Embed Size (px)
Citation preview
i
USER MANUAL
APLIKASI JM SMART v3
ANGGA RIFANDI & TEAM
62817.00.29586 [email protected]
BUILD FOR RISK & QUALITY MANAGEMENT GROUP.
ii
Daftar Isi
Daftar Isi...................................................................................................................................... 2
Tabel Gambar ............................................................................................................................. 4
Selamat Datang........................................................................................................................... 6
Rekomendasi Sistem................................................................................................................... 8
Fitur Baru Aplikasi JM SMART v3 ................................................................................................ 9
Penjelasaan Penggunaan Aplikasi ............................................................................................ 10
Login ...................................................................................................................................... 10
Dashboard ............................................................................................................................. 13
Top Korporat ......................................................................................................................... 14
Dashboard Top Korporat .................................................................................................. 14
Top Risiko Internal UPDATED................................................................................................. 15
Input Worksheet ................................................................................................................... 16
Copy Data ......................................................................................................................... 17
Input Risiko ........................................................................................................................... 18
Tahapan Pengisian Input Risiko ........................................................................................ 20
Kode Risiko Revisi NEW ........................................................................................................... 25
Monitoring ............................................................................................................................ 27
Risk Breakdown Structure..................................................................................................... 29
Report ................................................................................................................................... 30
Evaluasi Nilai (Administrator) ........................................................................................... 30
Scatter Chart ..................................................................................................................... 31
Top Risiko UPDATED .............................................................................................................. 31
Cost Benefit Analysis ........................................................................................................ 32
Rencana Tindak Lindung ................................................................................................... 32
Progress Monitoring NEW ................................................................................................... 34
Final Monitoring ............................................................................................................... 34
Risk Register Active UPDATED ............................................................................................... 35
Risk Register Retired UPDATED ............................................................................................. 35
Profil Risiko UPDATED ............................................................................................................ 36
Pengesahan Profil Risiko ................................................................................................... 36
Status Risiko (Administrator) ............................................................................................ 37
iii
Grafik (Administrator) ...................................................................................................... 37
Tabel & Grafik Identifikasi Risiko Sesudah & Sebelum Tindak Lindung (Administrator) . 38
Tabel & Grafik Risiko Inherent (Administrator) ................................................................ 38
Tabel & Grafik Efektifitas Penurunan Risiko (Administrator) ........................................... 39
Tabel & Grafik Risiko Residual (Administrator) ................................................................ 40
Grafik Risiko 8 Bidang (Administrator) ............................................................................. 40
Grafik 9 Jenis Risiko + Tabel Efektifitas Penurunan Mitigasi Risiko (Administrator) NEW . 41
Grafik Risiko Top 10 (Administrator) ................................................................................ 41
Summary ........................................................................................................................... 43
Semua Data (Administrator) ............................................................................................. 44
Triwulan (Administrator) .................................................................................................. 44
Report Monitoring Submit Risiko NEW ............................................................................... 45
Data Historis .......................................................................................................................... 46
Kajian Khusus (RPRK) ................................................................................................................ 47
Aktif – Non Aktif Unit, Cabang dan AP ..................................................................................... 49
Live Chat ................................................................................................................................... 50
Input Risiko via Import Excel .................................................................................................... 51
Penambahan Detail Data Historis ............................................................................................. 52
iv
Tabel Gambar
Gambar 1 - Form Login Aplikasi JM SMART v3 ........................................................................ 10
Gambar 2 – Tampilan Dashboard Aplikasi JM SMART v3 pada Administrator ....................... 11
Gambar 3 – Tampilan Menu Aplikasi JM SMART v3 pada Administrator ............................... 11
Gambar 4 – Tampilan Dashboard ............................................................................................ 13
Gambar 5 – Kotak Informasi Risiko ......................................................................................... 14
Gambar 6 - Halaman Input Worksheet ................................................................................... 16
Gambar 7 - Simpan data pada Input Worksheet ..................................................................... 17
Gambar 8 – Halaman Input Risiko .......................................................................................... 18
Gambar 9 – Pilih Kode Risiko pada halaman Input Risiko ....................................................... 20
Gambar 10 – Tahapan dalam proses Input Risiko ................................................................... 20
Gambar 11 - Form Informasi Risiko ......................................................................................... 20
Gambar 12 - Form Identifikasi Risiko ...................................................................................... 21
Gambar 13 - Form Analiasis Risiko Inherent ........................................................................... 22
Gambar 14 - Kriteria Rating Probabilitas ................................................................................. 22
Gambar 15 - Kriteria Rating Dampak ....................................................................................... 22
Gambar 16 - Form Evaluasi Risiko ........................................................................................... 23
Gambar 17 – Form Tindak Lindung ......................................................................................... 24
Gambar 18 – Form Analisis Risiko Residual ............................................................................. 24
Gambar 19 – Form Catatan ..................................................................................................... 25
Gambar 20 - Kode Risiko setelah mengalami revisi ................................................................ 26
Gambar 21 - Halaman Input Monitoring ................................................................................. 27
Gambar 22 – Tampilan form Input Monitoring ....................................................................... 28
Gambar 23 – Form Input Rating pada saat pengisian Monitoring .......................................... 28
Gambar 24 – Tampilan Risk Breakdown Structure.................................................................. 29
Gambar 25 - Evaluasi Nilai ....................................................................................................... 31
Gambar 26 - Scatter Chart ....................................................................................................... 31
Gambar 27 - Top Risiko dengan 9 Jenis Risiko ........................................................................ 32
Gambar 28 - Cost Benefit Analysis .......................................................................................... 32
Gambar 29 - Rencana Tindak Lindung ..................................................................................... 33
Gambar 30 – Report Progress Monitoring .............................................................................. 34
Gambar 31 - Risk Register Active dengan filter 9 Jenis Risiko ................................................. 35
Gambar 32 - Risk Register Retired dengan filter 9 Jenis Risiko ............................................... 35
Gambar 33 - Profil Risiko ......................................................................................................... 36
Gambar 34 - Pengesahan Profil Risiko ..................................................................................... 36
Gambar 35 - Status Risiko ........................................................................................................ 37
Gambar 36 - Grafik .................................................................................................................. 37
Gambar 37 - Tabel & Grafik Identifikasi Risiko Sesudah & Sebelum Tindak Lindung
(Administrator) ........................................................................................................................ 38
Gambar 38 - Tabel & Grafik Risiko Inherent (Administrator) .................................................. 38
Gambar 39 - Tabel & Grafik Efektifitas Penurunan Risiko (Administrator) ............................. 39
Gambar 40 - Tabel & Grafik Realisasi Risiko Residual ............................................................. 39
Gambar 41 - Tabel & Grafik Target Risiko Residual ................................................................. 40
Gambar 42 - Grafik Risiko 8 Bidang ......................................................................................... 40
v
Gambar 43 – Grafik 9 Jenis Risiko ........................................................................................... 41
Gambar 44 - Grafik Risiko Top 10 ............................................................................................ 41
Gambar 45 - Summary ............................................................................................................. 43
Gambar 46 - Semua Data......................................................................................................... 44
Gambar 47 - Triwulan .............................................................................................................. 44
Gambar 48 - Report Monitoring Submit Risiko ....................................................................... 45
Gambar 49 - Data Historis ....................................................................................................... 46
6
Selamat Datang Selamat datang di User Manual Sistem Informasi Manajemen Risiko JM SMART v3. User
Manual ini dibuat dengan tujuan untuk menjelaskan tahap demi tahap cara pengoperasian
aplikasi berbasis web ini, dimulai dari cara mengakses aplikasi hingga car menampilkan report
hasil input.
Aplikasi JM SMART v3 terbagi menjadi dua sub-aplikasi:
1. RKAP
2. RPRK
Pada kedua sub-aplikasi terdapat berbagai macam fitur yang saat ini telah mencakup 8
Cabang, 20 Unit dan 25 Anak Perusahaan berikut:
Cabang
1. Belmera
2. Jakarta – Bogor – Ciawi
3. Jakarta – Cikampek
4. Jakarta – Tangerang – Cengkareng
5. Palimanan - Kanci
6. Purbaleunyi
7. Semarang
8. Surabaya - Gempol
Anak Perusahaan
1. PT Cinere Serpong Jaya
2. PT Jalantol Lingkar Luar Jakarta
3. PT Jasamarga Bali Tol
4. PT Jasamarga Balikpapan
Samarinda
5. PT Jasamarga Gempol Pasuruan
6. PT Jasamarga Jalanlayang
Cikampek
7. PT Jasamarga Japek Selatan
8. PT Jasamarga Kualanamu Tebing
Tinggi
9. PT Jasamarga Kunciran Cengkareng
10. PT Jasamarga Manado Bitung
11. PT Jasamarga Ngawi Kertosono
Kediri
12. PT Jasamarga Pandaan Malang
13. PT Jasamarga Pandaan Tol
14. PT Jasamarga Probolinggo
Banyuwangi
15. PT Jasamarga Properti
16. PT Jasamarga Semarang Batang
17. PT Jasamarga Solo Ngawi
18. PT Jasamarga Surabaya Mojokerto
19. PT Jasamarga Tol Road
Maintenance
20. PT Jasamarga Toll Operator
21. PT Jasamarga Trans Jawa Tol
22. PT Marga Lingkar Jakarta
23. PT Marga Sarana Jabar
24. PT Marga Trans Nusantara
25. PT Trans Marga Jateng
Unit
1. Accounting & Tax Group
2. Business Management Group
3. Corporate Communication &
Community Development
4. Corporate Finance Group
5. Corporate Planning & Portfolio
Management Group
6. Engineering Planning Group
7. Human Capital Development
Group
8. Human Capital Service Group
9. Information Technology Group
10. Internal Audit
11. Jasa Marga Learning Institute
Group
12. Legal & Compliance Group
13. Maintenance Group
7
14. Office Administration & Building
Management Group
15. Operation Management Group
16. Other Business Development
Group
17. Procurement and Fix Asset Group
18. Risk and Quality Management
Group
19. Strategic Transformation Office
20. Toll Road Business Development
Group
8
Rekomendasi Sistem
Untuk dapat menjalankan aplikasi JM SMART v3 dengan baik dan menghindari munculnya
masalah kompatibilitas dikemudian hari, kami sangat merekomendasikan untuk mengunakan
rekomendasi sistem dibawah ini:
1. Browser : Mozilla Firefox Desktop versi 67.0 atau terbaru
atau versi Portable
http://portableapps.com/apps/internet/firefox_portable
2. Koneksi Internet : 1Mbps
3. RAM : 2GB
4. Processor : 2GHz Dual Core
Perhatian:
Apabila Anda mengakses aplikasi JM SMART menggunakan browser selain Firefox maka secara
otomatis akan muncul kotak pesan yang menyarankan Anda untuk menggunakan browser
Mozilla Firefox. Anda tetap dapat mengakses aplikasi menggunakan browser selain Mozilla
Firefox namun akan menemui masalah pada tampilan dan fitur yang tidak maksimal.
9
Fitur Baru Aplikasi JM SMART v3
Fitur baru yang terdapat pada aplikasi JM SMART v3 Tahap 1 antara lain:
Penambahan tabel 9 Jenis Risiko pada halaman Report Monitoring Submit Risiko
Pemberian status Tindak Lindung pada halaman Report Final Monitoring dan Report
Monitoring Submit Risiko
Penambahan fitur kode revisi setiap kali ada perubahan data dari data risiko yang
sudah di Unsubmit
Penambahan fitur untuk mencegah Submit data hasil Copy Data kode risiko tahun
sebelumnya tanpa melakukan perubahan pada 4 bagian (Risiko Inherent, Risiko
Residual, Tindak Lindung dan Kendali Internal). Minimal 2 kriteria diubah maka data
baru dapat disimpan
Menampilkan Report Progress Monitoring dan tombol Early Warning pada Dashboard.
Fitur ini memungkinkan Admin untuk melihat progress Input Monitoring yang
dilakukan oleh User
10
Penjelasaan Penggunaan Aplikasi
Login Setelah Anda berhasil mengakses halaman login aplikasi maka Anda akan diminta untuk
memasukan username dan password pada kolom yang telah disediakan.
Gambar 1 - Form Login Aplikasi JM SMART v3
Catatan:
Harap rahasiakan username dan password Anda dengan baik sehingga akun Anda tidak
digunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Apabila Anda lupa atau belum
mendapatkan username dan password, silakan menghubungi Administrator aplikasi JM
SMART v3 (DRQM) untuk meminta akses sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Khusus untuk ROW, dapat menggunakan NPP untuk proses login, jika ternyata tidak terdaftar
dapat menggunakan username ROW sebelumnya.
Apabila Anda telah berhasil login menggunakan akun yang telah diberikan oleh Administrator
aplikasi JM SMART v3 (RQM) maka Anda akan melihat tampilan dibawah ini sesuai dengan
Cabang / Unit / Anak Perusahaan dari akun yang Anda gunakan.
11
Gambar 2 – Tampilan Dashboard Aplikasi JM SMART v3 pada Administrator
Berikut adalah penjelasan mengenai menu yang tampil saat Cabang / Unit / Anak Perusahaan
mengakses aplikasi JM SMART v3.
Gambar 3 – Tampilan Menu Aplikasi JM SMART v3 pada Administrator
RPRK
Tombol ini dapat Anda gunakan sebagai akses cepat ke aplikasi RPRK yang ditujukan
untuk Kajian Khusus tanpa harus meninggalkan aplikasi RKAP.
Dashboard
Tombol ini akan membawa Anda ke halaman dashboard yang menampilkan visualisasi
data-data risiko yang telah di-input ke dalam Cabang / Unit tersebut. Setiap kali Anda
berhasil login maka secara otomatis Anda akan dibawah ke halaman ini.
12
Top Korporat
Tombol ini memiliki dua opsi yaitu Dashboard (Top Korporat) dan Top Risiko Internal.
Dashboard Top Korporat hanya menampilkan data Top Risiko Korporat yang
merupakan gabungan dari Top Risiko Internal yang telah dipilih ditambah Top Risiko
Eksternal (TSKMR).
Sedangkan opsi Top Risiko Internal memungkinkan admin untuk memilih Top Risiko
Internal untuk masing-masing Unit, Cabang dan Anak Perusahaan.
Input
Tombol ini akan menampilkan tiga buah sub-menu lain yaitu: Worksheet, Risiko dan
Monitoring; yang digunakan untuk melakukan input data kedalam aplikasi.
Data
Tombol ini akan menampilkan sub-menu RBS (Risk Breakdown Structure) yang
menampilkan struktur organisasi.
Report
Report merupakan tombol yang Anda butuhkan ketika ingin membuat report dari data
yang telah dimasukan melalui menu Input. Report memiliki 10 sub-menu yaitu: Scatter
Chart, Top Risiko, CBA, Rencana Tindak Lindung, Monitoring, Summary, Risk Register
Active, Risk Register Retired, Profil Risiko dan Pengesahan Profil Risiko.
Data Historis
Menampilkan daftar perubahan yang dilakukan pada aplikasi untuk Cabang / Unit /
Anak Perusahaan. User hanya dapat melihat Cabang / Unit / Anak Perusahaan yang
digunakan saat login, tidak dapat melihat perubahan pada Cabang / Unit / Anak
Perusahaan lain.
FAQ
Menampilkan daftar pertanyaan yang sering ditanyakan seputar penggunaan
aplikasi JM SMART v3.
Changelog
Hanya akan tampil pada halaman Administrator, menampilkan rilis fitur yang
sudah diimplementasikan pada aplikasi
13
Dashboard Seperti yang telah dijelaskan secara singkat sebelumnya bahwa pada bagian Dashboard Anda
dapat melihat visualisasi grafis dari data-data yang telah ditambahkan kedalam aplikasi JM
SMART v3 dengan tabel-tabel yang merepresentasikan nilai analisisi untuk setiap risikonya.
Gambar 4 – Tampilan Dashboard
Pada bagian Dashboard Anda dapat menemukan opsi untuk melakukan filterisasi terhadap
data yang ingin ditampilkan, data tersebut dapat di-filter berdasarkan tahun dan hasil analisis.
Warna-warna pada kolom pada tabel diatas menunjukan tingkat risiko dari setiap data:
Rendah (1-3)
Moderat (4-8)
Tinggi (9-15)
Ekstrim (16-25)
14
Sedangkan risiko-risiko tersebut ditampilkan dalam bentuk nomor risiko yang dapat
menampilkan deskripsi dan kode risiko ketika pointer diarahkan tepat diatas nomor tersebut.
Gambar 5 – Kotak Informasi Risiko
Top Korporat Top Korporat terdiri dari dua opsi yaitu Dashboard Top Korporat dan Top Risiko Internal
Dashboard Top Korporat
Dashboard Top Korporat menampilkan data yang telah dipilih yang bersumber dari Top Risiko
Internal dan risiko yang ditambahkan oleh TSKMR. Selanjutnya dari kedua sumber akan
ditentukan risiko mana saja yang dianggap sebagai risiko korporasi.
15
Top Risiko Internal UPDATED
Top Risiko Internal menampilkan data seluruh kode risiko dari seluruh Unit, Cabang dan Anak
Perusahaan untuk kemudian dipilih risiko mana saja yang dianggap mewakili risiko yang
dialami oleh korporasi secara internal.
Pada pengembangan JM SM@RT v3, Top Risiko Internal diperuntukkan untuk membuat
laporan Top Risiko per tahun yang datanya dapat di ekspor per tahun. Data pada tahun yang
sudah terlewatkan tidak dapat diubah kembali.
16
Input Worksheet Sebelum Anda mulaai memasukan detail setiap risiko secara keseluruhan, Anda dapat
melakukan tahap awal dalam proses asesmen risiko dengan cara memilih:
INPUT > WORKSHEET
Data yang berasal dari Input Worksheet yang telah disimpan akan ditampilkan pada halaman
Input Risiko untuk dilengkapi lebih detail lagi.
Gambar 6 - Halaman Input Worksheet
Melaui menu Input Worksheet Anda dapat memasukan informasi terkait Sasaran, Linked
Corp, Kode Risiko, Deskripsi Risiko dan Status dari setiap risiko. Lalu untuk menambahkan
jumlah risiko Anda dapat menambahkannya dengan cara menggunakan tombol ADD,
sedangkan untuk menghapus data dapat menggunakan tombol DEL..
17
Setelah semua data telah dimasukan, Anda dapat menyimpan seluruh data yang telah di-input
dengan menggunakan tombol SAVE yang berada di bagian bawah halaman.
Gambar 7 - Simpan data pada Input Worksheet
Copy Data Copy Data merupakan fitur yang memungkinkan User untuk menyalin data dari tahun
sebelumnya atau saat ini untuk ditempatkan pada tahun selanjutnya. Tujuan fitur Copy Data
adalah untuk mengurangi proses input ulang apabila risiko yang ditemukan pada tahun lalu
mayoritas masih ditemukan pada tahun berikutnya.
Pencegahan Copy Data NEW
Fitur pencegahan Copy Data ditujukan untuk menghindari adanya data hasil salinan (Copy
Data) dari tahun sebelumnya digunakan pada tahun berikutnya tanpa melakukan penyesuaian
terlebih dahulu.
Untuk dapat melakukan Submit Risiko risiko hasil Copy Data, minimal harus melakukan
penyesuaian pada 2 dari 4 bagian dibawah ini:
1. Risiko Inherent
2. Risiko Residual
3. Tindak Lindung
4. Kendali Internal
18
Input Risiko Setelah data awal dimasukan melalui Input Worksheet, selanjutnya adalah melengkapi detail
data untuk setiap risiko yang ada di menu:
INPUT > RISIKO
Gambar 8 – Halaman Input Risiko
Pada menu Input Risiko Anda diminta untuk mengisi data risiko dengan lebih detail lagi.
Halaman Input Risiko menampilkan Kode Risiko, Deskripsi Risiko, Status Inherent, Status
Residual, Status Appetite serta Indikator Input yang telah dilakukan.
Saat ini proses INPUT RISIKO dapat dilakukan dengan metode IMPORT file Excel dengan
terlebih dahulu mengunduh file template dengan cara menekan tombol DOWNLOAD
TEMPLATE dengan cara sebagai berikut:
1. Klik INPUT > RISIKO
2. Kemudian klik DOWNLOAD TEMPLATE
3. Isi data pada file Excel tanpa melakukan perubahan format
4. Klik IMPORT
5. Pilih file Excel yang telah diisi sebelumnya
6. Seluruh data akan masuk ke daftar Risiko
19
Indikator Input ini terdiri dari 7 buah icon yang mewakili setiap tahapan Input Risiko yaitu:
00. Informasi Risiko
o No. Risiko
o Kode Risiko
o Status (Active / Non-Active)
o Status (Ancaman/Bukan
Ancaman)
o Unit / Cabang / Proyek
01. Identifikasi Risiko
o Kelompok Fungsi
o Tanggal Identifikasi
o Risiko (Strategis/Rutin)
o Linked Corporate (Disabled)
o Jenis Risiko
o Sasaran
o Risiko
o Penyebab Risiko
o Indikator Risiko
o Dampak Risiko
02. Analisis Risiko Inherent
o Probabilitas (%)
o Total Dampak (Rp)
o Nilai Bersih Risiko (Rp)
o Nilai Strategis (1-5)
o Probabilitas (1-5)
03. Evaluasi Risiko
o Kebertrimaan
o Strategi
o Kendali Internal
04. Tindak Lindung
Tempatkan Tindak Lindung
yang paling berkontribusi
pada Tindak Lindung-1
o Rencana
o Biaya (Rp)
o Waktu Mulai
o Waktu Selesai
o Tujuan Tindak Lindung
05. Analisis Risiko Residual
o Probabilitas (%)
o Dampak Keuangan (Rp)
o Nilai Bersih Risiko (Rp)
o Probabilitas
o Dampak
o Eksposur
o Status
Catatan
o Catatan
o Catatan Korporat
20
Tahapan Pengisian Input Risiko Untuk memulai melengkapi data risiko, Anda dapat memulainya dengan menekan tombol
Kode Risiko di setiap barisnya:
Gambar 9 – Pilih Kode Risiko pada halaman Input Risiko
Setelah masuk ke dalam risiko tersebut, anda dapat melihat tujuh tahapan input yang akan
dikerjakan tahap demi tahap sesuai dengan urutan indikator di atas.
Gambar 10 – Tahapan dalam proses Input Risiko
Informasi Risiko
Pada tahap Informasi Risiko, anda akan melihat bahwa hampir sebagian besar data sudah
terisi dan tidak dapat diubah. Dikarenakan data ini telah kita input sebelumnya pada bagian
Input Worksheet dan data tersebut hanya dapat diubah melalui menu Worksheet kembali.
Gambar 11 - Form Informasi Risiko
Sedangkan pada bagian Pemilik Risiko; Nama, Jabatan, No. HP, dan Email disesuaikan dengan
data Kepala Cabang dari cabang yang bersangkutan. Nama dan Jabatan ini hanya dapat diubah
oleh admin, namun No. HP dan Email dapat langsung diubah oleh user apabila ada perubahan
data.
21
Apabila semua data sudah sesuai, anda dapat menggunakan tombol Save untuk menyimpan
perubahan pada saat itu, atau tombol Next untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya tanpa
melakukan penyimpanan pada saat itu (penyimpanan data dapat dilakukan sekaligus di tahap
berikutnya).
Di sebelah tombol Save dan Next juga terdapat keterangan tentang waktu dan user yang
terakhir melakukan penyimpanan terhadap data yang tercantum pada halaman ini.
Identifikasi Risiko
Ketika masuk pada tahap Identifikasi Risiko, anda juga masih menemui adanya beberapa data
yang sudah diisi dan tidak dapat diubah. Sama seperti pada tahap sebelumnya, data ini berasal
dari menu Input Worksheet yang telah kita input sebelumnya.
Gambar 12 - Form Identifikasi Risiko
Untuk dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya, anda perlu mengisi sisa kolom kosong yang
belum terisi secara otomatis pada bagian ini: Risiko Strategis, Penyebab Risiko, Indikator
Risiko, dan Dampak Risiko.
Khusus untuk Dampak Risiko, anda dapat menambahkan lebih dari satu kolom untuk setiap
deskripsi dampak dan dampak keuangannya dengan tombol Add, dan menguranginya dengan
tombol Del.
22
Analisis Risiko Inherent
Analisis Risiko Inherent adalah tahap analisis risiko yang menggabungkan nilai prosentase
Probabilitas dan Total Dampak keuangan untuk mendapatkan Nilai Bersih Risiko.
Gambar 13 - Form Analiasis Risiko Inherent
Catatan:
Apabila anda memilih Ya pada pilihan Risiko Strategis di tahap sebelumnya, maka akan
muncul kolom Nilai Strategis yang dihitung secara otomatis berdasarkan Nilai Bersih Risiko.
Nilai prosentase probabilitas ini dapat anda masukkan sesuai dengan hasil analisa anda, atau
dapat menggunakan bantuan tabel Kriteria Rating yang dapat anda tampilkan dengan cara
menekan tombol Panduan ( ).
Gambar 14 - Kriteria Rating Probabilitas
Gambar 15 - Kriteria Rating Dampak
23
Selanjutnya untuk nilai Probabilitas akan secara otomatis terhitung sesuai dengan prosentase
probabilitas yang masuk ke dalam range kriteria kuantitatif. Sedangkan untuk input nilai
Dampak, nilai ini harus anda input secara manual dengan cara menekan tombol Panduan
untuk memunculkan tabel Kriteria Rating, lalu memilih Kategori Dampak dan Rating yang
sesuai.
Setelah nilai-nilai tersebut telah selesai dimasukkan, maka nilai Eksposure dan Status akan
terhitung secara otomatis.
Evaluasi Risiko
Pada tahap ini, nilai Status yang didapat dari tahap sebelumnya digunakan kembali sebagai
penentu nilai Kebertrimaan, dengan aturan:
Status Rendah dan Moderat -> Diterima
Status Tingi dan Ekstrim -> Ditolak
Gambar 16 - Form Evaluasi Risiko
Untuk pemilihan Strategi dapat dipilih sesuai dengan pilihan yang sesuai, dan Kendali Internal
dapat dimasukkan secara manual.
24
Tindak Lindung
Pada tahap Tindak Lindung, anda diminta untuk memasukkan tentang detail Rencana, Biaya
Tindak Lindung, Waktu Mulai, Waktu Selesai dan Tujuan Tindak Lindungnya. Apabila
terdapat lebih dari satu Tindak Lindung yang terdapat pada risiko ini, anda dapat
menambahkannya dengan menggunakan tombol Add TL, dan menghapusnya dengan tombol
Del TL.
Gambar 17 – Form Tindak Lindung
Analisis Risiko Residual
Layaknya analisis risiko inherent pada tahap sebelumnya, pada tahap ini anda dapat
melakukan input prosentase Probabilitas dan rating nilai Dampak. Yang membedakan pada
tahap ini adalah, nilai Dampak Keuangan harus anda input secara manual, untuk
mendapatkan Nilai Bersih Risiko.
Gambar 18 – Form Analisis Risiko Residual
25
Catatan
Tahap catatan adalah tahapan terakhir yang berfungsi menampung catatan tambahan yang
diperlukan, yang nantinya akan dibaca oleh pihak Korporat selaku admin aplikasi.
Gambar 19 – Form Catatan
Tahapan ini juga berfungsi sebagai tahap untuk proses Submit seluruh informasi yang sudah
dimasukkan, dan siap untuk dinilai oleh Korporat.
Kode Risiko Revisi NEW Pada pengembangan JM SMART v3 ditambahkan satu fitur baru yang membuat kode risiko
revisi secara otomatis apabila sebuah kode risiko yang telah di Submit sebelumnya kemudian
akan dirubah datanya oleh User melalui mekanisme Unsubmit Risiko terlebih dahulu oleh
Admin.
Prosesnya seperti yang tampak pada contoh dibawah ini:
1. ROW melakukan Submit Risiko
2. Kemudian User menemukan adanya kesalahan dalam proses Input Risiko sehingga
harus dilakukan koreksi
3. Admin melakukan Unsubmit Risiko untuk kode risiko yang diminta oleh User
4. Selanjutnya ketika User melakukan perubahan data maka kode risiko revisi akan
muncul secara otomatis dibawah kode risiko sebelumnya
26
Tampilannya seperti yang tampak pada gambar dibawah ini
Gambar 20 - Kode Risiko setelah mengalami revisi
27
Monitoring Setelah suatu risiko telah selesai dimasukkan ke dalam aplikasi dan mulai dilaksanakan oleh
tim, maka proses selanjutnya yang harus dilakukan adalah proses monitoring terhadap tindak
lindung yang telah didefinisikan sebelumnya di Input Risiko. Untuk mengakses menu ini, anda
dapat menggunakan tombol:
INPUT > MONITORING
Sebelum melakukan monitoring maka di haruskan memilih Triwulan 1, 2, 3 atau 4 sebagai
laporan Triwulan yang ingin ditampilkan.
Gambar 21 - Halaman Input Monitoring
Klik tombol MONITOR untuk melakukan pengisian data monitoring, kemudian klik tombol
SAVE untuk menyimpan perubahan. Klik tombol NEXT untuk berpindah kebagian Catatan
sekaligus untuk melakukan Submit data.
28
Gambar 22 – Tampilan form Input Monitoring
Klik tombol RATING untuk melakukan pengisian rating untuk kode risiko yang ingin Anda
berikan input monitoring.
Gambar 23 – Form Input Rating pada saat pengisian Monitoring
29
Risk Breakdown Structure Pada halaman Risk Breakdown Structure akan ditampilkan struktur organisasi dari para
stakeholder Manajemen Risiko.
Gambar 24 – Tampilan Risk Breakdown Structure
30
Report Pada halaman Report Anda dapat menemukan 15 jenis Report yang dapat Anda gunakan,
antara lain:
1. Evaluasi Nilai (hanya dapat diakses oleh administrator)
2. Scatter Chart
3. Top Risiko
4. Cost Benefit Analysis
5. Status (hanya dapat diakses oleh administrator)
6. Rencana Tindak Lindung
7. Progress Monitoring NEW
8. Final Monitoring
9. Summary
10. Risk Register Active UPDATED
11. Risk Register Retired UPDATED
12. Profil Risiko NEW
13. Pengesahan Profil Risiko (hanya dapat diakses oleh User)
14. Grafik (hanya dapat diakses oleh administrator)
Tabel & Grafik Identifikasi Risiko Sesudah & Sebelum Tindak Lindung
Tabel & Grafik Risiko Inherent
Tabel & Grafik Target Risiko Residual
Tabel & Grafik Realisasi Risiko Residual
Tabel & Grafik Efektifitas Penurunan Risiko
Grafik Risiko 8 Bidang + Tabel Efektifitas Penurunan Mitigasi Risiko
Grafik 9 Jenis Risiko + Tabel Efektifitasi Penurunan Mitigasi Risiko
Grafik Risiko Top 10
15. Semua Data (hanya dapat diakses oleh administrator)
16. Triwulan (hanya dapat diakses oleh administrator)
17. Monitoring Submit Risiko
Berikut tampilan dari setiap Report:
Evaluasi Nilai (Administrator)
31
Gambar 25 - Evaluasi Nilai
Scatter Chart
Gambar 26 - Scatter Chart
Top Risiko UPDATED
32
Gambar 27 - Top Risiko dengan 9 Jenis Risiko
Cost Benefit Analysis
Gambar 28 - Cost Benefit Analysis
Rencana Tindak Lindung
33
Gambar 29 - Rencana Tindak Lindung
34
Progress Monitoring NEW Progress Monitoring memungkinkan Admin untuk memantau apakah Unit, Cabang atau Anak
Perusahaan telah melakukan Submit Monitoring sesuai dengan jadwalnya.
Mekanisme yang digunakan adalah:
Data TW-1 dapat di-input selama
periode TW-2
Data TW-2 dapat di-input selama
periode TW-3
Data TW-3 dapat di-input selamat
periode TW-4
Data TW-4 dapat di-input selamat
periode TW-1 tahun berikutnya
Final Monitoring Pada Report Final Monitoring ditambahkan kolom Status TL Monitoring untuk memudahkan
proses pemantauan apakah kode risiko tersebut Sesuai RPR Awal, Direvisi dan Dimonitor dan
Direvisi dan Belum Dimonitor.
Gambar 30 – Report Progress Monitoring
35
Risk Register Active UPDATED
Gambar 31 - Risk Register Active dengan filter 9 Jenis Risiko
Risk Register Retired UPDATED
Gambar 32 - Risk Register Retired dengan filter 9 Jenis Risiko
36
Profil Risiko UPDATED
Gambar 33 - Profil Risiko
Pengesahan Profil Risiko
Gambar 34 - Pengesahan Profil Risiko
37
Status Risiko (Administrator)
Gambar 35 - Status Risiko
Grafik (Administrator)
Gambar 36 - Grafik
38
Tabel & Grafik Identifikasi Risiko Sesudah & Sebelum Tindak
Lindung (Administrator)
Gambar 37 - Tabel & Grafik Identifikasi Risiko Sesudah & Sebelum Tindak Lindung (Administrator)
Tabel & Grafik Risiko Inherent (Administrator)
Gambar 38 - Tabel & Grafik Risiko Inherent (Administrator)
39
Tabel & Grafik Efektifitas Penurunan Risiko (Administrator)
Gambar 39 - Tabel & Grafik Efektifitas Penurunan Risiko (Administrator)
Tabel & Grafik Realisasi Risiko Residual (Administrator)
Gambar 40 - Tabel & Grafik Realisasi Risiko Residual
40
Tabel & Grafik Risiko Residual (Administrator)
Gambar 41 - Tabel & Grafik Target Risiko Residual
Grafik Risiko 8 Bidang (Administrator)
Gambar 42 - Grafik Risiko 8 Bidang
41
Grafik 9 Jenis Risiko + Tabel Efektifitas Penurunan Mitigasi Risiko
(Administrator) NEW
Grafik Risiko Top 10 (Administrator)
Gambar 44 - Grafik Risiko Top 10
Gambar 43 – Grafik 9 Jenis Risiko
42
43
Summary
Gambar 45 - Summary
44
Semua Data (Administrator)
Gambar 46 - Semua Data
Triwulan (Administrator)
Gambar 47 - Triwulan
45
Report Monitoring Submit Risiko NEW
Pada pengembangan JM SMART v3, Report Monitoring Submit Risiko ditambahkan satu kolom
baru yaitu Status TL Monitoring.
Pada Report Monitoring Submit Risiko, Status TL Monitoring akan menampilkan tiga kriteria
dibawah ini:
1. Sesuai RPR Awal dan Belum Dimonitor
2. Sesuai RPR Awal dan Sudah Dimonitor
3. Sesuai RPR Awal dan Monitoring NC
4. Direvisi dan Sudah Dimonitor
5. Direvisi dan Belum Dimonitor
6. Direvisi dan Monitoring NC
Gambar 48 - Report Monitoring Submit Risiko
46
Data Historis Data Historis menampilkan seluruh catatan perubahan yang dilakukan terkait input pada
aplikasi JM SMART.
Gambar 49 - Data Historis
47
Kajian Khusus (RPRK)
Menu Kajian Khusus (RPRK) memungkinkan user untuk membuat Kajian Khusus yang
sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat dilakukan melalui aplikasi.
Admin dapat membuat RPRK yang terdiri dari beberapa Tahapan dimana setiap tahapan
tersebut dapat berisikan Bidang-bidang yang memiliki Risiko dengan jumlah yang tidak
terbatas.
Selanjutnya Admin dapat membuat RPRK baru dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klik PROJECT
2. Kemudian klik Tambah RPRK
3. Selanjutnya isikan informasi singkat mengenai RPRK yang akan dibuat, mulai dari Nama
Kajian, Penanggung Jawab, Status hingga Tahun Kajian tersebut
4. Klik Save
Setelah RPRK telah dibuat selanjutnya Admin membuat Tahapan-tahapan yang terdapat pada
RPRK tersebut dengan cara:
1. Klik Set Tahapan
2. Klik Tambah Tahapan
3. Tuliskan Nama Tahapan
4. Klik Save
48
Setelah RPRK dan Tahapan telah diisi, selanjutnya tambahkan Bidang pada masing-masing
Tahapan dengan langkah berikut:
1. Klik Set Bidang
2. Kemudian klik Tambah Bidang
3. Klik Pilih Bidang, dapat dipilih dari 8 bidang yang ada saat ini ataupun membuat bidang
sendiri
4. Isi PIC yang bertanggung jawab pada field Pilih PIC
5. Klik Save
Setelah langkah-langkah diatas telah selesai, selanjutnya Admin dapat menambahkan Risiko
ke masing-masing Bidang tersebut ataupun proses Input Risiko dilakukan oleh masing-masing
PIC yang terdapat pada Bidang tersebut.
49
Aktif – Non Aktif Unit, Cabang dan AP
Dikarenakan adanya kebutuhan user untuk melakukan penggabungan Unit, Cabang ataupun
Anak Perusahaan, maka dikembangkanlah fitur Aktif – Non Aktif terhadap akun yang ada saat
ini.
Jika Admin memilih untuk menonaktifkan sebuah Unit, Cabang ataupun AP, maka user dari
Unit, Cabang dan AP tersebut masih dapat login namun hanya dapat melihat saja, tidak dapat
melakukan pengisian data.
Pengaturan tersebut dapat dilakukan pada bagian Setting, seperti yang tampak pada gambar
dibawah ini.
50
Live Chat
Fitur Live Chat memungkinkan Admin melakukan komunikasi dua arah dengan
Unit/Cabang/Anak Perusahaan melalui aplikasi JM SMART v3.
Fitur ini hanya tersedia untuk Administrator.
Untuk melakukan komunikasi dengan user tertentu dapat dilakukan dengan cara:
Klik panel Admin Chat Board
Kemudian pilih Cabang
Selanjutnya tuliskan nama user yang dituju, atau tuliskan ‘r’ saja
Klik tombol Cari
Akan muncul daftar user, klik nama user untuk mulai mengirimkan pesan
Percakapan terakhir dengan user akan muncul pada sisi kiri (Incoming Board).
51
Input Risiko via Import Excel
Jika sebelumnya proses Input Risiko dilakukan satu per satu dengan menakan tombol ADD,
kini dengan hadirnya fitur IMPORT file Excel memungkinkan user untuk melakukan upload
data sekaligus dengan menggunakan fitur IMPORT.
Untuk menggunakan fitur IMPORT tersebut, berikut langkah-langkahnya:
1. Klik DOWNLOAD TEMPLATE (tombol warna hijau)
2. Buka file ‘TemplateInputRisiko.xlsx’ menggunakan aplikasi Microsoft Excel
3. Selanjutnya isi data pada template Excel mengikuti keterangan yang tertera pada file
Excel
4. Setelah selesai melakukan penambahan data pada Excel, simpan file Excel
5. Kemudian klik tombol IMPORT
6. Proses loading upload file akan berjalan, setelah selesai upload akan muncul
keterangan berapa data yang tersimpan.
52
Penambahan Detail Data Historis
Pada JM SMART v3, Data Historis akan menampilkan data yang lebih lengkap termasuk
perubahan apa saja yang dilakukan, berikut contoh tampilan detail Data Historis.
Pada tombol Lihat Detail diatas jika di klik akan menampilkan detail perubahan yang dilakukan
pada Kode Risiko di baris tersebut, seperti yang ditampilkan pada gambar dibawah ini.
Setiap perubahan pada Tindak Lindung (Mitigasi) akan dicatat secara terpisah seperti yang
tampak pada gambar diatas.
