UVAJANJE E-PRAVOSODJA NA DRŽAVNEM ...IZJAVA Študent Igor Perhavc izjavljam, da sem avtor tega specialističnega dela, ki sem ga napisal pod mentorstvom prof.dr. Vlada Dimovskega

UNIVERZA V LJUBLJANI EKONOMSKA FAKULTETA

SPECIALISTIČNO DELO

UVAJANJE E-PRAVOSODJA NA DRŽAVNEM PRAVOBRANILSTVU REPUBLIKE SLOVENIJE

Ljubljana, november 2008 IGOR PERHAVC

IZJAVA Študent Igor Perhavc izjavljam, da sem avtor tega specialističnega dela, ki sem ga napisal pod mentorstvom prof.dr. Vlada Dimovskega in somentorstvom doc.dr. Branka Koržeta ter skladno s 1. odstavkom 21. člena Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah dovolim objavo specialističnega dela na fakultetnih spletnih straneh. V Ljubljani, dne 5.11.2008 Podpis: _________________________

KAZALO

UVOD...................................................................................................................1

1 PRAVOSODNI SISTEM V REPUBLIKI SLOVENIJI .............................5

1.1 OPIS PODROČJA PRAVOSODJA V RS .....................................................................5

1.2 RESOLUCIJA O NACIONALNIH RAZVOJNIH PROJEKTIH ..............................6 1.2.1 Področja projekta e-pravosodje ...................................................................................6

1.2.1.1 Poslovni procesi ................................................................................................................6 1.2.1.2 Prenova in nadgradnja obstoječe informacijsko telekomunikacijske infrastrukture.........7 1.2.1.3 Izobraževanje in usposabljanje kadrov v pravosodju........................................................7

1.2.2 Pomembnejši podatki...................................................................................................7 1.2.3 Razvojni koraki............................................................................................................8 1.2.4 Projekti e-pravosodja na MP ......................................................................................9

1.2.4.1 Izhodišča ...........................................................................................................................9 1.2.4.2 Okvirna opredelitev projektov ..........................................................................................9 1.2.4.3 Časovni okvir ..................................................................................................................10

1.3 DELEŽNIKI NA PODROČJU PRAVOSODJA V RS - STANJE.............................11 1.3.1 Razlike med deležniki v e-pravosodju.......................................................................11

1.3.1.1 Velike razlike v opremljenosti s strojno opremo in programskimi rešitvami .................11 1.3.1.2 Velika razlika v naravi aktivnosti ...................................................................................11 1.3.1.3 Statusne razlike udeležencev...........................................................................................12 1.3.1.4 Kadrovske in organizacijske razlike v oddelkih IT.........................................................12 1.3.1.5 Razlike v zahtevah okolja ...............................................................................................12

1.3.2 Sodstvo ......................................................................................................................12 1.3.2.1 Informatizacija sodstva ...................................................................................................13

1.3.3 Ustavno sodišče .........................................................................................................13 1.3.3.1 Informatizacija ustavnega sodišča...................................................................................14

1.3.4 Državno tožilstvo.......................................................................................................14 1.3.4.1 Informatizacija državnega tožilstva ................................................................................15

1.3.5 Državno pravobranilstvo ...........................................................................................18 1.3.5.1 Osnovne entitete procesov ..............................................................................................19 1.3.5.2 Glavni procesi, povezani z vpisniki ................................................................................20 1.3.5.3 Pomožne knjige...............................................................................................................23 1.3.5.4 Vpisniki...........................................................................................................................23 1.3.5.5 Obstoječe stanje informacijske podpore vpisnikom na DP.............................................24

1.3.6 Ministrstvo za pravosodje..........................................................................................26 1.3.7 Drugi organi in organizacije ......................................................................................27

2 PROJEKT E-PRAVOSODJE .....................................................................28

2.1 IZHODIŠČA ZA E-PRAVOSODJE.............................................................................28

2.2 DEFINICIJA IN NAMEN E-PRAVOSODJA .............................................................28

2.3 VPLIV STRATEŠKIH DOKUMENTOV IN PROGRAMOV V SLO IN EU ..........30

2.4 VIZIJA E-PRAVOSODJA V RS ..................................................................................31

2.5 STRATEŠKI CILJ IN KLJUČNA PODROČJA E-PRAVOSODJA V RS..............32

2.6 STRATEŠKE USMERITVE .........................................................................................32

2.7 CILJI PO POSAMEZNIH KLJUČNIH PODROČJIH..............................................33 2.7.1 Vzpostavitev sodelovanja med pravosodnimi in drugimi institucijami ....................33 2.7.2 Razvoj informacijskih rešitev za podporo odločitvenim in administrativnim...........34 procesom..............................................................................................................................34 2.7.3 Prenova in nadgradnja informacijsko – telekomunikacijske infrastrukture ..............34 2.7.4 Vzpostavitev sistema ravnanja z znanjem in sistema izobraževanja v pravosodju ..37

2.8 DOLOČANJE PRIORITET..........................................................................................37

3 POGOJI ZA IMPLEMENTACIJO E-PRAVOSODJA NA DPRS........39

3.1 CILJI PO POSAMEZNIH KLJUČNIH PODROČJIH..............................................39 3.1.1 Učinkovito in nadzorno poslovanje z dokumentarnim gradivom..............................39

3.1.1.1 Predlog za dopolnitev internih pravilnikov in pooblastil ................................................39 3.1.1.2 Predlogi za izboljšanje pisarniškega poslovanja .............................................................39 3.1.1.3 Predlogi za uporabo sistema za delo z dokumentarnim gradivom..................................40 3.1.1.4 Predlogi povezave z evropskim sodiščem.......................................................................50 3.1.1.5 Arhitektura sistema .........................................................................................................52 3.1.1.6 Delovno mesto za skeniranje ..........................................................................................54

3.1.2 Učinkovit in nazoren sistem za pripravo statističnih poročil.....................................55 3.1.3 Usposabljanje uporabnikov .......................................................................................57

3.2 EVROPSKI SOCIALNI SKLAD..................................................................................57 3.2.1 Nacionalni strateški referenčni okvir na prvi ravni (NSRO) ....................................57 3.2.2 Operativni programi na drugi, konkretnejši ravni (OP)............................................57

LITERATURA IN VIRI .................................................................................60

KAZALO SLIK

Slika 1: Ravni odgovornosti (Caroll) ........................................................................................ 1

Slika 2: Potek obravnave uvedbe projekta e-pravosodje na Državno pravobranilstvo............. 3

Slika 3: Ravni razvoja projekta e-pravosodje ........................................................................... 8

Slika 4: Deležniki in udeleženci v e-pravosodju..................................................................... 11

Slika 5: Organigram tožilstev.................................................................................................. 15

Slika 6: Shema informacijske podpore vpisnikom na VDT RS in ODT ................................ 18

Slika 8: Tok dokumenta od vloge do odpreme na DPRS........................................................ 20

Slika 9: Šifranti vpisnikov na državnem pravobranilstvu ....................................................... 25

Slika 10: Komponente e-pravosodja ....................................................................................... 29

Slika 11: Ključna področja e-pravosodja ................................................................................. 34

Slika 12: Struktura projekta e-pravosodje................................................................................ 35

Slika 13: Krovna arhitektura informacijskega sistema pravosodja.......................................... 36

Slika 14: Evidentiranje dokumenta v sistem in vodenje spisov pred integracijo z vpisniki .... 43

Slika 15: Evidentiranje dokumenta v sistem in vodenje spisov po integracijo z vpisniki ....... 44

Slika 16: Ustvarjanje dokumentov in podpisovanje – državni pravobranilec ne uporablja SPIS.......................................................................................................................................... 45

Slika 17: Ustvarjanje dokumentov in podpisovanje–državni pravobranilec uporablja SPIS... 46

Slika 18: Pregled spisov ........................................................................................................... 47

Slika 19: Prejem elektronske pošte z Evropskega sodišča....................................................... 50

Slika 20: Oddaja odgovora Evropskemu sodišču..................................................................... 51

Slika 21: Obstoječe stanje povezav DPRS............................................................................... 52

Slika 22: Predlagana centralna postavitev infrastrukture sistema za Lotus Domino strežnik . 53

Slika 23: Predlog v primeru, da se hitrost mrežnih povezav ne spreminja .............................. 54

KAZALO TABEL

Tabela 1: Predmet in cilji projekta e-pravosodje ..................................................................... 6

Tabela 2: Preoblikovanje poslovnih procesov v okviru projekta e-pravosodje........................ 7

Tabela 3: Informacijska opremljenost na VDT RS in ODT – Vpisniki ................................... 16

Tabela 4: Informacijska opremljenost na DP RS – Vpisniki .................................................. 24

Tabela 5: Število zaposlenih glede na lokacijo ....................................................................... 47

Tabela 6: Število zaposlenih in vpisnikov, ki jih vodi posamezna pisarna ............................. 48

Tabela 7: Primerjava trenutnih nalog in nalog po uvedbi dokumentnega sistema glede na .........vlogo ........................................................................................................................ 49

KAZALO PRILOG

Priloga 1 – Izpis šifranta temeljev za izvršilni vpisnik ……………………………….…1 Priloga 2 – Primer popisa spisa ………………………………………………………… 2 Priloga 3 – Pregled dela po uvedbi dokumentarnega sistema ………………………...... 3 Priloga 3 A – Možne rešitve spisa (zadeve) glede na vpisnik ……………………….…….6 Priloga 4 – Pregled vlog in nalog po uvedbi dokumentnega sistema ………………….. 11 Priloga 4 A – Primer obrazca (Odgovor na tožbo pri pravdi) ……………………….…… 12 Priloga 5 – Primer obrazca (Opomin pred tožbo pri denacionalizaciji)………………... 14 Priloga 6 – Tipi dokumentov …………………………………………………………... 15 Priloga 7 – Popis oddanih pošiljk ……………………………………………………… 25 Priloga 8 – Trenutna pasovna širina v HKOM za posamezno lokacijo ……………..… 26 Priloga 8 A – Primer obrazca (Vračanje vlaganj – odgovor v NT vpisniku) …..…….…... 27 Priloga 9 – Fazni plan projekta.……………………………………………………........ 28 Priloga 9 A – Dokument Končna odredba ……………………………………….….....…. 32 Priloga 10 – Konfiguracija predloga 1 …………………………...…………………...… 33 Priloga 10 A– Osnovni podatki o obstoječi strojni opremi po oddelkih ………………..… 34 Priloga 11 – Izpolnjen vprašalnik o obsegu in zahtevnosti uvajanja pisarniškega ……………..informacijskega sistema…...……………………………………………....… 35

1

UVOD Izvajanje reform za uresničevanje lizbonske strategije je v Sloveniji vpeto v celovit strateški razvojni okvir. Strategija razvoja Slovenije iz leta 2005 je določila glavne razvojne cilje, ki so skladni s cilji lizbonske strategije, ter prednostne naloge za njihovo uresničevanje. Resolucija o nacionalnih razvojnih programih določa ključne razvojne projekte za dolgoročnejše obdobje. V nacionalnem strateškem referenčnem okviru je predvideno, kako bodo v uresničevanje domačih prednostnih razvojnih nalog vključena sredstva Evropske unije. Na vladni ravni izvajanje razvojnih politik usklajuje služba vlade za razvoj, katere institucionalni vpliv se je v zadnjem letu povečal, minister za razvoj pa je prevzel vlogo nacionalnega lizbonskega koordinatorja. O izvajanju posameznih korakov reform poteka široka razprava. Politično se usklajujejo v okviru Partnerstva za razvoj, ki vključuje večino opozicijskih strank. Pri usklajevanju pa prek ekonomsko-socialnega sveta dejavno sodelujejo tudi delodajalci in delojemalci. Na Sliki 1 so prikazana načela, ki oblikujejo družbeno odgovornost pri izvedbi nacionalne strategije razvoja.

Slika 1: Ravni odgovornosti (Caroll) Ekonomska načela

Jurisdikcija

Etična načela

Diskrecijska načela

Vir: MP, projekt e-pravosodje, 2007

Izboljšanje učinkovitosti pravosodja izhaja iz temeljnih ciljev dobrega upravljanja, ki temeljijo na vključenosti, vladavini prava, transparentnosti, odzivnosti, soglasnosti pri odločanju, pravičnosti, učinkovitosti in uspešnosti ter odgovornosti. Organizacijska in normativna urejenost institucionalnega okolja je eden od nujnih pogojev vzpostavljanja konkurenčnosti in varnosti poslovanja, rasti gospodarstva, kakovosti življenja državljanov ter njihove varnosti in učinkovitega varstva pravic. Institucionalno okolje mora zagotavljati delovanje zakonsko predpisanih norm, ob tem pa je pomembno, da so v sodobni družbi veljavni višji – etični standardi, ki spadajo v področje družbene odgovornosti. Družbena odgovornost nam nalaga, da poleg ekonomskih1 in pravnih zahtev2 v čim večji meri uveljavljamo tudi etična načela. Za uspešnost gospodarstva, pravno varnost posameznikov in povečanje blaginje je nujno zagotoviti učinkovito delovanje pravosodnega sistema, pri čemer je treba upoštevati pomembne dejavnike, kot so kakovost, obseg in učinkovitost varstva

1 Ekonomske zahteve upoštevajo ekonomska načela, da se z najmanjšimi sredstvi doseže določen uspeh ali z določenimi sredstvi najboljši uspeh. 2 Pravne zahteve izvaja sodna oblast oziroma jurisdikcija.

DRUŽBENA ODGOVORNOST

2

pravic. Pravosodni sistem mora zagotavljati delovanje vseh mehanizmov, ki so vzpostavljeni v pravni državi, poleg tega pa si mora prizadevati za lastno učinkovitost in prispevati h kakovosti življenja državljanov in k učinkovitemu varstvu pravic. Dejstvo je, da sodni zaostanki oz. daljši časi reševanja zadev na sodiščih zmanjšujejo pravno varnost in tudi na splošno je opaziti negativne učinke neučinkovitega pravosodja, kar zmanjšuje njegov ugled in negativno vpliva na zaupanje državljanov v učinkovitost pravosodnega sistema in posledično na blaginjo družbe. Sistematičen, strateško naravnan pristop k ravnanju s človeškimi viri, tehnologijami in procesi lahko ob uporabi sodobnih načinov ravnanja in upravljanja bistveno prispeva k uspešnosti in učinkovitosti pravosodnega sistema. Za zagotavljanje konkurenčnosti in vzdržne rasti gospodarstva ter doseganje splošne blaginje družbe kot celote ob upoštevanju pripada zadev na vseh ravneh pravosodja z obstoječim načinom dela in razpoložljivimi viri tega ne moremo doseči. Prednostne razvojne naloge ki izhajajo iz Strategije razvoja Slovenije iz leta 2005 so: konkurenčno gospodarstvo in hitrejša gospodarska rast, učinkovito ustvarjanje znanja za gospodarski razvoj in kakovostna delovna mesta, učinkovita in cenejša država, sodobna socialna država in večja zaposlenost ter povezovanje ukrepov za doseganje trajnostnega razvoja. Pravosodni sistem (pravosodje) ima velik nacionalni in strateški pomen. Je namreč pomemben dejavnik varstva pravic, gospodarskega razvoja in blaginje. Informacijsko -komunikacijska tehnologija je področje, kjer je (poleg sprememb zakonodaje) v pravosodnem sistemu mogoče doseči največjo rast učinkovitosti delovanja pravosodnega sistema – tako s kvantitativnega kot tudi kvalitativnega vidika. Informacijsko - komunikacijska tehnologija ne pomeni samo informacijske podpore obstoječim procesom, temveč podpira tudi spreminjanje poslovnih procesov v smislu večje učinkovitosti in optimalnosti. Iz tega in drugih razlogov je pripravljen Predlog strategije informatizacije pravosodnega sistema v Sloveniji za obdobje 2008–2013, ki bo podlaga za pospešitev informatizacije slovenskega pravosodja. Pri delu pravosodnih organov je tako kot pri delu ministrstev pretežno predvidljivo administrativno delo, ki omogoča uporabo avtomatizacije z uporabo informacijske tehnologije, vendar samo s tesnim in intenzivnim sodelovanje s preostalimi službami državnega organa. Pomanjkljivost je implementacija sodobnih rešitev v prakso. Vzrok za to je v veliki meri v miselnosti delavcev, saj novi načini dela zahtevajo drugačno mišljenje, večji miselni napor in angažiranje pri uvajanju v prakso (Dimovski, 2005, str. 37). Eden od vzrokov je tudi strah pred izgubo službe, predvsem pri starejših in manj izobraženih delavcih. Rešitev je v intenzivnem izobraževalnem procesu in preverjenih rešitev iz prakse; referenc na sorodnih področjih in standardizacije postopkov dela (Možina, 2002, str. 34). Z implementacijo integriranih informacijskih rešitev med pravosodnimi organi se uvajajo obsežne spremembe v organiziranosti državnih organov, še posebno pri postopkih dela in povečevanju produktivnosti z uporabo baz znanj (Gričar, 2002, str. 636). Evropska unija ni zgolj notranji trg, ampak celovito območje svobode, varnosti in pravice. Zato državljani Evrope pričakujejo odločne ukrepe Evropske unije, da se zavarujejo njihovi interesi na

3

območju notranjih meja3. Slovensko predsedstvo bo kot zadnji člen trojice, v kateri tesno sodeluje s partnericama Nemčijo in Portugalsko, zagotovilo nadaljevanja evropskih politik tudi v pravosodju. Slovensko predsedstvo se bo poleg tega trudilo izboljšati in poenostaviti sodelovanje med pravosodnimi organi držav članic v civilnih in gospodarskih zadevah, zato bo pospešilo delo pri projektu e-pravosodje ter delo za krepitev kazenske in civilne mreže za sodelovanje na teh področjih. Na Ministrstvu za pravosodje RS se zavedajo, da imata pravosodje in zakonodaja s področja pravosodja strateški pomen tako na nacionalni ravni kot na ravni evropske unije (e-justice 2008, 2008). Delo na Državnem pravobranilstvu RS (DPRS) je pretežno določeno s pravobranilskim redom, ki dokaj natančno določa vsebino dela. Pravobranilski red, ki je, podobno kot sodni red, temelj za delo pravosodnega organa, pa ni “mrtva črka na papirju”, ampak se z razvojem tehnologije in družbenopolitičnih odnosov spreminja in dopolnjuje. Zato je v pripravi nov pravobranilski red, ki bo vseboval vse pripombe in predloge ter sodobne tehnološke možnosti, ki spreminjajo način dela pravosodnega organa. V specialistični nalogi je v poglavju 2.2 definirana ugotovitev potreb projekta e-pravosodje. V poglavju 2.3 je opisana analiza deležnikov na področju pravosodja in razlik med njimi. V poglavju 3 so ugotovljene potrebe in usmeritve v delovanju v odvisnosti od strateških razvojnih dokumentov. Poglavje 3.7 ugotavlja cilje projekta e-pravosodje. V poglavju 4 so predlagani pogoji in rešitve v praksi za implementacijo e-pravosodja na Državnem pravobranilstvu. Na Sliki 2 je prikazan potek obravnave teme specialističnega dela od analize členov pravosodja do sklepa o uvedbi e-pravosodja na Državnem pravobranilstvu.

Slika 2: Potek obravnave uvedbe projekta e-pravosodje na Državno pravobranilstvo

Vir : Lastno delo

Cilj specialističnega dela je analizirati aktivnosti najvišje strateške ravni Slovenije - krovne nacionalne razvojne strategije do ravni implementacije sprememb v delovnih postopkih in organiziranosti državnega pravobranilstva. Analiza rešitev, ki bodo rezultat uvedbe projektov e-pravosodja bo precej pripomogla k pripravi novega pravobranilskega reda, ki podrobno opisuje postopke dela, delovne odnose in strukture na državnem pravobranilstvu.

3 Dostop državljanov evropske unije bo med drugim ponujal Evropski pravosodni portal, ki bo skupna vstopna točka na svetovnem spletu in bo omogočal povezavo obstoječih storitev iz e-pravosodja

Analiza deležnikov

Ugotovitve potreb

Ugotovitve ciljev

Predlaganje rešitev

Sklep ali sinteza

4

Iskanje rešitve za uresničevanje strateških ciljev e-pravosodja Preučil bom dokumente v zvezi s strategijami in cilji e-pravosodja in iz tega izhajajočih projektov. Iz vsebine teh projektov bom izločil cilje in aktivnosti, ki se tičejo organizacije in delovnih odnosov na državnem pravobranilstvu ter jih oblikoval kot prototipno rešitev za implementacijo e-pravosodja na državnem pravobranilstvu. Naloga v začetnem poglavju opredeljuje namen in cilj, ki ga želim doseči. Metoda preučevanja je opis organiziranosti pravosodja, stanja in pomanjkljivosti ter prikaz rešitev, ki izhajajo iz planskih dokumentov Resolucije o nacionalnih razvojnih projektih za obdobje 2007 - 2023. Naslednja poglavja opisujejo projekt e-pravosodje, vizijo, cilje, strateške usmeritve, ključna področja in določanje prioritet. V vseh poglavjih je osrednja tema modernizacija celotnega pravosodja s prenovo poslovanja ob uporabi sodobne informacijske in komunikacijske tehnologije. Za vpeljavo želenih ciljev je treba zagotoviti ustrezne pogoje, tako usposabljanje ljudi kot finančna sredstva in učinkovito organizacijo. Zadnje poglavje opisuje pogoje za vpeljavo e-pravosodja na državnem pravobranilstvu, predlaganje rešitev in financiranje iz lastnih in evropskih sredstev socialnih skladov. V delu je opisana dejanska organizacija na državnem pravobranilstvu pred uvedbo projekta e-pravosodje in načrtovane faze uvedbe nove organiziranosti in povezovanja v sistem e- pravosodja doma in med drugimi državami EU.

5

1 PRAVOSODNI SISTEM V REPUBLIKI SLOVENIJI 1.1 OPIS PODROČJA PRAVOSODJA V RS Pravosodni sistem je t. i. tretja veja oblasti. Naloga sodne veje oblasti je odločanje o pravicah in dolžnostih državljanov in o obtožbah zoper njih. Vsa sodišča v Republiki Sloveniji delujejo v skladu z načeli ustavnosti, neodvisnosti in zakonitosti. Enoten sodni sistem sestavljajo splošna in specializirana sodišča. Med splošna sodišča uvršamo 44 okrajnih, 11 okrožnih, 4 višja in vrhovno sodišče. Med specializirana sodišča pa spadajo štiri delovna in socialna sodišča, ki odločajo v delovnih sporih in sporih iz socialnega zavarovanja ter upravno sodišče, ki zagotavlja sodno varstvo v upravnih zadevah in ima status višjega sodišča. V sodnem sistemu ima posebno mesto državno tožilstvo (DT), ki je kljub samostojnosti del izvršilne veje oblasti. Generalnega državnega tožilca voli državni zbor (DZ). Vrhovno državno tožilstvo Republike Slovenije je najvišji urad tožilstva v Sloveniji, ki ga vodi generalni državni tožilec Republike Slovenije. Vrhovno državno tožilstvo usmerja delo državnih tožilcev in odloča o sporih o pristojnosti med okrožnimi državnimi tožilstvi ter o prenosu zadev na drugo krajevno pristojno državno tožilstvo, kadar je to potrebno zaradi lažje izvedbe postopka ali iz drugih tehtnih razlogov. Državno pravobranilstvo Republike Slovenije (DPRS) je zastopnik Republike Slovenije in drugih subjektov, določenih z Zakonom o državnem pravobranilstvu pred domačimi, tujimi in mednarodnimi sodišči. Subjektom, ki jih zastopa, tudi pravno svetuje. Glede varstva ustavnosti in zakonitosti ter temeljnih človekovih pravic in svoboščin je v Sloveniji najvišje pristojno sodišče Ustavno sodišče Republike Slovenije. Na zakone lahko vpliva kot negativni zakonodajalec z možnostjo, da razveljavi zakon ali del zakona. Ustavne sodnike voli DZ na predlog predsednika republike. Devet sodnikov ustavnega sodišča je voljenih za dobo devetih let brez možnosti ponovitve mandata. Sodniška funkcija ustavnih sodnikov kot tudi sodnikov specializiranih in splošnih sodišč je nezdružljiva z drugimi funkcijami v državnih organih. Področje pravosodja predstavlja sklop dejavnosti s katerimi ministrstvo za pravosodje podpira in zagotavlja delovanje slovenskega pravosodnega sistema. Področje pravosodja vključuje izdatke države, ki so namenjeni koordinaciji pravosodja, delovanju tožilstev in pravobranilstev, izvrševanju kazenskih sankcij in rehabilitaciji kaznjencev v zvezi s popravo preteklih krivic. Na tem področju porabe se vsebinsko prepletajo delovna področja slovenskih sodišč, tožilstev in pravobranilstev, ministrstva za finance, ministrstva za pravosodje, računskega sodišča, Državne revizijske komisije in Urada RS za makroekonomske raziskave in razvoj. Poslanstvo ministrstva za pravosodje (MP) je zakonito, racionalno in učinkovito izvajanje zakonskih pristojnosti ministrstva za zagotavljanje spoštovanja načela ustavnosti in

6

zakonitosti, načela pravne in socialne države. Ministrstvo za pravosodje izvršuje svoje poslanstvo z oblikovanjem takšnih zakonskih in drugih rešitev, ki v največji možni meri prispevajo k zagotavljanju čim večje pravne varnosti, ustavne pravice do sojenja v razumnem roku, in predstavljajo racionalizacijo dela in reorganizacijo pravosodnih organov zaradi večje učinkovitosti dela ter pripomorejo k učinkovitemu izvrševanju kazenskih sankcij zapora in pripora. 1.2 RESOLUCIJA O NACIONALNIH RAZVOJNIH PROJEKTIH Resolucija predstavlja operacionalizacijo Okvira ekonomskih in socialnih reform in sicer na področju predlogov ukrepov za učinkovitejšo porabo sredstev EU za hitrejši razvoj. Ključno področje, na katero se nanašajo osrednji razvojno-investicijski projekti resolucije, je razvojna mreža Slovenije, kamor so vključeni projekti izgradnje gospodarskih središč. Ta središča naj bi odprla 17 tisoč novih delovnih mest in v vseh slovenskih regijah povečal možnosti za razvoj približno dva tisoč malih in srednjih podjetij. Poleg teh ključnih področij je vključeno tudi povezovanje naravnih in kulturnih virov, razvoj štipendijske sheme, učinkovito upravljanje okolja, trajnostna energetika, mobilnost za podporo gospodarskemu razvoju, kjer je predvidena izgradnja cestne in železniške prometne infrastruktura, ter področje institucionalne in administrativne usposobljenosti, ki predvideva posodobitev pravosodja in zdravstva (Resolucija o nacionalnih razvojnih projektih za obdobje 2007–2023, 2007). 1.2.1 Področja projekta e-pravosodje Projekt e-pravosodje bo zagotavljal cilje navedene v Tabeli 1:

Tabela 1: Predmet in cilji projekta e-pravosodje

Predmet in cilji projekta e-pravosodje 1. Dvig učinkovitosti pravosodnega sistema 2. Posodobitev informacijske infrastrukture in storitev 3. Uvedba e-sodstva in ostalih e-storitev s področja pravosodja 4. Zagotovitev elektronskega poslovanja pravosodja 5. Dvig produktivnosti vseh zaposlenih

Vir: E-pravosodje - Predlog strategije informatizacije slovenskega pravosodnega sistema 2008-2013, (2007)

1.2.1.1 Poslovni procesi Projekt e-pravosodje bo poslovne procese pravosodja oblikoval na načine navedene v Tabeli 2.

7

Tabela 2: Preoblikovanje poslovnih procesov v okviru projekta e-pravosodje

Oblika spremembe 1 optimizacija, prenova in prilagoditev sodobnim tehnološkim

smernicam, 2 uskladitev z zakonodajo, 3 informatizacija do sedaj neinformatiziranih poslovnih procesov, 4 razvoj novih procesov.

Vir. E-pravosodje - Predlog strategije informatizacije slovenskega pravosodnega sistema 2008-2013, (2007)

1.2.1.2 Prenova in nadgradnja obstoječe informacijsko telekomunikacijske infrastrukture Prenova in nadgradnja obstoječe informacijsko telekomunikacijske infrastrukture vključuje: uvedbo novih tehnologij; standardizacijo storitev, vmesnikov in tehnologij; integracijo vseh vpletenih ter e-storitve za državljane (G2C)4, podjetja (G2B), 5državno in javno upravo (G2G).6 1.2.1.3 Izobraževanje in usposabljanje kadrov v pravosodju Izobraževanje in usposabljanje kadrov v pravosodju bo v vseh oblikah: vsebinsko, upravljavsko, za uporabo in optimalno izrabo sodobnih tehnologij ter z uvedbo sodobnih sredstev za izobraževanje. 1.2.2 Pomembnejši podatki

4 G2C - government to citizens – vlada do državljanov. 5 G2B - government to business – vlada do poslovnega sektorja. 6 G2G - government to its employees and individual bodies within government – vlada do vladnih uslužbencev in vladnih služb oz. ustanov

1. Časovni okvir realizacij 2007 - 2010

2. Predvidena sredstva: Evropski viri 19 milijonov evrov Proračun RS 41 milijonov evrov JZP 5 milijonov evrov

8


1.2.3 Razvojni koraki Razvoj projekta e-pravosodje poteka na več ravneh, kar prikazuje Slika 3 spodaj.

Slika 3: Ravni razvoja projekta e-pravosodje


3. Vključena področja: sodišča, ministrstvo za pravosodje, državno pravobranilstvo, tožilstvo, zapori, drugi državni organi, storitve za državljane, odvetnike, notarje.

9

1.2.4 Projekti e-pravosodja na MP 1.2.4.1 Izhodišča MP dobiva čedalje več nalog pri zagotavljanju centralnih podatkovnih evidenc s področja kaznovanja, prekrškov in upravljanja s pravosodjem; MP predvideva aktivno vključevanje v EU-projekte ter izmenjave in dostop do določenih evidenc s področja pravosodja; MP mora posodobiti svoje informacijske sisteme, da lahko na podlagi relevantnih podatkov učinkovito sprejema ukrepe za izboljšanje e-pravosodja, razvoj centra za izobraževanje v pravosodju (CIP) tudi na področju uporabe IT-tehnologij v pravosodju; Vloga MP je koordinacijska pri definiranju standardov na področju e-pravosodja. 1.2.4.2 Okvirna opredelitev projektov

Pripravljalni projekti:

- analiza procesov in zakonodaje za prilagoditev in razvoj pravosodnega sistema na e- ...pravosodje, - priprava oz. uvedba standardov e-pravosodja

Izvedbeni projekti: - posodobitev centralnih evidenc in integracij z drugimi evidencami ..v pravosodju, - zagotovitev ustrezne ravni varnosti in razpoložljivosti evidenc, - izvedba priključitve v mednarodni sistem izmenjave podatkov kazenske evidence (“ ...Network Judicial Registers”), - sistem za spremljanje razvoja pravosodja in njegovo upravljanje, - informacijski sistem za upravljanje z zapori.

Infrastrukturni projekti:

- nadgradnja informacijskega sistema MP za nove naloge,

- postavitev infrastrukture za neprekinjeno poslovanje,

- razvoj sistema za elektronsko izvajanje pravosodnega izpita.

10

Vir: Strategija razvoja informacijske družbe v Republiki Sloveniji si2010. (2007).

1.2.4.3 Časovni okvir

Vir: Strategija razvoja informacijske družbe v Republiki Sloveniji si2010. (2007)..

Časovni okvir projektov • projekti na področju procesov in zakonodaje 2007 - 2009 • projekti na področju informatizacije MP 2007 - 2010 • projekti na področju vsebin 2008 - 2010 • ostali projekti 2007 - 2010 • projekti na področju izobraževanja 2007 - 2009

Projekti s področja vsebin: - informacijski sistem za podporo delovanja CIP-a, - sistemi za e-izobraževanje v okviru CIP tako na vsebinskem kot na področju uporabe IT .. ...tehnologij v pravosodju, - sistem za elektronsko izvajanje pravosodnega izpita, - podpora projektom za široko dostopnost zakonskih in drugih pravnih vsebin v okviru ...JZP.

Ostali projekti: - zaključek informatizacije sodnih vpisnikov, - prenova vpisnikov na tožilstvih in pravobranilstvih, - enoten pravosodni portal, - sporočilno komunikacijski sistem, - baza znanja, - spremljanje zakonodaje, - spremljanje sodne prakse, - e-spisi.

11

1.3 DELEŽNIKI NA PODROČJU PRAVOSODJA V RS - STANJE

Aktivni deležniki in pasivni udeleženci v projektu e-pravosodje so prikazani na sliki 4.

Slika 4: Deležniki in udeleženci v e-pravosodju


1.3.1 Razlike med deležniki v e-pravosodju 1.3.1.1 Velike razlike v opremljenosti s strojno opremo in programskimi rešitvami 1.3.1.2 Velika razlika v naravi aktivnosti Nekateri udeleženci so avtonomni, z malo interakcij. Primer: ustavno sodišče, kjer je zaradi avtonomije malo interakcij. Zanima jih avtomatizacija glavne pisarne, upravljanje s primeri (case management), elektronsko arhiviranje in vročanje. Drugi primer so sodišča (vrhovno sodišče), kjer je interakcij veliko. Izziv predstavlja elektronsko vlaganje, vročanje, digitalizacija dokumentov, elektronsko arhiviranje. Zato je integrirana informacijska podpora nujna, saj je od tega dela odvisnih veliko strank in institucij.

12

1.3.1.3 Statusne razlike udeležencev Organ v sestavi, uprava za izvrševanje kazenskih sankcij, sodišča, državno tožilstvo in zasebna združenja narekujejo način in obseg financiranja ter avtonomijo pri zasnovi in realizaciji projektov. 1.3.1.4 Kadrovske in organizacijske razlike v oddelkih IT 1.3.1.5 Razlike v zahtevah okolja Razlike v zahtevah okolja po hitrejših in kakovostnejših storitvah in potrebah po učinkovitosti posameznih institucij zahtevajo višjo stopnjo integracije informacijskega sistema. 1.3.2 Sodstvo Sodstvo vključuje naslednje institucije: vrhovno sodišče, višja, okrožna, okrajna, upravno sodišče in delovna sodišča. Od sodnikov se pričakuje pravilnost in pravičnost odločanja ter ekonomična izvedba s tem povezanih postopkov. Tako kot njihovi kolegi v drugih državah EU so slovenski sodniki neodvisni in vezani samo na zakon in pravo. Volitev vsakega sodnika v parlamentu dokazuje visok ustavno pravni status in daje sodnikom položaj, ki je zunaj sodne uprave. Nadaljnji dokaz institucionalne neodvisnosti slovenskih sodnikov je sodni svet, ki uresničuje funkcijo pravosodne uprave in ga sestavlja 11 članov. Sodnikov ni mogoče premeščati niti jih ni mogoče odpustiti razen v disciplinskem postopku. količino dela, ki ga je treba opraviti je pričakovani obseg sodnikovega dela, ki ga je določil sodni svet na podlagi mnenj predsednikov sodišč. Postavljeno merilo pričakovanega obsega sodnikovega dela izkorišča razpoložljive vire delovnih moči v nezadostni meri, tako da je tukaj, v povezavi z reformami sodnih postopkov, na razpolago obsežen potencial, s katerim bi lahko zmanjšali obstoječe zaostanke. Uporaba sodobnih rešitev za poslovno poročanje, analizo in upravljanje z viri lahko ta potencial razvije in ga pravilno usmerja. Še pomembnejše od naštetega je, da mora informacijska tehnologija sodnike in druge zaposlene na sodiščih, ki so usposobljeni za reševanje zapletenih pravnih problemov, razbremeniti rutinskih opravil. Tako ne bo dosežena le večja učinkovitost dela, temveč tudi večja kakovost in hitrost odločanja.

13

1.3.2.1 Informatizacija sodstva Enotna tehnološka podpora poslovanja sodišč se vzdržuje in razvija v okviru različnih informacijskih sistemov pravnega informacijskega sistema, ki je dostopen prek domače spletne strani vrhovnega sodišča. Kakovost pravne informacije z odločbami in pravnimi mnenji se je precej povečala z vzpostavitvijo povezav med sodbami in zakoni ter zakoni in sodbami. V ta informacijski sistem so se vključila tudi vsa višja sodišča. Center za informatiko vzpostavlja sisteme za spremljanje sodnih postopkov, ki so podprti z enotno programsko aplikacijo za vsa sodišča. Eden med njimi na primer spremlja celoten sodni postopek na prvi stopnji, omogoča izdelavo enotnih statistik za potrebe sodišča in ministrstva za pravosodje, avtomatsko izdelavo tipskih obrazcev in zapisov (tipske odločbe, vabila, kuverte) ter različne vpoglede za potrebe sodnikov in sodnega osebja. Takšni sistemi zagotavljajo tudi velik kadrovski in časovni prihranek. Poleg sodnega registra, ki ga kot centralno informatizirano bazo vodijo že od leta 1996, so na centru v začetku leta 2000 začeli projekt vzpostavitve elektronske zemljiške knjige. Glavni cilj projekta je prenos podatkov iz ročno vodene zemljiške knjige na 44 okrajnih sodiščih v centralno bazo podatkov, dostopno javnosti. Pogled in izpis iz zemljiške knjige sta že mogoča na katerem koli zemljiškoknjižnem sodišču, kar pomeni, da strankam ni treba hoditi na sodišča, kjer vodijo zemljiško knjigo. Novembra 2003 je bilo v elektronsko zemljiško knjigo prenesenih okrog 80 % vseh podatkov. Enotno vodena sodna statistika za področje zemljiške knjige izkazuje rast pripada na zemljiški knjigi, na drugi strani pa trend večje storilnosti, ki presega pripad, kar pomeni, da zaostanki na zemljiški knjigi upadajo, k čemur je odločilno pripomogel projekt elektronske zemljiške knjige. 1. 1. 2008 je začel poslovati Centralni oddelek za verodostojno listino (COVL). Predloge za izvršbo na podlagi verodostojne listine lahko upniki oddajo v elektronski obliki. Pred oddajo predloga se morajo zgolj registrirati na spletni strani sodišča. 1.3.3 Ustavno sodišče Ustavno sodišče Republike Slovenije je najvišji organ sodne oblasti za varstvo ustavnosti in zakonitosti ter človekovih pravic in temeljnih svoboščin. V razmerju do drugih državnih organov je samostojen in neodvisen organ. Organizacija in postopek odločanja v zadevah sta določena z Zakonom o Ustavnem sodišču (ZUstS), svojo organizacijo in delo pa ustavno sodišče podrobneje ureja s poslovnikom in drugimi splošnimi akti. Večino pristojnosti ustavnega sodišča izrecno določa že ustava, dopušča pa, da se določijo tudi z zakonom. Ker je ustavno sodišče po številu sodnega osebja majhen državni organ, ima kot samostojen proračunski uporabnik na voljo relativno malo finančnih sredstev in malo človeških virov za izvedbo projektov s področja informatike. Majhnost pa je lahko tudi prednost, saj omogoča večjo fleksibilnost in hitrejše uvajanje rešitev s področja informacijske tehnologije.

14

1.3.3.1 Informatizacija ustavnega sodišča Pri procesu informatizacije sodišča je nujno sodelovanje z drugimi deležniki na področju pravosodja v Sloveniji, predvsem glede standardov pri izmenjavi podatkov, pri uvajanju novih storitev in pri skupnih projektih (kjer je to smiselno). Ker gre za zahtevne projekte in ker so človeški in finančni viri ustavnega sodišča (US) zelo omejeni, US za izvedbo vseh teh aktivnosti pričakuje tudi sredstva iz projekta e-pravosodje ter pripravljenost in sodelovanje z drugimi organi pravosodja. Zadeve iz pristojnosti US se vodijo v različnih vrstah vpisnikov, in sicer se zadeve, o katerih je US odločalo v preteklem letu, vodijo: v U-I vpisniku zadeve za oceno ustavnosti oziroma zakonitosti predpisov in splošnih aktov, izdanih za izvrševanje javnih pooblastil; v P-vpisniku zadeve sporov glede pristojnosti; v Up-vpisniku zadeve ustavnih pritožb; v Mp-vpisniku zadeve glede potrjevanja poslanskih mandatov in mandatov članov državnega sveta. Pripad zadev pred ustavnim sodiščem se zadnjih nekaj let precej povečuje. Leta 2007 je US sodišče prejelo 4354 zadev, kar je še za 42,6 % (4354 : 3053) več kot leta 2006. Tako je zabeležena nadaljnja absurdno velika rast števila novih zadev. Že tako neobvladljiv pripad zadev se je še močno povečal 1.3.4 Državno tožilstvo Dejavnost tožilca predstavljata dve glavni področji, in sicer obravnavanje spisov v pisarni (resorna dejavnost) in sodelovanje na kazenskopravnih glavnih obravnavah, narokih na višjem in vrhovnem sodišču, zaslišanjih na policiji in v preiskavi ter ogledi v času dežurne službe (vse leto). Na državnih tožilstvih so vsa delovna mesta državnih tožilstev opremljena z osebnim računalnikom, vendar je poleg tega treba racionalizirati delovne procese, kar pomeni predvsem zmanjšanje števila predložitev spisa državnemu tožilcu. Delo je mogoče precej pospešiti s tem, da se za vse običajne obtožnice oziroma druge tožilske akte umestijo elektronski obrazci, ki se vsakokrat dopolnijo samo s spremenljivkami (osebni podatki, izreki, obrazložitve). Za vse tožilske akte obstajajo obrazci, ki so bili letos uvedeni z navodilom, vendar to ni avtomatiziran proces generiranja dokumentov. Z uvedbo centralnega sistema podatkov za državna tožilstva bodo narasle potrebe po usposabljanju sodelavcev v evidenčni pisarni in strojepisju. Smiselno bi bilo, da se izobraževanje, ki trenutno poteka po namestitvi sodelavca na vsaki lokaciji posebej, izvaja centralizirano in opravi še pred namestitvijo posameznega zaposlenega. Organigram DT na sliki 5 prikazuje organizacijsko strukturo DT.

15

Slika 5: Organigram tožilstev

Vir: Skupno poročilo o delu Držabnih tožilstev 2007, (2007).

1.3.4.1 Informatizacija državnega tožilstva Obstoječe stanje informacijske podpore vpisnikom. Vrhovno državno tožilstvo Republike Slovenije (VDT RS), zunanji oddelki VDT RS, Okrožno državno tožilstvo (ODT) in njihovi zunanji oddelki trenutno že uporabljajo nekatere informacijske sisteme za podporo dela z vpisniki. Na ODT se uporabljajo vpisniki Kt, Ktm, Ktn, Ktr, ki se vodijo s pomočjo zastarelih programskih orodij (OSSA & INSYS, Clipper/dBase). Vpisnik Tpp je podprt s sistemom Lotus Notes. Posebna skupina tožilcev na VDT uporablja enake vpisnike, kot jih uporabljajo na ODT. Omenjene rešitve za podporo delu z vpisniki na VDT RS in ODT uporabljajo na 25 različnih lokacijah, njihova glavna pomanjkljivost pa je, da so med seboj nepovezani in zaradi zastarele tehnologije nenadgradljivi. Zaradi nepovezanosti je koordinacija med posameznimi deli in organizacijskimi enotami organa v sedanjem sistemu izjemno zapletena, saj vsaka organizacijska enota vodi svoje evidence in vpisnike, ki so informacijsko povsem ločeni drug od drugega. Za pripravo dokumentov se uporablja paket MS Office 2000 - 2003 ter aplikacije za pripravo in branje dokumentov v formatu pdf. Za elektronsko pošto se na državnih tožilstvih uporablja program Lotus Notes, poštni strežnik je Linux. Intranet in internet sta izdelana na podlagi HTML, strežnik je Apache, operacijski sistem je Linux. V tabeli 3 so prikazani vpisniki in njihova uporaba po lokacijah na DT.

16

Tabela 3: Informacijska opremljenost na VDT RS in ODT – Vpisniki

Vir: Tehnične specifikacije predmeta javnega naročila, MP 430-42/2008

Informacijska oprema VDT RS in ODT je naslednja: 25 podatkovnih strežnikov, poštni strežnik (Linux), 457 delovnih postaj, vsi računalniki povezani v HKOM, operacijski sistem Windows 2000 Professional in Windows XP ter Office 2000 in 2003; Lotus Notes; Zenworks; Microsoft internet explorer; aplikacije – vpisniki. Na VDT RS se uporablja Vpisnik Tu (tožilska uprava), ki se vodi v sistemu MS Access ter za civilni oddelek v orodju MS Excel. Nekatera področja še niso pokrita z informatiziranimi vpisniki, in sicer: pritožbeni, kazenski, civilnopravni oddelek, pravno informacijski center ter strokovni oddelek. Na VDT RS deluje pravno informacijski center (center) od aprila 2003 dalje. Tudi v letu 2007 so bile glavne naloge centra: podpora pri delu državnih tožilstev, razvoj in namestitev informacijske in komunikacijske tehnologije na državnih tožilstvih, sodelovanje z drugimi državnimi organi - mednarodnimi projekti. Na centru so v letu 2007 delali štirje informatiki in državni tožilec. Uporaba računalnikov pri vsakdanjem delu je močno prehitela stanje informacijske tehnologije. Ugotavljajo, da je še vedno neustrezna in delno zastarela strojna oprema še zlasti programska. Z zamenjavo

17

zastarele strojne opreme se stanje na tem področju postopno izboljšuje. Nezadovoljiva pa ostaja programska oprema, predvsem na področju vpisnikov. Podpora pri delu državnih tožilstev. Organizirana je bila vsakodnevna tehnična pomoč vsem tožilstvom po državi, in sicer po telefonu, faksu in elektronski pošti na e-naslovu [email protected]. Obseg te naloge se zelo hitro širi, predvsem zato, ker sedaj z računalniki dela že večina zaposlenih na tožilstvih. Tako je bilo leta 2007 obravnavanih skupaj 1551 zadev. Na naslovu http://www.dt-rs.si je spletna stran VDT RS. Namenjena je javni predstavitvi državnega tožilstva, organizacije, pristojnosti in pooblastil. Vsebuje tudi temeljno informacijo o pravnih podlagah za opravljanje nalog državnih tožilcev, zanimive spletne povezave in javna obvestila v skladu z Zakonom o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ, Uradni list RS, št. 24/03 s spremembami in dopolnitvami). Na tej strani so strokovne in pravne informacije za tožilce, pomočnike, strokovne sodelavce in drugo osebje, zaposleno na državnih tožilstvih. Opremljena je z nekaterimi tujimi spletnimi povezavami. Namenjena je tudi informacijam Društva državnih tožilcev RS ter sindikatu zaposlenih na tožilstvu. Spletna stran je bila leta 2006 oblikovno prenovljena in leta 2007 tudi vsebinsko. Center ponuja strokovno pomoč državnim tožilcem pri konkretnih kazenskih zadevah, povezanih z računalniško in organizirano kriminaliteto. Pomaga pri branju podatkov, zapisanih na elektronskih medijih ter pri preučitvi konkretnih znakov kaznivih dejanj s področja računalniške kriminalitete. Pomaga tožilstvom pri zbiranju statističnih podatkov o opravljenem delu na centralnem strežniku. Po pridobitvi podatkov je bilo izdelano poročilo o skupni statistiki, opremljeno z grafičnimi prikazi, kot sestavni del letnega poročila. Pomaga pri izdelavi pisnega dela Skupnega letnega poročila o delu državnih tožilstev. Za potrebe državnega tožilstva in drugih državnih organov (Državnega zbora RS, vlade RS, Ministrstva za pravosodje RS) ter sredstev javnega obveščanja se zbirajo podatki za posamezna kazniva dejanja in za posamezne sklope kaznivih dejanj. Center se ukvarja z razvojem in dopolnitvijo aplikacij, ki so nameščene na delovnih postajah tožilstva. V sodelovanju z zunanjimi sodelavci nadgrajuje obstoječe aplikacije – vpisnike na prvi stopnji. Okrožna državna tožilstva so 1.1.2007 začela uporabljati nov, na tožilstvu izdelan program za računalniško vodenje vpisnika predkazenskega postopka (Tpp). Center zagotavlja vso potrebno tehnično in vsebinsko pomoč pri delu s tem vpisnikom in drugimi računalniško vodenimi vpisniki. Okrožni državni tožilec, ki dela na centru, kot uradna oseba za dostop do informacij javnega značaja deluje na podlagi ZDIJZ za pristojnost VDT RS, kot tudi za druga državna tožilstva. Center skrbi za dostop do pravnoinformacijskega sistema IUS INFO ter do zbirk podatkov (elektronska zemljiška knjiga, sodni register, baza zavarovancev ZZZS). Center aktivno sodeluje z Ministrstvom za pravosodje RS, zlasti pri strategiji in načrtovanju investicijskih sredstev. Sodelujejo z ustreznimi informacijskimi službami policije, Vrhovnega sodišča RS, Državnega pravobranilstva RS, predvsem pri izmenjavi strokovnih mnenj in medsebojne pomoči. Pri posameznih strokovnih vprašanjih center sodeluje z državnimi organi in institucijami civilne družbe.

18

Nadaljujejo se priprave za projekt e-pravosodje, ki ga vodi Ministrstvo za pravosodje RS. Na VDT RS je bila ustanovljena projektna skupina, ki je posnela stanje vpisnikov na okrožnih državnih tožilstvih ter na VDT RS ter popis postopka pisarniškega poslovanja. Pripravljen je načrt prenove celotnega informacijskega sistema na državnih tožilstvih. Prenova se bo začela leta 2008. Na sliki 6 je prikazano stanje informatizacije vpisnikov na DT.

Slika 6: Shema informacijske podpore vpisnikom na VDT RS in ODT

Vir: Skupno poročilo o delu Državnih tožilstev 2007, (2007)

Načrti za prihodnost: Dopolnitev manjkajoče, neustrezne in zastarele strojne in programske računalniške opreme; sodelovanje z Ministrstvom za pravosodje RS pri projektu prenove informacijskega sistema na tožilstvu (e-pravosodje); sodelovanje z drugimi državnimi organi pri izmenjavi informacij; nadaljevanje sodelovanja pri mednarodnih projektih. 1.3.5 Državno pravobranilstvo

Državno pravobranilstvo je zastopnik Republike Slovenije in drugih subjektov določenih z Zakonom o državnem pravobranilstvu pred domačimi, tujimi in mednarodnimi sodišči.

Subjektom, ki jih zastopa, tudi pravno svetuje pri sklepanju pogodb, s katerimi za te subjekte nastajajo premoženjske pravice in obveznosti, pri sklepanju pogodb, s katerimi se

ustanavljajo, spreminjajo ali ukinjajo stvarne pravice na nepremičninah, ter pri reševanju drugih premoženjskih vprašanj. Državno pravobranilstvo opravlja tudi druge naloge, ki jih

določajo posebni zakoni. Na sliki 7 organigram prikazuje organiziranost Državnega pravobranilstva.

19

Slika 7: Organigram Državnega pravobranilstva RS

ORGANIGRAM DRŽAVNEGA PRAVOBRANILSTVA

NOTRANJI REVIZOR KABINET GENERALNEGA DRŽAVNEGA PRAVOBRANILCA

GENERALNI DRŽAVNI PRAVOBRANILEC NAMESTNIK GENERALNEGA DRŽAVNEGA PRAVOBRANILCA

SLUŽBA ZA ORGANIZACIJO IN KADRE

FINANČNO RAČUNOVODSKA SLUŽBA

SLUŽBA ZA INFORMATIKO

PRAVDNA PISARNA

NEPRAVDNA PISARNA

PISARNA ZA EVROPSKE ZADEVE

STROJEPISNICA

SPREJEMNA PISARNA

PISARNA DOKUMENTACIJSKEGA ARHIVA

SLUŽBA ZA PRAVOBRANILSKO UPRAVO

GENERALNI SEKRETAR DRŽAVNEGA PRAVOBRANILSTVA

V CELJU URAD ZUNANJEGA ODDELKA V CELJU

V KOPRU URSD ZUNANJEGA ODDELKA V KOPRU

V KRANJU URAD ZUNANJEGA ODDELKA V KRANJU

V MARIBORU URAD ZUNANJEGA ODDELKA V MARIBORU

V MURSKI SOBOTI URAD ZUNANJEGA ODDELKA V MURSKUI SOBOTI

V NOVI GORICI URAD ZUNANJEGA ODDELKA V NOVI GORICI

V NOVEM MESTU URAD ZUNANJEGA ODDELKA V NOVEM MESTU

NA PTUJU URAD ZUNANJEGA ODDELKA NA PTUJU

DRŽAVNO PRAVOBRANILSTVO NA ZUNANJIH ODDELKIH

DRŽAVNO PRAVOBRANILSTVO NA SEDEŽU

PRAVDNI ODDELEK

NEPRAVDNI ODDELEK

ODDELEK ZA EVROPSKE ZADEVE

Vir :Lasten, 2008

1.3.5.1 Osnovne entitete procesov Entitete, ki se pojavljajo na DP RS so enake, ter imajo enako vlogo in pomen kot v primeru VDT RS in ODT: Vpisnik Spisi, ki so sorodni po vsebini, kraju in času nastanka, se združujejo v vpisnike. Vpisnik predstavlja t. i. dokumentacijsko shrambo, navadno ustanovljeno na podlagi zakonov ali predpisov, in vsebuje spise, ki so sorodni po lastnostih. Spis Dokumenti se vlagajo v spise. Vsak spis vsebuje dokumente, ki se razlikujejo po vrsti, virih, vsebini, metapodatkih itd. Spis lahko razumemo tudi kot zadevo, ki je predmet obravnave oziroma postopka. Tudi spis vsebuje metapodatke, ki so značilni za spis oziroma zadevo (npr. tip spisa, podatki o stanju spisa, odgovornosti za spis, popis vsebovanih dokumentov itd.).

20

Dokument Osnovni gradnik postopkov in procesov je dokument. Sestavljen je iz vsebine dokumenta in metapodatkov (podatkov o dokumentu). Od tipa dokumenta so odvisni zahtevani metapodatki. Je osnovna entiteta novega sistema. Organ/organizacija in organizacijska enota Organ ali organizacijska enota je tista entiteta, ki za potrebe svojega delovanja pri sebi vodi različne vpisnike (odvisno od področja delovanja). 1.3.5.2 Glavni procesi, povezani z vpisniki Postopki in aktivnosti v okviru vpisnikov so predpisani z državno pravobranilskim redom (DPR) in drugimi predpisi. V nadaljevanju je na Sliki 8 povzet osnovni postopek dela, ki pa se na sedežu DP RS v Ljubljani in posameznih oddelkih nekoliko razlikuje.

Slika 8: Tok dokumenta od vloge do odpreme na DPRS

Vir: Lasten, 2008

21

Sprejem vhodne pošte. Vhodna pošta lahko prispe po navadni ali elektronski pošti, po faksu ali pa jo stranka osebno dostavi v sprejemno pisarno oz. vložišče. Osnovna obdelava vhodne pošte zajema odpiranje pošte, sortiranje po vpisnikih ter žigosanje. Število vhodnih zapisov se dnevno spremlja po v popisu prejete pošte za posamezni vpisnik. Ko je vhodna pošta sortirana, se prejeti fizični dokumenti vpisujejo v ustrezne vpisnike (glede na tematiko, področje itd.). Dokumenti se po vpisnikih vpisujejo v pripadajoče spise (zadeve). V primeru, če gre za novo zadevo, ki nima spisa, vpisničarke na podlagi prejetih dokumentov naredijo nov spis. Obdelava vhodnih zapisov, oblikovanje spisov ter njihova vsebina in oblika. Vsak pravobranilski spis (zadeva) mora biti vložen v poseben ovitek (ovitek spisa). Tega v interni aplikaciji izdela vpisničarka tako, da vnese številko spisa, številko pravobranilca, zvezo (če obstaja), njihovo in nasprotno stranko, naziv spisa in morebitne roke ali naroke. Delovni proces obravnave prejetega zapisa je odvisen od tega, ali ustrezen spis že obstaja ali ga je treba šele narediti. Če spis obstaja, se v evidenco spisa vpiše podatke o prejetem zapisu, poišče in dvigne fizični spis, vanj se ročno vpiše prejeti dokument, v koledarju vpisnika se označi nahajališče spisa ter ga posreduje odgovornemu pravobranilcu, ki spis prevzame v reševanje. Ko pravobranilec pripravi ustrezne izhodne dokumente, jih odda v skupni direktorij, od koder jih natisne, zabeleži v popis spisa, vanj vloži fizične kopije izhodnih dokumentov in pripravi kuverte. Podpisani izhodni dokumenti se dnevno odpremljajo in pošiljajo naslovnikom. Če je po odpremi izhodnih dokumentov spis treba vrniti pravobranilcu, mu ga vpisničarka vrne, sicer ga poknjiži in odloži v koledar. V primeru, če spis še ne obstaja, je pred vpisom in obdelavo prejetega zapisa treba izdelati nov spis. To naredi vpisničarka, ki v ustreznem vpisniku odpre nov spis in vnese osnovne evidenčne podatke o spisu (ti so odvisni od vrste vpisnika, ki mu bo spis pripadal). Vpisničarka po oblikovanju novega vpisnika pripravi in izdela še ovitek in evidenco spisa, vpiše morebitne roke ali naroke v fizični rokovnik, na ovoj spisa odtisne oznako »Končna odredba«, pripravi popis spisa ter tako opremljen fizični spis posreduje pravobranilcu, ki mu je bil spis dodeljen. Za vsak spis (zadevo) se v ustreznem vpisniku vodi evidenca, kamor se vpisuje osnovne podatke o vhodnih in izhodnih dokumentih spisa. Dodatno se znotraj vsakega spisa vodi t. i. popis spisa, kamor se po zaporednih številkah vpisuje listine oziroma dokumente v spisu. Po posameznih vpisnikih se vodijo fizični rokovniki, kamor se vpisujejo roki in naroki, če obstajajo. Rokovniki se preverjajo vsako jutro – vsi spisi, ki imajo vpisan rok ali narok, se vzamejo iz koledarja, vstavijo v mapo »Prejeta pošta« ter posredujejo odgovornemu pravobranilcu. Vsak pravobranilec ročno vodi tudi svoj rokovnik obravnav. Spisi z oznako »tajno« se rešujejo samo na uradu predstojnika. Te zadeve vpisuje tajnica generalnega

22

državnega pravobranilca, vodijo se v samostojnem t. i. Zaupno-vpisniku, rešujejo pa jih različni pravobranilci. Odprema izhodne pošte. Vsa izhodna pošta se še enkrat preverja v sprejemni pisarni s pomočjo interne aplikacije za kuverte. Pri tem se na podlagi oznake oz. šifre iz kuverte podatki o izhodni pošti prenesejo v »Popis oddajne pošte«, od koder se pripravi tudi izpis »Popis oddanih pošiljk«, ki se ga odda skupaj z dnevno izhodno pošto. Po oddaji pošiljk pošta vrne izpolnjen popis oddanih pošiljk povratnice. Prejete povratnice o poslani pošti se obravnavajo kot nov vhodni dokument (evidentirajo se v popisu prejete pošte, oddajo v ustrezen vpisnik ter pripnejo na pripadajoči dokument v ustreznem spisu znotraj vpisnika). Zaključevanje spisov. Ko je spis rešen, se ga zaključi. Spis se zaključi tako, da odgovorni pravobranilec ročno izpolni dokument »Končna odredba« (na P vpisniku) ali izpolni vsebino štampiljke »Končna odredba« na ovoju spisa ter na popisnem listu vpiše »AA«. Na podlagi tega vpisničarka spis v ustreznem vpisniku zaključi (vpis rešitve zadeve). Arhiviranje spisov. Zaključene spise vpisničarke arhivirajo. Postopek poteka tako, da v vpisnik vnesejo podatke iz končne odredbe spisa, preverijo podatke, uredijo spis ter ga fizično arhivirajo. Pri DP RS, na sedežu v Ljubljani se spisi najprej arhivirajo v priročnem arhivu v drugem nadstropju, po dveh letih pa v končnem arhivu v kleti organa. Na zunanjih oddelkih se spisi arhivirajo neposredno v končnem arhivu v kleti organa. Priprava letnih poročil in statistik. Generalni državni pravobranilec na podlagi letnih poročil sedeža in zunanjih oddelkov DP RS pripravi skupno letno poročilo za preteklo leto do 31. maja tekočega leta in ga pošlje MP in Državnemu zboru Republike Slovenije. Po odredbi generalnega državnega pravobranilca ali njegovega namestnika se statistična poročila lahko izdelajo tudi za druga obdobja. Letna poročila se izdelajo za vse vpisnike in zajemajo podatke o številu zadev, ki jih je imelo DP RS v delu ob začetku statističnega obdobja, za katero se izdela poročilo, zadev, ki jih je imelo DPRS v delu ob koncu statističnega obdobja, novoprejetih in rešenih zadev v statističnem obdobju. Vodje zunanjih oddelkov redno pripravljajo statistiko udeležbe pravobranilcev na obravnavah. Poročila se pripravljajo ročno iz rokovnika (na podlagi štetja obravnav) in v obliki, iz katere je razvidno, za katerega državnega pravobranilca gre, število obravnav, ki si jih je udeležil, in število neudeležb ter vzrokov, zakaj se obravnave ni udeležil. Poročila se pošiljajo na sedež državnega pravobranilstva.

23

1.3.5.3 Pomožne knjige Na sedežu Državnega pravobranilstva uporabljajo različne pomožne knjige, to so: Rokovnik za vpis rokov in narokov – v fizično knjigo se ročno vpišejo roki in naroki; Knjiga vodenja pravobranilcev – vodi se vrstni red, komu od pravobranilcev so dodelili spis; Podatki, ki se ročno zabeležijo, so: datum, številka spisa, tožnik/toženec in opis; Knjiga mediacije – ročno se vpisujejo vse poravnave z naslednjimi podatki: zaporedna številka, številka spisa (zadeve), tožeča stranka, tožena stranka, soglasje za mediacijo (da, ne), rezultat poravnave (sklenjena, čaka se narok, ni uspela, ...); Knjiga prejetih računov, dobavnic in delovnih nalogov. 1.3.5.4 Vpisniki Državno pravobranilstvo pri svojem poslovanju vodijo naslednje skupine vpisnikov: Splošne zadeve vsebujejo vpisnike: DP-vpisnik – zadeve pravobranilske uprave načelnega pomena in splošne narave; Pers.- vpisnik – osebne (personalne) zadeve; Zaup.-vpisnik – zadeve z oznakami tajnosti. Druge zadeve vsebujejo vpisnike: P-vpisnik – pravdne zadeve; St.-vpisnik – prijave v stečajne postopke, likvidacijske postopke in postopke prisilne poravnave; DZ-vpisnik – denacionalizacijske postopke in postopke za vračilo zaplenjenega premoženja; N-vpisnik – nepravdne zadeve; I-vpisnik – izvršilne zadeve; Razl.-vpisnik – razlastitveni postopki; M1-vpisnik – pravna mnenja o pravni veljavnosti pogodb; U-vpisnik – upravne zadeve in upravne spore; R-vpisnik – substitucije v vseh zadevah ter za zadeve, ki se obravnavajo na državnem pravobranilstvu in ne spadajo v noben drug vpisnik; PRR-vpisnik – sojenje v razumnem roku; NT-vpisnik – vračanje v telekomunikacije. Samo na sedežu DP RS so naslednji vpisniki: E-vpisnik – zadeve, ki se obravnavajo pred mednarodnimi sodišči; IPS-vpisnik – vodenje zanimivih odločb in izredna pravna sredstva; M2-vpisnik – pravna mnenja; PK-vpisnik – predhodni postopki po 539. členu Zakona o kazenskem postopku (ZKP); PP-vpisnik – predhodni postopki po 214. členu Zakona o prekrških. V nadaljevanju so na strani 23 v Tabeli 4 označeni vpisniki in lokacije DP, ki so pokrite z njimi.

24

Tabela 4: Informacijska opremljenost na DP RS – Vpisniki

Vir: Tehnične specifikacije predmeta javnega naročila MP 430-42/2008.

1.3.5.5 Obstoječe stanje informacijske podpore vpisnikom na DP DP RS na sedežu in njegovi zunanji oddelki trenutno že uporabljajo nekatere informacijske sisteme za podporo dela z vpisniki. Na zunanjih oddelkih DP RS se uporabljajo vpisniki DP, Pers., Zaup., P, St., DZ, N, I, Razl., M1, U, R, ki se vodijo s pomočjo zastarelih programskih orodij (OSSA & INSYS, Clipper, dBase). Omenjene rešitve za podporo delu z vpisniki na zunanjih oddelkih se uporabljajo na 9 različnih lokacijah, njihova glavna pomanjkljivost pa je, da so vpisniki med seboj le delno povezani in zaradi zastarele tehnologije težko nadgradljivi. Na Sliki 9 na naslednji strani so prikazani skupni šifranti, ki povezujejo sicer ločene vpisnike na vseh lokacijah DP.

25

Slika 9: Šifranti vpisnikov na državnem pravobranilstvu

Vir: Tehnična dokumentacija, Insys&Ossa, 2007.

Trenutno so centralizirani in posodobljeni samo trije vpisnika (NT, PRR in EU), drugi so decentralizirani. Zunanji oddelki vodijo samo tiste vpisnike, ki jih potrebujejo za področje reševanja, ki ga pokrivaj. Zaradi nepovezanosti je koordinacija med posameznimi deli in organizacijskimi enotami organa v sedanjem sistemu zapletena, saj vsaka organizacijska enota vodi svoje evidence in vpisnike, ki so informacijsko ločeni drug od drugega. Podatki vpisnikov se vsak dan prepišejo na centralo oz. sedež, kjer se po avtomatskem postopku združujejo v skupno bazo vpisnikov. Tako je centralizirana dostopnost vpisnikov zagotovljena z enodnevnim zamikom. Vsi vpisniki imajo skupni centralni šifrant , ki se vsak dan posodablja. Za pripravo dokumentov se uporablja MS Office ter aplikacije za pripravo in branje dokumentov v formatu pdf. Za elektronsko pošto se na DP RS uporablja program Lotus Notes, poštni strežnik je Lotus Domino.

26

Informacijska opremljenost na DP Osnovno strežniško okolje: na sedežu v Ljubljani sta osnovni strežniški okolji: Linux Suse-Novell in Linux Suse–Domino. Osnovno delovno okolje: zunanji oddelki: Lotus Notes Domino strežnik Client verzija 5 (predvidena je nadgradnja na verzijo 7); sedež DP: prav tako je predvidena nadgradnja clientov na verzijo 7, centralni Lotus Notes Domino strežnik je verzija 7; delovne postaje na sedežu v Ljubljani in zunanjih oddelkih so opremljene z operacijskim sistemom Microsoft Windows XP Professional v slovenščini. Osnovni sporočilni sistem: Lotus Notes Domino strežnik, centralizirano v Ljubljani (strežnik Domino verzija-7). Vsi uporabniki enakovredno dostopajo na Domino strežnik v Ljubljani. Osnovna podatkovna baza je relacijska baza SQL. Povezava z dislociranimi enotami: je izvedena v mreži HKOM s hitrostjo 2 MBit/s za 8 zunanjih oddelkov. Backup: tip naprave: zunanji oddelki: DLT enote; sedež DP: dve backup enoti Ultrium LTO 2. Kapaciteta medijev: zunanji oddelki: DLT enote 40/80 GB; sedež DP: 2 enoti Ultrium LTO2 z 200/400 GB. Trenutna zasedenost: zunanji oddelki: Full backup, na traku zasedenost cca 20 GB, sedež DP: Ultrium 2 LTO, zasedenost je približno 70 GB na obeh enotah. Programska oprema: ArcServe na vseh lokacijah. 1.3.6 Ministrstvo za pravosodje Ministrstvo za pravosodje opravlja naloge na naslednjih področjih: Direktorat za zakonodajo s področja pravosodja opravlja zadeve, ki se nanašajo na pripravo zakonodaje in podzakonske akte s področja pravosodja. To vključuje predvsem pripravo zakonodaje in podzakonskih aktov s področja organizacije, položaja in pristojnosti pravosodnih organov (sodišča, sodniki, državno tožilstvo, odvetništvo, notariat itd.), kazenske zakonodaje (postopkovne in materialne), civilne (postopkovne in materialne), zakonodaje na področju varstva osebnih podatkov, zakonodaje o ustavnemu sodišču, zakonodaje glede sodelovanja z mednarodnimi sodišči, druge povezane zakonodaje kot tudi stalno skrb v okviru pristojnosti ministrstva za pravosodje za harmonizacijo zakonodaje s pravnimi akti Evropske unije. Oddelek za pravosodno upravo spremlja razmere ter daje pobude in predloge za sistemske rešitve na področju kadrovanja v pravosodnih organih; spremlja pripravo proračuna pravosodnih organov in obravnava finančno problematiko pravosodnih organov; skrbi za štipendijsko politiko; vodi centralne kadrovske evidence za sodnike in tožilce ter druge zaposlene na sodiščih in tožilstvih. Sodeluje tudi v postopkih za imenovanje sodnih tolmačev, cenilcev in izvedencev, stečajnih upraviteljev, vročevalcev in sodnih izvršiteljev ter notarjev, vodi postopke imenovanj pravosodnih funkcionarjev in predstojnikov pravosodnih organov ter obravnava pritožbe nad delom odvetnikov in notarjev ter pravosodnih funkcionarjev.

27

Direktorat za mednarodno sodelovanje in mednarodno pravno pomoč je zadolžen za pripravo stališč Republike Slovenije do osnutkov uredb in direktiv EU na področju civilnih, gospodarskih in kazenskih zadev. Stališče vlade Republike Slovenije nato zastopajo pravni svetovalci, ki delajo na direktoratu za mednarodno sodelovanje, na rednih srečanjih odborov v okviru Evropske komisije in Sveta Evrope. Direktorat je zadolžen za pripravo potrebnih tehničnih prilagoditev in neformalnih interpretacij uredb EU. Naloga direktorata je priprava pravne dokumentacije pri ratifikacijah mednarodnih konvencij in bilateralnih sporazumov. Oddelek sodeluje z mednarodnimi organizacijami, med drugim s Haško konferenco za mednarodno zasebno pravo, organizacijami UNIDROIT, UNCITRAL, Evropski Svet in NATO. Izvaja tudi naloge centralne agencije za sodelovanje s Haškim sodiščem za zločine, storjene na območjih bivše Jugoslavije in Ruande. Projekti EU, ki jih koordinira mednarodni direktorat, vključujejo 'twinning projekte' in projekte programa CARDS. Uprava Republike Slovenije za izvrševanje kazenskih sankcij opravlja upravne in strokovne naloge, ki se nanašajo na: organizacijo in vodenje zavodov za prestajanje kazni zapora in prevzgojnega doma; zagotavljanje finančnih, materialnih, kadrovskih, tehničnih in drugih pogojev za delovanje zavodov in prevzgojnega doma; usposabljanje kadrov za potrebe izvrševanja kazenskih sankcij ter uveljavljanje pravic in obveznosti oseb, ki jim je bila odvzeta prostost. Kazni zapora in mladoletniškega zapora, kazni zapora, izrečene v postopku o prekršku, ter kazni zapora, izrečene po drugih predpisih, se izvršujejo v šestih zavodih za prestajanje kazni zapora, ki delujejo na trinajstih lokacijah. V okviru uprave deluje tudi prevzgojni dom za mladoletnike, kamor so napoteni mladoletniki z vzgojnim ukrepom oddaje v prevzgojni dom. 1.3.7 Drugi organi in organizacije V Sloveniji obstajajo na formalno-pravni in organizacijski ravni institucije, ki so povezane s pravosodnimi organi ter vzpostavljajo horizontalno odgovornost nosilcev javnih pooblastil. To so predvsem: odvetništvo (odvetniška zbornica) in notariat (notarska zbornica); izvršitelji (zbornica izvršiteljev); policija (ministrstvo za notranje zadeve); pravne fakultete (Maribor, Ljubljana, Nova Gorica); brezplačna pravna pomoč in druge institucije, ki se bodo vključevale v projekte e-pravosodja. Cilj informatizacije pravosodja je, da se pri vseh organih, ki sodelujejo s prej opisanimi deležniki oziroma institucijami, vzpostavijo ustrezne povezave, ki bodo omogočile elektronsko komuniciranje in izvrševanje dejanj vseh vpletenih v pravosodne procese.

28

2 PROJEKT E-PRAVOSODJE 2.1 IZHODIŠČA ZA E-PRAVOSODJE V času, ko uporabniki upravičeno zahtevajo čedalje hitrejše in kakovostnejše storitve in je informacijsko-komunikacijska tehnologija že splošno razširjena, se mora spremenjenim razmeram prilagoditi tudi javni sektor. (Bagon et al., 1993, str. 208). Cilje iz predloga strategije e-pravosodja lahko dosežemo le s temeljito analizo stanja, prilagajanjem pravosodnih poslovnih procesov in primerno uporabo sodobne informacijske tehnologije. Povečanje učinkovitosti pravosodja je mogoče doseči z boljšim upravljanjem in vodenjem na vseh ravneh pravosodja ter s prenovo poslovnih procesov, podprto s strateško opredeljenimi informacijskimi rešitvami. 2.2 DEFINICIJA IN NAMEN E-PRAVOSODJA Izraz e-pravosodje razumemo kot optimizacijo in izvajanje procesov (informacije, komunikacije, transakcije) znotraj pravosodnih institucij in med njimi, kakor tudi med pravosodnimi institucijami in državljani, podjetji ter drugimi državnimi institucijami s pomočjo informacijske in komunikacijske tehnologije, pri čemer je glavni namen e-pravosodja povečati učinkovitost pravosodja. E-pravosodje se odvija v okviru treh komponent, ki so med sabo tesno prepletene. To so: 1. Tehnološka komponenta, ki je precej preprosta kljub različnim platformam in sistemom in je podvržena nenehnemu razvoju in novostim. 2. Organizacijska komponenta, ki je povezana s procesi, kulturo delovanja in tradicijo posameznih institucij znotraj pravosodja in zato zahtevnejša. 3. Institucionalna komponenta, ki predstavlja pravno podlago, ki je podvržena različnim vplivom in zahtevam različnih okolij in je zato najzahtevnejša komponenta. Na sledeči strani na sliki 10 so komponente e-pravosodja prikazane po pomembnosti.

29

Slika 10: Komponente e-pravosodja

Vir: MP, Management v sodstvu, 2008.

e-pravosodje mora v največji možni meri izkoristiti sodobne tehnološke možnosti za doseganje posameznih strateških ciljev. Pri uvajanju novih tehnologij in storitev se upošteva načelo primerne uporabe tehnologije za doseganje strateških ciljev. Pri tem je potrebno upoštevati stopnjo razvoja tehnologije po posameznih deležnikih ter preverjati, kako nove možnosti, ki nam jih tehnologija ponuja, kot najučinkoviteje uporabiti za doseganje strateških ciljev. Namen vzpostavitve e-pravosodja je z ustreznimi informacijsko-komunikacijskimi rešitvami, z izpopolnjeno informacijsko komunikacijsko infrastrukturo, s povezovanjem razpršenih pravno-informacijskih sistemov deležnikov pravosodja in s sistemom izobraževanja ter usposabljanja kadrov zagotoviti učinkovitost pravosodnih procesov v pravosodnem sistemu in pospešiti dosego temeljnih dolgoročnih ciljev Republike Slovenije na področju pravosodja. Za doseganje namena je treba: vzpostaviti tehnološke in organizacijske okvire za realizacijo in uvedbo projektov e-pravosodja; vzpostaviti uporabnikom (državljanom, zasebnemu in javnemu sektorju) dostopen in prijazen sistem za dostop do pravosodnih storitev (v skladu z zakonskimi omejitvami) ob upoštevanju najvišjih varnostnih standardov za varovanje osebnih podatkov; izvajati strateške usmeritve s sodelovanjem vseh deležnikov e-pravosodja ter zagotoviti uravnotežen in usklajen razvoj informacijskih storitev. Rešitve e-pravosodja so namenjene vsem udeležencem v pravosodju, ki so : fizične in pravne osebe Republike Slovenije kakor tudi držav članic EU – za uveljavljanje pravic in uporabo pravosodnih storitev; pravosodni organi oziroma deležniki na vseh ravneh pravosodnega sistema – za učinkovito izvajanje pravosodnih procesov; vsi organi ali

30

institucije državne in javne uprave, ki so neposredno ali posredno povezani s pravosodnim sistemom ter deležniki pravosodja. Strategija informatizacije pravosodja sledi zahtevam in potrebam, pred katere so postavljeni sodobni pravosodni sistemi, kar se kaže v: povečani potrebi po elektronskem poslovanju, obvladovanju velike količine informacij; večjem pričakovanju državljanov glede dostopnosti elektronski storitev v pravosodju; potrebi po zagotavljanju kakovostnih pravosodnih storitev glede na omejena javna sredstva; potrebi po povezovanju med deležniki v pravosodnih postopkih in drugimi institucijami v državi in na ravni EU. 2.3 VPLIV STRATEŠKIH DOKUMENTOV IN PROGRAMOV V SLO IN EU Na dokument Predlog strategije informatizacije slovenskega pravosodnega sistema neposredno in posredno vplivajo strateški in programski dokumenti v Sloveniji in EU. Program reform za izvajanje lizbonske strategije v Sloveniji V programu reform za izvajanje lizbonske strategije v Sloveniji je v okviru tretje prednostne razvojne naloge – učinkovita in cenejša država – predvideno boljše delovanje pravosodnega sistema. Kot eden izmed ukrepov je predvidena popolna informatizacija dela sodišč. Resolucija o nacionalnih razvojnih projektih za obdobje 2007-2023 Strategija razvoja Slovenije je krovna nacionalna razvojna strategija vlade republike Slovenije. Ena izmed prioritet te strategije je učinkovitejša in cenejša država, ki predvideva zagotovitev boljšega delovanja pravosodnega sistema in sicer: večjo pravno varnost; povečanje učinkovitosti dela sodišč, državnega tožilstva in državnega pravobranilstva; pripravo celovitega programa zmanjševanja sodnih zaostankov za zagotovitev sojenja v razumnem roku z dolgoročnim ciljem dokončne odprave zaostankov; dodatno usposabljanje sodnikov in državnih tožilcev in pravobranilcev za vodenje sodnih postopkov ter še posebno za delo na področju gospodarskega kriminala, korupcije in organiziranega kriminala; poenostavitev in standardiziranje sodnih postopkov tako na ravni zakonodaje kot na ravni praktične izvedbe (npr. z izmenjavo sodnih praks) zato, da bi se izboljšala učinkovitost vodenja sodnih postopkov in odločanja državnih tožilcev, pravobranilcev ter sodnikov; prizadevanje za popolno informatizacijo dela sodišč (uvedba informatiziranih vpisnikov, polna uporaba elektronskega poslovanja med strankami in sodišči) zaradi skrajševanja postopkov ter preprostega spremljanja učinkovitosti, sodnih zaostankov in zastaralnih rokov. Strategija razvoja informacijske družbe v RS Strategija razvoja informacijske družbe v Republiki Sloveniji (si2010) pomeni krovno usmeritev slovenske vlade do leta 2010. Glavni cilj strategije je pospešiti nadaljnji razvoj informacijske družbe, ki bo pomembno vplivala na povečanje inovativnosti in konkurenčnosti slovenskega gospodarstva in družbe, na povečanje števila delovnih mest z visoko dodano

31

vrednostjo, na dvig kakovosti življenja in na enakomeren regionalni razvoj. E-pravosodje spada v širok krog storitev informacijske družbe in predstavlja pomemben element, zato so glavna načela in cilji Strategije razvoja informacijske družbe zajeti tudi v strategiji e-pravosodja. Na ministrstvu za pravosodje od konca leta 2005 poteka strateško izvedbeni projekt Lukenda, katerega glavni cilj je odprava sodnih zaostankov na sodiščih in tožilstvih do 31. 12. 2010. Med ukrepi za povečanje učinkovitosti sodstva so za področje e-pravosodja še posebej pomembni: popolna informatizacija dela sodišč; poenostavitev zakonodaje in standardizacija sodnih postopkov; oblikovanje enotne statistične baze podatkov za statistično spremljanje dela sodišč po enotnih merilih. V predlog strategije so vključene glavne usmeritve Delovne skupine za obdelavo pravnih podatkov pri svetu EU (Working party for legal data processing – e-justice), ki ima mandat za razvoj, integracijo in povezovanje pravnih informacijskih sistemov držav članic EU in na ravni EU vzpostavlja storitve za vse državljane, pravne osebe, pravosodne in druge državne institucije. Tako je tudi Svet Evropske unije zavzel posebno stališče, v katerem poudarja pomen pravosodja in njegove informatizacije ter čezmejnega povezovanja 2.4 VIZIJA E-PRAVOSODJA V RS Vizija e-pravosodja v RS je v pravosodnem okolju uveljaviti sodobne informacijske in komunikacijske storitve, ki naj bistveno pripomorejo k učinkovitemu izvajanju poslanstva pravosodnega sistema. Vzpostaviti nameravamo pravosodno okolje, kjer bodo vsi udeleženci pravosodja s pomočjo učinkovite, prilagodljive in sodobne informacijsko komunikacijske tehnologije sodelovali, vodili, upravljali in izvajali procese v okviru pravosodnega okolja v Republiki Sloveniji in s tem zadovoljevali potrebe in interese državljanov, podjetij ter ostalega zasebnega in javnega sektorja, kakor tudi potrebe in interese vseh zaposlenih na sodiščih, tožilstvih, pravobranilstvih in ostalih pravosodnih institucijah. Zagotoviti nameravamo popolno informatiziranost pravosodnih postopkov in ustrezno infrastrukturo za učinkovito delovanje pravosodja na vseh področjih predvsem za blaginjo državljanov RS ter celotnega zasebnega in javnega sektorja.

32

2.5 STRATEŠKI CILJ IN KLJUČNA PODROČJA E-PRAVOSODJA V RS Strateški cilj ali temeljni dolgoročni cilj Slovenije na pravosodnem področju je zmanjšanje sodnih zaostankov, zagotoviti pravno varnost, enakosti pred sodišči in učinkovitost celotnega pravosodnega sistema. Področja delovanja: posodabljanje postopkov: prenova poslovnih procesov v smislu njihovega izboljšanja, prilagoditev novim tehničnim rešitvam, uvedba novih poslovnih postopkov, uskladitev z zakonodajo; informatizacija: prenova infrastrukture kot podlaga za izboljšanje postopkov, gradnja novih sistemov za nove poslovne procese (G 2 to C, G 2 to B, G 2 to G …); usposabljanje zaposlenih: vzpostavitev sistema za usposabljanje; za obvladanje vsebine, vodenja, tehnologije in uporabo sodobnega orodja. 2.6 STRATEŠKE USMERITVE Vizija e-pravosodja je konkretizirana s strateškimi usmeritvami:

Omogočiti medsebojno sodelovanje in povezovanje pravosodnih institucij s povezovanjem njihovih informacijskih sistemov. Vzpostaviti nameravamo učinkovito izmenjavo podatkov med deležniki, kar bo na vseh ravneh pravosodja zagotovilo kakovostne odločitve ter odpravo administrativnih in organizacijskih otokov pri upravljanju z informacijami ter pri neposredni komunikaciji brez časovnih ali organizacijskih omejitev.

Vzpostaviti sodelovanje med vsemi deležniki oziroma deležniki na področju pravosodja ter nujno vključiti tako državljanke in državljane RS kot tudi pravne osebe in druge zainteresirane subjekte družbe.

Prenoviti, nadgraditi in posodobiti informacijsko komunikacijsko podporo in informacijsko infrastrukturo pri izvajanju pravosodnih postopkov.

Olajšati načrtovanje organiziranosti in upravljanje pravosodnega sistema kot celote na podlagi kakovostnih in verodostojnih sodnih, ekonomskih in administrativnih podatkov.

Omogočiti stalno izvajanje izobraževanja in usposabljanja predstavnikov pravosodnih institucij o uporabi in optimalni izrabi razpoložljivih informacijskih tehnologij in sistemov. Pri tem naj se uporabljajo primerna in sodobna sredstva za izobraževanje, kar bo izboljšalo proces usposabljanja ter tudi upravljanja znanja.

33

Vir: MP, Strategija e-pravosodja 2008-2013, 2007.

2.7 CILJI PO POSAMEZNIH KLJUČNIH PODROČJIH 2.7.1 Vzpostavitev sodelovanja med pravosodnimi in drugimi institucijami (I. - Sodelovanje med deležniki na vseh ravneh). Cilj je vzpostavitev varne povezave pravosodnih evidenc ter zagotovitev ustreznih pravosodnih procesov:

Vir: E-pravosodje - Predlog strategije informatizacije slovenskega pravosodnega sistema 2008-2013. (2007).

Na naslednji strani Slika 11 so prikazana štiri ključna področja e-pravosodja.

Pri razvoju e-pravosodja upoštevati tiste smernice razvoja in standarde s področja pravosodja, ki so že splošno uveljavljeni bodisi pri nas, bodisi v Evropski uniji in po svetu.

Razvoj projekta mora biti v skladu s strateškimi usmeritvami, prioritetami in projekti, ki tečejo v okviru dejavnosti za e-pravosodje na ravni Evropske unije.

Zagotavljati koordiniran razvoj informatike v pravosodju, ki je v skladu z nacionalnimi strateškimi dokumenti.

Z namenom povečanja učinkovitosti pravosodnega okolja na vseh ravneh pravosodja optimizirati procese pri sodelujočih, predvsem z uporabo informacijsko komunikacijske tehnologije.

Vzpostavitev redne koordinacije odgovornih oseb za informacijsko tehnologijo iz vseh deležnikov s področja pravosodja. Srečanja bi potekala vsaka dva meseca. Tam bi bilo možno izmenjati izkušnje, izpostaviti probleme ter se medsebojno obveščati in dogovarjati o tekočih projektih,

Razširitev sodelovanja tudi na druga področja informatizacije (npr. skupna notranja pravila poslovanja, zagotavljanje informacijske varnosti ipd.),

Določitev minimuma skupnih standardov glede formatov in protokolov (e-poslovanje, e-podpisovanje, izmenjava podatkov…) za učinkovitejšo izmenjavo podatkov med deležniki in drugimi organi.

34

Slika 11: Ključna področja e-pravosodja

Vir: E-pravosodje - Predlog strategije informatizacije slovenskega pravosodnega sistema 2008-2013. (2007).

2.7.2 Razvoj informacijskih rešitev za podporo odločitvenim in administrativnim procesom (III. Razvoj rešitev)

Vir:. E-pravosodje - Predlog strategije informatizacije slovenskega pravosodnega sistema 2008-2013, (2007).

2.7.3 Prenova in nadgradnja informacijsko – telekomunikacijske infrastrukture Za prenovo in nadgradnjo informacijsko – telekomunikacijske infrastrukture je potrebna:

Pri načrtovanju in razvoju informacijskih rešitev v pravosodju se vedno upošteva vidik uporabnosti rešitve za druge deležnike s področja pravosodja in se v okviru tega daje prednost modularni zasnovi rešitev z jasno definiranimi standardnimi vmesniki, ki omogočajo povezavo s čim širšim naborom informacijskih sistemov.

Vodi in redno se posodablja seznam projektov po posameznih deležnikih in skupnih projektov med več deležniki, hkrati se pripravi seznam projektov državnih organov izven pravosodja, ki bi bili uporabni v okviru e-pravosodja.

Določitev skupnih minimalnih standardov za strojno in komunikacijsko opremo na ravni vseh deležnikov pravosodja, kjer je to možno in smiselno. Tako bomo v pravosodju dosegli primerljivo stopnjo opremljenosti z informacijsko tehnologijo. Pri tem je treba podpreti vsaknapor deležnikov pri doseganju sinergijskih učinkov na področju poenotenja opremljenosti zinformacijsko tehnologijo,

35


Na sliki 12 je prikazana organizacijska struktura projekta e-pravosodje, na naslednji strani na sliki 13 pa je prikazana krovna arhitektura informacijskega sistema pravosodja glede na DPRS.

Slika 12: Struktura projekta e-pravosodje

Vir: Modernizacija pravosodnega sistema e-pravosodje – predstavitev, (2006).

Do leta 2009 vsa delovna mesta v pravosodju opremiti s primerno strojno in komunikacijsko opremo glede na sprejete minimalne standarde, če to do sedaj še ni izvedeno, in zagotoviti ustrezno izobraževanje,

Spodbujanje razvoja takšnih infrastrukturnih rešitev, ki zagotavljajo storitve za čim širši krog deležnikov iz pravosodja, predvsem pa razvoj modularnih rešitev, uporabnih za vse (e-vročanje, e-vlaganje, poštne knjige, e-plačila sodnih taks, skupno omrežje ipd.).

36

Slika 13: Krovna arhitektura informacijskega sistema pravosodja

N

Vir: Interno gradivo, IPMIT, 2008

37

2.7.4 Vzpostavitev sistema ravnanja z znanjem in sistema izobraževanja v pravosodju Na področju izobraževanja in usposabljanja kadrov v pravosodju bo treba poskrbeti za: Predlogi:


2.8 DOLOČANJE PRIORITET Za doseganje učinkovitosti pravosodja je treba posamezne projekte, ki se izvajajo pri deležnikih v okviru e-pravosodja, vključiti v sistem pomembnosti projekta, ki se ovrednoti v skladu s predvidenimi učinki glede na vizijo, strateške usmeritve in glede na doseganje ciljev e-pravosodja. Vrednotenje se opravi s pomočjo posebnega modela:

- vsak deležnik vzpostavi ustrezen sistem zbiranja znanja oziroma informacijsko podporo ..za vzpostavitev baze znanja in sistem izobraževanja, - pri vseh deležnikih se vzpostavi ustrezno povezana skupna baza znanja, - vključitev idej in rešitev uporabe sodobnih modulov umetne inteligence.

Da se s kakovostnim usposabljanjem zagotovi informacijska pismenost pri zaposlenih v pravosodju na administrativnih in na odločitvenih ravneh pri vseh deležnikih kakor tudi v celotnem pravnem izobraževanju (vključenost pravnih fakultet).

- vsebinsko izobraževanje in usposabljanje, - upravljavsko izobraževanje in usposabljanje, - izobraževanje in usposabljanje za uporabo in optimalno izrabo sodobnih tehnologij, - uvedbo sodobnih sredstev za izobraževanje, - izgradnjo baz znanja na področju pravosodja ter - izdelavo spletne točke za zajemanje znanja iz pravnikovega okolja. Predlog predsednika strateškega sveta je, da se v določenem trenutku izdela spletno mesto, na katerem se zajema znanje iz pravnikovega okolja, ki bo ustrezno razvrščeno po različnih kriterijih (institucija, profil, področje ipd.). Predvsem je tukaj zaželeno sodelovanje tistega osebja na sodiščih in v pravosodju, ki ima ideje in želje po izboljšavah, oziroma stremi k povečanju učinkovitosti.Tako pridobljene ideje je treba naknadno preveriti, koliko lahko tovrstna rešitev doprinese k učinkovitosti pravosodja.

38

Osnovne teze modela so:


- Rešitve, ki odpravljajo ali neposredno vplivajo na odpravo sodnih zaostankov in .. ...povečanje učinkovitosti pravosodja, imajo najvišjo, prvo prioriteto. - Osnovna informatizacija in izgradnja infrastrukture ima za eno stopnjo nižjo, drugoo ...prioriteto. V to prioriteto spadajo tudi projekti, ki so povezani z EU iniciativami. - Tretji prioritetni nivo so projekti, ki povečujejo dodatno vrednost v sistemu pravosodja, a ...le posredno prinašajo k izboljšanju učinkovitosti pravosodja. - Zadnji nivo prioritet je prenova ali nadgradnja obstoječih informacijskih sistemov, ki so ...delno zastareli, a jih je še vedno možno z manj ali več napora integrirati v sistem e--...pravosodja.

39

3 POGOJI ZA IMPLEMENTACIJO E-PRAVOSODJA NA DPRS 3.1 CILJI PO POSAMEZNIH KLJUČNIH PODROČJIH 3.1.1 Učinkovito in nadzorno poslovanje z dokumentarnim gradivom 3.1.1.1 Predlog za dopolnitev internih pravilnikov in pooblastil Delo z dokumentarnim gradivom na državnem pravobranilstvu urejajo: Državno pravobranilski red (Uradni list RS, št. 90/02); Navodilo o načinu izpolnjevanja končnih odredb in rešitev v »P« vpisniku (interno navodilo); Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005, 106/2005, 30/2006, 86/2006). Predlog je, da se Državnopravobranilski red izpred petih let dopolni v delu pisarniško– tehničnega poslovanja, in sicer z zahtevami o Uredbe o upravnem poslovanju (npr. številčenje zadev, klasifikacijski načrt, evidenca vse vhodne in izhodne pošte, ...). Če bi pristopili k uvedbi informacijskega sistema, ki podpira delo z dokumentarnim gradivom, bi bilo treba v red zapisati tudi nov način dela, predlagan v tej nalogi. 3.1.1.2 Predlogi za izboljšanje pisarniškega poslovanja Vhod za predlagano rešitev je bil rezultat popisa obstoječega stanja. Predlagam postavitev SPIS_a 4 in sicer za vseh 9 lokacij, s samostojnimi aktivnimi zbirkami, s centralno nastavljivimi šifranti z možnostjo pregledovanja vseh dokumentov in zadev na sedežu državnega pravobranilstva. Poleg klasične podpore z dokumentarnim gradivom je treba aplikacijo nadgraditi z dodatnimi funkcijami za podporo poslovanja, ki je specifičen za državno pravobranilstvo. SPIS je aplikacija za podporo upravljanju z dokumentarnim gradivom v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju. SPIS je dokumentni sistem, ki omogoča: vnos evidenčnih podatkov zadeve, evidenco in pripravo lastnih in izhodnih dokumentov na podlagi pripravljenih predlog, vnos evidenčnih podatkov in vsebine vhodnih dokumentov, podporo skeniranju dokumentov, iskanje (hitro, po polnem besedilu, obdelave v smislu priprave poročil), obveščanje o dokumentih in zadevah, pripravo poročil (kazala, preglednice), vodenje in spremljanje pisarniških odredb, podporo življenjskega cikla za različne vrste dokumentov (priprava, objava, podpisovanje, potrjevanje). Z uredbo predlagane rešitve lahko zgoraj opisane priložnosti za izboljšanje elektronsko podpremo in odpravimo vse ročne evidence. Osnovni namen uvedbe rešitve SPIS je vzpostaviti učinkovito delovno okolje, ki temelji na sodobnih informacijskih tehnologijah in rešitvah, kar bo omogočalo učinkovito in kreativno

40

delo posameznika v organizaciji. SPIS je moč implementirati na eno samo delovno mesto ali v mrežo več delovnih mest. Pri mrežni postavitvi so na voljo tudi funkcionalnosti, ki omogočajo sodelovanje med udeleženci procesa. Prednosti rešitve SPIS_a so:

Vir: Predlog rešitve, SRCSI, 2008.

3.1.1.3 Predlogi za uporabo sistema za delo z dokumentarnim gradivom Implementacija SPIS_a 4 Uvedba in implementacija informacijske podpore za delo z dokumentarnim gradivom bi potekala v dveh fazah. 1. faza: Uvedba informacijskega sistema in razširitev aplikacije z dodatnimi možnostmi . Računalniška podpora bo v prvi fazi omogočala: elektronski zajem, spremljanje, arhiviranje uradnih dokumentov; distribucijo in delo z enotno elektronsko evidenco dokumentarnega gradiva; delo z dokumenti in zadevami, skladno z Uredbo o upravnem poslovanju; nadzor in pregled nad reševanjem zadev; podporo računalniškemu arhiviranju; podporo vodenju rokovnika in koledarja; učinkovito in pregledno poslovanje z dokumentarnim gradivom. Prilagoditev SPIS_a Aplikacija SPIS v osnovi vsebuje veliko funkcionalnosti, ki omogočajo uporabniku učinkovito in pregledno poslovanje z dokumentarnim gradivom. Glede na posebnosti in načina dela na Državnem pravobranilstvu, pa bi jo bilo potrebno dopolniti z dodatnimi funkcionalnostmi.

- večja hitrost distribucije dokumentov, - visoka učinkovitost pri obravnavi dokumentov, - manj papirja v obtoku, - manjša poraba človeških virov, - večja produktivnost, - centralizacija arhiva - hitrejši dostop, - boljši nadzor nad dokumenti, - časovni nadzor nad dogodki, - manjši stroški poslovanja.

41

Dodatne funkcionalnosti:


2. faza: Povezava z vpisniki Integracijo z obstoječim sistemom za podporo postopku – vpisniki, bi izvedli po prenovi vpisnikov. Prenova vpisnikov je predvidena v sklopu projekta e-pravosodja – prenova vpisnikov, za katerega je pristojno Ministrstvo za pravosodje. Obstoječe vpisnike, ki so v sodobnih tehnologijah bi bilo potrebno v integracijo vključiti čim hitreje. Po integraciji z vpisniki se lahko vse podatke, ki jih bodo uporabniki enkrat vneseni v aplikacijo SPIS avtomatsko izvozi ali uvozi v vpisnik. V posamezni vpisnik pa se lahko vnašajo samo podatki, ki so potrebni za podporo postopku (zneski, vrednosti zahtevka, zneski odškodnine,....). Splošni vpisnik lahko po uvedbi preneha z uporabo, saj aplikacija SPIS nudi vse potrebne podatke. Šifranti Pred uvedbo sistema je treba pripraviti, dopolniti oz. uvoziti že obstoječe šifrante. Potrebni šifranti:

Vir: Posnetek stanja in priporočila za organizacijo z dokumentarnim gradivom ter vpisniki DP - Predlog rešitve. (2007)

- podpora vnosa več subjektov na zadevo – dodajane vlog subjektu (pošiljatelj, tožnik, toženec, predlagatelj, zavezanec, ...), - izdelava funkcije za izbiro pravobranilca glede na vrstni red, - dodatne funkcionalnosti rokovnika (vnos rokov in narokov), - kazalo rokovnika, - mehanizem razmerij med vrstami postopkov (vpisnikov) in temelji spora, - dodatni poštni nabiralnik in postopkovna zbirka za zadeve evropskega sodišča.

šifrant subjektov, signirni načrt, šifrant pravobranilcev, klasifikacijski načrt, šifrant področij – temelji spora, šifrant ključnih besed.

42

Vloge v informacijskem sistemu SPIS je aplikacija, ki vsebuje več zbirk, ki so uporabniku dostopne le z ustreznimi pravicami, ki mu jih dodeli administrator. Osnova za varnost Lotus Notes dokumentnih zbirk je seznam pristopnih pravic (angl. Access Control List). Ta vsebuje informacije o posameznikih in skupinah, ki imajo dostop do dokumentnih zbirk. Na voljo je sedem ravni dostopa do dokumentnih zbirk, ki jih skrbnik lahko dodeli posameznemu uporabniku ali skupini uporabnikov (npr: ni dostopa, vlagatelj, bralec, avtor, urednik, oblikovalec in skrbnik). Pristopne opcije dodatno določajo (omejujejo) delo s posamezno dokumentno zbirko. Na voljo so naslednje pristopne opcije, ki jih lahko za posamezno raven pristopnih pravic vključimo oziroma izključimo. Nekatere opcije so v posamezne pristopne pravice že vključene in jih ne moremo izključiti. Višja kot je pristopna raven več dodatnih opcij je vključenih. Dodatne pristopne opcije so: ustvarjanje dokumentov in brisanje dokumentov, oblikovanje osebnih agentov in osebnih map/kazal, oblikovanje skupnih map/kazal, in Lotus script agentov, pisanje in branje javnih dokumentov. Poleg seznama pristopnih pravic (ACL) in pristopnih opcij so na voljo tudi role ali pooblastila, za natančnejše določanje pristopnih pravic, oziroma za definiranje in uporabo posebnih uporabniških opcij. Skrbnik zbirke ACL izdela najprej pooblastila, razvijalec pa jih vključi v pristopne pravice za posamezne specifične komponente zbirke oziroma za uporabo posebnih uporabniških opcij. Postopek dela vključuje v prvi fazi evidentiranje dokumenta v sistem in vodenje spisov. V končni fazi postopek dela vključuje ustvarjanje dokumentov in podpisovanje, ter pregled spisov. Na sliki 14 in 15 sta prikazana postopka dela pred in po integraciji z vpisniki. Na sliki 16 in 17 sta prikazani možnosti ustvarjanja dokumentov in podpisovanje brez in s sodelovanjem pravobranilca v sistemu SPIS. Na koncu postopka na sliki 18 je prikazan pregled spisov.

43

Postopek dela

Slika 14: Evidentiranje dokumenta v sistem in vodenje spisov pred integracijo z vpisniki

Sprejemna pisarna

- evidentira vhodni dokument (dopolni evidenčne podatke)- vhodni dokument signira na oddelek vpisnika- skenira vhodni dokument- skenira morebitne priloge- shrani vhodni dokument v V/I modulu

- odpre signiran vhodni dokument v V/I modulu- uvrsti vhodni dokument v novo ali obstoječo zadevo- vnese evidenčne podatke zadeve- zadevo signira na državnega pravobranilca- vpiše roke in naroke (v elektronski rokovnik)- tiska ovoj zadeve - tiska popis zadeve- uvrščen dokument se prenese v aktivno zbirko

Pošiljatelj

Vpisničarka

Elektronsko sporočilo

Sprejemna pisarna

- elektronsko sporočilo usmeri v V/I modul- elektronsko sporočilo preusmeri, zavrne, briše,...- po potrebi sporočilo tiska

Prejeta elektronska pošta

Usmerjanjeelektronskega sporočila

- vodi koledar (mesto hranjena)- popravlja roke in naroke (rokovnik)- pregleduje koledar in rokovnik

Uvrščanje dokumentav zadevo

Usmerjanje zadeve v postopkovno zbirko

Vpisničarka

Pošiljatelj

Evidentiranje vhodnega dokumenta

Skeniranje dokumentain prilog

[email protected] ELEKTRONSKO FIZIČNO

- na fizični vhodni dokument odtisne sprejemno štampiljko- fizični prenos dokumenta na vpisnik

- vpis številke dokumenta na fizični dokument- vloži dokument v fizičen spis

- vloži dokumentov v fizičen spis- vpiše podatke dokumenta v popis spisa- fizičen prenos spisa v reševanje

Državni pravobranilec

Odda spisv predal

Predal Pravobranilca

- rešuje spis

Dvig spisa iz predala

- kreira fizične odredbe- fizična oddaja spisa

Odpiranje pošte

Prenos dokumentav vpisnik

Vložitev dokumenta v spis in predaja v reševanje


44

Slika 15: Evidentiranje dokumenta v sistem in vodenje spisov po integracijo z vpisniki

Sprejemna pisarna

- evidentira vhodni dokument (dopolni evidenčne podatke)- vhodni dokument signira na oddelek vpisnika- skenira vhodni dokument- skenira morebitne priloge- shrani vhodni dokument v V/I modulu

- odpre signiran vhodni dokument v V/I modulu- uvrsti vhodni dokument v novo ali obstoječo zadevo- vnese evidenčne podatke zadeve- zadevo signira na državnega pravobranilca- vpiše roke in naroke (v elektronski rokovnik)- tiska ovoj zadeve - tiska popis zadeve- uvrščen dokument se prenese v aktivno zbirko

Pošiljatelj

Vpisničarka


Sprejemna pisarna

- elektronsko sporočilo usmeri v V/I modul- elektronsko sporočilo preusmeri, zavrne, briše,...- po potrebi sporočilo tiska





Usmerjanje zadeve v postopkovno zbirko

Vpisničarka

Pošiljatelj

Evidentiranje vhodnega dokumenta

Skeniranje dokumentain prilog

[email protected] ELEKTRONSKO FIZIČNO

- na fizični vhodni dokument odtisne sprejemno štampiljko- fizični prenos dokumenta na vpisnik

- vpis številke dokumenta na fizični dokument- vloži dokument v fizičen spis

- vloži dokumentov v fizičen spis- vpiše podatke dokumenta v popis spisa- fizičen prenos spisa v reševanje


Odda spisv predal


- rešuje spis



Odpiranje pošte

Prenos dokumentav vpisnik


VPISNIKIPrenos oz. sprejem

podatkov


45

Slika 16: Ustvarjanje dokumentov in podpisovanje – državni pravobranilec ne uporablja SPIS


46

Slika 17: Ustvarjanje dokumentov in podpisovanje–državni pravobranilec uporablja SPIS


Strojepiska

- poišče zadevo v kateri je pripravljen izhodni dokument in ga dopolni- kreira izhodni dokument (vpiše evidenčne podatke, vnese vsebino dokumenta, vnese obrazec,...)- dokument shrani in natisne v ustreznih izvodih- določi potrjevalca oz. podpisnika dokumenta


Sprejemna pisarna

- izvede odpremo izhodnih dokumentov - tiska kuverte- tiska popisa oddajne pošte

- evidentiranje prejetih povratnic

Vpisničarka

Sprejemna pisarna

- vpis mesta hrambe- rešitev zadeve

Odprema naslovniku

Posredovanje mnenja ali pripravljenega dokumenta

Obvestilo o dokumentu, ki ga je potrebno podpisati

XOR

Pregled dokumenta

Dokument elektronsko podpiše, sistem kreira zahtevo za odpremo

Dokument elektronsko zavrne in

sistem obvesti strojepisko

Odprema dokumenta

Prenos spisav vpisnik

ELEKTRONSKO FIZIČNO

- rešuje spis

Kreiranje mnenja na zadevi

- kopira priloge dokumenta

- natisne dokument- na dokument odtisne oddajno štampiljko- vloži dokument v kuverto

- shranitev spisa v koledar

- fizični prenos povratnice v vpisnik

Mnenje

- kreira mnenje v zadevi (spisu) ali kreira izhodni dokument- po potrebi pripravljen dokument tiska

- dokument podpiše ali zavrne


47

Slika 18: Pregled spisov

Vodstvo

- pregled - vpogled v vse zadeve- pregled zadev po stanjih- pregled prejete in izhodne pošte

- izpis poročil

Vir: Posnetek stanja in priporočila za organizacijo z dokumentarnim gradivom ter vpisniki DP - Predlog rešitve. (2007).

Organizacija dela glede na vloge v sistemu Po pridobljenih podatkih je na državnem pravobranilstvu zaposlenih 133 uslužbencev. Tabela 5 predstavlja število zaposlenih po lokacijah.

Tabela 5: Število zaposlenih glede na lokacijo

Lokacija Število zaposlenih Ljubljana 80

Celje 7 Koper 5 Kranj 5

Murska Sobota 7 Nova Gorica 6 Novo Mesto 8

Ptuj 5 Skupaj 133

VirLastno delo

Na dan 8. 11. 2007 je bilo na sedežu državnega pravobranilstva na posameznih vpisnikih in v sprejemni pisarni zaposlenih 19 uslužbencev kar je prikazano v tabeli 6.

48

Tabela 6: Število zaposlenih in vpisnikov, ki jih vodi posamezna pisarna

PISARNA VPISNIK ŠTEVILO ZAPOSLENIH

P-PISARNA P-vpisnik PK-vpisnik PP-vpisnik 6

N-PISARNA DZ-vpisnik N-vpisnik

NT-vpisnik M2-vpisnik M1 vpisnik

4

I-PISARNA I-vpisnik R-vpisnik 2

U-PISARNA

U-vpisnik PRR-vpisnik ST-vpisnik

JPJ(razno)-vpisnik 2

SLUŽBA ZA ORGANIZACIJO IN KADRE

Pers.-vpisnik 2

SLUŽBA ZA DP UPRAVO IPS-vpisnik 1

SPREJEMNA PISARNA (VLOŽIŠČE)

-- 2

Skupaj: 19 vpisnikov 19 zaposlenih

Vir:Lastno delo

Tabela 7 v nadaljevanju prikazuje predlog vzpostavitve sistema za podporo pisarniškega poslovanja na državnem pravobranilstvu. Z uvedbo celovite rešitve za podporo pisarniškega poslovanja in elektronsko upravljanje dokumentov odpadejo določene aktivnosti in ročne evidence. V prvem stolpcu so predstavljene zahteve kot so zapisane v Uredbi o upravnem poslovanju, drugi stolpec opisuje trenutno delo na državnem pravobranilstvu, v tretjem stolpcu pa je opisan način dela po uvedbi dokumentnega sistema na sedežu Državnega pravobranilstva in vseh zunanjih oddelkov. Tabela prikazuje vloge in naloge, ki so specifične za državno pravobranilstvo. Uslužbenci, ki na zunanjih oddelkih opravljajo več del oz. funkcij imajo zaradi narave dela v sistemu lahko več vlog. Prikazana je primerjava nalog pred uvedbo dokumentnega sistema glede na vlogo in po njej. Za posamezno vlogo so zapisane naloge, ki trenutno potekajo fizično in elektronsko. Po uvedbi dokumentnega sistema na lokacijah pa bi določen del ročnih nalog odpadel oz. bi jih uslužbenec izvajal v aplikaciji SPIS.

49

Tabela 7: Primerjava trenutnih nalog in nalog po uvedbi dokumentnega sistema glede na vlogo

Vloga Trenutno-fizično Trenutno-elektronsko Po uvedbi-elektronsko

Uslužbenka v sprejemni pisarni

- na prejet dokument ...odtisne sprejemno ..štampiljko, - sortira dokumente glede ..na vpisnik, - vhodne dokumente ..prešteje, - pobere spise za ..odpremo, - preveri način odpreme in ..naslovnika, - kuvertira dokumente, - na izhodni dokument ..odtisne oddajno ..štampiljko.

- v excelovo tabelo vpiše ...število vhodne pošte, - v excelovo tabelo vpiše …število izhodne pošte, - tiska popis oddajne knjige.

- sprejema vhodno pošto, - usmerja prejeto elektronsko …pošto v V/I modul, - evidentira vhodno pošto in jo …signira na ustrezen vpisnik, - skenira vhodni dokument, - vrši odpremo izhodnih …dokumentov, - naredi kuverte, - skenira podpisane izhodne …dokumente.

Vpisničarka

- na dokumente vpisuje …zaporedne številke, - dokumente vlaga v ovoj …spisa, - vodi ročne rokovnike, - vodi ročni seznam …pravobranilcev, - vodi druge pomožne …knjige, - dokumente ročno …vpisuje v popis spisa, - kopira dokumente.

- naredi nove zadeve, - naredi popis spisa, - naredi ovoj spisa, - vodi koledar.

- usmerja vhodne dokumente v …postopkovno zbirko, - dokumente uvršča v novo ali …obstoječo zadevo, - zadevo signira na ustreznega …državnega pravobranilca, - tiska ovoj spisa in popis spisa, - v sistem vpisuje roke in naroke …(rokovnik), - v sistemu vodi koledar (mesto …hranjena), - naredi zadeve in vodi postopek …v vpisniku.


- naredi ročne fizične …odredbe, - vodi ročne evidence o …svojih obravnavah, - fizično rešuje spise

- v wordovih obrazcih naredi …izhodne dokumente

- naredi izhodne dokumente, - vpogleda v rokovnik, - pregleda vse zadeve, ki jih rešuje

Vodstvo

- pregleda vseh analiz in …poročil v fizičnih …dokumentih

- vpogleda v vse zadeve, - pregleda zadeve po stanjih, - izpiše poročila, - pregleda prejeto in izhodno …pošto


50

3.1.1.4 Predlogi povezave z evropskim sodiščem Predlagana je postavitev ločenega poštnega nabiralnika SPIS 4, vhodno izhodnega modula in aktivne zbirke, ki omogoča vpogled in delo z dokumenti evropskega sodišča zgolj pooblaščenim osebam. Predlog postopka dela povezave z evropskim sodiščem je prikazan na sliki 19 in 20.

Slika 19: Prejem elektronske pošte z Evropskega sodišča

Pooblaščena oseba s posebnimi pravicami

- evidentira vhodni dokument (dopolni evidenčne podatke)- uvrsti vhodni dokument v novo ali obstoječo zadevo- vnese evidenčne podatke zadeve- zadevo signira na državnega pravobranilca- vpiše roke in naroke (v elektronski rokovnik)- tiska ovoj zadeve - tiska popis zadeve- uvrščen dokument se prenese v aktivno zbirko- po potrebi tiska dokument



- elektronsko sporočilo usmeri v V/I modul





Poseben elektronski naslov ELEKTRONSKO FIZIČNO

- na fizični vhodni dokument odtisne sprejemno štampiljko- vpis številke dokumenta na fizični dokument- vloži dokument v fizičen spis

- vloži dokumente v fizičen spis- vpiše podatke dokumenta v popis spisa- fizičen prenos spisa v reševanje


Odda spisv predal


- rešuje spis





Evropsko sodišče


51

Slika 20: Oddaja odgovora Evropskemu sodišču


52

3.1.1.5 Arhitektura sistema Predlagana arhitektura sistema Na podlagi podatkov za posamezno lokacijo (zmogljivost komunikacijskih povezav, dnevni povprečni promet, število vhodnih in izhodnih dokumentov in število uporabnikov), ki sem jih pridobil na državnem pravobranilstvu, podajam predlog postavitve Lotus Notes/Domino okolja. Obstoječe stanje Preden se bo vzpostavila rešitev je treba nadgraditi pasovno širino od posameznih lokacij do vozlišča. Trenutna prepustnost je na treh lokacijah neprimerna (Slika 21). Še posebej pomembna je čim večja prepustnost centralne lokacije v Ljubljani do vozlišča.

Slika 21: Obstoječe stanje povezav DPRS

DPRS - Obstoječe stanje povezav

Ljubljana - primarna lokacija

Maribor

Murska Sobota

Nova Gorica

2300 Kb/s

Lokacija

Ptuj

Poštni strežnik Spis strežnik ImisArc strežnik Skenirna postaja FAX Strežnik

Celje

Koper

Novo Mesto

2300 Kb/s

4600 Kb/s

10 Mb/s 4600 Kb/s

Kranj

1024 Kb/s

512 Mb/s

2300 Kb/s

2300 Kb/s


Opomba: Povprečna velikost ene črno-bele strani skenirane strani je 50KB do 400 Kb. V idealnih pogojih bi dokument, ki obsega pet strani, po 2300Kb liniji, shranjevali na strežnik eno sekundo.

53

Predlog arhitekture Predlog postavitve ne posega v samo organizacijo dokumentnega poslovanja, vendar so pričakovane težave predvsem v premajhni pasovni širini podatkovne povezave med oddaljeno lokacijo in vozliščem. Prav zaradi tega priporočam povečanje hitrosti povezav v HKOM_u. Predlog vsebuje tudi rešitev pošiljanja po faxu. Za dokumentno poslovanje se postavita nova strežnika, domino in imaging. V prvi fazi projekta je možna postavitev SPIS_a na obstoječ mail strežnik. Za rešitev pošiljanja po faksu se implementira Extrafax produkt, ki se ga da polno integrirati z SPIS aplikacijo. Predlog postavitve je grafično prikazan na Sliki 22.

Slika 22: Predlagana centralna postavitev infrastrukture sistema za Lotus Domino strežnik


54

Konfiguracija predloga 2 Če se hitrost mrežnih povezav ne bo povečala, je predlagana naslednja konfiguracija prikazana na sliki 23. Programska in strojne potrebe za implementacijo predloga se enake zgoraj opisanemu, le da so količine večje.

Slika 23: Predlog v primeru, da se hitrost mrežnih povezav ne spreminja

DPRS – Predlog v primeru, da se hitrost mrežnih povezav ne spreminja

Maribor

Murska Sobota

Nova Gorica

2300 Kb/s

Lokacija

Ptuj

Poštni strežnik Spis strežnik ImisArc strežnik Skenirna postaja FAX Strežnik

Celje

Koper

Novo Mesto

2300 Kb/s

4600 Kb/s

10 Mb/s 4600 Kb/s

Kranj

1024 Kb/s

512 Mb/s

2300 Kb/s

2300 Kb/s

Ljubljana - primarna lokacija


3.1.1.6 Delovno mesto za skeniranje Oba predloga vključujeta skenirno mesto. Delovno mesto za skeniranje se razlikuje od običajnega delovnega mesta glede na opremljenost s strojno in programsko opremo. Programska oprema: Na delovni postaji je nameščen IMiS/Scan, ki omogoča skeniranje, pregledovanje in obdelavo skeniranih objektov. Strojna oprema: Priporočena konfiguracija za skenirno delovno postajo MS Windows + Lotus Notes + IMiS/Scan odjemalec. Na delovnih postajah, kjer se skenira je obvezna LOKALNA instalacija LN odjemalca!

55

3.1.2 Učinkovit in nazoren sistem za pripravo statističnih poročil Sistem poslovanja z dokumentarnim gradivom omogoča učinkovito in nazorno izdelavo statističnih poročil iz vseh zbirk podatkov in iz zunanjih postopkovnih in dokumentnih zbirk na različnih strežnikih. Zbirka deluje tako, da uporabnik naroči izdelavo poročila. Ko je to narejeno, ga sistem po elektronski pošti o tem in izdelano poročilo pripne k naročilu.

Programska oprema

- Windows NT 4.0 in SP6a ali Windows 2000 in SP4 ali Windows XP + ustrezni popravki - Lotus Notes 6.5x ali višji, - IMiS/Scan 6.5.x.

Strojna oprema:

- CPU: Intel Pentium IV (vsaj 700 MHz) ali višji, - RAM: 1 GB ali več; RAM se dodaja v odvisnosti od zahtevnosti opravil, ki tečejo na ..delovni postaji, - DISK: 150 MB MB za lokalno namestitev, 30 MB za mrežno namestitiev; 250 MB za ..namestitev Designer in Administrator odjemalca, - Priporočljivo, da ima CD-ROM enoto. Skener Podpora za USB, SCSI ali Dunord (odvisno od tipa skenerja).

Vsako naročilo je sestavljeno iz:

- naziva poročila, - seznama uporabnikov, ki bodo lahko brali poročilo, - obsega poročila, - katere zbirk naj sistem upošteva v poročilu, - ali naj sistem upošteva zadeve ali dokumente, - oblike poročila.

56

Arhivska zbirka Zbirka je namenjena hranjenju rešenih zadev ter pripadajočih dokumentov in obrazcev. Strokovni delavci imajo glede na raven pristopnih pravic, uporabniška pooblastila in vsebino signirnega načrta dostop do omejene količine podatkov. Mape z dokumenti se v zbirko prenašajo na zahtevo. Zadeva ima lahko več vhodnih in izhodnih dokumentov, izhodni dokument pa več obrazcev. Zadev, dokumentov in obrazcev neposredno ni dovoljeno popravljati. Dovoljene so samo nekatere posebne operacije nad zadevami in dokumenti, na primer reaktiviranje zadeve v postopkovno zbirko.

Arhivska zbirka v grobem ponuja naslednje možnosti:

- pregled vsega dokumentarnega gradiva v zbirki, gradiva v tekoči in stalni zbirki, pregled ..izločenega gradiva, pregled trajnega in arhivskega gradiva, - kontrolo pravic dostopa do dokumentarnega gradiva v skladu s seznamom za nadzor ..dostopa do arhivske zbirke, signirnim načrtom, pravicami vezanimi, na postopek oz. ..fazo, in dodanimi pravicami na posamezni zadevi oz. dokumentu, - pregled zadev po osnovnih atributih arhiviranja (vrsta gradiva, obdobje arhiviranja in ..podobno), - orodje za pomoč pri oblikovanju pogoja za iskanje po polnem besedilu, - orodje za obveščanje o arhivskem gradivu s pomočjo Notes sporočilnega sistema, - orodje za pregled skeniranega gradiva (IMiS) – financira Statistični urad RS, - beleženje zgodovine posegov v zadevo (ob reaktiviranju zadeve), - orodje za reaktiviranje zadev v izvorno postopkovno zbirko na zahtevo uporabnika z ..ustreznimi pooblastili, - možnost izposoje arhiviranega dokumentarnega gradiva, - možnost izločanja gradiva, - možnost odbiranja gradiva, - možnost prenosa zadev iz aktivne v stalno zbirko dokumentarnega gradiva na zahtevo ..uporabnika z ustreznimi pooblastili, - arhivska zbirka je lahko ponorna zbirka za različne aktivne postopkovne in dokumentne ..zbirke, lahko tudi za aktivne postopkovne in dokumentne zbirke iz različnih strežnikov.

- kategoriziran izpis, - sortiranje po 1 stolpcu, - vsebino (stolpce), - število zadetkov vrne le število zadetkov glede na obseg poročila in iskalnega pogoja.

Oblikovano poročilo vrne razpredelnico z zadetki; uporabnik lahko ob tem zahteva:

57

3.1.3 Usposabljanje uporabnikov Usposabljanje uporabnikov in administratorjev Izbrani izvajalec mora izvesti ustrezno usposabljanje vseh uporabnikov sistema. Uporabniki na državnem pravobranilstvu trenutno že uporabljajo Lotus Notes elektronsko pošto, tako da se s tem okoljem ne srečujejo prvič. Glede na to predvidevam, da bo potrebno izobraževanje SPIS 4 s kratko osvežitvijo osnov Lotus Notes in uvajanje na delovnem mestu (pol ure na uporabnika). Poleg tečaja in uvajanja uporabnikov v sprejemni pisarni, vpisničark in strojepisk, predlagam še kratek seminar za vodstvo in državne pravobranilce. Za vzdrževalce sistema je priporočljivo izobraževanje s področja sistemske administracije za Lotus Notes Domino strežnik. Izkušnje kažejo, da je seznanjanje z vsebinami SPIS 4 v obliki tečaja izredno pomembno za hitrejše osvajanje aplikacije SPIS 4 in s tem krajši čas prilagajanja in uvajanja. 3.2 EVROPSKI SOCIALNI SKLAD 3.2.1 Nacionalni strateški referenčni okvir na prvi ravni (NSRO) NSRO je dokument razvojnega načrtovanja, ki zagotavlja, da je pomoč skladov kohezijske politike usklajena s kohezijsko politiko in določa povezavo med prednostnimi nalogami EU na eni strani ter strateškimi in izvedbenimi dokumenti razvojnega načrtovanja na drugi strani. NSRO predstavlja podlago za pripravo OP-jev v okviru skladov kohezijske politike. Strateške prednostne naloge Slovenije za obdobje 2007–2013, določene v NSRO, so: spodbujati podjetništvo, inovacije in tehnološki razvoj; izboljšati kakovost izobraževalnega sistema, usposabljanja ter raziskav in razvojnih dejavnosti; izboljšati fleksibilnost delovne sile ter obenem zagotoviti gotovost zaposlitve, zlasti z ustvarjanjem delovnih mest in spodbujanjem socialne vključenosti; zagotavljati možnosti za gospodarsko rast s trajnostno mobilnostjo, ki izboljšuje kakovost okolja, in z zagotavljanjem ustrezne infrastrukture; spodbujati uravnotežen regionalni razvoj. Poudarek bo na izboljšavi institucionalnih in upravnih zmožnosti, zlasti javnega sektorja, kar bo omogočilo pospešitev gospodarske rasti v Sloveniji. 3.2.2 Operativni programi na drugi, konkretnejši ravni (OP) Na drugi ravni, torej na podlagi NSRO se pripravijo operativni programi. OP je izvedbeni programski dokument NSRO-ja, ki podrobneje opredeljuje vsebino razvojnih prioritet in prednostnih usmeritev za njegovo izvajanje in ga potrdi Evropska komisija z odločbo. Cilje OP-ja se dosega z izvajanjem operacij. OP-ji, ki so nastali na podlagi NSRO-ja in omogočajo črpanje sredstev iz posameznih skladov EU so:

58

- OP krepitve regionalnih razvojnih potencialov za obdobje 2007-2013, - OP razvoja človeških virov za obdobje 2007 – 2013, - OP razvoja okoljske in prometne infrastrukture za obdobje 2007 - 2013. Ministrstvo za pravosodje je v programskem obdobju 2007 - 2013 vključeno v OP razvoja človeških virov za to obdobje, ki bo financiran iz Evropskega socialnega sklada. Skupni cilji OP razvoja človeških virov za obdobje 2007 - 2013 se nanašajo na zagotavljanje večje zaposlenosti, socialne vključenosti, višjega življenjskega standarda ljudi ter zmanjševanje regionalnih razlik, kar bo mogoče doseči z večjim vlaganjem v ljudi, katerih človeški kapital bo zagotavljal višjo stopnjo inovativnosti, zaposljivosti in gospodarske rasti. Posebno vlogo pri doseganju ciljev OP-ja bo imela 5. razvojna prioriteta "Institucionalna in administrativna usposobljenost". Ta bo v kontekstu učinkovitosti zagotavljanja javnih storitev predstavljala enega ključnih faktorjev konkurenčnosti države – in tu bo v okviru 1. prednostne usmeritve "Učinkovita in uspešna javna uprava" sodelovalo tudi ministrstvo za pravosodje. Ministrstvo za pravosodje pristopa k reševanju omenjenega problema celovito in upošteva tri razvojna področja, dve med njimi (razvoj sistema učinkovitosti in uspešnosti javnega sektorja ter e-uprava) sta splošni temeljni razvojni področji, usmerjeni v vzpostavljanje okolja in pogojev za učinkovito (najmanjši stroški pri danem obsegu storitev) in uspešno (najboljši rezultati za deležnike pri danem obsegu storitev) upravo. Tretje področje se nanaša na posebno, za doseganje zastavljenih ciljev ključno, okolje - modernizacijo pravosodja.

SKLEP Z uresničitvijo strategije e-pravosodja si bo slovensko pravosodje zagotovilo možnosti za kakovostno in strokovno delo pri izvajanju pravosodnih postopkov, hitro in varno upravljanje pravosodnih informacij, nadaljnji razvoj pravosodnega sistema ter njegovo enakopravno in konkurenčno vključevanje v evropski prostor. Strategija informatizacije slovenskega pravosodnega sistema v obdobju 2008 - 2013 je namenjena vsem, ki sestavljajo pravosodje ali so posredno oz. neposredno povezani z njim. To so: vsa sodišča od vrhovnega do okrajnih sodišč, ustavno sodišče, ministrstvo za pravosodje, državno tožilstvo, državno pravobranilstvo, notarji, odvetniki in drugi organi državne in javne uprave kakor tudi gospodarske družbe in druge oblike zasebnega sektorja, predvsem pa vsi državljani in državljanke Republike Slovenije. E-pravosodje naj predstavlja osnovni okvir, v katerem lahko vsi udeleženi načrtujejo lasten razvoj, povezovanje in pričakujejo ustrezne storitve. Dokument strategije e-pravosodja bo služil vladi Republike Slovenije, oziroma ministrstvu za pravosodje služil za oblikovanje nadaljnjih projektov in podprojektov znotraj programa "e-

59

pravosodje" v okviru Resolucije o nacionalnih razvojnih projektih za obdobje 2007 - 2023. Uspešno izvajanje strategije je eden izmed predpogojev za učinkovit, uspešen in pravičen pravosodni sistem, ki zagotavlja vsem možnost do pravice, sojenja v razumnem časovnem roku in je hkrati povezan s pravosodnim sistemom držav članic EU. Strategija bo živa materija, ki se bo sproti prilagajala razvoju tehnologij, zakonodaje in potrebam vpletenih ter širšega okolja, v katerem se bo izvajala, vendar z ciljem in namenom, da imajo vsi udeleženci jasno sliko o njenih namenih in poteh razvoja. Podprojekt uvedbe e-pravosodja na državnem pravobranilstvu je odvisen od uspešnosti uvedbe projekta e-pravosodje na področju ministrstva za pravosodje, sodstva, državnega tožilstva in drugih pravosodnih organov oz. deležnikov.

60

LITERATURA IN VIRI

1. Bagon, J., Cirman, A., Hajtnik, T., Ivačič, A., Kamnar, H., Kociper, M., Kričej, D.,

Matas, S., Perenič, G., Pirc Musar, N., Šturm, J., T. Vesel, M., Ulaga, Z., Verčič, D., Virant, G., Zavrl, F. & Zore Tavčar, U. (1993). Priročnik za javne managerje. Ljubljana: Portis d.o.o..

2. Dimovski, V., Penger, S., Škerlavaj, M. & Žnidaršič, J. (2005). Učeča se organizacija: Ustvarite podjetje znanja. Ljubljana: založba GV.

3. Državno pravobranilski red. (2002 junij). Ljubljana: Državno pravobranilstvo RS. 4. E-pravosodje - Predlog strategije informatizacije slovenskega pravosodnega sistema

2008-2013. (2007). Ljubljana: SRCSI. 5. Informatizacija vpisnikov na Vrhovnem državnem tožilstvu RS, Okrožnih državnih

tožilstvih ter na Državnem pravobranilstvu [informacijska sistema za podporo vpisnikom]. (2008). Ljubljana: IPMIT.

6. Izhodišča za ciljni razvojni scenarij Strategije razvoja Slovenije. Delovni zvezek 12/2005. (2005). Ljubljana: Urad RS za makronomske analize in razvoj.

7. Jaklič, M. (2005). Poslovno okolje podjetja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 8. Mednarodna konferenca e-pravosodje in e-uprave 2008. Posamezni prispevki s

konference. (2008). Portorož: Ministrstvo za pravosodje. 9. Model baze podatkov vpisnikov na DP. (2007). Ljubljana: Državno pravobranilstvo

RS. 10. Modernizacija pravosodnega sistema e-pravosodje - predstavitev. (2006). Ljubljana:

MP RS. 11. Možina, S., Rozman, R., Glas, M., Tavčar, M., Pučko, D., Kralj, J., Ivanko, Š.,

Lipičnik, B., Gričar, J., Tekavčič, M., Dimovski, V. & Kovač, B. (2002). Management nova znanja za uspeh. Radovljica: Management, Didacta.

12. Navodilo o načinu izpolnjevanja končnih odredb. (junij 2002). Ljubljana: Državno pravobranilstvo RS.

13. Posnetek stanja in priporočila za organizacijo z dokumentarnim gradivom ter vpisniki DP – Posnetek stanja. (2007). Ljubljana: SRCSI.

14. Posnetek stanja in priporočila za organizacijo z dokumentarnim gradivom ter vpisniki DP - Predlog rešitve. (2007). Ljubljana: SRCSI.

15. Program reform za izvajanje lizbonske strategije v Sloveniji - Poročilo o uresničevanju programa 2006. (2006 oktober). Ljubljana: Vlada Republike Slovenije.

16. Prikaz dobre prakse SPIS4. (2006 maj). Ljubljana: SRCSI 17. Program reform za izvajanje lizbonske strategije v Sloveniji. (2007). Ljubljana: Urad

RS za makronomske analize in razvoj. 18. Props, F. (2005). Analiza elementov učeče se organizacije v podjetju SPL

[specialistično delo]. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 19. Pučko, D. (1999a). Analiza in načrtovanje poslovanja. Ljubljana: Ekonomska

fakulteta 20. Pučko, D. (1999b). Analiza poslovanja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

61

21. Pučko, D., Čater, T. & Rejc Buhovac, A. (2006). Strateški management 2. Ljubljana: Ekonomska fakulteta.

22. Resolucija o nacionalnih razvojnih projektih za obdobje 2007–2023. (2006). Ljubljana: Služba Vlade za razvoj.

23. Rozman, R., Kovač, J. & Koletnik, F. (1993). Management zbirka manager. Ljubljana: Gospodarski Vestnik.

24. Silič, M. et al. (2000). Enotna metodologija razvoja informacijskih sistemov Strateško planiranje. Ljubljana: Center Vlade za informatiko.

25. Skupno letno poročilo o delu Državnega pravobranilstva v letu 2005. (2006 maj). Ljubljana: DPRS Državno pravobranilstvo RS.

26. Skupno letno poročilo o delu Državnega pravobranilstva v letu 2006. (2007 maj). Ljubljana: Državno pravobranilstvo RS.

27. Skupno letno poročilo o delu Državnega pravobranilstva v letu 2007. (2008 junij). Ljubljana: Državno pravobranilstvo RS.

28. Skupno poročilo o delu Državnih tožilstev 2007, (2007). Ljubljana: Vrhovno državno tožilstvo.

29. SPIS 4 [Gradivo za osnovni tečaj]. (2006). Ljubljana: SRCSI. 30. Stanonik, B. (2002). E-uprava kot drugačen način dela [Zbornik posvetovanja].

Portorož: INDO 2002. 31. Strategija razvoja informacijske družbe v Republiki Sloveniji si2010. (2007).

Ljubljana: Vlada RS. 32. Strukturni skladi. (2008). Ministrstvo za pravosodje. Najdeno junija 2008 na spletnem

naslovu http://www.mp.gov.si/index.php 33. Tehnične specifikacije predmeta javnega naročila MP 430-42/2008. 2008. Ljubljana:

MP 34. Vhodni in izhodni dokument po vpisnikih. (2007 november). Ljubljana: Državno

pravobranilstvo RS. 35. Zakon o Državnem pravobranilstvu/ZDPra-UPB1. [uradno prečiščeno besedilo].

(2006). Uradni list RS. (št. 41/2006).

0

1

PRILOGE

PRILOGA 1 – IZPIS ŠIFRANTA TEMELJEV ZA IZVRŠILNI VPISNIK

Vir: Vpisniki DPRS, 2008

2

PRILOGA 2 – PRIMER POPISA SPISA

Vir: lastno delo, 2008

3

PRILOGA 3 – PREGLED DELA PO UVEDBI DOKUMENTARNEGA SISTEMA

Zahteve Dejansko stanje Po uvedbi dokumentnega

sistema Uradni elektronski poštni naslov Sporočilo prejmejo v sprejemno pisarno ali

na osebni naslov državnega pravobranilca.

V nastavitvah poštnega nabiralnika je vpisan uradni poštni naslov organa. Vsa prejeta sporočila se elektronsko zbirajo v poštnem nabiralniku sistema.

Uvrščanje elektronskega sporočila v postopek

Po prejemu elektronskega sporočila dokument natisnejo in opremijo s prejemno štampiljko.

Tiskanja sporočila odpade. Sporočilo se s posebno akcijo prenese v postopkovno zbirko.

Evidentiranje vse prejete vhodne pošte z minimalnim naborom podatkov

Vhodna pošta se zabeleži le številčno glede na vpisnik v excel tabelo (Popis došle pošte).

Vsi prejeti vhodni dokumenti se v sprejemni pisarni zavedejo z minimalnim naborom podatkov (pošiljatelj, naslov dokumenta, datum evidence, vrsta dokumenta, način pošiljanja, datum dokumenta, referenčna številka, vsebina, signirni znak - vpisnik).

Skeniranje papirne vhodne pošte. Dokumentov ne skenirajo. Vsi vhodni dokumenti se elektronsko upodobijo (skenirajo) v sprejemni pisarni. Skeniran objekt se shrani na Imis arc.

Enotno številčenje dokumentov Vhodne dokumente ročno oštevilčijo vpisničarke (pregled popisa spisa).

Sistem samodejno številči dokumente glede na izbran klasifikacijski znak in zaporedje zadeve v sistemu.

Evidentiranje prilog dokumenta (vpis, skeniranje)

Priloge niso zabeležene, vpisničarke jih le ročno zaporedno oštevilčijo.

Priloge se besedno in številčno zabeležijo na dokument. Priloge se lahko prav tako skenirajo.

Evidenca zadev Vsi spisi (zadeve) so elektronsko vodeni v 19. vpisnikih.

Vse zadeve so vodene v pisarniški zbirki. Vhodni dokument v novo ali obstoječo zadevo uvrsti vpisničarka. Vpisničarka vnese evidenčne podatke zadeve: naslov zadeve, signirni znak, klasifikacijski znak, datum začetka, subjekt, vrsta zadeve, vrsta postopka,... Na zadevi je možen vnos več subjektov.

Enotno številčenje zadev Številka spisa (zadeve) se kreira avtomatsko v posameznem vpisniku glede na: vrsto vpisnika, zaporedne številke v vpisniku, letnice tekočega leta. Ena številka spisa (zadeve) se v enem letu glede na vpisnik pojavi devetkrat (sedež in 8 zunanjih enot).

Ena številka zadeve se v sistemu kreira samo enkrat. Ob shranitvi zadeve se podatki pripravijo za prenos v vpisnik.

se nadaljuje

4

PRILOGA 3 – PREGLED DELA PO UVEDBI DOKUMENTARNEGA SISTEMA nadaljevanje

Zahteve Dejansko stanje Po uvedbi dokumentnega sistema

Signiranje zadeve Uporabljajo šifrant pravobranilcev, vendar dodelovanje poteka ročno preko fizičnega zvezka za razporeditev vrstnega reda pravobranilca.

Vpisničarka zadevo signira na državnega pravobranilca prek šifranta signirnega načrta.

Klasificiranje zadeve Preko šifranta temelj spora. Zadeva se klasificira glede na postopke in vrste zadeve.

Evidenca dokumentov V vpisnikih sta zabeležena podatka: datum prejema in opravilna številka dokumenta. Na P vpisniku si za lažje poslovanje v koledar vpisnika vpišejo še: kratek naziv dokumenta, pošiljatelja in datum prejema.

V zadevi se vsi dokumenti zaporedno vodijo glede na nastanek dokumenta. Dokumenti vsebujejo minimalni nabor evidenčnih podatkov in vsebino.

Ovoj zadeve – tiskanje, prenos podatkov

Podatke za ovitek spisa se ponovno vnese v interno aplikacijo za pripravo in tiskanje ovitka.

Ovoj zadeve se natisne sistem po shranitvi nove zadeve. Sistem natisne podatke, ki se nastavijo v nastavitvah.

Popis spisa – tiskanje, prenos podatkov

Popis spisa se kreira v interni aplikaciji – začetni podatki se vnesejo ročno. Popis spisa se natisne in nanj ročno vpisuje vse dokumente, ki se nahajajo v spisu.

Popis spisa se kreira v sistemu. Sistem natisne podatke, ki se nastavi v nastavitvah.

Vodenje rokovnika in drugih rokov ter opozarjanje na bližanje rokov za rešitev

Vsi roki in naroki se vodijo v ročno v fizičnih rokovnikih (blokih, knjigah).

Roki in naroki se v sistem vpisujejo prek posebne akcije, kjer se vpiše datum in komentar. Razpored rokov in narokov je v posebnem pregledu (glede na datum in državnega pravobranilca).

Priprava in zaščita končanega dokumenta pred spreminjanjem

Popravlja se vsebina istega dokumenta in popravlja ga kdor koli.

Dokumenti imajo statuse (v pripravi, objavi, podpisovanju,...). Dokument, ni možno spreminjati, ko je le ta odpremljen.

Oblikovanje izhodnih dokumentov po vnaprej pripravljenih obrazcih

Obrazci se v nahajajo na skupnem direktoriju. Vendar se v obrazec ne prenese številka dokumenta, prejemnik,... Te podatke je potrebno ročno vnesti.

V sistemu so v naprej nastavljeni obrazci dokumenta, ki se izbirajo s posebno akcijo. V obrazec dokumenta se napolnijo osnovni podatki, ki jih uporabnik lahko spremeni oz. dopolni. Obrazci so poenoteni za vse oddelke.

Vpis mnenja na dokument Kreirajo le ročne odredbe, ki so navodila vpisničarki, strojepiski,...

Na posamezen dokument je možno zapisati mnenje.

Pošiljanje dokumenta v potrditev, podpis ali samo v vednost

Dokument, ki ga je potrebno podpisati, se vstavi v spis. Spis se fizično prenese do pravobranilca (ali v predal).

Sistem omogoča elektronsko potrditev in elektronski podpis dokumenta.

Določanje statusa dokumentov (v pripravi, objavljen, v potrjevanje, v podpis,...)

Statusov dokumenta ne uporabljajo. V primeru, da je potrebno izhodni dokument popraviti, se popravlja že obstoječega.

Dokument ima lahko več statusov in je zaščiten.

se nadaljuje

5

PRILOGA 3 – PREGLED DELA PO UVEDBI DOKUMENTARNEGA SISTEMA

nadaljevanje Zahteve Dejansko stanje Po uvedbi dokumentnega

sistema Odprema dokumenta Iz popisa oddanih pošiljk je vidno kdaj,

kam in na kakšen način je bil dokument odpremljen. Naslov oz. naziv dokumenta ni izpisan (ne ve se ali so poslali tožbo ali dopis).

Sistem omogoča elektronsko odpremo dokumenta. Uporabnik ima možnost izbire način in vrsto pošiljanja.

Samostojno evidentiranje odpreme Ročni vpis v excel tabelo v Popis odprave pošte. Zabeleži se le številčno glede na vlogo, daljši in kratek dopis.

Ročni vpis odpade. Možen je izpis poročila o izhodni pošti glede na že izvedeno odpremo.

Elektronsko podpisovanje in pošiljanje dokumentov

Podpisovanje in pošiljanje dokumentov poteka ročno s fizičnim prenosom celotnega spisa. Dokumentov ne pošiljajo po elektronski poti.

Fizični prenos spisa odpade. Sistem omogoča elektronski podpis in elektronsko pošiljanje dokumentov izbranim naslovnikom.

Evidentiranje prispelih povratnic kot del dokumenta

Prispele povratnice se opremijo s prejemno štampiljko in se številčno zabeležijo v Popis došle pošte.

Vse prispele povratnice se elektronsko zavedejo v sprejemni pisarni na izhodni dokument.

Vodenje koledarja Datum in mesto vpišejo v koledar vpisnika. Vodenje mesta hranjenja na zadevi.

Določanje stanj zadev preko pisarniških odredb in vezavo določenih dokumentov oz. obrazcev na določeno stanje ter določitev prehodov med stanji

Pisarniških odredb se ne uporablja. Uporabljajo le končno vrsto rešitve, ki je odvisna glede na vpisnik. Vsak vpisnik ima svoje vrste rešitve.

Uporaba pisarniških odredb, ki pove katere in koliko zadev se nahaja v kateri fazi reševanja.

Premeščanje dokumentov med zadevami

Dokumenti niso elektronsko nikjer zabeleženi.

Dokumente se lahko elektronsko premešča in kopira med zadevami.

Vpogled v podatke o posegih na dokument oz. na zadevo

Vpogledi so prosto dostopni vsem. Zadeve in dokumenti so dostopni samo tistim, ki imajo ustrezno vlogo in pravice.

Arhiviranje dokumentov in zadev Rešeni spisi (zadeve) fizično arhivirajo. V vpisniku spisu (zadevi) zabeležijo le končno rešitev, vendar jo ne arhivirajo (rešena spis ostane v vpisniku).

Vse rešene zadeve se elektronsko arhivira in prenese v arhivsko zbirko.

Izposojo dokumentarnega gradiva Če si kdo vzame spis, se to zabeleži v koledar vpisnika.

Vsaka izposoja spisa, se elektronsko zavede v sistem (vpis osebe, datuma,...).

Podpora postopku Vpisniki so namenjeni vodenju postopka, vendar ne vsebujejo dokumentacije.

Ko bo končana prenova vpisnikov (projekt e-sodišče), se sistem za delo z dokumentarnim gradivom integrira z vpisniki.

Odstop zadeve na drug zunanji oddelek

Zadeva se na obeh oddelkih v vpisnik evidentira kot nova zadeva.

Elektronski prenos zadeve in dokumentov v zbirko ustreznega oddelka.


6

PRILOGA 3 A – MOŽNE REŠITVE SPISA (ZADEVE) GLEDE NA VPISNIK

Vpisnik Vrste rešitve P VPISNIK ST VPISNIK

DOBLJENO IZGUBLJENO REŠENO NA DRUG NAČIN ODSTOP PORAVNAVA UMIK IZVENSODNA PORAVNAVA RS NI VLOŽILA TOŽBE RS NI PREVZELA PRAVDE RS NI PREVZELA STR.INTERVENC. PP - DP ZAVRNIL PP - PORAVNAVA PP - POTEK ROKA PP - VLOŽENA TOŽBA PP - NA DRUG NAČIN PP - ODSTOP PP – NE SPREJME PONUDBE POMOTEN VPIS

DZ VPISNIK- REŠITVE PO ZAHTEVKIH*

UGODENO V CELOTI DELNO UGODENO ZAHTEVEK ZAVRNJEN REŠENO NA DRUG NAČIN SKLEP O ZADRŽANJU DEN USTAVITEV POSTOPKA ODSTOP NA UE POMOTEN VPIS PORAVNAVA UMIK ZAHTEVKA NI POGOJEV ZA NADOMESTNA ZEMLJIŠČA PORAVNAVA ZAVRNJENA PORAVNAVA V PREDHODNEM POSTOPKU

se nadaljuje

7


nadaljevanje Vpisnik Vrste rešitve NT VPISNIK DRUG NAČIN

FO OBR.7 FO PORAVNAVA SKLENJENA FO SKLENJENA DELNA PORAVNAVA FO ZAMUDA ROKA ZA VLOŽITEV ZAHTEVKA FO ZAMUDA ROKA ZA SPREJEM PONUDBE FO ODSTOP FO POMOTNI VPIS FO UMIK ZAHTEVKA FO PRENOS FO OBR.17,17A FO PORAVNAVA PO NOTARSKI IZJAVI FO OBR.1C FO OBR. 1N FO OBR.2C FO OBR.2 N FO OBR.5 C FO OBR. 5N FO OBR. 6 C FO OBR. 6 N FO OBR. 8 C+9 C FO OBR. 8 N +9 N FO OBR. 8 CR FO ANEKS K PORAVNAVI FO OBR. 10 C ANEKS ZAVRNJEN LS OBR. 7 LS PORAVNAVA SKLENJENA LS SKLENJENA DELNA PORAVNAVA LS ZAMUDA ROKA ZA VLOŽITEV ZAHTEVKA LS ZAMUDA ROKA ZA SPREJEM PONUDBE LS ODSTOP LS POMOTNI VPIS LS UMIK ZAHTEVKA LS PRENOS LS PONUDBA PORAVNAVE ZAVRNJENA LS PORAVNAVA PO NOTAR.IZJAVI LS OBR. 1 C LS OBR. 1 N LS OBR. 2 C LS OBR. 2 N LS OBR. 5 C LS OBR. 5 N LS OBR. 6 C LS OBR. 6 N LS OBR. 8N+9N LS OBR. 8CR LS SKLENJEN ANEKS K PORAVNAVI LS OBR. 10C ANEKS ZAVRNJEN FO PREDLAGATELJ ZAVRNIL ANEKS LS PREDLAGATELJ ZAVRNIL ANEKS LS RAZVELJAVITEV PORAVNAVE FO RAZVELJAVITEV PORAVNAVE

se nadaljuje

8


nadaljevanje

Vpisnik Vrste rešitve N VPISNIK V POSTOPKU

UGODENO ZAVRNJENO ODSTOP REŠENO S PORAVNAVO UMIK NA DRUG NAČIN POMOTNI VPIS

I VPISNIK IZVRŠBA NEUSPEŠNA IZVRŠBA USPEŠNA PP DP ZAVRNIL PP PORAVNAVA OBVEZNOSTI PP POTEK ROKA PP VLOŽENA IZVRŠBA-TOŽBA ODSTOP POMOTNI VPIS ZIKS-IZVRŠBA NEUSPEŠNA RS ZIKS-IZVRŠBA NEUSPEŠNA OBČINE ZIKS-IZVRŠBA USPEŠNA RS ZIKS-IZVRŠBA USPEŠNA OBČINE REŠENO NA DRUG NAČIN

PRR VPISNIK DOBLJENO IZGUBLJENO NA DRUG NAČIN UGOTOVLJENA KRŠITEV KRŠITEV Z OBJAVO SODBE ODŠKODNINA Z OBJAVO SODBE PORAVNAVA IZVEDNSODNA PORAVNAVA UMIK PP-DP ZAVRNIL PP-PORAVNAVA PP-PISNA IZJAVA PP-PORAVNAVA+PISNA IZJAVA PP-NE SPREJME PONUDBE PP-NA DRUG NAČIN POMOTNI VPIS

se nadaljuje

9


nadaljevanje

Vpisnik Vrste rešitve E VPISNIK V POSTOPKU

DOBLJENO IZGUBLJENO NA DRUG NAČIN PORAVNAVA UMIK RS NI PREVZELA INTERVENCIJE NEUDELEŽBA POMOTNI VPIS

U VPISNIK DOBLJENO IZGUBLJENO IZDANA SODBA,SKLEP UMAKNJENA TOŽBA ZAVRŽENA ZAVRNJENA UMAKNJENA PRITOŽBA REŠENO NA DRUG NAČIN VLOŽENA TOŽBA (BPP) VLOŽENA TOŽBA (VZAJEMNOST) NEVLOŽENA TOŽBA (VZAJEMNOST) NZJI-SKLEP VLADE 484-09-5/2005 POMOTEN VPIS

PK VPISNIK PP VPISNIK

ŠE NEREŠENO PORAVNAVA USPEŠNA DELNO USPEŠNA NEUSPEŠNA ZAHTEVEK ZAVRNJEN ODSTOP DP NI PRISTOJEN REŠENO NA DRUG NAČIN POMOTEN VPIS

se nadaljuje

10


nadaljevanje

M1 VPISNIK V DELU POTRJENO RAZVELJAVLJENA POGODBA PRENESENO V DRUG VPISNIK NI PRIPOMB GLEDE VELJAVNOSTI POMOTEN VPIS DRUGO

OSTALI VPISNIKI** V POSTOPKU DOBLJENO IZGUBLJENO REŠENO NA DRUG NAČIN ODSTOP SUBSTITUCIJA REŠENO S PORAVNAVO UMIK PP - DP ZAVRNIL PP - PORAVNAVA VREDNOSTI PP - POTEK ROKA PP - VLOŽENA TOŽBA PP - REŠENO NA DRUG NAČIN PP - ODSTOP IPS - ZAHTEVI UGODENO IPS - ZAHTEVA ZAVRNJENA DZ - PORAVNAVA PODPISANA DZ - PORAVNAVA ZAVRNJENA DZ - V ROKU NEVRNJENA PORAVNAVA POMOTEN VPIS RAZVELJAVLJENO

IPS VPISNIK ŠE NI REŠITVE UGODENO - RAZVELJAVLJENO UGODENO - SPREMENJENO ZAVRNJENO ODLOČBA ODPRAVLJENA - SPREMEN. ODLOČBA ODPRAVLJENA - PON.POS. ZAVRžENO ODSTOP UGODENO NA DRUG NAČIN POMOTEN VPIS PRIJATELJSKA PORAVNAVA MNENJE POSLANO

Vir: Predlog rešitve, SRCSI, 2008

11

PRILOGA 4 – PREGLED VLOG IN NALOG PO UVEDBI DOKUMENTNEGA SISTEMA

Vloga Naloge v sistemu Uslužbenka v sprejemni pisarni - sprejema vhodno pošto,

- usmerja prejeto elektronsko pošto v V/I modul, - evidentira vhodno pošto in jo signira na ustrezen…vpisnik, - skenira vhodni dokument, - vrši odpremo izhodnih dokumentov, - kreira kuverte, - skenira podpisane izhodne dokumente

Vpisničarka - usmerja vhodne dokumente v postopkovno zbirko, - dokumente uvršča v novo ali obstoječo zadevo, - ..zadevo signira na ustreznega državnega …pravobranilca, - tiska ovoj spisa in popis spisa, - v sistem vpisuje roke in naroke (rokovnik), - v sistemu vodi koledar (mesto hranjena), - kreira zadeve in vodi postopek v vpisniku

Strojepiska - kreira izhodne dokumente v ustrezni zadevi, - kreira kuverte

Državni pravobranilec - kreira izhodne dokumente, - možni vpogled v rokovnik, - pregled vseh zadev, ki jih rešuje

Vodstvo - vpogled v vse zadeve, - pregled zadev po stanjih, - izpis poročil, - pregled prejete in izhodne pošte

Administrator - nadzoruje sistem, - poganja obdelave, - določa pravice na zbirkah, - ureja šifrante


12

PRILOGA 4 A – PRIMER OBRAZCA (ODGOVOR NA TOŽBO PRI PRAVDI)

REPUBLIKA SLOVENIJA

Državno pravobranilstvo Pri odgovoru se obvezno sklicujte na našo številko! Šubičeva 2 p. p. 649 1001 Ljubljana Tel.: 01/244-1000 Fax: 01/244-1040 Številka: Datum: 14/10/2009 Opr. št. TOŽEČA STRANKA: TOŽENA STRANKA: REPUBLIKA SLOVENIJA, ki jo zastopa Državno pravobranilstvo, Šubičeva 2, Ljubljana zaradi ODGOVOR NA TOŽBO tožene stranke 2 x Priloge: (2x) Takse prosto po čl. 11 ZST!

13

Tožena stranka prereka navedbe tožeče stranke, v kolikor se z njimi izrecno ne strinja ter navaja: Dokaz: - - zaslišanje strank Dokaz: - - zaslišanje strank Glede na navedeno tožena stranka p r e d l a g a , da sodišče izvede ponujene dokaze, tožbeni zahtevek kot neutemeljen zavrne, tožeči stranki pa naloži v plačilo toženi stranki nastale pravdne stroške. STROŠKOVNIK: - posvet s stranko 20 točk - sestava odgovora na tožbo točk - ptt SIT - obvestilo stranki 20 točk


14

PRILOGA 5 – PRIMER OBRAZCA (OPOMIN PRED TOŽBO PRI DENACIONALIZACIJI) REPUBLIKA SLOVENIJA

Državno pravobranilstvo Pri odgovoru se obvezno sklicujte na našo številko! Šubičeva 2 p. p. 649 1001 Ljubljana Tel.: 01/244-1000 Fax: 01/244-1040 Številka: Datum: 14/10/2009 ZADEVA: OPOMIN PRED TOŽBO Ste ustanovitelj družbe , ki je bila v sodni register Okrožnega sodišča v Ljubljani vpisana dne pod vložno številko . S sklepom naslovnega sodišča je bila družba dne izbrisana iz sodnega registra na podlagi določil Zakona o finančnem poslovanju podjetij, ker družba ni uskladila ustanovnega kapitala v rokih, določenih v Zakonu o gospodarskih družbah. V času izbrisa je bila družba, katere ustanovitelj ste, iz naslova neplačanih davkov in prispevkov, ki so prihodek republiškega proračuna, dolžna znesek SIT. V skladu z določili Zakona o finančnem poslovanju podjetij za dolgove družbe v času izbrisa odgovarja ustanovitelj. Pozivamo vas, da dolgove družbe iz naslova neplačanih davkov in prispevkov skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od zapadlosti do plačila, poravnate v 15 (petnajstih) dneh na transakcijski račun Republike Slovenije-Ministrstva za finance št. 011006300109972 ter nas o plačilu obvestite s kopijo potrdila o plačilu. V primeru, da v postavljenem roku vašega plačila ne bomo prejeli, bomo dolg izterjali po sodni poti, pri čemer bodo za vas nastali še dodatni stroški. S spoštovanjem,


15

PRILOGA 6 – TIPI DOKUMENTOV

se nadaljuje

16

nadaljevanje

se nadaljuje

17

nadaljevanje

se nadaljuje

18

nadaljevanje

se nadaljuje

19

nadaljevanje

se nadaljuje

20

nadaljevanje

se nadaljuje

21

nadaljevanje

se nadaljuje

22

nadaljevanje

se nadaluje

23

nadaljevanje

se nadaljuje

24

nadaljevanje


25

PRILOGA 7 – POPIS ODDANIH POŠILJK


26

PRILOGA 8 – TRENUTNA PASOVNA ŠIRINA V HKOM ZA POSAMEZNO LOKACIJO

Lokacija

Oddelek Število zaposlenih

Pasovna Širina Primernost povezave glede na aktivne uporabnike

Predlagana povezava

Ljubljana

Sedež Državnegapravobranilstva vLjubljani

80 2300 KB/s neprimerna 20 MB/s

Celje Zunanji oddelekdržavnega pravobranilstva vCelju

7 2300 KB/s primerna 10 MB/s

Koper Zunanji oddelekdržavnega pravobranilstva vKopru

5 10 MB/s primerna 10 MB/s

Kranj Zunanji oddelekdržavnega pravobranilstva vKranju


Murska Sobota

Zunanji oddelekdržavnega pravobranilstva vMurski Soboti


Maribor Zunanji oddelekdržavnega pravobranilstva vMariboru


Nova Gorica

Zunanji oddelekdržavnega pravobranilstva vNovi Gorici


Novo Mesto

Zunanji oddelekdržavnega pravobranilstva vNovem mestu


Ptuj Zunanji oddelekdržavnega pravobranilstva na Ptuju


Skupaj 133

27


PRILOGA 8 A – PRIMER OBRAZCA (VRAČANJE VLAGANJ – ODDGOVOR V NT VPISNIKU)

Datum: 14/10/2009 ZADEVA: Vračanje vlaganj v javno telekomunikacijsko omrežje – odgovor V zvezi z vašim zahtevkom za vračilo vlaganj v javno telekomunikacijsko omrežje vam sporočamo: Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o vračanju vlaganj v javno telekomunikacijsko omrežje (ZVVJTO-C, Ur. list RS št. 60/2006) določa, da se višina vračila določi tako, da se od osnove za vračilo vlaganj (kar je vrednost navedena v listinah, ki dokazujejo pravni posel), povečane za vrednost vloženega dela in materiala, odštejejo priključnina in prispevek SIS-u, namenska sredstva iz državnega proračuna ter stroški hišne inštalacije in telefonskega aparata. Zakon določa, da se kot obvezna dajatev ob vključitvi, ki se ne vrača, upošteva manjša od naslednjih vrednosti: - vsota vrednosti priključnine in prispevka SIS-u navedenih v pravnem poslu sklenjenim s pravnimi predniki Telekoma, d.d. in Samoupravnimi interesnimi skupnostmi za poštni, telegrafski in telefonski promet, če je ta vsota različna od 0; ali - vsota vrednosti priključnine in prispevka SIS-u iz tabele (objavila jo je Komisija, ki opravlja strokovne in tehnične naloge po zakonu kot sestavni del Pravilnika o podatkih za ugotavljanje višine vračila vlaganj v javno telekomunikacijsko omrežje (Ur. list RS št. 1/2004, 61/2004 in 92/2006)), ki sta v obdobju sklenitve pravnega posla veljala na tem geografskem območju, če je ta vsota različna od 0, ali - povprečna vrednost priključnine in prispevkov SIS-u izraženih v nemških markah na vseh geografskih območjih in v vseh obdobjih, ki znaša 1.388 DEM. Na podlagi predloženih listin, smo po opravljenem preračunu ugotovili, da plačani znesek ne presega obveznih dajatev niti 1388 DEM, zato niste upravičeni do vračila. S spoštovanjem!

Pripročeno s povratnico!


28

PRILOGA 9 – FAZNI PLAN PROJEKTA

Faza Glavne aktivnosti Obseg dela

(čl./dni) Glavni izdelki

Začetna faza Priprava VDP Operativnega plana

1 VDP Specifikacije

uporabniških zahtev Analiza usposobljenosti uporabnikov 1 Seznam za

izobraževalne tečaje Definicija potrebne

programske opreme SW in HW oprema za IMis ARC –

podjetje I-S Nakup novega strežnika

Nakup licenc Nakup skenirnih postaj

Opomba: nakup licenc ni potreben, če MJU odobri

licence za IMiS programsko opremo

Priprava vsebinskih podlag

VDP za naročnika s sestavnimi deli:Seznam zbirk

Načrt dostopnih pravic, organizacija /signirni načrt

Šifranti: subjektov, pisarniških odredb, klasifikacijski načrt

Obrazci Načrt izobraževanja

Načrt uvajanja

4 VDP Načrt izobraževanja

Načrt uvajanja Signirni načrt

Klasifikacijski načrt

Razširitev aplikacije Dopolnitev funkcionalnosti aplikacije za potrebe dela Državnega

pravobranilstva (vnos več subjektov, izbiranje pravobranilcev, povezava področja in klasifikacijskega znaka,

podpora za vodenje rokovnika, priprava dodatnega poštnega nabiralnika, vhodno izhodnega

modula in postopkovne zbirke za zadeve evropskega sodišča,

vodenje zgodovine rokov)

30

Domino aplikativni strežnik

Dostava strežnika Nameščanje OS

Nameščanje Domina Strežnik operativen na lokaciji

1 x Domino Opomba: če MJU odobri

licence za Domino programsko opremo.

Če morate licence kupiti sami – za izvedbo

storitve poskrbi SRC.SI se nadaljuje

29

madaljevanje

Faza Glavne aktivnosti Obseg dela (čl./dni)

Glavni izdelki

Urejanje Imis view Namestitev IMiS View – seznam zaposlenih

1 Podjetje I-S Opomba: če MJU odobri

licence za IMiS programsko opremo – se

za storitev izvedbe dogovarjate direktno s

podjetnem I-S. Če morate licence kupiti

sami – za izvedbo storitve poskrbi SRC.SI

IMiS ARC Dostava strežnika Nameščanje OS

Nameščanje IMiS ARC strežnik operativen na lokaciji

1 x iMiS ARC Podjetje I-S Opomba: če MJU odobri licence za IMiS programsko opremo – se za storitev izvedbe dogovarjate direktno s podjetnem I-S. Če morate licence kupiti sami – za izvedbo storitve poskrbi SRC.SI

IMiS SCAN Nameščanje, test delovanja postaje za optični zajem – seznam

zaposlenih

12 x IMiS SCAN Podjetje I-S Opomba: če MJU odobri licence za IMiS programsko opremo – se za storitev izvedbe dogovarjate direktno s podjetnem I-S. Če morate licence kupiti sami – za izvedbo storitve poskrbi SRC.SI

se nadaljuje

30

nadaljevanje

Faza Glavne aktivnosti Obseg dela (čl./dni)

Glavni izdelki

SPIS Nameščanje aplikacije na strežnik Oblikovanje zbirk

Vnos šifrantov: klasifikacijski načrt, signirni načrt, šifrant subjektov

Prilagoditev aplikacije uporabniškim zahtevam (nastavitve, ACL,

postopkovna podpora, obrazci, šifranti)

Evropsko sodišče (izdelava poštne zbirke in postopkovne zbirke)

5

Postavitev devet aktivnih zbirk SPIS 4, nastavitve, signirni načrt, klasifikacijski načrt, dodatne zbirke za zadeve evropskega sodišča Postavljene zbirke na strežniku Prilagoditve aplikacije (nastavitve, postopkovna podpora, obrazci) Poročilo o namestitvi in testiranju pri naročniku

Izobraževanje Izobraževanje uporabnikov Osnovni tečaj SPIS4

Poročilo o izvedbi izobraževanja (8 šolskih ur na uporabnika)

Uvajanje glede na vloge Uvajanje sprejemne pisarne Uvajanje vpisničark Uvajanje strojepisk

Uvajanje vzdrževalcev sistema Uvajanje vodstva in državnih

pravobranilcev

16 Uvajanje uslužbencev 10 oseb/uvajalec/dan Približno en dan za zunanje oddelke, za DP Ljubljana pa 8 dni Potrjeni DN o uvajanje uporabnikov Poročilo o izvedbi uvajanja

Povezava z vpisniki Analiza podatkov in faz Priprava in konfiguracija XML

Testni prenos Kontrola testnega prenosa

(ustreznost prenosa) opravi naročnikPosredovanje XML

Vzpostavljena povezava z vpisniki

Opomba: Uvoz XML v vpisnike uredi naročnik

se nadaljuje

31

nadaljevanje

Faza Glavne aktivnosti Obseg dela

(čl./dni) Glavni izdelki

Prenos obstoječih zadev iz vpisnikov

Pregled in analiza podatkov Konfiguracija prenosa

Testni prenos Kontrola testnega prenosa

(ustreznost prenosa) opravi naročnikPrenos podatkov

Prenesene zadeve iz vpisnikov

Prenos šifranta subjektov

Pregled šifranta Naročnik uredi šifrant v obliko excel

ali txt Priprava kode Testni prenos

Kontrola testnega prenosa (ustreznost prenosa) opravi naročnik

Prenos šifranta Potrditev prenosa

Preneseni podatki šifranta v SPIS 4

Prehod v produkcijo Prevzem aplikacije 0,1 Zapisnik o prevzemu


32

PRILOGA 9 A – DOKUMENT KONČNA ODREDBA

Vir: Vpisniki DPRS, 2008

33

PRILOGA 10 – KONFIGURACIJA PREDLOGA 1

Konfiguracija predloga 1 a.) Postavitev domino strežnika za SPIS aplikacijo − Paket instalacija Linux OS, instalacija in konfiguracija Domino, konfiguracija backup − licenca za backup domino strežnika (programsko opremo) − Opomba: Licenca za Linux OS je pokrita z licenco za državno upravo Strojna oprema: − DPRS zagotovi primeren strežnik (2-4 GB RAM, dual core, HW RAID kontroler, 2X 140GB HDD + 2X 70 GB za TL) − opcija : tračno enoto za backup, oz sporoč lokacijo, kamor se bo izvajal backup b.) Postavitev IMiS Arc strežnika - izvede podjetje I-S - v postavitev je vključeno postavitev Linux OS, postavitev in konfiguracija IMiS arc Strojna oprema: − DPRS zagotovi primeren strežnik (2-4 GB RAM, dual core, HW RAID 5 kontroler, 3X 140GB HDD) − opcija : tračno enoto za backup, oz sporoč lokacijo, kamor se bo izvajal backup BACKUP IMiS strežnika: − izvede SRC.SI – cena instalacije backupa − Licenca backup strežnika c.) Instalacija IMIS SCAN klientov - v primeru, da je plačnik licenc MJU – so storitve namestitve IMiS/scan v okviru pavšala Strojna oprema: - 10 SCANER, ISIS kompatibilen (2 predvidena za centralno lokacijo, po eden na oddaljenih lokacijah) Programska oprema: − 10 IMIS Scan licenc d.) Postavitev IMIS View - Licenca IMIS View e.) Faxiranje (postavitev extrafax v Workstation načinu) Opomba: Extrafax se postavi samo v primeru, če se izkaže potreba po elektronskem faksu. DPRS mora zagotoviti novejšo delovno postajo, z vsaj 1GB RAM, SRC.SI namesti WIN XP OS in MS Office 2003 (instalacija win xp in MS office po ceniku SRC.SI) Storitve: - Paket namestitev OS WINXP + SP2, namestitev MS office 2003 in Adobe Acrobat reader , vgradnja ISDN fax kartice in njena konfiguracija, namestitev Extrafax 7.0.x, integracija z SPIS in ImisArc Programska oprema: - Extrafax 7.0.x Standard 25 (EFST2FB25U) za 25 uprabnikov ali Standard 15 (EFST2FB15U) za 15 uporabnikov) + dodatni ISDN kanali na fax karici(EFSTANAC). V osnovni konfiguraciji je všteta podpora za 2 kanalno fax kartico - naročnina na popravke in podporo (EFMAINTPLUS) Eicon Diva fax karice. Opomba: stranka sama zagotovi potrebno število ISDN telefonskih linij Code(s) - Product Name(s) 306-165 - Diva Server BRI-2M 2.0 - with NT1 - North America (2 kanalna fax kartica) Opcija je tudi (8 kanalna fax kartica) 305-486 - Diva Server 4BRI-8M 2.0 - International (8 kanalna fax kartica). Za to kartico je potreben nakup licence extrafaxa, ki podpira še dodatnih 6 kanalov. V primeru da stranka ne želi aktivirati vseh 8 kanalov na enkrat, se lahko licence dokupujejo postopoma


34

PRILOGA 10 A – OSNOVNI PODATKI O OBSTOJEČI STROJNI OPREMI PO ODDELKIH

Vir:Lastno delo, 2008

35

PRILOGA 11 – IZPOLNJEN VPRAŠALNIK O OBSEGU IN ZAHTEVNOSTI UVAJANJA PISARNIŠKEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA

Z vprašalnikom želimo pridobiti podatke bodočega možnega kupca pisarniškega informacijskega sistema o vrsti, stanju in izkušnjah z računalniško sistemsko in komunikacijsko opremo, o nameščenih aplikacijah, o obsegu in intenzivnosti uvajanja pisarniškega informacijskega sistema in soodvisnosti organizacije poslovanja (poslovnih procesih, skupinskem delu ipd..). Analiza odgovorov na ta vprašalnik in druge informacije bodo služile za prvo oceno obsega in zahtevnosti projekta vzpostavitve pisarniškega informacijskega sistema. Podatke bomo uporabili za odločitev o predhodni izdelavi projektne naloge (posebno naročilo) ali - v primeru manjših in manj zahtevnih projektov - za takojšnjo izdelavo predloga pogodbe o prodaji in vzpostavitvi sistema in predloga pogodbe o vzdrževanju sistema. Opišite tudi izkušnje z uporabo in delovanjem sistema, njegovim vzdrževanjem in lastnostmi. Naštejte izboljšave računalniškega sistema, ki jih načrtujete, da bi izboljšali njegove performanse in odpravili eventualne pomembne težave ali pomanjkljivosti. Slednje naštejte in opišite. ORGANIZACIJA: generalni državni pravobranilec Lucijan Bembič, Šubičeva 2, Ljubljana, tel. 01 24 1000, fax 01 244 1040, [email protected], [email protected] Izpolnil: Igor Perhavc, Služba za informatiko DPRS, Šubičeva 2, Lj. 01 244 1057, 41 261 751, [email protected] Ime, priimek, (delovno mesto ali firma, če zunanji strokovnjak), naslov, telefon, E-mail 1.Obseg uvajanja Navedite lokacije(naslove) / oddelke / število uporabnikov, ki bodo vključeni v pisarniški informacijski sistem: Za vsako lokacijo/oddelek posebej ali sorodne skupine opišite, kakšni so/bodo načini/postopki dela z zadevami in dokumenti: LJUBLJANA (sedežno DP), Šubičeva 2, 1. Evidentiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja evidentiranje? Možnosti: v glavni pisarni, po oddelkih, kombinirano, ena ali več oseb itd. a.) Grobo evidentiranje v Vložišču b.)Evidentiranje izvajajo vpisničarke na posameznih vpisnikih (oddelkih) 2. Skeniranje dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja skeniranje? Skeniranje se še ne izvaja, mora pa se izvajati na sedežu in zunanjih oddelkih. Lokacije skeniranja : vložišče, vpisniki, strojepisnica, tajništvo 3. Distribucija / signiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja distribucijo / signiranje? Možnosti: v glavni pisarni, ena ali več oseb itd. a.) grobo signiranje v vložišču b.)Distribucija-signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov).

36

4. Odpiranje novih zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira nove zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Nove zadeve se odpirajo na oddelkih vpisnikov – vpisničarke in v tajništvu 5. Signiranje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, signira zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. a.) grobo signiranje v vložišču b.)Distribucija-signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov). 6. Reševanje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, rešuje zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Vsebinsko zadeve rešujejo pravobranilci, vpisničarke pa rešitve vnašajo v evidenco vpisnikov. 7. Kreiranje izhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira izhodne dokumente? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Izhodne dokumente vsebinsko kreirajo pravobranilci ali ostali referenti na zadevah. Nekateri jih tudi natipkajo, za ostale dela strojepisnica po nareku ali diktafonu po pisni odredbi. Vpisničarke dokumente vlagajo v mape spisov. 8. Obveščanje o zadevah in dokumentih; kdo, kje, kdaj? Obveščanje se izvaja telefonsko in pisno in sicer vpisničarke ali pravobranilci. 9. Dodeljevanje pravic; kdo lahko bere in kdo spreminja zadeve in dokumente? So v papirni obliki – uradna verzija z žigom. 10. Ali je / bo pisarniško poslovanje povsem ločeno po pravnih subjektih / posameznih lokacijah? Ne poslovanje je ločeno le po lokaciji, pregled nad zadevami in statistike ima sedežno DP. 11. Ali ima vsak pravni subjekt / lokacija svoj, od drugih povsem ločeno pisarniško poslovanje, kar pomeni, da ima vsak subjekt / lokacija svoj signirni in klasifikacijski načrt ter števce zadev in dokumentov? Vsaka lokacija ima del skupnega signirnega načrta in skupen klasifikacijski načrt, 12. Ali klasifikacijski in signirni načrt(i) obstajajo)? Da Ne 13. Navedite povprečno št. prispelih in oddanih dokumentov enega dne po posameznih lokacijah, ki jih je potrebno evidentirati, približno oceno letnega prometa dokumentov (prispelih in oddanih) ter št. v letu nastalih zadev na pravni subjekt / lokacijo. 14. Navedite pričakovano število vnaprej pripravljenih obrazcev, ki jih bo potrebno dograditi v aplikaciji za podporo pisarniškega poslovanja. (NT,PRR, Odprema, Word predloge..cca 200 obrazcev) 15. Navedite način, kako bodo dokumenti arhivirani (skeniranje, stalna zbirka dokumentarnega gradiva, format). Slika pdf, edit.tekst, slike, media priponke… 16. Ali mora biti dana možnost pregledovanja skeniranih dokumentov na drugih lokacijah? Vsaj možnost pregleda skeniranih dokumentov zunananjih oddelkov na sedežu DP. Kot sedanji stari vpisniki (lokalno + centralno na sedežu v LJ.)(prepis ponoči v Lj.

37

Zunanji oddelek DP, CELJE, Trg celjskih knezov 10 1. Evidentiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja evidentiranje? Možnosti: v glavni pisarni, po oddelkih, kombinirano, ena ali več oseb itd. Evidentiranje izvajajo vpisničarke na posameznih vpisnikih (oddelkih) 2. Skeniranje dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja skeniranje? Skeniranje se še ne izvaja, mora pa se izvajati na sedežu in zunanjih oddelkih 3. Distribucija / signiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja distribucijo / signiranje? Možnosti: v glavni pisarni, ena ali več oseb itd. Distribucija-signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov). 4. Odpiranje novih zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira nove zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Nove zadeve se odpirajo na oddelkih vpisnikov – vpisničarke 5. Signiranje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, signira zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov 6. Reševanje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, rešuje zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Vsebinsko zadeve rešujejo pravobranilci, vpisničarke pa rešitve vnašajo v evidenco vpisnikov. 7. Kreiranje izhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira izhodne dokumente? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Izhodne dokumente vsebinsko kreirajo pravobranilci. Nekateri jih tudi natipkajo, za ostale dela strojepisnica po nareku ali diktafonu. Vpisničarke dokumente vlagajo v papirne spise. 8. Obveščanje o zadevah in dokumentih; kdo, kje, kdaj? Obveščanje se izvaja telefonsko in pisno in sicer vpisničarke ali pravobranilci. 9. Dodeljevanje pravic; kdo lahko bere in kdo spreminja zadeve in dokumente? So v papirni obliki – uradna verzija z žigom. 10. Ali je / bo pisarniško poslovanje povsem ločeno po pravnih subjektih / posameznih lokacijah? Ne poslovanje je ločeno le po lokaciji, pregled nad zadevami in statistike ima sedežno DP. 11. Ali ima vsak pravni subjekt / lokacija svoj, od drugih povsem ločeno pisarniško poslovanje, kar pomeni, da ima vsak subjekt / lokacija svoj signirni in klasifikacijski načrt ter števce zadev in dokumentov? Vsaka lokacija ima del skupnega signirnega načrta in skupen klasifikacijski načrt, 12. Ali klasifikacijski in signirni načrt(i) obstajajo)? Da Ne 13. Navedite povprečno št. prispelih in oddanih dokumentov enega dne po posameznih lokacijah, ki jih je potrebno evidentirati, približno oceno letnega prometa dokumentov (prispelih in oddanih) ter št. v letu nastalih zadev na pravni subjekt / lokacijo.

38

14. Navedite pričakovano število vnaprej pripravljenih obrazcev, ki jih bo potrebno dograditi v aplikaciji za podporo pisarniškega poslovanja. 15. Navedite način, kako bodo dokumenti arhivirani (skeniranje, stalna zbirka dokumentarnega gradiva, format). 16. Ali mora biti dana možnost pregledovanja skeniranih dokumentov na drugih lokacijah? Možnost pregleda skeniranih dokumentov zunananjih oddelkov na sedežu DP. Zunanji oddelek DP, KOPER, Ferrarska 5.b 1. Evidentiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja evidentiranje? Možnosti: v glavni pisarni, po oddelkih, kombinirano, ena ali več oseb itd. Evidentiranje izvajajo vpisničarke na posameznih vpisnikih (oddelkih) 2. Skeniranje dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja skeniranje? Skeniranje se še ne izvaja, mora pa se izvajati na sedežu in zunanjih oddelkih 3. Distribucija / signiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja distribucijo / signiranje? Možnosti: v glavni pisarni, ena ali več oseb itd. Distribucija-signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov). 4. Odpiranje novih zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira nove zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Nove zadeve se odpirajo na oddelkih vpisnikov – vpisničarke 5. Signiranje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, signira zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov 6. Reševanje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, rešuje zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Vsebinsko zadeve rešujejo pravobranilci, vpisničarke pa rešitve vnašajo v evidenco vpisnikov. 7. Kreiranje izhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira izhodne dokumente? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Izhodne dokumente vsebinsko kreirajo pravobranilci. Nekateri jih tudi natipkajo, za ostale dela strojepisnica po nareku ali diktafonu. Vpisničarke dokumente vlagajo v papirne spise. 8. Obveščanje o zadevah in dokumentih; kdo, kje, kdaj? Obveščanje se izvaja telefonsko in pisno in sicer vpisničarke ali pravobranilci. 9. Dodeljevanje pravic; kdo lahko bere in kdo spreminja zadeve in dokumente? So v papirni obliki – uradna verzija z žigom. 10. Ali je / bo pisarniško poslovanje povsem ločeno po pravnih subjektih / posameznih lokacijah? Ne poslovanje je ločeno le po lokaciji, pregled nad zadevami in statistike ima sedežno DP.

39

11. Ali ima vsak pravni subjekt / lokacija svoj, od drugih povsem ločeno pisarniško poslovanje, kar pomeni, da ima vsak subjekt / lokacija svoj signirni in klasifikacijski načrt ter števce zadev in dokumentov? Vsaka lokacija ima del skupnega signirnega načrta in skupen klasifikacijski načrt, 12. Ali klasifikacijski in signirni načrt(i) obstajajo)? Da Ne 13. Navedite povprečno št. prispelih in oddanih dokumentov enega dne po posameznih lokacijah, ki jih je potrebno evidentirati, približno oceno letnega prometa dokumentov (prispelih in oddanih) ter št. v letu nastalih zadev na pravni subjekt / lokacijo. 14. Navedite pričakovano število vnaprej pripravljenih obrazcev, ki jih bo potrebno dograditi v aplikaciji za podporo pisarniškega poslovanja. 15. Navedite način, kako bodo dokumenti arhivirani (skeniranje, stalna zbirka dokumentarnega gradiva, format). 16. Ali mora biti dana možnost pregledovanja skeniranih dokumentov na drugih lokacijah? Možnost pregleda skeniranih dokumentov zunananjih oddelkov na sedežu DP. Zunanji oddelek DP, MARIBOR, Svetozarevska 6 1. Evidentiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja evidentiranje? Možnosti: v glavni pisarni, po oddelkih, kombinirano, ena ali več oseb itd. Evidentiranje izvajajo vpisničarke na posameznih vpisnikih (oddelkih) 2. Skeniranje dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja skeniranje? Skeniranje se še ne izvaja, mora pa se izvajati na sedežu in zunanjih oddelkih 3. Distribucija / signiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja distribucijo / signiranje? Možnosti: v glavni pisarni, ena ali več oseb itd. Distribucija-signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov). 4. Odpiranje novih zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira nove zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Nove zadeve se odpirajo na oddelkih vpisnikov – vpisničarke 5. Signiranje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, signira zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov 6. Reševanje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, rešuje zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Vsebinsko zadeve rešujejo pravobranilci, vpisničarke pa rešitve vnašajo v evidenco vpisnikov. 7. Kreiranje izhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira izhodne dokumente? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Izhodne dokumente vsebinsko kreirajo pravobranilci. Nekateri jih tudi natipkajo, za ostale dela strojepisnica po nareku ali diktafonu. Vpisničarke dokumente vlagajo v papirne spise.

40

8. Obveščanje o zadevah in dokumentih; kdo, kje, kdaj? Obveščanje se izvaja telefonsko in pisno in sicer vpisničarke ali pravobranilci. 9. Dodeljevanje pravic; kdo lahko bere in kdo spreminja zadeve in dokumente? So v papirni obliki – uradna verzija z žigom. 10. Ali je / bo pisarniško poslovanje povsem ločeno po pravnih subjektih / posameznih lokacijah? Ne poslovanje je ločeno le po lokaciji, pregled nad zadevami in statistike ima sedežno DP. 11. Ali ima vsak pravni subjekt / lokacija svoj, od drugih povsem ločeno pisarniško poslovanje, kar pomeni, da ima vsak subjekt / lokacija svoj signirni in klasifikacijski načrt ter števce zadev in dokumentov? Vsaka lokacija ima del skupnega signirnega načrta in skupen klasifikacijski načrt, 12. Ali klasifikacijski in signirni načrt(i) obstajajo)? Da Ne 13. Navedite povprečno št. prispelih in oddanih dokumentov enega dne po posameznih lokacijah, ki jih je potrebno evidentirati, približno oceno letnega prometa dokumentov (prispelih in oddanih) ter št. v letu nastalih zadev na pravni subjekt / lokacijo. 14. Navedite pričakovano število vnaprej pripravljenih obrazcev, ki jih bo potrebno dograditi v aplikaciji za podporo pisarniškega poslovanja. 15. Navedite način, kako bodo dokumenti arhivirani (skeniranje, stalna zbirka dokumentarnega gradiva, format). 16. Ali mora biti dana možnost pregledovanja skeniranih dokumentov na drugih lokacijah? Možnost pregleda skeniranih dokumentov zunananjih oddelkov na sedežu DP. Zunanji oddelek DP, MURSKA SOBOTA, Kocljeva ul. 1a 1. Evidentiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja evidentiranje? Možnosti: v glavni pisarni, po oddelkih, kombinirano, ena ali več oseb itd. Evidentiranje izvajajo vpisničarke na posameznih vpisnikih (oddelkih) 2. Skeniranje dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja skeniranje? Skeniranje se še ne izvaja, mora pa se izvajati na sedežu in zunanjih oddelkih 3. Distribucija / signiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja distribucijo / signiranje? Možnosti: v glavni pisarni, ena ali več oseb itd. Distribucija-signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov). 4. Odpiranje novih zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira nove zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Nove zadeve se odpirajo na oddelkih vpisnikov – vpisničarke 5. Signiranje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, signira zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov 6. Reševanje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, rešuje zadeve?

41

Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Vsebinsko zadeve rešujejo pravobranilci, vpisničarke pa rešitve vnašajo v evidenco vpisnikov. 7. Kreiranje izhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira izhodne dokumente? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Izhodne dokumente vsebinsko kreirajo pravobranilci. Nekateri jih tudi natipkajo, za ostale dela strojepisnica po nareku ali diktafonu. Vpisničarke dokumente vlagajo v papirne spise. 8. Obveščanje o zadevah in dokumentih; kdo, kje, kdaj? Obveščanje se izvaja telefonsko in pisno in sicer vpisničarke ali pravobranilci. 9. Dodeljevanje pravic; kdo lahko bere in kdo spreminja zadeve in dokumente? So v papirni obliki – uradna verzija z žigom. 10. Ali je / bo pisarniško poslovanje povsem ločeno po pravnih subjektih / posameznih lokacijah? Ne poslovanje je ločeno le po lokaciji, pregled nad zadevami in statistike ima sedežno DP. 11. Ali ima vsak pravni subjekt / lokacija svoj, od drugih povsem ločeno pisarniško poslovanje, kar pomeni, da ima vsak subjekt / lokacija svoj signirni in klasifikacijski načrt ter števce zadev in dokumentov? Vsaka lokacija ima del skupnega signirnega načrta in skupen klasifikacijski načrt, 12. Ali klasifikacijski in signirni načrt(i) obstajajo)? Da Ne 13. Navedite povprečno št. prispelih in oddanih dokumentov enega dne po posameznih lokacijah, ki jih je potrebno evidentirati, približno oceno letnega prometa dokumentov (prispelih in oddanih) ter št. v letu nastalih zadev na pravni subjekt / lokacijo. 14. Navedite pričakovano število vnaprej pripravljenih obrazcev, ki jih bo potrebno dograditi v aplikaciji za podporo pisarniškega poslovanja. 15. Navedite način, kako bodo dokumenti arhivirani (skeniranje, stalna zbirka dokumentarnega gradiva, format). 16. Ali mora biti dana možnost pregledovanja skeniranih dokumentov na drugih lokacijah? Možnost pregleda skeniranih dokumentov zunananjih oddelkov na sedežu DP. Zunanji oddelek DP, NOVA GORICA, Trg Edvarda Kardelja 1 1. Evidentiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja evidentiranje? Možnosti: v glavni pisarni, po oddelkih, kombinirano, ena ali več oseb itd. Evidentiranje izvajajo vpisničarke na posameznih vpisnikih (oddelkih) 2. Skeniranje dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja skeniranje? Skeniranje se še ne izvaja, mora pa se izvajati na sedežu in zunanjih oddelkih 3. Distribucija / signiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja distribucijo / signiranje? Možnosti: v glavni pisarni, ena ali več oseb itd. Distribucija-signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov).

42

4. Odpiranje novih zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira nove zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Nove zadeve se odpirajo na oddelkih vpisnikov – vpisničarke 5. Signiranje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, signira zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov 6. Reševanje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, rešuje zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Vsebinsko zadeve rešujejo pravobranilci, vpisničarke pa rešitve vnašajo v evidenco vpisnikov. 7. Kreiranje izhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira izhodne dokumente? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Izhodne dokumente vsebinsko kreirajo pravobranilci. Nekateri jih tudi natipkajo, za ostale dela strojepisnica po nareku ali diktafonu. Vpisničarke dokumente vlagajo v papirne spise. 8. Obveščanje o zadevah in dokumentih; kdo, kje, kdaj? Obveščanje se izvaja telefonsko in pisno in sicer vpisničarke ali pravobranilci. 9. Dodeljevanje pravic; kdo lahko bere in kdo spreminja zadeve in dokumente? So v papirni obliki – uradna verzija z žigom. 10. Ali je / bo pisarniško poslovanje povsem ločeno po pravnih subjektih / posameznih lokacijah? Ne poslovanje je ločeno le po lokaciji, pregled nad zadevami in statistike ima sedežno DP. 11. Ali ima vsak pravni subjekt / lokacija svoj, od drugih povsem ločeno pisarniško poslovanje, kar pomeni, da ima vsak subjekt / lokacija svoj signirni in klasifikacijski načrt ter števce zadev in dokumentov? Vsaka lokacija ima del skupnega signirnega načrta in skupen klasifikacijski načrt, 12. Ali klasifikacijski in signirni načrt(i) obstajajo)? Da Ne 13. Navedite povprečno št. prispelih in oddanih dokumentov enega dne po posameznih lokacijah, ki jih je potrebno evidentirati, približno oceno letnega prometa dokumentov (prispelih in oddanih) ter št. v letu nastalih zadev na pravni subjekt / lokacijo. 14. Navedite pričakovano število vnaprej pripravljenih obrazcev, ki jih bo potrebno dograditi v aplikaciji za podporo pisarniškega poslovanja. 15. Navedite način, kako bodo dokumenti arhivirani (skeniranje, stalna zbirka dokumentarnega gradiva, format). 16. Ali mora biti dana možnost pregledovanja skeniranih dokumentov na drugih lokacijah? Možnost pregleda skeniranih dokumentov zunananjih oddelkov na sedežu DP. Zunanji oddelek DP, NOVO MESTO, Vrhovčeva ul. 18 1. Evidentiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja evidentiranje? Možnosti: v glavni pisarni, po oddelkih, kombinirano, ena ali več oseb itd. Evidentiranje izvajajo vpisničarke na posameznih vpisnikih (oddelkih)

43

2. Skeniranje dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja skeniranje? Skeniranje se še ne izvaja, mora pa se izvajati na sedežu in zunanjih oddelkih 3. Distribucija / signiranje vhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, izvaja distribucijo / signiranje? Možnosti: v glavni pisarni, ena ali več oseb itd. Distribucija-signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov). 4. Odpiranje novih zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira nove zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Nove zadeve se odpirajo na oddelkih vpisnikov – vpisničarke 5. Signiranje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, signira zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Signiranje se izvaja – vpisničarke na oddelkuh vpisnikov – fizično v papirni obliki v predale pravobranilcev (referentov 6. Reševanje zadev; kje in koliko oseb, po oddelkih, rešuje zadeve? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni, druge posebej določene osebe itd. Vsebinsko zadeve rešujejo pravobranilci, vpisničarke pa rešitve vnašajo v evidenco vpisnikov. 7. Kreiranje izhodnih dokumentov; kje in koliko oseb, po oddelkih, kreira izhodne dokumente? Možnosti: referenti sami, samo v glavni pisarni itd. Izhodne dokumente vsebinsko kreirajo pravobranilci. Nekateri jih tudi natipkajo, za ostale dela strojepisnica po nareku ali diktafonu. Vpisničarke dokumente vlagajo v papirne spise. 8. Obveščanje o zadevah in dokumentih; kdo, kje, kdaj? Obveščanje se izvaja telefonsko in pisno in sicer vpisničarke ali pravobranilci. 9. Dodeljevanje pravic; kdo lahko bere in kdo spreminja zadeve in dokumente? So v papirni obliki – uradna verzija z žigom. 10. Ali je / bo pisarniško poslovanje povsem ločeno po pravnih subjektih / posameznih lokacijah? Ne poslovanje je ločeno le po lokaciji, pregled nad zadevami in statistike ima sedežno DP. 11. Ali ima vsak pravni subjekt / lokacija svoj, od drugih povsem ločeno pisarniško poslovanje, kar pomeni, da ima vsak subjekt / lokacija svoj signirni in klasifikacijski načrt ter števce zadev in dokumentov? Vsaka lokacija ima del skupnega signirnega načrta in skupen klasifikacijski načrt, 12. Ali klasifikacijski in signirni načrt(i) obstajajo)? Da Ne 13. Navedite povprečno št. prispelih in oddanih dokumentov enega dne po posameznih lokacijah, ki jih je potrebno evidentirati, približno oceno letnega prometa dokumentov (prispelih in oddanih) ter št. v letu nastalih zadev na pravni subjekt / lokacijo. 14. Navedite pričakovano število vnaprej pripravljenih obrazcev, ki jih bo potrebno dograditi v aplikaciji za podporo pisarniškega poslovanja.

44

15. Navedite način, kako bodo dokumenti arhivirani (skeniranje, stalna zbirka dokumentarnega gradiva, format). 16. Ali mora biti dana možnost pregledovanja skeniranih dokumentov na drugih lokacijah? Možnost pregleda skeniranih dokumentov zunananjih oddelkov na sedežu DP. 2. Stanje opremljenosti in delovanja Ali imate računalnike povezane v lokalno omrežje ? Da Ne Če je odgovor Ne, potem nadaljujte z izpolnjevanjem pri 2.2 Oprema računalniških delovnih mestih. Ali občina poseduie lasten dostop do HKOM omrežja ? Da Ne Ni nam znano, kaj pomeni okrajšava in želimo glede tega več informacij Če je odgovor različen od Da, ali se nameravate vključiti v HKOM ? Da Ne Smo že v postopku za pridobitev pravice/namestitve dostopa 2.1 Oprema omrežia in strežnikov Ali sami vzdržujete in administrirate omrežje / strežnik: ž Da Samo administriramo; vzdržuje podjetje Ne; v celoti nam delo izvaja podjetje Dodatna pojasnila: pogodba s konzorcijem ASTEC, d.o.o. Katere vse omrežne protokole uporabljate: TCP/IP SMTP POP3/IMAP Drugo: Označite osnovni tip povezave: Ethernet Wi-Fi (wireless) Drugo__________________________ Tip kabelske povezave: UTP STP Drugo___________________________ Ali posedujete en ali več samostojnih centralnih strežnikov? Da Ne, imamo delovno postajo, ki deluje v vlogi strežnika Drugo: Izvedba namestitve centralnega(ih) strežnika(ov): strežnik(e) smo namestili sami strežnik (e) nam je namestilo podjetje Kateri operacijski sistem je nameščen na centralnem(ih) strežniku(ih): Novell (Različica___) Unix (Različica___) Windows (Različica___) Linux (različica_SUSE ___) Nameščeni popravki za izbran OS: Drugo _____________________________________________(posebnosti instalacije, ipd.) Ali posedujete vsa potrebna gesla za vstop v centralni strežnik? Da, posedujemo vsa gesla Ne, vse smo prepustili podjetju Vpišite osnovne vloge centralnega(ih) strežnika(ov):

45

Delitev datotek (file shareing) Delitev tiskalnikov (print shareing) DHCP PDC/BDC Ostale vloge in aplikacije, ki tečejo gor (npr. knjigovodska, finančna aplikacija,lpd) Vpišite osnovne podatke o strežniku 1.Vrsta procesorja (Intel Pentium, AMD...)

1. Intel Pentium 3.2 GHz 2GB RAM LTO steramer

2. Število procesorjev 2. en procesor 3. Hitrost procesorja (v GHz) 3. 3.2 GHz Količina RAM (v MB) 2 GB 1. Stevilo diskov 1. dva diska 2. Njihova posamezna kapaciteta (v Gb)

2. 2 x 146 GB

3. Konfiguracija diskovja (RAID) 3. RAID 5 4. Skupna prosta kapaciteta diskov (v Gb) po posameznih particijah

4.

1. Tip disk kontrolerja (IDE,SCSL..). 1. 2. Koliko portov ima? 2. 3. Ali ima RAID kontroler write cache? 3. Stevilo mrežnih kartic

Če jih je več ali delujejo v timu? 1. Backup enota - kapaciteta? 1. 2. Se backup enota nahaja na centralnem strežniku?

2.

3. Kako se izvaja backup (dnevno, tedensko,...)?

3.

4. Se uporablja čistilna kaseta? 4. 5. Število in starost backup kaset? 5. 6. Katera programska oprema se uporablja za

6.

backup? Ali obstaja CD/DVD enota? I Ima priključek za USB?

Če nimate lastnega strežnika ampak ste v omrežju, potem obkrožite vsaj eno od naslednjih opcij ? smo člani večjega omrežja (vpišite katerega) ? nimamo sirežnika, delovne postaje so povezane med seboj in si delimo sredstva Ali boste v bližnji prihodnosti nabavljali ali nadgrajevali strežnik: Ne Da, v celoti Delno in sicer naslednje (disk, ram, CPU,... 2.2 Oprema računalniških delovnih mest Vpišite proizvajalce/dobavitelje računalnikov na delovnih mestih:

46

Ime proizvajalca in/ali dobavitelja računalnikov

Procesor tip in hitrost(v GHz), RAM(v MB),Kapaciteta diskov(vGB)

Operacijski sistem + popravki

Starost (leto dobave)

Stevilo

Ali boste v bližnji prihodnosti nabavljali ali nadgrajevali delovne postaje: Ne Da, nova različica Da nov operacijski sistem in sicer Ostalo: ___________________________________________________________________ 2.3 Vzdrževanje računalniške opreme Imamo pogodbo in opremo redno vzdržuje podjetje ASTEC konzorcij Vzdrževanje opravljamo po potrebi s pomočjo podjetja Vzdržujemo v celoti sami 3. Aplikatvna programska oprema Naštejte aplikativno programsko opremo, za katero želite, da bi se izvajala HKRATI in na ISTEM strežniku kot aplikacija za pisarniško poslovanje:

Ime aplikacije Različica Namen Vzdržuje Domino 7 na SUSE Zahteve posameznih aplikacij po sistemskih virih*, ki tečejo na strežniku, ki je predviden za Domino strežnik

Ime aplikacije Spomin (MB) Disk (v GB) Procesor (CPU) Druge opombe SUSE Novell 2 GB 2 x 146 GB 3.2 GHz SUSE Domino 2 GB 2 x 146 GB 3.2 GHz *Koliko sistemskih virov potrebuje strežnik, da normalno zaganja aplikacijo in streže njenim zahtevam. Ali že uporabljate računalniško aplikacijo za evidentiranje dokumentov? Če, katero? 4. Izkušnje z delovanjem sistema Ali imate znanje oz. podporo za izvajanje sistemske administracije (omrežje, OS-i, strežniki, PC-ji,...)? Kakšne so vaše izkušnje? Osnovna administracija ____________________________________________________________________________ 4.1 Problemi na strežniku(ih)

47

nimamo nikakršnih problemov občasno so, rešujemo jih sami občasno imamo probleme, ki nam jih rešuje zunanje podjetje na poziv (Astsc d.o.o.) imamo stalne probleme in je delo resno moteno ni problemov, imamo pog.o vzdrževanju in administriranju strežnika Opišite najbolj pogoste in neprijetne probleme:_______________________________________ Da, nov operacijski sistem in sicer 4.2 Problemi na delovnih postajah Da, imamo stalne probleme Opišite najbolj pogoste in neprijetne probleme: Ne, nimamo nikakršnih problemov Občasno so, rešujemo jih sami Opišite najbolj pogoste in neprijetne probleme:_______________________________________ 5. Opombe Izpolnjeno dne: 26.10.2007 Potrjeno dne: Žig Ime in priimek: Igor Perhavc Ime in priimek: Podpis: Podpis:

Vir: Lastno delo, 2008

Documents

UVAJANJE E-PRAVOSODJA NA DRŽAVNEM ...IZJAVA Študent Igor Perhavc izjavljam, da sem avtor tega specialističnega dela, ki sem ga napisal pod mentorstvom prof.dr. Vlada Dimovskega