SRS Utbildning

Utbildning för Klubbsekreterare

PETS 2016-04-16

Av: Cecilia Ingre

SRS Utbildning

Klubbsekreterare i Rotary

• Vilket ansvar har du?

• Vilka uppgifter kan/bör du göra?

SRS Utbildning

Tankar inför ditt kommande Rotaryår Samtal 3 & 3

SRS Utbildning

Klubbsekreterarens handbok

• Ansvarsområden

• Rapporteringskrav

• Samarbete president & övrig styrelse

• Kalendarium

SRS Utbildning

Klubbsekreterarens ansvar och uppgifter

• Stötta presidenten så klubben fungerar effektivt

• Hantera information & korrespondens

• Se till att närvaroregistrering fungerar

• Med presidenten kalla till styrelsemöten & klubbsamråd

• Skriva styrelseprotokoll och se till att dessa arkiveras

• Uppdatera medlemsregistret

• Skicka in obligatoriska uppgifter till RI

• Särskilda uppgifter i respektive klubb (t ex hemsidan)

SRS Utbildning

Information, Kommunikation och Korrespondens

Tillsammans med presidenten utforma rutiner för hur e-post, brev och information skall hanteras

Sekreteraren ansvarar för information i och om klubben:

• Medlemsinformation

• Info via e-post till/från DG och AG

• Info från Distrikt 2370 och RI:

www.rotary.se/ClubAdmin

www.rotary.org/myrotary

SRS Utbildning

Medlemsrapportering till RI

• Klubbfunktionärer och mötesinformation i ClubAdmin

• Uppdaterat medlemsregister i ClubAdmin

(varifrån SEMDA överför data till RI)

• Halvårsfaktura RI i juni + december

• Registrering skall alltså endast göras i ClubAdmin

SRS Utbildning

Avslutande/flytt av medlemskap

• Påminnelse till medlem som ej betalat medlemsavgift

• Vid utträde skall data tas bort från ClubAdmin

• Vid transfer avsluta medlemskapet i ClubAdmin

Mottagande klubb ”hämtar” sedan medlemmen

SRS Utbildning

Närvarorapportering

• Rutin för närvaroregistrering av alla möten

• Gästande rotarianer

• Närvarobefrielse enligt den så kallade +85-regeln

SRS Utbildning

Klubbens autonomitet och fördelning av arbetsuppgifter

• Medlemsregistret kan skötas av IT-samordnaren

• Närvaron kan skötas av en kommitté,

IT-samordnaren, klubbmästaren eller skattmästaren

• Arkivering kan skötas av arkivarien

• Vissa klubbar har ”Executive Secretary”

SRS Utbildning

Årsmöte året EFTER ditt år som sekreterare

• Verksamhetsberättelse

tas fram av past president och past sekreterare

• Årsbokslut & Revisionsberättelse

tas fram av skattmästare & past president

• Årsmöte

Under hösten efter verksamhetsårets slut

Kallelse 2 veckor före mötet med agenda, VÅ & ÅB

SRS Utbildning

Överlämning och Kontinuitet

Möte maj-juni: avgående & tillträdande sekreterare

• Klubbhandlingar

˗ Medlemsbevis i Rotary International

˗ Klubbens Stadgar

˗ Historiska dokument

˗ Protokoll/anteckningar klubb- och styrelsemöten

• Kontorsmaterial och utrustning

• Halvårsrapporten (SAR) för juli

• Administrativa rutiner

• Formell överlämning efter sista mötet i juni

SRS Utbildning

Rotarys logotyp

SRS Utbildning

Sociala medier

• Facebook

• LinkedIn

• Twitter

SRS Utbildning

Resurser utanför klubben

• Distriktssekreteraren

• Assisterande guvernören

• www.rotary.org/my rotary

• Procedurhandboken http://dokument.rotary.se

• www.rotary.se/ClubAdmin