CONTRACT MANAGEMENT CELLIndian Institute of Science

Bangalore – 560 012   

   

TENDER DOCUMENT 

Tender No. R (CMC) GH/Dated 23/11/2015 

( http://www.iisc.ernet.in/tender/GuestHouse.htm )   

 

 

Specification/Requirements for Providing House Keeping and Catering Services for

Main Guest House with 50 Rooms and Centenary Visitors’ House with 108 Rooms

SCHEDULE OF EVENTS 

Schedule A 

Tender No. R (CMC) GH/Dated 06/07/2015

Download the tender Document from http://www.iisc.ernet.in/tender/GuestHouse.htm

Tender Release Date Nov. 23, 2015

Site Visit Nov. 30, 2015

Pre bid Clarification Nov. 30, 2015, 4.00 p.m.

Last date for receipt of bids Dec. 16, 2015, 5.00 p.m.

Validity of bid: 3 months

Tender Fee (non-refundable) Rs. 1000/-

Earnest Money Deposit Rs.2,50,000/-

Date & Time for opening of Technical Bid:  Dec. 16, 2015, 5.30 p.m.

Place of opening the bids:

Office of the Deputy Registrar,Contract Management Cell,Indian Institute of Science,Bangalore-560 012

Date & Time for opening of Commercial   Bids To be announced

Contract Commencement Date:  Jan. 15, 2016Contract Duration: 3 years (renewable each year after review)Performance Security Deposit 10% of the annual contract value

Financial Turn-over of Bidders

Rs.1crore perannum for the last 3 financial years, exclusively  from Hospitality Services alone, and a total turnover of Rs. 2.5 crores per annum for the last 3 financial years

 

 TENDER NOTICE

  

1. Sealed tenders are invited under Two-Cover Bid System i.e. Technical Bid and Commercial Bid in separate covers from reputed, experienced and financially sound Companies/Firms/Agencies for 

 

     Providing Facility Management inclusive of housekeeping, catering and maintenance of both the Main Guest House (MGH) and the Centenary Visitor’s  House (CVH) at the Indian Institute of Science (IISc) Bangalore-12.

  

2.    The tender documents can be downloaded from the website: http://www.iisc.ernet.in/tender/GuestHouse.htm 

3.    Interested   agency   should   submit   theirbid   for  both  guest   housesin   the   prescribed   format (Annexure III-A to Annexure III-H).  Incomplete or partial responses are liable to be rejected. A consortia of agencies (maximum of 2) can together bid for the tender. The bid should clearly state the roles and responsibilities for the individual agencies in providing the house-keeping, catering  and   facility  management   services.     The  agency   responsible   for  house-keeping  and facility management, which forms a major part of the tender, will be called the primary bidder, or simply the bidder. The primary bidder has to take the overall responsibility of the contract and should meet the bidder’s eligibility criteria for the (primary) bidder stated in Section 3A. The consortia  partner,   if   any,(for  providing  catering   services)   should  meet   the  eligibility   criteria stated in Section 3B.  In the techno-commercial evaluation (see Annexure I), the agencies will be evaluated for the respective roles/responsibilities.    If  an agency is bidding for the tender by itself, it should meet the eligibility criteria stated in sections, Section 3A and 3B.  In this case the techno-commercial evaluation would be only for the single agency for all roles/responsibilities. 

4.    Interested Companies/ Firms/ Agencies may deposit bid documents, complete in all  respects along with Earnest Money Deposit (EMD) and other requisite documents,   in the Tender Box kept at the Office of the Deputy Registrar, Contract Management Cell, located in Central Lecture Hall Complex, IISc, Bangalore-12, on or before the deadline indicated in Schedule A. 

   

DOCUMENTS TO BE SUBMITTED

Technical Bid  : Annexure – II (Attach all documents, declarations, details etc. )

Price bid  : Annexure – III-A to III-H (Attach documents, details/bills of quantities etc.)

Check List : Annexure – VI

FEES TO BE DEPOSITED(ATTACH SEPARATE DEMAND DRAFTS WITH THE TECHNICAL BID)

Tender Fee : Rs.1,000/-

E.M.D  : Rs.2,50,000/-

Note:   Bidders  must   submit   the   Technical   and  CommercialBids   in   separate   sealed   envelopes,   each superscribed  as  “Technical  Bid”  and “Commercial  Bid”   respectively  and putthem  in  a  bigger  sealed cover, subscribing “Tender Notice No. R (CMC) GH/Dated 06/07/2015 and “Tender for Maintenance, Housekeepingand Catering at theMain Guest House & Centenary Visitors House”.   The tender fee and EMD, drawn on any nationalized bank in favor of “The Registrar, Indian Institute of Science, Bangalore 560012”, as separate demand drafts, should be enclosed in the Technical Bid.   

PROCESS OF SELECTION OF AGENCY FOR OUTSOURCING OF SERVICES

1. Release   of   web   and   newspaper   advertisement   inviting   proposals   from   reputed   registered companies engaged in providing services in guest houses of reputed Government Institutions / PSUs or other equivalent establishments.

2. Bidders are required to submit the complete proposal (in two-cover format) on or before the deadline given in Schedule A. 

3. The technical bids will be opened on the day and time indicated in Schedule A in the presence of authorized   representatives   of   the   company.   Representatives   of   the   companies   invited   for technical bid opening maybe asked to give presentations on their strengths and suitability to meet our standards, before the technical committee appointed by the Institute. 

4. The   technical   committee  will   evaluate   the  proposals   on   various   parameters   (as  defined   in Annexure I); Agencies meeting the bidder’s eligibility criteria and scoring a minimum of 30 marks (out of 50) will be technically qualified. The evaluation of the technicalcommittee   is final and binding.

5.   The   commercial   bid   of   technically   qualified   bidders   will   be   opened   in   the   presence   of representative ofthe technically qualified agencies at a date and time to be communicated later. 

6. A techno-commercial evaluation (50 marks for technical and 50 marks for commercial) would be used in deciding the successful bidder. The techno-commercial evaluation scheme is detailed in Annexure I. 

1.  INTRODUCTION

Indian Institute of Science (IISc) is an Autonomous Scientific Institution established in the year 1909, now under the Ministry of Human Resource Development, New Delhi.  This prestigious Institution is looking for Facility Management at its two Guest Houses.

1. TheMain Guest House (MGH) consists of 50 guest rooms, out of which, 16 are executive rooms. A fewadditionalrooms are in the process of being upgraded to executive rooms.  The details of room chart of MGH & CVH and other areas are highlighted inSection 1. Apart from these rooms, the reception area, office, kitchen, dining area, storage area, lounge & VIP lounge, open party area, etc. are to be maintained by the contractor.   Anew, covered dining area of about 165 sqmtrs. at the MGH (outside the building complex) is also now ready.   (All the) The cooking facilities at both the Guest Houses are required to be maintained by the agency. 

II. CENTENARY VISITORS HOUSE(CVH) consists of 108 rooms including 72 studio apartments, 20 single bedded rooms and 16 double bedded rooms with attached bathrooms, (associated,  remove it) dining rooms, reception counters,  kitchen,  store room, office room, lounges,  corridors,  staircases,   lifts and other public areas.The kitchen and dining area in the Centenary Visitors House is being planned and will be ready in about two months. 

CENTENARY VISITORS’ HOUSE

DOUBLE ROOMS

    (Ground Floor) (First Floor) (Second Floor) (Third Floor)

121 122 128 129 22

1 222 228 229 32

1 322 328 329 413 41

4 420 424

SINGLE ROOMS

              (Ground Floor)        (First Floor)     (Second Floor) (Third Floor)123

124

125

126

127

223

224

225

226

227

323

324

325

326

327

415

416

417

418

419

STUDIO APARTMENT (GROUND FLOOR)

101

102

103

104

105

106

115

116

117

118

119

120

107

108

109

110

111

112

113

114

STUDIO APARTMENT (FIRST FLOOR)

201

202

203

204

205

206

207

208

209

210

211

212

213

214

215

216

217

218

219

220

STUDIO APARTMENT (SECOND FLOOR)

301

302

303

304

305

306

307

308

309

310

311

312

313

314

315

316

317

318

319

320

STUDIO APARTMENT (THIRD FLOOR)

401

402

403

404

405

406

407

408

409

410

411 41

2

A pre-bid meeting with the tenderer will be held as indicated in Schedule A to appraise them about the Guest House operation, expectations of the Institute and to familiarize them about the scope of work and obligation in the proposed contract. The prospective tenderers expressing interest must visit the Main Guest House and Centenary Visitors House and acquaint themselves about the scope and schedule of work, supervision and commitment needed on the dates indicated in Schedule A. 

IIScBangalore expects the Main Guest House and the Centenary Visitors House  to be maintained as a high end facility for our visiting academic community, ensuring state-of-the-art hospitality and service management at the level of (a Three Star standard)  the standard of a Three Star Hotel.

2. DEFINITIONS

Unless repugnant to the subject or context of usage,  the following expressions used shall  carry  the meaning hereunder respectively assigned to them: 

1. The expression “Owner” and/or “Institute” occurring in the tender document shall mean IISc, Bangalore.

2. The expression “Bidder” shall mean the tenderer who submits the tender for the work and shall include the successor and permitted assigns of the tenderer.

3. The expression “Contractor” shall  mean the successful  tenderer selected by the Institute for carrying out the subject  work,  and shall   include the successor and permitted assigns of the contractor

4. “The Deputy Registrar” shall mean any representative of the Institute authorized to act as the Deputy Registrar of the work or any specified part thereof.

5. “Work” and “Scope of work” shall mean the totality of the work/services and supplies of food and other materials by expression or implication envisaged in the contract and shall include all materials,   equipment   and   labour   required   for   commencement,   performance,   provision   or completion thereof.

6. “IISc” shall mean Indian Institute of Science, Bangalore.7. “Contract” shall mean the contract for the work and shall  include the tender document, the 

specification, general or special conditions of contract of IISc, the letter of acceptance and the acceptable rates/bill of quantities in price bid etc.

8. “Course”   shall   mean   regular   academic   program   and   short   term   management/executive development   program,   including   academic/scientific   training   program   or   events,   seminars, workshops, conference, summer or winter school etc. which are being conducted or allowed to be conducted by the Institute from time to time on residential or non-residential basis.

9. “Meals” shall include all input from the dining hall/kitchen, including bed tea, breakfast, lunch, dinner  and evening tea-snacks,  bottled water etc.,   including  those served by  the contractor under special arrangements on various occasions.

10. “Guest  House” shall  mean  in present tender,  the Main Guest  House and Centenary  Visitors House, IISc Bangalore.

11. “Competent Authority” shall mean the Director, IISc Bangalore or any other Officer/ Registrar designated by him for the purpose of this work/tender pertaining to the Main Guest House and Centenary Visitors House, maintenance thereof and powers delegated thereto, for the conduct 

of   the  defined work  and smooth  running  of   the  Main  Guest  House and Centenary  Visitors House.

SPECIAL NOTE

The   agency   should   specify   the  manpower   required   for   housekeeping,   kitchen,   catering   (Food   and Beverage   (F&B))   service  and  maintenance  for  each  of   the  Guest  Houses   (MGH &  CVH)   separately depending  on  the  occupancy   level.In  particular,   the  agency   should   specify   the  number  of  personal deployed   for   twobands   of   occupancy   viz.,   1-60%   andmore   than   60%and   shall   deploy   personnel accordingly during the contract.  For the purpose of calculating the contract value, 15days in each of the band will be assumed.

3.MINIMUM QUIALIFICATION REQUIRED FOR BIDDING 3A. Eligibility Criteria for Primary Bidder

The primary bidder should fulfill the following bidders’ eligibility criteria:

1. Minimum 3 (three) years of experience in providing housekeeping services, reception and room allotment, general maintenance services, catering,, hospitality of guests etc., for a minimum of 50 room guest house or 100 guests. 

2. Preference will be given to companies having national presence and ISO 9001-2000 certification.3. Preference will be given to companies who have experience in running a three star or above 

facility in the last 3 years.4. The agency shall have 2 ongoing contracts of which at least 1 shall be with a capacity of 50 or 

more rooms.5. The agency shall have an annual turnover of minimum Rs.1crore (in hospitality services only) 

and a total of Rs. 2.5 crores per annum for the last 3 financial years.6. The bidder /Company / Firm / Agency should have experience (at least 3 contracts in the last 3 

years)   in  providing   similar   services   to  Public   Sector  Companies/Government  Departments   / Research Organizations / Reputed Private Sector Companies.

7. The bidder/ Company / Firm / Agency should be registered with the appropriate registration authority (labour commissioner etc.).

8. The bidder /Company / Firm / Agency should be registered with Income Tax and Service Tax departments;

9. The bidder /Company / Firm / Agency should be registered with appropriate authorities under Employees Provident Fund and Employees State Insurance Acts.

10. Either the Registered Office or one of the Branch Office’s of the bidder should be located in Bangalore.

11. The bidder /Company / Firm / Agency should have its own Bank Account;Bidders must submit the documentary proof in support of meeting the minimum qualification criteria.  A simple    undertaking  by   the  bidder   for   any  of   the   stated   criteria    will   not   suffice   the  purpose.  All documentary proof must be listed on the letter pad of the company and enclosed in a cover, to be submitted with the proposal.

3B. Eligibility Criteria for Consortia Partner (Catering Services)

The consortia partner  (or the sole bidder) should fulfill the following bidders’ eligibility criteria:

1. Minimum 3 (three)  years of  experience  in providing catering services,   for  a minimum of 50 guests in a single session/meal. 

2. Preference will be given to companies having national presence and ISO 9001-2000 certification.3. Preference will be given to companies who have experience in running catering services in a 

three star facility or above in the last 3 years.4. The agency should have 2 ongoing contracts, each with a capacity of 50 or more guests per 

session/meal.5. The agency shall have an annual turnover of minimum Rs. 1 crore (in hospitality services only) 

and a total of Rs. 2.5 crores per annum for the last 3 financial years.6. The bidder /Company / Firm / Agency should have experience (at least 3 contracts in the last 3 

years)   in  providing   similar   services   to  Public   Sector  Companies/Government  Departments   / Research Organizations / Reputed Private Sector Companies.

7. The bidder/ Company / Firm / Agency should be registered with the appropriate registration authority (labour commissioner etc.).

8. The bidder /Company / Firm / Agency should be registered with Income Tax and Service Tax departments;

9. The bidder /Company / Firm / Agency should be registered with appropriate authorities under Employees Provident Fund and Employees State Insurance Acts.

10. Either the Registered Office or one of the Branch Office’s of the bidder should be located in Bangalore.

11. The bidder /Company / Firm / Agency should have its own Bank Account;The  agency  must   submit   the  documentary  proof   in   support  of  meeting   the  minimum qualification criteria.  A simple undertaking by the bidder for any of the stated criteria will not suffice the purpose. All  documentary proof must be listed on the letter pad of the company and enclosed in a cover, to be submitted with the proposal.

4. SCOPE OF SERVICES TO BE PROVIDED BY THE CONTRACTOR

4.1 Housekeeping and Facility Management 

1. Receiving and allotting   (accommodation) roomsto the guests coming to stay at Main Guest House and Centenary Visitors House as per the direction from the institute; services  include manning the reception and office (For details refer Annexure – V), round the clock, on all the days of the year, maintenance of allotment register, billing, allotment and opening of rooms for bonafide  occupants  and  perfect  upkeep  of   rooms  by  good housekeeping  and   room service (which includes provision of bottled drinking water and waiter service).

2. Maintenance and cleaning on daily basis of all the rooms (with toilet cum bath), kitchen, dining hall, glass window pane, venation blinds and all fixtures/furniture at the Guest House including the office/meeting rooms on the ground floor/first floor and other rooms belonging to the Guest House, shall be the duty of contractor.A status report on day to day basis will be maintained by the supervisor as a permanent record and may be sent to the office daily.

3. Bedroom linen and Bathroom towels shall be changed as per the schedule given in Annexure V whenever the rooms are in use. In case of higher requirement (during high occupancy) fresh linen, towel etc should be provided as per requirement. A floor register for this purpose shall be maintained by the contractor and will be scrutinized by IISc official from time to time.Requests of guests should be accommodated, such as for more towels, and logged in the floor register.

4. Floors of the rooms and corridor/wings will be cleaned daily with ISI mark detergent/phenyl (harmless  WHO certified   chemicals)  and  will  be  kept  clean  at  all  times.    Carpets  wherever 

available, shall be cleaned daily by vacuum cleaner and dry cleaning will be done on quarterly basis or earlier, as per requirement. Cleaning of sofa set, covers, curtains will also be done on monthly/quarterly basis, as per the schedule given in Annexure V. The contractor at his own expense  shall  arrange  all   consumable  and cleaning  materials   for   cleaning  and dry  cleaning. Mosquito   repellent,   anti-mosquito   spray/fumigation,   rodent   and  pest   control,   fly/ultrasonic repugnant, etc., shall be done as per the schedule given in Annexure V.

5. Bathroom/toilet shall be cleaned thoroughly every dayand mopped up with ISI marked phenyl. Air  filters  of   Split/Window type  air   conditioner  will   be   thoroughly  cleaned   (every  month?). Deodorant/Colin/Room Spray shall be used for better results. Liquid Soap Dispenser/ Bath Soap, tissue rolls,   toilet  paper,  bathroom freshner  (odonil  or  equivalent),  naphthalene  balls,   room freshener,   toilet   cleaner,   duster   brooms   and   the   cleaning/sanitary  materials   etc.   will   be provided by the contractor at no extra cost (For details see Annexure – V).

6. The contractor should be responsible for quality cleaning of bed and bath linens as per industry norms. The contractor should also provide laundry services to the guest(s) on payment basis at rates approved by IISc Authority.  Reception Desk should assist the guests’ requirements.

7. Toiletries items from reputed brand(s) to be supplied daily in a sachet (shampoo,  oil, soap) etc.. Daily supply can be on the basis of usage of room i.e. one sachet per person per day. A liquid hand wash from a reputed brand and a pair of slippers, be also kept as reserved in each rooms.

8. The   contractor   should   provide   electricianand/or   plumber   to   address   minor   repairs   when reported. The contactor should send the technician within 1 hour from the time of request. The charges for providing this service should be indicated in the financial bid as a separate line item. 

9. The   contractor   shall   ensure   overall   general  maintenance,   like   drainage,   cleaning,   garbage disposal  (dry  and wet garbage/plastic and non-plastic waste disposal  etc.,   in  an eco-friendly manner,  using protective/closed bins),  services and repairs   (electrical,  plumbing,  HVAC etc.), breakdowns, emergency relief and help on urgency basis. To ensure that managers/ Supervisors are sufficiently trained and equipped with mobile phones.

10. The   agency   has   to   provide   the   necessary   contract   labourers   (housekeeping,   room   boys, supervisors and facility manager) as required for the two guest houses (MGH and CVH). 

11. The agency shall commit to making the employees undergo a refresher course at least every 3 months in order to ensure that the quality of service consistently remains at the level of a 3 star hotel or above. 

12. The contractor  should  keep a   small   inventory   (25  units  each)of     (good  quality)   toothbrush, toothpaste,   razor,   shaving cream,   combs,  sewing kits,  ear  buds,   facial  tissues  (small  packs) which may  be provided to guests,  if needed, at MRP in both guest houses.

4.2 Catering (Food & Beverages) 

The agency shall take up the responsibility of supplying and serving breakfast/lunch/dinner as well as morning/evening coffee/tea for the guests. The sample menu for breakfast/lunch/dinner is enclosed in Annexure IV.

1. The agency shall supply additional lunch/dinner as requested by the departments/units on a chargeable basis.  Such requests will be placed, as for as possible, 1 day in advance.

2. The agency shall also be asked to supply and serve special lunch/dinner for departments/units and served in the Guest House premises, as requested, on fixed rates.

3. The agency shall be responsible for cleaning and washing of the cutleries, crockeries and other utensils  used  for  preparing and serving coffee/tea/break-fast/lunch/dinner.  The agency  shall ensure high standards in the food service. Broken/chipped and stained plates/bowls/cutleries must not be used.

4. The agency is permitted to utilize the kitchen and store available in the twoguest houses for the purpose   of   cooking/storing   the   necessary   vegetables/groceries.     Cooking   for   regular breakfast/lunch/dinner must be done in the Guest House kitchens. The agency shall keep the store-room, kitchen, and dining area clean.

5. The agency shall maintain the account of the number of breakfast/lunch/dinner provided on a per day basis and submit the bill to the Institute at the end of every month.

6. The agency is responsible for charging the guests for the number of breakfast / lunch / dinner / coffee / tea they have ordered. (b) The contractor has to arrange himself all the provision items for cooking, cleaning materials, labourers for cooking (assistants, skilled, and supervisory staff). The Guest House will be available for operation in as is where iscondition, for maintaining it in upright, spic and span good condition.

7. Dining hall/Kitchen/Cafeteria service shall be rendered in hygienic condition by trained chefs, cooks,   cleaners   etc.,   details   of  which  may   be   indicated   as   required   in   the   Annexure   –III. Appropriate   pest-control   treatment   in   kitchen/store-   room   areas   must   be   undertaken periodically (once a week).

8. Meals should be provided as per the agreed menu and the rates as fixed.  The menu details are given in Annexure–IV for which the rate is to be mentioned in Annexure–III. Menu/rates should also   be   indicated   for   events   or   special   occasions   (viz.,   seminars,  workshops,   conferences, summer/winters schools etc.) on per head basis for Lunch / Dinner, for vegetarian and non-vegetarian dishes.

9. Kitchen items and utensils available in the guest house are listed in Annexure VII. The contractor will arrange for any others that may be required   at no extra charge. Refilling of gas cylinder, repair and maintenance of the items under contractor control like gas stoves, refrigerator, water cooler,  water   purifier,   bread   toaster,  mixer/grinder   and   other   housekeeping   and   electrical equipment’s etc., will be done by the contractor at no extra charge.

10. Sanitation in case of outbreak of an epidemic or any such special circumstances will be the sole responsibility of the contractor.

11. The   agency  has   to   provide   the   necessary   contract   labourers   (chef,   cooks,   assistant   cooks, waiters, and other assistants) as required for the two guest houses (MGH and CVH). 

12. The Agency shall ensure that the contract labourers(chef, cooks, assistant cooks, waiters, and other assistants) undergoes periodic (once in 6 months) health check and certification for the same must be submitted to IIScby the agency.

Note: The contractor needs to maintain records for various departments (as per Annexure – V) which shall   be   subject   to  examination  by   the  designated  officer  of   the  guest  house,   IISc  Bangalore.  Any 

deterioration   in  providing   above   services   shall   attract   the  provision  of   deduction,   penalty   or   fine, pertaining to payment. Adequate monitoring and control system should be put in place for best services.

5. OBLIGATIONS OF IISc BANGALORE

The Institute shall provide following inventory:

1. Furnishing of Rooms.2. Air Conditioners, Voltage Stabilizers, TVs, Geysers, etc.3. Provision of curtain, blanket, looking mirror, towels, bed sheet, bed cover, mattress, protector 

cover, pillow, pillow cover, wall clock, table lamp, wall hangings etc. as one time support.4. Telephone instruments and extensions, computer/ modem/TCPIP connection.5. Electrical fittings, tube lights, bulbs, fans, etc., as aggregate level infrastructure will be provided.6. Payment of electric charges, water charges, telephone bills, house/municipal tax shall be taken 

care of by IISc.7. Renovation/ addition to the building, solar water heating, firefighting equipment’s, emergency 

power line etc. shall be taken care of by the institute.8. Matter related to civil or major electrical works of E&M Department etc.  shall be taken care of 

by the institute.9. Racks, Almirah, Room Locking arrangements, shoe/luggage rack etc. as one time support.10. IISc will provide a comprehensive computing software and room reservation/ allotment system, 

networked   connection/interface,   billing,   inventory   management   and   complaint   redressal mechanism through the said software.

IISc will hand over to the Agency materials like beds, cots, linen chairs, tables, mixer/grinder, fridges, kitchen equipment’s, machineries’ etc. and the Agency has to agree to keep proper acknowledgement and Agency shall take care to maintain these items properly. Malfunctioning of any equipment shall not be entertained as an excuse for unsatisfactory services. Upon end of contract / termination thereof, the Agency is liable to return the same to IISc in good working condition barring normal wear and tear. For shortage/misplacement/theft,  replacement  cost  of the  items will  be recovered from the final  bill  or security deposit.

6. TERMS AND CONDITIONS

GENERAL

1. Bids submitted after the deadline shall not be accepted under any circumstances whatsoever. 2. Any  conditional  bid shall  not be considered and will  be out rightly rejected in the very first 

instance.3. The bidder shall quote the Technical and Commercial bids as per the format enclosed as 

Annexure II and III respectively. 4. The Earnest Money will be forfeited if the bidder rescinds from the offer.5. The bidder should include the list of firms where they have provided similar services at least in 

the last 3 years, along with name, phone and fax number of the contact person there, so that references for their services can be obtained, if required. 

6. All entries in the bid form should be legible and clear. If the space for furnishing information is insufficient,  a  separate  sheet  duly  signed by  the  authorized  signatory  may be  attached.  No 

overwriting or cutting is permitted in the Commercial Bid Form. In such cases, the tender shall be summarily rejected.     Cuttings, if any, in the Technical Bid must be initialed by the person authorized to sign the bid.

7. IISc being an Educational Institution, the contractor will not allow or permit his employees to participate in any trade union activities or agitation in the premises of the owner.

8. All   personnel/employees/workmen  employed  by   the  agency   shall   be,   preferably,in   the  age group of 21 – 50 with good health and sound mind. The personnel/employees/workmen of the agency shall be liable to security screening by the Security Staff/Agencies deployed by IISc.

9. The   agency   shall   not   be   allowed   to   transfer,   assign,   pledge  or   sub-contract   its   rights   and liabilities under this contract to any other agency without the prior written consent of IISc. 

10. The  agency   shall   appoint   fully  qualified  and  competent  workers;   appropriate  operations-in-charge personnel  should be deployed by  the agency,  at   their  own cost,   to ensure  that  the services   rendered  by   them are  at   the   level  of  a  three  starhotel  and  the  responsibility  and obligations undertaken by them are carried out to utmost satisfaction of the IISc. The agency as an   employer   of   its   employees/workmen   shall   have   exclusive   right   to   appoint,   substitute, suspend   and   terminate   the   services   of   any   of   their   employees   /  workmen   to   fulfill   their obligations  under   this   agreement  with   enough   reasons   for  doing   so,  with   approval   of   the institute authority.

11. The   employees/workmen   employed   by   the   agency   shall   always   be   under   the   direct   and exclusive control and supervision of the agency and the agency may transfer its employees / workmen  and   in   accordance  with   their   needs,   provided   in   consultation  with   the  Assistant Registrar,  Guest House/the officer designated by the Director,  IISc.   Adequate and necessary numbers   of   employees   /   workmen   are   deployed   by   the   agency   for   fulfillment   of   their contractual obligations under this agreement. It shall be the sole responsibility of the Service Provider   to   ensure   that   employees/workmen,   deployed   by   him,   fulfill   the   obligations undertaken by the Service Provider under this agreement and the Service Provider shall provide such employees/workmen at his own cost, with such equipment and other paraphernalia as may be considered necessary.

12. The number and composition of staff required for MGH and CVH should be given separately in Annexure – III    (as prescribed in the forms) . The tenderer should have sufficient number of permanent  employees  on roll,   specifically  qualified and trained  for  housekeeping  and allied work as per tender requirement (For details refer to Annexure – V).

13. The   successful   bidder   shall   furnish   the   following   documents   in   respect   of   the   individual manpower who will be deployed by IISc, before the commencement of work:

a. List of   Manpower short listed by agency for deployment at IISc, containing full details i.e. date of birth, marital status, address etc; 

b. Bio-data of the persons with passport size photographc. Character   certificate   from   a  Gazetted   officer   of   the   Central   /   State   Governmentor 

certificate of verification of antecedents of persons by local police authority.d. Their   deployment  will   be   only   after   the   approval   of   the  Assistant   Registrar,  Guest 

House/the designated officer.  14. The selected agency shall provide name badges  and identity cards, bearing the photograph of 

the personnel and personal information such as name, date of birth, age and identification mark etc. to the personnel deployed at the guest houses

15. Services will be provided by presentable, neatly attired and well-mannered qualified and trained Attendant/personnel  as  per   their   functional  designation,  mentioned   in  Annexure  –   III-.   The personnel deployed (preferred age group: 21-50 years) of certified character and antecedents 

be   Indian   national   and   must   display   name   badges   and   identity   card   signed   by   the agency/contractor and be conversant in speaking Hindi, English and local languages. 

16. The agency should provide at least two sets of uniforms to all personnel employed by them. The staff should  wear   formal,  clean,  and pressed uniforms as  per   their   job  assignments.    Staffs working without uniform are liable to be turned down from being engaged in work in the guest houses.  The specified uniforms are as follows:

a. Waiter - Black full Trousers & White Shirts with black Bow and Black Shoes.b. Cooks - Appropriate uniform with Apron and Capc. Housekeeping staff – Appropriate uniform for gents and ladies. 

17. The   contractor   should   ensure   to   maintain   adequate   number   of   manpower   to   meet   the contractual obligation and also arrange a pool of standby manpower for special occasions with prior approval of Assistant Registrar, Guest House / the designated officer. A proper record and register should be maintained and presented for checking purpose of the Assistant Registrar, Guest House / the Designated Officer.

18. Any   theft   or   damage   caused   due   to   negligence   of   the   contractor   shall   be   borne   by   the contractor. Appropriate amount of penalty after due consideration and hearing will be imposed by Director, IISc Bangalore or an officer nominated by him on his behalf, and the same will be deducted from the monthly bill of the contractor.

19. All   personnel   and   their  bags  and  baggage  deployed  with   the   contractor   shall  be   liable   for physical  security check both at the time of entry and  leaving the Guest House campus. The institute may  introduce a system of  Bio  Metric/  RFID attendance/  GIS  checking system,  bar coding  or  any  other   technology  solutions,  which  will  be  binding  and applicable  on  all   such personnel engaged by the contractor or agencies, rendering service to the Guest House.

20. The services will be provided round the clock on all days of the year (24 x 7 x 365) with sufficient number of manpower required to run the operation. Leaves of the contractemployees of the agency should be strictly as per the statutory norms. Any unauthorized leave availed would be subject to penalty to the contractor.

21. No  items will  be taken out of  the Guest  House without  written permission of the Assistant Registrar,  Guest House or the designated officernominated by the Director,IISc.  Normally no inventory  will   be   shifted   from  one   room/   place   to   another,  without   approval   of  Assistant Registrar,  Guest House/designated officer and making valid entry in the stock register of the inventory.

22. The allotment of rooms (accommodation),   in the Guest House will  be done by a nominated official   of   IISc   Bangalore.   The   institute   will   introduce   a   web/IT   based   room   reservation system/billing etc. which will be binding and acceptable to the contractor.

23. Room and catering charges will be collected by the contractor and the same will deposited with the  official  nominated  by   IISc.  Room charges   including  advance   collected  during   Saturdays, Sundays  and notified holidays  should  be deposited  on next  working day,   failing  which  24% interest will be charged on the withheld amount from the contractor.

24. The contractor or his representative will not allow any unauthorized person including company officials to stay in the guest house. If at any time or during surprise check it is found that any unauthorized person is staying in the guest house, the contractor will be directly responsible and a financial penalty of Rs.20,000/- per day will be imposed on the contractor for the damage and the same will be recorded in the complaints precedence register.

25. IISc will not be responsible for any injury, accident, disability, or loss of life to the contractor or to   any   of   its   personal   that   may   take   place   while   on   daily   or   conservancy   duties.   Any compensation or expenditure towards treatment of such injury, accident or loss of life shall be the sole responsibility  of the contractor.  The contractor  has to make his  own arrangements 

towards health insurance, accidental and disability coverage and domiciliary treatments of all personal engaged by them under their pay roll and submit a proof to this effect.

26. Compliance   of   policy   regulation   viz.,   payment  of   central   government  minimum wages   act, employers liability act, contract labour (regulation & abolition) act, the workmen compensation act, industrial dispute act, maternity benefit act, employee state insurance act, provident fund act, miscellaneous provision act and labour license of state and central government, as on the date   in  existence  or   revised/changes   in   the   future,  will  be  whole   sole   responsibility  of   the contractor. In this regard the contractor at all-time should indemnify IISc Bangalore against all claims   and   will   maintain   necessary   books,   logs,   register,   verification,   returns,   receipts, computerized database etc., mandatory as per the law and as per the government rules and make   its   available   for   inspection/verification   to   the   concerned   government   officer/labour enforcement officer/regional provident fund commissioner,  as and when required. Failure to comply such instructions will   lead to imposition of fine by State/Government machinery and summary termination of contract and/or such other action as the state me deem fit. A copy of all such compliances, statements,  payments made to the statutory authorities etc.,  including registration number shall be provided to the IISc authority for verification and record. 

27. The contract is for a period of 3 years, renewable after each year, subject to satisfactory services by the agency. 

28. The contractor will be exclusively responsible to meet and comply with all legal requirements with   respect   to   food   items  prepared   and   sold   by  him   to   the   guest   house,   IISc  Bangalore, including  with   respect   to   raw  material   and   ingredients   incorporated   therein,   and   shall   be exclusively responsible for any infraction of the provisions of any applicable law with regard to preparation, storage, service and sale of food, including the provision of the Prevention of Food Adulteration Act,  The Essential  Commodities Act,  The Weight  & Measures Act  and all   rules, regulation and order framed there under, including safety and health of all consumers/residents under the said contract. The contractor should keep the owner indemnified from and against any claim of infection, food poisoning or illness arising from any bad, stale or defective food or materials provided as meals during the entire contract period.

29. The Cable Network / Dish TV will be provided by IISc in all rooms.LEGAL

For all intents and purposes, the bidder shall be the “Employer” within the meaning of different Labour Legislations in respect of manpower so employed and deployed at IISc, for contractual services.

1. The selected agency shall be solely responsible for the redressal of grievances / resolution of disputes relating to person deployed. IISc, shall in no way, be responsible for settlement of such issues whatsoever. IISc shall not be responsible for any damages, losses, FINANCIAL or other injury   claims   to   any   person   deployed   by   service   providing   agency   in   the   course   of   their performing the functions/duties, or for payment towards any compensation.

2. The manpower deployed by the contractor shall  not have any claims of Master and Servant relationship vis-à-vis IISc nor have any principal and agent relationship with or against IISc.

3. The manpower deployed by the contractor for the contract job shall not be entitled for claim, pay, perks and other facilities which may be admissible to casual, ad-hoc regular / confirmed employees of  IISc, during the currency or after expiry of the contract.  In case of termination of the contract also, the persons deployed by the contractor shall not be entitled to or and will have any claim for absorption or relaxation for absorption in the regular / otherwise capacity in IISc. The Contractor should communicate the above to all the manpower deployed in IISc by the contractor.

4. The selected agency will be required to pay minimum wages as prescribed under the Minimum Wages Act of Central Government.   The bidder will maintain proper record as required under the  Law /  Acts.  The  contractor  shall  be  responsible   for   fulfilling   the  requirement  of  all   the licenses and other statutory provisions of Minimum Wages Act. The authorized representative of Institute& officials of the concerned ministries shall be entitled to inspect these records at any time.     In general, the contractor shall be responsible for strict compliance of all statutory provisions of the relevant laws applicable from time to time for carrying out the contract job. If due to any reason whatsoever,   Institute  is  made  liable  to pay any  liabilities payable by  the contractor  under  any  of  the said  laws and enactments  etc.   for  any  reason whatsoever,   the Institute shall recover the same from any dues payable by Institute to the contractor and/or from the security deposit of the contractor.

5. The selected agency will be responsible for compliance of all  statutory provisions relating to Provident Fund, and Employees State Insurance etc. in respect of the persons deployed by it at IISc.

6. The selected agency shall also be liable for depositing all taxes, levies, Cess etc. on account of service rendered by it to IISc to concerned tax collection authorities from time to time as per extant rules and regulations.

7. The selected agency shall maintain all statutory registers under the applicable Law. The agency shall produce the same on demand to the concerned authority of IISc or any other authority under Law.

8. The   Tax   Deduction   at   Source   (T.D.S.)   shall   be   deducted   as   per   the   provisions   of   the   Tax Department, as amended from time to time and a certificate to this effect shall be provided to the agency by IISc. 

9. In   case,   the   service   provider   fails   to   comply  with   any   statutory   /   taxation   liability   under appropriate   law,   and   as   a   result   thereof   IISc   is   put   to   any   loss   /   obligation,  monetary   or otherwise,   IISc  will  be  entitled   to  get   itself   reimbursed  out  of   the  outstanding  bills  or   the Performance Security Deposit of the agency, to the extent of the loss or obligation in monetary terms

10. The   selected   agency  will   indemnify   IISc   from  all   legal,   FINANCIAL,   statutory,   taxation,   and associated other liabilities.

11. To resolve any dispute/legal issue matter will be referred to sole arbitrator i.e., Director, IISc or a person nominated by him. If any dispute/legal issues are not settled through arbitration, then legal jurisdiction would be Bangalore only.

FINANCIAL

1. The  EMD  in   respect  of   the  agencies  which  do  not  qualify   the  Technical  Bid   (First  Stage)   / Commercial  Bid (Second competitive stage) shall  be returned to  them without  any  interest. However,   the   E.M.D.   in   respect   of   the   successful   bidder   shall   be   adjusted   towards   the Performance Security Deposit. Further, if the agency fails to deploy manpower against the initial requirement within 15 days from date of placing the order the EMD shall stand forfeited without giving any further notice and the contract will be terminated.

2. Bids offering rates which are lower than the minimum wages for the pertinent category would be rejected.

3. The proof of remittance of statutory contribution of PF, ESI of the employer and employee  to the appropriate agency,  for those employed at IISc, must be provided by the selected agency to IISc every month along with the claim bill, failing which the claim bill shall not be settled.

4. The successful bidder will have to deposit a Performance Security Deposit of 10% of the total value of contract amount for one year, subject to the revision at the time of placing the work 

order,  within 15 days  of   the  receipt  of   the   formal  order.  The performance security  will  be furnished in the form of an account payee Demand Draft or Bank Guarantee drawn in favour of The Registrar, IISc, Bangalore 560012, payable at Bangalore.   The performance security should remain  valid   for  a  period  of  60  days  beyond  the  date  of  completion of  all   the  contractual obligations of the service provider.

5. In   case  of  breach  of   any   terms  and  conditions  attached   to   this   contract,   the  Performance Security Deposit of the agency will be liable to be forfeited besides annulment of the contract. 

6. The agency shall raise the bill, in duplicate, along with the following documents in respect of the persons deployed and submit the same to The Section Officer, Guest House, IISc, in the third week of  the subsequent month or  earlier,  but  after  disbursement  of  wages to  the contract laborers.     As far as possible the payment will be released within two weeks from the date of submission of bills in all respects.

a. Current month Invoice Copyb. Current  month  Acquittance   (Wage)   Register   duly   signed   by   the   individual   contract 

Laborersc. Current month Attendance Registerd. Current month ESI remittance challan with consolidate breakup detailse. Current month EPF remittance challan, as applicable, with consolidated breakup detailsf. In   addition Half   yearly   returns   submitted   to  EPFO & ESIC  are  also   to  be   submitted 

whenever due.7. The claims in bills regarding service Tax, if applicable, should be necessarily accompanied with 

documentary  proof  pertaining  to the concerned month bill.  A requisite  portion of  the bill  / whole of the bill amount shall be held up till such proof is furnished, at the discretion of IISc.

8. During the course of the contract, any increase in the minimum wages as announced by the Central   Government   (and   applicable   increase   in   ESI,   PF),     and   correspondingincrease   in administrative     charges  will  be  borne  by   the   Institute,   subject   to  producing  documents   for disbursing the increased wages.  

9. The rate/price quoted for catering (Annexure III-B and III-D) are subject to a nominal escalation each year (upto a maximum of 10%) ; the exact increase will be negotiated   by the contract management cell/guest house committee on the basis of All India Consumer Price Index.

10. All  other  charges   (other   than  statutory   levies)  will   remain  fixed during   the  duration of   the contract. 

7.EXPERIENCE AND QUALIFICATION OF STAFF

The experience, qualification of the staff being deployed by the Agency should be:

1. The Facility Manager should have minimum 5 years of Industry experience and Diploma/Degree in Hotel Management and Catering Technology from recognized Institute or Catering College. Fluency in English, Hindi and at least one local language is essential. 

2. Facility Supervisor should have 3 to 5 of years experience in a reputed hotel,  large industrial canteens,   establishment   or   Institution.    One   year   craft   course   in   F&B   service   is   desirable. Fluency in English, Hindi and at least one local language is essential. 

3. The Chief  Cook  (Chef)   should  have at   least  3-5  years  experience  in  a   reputed  hotels,   large industrial catering in multi-cuisine preparation.   One year craft course in cooking is desirable. Fluency in English, Hindi and at least one local language is essential. 

4. Cooks and Assistant cooks should have at least 2-3 years in reputed hotel and large institutional cooking experience. Fluency in English, Hindi and at least one local language is essential. 

5. Other   contract   personnel   for   house-keeping,   room-boy,   and  waiters   for   dining   area,   being engaged  by   the  agency   should  have  minimum experience  of   2-3   years  experience   in   their respective fields.

6. The service  personnel  being  engaged by   the  Agency  should  be  polite,   smart  and physically sound.

7. All   the personnel  being engaged by the Agency should wear the formal dress.  Formal dress means  white   full-sleeves  shirt,  bow tie,  and black   trouser  and black  shoes.  They  should  be provided with hand gloves while serving the food.

8. HANDING / TAKING OVER

The fittings, fixtures, furniture’s, furnishings, linen, gadgets and all other items will be properly handed over after making separate kit inventory/bar coding and details of each items giving specification, duly signed by institute representative of the Guest House, IISc Bangalore and the contractor for the Guest House. Each room shall display the inventory list and be reconciled on quarterly basis with compulsory annual inventory verification of the complete Guest House.

9.TENDER FEE AND EMD

1. The tender document, terms and condition and qualification required can be obtained from the Institute   website   (http://www.iisc.ernet.in/tender/housekeeping.htm).     A   tender   fee   of Rs.1,000/-  by  Demand  Draft  drawn   in   favour  of   ‘The  Registrar,   Indian   Institute  of   Science, Bangalore’,   payable   at   SBI,   IISc   Bangalore   Branch   (Branch   Code:   002215),   from   any nationalized/scheduled  bank,  should  be  enclosed with   the  proposal.  The tender   fee   is  non-refundable.

2. The proposal complete in all respect be submitted along with an Earnest Money Deposit (EMD) of Rs.2,50,000/- to be paid by Demand Draft drawn in favour of ‘The Registrar, Indian Institute of Science, Bangalore’,  payable at SBI,   IISc Bangalore Branch (Branch Code : 002215),  from any nationalized/scheduled bank.

3. The EMD deposit via demand draft should remain valid for at least 90 days (three months) from the last date of submission of tender.

4. No interest is payable on refund of EMD.5. The tender fee and the EMD should be enclosed in the Technical Bid. 

10. TERMS OF PAYMENT

1. The agency should deploy the manpower as mentioned in the Special  Note (Section 2, Page No.8)and may claim as per the 2bands.

2. The contractor will be paid as per approved rate (award of contract/work order) on monthly basis by IISc for the services provided on receipt of pre-receipted bill (in triplicate, at accepted bill   of   quantities),   after   invoice   entry   and   certification   the   satisfactory   services   have   been rendered during the month.

3. Attendance sheet, with signature/attendance status of persons deployed and verified (by the identified person of the Institute) shall be enclosed with the bill.  A copy of challan in proof of PF and ESI deposited and any other payments thereto contractual and statutory obligation, made in   respect  of  such engaged employees   from the  previous  month  deputed   for   this  work,  be enclosed by the contractor, with the monthly bills. A certificate that previous month payments 

of the employees under the contract and payment to the supplier/general order vendors has been made and  cleared   in  all   respect   shall  be  enclosed,  along  with   the   list/details  of   such disbursement.   It   is  mandatory  that all  such disbursements  be done by cheque/pay order or bank-e –transfer.

4.  Monthly payment will be made within 15 days of submission of bills, in favour of the contractor (in   the   name  of   the   firm/agency,   as   per   award   of   contract   and   agreement)   after  making necessary deductions (Income Tax/TDS, surcharge, other statutory taxes, losses, penalty etc.). The Sale Tax/VAT and Service Tax (if  applicable, as per rules) shall  be paid on submission of documentary proof.

5. The contractor need to provide details of his Bank Account number, name and address of the bank,  Branch  and  Branch  Code  and   IFSC  code  etc.,   to   facilitate  payment   through  bank   (e-payment process).

6. If the scope of service increases (as per written communication and record) and/or at the time of award of the contract,   including extension of 1year and part thereof,   including complete month, after the period of contract or otherwise, same will be extended on mutually agreed terms and condition.

7. IISc authority will have the right to inspect the books of accounts of the firm/agency.11. PERFORMANCE SECURITY DEPOSIT

The contractor shall submit a Bank Guarantee or   Demand Draft (@10% of the total contract value) in favour of “Indian Institute of Science, Bangalore”, drawn on any nationalized/scheduled bank, towards Performance Security Deposit. The security deposit shall not carry any interest and shall be forfeited in case the contractor, who fails to discharge its duties/commitments or whose contract is terminated pre-maturely. The security money so deposited with the Institute will be released after three months of expiry of agreement period [viz. 39 months] if not extended otherwise.

12. TERMINATION OF CONTRACT

1. If the services of the contractor are not found satisfactory they will be issued a written notice for improvement by the IISc authority. If satisfactory improvement is not found (with 2 weeks) after this notice, penalty for poor service  as specified in the a final two month’s notice will be issued to the contractor by the IISc authority to terminate the contract without prejudice to any rights or privileges accusing to either party prior to such termination. During the period of notice both parties shall continue to discharge their duties and obligation.

2. Independently, IISc reserves the right to terminate the contract by giving a two month’s notice to the agency.

3. In case the contractor is required to (or decide otherwise) to discontinue the contract, he/she should give at least three months’ notice to IISC and shall remain essentially working for the said period of notice, till alternate arrangements are made.

4. In case or situation, beyond the control of either party, the contract may be terminated with mutual consent by giving two month notice.

5. The Institute in any/either situation will not be under any obligation to pay compensation or make good the payment for the notice period, for which services are not rendered.

6. In case of breach of any terms and condition attached to the contract, the Performance Security Deposit  of the contractor will  be liable to be forfeited, beside annulment of the contract or other lawful action that may be taken against the contractor.

7. The   contractor   shall   give   vacant   premises   to   IISc   Bangalore   and   return   all   the equipments/fixtures   and   other   items,   facilities   etc.,   once   the   contract   period   is   over   or terminated.

13. DAMAGES AND LOSSES

Al the equipment’s and the items at site stands at the risk and sole charge of the contractor who shall deliver in proper condition at the time of annual stock taking to be done by IISc. Any shortfall shall be immediately made good by the contractor by replacement. If the same is not replaced within one month of stack taking, the amount shall be recovered from the dues/bills of the contractor. The contractor or his representative shall be present during the stock taking. If the contractor or his representative does not make them available, the stock taking shall be conducted in their absence, and which will be binding on them. For losses, if any due to natural calamity or any other act of god, beyond the control of either party, IISc will replenish the same, as per obligation mentioned above.

14. COMPLAINTS

The contractor shall keep a suggestion box to be provided by IISc to record any suggestion/complaints on performance of services, by the guest and produce to IISc or its representatives for perusal during their visit to ensure that prompt action has been taken on such complaints and measures taken to avoid their re-occurrence. The contractor shall attend to all the complaints and address as early as possible to the satisfaction of IISc. The contractor will provide guest feedback forms in each room and collect it to tabulate/display   the   observations/feedback,   grievances   or   risk   and   sit   for  monthly  meetings  with IISc/Guest House authorities.

15. MISBEHAVIOUR OF EMPLOYEES

The employees of the contractor shall  maintain strict discipline and not use any violent,  absence or offensive languages while inside the premises. Smoking and consuming alcohol inside the premises is strictly prohibited. In the case of misbehaviour, IISc has the right to terminate the contract. It will be mandatory  for   the  conducting  agency   to  brief   their  personnel   in  advance  and apprise  them of   the conduct, expected for them, while working in an institution of national importance. Nothing prevents IISc to advise the contractor about any such issue, or any erring personnel engaged by the contractor, which warrant urgent action, in the interest of work and its fast disposal.The selected agency shall not involve in any bribery or other unethical activities with anyone employed at  the Institute.     Involvement in any such activity shall  entail  a  penalty of Rs.  10,000/-   for the first incident. Subsequent occurrence of such incidents will entail in termination of the contract without any notice.

Any   personnel   deployed   by   the   Agency,   refuses   work   or   creates   indiscipline   would   have   to   be immediately replaced with the consent of the Assistant Registrar, Guest House/the designated officer. IISc reserves the right, to ask the Agency to terminate the services of any of the Agency's employees immediately on grounds of noncompliance of duties or if found guilty of misconduct. IISc will in no way be held responsible or liable for any loss, caused by negligence or any other harmful action on the part of the employee of the Agency.

In case, the person employed by the successful bidder commits any act of omission / commission that amounts to misconduct /indiscipline/ incompetence / security risks, the successful bidder will be liable 

to   take   appropriate   disciplinary   action   against   such   persons,   including   their   removal   from  work, immediately after being brought to notice,  failing which it  would be assumed as breach of contract which may lead to cancellation of contract.

16. BREAKAGE

All damages/breakage to the equipment/inventory in the charge of the contractor,   if  caused due to negligence of the contractor’s employee, the cost or repair/replacement of the equipment will be borne by the contractor. Whether the damage/breakage has been caused due to negligence or normal wear and tear shall be heard and will be decided at sole discretion of IISc.

17. REPLACEMENT

Replacement of articles (viz.  linens, crockery, cutlery, consumables items/inventory etc.),  which have been lost will be done after proper assessment by the competent authority and as per decision/mutual discussion and shall be borne by the contractor.

18. PENALTY

Deduction on account of unsatisfactory catering services and improperhousekeeping and maintenance of the guest house, common places/facilities etc., will be made from the monthly bill. The recovery will be   decided   by   the   Assistant   Registrar,   Guest   House/the   designated   officer.   The  methodology   for deduction will be as under:

1. In case  of  shortage  of  manpower,  an amount  proportionate  to   the  shortage  of  manpower, taking   into  account  number  of  employees  as  well  as  duration  shall   be  deducted   from  the monthly bill of the contractor.   Further each occurrenceof   absenteeism in excess   of 20% per shift for 3 continuous days, will entail a penalty of 1.5% in the administrative charges charged by the agency, subject to a maximum of 30%. Stern disciplinary action and a fine would be levied if manpower shortage continues for more than two days.

2. In case of non-maintenance of cleanliness or lapse of services/carelessness, deduction shall be made @Rs. 500/- per  event etc., from the bill of the contractor, taking into account the loss of goodwill and inconvenience caused to the guest/institute.

3. In case on non-performance and poor service by the Agency, IISc may, at its discretion, recover Liquidated Damages upon recommendation of In-charge Guest House. In the event of appeal, the decision of Director, IISc Bangalore shall be final and binding upon the Agency. The quantum of penalty shall be as follows:

(a) Non-compliance in cleaning of Rooms including Reception, Lobby Rs.500.00/day(b) Non-compliance with laundry requirements Rs.500.00/ day(c) Negligence   in   reporting   of   non-functioning   of   Telephone   and   other   amenities 

Rs.200.00/day(d) Non-compliance of environment friendly waste disposal methods. Rs.100.00/day(e) Not wearing of uniforms by Agency's employees / untidy uniform Rs.500.00/day/Person(f) Supply   of   food   not   as   per   approved   Menu   and/or   insufficient   quantity 

Rs.1,000.00/meal / day(g) The penalty for unsatisfactory and substandard catering service: Rs.500/- per complaint

4. In case of unforeseen or peculiar circumstances, the decision of the Assistant Registrar, Guest House/the designated officer, so far as imposition of penalty is concerned, shall be final.

5. If   the  work   is   found  unsatisfactory  and  below   the  expected   standard   in   a  particular   area, Including  electrical  or  plumbing/maintenance  etc.,   the  Assistant  Registrar,  Guest  House/the designated officer will have the right to get the same done by another agency. The charges on account of this shall be deducted from the contractor’s bill.  Decision of the Assistant Registrar, Guest House/the designated officer shall be final in this regard.

19. OTHER CONDITIONS

1. The Director, IIScBangalore may accept or reject any or all the tenders/bids in part or in full without assigning any reasons. In case of any dispute, pertaining to tender/bids, the decision of the Director of this institute shall be final and binding on the bidders.

2. The Director IISc Bangalore reserves the right to withdraw/relax/interpret any of the terms and condition mentioned hereinbefore; in such situation the tenderer shall be given sufficient time to take the change into account.

3. Notwithstanding the sub-division of the documents into separate sections or otherwise, every party of each section/part/point or paragraph, shall be deemed to be supplementary to and complimentary of  every other  part  and shall  be read  into totality  as part  and parcel  of  the contract.

4. Tenders received after the closing date and time shall not be considered.5. Each page of the tender document should be signed and stamped by the tenderer in acceptance 

of terms and condition, laid down by the institute.6. While   indicating   the  price/rate  of   the   items  or   services,   the  bidder   should  write   the   item 

value/monthly value, both in words and figure, in case of dispute, or cutting/ overwriting, the amount written in words will be taken as bid value.

7. Tenderer and his authorized representative (with proper authorization letter) may choose to be present at the time of opening Technical and Price Bids.

8. The person/officer signing the tender/bid  documents  on behalf  of  the contractor  should be delegated with an appropriate power of attorney (Duly endorsed by a notary public) by the Chief Executive Office / Managing Director of the company to sign such documents. An appropriate declaration must be enclosed, a sample of which is annexed with this tender document.

9. Tenders incomplete in any form will be rejected outright; conditional offers will not be accepted.10. No tenders will  be allowed to withdraw after submission of the tender; otherwise the EMD 

submitted by the tendering firm would stand forfeited. In case, the successful tenderer decline the offer of contract (or refuse to acknowledge or execute the contract/agreement within 15 days of award of work), for what so-ever reasons, his EMD will be forfeited.

11. The contractor should not subcontactthe work to any other agency/contractor. No child labour should be engaged and human rights as per  law shall  be protected and adhered to.  Person engaged must undergo a prior character and antecedent check/police verification and must be medically cleared specially Kitchen staff should undergo a medical examination after every six month.

12. Validity of the Bid: Bids shall remain valid for acceptance for a period of 90 days from the date of opening of the price bid. Any benefit for downward reversion of prices, should be extended to IISc.

13. Companies conferred with latest ISO certification, BVQs, HACCP, special recognition/awards etc., must mention this in their technical proposal, along with a copy of the said certification.

14. Companies  must  enclose a Compliance List   (or check  list)  along with the technical  bids and mention how they plan to execute the services, enforce quick response time, customer care, 

quality and grievance redressalmechanism etc., settling things on the same business day. The service escalation matrix shall be mentioned.

15. Tender fees should be enclosed separately in an envelope and attached with the Technical Bid document. E.M.D should be kept in an envelope and enclosed with the technical bid document. It is mandatory to enclose the said fees, unless otherwise the agency/organization is entitled for an exemption while submitting bids to government Institutions/ Offices etc., as evidence from the authorization letter/ certificate issued by appropriate State/ Central Government Authority granting such exemptions.

16. The engagement of personnel by the contracting agency/firm/organization will solely be at their discretion, as per usual norms and qualification and in no way make them entitled for any job or employment or permanency or any incumbency status in IISc Bangalore.

17. The Deputy Registrar, Contract Management Cell will be the contact point (Nodal Officer), on and behalf of the Director,   IISc Bangalore for any queries related to the tender, and can be contacted at his phone Numbers 080–22932241/2293/2295 email:drcmc@admin.iisc.ernet.in

RegistrarIISc Bangalore

ANNEXURE – ITECHNO-COMMERCIAL EVALUATIONSCHEME

1. The technical evaluation will be for 50 marks and based on the following scheme. Description Marking Scheme Max. 

MarksMin. Marks for Qualification

No. of years of experience providing hospitality services with 100 guest rooms or 200 guests

3 marks for 3 years of experience, and 1 mark for  each additional year subject to a maximum of 5 marks

5 3

Experience in facility manangement in  a 3-star or above facility

2 marks for 1 such contract, 1 mark for an additional contract)

3 0

ISO Certification 2 marks for having a  valid ISO certification

2 0

No. of contracts with50guest rooms or 100 guests

3 marks for 2 such contracts and  1 mark for each additional contract, subject to a maximum of 5marks

5 3

Minimum turn-over of 1crores annually in  facility managementand a total turn-over of 2.5 crores per annum for the last 3 years in hospitality servicesfor the primary bidder

3 marks for minimum turn-over and  1 mark for each additional  crore of turn-over in facility management , subject to a maximum of 5 marks

5 3

Experience in providing hospitality services to Govt. organizations/Public Sector Units/large, reputed privatecompanies/PSUs

3 marks for a minimum two contracts in the last 3 years and  1 mark for each additional  contract, subject to a maximum of 5 marks

5 3

Feedback  from Present Clients (from 3 clients) for  facility management

Written feedback obtained directly by the Technical Committee

5 3

Catering Experience 3 marks for 3  years of experience, and 1 mark for  each additional year subject to a maximum of 5 marks

5 3

Feedback  from Present Clients (from 3 clients) for catering services

Written feedback obtained directly by the Technical Committee

5 3

Presentation  to the technical committee

Evaluation by Technical Committee 5 3

Evaluation of the Response by the technical committee and/or site-visit to the current clients of the bidder

Evaluation by Technical Committee 5 3

Total 50 35

2. A bidder has to score the minimum marks under each category mentioned above and also an overallminimum score of 35in the technical evaluation in order to be technically qualified. 

3. Only the commercial bids of technically qualified bidders will be opened. 4. The commercial evaluation will be for 50 marks and will be only for the technically qualified 

bidders.  The  lowest  qualified bidder will  get  the maximum commercial  score (50) while  the others will have a pro-rated score lower than 50.  More specifically, the commercial score of a technically qualified bidder is calculated as      Commercial score = 50 * (lowest price bid)/(price bid of the bidder)

5. The   bidder  with   the   highest   total   score   (technical   +   commercial)  will   be   declared   as   the successful bidder. 

ANNEXURE IITECHNICAL BID

For providing House Keeping, Maintenance and Catering Services at the Guest House

(To be enclosed in a separate sealed envelope)

1.      Name of Tendering Company/ Firm / Agency:  ________________________________(Attach certificate of Registration)2.      Name of proprietor / Director: ________________________________ of Company/Firm/agency3.      Full Address of Reg. Office ________________________________4.      Telephone No. : ________________________________5.      Fax. No. ________________________________6.      E-Mail Address ________________________________7.      PAN / GIR /TIN No. (Attach Attested Copy) ________________________________8.      LabourRegn. No. (Attach Attested Copy) ________________________________9.      Service Tax Regn. No. (Attach Attested Copy)  ________________________________10.  E.P.F. Regn. No. (Attach Attested Copy) ________________________________11.  E.S.I.  Regn. No. (Attach Attested Copy) ________________________________12.  Financial turnover of the tendering Company / Firm / Agency for the last 3 Financial Years: (Attach Copy of Audited statement) 

FINANCIAL Year Amount (Rs. In Lakhs) Remarks, if any2012-132013-142014-15

  13.  Give the list of the major contracts handled by the tendering Company/ Firm / Agency on behalf of PSUs /Research Organization /Government Departments during the last three years  in the following format.  Copies of work orders must  be attached.   

Sl. No.

Name of client alongWith   name,   Organization,   address, telephoneand FAX numbers

ContractValue(Rs. in Lakhs)

Duration of Contract

From To

1

2

3

4

5

14.  Details of Tender Fee: D.D. / P.O. No.& Date & Bank ____________________________

15.  Details of Earnest Money Deposit: D.D. / P.O. No.& Date & Bank ____________________________

16.  Additional information, if any ____________________________(Attach separate sheet, if required) 

Certified that all  above information’s are correct to the best of my/our information, knowledge and belief.

Dated Signature & Seal of the Contractor

Note: This is to be submitted in a separate sealed envelope superscribing “Technical Bid”, and name of the bidder. Attachall relevant documents duly signed and sealed. No Price should be specified in the technical bid. Including such information will entail rejection of the bid.

DECLARATION

1.   I,   …………………………………………Son/Daughter   of   Shri…………………………………   Proprietor/   Partner/ Director/ Authorized Signatory of M/s…………………………………….. am competent to sign this declaration and Execute this tender document.

2. I have carefully read and understood all terms and conditions of the tender and hereby convey my acceptance of the same.

3. The information/documents furnished along with the above application are true and authentic to the best of my knowledge and belief.

4. I/We am/are well aware of the fact that furnishing of any false information/fabricated documents would   lead   to   rejection   of  my   tender   at   any   stage   besides   liabilities   towards   prosecution   under appropriate law.

Signature of the Authorised Person

Date:……………………………….. Full Name………………………..

Place……………………………….  Company Seal……………………

Note: The above declaration, duly signed and sealed by the authorized signatory of the firm/company, should be enclosed with the Technical Bid Documents.

ANNEXUREIII-ACommercial Bid for Housekeeping and Maintenance 

At the Main Guest House

Format to be filled up by the Agency tendering for Housekeeping, Reception and Management1. Name of Firm/Bidder: __________________________________________________________

2. Address :_____________________________________________________________________

3. Phone/Fax/Mobile/Email:_________________________________________________________

Sl. No. Description of work No. Of 

Personnels

Daily Wage(A)

Other Allowances

(B)

ESI (4.75%) on 

applicable wages

(C)

PF (13.36%) 

on applicable wages(D)

Rate per personE= 

(A+B+C+D)

Total Amount for each category

Providing manpower (for  0 – 60 % Occupancy) – Quote for 15 days for 3 Shifts1 1.Facility Manager

2. Supervisor3. Housekeeping4. Room boyProviding manpower (for 60 – 100 % Occupancy) – Quote for 15 days for 3 Shifts

2 1. Facility Manager

2. Supervisor3. Housekeeping4. Room boy

4 Cleaning Materials and equipment rental  charges* (Quote for the month)5 Toiletries Supplied to Guests  (Rs.  ____________  per set for 1000 sets)$6 Cost for providing Electrician/Plumber to carry out repair work (cost should include 

minor repair charges for upto 20 visits/repairs per month, consumables/ spare parts to be paid by IISc as per MRP)

7 Additional repair calls  for Electrician/Plumber (Rs.  _____ per call for 30 calls) §8 Contractors Adm. / Service Charge

Total* Provide list of cleaning material, brand, and unit rate, quantity required for one month, total cost, equipment needed for cleaning and its rental cost in a separate sheet. $ Quote should be for 1000 sets, but monthly billing will be as per actual number of sets given. § Quote should be for 30 additional calls, but monthly billing will be as per actual number of repair calls/visits. A repair call/visit is considered complete only is the reported complaint is fixed.

Signature of the Authorized Person

Date:……………………………….. Full Name………………………..Place……………………………….  Company Seal……………………

Note: The price bid be submitted in a format, as per illustration given above.  The rate/amount be mentioned on per item/day/month basis.   A separate sheet of paper may be attached, if required.   Each sheet should be duly signed.    All  price  bids (Annexures  III-A to  III-H)  should be pinned together  submitted    in  a  separate sealed envelope marked as “Commercial Bid”.

ANNEXUREIII-BCommercial Bid for Catering 

At the Main Guest House

Format to be filled up by the Agency 1. Name of Firm/Bidder: __________________________________________________________

2. Address :_____________________________________________________________________

3. Phone/Fax/Mobile/Email:_________________________________________________________

Indicate the no. of personnels that will be  deployed by the agency for catering services:Sl. No.

Description No. of persons to be deployedGeneral Shift I Shift II Shift

1 Chef2 Cooks3 Assistant Cooks4 Helpers5 WaitersThe above category of labourers must be paid as per the Central Government Minimum Wages.

Sl. No. Description Unit Rate  Minimum Total Amount1 Coffee / Tea Rs. Min. of 150per month@

2 Breakfast Rs. Min. of 200per month@

3 Lunch Rs. Min. of 200per month@

4 Dinner Rs. Min. of 200per month@

5 Special Lunch / Dinner (Veg) Rs. Quote for 100 per month@

6 Special Lunch / Dinner (Non-Veg) Rs. Quote for 100 per month@

7 Snacks  (Veg) Rs. Quote for 100 per month@

8 Snacks (Non-Veg) Rs. Quote for 100 per month@

9 Add-onDish  (Veg) (for special lunch) Rs. Quote for 100 per month@

10 Add-onDish  (Non-Veg)  (for special lunch)

Rs. Quote for 100 per month@

SubtotalApplicable Taxes (if any)Gross Total

@ Quote should be for the indicated numbers but monthly billing will be as per actual numbers.

Signature of the Authorized Person

Date:……………………………….. Full Name………………………..Place……………………………….  Company Seal……………………

Note: The price bid be submitted in a format, as per illustration given above.  The rate/amount be mentioned on per item/day/month basis.   A separate sheet of paper may be attached, if required.   Each sheet should be duly signed.    All  price  bids (Annexures  III-A to  III-H)  should be pinned together  submitted    in  a  separate sealed envelope marked as “Commercial Bid”.

ANNEXUREIII-CCommercial Bid for Housekeeping and Maintenance 

At the Centenary Visitor’s House

Format to be filled up by the Agency tendering for Housekeeping, Reception, and Management1. Name of Firm/Bidder: __________________________________________________________2. Address :_____________________________________________________________________3. Phone/Fax/Mobile/Email:_________________________________________________________

Sl. No.

Description of work No. Of Personnels

Daily Wage(A)

Other Allowances

(B)

ESI (4.75%) on 

applicable wages

(C)

PF (13.36%) 

on applicable wages(D)

Rate per personE= 

(A+B+C+D)

Total Amount for each category

Providing manpower (for  0 – 60 % Occupancy) – Quote for 15 days for 3 Shifts1 1. Facility Manager

2. Supervisor3. Housekeeping4. Room boyProviding manpower (for 60 – 100 % Occupancy) – Quote for 15 days for 3 Shifts

2 1. Facility Manager2. Supervisor3. Housekeeping4. Room boy

4 Cleaning Materials and equipment rental  charges* (Quote for the month)5 Toiletries Supplied to Guests  (Rs.  ____________  per set for 1000 sets)$6 Cost for providing Electrician/Plumber to carry out repair work (cost should include 

minor repair charges for upto 20 visits/repairs per month, consumables/ spare parts to be paid by IISc as per MRP)

7 Additional repair calls  for Electrician/Plumber (Rs.  _____ per call for 30 calls) §8 Contractors Adm. / Service Charge

Total* Provide list of cleaning material, brand, and unit rate, quantity required for one month, total cost, equipment needed for cleaning and its rental cost in a separate sheet. $ Quote should be for 1000 sets, but monthly billing will be as per actual number of sets given. § Quote should be for 30 additional calls, but monthly billing will be as per actual number of repair calls/visits. A repair call/visit is considered complete only is the reported complaint is fixed.

Signature of the Authorized Person

Date:……………………………….. Full Name………………………..

Place……………………………….  Company Seal……………………

Note: The price bid be submitted in a format, as per illustration given above.  The rate/amount be mentioned on per item/day/month basis.   A separate sheet of paper may be attached, if required.   Each sheet should be duly signed.    All  price  bids (Annexures  III-A to  III-H)  should be pinned together  submitted    in  a  separate sealed envelope marked as “Commercial Bid”.

ANNEXUREIII-DCommercial Bid for Catering 

At the Centenary Visitor’s House

Format to be filled up by the Agency 1. Name of Firm/Bidder: __________________________________________________________

2. Address :_____________________________________________________________________

3. Phone/Fax/Mobile/Email:_________________________________________________________

Indicate the no. of personnels that will be  deployed by the agency for catering services:

Sl. No.

Description No. of persons to be deployedGeneral Shift I Shift II Shift

1 Chef2 Cooks3 Assistant Cooks4 Helpers5 WaitersThe above category of labours must be paid as per the Central Government Minimum Wages.

Sl. No. Description Unit Rate  Minimum Total Amount1 Coffee / Tea Rs. Min. of 150per month@

2 Breakfast Rs. Min. of 200per month@

3 Lunch Rs. Min. of 200per month@

4 Dinner Rs. Min. of 200per month@

5 Special Lunch / Dinner (Veg) Rs. Quote for 100 per month@

6 Special Lunch / Dinner (Non-Veg) Rs. Quote for 100 per month@

7 Snacks  (Veg) Rs. Quote for 100 per month@

8 Snacks (Non-Veg) Rs. Quote for 100 per month@

9 Add-on Dish  (Veg) (for special lunch) Rs. Quote for 100 per month@

10 Add-on Dish  (Non-Veg)  (for special lunch)

Rs. Quote for 100 per month@

SubtotalApplicable Taxes (if any)Gross Total

@ Quote should be for the indicated numbers but monthly billing will be as per actual numbers.

Signature of the Authorized Person

Date:……………………………….. Full Name………………………..Place……………………………….  Company Seal……………………

Note: The price bid be submitted in a format, as per illustration given above.  The rate/amount be mentioned on per item/day/month basis.   A separate sheet of paper may be attached, if required.   Each sheet should be duly signed.    All  price  bids (Annexures  III-A to  III-H)  should be pinned together  submitted    in  a  separate sealed envelope marked as “Commercial Bid”.

ANNEXURE III-ECommercial Bid for Other Items

Format to be filled up by the Agency 4. Name of Firm/Bidder: __________________________________________________________

5. Address :_____________________________________________________________________

6. Phone/Fax/Mobile/Email:_________________________________________________________

Sl. No.

Description Unit Rate  Minimum Total Amount

Bottled water (500 ml) Rs. Quote for 500 per month@

Bottled water (1 Ltr) Rs. Quote for 100 per month@

Coffee/Tea sachet(Should contain 2  sachets each of coffee, tea, sugar, and milk)

Rs. Quote for 300 per month@

Juice   (200 ml) Rs. Quote for  100 per monthSoft Drinks  (200 – 300 ml ) Rs. Quote for  100 per monthAll-out Unit (with refill) Rs. Quote for 30  per month@

All-out  refill Rs. Quote for 100 per month@

Battery Cells (for AC/TV remote) Rs. Quote for 30 per monthSubtotalApplicable Taxes (if any)Gross Total

@ Quote should be for the indicated numbers but monthly billing will be as per actual numbers.

Signature of the Authorized Person

Date:……………………………….. Full Name………………………..Place……………………………….  Company Seal……………………

Note: The price bid be submitted in a format, as per illustration given above.  The rate/amount be mentioned on per item/day/month basis.   A separate sheet of paper may be attached, if required.   Each sheet should be duly signed.    All  price  bids (Annexures  III-A to  III-H)  should be pinned together  submitted    in  a  separate sealed envelope marked as “Commercial Bid”.

ANNEXURE III-FCommercial Bid for Laundry

Format to be filled up by the Agency 1. Name of Firm/Bidder: __________________________________________________________

2. Address :_____________________________________________________________________

3. Phone/Fax/Mobile/Email:_________________________________________________________

Please specify the laundry charges for each item below

Sl. No.

Description Unit Rate  Minimum Total Amount

1 Bed Sheet/Bed Cover/Blank Linen Rs. Quote for 300 per month@

2 Pillow Cover Rs. Quote for 300 per month@

3 Blanket Rs. Quote for 300 per month@

4 Bath Towel Rs. Quote for 300 per month@

5 Hand Towel / Bath Mat (cloth) Rs. Quote for 300 per month@

6 Curtain (dry cleaning) Rs. Quote for 25 per month@

7 Cleaning of Upholstery (Sofa/chair) Rs. Quote for 25 per month@8 Drycleaning of Curtains (small) Rs. Quote for 50 per month@9 Drycleaning of Curtains (Big) Rs. Quote for 25 per month@

SubtotalApplicable Taxes (if any)Gross Total

@ Quote should be for the indicated numbers but monthly billing will be as per actual numbers.

Signature of the Authorized Person

Date:……………………………….. Full Name………………………..Place……………………………….  Company Seal……………………

Note: The price bid be submitted in a format, as per illustration given above.  The rate/amount be mentioned on per item/day/month basis.   A separate sheet of paper may be attached, if required.   Each sheet should be duly signed.    All  price  bids (Annexures  III-A to  III-H)  should be pinned together  submitted    in  a  separate sealed envelope marked as “Commercial Bid”.

ANNEXURE III-GCommercial Bid for Uniform Charges

Format to be filled up by the Agency 1. Name of Firm/Bidder: __________________________________________________________

2. Address :_____________________________________________________________________

3. Phone/Fax/Mobile/Email:_________________________________________________________

Please specify the uniform charges per month for each category of contract labourer.

Sl. No.

Category No. of Persons in MGH

No. of Persons in CVH

Unit Rate

Total Amount

1 Facility Manager Rs.2 Supervisor Rs.3 House-keeping Rs.4 Room-Boys Rs.5 Chef Rs.6 Cooks Rs.7 Assistant Cooks Rs.8 Helpers Rs.9 Waiters Rs.

SubtotalApplicable Taxes (if any)Gross Total

The number of persons deployed in each category should  include persons deployed for all shifts .  

Signature of the Authorized Person

Date:……………………………….. Full Name………………………..Place……………………………….  Company Seal……………………

Note: The price bid be submitted in a format, as per illustration given above.  The rate/amount be mentioned on per item/day/month basis.   A separate sheet of paper may be attached, if required.   Each sheet should be duly signed.    All  price  bids (Annexures  III-A to  III-H)  should be pinned together  submitted    in  a  separate sealed envelope marked as “Commercial Bid”.

ANNEXURE III-HOverall Commercial Bid 

Sl. No.

Description Total

1. Main Guest House – House-keeping (Annexure III - A)2. Main Guest House – Catering  (Annexure III -B)3. Centenary Visitors House – House-keeping (Annexure III - C)4. Centenary Visitors House – Catering  (Annexure III -D)5.  Commercial Bid for Other Items (Annexure  III-E)6. Commercial Bid for Laundry (Annexure  III-F)7. Commercial Bid for Uniform Charges (Annexure  III-G)8. Overall Total

Signature of the Authorized Person

Date:……………………………….. Full Name………………………..Place……………………………….  Company Seal……………………

Note: The price bid be submitted in a format, as per illustration given above.  The rate/amount be mentioned on per item/day/month basis.   A separate sheet of paper may be attached, if required.   Each sheet should be duly signed.    All  price  bids   (Annexures   III-A   to   III-H)  should  be  pinned together   submitted  in  a  separate   sealed envelope marked as “Commercial Bid”

ANNEXUREIV

DINING HALL / FOOD ARRANGEMENT

TYPE OF SERVICE: Silver service in dining table for all meals.

BREAKFAST (7.00 AM – 9.30 AM)

(a) 125 ml fresh juice seasonal fruits/125 ml tetrapackfruit juice(b) Selection of cereals (cornflakes or oat meal with milk/sugar/honey)(c) Baked Beans/Continental Veg Fresh Fruit (1 number banana/seasonal fruit)(d) Eggs to order (2 nos. eggs boiled/scrambled/omelette)(e) 4 nos. slices of bread plain (Brown/White)(f) Butter and Preserves of Brand as specified (in pouch/sachet)(g) Milk – 200 ml (hot/cold) or Tea/Coffee/Milk (with separate Milk and Sugar Sachet)

Or

(a) 125 ml fresh juice seasonal fruits/125 ml tetrapackfruit juice(b) Selection of cereals (cornflakes or oat meal with milk/sugar/honey)(c) 2 nos. slices of bread plain (Brown/White) with butter and jam(d) Medium sized puri/paratha/bhatura/kulcha/kachori with aloo tomato bhaj/seasonal vegetables(e) Fresh Fruit (1 number banana/seasonalfruit)(f) Tea/Coffee/Milk (with separate Milk and Sugar Sachet)

Or(a) 125 ml fresh juice seasonal fruits/125 ml tetrapackfruit juice(b) Selection of cereals (cornflakes or oat meal with milk/sugar/honey)(c) 2 nos. slices of bread plain (Brown/White) with butter and jam(d) Masala Dosa/Upma/Uthapam/Idlies/Vadas

(All South Indian Dishes will be served along with their appropriatecomponents)(e) Fresh Fruits(f) Tea/Coffee/Milk (with separate Milk and Sugar Sachet)

LUNCH / DINNER (LUNCH: 12.30 PM – 2.30 PM)(DINNER: 8.00 PM TO 10.00 PM)

(a) Soup(b) Indian Bread (Roti, Chappathi, Pulka, Parathasetc)(c) Flavoured Rice (Biriyani, Ghee Rice, Pulao, Tomato Rice etc)(d) Paneer preparation with gravy, two seasonal vegetables dry(e) Plain Rice (good quality raw/boiled), sambar, rasam(f) Dhal (different preparation) Green Salad, Raitha, Curd, Papad, Pickle(g) Dessert(h) Non-Veg – Chicken/Fish – 125 grams

**Rice, Dal, vegetables are to be served in sufficient quantity, for full diet.

MISCELLANEOUS

(a) Tea/Coffee (with separate Milk and Sugar Sachet) in pot(b) Snacks:  Sandwiches (Cheese/Chicken/Egg/Vegetables),  Pakoda, Samosa, etc. or Pastry(c) Soft Drinks (d) Mineral Water

All systems and processes in CateringServices should be designed to achieve the highest standards of hygiene and cleanliness through Innovative approaches and integration of trained and qualified human resources, state of art equipment’s, eco-friendly cleaning products and proven processes. The results should be of a superior quality performance levels. For standard and procedures refer Annexure  V.

ANNEXURE V

DETAILED SCOPE OF WORK FOR GUEST HOUSE MANAGEMENT and RECEPTION SERVICES

1. Manage the Reception counter by a professional and experienced person (minimum 1 years of Diploma and at least one years of experience in Front office operations in similar organization) who will attend the guest with decent and hospitable manner; Attend to and address any guest complaint promptly. 

2. Maintain the check-in and check-out in both Registers and in system3. Allot the rooms in the Guest house as per the directive received from Main Guest House office 4. Arrange safe handling of baggage of the guest; 5. To attend the telephones, and maintain a call traffic register6. Maintain the Complaint Register (standard Format) which should be available on demand;7. To arrange emergency transport as and when required by the guest; 8. To provide information with regard to rail/air/ timings and information related to campus to the 

guests on request; 9. To ensure overall cleanlinessin the surrounding areas of the Reception Counter, lobby; 10. To Report the Room-wise Occupancy status every morning to the In charge Guest house through 

Facility Manager of the firm / company; 11. To Report non-functional electrical gadgets (Geyser, Fan, lights, AC etc) and other maintenance 

issues of the rooms as well as common areas to the Assistant Registrar, Guest house through their Facility Manager. A register to be maintained for this purpose, room-wise and the same to be brought to the notice of the In charge, Guest house daily through Facility Manager;

12. At the time of check-out, to ensure that all the items provided in the room (like Remote of TV etc)   are   available   in   the   room   in   case   of   any  missing   items   the   contractor  will   be   solely responsible to replace the same at no extra cost.

HOUSE KEEPING & JANITORIAL SERVICES

All   systems and  processes   in  Soft Services   should  be  designed  to  achieve  the  highest   standards  of hygiene and cleanliness through Innovative approaches and integration of trained and qualified human resources, state of art equipment’s, eco-friendly cleaning products and proven processes. The results should be of a superior quality performance levels. 

1. To ensure that all the rooms, fixture and fittings attached to the rooms are kept well cleaned, regularly as specified in the cleaning service (Record to be maintained for verification).

2. To ensure that all rooms are provided with following items at any point of time (Record to be maintained for verification). These items will be provided by the Institute. 

a. Bed Sheet b. Bed Cover c. Pillow Coversd. Blanket e. Blanket linenf. Bath Towel g. Hand Towel h. Tumblers (Glass)i. Coasters 

j. Hangers k. Bucket l. Foot Mat m. Mug n. Dustbino. Bath Matp. Dustbin q. Fridge (In Single & Double rooms)r. Electrical Kettles. Induction Stovet. TV with Remoteu. Telephone

3. The   Agency   shall   supply   the   following   toiletries   and   consumable   for   each   room   per   new occupant. 

a. Bath Soap 50gmsb. Shampoo Sachetc. Oil Sachet 

4. The Agency shall supply the following consumables for each room per day.a. Coffee, Tea, Milk and Sugar Sachetsb. Two sealed bottles of 1000 ml mineral water (Bailey/Kinley/Aquafina)

5. The Agency shall ensure the following items are replenished promptly in each room.a. Goodnight/All-out mosquito repellent with refillsb. Toilet Tissue  Rolls (2 nos.)c. Room freshenersd. Napthaleneballse. Battery Cells (in working condition) for TV, Wall Clock and AC remotes.

6. All items mentioned above should be of superior / branded quality. The Agency should provide all these items.

Service Standards:

Basic Standard : Maintain at all times in good condition - office areas, service areas, public areas, utility areas, fire exits, stairways, terrace, lifts, car parking and external areas.

Prestige   Standard  :   High   standard   of   cleanliness   and   appearance   at   all   times   including maintaining higher floor gloss levels – VIP Suites, Conference room, Banquet area, Dining area, Pantries, Reception areas, Lobbies and VIP floors etc. 

Hygiene   Standard  :   Areas  where   a   high  hygiene   standard   is  mandatory   –Toilets,   kitchens, cafeteria, pantry, vending areas, Waste bins, hidden surfaces, hinges, underside of workstations etc to be maintained free of dirt, stains, waste matter, watermarks and scale using appropriate cleaning and sanitizing materials.

Types of Cleaning:

Routine Cleaning: Cleaning tasks to ensure that offices, toilets, meeting areas, public areas & all other routine work areas, furniture & floor spaces are maintained to a high level of general cleanliness and remain presentable and fit for their intended purpose. 

Reactive   Cleaning:   Reactive   service   to  maintain   full  &   safe   use   of   facilities   –   response   to spillages, replenishing consumables & monitoring the cleanliness of all sanitary facilities. 

Periodic  Cleaning:  Activity   includes  all  deep  cleaning  and  periodic   cleaning  activities  of   the communal  &  public   areas   and   activities   that   require  more   frequent   cleaning   than   routine cleaning including kitchens, vending points and cafeteria.

Zoning:

The Frequency of daily cleaning should be divided into 3 zones:  Green Zone - Cleaning -mechanically / manually. Frequency – Once a day.  Red Zone- Cleaning - mechanically / manually. Frequency – Once a day minimum followed by 

further cleaning upon requests / instructions.  Yellow Zone  - Cleaning - once at commencement of shift & repeated till the end of the shift. 

Busy areas with continued upkeep like Lobby, Dining area, Corridors, Kitchens, Pantry, Passages etc. 

*Colour coded cleaning tools for different areas. 

*Colour coding of each type of waste with specific colour bins for easy identification by users. 

*Go-green  initiatives  should be a part  of  agency’s  mission with  the usage of  eco  -friendly  branded cleaning chemicals. 

The service of the House-keeping is round-the-clock operation. It includes the followings: CLEANING SERVICES

  It  is necessary to maintain the environment of the guest house in a healthy and hygienic condition round the-clock at the level of a 3-start hotel or above. All living areas are to be kept clean and tidy and effective waste collection and disposal arrangements shall be made. The following jobs are to be carried out under Cleaning Service: 

Daily Cleaning: 

1. Sweeping of the entire premises; 2. Damp moping of tiles, vitrified floors, staircases, sidewalls, corridors, passages; 3. Dusting of desk, table, chair and furniture located in the rooms occupied; 4. Special attention will be paid to the cleaning of wash basins. 5. Thorough   cleaning   and   sanitization   of   the   toilets,  wash   basins,  mirrors,   dustbins   and  WC 

facilities using suitable non-abrasive cleaners and disinfectants; 6. All the wash basins, toilets pans should be kept stain free using harpic/sanifreshetc; 7. All surfaces shall be free of germs, soap and mud at the wash rooms/WCs;8. Replacement of bathing towels/hand towels on a daily basis  in all  the WC facilities/wash-up 

area; 9. Cleaning of Door mats; aluminum doors, aluminum Fish plates etc.10. Naphthalene balls, urinal cubes, should be supplied sufficiently in the toilets; 11. Emptying all waste paper baskets from all rooms and washing or wiping them clean with damp 

cloth,   replacing  plastic  waste  paper  basket   linings  and  returning  of   items where   they  were located; 

12. All waste wet and dry from waste paper baskets, kitchen, dining halls etc. will be collected and disposed off as per the guidelines every day. 

Weekly Cleaning:

1. Glass table tops, doors partitions and glass accessories would be cleaned using solvent; 2. Cleaning of bath fittings with silvo. 

Monthly Cleaning

1. All glass doors, windows of the premises would be cleaned using damp and dry method; 2. Cleaning of photos, sculptures, panels, glass/board partitions etc.;3. Wipe/clean/polish   of   all   staircases/   metal   railings,   passages,   corridors   with   detergents/ 

brasso/silvo etc. 4. Dusting /cleaning of Venetian blinds.

QuarterlyCleaning:

1. To remove cobwebs from the entire guest house premises wherever they exist; 2. Scrubbing of all floor areas; 3. Carpets in Guest Rooms if any to be cleaned with shampoo by an experienced personnel; 4. All wooden/leather furniture to be dusted, polished, cleaned with solvent and maintained in 

good condition; 5. Washing/dry cleaning, ironing and refitting of curtains. 

List of Cleaning Agents to be used:

All the items listed below should be available with the housekeeping dept. of the contractor. 

1. Dusting Cloth  2. Scrubbers with handle 

3. All Purpose Cleaner  4. Dust pan 

5. Window Glass Cleaner  6. Dust brushes 

7. Window Applicator 8. SS Scorch pads/steel wool 

9. Window Squeeze  10. Nylon brooms with sticks 

11. Garbage bags large  12. Floor dust mops with holder 

13. Garbage bags medium  14. Feather duster 

15. Garbage bags small  16. Spray bottles 

17. Air Freshener  18. Toilet brush 

19. Insect Killer  20. Hand brush 

21. Naphthalene Balls 22. Plastic buckets 

23. Dettol  24. Extension pole for glass cleaning 

25. Deodorant / freshners 26. Harpic/Flush Clean 

27. Toilet paper rolls  28.Single Disk Scrubber

4 GUIDELINES RELATED TO CATERING SERVICES 

It is prime responsibility of the Agency to provide excellent catering services as follows: 

1. Morning tea/coffee2. Breakfast 3. Lunch 4. Evening Tea & Snacks 5. Dinner6. Special lunch and dinner on prior order. 

The Agency has to provide best quality food in hygienic conditions, to the in house guests and other Institute officials, as required from time to time on chargeable basis. 

All   crockery’s   and  cutleries  etc  will   be   initially  provided  by   IISc,  Bangalore   for   smooth  operations. Thereafter the sufficient quantity of the same should be maintained by the contractor at their own cost. 

The timing for serving food, beverages etc. will be as follows: 

Session Timings 

Morning Tea to be supplied to rooms 06.00-07.00Breakfast 07.00-09.30 Lunch 12.30-14.30 (or as required in exceptional cases) Evening tea 17.30-18.00 (Or as required) Dinner 20.00-22.00 (or as required in exceptional cases)

The Agency shall also provide: 

1. Official   lunch/dinner  at   the  specified  location whenever  required on order  of   the   In Charge Guest   House/Designated   person   for   whom   payments   will   be   made   by   concerned department/sections/schools of IISc. 

2. The Agency has to ensure that only  freshly prepared food  is  supplied and the  left over are disposed of every day. Food cooked for the day is not to be served next day. If at any stage, any complaint is received or it comes to the notice of In Charge Guest House or to his designated officials/persons   that   Agency   is   not   following   the   same,   notice  will   be   served   to   furnish explanation failing which the penalty will  be charged and if repeated will  be followed up by termination of the contract and all outstanding of the Agency to IISc will be seized as penalty.

3. Vegetables  and non-veg   items   (meat)  used     for   cooking   should  be   fresh  and  good  quality. Proper care should be taken for perishable items which will be procured daily on need basis. 

4. The Agency has to ensure proper storage of dry provisions and it should be kept at least one foot above the grounds and adequate hygienic conditions are to be maintained in the store and kitchen areas. 

5. The Agency shall comply with the Food Safety regulations, bye Laws relating to preparation, preservation, and sale of food stuffs, soft drinks and fresh meals and disposal of garbage, left over’s etc. (Same can be checked by the institute authority as and when required). 

6. Soup and Dishes served in lunch should not be repeated in Dinner. The items should be rotated in such a manner so that the food is palatable. Overall quantity of menu shall remain sufficient to the satisfaction of the IISc Guests. Surplus food should be disposed of and should not be used in the next meal. 

7. The menu shall  be displayed  in  the morning.   In  case  menu cannot be  followed due to  any genuine reason, the agency will have to intimate same to the Guest and prior permission shall be  obtained  before   changing   the  fixed  menu   from Guest  House  Assistant   Registrar   or   the designated officer.

8. Agency  has   to  provide  various   items as  per   following  makes  or  of   its  equivalent  quality  as specified below:- 

Rice-Basmati of Kohinoor/Badsha/Heritage  Atta-Captain cook/Ashirvad/Annapurna/Pilsburry/Fresh chakki Atta  Masala-All Masala powder should be Agmark Oil-Refined Sunflower oil of postman / Sun drop /Godrej/Sweekar Ghee-Britania/Vijaya/Amul / KMF Butter & Cheese-Amul/Britania/KMF  Papad-Lilijat/Anil  Pickles-Priya/Kisan/Maggie/Mothers  Jams-Kissan/Sil Sauces-Magie/Kisan Cornflakes-Kellogs/Wake Field  Fresh Milk-in Polypack from Local Diary Co./Amul Diary  Tea-Tajmahal/Society/Tata, Twinings, Tettley (both tea bags + packet tea)  Coffee-Nescafe/Bru/Filter  Rasgulla-Haldiram/KC Das (For special orders)  GulabJamun-MTR/Maiyya Biscuits-5-6 verities of Britannia  Water – Aquafina/Bailey/Kinley

Note: The Agency will be provided with one time crockery / cutlery / frillings etc. by IISc. The Agency will  raise separate bills for supply of hot lunch ordered by different departments of IISc which will be paid by them on receipt of the bills on the approved given rates plus service taxes as applicable. 

5 BROAD OUTLINES OF SPECIAL BREAKFAST / LUNCH / DINNER:

The   contractor  needs   to  provide  Special   Lunch  and  Dinner  as  per  Official  Requests   from different departments of this Institute.

The menu for the same as under shall comprise of Continental / Chinese / different Indian Cuisines. 

Vegetable Soup  Veg Starter and Non Veg Starter as required  Salad  Dal (Different Preparation)  Seasonal Veg. (3 Types including 1 Paneer Dish)  2 Non Veg. (Chicken / Mutton / Fish) – Curry / Dry / Tandoor / Baked  Basmati Rice or equivalent (Different Preparation)  Indian Breads (Chapati/Tandoori/Nan/Paratha/Poori etc.)  Dahi/Raita, Papad, Pickle  Chutney  Special Deserts / Sweets or Special Seasonal Fruits 

Note:  The   contractor   also   needs   to   serve   Super   Special   Menus   (as   required   by   the   competent authority) occasionally during several Institutional Events. 

4. RECORDS AND REPORTS TO BE MAINTAINED BY THE CONTRACTOR 

Log Book  Daily / Weekly/ Monthly 

Visitor Register  Cleaning Checklist 

Guest Comment Book  Machine Checklist 

Check in and Out Reports  Key Register 

Attendance Register  Medical Box Checklist 

Lost and Found Register  Menu Card Booklet Grooming Register 

Food Bill book  Staff Training File 

Staff personal data file  Staff Orientation File 

Machine Pre-Maintenance service report

ANNEXURE VI

Check-List(To be enclosed with the Technical Bid)

1 Technical   bid,   sealed   in   a   separate   envelope   super   scribed   as “TECHNICAL  BID”, Annexure II and Affidavit

2 Commercial Bid, Annexure III-A  to III-H

3 Earnest Money Deposit

4 Copy of Registration certificate with Labour Department

5 Copy of PAN / GIR Card

6 Copy of   the   IT   returns  filled   for   the  last   three  Financial   year   /  Proof  of Financial Turn-over for previous 3 years

7 Copies of EPF and ESI certificates

8 Copy of Registration certificate of KST / CST / VAT / Tin

9 List of clients where similar work was / is carried out and details of contact person(s).