Vis hjælpelinjer som er en hjælp ved placering af billeder · Tricom deler SI og SKI e-handelskataloger med alle Indholdsansvarlige • Den Indholdsansvarlige kan herefter dele

Indsæt dato

Indsæt f.eks.

September 2017

Vis hjælpelinjer som er en hjælp

ved placering af billeder

1.Højre klik på den aktuelle side og

vælg gitter og hjælpelinjer

2. Sæt kryds ved Vis

tegnehjælpelinjer på skærmen

3. Vælg OK

Aftaler i IndFak

Indsæt tekst i sidefod

1. Vælg Indsæt i top menuen

2. Vælg Sidehoved og Sidefod

3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet

4. Tryk Anvend på alle

2

Lav bold underoverskrift

Fjern bullet og

lav teksten bold

Ønsker du korrekt bullet,

klik på bullet-knappen

Aftalemodul i IndFak

Samler leverandøraktivering, aftaleadministration, kataloggodkendelse og

varegruppehåndtering i ét modul.

• Rammeaftaler og Aftaler er opbygget som ”paraply-aftaler”

• ”Rammeaftalen” er den overordnede kontrakt

• ”Aftalen” kan tilknyttes en ”Rammeaftale”

• ”Aftalen” er typisk en delaftale og derfra hvor der e-handles (eller hvor der er e-katalog)

• ”Aftaler” som er underlagt en ”rammeaftale”, nedarver info fra rammeaftalen.






3


Fjern bullet og

lav teksten bold



Indkøb på aftaler

• Aftaler udstyres med Etiketter, som viser om

aftalen fx er forpligtende.

Etiketter nedarves til varerne.

• For at handle korrekt, opfordrer Statens

Indkøb til at Indkøber orienterer

sig i information på Rammeaftalen/Aftalen

inden varer indkøbes.

Indkøbskaskaden

*https://www.retsinformation.dk/forms/R0710.aspx?id=189963

https://www.retsinformation.dk/forms/R0710.aspx?id=189963






4


Fjern bullet og

lav teksten bold



Aftaler i IndFak

IndFak Prod

Statslige ØSC institutioner

Ministerområde 1

Institution a

Regnskab (Bogføringskreds)

Institution b

Statslige ikke ØSC institutioner

Selvejende Statsinstitutioner

Fællesskab 1

Institution y

Institution x

Regnskab

SI/SKI leverandør

Lokal leverandør

SI/SKI Aftale

1. SI/SKI håndteres på IndFak Prod niveau – og

deles med indholdsansvarlige i underliggende

organisationer.

2. SI-aftaler deles på 2. niveau af Statens Indkøb.

3. Indholdsansvarlige kan dele med brugere og

evt. afgrænse yderligere på varegrupper.

4. Først efter deling kan brugerne se aftalen og e-

handle på den.

5. Når en aftale er delt, vil opdateringer blive

nedarvet.

Lokale leverandører

1. Lokale aftaler oprettes af indholdsansvarlig på

organisationsniveau – og deles med egne brugere.

2. Katalog sendes til ”ean-nummer” på organisationsniveau og tilknyttes aftalen.

3. Katalog godkendes og deles ned i org.hierarki.

4. Først efter deling kan brugerne se aftalen og

e-handle på den.

5. Når en aftale er delt, vil opdateringer blive

nedarvet.

Statens Indkøbs

Program (SI)

Den indholdsansvarlige sørger for at

nødvendige aftaler er tilgængelige i IndFak






5


Fjern bullet og

lav teksten bold



Aftalemodulet – Roller og ansvar

• Statens Indkøb (SI) – Står for deling af rammeaftaler og aftaler i Statens Indkøbsprogram

• Tricom – Står for deling af e-handelsaftaler (SKI), og har ansvar for administration i

IndFak af de aftaler i Statens Indkøbsprogram, hvor SKI er kontraktholder.

• Indholdsansvarlig – Sørger for deling af aftaler og oprettelse af lokale leverandører og

lokale aftaler

• Rollen ”SI – Aftaleadgang” – Giver adgang til at se rammeaftalerne delt fra Statens

Indkøb






6


Fjern bullet og

lav teksten bold



En indholdsansvarlig kan se og redigere aftaler på det

organisationsniveau, han/hun befinder sig på og nedefter.

Den indholdsanvarliges opgaver er følgende:

• Dele aftaler: Sørge for at gøre aftaler og e-

handelskataloger tilgængelige for sine rekvirenter og

indkøbere

• Oprette lokale leverandører: Guides til oprettelse af

leverandører: https://modst.dk/systemer/indkoeb-og-

faktura/installation-og-drift/ og

https://indfak2.dk/supplieractivation

• Oprette lokale aftaler og godkende lokale kataloger samt

opdateringer til disse

Hvis der er fejl i kataloger fra SKI eller Statens Indkøb kan

Statens Indkøb kontaktes på [email protected]

Den Indholdsansvarliges ansvarsområder

https://modst.dk/systemer/indkoeb-og-faktura/installation-og-drift/












mailto:[email protected]






7


Fjern bullet og

lav teksten bold



Rammeaftaleoversigt

• Rammeaftaler i Aftalemodulet, giver bedre styring af aftaler, hvor der er flere underaftaletyper

• Rammeaftaleoversigten giver mulighed for filtrering og oprettelse af egne quickfiltre

• Der er mulighed for deling af læse-adgang eller redigeringsrettigheder til brugere eller grupper

• Information fra en rammeaftale nedarves til underliggende aftaler.






8


Fjern bullet og

lav teksten bold



Eksempel på rammeaftale

Vedhæftede

dokumenter






9


Fjern bullet og

lav teksten bold



Aftaleoversigt

• Visning af aftalehierarki (Klik på stjerne-ikonet med grøn baggrund)

• Mulighed for filtrering og oprettelse af egne quickfiltre






10


Fjern bullet og

lav teksten bold



Aftaleoversigt - Rammeaftalevisning






11


Fjern bullet og

lav teksten bold



Aftaletyper

• Hvis der er tale om en e-handelsaftale (katalog), kan du se et indkøbsvogn-ikon:

• Ved klik på dette, sendes du til Varesøgning, med en aktiv søgning, filtreret på den

pågældende aftale:






12


Fjern bullet og

lav teksten bold



Visning af aftaler og rammeaftaler

• ”Nedarvning” af informationer

fra en rammeaftale til

underliggende aftaler ret kun

informationer ét sted og se det

slå igennem på alle relevante

aftaler

• Mulighed for opsætning af flere

etiketter på samme aftale

• Etiketter nedarves til varerne

på aftalen og fremgår dermed i

varesøgningen og giver

filtreringsmulighed på etiketter






13


Fjern bullet og

lav teksten bold



På Aftaler fremgår:

• Leveringsinformationer

• Fragt og gebyrer

• Information til bestiller – popper op

ved køb på pågældende aftale

• Etiketter - findes under ”Information

om aftalen”

• Bilag - findes under ”clips”-ikonet

Ligger aftalen under en

rammeaftale, så arves bilag fra

rammeaftalen

Aftaleinformation – e-handel






14 14

Opret ny aftale






15


Fjern bullet og

lav teksten bold



Opret ny aftale I/II

• Du skal sikre at leverandør er oprettet (se mere under leverandøraktivering)

• Gå herefter til Aftaler og klik på +






16


Fjern bullet og

lav teksten bold



Opret ny aftale II/II

• Udfyld valgte skabelon

• Tilføj etiketter

• Gem

• Herefter kan aftalen deles






17


Fjern bullet og

lav teksten bold



Deling af aftaler

• Tricom deler SI og SKI e-handelskataloger med alle Indholdsansvarlige

• Den Indholdsansvarlige kan herefter dele aftalen til egen institution/brugere

– Hold musen over aftalen og vælg hvordan du ønsker at dele aftalen

– Vælg Brugere, Grupper (roller), Organisationer, du ønsker at dele med. Klik OK.

– Brugere har nu adgang til aftalen. Er der tale om et katalog, vil brugere med rekvirent,

indkøber og disponentrolle nu have adgang til at se varerne under Varesøgning.

– Det er også muligt at ekskludere brugere på aftaler – Ekskludering vægter højere end

inkludering. Så hvis en aftale er delt med en rolle, og en bruger med pågældende rolle

ekskluderes, så har brugeren IKKE adgang til aftalen!






18


Fjern bullet og

lav teksten bold



Varegrupper – del specifikke sortimenter

• Det er muligt at samle og dele specifikke varesortimenter via Varegrupper

• Varegrupper kan oprettes lokalt og deles ligesom aftaler

• Opret en Varegruppe

– Gå til Aftaler – Varegrupper Klik på +

– Navngiv og tilføj varer Klik OK

– Del Varegruppen ligesom en aftale deles






19


Fjern bullet og

lav teksten bold



Overvågning af aftaler

• Det er muligt at overvåge aftaler, så man får besked, når/hvis andre brugere ændrer

i dem:

• Klikker man på ”øjet”, vil man modtage besked, hvis andre brugere ændrer i aftalen.

Klikker man igen, slår man overvågningen fra:

• Som udgangspunkt får ejeren af aftalen altid besked (på nær hvis det er ejeren selv,

der laver rettelsen).






20 20

Leverandører og e-handel






21


Fjern bullet og

lav teksten bold



Leverandøroversigt

• Visning af alle leverandører, som den enkelte bruger kan se/redigere aftaler fra

• Mulighed for at oprette nye leverandører






22


Fjern bullet og

lav teksten bold



Leverandøraktivering

For at sikre at få de rette informationer, der skal bruges til den elektroniske samhandel, anbefaler vi

følgende proces, når der skal handles med en ny leverandør.

Læs mere her:

– Leverandøraktivering i IndFak https://modst.dk/systemer/indkoeb-og-faktura/installation-og-drift/

– Leverandøraktiveringsprocessen https://indfak2.dk/supplieractivation

– Velkomstmail til leverandør https://www.tricom.dk/supplieractivation/velkomstmail/

– Leverandørregistrering og leverandørsupport https://indfak2.dk/suppliersupport















https://www.tricom.dk/supplieractivation/velkomstmail/



https://indfak2.dk/suppliersupport








23


Fjern bullet og

lav teksten bold



Oprettelse af en lokal leverandør og fritekstaftale






24


Fjern bullet og

lav teksten bold



Leverandøroprettelse og aktivering

• Aftaler – Leverandører – Klik på Plus-ikon for at oprette en ny leverandør

• Søg på CVR nr. for at se om Leverandøren allerede findes og dermed kan aktiveres

i egen organisation

• Administratorer kan se hvor ordre ordrer leveres (end points) i Dataadministration -

Dokumentintegration






25


Fjern bullet og

lav teksten bold



Kataloggodkendelse

• Når et katalog er modtaget fra en lokal leverandør (indsendes til organisationens EAN-

nummer) vil brugere med rollen indholdsansvarlig få en e-mail med besked om, at der er et

katalog som kræver godkendelse.

• SKI-kataloger er opsat til automatisk at blive godkendt.

• Godkendelse af katalog foretages under Aftaler – Kataloggodkendelse.

• Automatisk søgning på afventende kataloger






26


Fjern bullet og

lav teksten bold



Fritekstaftaler

• Hvis man skal tilføje en fritekst-linje på en rekvisition, så skal leverandøren oprettes

med en ”Fritekstaftale”, som herefter tilknyttes rammeaftalen.






27


Fjern bullet og

lav teksten bold



Indmelding af sager til leverandørsupport

• Alle fejl ifm. lokale kataloger/ordreintegrationer osv. – hvad end oplevet af Leverandør eller

Institution – kan indmeldes til [email protected]

• Som udgangspunkt, starter support-samtaler med en henvisning til de nedskrevne

hjælpetekster/e-learning videoer. Hvis disse ikke giver den ønskede hjælp, arbejder

Supporten ud fra nedenstående retningslinjer (support timepris = 800 kr. ekskl. moms):

– Ved ændringer i leverandøropsætningen, faktureres Leverandøren pr. påbegyndt time.

– Ved fejl i leverandøropsætninger foretaget af Institutionen, faktureres Institutionen pr. påbegyndt time.

– Hvis Institutionen oplever fejl, faktureres denne pr. påbegyndt time, for fejlsøgning/tilretning.

– Hvis Leverandør ønsker hjælp til kataloger, anbefaler Support katalogkursus - og ellers ydes support

og faktureres pr. påbegyndt time.

– Hvis katalog ikke validerer, meldes det som udgangspunkt til Leverandøren, at de skal tjekke med en

validator. Hvis de ønsker Tricom Supports gennemgang og validering, faktureres dette pr. påbegyndt

time.

mailto:[email protected]

Documents

Vis hjælpelinjer som er en hjælp ved placering af billeder · Tricom deler SI og SKI e-handelskataloger med alle Indholdsansvarlige • Den Indholdsansvarlige kan herefter dele