Viviendo y Valores

Universidad de Pamplona - Ciudad Universitaria - Pamplona (Norte de Santander - Colombia)Tels: (7) 5685303 - 5685304 - 5685305 Fax: 5682750 – www.unipamplona.edu.co

La Academia al servicio de la Vida

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DESCRIPCION DE LA EMPRESA

VIVIENDAS Y VALORES S.A

Viviendas y Valores S. A. Fue fundada el 20 de Diciembre de 1972. En los años de servicio a la comunidad Cucuteña, nos hemos comprometido con el servicio de una inmobiliaria.

Realizamos la administración de inmuebles controlando los pagos de impuestos, servicios, condominios, etc. Un equipo de profesionales encontrará el cliente justo para su propiedad, apoyados en nuestro portafolio de solicitudes.

MISION:

Ofrecer mejores alternativas a los clientes en los servicios inmobiliarios integrales con el objeto de mejorar la calidad de vida de la región, la rentabilidad de la organización y el bienestar de su recurso humano.

VISION:

Ser una empresa líder en la prestación de servicios inmobiliarios integrales que garantice un nivel de satisfacción a los clientes apoyados en el recurso humano a la vanguardia de las innovaciones tecnológicas.

CERTIFICADOS DE CALIDAD:

Nuestra Organización decide como estrategia de organización y mejora, implementar un sistema de gestión de calidad en el año 2003, es por ello que con 32 años de experiencia en el mercado obtuvo la certificación del ICONTEC en SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO9001, cuyo alcance definido es certificar los procesos de



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Ventas, Arriendos y Avalúos, convirtiéndose en la primera inmobiliarias de la región en lograrlo, cumpliendo con su actualización y renovación hasta la fecha.PRIVACIDAD DE DATOS:

Cuenta en su base de datos con información que Ud. previamente nos ha suministrado y que ha sido recolectada en virtud de las relaciones comerciales realizadas en desarrollo de nuestro objeto social. Por lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y por el decreto 1377 de 2013 le informamos que sus datos se encuentran incorporados en las bases de datos de VIVIENDAS Y VALORES S.A., y/o por las empresas pertenecientes al mismo grupo empresarial. La finalidad de contar con dicha información es la siguiente:

1. Enviarle las presentaciones de los diferentes proyectos inmobiliarios y hacerle seguimiento de los mismos.

2. Enviarle invitaciones de futuros lanzamientos de proyectos y ferias inmobiliarias.

3. Mantenerlo informado del estado de su cotización y/o negociación.

4. Mantenerlo informado del estado actual de los proyectos inmobiliarios a través de correos.

5. Realización de encuestas para medir la satisfacción del cliente y el conocimiento de nuestra fuerza comercial.

6. Generar mecanismos de comunicación eficiente y mantener contacto permanente.

7. Envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas especiales.

8. Actualización de sus datos.9. Informar sobre el estado de las obligaciones contraídas por

Usted, si es el caso.

Estas actividades se podrán realizar a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer. Como cliente, proveedor, ó contratista puede conocer y acceder de manera



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gratuita a los datos personales que se encuentran bajo nuestro control y ejercer los derechos que les asisten como titular de los mismos de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012. Usted podrá conocer, actualizar, rectificar, cancelar, y oponer sus datos personales a través de nuestro correo electrónico [email protected] ó se podrá comunicar con nuestra línea de atención telefónica 5740202 está. 310 en la ciudad de Cúcuta. Adicionalmente y de conformidad con el artículo 10 del decreto 1377 de 2013, le solicitamos atentamente que autorice a VIVIENDAS Y VALORES S.A., para continuar realizando el tratamiento de sus datos de conformidad con la política de tratamiento de datos que podrá ser consultada en nuestra oficina ubicada en la avenida 0 #2n-21 en la ciudad de Cúcuta. La solicitud de supresión de sus datos se podrá efectuar al correo electrónico [email protected]. Agradecemos su atención y esperamos poder seguir en contacto con usted.

ARRIENDOS

VIVIENDAS Y VALORES SA. Le brinda la mejor opción de vivienda con la seriedad, respaldo y seguridad que nos caracterizan en este importante mercado. Contamos con asesores capacitados para atenderles de la mejor manera.

¿Quiere arrendar un inmueble?

Todos los interesados deben diligenciar un formulario sencillo, al cual después de ser diligenciado en su totalidad, se le deben anexar los siguientes documentos:

Documentos para Personas Naturales o Empleados.

Certificado laboral en original que incluya cargo, salario y tiempo de servicios, o el original de los tres últimos desprendibles de pago.



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Los solicitantes que tienen otros ingresos deben anexar los documentos que así lo acrediten.

Documentos para Personas Independientes.

Demostrar ingresos anexando documentos que así lo acrediten como fotocopia de la última declaración de renta.

Documentos para Personas Jurídicas.

Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a tres meses.

Estados financieros certificados por contador público del último periodo contable.

Fotocopia de la última declaración de renta. Si la sociedad inquilina esta recientemente constituida debe

presentar documentación de los socios, que demuestren satisfactoriamente sus ingresos y capacidad de pago.

¿Quiere colocar en arriendo su inmueble?

El dueño de un casa o apartamento que desee arrendarlo podrá hacerlo consignando su inmueble en la primera Organización especializada en finca Raíz en Cúcuta. Para consignar un inmueble en Viviendas y Valores S. A., el propietario debe:

1. Dirigirse a Viviendas y Valores S. A.



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2. Copias de los últimos recibos de servicios públicos cancelados.

3. Copia del último recibo de pago del impuesto predial.4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

Una vez, realizado este trámite la inmobiliaria, se encargará de ofrecer el inmueble, mostrarlo a los posibles clientes, presentar reportes de los clientes interesados al propietario y firmar el contrato de arrendamiento con el nuevo inquilino.

Por realizar estas gestiones, la inmobiliaria cobra una comisión mensual por el manejo y conservación del inmueble.

Al momento de arrendar el inmueble, el propietario deberá adquirir un seguro de arrendamiento para asegurar los pagos del canon, que se descontará mensualmente del valor del canon de arrendamiento y generalmente corresponde al 3,5 por ciento del pago mensual.

VENTAS

VIVIENDAS Y VALORES SA. Enmarca como objetivo fundamental, asesorar a todos los Clientes e Instituciones que requieren VENDER sus inmuebles usados o realizar sus inversiones en activos fijos, en la labor de comercialización de los mismos. Para lo anterior contamos con:

Personal Capacitado

Personal capacitado y entrenado en la promoción y venta de proyectos de construcción, tanto de vivienda familiar como de locales comerciales, bodegas, condominios.



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Asesorías

Prestamos asesoría en establecer el precio del inmueble acorde con el mercado inmobiliario en cada sector así mismo teniendo en cuenta el estado de cada bien inmueble en particular, sus instalaciones, amueblamiento interno y equipamiento comunal.

Asesoramos legalmente a las partes comprador y vendedor para perfeccionar el negocio debidamente ajustado a normas de ley y en observancia de las mismas.

Tramitación de Créditos

Tramitación de créditos ante entidades financieras o crediticias.

SERVICIO DE AVALUOS

En Viviendas y Valores S.A Contamos con un grupo de profesionales que le pueden brindar la asesoría necesaria que le permita tomar la mejor decisión a la hora de comprar, vender o arrendar un inmueble.

Los informes de Avalúo son realizados por profesionales en el ramo inscritos en el Registro Nacional de Evaluadores R.N.A. Por esta razón, los conceptos emitidos por Viviendas y Valores S.A son aceptados por entidades financieras y estatales.

En Viviendas y Valores S.A realizamos avalúos comerciales urbanos, comerciales rurales, maquinarias y equipos, construcciones en marcha, permitiéndole conocer las condiciones de mercado en un momento determinado para mejorar la toma de decisiones.

PROGRAMA CLIENTE VYV

Por más de 40 años hemos edificado una organización seria y comprometida con el crecimiento de la ciudad, no en vano



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hoy contamos con más de 5.000 familias que confían en nosotros, algunos como propietarios de inmuebles y otros como arrendatarios. Es por esto que traemos este exclusivo programa de beneficios y descuentos para nuestros Clientes VyV quienes al tener un vínculo contractual con nuestra empresa podrán hacer parte de esta gran familia.

Beneficios del programa

Beneficios exclusivos para clientes Viviendas y Valores 25% de descuento en avalúos realizados en Viviendas y

Valores Cuenta con las mejores empresas de la ciudad Es totalmente gratuita Obtención de los mejores descuentos de manera inmediata y

sin límite de uso No es una tarjeta de crédito No opera una cuota de manejo

1. DESCRIPCION DEL NUMERO DEL PERSONAL DE LA EMPRESA

CARGOS:

ADMINISTRACION: (16 empleados)

Auditor interno de calidad (1) Auxiliar de auditoria (1) Auxiliar administrativo I (2) Evaluador (1) Director comercial y financiero (1) Director financiero (1) Director jurídico (1) Director sistemas (1) Subdirector de sistemas (1) Director talento humano (1) Gerente (1) Gerente administrativo (1) Mensajero (1) Recepcionista (1)



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Secretaria gerencia (1)

ARRIENDOS: (7 empleadas)

Directora arriendos (1) Asistente administrativa de arriendos (1) Asesora comercial I (1) Asesora comercial II (1) Asesora comercial III (1) Asesora comercial IV (2)

VENTAS: (21 empleados)

Director de ventas (1) Subdirector de ventas (1) Coordinador de sala de ventas (1) Asistente administrativo de ventas (1) Auxiliar administrativo de ventas (1) Asesora comercial externos (5) Asesora comercial sala de ventas (6) Asesora comercial ventas I (1) Asesora comercial ventas II (2) Asesora comercial ventas III (2)

CARTERA (2 empleadas)

Jefe de cartera (1) Auxiliar de cartera (1)

CONTABILIDAD (6 empleados)

Director contador (1) Director contador de impuestos (1) Auxiliar contabilidad (4)



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2. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DE LA EMPRESA

2.1 ADMINISTRACION

2.1.1 Auditor interno de calidad

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Diseñar e implementar el programa de auditorías o revisiones internas del sistema de gestión de calidad para visualizar debilidades y puntos de mejora.

FUNCIONES DEL CARGO

AUDITOR COORDINADOR:

1. Determinar anualmente el plan de auditorías y presentarlo a la Gerencia para su aprobación.

2. Planificar cada auditoria e informar con anticipación su grupo de auditores su ejecución.

3. Realizar las reuniones con los auditores asistentes para distribuir el trabajo

4. Coordinar la elaboración de las listas de verificación para cada auditoria a realizar.

5. Ejecutar las auditorias de acuerdo al procedimiento Auditorías Internas de Calidad PGC-05.

6. Verificar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas al auditor asistentes y aclarar conceptos.

7. Reportar los Hallazgos de manera escrita y verbal ante los auditados.

8. Coordinar la toma de acciones correctivas a las debilidades evidenciadas.

9. Realizar y entregar informe de auditoría al Gerente.

AUDITOR ASISTENTE:

1. Planificar y llevar a cabo la responsabilidad asignada.2. Diligenciar los formatos definidos para la ejecución de las

Auditorias según el procedimiento Auditorías Internas de Calidad PGC-05.



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3. Documentar las observaciones o hallazgos.4. Informar los resultados de manera oportuna.5. Verificar la eficacia de las acciones correctivas (pactadas).6. Cooperar y apoyar al Auditor Interno Coordinador.

2.1.2 Auxiliar de auditoria

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Ser el apoyo del Auditor Interno Contable, en cada una de las actividades operativas del proceso.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Revisar diariamente las planillas de se originan del proceso de caja

2. Identificar y gestionar en el momento de presentarse Cheques devueltos.

3. Revisar los pagos, sus conceptos, soportes, autorizaciones y liquidaciones en el proceso de pago a propietarios.

4. Verificar las promesas de compra ventas Vs Sistema5. Revisar que corresponda la escrituración a los datos del cliente

al cual se le vendió.6. Aplicar la custodia de cheques retenidos7. Revisión liquidación de nómina, aportes, custodia de contratos

empleados, terceros y prestaciones sociales.8. Revisar proceso de pago de inquilinos.9. Revisar proceso de cesión de contratos de venta10. Revisión de los libros contables 11. Desarrollar cada uno de los procedimientos de auditoria

establecidos y documentados.12. demás funciones que asigne el Jefe inmediato.

2.1.3 Auxiliar administrativo

DESCRIPCION DEL CARGO : El Auxiliar Administrativo y Financiero

FUNCIONES DEL CARGO



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1. Realizar y procesar nomina, teniendo en cuenta las deducciones a realizar.

2. Colaborar en la realización de los pagos de los impuestos del edificio, servicios y demás gastos de administración.

3. Coordinar eventos especiales. (día de los niños, amor y amistad, navidad etc.)

4. Coordinar el Mantenimiento de la Infraestructura del Edificio (Aires acondicionados, Fumigación, Aseo General, etc.)

5. Realizar comunicaciones internas y externas que conlleven a la administración del recurso humano.

6. Liquidar y pagar los intereses de cesantías anuales.7. Realizar cartas de anticipos de cesantías.8. Hacer los formatos de ingreso y retención.9. Realizar el pago de libranzas.10.Realizar pagos de anticipos a los proveedores según el criterio

de contratación del servicio.11.Realize pagos de capacitaciones.12.Manejo Del Botiquín. 13.Coordinar la papelería necesaria para toda la organización.14.Realizar junto con el Director Administrativo la Evaluación de los

Proveedores según la programación establecida.15.Coordinar junto con el Jefe de Recurso Humano la realización

de la evaluación de desempeño.16.Realizar seguimiento a la formación y desarrollo de competencia

del personal.17.Subir al calendario correspondiente las capacitaciones,

reuniones y demás eventos a realizar.18.Ser el apoyo al Jefe de Recurso Humano del grupo empresarial:19.Coordinar las citas para los exámenes ocupacionales.20.Realizar las investigaciones de accidentes de trabajo que se

presenten.21.Retroalimentar la información de inspecciones a los sitios de

trabajo.22.Coordinar jornadas de promoción y prevención. 23.Mantener el archivo administrativo de hojas de vida, organizado

y actualizado.24.Realizar los pagos por transferencia electrónica, en ausencia del

Director Financiero.25.Apoyar en la elaboración de cheques y notas en los diferentes

pagos.



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26.Cumplir con los requisitos establecidos en la empresa con respecto al Sistema de Gestión de la Calidad.

27.Y demás funciones que el Jefe Inmediato Asigne

2.1.4 Evaluador

DESCRIPCION DEL CARGO : Revisar las especificaciones y la información suministrada por el cliente y realizar el avalúo según los lineamiento determinados.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Estudiar los requerimientos y la información de los clientes2. Realizar la visita a campo para conocer el inmueble3. Elegir el método de avalúo más conveniente4. Realizar los cálculos de los avalúos.5. Tomar fotografías para el informe.6. Elaborar informe y entregar al cliente7. Elaborar y entregar cuenta de cobro al cliente8. Actualizarse continuamente en las leyes y decretos

correspondientes9. Velar por el cumplimiento de los objetivos establecidos para el

proceso10.Demás funciones que asigne el Jefe Inmediato.

2.1.5 Director financiero

DESCRIPCION DEL CARGO: Mantener la optimización de los recursos financieros de la empresa para responder a todas sus obligaciones.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Elaborar el presupuesto de gastos del año, según los ejecutados del año anterior y presentar a Gerencia para aprobación.

2. Realizar y controlar el presupuesto de las sociedades del grupo Viviendas y Valores.

3. Tramitar los créditos constructores y comerciales de las empresas.

4. Realizar y controlar el flujo de caja.



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5. Realizar trámites bancarios de aperturas de cuentas y habilitación de las mismas, para las diferentes sociedades del grupo.

6. Definir junto con el Analista Financiero las acciones a tomar para las inversiones cuando exista exceso de liquidez.

7. Realizar los pagos de los costos y los gastos financieros.8. Verificar los saldos de caja y estado de los créditos, identificando

las posibilidades y requisitos para los desembolsos.9. Realizar los pagos por transferencias correspondientes a la

nomina y gastos administrativos (seguridad social, impuestos, SENA), liquidaciones a contratistas, proveedores y pagos a propietarios de manera oportuna.

10. Bajar los movimientos de los portales cuando sea requerido.11. Realizar los traslados de dinero entre las cuentas de las

sociedades, según se requiera y según lo acordado con Contabilidad.

12. Cumplir con los requisitos establecidos en la empresa con respecto al Sistema de Gestión de la Calidad.

2.1.6 Director comercial y financiero

DESCRIPCION DEL CARGO: Su función es liderar en aspectos comerciales y financiero la inmobiliaria, para así entregar información que apoye las decisiones Gerenciales en inversiones, compras y proyección en ventas, arriendos y avalúos.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Aterrizar las metas globales dadas por Gerencia a los procesos operativos.

2. Planear las metas personales de las Asesores Comerciales.3. Planear las estrategias comerciales para los procesos.4. Realizar la planeación del presupuesto de imagen publicitaria de

las sociedades y proyectos.5. Planear y gestionar la capacitación necesaria para el desarrollo

de la competencia del personal.6. Cotizar y coordinar publicistas, diseñadores y medios

publicitarios.7. Realizar seguimiento a las subrogaciones.



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8. Coordinar y ejecutar los Comités de seguimiento.9. Realizar el seguimiento estadístico a los procesos comerciales.10.Asesorar a la Gerencia en negocios Financieros.11.Optimizar los rendimientos de Capital y excedentes en Caja.12.Reportar el flujo de caja de las diferentes sociedades.13.Realizar seguimiento a las inversiones y rendimientos, y aportar

nuevas propuestas financieras.14.Negociar con las entidades financieras las mejores tasas de

interés.15.Apoyar el proceso de ventas para al optimizar los tiempos de los

créditos hipotecarios de los clientes, optimizando la asignación de los mismos en miras de disminuir el pago de intereses en créditos constructor.

16.Mantener al día los saldos de las obligaciones hipotecarias.17.Realizar estudios de Mercados de nuevos proyectos por zona.18.Controlar la captación de inmuebles en arriendos.19.Controlar la eficacia de la gestión de ventas de los proyectos de

las constructoras del grupo.20.Autorizar los préstamos a propietarios en ausencia de la alta

dirección.21.Analizar estados financieros de las diferentes sociedades,

presentando informes y estrategias.22.Cumplir con los requisitos establecidos en la empresa con

respecto al Sistema de Gestión de la Calidad.

2.1.7 Director jurídico

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Revisar la documentación para los trámites legales y ejecutar los mismos, en miras de no incurrir en ninguna sanción en los procesos y servicios que ofrece la empresa.

FUNCIONES DEL CARGO

CON VIVIENDAS Y VALORES S.A

10.Elaborar promesas de compra y ventas y opciones de compra de los diferentes planes de vivienda y minutas de escrituras públicas de los inmuebles que se venden de contado

11.Colaborar en el Departamento de Arriendo en el estudio de



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documentos para elaborar los contratos y asistencia jurídica en los cobros pre jurídicos

CON LAS OTRAS EMPRESAS DEL GRUPO

1. Elaborar minutas de escrituras de re loteo de los diferente planes urbanísticos que se desarrollen y reglamentos de propiedad horizontal de los edificios y conjuntos.

2. Colaborar en el trámite de las licencias de construcción, prorrogas, nomenclaturas, y demás ante la Curaduría Urbana.

3. Tramitar los permisos para enajenar y vender los diferentes planes urbanísticos que se desarrollen.

4. Tramitar la venta de activos eléctricos ante CENS de los diferentes proyectos.

5. Elaborar actas de Asamblea de Acionistas, Junta de sócios o Junta Directiva.

6. Elaborar minutas de escrituras de reformas de estatutos sociales y reglamentos de suscripción de acciones.

7. Realizar seguimiento y Tramite de proceso de registro de los diferentes escrituras públicas y dar solución a los diversos problemas que susciten

8. Tramitar ante el Instituto Agustín Codazzi, la asignación de números prediales y avalúos para los predios de las urbanizaciones o conjuntos.

9. Controlar el pago del impuesto predial de cada uno de los inmuebles

10.Tramitar la constitución y cancelación de hipotecas a favor de las entidades financieras que otorguen el crédito para la construcción de los proyectos de viviendas.

11.Realizar la inscripción en el registro de proponentes de las sociedades que participen en licitaciones públicas o privadas y las que vendan inmuebles.

12.Tramitar los procesos de disolución y liquidación de sociedades13.Y demás que el Jefe Inmediato asigne

2.1.8 Director sistemas

DESCRIPCION DEL CARGO: Liderar el proceso de Sistemas, gestionando odas las actividades necesarias interna y



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externamente para asegurar el permanente funcionamiento, mejoramiento y actualización de los equipos de sistemas y software de la empresa.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Administrar el sistema de red.2. Administrar las licencias del software utilizado en la empresa.3. Desarrollar programas que aporten a la optimización de los

tiempos y la información en los diferentes procesos de las sociedades del Grupo Empresarial.

4. Optimizar el uso de los recursos informáticos de la empresa.5. Aportar acciones para la mejora de la plataforma informática.6. Generar apoyos al sistema de administración de base de datos

Multifox.7. Velar por la actualización constate de las páginas Web de las

Sociedades. 8. Coordinar la adecuación de la plataforma de sistemas en las

obras en el momento que inician las mismas.9. Apoyar a los diferentes funcionarios y solucionar los

inconvenientes presentados diariamente, en las actividades de las empresas del Grupo Viviendas y Valores S.A.

10. Identificar nuevas soluciones informáticas, solicitar cotizaciones de equipos a adquirir, presentar a la gerencia.

11.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad establecidos.

2.1.9 Subdirector de sistemas

DESCRIPCION DEL CARGO: Gestionar todas las actividades necesarias interna y externamente para asegurar el permanente funcionamiento de los equipos de sistemas y software de la empresa.

FUNCIONES DEL CARGO

12.Supervisar el mantenimiento preventivo del Software específico desarrollado en la empresa.



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13.Realizar y administrar las copias de seguridad de la información de la empresa.

14.Soportar el sistema de Información Multifox 2000.15.Programar y supervisar el mantenimiento preventivo físico de los

equipos16.Administrar las licencias del software utilizado en la empresa.17.Actualizar el Sistema Multifox.18.Adecuar la plataforma de sistemas en las obras en el momento

que inician las mismas.19.Apoyar a los diferentes funcionarios y solucionar los

inconvenientes presentados diariamente, en las actividades de las empresas del Grupo Viviendas y Valores S.A.

20.Control los equipos de Leasing, gestionar y tramitar el Leasing para compra de equipos.

21.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad establecidos.

2.1.10 Director talento humano

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Realizar la implementación, mantenimiento y mejoramiento del sistema de Gestión de Calidad del Grupo Empresarial Viviendas y Valores, liderando el talento humano las actividades de salud ocupacional y seguridad industrial.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Mantener y liderar acciones para Mejorar el sistema de Gestión de calidad en el Grupo Empresarial Viviendas y Valores basado en la Norma ISO9001 vigente.

2. Velar por el desarrollo y actualización permanente de la base documental del sistema de Gestión de calidad

3. Identificar necesidades de entrenamiento, programarlas y gestionar para que se ejecute el plan de formación establecido.

4. Velar por el cumplimiento del cronograma de reuniones del comité de Calidad de las sociedades.

5. Velar por la constante implementación de metodología que ayuden a generar mayor eficiencia en el trabajo.

6. Fomentar la conciencia de calidad en cada uno de los empleados de la empresa.



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7. Velar por que se ejecuten cada una de las disposiciones y lineamientos del sistema de Gestión de calidad.

8. Coordinar la Elaboración del plan de auditorías internas anual y su desarrollo en el periodo determinado.

9. Coordinar y acompañar las auditorías externas realizadas por la entidad Certificadora.

10.Coordinar junto con la Gerencia Administrativa la gestión de reclutamiento, selección, vinculación, examen de ingreso e inducción del personal en el Grupo Empresarial

11. Identificar y programar las capacitaciones para aumento de competencia del personal de acuerdo al cargo.

12.Verificar la eficacia de la capacitación en las cuales participó el personal.

13.Coordinar la realización de la evaluación de desempeño y toma de acciones pertinentes.

14.Elaborar memorandos o llamados de atención al personal, según lo solicitado por los Jefes de Proceso.

15.Coordinar con la ARL el cronograma de Trabajo en Seguridad y Salud Ocupacional del año y Velar por su cumplimiento.

16.Gestionar con las ARL, la realización de campañas de promoción y prevención, tanto en oficinas como en obras.

17.Revisar los Reglamentos Internos de las sociedades y ajustes según necesidades.

18.Controlar el ingreso y ausencias del personal.19.Elaborar el informe correspondiente y los indicadores

establecidos.20.Coordinar la reunión del COPASO, elaborar actas e indicadores

correspondientes. 21.Diseñar, Definir y velar por la implementación de procedimientos

de seguridad y salud ocupacional necesaria por la ley y basada en las necesidades de las Norma OHSAS 18001.

22.Mantener constante comunicación con el Asesor Laboral para resolver situaciones de personal que lo ameriten.

23.Acompañar los procesos laborales de los trabajadores y contratistas.

FUNCIONES ESPECIFICAS PARA LAS CONSTRUCTORAS

1. Coordina la vinculación de personal a las obras.



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2. Recibir y verificar los pagos de seguridad social de trabajadores y contratistas, para elaborar y enviar las listas de ingreso a las obras en frecuencias mensuales.

3. Revisar las cuentas de cobro mensuales de las administradoras de personal para el pago de la seguridad social.

4. Realizar inducción al personal de obra, en los periodos definidos según el avance de la misma.

5. Realizar inspecciones periódicas en obra de cumplimiento de los lineamientos definidos.

6. Elaborar informe general mensual de las inspecciones realizadas a las obras.

7. Participar en los Comités Técnicos, presentando los hallazgos de las inspecciones en obra.

8. Colaborar en la coordinación del desarrollo de la competencia de Trabajo en Alturas para el personal correspondiente.

2.1.11 Gerente

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Coordinar las actividades que conlleven a la consecución de los objetivos trazados por la Junta de Socios, en los períodos estipulados, velando por que ninguno de los proceso, salten las políticas y lineamientos establecidos en la empresa.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Representar a la empresa ante organizaciones gremiales, gubernamentales y otros.

2. Presentar periódicamente proyectos de ampliación de servicios de la empresa en miras de convertir la empresa en una inmobiliaria integral.

3. Coordinar con los diferentes departamentos la implementación y ampliación de nuevos servicios inmobiliarios.

4. Programar actividades que conlleven a lograr mejores índices en el manejo de cartera.

5. Revisar los informes técnicos como: Balances General, Estado de pérdidas y ganancias, devolución de renta y revisión de



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costos6. Presentar informe a los socios.7. Realizar el plan de ventas en cuanto fijación de precios de

venta, diseños publicitarios, administración y decoración de la casa modelo

8. Coordinar el cumplimiento de los objetivos planteados.9. Revisar las metas mensuales del proceso de arriendos, ventas y

avalúos.10.Asignar los recursos que sean necesarios para el sostenimiento

de la empresa y el sistema de gestión de calidad.11.Realizar revisiones periódicas al sistema de gestión de calidad.12.Definir y asignar las autoridades y responsabilidades a los

empleados de la empresa.13.Coordinar los planes de mercadeo de los inmuebles nuevos que

se consiguen o produzcan las constructoras del grupo.14.Presentar informes a la asamblea de socios.

2.1.12 Gerente administrativo

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar la gestión logística, control y de suministro de recursos para que las diferentes actividades de la empresa se desarrollen en condiciones óptimas.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Representar a la Gerencia en su Ausencia.2. Representar a la organización ante entes jurídicos y

administrativos.3. Organizar y coordinar las reuniones con el personal. 4. Ser el Representante de la calidad de la empresa.5. Firmar los contratos de arriendos, mantenimiento y demás

celebrados por contratación de proveedores.6. Autorizar las vacaciones y permisos de los empleados.7. Firmar los formularios de parafiscales u otras entidades. 8. Coordinar las reuniones del comité paritario. 9. Autorizar el pago de la nómina.10.Programar y autorizar las capacitaciones que crea conveniente y

velar por su cumplimiento.



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11.Firmar los cheques a propietarios, entidades del gobierno y demás pagos a realizar.

12. Autorizar las compras administrativas.13.Atender a clientes especiales. 14.Autorizar la publicidad de los inmuebles (ocasional). 15.Coordinar y velar por el cumplimiento de los lineamientos de

Reclutamiento y selección de los nuevos empleados.16.Revisar y autorizar los presupuestos para las cuentas de la

empresa.

2.1.13 Mensajero

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar las actividades de mensajería que la empresa requiera.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Cumplir con el horario establecido por la empresa.2. Recibir documentación de cada uno de los departamentos y

llevarla al destino asignado3. Realizar consignaciones en las diferentes entidades bancarias

de acuerdo a lo estipulado.4. Realizar las diligencias de escrituración en las notarias y demás

entidades relacionadas5. Realizar demás actividades que signe el Jefe inmediato.6. Cumplir con los requisitos del Sistema de gestión de calidad

establecidos.

2.1.14 Recepcionista

DESCRIPCION DEL CARGO: Recibir y realizar las llamadas necesarias en la oficina ya sea de carácter interno o externo.

FUNCIONES DEL CARGO

Cumplir con el horario establecido por la empresa. Utilizar la identificación distribuida por la empresa, de la forma

como se halla dispuesto. Contestar amablemente las llamadas telefónicas. Recibir y enviar la correspondencia y registrar su control.



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Clasificar la correspondencia según los departamentos. Realizar llamadas de larga distancia cuando sean solicitadas. Registrar las llamadas que se realizan a larga distancia con su

respectiva extensión Recibir a los clientes y darle la información necesaria. Llamar a los inquilinos morosos y recordarles los compromisos

adquiridos con la empresa. Llevar los registros de entrada y salida del personal. Reportar Mensualmente a la Dirección Administrativa los

reportes de retrasos. Realizar el control de ausentismo del personal.

2.1.15 Secretaria gerencia

DESCRIPCION DEL CARGO: Apoyar a la gerencia en cada una de las diligencias, en las llamadas, correspondencia, secretariado y archivo que solicite. Ser enlace entre la gerencia y los empleados.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Realizar y atender llamadas telefónicas referente a gerencia2. Llevar y controlar la agenda de citas del Gerente 3. Recibir y clasificar la correspondencia por orden consecutivo 4. Realizar comunicaciones escritas a bancos, constructoras y

otras entidades 5. Llevar un control de las llamadas de larga distancia que se

realicen para la gerencia.6. Enviar y controlar los Fax correspondientes a todas las

dependencias7. Llevar el control de la papelería membretada de las diferentes

sociedades 8. Apoyar la actividad de recaudo de cartera en arriendos mayor a

60 días.9. Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos.

2.2 ARRIENDOS



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2.2.1 Directora arriendos

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar las actividades de revisión y control del proceso de Arriendos, asignado los recursos necesarios ya sea físicos, información o humanos para el logro de los objetivos. Apoyar el proceso de consignación y arriendo de inmuebles, realizar las aprobaciones de arrendamientos y atender a los clientes en los momentos de cierre de negocio, de aclaraciones, de cambio de plazo o en la recepción de quejas y reclamos, velando por su pronta solución.

FUNCIONES DEL CARGO

12.Dirigir apropiadamente el personal bajo su responsabilidad13.Revisar documentos de solicitud de arriendos, estudio de títulos,

inquilinos, codeudores, CIFIN y aprobación de solicitudes 14.Atender a los clientes ya sea por teléfono o personalmente.15.Revisar y aprobar giros para el pago de los servicios públicos,

anticipos y reparaciones.16.Entregar informes mensuales al Director Administrativo y

Gerente de la Gestión de área.17.Aprobar los contratos y sus respectivas liquidaciones.18.Supervisar el manejo de cartera en del departamento.19.Firmar la correspondencia y responder de igual manera.20.Realizar conciliaciones de los clientes.21.Autorizar los contratos de mandatos y arriendos22.Presentar informes a las Alcaldías cada 3 meses.23.Presentar la cartera en mora a Fianza los 9 primeros días de

cada mes.24.Mantener contacto permanente con los Abogados.25.Mantener contacto permanente con Fianza crédito.26.Solicitar el borrador del programa del sistema sobre la

terminación del contrato y revisar.27.Revisar los informes de abogados.28.Rendir informe a los propietarios de los procesos jurídicos.29.Manejar Proyecto de arriendos.18. Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad establecidos

2.2.2 Asistente administrativa de arriendos



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DESCRIPCION DEL CARGO: Apoyar en la parte administrativa para en cada una de las etapas del proceso de arrendamiento.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Colaborar con la coordinación del personal para la demostración de inmuebles.

2. Realizar la creación del negocio en MULTIFOX.3. Atender inquietudes de los arrendatarios y propietarios,

gestionando cada una de ellas.4. Realizar giros de servicios públicos (agua, luz, teléfono,

condominio, cable, gas) al inicio y finalización del contrato de arrendamiento.

5. Elaborar contratos de Administración y de arriendos cuando ya estén aprobados.

6. Asignar citas a los clientes, para inventarios de recibo y entregas de inmuebles.

7. Revisar impuestos prediales y gestionar el giro para ser cancelado.

8. Atender otras responsabilidades asignadas por el Jefe inmediato.

9. Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad establecidos.

2.2.3 Asesora comercial I

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar actividades para apoyar la captación y colocación de inmuebles y las necesarias para mantener una buena relación en las partes (arrendatario, propietario, codeudores e inmobiliaria).

FUNCIONES DEL CARGO1. Colaborar con la captación de inmuebles con el Director de

arriendos.2. Diligenciar contratos de Administración, autorizaciones de

cesión.3. Colaborar con la demostración de inmuebles4. Atender clientes de forma personal y telefónica ingresando los

datos al CRM.5. Mantener actualizado el estado de los negocios en el CRM.



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6. Presentar para estudio las carpetas con solicitudes de arriendos debidamente organizada con los soportes respectivos

7. Atención a inquilinos, propietarios y codeudores, de manera presencial y telefónica.

8. Atención, solución y seguimiento a solicitudes de mantenimiento.

9. Elaboración de correspondencia del departamento, para todos los trámites necesarios entre propietarios, inquilinos y codeudores.

10.Presentar ante las administraciones de los Condominios a los nuevos inquilinos y solicitar información permanente sobre el comportamiento en pagos de administración de los mismos.

11.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de la calidad.12.Y demás funciones asignadas por el Jefe inmediato.

2.2.4 Asesora comercial II

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar actividades para apoyar la captación y colocación de inmuebles, mantener informado a los propietarios sobre las cancelaciones de los Cánones. FUNCIONES DEL CARGO

1. Colaborar con la captación de inmuebles con el Director de arriendos.

2. Diligenciar contratos de Administración.3. Colaborar con la demostración de inmuebles.4. Atender clientes de forma personal y telefónica ingresando los

datos al CRM.5. Mantener actualizado el estado de los negocios en el CRM. 6. Elaborar y enviar los informes, paz y salvos o certificaciones

según se requiera, tanto para los inquilinos, codeudores y propietarios.

7. Realizar los convenios de pago.8. Verificar el estado de cuenta de los inquilinos.9. Archivar los comprobantes de egreso de los propietarios.10.Gestionar la matrícula de las cuentas y las transferencias

rechazadas.11.Estar pendiente de las consignaciones de los propietarios.12.Solicitar los recibos de teléfono cuando los inmuebles se

encuentre desocupados.13.Y demás funciones asignadas por el Jefe inmediato.14.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos.



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2.2.5 Asesora comercial III

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar actividades para apoyar la captación y colocación de inmuebles, mantenimiento actualizada la página WEB y realizando el proceso administrativo correspondientes.FUNCIONES DEL CARGO

1. Colaborar con la captación de inmuebles con el Director de arriendos

2. Diligenciar contratos de Administración.3. Colaborar con la demostración de inmuebles.4. Visitar los inmuebles consignados, ubicar los avisos y actualizar

información en la página WEB.5. Atender clientes de forma personal y telefónica ingresando los

datos al CRM.6. Mantener actualizado el estado de los negocios en el CRM. 7. Presentar para estudio las carpetas con solicitudes de arriendos

debidamente organizada con los soportes respectivos8. Colaborar con la verificación de referencias de los clientes, en

las solicitudes de arriendos9. Elaborar la correspondencia sobre los contratos de

arrendamientos a los arrendatarios y sus codeudores.10.Colaborar con el fotocopiado y escaneado de documentos.11.Coordinar con los propietarios los servicios públicos de las

casas desocupadas.12.Colaborar con la Dirección de Arriendos en la elaboración de

informes y demás documentos que requiera.13.Y demás funciones asignadas por el Jefe inmediato.14.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de la calidad.

2.2.6 Asesora comercial IV

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar las diferentes actividades que conllevan a la búsqueda, consignación y arriendos de inmuebles, siempre de forma amable y teniendo en cuenta que las partes inquilino, propietario y empresa tengan una relación armoniosa.



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FUNCIONES DEL CARGO1. Colaborar con la captación de inmuebles con el Director de

arriendos.2. Colaborar con la demostración de inmuebles.3. Atender clientes de forma personal y telefónica.4. Diligenciar contratos de Mandato de Inmuebles.5. Conocer los inmuebles consignados, tomar registro fotográfico y

entregar para actualizar página WEB.6. Mostrar y enseñar inmuebles a clientes interesados.7. Mantener al día el archivo necesario para el desempeño de

labores de arriendo.8. Avisar al propietario sobre la entrega del inmueble por parte de

los inquilinos.9. Elaborar inventario cuando se entrega y se recibe al inquilino.10.Apoyar la revisión minuciosa de los contratos con los soportes y

firmas requeridas antes de enviarlos a la Dirección Administrativa.

11.Mantener actualizado a los propietarios sobre casas entregadas. 12.Atender otras responsabilidades asignadas por el Jefe

inmediato.13.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos.

2.3 VENTAS

2.3.1 Director de ventas

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar las actividades de revisión y control del proceso de Ventas, asignado los recursos necesarios ya sea físicos, información o humanos para el logro de los objetivos. Apoyar el proceso de venta de Terceros y verificar el nivel de los objetivos. Atender a los clientes en los momentos de cierre de negocio, de aclaraciones, de cambio de plazo o en la recepción de quejas y reclamos, velando por su pronta solución.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Coordinar y Ejecutar las ventas de los diferentes proyectos de construcción de la empresa.



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2. Coordinar el corretaje de la empresa y realizar reuniones semanales con el grupo de ventas, programando las actividades de la siguiente semana.

3. Coordinar el Cobro de Cartera de los posibles propietarios y reportar ante la Gerencia el informe de recaudo.

4. Coordinar los recaudos de los requisitos exigidos por el banco para los trámites de créditos.

5. Manejar las entrega de los inmuebles diligenciando los soportes necesarios.

6. Autorizar la elaboración de promesa de compraventa.7. Revisión de Solicitudes de crédito8. Revisión individual del estado de ventas9. Revisar el estado actual de los créditos por proyectos10.Autorizar giro de servicios públicos y todos los gastos que

ocasiona la venta.11.Generar las cuentas de registros y boleta fiscal e igualmente las

cuentas de las liberaciones.12.Autorizar trámites de paz y salvo13.Coordinar con el departamento financiero los pagos y las

obligaciones hipotecarias, constituidas por cada constructora.14.Reportar ante Gerencia los informes de ventas mensuales, por

programas y por proyectos al igual que las ventas de los inmuebles usados.

15.Coordinar la publicidad de ventas16.Revisar las escrituras para las respectivas firmas. (Bancos,

notarias, etc.)17.Programar los créditos que se subrogaran en el mes.18.Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato.19.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos

2.3.2 Subdirector de ventas

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar las actividades de revisión y control del proceso de Ventas, asignado los recursos necesarios ya sea físicos, información o humanos para el logro de los objetivos. Apoyar el proceso de venta de Terceros y verificar el nivel de los objetivos. Atender a los clientes en los momentos de cierre de negocio, de aclaraciones, de cambio de plazo o en la recepción de quejas y reclamos, velando por su pronta solución.



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FUNCIONES DEL CARGO

1. Coordinar y Ejecutar las ventas de los diferentes proyectos de construcción de la empresa en el centro de negocios.

2. Coordinar y verificar la solicitud de información a los clientes.3. Realizar la creación de los clientes en el sistema4. Coordinar el seguimiento de los negocios y los clientes

potenciales.5. Coordinar los recaudos de los requisitos exigidos por el banco

para los trámites de créditos.6. Mantener las listas de precios actualizadas en cada uno de los

proyectos.7. Manejar las entrega de los inmuebles diligenciando los soportes

necesarios.8. Autorizar la elaboración de promesa de compraventa9. Revisión individual del estado de ventas10.Revisar el estado actual de los créditos por proyectos.11.Reportar ante Gerencia los informes de ventas mensuales, por

programas y por proyectos.12. Informar las necesidades del Centro de Negocios para

Coordinar la publicidad de ventas.13.Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato.14.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos.

2.3.3 Coordinador de sala de ventas

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar las actividades de revisión y control del proceso de ventas de los proyectos en Sala, asignados los recursos necesarios ya sea físicos, informativos o humanos para el logro de los objetivos. Atender a los clientes en los momentos de cierre de negocio, de aclaraciones, solicitar autorización de cambio de plazo o en la recepción de quejas y reclamos, velando por el cobro de cartera de documentos y de cuota inicial y colaborando con las entregas de los inmuebles autorizados por la Dirección de Ventas.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Coordinar las ventas de los diferentes proyectos de construcción de la empresa en la Sala de Ventas asignada.



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2. Coordinar y verificar los negocios efectuados. 3. Realizar la creación de los clientes en el sistema.4. Coordinar el seguimiento de los negocios.5. Mantener las listas de precios actualizadas en cada uno de los

proyectos.6. Revisión individual del estado de ventas.7. Reportar ante la Dirección de Venta el tráfico semanal de la

sala y presentar los informes de ventas semanales y mensuales, por programas y por proyectos.

8. Coordinar los horarios y compensatorios del personal de las salas.

9. Informar las necesidades de la Sala de Ventas.10.Realizar seguimiento a las diferentes actividades que se realicen

sobre ferias inmobiliarias o campañas de posicionamiento de marcas y programas.

11.Responsabilizarse por el manejo de la caja menor y solicitud de reembolsos de la misma.

12.Control de ingreso y salida de personal.13.Realizar reuniones semanales para revisar gestión realizada en

el periodo.14.Velar por el correcto mantenimiento de las salas de ventas y de

los inmuebles modelos.15.Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato.16.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos.

2.3.4 Asistente administrativo de ventas

DESCRIPCION DEL CARGO Realizar todas las actividades relacionadas comercialización de inmuebles y pagos notariales.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Atender a los clientes y dar información necesaria. Telefónicamente y/o personalmente

2. Elaborar Promesa de compraventa y opciones de compras de los proyectos asignados, de acuerdo a las condiciones de negociación de se pactaron con los clientes.



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3. Elaborar cheques de para pagos de escrituras y registros. De acuerdo con las liquidaciones efectuadas por el Director del Departamento

4. Elaborar y entregar informes al Director de Ventas.5. Elaborar las liquidaciones y Cheques, realizando los trámites

administrativos y contables para la cancelación de facturas de Gastos Notariales, Comisiones, Condominios, Avalúos, Publicidad, Hipotecas, correspondencia y demás.

6. Realizar la gestión de Desistimiento y Traslados de los negocios, según las especificaciones del cliente.

7. Gestionar la autorización de las escrituras y entrega del documento físico a Contabilidad.

8. Elaborar el informe de ventas mensuales.9. Elaborar los indicadores de ventas mensuales.10.Recibir las peticiones de cesión de negocios y gestionarlas.11.Realizar el control de desistimientos y traslado de negocios.12.Elaborar el informe de escrituración para entrega a la Gerencia.13.Elaborar el informe de curva de ventas.14.Cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad. 15.Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato.

2.3.5 Auxiliar administrativo de ventas

DESCRIPCION DEL CARGO: colaborar con las diferentes actividades del proceso de ventas que se realizan en el exterior de la oficina como cancelaciones, gestiones notariales y de registro, al igual que exhibir de manera detallada y clara los inmuebles patrones o casas modelos construidas para dar mayores especificaciones a los clientes potenciales, con el objetivo de despertar interés en la adquisición del inmueble o aclarar la información suministrada en la oficina.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Llevar solicitudes de créditos de los clientes a los bancos.2. Revisar junto con el personal de los bancos la documentación.3. Revisar si los créditos son aprobados, negados o devueltos.4. Tramitar Paz y Salvo5. Tramitar escrituras en bancos y notarias 6. Registrar las escrituras públicas legalizadas.7. Recaudar los soportes de girados por constructora y archivarlos



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8. Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato.9. Archivo de los documentos o carpetas de los clientes10.Ser suplente de recepción en algunas oportunidades11. Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato12.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos.

2.3.6 Asesora comercial externos

DESCRIPCION DEL CARGO Realizar todas las actividades relacionadas con la gestión de captación de inmuebles para consignación y ventas de los mismos, enfocados siempre en el cumplimiento de la meta estipulada por la gerencia.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Cumplir la meta asignada por la Gerencia2. Suministrar información a los clientes, sobre inmuebles

disponibles, de acuerdo a la necesidades expresadas.3. Gestionar y recibir consignaciones de inmuebles para la venta.4. Ubicar inmuebles que sean requeridos por clientes y no se

encuentren dentro del inventario de la empresa.5. Actualizar el catálogo de inmuebles6. Actualizar constantemente la información en la base de datos y

en la página WEB.7. Aplicar las metodologías, proceso y formatos determinados por

la empresa para el desarrollo de la venta de terceros.8. Tramitar créditos de los clientes.9. Coordinar los pagos de los compradores y vendedores, además

estar al tanto de las negociaciones realizadas.10.Tramitar la elaboración de las escrituras y coordinar los pagos

de los gastos causados por la legalización.11.Visitar los inmuebles consignados para tener seguridad en la

venta.12.Elaborar las actas de las reuniones de ventas.13.Mantener organizado las tarjetas de consignación y las llaves de

los inmuebles que se encuentren en el inventario de la empresa, al igual que actualizar a medida que se venden.

14.Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato.15.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos



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FUNCIONES DE ASESOR DE VENTAS EXTERNO (SATELITES)

1. Suministrar información a los clientes, sobre inmuebles disponibles, de acuerdo a la necesidades expresadas.

2. Gestionar y recibir consignaciones de inmuebles para la venta.3. Ubicar inmuebles que sean requeridos por clientes y no se

encuentren dentro del inventario de la empresa.4. Aplicar las metodologías, proceso y formatos determinados por

la empresa para el desarrollo de la venta de terceros.5. Visitar los inmuebles consignados para tener seguridad en la

venta.6. Coordinar junto con un Asesor de Ventas Terceros Interno o con

el Director de Ventas la legalización del negocio.7. Cubrir las salas de ventas en caso de ser asignado.

2.3.7 Asesora comercial sala de ventas

DESCRIPCION DEL CARGO: Informar a los clientes sobre los proyectos en ventas, acompañar a clientes a visitar inmuebles, hacer seguimiento a negocios potenciales, realizar cobro de cartera de documentos y de cuota inicial y colaborar con las entregas de los inmuebles autorizados por la Dirección de Ventas.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Atender a los clientes y dar información necesaria, Telefónicamente y/o personalmente, según el protocolo definido.

2. Tomar los datos de los clientes de forma completa.3. Apoyar en la salas de ventas de los negocios según se

programe, al igual que en las actividades de publicidad que se desarrollen.

4. Ejecutar las entrega de los inmuebles autorizados por la Dirección de Ventas.

5. Realizar seguimiento a las diferentes actividades que se realicen sobre ferias inmobiliarias o campañas de posicionamiento de marcas y programas.

EN LA CASA O APARTAMENTO MODELO:



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Atender a los clientes de manera amable Mostrar y dar la mayor información de los inmuebles que se

están vendiendo. Informar los planes de ventas a todos las personas

interesadas en adquirir vivienda. Realizar las actividades de limpieza en la casa modelo,

verificando que la casa modelo se encuentre en buenas condiciones.

Mantener suficiente publicidad del proyecto que se está exponiendo.

Enseñar la vivienda a los clientes y los diferentes beneficios. Tomar los datos de los clientes potenciales en los formatos

elaborados por la empresa para tal fin. Entregar informes al Director de Ventas sobre la gestión

realizada de manera semanal.

Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato.

Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad establecidos

2.3.8 Asesora comercial ventas I

DESCRIPCION DEL CARGO Realizar la gestión logística relacionada con los créditos bancarios como medio de apoyo para el cliente. Realizar las ventas de inmuebles nuevos que se originen en la oficina.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Atender a los clientes y dar la información necesaria, de acuerdo a sus especificaciones dadas.

2. Realizar la comercialización de los proyectos: desde la atención al cliente potencial hasta la programación y entrega de los mismos.

3. Mantener los datos en CRM actualizados y hacer seguimiento de los clientes.

4. Velar por el control óptimo de la Correspondencia del proceso detallando el destino de la misma.



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5. Reunir los requisitos exigidos por las entidades financieros para la aprobación de los créditos y realizar seguimiento de créditos a los clientes con el abogado de cada banco.

6. Control y seguimiento de solicitudes enviadas a la fiducia para la vinculación.

7. Apoyar a los clientes y mantenerlos en constante actualización a cerca de su proceso de crédito con la entidad bancaria

8. Realizar el control de Créditos gestionados, devueltos, aprobados y subrogados.

9. Realizar el control y seguimiento de las escrituras ingresadas a la oficina de instrumentos públicos, tramitando las devoluciones y distribuciones a cada abogado según el banco que corresponda.

10.Manejar los informes del estado actual de los créditos por proyectos.

11.Elaborar los informes de los proyectos para las entidades bancarias.

12.Elaborar los oficios para la liberación de los inmuebles y controlar la efectividad de las mismas.

13.Mantener actualizado el Cuadro de Control de Entregas de Inmuebles, coordinar las mismas y cumplir el protocolo definido.

14.Entrega de escritura a los compradores.15.Atender quejas y reclamos de los clientes.16.Mantener actualizados los informes a la gerencia.17.Presentar mensualmente el informe de inmuebles escriturados

ante la Gerencia y la Dirección Comercial.

ADMINISTRACION DE CONDOMINIOS 1. Informar a los clientes sobre las cuotas de los condominios una

vez entregado el inmueble.2. Reportar a la administración delegada los inmuebles entregadas

para el cobro de condominio y recibir a final de mes el informe de los recaudos por parte de la administración delegada.

3. Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato.4. Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos.

2.3.9 Asesora comercial ventas II



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DESCRIPCION DEL CARGO Realizar todas las actividades relacionadas comercialización de inmuebles y pagos notariales.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Atender a los clientes que lleguen a la oficina en busca de información sobre inmuebles tanto nuevos como usados y dar información necesaria. Telefónicamente y/o personalmente

2. Mantener los datos en CRM actualizados.3. Mantener actualizado el Cuadro de Control de Entregas de

Inmuebles, coordinar las mismas y cumplir el protocolo definido.4. Asesorar a los clientes sobre los métodos de financiación

precios de los inmuebles.5. Recaudar la documentación necesaria para la realización de los

trámites de créditos.6. Entrega de escritura a los compradores.7. Atender quejas y reclamos de los clientes.8. Elaborar y entregar informes al Director de Ventas.9. Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato.10.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos.

2.3.10 Asesora comercial ventas III

DESCRIPCION DEL CARGO: Acompañar a clientes a visitar inmuebles de arriendo y ventas y apoyar las salas de ventas en los proyectos.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Atender a los clientes y dar información necesaria, Telefónicamente y/o personalmente, según el protocolo definido.

2. Apoyar al proceso de arriendos cuando se requiera.3. Apoyar en la salas de ventas de los negocios según se

programe, al igual que en las actividades de publicidad que se desarrollen.

4. Elaborar Promesa de compraventa, de acuerdo a las condiciones de negociación de se pactaron con los clientes.

5. Entregar las promesas de compra-venta al Auditoria y Abogado Interno para que realice su correspondiente revisión.



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6. Control de promesas, proveedores y opciones de compra-venta de las respectivas sociedades.

7. Gestionar el pago de servicios públicos de los proyectos (todas las sociedades)

8. Elaboración liquidación administrativa caja menor, transporte de terceros y ventas, otros pagos de personal, folios y paz y salvos.

9. Organizar la documentación de los trámites de escrituración. (superintendencia notariado registro y tesorería departamental)

10.Controlar la elaboración de notas y cheques.11.Realizar recepción, envío y seguimiento de quejas y reclamos

para cierre de las mismas.12.Pago en entidades bancarias de interés de pago.13.Elaboración de devoluciones por conexos a clientes de servicios

públicos.14.Realizar demás actividades que asigne el Jefe inmediato.15.Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de calidad

establecidos.

2.4 CARTERA

2.4.1 Jefe de cartera

DESCRIPCION DEL CARGO: Coordinar las diferentes actividades de cartera generada en el proceso de ventas y arriendos.FUNCIONES DEL CARGOCARTERA DE VENTAS

1. Generar las carteras vencidas por edades por proyecto, de cada uno de las sociedades y determinar la gestión de cobro y la continuidad del negocio.

2. Generar la cartera escriturada por cada proyecto y sociedad y analizar por año de escrituración para determinar la gestión de cobro o envíos a abogado, elaborando correspondencia según se requiera.

3. Elaborar convenios de pago, seguimiento, gestión de cobro y elaboración de correspondencia.



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4. Actualizar mensualmente el cuadro control de ventas de cada proyecto para entregar informes a la Gerencia o cuando sea requerido por alguna entidad bancaria que financie un proyecto.

5. Elaborar informe mensual por proyecto de la cartera escriturada y cartera proyectada.

6. Determinar según forma de pago, la elaboración y envío de cartas a los clientes de los proyectos a entregar antes de 90 días con los requisitos necesarios para iniciar el trámite de los créditos.

7. Enviar comunicación para que se realicen los cruces pactados con arriendos y verificar que se apliquen.

8. Revisar y actualizar la información de las cesiones de negocios de las diferentes sociedades y entregar a Auditoria para que realice el proceso.

9. Diligenciar el formato de acta de cartera cada vez que se requiera.

10.Realizar el seguimiento de las consignaciones realizadas en las diferentes cuentas de las sociedades que están pendientes en la conciliación Bancaria por identificar a quien corresponde y solicitar soportes correspondientes, para ingresar al negocio respectivo.

CARTERA DE ARRIENDOS

1. Generar listado de cartera por edades, para definir cobros y reportes por cifin.

2. Coordinar el envío de las cartas, mensajes, llamadas y correo electrónicos de cobro.

3. Gestionar la cartera para realizar acuerdos y cancelaciones.4. Realizar seguimiento y gestión de cobro a los contratos

terminados con convenios.5. Controlar la actualización de datos de la correspondencia

devuelta.6. Elaborar los indicadores de cartera por edades, en miras de

cumplir la meta.7. Identificar pagos en cuentas no referenciadas para descontar de

cartera.8. Seguimiento a los contratos con saldos por reajustes o

descuentos aplicados por parte del inquilino sin comunicación.



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2.4.2 Auxiliar de cartera

DESCRIPCION DEL CARGO: Ejecutar las diferentes actividades de cartera generada en el proceso de ventas y arriendos.FUNCIONES DEL CARGOCARTERA DE VENTAS

Generar las carteras vencidas por edades por proyecto, de cada uno de las sociedades y determinar la gestión de cobro y la continuidad del negocio.

Elaborar y enviar las cartas de cobro para la cartera vencida. Generar la cartera escriturada por cada proyecto y sociedad y

analizar por año de escrituración para determinar la gestión de cobro o envíos a abogado.

Actualizar mensualmente el cuadro control de ventas de cada proyecto para entregar informes a la Gerencia.

Elaborar informe mensual por proyecto de la cartera escriturada y de los inmuebles entregados no escriturados.

Elaborar y enviar cartas a los clientes de los proyectos a entregar antes de 90 días con los requisitos necesarios para iniciar el trámite de los créditos.

Realizar informe por proyecto de los clientes que van a tramitar crédito para entregarse a la Entidad Bancaria que corresponda para agilizar la aprobación del Crédito Hipotecario.

Entregar la escrituración a contabilidad con el fin de generar las cuentas de IVA, actualizar en el sistema las actividades del negocio y generar los gastos notariales, para ser autorizados y liquidados por la Dirección de Ventas.

Enviar comunicación para que se realicen los cruces pactados con arriendos y verificar que se apliquen.

Revisar y actualizar la información de las cesiones de negocios de las diferentes sociedades y entregar a Contabilidad para que realice el proceso.

Diligenciar el formato de acta de cartera cada vez que se requiera.

Realizar el seguimiento de las consignaciones realizadas en las diferentes cuentas de las sociedades que están pendientes en la



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conciliación Bancaria por identificar a quien corresponde y solicitar soportes correspondientes, para ingresar al negocio respectivo.CARTERA DE ARRIENDOS

Generar listado de cartera por edades Coordinar el envío de las cartas, mensajes y correo electrónicos

de cobro. Gestionar la cartera para realizar acuerdos y cancelaciones. Ubicar los inquilinos y codeudores que tiene datos

desactualizados, para gestionar la cartera. Elaborar los indicadores de cartera por edades, en miras de

cumplir la meta. Identificar pagos en cuentas no referenciadas para descontar de

cartera Seguimiento a los contratos con saldos por reajustes o

descuentos aplicados por parte del inquilino sin comunicación.

2.5 CONTABILIDAD

3.5.1 Director contador

DESCRIPCION DEL CARGO: Realizar las actividades que den lugar para mantener a la empresa al día con sus obligaciones tributarias, de manera que se visualice oportunamente la situación de pérdidas y ganancias de la misma, para tomar acciones.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Revisión y cuadre mensual de valores de ventas (escrituración) y costos contra kardex de inmuebles vendidos.

2. Revisión de inconsistencias mensuales en el modulo contable para depuración y afectación el periodo contable.

3. Consolidación de los presupuestos de la contabilidad y generación de estados financieros mensuales.

4. Actualización y pago anual del registro mercantil de la empresa.5. Generar, revisar y enviar por medio electrónico los informes

anuales de exógena para la DIAN.6. Generar, revisar y enviar por medio electrónico los informes

anuales para la superintendencia de sociedades.



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7. Revisión de liquidación, contabilización, presentación virtual de las planillas de aportes al SENA y al F.I.C. (Fondo de la Industria y la Construcción).

8. Revisión mensual de los kardex de cada uno de los proyectos, según la facturación de venta de inmuebles en el periodo.

9. Contabilización de la facturación de reformas a inmuebles en el sistema.

10. Enlace de nominas en el sistema Multifox.11. Anulación de notas contables, cheques y liquidaciones12. Control de pago de comisiones de ventas de inmuebles 2%

(sociedades).13. Control de pago de Honorarios de administración delegada de

contratos de obra civil.14. Revisión, cuadre y expedición de certificados de arrendatarios.15. Envío de Estados Financieros a la Cámara de Comercio

(Requerimiento de ley)16. Responder oficios relacionados con el departamento contable.17. Coordinar la existencia de la facturación.18. Coordinar el cierre anual de la sociedad con los siguientes

parámetros:

Traslado de costos de obra Depreciación de propiedad, planta y equipo Provisiones de Cesantías, intereses de cesantías, primas de

servicios y vacaciones. Valorizaciones de acciones y propiedad planta y equipo. Control de inversiones en fiducias, CDTS y créditos

bancarios. Provisión de los gastos y costos del último mes de año. Cuadre de caja general annual Conciliaciones bancarias depuradas Entrega de revisión de cuentas detallas según

requerimientos de Auditoría Interna.19. Separación de años en la información contable en coordinación

con el proceso de sistemas.20. Elaboración de informes de juntas directivas según

programación asignada por la Gerencia.21. Elaboración de informe anual de Asambleas Generales según

programación asignada por la Gerencia.22. Control y seguimiento a los ingresos por el proyecto hotel.



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23. Control y seguimiento de los pagos a proveedores y contratistas del hotel.

3.5.2 Director contador de impuestos

FUNCIONES DEL CARGO

1. Elaborar y velar por la oportuna presentación y pago de las declaraciones de impuestos mensuales de retención en la fuente, autor retención CREE y bimestrales de Retención de Industria y Comercio y de IVA; y las demás declaraciones o informes de impuestos que se creen por la ley.

2. Elaborar y verificar el adecuado cumplimento de obligaciones fiscales y de pagos de la Declaración Anual de Renta y Complementarios, Industria y Comercio y la preparación de la Información de Medios Magnéticos.

3. Atender y tener a disposición de los asesores y diferentes organismos de control la información tributaria requerida para sus trabajos.

4. Atender y dar respuesta en forma oportuna y con los soportes necesarios a los requerimientos que las entidades de control y vigilancia envíen.

5. Solicitar oportunamente a la DIAN la autorización de la numeración de la facturación.

6. Control de los certificados de retención en la fuente, rete cree, retención de impuestos sobre las ventas, retención de industria y comercio, que sean solicitados por los proveedores y/o terceros.

7. Atender en compañía del área contable requerimientos de la DIAN.

8. Elaborar y verificar el adecuado cumplimiento de los Socios en sus obligaciones fiscales y de pagos de Declaración Anual de



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Renta y Complementarios, Medios Magnéticos y las Declaraciones Bimestrales, Cuatrimestrales o Anuales de IVA.

9. Realizar la solicitud del IVA de Interés Social ante la DIAN.

IMPUESTO DE RENTA

1. Planificación de tratamiento fiscal a los ingresos ordinarios y extraordinarios, así como a los costos y gastos de la actividad.

2. Elaboración y presentación de la declaración de renta anual, con la información complementaria (Formato 1732).

3. Comunicar a tesorería y hacer seguimiento a los recursos necesarios para el pago de las cuotas a cargo, en cada periodo

IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

4. Control de ventas e ingresos, con el propósito de determinar las actividades exentas, gravadas y no gravadas, así como las correspondientes tarifas.

5. Adecuada orientación de registro de los impuestos descontables, con el lleno de todos los requisitos legales.

6. Elaboración y presentación de las declaraciones bimensuales, cuatrimestrales o anuales.

7. Pago del valor neto a cargo o control de los saldos a favor

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

1. Clasificación de las Actividades de la Empresa.2. Control de las ventas y activos brutos de acuerdo al municipio

en el cual se realicen las operaciones.



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3. Elaboración y presentación de las declaraciones anuales y demás informes solicitados

4. Coordinar la cancelación del impuesto a cargo.

IMPUESTO PREDIAL

1. Solicitud oportuna para la contratación de estudios, para el avalúo comercial periódico de los activos fijos de la empresa de acuerdo a las normas vigentes.

RETENCIÓN EN LA FUENTE RENTA (MENSUAL)

1. clasificación de los terceros según tarifas oficiales y actualizadas.

2. Verificación y control de los descuentos a que haya lugar por este concepto.

3. Elaboración y presentación de la declaración mensual.

4. Control de los diferentes pagos realizados a lo largo del año, a proveedores y contratistas, con el propósito de que contabilidad expida los certificados que señalan las normas.

5. control de las retenciones efectuadas a la compañía, con el fin de aplicarlas al impuesto de renta resultante.

6. Programar los fondos requeridos para cubrir y cancelar las retenciones en la fuente practicadas por la empresa.

7. los certificados sobre retenciones a favor efectuadas por entidades financieras o terceros.

8. Retención en la Fuente ICA (Bimestral)



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9. Clasificación de las Actividades de la Empresa.

10.Control de las ventas y activos brutos de acuerdo al municipio en el cual se realicen las operaciones.

11. Elaboración y presentación de las declaraciones anuales y demás informes solicitados.

12. Coordinar la cancelación del impuesto a cargo.

AUTORRETENCIÓN CREE (MENSUAL):

1. Elaboración y presentación de la declaración mensual.2. Programar los fondos requeridos para cubrir y cancelar la autor

retenciones generadas por la empresa.

3. Partidas Conciliatorias Fiscales: Elaborar las conciliaciones fiscales y controlar las cuentas de orden que generen diferencias entre la declaración de renta y la contabilidad.

4. Establecer los Descuentos Tributarios aplicables a la empresa

5. Planeación Fiscal: Analizar estrategias, que con la interpretación adecuada de la norma y mediante la determinación real de los impuestos; se realicen pagos justos, proporcionales y equitativos, permitiendo optimizar la rentabilidad de la empresa, establecer oportunamente efectos impositivos y mejorar el flujo de caja con la debida programación de obligaciones tributarias.

6. Requerimientos: Preparación, documentación y redacción de respuestas a requerimientos relacionados con impuestos nacionales y municipales.

7. Atención a visitas oficiales

8. Asistencia en la presentación de recursos y control de su trámite.

9. Creación de reservas contingentes, incluyendo cálculo de intereses de mora y sanciones.



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10.Devoluciones: Presentación oportuna de solicitud de devoluciones por concepto de pagos en exceso del IVA y del Impuesto sobre la Renta y Complementarios.

11. Estado de Cuenta de la DIAN: Solicitar y/o bajar periódicamente el estado de cuenta de la DIAN para control de deudas

12. Calendario Tributario de la Empresa y Presupuesto: En las líneas generales, también son obligaciones del Contador de impuestos, establecer a comienzo de año, un calendario fiscal que indique las fechas en que se deben presentar las declaraciones de impuestos e informaciones tributarias, coordinar los pagos e iniciar la preparación de los trabajos respetivos, para cumplir los plazos previstos.

13. Así mismo, se deben señalar los plazos límites para presentar reclamaciones de devolución y recursos regulares sobre discusión de tributos.

14. El Gerente Financiero, la Revisoría Fiscal, el Tesorero o superior jerárquico deben recibir una copia del calendario e informes periódicos sobre los impuestos pendientes de pago.

15.El contador de impuestos debe desempeñar un papel activo en el departamento de contabilidad, para garantizar buenos resultados fiscales.

16. El contador de impuestos debe generar cultura, respecto a las leyes tributarias a nivel de la compañía difundiendo las leyes, decretos, circulares, doctrinas, sentencias o resúmenes a las personas responsables de ejecutar operaciones relacionadas con impuestos.

3.3.5. Auxiliar contabilidad

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Ser el apoyo del Contador, en cada una de las actividades operativas del proceso.

FUNCIONES DEL CARGO

1. Elaborar la liquidación, contabilizarla y presentarla virtualmente



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las planillas de aportes al SENA y al F.I.C. (Fondo de la Industria y la Construcción); y coordinar el pago con el proceso financiero.

2. Contabilizar y cuadrar mensualmente los créditos constructores y administrativos de la empresa.

3. Elaboración de cuadro mensual los saldos de las fiducias, inversiones y CDT`S.

4. Contabilizar la escrituración de los negocios de inmuebles vendidos por la empresa.

5. Contabilizar las subrogaciones efectuadas en los procesos de venta de inmuebles.

6. Elaborar y cuadrar mensualmente los kardex de cada uno de los proyectos, según la facturación de venta de inmuebles en el periodo y registro de costos Multifox.

7. Contabilizar la facturación de reformas a inmuebles en el sistema.

8. Apoyar en el enlace de nóminas mensuales en el sistema Multifox.

9. Elaborar virtualmente las declaraciones mensuales del impuesto de retención en la fuente e impuesto CREE y coordinar el pago con el proceso financiero.

10.Elaborar virtualmente las declaraciones bimestrales del impuesto sobre las ventas IVA y coordinar el pago con el proceso financiero.

11.Elaborar las declaraciones bimestrales del impuesto de industria y comercio retenido.

12.Entregar los informes sobre requerimientos de terceros, solicitados por la DIAN.

13.Elaborar la información bimensual en medio magnética, referente los valores retenidos por concepto de ReteIca, a la tesorería municipal de Cúcuta.

14.Elaborar informes anuales a la Superintendencia de Sociedades.15.Apoyar en la elaboración pago impuesto al patrimonio.16.Apoyar la elaboración de las declaraciones de renta de la

empresa17.Apoyar la elaboración de la información por medios magnéticos,

presentados a la DIAN.18.Apoyar la elaboración de informes financieros requeridos por la

empresa.1. Apoyar la presentación de información para la de devolución de

IVA de interés social, solicitada a la DIAN.2. Apoyar la revisión de la información previa al proceso de cierre



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anual. Cuadro de Depreciaciones y su contabilización. Cuadro de Amortizaciones y su contabilización. Cuadro de Inversiones Cuadro de Costos de Créditos

19.Contabilizar el pago de los vales de caja.20.Revisar mensualmente la parametrización de los presupuestos

de los proyectos.21.Revisar, cuadrar y expedir los certificados de arrendatarios.22.Creación de clientes para ventas.Verificar el auxiliar de ventas de inmuebles con la información presentada en los D4 de MULTIFOX, donde se especifican los conceptos de pago, según el proyecto solicitado

ORGANIGRAMA



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ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

GERENTE GENERAL

GERENTE ADMINISTRATIVO

DIRECTOR COMERCIAL Y FINANCIERO

DIRECTOR FINANCIERO

DIRECTOR VENTAS

ASESOR VENTAS

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

VENTAS

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

VENTAS

DIRECTOR ARRIENDOS

ASESOR ARRIENDOS

ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE

ARRIENDOS

DIRECTOR AVALUOS

ASISTENTE DE MERCADEO

DIRECTOR JURIDICO

DIRECTOR SISTEMAS

SUBDIRECTOR SISTEMAS

DIRECTOR TALENTO HUMANO -HSEQ

TECNICA SISO

RECEPCIONISTA

SUPERNUMERARIA

MENSAJERO

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

DIRECTORA CONTABILIDAD

AUXILIARES CONTABLES

CAJERA

DIRECTORA CONTABILIDAD DE

IMPUESTOS

ASISTENTE ADMNISTRATIVO COPA-SST

COMITE DE CONVIVENCIA

SECRETARIA DE GERENCIA

COMITÉ DE GERENCIA

REVISOR FISCAL

Documents

Viviendo y Valores