VERSION: 20 PROCEDIMIENTO - comfamiliar.com · formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de empresas'', esto en casos de cambio de NIT por venta, sustitución patronal, fusión,

PROCEDIMIENTO VERSION: 20

CODIGO: 1-PR-044

Afiliaciones FECHA: 01/Abr/2017

0. LISTA DE VERSIONES

VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION

6 31/Ago/2007 Se eliminó la actividad 7 del diagrama de flujo y de la descripción, adicionalmente se modificaron las generalidades.

7 09/Jun/2008

Se modificó la generalidad 4.1 y las actividades 4-6-9-11-13-15-19-20-21-22-23-27. y se eliminó la actividad 26

8 05/Sep/2008 Se eliminó de los documentos relacionados el formato consignación de aportes y subsidio.

9 04/Feb/2010 Se eliminó la actividad número 10, se anexo la generalidad 4.5

10 08/Ago/2011 Se cambiaron las actividades: 2-16 y 17.

11 26/Sep/2011 Se eliminaron las actividades 18 y 27, se agregaron la actividades 32 y 33 y se cambiaron los responsables de las actividades

12 13/Abr/2012 Se cambia la definicion 4.8

13 24/Jul/2012 Se elimina la definicion 3.8 y se agrega la utilizacion del formato Declaracion Juramentada.

14 06/Sep/2013

Se agrega la definicion 4.10 AFILIACIONES DE EMPRESAS POR LA PÁGINA WEB. y se agregan las modificaciones para envío de cartas de aceptación por email. Se agregan las definiciones de la PILA

15 20/Oct/2014 Se modifican definiciones de Afiliación de Pensionados y se agrega Residentes en el Exterior

16 16/Jun/2015

Se actualiza el cargo Jefe de Aportes y Subsidio por Líder de Aportes y Subsidio. Se adiciona el RUES en el numeral 4.10 y se modifican los numerales numeral 4.3, 4.8, se modifica lo relacionado con la Actividad de Asistencia Social. Se eliminan las actividades 21 a la 25

17 14/Jul/2016 Se modifican definiciones, condiciones generales y la descripción de las actividades.

18 01/Oct/2016 Se inactiva el formato 1-FT-153 Pagos Manuales Cuota Monetaria, todo se grabará directamente en el sistema Sisfami

19 24/Mar/2017

Se modifica el numeral 4.3 y 4.4 y 4.12 y se elimina de los documentos relacionados el formato Relación trabajadores retirados para cuentas de cobro y el de credencial además se elimina todo lo relacionado con la PlLA que es un servicio que se traslado al proceso de Pago Unificado de Aportes.

1. Objetivo

Ingresar y actualizar información de empresas, trabajadores y personas a cargo en la base de datos del sistema del Subsidio Familiar.

2. Alcance

Este procedimiento abarca todas las actividades desde que se recibe el formulario de afiliación o archivo con los datos de trabajadores o personas a cargo hasta que se genera la carta de aceptación de la empresa o la tarjera COMFAMILIAR de trabajadores y persona a la cual se le genera la cuota monetaria.

3. DEFINICIONES

3.1 AFILIADO PENSIONADO Son los trabajadores pensionados que se encuentran afiliados al Sistema de Compensación Familiar 3.2 CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR Las Cajas de Compensación Familiar son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hayan sometidas al control y vigilancia del estado en la forma establecida por la Ley. 3.3 CÓNYUGE Compañero (a) permanente del trabajador (a) conforme lo establece la ley 54/90, artículo 2. 3.4 DES-AFILIACIÓN DE PERSONAS A CARGO La des-afiliación de personas a cargo mayores de 23 años se realiza a través de un proceso automático, en caso de que se detecten activas después de esta edad, se inactivan mediante proceso manual descrito en el procedimiento 1-PR-047 Novedades de personas a cargo. 3.5 DIGITALIZACIÓN Es el proceso mediante el cual los soportes físicos de afiliación se escanean para ser conservados digitalmente. este proceso se hace a través del

software Sevenet. 3.6 EMPRESA Para efectos del régimen de subsidio familiar se entiende por empleador (empresa) toda persona natural o jurídica que tenga trabajadores a su servicio. 3.7 EMPRESA AFILIADA Es el empleador (empresa) aceptado (a) por COMFAMILIAR RISARALDA, previo cumplimiento de los requisitos. Están obligados a pagar Subsidio Familiar: 1. La Nación a través de Ministerios, Departamentos Administrativos y Superintendencias. 2. Los departamentos, Distritos especiales, Turísticos y municipios. 3. Los Establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de cualquier orden. 4. Los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes (Ley 21 de 1982, Artículo 7, 14 y 57). 3.8 PERSONA A CARGO Corresponde al beneficiario o persona afiliada por el trabajador dependiente y son: - Los hijos legítimos, naturales, adoptivos, hijastros, hermanos huérfanos de padre y madre, hasta la edad de 18 años cumplidos (entendiéndose que tienen derecho hasta un día antes de cumplir los diecinueve 19), después de los doce (12) años acreditan escolaridad en establecimiento docente debidamente aprobado. - Padre y madre del trabajador afiliado mayor de 60 años, que no tengan renta, salario o pensión alguna o menores de 60 años con discapacidad. NOTA: Si uno de los dos padres recibe pensión o renta, el otro no tiene derecho al Subsidio Familiar. Estas personas se consideran a cargo cuando dependen económicamente del trabajador. Los Padres, los hermanos huérfanos de padre y madre y los hijos que sean inválidos o de capacidad física disminuida que les impida trabajar, causarán doble cuota de Subsidio Familiar, sin limitación a razón de su edad, siempre y cuando convivan y dependan económicamente del trabajador. La condición de discapacitado se certifica por la EPS o entidad competente. El cónyuge o compañero permanente del trabajador, para efectos del sistema de información de COMFAMILIAR RISARALDA, se considera persona a cargo, pero en ningún caso genera pago de la Cuota Monetaria. 3.9 PERSONA A CARGO BENEFICIARIA Son las personas que cumplen con los requisitos según el marco de ley establecido y por las cuales se paga subsidio familiar en dinero o cuota monetaria.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 CAMBIO DE NIT Y RAZÓN SOCIAL Cuando una empresa cambia de NIT, presenta, comunicación escrita relacionando dicha novedad y a su vez, en caso de requerirse, presenta formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de empresas'', esto en casos de cambio de NIT por venta, sustitución patronal, fusión, reestructuración, etcétera. Cuando presenta cambio de razón social, presenta comunicación escrita relacionando dicha novedad, en caso de ejercer actividad comercial, anexar registro mercantil y RUT. Para des afiliación de la empresa, envía comunicación informando la novedad correspondiente. 4.2 AFILIACIÓN DE TRABAJADORES POR CAMBIO DE NIT EL traslado de los trabajadores afiliados se hace por solicitud de la empresa, mediante comunicación. Se exige la información básica cédula, nombre del trabajador, fecha de retiro de la empresa anterior y fecha de inicio de labores en la que serán trasladados. 4.3 AFILIACIÓN DE PENSIONADOS Cuando se realiza la afiliación de un pensionado, se diligencia el formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo”. Los pensionados que sean beneficiarios de la Ley 789 de 2002, Artículo 9°, Parágrafo 2°, para su afiliación son grabados en el dígito de la empresa COMFAMILIAR, asignado para tal fin (sucursal 13). Deben haber acreditado veinticinco 25 o más años al Sistema de Cajas de Compensación Familiar y no pagan aportes, únicamente el valor del servicio, en la categoría más favorable que posea la Caja. Solo tienen derecho a servicios, en ningún caso a subsidios en dinero ni especie. Así mismo se procede con los pensionados con mesada hasta 1.5 SMLMV, diligencia formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo”, se graban en sucursal especial en el Nit de COMFAMILIAR (sucursal 10), no pagan aportes, únicamente el valor del servicio, el cual se les presta en la Categoría más favorable que posea COMFAMILIAR. Los afiliados pensionados que no cumplen con el tiempo de afiliación o la condición especial con respecto al valor de su mesada o que deseen adquirir servicios adicionales a los que les favorece la Ley, pagan un 2% o 0.6%, según el caso, del valor de la mesada presentada. Para certificar del Artículo 9°, Parágrafo 2° de la Ley 789 de 2002, se debe verificar la documentación soporte entregada por el trabajador o a través del sistema de información verificando la primera fecha de ingreso del trabajador a la empresa, o consultando la fecha de afiliación de sus personas a cargo. Es decir cualquier información que permita acreditar veinticinco 25 o más años al Sistema de Cajas de Compensación Familiar.

4.4 INDEPENDIENTES Los afiliados independientes no tienen derecho a subsidio en dinero y el acceso a los servicios es en categoría B. Pagan el 2% equivalente a dos Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes y en todo caso pagan los aportes a través del PILA. Se diligencia el formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo”. 4.5 AFILIACIÓN DE CONTRATISTAS Cuando los pagos del aporte se hacen posteriores a la ejecución del contrato, para ingresar esta información a la base de datos, los contratistas no presentan formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas”. Para afiliación por primera vez, se ingresan a la base de datos, directamente con la información suministrada en el contrato. Puede omitirse la presentación de la nómina con certificación expedida por contador titulado, indicando costos directos e indirectos de mano de obra causados sobre el contrato. Estos costos indirectos hacen referencia a la mano de obra que fue sub contratada. Las empresas afiliadas y correspondientes a contratos se ingresan e inmediatamente se des afilian. Cuando por un motivo u otro quedan activas se aplica procedimiento establecido. Cuando el contratista va a cancelar aportes de una nueva obra y existe como inactivo en la base de datos, se ingresa comentario, anotando entidad con la cual celebró el contrato, objeto y número del contrato, períodos de aporte cancelados y valor, se hace el proceso de recaudo y se entrega el correspondiente paz y salvo. Cuando el contratista se encuentra activo, dado que es afiliado (por ejemplo posee oficina) y va a realizar aportes por un contrato específico, se le crea sucursal. 4.6 AFILIACIONES EN LINEA DE TRABAJADORES Y BENEFICIARIOS POR LA PAGINA WEB. Las empresas tienen acceso a la página www.comfamiliar.com enlace afiliación de trabajadores para consulta e ingreso de trabajadores y beneficiarios, los requisitos de soporte deben adjuntarse a través de documentos escaneados subidos por la misma página. 4.7 EXTENSIÓN DE SERVICIOS Comfamiliar hace extensiva la afiliación de las personas a cargo de los 19 hasta los 23 años cumplidos, únicamente para la prestación de los servicios y debidamente acreditadas las condiciones para el efecto. 4.8 RE AFILIACIONES Proceso automático que se ejecuta según las novedades reportadas a través del PUA o Pagina Web. Aplica cuando al trabajador le reportan novedad de ingreso estando inactivo en Sisfami y su fecha de retiro no es mayor a un año ya sea por igual o diferente empresa. 4.9 DECLARACIÓN JURAMENTADA

Formato emitido por el Ministerio de Trabajo, aplicable en la afiliación y reporte de novedades del núcleo familiar del trabajador, el cual se anexa al formato de afiliación de Trabajadores y Personas a Cargo en los casos que aplique. Se diligencia para dejar declaración por escrito que los beneficiarios dependen económicamente del trabajador que los está afiliando. 4.10 AFILIACIONES DE EMPRESAS POR LA PÁGINA WEB. Este procedimiento lo realizan las empresas a través del portal www.comfamiliar.com enlace afiliación de empresas. Allí deben diligenciar los datos de la empresa similar al formulario físico y adjuntan los documentos soportes escaneados. La verificación de la información se efectúa y se da respuesta a la afiliación por correo electrónico. Enviando así, a través de este medio la carta de aceptación de empresa, tanto a las que se afilian por la página web, como a las que presentan la documentación física, siempre y cuando la empresa tenga correo, de lo contrario está se enviará por el medio tradicional. En caso de tramité de solicitud de afiliación de empresa ya sea a través de la Página Web o de manera física y en caso de la institución no presentar prueba de existencia y representación legal tratándose de personas jurídicas, se podrá verificar a través del RUES Registro Único Empresarial y Social de la Cámara de Comercio. 4.11 AFILIACIÓN DE TRABAJADOR CON FECHA ANTERIOR A LA DE SU INGRESO A LA EMPRESA. Ocasionalmente, entre otras, las empresas de vigilancia, presentan afiliaciones de trabajador, dos o tres días antes que el trabajador ingrese a laborar, ejemplo día festivo o dominical, COMFAMILIAR recibirá la afiliación colocando sello de recibido real (es decir la fecha en que fue presentada por la empresa), se grabará al siguiente día hábil, colocando como fecha de afiliación igual a la de ingreso del trabajador en la empresa, y archivando en paquete del día en que efectivamente se grabó. 4.12 RESIDENTES EN EL EXTERIOR Son aquellos colombianos que residen por fuera del territorio Colombiano y que los miembros de su familia se encuentran domiciliados en Colombia. Estos afiliados que deseen afiliarse junto con su grupo familiar a todos los servicios de la caja de Compensación, excepto la cuota monetaria, deberán aportar la suma que en moneda legal nacional suministre el colombiano. Se diligencia el formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo”. 4.13 AFILIACIÓN DE EMPRESAS NO AFILIADAS

Existen algunos registros de pagos que no se define si corresponden a aportes, por lo cual se crea un registro en la tabla de empresas y se les identifica con el motivo “NO AFILIADAS”. Al finalizar el mes se genera un listado y se les envía correo electrónico informando la recepción del pago por parte de COMFAMILIAR y para que aclaren la razón por la cual lo efectuaron. Se les adjunta formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas”, formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo”, y se dan las instrucciones para la presentación de la afiliación y la documentación tanto de empresa como de trabajadores

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

1-FT-158 Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo

1-FT-159 Solicitud de Afiliación de Empresas

6. DESARROLLO

http://isolucion.comfamiliar.com/ISOlucion/bancoconocimiento/F/Formulariodeinscripcionparatrabajadoresypersonasacargo_v2/Formulariodeinscripcionparatrabajadoresypersonasacargo_v2.asp?IdArticulo=783

http://isolucion.comfamiliar.com/ISOlucion/bancoconocimiento/S/SolicituddeAfiliaciondeEmpresa_v2/SolicituddeAfiliaciondeEmpresa_v2.asp?IdArticulo=785

No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1. Recibir formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas” o formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo”, dependiendo el caso o queda el registro de la afiliación en caso de ser por la web.

AUXILIAR APORTES Y SUBSIDIO / SUPERNUMERARIO DE APORTES

2. Revisar que el formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas” está correctamente diligenciado y verificar en la base de datos, si la empresa existe. En caso afirmativo, verificar el estado de afiliación de la empresa (retirada, desafiliada, expulsada, etcétera). Existen unos campos que son de obligatorio diligenciamiento por parte del empresario, por consiguiente están sujetos a ser verificados cuidadosamente, al momento de la recepción del formulario: Parte 1. del formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas”: Nombre o razón social, NIT, fecha de constitución de la empresa, fecha de iniciación de labores, ciudad, dirección principal y departamento, teléfono, nombre del representante legal, cédula de ciudadanía del representante legal, actividad económica, clase de empresa. Parte 2. del formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas”: numero Total de trabajadores, valor total de la nómina, primer período de aporte. Parte 3. del formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas” : estos campos son de obligatorio diligenciamiento, si el empleador


estuvo afiliado a otra Caja de Compensación Familiar y va a efectuar traslado. Parte 4. del formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas”: Firma del representante legal. El sello aplica para aquellos que lo poseen. Los demás campos se diligencian sólo cuando aplican: Nombre comercial, ciudad y dirección alterna, departamento, celular, correo electrónico, extensión, fax, título o profesión del representante legal, razón comercial, persona contacto o jefe de recursos humanos. Cuando el dueño de la empresa es el mismo representante legal o persona contacto la empresa no diligencia estos campos. Verificar que formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas” contenga anexos. Si la afiliación es por la web quedan todos los soportes en Sisfami se ingresan los comentarios del tramite y se envía respuesta a la empresa a través de correo electrónico.

3. Comunicar a la persona cuales son las razones o requisitos faltantes para aceptar el formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de empresas” o 1-FT.158 "Solicitud de Afiliacion de Trabajadores y Personas a Cargo"y devolverlo con sus respectivos anexos. Es igualmente devuelto el formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de empresas”, en caso de encontrarse la empresa afiliada y activa o contener información incorrecta o incompleta, con enmendaduras, etcétera.


4. La copia con destino a la empresa se le coloca sello y se devuelve al trabajador o funcionario de la empresa, cuando la afiliación es recibida por correo a través de Administración de documentos, se devuelve por correo, conjuntamente con la carta de aceptación. o se aplica el modelo de envío por correo electrónico en caso que aplique.


5. Grabar la información en el Sistema de información siguiendo el proceso automático. Si ingresan pagos de aportes de empresas no afiliadas, con la información suministrada por el Operador Financiero se ingresan al Sistema de información quedando como empresa no afiliada. En espera de que culminen el proceso de afiliación mediante formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas”. Los aportes de estas empresas quedan en una cuenta contable destinada para tal fin (26.281045.01) y en el momento de tramitar la afiliación, este valor será descontado automáticamente por el sistema de información, de la cuenta en mención y trasladado a la cuenta del ingreso de aportes (2.410505.01)


6. Prepara formato 1-FT-159 “Solicitud de Afiliación de Empresas” y entregarlos a Auxiliar Aportes y Subsidio con sus respectivos anexos


7. Elaborar carta con el nombre de la empresa y su representante legal, dirección y teléfono en el caso que sea física. en caso que sea para

AUXILIAR APORTES Y SUBSIDIO /

envío por email se colocarán los correos electrónicos de la empresa. Para envío por email se hace siguiendo las pautas emitidas por Administración de Documentos para correspondencia masiva.

SUPERNUMERARIO DE APORTES

8. Firmar carta de aceptación en caso que sea física. En caso de ser por email lleva la firma escaneada de la jefatura de Aportes y Subsidio.

LÍDER DE APORTES Y SUBSIDIO

9. Enviar a Administración de documentos la carta de aceptación en original en caso de ser fisica. En caso de ser por correo electrónico se envía a los correos que tenga registrada la empresa.


10. Grabar el numero de radicación y fecha de la carta de aceptación, en el campo de comentarios, en el sistema de información.


11. Buscar si el trabajador o persona a cargo aparece en la base de datos del sistema de información.


12. Revisar en la base de datos el estado ya sea activo o inactivo del trabajador o persona a cargo. Verificar la concordancia de las fechas (Ingreso y Retiro)


13. Verificar en que estado de inactividad se encuentra el

AUXILIAR APORTES Y

trabajador; estos estados pueden ser: - Desafiliado - Retirado - Con vencimiento de contrato - No figura en nómina

SUBSIDIO / SUPERNUMERARIO DE APORTES

14. Verificar si el grupo familiar se encuentra registrado en el sistema de información.


15. Revisar que el formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de trabajadores y Personas a Cargo” se encuentre correctamente diligenciado y si tiene personas a cargo presenta los requisitos de afiliación. Se verifican, especialmente, los campos que son de obligatorio diligenciamiento, dado que tienen incidencia sobre el pago del Subsidio Familiar: Nombre o razón social de la empresa, NIT, número de identificación del trabajador, apellidos y nombre, fecha de ingreso a la empresa, jornada laboral mensual, en caso de que no sea diligenciado este campo, y el salario fijo o promedio mensual, corresponda al mínimo mensual legal vigente o superior, se grabará la jornada correspondiente a la máxima legal mensual vigente contemplada en el Código Sustantivo de Trabajo, actualmente 240 horas; salario fijo o promedio mensual, básico más comisiones o porcentaje sobre ventas..


En caso de diligenciar datos pertenecientes al cónyuge o compañero, llenar los campos que apliquen. El formulario preferiblemente debe ser diligenciado por la empresa, en original y copia y firmado por el empleador y empleado. Los demás datos se diligencian cuando apliquen a cada caso. Cuando el trabajador ya se encuentra afiliado y el formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de trabajadores y Personas a Cargo”, sea para ingresar únicamente personas a cargo, no es necesario que estén diligenciados la totalidad de datos trabajador, bastará con NIT, nombre o razón social de la empresa, número de documento de identidad, nombre del trabajador y fecha de ingreso. En las afiliaciones por web el formulario y los documentos soportes son cargados a la página web por la empresa.

16. Colocar sello de recibido, firmar y devolver copia del formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo”


17. Digitar la información en el sistema siguiendo el proceso automático y colocar sello de grabado. Si la afiliación de la persona a cargo, requiere ser revisada por parte de Asistencia Social, previamente en la ventanilla se realiza el proceso de verificación* y grabación de la información. Culminada la jornada, diariamente se procede a separar el formulario de los demás y se


entrega al personal responsable de hacer el control de calidad, para el efecto la Asistente Social. Dejando los comentarios correspondientes, conservando así el histórico de tal manera que sea una referencia para estudios posteriores. Cuando el trabajador labora en simultánea por dos o más empresas, y está activo por una de ellas y presentan otra afiliación, se graba por el menú Afiliaciones, opción “Otras empresas por trabajador”. Culminado el proceso de grabación, se organiza por fecha de recibido y numero de cedula de forma ascendente, y se entrega para archivar y escanear. *NOTA: Procedimiento de validación para afiliación de padres: Verificar afiliación inicialmente en SISFAMI, como trabajador, persona a cargo (se verifica que no estén afiliados por otro trabajador), consultar comentarios de afiliaciones anteriores, PILA y posteriormente consultar RUAF (Base de datos del Ministerio de la Protección Social, correspondiente al Registro Único de Afiliación). Para hijastros se hace igual validación, consultando que no aparezcan afiliados por su padre o madre biológicos. La consulta en el RUAF se realiza siempre y cuando haya disponibilidad de la página web.

18. Devolver la copia del formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a cargo”. En caso de afiliación por página web se coloca comentario.


19. Se adjunta al formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a cargo” más anexos.


20. Recibido el registro 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo”, por parte de la Asistente Social o quien realice sus veces, se procede a realizar igual procedimiento de validación descrito en el último párrafo del Numeral 17. Dejando comentarios en caso que amerite. Al encontrar diferencias se procede a retroalimentar el funcionario que realizó la afiliación, el cual corrige y se entrega para el correspondiente proceso de digitalización y archivo.

ASISTENTE SOCIAL DE SUBSIDIO Y AFILIACIONES

21. Verificar en el sistema de información si el grupo familiar se encuentra afiliado.


22. Verificar en la nomina de la planilla PILA el retiro y en caso de no estar marcado el retiro en la planilla, se establece comunicación con la empresa y confirmar fecha de retiro, en caso que el trabajador sea beneficiario del subsidio Familiar. Si no es posible confirmar la fecha de retiro del trabajador cuando es beneficiario de la Cuota Monetaria, se retira con el último día del mes del último subsidio liquidado. Los trabajadores que no tienen derecho a subsidio familiar se retiran con fecha de un día antes del ingreso reportado. Esto aplica si es trabajador soltero, si tiene grupo familiar se devuelve formulario.


23. Retirar del sistema de información con fecha de retiro del formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo” o en su defecto con la fecha de retiro planilla PILA.


24. Afiliar al trabajador siguiendo el proceso automático por la opción de trabajador que labora en otra empresa.


25. Verificar las fechas de retiro del Sistema de información y el formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo”, en caso de ser suministrada. Comparar que la información básica del trabajador en el 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo” sea igual a la del sistema de información.


26. Si la fecha de retiro del formato 1-FT-158 “Formulario de Inscripción de Trabajadores y Personas a Cargo” es diferente a la que aparece en el sistema de información, se actualiza con la fecha de retiro de la planilla PILA. En caso contrario (y si pertenece a la misma empresa) se considera una prorroga de contrato y se reconoce el subsidio que le corresponda grabándolo en el sistema de información y realizar los cambios convenientes en la liquidación.


27. Archivar formatos de solicitud de afiliación con los debidos soportes. En caso de ser afiliación por web los


soportes quedan en el sistema Sisfami para su posterior consulta.

28. Digitalizar los formatos de afiliacion con sus respectivos soportes


ELABORO REVISO APROBO

Nombre: Carlos Arturo Betancur Vinasco

Cargo: Analista Mejoramiento Continuo

Fecha: 24/Mar/2017

Nombre: Gloria Ruth Arias Arias

Cargo: Líder Mejoramiento Continuo

Fecha: 24/Mar/2017

Nombre: Lucila Marin Cadavid

Cargo: Jefe de Aportes y Subsidio

Fecha: 27/Mar/2017

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