Verksamhetsberättelse 2014 - Halmstad · Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 8(24) 3.5 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad 3.5.1 Halmstads kommun ska när det

Verksamhetsberättelse 2014

Fastighetsnämnden

Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 2(24)

Innehållsförteckning

1 Organisation ................................................................................................................ 3

2 Viktiga händelser 2014 ............................................................................................... 4

3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål .................. 5

4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål ..................................... 11

5 Personalredovisning ................................................................................................. 13

6 Nyckeltal .................................................................................................................... 18

7 Utveckling av organisationskultur och värderingar ............................................. 20

8 Invånar- och målgruppsorientering ....................................................................... 21

9 Uppföljning Förenkla helt enkelt ............................................................................ 22

10 Utmaningar och framtid – viktiga händelser 2015-2017 ...................................... 24

Bilagor

Bilaga 1: Uppföljning SAM 2014


1 Organisation

Fastighetskontoret består av en drift- och förvaltarenhet och en byggteknisk enhet.

Drift- och förvaltarenheten består av tre geografiska områden med en områdeschef, två-tre

förvaltare, två-tre drifttekniker och 13-15 fastighetsskötare inom varje område, samt en

hantverksgrupp med en arbetsledare, sex snickare, en rörläggare och en murare.

I drift- och förvaltarenheten ingår även en teknisk stab med drift- och förvaltarchef, två

driftingenjörer, en underhållsförvaltare, en fastighetsingenjör, en handläggare samt en

projektanställning gällande systematiskt brandskyddsarbete.

Byggtekniska enheten utför de ny- och ombyggnationer på kommunala fastigheter som är

upptagna i planeringsdirektiv med budget samt de underhållsarbeten och förändringsarbeten

som beställs av drift- och förvaltarenheten. Inom den byggtekniska enheten ingår två

handläggare för bostadsanpassning, sex projektledare samt en handläggare. En ny byggteknisk

chef har anställts från april 2015.

I förvaltningsledningens gemensamma stab ingår en nämndadministratör och en

utvecklingsledare.


2 Viktiga händelser 2014

Åledsskolan färdigställd

Sofiebergs äldreboende färdigställt

Eldsbergahallen färdigställd

Tetaterkullens förskola inhyrning av paviljong

Strandvallens förskola inhyrning av paviljong

Järnvägsparken förskola inhyrning av paviljonger

Ny gruppbostad Hoppets väg, Sofieberg

Översvämningarna

Flytt av rådhuspersonalen till Nymansgatan.


3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån

kommunfullmäktiges mål

Utfall för målen anges enligt följande

Status för aktiviteter anges enligt följande

Observera att för mätetal hämtas senaste målvärde och utfall. I de fall målvärden satts för tertial

snarare än helår, visas tertialmålvärdet i tabellerna.

3.1 Målområde: Barn och utbildning

3.1.1 Antalet barn i förskolans grupper ska anpassas utifrån barnens behov av

en pedagogisk, trygg och kreativ verksamhet (konkretiserat mål).

3.1.1.1 Utforma och åtgärda 100% av förskolors och skolors lekplatser enligt

branschkrav.

Senaste kommentar

Under 2014 var tre miljoner avsatta för att åtgärda lekplatser, samt ytterligare tre miljoner under

2015. 80 % av lekplatserna var åtgärdade vid årets slut och prognosen är att 100 % är klara i

juni 2015.

Mätetal Målvärde Utfall

Åtgärda alla lekplatser. 80% 80%

Aktiviteter Senaste kommentar

Uppdatera tekniska anvisningar så att standarder för utemiljön finns med.

Pågår kontinuerligt.

Besiktiga och åtgärda alla lekplatser. Pågår och ska vara färdigt juni 2015.


3.2 Målområde: Bygga och bo

3.2.1 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska med

10 procent mellan år 2009 och 2014 (konkretiserat mål).

3.2.1.1 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler vad gäller

uppvärmning, tappvarmvatten, fastighetsel, hushållsel/verksamhetsel ska

minska med 10 procent mellan år 2009 och 2014.

Senaste kommentar

Utfallet är beräknat för helåret 2014 utifrån inrapporterad förbrukning januari till och med

oktober. Under 2009 var utfallet 235 kWh/kvm, för 2014 beräknar vi 195 kWh/kvm, vilket ger

en minskning med 17 %. Den varma vintern minskar prognosens riktighet.


Energianvändning avseende uppvärmning, tappvarmvatten, fastighetsel, hushållsel/verksamhetsel i kWh/kvm A-temp och år.

-10% -17%

kWh/kvm A-temp och år i befintlig byggnation. 211 195

kWh/kvm A-temp och år i nybyggnation. 95


Driftoptimering. Görs kontinuerligt.

3.3 Målområde: Demokrati och dialog

3.3.1 Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information

(konkretiserat mål).

3.3.1.1 Fastighetskontoret ska ha tydlig information på hemsida och intranät för

medborgare och verksamhet.

Senaste kommentar

Webbplatsen uppdateras med aktuella större byggprojekt.

Rutiner och styrdokument har överförts till intranätet.

Kommunikatör anställdes på 25 % från och med september 2013.

Information om vårt fastighetsbestånd kommer så småningom att läggas ut på kommunens

karta, i samarbete med byggnadskontoret. Halmstads kommun genomför för närvarande en

översyn av det nuvarande kartstödet och möjligtvis kommer inte det att finnas kvar framöver. Vi

avvaktar därför att publicera information om vårt fastighetsbestånd tills ett nytt kartsystem är på

plats.


Komplettera hemsida och intranät med information om fastighetsbestånd och nybyggnationsprojekt.

0 0




Informera om vår verksamhet och om våra fastigheter på hemsida och intranät.

Information om större nybyggnadsprojekt sker löpande. Information om fastighetsbeståndet kommer att publiceras när nytt kartsystem finns på plats.

3.3.2 Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens

utveckling (konkretiserat mål).

3.3.2.1 Fastighetskontoret ska öka delaktigheten för medborgare vid ny- och

ombyggnationer.

Senaste kommentar

En träff har genomförts med Kvibille Samhällsförening angående utbyggnad av Lundsgårds

förskola.


Antal genomförda medborgarmöten under året. 1 1


Fastighetskontoret ska informera medborgare, samhällsföreningar och andra berörda intressenter vid ny- och större ombyggnationer, genom att samla till medborgarmöte.

3.4 Målområde: Miljö och energi

3.4.1 Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar

ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat

mål).

3.4.1.1 De fordon under 3,5 ton som fastighetskontoret anskaffar ska drivas med

förnybara bränslen, i första hand biogas.

Senaste kommentar

Beställning sker alltid enligt policy, med undantag av när det finns läkarintyg för att beställa

fordon med automatlåda. Total har tre fordon beställts under perioden januari-december. Av

dessa har ett fordon beställts med automatlåda pga arbetsmiljökrav.


Andelen anskaffade fordon under året som drivs med förnybara bränslen ska öka.

67%


Tjänstefordon som fastighetskontoret införskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas.

Under 2013 beställdes totalt nio fordon, varav fyra med förnybart bränsle (44 %).


3.5 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad

3.5.1 Halmstads kommun ska när det gäller kommunpolitikers och kommunala

tjänstemäns attityder till företagande finnas bland de 25 bästa

kommunerna år 2014 på Svenskt Näringslivs ranking (konkretiserat mål).

3.5.1.1 Fastighetskontoret ska utveckla sin samverkan med branschorganisationer

inom sitt verksamhetsområde.

Senaste kommentar

En träff har genomförts med Sveriges Byggindustrier och ytterligare en träff är inbokad i

februari 2015.


Två träffar med branschorganisationer per år 2 1


Utöka samverkan med Sveriges Byggindustrier och övriga branschorganisationer.

3.5.2 Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka


3.5.2.1 Fastighetskontoret ska skapa möjligheter för att fler ungdomar ska kunna

etablera sig på arbetsmarknaden.

Senaste kommentar

Totalt har 30 ungdomar erbjudits sommarjobb i tre veckor var. Två elever från

Kattegattgymnasiet har praktiserat i hantverksgruppen. Inga nya elever har kunnat tas emot från

gymnasiets lärlingsutbildning pga för få elever sökt till fastighetsskötarprogrammet.


Erbjuda 30 platser för sommarjobb. 30 30

Ta emot tre elever/år från gymnasiets lärlingsutbildning för fastighetsskötare.

3 1

Erbjuda en lärlingsplats i hantverksgruppen. 1 2


Fastighetskontoret ska erbjuda platser för sommarjobb, praktikplatser samt lärlingsplats.


3.6 Målområde: Omsorg och stöd

3.6.1 Nivån på den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och

personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål)

3.6.1.1 Fastighetskontoret ska utveckla moderna och ändamålenliga äldreboenden.

Senaste kommentar

Inblandade förvaltningar har samarbetat i projektet, vilket enligt brukarna har uppfattats som

positivt. Eftersom inflyttning skedde under sommaren 2014, kan en fördjupad studie göras först

under våren 2015.


Utvärdera pilotprojektet Sofiebergs äldreboende. I samverkan med hemvårdsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret. (2014)

Fördjupad studie görs under våren 2015.

3.7 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa

3.7.1 Invånare och besökare som känner sig trygga i Halmstad ska öka


3.7.1.1 Skadegörelse ska minska i kommunala fastigheter

Senaste kommentar

Trygghetsvandringar har genomförts i Getinge, Bäckagård samt vid Maratonvägen;

Östergårdsskolan/Linehedsskolan. Trygghetsvandringarna har genomförts i samarbete med

HFAB, försäkringsmäklare, KRIS, Trygga Halmstad m.fl, där både fastighetskontoret och

fastighetsnämnden har deltagit.


Trygghetsvandringar 2 3


Fastighetskontoret ska fortsätta arbetet med förebyggande åtgärder i samverkan med kommunens riskhanteringsgrupp.

Samverkan har skett med kommunens riskhanteringsgrupp. Förebyggande åtgärder har gjorts, t.ex. ronderingar.

Fastighetskontoret ska uppdatera sina tekniska anvisningar så att standarder för planering av utemiljöer, på ett sådant sätt att skadegörelse och brott inte uppmuntras, finns med.

Finns med vid varje projektering för varje skola och förskola.

Fastighetskontoret och fastighetsnämnden ska medverka vid trygghetsvandringar två gånger per år.

Tre trygghetsvandringar har genomförts under 2014.


3.8 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar

3.8.1 Giftfri vardag för barn och ungdomar

3.8.1.1 Giftfri vardag för barn och ungdomar


Medverka i kartläggning gällande hälsofarliga kemikalier.

Pågår.


4 Målredovisning - nämndens/styrelsens

verksamhetsmål

4.1 Nämndens/styrelsens mål

4.1.1 Kommunala fastigheter ska underhållas med anpassade metoder och

byggas miljömässigt och långsiktigt hållbara.

Senaste kommentar

Projektering sker efter Sunda Hus-konceptet vad gäller energi- och materialval, vilket har gjorts

på Söndrumsskolan, Enslövsskolan, Sofiebergs äldreboende samt Stomgården.


Kompetensutveckling inom området miljöklassad byggnad.

Två möten har genomförts med Region Halland.

Kompetensutveckling inom området bevarandevärda byggnader.

Utbildning genomförs under 2015 tillsammans med kulturmiljö Halland.

4.1.2 Andel nöjda kunder ska öka.

Senaste kommentar

Aktuellt 2015. Målet är att öka nöjd-kund-index till 56. Utfall 2013: 53.


Nöjd-kund-index (NKI) ska vid nästa mättillfälle (2015) öka med 3 betygsenheter (jmf 2013).

0 0


Utföra aktiviteter utifrån resultatet av 2013-års NKI.

Handlingsplan är klar och åtgärder påbörjade.

4.1.3 Genomföra en nybyggnation som ett lågenergihus (2015)

Senaste kommentar

Ej påbörjat.


Genomföra en nybyggnation som ett lågenergihus (2015)

Ej påbörjat.

4.1.4 Uppföljning av planerat underhåll




Underhållsplan redovisas i fastighetsnämnden i december.

Underhållsplan redovisades för fastighetsnämnden i december.

Uppföljning av underhållsplan redovisas i fastighetsnämnden kvartalsvis.

Uppföljning av underhållsplan har redovisats för fastighetsnämnden kvartalsvis.

Fördelning akut/planerat underhåll redovisas i fastighetsnämnden kvartalsvis.

Fördelning av akut/planerat underhåll har redovisats för fastighetsnämnden kvartalsvis.

4.1.5 Minska antalet sjukfrånvarodagar

Senaste kommentar

Under 2013 var antalet sjukdagar/tillsvidareanställd 14,5. Under 2014 ligger snittet på 13,1

sjukdagar/tillsvidareanställd. Totalt har antalet sjukdagar minskat jämfört med förra året


Antalet sjukdagar/tillsvidareanställd ska minska (jmf 2013). 13,1


Aktivt använda företagshälsovårdens tjänster (t.ex. erbjuda hälsoprofiler).

Åtgärder har genomförts enligt uppdragsplanering med Previa.

Stimulera medarbetare till motion genom att erbjuda olika typer av motion- och friskvårdssatsningar med hjälp av centrala medel.

Alla medarbetare har erbjudits att delta i träningspass på Nordic Wellness, efter arbetstid ca en gång/månad. Dessutom har alla möjlighet att träna en timme per vecka på sin arbetstid, i samband med lunch.

4.1.6 NMI (nöjd medarbetarindex) ska vid nästa mättillfälle öka.

Senaste kommentar

Nöjd medarbetarindex mäts först under 2016. Målet är då att index ligger på 78.


Nöjd medarbetarindex (NMI) 0 0


Aktivt arbeta med resultatet från 2013 års NMI samt upprätta handlingsplaner.

Alla avdelningar har upprättat handlingsplaner utifrån sitt NMI-resultat, som man arbetar efter.

Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen.

Sker löpande.


5 Personalredovisning

Tillsvidare- och visstidsanställda

Tillsvidare Årsarbe-tare tills-

vidare Visstid

Dec 2014 andel

visstid (%)

Dec 2013 andel

visstid (%)

Totalt 80 80 2 2,5 % 5 %

Andelen visstidsanställda har minskat jämfört med samma mätperiod förra året.

Könsfördelning - tillsvidareanställda

Kvinnor Män Totalt

Dec 2014 andel

kvinnor (%)

Dec 2013 andel

kvinnor (%)

Totalt 11 69 80 14 % 14 %

Könsfördelning - visstidsanställda

Kvinnor Män Totalt

Dec 2014 andel

kvinnor (%)

Dec 2013 andel

kvinnor (%)

Totalt 0 2 2 0 % 0 %

Timavlönad personal

2013 2014

Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare

Totalt 6 942 4 4 002 2

Fastighetskontoret har under år 2014 använt sig av timavlönad personal i mindre utsträckning än

år 2013.

Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda)

2013 2014

Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt

Totalt 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 %

Åldersfördelning - tillsvidareanställda

Enhet -25 26-35

36-45

46-55

55-60

61 62 63 64 65 65+ Summa

Totalt 3 7 15 30 12 4 3 2 2 1 1 80

Medelålder - tillsvidareanställda

Enhet 2013 2014

Totalt 49 49

Medelåldern på 49 år är densamma som föregående år.


Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön

Fastighetskontoret 2014 2013

Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt

Totalt 1 5 6 6

Vid samma tidperiod år 2013 var könsfördelningen för chefer 2 kvinnor respektive 4 män.

Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön

Fastighetskontoret 2014

Enhet Kvinnor Män Totalt

Totalt 0 0 0

Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda

Yrkesfördelning 2014 2015 2016 2017 2018 Sum

ma And

el

Handläggar- och administratörsarbete 0 0 0 0 0 0 0%

Hantverkararbete med mera 3 1 1 1 4 10 12,5

%

Teknikarbete 1 2 1 2 0 6 7,5

%

Totalt 4 3 2 3 4 16 20%

20% av fastighetskontorets personal kommer att lämna kontoret inom en 5 års period. Under år

2015 lämnar 3 personer kontoret om ingen väljar att kvarstå i anställning längre.

Statistiken visar också att flest pensionsavgångar finns under kategorin hantverkararbete med

mera (fastighetsskötare och hantverkare).

Sjukfrånvaro

Sjukdagar i snitt 2014 2013

Kvinnor Män Totalt Totalt

Totalt 19,05 12,15 13,10 14,53

Antal sjukdagar i snitt har minskat med 1,43 dagar i jämförelse med föregående år och ligger nu

på 13,10 dagar. Jämfört med år 2012 så har antal sjukdagar i snitt minskat med 2,85 dagar, år

2012 var antalet sjukdagar i snitt 15,95 dagar.

Kort- och långtidssjukfrånvaro - andel (%) sjukdagar 14 dagar eller mindre

2014 2013


Totalt 15 % 38 % 33 % 30 %

Korttidssjukfrånvaron har ökat från 30% till 33% Fastighetskontoret är en liten förvaltning med

relativt få medarbetare vilket gör att även enstaka personers sjukdom får stor påverkan på

sjuktalen.

Kort- och långtidssjukfrånvaro - Andel (%) sjukdagar mer än 14 dagar

2014 2013



2014 2013

Totalt 85 % 62 % 67 % 70 %

Långtidssjukfrånvaron har minskat från 70% till 67% i jämförelse med 2013. Fastighetskontoret

är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att även enstaka personers sjukdom

får stor påverkan på sjuktalen.

Sjukfrånvaro per yrkesgrupp

Yrkesgrupp 2012 2013 2014

Hantverkararbete med mera 25,30 17,42 15,12

Tabellen visar sjukfrånvaron uppdelat per yrkesgrupp. Yrkesgrupper med färre än 10

medarbetare redovisas inte. Inom fastighetskontoret är hantverkararbetare med mera

(fastighetsskötare och hantverkare) den aktuella gruppen att redovisa. Statistiken visar att antal

sjukdagar i snitt ligger på 15,12 dagar under år 2014 vilket är en minskning med 2,3 dagar

jämfört med år 2013.

Medarbetarskap och ledarskap

Fastighetskontoret har strävat efter att bibehålla ett gott samverkansklimat. Utifrån förra årets

resultat av medarbetarundersökningen bedömde fastighetskontorets ledning också att

förvaltningen som helhet behöver arbeta med framförallt följande områden: lönesättning och

lönesamtal, tydliga mål samt uppföljning av mål, kvalitetsarbetet samt arbetsplatsträffar. Detta

har förvaltningen arbetat med under året och kommer att arbeta med även framöver. År 2013

gjorde Fastighetskontoret en satsning på chefer och ledare genom att låta alla medverka i

utbildningen utvecklande ledarskap som Halmstads kommun anordnar. Förvaltningen har under

år 2014 bytt förvaltningschef och den personal som suttit i Rådhuset har flyttat till nya lokaler.

Individuella utvecklingsplaner

I varje medarbetarsamtal (och även vid behov däremellan) så pratar chefen med sina

medarbetare om individens arbetsförhållanden. I medarbetarsamtalet diskuteras även

utbildnings- och utvecklingsbehov. När det gäller lönesättning och koppling till individuella

prestationer arbetar Fastighetskontoret för ökad lönespridning i enlighet med Halmstads

kommuns lönepolitiska strategi. Den individuella lönesättningen ska grundas på måluppfyllelse

och resultat där medarbetare som bäst bidrar till verksamhetens mål och utveckling ska

uppmuntras.

Mångfalds- och jämställdhetssatsningar

Fastighetskontoret arbetar kontinuerligt med mångfalds- och jämställdhetsfrågor.

I medarbetarsamtal (och även vid behov däremellan) pratar vi om individens arbetsförhållanden.

Vi har flest manliga anställda men vill säkerställa att våra arbetsförhållanden lämpar sig likaväl

för kvinnor (så långt det är möjligt). I medarbetarsamtalet diskuteras även utbildnings- och

utvecklingsbehov.

Vi försöker att underlätta för våra medarbetare att kombinera arbete och föräldraskap. Bland

annat genom att ha en positiv inställning till föräldraledighet och genom att, om möjligt,

undvika att lägga möten för sent på eftermiddagen med tanke på dagishämtning etc.

Vi tänker på de som är föräldralediga och informerar dem om vad som är på gång i

verksamheten, bjuder in dem till aktiviteter etc.

Förutsatt att tillräcklig kompetens och lämplighet finns, arbetar vi för att öka andelen kvinnor,

både som söker och får anställning hos oss på Fastighetskontoret.

Vi kartlägger löneskillnader och arbetar för att osakliga skillnader inte ska förekomma, vare sig

på grund av kön eller annat.


På våra APT pratar vi om bemötande, både i relationer med varandra och externt samt om

sexuella trakasserier samt handlingsplaner för detta.

Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Inom ordinarie budget

Fastighetskontoret har identifierat arbetsmiljön i hantverkargruppen och utifrån det genomfört

skräddarsydda insatser med syfte att förbättra arbetsmiljön samt förebygga ohälsa.

Fastighetskontoret har även erbjudit samtliga medarbetare utbildning med fokus på Första

hjälpen och HLR.

Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Med centrala medel

Fastighetskontoret har under år 2014 gjort friskvårdssatsningar i syfte att öka medarbetarnas

fysiska aktivitet. Medarbetarna har fått lov att utöva friskvård under sammanlagt 1 timme per

vecka på arbetstid, kontoret har även arrangerat gemensamma träningstillfällen under året.

Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Företagshälsovårdens delaktighet i det

hälsofrämjande arbetet

Fastighetskontoret har tillsammans med företagshälsovården identifierat arbetsmiljön i

hantverkargruppen och utifrån det genomfört skräddarsydda insatser med syfte att förbättra

arbetsmiljön samt förebygga ohälsa. Företagshälsovården har även anlitats när det gäller

genomförande av Första Hjälpen och HLR-utbildningar.

Arbetsskador

En arbetsskada har inträffat under året. Incidenten gällde en praktikant från Kattegattgymnasiet

som ramlade från en stege och skadade sig under sin praktik på Fastighetskontoret. Skolan har

anmält incidenten till arbetsmiljöverket och arbetsgivaren har utrett ärendet.

Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Enligt bifogad uppföljning kan vi se att många delar fungerar väl på fastighetskontoret.

Kontoret arbetar aktivt med sina rutiner för arbetsmiljöarbetet, har bra insikt över vad som

gäller vid arbetsanpassning/rehabilitering, brandskyddsarbete, skyddsronder mm. Hantering av

kemiska produkter och maskiner finns det bra rutiner kring och kontoret har en väl fungerande

samverkansorganisation.

Något som kan ses som ett utvecklingsområde är att mer information kring arbetsmiljön på

kontoret kan anslås på intranätet och på så sätt förtydligas och bli mer lättillgängligt.

Information om vilka personer som är skyddsombud respektive huvudskyddsombud saknas,

likaså tydliga rutiner för informationsspridning när det gäller föreskrifter från arbetsmiljöverket.

När det gäller utbildning inom arbetsmiljö, första hjälpen och krisstöd/krishantering saknar

vissa ledningspersoner dessa utbildningar. Ett annat utvecklingsområde är att förbättra

spridningen av information från samverkansgruppens/skyddsommittens möten till respektive

medarbetare samt hur förvaltningens uppföljning av genomförda åtgärder inom

arbetsmiljöområdet fungerar.

Sammanfattande analys

Antalet tillsvidareanställda är lika många jämfört med föregående år. Fastighetskontoret har

under år 2014 använt sig av timavlönad personal i mindre utsträckning än år 2013. Kontoret har

för övrigt inga större avvikelser vad gäller personalbilden.

Medelåldern ligger kvar på 49 år och inom en femårsperiod beräknas 20% av kontorets

medarbetare att gå i pension. Under 2015 är det totalt 3 personer som väntas gå i pension om

man inte väljer att kvarstå i anställning längre. Med tanke på den generationsväxling som råder

är det viktigt att fundera över hur kompetensbehovet ser ut framöver och vilken planering

fastighetskontoret måste göra för att kunna möta detta på bästa möjliga sätt. Fastighetskontoret

månar om att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare, bla genom att erbjuda trainee-, lärlings-

och praktikplatser.


Nyckeltal som är kopplade till närvaro/frånvaro visar att korttidssjukfrånvaron har ökat något

medan långtidssjukfrånvaron har minskat. Detta resulterar i en liten minskning av antal

sjukdagar som ligger på 13,10 sjukdagar per tillsvidareanställd i snitt jämfört med 14,53 dagar

år 2013.

Eftersom en stor del av fastighetskontorets medarbetare har ett periodvis fysiskt krävande arbete

är det viktigt att försöka förhindra förslitningsskador i tex rygg, axlar och knän. Vi försöker att

arbeta förebyggande, dels genom att stimulera medarbetarna till fysisk aktivitet med hjälp av

olika friskvårdsinsatser och dels genom riktade insatser från företagshälsovården.

Arbetet kring kontorets systematiska arbetsmiljöarbete visar att många delar fungerar väl på

fastighetskontoret. Kontoret arbetar aktivt med sina rutiner för arbetsmiljöarbetet, har bra insikt

över vad som gäller vid arbetsanpassning/rehabilitering, brandskyddsarbete, skyddsronder mm.

Hantering av kemiska produkter och maskiner finns det bra rutiner kring och kontoret har en väl

fungerande samverkansorganisation.


6 Nyckeltal

6.1 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen

Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013

Utfall 2012

Utfall 2011

Totalkostnad per kvm, verksamhetsfastigheter

884 642 322 888 906 1 010

Energianvändning kWh, verksamhetsfastigheter

73 396 593

73 396 593

73 396 593

103 843 000

101 395 000

108 718 000

Akut underhåll, procent

44% 44% 44% 34% 34% 29%

Planerat underhåll, procent

56% 56% 56% 66% 66% 71%

Produktionskostnad per kvm, förskolor

24 500 24 500 24 500 24 500 24 500 24 500

Tidsåtgång projektering, förskolor

Avser antal månader.

6 6 6 6 6 6

Tidsåtgång byggnation, förskolor

Avser antal månader

12 12 12 12 12 12

6.2 Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten


Utfall 2012

Utfall 2011

BRA, förvaltnings- och utvecklingsfastigheter (kvm)

559 873 559 873 559 873 553 037 551 487 539 598

Totalkostnad, förvaltningsfastigheter (kr/kvm)

884 884 884 888 906 1 010

Underhållskostnad förvaltningsfastigheter (kr/kvm)

120 120 120 109 108 101

Energianvändning (MWh)

Utfall 2014 avser

73 396 73 396 73 396 103 843 101 395 108 718



Utfall 2012

Utfall 2011

januari-oktober.

kWh/kvm A-temp/år i befintlig byggnad

195 195 195 188 183 185

kWh/kvm A-temp/år i nybyggnation

95 95 95 0 0 0

Nettokostnad bostadsanpassning per invånare (kr/inv)

128 128 128 122 130 115

Produktionskostnad förskola (kr/kvm)

24 500 24 500 24 500 24 500 24 500 24 500

Produktionskostnad gruppbostad (kr/kvm)

20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500


7 Utveckling av organisationskultur och värderingar

Förvaltningen har under året bytt förvaltningschef och den personal som suttit i Rådhuset har

under året flyttat till nya lokaler. Detta är det första steget mot att skapa ett gemensamt

fastighetskontor. Under 2015 är tanken att hela organisationen ska ses över och en flytt av

resterande personal på fastighetskontoret ska ske. Vi blir lokaliserade på ett och samma ställe

vilket kommer att bidra till ett förbättrat kommunikations- och arbetsklimat.


8 Invånar- och målgruppsorientering

Fastighetskontoret arbetar för att öka delaktigheten för medborgare vid om- och

nybyggnationer, genom att samla till medborgarmöte eller att engagera samhällsföreningar.

Brukarna är alltid med i projekteringsskedet. Under 2014 bjöds Kvibille samhällsförening in

angående utbyggnaden av Lundsgårds förskola.

Fastighetskontoret har tillsammans med fastighetsnämndens kommitté för Lokalhållande

föreningar haft fyra möten med Lokalhållande föreningar under året.

Fyra synpunkter har kommit till fastighetskontoret via "Å-sikten", varav tre berörde Najaden.

Alla inkomna åsikter har registrerats i diariet.

Serviceåtagande

Enligt värdegrunden ska alla halmstadsbor ha möjlighet till delaktighet och inflytande i de

demokratiska processerna. Genom att i serviceåtaganden tydliggöra vilka tjänster och vilken

service vi kan erbjuda samt ange tidsperspektiv för dessa åtaganden, och vad som förväntas av

kommuninvånaren, så är förhoppningen att delaktighet och inflytande skapas i

handläggningsprocessen. Fastighetsnämnden beslutade i december 2011 om serviceåtagande för

bostadsanpassning och felanmälan.

Handläggning av bostadsanpassningsbidrag - vad vi lovar

- En mottagningsbekräftelse ska skickas inom tre arbetsdagar där det framkommer

kontaktuppgifter till handläggaren samt besked om ev. kompletterande handlingar krävs.

- Vi ska handlägga varje inkommen, komplett ansökan snarast, dock inom sju arbetsdagar.

- Vi ska handlägga omgående, efter att ev. ägarmedgivande erhållits, vid brådskande ärenden.

Gäller främst tröskelborttagning och stödhandtag.

Resultat 2014:

De ofullständiga ansökningarna har fortsatt att minska men uppskattningsvis är ca 10 %

fortfarande ofullständiga, främst avseende vad man ansöker om men även att underskrift saknas.

Serviceåtagandet har inte kunnat uppfyllas främst avseende påbörjandet av handläggningen men

även gällande mottagningsbekräftelsen, d.v.s. de sökande har inte fått en mottagningsbekräftelse

inom tre arbetsdagar och/eller att handläggningen påbörjats inom sju arbetsdagar.

Uppskattningsvis har det i genomsnitt handlat om ca. fem resp. tio dagar. Detta beror på hög

arbetsbelastning med en ökning av antalet ärenden samt förändrade arbetsrutiner. Vårt mål är att

merparten av bedömningarna, i varje enskilt ärende (projekt), ska göras på plats hos den

enskilde samt att vi ska öka antalet uppföljningar med besök för att säkerhetsställa att

anpassningarna blivit utförda på ett tillfredsställande sätt.

Handläggning av felanmälan - vad vi lovar

- Den som felanmäler ska få återkoppling på sin felanmälan senast inom fem arbetsdagar.

- Återkopplingen ska ges på den mailadress som uppges i felanmälan.

- Om felanmälan kräver längre handläggningstid skickas ett meddelade om detta via uppgiven

mailadress.

Resultat 2014:

Vid felanmälan har den som felanmäler fått återkoppling inom fem arbetsdagar i majoriteten av

de anmälda ärendena. Återkoppling har getts via angiven mailadress i anmälan. Detta följs upp

och i de fall man hittar fel åtgärdas detta omgående. Under 2015 fortsätter arbetet med att

uppfylla serviceåtagandet med en tydlig och transparent återkoppling till kund.


9 Uppföljning Förenkla helt enkelt

9.1 Bemötande

Förslag B1: Levandegör riktlinjer för service och bemötande

Har förvaltningen/bolaget genomfört förankring hos personalen?

x Klar

Påbörjad Andel av personalen där förankring skett (%)

Ej klar Förankring planeras vara genomförd (mån/år)

Förslag Ä2: Uppföljning och återkoppling av dissonanser

Har förvaltningen/bolaget en rutin eller ett kvalitetssystem som systematiskt fångar upp dissonanser i samspelet förvaltning/bolag?

Ja

x Nej, och planerar ingen rutin/kvalitetssystem

Nej, och planerar ingen rutin/kvalitetssystem

När kan rutinen/systemet vara i bruk? (mån/år)

Förslag Ä4: Myndighetsavgifter – kommungemensamt förhållningssätt

Hur är din förvaltnings/bolags status angående sammanställning av avgifter enligt punkt Ä4A?

- Klar

- Påbörjad När beräknas den vara klar? (mån/år)

- Ej klar När beräknas den vara klar? (mån/år)

Ej aktuell.

9.2 Samarbete och samverkan

Förslag S1: Öka din arbetsplats kunskap om andra verksamheter i kommunen

Antal organiserade aktiviteter för att fördjupa kunskapen om andra delar i kommunens organisation som är relevanta för din förvaltnings/bolags verksamhet

Oftare än 6 gånger/år 2-6 gånger/år

1 gång/år x Sällan/aldrig

S1C: Intranätet: Lägg ut information om din verksamhet, hämta information om andras

verksamheter, utnyttja de sociala funktionerna – alla i samverkan med närmsta chef

Antal organiserade aktiviteter för att fördjupa kunskapen om andra delar i kommunens organisation som är relevanta för din förvaltnings/bolags verksamhet

Oftare än 6 gånger/år 2-6 gånger/år

1 gång/år x Sällan/aldrig


Förslag S2: Uppmuntran – storytelling

Är uppmuntran och positiv förstärkning på APT eller motsvarande ett stående inslag på mötesagendan på din förvaltning/bolag?

Ja

x Nej Vilka åtgärder planeras för att förbättra läget?

Hur ofta tas uppmuntran och positiv förstärkningupp i dialog med anställda?

Oftare än 6 gånger/år

2-6 gånger/år

1 gång/år

x Sällan/aldrig

Förslag S3: Introduktionsprogram för nyanställda

I vilken omfattning planerar din förvaltning/bolag medverkan i det kommungemensamma introduktionsprogrammet för nyanställda?

x Vi skickar alla nyanställda

Vi skickar chefer och nyckelpersoner

Andel av personalen (%)

Vi skickar ingen


10 Utmaningar och framtid – viktiga händelser 2015-

2017

Kommunens fastigheter utgör en stor del av kommunens förmögenhet och därmed har

fastighetsnämnden ett stort ansvar för att arbetet med kommunens lokaler sker långsiktigt och

miljömedvetet. Värdet av kommunens fastigheter måste säkerställas för framtiden.

Nya kommunala fastigheter byggs energieffektiva och miljömässigt riktiga och den genomförda

satsningen på energisparåtgärder i befintliga fastigheter ska fortsatt följas upp. Fortsatt

utbyggnad av solenergilösningar ska ske. För att ta nästa steg i arbetet med energieffektiva

lokaler har nämnden skärpt målsättningen vid nybyggnationer.

Kompetensutveckling av vår personal är viktigt för att ligga i framkant av den ständigt pågående

utvecklingen inom fastighetsområdet. Samverkan/samarbete med andra kommuner och aktörer

inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktigt för att ligga långt fram i

utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar.

Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Service och

information till våra hyresgäster är viktigt så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och

servicen till våra medborgare.

En stor utmaning för nämnden är att på ett flexibelt sätt tillgodose framtida behov av främst

förskoleplatser.

Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt

tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Den beslutade samhällsbyggnadsprocessen

med en tydlig samverkan inom kommunen och en tidig start av projekten skapar bättre

förutsättningar för att uppfylla kraven som ställs på oss.

Efter genomfört projekt med extraordinärt fastighetsunderhåll kan vi konstatera att fortsatt

ökande resurser krävs för att säkerställa det ekonomiska värdet av kommunens fastigheter. Det

är av största vikt att förutsättningarna för detta arbete inte förändras på grund av oförutsedda

underhållskulder som kvarstår i fastighetsbeståndet.

Nämndens viktigaste uppgifter under programperioden är att öka resurserna för

fastighetsunderhåll. Relationen 60/40 ska gälla mellan planerat och akut

fastighetsunderhåll.

Samhället utvecklas och våra kunders behov och krav förändras. Anställda ställer krav på

praktiska och bra arbetsplatser. Våra invånare önskar stimulerande, trygga och trivsamma

utrymmen att vistas i, ofta hela dagar och under långa perioder. Vår utmaning är att utveckla

och skapa inspirerande och flexibla lokaler som uppfyller kraven och ger stöd för nya arbetssätt.

Det är i dag vi bygger framtidens lokaler och vårdar äldre värdefulla fastigheter.

Documents

Verksamhetsberättelse 2014 - Halmstad · Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 8(24) 3.5 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad 3.5.1 Halmstads kommun ska när det