Ventas

Módulo IV

Curso I

Introducción

Objetivo: ventas lleva el seguimiento de todo el proceso de ventas, cuidando que condiciones, tratos precios, etc. Se reflejen adecuadamente sin necesidad de consultas y revisiones manuales.

La operación se basa en el manejo de 6 tipos de documentos: Facturas: se registran las facturas de los clientes. Devoluciones de ventas: se registran las devoluciones que desea relacionar a

sus facturas. Remisiones: se registran las remisiones para dar salida a la mercancía y dejar

pendiente el cargo a los clientes hasta elaborar sus facturas. Devoluciones de remisiones

Ventas: devoluciones de las remisiones para regresar la mercancía al almacén.

Abiertas: devoluciones de los clientes con mercancía no relacionada a sus facturas.

Cotizaciones: cotizaciones solicitadas de los clientes para darles seguimiento hasta elaborar sus pedidos.

Pedidos: se registran los pedidos de los clientes para darles seguimiento hasta surtirlos en forma total.

Integración

Ciclo de Venta

Cotización

Al capturarse su estatus es pendiente.

Al confirmarseSe jala a un…

Pedido

Al crear el pedido la cotización pasa a estatus de cerrada.

Si el cliente la declina habrá que cancelarla y estatus será de cancelada.

Al crearse el pedido tiene un estatus de pendiente.

Remisión Factura

Al confirmarsePuede convertirse en..

O en…

Cuando se remisiona o factura la totalidad del pedido el estatus de este cambia a surtido.Si el cliente cancela un pedido el estatus de este será de cancelado.

Al crearse la remisión tiene un estatus de pendiente.

Cuando se jala a una…

El estatus de la remisión cambia a facturado.

Devoluciónde remisión

Pudiera ocurrir una…

Cuando se devuelve la totalidad de una remisión, toma el estatus de devuelta.

Si se cancela una remisión el estatus de este será de cancelado.

Una devolución puede tener estatus normal o cancelada.

Al crearse una factura tiene un estatus de normal.Cuando se devuelve la totalidad de una factura, este toma el estatus de devuelta.

Devoluciónde factura

Si se cancela una factura el estatus será de cancelada.

Listas

Políticas de descuentos Promoción Cliente Artículo Volumen Máximos

Políticas de comisiones Vendedores Impuestos Vías de embarque

Reportes

Operativos Diarios de ventas Envíos de mercancía Pendientes de surtir por artículo Pendientes de surtir por cliente Listas de precios Comisiones de los vendedores

Administrativos Reporte de cobros Ventas por artículo Ventas por cliente Ventas por vendedor Impuestos

Reportes

Análisis Mayores ventas Mejores artículos Artículos inactivos Margen de utilidad Simulación de cambios de precios

Procesos

Preferencias de la empresa Período de captura Crear pólizas contables Cambiar precios por artículos Cambiar precios por grupo de artículos Inicializar las ventas Comprobantes fiscales digitales

Exportar informe de comprobantes fiscales emitidos Exportar comprobantes fiscales digitales en XML Folios fiscales

Eliminar la historia Importar documentos Exportar documentos

Factura Electrónica

La factura electrónica se define en el SAT como Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y se puede encontrar toda la información al respecto en www.sat.gob.mx en la sección de e-Sat.

La factura electrónica esta contemplada de momento sólo en el sistema de Ventas.

¿Quiénes pueden usarla? Cualquier contribuyente, ya sea persona física o moral. No hay

restricciones de ningún tipo. Hay que dejar en claro que una vez que un contribuyente inicia a emitir

comprobantes fiscales digitales ya no puede emitirlos en formas tradicionales.

Ventajas Factura Electrónica

Facilita procesos administrativos, mediante la recepción y envío oportunos usando el correo electrónico.

Permite analizar la información en forma muy dinámica. Adicionalmente, brinda rapidez en las transacciones y agiliza el registro

contable, lo cual se traduce en ahorro de tiempos y aumento en la productividad.

En el terreno de la seguridad, el documento electrónico asegura confidencialidad en el manejo, resguardo y autenticidad de las facturas. Gracias al uso de sellos digitales prácticamente imposibles de descifrar, minimiza la posibilidad de falsificación.

En lo operativo representa una mejora en la precisión de los datos, la disminución de aclaraciones y el notable ahorro en papel, tinta, gastos de mensajería y espacio de almacenamiento.

Requisitos Factura Electrónica

Llevar el registro contable en un sistema electrónico. Realmente se refiere al registro contable y de ventas; donde el sistema debe de ser capaz de controlar la emisión de folios con garantía de no duplicidad registrando simultáneamente las operaciones en las cuentas y subcuentas contables, simultáneo y en línea, aunque por otro lado otorga un plazo de 24 horas para dicho registro. Se puede encontrar mayor información en el Código Fiscal de la Federación y en la Resolución Miscelánea Fiscal.

Se debe de contar con la Firma Electrónica Avanzada, antes conocida como “FEA” y actualmente llamada “Fiel”. El uso de ésta es indirecto, ya que es necesaria para realizar los trámites necesarios en la obtención de certificados de sello digital y solicitud de folios.

Requisitos Factura Electrónica

Se debe de contar con al menos un certificado de sello digital. Este se compone de un archivo de llave privada (*.key), un certificado de sello digital (*.cer) y una contraseña de la llave privada. Al certificado digital también se le llama llave pública. La llave privada y su contraseña jamás deberán de divulgarse a ninguna persona.

La llave pública se puede enviar a los clientes para que certifiquen la autenticidad del documento electrónico. En el sitio del SAT hay una parte donde se pueden verificar los documentos manualmente.

Los sellos digitales tienen una caducidad y se debe de estar atento a ella para solicitar con anticipación nuevos sellos ya que si no se tienen sellos vigentes no se podrán emitir facturas.

Se puede utilizar un sólo sello para todas las sucursales de una empresa o se puede usar un sello por sucursal.

Estos sellos se almacenarán desde la Administración al sistema y en la ventana de la empresa se tiene una pestaña para este propósito. Se debe de indicar con cuánta anticipación se desea que avise cuando van a expirar los sellos digitales.

Requisitos Factura Electrónica

Solicitar por lo menos una serie de folios al SAT. Se debe de tener cuidado con esto, ya que una vez que se otorgan los folios no es posible seguir emitiendo facturas tradicionales.

Se puede pedir la cantidad de folios que se deseen, sólo se debe de cuidar que no pertenezcan a series que ya se estén manejando.

Estos folios deberán de registrarse en Herramientas ->Folios fiscales. Y después en Preferencias de la empresa asignarse al tipo de documento en que se van a usar. Las series no fiscales de documentos que usen folios fiscales deberán de eliminarse del sistema.

En los reglamentos no se menciona nada de series especiales para devoluciones, por lo que se puede usar la misma serie que para las facturas, aunque por orden y claridad en los procesos administrativos esto no es recomendable.

Requisitos Factura Electrónica

Se cuenta con formatos de factura que contemplan los datos necesarios en un CFD para su impresión. Estos deberán de cargarse en el sistema.

Se deberá de cumplir con el estándar tecnológico reconocido por el SAT, esto es, utilizar el XSD para la generación de los CFD’s, según lo publicado en el inciso C del Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2005. Esto en sí es el proceso de creación que hace el sistema de Ventas.

Al estar generando CFD’s en los documentos que manejan folios fiscales, aparecerá una pestaña que dice XLM, la cual permitirá ver el documento en dicho formato y tiene un botón para su exportación.

Al cliente puede imprimírsele un formato, enviársele por correo electrónico o el XML, las veces que lo solicite.

Emisores Factura Electrónica

Requisitos. Reportar al SAT mensualmente la información de los CFD’s emitidos. Para ello

tenemos en Herramientas->Folios Fiscales->Exportar informe de comprobantes fiscales.

Conservar en medios electrónicos actualizados los CFD’s y tenerlos a disposición de las autoridades fiscales. En Herramientas->Folios Fiscales->Exportar comprobantes fiscales en XML podemos generar toda esta información para su almacenamiento.

Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la información de los CFD.

Expedir comprobantes digitales globales que amparen las operaciones efectuadas con el público en general a través del RFC genérico XAXX010101000.

Expedir comprobantes fiscales para extranjeros a través del RFC genérico XAXX010101000.

Receptores Factura Electrónica

Requisitos. Conservar los CFD recibidos en medios electrónicos actualizados. Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la información de

los CFD. Verificar el RFC y Nombre o Razón Social de los CFD recibidos.

Consideraciones Especiales Factura Electrónica

Los CFD cancelados no tienen ningún distintivo en su XML, sólo en el informe se especifica que han sido cancelados.

Las devoluciones como CFD sólo tienen un dato que los identifica, indicando si fue Egreso o Ingreso, en el reporte ello no se especifica.

Nuestros CFD contienen lo solicitado por el SAT, más no contiene la addenda, la cual es una sección de información en el XML que contiene información para incorporar el documento a un sistema. No hay un estándar de addenda a la fecha y cada empresa maneja el propio. La AMECE esta pugnando por establecer un estándar.

En el sitio del SAT encontramos el siguiente aviso: Nota Importante:

El Servicio de Administración Tributaria no avala ni certifica a persona alguna, sociedad, asociación o empresa cuya actividad sea la asesoría, creación de software, producto o servicio relacionado a los Comprobantes Fiscales Digitales "Facturación Electrónica".