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Jedes Planungsbüro braucht Arbeitsteilung. Das Modell F-M-U und das "Unternehmensschiff" helfen dabei. Siehe auch zukunftswerstatt-architektur.de dazu.
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1X-2012� Planungsbüro�Professionell
hier rubrik
büroorganisation
Facharbeit – Management – unternehmerarbeit: Stimmt bei ihrem Planungsbüro die balance?von�edgar�Haupt,�Dipl.-ing.�und�Zertifizierter�Coach�für�architektur-�und�ingenieurbüros,�Köln
|� Damit�arbeit�effektiv�wird,�braucht�es�eine�klare�„gewaltenteilung“.�Das�gilt�auch�und�vor�allem�für�architektur-�und�ingenieurbüros.�stellen�sie�ihr�büro�auf�den�Prüfstand�und�erfahren�sie,�wie�sie�Potenziale�zur�effizienz-�und� erfolgssteigerung� erkennen� und� daraus� konkrete� Maßnahmen� ablei-ten.� |
Auch Generalisten müssen Aufgaben abgeben„Jeder�will�möglichst� viel�können�–� jeder�macht� irgendwie�alles.“�Kreative�Menschen�wollen�kreativ�arbeiten,�und�gerade�Planer�definieren�sich�explizit�durch� ein� generalistisches� selbstverständnis.� ganzheitlich� zu� denken� und�Planungsprozesse�im�ganzen�zu�verstehen,�hat�ja�auch�durchaus�seine�be-rechtigung,�etwa�für�die�gestaltung�von�gebäuden�oder�für�die�lösung�tech-nischer�Herausforderungen.�
in�der�Projektabwicklung�braucht�es�dagegen�aufgabenteilung�und�experten-tum.�Denn�falsch�verstandene�„Kreativität“�führt�dazu,�dass�immer�neue�ar-beitsweisen� entstehen� und� Zuständigkeiten� zunehmend� diffusser� werden.�Die�folge�sind�große�Probleme�in�der�Zusammenarbeit.�Der�eherne�ansatz�„kreatives�arbeiten“�kehrt�sich�um,�und�mündet�in�kostspieligem�Mehrauf-wand�und�nervigen�reibungsverlusten.
Drei Säulen im einklangingenieure� planen,� Manager� betreiben� Projekte� und� das� büro,� die� inhaber�entwickeln�das�unternehmen.�Dieses�dreigliedrige�Modell�der�arbeitsteilung�ist�das�a�und�o�einer�effektiven�büroführung.�Das�Modell�aus�facharbeit�(f),�Management� (M)�und�unternehmerarbeit� (u)� ist�die�basis,�dass�ein�unter-nehmen�funktioniert.�es�gilt�auch�für�architektur-�und�ingenieurbüros.
Grafik zeigt Zusammenwirken der Säulen Die�untenstehende�grafik�zeigt,�dass�und�wie�„fMu“�als�ordnungsprinzip�in�der�büroorganisation�agiert.�Die�linke�abbildung�zeigt�das�Prinzip.�im�realen�leben�ist�die�Dreiteilung�in�jedem�unternehmen�anders.�Meist�wird�die�säule�fachliche�Projektarbeit�überbetont,�die�beiden�anderen�–�für�die�unterneh-mensentwicklung��aber�genauso�wichtigen�–�säulen�kommen�zu�kurz.�
Die�erfahrung�aus�vielen�beratungen�lehrt,�dass�dies�auch�für�architektur-�und�ingenieurbüros�gilt.�beleuchten�sie�ihr�büro�deshalb�einmal�ehrlich�aus�der�fMu-Perspektive.�stimmt�die�balance?
Auch kreatives Arbeiten bedarf fördender rahmen-bedingungen
Die drei Säulen erfolgreicher Planungsbüros
Machen Sie einen ehrlichen Selbstcheck
2X-2012� Planungsbüro�Professionell
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Warum der inhaber die Dreiteilung selbst aktiv bestimmen solltenoch�einmal:�Die�Dreiteilung�fachliche�Projektarbeit,�Management�und�un-ernehmerabeit�gibt�es�systembedingt�in�jedem�architektur-�und�ingenieur-büro.�nur�sind�sich�viele�inhaber�dessen�nicht�oder�zu�wenig�bewusst.�
Das� heißt:� Wenn� sie� die� „gewaltenteilung“� nicht� selbst� regeln,� regelt� sich�diese�von�alleine.�es�kann�auch�sein,�dass�die�Verteilung�supoptimal�ist.�so�werden� die� anteile� „M“� und� „u“� aus� vermeintlich� unabdingbaren� Kosten-gründen�gerne�so�klein�wie�möglich�gehalten.�sicher,�geld�wird�im�Planungs-büro�in�erster�linie�durch�facharbeit�verdient.�aber�wenn�„M“�und�„u“�einen�größeren�arbeitsanteil�brauchen,�muss�eben�„f“�effektiver�werden!�optimale�aufgabenteilung�und�effektives�Prozessmanagement�gehen�miteinander.
PrAxiShinWeiS |� „fMu“� zwingt� sie� im� positiven� sinne� dazu,� zumindest� die�Kernaufgaben�klar�zu�definieren.�
�� es�unterstützt�den�normalfall�und�dient�als�orientierung�bei� jeder�Verände-rung.�als�Prinzip�bietet�es�ein�erstaunlich�hohes�Maß�an�flexibilität�und�anpas-sungsfähigkeit�an�Veränderungen�im�büro.�
�� strukturen�und�Prozesse�immer�wieder�zu�optimieren,�ist�zugegeben�manch-mal�lästig,�aber�wesentlich�wirksamer�als�an�der�Zeit-�und�Kostenschraube�zu�drehen.�letzteres�hat�nämlich�inhaltliche�wie�menschliche�grenzen.�
�� Deswegen� ist�es�auf�Dauer� für�die�büroentwicklung�wesentlich� förderlicher,�Mitarbeiter�an�der�Definition�von�aufgabenfeldern,�stellenprofilen�und�damit�nicht�zuletzt�auch�beruflichen�Perspektiven�zu�beteiligen,�statt�nur�Druck�aus-zuüben.�Motto:�smart�statt�streng.�
unternehmensschiff – meinen Platz findenein�weiteres,�sehr�hilfreiches�instrument�zur�sortierung�von�aufgaben�und�Zuständigkeiten�ist�das�„unternehmensschiff“.�über�die�für�jedermann�ein-gängige�Metapher�aus�der�seefahrt�können�sie�auf�spielerische�und�pragma-tische�Weise�die�Positionierung�der�Mitarbeiter�und�damit�vorhandene�team-strukturen� plastisch� darstellen� und� simulieren.� Das� geht� über� sogenannte�stellvertreter�und�noch�besser�mit�den�Mitarbeitern�selbst.�
Positionen und Sichtweisen auf strategische Ausrichtung in 3D aufzeigen Die� untenstehende� grafik� stellt� sinnbildlich� ein� schiff� (=� architektur-� oder�ingenieurbüro)�aus�einem�realen�fall�dar.��fünf�führungskräfte�klärten�mit-einander�ihre�Position�/�funktion�und�ihre�ausrichtung.�Die�Kürzel�stehen�für�die�namen.�
Wie ist die Dreitei-lung in ihrem büro?
Strukturen und Prozesse optimieren
instrument zur Sortierung von Zuständigkeiten
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Die�Pfeile�zeigen,�dass�drei�strategisch�nach�vorne�schauen,�während�zwei�nicht�wirklich�wissen,�wo�die�reise�hin�gehen�soll.�Die�Diskrepanzen�in�der�persönlichen�sicht�auf�büro�und�Mannschaft�wurden�erst�in�dieser�aufstel-lung�deutlich�sichtbar.�Mit�Hilfe�dieser�Methode�konnten�dann�Missverständ-nisse�geklärt�und�eine�gemeinsame�unternehmensführung�diskutiert�wer-dentverständnis?
nutzen der Darstellung des unternehmensschiffsDas�„unternehmensschiff“�ist�eine�organisationsaufstellung�ohne�therapeu-tische�absicht.�es�geht�allein�um�
�� die�analyse�von�ist-situationen�und�persönliche�einschätzungen�(„ach,�das�ist� mein� Job,� ich� dachte� immer...“,� „wenn� ich� hier� stehe,� wer� macht�dann...?“)�sowie�
�� die�ermittlung�von�Veränderungsmöglichkeiten�durch�die�probeweise�ein-nahme�neuer�Positionen.�
aus�den�Positionen�selbst�und�dessen�direkt�erfahrbarem�Zusammenspiel�lassen� sich� Wunschaufstellungen� mit� stellenprofilen� und� aufgabenfeldern�definieren.�
Die konsequenz für ihr büro„unternehmensschiff“�und�„fMu“�sind�zwei�bewährte�instrumente,�die�man�pragmatisch�einsetzt.�beide�geben�impulse�für�inhaber,�führungskräfte�und�Mitarbeiter.� eine� fachliche� anleitung� und� der� zusätzliche� blick� von� außen�sind� jedoch�sehr�empfehlenswert,� zumal� ja�Mitarbeiter�und�auch�der�Chef�teile�des�systems�und�parteiig�sind.
facharbeit�–�Management�–�unternehmerarbeit�–�drei�säulen,�die�zum�nach-denken�und�Handeln�anregen,�und�auf�die�man�tatsächlich�bauen�kann.�Der�satz:�„Wann�soll�ich�das�denn�noch�machen?“�findet�damit�schnell�lösungen.
↘↘ WeiterfüHrenDer�HinWeis
• „Büroentwicklung: So profitiert Ihr Büro von der Weiterentwicklung der besten Verwal-tungskraft zur Office Managerin“, PBP 11/2013, Seite 22
Optisches hilfsinstrument bewirkt Aha-effekt
ist-Situation analysieren und Veränderungsmög-lichkeiten erkennen
ArchiVAusgabe 11 | 2013
Seite 22 – 24