellence pour ses citoyens, elle devra se doter en même temps de moyens et d’outils pour innover et pour gérer les risques technologiques, et développer à l’interne et à l’externe les compétences nécessaires pour y parvenir.

Gestion de l’utilisation des glaces

La Ville de Longueuil est propriétaire de six arénas et détient un contrat de location d’heures de glace dans un complexe sportif. Elle offre du temps de glace à des établissements d’enseignement, des organismes mineurs et des citoyens. En 2015-2016, il y avait un peu plus de 19 000 heures de glace disponibles.

La programmation, la planification des heures de glace, la saisie des heures de glace, la facturation ainsi que le suivi du respect des clauses des différents contrats sont effectuées par la Direction de la culture, du loisir et de la vie communautaire ( DCLVC ). La gestion des encaissements et le suivi des comptes clients ( comptes à recevoir ) sont sous la responsabilité de la Direction des finances.

La programmation et la planification des heures de glace pour les établissements d’enseignement sont encadrées par des ententes conclues avec ces derniers. Cette programmation est concentrée durant le calendrier scolaire.




La programmation et la planification des heures de glace réservées par des organismes mineurs et d’autres utilisateurs sont faites par arrondissement ( Vieux-Longueuil, Saint-Hubert et Greenfield Park ). Elles sont encadrées par deux politiques distinctes de reconnaissance ( Vieux-Longueuil et Saint-Hubert ) et trois règlements distincts de tarification ( Vieux-Longueuil, Saint-Hubert et Greenfield Park ).

L’exploitation des restaurants et des boutiques de sport dans les arénas est effectuée par des particuliers ou à des entreprises qui louent ces espaces.

Le budget de dépenses de fonctionnement des arénas pour 2015 était d’environ 4 millions de dollars et couvre principalement les salaires des employés, l’électricité, l’entretien et la réparation des bâtiments, les frais de gestion de l’aréna Émile-Butch-Bouchard et les frais de location du Centre sportif Gaétan-Boucher. Selon le budget de 2015, les revenus provenant des locations de glace des arénas sont de l’ordre de 0,6 million de dollars. La Ville consacre donc annuellement 3,4 millions de dollars aux sports de glace.

À la suite du travail effectué, nous pouvons conclure que les ressources humaines, matérielles et financières sont gérées avec un souci d’économie, d’efficience et d’efficacité. Cependant, il existe des occasions d’amélioration afin d’optimiser davantage la gestion, et ce, en harmonisant les politiques de reconnaissance, les règlements de tarification et les méthodes de répartition des temps de glace entre les organismes mineurs ainsi qu’en confirmant les objectifs stratégiques permettant de s’assurer que l’offre de services est comparable et correspond à la capacité de payer des citoyens. Bien qu’il existe des contrôles pour ramener les principaux risques opérationnels à un niveau acceptable, il y a absence de pratiques d’encadrement formelles sur le suivi du respect des clauses des contrats et des ententes.

Processus de suivi des banques de vacances et de congés

Association Agaparc inc. ( Agaparc ) est un organisme paramunicipal dont la principale activité concerne la gestion d’un club de golf public ( Le Parcours du Cerf ). Les activités d’Agaparc sont plutôt saisonnières, puisque la majeure partie a lieu au parcours de golf, qui est généralement ouvert d’avril à octobre. En 2015, Agaparc avait 159 employés à son registre de paie, dont seulement 7 travaillaient à temps plein.

La contrôleuse s’occupe de la tenue de livres et utilise un système de paie pour le traitement de la paie. Le suivi et le calcul des banques de vacances et de congés sont faits à l’aide de ce système et à l’aide de différents autres fichiers EXCEL qui sont remplis manuellement.

Bien que la contrôleuse possède une bonne expérience et utilise un système de paie adéquat, nous pouvons conclure que le cadre de contrôle pour le traitement de la paie n’assure pas une séparation optimale des tâches qui permettrait la détection d’erreurs d’imputation, de suivi des congés et de calcul de la paie.


Association Agaparc inc. _ Rapport annuel, chapitre 32


Conformité du processus d’attribution des logements HLM et LAQ

L’Office municipal d’habitation de Longueuil ( OMHL ) offre, sur le territoire de l’agglomération de Longueuil, des logements à loyer modique et abordable à des familles ( logements de catégorie B ) et à des personnes âgées de 60 ans ou plus ( logements de catégorie A ) qui disposent d’un faible revenu ou d’un revenu modique et qui vivent sur le territoire de la Communauté métropolitaine de Montréal ( CMM ).

Pour répondre à la demande, l’OMHL dispose de plus de 3 461 logements, dont 2 281 habitations à loyer modique ( HLM ) et 484 logements à loyer abordable ( LAQ ) ; les autres logements sont loués auprès de propriétaires privés. Un règlement de la Société d’habitation du Québec ( SHQ ) encadre l’attribution des logements à loyer modique. De plus, l’OMHL s’est doté de règlements internes pour l’attribution de ces logements, avec l’autorisation de la SHQ.

À la suite du travail effectué, nous pouvons conclure que certaines améliorations devraient être apportées au processus d’attribution des logements, plus précisément en ce qui a trait au respect des critères et de la réglementation.

Entretien et réparation des immeubles

L’Office municipal d’habitation de Longueuil ( OMHL ) gère et entretient 58 projets immobiliers situés sur le territoire de l’agglomération de Longueuil pour un total de 2 949 logements. De ces 2 949 logements, 2 281 logements sont à prix modique ( HLM ) et 668 logements sont à prix abordable ( LAQ-ACL ).

L’entretien des immeubles comprend l’entretien préventif, l’entretien correctif et les travaux de remplacement, d’amélioration et de modernisation des immeubles ( RAM ). L’OMHL a établi un programme d’entretien préventif pour ses immeubles HLM qui

est conforme aux recommandations de la Société d’habitation du Québec ( SHQ ). En ce qui a trait aux immeubles LAQ-ACL, l’OMHL a adapté les recommandations de la SHQ à ces immeubles, bien qu’il ne soit pas tenu de respecter les exigences de la SHQ en matière de programme d’entretien préventif.

Le programme d’entretien préventif pour l’ensemble des immeubles comporte deux volets : l’inspection annuelle des divers composants communs ( par exemple, extincteurs, buanderie, murs extérieurs et système de ventilation ) et l’inspection annuelle des logements ( par exemple, salle de bain et cuisine ).

L’entretien correctif découle des entretiens préventifs et des appels de service faits par les locataires pour signaler des bris dans leur logement et dans les aires communes.

Les travaux de remplacement, d’amélioration et de modernisation des immeubles ( par exemple, rénovation des cuisines et changement des fenêtres ) constituent des projets gérés par le directeur service aux immeubles. Ces travaux découlent principalement des bilans de santé des immeubles qui sont effectués tous les cinq ans.

La grande majorité des travaux d’entretien préventif et d’entretien correctif des immeubles HLM et LAQ-ACL est effectuée en régie. Des contrats ont été octroyés à des fournisseurs pour des interventions requérant des expertises particulières en matière d’entretien préventif et correctif ( par exemple, plomberie, électricité et sécurité incendie ) et pour les travaux de remplacement, d’amélioration et de modernisation des immeubles.

À la suite du travail effectué, nous pouvons conclure que des améliorations pourraient être apportées en ce qui concerne la rigueur exercée pour documenter les travaux effectués ; la compilation et la surveillance d’un plus grand nombre d’indicateurs de gestion permettraient de démontrer que les ressources sont utilisées de façon optimale ; aussi, la mise en place de pratiques d’encadrement formelles relativement aux pièces de rechange améliorerait les contrôles sur ces biens.

Office municipal d’habitation de Longueuil _ Rapport annuel, chapitres 34 et 35

Office municipal d’habitation de Longueuil _ Rapport annuel, chapitres 34 et 35


Processus de gestion des risques liés aux matières dangereuses

Dans les deux centres d’exploitation du Réseau de transport de Longueuil ( RTL ), on retrouve principalement les matières dangereuses ( MD ) et les matières dangereuses résiduelles ( MDR ) suivantes : le carburant diesel, les huiles neuves et usées, l’antigel, le lave-vitre, les batteries neuves et usées, les peintures, les diluants et les gaz comprimés.

La totalité des produits pétroliers ainsi que des produits d’antigel et de lave-vitre sont entreposés dans 40 réservoirs hors-sol et 2 réservoirs souterrains. De ces 42 réservoirs, 14 sont situés à l’extérieur des centres d’exploitation et 28 sont situés à l’intérieur de ceux-ci. Les autres MD et MDR sont entreposées dans des locaux fermés ( peintures, diluants et batteries ) à même les centres d’exploitation ou dans des abris extérieurs adjacents aux centres d’exploitation ( gaz comprimés pour les deux centres et batteries usagées pour l’un des deux centres ).

La gestion des MD et des MDR est encadrée par diverses lois et divers règlements tant au fédéral qu’au provincial.

La Direction Entretien a la responsabilité de l’entretien des équipements de MD et de MDR et de la protection des lieux d’entreposage de MD et de MDR. Elle utilise des MD et produit des MDR dans le cadre de ses activités d’entretien des autobus, des bâtiments et des équipements.

La Direction Entretien est appuyée par la Direction Bureau de projets et ingénierie en ce qui a trait à la gestion de l’entretien des équipements et par la Direction Ressources humaines pour ce qui est de la gestion de la santé et de la sécurité des travailleurs.

Un nombre important des 42 réservoirs contenant des MD et des MDR, soit 69 %, ont plus de 20 ans. Depuis plusieurs années, le RTL étudie la possibilité de construire un nouveau centre d’exploitation ou de procéder à un réaménagement majeur du centre d’exploitation de Saint-Hubert ce qui a eu pour effet de réduire les investissements dans le remplacement d’équipements pour ce centre. Également, depuis quelques années, le RTL a négligé l’entretien préventif de ses équipements pétroliers et autres MD et effectue principalement de l’entretien correctif.

Ces éléments ont donné lieu à deux déversements importants au cours des dernières années, une situation qui pourrait se reproduire si le RTL ne prend pas les moyens pour intervenir.

Ceci nous amène à conclure que le RTL s’expose à un risque de non-conformité règlementaire qui pourrait avoir des conséquences sur la santé et la sécurité des travailleurs et des citoyens, sur les biens ainsi que sur l’environnement. Afin de réduire ce risque, la direction doit :

n encadrer la responsabilité et l’imputabilité de la conformité règlementaire, de l’environnement et du développement durable ;

n faire une mise à niveau du programme de maintenance préventive et l’exécuter en temps opportun ; et

n élaborer un programme de remplacement des équipements.

Réseau de transport de Longueuil _ Rapport annuel, chapitres 37

Réseau de transport de Longueuil ( suite ) _ Rapport annuel, chapitres 37

FAITS SAILLANTS DU RAPPORT AU CONSEIL MUNICIPAL 2015 - 2016 23

Légende

Rejetée •• % ••Non appliquée •• % ••Partiellement appliquée •• % ••Appliquée •• % ••

22 VÉRIFICATRICE GÉNÉRALE DE LA VILLE DE LONGUEUIL

Suivis des recommandations émises _ Rapport annuel, chapitres 11 à 31, 33 à 35 et 38 à 44

Au cours de 2015-2016, 30 rapports de vérification qui avaient été produits au cours des exercices précédents ont fait l’objet d’un suivi. La mise en œuvre des plans d’action proposés par la direction lors de l’émission des rapports a été vérifiée. De nouveaux échéanciers pour l’implantation des recommandations et des explications sont présentés dans les conclusions de chacune des recommandations tout au long du rapport annuel.

Il est à noter que les suivis sont effectués pendant une période de 10 ans suivant l’émission des rapports. Ces suivis sont effectués pour toutes les recommandations dont les plans d’action ne sont pas entièrement implantés ainsi que pour les nouvelles recommandations émises au courant de l’année, et les résultats seront présentés dans le prochain rapport annuel.

Je crois qu’il est important de souligner que lors de l’émission des différents rapports, les directions concernées ont reconnu l’existence de faiblesses de contrôles internes et la nécessité d’améliorer les processus. À cet effet, des plans d’action ont été préparés par les différentes directions qui s’étaient alors engagées à les mettre en œuvre à l’intérieur de délais raisonnables. Ainsi, je considère qu’après une période de 10 ans, les directions se doivent d’assumer les risques de ne pas avoir pris les mesures nécessaires de sorte qu’aucun suivi additionnel ne sera effectué après cette période.

La Figure A ci-jointe présente le nombre de recommandations émises, rejetées, non appliquées, partiellement appliquées depuis la publication des rapports de vérification.

Vous trouverez dans les pages suivantes une série de tableaux énumérant les recommandations non appliquées ou en voie d’implantation pour chacun des rapports. ( Figures B à BB inclusivement )

VÉRIFICATRICE GÉNÉRALE DE LA VILLE DE LONGUEUIL22

Figure A : Sommaire des suivis en date du 30 mai 2016 n Processus vérifiés Nombre de recommandations Total des

Rejetées Non appliquées Partiellement Appliquées recommandations Pourcentage des ou reportées appliquées émises et recommandations non rejetées appliquées

Émis dans le Rapport 2014-2015

Ville de Longueuil

n Processus de gestion des arénas •• 2 •• •• 7 •• •• 2 •• 11 18 % n Processus de gestion des licences informatiques •• 1 •• •• 1 •• 2 50 % n Processus de gestion des risques liés •• 11 •• •• 10 •• •• 5 •• 26 19 %

aux matières dangereuses

n Gestion des résidus domestiques dangereux •• 1 •• •• 11 •• •• 1 •• 13 8 % et des matières dangereuses résiduelles

n Processus de gestion des matières dangereuses dans •• 6 •• •• 2 •• 8 25 % les usines d’eau potable et les bassins aquatiques

n Processus de gestion du stock de pièces à conviction •• 4 •• •• 1 •• 5 20 % n Processus de gestion de la sécurité physique •• 1 •• •• 2 •• 3 67 %

des aires d’entreposage des pièces à conviction

n Processus de gestion de l’utilisation des véhicules de police •• 7 •• •• 3 •• 10 30 % n Délais de paiement des fournisseurs •• 2 •• •• 10 •• •• 3 •• 15 20 %

Réseau de transport de Longueuil ( RTL )

n Gestion des stocks •• 3 •• •• 14 •• •• 3 •• 20 15 %


Ville de Longueuil

n Processus de gestion des transactions immobilières •• 4 •• •• 4 •• 8 50 % n Processus d’octroi et de gestion de contrats •• 2 •• •• 1 •• •• 4 •• •• 25 •• 30 84 % n Processus de gestion du Service 311 •• 2 •• •• 2 •• 4 0 % n Processus de traitement des eaux usées •• 1 •• •• 10 •• •• 3 •• 14 21 %


n Processus d’approvisionnement •• 11 •• 11 100 %


Figure A : Sommaire des suivis en date du 30 mai 2016 ( suite ) n Processus vérifiés Nombre de recommandations Total des



Ville de Longueuil

n Processus de gestion des demandes de formation •• 1 •• •• 2 •• •• 6 •• 8 75 %

n Processus de gestion de la santé •• 1 •• •• 15 •• 16 94 % et de la sécurité du travail ( SST )

n Processus d’émission et d’inspection des permis •• 1 •• •• 7 •• 8 88 %


n Processus de planification des travaux d’entretien •• 3 •• •• 2 •• 5 40 % des véhicules


Ville de Longueuil

n Mécanismes de contrôle en matière de gestion •• 2 •• •• 4 •• 6 67 % des sites contaminés

n Processus de dotation •• 1 •• •• 2 •• •• 10 •• •• 9 •• 21 43 % n Processus de la cour municipale •• 4 •• 4 100 %

AssociationSogerive inc.

n Processus de gestion des revenus •• 1 •• •• 15 •• 15 100 % Office municipal d’habitation de Longueuil ( OMHL )

n Processus de paie et des avantages sociaux •• 1 •• •• 1 •• •• 5 •• 7 71 % Réseau de transport de Longueuil ( RTL )

n Processus de gestion des dossiers de la CSST •• 2 •• •• 3 •• •• 6 •• 9 67 %


Légende

Non appliquée •• % ••Partiellement appliquée •• % ••

Suivis des recommandations émises ( suite )_ Rapport annuel, chapitres 11 à 31, 33 à 35 et 38 à 44


Figure A : Sommaire des suivis en date du 30 mai 2016 ( suite ) n Processus vérifiés Nombre de recommandations Total des




n Processus de gestion des plaintes •• 1 •• •• 3 •• 4 75 % n Processus de la paie •• 1 •• •• 2 •• 3 67 %



n Processus de dotation •• 1 •• •• 1 •• •• 21 •• 22 95 %

Émis dans le Rapport 2007

Ville de Longueuil

n Processus de la paie •• 5 •• •• 15 •• 20 75 %


Ville de Longueuil

n Processus d’évaluation •• 5 •• •• 18 •• 23 78 %


Légende


Ville de Longueuil _ Rapport annuel, chapitres 11 et 12

Processus d’évaluation Depuis 2005, des 23 recommandations émises, 18 ont été appliquées. Le suivi effectué cette année a permis de conclure que certains progrès ont été réalisés ; les 5 recommandations restantes sont partiellement appliquées.

Tel qu’il est mentionné dans l’introduction, aucun suivi additionnel ne sera effectué puisque le rapport de vérification a été produit il y a plus de 10 ans, soit en 2005.

La direction s’est malgré tout engagée à poursuivre ses travaux afin d’appliquer les plans proposés.

Processus de la paieEn 2007, une vérification du processus de la paie a été effectuée et 20 recommandations ont été émises. À ce jour, 15 des 20 recommandations émises ont été appliquées et 5 recommandations ont été partiellement appliquées. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter la totalité des recommandations restantes d’ici la fin 2017.

Vous trouverez à la Figure B et à la Figure C un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.

27FAITS SAILLANTS DU RAPPORT AU CONSEIL MUNICIPAL 2015 - 2016

n Observations Date d’application Date d’application Degré Référence dans le initialement prévue prévue d’application Rapport annuel 2015 - 2016


Figure B : Processus d’évaluation à la Ville de Longueuil

Figure C : Processus de la paie à la Ville de Longueuil


n Documentation inadéquate des dossiers d’évaluation 2007 2016 •• 95 % •• PAGE 106 n Incohérence entre les responsabilités et les autorisations ( indéterminé ) 2017 •• 95 % •• PAGE 106

des modifications apportées à la matrice graphique

n Erreurs dans certaines listes obtenues ( indéterminé ) 2016 •• 95 % •• PAGE 107 n Absence d’un plan de relève informatique documenté 2007 2017 •• 70 % •• PAGE 107 n Politique et procédure de sécurité non documentées 2007 2016 •• 95 % •• PAGE 108

de manière officielle


n Documentation de la procédure de gestion des accès 2008 2016 •• 95 % •• PAGE 110 et politique de sécurité logique

n Documentation du plan de relève informatique 2009 2016 •• 60 % •• PAGE 110 et du plan de relève opérationnel

n Indicateurs de performance au sein des Divisions de la paie 2010 2017 •• 80 % •• PAGE 111 et de la rémunération et du Service des avantages sociaux

n Processus de saisie des feuilles de temps 2010 2016 •• 80 % •• PAGE 111 n Rapprochement des données sur les assurances collectives 2009 2016 •• 90 % •• PAGE 112


Légende


Ville de Longueuil _ Rapport annuel, chapitre 13 et 14

Processus de dotation Dans le rapport annuel 2011-2012, 22 recommandations ont été émises, dont une a été rejetée. En date du 30 mai 2016, 9 ont été appliquées, 10 sont en cours d’implantation et 2 ont été reportées. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter la majorité des recommandations d’ici la fin de 2017.

Mécanismes de contrôle en matière de gestion des sites contaminés Dans le rapport annuel 2011-2012, six recommandations avaient été émises. De ce nombre, quatre ont été appliquée et les deux autres sont partiellement appliquées. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter la majorité des recommandations d’ici la fin 2016.

Vous trouverez à la Figure D et à la Figure E un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.



Figure D : Processus de dotation à la Ville de Longueuil


Figure E : Mécanismes de contrôle en matière de gestion des sites contaminés à la Ville de Longueuil


n Division des tâches et organisation du travail 2013 2016 •• 70 % •• PAGE 114 n Politique de dotation 2014 2016 •• 70 % •• PAGE 114 n Évaluation du rendement des employés 2012 2016 •• 95 % •• PAGE 115 n Évaluation de la satisfaction du gestionnaire-client 2013 2016 •• 95 % •• PAGE 115 n Délais de dotation 2012 2017 •• 75 % •• PAGE 115 n Critères de sélection du personnel col blanc 2012 2017 •• 50 % •• PAGE 116 n Coûts du processus de dotation 2014 2016 •• 0 % •• PAGE 116 n Accès à l’égalité en emploi 2014 2016 •• 0 % •• PAGE 116 n Utilisation optimale des systèmes 2012 2016 •• 30 % •• PAGE 117 n Banque de candidatures 2012 2016 •• 50 % •• PAGE 117 n Communication avec les gestionnaires-clients 2013 2017 •• 60 % •• PAGE 118 n Communication avec les candidats 2013 2016 •• 95 % •• PAGE 118


n Plan d’action relatif aux sites contaminés 2012 2016 •• 75 % •• PAGE 120 n Pratiques dans les services et mécanismes de collaboration 2013 2016 •• 70 % •• PAGE 121


Légende


Ville de Longueuil _ Rapport annuel, chapitres 16, 17 et 18

Processus de gestion des demandes de formation Dans le rapport annuel 2012-2013, neuf recommandations ont été émises. De ce nombre, une a été rejetée, six ont été appliquées et les deux restantes ont été reportées. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter ces deux recommandations d’ici la fin de 2016.

Processus de gestion de la santé et de la sécurité du travail ( SST ) Dans le rapport annuel 2012-2013, 16 recommandations ont été émises. De ce nombre, 15 ont été appliquées et la dernière est toujours partiellement appliquée. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter cette recommandation d’ici la fin de 2016.

Processus d’émission et d’inspection des permis Dans le rapport annuel 2012-2013, huit recommandations avaient été émises. De ce nombre, sept ont été appliquées et la dernière est partiellement appliquée. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter cette recommandation d’ici la fin de 2018.

Vous trouverez à la Figure F, à la Figure G et à la Figure H un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure F : Processus de gestion des demandes de formation à la Ville de Longueuil


n Observation Date d’application Date d’application Degré Référence dans le initialement prévue prévue d’application Rapport annuel 2015 - 2016


Figure H : Processus d’émission et d’inspection des permis à la Ville de Longueuil

Figure G : Processus de gestion de la santé et de la sécurité du travail ( SST ) à la Ville de Longueuil


n Maintien d’un historique des formations par employé 2014 2016 •• 0 % •• PAGE 126 n Administration des demandes d’autorisation de formation 2014 2016 •• 0 % •• PAGE 127


n Gestion des demandes de partage de coût 2014 2016 •• 85 % •• PAGE 129 et des assignations temporaires


n Disparité entre les règlements de zonage 2016 2018 •• 80 % •• PAGE 131 des arrondissements de la Ville


Légende



Processus de gestion des transactions immobilièresDans le rapport annuel 2013-2014, huit recommandations avaient été émises. De ce nombre, quatre des recommandations ont été appliquées alors que les quatre autres sont partiellement appliquées. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter ces recommandations d’ici la fin de 2016.

Processus d’octroi et de gestion de contrats Dans le rapport annuel 2013-2014, 32 recommandations avaient été émises, dont 2 ont été rejetées. Depuis cette date, 25 ont été appliquées, 4 ont été partiellement appliquées et 1 a été reportée. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter ces recommandations au plus tard à la fin de 2017.

Vous trouverez à la Figure I et à la Figure J un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure I : Processus de gestion des transactions immobilières à la Ville de Longueuil

Figure J : Processus d’octroi et de gestion de contrats à la Ville de Longueuil




n Planification stratégique des transactions immobilières 2014 2016 •• 30 % •• PAGE 135 n Mission de la Ville en matière de transactions immobilières 2014 2016 •• 15 % •• PAGE 136 n Départage des options de vente 2015 2016 •• 10 % •• PAGE 137 n Priorisation des dossiers de transactions immobilières 2014 2016 •• 10 % •• PAGE 137


n Absence de contrats écrits ou contrats incomplets 2015 2017 •• 75 % •• PAGE 140 n Erreurs de facturation et factures peu détaillées 2014 2016 •• 30 % •• PAGE 140 n Garanties et assurances 2015 2017 •• 90 % •• PAGE 141 n Documentation du suivi des travaux effectués 2014 2016 •• 0 % •• PAGE 141

par les fournisseurs

n Délais entre deux contrats 2015 2017 •• 80 % •• PAGE 142


Légende


Ville de Longueuil _ Rapport annuel, chapitre 21

Processus de gestion du Service 311Dans le rapport annuel 2013-2014, quatre recommandations ont été émises. De ce nombre, deux ont été partiellement appliquées et les deux autres ont été reportées. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter ces recommandations d’ici la fin 2018.

Vous trouverez à la Figure K un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure K : Processus de gestion du Service 311n Observations Date d’application Date d’application Degré Référence dans le initialement prévue prévue d’application Rapport annuel 2015 - 2016


n Cible de qualité de services aux citoyens 2016 2018 •• 0 % •• PAGE 144 et ententes interservices

n Demandes d’intervention de deuxième niveau ( en continu ) 2016 •• 30 % •• PAGE 144 et suivi de leur exécution

n Évaluation de la qualité du service 2016 2018 •• 50 % •• PAGE 145 n Reddition de comptes 2016 2018 •• 0 % •• PAGE 145


Légende



Processus de traitement des eaux usées Dans le rapport annuel 2013-2014, 14 recommandations ont été émises. De ce nombre, 3 ont été appliquées, 10 ont été partiellement appliquées et 1 a été reportée. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter la totalité des recommandations d’ici 2022.

Vous trouverez à la Figure L un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure L : Processus de traitement des eaux usées à la Ville de Longueuil



n Structure pour la surveillance du contrat 2014 2016 •• 35 % •• PAGE 147 avec l’exploitant

n Absence de plan de contingence et de continuité 2016 2017 •• 0 % •• PAGE 147 des opérations

n Stratégie pancanadienne sur la gestion 2022 2022 •• 40 % •• PAGE 148 des effluents municipaux

n Normes spécifiques au règlement provincial 2016 2017 •• 40 % •• PAGE 149 sur les ouvrages municipaux d’assainissement des eaux usées officialisé le 27 décembre 2013

n Programme de suivi des ouvrages 2015 2017 •• 50 % •• PAGE 150 de surverse du MAMOT

n Transmission et validation des résultats ( en continu ) 2016 •• 20 % •• PAGE 150 auprès d’organismes règlementaires

n Optimisation de la dépense ALUN 2015 2016 •• 20 % •• PAGE 151 n Calendrier annuel d’entretien préventif 2015 2016 •• 30 % •• PAGE 151

des équipements et suivi des travaux réalisés

n Suivi des alarmes sur les équipements 2014 2016 •• 30 % •• PAGE 152 et gestion des clés de l’usine

n Détecteurs de gaz dans l’usine 2014 2016 •• 60 % •• PAGE 153 n Protocoles de santé et sécurité au travail 2014 2016 •• 95 % •• PAGE 154


Légende



Processus de gestion des arénas Lors de la publication du rapport en 2014-2015, 11 recommandations avaient été émises et à la suite du premier suivi réalisé, 2 ont été appliquées, 7 ont été partiellement appliquées et 2 ont été reportées.

La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter la totalité des recommandations d’ici 2018.

Processus de gestion des licenses informatiques Lors de la publication du rapport en 2014-2015, deux recommandations ont été émises et à la suite du premier suivi effectué une recommandation a été appliquée et une a été partiellement appliquée.

La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux afin d’appliquer les plans d’action proposés d’ici la fin 2016.

Vous trouverez à la Figure M et à la Figure N un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure M : Processus de gestion des arénas à la Ville de Longueuil



Figure N : Processus de gestion des licences informatiques à la Ville de Longueuil


n Formation 2016 2017 •• 90 % •• PAGE 157 n Plan de mesures d’urgence 2016 2018 •• 40 % •• PAGE 158 n Entretien préventif des surfaceuses au propane 2015 2016 •• 70 % •• PAGE 159

et des coupe-bordures à essence

n Mesures de prévention dans les arénas pour réduire 2016 2016 •• 50 % •• PAGE 160 les émissions de contaminants

n Surveillance des concentrations de gaz dans l’air 2016 2017 •• 50 % •• PAGE 160 ambiant des arénas

n Contrat de gestion de l’Aréna Émile-Butch-Bouchard 2015 2018 •• 0 % •• PAGE 161 n Contrat d’entretien préventif et correctif des systèmes 2015 2016 •• 50 % •• PAGE 161

mécaniques

n Suivi des recommandations émises 2016 2016 •• 0 % •• PAGE 161 par des experts en incendie

n Gestion des clés 2016 2016 •• 60 % •• PAGE 162


n Intégrité de l’inventaire 2016 2016 •• 15 % •• PAGE 165


Légende



Processus de gestion des risques liés aux matières dangereuses Lors de la publication du rapport en 2014-2015, 26 recommandations avaient été émises et à la suite du premier suivi réalisé, 5 ont été appliquées, 10 ont été partiellement appliquées et 11 ont été reportées.

La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux afin d’appliquer les plans d’action proposés pour la fin 2020.

Vous trouverez à la Figure O un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure O : Processus de gestion des risques liés aux matières dangereuses à la Ville de Longueuil



n Participation des industries au CMMI 2015 2017 •• 0 % •• PAGE 167 n Rythme des travaux et calendrier 2016 2016 •• 0 % •• PAGE 168 n Mandat du CMMI 2015 2016 •• 0 % •• PAGE 168 n Travaux des sous-comités du CMMI 2015 2016 •• 0 % •• PAGE 169 n Communication des risques 2015 2016 •• 0 % •• PAGE 169 n Mise à jour et approbation du schéma et du plan de sécurité civile 2016 2017 •• 40 % •• PAGE 170

n Diffusion du schéma et du plan de sécurité civile 2015 2017 •• 50 % •• PAGE 171 n Répertoire unique des principaux risques 2015 2016 •• 0 % •• PAGE 171

d’accidents industriels majeurs

n Communication des principaux risques industriels aux citoyens 2015 2017 •• 50 % •• PAGE 172

n Système d’alerte à la population 2015 2017 •• 25 % •• PAGE 173 n Application informatisée ( RAO ) 2015 2016 •• 50 % •• PAGE 174 n Inspection en prévention 2016 2016 •• 75 % •• PAGE 174 n Plans préincidents ( plans d’intervention ) 2020 2020 •• 15 % •• PAGE 175 n Formation et mise à jour des directives générales permanentes 2017 2016 •• 50 % •• PAGE 175

n Communication aux générateurs de risques d’accidents 2015 2016 •• 0 % •• PAGE 176 industriels majeurs des stratégies d’intervention du SSIAL

n Générateur de risques d’accidents industriels majeurs 2015 2016 •• 0 % •• PAGE 177 ( Réglementation )

n Distances appropriées entre les usages résidentiels et industriels 2016 2018 •• 50 % •• PAGE 178

n Règlement sur les rejets dans les égouts et cours d’eau de la Ville 2015 2016 •• 90 % •• PAGE 179

n Étude des risques d’accidents industriels majeurs 2015 2016 •• 0 % •• PAGE 179 n Respect de la réglementation 2015 2017 •• 0 % •• PAGE 180 n Schéma révisé de couverture de risques en incendie 2017 2017 •• 0 % •• PAGE 180


Légende



Gestion des résidus domestiques dangereux ( RDD ) et des matières dangereuses résiduelles ( MDR ) Lors de la publication du rapport en 2014-2015, 13 recommandations avaient été émises et à la suite du premier suivi réalisé, 1 recommandation a été appliquée, 11 ont été partiellement appliquées et 1 a été reportée.


Vous trouverez à la Figure P un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure P : Gestion des résidus domestiques dangereux ( RDD ) et des matières dangereuses résiduelles ( MDR ) à la Ville de Longueuil



n Inventaire de la réglementation 2016 2016 •• 60 % •• PAGE 183 n Rôles et responsabilités 2016 2016 •• 25 % •• PAGE 184 n Analyse des risques 2015 2016 •• 15 % •• PAGE 185 n Formation et équipements de protection individuelle 2015 2016 •• 15 % •• PAGE 186 n Transport des RDD et des MDR 2015 2016 •• 20 % •• PAGE 186 n Conditions d’entreposage 2015 2016 •• 5 % •• PAGE 187 n Conditions d’exploitation 2015 2016 •• 50 % •• PAGE 187 n Plans de sécurité incendie 2015 2016 •• 10 % •• PAGE 188 n Suivi des conditions d’entreposage 2015 2016 •• 0 % •• PAGE 189

et autres clauses des ententes

n Plans de mesures d’urgence 2015 2016 •• 25 % •• PAGE 189 n Entente de service 2016 2016 •• 25 % •• PAGE 190 n Conditions d’exploitation 2015 2016 •• 50 % •• PAGE 190


Légende



Processus de gestion des matières dangereuses dans les usines d’eau potable et les bassins aquatiques Lors de la publication du rapport en 2014-2015, huit recommandations avaient été émises et à la suite du premier suivi effectué, deux recommandations ont été appliquées et six ont été partiellement appliquées.

La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux afin d’appliquer les plans d’action proposés dans des délais raisonnables

Processus de gestion du stock de pièces à conviction Lors de la publication du rapport en 2014-2015, cinq recommandations avaient été émises et à la suite du suivi effectué, une recommandation a été appliquée et quatre ont été partiellement appliquées.


Vous trouverez à la Figure Q et à la Figure R un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure Q : Processus de gestion des matières dangereuses dans les usines d’eau potable et les bassins aquatiques à la Ville de Longueuil

Figure R : Processus de gestion du stock de pièces à conviction à la Ville de Longueuil




n Harmonisation des plans d’urgence 2015 2016 •• 20 % •• PAGE 192 pour le chlore gazeux

n Bassins aquatiques 2015 2016 •• 80 % •• PAGE 193 n Entreposage dans un entrepôt de la Ville 2015 2016 •• 50 % •• PAGE 194

et produits périmés

n Gros réservoir d’alun et d’hypochlorite 2016 2017 •• 75 % •• PAGE 194 de sodium - normes entreposage

n Incompatibilité des matières dangereuses 2015 2016 •• 30 % •• PAGE 195 utilisées dans les bassins

n Programme de protection respiratoire 2015 2016 •• 30 % •• PAGE 196


n Pertinence des saisies de biens 2016 2017 •• 75 % •• PAGE 198 n Contrôle du stock de pièces à conviction 2016 2017 •• 70 % •• PAGE 199 n Suivi des délais de sortie des pièces à conviction 2015 2016 •• 40 % •• PAGE 200

n Suivi de la disposition des pièces à conviction 2016 2016 •• 60 % •• PAGE 201


Légende



Processus de gestion de la sécurité physique des aires d’entreposage des pièces à conviction Lors de la publication du rapport en 2014-2015, trois recommandations avaient été émises et à la suite du suivi effectué, deux recommandations ont été appliquées et la dernière a été partiellement appliquée.


Processus de gestion de l’utilisation des véhicules de police Lors de la publication du rapport en 2014-2015, 10 recommandations avaient été émises et à la suite du premier suivi effectué, 3 recommandations ont été appliquées et 7 ont été partiellement appliquées.

La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux afin d’appliquer les plans d’action proposés dans des délais raisonnables.

Vous trouverez à la Figure S et à la Figure T un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure S : Processus de gestion de la sécurité physique des aires d’entreposage des pièces à conviction à la Ville de Longueuil

Figure T : Processus de gestion de l’utilisation des véhicules de police à la Ville de Longueuil




n Sécurité physique de la salle principale 2016 2016 •• 90 % •• PAGE 203


n Cadre de gouvernance relatif au parc de véhicules 2015 2016 •• 80 % •• PAGE 206

n Responsabilisation des policiers pour l’utilisation 2016 2016 •• 75 % •• PAGE 207 des véhicules

n Gestion de localisation GPS et de cartographie 2015 2016 •• 80 % •• PAGE 207 sur les véhicules de patrouille

n Contrôle des clés des véhicules 2016 2017 •• 75 % •• PAGE 209

n Processus d’approvisionnement en essence 2016 2016 •• 50 % •• PAGE 210

n Facteurs d’économie des coûts d’essence 2017 2017 •• 65 % •• PAGE 211

n Véhicules de service et véhicules loués 2017 2017 •• 60 % •• PAGE 212


Légende



Délais de paiement des fournisseurs Lors de la publication du rapport en 2014-2015, 15 recommandations ont été émises et à la suite du premier suivi effectué, 3 recommandations ont été appliquées,10 ont été partiellement appliquées et 2 ont été reportées.


Vous trouverez à la Figure U un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure U : Délais de paiement des fournisseurs à la Ville de Longueuil



n Indicateurs de gestion ( en continu ) 2016 •• 20 % •• PAGE 214 n Intégralité et exactitude de la liste des comptes 2016 2016 •• 85 % •• PAGE 215

à payer de plus de 60 jours

n Documents requis pour effectuer la réception électronique 2015 2017 •• 70 % •• PAGE 216 dans l’application des Financiers Oracle

n Communication des pratiques de la Direction des finances 2016 2016 •• 80 % •• PAGE 217 n Objectif de délais de paiement de 30 jours 2015 2017 •• 65 % •• PAGE 218 n Pratiques à la Direction du génie 2015 2017 •• 75 % •• PAGE 219 n Libération des retenues et acceptation des travaux 2016 2016 •• 0 % •• PAGE 219 n Utilisation des contingences 2016 2016 •• 0 % •• PAGE 219 n Rôles et responsabilités 2016 2017 •• 80 % •• PAGE 220 n Délégation de pouvoir de dépenser 2016 2016 •• 25 % •• PAGE 221 n Sommaires exécutifs 2016 2016 •• 30 % •• PAGE 221 n Intervalle entre deux contrats 2016 2016 •• 80 % •• PAGE 222


Légende


Office municipal d’habitation de Longueuil ( OMHL ) _ Rapport annuel, chapitre 36

Processus de la paie et des avantages sociaux Dans le rapport annuel 2011-2012, sept recommandations avaient été émises. De ce nombre, cinq ont été appliquées, une a été partiellement appliquée et une a été reportée.

La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter les recommandations d’ici la fin 2016.

Vous trouverez à la Figure V un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure V : Processus de paie et des avantages sociaux à l’OMHLn Observations Date d’application Date d’application Degré Référence dans le initialement prévue prévue d’application Rapport annuel 2015 - 2016


n Tâches manuelles à automatiser 2012 2016 •• 70 % •• PAGE 256 n Accès aux dossiers associés à la paie 2012 2016 •• 0 % •• PAGE 256


Légende


Réseau de transport de Longueuil ( RTL ) _ Rapport annuel, chapitres 38, 39 et 40

Processus de dotationAu printemps 2016, un sixième suivi a été effectué ; il a été noté que depuis l’émission du rapport en 2008-2009, sur un total de 23 recommandations émises, dont 1 avait été rejetée, 21 d’entre elles ont été appliquées et 1 est toujours partiellement appliquée. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’appliquer les plans d’action proposés au plus tard à la fin de 2016.

Processus de la paie Dans le rapport annuel 2010-2011, trois recommandations ont été émises. De ce nombre, deux ont été appliquées et une est toujours partiellement appliquée. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter cette recommandation d’ici la fin de 2016.

Processus de gestion des plaintes Dans le rapport annuel 2010-2011, quatre recommandations ont été émises. À ce jour, trois recommandations ont été appliquées et une est toujours en cours d’implantation. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter cette recommandation d’ici la fin de 2016.

Vous trouverez à la Figure W, à la Figure X et à la Figure Y un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure W : Processus de dotation au RTL

Figure X : Processus de la paie au RTL

Figure Y : Processus de gestion des plaintes au RTL





n Gestion des accès logiques 2009 2016 •• 95 % •• PAGE 275


n Opérations manuelles à automatiser 2011 2016 •• 95 % •• PAGE 277


n Outils 2011 2016 •• 85 % •• PAGE 279


Légende


Réseau de transport de Longueuil ( RTL ) _ Rapport annuel, chapitres 41 et 42

Processus de gestion des dossiers de la CSST Dans le rapport annuel 2011-2012, 11 recommandations ont été émises, dont 2 ont été rejetées. À ce jour, 6 recommandations ont été appliquées et 3 sont en cours d’implantation. La direction s’est engagée à poursuivre ses travaux dans le but d’implanter les recommandations restantes d’ici la fin de 2016.

Processus de planification des travaux d’entretien des véhicules Dans le rapport annuel 2012-2013, cinq recommandations ont été émises. À ce jour, deux recommandations ont été appliquées et trois sont en cours d’implantation.

La direction s’est engagée à appliquer les plans d’action proposés d’ici la fin 2020.

Vous trouverez à la Figure Z et à la Figure AA un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure Z : Processus de gestion des dossiers de la CSST au RTLn Observations Date d’application Date d’application Degré Référence dans le initialement prévue prévue d’application Rapport annuel 2015 - 2016

Figure AA : Processus de planification des travaux d’entretien des véhicules au RTL



n Création du dossier CSST d’un employé 2013 2016 •• 85 % •• PAGE 281 à la suite d’un évènement et suivi des absences

n Préparation du document « Relevé des accidents 2013 2016 •• 85 % •• PAGE 281 de travail/retraits préventifs »

n Gestion documentaire du dossier de santé de l’employé 2013 2016 •• 85 % •• PAGE 282


n Impact de la planification des travaux d’entretien 2015 2017 •• 40 % •• PAGE 284 sur l’efficacité de la réalisation des travaux correctifs

n Coûts d’entretien du parc de véhicules et réalisation 2013 2017 •• 75 % •• PAGE 285 du programme d’entretien préventif

n Suivi du kilométrage des autobus 2014 2020 •• 50 % •• PAGE 285


Légende


Réseau de transport de Longueuil ( RTL ) _ Rapport annuel, chapitre 44

Gestion des stocks Lors de la publication du rapport en 2014-2015, 20 recommandations avaient été émises. À la suite du suivi effectué, 3 recommandations ont été appliquées, 14 ont été partiellement appliquées et 3 ont été reportées.

La direction s’est engagée à appliquer les plans d’action proposés d’ici la fin 2018.

Vous trouverez à la Figure BB un résumé des observations ayant donné lieu à des recommandations qui sont en voie d’implantation, incluant leur degré et la date prévue d’implantation.


Figure BB : Gestion des stocks au RTL n Observations Date d’application Date d’application Degré Référence dans le initialement prévue prévue d’application Rapport annuel 2015 - 2016


n Procédure de réception des pièces et de mise en stock 2015 2016 •• 50 % •• PAGE 289 n Sécurité physique des centres d’entretien 2016 2018 •• 25 % •• PAGE 290 n Procédure de sortie et conciliation des données 2015 2016 •• 40 % •• PAGE 291

de sortie entre les systèmes

n Suivi des garanties 2015 2016 •• 0 % •• PAGE 292 n Indicateurs de gestion 2016 2016 •• 25 % •• PAGE 292 n Emplacements secondaires 2015 2016 •• 90 % •• PAGE 293 n Optimisation des espaces hors magasins 2016 2017 •• 0 % •• PAGE 294 n Stratégie de décompte 2016 2017 •• 25 % •• PAGE 294 n Ajustements d’inventaire 2015 2016 •• 25 % •• PAGE 295 n Outil de décompte 2015 2016 •• 15 % •• PAGE 296 n Limitations de l’efficacité des méthodes 2016 2016 •• 80 % •• PAGE 296

de réapprovisionnement

n Limitations du progiciel de gestion des stocks 2015 2016 •• 20 % •• PAGE 297 n Coordination entre les différentes directions 2016 2016 •• 0 % •• PAGE 298 n Enjeux organisationnels de la fonction Réapprovisionnement 2015 2016 •• 75 % •• PAGE 298 n Aires de réception 2015 2018 •• 50 % •• PAGE 299 n Aires d’entreposage 2015 2018 •• 50 % •• PAGE 300 n Sécurité physique des installations 2015 2018 •• 50 % •• PAGE 300

58 VÉRIFICATRICE GÉNÉRALE DE LA VILLE DE LONGUEUIL

Notes_

Bureau de la Vérificatrice générale 789, boulevard Roland-Therrien Longueuil ( Québec ) J4H 4A6

Téléphone : 450 463-7100 poste 5500 Télécopieur : 450 463-7386

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