Na osnovu lana 50

Na osnovu lana 47. Statuta JAHORINA OSIGURANJA" A.D. Pale, (u daljem tekstu: Drutvo), Generalni direktor Drutva, donosi:

U P U T S T V O

O PRIMJENI PRAVILNIKA O RASPOLAGANJU I UPOTREBI OBRAZACA STROGE EVIDENCIJE

I OPTE ODREDBE

lan 1.Ovim Uputstvom reguliu se: - Osnovne odredbe;

- Organizovanje i tampanje obrazaca stroge evidencije; - Evidencija ulaza i izlaza obrazaca stroge evidenclje u ekonomat; - Razduivanje obrascima stroge evidencije;

- Odlaganje dokumentacije o evidentiranju obrazaca stroge evidencije;

- Stavljanje obrazaca stroge evidenclje van upotrebe;

- Upotreba obrazaca stroge evidenclje;

- Kontrola stanja i koricenja obrazaca stroge evidencije:

tekua interna kontrola; redovna interna kontrola; vanredna interna kontrola; ovlaenja interne kontrole; zapisnik o izvrenoj internoj kontroli;

- Prelazne i zavrne odredbe.

II

OSNOVNE ODREDBE

lan 2.Zakljuivanje ugovora o osiguranju, naplatu premija osiguranja, vre ovlaena lica zaposlena u Drutvu, kao i zastupnici u osiguranju koji imaju zakljuene ugovore o zastupanju sa Drutvom (u daljem tekstu: POSREDNICI), na odreenim obrascima izdanja Drutva. O ovim obrascima vodi se posebna evidencija (Stroga evidencije).

Obrasci o kojima se obavezno vodi stroga evidencija o korienju i upotrebi su: - polisa osiguranja.lan 3.Promet obrazaca stroge evidencije prati se putem raunara, a na osnovu programa za elektronsku obradu podataka o tampanju-nabavci i upotrebi obrazaca stroge evidencije. Svaki obrazac stroge evidencije mora da ima: -naziv, broj i ifru.

lan 4.Sadraj i tehniki izgled obrazaca stroge evidencije utvruje Sluba za preuzimanje osiguranja.

Utvrivanje potrebnih koliina obrazaca stroge evidencije vri odgovarajua sluba za preuzimanje osiguranja. tampanje i distribuciju potrebnih obrazaca stroge evidencije vri Sektor za tehniku i podrku osiguranju. Dostava obrazaca stroge evidencije vri se na zahtev i po odobrenju odgovarajue slube za preuzimanje osiguranja ili druge slube u skladu sa optim aktima Drutva.Kontrola obrazaca stroge evidencije, stanje zaliha, korienje, naplata i uplata premije i kapare osiguranja, vri se na osnovu odredaba ovog Uputstva.

IIIORGANIZOVANJE I TAMPANJE OBRAZACA STROGE EVIDENCIJE

lan 5.Administrator stroge evidencije duan je da prati zalihu obrazaca stroge evidencije u ekonomatu, i po posrednicima, koji obavljaju poslove osiguranja u ime i za raun Drutva.

Prije organizovanja tampanja obrazaca stroge evidencije, odgovarajua sluba za preuzimanje osiguranja obavezno sagledava tehniki izgled obrazaca stroge evidencije i predlae eventualne izmene i dopune, ukoliko to zahtevaju izmene i dopune nastale u tarifama i uslovima osiguranja ili je dolo do usavravanja tehnologije rada. Istovremeno vodi rauna o blagovremenom obavetavanju posrednika, kako ne bi dolo do veeg trebovanja onih obrazaca, kod kojih predstoje odreene izmene i dopune.

lan 6.tampanje obrazaca stroge evidencije sprovodi Sektor za tehniku i podrku osiguranju, a na zahtev slube za preuzimanje odgovarajuih osiguranja i dobijenog tehnikog izgleda obrasca.

Sektor za tehniku i podrku osiguranju vodi evidenciju porudbina tampanja obrazaca stroge evidencije.

Evidencija iz prethodnog stava sadri (vidi obrazac br.1):

- redni broj; datum i broj porudbine; ifru obrasca; poetni i zavrni broj poruenih serija obrazaca; koliinu blokova; napomenu.

lan 7.Evidencija obrazaca stroge evidencije vodi se po brojevima polisa (poetnim i zavrnim brojevima) primljenih odnosno izdatih blokova polisa.

Poruena koliina obrazaca stroge evidencije dostavlja se ekonomatu Drutva, na osnovu otpremnice dobavljaa.

Prijem obrazaca stroge evidencije iz tamparije vri se komisijski. Komisiju za pregled blokova stroge evidencije sainjavaju:

- predstavnik dobavljaa (tamparije);

- predstavnik Drutva.

Ova komisija je obavezna da izvri pregled isporuene koliine obrazaca i proveri da li je numerisanje pravilno izvreno. Svi serijski brojevi pregledanih i primljenih blokova obavezno se overavaju od strane komisije na otpremnici dobavljaa.IV

EVIDENTIRANJE ULAZA I IZLAZA OBRAZACA STROGE EVIDENCIJE U EKONOMAT

lan 8.Registrovanje ulaza obrazaca stroge evidencije u ekonomat vri se na osnovu programa za elektronsku obradu podataka, a prema podacima u dokumentu 350-Trebovanje materijala stroge evidencije.

Unos podataka u prethodni dokument, vri se iz:

- fakture-otpremnice dobavljaa;

- trebovanja-povratnice obrazaca.Unos podataka iz fakture-otpremnice dobavljaa, vri radnik zaduen za tu vrstu poslova. Podatke iz trebovanja-povratnice unosi u raunar ovlaeno lice za izdavanja obrazaca stroge evidencije u filijali.lan 9.Izdavanje obrazaca stroge evidencije posrednicima u Drutvu, vri se preko obrasca trebovanje-povratnica (obrazac br. 2).

Odgovorni radnik ekonomata stroge evidencije izdaje na upotrebu obrasca stroge evidencije na osnovu trebovanja-povratnice (obrazac broj 2). Prilikom prijema obrazaca potpisuje se lice koje preuzima obrasce kao i odgovorno lice u ekonomatu stroge evidencije, koje izdaje obrasce. Obrazac trebovanje-povratnica sainjava se u dva primerka od kojih prvi primerak se predaje radniku zaduenom za voenje evidencije, drugi ostaje ekonomatu.

Prilikom izdavanja obrazaca iz magacina filijale prema posredniku potpisuje se lice koje preuzima obrasce kao i ovlateno lice za izdavanje obrazaca stroge evidencije u filijali. Obrazac trebovanje-povratnica sainjava se u dva primerka od kojih prvi primerak se predaje posredniku, a drugi ostaje filijali.

Trebovanje-povratnica mora biti potpisana od strane ovlaenog lica slube za preuzimanje osiguranja, koje istovremeno i odobrava koliinu koja moe da se trebuje od strane posrednika.

lan 10.U sluaju izlaza- ulaza obrazaca stroge evidencije putem ustupanja od strane jedne poslovne jedinice drugoj poslovnoj jedinici Drutva, odgovorno lice ispostavlja trebovanje- povratnicu obrasca stroge evidencije.

Ako se trebovani obrasci stroge evidencije neposredno predaju sa jednog posrednika drugom, trebovanje-prijemnica radi se u tri primerka. Jedan primjerak dostavlja se posredniku koji se razduuje obrascima stroge evidencije, jedan primjerak posredniku koji se zaduuje obrascima stroge evidencije, a jedan primjerak ostaje ovlatenom licu za izdavanje obrazaca stroge evidencije u filijali. U sluaju da se filijali Drutva dostave obrasci stroge evidencije potom-preporueno, trebovanje-prijemnica sastavlja se u dva primerka. Ta poslovna jedinica duna je da povrati jedan ovjereni i potpisani primerak ekonomatu.

lan 11.Izdavanje obrazaca stroge evidencije vri se iskljuivo prema aritmetikom redu brojeva njihovog ulaza. Prilikom izdavanja obrazaca stroge evidencije, odgovorno lice ekonomata duno je da vodi rauna da prvenstveno stavi u promet blokove iz kojih su pojedini brojevi obrasca ve iskorieni. Ako njih na zalihi vie nema, izdaju se blokovi sa potpunom serijom brojeva obrazaca.

lan 12.Potpuno iskorieni blok obrazaca stroge evidencije, posrednik uva kod sebe, sve dok ne dobije izvetaj iz ekonomata da je razduen sa svim polisama odnosno sa svim obrascima sadranim u iskorienom bloku. Nakon dobijanja Izvetaja, pristupa se unitenju bloka stroge evidencije, a u svoju arhivu odgovorno lice uva obavetenje o potpunom razduenju obrascima stroge evidencije sadranim u bloku koji je uniten.

Neiskorieni obrasci stroge evidencije (potpuno ili djelimino) vraaju se preko obrasca trebovanja-povratnice slubi za preuzimanje osiguranja odnosno licu koje vri tarifiranje-kontrolu posrednika u cilju sprovoenja kontrole. Posle izvrene kontrole, posrednik obrasce predaje ekonomatu, a jedan primjerak obrasca trebovanje-povratnica posle potvrde prijema od strane ekonomata, predaje se licu zaduenom za izdavanje obrazaca stroge evidencije u cilju sprovoenja evidencije o razduivanju. Trebovanje-povratnicu potpisuje i lice koje vraa djelimino iskorieni blok obrazaca.

V

RAZDUIVANJE OBRASCIMA STROGE EVIDENCIJE

lan 13.Odgovorno lice u ekonomatu stroge evidencije posle izdavanja bloka obrazaca, izdaje otpremnicu u dva primjerka i dostavlja je ovlaenom licu za izdavanje obrazaca stroge evidencije u filijali na potpis. Ovlaeno lice za izdavanje obrazaca stroge evidencije u filijali vri unos podataka na osnovu odgovarajueg programa za elektronsku obradu podataka obrazaca stroge evidencije, i na taj nain sprovodi se zaduenje filijale koja je preuzela obrasce stroge evidencije i razduenje ekonomata tim obrascima. Jedan primjerak potpisane i ovjerene otpremnice ostaje ovlaenom licu za izdavanje obrazaca stroge evidencije u filijali, a drugi primjerak se dostavlja u ekonomat.Posle izvrenog prijema obrazaca stroge evidencije u filijali, ovlaeno lice za izdavanje obrazaca stroge evidencije u filijali sprovodi zaduenje obrascima stroge evidencije ovlaenim posrednicima.Razduivanje iskoritenih obrazaca stroge evidencije se vri unosom podataka sa tog obrasca stroge evidencije kroz program u raunar. Unos podataka u raunar vri sam posrednik na prodajnom mjestu ili radnik odgovarajue slube za preuzimanje osiguranja u filijali.

Kontrola- tarifiranje polise osiguranja se vri istovremeno sa unosom podataka iz polise osiguranja u odgovarajui program putem raunara.

Evidencija iskoritenih polisa stroge evidencije vri se prema kolonama sadranim u odgovarajuem programu.

lan 14.Evidencija obrazaca stroge evidencije vodi se po filijalama Drutva i to zaposlenim preuzimaima i licenciranim zastupnicima (fizikim i pravnim licima), koji rade poslove osiguranja u ime i za raun Drutva.

Izvetaj primljenih iskorienih i vraenih obrazaca stroge evidencije dobija se preko programa za elektronsku obradu podataka o premijama osiguranja (premijskog knjigovodstva-odnosno preko odgovarajuih analitikih rauna u okviru finansijskog knjigovodstva).

lan 15.Izvetaj primljenih iskorienih i vraenih obrazaca stroge evideclje (po posrednicima i vrstama obrazaca stroge evidecije) dobija se takoe putem obrade podataka o obraunatoj i naplaenoj premiji osiguranja (premijskog knjigovodstva)-odnosno odgovarajuih analitikih rauna u okviru finansijskog knjigovodstva odnosno ovi podaci se dobijaju istovremeno, pomou odgovarajuih programa za elektronsku obradu podataka

VI

ODLAGANJE DOKUMENTACIJE O EVIDENTIRANJU OBRAZACA STROGE EVIDENCUE

lan 16.Dokumentacija o prijemu i izdavanju obrazaca stroge evidencije vodi se hronolokim redom po datumima sainjavanja

Imajui u vidu da se evidencija vodi posebno za svaku odreenu vrstu ovih obrazaca i po posrednicima, dokumentacija o izvrenom unosu podataka u raunar sreuje se prema hronolokom redu za svaku vrstu obrasca.

Vraeni djelimino iskorieni blokovi polisa sreuju se po vrstama obrazaca i hronolokom redu i posebno, s tim to se prethodno vri unos podataka o razduenju lica koje je bilo zadueno tim blokovima polisa osiguranja u filijali, a zatim zaduuje ekonomat.

VII

STAVLJANJE OBRAZACA STROGE EVIDENCUE VAN UPOTREBE

lan 17.U sluaju da se zbog izmene tarifa i uslova osiguranja ili racionalizacije poslovanja neki od obrazaca izdatih od strane ekonomata ne mogu vie primenjivati kod zakljuivanja ugovora o osiguranju ili naplati premije, na predlog odgovarajue slube za preuzimanje osiguranja, Generalni direktor Drutva ili od njega ovlaeno lice donosi reenje o stavljanju van upotrebe odnosnog obrasca stroge evidencije.

Na osnovu reenja Generalnog direktora Drutva, rukovodilac odgovarajue slube za preuzimanje osiguranja nareuje da se prestane sa radom na predmetnim obrascima stroge evidencije i preduzima mere da sva lica zaduena sa ovim obrascima neutroene obrasce povrate ekonomatu.

VIII

UPOTREBA OBRAZACA STROGE EVIDENCIJE lan 18.Trebovanje i korienje obrazaca stroge evidencije, vri se na osnovu propisanog obrasca, (trebovanje-povratnica), a korienje obrasca stroge evidencije sprovodi se u skladu sa odredbama ovog Uputstva i tehnologije rada po vrstama osiguranja, propisane posebnim uputstvima. Potrebno je za svaku vrstu osiguranja da se propie odgovarajua tehnologija rada o kretanju dokumentacije.

Svaki obrazac stroge evidencije ima svoju irfru. Takoe, svaka vrsta osiguranja, agencija, zastupnik-poverenik ima svoju ifru.

lan 19.Obrasce stroge evidencije mogu da trebuju i upotrebljavaju:

- radnici Drutva koji rade na poslovima zakljuivanja ugovora o osiguranju i naplati premije osiguranja, a pre toga su obueni za ove poslove;

- fizika lica koja su zakljuila ugovor o radu- djelu, za obavljanje poslova zakljuivanja ugovora o osiguranju i naplati premija;

- zastupnici u osiguranju (fizika i pravna lica) koji su zakljuili ugovor sa Drutvom o obavljanju poslova osiguranja u ime i za raun Drutva.Ugovorom se blie odreuju prava i obaveze lica koja upotrebljavaju obrasce stroge evidencije.

lan 20.Interni radnici koji rade na poslovima zakljuivanja ugovora o osiguranju kao i lica u graansko-pravnom odnosu, mogu da trebuju samo one vrste obrazaca stroge evidencije za koje imaju ovlacenje odnosno ugovornu saglasnost.

Lica iz stava 1 ovog lana mogu trebovati najvie po dva bloka obrasca stroge evidencije onih vrsta osiguranja koje sprovode u smislu ugovora zakljuenog sa Drutvom. Izuzetno po odobrenju direktora sektora za preuzimanje osiguranja ili od njega ovlaenog lica, moe se odobriti trebovanje i vie blokova stroge evidencije zavisno od intenziteta korienja.

Novi blok odnosno blokove obrazaca stroge evidencije ovlaena lica mogu dobiti tek kad stave na uvid potvrdu o razduenju odnosno po dobijanju izvetaja da je razdueno svim polisama osiguranja odnosno drugim obrascima, koje eli da trebuje.

lan 21.U sluaju da proveravanjem posrednik utvrdi da je neki obrazac stroge evidencije bilo u orginalu ili kopiji neispravan zahtevae da mu rukovodilac ekonomata izda drugi blok sa ispravnim originalnim primercima i kopijama odreene vrste obrazaca.

Potpisivanjem o preuzimanju (na propisanom obrascu) bloka odnosne vrste obrazaca, na nain kako je predvieno odredbama ovog lana, potpisano lice potvruje prijem obrazaca u ispravnom stanju.

lan 22.Lice koje upotrebljava obrasce stroge evidencije duno je da ih uva kao hartije od vrednosti. O gubljenju ili eventualnoj krai obrazaca stroge evidencije mora se sainiti poseban zapisnik i podneti izvetaj direktoru sektora za preuzimanje osiguranja, najkasnije u roku od tri dana od dana saznanja o gubljenju odnosno krai. Na zahtev direktora sektora za preuzimanje osiguranja preduzimaju se sledee mjere:

- oglaavanja nevaeim odnosnih brojeva obrazaca stroge evidencije s tim to se brojevi nestalih obrazaca dostavljaju svim radnicima Drutva, koji rade na likvidaciji teta koje mogu biti pokrivene tim polisama osiguranja u cilju upozorenja od eventualnih zloupotreba istih i zatim oglas odloiti u dokumentaciju o izdatim obrascima stroge evidencije;

- pokretanja disciplinskog postupka protiv lica koje se nemarno odnosilo prema uvanju obrazaca stroge evidencije;

- zabrane rada posredniku sa obrascima stroge evidencije dok se ne okona disciplinski postupak;

- pokretanja postupka kod suda za obeteenje Drutva, ako je za Drutvo nastupila teta zbog gubitka odnosno krae obrazaca stroge evidencije ili pokretanje krivinog postupka.

lan 23.Ukoliko ovlaeno lice u obrazac stroge evidencije pogreno upie odreene podatke, zbog ega se tako ispunjeni obrazac ne moe predati osiguraniku, duno je da ispie drugi obrazac odnosno polisu u koju ce uneti tane podatke, pri emu mora koristiti prvi naredni broj u bloku.

Na pogrenom originalnom primerku i pripadajuim kopijama polisa, otiskom indiga ispisuje krupnim slovima u dijagonali oznaku "PONITENO", sa datumom i svojim potpisom.

Unitavanje, cepanje, pogreno ispisanog originalnog primerka i njegovih kopija STROGO JE ZABRANJENO. Posrednik je obavezan da upotrebu tog obrasca opravda prilaganjem originala i kopija polisa, pri emu druga ponitena kopija polise ostaje u odnosnom bloku radi kontrole.

Posrednik prilikom upotrebe obrazaca stroge evidencije duan je da originalne primerke sa odgovarajucim kopijama stroge evidencije koristi strogo po aritmetikom redu brojeva (bez preskakanja pojedinih brojeva).

Uporedno korienje dva ili vie blokova iste vrste obrazaca strogo je zabranjeno.

lan 24.Zakljueni ugovor o osiguranju potpisuju posrednik i fiziko lice, odnosno ovlaeni predstavnik graansko-pravnog lica, s tim to kod ovih drugih svaka priloena kopija polise mora da sadri i otisak tambilja-peata sa nazivom graansko-pravnog lica.Posrednik za zakljuivanje ugovora o osiguranju na obrascima stroge evidencije sa fizikim ili graansko-pravnim licima u seditu Drutva odnosno poslovne jedinice obavezan je:

- da za sve zakljuene ugovore na obrascima stroge evidencije, u toku jednog radnog dana sastavi obraune na spisku dostavljenih dokumenata (obrazac OS-9) za svaku vrstu osiguranja posebno kada se radi o osiguranicima-fizikim licima. Kada su osiguranici pravna lica ispostavljaju se rauni-fakture na kojima obavezno moraju biti naznaeni brojevi polisa osiguranja i rokovi dospjea pojedinih rata, ako se radi o naplati u vie rata, ovako ispostavljeni rauni ne prilau se u spisak (obrazac OS-9) ve slue za razduivanje polisa, odnosno obraun provizije.

Tarifiranje i kontrola obrauna premije osiguranja, vri se putem raunara, a na osnovu odgovarajueg programa za elektronsku obradu podataka iz polisa osiguranja. Ukoliko Drutvo ne raspolae odgovarajuim programom u tom sluaju tarifiranje i kontrolu polisa osiguranja, vri radnik strune slube za preuzimanje osiguranja.

Lice koje je izvrilo kontrolu putem unosa podataka ili putem revizije polise osiguranja, ispravnost primjene uslova i tarifa osiguranja, potvruje svojim parafom na svakoj priloenoj kopiji obrasca stroge evidencije.

Prilikom predaje obrazaca ukupan iznos naplaene premije osiguranja naznaen u obrascu OS-9 ovlaeni predstavnik Drutva uplauje uplatnicom preko poslovne banke ili pote.

lan 25.Posle izvrene kontrole, pristupa se unoenju podatka u raunar, a na osnovu programa za elektronsku obradu polisa osiguranja.Kontrola-tarifiranje, moe da se vri i putem raunara, na osnovu odgovarajueg programa, istovremeno sa unosom podataka iz polise osiguranja

lan 26.U sluaju da lice koje kontrolie strogu evidenciju (tarifer odnosno lice koje vri unos podataka u raunar) konstatuje da je jedan ili vie obrazaca stroge evidencije-polisa, neispravan, obavezno je da te polise precrta u spisku dostavljenih dokumenata OS-9. Ukupan zbir naplaene premije u obrascu OS-9 se umanjuje za iznos premije u neispravnim dokumentima, a iznos premija neispravnlh dokumenata iskazuje se u koloni ovog obrasca primjedba". Neispravne kopije polisa tarifer-kontrotor vraa licu koje je zakljuilo ugovor, da iste sastavi u skladu sa uslovima i tarifom premije osiguranja, po kojim je polisa osiguranja zakljuena, u roku od pet dana.

Na osnovu nalaza tarifera-kontrolora posrednik koji je zakljuio ugovor obavezan je da iznos ispravljene premije uplati putem uplatnice preko poslovne banke ili pote.

lan 27.Ukoliko posrednik radi van sjedita Drutva odnosno njegove filijale, i uplatu premije po zakljuenim osiguranjima vri prije kontrole od strane tarifera-kontrolora obavezan je:

- da za sva zakljuena osiguranja u toku dana, narednog dana sastavi obraun na "spisku dostavljenih dokumenata OS-9" (za svaku vrstu osiguranja);

- da za svu ovu dokumentaciju istog dana izvri unos podataka u raunar gdje se softverski vri kontrola unosa;

- da izvri uplatu ukupno naplaene premije osiguranja uplatnicom preko poslovne banke odnosno pote.

lan 28.Posrednik neispravnu polisu osiguranja stornira na nain kako je predvieno ovim Uputstvom.

Ispostavljanjem nove polise osiguranja posrednik je obavezan da sastavi novi spisak dostavljenih dokumenata na obrascu OS-9, gde prvo upisuje broj stare polise sa naznakom "storno". Tom prilikom uz obrazac OS-9 prilae original i prvu kopiju stornirane polise.

U istom ovom dokumentu ispod ovako oznaene i stornirane polise upisuje novi broj polise sa naznakom premije osiguranja.

Obrazloene razlike daje u koloni "primedba" gde naznauje iznos koji se uplauje, odnosno vraa, pozivajui se na prethodni OS-9 obrazac.

lan 29.Ukoliko se po odobrenju ovlaenog radnika Drutva zakljui ugovor o osiguranju sa plaanjem u ratama, to je sluba za preuzimanje osiguranja obavezna da vodi posebnu evidenciju dunika sa sledeim elementima: - broj polise;

- ime i prezime osiguranika i njegovu tanu adresu; - rok dospjea narednih rata sa iznosom za svaku ratu; - datum naplate pojedinih rata i iznosa koji je naplaen;

- ifru posrednika koji je zakljuio ugovor, odnosno koji je duan da naplati preostalu nenaplaenu premiju osiguranja.Spiskove dospjea rata po mesecima i osiguranicima, struna sluba za preuzimanje osiguranja dostavlja nadlenom posredniku u cilju naplate dospjele rate i finansijskoj slubi radi sastavljanja operativnih planova likvidnosti i to najmanje na 15 dana pre roka dospea naplate rate.

Evidencija iz stava 1 i 2 ovog lana vodi se putem raunara, a na osnovu odgovarajueg programa za elektronsku obradu podataka premija osiguranja u premijskom odnosno finansijskom knjigovodstvu.

Prethodni nain primjenjuje se u onim sluajevima, kada je obrada podataka (premija i teta) u okviru strunih slubi, a ukoliko to nije sluaj, te poslove radi raunovodstvo.

lan 30.Ovlaeno lice koje izdaje osiguranicima zelene kartone duno je da kod naplate premije za zelene kartone sastavi poseban obraun izdatih zelenih kartona na obrascu OS-9.

Stanje dokumenata stroge evidencije izdatih zelenih kartona, vodi se na isti nain kao i kod polisa osiguranja, pa samim tim i tarifiranje-kontrola sprovodi se na isti nain, kao i kod polisa osiguranja.

lan 31.Lice koje je sa Drutvom u stalnom radnom odnosu, a obavlja poslove zakljuivanja ugovora o osiguranju i naplate premije osiguranja, u sluaju prestanka radnog odnosa po svom zahtevu ili po odluci organa Drutva ne moe biti razreeno od dunosti pre nego to dostavi personalnoj slubi dokaze o razduenju sa obrascima stroge evidencije i obaveza koje iz toga proistiu.

Radnik koji je zaduen za izvrenje kontrole obrazaca stroge evidencije obavezan je da iz raunovodstva odnosno strune slube za preuzimanje osiguranja preuzme podatke iz izvetaja primljenih, iskorienih i vraenih obrazaca stroge evidencije" u kojem su evidentirani obrasci stroge evidencije sa kojima je zadueno lice kome prestaje radni odnos.

Posle izvrene kontrole, ukoliko ustanovi neraiene odnose materijalne prirode ili finansijsko-novane, daje u zadatak licu kod koga je izvrena kontrola da ove odnose sredi sa nadlenim slubama Drutva najkasnije u roku od tri dana od dana izvrene kontrole.

Ukoliko ovo lice postupi po nalogu kontrole, sastavlja se zapisnik o izvrenoj kontroli i primopredaji u kome se posebno navodi:

- stroga evidencija koja je bila predmet kontrole i to po vrstama i brojevima; - poetni i zavrni broj iskorienih i predatih obrazaca stroge evidencije po vrstama;

- broj povratnice, vrste vraenih blokova i brojevi vraenih, a neiskorienih polisa;

- stanje izvrenih uplata odnosno ukupna zaduenja. Ovaj zapisnik potpisuje ovlaeni radnik Drutva i lice kod koga je izvrena kontrola i primopredaja dokumenata i predstavlja potvrdu licu da je celokupnu strogu evidenciju sa kojom je do tada bilo zadueno radi zakljuivanja ugovora i naplati premije uredno predalo i da su po tom osnovu izvrene sve novane uplate.

IX

KONTROLA STANJA, UPOTREBE I KORIENJA OBRAZACA STROGE EVIDENCIJE

lan 32.Kontrola stanja i korienja obrazaca stroge evidenclje vri se kao:

- tekua interna kontrola;

- redovna interna kontrola;

- vanredna interna kontrola. Internu kontrolu, tekuu, redovnu i vanrednu sprovode radnici Drutva po svom redovnom zaduenju ili posebnom nalogu dobijenog od ovlaenog lica.

Tekua interna kontrola

lan 33.Tekua interna kontrola stanja obrazaca stroge evidencije sprovodi se dva puta meseno radi utvrivanje stanja zaliha u ekonomatu stroge evidencije i po pojedinim posrednicima zaduenim ovim obrascima.

Tekua interna kontrola podrazumeva i svakodnevnu kontrolu u toku procesa rada.

Tekuu intemu kontrolu stanja zaliha sprovodi ovlaeno lice slube za preuzimanje osiguranja, a na osnovu evidencije, koja se vodi pomou odgovarajuceg programa elektronskim putem. O stanju i prometu obrazaca stroge evidencije podnosi izvetaj nadlenom rukovodiocu.

Svakog 10-og u mjesecu, nakon unosa produkcije u program, radi auriranja evidencije za prethodni mjesec, odgovorni radnik je duan izvriti kontrolu cjelokupnog unosa i popis svih polisa koje su predmet stroge evidencije u filijali, povlaenjem elektronskih izvjetaja iz informacionog programa. Elektronski zapis o tome se arhivira u filijali,a izvjetaj dostavlja centralnom ekonomatu.U svom izvetaju naroito iznosi: - izdate blokove po vrstama sa naznaenjem broja bloka u okviru vrste obrasca;

- stanje blokova evidencije po vrstama obrazaca sa naznakom brojeva i

- druga zapaanja u vezi sa rukovanjem i izdavanjem obrazaca stroge evidencije.

Generalni direktor e donijeti odluku o imenovanju lica ovlaenih i odgovornih za rad i raspolaganje sa obrascima stroge evidencije po filijalama.lan 34.Tekua interna kontrola upotrebe obrazaca stroge evidencije sprovodi se svakodnevno i to:

- u delu korienja i pravilnosti primene uslova i tarifa osiguranja, pravilnom ispunjavanju dokumenata kojom se vri predaja iskorienih obrazaca;

- u delu pravilne predaje obrazaca stroge evidencije po aritmetikom redu brojeva;

- u delu uplate premija osiguranja o rokovima.

Kontrolu iz stava 1 ovog lana vre ovlacena lica Drutva, po odredbama uslova i tarifa osiguranja na osnovu kojih je zakljuen ugovor o osiguranju, ovog Uputstva i kao i drugih optih akata Drutva.O svim zapaanjima, a naroito: o neredovnim uplatama, o nepridravanju korienja obrazaca stroge evidencije po aritmetikom redu izvetava odgovorno lice za preuzimanje osiguranja.Redovna interna kontrolalan 35.Redovna interna kontrola odnosi se na ukupno poslovanje ekonomata stroge evidencije kao i na poslovanje posrednika koji upotrebljava obrasce stroge evidencije.

Redovna kontrola vri se najmanje dva puta godinje prema svim licima koja rukuju obrascima stroge evidencije.

Redovnu kontrolu prema utvrenom planu vre ovlaeni radnici Drutva.

Tekua kontrola u ekonomatu

lan 36.Lice koje rukuje-koristi obrasce stroge evidencije, mora biti o danu kontrole izveteno pet dana pre poetka kontrole.

Lice iz prethodnog stava ovog lana obavezno je da sve upotrebljene obrasce preda na knjienje preko spiska dostavljenih dokumenata (obrazac OS-9) i da izvri sve uplate po predatoj dokumentaciji najmanje jedan dan pre zakazane kontrole radi sreivanja svog stanja.

U zakazani dan kontrole posrednik je obavezan da ponese-pripremi sve blokove stroge evidencije (neiskoricene delimino iskoriene i potpuno iskoriene, a nerazduene to jest neunitene) i stavi kontroli na uvid.

lan 37.Pregledom i proverom ovlaceni radnik za kontrolu prvo utvruje da li se svi iskorieni i neiskoriceni blokovi obrasca nalaze kod lica kod koga se vri kontrola. Po Izvrenom proveravanju kontrole stanja blokova sa kojim je lice zadueno utvruje se da li se sve kopije iskorienih blokova nalaze u bloku pri emu obraca panju na kopirni tekst i brojane podatke u bloku.

Po izvrenom proveravanju, ispitivanju broja kopija iskoricenih obrazaca, ovlaeni radnik ispituje da li se kod lica kod koga se vri kontrola nalaze svi neiskorieni brojevi obrazaca prema izvetaju primljenih iskonscenih i vracenih obrazaca stroge evidencije.Pored napred naznaenih poslova kontrolor vri i sledeca proveravanja: - da li je ovlaeni posrednik pravilno trebovao obrasce stroge evidencije, odnosno nije li vrena pozajmica obrazaca stroge evidencije od drugog posrednika Drutva;

- da li ovlaeni posrednik zakljuuje ugovore i naplauje premiju na jednom bloku ili ima vie zapoetih blokova iste vrste, kao i

- da li ovlaeni posrednik upotrebljava pojedine primerke originalnih obrazaca pravilno-aritmetikim redom brojeva, bez preskakanja.

Ako se proveravanjem utvrdi da kod posrednika kod koga se vri kontrola nedostaju pojedini brojevi obrazaca sadranih u stanju dokumenata stroge evidencije, ovaj se posrednik upuuje da odmah iskoriene obrasce vrati dostavljanjem istih tariferu-kontroloru, preko spiska dostavljenih dokumenata na obrascu OS-9, i naplacenu premiju uplati u korist rauna Drutva.

lan 38.Na osnovu stanja dokumenata stroge evidencije odnosno utvrenog stanja ovlaeni radnik koji vri kontrolu, utvruje i zapisniki konstatuje:

- da li posrednik kome se vri kontrola stvarno poseduje sve blokove obrazaca, prema njegovom stanju zaduenja obrascima stroge evidencije;

- da li su svi iskorieni i poniteni obrasci stroge evidencije predati na knjienje i rukovanje u smislu odredaba ovog Uputstva;

- da li se uplate premija osiguranja i ostale naplate vre u propisanim rokovima;

- nalae slubi raunovodstva odnosno strunoj slubi za preuzimanje osiguranja eventualne ispravke oko zaduenja i razduenja lica kod koga je vrena kontrola.Ovlaeno lice koje vri kontrolu po izvrenoj kontroli naroito konstatuje: - naeno stanje obrazaca stroge evidencije uporeeno sa stanjem zaduenjem u ekonomatu stroge evidencije;

- iskoriene brojeve stroge evidencije i ispravnost predaje odnosno razduenja;

- iskoricene brojeve obrazaca stroge evidencije i kretanje uplata u korist rauna Drutva;

- propuste i nedostatke u radu posrednika koji koristi i upotrebljava obrasce stroge evidencije, u kome obavezno konstatuje i daje uputstva licu u vezi otklanjanja istih u svom buduem radu.

lan 39.U sluaju da radnik koji vri redovnu kontrolu utvrdi da je posrednik rukovanjem obrascima stroge evidencije:

- prouzrokovao materijalnu tetu Drutvu;

- izvrio falsifikat podataka u obrascima stroge evidencije u nameri pribavljanja sebi materijalne i druge koristi; - prekoraio dato ovlaenje;

- prisvojio u svoju korist ili korist treih lica premiju osiguranja duan je da nepraviinost tano ispita i utvrdi iznos zloupotrebljenog iznosa premije, i da od ovog lica uzme izjavu.

Obavezan je da od posrednika povue ovlaenje i zapisniki preuzme iskoriene i neiskoriene obrasce stroge evidencije i da o naenom stanju, a posebno o izvrenim protivpravnim radnjama i visini pronevere odnosno tete saini poseban izvetaj i izvesti svog neposrednog rukovodioca u cilju pokretanja postupka zbog povrede radne dunosti odnosno ugovora.Vanredna interna kontrola

lan 40.Vanredna kontrola obrazaca stroge evidencije vri se izuzetno, a naroito kada se kod tekue interne kontrole utvrdi:

- da posrednik koji je zaduen sa obrascima stroge evidencije, mesec dana nije zakljuio ni jedan ugovor niti dostavio obrasce stroge evidencije, odnosno uplatio premiju osiguranja;

- kada posrednik redovno i pored ukazanih primedbi obrasce stroge evidencije ne koristi iskljuivo po aritmetikom redu brojeva;

- kada se po dostavljenim obrascima stroge evidencije ne uplauje premija osiguranja i uplate koje uplauje ne odgovaraju iznosima dostavljenih obrazaca stroge evidencije po spisku dostavljenih dokumenata (obrazac OS-9);

- kada premiju osiguranja posrednik ne uplauje u rokovima predvienim optim aktima Drutva;

- kada se kod likvidacije teta uporeivanjem orginala polise koji se nalazi kod osiguranika i kopije iz evidencije Drutva konstatuje razlika u iznosu obrauna premije ili drugih ugovorenih uslova.

lan 41.Vanredna kontrola vri se bez prethodne najave, ista se obavlja u poslovnim prostorijama Drutva odnosno u seditu mjesta lica koje koristi i upotrebljava obrasce stroge evidencije. Uvid u stanje poslovanja sa obrascima stroge evidencije kod vanredne kontrole je isti kao i kod redovne kontrole.

Vanredna kontrola vri se i na zahtev posrednika odnosno personalne slube u sluaju prestanka radnog odnosa odnosno raskida ugovora o obavljanju poslova osiguranja u ime i za raun Drutva.

Vanrednu kontrolu po potrebi obavljaju dva radnika.

Za vanrednu i redovnu kontrolu izdaje se pismeni nalog i reenje sa opisom zadataka. Sa ovim nalogom odnosno reenjem mora se upoznati lice kod koga se vri kontrola.

Ovlaenja interne kontrolelan 42.Radnik koji vri kontrolu ovlaen je da izdaje struna uputstva za otklanjanje utvrenih greaka u voenju i korienju stroge evidencije, a u sluaju utvrene neaurnosti da naredi dovoenje svih evidencija u potpuno ispravno stanje.

Radnik kontrole duan je da podnosi pismene predloge u cilju otklanjanja utvrenih nepravilnosti, zloupotreba i priinjene tete bilo da se to odnosi na lice koje vodi evidenciju obrazaca stroge evidencije ili na lica koja se zaduuju obrascima stroge evidencije u cilju zakljuivanja ugovora o osiguranju i naplati premije.

Ako radnik kontrole ne postigne saglasnost u potpisivanju zapisnika o izvrenoj kontroli po zakljucima i nalozima za otklanjanje utvrenih nepravilnosti, zloupotrebe i tete, obavetava svog pretpostavljenog radi preduzimanja daljih mera, a osim toga ovu injenicu konstatovae u zapisniku o kontroli.

U toku vrenja kontrole, radnik koji vri kontrolu duan je da se u svom radu pravilno ponaa prema licu kod koga vri kontrolu.

U sluaju neodazivanja posrednika pozivu radi vrenja kontrole upotrebe i stanja obrazaca stroge evidencije, izvetava se direktor sektora za preuzimanje osiguranja, odnosno nadleno lice, u cilju preduzimanja odgovarajuih disciplinskih i drugih mera.

U sluaju kada se lice u graansko-pravnom odnosu ili u nekom drugom ugovornom odnosu sa Drutvom, koje radi na poslovima zakljuivanja ugovora o osiguranju i naplati premije, ne odazove u ponovljenom pismenom pozivu (preporuka sa povratnicom) kontrola je obavezna da odmah izvesti rukovodica slube za preuzimanje osiguranja sa napomenom da postoji osnovana sumnja prekoraenja i zloupotrebe datih ovlaenja iz ugovora, a u cilju pokretanja krivinog postupka protiv istog kod nadlenog organa.

Zapisnik o kontrolilan 43.Zapisnik o izvrenoj kontroli obrazaca stroge evidencije, kod posrednika je slubeni akt koji ovlaeni radnik sastavlja na licu mesta, neposredno po zavrenoj kontroli i koji potpisuje i lice kod koga je izvrena kontrola.Zapisnik o izvrenoj kontroli obrazaca stroge evidencije, uporedo sa oznakom brojeva obrazaca koji su bili predmet kontrole sadri sva zapaanja i primedbe o utvrenim injenicama kao to su nedostaci u radu, propusti, nepravilnosti i zloupotrebe koje se u zapisniku konkretno formuliu i dokumentuju, pored ostalog i izjavom lica kod koga se vri kontrola.Zapisnik sadri i sve zakljuke o ispravnosti odnosno neispravnosti u radu posrednika.

Zapisnik se sastavlja na dan zavrene kontrole u tri primerka od kojih se jedan predaje licu kod koga je izvrena kontrola stroge evidencije, drugi rukovodiocu interne kontrole, a trei primerak zadrava radnik koji je izvrio kontrolu za svoju evidenciju.

U sluaju neispravnosti poslovanja zapisnik se sastavlja u pet primeraka i dva dostavljaju direktoru sektora za preuzimanje osiguranja, a ostala tri primerka kao u prethodnom stavu.

lan 44.Evidencija o izvrenim kontrolama vodi se u slubi, koja je izvrila kontrolu, a na osnovu zapisnika o izvrenim kontrolama stroge evidencije.

Evidencija o utvrenim nepravilnostima i zloupotrebama vodi se posebno do okonanja postupka pokrenutog na osnovu zapisnika o kontroli.

X

PRELAZNE I ZAVRNE ODREDBElan 45.Svi radnici Drutva, kao i lica, koja su zakljuila ugovor o obavljanju poslova osiguranja u delu zakljuivanja ugovora o osiguranju i naplati premije osiguranja sa Drutvom, obavezna su da se u svom radu na poslovima zakljuivanja ugovora o osiguranju i naplati premije osiguranja, pridravaju odredaba ovog Uputstva.

Ovo Uputstvo stupa na snagu danom potpisivanja od strane Generalnog Direktora Drutva, a primenjuje se od 01.09.2010. godine.

Stupanjem na snagu ovog Uputstva prestaje da vai Uputstvo o raspolaganju i upotrebi obrazaca stroge evidencije, br. 001-85/03 od 30.01.2003. godine.

Broj: 001-10476/10

Generalni direktor

Datum: 06.08.2010.g.

Dr Miroslav MikiPAGE 10