Visual Paradigm CM

8/18/2019 Visual Paradigm CM

1/22

Version Date A/D/C (Add,Delete,Change)

Author DocumentSection #

Description


2/22

Table of Contents1 Use Case Diagram : Agreement Drafting...............................................................................................................1.1 Documentation....................................................................................................................................................1.2 Penjelasan Use Case..........................................................................................................................................2 Use Case Diagram : Contract Creation..................................................................................................................2.1 Documentation....................................................................................................................................................2.2 Penjelasan Use Case..........................................................................................................................................3 Use Case Diagram : Contract Management..........................................................................................................

3.1 Documentation....................................................................................................................................................3.2 Penjelasan Use Case..........................................................................................................................................4 Business Process Diagram : Contract Management System.................................................................................4.1 Penjelasan Business Process Diagram..............................................................................................................4.2 otasi..................................................................................................................................................................! Business Process Diagram : Agreement Drafting..................................................................................................!.1 Penjelasan Business Process Diagram..............................................................................................................!.2 otasi.................................................................................................................................................................." Business Process Diagram : Contract Creation.....................................................................................................".1 Penjelasan Business Process Diagram..............................................................................................................".2 otasi..................................................................................................................................................................# Business Process Diagram : Mem$uat %raft &ontra&.............................................................................................#.1 Penjelasan Business Process Diagram..............................................................................................................

#.2 otasi..................................................................................................................................................................' Business Process Diagram : (inali)e Agreement *Stage 1+...................................................................................'.1 Penjelasan Business Process Diagram..............................................................................................................'.2 otasi.................................................................................................................................................................., Business Process Diagram : Contract Management .............................................................................................,.1 Penjelasan Business Process Diagram..............................................................................................................,.2 otasi..................................................................................................................................................................


3/22

1. Use Case Diagram : Agreement Drafting

1.1. Documentation

Pengelolaan - Agreement Drafting" yang %iaju&an ole re/uestor %engan mengisi - AgreementDrafting Form-0 untu& selanjutnya %i&irim &ea%a legal a%min untu& %iroses %an %i$uat&an %raft

&ontra&.

1.2. Penjelasan Use Case

Name documentation

CS Manager Bertugas untu& memersia&an %an memeri&saerjanjian0 %o&umen %an memoran%um legal%an mem$eri&an legal a%ice

egal A%min Mensuort %an mengelola %o&umen

erusaaan &ususnya yang $eru$ungan%engan erjanjian &erjasama mauun legalcontract.

Deartment ea% Manager0 yang $ertanggung ja5a$ %anmenan%atangani agreement drafting form untu&%iaju&an &ea%a $agian legal.

Selanjutnya mela&u&an reie5 tera%a &ontra&

yang tela %i$uat ole legal a%min.P6C 7e/uestor Bertugas untu& mem$uat agreement drafting

form untu& selanjutnya a&an %i&ore&si oleatasannya masing8masing *Manager+.


4/22

Name documentation

Agreement Drafting Pengelolaan - Agreement Drafting" yang%iaju&an ole re/uestor %engan mengisi- Agreement Drafting Form-0 untu& selanjutnya%i&irim &ea%a legal a%min untu& %iroses %an%i$uat&an %raft &ontra&.

Contract Management System Pengelolaan &ontra& untu& &egiatan oerasionalerusaaan %i P9. MS9

2. Use Case Diagram : Contract Creation

2.1. Documentation

Ber%asar&an ermintaan - Agreement Drafting" yang %iaju&an ole re/uestor0 selanjutnya egal A%min mem$uat %raft &ontra&0 yang selanjutnya arus %i&ore&si0 %ireisi %an %isetijui ole araia& internal MS9 sesuai %engan ting&atan 5or&flo5.

or&flo5 a%ala se$ua roses aliran &erja untu& ersetujuan ; approval

A&tifitas ini juga memasti&an $a5a seluru isi &ontra& ali% %engan menyerta&an selurureisi0ersion istory %an comment trac&e%.

Setela &ontra& final0 ma&a &ontra& a&an %iceta&0 %ica $asa %an %itan%atangani. Selanjutnya0

&ontra& yang su%a %ica %an %itan%atangani0 %i scan %an %iuloa% &e%alam ali&asi Contract!anagement


5/22


Name documentation

Dire&tur Mem$eri&an legal a%ice %an menan%atanganierjanjian0 %o&umen %an memoran%um legal

(inance Mem$eri&an legal a%ice %ari su%ut an%angfinance


6/22

3. Use Case Diagram : Contract Management

3.1. Documentation

Mengelola %ata &ontra& %alam $entu& softcoy *e&sisting &ontra&+0 termasu& encarian %ata&ontra&0 aman%emen &ontra& %an remin%er &ontra& &eti&a memasu&i masa e=erie%.


Name documentation

Dire&tur Mem$eri&an legal a%ice %an menan%atanganierjanjian0 %o&umen %an memoran%um legal

(inance Mem$eri&an legal a%ice %ari su%ut an%angfinance


7/22

Name documentation

menan%atangani agreement drafting form untu&%iaju&an &ea%a $agian legal.

Selanjutnya mela&u&an reie5 tera%a &ontra&yang tela %i$uat ole legal a%min.

P6C 7e/uestor Bertugas untu& mem$uat agreement draftingform untu& selanjutnya a&an %i&ore&si oleatasannya masing8masing *Manager+.

Contract Management Mengelola %ata &ontra& %alam $entu& softcoy*e&sisting &ontra&+0 termasu& encarian %ata&ontra&0 aman%emen &ontra& %an remin%er&ontra& &eti&a memasu&i masa e=erie%.

Contract Management System Pengelolaan &ontra& untu& &egiatan oerasional

erusaaan %i P9. MS9

4. Business Process Diagram : Contract Management Sstem

4.1. Penjelasan Business Process Diagram

Pengelolaan &ontra& untu& &egiatan oerasional erusaaan %i P9. MS9

4.2. Notasi

Nama Notasi Keterangan>n% Proses selesai


Contract Creation Ber%asar&an ermintaan - Agreement Drafting"yang %iaju&an ole re/uestor0 selanjutnya egal A%min mem$uat %raft &ontra&0 yang selanjutnyaarus %i&ore&si0 %ireisi %an %isetijui ole ara

ia& internal MS9 sesuai %engan ting&atan5or&flo5.


8/22

Nama Notasi Keterangan

or&flo5 a%ala se$ua roses aliran &erjauntu& ersetujuan ; approval

A&tifitas ini juga memasti&an $a5a seluru isi&ontra& ali% %engan menyerta&an selurureisi0ersion istory %an comment trac&e%.

Setela &ontra& final0 ma&a &ontra& a&an%iceta&0 %ica $asa %an %itan%atangani.Selanjutnya0 &ontra& yang su%a %ica %an%itan%atangani0 %i scan %an %iuloa% &e%alamali&asi Contract !anagement

Agreement Drafting Pengelolaan - Agreement Drafting" yang%iaju&an ole re/uestor %engan mengisi- Agreement Drafting Form-0 untu& selanjutnya%i&irim &ea%a legal a%min untu& %iroses %an%i$uat&an %raft &ontra&.

Start Proses mulai

Contract Management System Pengelolaan &ontra& untu& &egiatan oerasionalerusaaan %i P9. MS9

!. Business Process Diagram : Agreement Drafting


9/22


ang&a ertama %alam em$uatan &ontra& ini a%ala mengisi -Agreement Drafting (orm *AD(+-yang tela menja%i %o&umen $a&u MS9.

Setia %eartemen yang ingin mengaju&an em$uatan &ontra&0 ma&a arus mengisi AgreementDrafting Form (ADF)

Siapa ang harus mengisi form terseut$ Siapa sa%a ang men%adi &'C euestor daridepartement terseut Selan%utna do*umen harus ditandatangani oleh !anager departementerseut

Seluruh do*umen ang mendu*ung pemuatan ADF di+attach se$agai lamiran0 seingga egal A%min %aat mem$uat %raft &ontra& %engan informasi yang leng&a.

Selan%utna, ADF a*an dila*u*an verifi*asi oleh egal A%min.


10/22

5.2. Notasi


unname% Attac file P70 P?0 conto Draft &ontra& %arien%or0 S?0 %an %o&umen lainnya yang%ierlu&an

Setuju@

CS Manager Bertugas untu& memersia&an %an memeri&saerjanjian0 %o&umen %an memoran%um legal%an mem$eri&an legal a%ice

erify 7e/uest Mela&u&an erifi&asi atas ermintaanem$uatan &ontra&

ali%asi AD( Mela&u&an ali%asi tera%a AD(.

>n% Proses selesai

Contract Creation Ber%asar&an ermintaan - Agreement Drafting"yang %iaju&an ole re/uestor0 selanjutnya egal A%min mem$uat %raft &ontra&0 yang selanjutnyaarus %i&ore&si0 %ireisi %an %isetijui ole araia& internal MS9 sesuai %engan ting&atan5or&flo5.

or&flo5 a%ala se$ua roses aliran &erja

untu& ersetujuan ; approval




11/22


ali%@ Menyetujui atas AD( yang tela %i&irim oleDeartment ea%.

Selanjutnya0 legal a%min mela&u&an crosscec& tera%a AD( aa&a tela leng&a. i&a AD( terse$ut &urang atau ti%a& leng&a0 ma&aegal A%min mem$eri&an note %an%i&em$ali&an &ea%a P6C re/uestor untu&meleng&ai

i&a leng&a %an %isetujui ole egal A%min0ma&a AD( a&an %i$uat&an &ontra& %an masu&

roses $eri&utnya0 yaitu Contract Creation

ali%@ Menyetujui atas AD( yang tela %i$uat. i&asetuju ma&a0 manager a&an mengirim&annya &e$agian legal a%min.

i&a ti%a& setuju0 ma&a a&an %i&em$ali&an&ea%a P6C 7e/uestor untu& %ila&u&aner$ai&an.

Mem$uat Agreement Drafting (orm *AD(+ Mengaju&an em$uatan Agreement DraftingForm ( AD(+ sesuai %engan o&o& &ontra&.

Status AD(:

1 9ela %i$uat P6C 7e/uestor %an %i&irim &eDeartment ea%

2 Disetujui Deartment ea% %an %iterus&an&e legal a%min

3 Ditola& %an %i&em$ali&an &e P6C 7e/uestor

4 Disetujui legal a%min %an %i&irim &e CSManager

! Ditola& legal a%min %an %i&irim &e P6C7e/uestor

" Disetujui CS Manager %an %iroses menja%i&ontra& ; erjanjian.

# Ditola& CS Manager %an %i&irim &e egala%min


12/22


Start Proses mulai

Deartment ea% Manager0 yang $ertanggung ja5a$ %anmenan%atangani agreement drafting form untu&%iaju&an &ea%a $agian legal.

Setela P6C 7e/uestor mem$uat %raftagreement drafting form, ma&a arus %isetujuiole 7e/uestor *Manager+ atau atasan %ari P6C7e/uestor.

P6C 7e/uestor Bertugas untu& mem$uat agreement draftingform untu& selanjutnya a&an %i&ore&si oleatasannya masing8masing *Manager+.

egal A%min Mensuort %an mengelola %o&umen

erusaaan &ususnya yang $eru$ungan%engan erjanjian &erjasama mauun legalcontract.

7e/uestor Bagian yang meminta %ila&u&an em$uatan&ontra&.

Agreement Drafting ang&a ertama %alam em$uatan &ontra& inia%ala mengisi -Agreement Drafting (orm*AD(+- yang tela menja%i %o&umen $a&u MS9.

Setia %eartemen yang ingin mengaju&anem$uatan &ontra&0 ma&a arus mengisi Agreement Drafting Form (ADF)

Siapa ang harus mengisi form terseut$ Siapasa%a ang men%adi &'C euestor daridepartement terseut Selan%utna do*umenharus ditandatangani oleh !anager

departemen terseut

Seluruh do*umen ang mendu*ung pemuatan ADF di+attach se$agai lamiran0 seingga egal A%min %aat mem$uat %raft &ontra& %enganinformasi yang leng&a.

Selan%utna, ADF a*an dila*u*an verifi*asi olehegal A%min.


13/22

". Business Process Diagram : Contract Creation


Ber%asar&an ermintaan - Agreement Drafting" yang %iaju&an ole re/uestor0 selanjutnya egal A%min mem$uat %raft &ontra&0 yang selanjutnya arus %i&ore&si0 %ireisi %an %isetijui ole araia& internal MS9 sesuai %engan ting&atan 5or&flo5.

or&flo5 a%ala se$ua roses aliran &erja untu& ersetujuan ; approval

A&tifitas ini juga memasti&an $a5a seluru isi &ontra& ali% %engan menyerta&an selurureisi0ersion istory %an comment trac&e%.

Setela &ontra& final0 ma&a &ontra& a&an %iceta&0 %ica $asa %an %itan%atangani. Selanjutnya0&ontra& yang su%a %ica %an %itan%atangani0 %i scan %an %iuloa% &e%alam ali&asi Contract!anagement Sstem

6.2. Notasi


Draft ontra& Draft &ontra& yang %i$uat ole legal a%minuntu& %ila&u&an aroal.

(inali)e Agreement*Stage 66+ Proses ersetujuan ini %ila&u&an ole en%or ;customer0 %an %ila&u&an %is&usi %engan legala%min MS9 untu& finalisasi %raft &ontra& ini.


14/22


Selanjutnya %ila&u&an tan%a tangan $asatera%a &ontra& yang su%a %isetuji &e%ua

$ela ia&.

DB ontra& Data$ase yang menyiman informasi &ontra&final $ai& yang masi a&tif mauun asif.

en%or ; Customer Pia& &e%ua yang mela&u&an erjanjian %enganMS9

(inali)e Agreement*Stage 1+ or&flo5 internal MS9 yang menyetujuitera%a isi &ontra& %i$uat $er%asar&an matri=aroal.

Setia roses aroer a&an memer$ai&i %raft&ontra& secara online a%a file terse$ut %ansistem a&an mere&am setia eru$aan;&ore&si yang %ila&u&an aroer *ersioning+

Aroer Eang mela&u&an reisi %an aroer tera%a%raft &ontra&

>n% Proses selesai

Contract Management Mengelola %ata &ontra& %alam $entu& softcoy

*e&sisting &ontra&+0 termasu& encarian %ata&ontra&0 aman%emen &ontra& %an remin%er&ontra& &eti&a memasu&i masa e=erie%.

Draft (inali)ation egal a%ministration mem$uat %raft &ontra&sesuai %engan jenis erjanjian0 untu&selanjutnya0 arus %i&ore&si %an %isetujui oleapprover aa&a su%a sesuai %engan yang%iara&an.

(iling contract %ocuments ontra& %alam $entu& ar%coy0 %i scan %an%iuloa% &e%alam Contract !anagementSstem

Start Proses mulai

egal A%min Mensuort %an mengelola %o&umenerusaaan &ususnya yang $eru$ungan%engan erjanjian &erjasama mauun legalcontract.

Contract Creation Ber%asar&an ermintaan - Agreement Drafting"yang %iaju&an ole re/uestor0 selanjutnya egal A%min mem$uat %raft &ontra&0 yang selanjutnyaarus %i&ore&si0 %ireisi %an %isetijui ole araia& internal MS9 sesuai %engan ting&atan

5or&flo5.


15/22


or&flo5 a%ala se$ua roses aliran &erjauntu& ersetujuan ; approval



#. Business Process Diagram : Membuat $raft %ontra%


egal a%ministration mem$uat %raft &ontra& sesuai %engan jenis erjanjian0 untu& selanjutnya0

arus %i&ore&si %an %isetujui ole approver aa&a su%a sesuai %engan yang %iara&an.


16/22

7.2. Notasi


6nformasi enga&iran &ontra& seia&6 6nformasi enga&iran &ontra& %isamai&anmelalui me%ia email &ea%a ara ia&0 %enganmela&u&an -&li&- a%a suatu tom$ol %alamali&asi.

Penga&iran seia&@ 9erja%i enga&iran &ontra& seia& yang %aatterja%i setia saat %alam masa &ontra& a&tif.

Penga&iran &ontra& seia& terja%i %enganalasan tertentu yang juga %ire&am enye$a$nya%an %aat terja%i untu& seluru &ontra& yangmasi a&tif.

Penga&iran seia&@ 9erja%i enga&iran &ontra& seia& yang %aat

terja%i setia saat %alam masa &ontra& a&tif.

Penga&iran &ontra& seia& terja%i %enganalasan tertentu yang juga %ire&am enye$a$nya%an %aat terja%i untu& seluru &ontra& yangmasi a&tif.

unname% 6nformasi $aa5a &ontra& a&an $era&ir.*6nformasi ini %i email &% re&anan %an MS9Sta&eol%er %an %icatat a%a outloo&+

7emin%er A&ir ontra& 6&a masa a&ir &ontra& a&an selesai0 ma&aa&an %i8remin%er &ea%a ia& yang$er&eentingan untu& menyia&an al8al yang%ierlu&an %ari a&i$ar $era&irnya &ontra&.

a&tu a&ir &ontra& Menjelang a&ir &ontra&

>n% Proses selesai

ontra& Pasif ontra& yang $era&ir menja%i &ontra& asif0$ai& &arena a&ir 5a&tu &ontra&0 eranjangan&ontra& yang %iterminasi0 mauun &ontra& yang

%iterminasi -a&sa- &arena enga&iran &ontra&seia&.

9erminate%@ Aa&a &ontra& otomatis ini a&an %i8terminated @

unname% 9i%a& %i$atasi &aan 5a&tu a&ir &ontra&

Peranjang &ontra& otomatis ontra& a&an %ieranjang secara otomatisyang ti%a& %i$atasi &aan 5a&tu a&ir &ontra&.

unname% 6nformasi $a5a &ontra& a&an %ieranjangotomatis %an %aat %i$atal&an setia saat%engan mem$eritau&an se$elumnya.

*6nformasi ini %i email &% re&anan %an MS9Sta&eol%er %an %icatat a%a outloo&+

a&tu a&ir &ontra& Menjelang a&ir &ontra&


17/22


7emin%er ontra& ?tomatis A&an %iinformasi&an $a5a &ontra& a&an%ieranjang secara otomatis %an %aat%i$atal&an setia saat %engan mem$eritau&anse$elumnya *6nformasi ini %i email &ea%are&anan %an sta&eol%er MS9+

Status ontra& 9i%a& ?tomatis ontra& ti%a& a&an %ieranjang otomatis0 ji&amasa a&ir &ontra& selesai.

Status ontra& ?tomatis ontra& a&an %ieranjang secara otomatis0 ji&amasa a&ir &ontra& a&an selesai.

Status ontra& Peranjang ?tomatis@ Aa&a &ontra& a&an %ieranjang secaraotomatis@

Pem$uatan Draft ontra& Pem$uatan &ontra& %engan i%entitas &ontra&seerti :

1. 6D ontra& *6ncrement+

2. o ontra& 9e=t

3. u%ul ontra&

4. 9anggal Mulai ontra&

!. 9anggal A&ir ontra&

". 9anggal A&ir 9erminasi *terisi &eti&a

terminate%+

#. Statusontra&?tomatis *F 9i%a& otomatis01 ?tomatis+

'. Statusontra&A&tifPasif *1 ontra& A&tif0 Fontra& Pasif+

,. StatusDraftontra& *1ontra&0 F Draftontra&+

1F. enis ontra&

11. Status&ontra&ayung *1 &ontra& ayung0F $u&an &ontra& ayung+ 8 fungsinya untu&menunju&&an aa&a &ontra& yang %i$uatmerua&an &ontra& ayung atau $u&an&ontra& ayung. Muncul saat em$uatan&ontra& $aru.

12. enisPerusaaan9M9 *1


18/22


enis ontra&:

1. Perjajian Vendor

2. Perjanjian Sales Internal,

3. SOW,

4. Perjanjian Sales Frontier

!. Perjanjian partnership

Perjanjian en%or erjanjian antara MS9 %anen%or

Perjanjian Sales 6nternal Perjanjian MS9%engan 9M9 grou *Customer 6nternal+

Perjanjian sales frontier erjanjian MS9 %engania& luar yang $u&an 9M9 grou *Customer>&sternal+

Perjanjian S? $iasanya merua&a erjanjianturunan %ari erjanjian ayung

Perjanjian Partnersi0 yaitu erjanjian&erjasama $isnis %engan erusaaan lain.


19/22


Diserta&an; attacment %raft &ontra&

Status aroal ce& %raft &ontra&

1 9ela %i$uat ole egal A%min %an %i&irim&e CS Manager

2 9ela Direisi %an %iterus&an &e 7e/uestor

3 9ela %ireisi ole re/uestor

4 9ela %ireisi %an %isetujui %ire&tur.

! (inal %raft &ontra& %ari MS9 %an tela%i&irim &e en%or ; customer

Start Proses mulai

Draft (inali)ation egal a%ministration mem$uat %raft &ontra&sesuai %engan jenis erjanjian0 untu&selanjutnya0 arus %i&ore&si %an %isetujui oleapprover aa&a su%a sesuai %engan yang%iara&an.

&. Business Process Diagram : 'inali(e Agreement )Stage 1*


20/22

.1. Penjelasan Business Process Diagramor&flo5 internal MS9 yang menyetujui tera%a isi &ontra& %i$uat $er%asar&an matri= aroal.

Setia roses aroer a&an memer$ai&i %raft &ontra& secara online a%a file terse$ut %an sistema&an mere&am setia eru$aan ;&ore&si yang %ila&u&an aroer *ersioning+

.2. Notasi


e=t Aroer@

>n% Proses selesai

>mail %ocument aroe% &e seluru tim i&a tela %ireisi0 ma&a a&an %i&irim email &eseluru tim $a5a tela mela&u&an reisitera%a %raft &ontra& terse$ut.

or&flo5 6nstance A%ala se$ua 5or&flo5 yang tela %isetse%emi&ian rua $ai& mengguna&an mo%elserial0 ararel atau mi=. Dan juga %aat %iset

siaa saja yang a&an mela&u&an aroal.

Aroer mela&u&an reie5 G e%it DraftContract

Aroer mela&u&a reie5 tera%a %o&umen%raft &ontra&0 %an mela&u&an e%it langsung


21/22


%i%alam %o&umen %raft &ontra&.

Sistem secara otomatis a&an menamil&an

ersioning tera%a %o&umen yang tela%ila&u&an reisi.

irim email notifi&asi reie5 &ea%a aroer Aroer yang tela %iili untu& mela&u&anaroal %i&irim email secara otomatis untu&mela&u&an aroal.

Start Proses mulai

Aroer 6nternal MS9 yang tela %iset untu& mela&u&anaroal.

(inali)e Agreement (6nali)e Agreement a%ala roses aroal

tera%a %raft &ontra& yang tela %isia&an olelegal a%min.

+. Business Process Diagram : Contract Management

!.1. Penjelasan Business Process Diagram

Mengelola %ata &ontra& %alam $entu& softcoy *e&sisting &ontra&+0 termasu& encarian %ata&ontra&0 aman%emen &ontra& %an remin%er &ontra& &eti&a memasu&i masa e=erie%.

!.2. Notasi


>n% Proses selesaiasil Pilian asil ilian

Searcing Contract Proses encarian &ontra& yang tersiman


22/22


%i%alam %ata$ase.

7emin%er Contract 6nformasi &ontra& yang a&an a$is0 yang %aat%isetting $er%asar&an 5a&tu yang tela%iteta&an.

Aman%emen Contract Proses eru$aan isi &ontra&0 aa&aenam$aan mauun engurangan isi &ontra&.

Pili Pilian fitur

Start Proses mulai


aoran &ontra& Menamil&an laoran tentang &ontra& seerti:

1. aoran %raft &ontra&

1.1. Ber%asar&an user

1.2. Ber%asar&an %eartemen

1.3. Ber%asar&an status

1.4. Ber%asar&an 5a&tu

2. aoran ontra&

2.1. ontra& A&tif

2.1.1. Per Deartemen

2.1.2. ontra& yang a&an a$is%alam 5a&tu tertentu

2.1.3. Per en%or ; customer

2.1.4. Per %eartemen

2.2. ontra& Pasif

2.2.1. Per en%or ; custoemer

2.2.2. er 5a&tu

2.2.3. Per %eartemen

Documents

Visual Paradigm CM