MAKALAH

KOMUNIKASI & NEGOSIASI

PENGANTAR MANAJEMEN

DOSEN PEMBIMBING:

Dra. IIN ENDANG MARDIANI, M.M

Disusun Oleh:

KELOMPOK 11 Seksi 10

Anggota: 1. BOBBY SANJAYA ( 2013-11-484 )

2. DENIS DWI SAPUTRA ( 2013-11-524 )

3. DICKY FIRMANSYAH ( 2013-11-500 )

4. INDRAYADI CAHYA. K ( 2013-11-459 )

5. ROSWANA FIRMAN ( 2013-11-504 )

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

Jl. Arjuna Utara No. 9, Kebon Jeruk – Jakarta Barat 11510

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan

Rahmat dan Karunia-Nya sehingga tersusunlah makalah ini.

Maksud dan tujuan penyusunan makalah ini adalah sebagai salah satu syarat atau

tugas untuk memenuhi nilai mata kuliah Pengantar Manajement tahun pelajaran 2013-2014

di semester pertama.

Dalam penyusunan makalah ini belumlah dikatakan sempurna, karena keterbatasan

kemampuan serta pengetahuan yang dimiliki penulis. Namun setidaknya penulis sudah

berusaha memenuhi ketentuan yang berlaku. Dalam penyusunan makalah ini penulis juga

dibantu oleh beberapa pihak yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi peulis dan umumnya bagi

pembaca. Saya mohon maaf atas segala kekurangan serta kesalahan dalam penyusunan

makalah ini. Kritik dan saran yang bersifat membangun senantiasa kami nantikan untuk

pembaharuan di masa yang akan datang. Terima kasih.

Jakarta, April 2014

Penulis

2

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar....................................................................................................................................2

Daftar Isi.............................................................................................................................................3

BAB 1 Pendahuluan............................................................................................................................4

1.1 Latar Belakang.................................................................................................................4

1.2 Maksud dan Tujuan.........................................................................................................4

BAB 2 Komunikasi & Negosiasi.........................................................................................................5

2.1 Pengertian Komunikasi....................................................................................................5

2.2 Unsur-Unsur Komunikasi.................................................................................................5

2.3 Jenis-Jenis Komunikasi....................................................................................................6

2.4 Komunikasi Lateral & Informal......................................................................................10

2.5 Hambatan dalam Komunikasi Efektif.............................................................................10

2.6 Contoh Kasus Komunikasi..............................................................................................11

2.7 Melakukan Negosiasi......................................................................................................13

BAB 3 Penutup...................................................................................................................................15

3.1 Kesimpulan......................................................................................................................15

3.2 Saran................................................................................................................................15

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................................................16

3

BAB

1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi merupakan suatu proses dua arah yang menghasilkan pertukaran

informasi dan pengertian antara masing-masing individu yang terlibat. Komunikasi

merupakan dasar dari seluruh interaksi antar manusia. Komunikasi merupakan kebutuhan

hakiki dalam kehidupan manusia untuk saling tukar menukar informasi. Karena tanpa

komunikasi antar manusia, baik secara perorangan, kelompok maupun organisasi tidak

mungkin terjadi. Manusia memerlukan kehidupan sosial, kehidupan bermasyarakat. Sebagian

besar interaksi manusia berlangsung dalam situasi komunikasi interpersonal (komunikasi

antar pribadi).

Proses komunikasi & negosiasi yang terjadi di dalam perusahaan khususnya

yang menyangkut komunikasi & negosiasi antara pimpinan dan bawahan merupakan faktor

penting dalam menciptakan suatu organisasi yang efektif. Komunikasi efektif tergantung

dari hubungan karyawan yang memuaskan yang dibangun berdasarkan iklim dan

kepercayaan atau suasana organisasi yang positif. Hubungan atasan dan bawahan merupakan

jantung pengelolaan yang efektif. Agar hubungan ini berhasil, harus ada kepercayaan dan

keterbukaan antara atasan dan bawahan.

1.2 Maksud & Tujuan

Adapun maksud dan tujuan dibuatnya makalah Komunikasi & Negosiasi ini

diantaranya untuk memenuhi nilai salah satu mata kuliah Pengantar Manajement,

mengkompetensikan kemampuan mahasiswa dalam berkomunikasi dan negosiasi, serta

mahasiswa dapat mengimplementasikan teori kepada praktek atau kenyataannya di dunia

kerja.

4

BAB

2

KOMUNIKASI & NEGOSIASI

2.1 Pengertian Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu communicare yang artinya sama.

Secara bahasa, komunikasi berarti proses untuk memperoleh pengertian yang sama.

Berdasarkan arti praktisnya komunikasi adalah proses pengiriman / penerimaan informasi,

berita, pesan antara 2 orang atau lebih dengan menggunakan cara yang tepat sehingga

informasi / pesan yang dimaksud dapat dimengerti oleh keduanya.

Menurut beberapa ahli sbb:

1. Edward Depari ( Komunikasi dalam Organisasi )

Komunikasi adalah proses penyampaian gagasan, harapan dan pesan yang

disampaikan melalui lambang tertentu mengandung arti yang dilakukan oleh pengirim

pesan ditujukan pada penerima pesan.

2. Astrid S. Susanto ( Komunikasi dalam Teori dan Praktek )

Komunikasi merupakan proses pengoperasian lambang-lambang yang

mengandung arti.

3. John R. Schemerhom ( Managing Organizational Behavior )

Komunikasi merupakan proses antar pribadi dalam mengirim dan menerima

simbol-simbol yang berarti bagi kepentingan mereka.

Secara umum, istilah komunikasi dapat diartikan sbb:

1. Hubungan atau kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan masalah hubungan.

2. Kegiatan saling tukar menukar informasi, ide, sikap, pendapat, atau kesukaan.

3. Hubungan kontak antar manusia baik individu maupun kelompok.

5

Komunikasi akan berhasil jika timbul saling pengertian yaitu jika kedua belah

pihak (pengirim dan penerima informasi) dapat memahami apa yang di komunikasikan.

Dengan kata lain, komunikasi akan terjadi apabila ada persamaan makna tentang sesuatu

yang dibicarakan, makna pesan yang disampaikan oleh komunikator sama dengan yang

ditangkap oleh komunikan. Hal ini tidak berarti bahwa kedua belah pihak harus menyetujui

ide atau gagasan yang dikomunikasikan, tetapi yang penting kedua belah pihak sama-sama

memahaminya. Dalam keadaan seperti inilah baru dapat dikatakan komunikasi telah berhasil

baik (komunikatif).

2.2 Unsur-Unsur Komunikasi

Adapun unsur-unsur yang mempengaruhi komunikasi diantaranya sbb:

1. Sumber

2. Komunikator

3. Pesan

4. Channel / Saluran

5. Komunikasi

6. Efek

7. Faktor- faktor yang diperhatikan dalam proses komunikasi.

2.3 Jenis-Jenis Komunikasi

2.3.1 Komunikasi Berdasarkan Pelakunya

Berdasarkan pelakunya komunikasi dapat dibedakan menjadi empat, yaitu

komunikasi intrapersonal, komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, dan komunikasi

masa.

a. Komunikasi Intrapersonal (Komunikasi dengan Pribadi)

Sebelum berkomunikasi dengan orang lain terlebih dahulu kita harus

berkomunikasi dengan diri sendiri atau intropeksi diri, sehingga kita dapat menghargai

orang lain. Komunikasi ini merupakan awal timbulnya ide atau gagasan seseorang,

baik berbentuk verbal maupun non verbal, lisan atau tulisan, maupun elektrik. Contoh:

berpikir, berdoa, berbicara, menulis surat, dan mendengarkan radio.

6

b. Komunikasi Interpersonal (Komunikasi dengan Orang Lain)

Komunikasi interpersonal merupakan proses dinamis yang merupakan dasar

terjadinya komunikasi antar-manusia. Dalam komunikasi interpersonal terjadi

pertukaran informasi antara pengirim dan penerima pesan.

c. Komunikasi Kelompok (Group Communication)

Komunikasi kelompok adalah proses komunikasi antar seseorang dengan

kelompok yang berupa tukar pikiran untuk memperoleh tanggapan atau masukan

mengenai suatu masalah. Di tempat kerja komunikasi kelompok mempunyai beberapa

tujuan sbb:

1. Menjelaskan kebijaksanaan, program, atau aturan baru.

2. Memecahkan suatu persoalan.

3. Membicarakan kegiatan kepanitiaan.

4. Memberikan bimbingan dan penyuluhan.

5. Mencari sumbang saran atau masukan untuk masalah tertentu.

6. Melakukan evaluasi dll.

d. Komunikasi Massa

Komunikasi massa memiliki beberapa pengertian, antara lain adalah

merupakan proses komunikasi dengan massa, proses komunikasi dengan media massa,

dan proses komunikasi dengan informasi secara elektrik. Radio, televisi, internet, dan

production house yang memproduksi film merupakan contoh-contoh komunikasi

dengan informasi elektrik.

2.3.2 Komunikasi Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya komunikasi dapat dibedakan menjadi dua, yaitu

komunikasi formal dan non-formal.

a. Komunikasi Formal adalah komunikasi antar manusia di dalam organisasi yang

dilakukan menurut prosedur dan mekanisme yang teratur dan tertib serta berorientasi

pada organisasi.

7

b. Komunikasi Non-formal adalah komunikasi yang terjadi antar individu atau antar

pribadi di dalam organisasi yang disetujui secara sosial dan berada diluar pengaturan

yang berlangsung. Orientasinya tidak pada organisasi tetapi lebih pada para anggota

secara individual.

2.3.3 Komunikasi Berdasarkan Arusnya

Menurut De Vito (1997) berdasarkan arusnya komunikasi di dalam organisasi

dapat dibedakan menjadi tiga yaitu komunikasi vertical, komunikasi horizontal, dan

komunikasi diagonal.

a. Komuniaksi Vertical (Komunikasi keatas dan kebawah)

Komunikasi keatas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang

lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Sementara komunikasi ke bawah merupakan

pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih bawah.

b. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal disebut juga komunikasi lateral yaitu pesan yang

dikirim antar sesama. Misal komunikasi antar manager dengan manager. Pesan

semacam ini dapat bergerak dibagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir

antar bagian. Komunikasi lateral memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman,

metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi menghindari beberapa masalah.

c. Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang berlangsung antar pegawai

atau antar karyawan pada level atau tingkatan dan kedudukan yang berbeda-beda serta

pada tugas atau fungsi yang berbeda pula.

Berdasarkan arusnya terdapat penggolongan komunikasi yang lain, yaitu:

a. Komunikasi Satu Arah

Yaitu komunikasi yang bersifat koersif, dapat berupa perintah, instruksi, dan

bersifat memaksa dengan menggunakan sanksi-sanksi.

8

b. Komunikasi Dua Arah

Yaitu komunikasi yang lebih bersifat informatif dan persuasif, serta

memerlukan hasil (feed back).

2.3.4 Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkupnya

a. Komunikasi Internal

Komunikasi internal adalah komunikasi yang berlangsung dalam suatu

organisasi atau kantor. Komunikasi internal dikelompokan menjadi:

1. Komunikasi atasan-bawahan yaitu komunikasi dari atasan kepada

bawahannya.

2. Komunikasi bawahan-atasan yaitu komunikasi dari bawahan kepada

atasannya.

3. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi antar karyawan atau anggota

organisasi yang sama kedudukannya atau jabatannya.

b. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang berlangsung antara organisasi

atau kantor dengan masyarakat umum diluar.

2.3.4 Komunikasi Berdasarkan Tujuannya

Komunikasi berdasarkan tujuan terbagi menjadi:

a) Tujuan memberi perintah

b) Tujuan memberi ucapan selamat

c) Tujuan memberi saran dan kritik

d) Tujuan berpidato atau ceramah

e) Tujuan rapat

f) Tujuan perundingan

g) Tujuan pertemuan

h) Tujuan wawancara.

9

2.4 Komunikasi Lateral & Informal

a. Komunikasi Lateral

Komunikasi antar departement dari sebuah organisasi yang pada umumnya

mengikuti alur pekerjaan bukannya rantai komando. Dan dengan demikian saluran

langsung untuk koordinasi dan pemecahan masalah. Biasanya mengikuti pola arus

pekerjaan dalam sebuah organisasi terjadi anggota kelompok kerja, antara satu kelompok

kerja dengan kelompok kerja yang lain. Antara anggota departement yang berbeda dan

antara karyawan lini dan staff. Tujuan utama dari komunikasi lateral adalah

menyediakan saluran langsung untuk koordinasi organisasi dan memcahkan masalah

dengan cara ini dapat dihindari prosedur yang jauh lebih lambat yaitu mengarahkan

komunikasi lewat rantai komando.

b. Komunikasi Informal

Komunikasi di dalam sebuah organisasi yang tidak disetujui secara resmi.

Salah satu tipe dari komunikasi informal tidak mendapat sanksi resmi adalah desas-

desus. Desas-desus memutari peringkat atau wewenang dan dapat menghubungkan

anggota organisasi dalam kombinasi arah kemana pun horizontal, vertikal, dan diagonal

(Keith Davis).

2.5 Hambatan dalam Komunikasi Efektif

2.5.1 Hambatan Organisasional

Tingkatan Hirarki

Bila organisasi tumbuh strukturnya berkembang akan menimbulkan berbagai

masalah komunikasi berita menjadi berkurang ketepatanya karena harus melalui

beberapa jenjang organisasi.

Wewenang Manajerial

Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya nenerima

berbagai masalah kondisi atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah

banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi

yang dapat mengancam kedudukan mereka.

10

Spesialisasi

Perbedaan fungsi kepentingan dan istilah pekerjaan dapat membuat orang

merasa bahwa mereka hidup dalam dunia berbeda.

2.5.2 Hambatan antar Pribadi

Persepsi selektif

Status komunikator

Keadaan membela diri

Pendengaran lemah

Ketidaktepatan bahasa.

2.5.3 Peningkatan Efektifitas Komunikasi

Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif,

Penggunaan Umpan Balik,

Cara manajer berkomunikasi dengan bawahannya dapat menentukan jumlah

umpan balik yang akan diterima,

Menjadi komunikator yang lebih efektif.

2.6 Contoh Kasus Komunikasi

Kru British Airways Mogok 3 Hari, 1.100 Penerbangan Akan Dibatalkan

London – Maskapai penerbangan Inggris, British Airways (BA) dilanda aksi mogok

kerja para krunya. Ribuan kru kabin BA hari ini memulai aksi mogok yang akan

berlangsung tiga hari.

Mogok tersebut dilakukan untuk memprotes rencana pengurangan ongkos operasional

BA yang akan berdampak pada gaji pekerja.

Sebelumnya BA berencana menghemat belanja sebanyak 62,5 juta poundsterling untuk

mengatasi dampak negatif yang muncul karena menurunnya penumpang, fluktuasi harga

bahan bakar dan persaingan dengan maskapai lainnya.

11

Lebih dari 1.000 penerbangan BA bakal mengalami pembatalan selama tiga hari

pemogokan tersebut. Mogok kerja ini dilakukan setelah negosiasi antara pimpinan

serikat dagang terbesar Inggris, Unite, Tony Woodley dengan kepala eksekutif BA Willie

Walsh menemui jalan buntu.

“Dengan kekecewaan besar saya harus katakan bahwa semua negosiasi telah gagal,”

kata Woodley kepada wartawan seperti dilansir kantor berita AFP, Sabtu (20/3/2010).

“Perusahaan ini (BA) tidak ingin bernegosiasi, perusahaan ini hanya ingin berperang

dengan anggota-anggota saya,” imbuh Woodley.

Total 1.100 penerbangan BA dari sekitar 1.950 penerbangan yang dijadwalkan selama

aksi mogok ini akan dibatalkan.

BA bertekad untuk tetap menerbangkan setidaknya 60 persen penumpang dengan

mengandalkan para staf yang tidak ikut mogok. BA juga akan menggunakan 22 pesawat

dengan pilot dan kru dari delapan maskapai Eropa lainnya.  (sumber: detik.com)

Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan

yang terjadi karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan

system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan

terjadi bias bisa terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya mogok kerja, bahkan

demo.

Sehingga untuk mensiasati masalah ini bisa dilakukan dengan berbagai cara:

1. Membentuk suatu system informasi yang terstruktur agar tidak terjadi kesalahan

dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumungan atau

pengumuman melalui loudspeaker.

2. Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancar dan

harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi yang

dua arah dan intens akan mengurangi masalah di lapangan.

3. Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan

memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan

meminimalkan masalah dalam hal komunikasi.

12

Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu

perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang atau sirkulasi yang kurang baik, dan

temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang,

jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan.

Konflik dalam perusahaan juga sering terjadi antar karyawan, hal ini biasanya

terjadi karena masalah diluar perusahaan, misalnya tersinggung karena ejekan, masalah

ide yang dicuri, dan senioritas. Perusahaan yang baik harus bisa menghilangkan masalah

senioritas dalam perusahaan. Hal ini dapat meminimalisir masalah yang akan timbul,

kerena dengan suasanya yang harmonis dan akrab maka masalah akan sulit untuk muncul.

2.7 Melakukan Negosiasi

2.7.1 Pengertian Negosiasi

Sebuah bentuk interaksi sosial saat pihak-pihak yang terlibat berusaha untuk

saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan.

Contoh: antara seorang advokat dengan seorang klien yaitu suatu proses tawar menawar

antar seorang advokat dengan seorang klien, dengan sebuah kesepakatan bahwa seorang

advokat akan menjadi seorang kuasa hukum. Dalam penanganan hukum yang nantinya akan

dilimpahkan dari klien ke advokat.

2.7.2 Proses Negoisasi Tergantung Pada

Apakah pihak-pihak yang terlibat melihat kepentingan mereka saling tergantung (tidak

perduli apakah memang demikian atau tidak)?

Sejauh mana kepercayaan atau kecurigaan di antara pihak yang bersangkutan.

Kemampuan setiap pihak untuk berkomunikasi dengan jelas dan membujuk atau

memaksa pihak lain menerima pandang mereka.

Kepribadian dan keganjilan orang yang benar-benar terlibat.

Sasaran dan kepentingan pihak-pihak yang terlibat.

13

2.7.3 Linda Putman Membedakan 2 Jenis Proses Negosiasi yaitu:

Proses Integratif (Integrative Process)

Negosiasi yang prospek keuntungan kedua belah pihak didorong, ini dinamakan

situasi menang-menang (win-win solution).

Proses Distributif (Distributive Process)

Proses dengan masing-masing pihak cenderung mencari perolehan dan keinginan

maksimum dengan kerugian di pihak lain. Ini sering dikenal dengan situasi menang kalah

(win-lose solution).

2.7.4 Contoh Kasus Negosiasi

Contoh Kasus: Event Organizer yang bergerak dibidang seni menawarkan kerja

sama dengan pihak vendor atau sponsorship yang genrenya sangat bertolak belakang dengan

konsep dan tema acara maka pihak EO menawarkan kerja sama hanya sebagai pendukung

acara atau hanya sebagai donator acara. Namun pihak Vendor merasa tidak terlalu

diuntungkan dengan kontrapretasi seperti itu maka kedua belah pihak bersama sama mencari

solusi bagaimana pihak EO bernegosiasi dengan pihak Vendor agar tetap mendapatkan kerja

sama tanpa mengubah konsep yang dibuat dan tidak merugikan pihak vendor tersebut dan

vendor merasa diuntungkan dalam penyelenggaraan acara. Itulah yang disebutkan dengan

keputusan negosiasi yang win-win solustion. Menguntungkan kedua belah puhak tanpa

mengugurkan salah satu pihak.

         

Contoh Kasus selanjutnya adalah sebuah perusahaan mendapatkan proyek tender

dari pemerintah dalam pengadaan baju seragam. Pihak pemerintah menawarakan budget yang

rendah atau murah untuk kualitas yang bahan yang bagus kualitas nya. Pihak perusahaan tidak

mau kehilangan proyek tersebut karena proyek tersebut merupakan proyek awal perusahaan

sebagai perusahaan baru. Akhirnya pihak perusahaan melakukan negosiasi dengan pihak

pemerintah, setalah mengalami proses negosiasi yang cukup panjang akhirnya ditemukan

kesimpulan pemerintah tetap dengan budget yang rendah hanya saja pihak perusahaan

mengurangi upah pekerja mereka agar tidak mengurangi kualitas bahan. Itu artinya

perusahaan mengalami kerugian dan tidak diuntungkan. Hal tersebutlah yang disebut dengan

keputusan negosiasi yang win-lose solution.14

BAB

3

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Beberapa kesimpulan yang dapat disampaikan dalam tulisan ini antara lain

pentingnya seorang pemimpin dan bawahan untuk dapat membuka komunikasi secara efektif

dan efisien serta melakukan negosiasi sehingga roda organisasi dapat berjalan dengan lancar

dalam mencapai tujuan ( goal ) yang telah ditentukan. Kemudian seluruh individu yang

tergabung dalam sistem organisasi hendaknya menyadari perlunya ketanggapsegeraan untuk

meminimalisir hambatan komunikasi yang terjadi dengan melakukan beberapa pendekatan /

solusi yang ditawarkan yaitu menciptakan hubungan yang lebih baik. Maka itu dikatakan

bahwa inti dari kepemimpinan adalah adanya komunikasi yang berjalan dengan baik.

3.2 Saran

Dalam penulisan makalah ini belumlah dikatakan sempurna, hal ini dikarenakan

karena kekurangan yang penulis miliki. Oleh karena itu, saya selaku penulis senantiasa untuk

menerima saran dan kritik yang bersifat membangun untuk perbaikan makalah dimasa yang

akan datang. Semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya

bagi para pembaca, selain itu juga dengan membaca makalah ini setiap orang bisa lebih

paham tentang artinya komunikasi dan negosiasi dalam organisasi.

15

DAFTAR PUSTAKA

ruddylaski.blogspot.com

tugasperkuliahannih.blogspot.com

repository.usu.ac.id

nefi34na.blogspot.com

16