La comunicación, las relaciones humanas y el tiempo organizacional

Valores y creencias en los estilos de comunicación

Comunicación Según el Contexto, los mensajes y la división de los públicos

Los valores y creencias son intrínsecos dentro de la organización, por lo tanto cada una educa a sus colaboradores de acuerdo a lo que siente y piensa el fundador de la misma. Así mismo en cada empresa se maneja un lenguaje similar, sin embargo; como cada miembro del equipo trae consigo sus propios valores y creencias, en ocasiones debe tener mucha cautela con la manera en la cual emite el mensaje, ya que el receptor puede interpretar de manera incorrecta el contexto del mensaje emitido.

El contexto dentro de un mensaje emitido es lo que básicamente le da sentido a lo comunicado y le otorga efectividad a lo informado. En ocasiones el contexto tiende a confundir al receptor por las diferentes variantes que existen en el lenguaje, sobre todo en el caso de la lengua española, en donde existen diversos modismos y estilos para comunicar la información.

Cabe destacar que existen distintas maneras de comunicar un mensaje: escrita, verbal, con señas, corporalmente, entre otras y cualquiera sea el método empleado, la presentación de la información e interpretación de la misma siempre dependerá de cuan claro este el contexto.

Por otra parte se podría decir que los mensajes son el objeto central de toda comunicación establecida entre un emisor y un receptor. Actualmente existen infinitas formas y estilos comunicativos, lo que proporciona posibilidades de mantener contacto con diversas personas y de diversas maneras, ahora los individuos somos más expuestos a ser ubicados de manera más efectiva.

Resulta fundamental que tanto el emisor como el receptor reconozcan y comprendan el mismo lenguaje ya sea por: señas, símbolos, verbal, escrito o por gestos; para que la comunicación o propagación del mensaje se haga de manera apropiada. En muchas organizaciones los mensajes no se suministran de manera adecuada y por lo general las comunicaciones son informales o por medio de rumores que vienen siendo lo mismo. Caer en los llamados “rumores” es el enemigo número uno de una empresa, sobre todo cuando son referentes a reducción de personal.

Dependiendo del estilo de organización (valores y creencias intrínsecos) también será su comunicación, existen las llamadas comunicaciones horizontales que se establece entre individuos son del mismo nivel jerárquico y dónde se discuten temas que van en pro a la resolución de problemas departamentales, mejoras de procesos, etc. Como por ejemplo: “Cuando varios gerentes aportan ideas entre sí para solucionar los de otros departamentos que no pertenecen a su área de trabajo”. En este estilo de comunicación caben las reuniones de trabajo, notas, comunicados internos, debates, correo electrónico; con este último debemos tener cuidado porque en la actualidad el personal en las organizaciones cada vez se vuelve más adicto con el uso de correos electrónicos. De hecho la comunicación cara a cara se ha perdido por este tema; a muchos empleados les cuesta levantar el teléfono ó acercarse al puesto de trabajo del compañero para coordinar una actividad, lo hace por correo y en ocasiones la comunicación no es tan efectiva, de manera que el uso de esta herramienta debe ser racional.

Ahora bien cuando la comunicación se establece entre gerentes de un departamento determinado y un personal operativo de otro departamento diferente, se coordinan actividades intergrupales por urgencias para obtener respuestas de parte de receptor, entonces estaríamos hablando de que la comunicación es oblicua. Particularmente opinamos que es el estilo que debe ser más utilizado por las organizaciones porque las decisiones se toman de acuerdo a los distintos enfoques de cada departamento y nivel jerárquico existente en la empresa, de manera tal que ninguna opinión será considerada como pequeña o con poco valor, tardan más en tomarse las decisiones por los distintos enfoques suministrados más sin embargo todos son tomados en cuenta para decisiones grandes o pequeñas.

Cuando los empleados sólo deben acatar cada una de las normas establecidas e inclusive se les define a cada persona como debe comportarse, recoger y transmitir la información, respetan un orden jerárquico específico, por lo general la toma de decisiones es más fácil ya que depende de una o muy pocas personas y este tipo de comunicación la denominamos comunicación formal. Pero aunque se agiliza la toma de decisiones no necesariamente son las más acertadas, debido a que es un número muy reducido de personas, quienes deciden el rumbo de la empresa y por lo general son altos niveles jerárquicos y no tienen el enfoque de parte de los niveles operativos por ausencia de interacción, esto a su vez crea desconcierto y desmotivación por parte de los colaboradores de esta organización.

De cualquier modo lo importante para obtener el éxito en la comunicación es tener claro el contexto del mensaje a transmitir, ser claros, concisos, respetar los valores y creencias impartidas por la organización elegida y estar claros del lenguaje que debemos utilizar de acuerdo al receptor que nos corresponda emitirle la información. Así como también evitar las continuas distracciones que afectan la interacción entre cada persona como por ejemplo el uso indebido del celular, los correos electrónicos, el internet, que si bien es cierto que son herramientas útiles y necesarias en estos nuevos tiempos, también debemos controlarlas nosotros y no que ellas nos controlen y afecten nuestra operación e interacción entre los individuos.

No existe estilo de comunicación ideal ya que dependiendo de lo requerido o deseado se puede tener una combinación de varios tipos de comunicaciones dentro de la misma empresa, donde las decisiones se tomarán de manera rápida o no de acuerdo a lo necesario en un momento determinado.

Ahora bien, cuando se transmite un mensaje, este debe estar adecuado al público que lo va a recibir; puede ser público interno, externo. La división de los públicos depende del tamaño y complejidad de la organización y por supuesto esta división puede volverse cada vez más detallada. Muchas personas comenten errores de mezclar su tipo de comunicación sin importar el público que recibirá la misma. Las organizaciones tienen diferentes maneras de comunicarse bien sea por correo ó por teléfono, etc. Cuando un empleado envía un correo interno emplea un lenguaje que quizás solo los mismo empleados puedan descifrar la información; ejemplo, cuando escriben con muchas siglas o abreviaciones, el empleado se mecaniza tanto cuando van a transmitir un mensaje a un público externo y envían un correo tal cual como si fuera interno y por supuesto el receptor no necesariamente está en la capacidad de descifrar la información.

Otro caso que vemos muy a menudo es cuando se envían correos internos de manera coloquial y copian al público externo, por supuesto esto da una mala imagen corporativa, debido a los empleados son la imagen de la corporación.

Por otro lado, que vemos con frecuencia que cuando se hacen reuniones ó presentaciones. El mensaje debe ser tal que todos los miembros del público puedan comprender el contexto. Por ejemplo, cuando hay reuniones de finanzas y entra el personal de compras, ventas, administración, técnico y operativo. Por supuesto el emisor no puede emplear un lenguaje totalmente técnico ya que el mensaje no podrá ser decodificado por todos y cada uno de los miembros del equipo. Pensamos como recomendación general es que uno debe saber a qué personas irá dirigida la información, el tipo de público, el perfil de los participantes, ya que de esto depende el éxito de la comunicación y de la empresa.

Definitivamente el latinoamericano tiene muchos vicios que se han venido institunacionalizando con el pasar de las décadas.

Uno de ellos y pienso que el principal es el tema de la corrupción. Hablando mucho mas especifico, en Venezuela la corrupción vemos que cada día la población se va sumergiendo en este abismo que cada vez se hace más profundo. Ejemplos de ello vemos como los fiscales de tránsito cuando detienen un ciudadano lo primero que hacen es ver en que está fallando para pedirle dinero y así no multarlo. Por su puesto esto sucede porque nosotros mismos alimentamos el soborno y la corrupción.

Y como este tenemos muchos casos; en la aduana los agentes aduanales para poder liberar y nacionalizar la carga le solicitan dinero a las empresas. Corporaciones trasnacionales con un código de ética establecido desde su casa matriz no participan en estas acciones, en cambio vemos como empresas nacionales para poder tener la mercancía a tiempo pagan dinero extra y estos agentes se aprovechan de la situación y la necesidad del mercado.

En los departamentos de compra y sobre todo en empresas del gobierno cuando abren procesos de licitación algunos gerentes aceptan dinero por debajo de la mesa para que le adjudiquen el proceso así cuando su solución o su producto no sea la mejor.

Otro vicio que posee el latinoamericano es el de “yo no sé”, muchas personas generalmente toman una actitud pasiva ante distintas situaciones tanto en el ámbito laboral como en la vida cotidiana, el decir constantemente “yo no sé” nos aísla y nos coloca en una posición de apatía, de no indagar, de no llegar más allá.

El mismo fenómeno sucede cuando se usa la frase “yo no puedo”, debido a que no le gusta arriesgar por el mismo desconocimiento ó miedo a lo desconocido. En el mismo orden de ideas tenemos que muchas personas son conformistas y usan la frase yo estoy bien aquí; están tan mecanizados que pueden durar años haciendo lo mismo y para ellos esa una zona de confort, esto por supuesto va sumergiendo a la sociedad con individuos que no arriesgan y no luchan por cambiar las cosas.

En el ámbito laboral tenemos dos vicios que día a día se repiten: El de “todo está listo” y “no se preocupe para mañana a primera hora lo tiene”. Una de las claves para tener una vida laboral exitosa es poniéndote plazos razonables para las asignaciones, pero muchos empleados van dejando acumular las tareas haciéndose insostenible porque todo lo quieren dejar para mañana; ejemplos claro

de ello lo tenemos entes públicos, generalmente acumulan los trámites hasta que se forman interminables colas.

La impuntualidad es un vicio que cada día lo vemos más frecuente. Sobre todo con empresas trasnacionales, cuyas casas matrices se encuentran en Europa ó Norte América. Cuando se efectúan reuniones o conferencias con países latinos generalmente asisten tarde y por supuesto el corporativo se molesta y llevándose una imagine no tan buena de los latinos. Esto debe cambiarse ya que es un efecto bola de nieve que poco a poco va arrastrando a la mayoría de las personas y hace que una nación funcione más lenta.

Hay un vicio que le hace mucho daño tanto a las empresas como a la familia latina, el “yo no fui” o echarle la culpa a terceros. Este vicio es la viva expresión de la reactividad, conlleva al profesional viciado a no asumir que todo lo que sucede a su lado es directa o indirectamente responsabilidad de sí mismo. Este tipo de personas ante algo negativo inmediatamente le otorgan la responsabilidad a otro. Cuando en las empresas hay jefes y no lideres, estos asumen la responsabilidad cuando la acción es positiva, pero cuando no es, le quieren transmitir la responsabilidad a sus supervisados, cuando realmente la responsabilidad es suya. Muchas veces estas diferencias internas se le transmiten a clientes externos cuando no existe comunicación efectiva y los empleados dicen “esto no es de mi departamento”; muchos profesionales viciados tiene poca cultura de servicios.

Todo esto es perfectamente evitable cuando sembramos buenos valores en nuestros hijos, con una cultura solida y una visión de vida alineada con la visión de la empresa. Una cultura donde las personas cumplan su misión y valores, buscando diariamente mejorar en todas las dimensiones humanas y profesionales.

Definitivamente un país es desarrollado ó subdesarrollado por la actitud de su gente y lo que somos será la visión de nuestras empresas y países.

Ahora bien, como estos vicios el latinoamericano también tiene muchas virtudes.

Una de las más caracterizadas es la emocionalidad; Cuando el latino esta estimulado e inspirado, bien sea por un líder, un ideal, su familia, la visión de la empresa, etc, desarrolla una inmensa pasión por lo que hace, por trabajar no solo en pro de un beneficio propio sino en pro del país, de la familia, de la comunidad. Como bien se mencionó anteriormente con actitud positiva el latino puede lograr grandes cambios.

Otra virtud que posee el latino es el ritmo, la manera de trabajar es única. Muchos extranjeros cuando vienen se impresionan por la alegría y pasión como se trabaja. Un ejemplo de ello lo vemos en el baseball. Cuando vienen jugadores importados describen como única la emoción y pasión como se juega en Venezuela, el fanático su picardía y ritmo hacen que para muchos jugadores estar aquí sea tan apasionante y para otros una experiencia difícil a la que no se logran adaptar. Trasladándolo al ámbito laboral ocurre el mismo fenómeno, ah muchas personas que no son latinoamericanos les es difícil adaptarse a nuestro ritmo.

La creatividad es quizás una de las virtudes más famosas de los latinos. Si lograra hacer que las personas usaran su creatividad no para hacer peripecias ni cualquier tipo de “trampas” sino para realizar proyectos, realmente fuéramos un continente altamente desarrollado. El latino es una persona muy ingeniosa y de todo hace un negocio. Hoy por hoy estamos viviendo un fenómeno muy preocupante en Latinoamérica y sobre todo en Venezuela, es la fuga de talento; no sabemos apreciar nuestro capital humano y vemos como esas personas son muy exitosas en otros continentes y desarrollando aun mas otras empresas y países. Debemos afianzar nuestra lucha y constancia para cambiarlo y que todos luchemos por desarrollar nuestro continente.

Para finalizar, otra de las virtudes del latino es la familia. Aunque vemos que este valor se ha venido debilitando, la familia sigue siendo una virtud del latino, ese calor de hogar, nos impulsa, nos motiva a crecer y hacer crecer la familia cada día más. Pues es la imagen asociada a ver nuestra empresa como nuestra propia familia y en la medida que los valores del individuo estén alineados con los valores de la empresa se desarrollará una alta identificación y sinergia, teniendo como fruto, empresas exitosas, individuos, éxitos, familias exitosas y por supuesto países exitosos.