Variables de la comunicación organizacional.ppt

7/27/2019 Variables de la comunicacin organizacional.ppt

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Variables de la

comunicacin

organizacional


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Rasgos importantes del proceso de

comunicacin

La comunicacin es un proceso

dinmico transaccional, personal y

seriado.


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No se puede hablar del comienzo o del

fin de una comunicacin, ni tampocoque una idea en particular provenga de

una fuente especfica, ni que la

comunicacin tenga lugar tan slo en

una direccin


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La Comunicacin Dinmica

En 1960, David Berlo public lo que para

muchos fue el comienzo de una nueva eraen la comunicacin introduce la idea de

que la comunicacin es un proceso

dinmico e interactivo


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Si aceptamos el concepto de proceso,

debemos considerar a losacontecimientos y a las relaciones

como dinmicas, cambiantes y continuas.


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Cuando consideramos que algo es un

proceso, damos a entender que notiene uncomienzo ni unfin, ni una

serie fija de acontecimientos.


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La comunicacin por tanto en un

proceso de doble direccin es decir,un orador enva un mensaje a travs de

un canal y las respuestas del receptor

vuelven al orador.


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La Comunicacin Transaccional

Otros investigadores de la

comunicacin; enfatizan lo que Berlodenomin un proceso dinmico y

definen a la comunicacin como un

proceso transaccional.


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En esta definicin el prefijo trans

significa mutuamente,

recprocamente y se utiliza el prefijointer que significa entre. El uso

del prefijo trans (en transaccin).


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Lo que nos indica que la comunicacin

es un proceso recproco en el queambas partes (el orador y el receptor)

se afectan mutuamente al enviar y al

recibir mensajes.


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En un proceso transaccional:

Todos los individuos estn ocupados

en enviar (encodificar) y recibir(decodificar) mensajes

simultneamente, ambos individuos

comparten el proceso de encodificar y

decodificar y cada uno de ellos afecta

al otro.


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Transaccional

Dentro de una organizacin esta

variable de la comunicacin se dacuando un individuo tiene que llegar auna comunicacin de acuerdos para

poder desarrollarse y crecer en lamisma.


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Y es por esto que para coordinarse

eficientemente con el resto de losmiembros de la organizacin, cada uno

de sus integrantes requiere contar con

cierta informacin.


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Por lo que la comunicacin transacconal

en una organizacin se traduce en:

Instrucciones de trabajo.

Retroalimentacin sobre el desempeo.

Noticias que permitan a las personas estaral da con respecto a los asuntos

concernientes a su trabajo

Informacin de carcter personal;

informacin que humaniza las relaciones

de trabajo.


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La Comunicacin Personal

Sabemos que son los individuoslos quedeterminan el significado, no las palabras,

las personas pueden asignar el

significado que deseen a cualquierpalabra o mensaje.


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La percepcin es el proceso mediante

el cual recibimos y organizamos losdatos sensoriales procedentes del

medio ambiente, los clasificamos, les

damos un significado y una respuesta

apropiada.


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Segn sean nuestras necesidades,

valores, sentimientos, apariencia fsicay las pasadas experiencias,

responderemos o ignoraremos la

informacin recibida.


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Por consiguiente, debido a que la

percepcin y la conducta sern

distintas, debemos concluir que lacomunicacines unproceso altamente

personalgobernado por interpretaciones

nicas de los mensajes humanos.


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Por tanto es una interaccin de formaconversacional que implica elintercambio de informacin verbal y

no verbal entre dos o msparticipantes, en un contextoorganizacional en el que la

comunicacin personal tiene unaimplicacin.


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Pues la relacin entre individuos y la

forma en que planean y regulan sus

intercambios comunicativos. Estarregulada por su:


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Cultura (rasgos atribuidos de las

personas con base en estereotipos de

raza, nacionalidad, clase social,

etctera). Sociolgia (basada en los grupos de

membresa y de referencia)

Psicolgica (los rasgos que distinguen

a unos individuos de otros).


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Metas de la comunicacin personal

Placer, catarsis, respuesta manifiesta,

respuesta encubierta.

Por lo que, un buen comunicadordeber proveer mensajes que se

dirigirn, primordialmente, al

mantenimiento de las relaciones.


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Comunicacin Seriada

Denominamos a este proceso

reproduccin seriada de mensajes,debido a que implica una serie paso apaso de mensajes repetidos. Es fcil

comprender que casi toda lacomunicacin humana fluye de estamanera.


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El juego de nios (denominado eltelfono) sirve para ilustrar el proceso

de la comunicacin persona-persona-persona.

Hay muy poca diferencia entre el juego

de nios y el jefe que da una orden a

sus empleados utilizando varios

canales.


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Estos ejemplos explican el proceso de

una o ms personas enviando yrecibiendo mensajes a una o ms

personas que son reproducidos por

medio de uno o ms canales hasta que

llegan a su destino final.


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Se reconocen ciertas debilidades en elproceso de comunicacin debido a su

caracterstica seriada, pues los mensajes

reproducidos en serie, como el agua en ungran ro, cambian debido a prdidas,

ganancias, absorciones y combinaciones a

lo largo del camino recorrido desde susfuentes hasta el destino final.


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Variables de la comunicacin

organizacional

Dentro de toda institucin existen

variables de la comunicacin que se

dan entre sus miembros, las cualesdeben de ser estudiadas y analizadas

para poder planear estrategias de

comunicacin


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Cmo se manifiestan?

Las variables de comunicacin se

darn en el plano formal e informal, atravs de: programas de induccin,

reglamentos, manuales de polticas,

manual de procedimientos, etc.


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As como las que no consten por

escrito que sern las que gobiernan lainteraccin de matizar, actualizar y, a

veces, contravenir a las oficiales.


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Las variables de comunicacin que no

constan por escrito son muchas veceslas que forman parte de la cultura real

de la organizacin.


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Por eso, muchas veces, slo cuando se

dominan los aspectos informales escuando se conocen verdaderamente las

reglas de la comunicacin

interpersonal en la organizacin.


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Qu hacer:

Para comprender las variables de la

comunicacin organizacional ser

necesario estudiar el comportamientode la misma desde diferentes ngulos:

la observacin, la encuesta, la

interrogacin y los diferentes roles quejuegan cada personaje dentro de la

organizacin.


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Cmo puede ayudar?

Su estudio presentar una visin ms

realista de las organizaciones con toda

su complejidad: identificacin de laspartes o subsistemas de la organizacin

y har nfasis en la necesidad de

interrelacin de stas entre s, con eltodo y con los elementos externos ms

importantes.


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Misin de la organizacin ante las

variables de la comunicacin

La organizacin deber estar al tanto y

cuidar con especial atencin la

informacin recibida del entorno(social, econmico, poltico y cultural)

y la informacin generada en elentorno.


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Transaccional -dinmico

Aqu las relaciones formales y las

informales dentro del rol o papel quecada quien juega resulta indispensable

para comprender la interaccin y no

olvidemos que quien tiene el poderestablece la reglas del juego.


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Relaciones que se dan en trminos de

proximidad, similitud de actitudes ycomplementariedad de necesidades.

Situaciones que implican una relacin

cooperativa.


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Seriado- dinmico

Es la variable de comunicacin en la

cual a partir de la dinmica y laestructura de la organizacin lleva a

una serie de comunicaciones que

siguen en una continuidad.


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Es decir, en un proceso comunicativo

empresarial a partir de una serie decomunicaciones desde el inicio hasta elfinal de una jornada. Y de la

participacin del individuo en laempresa para realizar el producto oservicio.


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Estructura

Este trmino se refiere a diferencias en

la posicin que cada uno ocupa en un

grupo especfico, es decir, a factorescomo el estatus o el poder.

Procedimientos: tiene que ver con

cuestiones como el inicio, la frecuencia

o la terminacin del intercambio

comunicativo.


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Situaciones de las variables

Durante las primeras etapas de la relacin

de trabajo, es necesaria cierta similitud

entre las actividades del nuevo miembro y

las de su supervisor con respecto a algunos

aspectos clave, como el propio trabajo, el

sentido de responsabilidad, el compromisocon el grupo y con la empresa, etc.


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En etapas avanzadas los niveles ms

profundos, como la similitud y

complementariedad como variables, son

determinantes de la amistad.


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Quien domina los aspectos polticos de

la vida organizacional sabe bien que la

auto revelacin tiene lmites muyclaros, ms all de los cuales uno se

pone literalmente en manos de los

dems.


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Por eso, resulta tan fcil, para un

observador atento encontrar en ese

medio toda una serie de artimaaspersonales. Ya que con esto se logra

una fachada de nter personalidad que

da apariencia agradable al tratocotidiano.

f


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Algunos conflictos y barreras en la

comunicacin organizacional

La distorsin semntica

La distorsin serial

Sobre carga de informacin Escasez de informacin

Por ello el comunicador tiene la obligacin

de cumplir con ciertos requisitos para crear

estrategias.

R i i d l


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Requisitos del estratega en

comunicacin organizacional

Conocer a sus receptores tan a fondo

como sea posible. Elaborar el mensaje considerando las

capacidades comunicativas del receptor.

Estructurar los mensajes en forma clara ysencilla.


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Proporcionar al receptor la informacin

necesaria y suficiente ni ms ni menos. Utilizar la redundancia; es decir, enviar el

mensaje en distintas formas y medios.

Comprender con claridad la funcin de losroles en la interaccin.


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Conocer con detalle las reglas de

comunicacin aplicables en su contexto yutilizarlas adecuadamente.

Emplear canales alternativos.

No olvidar que el principal responsable deque la comunicacin se lleve a cabo de

forma exitosa es el emisor.


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La comunicacin organizacional debe

verse desde mltiples ngulos y lapreocupacin del comunicador en esta

rea debe ser darle una direccin

adecuada, promover comunicaciones

en todos los sentidos (hacia arriba,

hacia abajo y fundamentalmentehorizontal).


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Facilitar y dar soporte a la interaccin

entre los diferentes protagonistas,

conocer el papel preponderante de lospatrones formales e informales en

materia de comunicacin grupal,

interpersonal, transaccional, serial,dinmica, etc.


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Lo anterior con la finalidad de que se

den las tres necesidades bsicas de unmiembro de una organizacin:

induccin, control y afecto, lo cual se

reflejar en un mayor grado de

confianza y compromiso.

Por ello, identificar el nivel defuncionamiento organizacional es el

paso inicial para lograr un cambio.

C i l


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Cuatro tcnicas centrales que

utilizar un comunicador.

Quienes intervienen en el cambio

organizacional (promotores y actores)recurren a cuestionarios, entrevistas o a la

observacin para auxiliarse y entender que

est ocurriendo.


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Tcnicas: entrevista, observacin,

cuestionario y experiencia grupal.Observacin y experiencia grupal para los

grupos y entrevista y cuestionario para el

personaje individual.


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Naturaleza de los datos

Para hacer una dinmica deexperiencia grupal deben de tomarse

en cuenta caractersticas personales de

los protagonistas, experiencia que serequiere de los participantes, grado de

conocimiento mutuo entre ellosmismos en lo social- personal.


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De igual forma, para hacer una

entrevista o cuestionario deber uno

conocer de la persona y el rol queocupa en la empresa as como tener

bien claro que se busca con dicha

informacin que se obtendr.

P t t d d


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Preguntas que tendr que responder

el comunicador

El estratega en comunicacinorganizacional tendr que preguntarsepara saber qu hacer con su

organizacin y utilizar las herramientasadecuadas:

Con qu enfoque me identifico ms

Qu tecnologa ser factible de serutilizada dentro de mi rea deinfluencia.


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En qu medida la tecnologa quepregono es compatible con el estadoque guarda la organizacin en la cual

quiero implantar la accin deinformacin.

Qu plan de desarrollo profesional se

deber concebir a fin de crecer en elcamino que me he fijado?


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Cultura, creencias y valores

Cultura: conjunto de valores y creenciascomnmente aceptadas, consciente oinconscientemente, por los miembros de

un sistema cultural. Las creencias son lo que las personas que

integran un sistema cultural aceptan como

cierto. No siempre existir una absolutauniformidad en las creencia y sern ellas lasque dominen su cultura y le den a sta susello distintivo.


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Los valores, por su parte, son ideales

que comparten y aceptan, explcita o

implcitamente, los integrantes de unsistema cultural y que, por

consiguiente, influyen en su

comportamiento. Se refiere a laspautas deseables de conducta

individual y colectiva.


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Cultura, creencias y valores

A diferencia de las creencias, losvalores se mueven y se manifiestan en

el plano emocional y, por lo tanto, se

produce una identificacin emocional.Las creencias se aceptan

racionalmente. Esto a travs de lasmanifestaciones culturales:

conceptuales simblicas, conductuales,

estructurales y materiales.


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El conocimiento de estos conceptos,

nos llevar a conocer la cultura de una

organizacin, lo cual repercutir en laplaneacin correcta de estrategias de

comunicacin.

Conocimientos predictivo


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Conocimientos predictivo,

descriptivo y explicativo

Descriptivo: conocer las caracterstica

fsicas exteriores.

Predictivo: informacin vlida sobre losvalores, creencias y modos de comportarse

de los otros para pronosticar modos de

actuacin. Explicativo: supone comprender las

razones de comportamiento de los dems.


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La vida laboral

Est colmada de relaciones interpersonales

entre jefes, subordinados, compaeros,

clientes, proveedores, amigos, etc. Por ello,

las relaciones de trabajo suelen ubicarse en

los planes descriptivo y predictivo, lo cual

indica que no se establece una verdadera

comunicacin interpersonal con quienes

nos rodean.

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