18
.PDF .DOC .TIFF .PPT .JPG .PDF .DOC .TIFF .PPT .JPG FÅ FULLT UTBYTTE AV DINE DOKUMENTER ENTERPRISE INDEXING: DEN MANGLENDE BRIKKEN I ETHVERT DOKUMENTSTYRINGSSYSTEM

Virtualworks konicaminolta ebook mail

Embed Size (px)

DESCRIPTION

http://www.konicaminolta.no/fileadmin/content/no/Bilder/Kampanje/virtualworks__konicaminolta_ebook_mail.pdf

Citation preview

Page 1: Virtualworks konicaminolta ebook mail

.PDF

.DOC

.TIFF

.PPT

.JPG

.PDF

.DOC

.TIFF

.PPT

.JPGFå Fullt utbytte av

dine dokumenter

enterprise indexing: Den manglenDe brikken i ethvert Dokumentstyringssystem

Page 2: Virtualworks konicaminolta ebook mail

Virksomhetens skannede dokumenter er i Ferd med å bli en digital Fylling

hvordan finne det du trenger

Sammenlignet med papirdokumenter har digitale dokumenter utrolig mange fordeler. Mange har derfor de siste årene investert i systemer for å kunne digitalisere de papirbaserte dokumentene på en effektiv måte.

Det er store gevinster å hente ut på effektivisering, men ved implementering av disse systemene støter man ofte på en utfordring: Hvordan skal man klare å gjøre det enkelt for brukerne å finne frem i den voksende mengden digitaliserte dokumenter? Hvordan skal du unngå at du forvandler papirarkivene som ingen har klart å finne frem i, til digitale arkiver som heller ingen finner frem i?

Utilsiktet har du forvandlet papirfjellet til en digital søppelfylling, eller enda verre, eliminert den tilsiktende effektiviseringen.

kostnaden ved dokumentkaos

ifølge pWC vil en gjennomsnittlig virksomhet:

- ta 19 kopier av hvert dokument.- bruke 20 dollar i arbeidskraft på arkivering av hvert dokument.- bruke 120 dollar i arbeidskraft på leting etter et dokument som er lagret feil.- miste 1 av 20 dokumenter.

Page 3: Virtualworks konicaminolta ebook mail

Når du skal velge hvordan arkivering av skannede dokumenter skal foregå, har du to alternativer; enten den tradisjonelle metoden hvor dere ganske enkelt lagrer de skannede dokumentene i en vanlig mappestruktur, eller en mer avansert tilnærming hvor de lagres i et dokumenthåndteringssystem.

arkivere i mapper eller iDokumentsystemer

arkivere i mapper

Effektive skannere og multifunksjonsmaskiner gjør det i dag enkelt å digitalisere papirdokumentene. For å gjenfinne dokumentene vil det være viktig å sette et fornuftig navn på filen, og plassere den i riktig mappe. Dette er i og for seg enkelt, men arbeidskrevende dersom man skal skanne store dokumentmengder, og tidkrevende om man har dårlig tid. Utfordringen er at det ofte blir vanskelig å finnne igjen dokumentene senere.

I motsatt ende av skalaen finner vi dokumenthåndteringssystemene (DMS). Mange organisasjoner hvor det er strenge reguleringskrav, har investert i avanserte systemer for styring og kontroll av dokumenter og dokumentflyt.

Disse systemene gjør så man får bedre kontroll på arkiveringsprosessen, bl.a. gjennom et rikere system for tilføring av metadata (tagging). Likevel vil det under skanning/arkivering fortsatt være en utfordring å få tilført tilstrekkelig og riktig informasjon til at det blir enkelt å finne igjen dokumentet senere.

Dokumenthåndteringssystemer

Page 4: Virtualworks konicaminolta ebook mail

Vi presenterer teknologienenterprise indexing en enkel løsning for å finne Det Du trenger

Det finnes i dag en løsning som gjør at man på en enkel, men effektiv måte, kan sikre gjenfinning av alle slags dokumenter, også de som er skannet, uansett om de er arkivert i en mappestruktur eller i et dokumenthåndteringssystem.Løsningen kalles ”Enterprise Indexing” og innebærer at all informasjon om innholdet i alle dokumenter i organisasjonen samles i et sentralt register - en såkalt ”Enterprise Index”.

Ved å søke mot denne sentrale indeksen vil brukerne enkelt finne ethvert dokument, uavhengig av hvor dokumentet er plassert, om det er lagt på riktig sted eller ei, eller om riktige metadata er satt inn.

Enterprise Indexing endrer ganske enkelt hvordan vi forholder oss til skannede dokumenter på.

Page 5: Virtualworks konicaminolta ebook mail

begrensninger veD manuelle arkiveringsløsninger

Skanneløsninger basert på multifunksjonsmaskiner hjelper bedriftenmed å forbedre forretningsprosessene ved å digitalisere og lagre dokumenter som tidligere bare fantes på papir.

hvordan finne det man trenger

fordelene med enkel skanning

- gjør prosessene mer effektive- øker dokumentverdien- gir bedre kundeservice- eliminerer feil og gjør arbeidsprosessene mer oversiktlige- styrker samarbeid og fildeling- reduserer kostnader

I skanne- og arkiveringsprosessen må virksomheten etablere et sett med regler for navngiving av filer og ikke minst sørge for at alle brukere overholder disse reglene. Dette tar både tid, fører til frustrasjon og fører til at mange dokumenter lagres på feil sted.

De som må ta belastningen ved dette er brukerne, som må overholde regler for lagring og navngivning. Det er også opp til brukeren å huske det nøyaktige navnet og den bestemte plasseringen av filene. Løsningen gir ingen rom for stave- eller skrivefeil og alle brukerne må huske mappestrukturen.

Denne manuelle tilnærmingen fungerer bra når du har noen få dokumenter, men når man har mange tusen eller kanskje millioner dokumenter, som blir opprettet og lagret av alle ansatte, kan det fort føre til feil, noe som gjør det nesten umulig å gjenfinne dokumentene. For i den virkelige verden er få brukere særlig disiplinerte i dokumenthåndteringsprosessene (og de kommer nok heller aldri til å bli det).

Utfordringen ligger i hvordan man skal klare å finne fram de skannede filene etter lagring, siden skanneprosessen i seg selv ikke indekserer innholdet i dokumentene. På den måten kan man altså ikke søke i selve innholdet, men kun metadata eller filnavn.

ifølge iDC bruker en typisk kunnskapsbedrift med 1000 ansatte mellom 6 og 12 millioner dollar per år på å søke etter informasjon som ikke finnes, ikke finne eksisterende informasjon, eller på å gjenskape informasjon som ikke kan bli funnet. i tillegg er det anslått at de ansatte bruker 15 % til 30 % av arbeidsdagen på å lete etter informasjon.

unødvendige kostnader:

Page 6: Virtualworks konicaminolta ebook mail

Mange virksomheter har integrert MFP-ene sine i dokumentlagringsrutiner basert på Document Management Systems (DMS) for å forholde seg til regelverk og overholde krav knyttet til dokumentintensive forretningsprosesser.

Mange erfarer at DMS-systemet er avhengig av mye struktur og disiplin, og at opprettelse og vedlikehold av metadata er mer omfattende.

Dessverre er det ofte også slik at DMS-systemet ikke nødvendigvis gjør det lettere å finne frem i den stadig voksende mengden dokumenter.

Dms-systemer (skanne og kontrollere)

Tung drift: DMS-systemer er avhengige av dokumentmerking for å skape metadata som gjør de søkbare. Merking er tidkrevende, kostbart og innebærer strenge regler. Det kan være en ubehagelig overraskelse å oppdage at denne delen av skanningen ofte er den mest kostbare, og hver gang virksomheten innfører DMS i en ny avdeling, må du foreta slike tunge driftsoperasjoner.

Kostbar migrering:DMS tvinger virksomhetene til å flytte alle dokumenter til en ny serverbasert dokumentlagringsplass i hjertet av DMS, noe som ofte øker kostnader i forbindelse med lagringsplass og sikkerhetskopiering.

Begrenset tilgjengelighet: Til tross for at det er lagt ned betydelige ressurser i integrasjon og utvikling av programvaren, finnes det ingen garanti for at brukeren faktisk vil finne det korrekte skannede dokument, selv om det er merket. Et DMS-system kan generelt ikke søke i et dokument, det ser bare de metadataene som er lagt på. Et eksempel kan være underleverandørens navn på en tegning eller annen viktig opplysning i en rapport.

Innføring:DMS-systemene introduserer vanligvis nye arbeidsflyter og prosedyrer for dokumenthåndtering, dette kan medføre at de ansatte må endre arbeidsmåten sin.

Page 7: Virtualworks konicaminolta ebook mail

Organisering av data:Informasjonsarkitekturen i DMS-systemet kommer ofte i konflikt med eksplosjonen i data og antall steder de blir lagret. Den fallende prisen for lagring har ført til en oppmykning av hvor brukerne kan lagre filene sine, og IT-administratoren må venne seg til tanken på at bedriftens data er som en organisk masse som lever akkurat der hvor brukerne ønsker det. Systemer som forhindrer denne typen fleksibilitet vil unngåelig bli møtt av mostand fra brukerne, særlig i dagens samfunn hvor en stadig større andel av befolkningen er avanserte IT-brukere.

Sikkerhetsavvik:DMS-systemene endrer ofte virksomhetens tilnærming til sikkerhet, ved å innføre systemets egne sikkerhetsrutiner, snarere enn å bruke eksisterende sikkerhetsløsninger og -rutiner.

Ekstra kostnader:DMS-systemer medfører ekstra utgifter fordi de forutsetter kjøp av en SQL-database (vanligvis Oracle eller Microsoft SQL Server).

Det finnes et alternativ, som tilfører verdi til enkel arkivering i mappe, og som samtidig utfyller (eller i visse tilfeller erstatter) kostbare prosedyrer for arkivering og kontrollering gjennom avanserte dokumentssytemer.

Noen virksomheter blir tvunget til å benytte DMS-systemer på grunn av myndighetskrav. Men mange virksomheter har valgt bort denne tidkrevende tilnærmingen, og valgt den raskere skanne og lagre-rutinen, med alle begrensningene dette gir i muligheten til å søke i og etter dokumenter.

Det må finnes en bedre måte, og den gode nyheten er at det gjør det.

fordelene med enkel skanning

noen ganger kan dms selvfølgelig være den riktige løsningen. dette gjelder for eksempel i virksomheter med strenge reguleringer eller lovpålagte krav, som medfører at man trenger den strenge kontrollen over dokumentene som bare et dms-system kan gi. denne kontrollen inkluderer blant annet:

- versjonskontroll og revisjon. ved behov for versjonskontroll og revisjonssporing i et dokument, som viser hvilke endringer som er gjort

og av hvem. - arbeidsflyt. ved behov for å vite hvem som kontrollerte et dokument og når

det skjedde, og om de eventuelt har foretatt endringer. - arkiveringskrav. ved behov for å overholde virksomhetens retningslinjer for

dokumentlagring og oppbevaring.- datostempling. ved behov for å vite tidspunkt og dato for når dokumenter

og bilder ble skannet eller behandlet.

Page 8: Virtualworks konicaminolta ebook mail

scan&FIND benytter seg av teknologien Enterprise Indexing. Produktet er det

manglende bindeleddet, som gir kontinuitet ved digitaliseringen av dokumenter. Uavhengig av om dere har valgt å arkivere skannede dokumenter på den enkle måten i en vanlig mappestruktur, eller i et mer avansert DMS-system, så kan scan&FIND enkelt indeksere og gjøre alt innhold i alle dokumenter søkbare.

Dette er den enkle måten å sikre at kritisk informasjon fra skannede dokumenter blir tilgjengelig på en enkel måte, og at filer fra mapper i nettverket automatisk blir indeksert og raskt gjort søkbare for brukerne.

Den gode nyheten er at løsningen ikke krever at du fjerner eksisterende programmer eller omorganiserer fillagre, bruker tid på manuell indeksering og ruting, eller tvinger brukerne til å endre den måten de arbeider på. Teknologien Enterprise Indexing endrer rett og slett hvordan organisasjoner av alle størrelser forholder seg til de skannede dokumentene.

scan&FIND er et viktig tillegg til enhver MFP-løsning, og effektiviserer kritiske prosesser og forbedrer nytten av de skannede dokumentene, ved å gjøre dem umiddelbart søkbare og tilgjenglig.

scan&FIND gjør også investeringen i et DMS-system mer lønnsom. Selv om du har investert i et DMS-system som brukes i deler av organisasjonen, kan det hende at det ikke er hensiktsmessig eller ønskelig å benytte DMS-systemet i alle avdelinger eller områder. Enterprise Indexing er da et perfekt supplement til DMS - ved at den sentrale indeksen kan tilby søkefunksjonalitet inn mot DMS-systemet for alle brukere - også de som vanligvis ikke bruker det. På den måten sikrer man optimal deling av dokumentene som ligger i DMS-systemet.

Vi presenterer produktet s c a n FIND&

Page 9: Virtualworks konicaminolta ebook mail

10 grunner til at forenkler Dokumentprosessene:

1Fjerner behovet for merking av dokumenterDen mest kompliserte og tidkrevende delen av digitaliseringsprosessen er knyttet til behovet for manuell merking av hvert eneste dokument, med risiko for at det blir gjort feil i denne prosessen. Hvis virksomhetens arkiv er stort, kan du bruke flere måneder bare på å få dokumentene inn i systemet, slik at de blir søkbare. Behovet for å merke dokumenter opphører aldri, siden flere dokumenter kommer til hver dag. Den eneste forskjellen er at nå belaster du egne brukere med denne oppgaven, fremfor å ansette eksperter, med den risikoen dette medfører for enda flere feil.

scan&FIND fungerer uten behov for intensiv merking og strukturering av de lagrede eller skannede dokumentene. Løsningen fanger ikke bare opp metadata og filnavn, men gjør alt innholdet i de skannede dokumentene fullt søkbare. Slik at brukerne kan finne den informasjonen de trenger ved hjelp av intuitive søkeord i selve dokumentet.

2Valgfritt lagringssted:Det å avgjøre hvor et skannet dokument skal lagres, kalt ruting, er en viktig kilde til at det er vanskelig å finne igjen dokumenter. Alle former for manuelle arkiveringssystemer overlater denne beslutningen til brukeren. Dette betyr at i tillegg til at brukeren må navngi (eller kode) hvert enkelt dokument manuelt, må vedkommende også sørge for at filen blir lagret på riktig sted. Det samme gjelder i prinsippet for alle former for lagring, enten du lagrer et vedlegg i en e-post eller dokumentet du jobber med.

Med scan&FIND kan brukerne lagre dokumenter hvor de vil (og i alle formater), samt kalle dokumentene hva de vil. Brukeren kan skanne med et fritt valgt skanneverktøy og deretter lagre filen hvor som helst på nettverket, selv på tvers av mappeområder og backoffice-systemer, uten behov for et kostbart strukturert filsystem. scan&FIND finner og indekserer alt, uansett format, struktur eller plassering.

s c a n FIND&

Page 10: Virtualworks konicaminolta ebook mail

3Feilfri navngivning og ruting I alle former for manuelle arkiveringssystemer vil det oppstå brukerfeil som følge av at brukeren må navngi, merke, rute og lagre filene, noe som ofte fører til at verdifull informasjon går tapt.

Hvis brukeren skriver filnavnet feil eller overser en enkelt bokstav, risikerer man at filen er borte for alltid. Dette gjør at arbeidsflytene blir mindre effektive og at det blir vanskeligere å samarbeide internt i gruppen. Med andre ord vil det å stole på enkeltpersoners hukommelse og deres evne til å navngi og rute en fil manuelt, føre til at informasjonsdelingen i en virksomhet i stor grad blir begrenset.

Indekseringsløsninger for bedrifter krever ikke at brukerne må huske metadata, og det er heller ikke behov for at man oppgir helt korrekt filnavn eller stavemåte. Den indekserer alt innholdet i hver fil, slik at brukerne kan finne det dokumentet de er på jakt etter ved å søke etter nøkkelord i dokumentet, selv om de ikke kjenner filnavnet.

4Ingen endring i rutinerManuelle arkiveringssystemer tvinger brukerne til å benytte forhåndsdefinerte dokumentstrukturer, strenge regler for navngivning, manuell merking og endring i arbeidsrutinene.

Med scan&FIND trenger ikke brukerne noen spesiell opplæring. De kan bruke et naturlig språk og intuitive søkeord for å finne nødvendige filer. De kan lagre filer hvor de vil – og til og med stave filnavnet feil når de lagrer eller når de søker. I tillegg kan de finne og hente skannede filer fra en hvilken som helst enhet – inkludert iPad og smarttelefoner.

Page 11: Virtualworks konicaminolta ebook mail

5Ingen migrering (flytting av data) Mange løsninger for dokumentarkivering stiller urimelige krav. De tvinger brukeren til å flytte dataene til systemets arkivdatabase eller til å konvertere databaser eller dokumenter til formatet i den nye løsningen. Resultatet er enda flere separate siloer, når du allerede prøver å kvitte deg med de virksomheten har.

scan&FIND sørger for at du slipper forstyrrende omveier. Det er ikke behov for å overføre data til nye arkivdatabaser og du trenger heller ikke å konvertere dem til nye formater. Du slipper også å endre på arbeidsprosessene eller den eksisterende infrastrukturen. Siden alle dataene kan forbli lagret i sine eksisterende formater, gir scan&FIND deg en enkel tilnærming til det kompliserte problemet forbundet med dokumentstyring.

6Indekserer alle dokumenterFor å ta bedre beslutninger med all relevant informasjon tilgjengelig liker brukere å se alle dokumentene som er knyttet til et bestemt søk i samme vindu, ikke bare de som er skannet.

Istedenfor å tvinge brukerne til å søke etter dokumenter og deretter åpne hvert enkelt program for å søke etter relaterte dokumenter, samler scan&FIND alt skannet innhold og nettverksfiler, inkludert Microsoft Office-dokumenter, noe som gjør de øyeblikkelig tilgjengelig for folk som trenger de og som er autoriserte til å se de.

Page 12: Virtualworks konicaminolta ebook mail

7Krever ingen spesiell maskinvareDet siste du ønsker når du introduserer et nytt dokumentsystem er å bli tvunget til å endre maskinvare og programvare for å takle de nye arbeidsflytene og forretningsprosessene. Du ønsker heller ikke å måtte kjøpe nye servere, som skal fungere som sentraliserte dokumentlagringsenheter.

Programvaren til scan&FIND kan brukes på Windows 2008 Server og alle prosesser og funksjoner er samlet på én server. Nettleserbasert brukertilgang betyr også at du ikke trenger å installere ekstra programvare på brukerens PC.

8Ikke behov for nye sikkerhetsmekanismer Virksomheten får lite nytte av forenklede dokumenthåndteringsprosedyrer hvis det betyr at ikke-autoriserte brukere får se dokumenter de ikke burde få tilgang til, og riktig tilgang er noe du bør kunne sikre uten å måtte etablere separate, dupliserte sikkerhetsregler.

scan&FIND blir automatisk integrert med sikkerheten i Microsoft Active Directory for å knytte hver enkelt fil til et sett med tilgangsrettigheter, slik at kun autoriserte brukere kan se filen. Hvis brukeren ikke har tilgang til å se filen, vil den heller ikke bli vist, og brukeren vil ikke engang vite at den finnes.

Page 13: Virtualworks konicaminolta ebook mail

9Mer verdi fra eksisterende systemer Dersom du allerede har investert i en MFP-enhet og kanskje også et DMS-system, ønsker du ikke å bli tvunget til å erstatte disse systemene og innføre nye.

scan&FIND er fullt ut kompatibel med alle MFP-enheter og sørger for at du får mest mulig ut av investeringen, uten at du må foreta endringer i verken maskinvare eller programvare. Programvaren er også kompatibel med DMS-systemer, og utgjør et perfekt supplement i alle deler av virksomheten.

10Ingen integrasjonDokumentbehandlingssystemer er som regel tidkrevende å innføre og dyre å konfigurere. Dette er årsaken til at DMS-prosjekter ofte blir utsatt eller stående i stampe.

scan&FIND forstyrrer ikke det daglige arbeidet, er enkelt å installere og medfører liten ekstrabelastning på IT-avdelingen. Programvaren leveres klar til installasjon og krever ingen tilpasset programmering eller manuell integrasjon.

Page 14: Virtualworks konicaminolta ebook mail

Home Drive Enterprise Shared Data

Secure DataPublic Drive

Utilize ViaWorks to find that information regardless of document name or file location

Place the documents in the MFP

Scan to any network file share

slik fungerer teknologienenterprise indexing

SkannSkann med et fritt valgt verktøy og filformat, det er ikke behov for intensiv manuell merking, kompleks mappestruktur eller ruting.

LagreLagre hva du vil uten å investere i et kostbart strukturert dokumentstyringssystem. Ingen store investeringer, integrasjon eller migrering av data er nødvendig.

IndekserEnterprise Indexing-løsningen finner, henter ut innhold og indekserer både de skannede filene og andre dokumenter som f.eks. Microsoft Office-filer og mer enn 85 andre filformater. Resultatet plasseres i en samlet, søkbar indeks.

FinnTil slutt kan brukeren søke etter alt innhold i alle dokumenter.

s c a n FIND&

1. Legg dokumentene til skanning på din MFP

2.Skann til hvilket som helst nettverk

3.Benytt scan&FIND for å finne dokumenteneuavhengig av navn og lagringssted

Page 15: Virtualworks konicaminolta ebook mail

Øk utnyttelsen av bedriFtens dokumenter finn skanneDe Dokumenter, øk proDuktiviteten og maksimer investeringene

scan&FIND fra Konica Minolta er en Enterprise Indexing løsning utviklet for at du skal få mest mulig ut av investeringene i MFP-enheter og DMS-systemer ved å forenkle lagringsprosessen og gjøre dokumentene lettere tilgjengelig. Løsningen indekserer skannede dokumenter og nettverksfiler helt automatisk, uten noe behov for manuell merking, ruting eller vedlikehold av komplekse mappestrukturer.

Brukerne kan ganske enkelt skanne dokumenter og plassere de hvor de vil i DMS-systemet eller i mapper i nettverket, også på tvers av systemer hvor dokumentet er lagret. scan&FIND ordner automatisk resten ved hjelp av innebygget tekstgjenkjenning (OCR), og den indekserer alt innhold og plasserer resultatet i den sentrale indeksen. På denne måten blir dokumentene søkbare og tilgjengelige for alle som trenger dem - og har tillatelse til å se dem.

scan&FIND gjør det svært enkelt for brukerne å finne og få tilgang til skannede filer uansett hvor de er lagret, og kombinere de med relaterte Microsoft Office-filer i samme skjermbilde. Resultatet: Raskere og bedre beslutninger, mer fornøyde brukere, mer effektive arbeidsflyter, lavere kostnader og økt avkastning på eksisterende dokumentinfrastruktur.

scan&FIND er heller ikke begrenset til dokumenter som er opprettet fra den dagen løsningen blir implementert, den indekserer automatisk alt som er skannet og lagret tidligere og gir brukerne tilgang i sanntid.

s c a n FIND&

Page 16: Virtualworks konicaminolta ebook mail

Fordelene

scan&FIND gir en ny dimensjon til din MFP ved å øke effektiviteten, samt redusere kostnadene ved å:

Gi brukerne en ny opplevelse ved å la dem finne alle skannede dokumenter, uavhengig av hvor de er blitt lagret. Søket vil enkelt kunne inneholde Microsoft Office-filer (og over 85 andre filtyper) og ved at man kan søke etter alt av innhold i tillegg til navn, tittel og metadata er det ikke nødvendig å vite filnavnet, eller logge inn på skanneflyten eller DMS-systemet. Ved hjelp av den kraftige, innebygde gjenkjenningsmotoren (OCR) blir alle tidligere arkiverte ikke-søkbare PDF-, TIFF-, faks- og GIF-filer fullt indeksert, og brukerne kan på den måten søke i alle skannede dokumenter.

Gjøre hverdagen betydelig enklere for IT-avdelingen fordi løsningen kan rulles ut raskt og enkelt uten avbrudd i driften. Ingen eksisterende system påvirkes, ingen klientprogramvare skal installeres og det er ikke behov for merking, ruting eller strukturert lagring. Sikkerheten er også ivaretatt med integrasjon med Microsoft Active Directory, som sikrer at brukerne bare får tilgang til det innholdet som de er autoriserte til å se.

Øke avkastningen for virksomheten fordi brukerne ikke kaster bort tid på å lete etter skannede filer eller andre dokumenter på nettverket. Løsningen er kompatibel med alle typer MFP-er eller skannesystemer, og legger til nye nivåer av funksjonalitet for å maksimere virksomhetens eksisterende investeringer. scan&FIND er klare til bruk uten programmering, installeres på mindre enn én dag og begynner derfor å levere verdi fra første dag.

Page 17: Virtualworks konicaminolta ebook mail

resultatet

De tradisjonelle tilnærmingene for å fjerne papir fra forretningsprosessene, enten det er ved å skanne til mappearkiver eller dokumentsystemer har ført til store problemer med å finne igjen dokumentene.

scan&FIND endrer prosessen knyttet til dokumentskanning med en enkel skanne og finne-løsning, for å håndtere den enorme økningen i digitale dokumenter.

Løsningen hjelper brukerne med å finne skannede dokumenter de trenger for å gjøre jobben sin, uansett hvor filene befinner seg. Fordi scan&FIND ikke medfører forstyrrelser i driften, trenger du ikke å foreta endringer i dokumentflyten eller å endre brukernes rutiner.

Virksomheten kommer ganske enkelt mye lengre med indeksering.

s c a n F I N D&Powered by

S Ø KF i l e s e r v e r E x c h a n g e S h a r e p o i n t

f i n n i g j e n m i n e d o k u m e n t e r

Page 18: Virtualworks konicaminolta ebook mail

om koniCa minolta

Konica Minolta er globalt ledende på produktutvikling og tilbyr produkter og tjenester som møter kundenes behov innenfor kopi, print og skanning.

Våre programvareløsninger fokuserer på økt produktivitet, sikkerhet og riktig dokumentlagring. Skreddersydde løsninger, med riktig kombinasjon av maskinvare, programvare, tjenester og ekspertråd, sikrer at våre kunder får et optimalt driftsmønster og den mest kostnadseffektive drift.

Vi mener å ha markedets beste kvalitet og driftssikkerhet på våre produkter. Vår service- og supportorganisasjon sørger for at de løsninger som blir levert driftes og supporteres i samsvar med serviceavtalene.

For oss er kundetilfredshet nøkkelfaktoren i vår virksomhet.

Ønsker du mer informasjon, ta kontakt med oss på:

TELEFON: 09400E-POST: [email protected]

konica minolta business solutions norway as maridalsveien 323 0872 oslo www.konicaminolta.no