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Crystal Reports 9 Manual del usuario

Crystal Decisions, Inc. 895 Emerson St. Palo Alto California, EE.UU. 94301

Copyright 2002 Crystal Decisions, Inc., 895 Emerson St., Palo Alto, California, EE.UU. 94301. Todos los derechos reservados. Edicin 1. Ninguna parte de esta documentacin puede almacenarse en un sistema de recuperacin ni transmitirse o reproducirse de ninguna manera, excepto en lo establecido en los trminos del convenio de licencia de software aplicable. Esta documentacin contiene informacin propiedad de Crystal Decisions, Inc. o sus proveedores. Informacin sobre marcas comerciales 2002 Crystal Decisions, Crystal Reports, Crystal Enterprise, Crystal Analysis, Crystal Services, Crystal Care, Crystal Assist, Crystal Applications, Info y Holos son marcas comerciales o marcas registradas de Crystal Decisions, Inc. en EE.UU. y en otros pases. Todas las dems marcas comerciales o marcas registradas a las que se hace referencia son propiedad de sus respectivos propietarios.

ContenidoCaptulo 1: Bienvenidos a Crystal ReportsAcerca de Crystal Reports ................................................................. 2 Acerca de este manual ...................................................................... 2Contenido por captulo ......................................................................................... 3 Ayuda en lnea ...................................................................................................... 6

Registro del producto ........................................................................ 7 Soporte tcnico de Crystal Care ........................................................ 7 Formacin sobre Crystal ................................................................... 8 Consultora sobre Crystal .................................................................. 8 Convenciones de documentacin ..................................................... 8

Captulo 2: Instalacin de Crystal ReportsInstalacin de Crystal Reports ......................................................... 10 Requisitos de instalacin ................................................................. 10 Instalacin en un equipo local desde el CD .................................... 11 Instalacin en y desde un servidor de red ....................................... 12Instalacin de Crystal Reports en una red ............................................................ 12 Instalacin de Crystal Reports desde una red ....................................................... 13

Personalizacin de la instalacin .................................................... 14

Captulo 3: Inicio rpidoUso de Crystal Reports .................................................................... 18Datos de muestra - Xtreme.mdb .......................................................................... 18

Asistentes para la creacin de informes .......................................... 18Estndar .............................................................................................................. 19 Tablas cruzadas .................................................................................................. 19

Manual del usuario de Crystal Reports

i

Etiquetas de correo .............................................................................................. 19 OLAP .................................................................................................................. 19

Inicio rpido para usuarios inexpertos ............................................ 20Antes de comenzar .............................................................................................. 20 Creacin de informes .......................................................................................... 21 Seleccin de registros ......................................................................................... 32 Agrupamiento y ordenamiento ............................................................................ 36 Finalizacin del informe ...................................................................................... 39

Inicio rpido para usuarios avanzados ............................................ 40

Captulo 4: Conceptos de diseo de informesDiseo bsico de informes .............................................................. 48 Decisiones sobre el contenido del informe ..................................... 48Formular el propsito .......................................................................................... 48 Determinacin de la presentacin del informe .................................................... 49 Bsqueda de datos .............................................................................................. 50 Manipulacin de datos ........................................................................................ 51 Caractersticas del rea de impresin .................................................................. 52

Desarrollo de un prototipo en papel ............................................... 54

Captulo 5: Introduccin a la elaboracin de informesOpciones en la creacin de informes .............................................. 58Asistentes para la creacin de informes ............................................................... 58 Otro Informe ....................................................................................................... 58 Informe nuevo ..................................................................................................... 58

Eleccin de campos de bases de datos y fuentes de datos ............... 59El Asistente de base de datos ............................................................................... 59 El Explorador de campos ..................................................................................... 61 El Explorador de informes .................................................................................... 63

ii


Acerca del entorno de diseo de informes ...................................... 63Ficha Diseo ....................................................................................................... 63 Ficha Vista previa ................................................................................................ 66

Creacin de un nuevo informe ........................................................ 70Seleccin de la fuente de datos ........................................................................... 70 Cmo agregar tablas ........................................................................................... 71 Cmo vincular varias tablas ................................................................................ 72 Ubicacin de datos en el informe ........................................................................ 73 Edicin de datos .................................................................................................. 80 Seleccin de registros .......................................................................................... 80 Agrupacin, orden y totalizacin de datos .......................................................... 80 Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos ............................... 81 Cmo aumentar o reducir la vista de un informe ................................................. 82 Insertar encabezados y pies de pgina ................................................................. 82 Agregar una pgina de ttulo al informe ............................................................... 83 Cmo agregar un resumen de informacin al informe ......................................... 84

Ms all de los informes bsicos ..................................................... 85

Captulo 6: Crystal RepositoryQu es el Crystal Repository? ....................................................... 88Flujo de trabajo ................................................................................................... 88

Configurar un repositorio nuevo ..................................................... 89 Acceso a de ejemplo Crystal Repository ........................................ 90 Agregar carpetas al repositorio ....................................................... 91 Agregar elementos al repositorio .................................................... 91Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits .................................. 91 Agregar una funcin personalizada .................................................................... 92 Agregar un comando .......................................................................................... 93


iii

Utilizar objetos de repositorio en informes .................................... 93Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits a un informe .............. 94 Agregar una funcin personalizada a un informe ................................................ 94 Agregar un comando a un informe ...................................................................... 94

Modificar objetos del repositorio .................................................... 95 Actualizar objetos conectados al repositorio en informes ............... 96 Eliminar elementos del repositorio .................................................. 96 Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio ................................ 97

Captulo 7: Diseo de informes optimizados en el WebInformacin general ...................................................................... 100 Escala con Crystal Enterprise ........................................................ 101 Seleccionar las opciones de diseo adecuadas .............................. 101Uso de formatos de informe ms rpidos ........................................................... 102 Seleccin entre datos activos y datos guardados ................................................ 102 Diseo de informes de resumen ........................................................................ 103 Uso de subinformes con precaucin ................................................................. 104

Simplificar el entorno de elaboracin de informes ....................... 106Seleccin de la base de datos y la conexin ms rpida .................................... 106 Uso de ndices de tablas .................................................................................... 106 Mejora de las opciones de vinculacin de tablas ............................................... 106 Uso de controladores de bases de datos compatibles con el proceso ................ 108 Uso de procedimientos almacenados para un procesamiento ms rpido ......... 108

Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas ................... 109Procesamiento de la seleccin de registros (ejemplo) ........................................ 109 Sugerencias sobre el rendimiento de la seleccin de registros ........................... 110 Estrategias para escribir frmulas de seleccin de registros eficaces .................. 111 Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de seleccin de registros ..... 113 Uso de enunciados SQL donde sea adecuado ................................................... 115

iv


Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales ...................................................................... 116Ejecucin de agrupamiento en servidor ............................................................. 116 Ventajas de agrupar en el servidor (ejemplo) ..................................................... 117 Uso de enunciados SQL para agrupamientos, ordenamientos y totales .............. 118 Uso de enunciados SQL para Lgica Case ......................................................... 118 Insercin de campos de resumen y de total acumulado donde sea posible ........ 119

Captulo 8: Seleccin de registrosSeleccin de registros ................................................................... 122Uso del Asistente de seleccin .......................................................................... 123 Uso de las frmulas ........................................................................................... 124 Interaccin del Asistente de Seleccin con el Taller de frmulas de seleccin ... 125

Uso de las plantillas de frmulas ................................................... 126Plantillas de frmulas de seleccin de registros ................................................. 126

Procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos ............................................................................. 129 Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros ................................................................................... 129Correccin de selecciones que no generan datos .............................................. 131

Captulo 9: Ordenamiento, agrupamiento y totalizacinOrdenamiento de datos ................................................................ 134Descripcin de las opciones de ordenamiento .................................................. 134 Ordenamiento de uno y varios campos ............................................................. 135

Agrupar datos ............................................................................... 136Creacin de grupos personalizados ................................................................... 138 Ordenamiento de registros en grupos ................................................................ 139 Seleccin de grupos .......................................................................................... 140 Agrupar datos en intervalos ............................................................................... 144


v

Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa ................ 146 Agrupar datos jerrquicamente .......................................................................... 147 Edicin de grupos .............................................................................................. 149

Resumen de datos agrupados ........................................................ 149Ordenamiento de valores de grupo resumidos .................................................. 150 Seleccin de grupos o porcentajes N superiores o inferiores ............................. 151

Clculo de subtotales .................................................................... 153Clculo de subtotales de datos .......................................................................... 153 Extensin de precios y clculo de subtotales de las extensiones ........................ 154

Porcentajes ................................................................................... 155Clculo de un porcentaje .................................................................................. 155

Encabezados de grupo .................................................................. 156Creacin de encabezados de grupo ................................................................... 156 Eliminacin de encabezados de grupos ............................................................. 160 Profundizacin en encabezados de grupo ......................................................... 160

Captulo 10: Totales acumuladosIntroduccin a los totales acumulados .......................................... 164Funcionamiento de los totales acumulados ....................................................... 164

Creacin de totales acumulados ................................................... 165Creacin de totales acumulados en una lista ..................................................... 165 Crear totales acumulados de grupos .................................................................. 166 Crear totales acumulados condicionales ............................................................ 167 Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo de uno a varios ..... 169

Creacin de totales acumulados usando una frmula ................... 170

Captulo 11: Informes de seccin mltipleAcerca de las secciones ................................................................. 174 Trabajo con secciones ................................................................... 174Insercin de una seccin ................................................................................... 174

vi


Eliminacin de una seccin .............................................................................. 175 Cmo mover una seccin .................................................................................. 175 Combinacin de dos secciones relacionadas ..................................................... 176

Cmo dividir y ajustar el tamao de secciones ............................. 177Divisin de una seccin .................................................................................... 177 Ajuste del tamao de una seccin ..................................................................... 177

Uso de las secciones mltiples en un informe ............................... 178Cmo evitar que objetos de longitud variable se sobrescriban entre s .............. 179 Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos ..................... 180 Adicin de lneas condicionales en blanco ....................................................... 180

Cartas modelo ............................................................................... 181Trabajar con objetos de texto ............................................................................ 181 Creacin de una carta modelo usando un objeto de texto ................................. 183 Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo ................................ 188

Captulo 12: FormatoConceptos de formato ................................................................... 192 Utilizacin de una plantilla ........................................................... 192Aplicacin de una plantilla ............................................................................... 192 Eliminacin de una plantilla aplicada ................................................................ 193 Nueva aplicacin de la ltima plantilla seleccionada ........................................ 194 Utilizacin de objetos de campo de plantilla .................................................... 194

Uso del entorno de diseo de informes ......................................... 195Soluciones de diseo ........................................................................................ 195 Caractersticas de la seccin .............................................................................. 196 Cmo hacer que un objeto se expanda a las siguientes secciones ..................... 196 Formularios preimpresos ................................................................................... 198 Columnas mltiples .......................................................................................... 198 Ocultar secciones de informes .......................................................................... 199


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Ocultar objetos de informes .............................................................................. 200 Ubicacin de objetos base-texto ....................................................................... 201 Ubicacin de objetos basados en texto multilineales ......................................... 204 Importacin de objetos basados en texto desde un archivo ............................... 205 Espaciado entre objetos basados en texto .......................................................... 205 Representacin de campos de desbordamiento ................................................. 211 Seleccin de varios objetos ............................................................................... 212 Ubicacin en modo libre .................................................................................. 212 Ubicacin vertical ............................................................................................. 214 Fuentes TrueType .............................................................................................. 216 Mrgenes de pgina .......................................................................................... 217 Impresora predeterminada ................................................................................. 218 Controladores de impresoras ............................................................................. 219

Propiedades de formato ................................................................ 220 Trabajo con formato absoluto ....................................................... 220Agregar bordes, color y sombreado a un campo ................................................ 220 Crear un informe o un objeto de slo lectura .................................................... 221 Bloquear el tamao y la posicin de un objeto .................................................. 221 Cambiar los formatos predeterminados de campo ............................................. 222 Agregar y editar lneas ...................................................................................... 224 Agregar y editar cuadros .................................................................................... 224 Adicin de formas a un informe ........................................................................ 225 Uso de formatos de contabilidad convencionales .............................................. 226 Uso del espacio en blanco entre filas ................................................................ 227

Trabajo con formato condicional .................................................. 229Propiedades condicionales de activar o desactivar ............................................ 229 Propiedades de atributo condicional ................................................................. 230 Cambio de fuentes condicionales ...................................................................... 231 Crear pies de pgina despus de la primera pgina ........................................... 232

viii


Usar el Asistente de resaltado ............................................................................ 233 Deshacer/Rehacer actividades ........................................................................... 236

Captulo 13: Elaboracin de grficosConceptos sobre la creacin de grficos ....................................... 240Introduccin general sobre la creacin de grficos ............................................ 240 Diseos de grficos ........................................................................................... 240 Tipos de grficos ............................................................................................... 241 Ubicacin de un grfico .................................................................................... 244 Profundizacin con grficos .............................................................................. 244 Profundizacin con leyendas ............................................................................ 244

Creacin de grficos ..................................................................... 245Creacin de grficos basados en campos de detalle o de frmula (organizacin avanzada) ................................................................................... 245 Creacin de grficos basados en campos de resumen o de subtotal (organizacin de grupo) .................................................................................... 247 Creacin de grficos basados en resmenes de tablas cruzadas (organizacin de tabla cruzada) ........................................................................ 248 Creacin de grficos basados en un cubo OLAP (organizacin OLAP) .............. 250

Trabajo con grficos ..................................................................... 251Edicin de grficos mediante el Asistente de grficos ........................................ 251 Edicin de grficos mediante los elementos del men Opciones de grfico ...... 252 Uso de las funciones de zoom en grficos de barras y de lneas ........................ 252 Organizacin automtica de grficos ................................................................ 253 Aplicacin de formato a grficos ....................................................................... 253 Uso de la funcin de subyacer en grficos ........................................................ 254

Captulo 14: Elaboracin de mapasConceptos bsicos de la creacin de mapas .................................. 258Introduccin general sobre la creacin de mapas .............................................. 258 Presentaciones de mapa .................................................................................... 258


ix

Tipos de mapas ................................................................................................. 259 Dnde ubicar un mapa ..................................................................................... 262 Profundizacin con mapas ................................................................................ 262

Creacin de mapas ........................................................................ 262Creacin de mapas sobre campos de detalle (Diseo avanzado) ....................... 262 Creacin de mapas sobre campos de grupo (Diseo de grupo) .......................... 265 Creacin de mapas sobre resmenes de tabla cruzada (Diseo de tabla cruzada) .................................................................................. 266 Creacin de mapas sobre un cubo OLAP (diseo OLAP) ................................... 267

Trabajo con mapas ........................................................................ 268Cmo editar mapas usando el Asistente de mapa .............................................. 269 Cambio del ttulo del mapa ............................................................................... 269 Cambio del tipo de mapa .................................................................................. 269 Cambio de las capas del mapa .......................................................................... 270 Solucin de inconsistencias de datos ................................................................. 271 Modificacin del mapa geogrfico .................................................................... 271 Aplicacin de zoom a un mapa ......................................................................... 272 Panormica de un mapa .................................................................................... 272 Centrar un mapa ............................................................................................... 273 Ocultar y visualizar el navegador de mapa ........................................................ 273 Formato de mapas ............................................................................................. 274 Cmo usar la caracterstica de subyacer con mapas .......................................... 274

Captulo 15: OLEInformacin general de OLE ......................................................... 276Terminologa OLE ............................................................................................. 276 Tipos de objetos OLE ........................................................................................ 277 Consideraciones generales acerca de OLE ......................................................... 277

Cmo insertar objetos OLE en su informe ..................................... 277 Cmo se representan los objetos OLE en un informe .................... 279x Manual del usuario de Crystal Reports

Edicin de objetos OLE en informes .............................................. 279Edicin directa .................................................................................................. 279 Comandos de men de OLE dinmico .............................................................. 279 OLE y el comando Insertar imagen .................................................................... 280

Trabajo con Objetos OLE estticos ............................................... 280 Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados ............... 281Objetos incrustados .......................................................................................... 281 Objetos vinculados ........................................................................................... 282

Captulo 16: Objetos de tablas cruzadasQu es un objeto de tabla cruzada? ............................................ 286 Ejemplo de tabla cruzada .............................................................. 287Informe de datos de pedido sin ordenar ni agrupar ............................................ 287 Informe de datos de pedido agrupados por regin ............................................. 288 Informe de datos de pedido agrupados por producto ......................................... 289 Informe de datos de pedido agrupados por regin y producto ........................... 290 Datos de pedido en un objeto de tabla cruzada ................................................ 290

Creacin de un informe de tabla cruzada ..................................... 292 Trabajo con tablas cruzadas .......................................................... 296Mostrar valores como porcentajes ..................................................................... 297 Abreviar campos resumidos grandes ................................................................ 297 Personalizar etiquetas de fila y de columna ....................................................... 298 Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas ....................................... 299 Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples pginas .............. 300

Formato de tablas cruzadas .......................................................... 300Modificacin del ancho, alto y alineacin de las celdas de tablas cruzadas ...... 301 Formato del color de fondo de filas y columnas completas ............................... 301 Formato de campos de manera individual ......................................................... 301 Formato de varios campos a la vez .................................................................... 302 Eliminacin de datos de tablas cruzadas ........................................................... 302


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Presentacin horizontal de campos resumidos .................................................. 303

Captulo 17: Creacin y actualizacin de informes OLAPElaboracin de informes OLAP con Crystal Reports ..................... 306Objetos de cuadrcula OLAP ............................................................................. 306

Creacin de un informe OLAP ...................................................... 307Especificacin de la fuente de datos .................................................................. 307 Definicin de la estructura de la cuadrcula ...................................................... 308 Establecer dimensiones de sectores y especificar el nmero de cuadrculas ...... 309 Aplicacin de un estilo predefinido ................................................................... 310 Insercin de un grfico ...................................................................................... 311

Actualizacin de un informe OLAP ............................................... 311 Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP .............................. 313Cambiar el color de fondo de una dimensin .................................................... 314 Crear un alias para una dimensin .................................................................... 314 Dar formato a lneas de cuadrcula .................................................................... 314 Etiquetas de las dimensiones ............................................................................. 315

Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP ............................. 315 Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP ................................. 316Ordenar datos en una cuadrcula OLAP ............................................................ 317 Filtrar datos en una cuadrcula OLAP ................................................................ 319

Agregar clculos a cuadrculas OLAP .......................................... 320Calcular la contribucin (%) con el Asistente de clculo ................................... 320 Calcular el crecimiento con el Asistente de clculo ........................................... 321 Calcular la variancia con el Asistente de clculo ............................................... 321 Definir un miembro calculado como consulta MDX ......................................... 322 Utilizacin de funciones MDX en un miembro calculado ................................. 323 Editar miembros calculados ............................................................................... 324 Eliminar miembros calculados ........................................................................... 324

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Captulo 18: Impresin, vista y exportacinDistribucin de informes .............................................................. 326Impresin de un informe ................................................................................... 326 Enviar un informe por fax .................................................................................. 326 Exportacin de un informe ................................................................................ 327 Trabajo con carpetas de web ............................................................................. 333 Trabajo con carpetas de Enterprise .................................................................... 333

Ver informes ................................................................................. 334Qu son las partes de un informe? ................................................................... 335 Qu es la exploracin? .................................................................................... 335 Opcin Profundizar en partes del informe ......................................................... 337 Opcin Otro objeto de informe ......................................................................... 339 Hipervnculos mostrados en los visores ............................................................. 342

Utilizacin de etiquetas inteligentes ............................................. 343

Captulo 19: Alertas de informeAcerca de las alertas de informe ................................................... 346 Trabajar con alertas de informe .................................................... 346Creacin de alertas de informe .......................................................................... 346 Edicin de alertas de informe ............................................................................ 348 Eliminacin de alertas de informe ..................................................................... 349 Ver las alertas de informe .................................................................................. 349 Hacer referencia a alertas de informe en las frmulas ........................................ 350

Captulo 20: Creacin de informes desde Excel y AccessInformacin general sobre los complementos de Crystal Reports ....352Acerca del complemento Microsoft Excel .......................................................... 352 Acerca del complemento Microsoft Access ....................................................... 352

Trabajo con el complemento Microsoft Excel ............................... 353Manual del usuario de Crystal Reports xiii

Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Excel ................. 353

Trabajo con el complemento Microsoft Access ............................. 356Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Access ............... 356

Captulo 21: Uso de las frmulasInformacin general de frmulas .................................................. 360Novedades en el lenguaje de frmula ............................................................... 360 Usos tpicos para frmulas ................................................................................ 363

Componentes y sintaxis de la frmula ........................................... 364Componentes de la frmula .............................................................................. 364 Sintaxis de frmulas .......................................................................................... 365

Especificacin de frmulas ............................................................ 366Trabajo con el Taller de frmulas ...................................................................... 367 Botones del Trabajo con el Editor de frmulas ................................................... 368

Creacin y modificacin de frmulas ........................................... 370Creacin de una frmula e insercin en un informe ......................................... 370 Creacin de una frmula en el Asistente de frmulas ........................................ 370 Edicin de frmulas ........................................................................................... 372 Bsqueda y reemplazo de texto ......................................................................... 372 Copia de frmulas de la ayuda en lnea ............................................................. 373 Copia de frmulas de un informe a otro ............................................................ 374

Eliminacin de frmulas ................................................................ 375Eliminacin de la frmula de trabajo del informe .............................................. 375 Eliminacin de la especificacin de la frmula .................................................. 375

Depuracin de frmulas ............................................................... 375Depuracin de errores en tiempo de evaluacin ............................................... 376 Tutorial de depuracin ...................................................................................... 376

xiv


Captulo 22: Campos de parmetroInformacin general de parmetros ............................................. 382Consideraciones acerca de campos de parmetro ............................................. 382 Cmo crear un campo de parmetro ................................................................. 383 Eliminacin de campos de parmetro ................................................................ 386 Respuesta a las solicitudes de campos de parmetro ......................................... 387 Caractersticas avanzadas de parmetro ............................................................ 388

Captulo 23: SubinformesQu son los subinformes ............................................................... 398Subinformes vinculados y no vinculados ........................................................... 398 Funcionamiento de la vinculacin de subinformes ............................................ 399 Vnculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones de uno a varios .............................................................................................. 400

Cmo insertar subinformes ........................................................... 401Vista previa de subinformes ............................................................................... 402 Cmo guardar un subinforme como informe principal ...................................... 402 Actualizacin de subinformes ........................................................................... 403

Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal ... 404Vinculacin de un subinforme al informe principal sin modificar la frmula de seleccin ..................................................................................... 405

Combinacin de informes no relacionados usando subinformes ... 406Combinacin de dos o ms informes no relacionados ....................................... 406

Cmo usar subinformes con datos no vinculables ....................... 407Vinculacin hacia o desde un campo de frmula .............................................. 407 Vnculos de tablas no indexadas ....................................................................... 408

Cmo crear un subinforme a la orden .......................................... 409Adicin de ttulos a los subinformes a la orden ................................................. 409


xv

Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe ............................................................................... 410

Captulo 24: Manipulacin de bases de datosInformacin general sobre las bases de datos ............................... 412Conceptos fundamentales sobre las bases de datos relacionales ........................ 412 Alias .................................................................................................................. 413 Ubicacin de archivos ...................................................................................... 414 Tablas indexadas ............................................................................................... 415 Vinculacin de tablas ........................................................................................ 417 Utilizacin de SQL y bases de datos SQL .......................................................... 437

Procesamiento del lado del servidor ............................................. 443Cmo el agrupamiento del lado del servidor afecta la consulta SQL ................. 445

Reasignacin de campos de base de datos .................................... 446Uso del cuadro de dilogo Asignar Campos ...................................................... 446 Cmo reasignar procesos .................................................................................. 447 Reasignar campos de base de datos alterados .................................................... 449

ndices de datos guardados ........................................................... 450Funcionamiento de la indizacin de informes ................................................... 450 Indizacin de los campos correctos ................................................................... 451

Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports .......................... 451 Para obtener informacin adicional .............................................. 452

Apndice A: Modelo de procesamiento de informesInformacin general ...................................................................... 454Diagrama de flujo de informes de pasada mltiple ............................................ 456

Glosario ..........................................................................457 Indice .............................................................................485xvi Manual del usuario de Crystal Reports

Bienvenidos a Crystal Reports

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Bienvenidos! Este captulo presenta Crystal Reports, el estndar mundial para elaboracin de informes de escritorio y en el Web, y proporciona informacin general sobre el contenido de este Manual del usuario.


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Acerca de Crystal Reports

Acerca de Crystal ReportsCrystal Reports est diseado para trabajar con su base de datos para ayudarlo a analizar e interpretar informacin importante. Crystal Reports facilita la creacin de informes simples y dispone tambin de herramientas poderosas necesarias para generar informes complejos o especializados. Cree cualquier informe que se pueda imaginar Crystal Reports est diseado para generar el informe que desea desde prcticamente cualquier fuente de datos. Los asistentes incorporados lo guan paso a paso a travs de la creacin de informes y la complexin de tareas comunes. Las frmulas, tablas cruzadas, subinformes y formatos condicionales ayudan a entender mejor los datos y descubrir relaciones importantes que, de lo contrario, podran estar ocultas. Los grficos y mapas geogrficos proporcionan informacin en forma visual cuando las palabras y nmeros no son suficiente. Extienda la elaboracin de informes al web La flexibilidad de Crystal Reports no termina con la creacin de informes, ya que stos se pueden publicar en una variedad de formatos que incluyen Microsoft Word y Excel, correo electrnico e incluso en el Internet. La elaboracin avanzada de informes en el Internet permite a otros miembros de su grupo de trabajo ver y actualizar informes compartidos en sus exploradores de web. Incorpore informes en las aplicaciones Los desarrolladores de aplicaciones y de web pueden ahorrar tiempo y satisfacer las necesidades de sus usuarios al integrar el poder de procesamiento de informes de Crystal Reports en sus aplicaciones de bases de datos. El soporte de los lenguajes de desarrollo ms usados facilita la adicin de informes a cualquier aplicacin. Ya sea para el encargado de servicios Web en IT, el gerente de promocin en mercadotecnia, el administrador de base de datos en finanzas o el director general, Crystal Reports es una herramienta eficaz diseada para ayudar a todos los usuarios a analizar e interpretar la informacin realmente importante para ellos.

Acerca de este manualEste manual incluye procedimientos para tareas tpicas de la elaboracin de informes, tales como ubicacin de campos, formateo de informes y ordenamiento de registros. Tambin contiene informacin acerca de reas de inters ms especficas, como creacin avanzada de frmulas y acceso a diferentes tipos de datos. Utilice este manual como referencia para sus necesidades bsicas de elaboracin de informes y como introduccin a nuevos conceptos en la creacin de informes.

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1 : Bienvenidos a Crystal Reports

Contenido por captuloA continuacin se presenta una breve descripcin de cada captulo de este manual. Captulo 1: Bienvenidos a Crystal Reports Bienvenidos! Este captulo presenta Crystal Reports, el estndar mundial para elaboracin de informes de escritorio y en el Web, y proporciona informacin general sobre el contenido de este Manual del usuario. Captulo 2: Instalacin de Crystal Reports Este captulo explica cmo instalar Crystal Reports localmente desde el CD del producto. Tambin explica cmo instalar Crystal Reports en un servidor de red y cmo instalarlo en una estacin de trabajo desde un servidor de red. Captulo 3: Inicio rpido Este captulo comienza con una introduccin general sobre los informes y datos de muestra comnmente usados con Crystal Reports. A continuacin, se ofrece informacin general sobre los Asistentes para la creacin de informes; tanto los usuarios nuevos como los experimentados pueden obtener ventajas si consultan el Asistente para la creacin de informes estndar, ya que tiene muchos pasos iguales a los de los dems Asistentes para la creacin de informes. Finalmente, el captulo ofrece dos tutoriales: uno para usuarios inexpertos y otro para usuarios ms avanzados. Captulo 4: Conceptos de diseo de informes Este captulo describe los conceptos bsicos del diseo de informes y le ayuda a decidir qu informacin desea incluir en su informe. Captulo 5: Introduccin a la elaboracin de informes Este captulo le muestra los aspectos bsicos de la creacin de un informe en Crystal Reports. Primero aprender acerca del entorno de diseo de informes, luego acerca de cmo seleccionar tablas de bases de datos, cmo colocar objetos en un informe y cmo ordenar, agrupar y obtener totales de los datos. Captulo 6: Crystal Repository Este captulo presenta Crystal Repository. Muestra cmo se agregan elementos al repositorio, cmo se actualizan elementos existentes y cmo se utilizan los elementos del repositorio en los informes de Crystal. Captulo 7: Diseo de informes optimizados en el Web Este captulo sugiere formas de mejorar los informes de manera que se aprovechen las mejoras de rendimiento realizadas en Crystal Reports. Aunque estas sugerencias son especialmente importantes para optimizar el rendimiento de los informes distribuidos por el entorno thin-wire del Web, la mayora de las lneas gua y procedimientos son aplicables a todos los informes.


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Acerca de este manual

Captulo 8: Seleccin de registros Este captulo muestra cmo filtrar los registros que desea incluir en un informe. Por ejemplo, al usar las herramientas de seleccin de registros, es posible limitar los registros que aparecern para un grupo especfico de clientes, un rango especfico de nmeros de cuenta o un rango de fecha particular. Captulo 9: Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin Ordenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos desorganizados en informacin til en un informe. Este captulo es una introduccin a los conceptos de ordenar, agrupar y totalizar. Captulo 10: Totales acumulados Los totales acumulados son una manera flexible y poderosa de crear resmenes especializados y totales que se incrementan continuamente. En este captulo se muestra cmo agregar a su informe un total acumulado bsico y un total acumulado dentro de un grupo. Tambin aprender cmo crear totales acumulados condicionales y totales acumulados usando frmulas. Captulo 11: Informes de seccin mltiple Este captulo presenta los diversos tipos de informes especializados que se pueden crear usando las capacidades de elaboracin de informes de varias secciones de Crystal Reports. Estas capacidades le permiten crear informes que tratan los valores individuales en forma diferente segn los conjuntos de criterios establecidos. Estos conceptos se aplican luego a la creacin de cartas modelo. Captulo 12: Formato Dar formato se refiere a cambios en la organizacin, presentacin y diseo de un informe, as como tambin la apariencia de texto, objetos o secciones completas de informes. Este captulo detalla mtodos que se pueden usar para enfatizar la atencin sobre los datos, cambiar la presentacin de las fechas, nmeros y otros valores, ocultar secciones no deseadas y ejecutar una variedad de tareas de formato para darle una apariencia profesional a un informe. Captulo 13: Elaboracin de grficos Crystal Reports permite presentar datos resumidos en grficos de colores fciles de leer. Este captulo demuestra cmo crear grficos y cmo usarlos en informes para hacer que los datos del informe tengan ms significado y sean ms fciles de entender. Puede elegir de un nmero de tipos y organizaciones de grficos, as como tambin a profundizar para ver los detalles tras los resmenes grficos y dar formato a objetos de grficos.

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Captulo 14: Elaboracin de mapas Crystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos geogrficos. Este captulo explica cmo usar mapas en informes para hacer que los datos del informe sean ms significativos y fciles de interpretar. Puede personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de profundizacin para visualizar aquellos detalles tras los resmenes grficos. Captulo 15: OLE Este captulo explica cmo se puede usar la vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) para editar grficos u otros objetos desde su informe en vez de abrir una aplicacin adicional. Captulo 16: Objetos de tablas cruzadas Un objeto de tabla cruzada es una cuadrcula que muestra valores que se agrupan y resumen en dos direcciones. Este captulo le ofrece informacin acerca de cmo puede usar objetos de tabla cruzada en su informe. Captulo 17: Creacin y actualizacin de informes OLAP Este captulo describe cmo se crean informes OLAP, cmo se actualizan cuando la ubicacin de los datos vara y cmo se trabaja con los datos que se muestran en una cuadrcula OLAP. Captulo 18: Impresin, vista y exportacin Este captulo proporciona informacin sobre cmo se distribuyen los informes finalizados mediante el uso de una gran variedad de mtodos (impresin, envo por fax, exportacin).Tambin incluye informacin acerca de las partes del informe y sobre cmo se configuran hipervnculos para poder ver dichas partes en diversos Visores de informes. Por ltimo, finaliza con informacin relativa al uso de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe. Captulo 19: Alertas de informe Este captulo le proporciona informacin acerca de cmo crear y utilizar alertas en los informes Crystal. Captulo 20: Creacin de informes desde Excel y Access En este captulo se describen los complementos para Microsoft Excel y Microsoft Access. Explica cmo crear informes desde una tabla o consulta de Access y desde una hoja Excel con el Asistente de Crystal Report. Captulo 21: Uso de las frmulas En este captulo se explican los conceptos bsicos de las frmulas y se presenta el Taller de frmulas para poder empezar a crear frmulas.


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Acerca de este manual

Captulo 22: Campos de parmetro Este captulo explica qu son los parmetros de campo y cmo se pueden aplicar para crear un informe que se puede usar para acceder a tipos de datos diferentes dependiendo de las necesidades del usuario. Captulo 23: Subinformes Un subinforme es un informe incluido en otro. Con los subinformes, puede combinar informes no relacionados en uno solo. Puede coordinar datos que de otra forma no se podran vincular y presentar diferentes vistas de los mismos datos en un solo informe. Este captulo le muestra cmo crear y usar subinformes. Captulo 24: Manipulacin de bases de datos Este captulo describe los aspectos esenciales que necesita saber para comprender el diseo y uso de las bases de datos. Despus de describir las bases de datos relacionales (incluidas las de los orgenes de datos ODBC), la indizacin y la vinculacin de tablas, el captulo introduce los conceptos de procesamiento del lado de servidor (efectuando el procesamiento de informes en el nivel de servidor) y de asignacin de campos (restableciendo asignaciones de campo de base de datos y de informe tras la introduccin de cambios en una base de datos). Apndice A: Modelo de procesamiento de informes Este anexo proporciona informacin detallada acerca del modelo de procesamiento de informes. Este modelo determina el orden en el cual se acceden y se manipulan los datos durante la elaboracin de un informe. Glosario Este manual cuenta con un amplio glosario que explica los conceptos bsicos de elaboracin de informes y de bases de datos, as como tambin trminos especficos del programa.

Ayuda en lneaLa Ayuda en lnea de Crystal Reports incluye todos los temas del manual del usuario. Tambin contiene material de referencia adicional que incluye desde informacin especfica de la funcin de un botn hasta informacin general acerca de cmo crear una frmula de informe segn una situacin comercial de muestra.

Localice la informacin con rapidezAcceda a la ayuda en lnea desde el men de ayuda de Crystal Reports. Use la ficha Contenido para ver todas las secciones principales de la ayuda en lnea y profundizar en ttulos especficos dentro de cada seccin. Use la ficha ndice para ver los temas en orden alfabtico. O bien use la ficha Buscar para ingresar una palabra clave y ver as todas las secciones que se relacionan con ella.

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Informes de muestraMuchos temas de la ayuda en lnea de Crystal Reports incluyen una lista de informes de muestra relacionados. Use estos informes para ilustrar conceptos descritos en el tema. Estos informes se pueden adaptar a sus necesidades. Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports.

Registro del productoHay varios medios para poder registrar el producto: Cumplimente el formulario de registro del producto en el sitio Web de Crystal Decisions, Inc. en la direccin:http://www.crystaldecisions.com/register/

Imprima el formulario de registro del producto y envelo por fax al nmero de fax de la oficina ms cercana. Crystal Decisions le enviar a su vez otro fax con un nmero de registro que podr especificar en el producto la prxima vez que lo utilice. Nmeros de fax para registrarse EE.UU./Canad +1 (604) 681-5147 Reino Unido +44 (0) 20 8231 0601 Australia +6 2 9955 7682 Alemania +49 (0) 69 9509 6182 Hong Kong +852 2893 2727 Singapur +65 777 8786 El registro es necesario para obtener acceso a los servicios de soporte tcnico, tanto telefnico como en lnea. Adems, el registro del producto es la nica garanta de que estar al da en lo que respecta a las mejoras y actualizaciones del producto.

Soporte tcnico de Crystal CarePara obtener informacin sobre los programas de soporte tcnico disponibles para Crystal Reports: Consulte la tarjeta con informacin relativa a Crystal Care que se adjunta. Visite nuestro sitio Web de soporte en la direccin:http://support.crystaldecisions.com/crystalcare/

Pngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener ms detalles, visite el sitio:http://www.crystaldecisions.com/contact/offices.asp


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Formacin sobre Crystal

Formacin sobre CrystalSi es desarrollador, un profesional de tecnologas de la informacin o un usuario comercial, ofrecemos una amplia gama de cursos de formacin sobre Crystal Reports diseados para adquirir nuevos conocimientos o mejorar los conocimientos que se poseen. Los cursos de formacin se pueden impartir en lnea, en centros certificados, en los locales de su empresa o en su domicilio: Si desea obtener una lista completa de cursos de formacin y de ofertas especiales, visite el sitio:http://www.crystaldecisions.com/training/

O pngase en contacto con su oficina local. Para obtener ms detalles, visite el sitio:http://www.crystaldecisions.com/offices/

Consultora sobre CrystalNuestro equipo global de consultores certificados y de socios consultores puede proporcionarle una solucin de mbito corporativo, que incluye estrategia, diseo, integracin e implementacin, para obtener resultados con rapidez, maximizar el rendimiento e incrementar la productividad. Para obtener ms informacin, visite el sitio:http://www.crystaldecisions.com/consulting/

O pngase en contacto con su oficina local. Para obtener ms detalles, visite el sitio:http://www.crystaldecisions.com/offices/

Convenciones de documentacinEste manual usa las siguientes convenciones: Comandos y botones Para reconocerlas ms fcilmente en los procedimientos, las funciones de la interfaz de usuario se muestran en negrita. Por ejemplo: En el men Archivo, haga clic en Nuevo. Accesos directos de teclado Suprimir significa tanto la tecla Retroceso como la tecla Supr del teclado numrico. Entrar significa la tecla Intro, Entrar o CR, dependiendo de la tecla que aparezca en el teclado. Combinaciones de teclas CTRL+TECLA, MAYS+TECLA y ALT+TECLA son ejemplos de combinaciones de teclas. Mantenga presionada la primera tecla de la combinacin y, al mismo tiempo, presione la segunda tecla de la misma (designada ms arriba como TECLA). Por ejemplo: CTRL+C significa que hay que mantener presionada la tecla Ctrl y presionar simultneamente la letra C del teclado (CTRL+C es el comando Copiar de Windows). La fuente de tipo monospaced (espacio sencillo) indica datos que se especifican utilizando el teclado. Por ejemplo: En el Editor de Frmulas, escriba If Ventas> 1000 Then crRed

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Instalacin de Crystal Reports

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Este captulo explica cmo se instala Crystal Reports localmente desde el CD del producto. Tambin explica cmo instalar Crystal Reports en un servidor de red y cmo instalarlo en una estacin de trabajo desde un servidor de red.


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Instalacin de Crystal Reports

Instalacin de Crystal ReportsEl Asistente de instalacin de Crystal Reports trabaja junto con el programa de instalacin de Microsoft Windows para guiarle a lo largo del proceso de instalacin. Este asistente reconoce automticamente el sistema operativo de su equipo y, si es necesario, actualiza cualquier archivo. Este captulo proporciona instrucciones paso a paso para la instalacin de Crystal Reports y muestra cmo personalizar la instalacin. Los temas principales son: Requisitos de instalacin Instalacin en un equipo local desde el CD Instalacin en y desde un servidor de red Personalizacin de la instalacin En uno de los ltimos pasos del proceso de instalacin, se le preguntar si desea registrar el producto. Siga las instrucciones en pantalla para completar este proceso.

Requisitos de instalacinRequisitos para la instalacin local (desde el CD) Microsoft Windows 98 (Segunda edicin), NT 4.0, 2000, Me, XP. RAM mnima: 32 MB (64 MB para Windows NT). RAM recomendada: 64 MB Espacio mnimo requerido en disco duro (todas las ediciones): 60 MB Espacio mximo requerido en disco duro: 350 MB

Tambin se recomienda disponer de 100 MB adicionales de espacio libre en disco en la unidad C: para uso de Windows durante la instalacin. Si su sistema no cumple con estos requisitos, es posible que el programa no funcione correctamente. Nota: Compruebe las notas de la versin en el CD de Crystal Reports para disponer de los requisitos de instalacin actualizados.

Requisitos de la instalacin en red Microsoft Windows 98 (Segunda edicin), NT 4.0, 2000, Me, XP. RAM mnima: 32 MB (64 MB para Windows NT). RAM recomendada: 64 MB Espacio en disco duro normalmente requerido en un servidor de red: 217 MB Espacio en disco duro normalmente requerido en una estacin de trabajo: 105 MB

Tambin se recomienda tener otros 100 MB de espacio libre en disco en la unidad C: para uso de Windows durante la instalacin. Si su sistema no cumple con estos requisitos, es posible que el programa no funcione correctamente. Nota: Compruebe las notas de la versin en el CD de Crystal Reports para disponer de los requisitos de instalacin actualizados.

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2 : Instalacin de Crystal Reports

Instalacin en un equipo local desde el CDSi instala Crystal Reports en un equipo que ejecuta Windows NT, Windows 2000 o Windows XP, necesita tener privilegios de administrador. El proceso de instalacin crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador. Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en esos momentos en ejecucin y detenga cuantos servicios pueda. Si desea limitar las funciones que va a instalar, vea Personalizacin de la instalacin en la pgina 14.

Para instalar en un equipo local1 Inserte el CD Crystal Reports y, si el CD no arranca automticamente, busque su unidad CD-ROM y haga doble clic en Setup.exe. Nota: Dependiendo de la configuracin de su sistema actual, es posible que aparezca un cuadro de dilogo pidindole que actualice los archivos existentes. Si esto sucede, haga clic en S y reinicie su equipo. El asistente de instalacin actualiza los archivos requeridos. 2 Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalacin. 3 Escriba su nombre, organizacin y cdigo de clave del producto en el cuadro de dilogo Informacin del usuario. Consejo: El cdigo de clave del producto est impreso en la etiqueta situada en el reverso del estuche del CD. 4 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar tipo de instalacin.


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Instalacin en y desde un servidor de red

5 Elija el tipo de instalacin que desee: Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin. Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada funcin. Para obtener detalles, vea Personalizacin de la instalacin en la pgina 14. 6 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio diferente del predeterminado. La ubicacin predeterminada es C:\Archivos de programa\CrystalDecisions\Crystal Reports 9\

7 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin. 8 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.

Instalacin en y desde un servidor de redLa instalacin en red de Crystal Reports incluye dos pasos: 1 Ejecute la instalacin del administrador para copiar archivos en un servidor de la red. Consulte Instalacin de Crystal Reports en una red en la pgina 12. 2 Acceda al equipo del servidor desde una estacin de trabajo y ejecute Setup.exe para instalar Crystal Reports en la estacin de trabajo. Consulte Instalacin de Crystal Reports desde una red en la pgina 13.

Instalacin de Crystal Reports en una redEste procedimiento lo debe realizar un administrador de red que tenga privilegios de acceso de escritura y a la red. Cuando finalice el procedimiento, los usuarios finales podrn acceder al archivo Setup.exe desde la red para instalar Crystal Reports en sus equipos locales. Si instala Crystal Reports en un equipo que ejecuta Windows NT, Windows 2000 o Windows XP, necesita tener privilegios de administrador. El proceso de instalacin crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador. Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en esos momentos en ejecucin y detenga cuantos servicios pueda. Nota: Si los usuarios no tienen configurado Microsoft Windows Installer en sus equipos, el proceso de instalacin detecta el sistema operativo de la estacin de trabajo e instala el paquete de Microsoft Windows Installer adecuado.

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Para instalar Crystal Reports en una red1 Inicie la instalacin del administrador ejecutando Setup.exe con el modificador de lnea de comandos adicional /a. Por ejemplo, haga clic en el botn Inicio, haga clic en Ejecutar y escriba: Setup.exe /a

donde es la ubicacin del programa de instalacin de Crystal Reports. 2 En el cuadro de dilogo de instalacin del administrador, haga clic en Examinar para elegir la ubicacin de red donde desea instalar los archivos de Crystal Reports. 3 Haga clic en Siguiente. 4 En el cuadro de dilogo de verificacin de la instalacin del administrador, haga clic en Siguiente para comenzar a copiar los archivos en la red. Cuando se terminen de copiar los archivos en la red, los usuarios pueden hacer doble clic en Setup.exe para comenzar la instalacin.

Instalacin de Crystal Reports desde una redSi el administrador de red ha instalado Crystal Reports en la red, asegrese de tener privilegios de lectura a dicha red antes de comenzar este proceso. Si instala Crystal Reports en un equipo que ejecuta Windows NT, Windows 2000 o Windows XP, necesita tener privilegios de administrador. El proceso de instalacin crea entradas de registro y puede actualizar algunos archivos de sistema que requieren los derechos de administrador. Cuando instale Crystal Reports, cierre todos los programas que tenga en esos momentos en ejecucin y detenga cuantos servicios pueda.

Para instalar Crystal Reports desde una red1 Acceda al servidor de red que contiene los archivos de instalacin de Crystal Reports. 2 Haga doble clic en Setup.exe. Nota: Dependiendo de la configuracin de su sistema actual, es posible que aparezca un cuadro de dilogo pidindole que actualice los archivos existentes. Haga clic en S y reinicie su equipo. El asistente de instalacin actualiza los archivos requeridos. 3 Lea y acepte el Contrato de licencia para seguir con la instalacin. 4 Escriba su nombre, organizacin y cdigo de clave del producto en el cuadro de dilogo Informacin del usuario. Consejo: Es posible que necesite ponerse en contacto con su administrador para que le facilite el cdigo de clave del producto.


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Personalizacin de la instalacin

5 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar tipo de instalacin. 6 Elija el tipo de instalacin que desee: Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin. Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada funcin. Para obtener detalles, vea Personalizacin de la instalacin en la pgina 14. Nota: Si desea instalar ciertas funciones para que se ejecuten desde la red, elija la instalacin personalizada. 7 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio diferente del predeterminado. La ubicacin predeterminada es C:\Archivos de programa\CrystalDecisions\Crystal Reports 9\

8 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin. 9 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.

Personalizacin de la instalacinAl seleccionar la opcin de la instalacin personalizada, aparece el cuadro de dilogo Seleccionar funciones que permite instalar determinadas funciones, cambiar la ubicacin predeterminada de varias funciones y comprobar la cantidad de espacio en disco necesario para cada funcin.

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Los iconos del rbol de funciones indican si se van a instalar o no la funcin y sus subfunciones: Un icono blanco indica que la funcin y todas sus subfunciones se van a instalar. Un icono sombreado indica que la funcin y algunas de sus subfunciones se van a instalar. Un 1 amarillo indica que la funcin se va a instalar cuando se requiera (instalacin a peticin). Una X roja indica que la funcin o subfuncin no se encuentra disponible o no se va a instalar. Crystal Reports utiliza una tecnologa denominada instalacin a peticin para algunas de sus funciones. Como consecuencia, la primera vez que se utiliza una funcin concreta despus de la instalacin, puede que sea necesario un tiempo de espera adicional para completar la instalacin a peticin. Este comportamiento afectar a las instalaciones nuevas slo una vez y no volver a producirse cuando las funciones se reinicien. Para seleccionar la configuracin y ubicacin de una funcin o subfuncin, haga clic en su icono. Nota: Cada funcin o subfuncin puede tener su propia configuracin y ubicacin. Use la siguiente tabla para determinar las opciones de instalacin para cada funcin o subfuncin: Tipo de instalacin de funcin Se instalar en disco duro local Descripcin de lo que se instalar Instala la funcin en el disco duro local. Utiliza la configuracin de instalacin estndar para instalar algunas de las subfunciones de la funcin en la unidad de disco duro local. Instala la funcin y todas sus subfunciones en el disco duro local. Ejecuta la funcin y sus subfunciones tpicas desde el CD/red. Nota: Algunas subfunciones no estn configuradas para ejecutarse desde el CD/ red. Estas subfunciones se instalarn en su disco duro local. La funcin completa se instalar para ejecutarse desde el CD/red Ejecuta la funcin y todas sus subfunciones desde el CD/red. Nota: Algunas subfunciones no estn configuradas para ejecutarse desde el CD/ red. Estas subfunciones se instalarn en su disco duro local.

La funcin completa se instalar en disco duro local Se instalar para ejecutarse desde el CD/red


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Personalizacin de la instalacin

Tipo de instalacin de funcin La funcin se instalar cuando sea necesario Ni la funcin ni los subcomponentes estarn disponibles

Descripcin de lo que se instalar Instala la funcin o subfuncin desde el CD/red cuando se utiliza por primera vez. No se instala ni la funcin ni sus subfunciones.

Nota: Las subfunciones se listan bajo cada funcin. Una subfuncin puede tener un tipo de instalacin diferente a la de su funcin principal. Todos los servicios se activan una vez completada la instalacin. Se crea una cuenta de administrador as como una cuenta de usuario invitado. Adems, se instalan informes de muestra. Las instrucciones para la instalacin de Crystal Enterprise se encuentran en la carpeta Documentacin del CD.

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Inicio rpido

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Este captulo comienza con una introduccin general a los informes y a los datos de muestra que suelen utilizarse en Crystal Reports. A continuacin, se ofrece informacin general sobre los Asistentes para la creacin de informes; tanto los usuarios nuevos como los experimentados pueden obtener ventajas si consultan el Asistente para la creacin de informes estndar, ya que tiene muchos pasos iguales a los de los dems Asistentes para la creacin de informes. Finalmente, el captulo ofrece dos tutoriales: uno para usuarios inexpertos y otro para usuarios ms avanzados.


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Uso de Crystal Reports

Uso de Crystal ReportsPuede aprender por s solo a usar Crystal Reports si selecciona alguno de los mtodos disponibles en este captulo: Puede estudiar los informes y la base de datos de muestra que se incluyen en Crystal Reports. Puede utilizar las descripciones y las instrucciones detalladas que aparecen en el epgrafe Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 20. Puede utilizar los resmenes y las referencias cruzadas de los temas del epgrafe Inicio rpido para usuarios avanzados en la pgina 40, que son especialmente tiles si ya est familiarizado con los conceptos de elaboracin de informes. Cada mtodo es una manera til de aprender a comprender y entender Crystal Reports y, a pesar de que cualquiera sera suficiente para comenzar a trabajar, siempre puede volver a este captulo y consultar los dems mtodos a medida que los necesite.

Datos de muestra - Xtreme.mdbCrystal Reports viene con Xtreme.mdb, una base de datos de muestra que usted puede utilizar mientras aprende el programa. Xtreme.mdb es una base de datos Microsoft Access 2.0 y todos los controladores necesarios han sido incluidos con el programa. Debe ser capaz de abrir la base de datos directamente y comenzar con el diseo de informes. Casi todos los ejemplos en este manual han sido basados en los datos de Xtreme.mdb. Xtreme.mdb es una base de datos que contiene datos de Xtreme Mountain Bikes, una compaa manufacturera ficticia que produce bicicletas de montaa y sus accesorios. Nota: Los datos de muestra se han diseado para ilustrar diversos conceptos relacionados con informes y no para ensear a disear bases de datos. Aunque hay mtodos alternativos para disear bases de datos, el diseo de Xtreme.mdb fue seleccionado para enfocar los tutoriales y los ejemplos en la elaboracin de informes y no en la manipulacin de los datos.

Asistentes para la creacin de informesLos tutoriales de este captulo le muestran cmo disear un informe desde cero. Sin embargo, como complemento o alternativa, puede usar los asistentes para la creacin de informes disponibles en la Galera de Crystal Reports. Hay cuatro asistentes para la creacin de informes: Estndar Tablas cruzadas Etiquetas de correo OLAP

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3 : Inicio rpido

Cada asistente gua al usuario en la creacin de un informe proporcionando una serie de pantallas. La mayora de estos asistentes tiene pantallas exclusivas para cada tipo de informe. Por ejemplo, el Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo tiene una pantalla que permite especificar el tipo de etiqueta que se desea utilizar.

EstndarEl Asistente para la creacin de informes estndar es el asistente ms genrico. Gua al usuario en la eleccin de una fuente de datos y en el establecimiento de vnculos entre las tablas de una base de datos. Tambin permite aadir campos y especificar los criterios de agrupamiento, resumen (totales) y ordenamiento que desee utilizar. Por ltimo, el Asistente para la creacin de informes estndar orienta en el proceso de creacin de grficos y seleccin de registros. La pantalla Plantillas contiene diseos predefinidos que se pueden aplicar a los informes para darles un mayor impacto visual.

Tablas cruzadasEl Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas gua al usuario en la creacin de un informe en el que los datos se muestran como un objeto de tabla cruzada. Existen dos pantallas especiales (Tablas cruzadas y Tipo de cuadrcula) que ayudan a crear y dar formato a la tabla cruzada en s.

Etiquetas de correoEl Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo permite crear un informe con un formato para imprimirlo en etiquetas de correo de cualquier tamao. Puede usar la pantalla Etiqueta para seleccionar un tipo de etiqueta comercial o puede definir su propia presentacin de filas y columnas para cualquier informe con diseo de varias columnas.

OLAPEl Asistente de creacin de informes OLAP permite crear un informe en el que los datos OLAP se muestren como un objeto de cuadrcula. Aunque es similar al Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas en muchos aspectos, el Asistente de creacin de informes OLAP es algo diferente debido a los requisitos de trabajar con fuentes de datos OLAP. Primero puede especificar la ubicacin de los datos OLAP y luego elegir las dimensiones que desea incluir en la cuadrcula. A continuacin, puede filtrar los datos del informe y elegir el estilo del objeto de cuadrcula, que tambin puede personalizar. Finalmente, puede definir etiquetas para la cuadrcula e insertar un grfico, si lo desea. sta es slo una breve introduccin general a los cuatro asistentes de informes disponibles en Crystal Reports.


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Inicio rpido para usuarios inexpertos

Inicio rpido para usuarios inexpertosEl siguiente tutorial ha sido diseado para darle confianza al momento de crear su primer informe. En este tutorial encontrar una introduccin al programa mientras crea un informe de lista de clientes. La lista de clientes es uno de los informes comerciales ms bsicos, donde se especifica informacin como el nombre del cliente, ciudad, regin y nombre de la persona de contacto. Primero, aprender los conceptos bsicos: Seleccionar una base de datos, colocar algunos campos en el informe y, luego, seleccionar los registros especficos que se incluirn. Tambin aprender cmo: Insertar y mover campos de base de datos. Agregar y aplicar formato a un ttulo. Ver el informe en la ficha Vista previa para poder perfeccionar su trabajo. Utilizar el Asistente de Seleccin para asegurarse de que el informe incluye slo los datos necesarios. Mover objetos. Agrupar y ordenar datos. Insertar imgenes. Imprimir un informe.

Antes de comenzarEste tutorial asume que usted est familiarizado con Microsoft Windows y por lo tanto, usa nombres convencionales y procedimientos comunes al entorno de Windows. Si no est familiarizado con Windows, por favor refirase a la documentacin que viene con Microsoft Windows para una mayor explicacin acerca de estos procedimientos. El programa asigna de forma predeterminada la fuente Arial de 10 puntos a todas las secciones del informe. Si usted ha cambiado la fuente predeterminada o si su impresora no contiene esta fuente, el tamao del campo, el espaciado del campo y el diagrama de la pantalla, sern diferentes a los que se incluyen en este tutorial. Este tutorial se ha diseado utilizando Microsoft Windows 2000. Las ilustraciones de la pantalla podran variar ligeramente si usted est usando una platforma distinta. Si no est familiarizado con el entorno de Crystal Reports, vea Formato en la pgina 191, que describe cmo se trabaja con la cuadrcula, la ubicacin en modo libre, la utilizacin de lneas gua y las actividades de dar formato.

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3 : Inicio rpido

Creacin de informes1 Haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas estndar. Aparece la Galera de Crystal Reports.

La galera contiene una serie asistentes que le guiarn en la creacin de tipos concretos de informes. Dado que en este tutorial aprender conceptos de creacin de informes, puede pasar por alto los asistentes y elaborar su propio informe desde el principio. Una vez completado este tutorial, quizs quiera crear algunos informes usando los asistentes para decidir qu mtodo de elaboracin de informes es el ms adecuado para su trabajo. 2 Seleccione Como informe en blanco en el cuadro de dilogo Galera de Crystal Reports y haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. Nota: Puede crear informes basados en archivos de bases de datos, fuentes de datos SQL/ODBC, archivos de diccionario, archivos de consulta y otras fuentes de datos.

Seleccin de una base de datos para usarEl paso siguiente para crear un informe es seleccionar una base de datos. Seleccione la base de datos de muestra Xtreme.mdb para este tutorial.


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Para seleccionar una base de datos1 En el cuadro de dilogo Asistente de base de datos, seleccione la carpeta Crear nueva conexin y expanda Archivos de base de datos; a continuacin, busque la base de datos de muestra Xtreme.mdb. De forma predeterminada, este archivo est instalado en el directorio\Archivos de Programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 9\Samples\Es\Databases.

Nota: Para encontrar la base de datos Xtreme se ha de utilizar el cuadro de dilogo Abrir. Si desea ver las propiedades de la base de datos y del servidor, haga clic con el botn secundario en la base de datos del Asistente de base de datos y seleccione Propiedades en el men contextual. 2 Expanda el nodo Tablas de la conexin a Xtreme.mdb para ver una lista de tablas.

Como slo va a trabajar con clientes en este tutorial, tienen que seleccionar la tabla Cliente. 3 Seleccione la tabla Cliente y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista de tablas seleccionadas; a continuacin, haga clic en Aceptar. Aparece la ficha Diseo del Report Designer. 4 Haga clic en el botn Explorador de campos de la barra de herramientas Estndar. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.

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3 : Inicio rpido

Nota: Dependiendo de la apariencia que tuviera la ltima vez que utiliz Crystal Reports, el cuadro de dilogo Explorador de campos se mostrar en modo flotante o acoplado. Se puede acoplar manualmente a los lados izquierdo, derecho o inferior del diseador. En modo flotante, se puede arrastrar y colocar en cualquier parte del diseador. Tambin puede ajustar el cuadro de dilogo arrastrando una de sus orillas con el cursor de ajuste.

Secciones del informeLa ficha Diseo est dividida en cinco secciones: Encabezado del informe (EI), Encabezado de pgina (EP), Detalles (D), Pie del Informe (PI) y Pie de pgina (PP). Si en algn momento no est seguro en cual seccin del informe est trabajando, simplemente vea el rea sombreada a la izquierda del informe donde se muestran los nombres de las secciones o las iniciales que designan tales nombres. Consulte Ficha Diseo en la pgina 63. Si est activada la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos de la vista Diseo del cuadro de dilogo Opciones, los nombres de las secciones Encabezado del informe, Encabezado de pgina, Detalles, Pie del informe y Pie de pgina, aparecern como EI, EP, D, PI y PP, respectivamente. Si esta casilla de verificacin no est seleccionada, siga los siguientes pasos: 1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. El cuadro de dilogo Opciones aparecer con la ficha Diseo activa. 2 En la vista Diseo, active la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos. 3 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato.

Insercin de un campoPara insertar campos de base de datos al crear un informe nuevo se ha de utilizar el cuadro de dilogo Explorador de campos. Este cuadro de dilogo est diseado para permanecer en la pantalla hasta que desee cerrarlo. Todas las tablas disponibles para usar en su informe estn puestas en lista en este cuadro. De ahora en adelante, comenzar a poner objetos en su informe insertando el campo Nombre del Cliente.


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Para insertar un campo1 Expanda el nodo Campos de base de datos del cuadro de dilogo Explorador de campos y expanda una tabla. 2 Resalte un nombre de campo haciendo clic en el mismo. Cuando se resalta un nombre de campo, se puede revisar un subconjunto de los valores de ese campo, as como el tipo y tamao del mismo, haciendo clic con el botn secundario y seleccionando Examinar datos en el men contextual.

3 Haga clic en el campo Nombre del Cliente y arrstrelo hasta la seccin Detalles del informe. A medida que arrastra el campo en su informe, aparece un marco de objeto con el cursor de flecha.

El marco de objeto representa el objeto que acaba de seleccionar para colocarlo. El tamao del marco del objeto es aproximadamente el mismo que el de los datos del campo seleccionado. 4 Mueva el marco de objeto lo ms que pueda hacia la izquierda de la seccin Detalles. Si mueve el campo demasiado hacia la izquierda, el cursor de flecha adopta la forma de una seal de Stop, indicando que no se puede arrastrar el campo hasta esa parte de la seccin. Recuerde que no puede poner ningn objeto fuera del margen de la pgina.

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3 : Inicio rpido

La ficha Diseo deber verse similar al siguiente grfico:

Interpretacin de los camposAntes de seguir adelante, observe el campo que puso en la seccin Detalles. Primero que todo, el marco de objeto indica que cuando se imprime el informe, el valor del campo aparecer exactamente donde est ubicado el cuadro. Las letras X en el marco de objeto indican que el campo de la base de datos contiene cadenas de caracteres. Otros tipos de datos tienen diferentes representaciones. Por ejemplo, un dato numrico es representado por $55,555.56. Nota: Las X slo aparecen si no ha seleccionado la casilla de verificacin Mostrar nombres de campos en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones. El nmero de letras X en el marco de objeto representa el ancho del dato, es decir, el nmero mximo de caracteres en el campo tal como se define en la base de datos. El ancho del marco de objeto es el ancho del campo (la cantidad de espacio designado al campo para los efectos de impresin). Inicialmente est establecido al ancho necesario para desplegar el mximo nmero de caracteres en el campo (usando la fuente seleccionada en el campo). Puede cambiar este ancho ajustando el tamao del campo. El tamao de las X indica el tamao en puntos seleccionado para los caracteres en el campo. La fuente y el estilo (negrita, subrayado, etc.) utilizados para mostrar las X indican la fuente y el estilo seleccionados para los caracteres del campo. Ms adelante en este tutorial, aprender cmo hacer cambios a estos atributos. El espacio entre lneas es ajustado al tamao en puntos seleccionado para los caracteres en el campo.


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Adicin de campos adicionalesA continuacin, insertar dos campos adicionales en su informe. Esta vez, sin embargo, los insertar al mismo tiempo, usando la combinacin Ctrl-clic.

Para agregar campos adicionales1 Resalte el campo Ciudad en el cuadro de dilogo Explorador de Campos, presione la tecla Ctrl y resalte el campo Pas. Libere la tecla Ctrl. Si desplaza el cursor a travs de la lista de campos, se dar cuenta que ambos campos permanecen seleccionados. Nota: Usando la combinacin Ctrl-clic le permite elegir campos no continuos. Puede utilizar la combinacin Mays-clic para seleccionar varios campos contiguos en la lista. 2 Arrastre los campos para ubicarlos. Mueva el cursor sobre su informe. Un cuadro de objeto aparece juntamente con el cursor de flecha. 3 Coloque los campos a la derecha del campo Nombre del cliente. Ambos campos aparecen en la seccin Detalles de su informe en el mismo orden en que aparecen en la lista en el cuadro de dilogo Explorador de Campos.

Seleccin de camposCuando se selecciona un campo, el marco de objeto aparece con un controlador (cuadro) en cada una de sus orillas: superior, inferior, izquierda y derecha. Los controles indican que se ha seleccionado el campo y que, por lo tanto, est activo. Para trabajar con un campo (cambiar la fuente, moverlo, etc.), antes debe seleccionarlo. Ubique el cursor dentro del marco de objeto y haga clic una vez. Los controladores aparecen, indicando que el objeto est seleccionado. Mueva el cursor hacia afuera del marco de objeto y haga clic en una parte vaca de la ventana. Desaparecen los controles. Eso es todo lo que se hace para activar y desactivar objetos.

Ajuste del tamao de un campoPara ajustar el tamao del campo, proceda de la siguiente forma: 1 Haga clic en el campo Nombre del cliente de la seccin Detalles para seleccionarlo. 2 Presione la tecla Ctrl y haga clic en el enc

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