Upload
others
View
12
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
UMYUNIVERSITAS
MUHAMMADIYAHYOGYAKARTA
BADAN PENJAMINAN MUTUIslamiUnggul
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
PEDOMAN
Badan Penjaminan MutuUniversitas Muhammadiyah Yogyakarta
2016
SISTEM PENJAMINAN MUTU
ADDRESS
Kampus Terpadu UMYJl. Lingkar Selatan . Kasihan . BantulYogyakarta 55183
CONTACT
PhoneFaxAdmissionPublic RelationsEmail
: +62 274 387656 . Hunting: +62 274 387646: +62 274 387649 : +62 274 387656 . Ext. 161 : [email protected]
www.umy.ac.id
KATA PENGANTAR
Penjaminan Mutu adalah bentuk tanggung jawab dalam proses pengelolaan sebuah Perguruan Tinggi. Proses ini harus dilaksanakan secara meningkat dan berkelanjutan melalui Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) . Universitas Muhammadiyah Yogyakarta telah mempunyai SPMI dan SPME yang dibangun komitmennya sejak tahun 2003. SPMI dan SPME di UMY dilakukan untuk Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi Pengendalian dan Pengembangan (PPEPP) seluruh proses bisnis Perguruan Tinggi.
Untuk menyeleggarakan Sistem Penjaminan Mutu di UMY diperlukan pedoman sebagai dasar pelasanaannya. Hal ini digunakan agar setiap proses penjaminan mutu memiliki ukuran yang jelas dan tingkat ketercapaian yang diinginkan. Dengan mengacu berbagai regulasi yang ada, Badan Penjaminan Mutu UMY, merumuskan buku pedoman tersebut untuk melaksanakan seluruh proses penjaminan mutu, baik penjaminan mutu internal maupun penjaminan mutu ekternal serta dukungan pusat data perguruan tinggi.
Berdasarkan buku pedoman ini penjaminan mutu dilakukan dalam berbagai kegiatan. Dalam Penjaminan Mutu Internal dilakukan kegiatan penyediaan dokumen mutu, implementasi dan asesmen mutu, serta upaya tindak lanjut yang diperlukan. Pada Penjaminan Mutu Ekternal dilakukan kegiatan yang berkait dengan proses Pendampingan akreditasi BAN PT, serta mengikuti perankingan akreditasi Internasional QS Star. Untuk mendukung kedua kegiatan diatas diperlukan Sistem Pangkalan Data Perguruan Tinggi yang didukung dengan Sistem Pengelolaan data, sistem informasi, aksestabilitas data dan sistem pndukung pengambilan keputusan (DSS). Tujuan yang diharapkan agar seluruh proses bisnis di UMY mengalami peningkatan mutu secara berkelanjutan.
Pada akhirnya tidak lupa kami Panjatkan Puji Syukur Kepada Allah SWT yang telah memberikan kesempatan, pikiran dan pencerahan bagi Tim Penyusun Dokumen Mutu, sehingga mampu bekerja dengan baik. Tidak lupa pula kami ucapkan terimakasih kepada Pimpinan Universitas yang telah memfasilitasi segala kebutuhan selama proses pembuatan, dan khususnya kepada rekan rekan Tim Penyusun Pedoman Penjaminan Mutu yang telah mendedikasikan komitmennya untuk kemajuan kampus tercinta. Semoga Buku Pedoman ini memberikan manfaat bagi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dimasa sekarang dan akan datang.
Yogyakarta, Desember 2016 Kepala Badan Penjaminan Mutu Dr. Mukti Fajar ND,S.H.,M.Hum
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 70
B. PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan
Tinggi. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2012 Tentang Kerangka
Kualifikasi Nasional Indonesia. Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 73 Tahun
2013 Tentang Penerapan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia Bidang Pendidikan Tinggi.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2014 Tentang
Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi Dan Pengelolaan Perguruan Tinggi Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 87 Tahun
2014 Tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2015 Tentang Kementerian
Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi. Surat Edaran Kemenristekdikti No. 01/M/SE/V/2015 tentang Evaluasi Peraturan
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor
44 Tahun 2015 TentangStandar Nasional Pendidikan Tinggi. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor
62 Tahun 2016 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
___ <*>___
TIM PENYUSUN
Dr. Mukti Fajar Nur Dewata, S.H., M.Hum
Ir. Titiek Widyastuti, M.S.
Editor/Layout
Andri Sujiyanto
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .......................................................................................... i DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii DAFTAR TABEL ................................................................................................ iii DAFTAR GAMBAR .............................................................................................iv I. PENDAHULUAN ............................................................................................ 1 II. SISTEM PENJAMINAN MUTU UMY .......................................................... 6
2.1. Landasan Hukum SPM UMY ................................................................. 6 2.2. Organisasi SPM UMY ............................................................................ 8 2.3. Jati Diri BPM UMY .............................................................................. 14 2.4. Tupoksi dan Anjab BPM ....................................................................... 18
III. SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL UMY ..................................... 27 3.1. Dokumen SPMI UMY .......................................................................... 27 3.2. Implementasi SPMI di UMY ................................................................ 37 3.3. Asesmen Mutu Internal ......................................................................... 40 3.4. Tindak Lanjut Hasil Asesmen ............................................................... 47
IV. SISTEM PENJAMINAN MUTU EKSTERNAL UMY .................................. 53 4.1. Akreditasi ............................................................................................. 56 4.2. Model Pendampingan Akreditasi Program Studi ................................... 57 4.3. UMY dan Perangkingan Internasional .................................................. 62
V. PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI UMY .................................. 64 5.1. Sistem Pengelolaan Data di UMY ......................................................... 64 5.2. Sistem Informasi ................................................................................... 65 5.3. Asesibilitas Data ................................................................................... 69 5.4. Kapasitas Internet ................................................................................. 69 5.5. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (DSS) ............................... 70
VI. PENUTUP ...................................................................................................... 72 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 72
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 69
DAFTAR PUSTAKA
A. BUKU
Dewi N.M., T. Widyastuti, B. Rahmanto, 2012. Panduan Penyusunan Laporan Dan
Evaluasi Beban Kerja Dosen (LEBKD Badan Penjaminan Mutu. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Pedoman Sistem Penjaminan
Mutu Pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan. Direktorat Penjaminan Mutu
Mukti Fajar N.D., T. Widyastuti, dan Mujiyana, 2014. Prosedur Mutu Evaluasi Laporan
Kinerja Unit Kerja. Badan Penjaminan Mutu. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Mutia H.H., Ietje N., M. Zaenuri, Sarjiyah, 2007. Pedoman Penjaminan Mutu
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Badan Penjaminan Mutu. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Mutia H.H., T. Widyastuti, G. Budiyanto, M. F. N. Dewata, dan Y. Achmad, 2012.
Prosedur Mutu Monitoring Dan Evaluasi Kurikulum Berbasis Kompetensi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Badan Penjaminan Mutu. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Mutia H.H., T. Widyastuti, Sarjiyah, S. Orbayinah, A.S. Muntohar, 2012. Prosedur
Mutu Audit Mutu Akademik Internal. Badan Penjaminan Mutu. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Mutia H.H., T. Widyastuti, Sarjiyah, S. Orbayinah, A.S. Muntohar, Ietje N., 2013.
Kode Etik Asesor Mutu Internal. Badan Penjaminan Mutu. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Mutia H.H., T. Widyastuti, Dewi N.M., dan S.N.N Makiyah, 2013. Prosedur Mutu Audit Mutu Non Akademik Internal. Badan Penjaminan Mutu. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 68
VI. PENUTUP
Kegiatan penjaminan mutu merupakan suatu siklus yang bergulir secara
berkelanjutan. Agar implementasi penjaminan mutu dapat berhasil baik harus dibangun
budaya mutu di lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sehingga terus
meningkatkan kualitas Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem
Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) serta didukung oleh pengelolaan data dan sistem
informasi yang handal.. Membangun budaya mutu Pendidikan Tinggi di Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta dilakukan secara bertahap dan diperlukan kerja sama dan
komitmen bersama segenap sivitas akademika di lingkungan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta. Dengan kerja sama yang baik dari seluruh sivitas
akademika, diharapkan nantinya kualitas Pendidikan Tinggi di Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta juga akan meningkat. Sehingga menghasilkan lulusan
yang berkompeten dalam bidangnya dan mampu bersaing dalam ranah global dengan
keunggulan kapasitas ilmu pengetahuan serta integritas nilai nilai keislaman untuk
kemaslahatan umat.
___ <*>___
DAFTAR TABEL
2.1. Kelompok AMI Berdasarkan Kualifikasi per Desember 2014 .............. 11
2.2. Analisis Jabatan Kepala BPM ............................................................... 19
2.3 Analisis Jabatan Kepala Bidang PMI .................................................... 22
2.4. Analisis Jabatan Kepala Bidang BPM Eksternal ................................... 25
3.1. Kebijakan SPMI PT .............................................................................. 29
3.2. Template Manual SPMI (Prosedur) ...................................................... 31
3.3. Template Standar SPMI PT .................................................................. 34
3.4. Formulir SPMI PT ................................................................................ 39
3.5. Daftar Asesor dan Nomor Induk Register Asesor (NIRA) BKO UMY.53
4.1. Jadwal Penyusunan Borang Akreditasi Prodi ........................................ 61
DAFTAR GAMBAR
1.1. Pengelolaan Program Kegiatan di UMY ................................................ 4
2.1. Struktur Organisasi BPM UMY .............................................................. 9
2.2. Logo BPM …………………………………….. …………………….. 14
2.3. Piagam Penghargaan............................................................................. 18
3.1. Prosedur Penetapan Standar .................................................................. 38
3.1. Siklus Audit Mutu Akademik Internal .................................................. 45
3.2. Siklus Audit Mutu Non-Akademik Internal .......................................... 46
3.3. Prosedur Evaluasi LKUK ..................................................................... 47
3.4. Bagan Alur Monev KBK ...................................................................... 48
3.5. Alur Proses Penganggaran .................................................................... 50
4.1. Hubungan Antara APS dan APT .......................................................... 57
4.2 Alur Penyusunan Dokumentasi Akreditasi ........................................... 59
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 67
5.5. Sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system)
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta telah memiliki dan menerapkan sistem
pendukung pengambilan keputusan yang dapat diakses di http://sie.umy.ac.id. Sistem
ini mampu mendukung pengambilan keputusan dan memenuhi aspek penting berikut:
1. Lengkap
Sistem informasi dapat memberikan informasi penting tentang administrasi
akademik, keuangan, kepegawaian, aset, kemahasiswaan, alumni dan kerjasama.
Sistem yang digunakan mampu menyediakan informasi penting untuk berbagai
tingkat pengambil keputusan, dari Pimpinan Universitas hingga Pimpinan Program
Studi.
2. Efektif
Dengan penyediaan informasi secara cepat dan lengkap, proses pengambilan
keputusan berjalan efektif dengan hasil yang akurat.
3. Obyektif
Pengambilan keputusan berdasarkan sistem pendukung pengambilan keputusan ini
berjalan obyektif karena didukung oleh data yang akurat dan baru, bukan
berdasarkan asumsi dan perkiraan.
___ <*>___
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 66
5.3. Asesibilitas Data
Asesibilitas data terhadap data-data penting sudah dapat dilakukan baik secara
intranet maupun internet.
No. Jenis Data
Sistem Pengelolaan Data
Secara Manual
Dengan Komputer
Tanpa Jaringan
Dengan Komputer Jaringan
Lokal (Intranet)
Dengan Komputer Jaringan
Luas (Internet)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 Mahasiswa √ 2 Pembayaran SPP √ 3 Kartu Rencana Studi
(KRS) √
4 Jadwal mata kuliah √ 5 Nilai mata kuliah √ 6 Transkrip akademik √ 7 Lulusan √ 8 Tenaga pendidik √ 9 Tenaga
kependidikan √
10 Tenaga pendukung lainnya
√
11 Keuangan √ 12 Inventaris √ 13 Perpustakaan √
Jumlah tanda √ NA= NB= NC = ND = 13
5.4. Kapasitas Internet
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berlangganan internet broadband lewat
Telkom dengan total bandwidth yang disediakan 100 Mbps di area Universitas sehingga
mahasiswa dapat menggunakan fasilitas ini melalui jaringan wifi yang tersedia di
lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Ruang kuliah pada pagi dan
malam hari dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa untuk diskusi serta mengerjakan tugas.
Di dalam ruang tersebut fasilitas wifi dapat dimanfaatkan.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 1
I. PENDAHULUAN
Mutu Pendidikan Tinggi adalah tingkat kesesuaian antara penyelenggaraan
pendidikan tinggi dengan Standar Pendidikan Tinggi (Standar Nasional Pendidikan
Tinggi dan Standar Pendidikan Tinggi yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi).
Perguruan Tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, apabila Perguruan Tinggi
mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya serta
Perguruan Tinggi mampu memenuhi kebutuhan stakeholders yang berupa: kebutuhan
kemasyarakatan (societal needs), kebutuhan dunia kerja (industrial needs), kebutuhan
profesional (professional needs). Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi adalah
kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan
berkelanjutan.
Penjaminan mutu pendidikan tinggi di Perguruan Tinggi adalah proses
penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten
dan berkelanjutan, sehingga stakeholders (mahasiswa, orang tua, dunia kerja,
pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak lain yang berkepentingan)
memperoleh kepuasan.
Berdasarkan Pasal 8 Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem
Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Perguruan Tinggi mempunyai tugas dan
wewenang:
1. Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan
mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal;
2. Menyusun dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal yang terdiri atas:
a. Dokumen Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal;
b. Dokumen Manual Sistem Penjaminan Mutu Internal;
c. Dokumen Standar dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal;
d. Dokumen Formulir yang digunakan dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal;
3. Membentuk unit penjaminan mutu atau mengintegrasikan Sistem Penjaminan Mutu
Internal pada manajemen Perguruan Tinggi;
4. Mengelola Pangkalan Data Pendidikan Tinggi pada tingkat Perguruan Tinggi.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 2
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) sebagai sebuah perguruan
tinggi selalu berusaha untuk mewujudkan mutu yang terbaik sebagaimana yang telah
dicanangkan dalam Visi Misi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Dalam rangka
menjamin mutu, maka Universitas Muhammadiyah Yogyakarta mempunyai Sistem
Penjaminan Mutu. Sistem Penjaminan Mutu Internal di Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta diterapkan sejak 1 November 2002 dengan dibentuknya Badan Kendali
Mutu (BKM) berdasarkan Surat Keputusan Nomor 006/SK-UMY/XI/2002 tentang
Badan Kendali Mutu yang pada tahun 2007 diubah menjadi Badan Penjaminan Mutu
(BPM) dengan Surat Keputusan Rektor Nomor 07/SK-UMY/IX/2007 pada tanggal 14
September 2007 tentang Badan Penjaminan Mutu.
Sistem Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
dikoordinasikan oleh Badan Penjaminan Mutu yang melakukan seluruh tahapan sistem
penjaminan mutu dalam siklus PPEPP (Penetapan Stansar, Pelaksanaan Standar,
Evaluasi (pelaksanaan) standar, Pengendalian (pelaksanaan) standar, peningkatan
standar), baik di bidang akademik maupun non akademik. Dasar penjaminan mutu di
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta adalah sistem pengelolaan mutu yang dipilih
oleh Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sendiri berdasarkan kebutuhan internal,
yang juga mempeerhatikan kebutuhan eksternal. Keberadaan Badan Penjaminan Mutu
di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta bertumpu pada konsiderans seperti yang
termuat dalam Statuta Universitas Muhammadiyah Yogyakarta tahun 2013 Bab VIII
Pasal 20 tentang Badan. Sedangkan dalam melaksanakan tugasnya, Badan Penjaminan
Mutu disahkan melalui Surat Keputusan Rektor Nomor 07/SK-UMY/IX/2007
tertanggal 14 September 2007 tentang Badan Penjaminan Mutu.
Program Kerja Badan Penjaminan Mutu setiap tahun dituangkan dalam Rencana
Kegiatan dan Anggaran, yang meliputi kegiatan Penjaminan Mutu Internal, Penjaminan
Mutu Eksternal, serta pengelolaan Data dan atau Dokementasi. Secara garis besar
Program Kerja Badan Penjaminan Mutu adalah sebagai berikut:
1. Penyusunan Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal di bidang akademik dan
non akademik.
2. Penyusunan perangkat dan prosedur yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan
penjaminan mutu internal dan eksternal.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 65
f. SIM Aset (https://aset.umy.ac.id)
g. SIM Perpustakaan (https://library.umy.ac.id)
h. SIM LP3M (https://lp3m.umy.ac.id)
i. SIM Surat (https://surat.umy.ac.id)
3. Akses data cepat
Dari segi pengelolaan Basis Data, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta telah
memiliki Server sebagai Data Center yang menyimpan seluruh data dan aplikasi
yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Dengan
Dukungan Infrastruktur Jaringan baik LAN maupun WAN maka akses terhadap
data menjadi lebih cepat, akurat, efisien dan efektif.
Layanan diberikan secara cepat karena informasi ini dapat diakses melalui
komputer yang tersambung dengan jaringan LAN dan WAN. Informasi ini menjadi
lebih akurat karena dijalankan oleh sistem.
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga memberikan fasilitas sebagai alat
komunikasi dan akses informasi oleh dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa dan pihak
eksternal, meliputi:
1. Website Universitas/Fakultas/Program Studi
Website Universitas telah dikembangkan dan dikelola dengan baik oleh Biro Sistem
Informasi dan Biro Humas dan Protokol melalui alamat http://umy.ac.id. Website
ini memuat informasi tentang profil Universitas Muhammadiyah Yogyakarta,
Fakultas dan Program Studi, riset, penerimaan mahasiswa baru, fasilitas dan
gambaran kuliah di UMY. Website Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga
memuat berita yang selalu diperbarui sesuai dengan kegiatan-kegiatan sivitas
akademik. Selain sebagai media informasi, website Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga memiliki fasilitas blog
(blog.umy.ac.id), email (mail.umy.ac.id) dan forum (forum.umy.ac.id) yang
digunakan oleh sivitas akademik untuk berkomunikasi melalui dunia maya.
Selain website Universitas, setiap Fakultas/Program Studi juga mengembangkan
dan mengelola website untuk memberikan informasi dan komunikasi masing-
masing secara lebih spesifik.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 64
menggunakan sistem informasi ini, pengunjung dapat mencari katalog, booking dan
meminjam koleksi dan memperpanjang pinjaman. Selain itu, pengunjung dapat
mengakses jurnal elektronik yang dilanggan dan repository yang ada. Kemudahan ini
sangat membantu dosen/mahasiswa dalam memperoleh sumber pustakan yang
dikehendaki.
5. Setiap ruangan kelas disediakan Audio visual set (Audio system set, LCD,
Laptop).
6. Tersedia TV monitor di luar kelas untuk membantu mahasiswa dan dosen dalam
mengetahui jadwal kegiatan.
7. Di setiap kelas tersedia Wifi dengan kekuatan koneksi bandwidth sebesar 10 Mbps.
8. Hotspot diseluruh area kampus melalui ”UMYFirst!”, “UMY-Student”, “UMY-
Faculty
Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta dalam kegiatan administrasi adalah:
1. Komputer yang terhubung dengan jaringan luas/internet
Dalam kegiatan administrasi, seluruh komputer di UMY telah terhubung dengan
jaringan luas/internet. Komputer adminisrasi telah terhubung dengan kabel ke
infrastruktur jaringan berstandar internasional dari CISCO. Dengan menggunakan
komputer ini, dosen/tenaga kependidikan dapat melakukan kegiatan administrasi
akademik, keuangan dan kepegawaian dengan aksesibilitas tinggi dan andal.
2. Software basis data
Semua data dan transaksi terpusat pada Data Center yang telah terbangun secara
terintegrasi dengan dukungan jaringan online yg memadai. software basis data yang
digunakan dalam mengelola database adalah SQL-SERVER yang berlisensi.
Seluruh data disimpan dalam komputer server yang dapat diakses oleh semua client
di seluruh unit kampus.
Aplikasi sistem informasi yang sekarang ini digunakan adalah:
a. KRS Online (https://krs.umy.ac.id)
b. SIM Arsip (https://arsip.umy.ac.id)
c. SIM Akademik (https://simak.umy.ac.id)
d. SIM Kepegawaian (https://kepegawaian.umy.ac.id)
e. SIM Keuangan (https://keuangan.umy.ac.id)
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 3
3. Pengelolaan penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta melalui
penetapan standar, pelaksanaan standar, evaluasi (pelaksanaan) standar,
pengendalian (pelaksanaan) standar, dan peningkatan standar yang merupakan satu
siklus PPEPP dalam bidang akademik dan non akademik, dalam rangka penjaminan
mutu internal dan eksternal.
4. Pengelolaan Data informasi mutu.
Rencana Kegiatan dan Anggaran disusun mengacu pada Renstra Universitas
Muhammadiah Yogyakarta dan Arah Kebijakan Umum (AKU) yang telah ditetapkan.
Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) yang telah disusun baru bisa
diimplementasikan setelah melaui tahapan review dan mendapatkan pengesahan Senat
Universitas dan Majelis Diktilitbang PP Muhammadiyah, dan adanya Surat Keputusan
(SK) Rektor tentang Anggaran dan Pendapatan Belanja (APB).
Badan Penjaminan Mutu dipimpin oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu. Badan
Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta meliputi dua bidang yaitu
Bidang Penjaminan Mutu Internal dipimpin oleh seorang Kepala Bidang Penjaminan
Mutu Internal dan Bidang Penjaminan Mutu Eksternal dipimpin oleh seorang Kepala
Bidang Penjaminan Mutu Eksternal, serta didukung oleh Pangkalan Data Pendidikan
Tinggi. Tim Mutu di tingkat Fakultas dan Gugus Kendali Mutu di tingkat Program
Studi juga dibentuk sebagai suatu bagian yang integral dalam Sistem Penjaminan Mutu
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang akan bersama dengan Badan Penjaminan
Mutu menjaga, memelihara serta meningkatkan mutu pendidikan di Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta. Badan Penjaminan Mutu juga mengelola Kelompok
Asesor Mutu Internal.
Bidang Penjaminan Mutu Internal melakukan kegiatan sistemik penjaminan
mutu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta untuk mengendalikan dan
meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Untuk melaksanakan penjaminan mutu internal, Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta, melalui Badan Penjaminan Mutu, telah melakukan pengelolaan program
kegiatan secara terus menerus dan berkelanjutan, sebagai berikut :
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 4
Gambar 1.1. Pengelolaan Program Kegiatan di UMY
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menerapkan penjaminan mutu yang
berjenjang terhadap seluruh Unit Kerja di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta,
terhadap core unit (Universitas, Fakultas, Prodi), serta terhadap supporting unit (Badan,
Biro, UPT). Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal didukung oleh Dokumen
Sistem Penjaminan Mutu Internal, yang meliputi Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu
Internal, Manual Sistem Penjaminan Mutu Internal, Standar Sistem Penjaminan Mutu
Internal, dan Formulir Sistem Penjaminan Mutu Internal. Selain itu Badan Penjaminan
Mutu juga melakukan asesmen kinerja. Asesmen dilakukan dalam rangka monitoring,
evaluasi, audit dan dilaksanakan secara rutin dan terjadwal.
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta dimaksud untuk memastikan kemampuan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta secara konsisten menghasilkan produk jasa pendidikan yang memenuhi
kebutuhan dan kepuasaan stakeholders sesuai dengan visi, misi, dan tujuan Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta. Selain itu juga untuk memenuhi persayaratan-persyaratan
perundangan yang berlaku dan peningkatan kinerja unit kerja, dan menjaga
keberlanjutan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta .
Bidang Penjaminan Mutu Eksternal melakukan kegiatan yang terkait dengan
kegiatan penjaminan mutu secara eksternal baik bidang akademik maupun non-
Akuntansi Anggaran dan Kinerja
Arah Kebijakan Umum
RKT
Strategi &Prioritas
Program/Keg./Anggaran
RKAAPB Universitas
TriwulanMONEVIN LKUK
SK Rektor
Tata UsahaEvaluasi Diri Tahunan
Komite AnggaranSABSPM
Laporan Pelaksanaan
APB UniversitasRKTT
Asesmen Kinerja
oA
oSA
ProA
KoSA
Renstra & DokumenPerencanaan lainnyaPenjaringan AspirasiCivitas AkademikaKinerja Masa LaluKebijakan PP Muh.
LKUK Akhir Tahun
Hasil Evaluasi Publikasi
PERENCANAAN PELAKSANAAN KEGIATAN TAHUNAN MONITOR/EVALUASIINPUT PROSES OUTPUT/INPUT PROSES OUTPUT/INPUT PROSES OUTPUT
Juli JanMei Juni Okt
NEXT YEAR THIS YEAR
Agsts Sept Nov Des Feb Mar April JuliMei Juni Agsts
Asesmen Kinerja
Hasil Evaluasi Publikasi
Auditin Kinerja
CQI
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 63
menghubungi Biro Sistem Informasi atau men-download dari website Biro Sistem
Informasi secara intranet.
3. Fasilitas e-learning
Salah satu upaya dalam mendukung proses pembelajaran yang berkualitas adalah
menyediakan fasilitas pembelajaran berbasis e-learning. Model pembelajaran e-
learning ini cukup efektif dalam rangka meningkatkan interaksi antar mahasiswa.
Pembelajaran melalui e-learning dilakukan dengan mengkombinasikan antara
pertemuan tatap muka dengan pembelajaran elektronik. Melalui tatap muka
mahasiswa dapat mengenal sesama mahasiswa dan dosen pendampingnya. Keakraban
ini sangat menunjang kerja kolaborasi mereka secara virtual.
Pembelajaran melalui e-learning diharapkan dapat memberikan tambahan waktu
yang berkualitas diluar jam perkuliahan, dan menjadi alat bantu perkuliahan untuk
penyampaian materi perkuliahan dan tugas-tugas terstruktur dari setiap matakuliah.
E-learning juga memberikan layanan pembelajaran secara online, sehingga mampu
memberikan dukungan bagi terselenggaranya system perkuliahan secara interaktif.
Dosen dan mahasiswa dapat melakukan diskusi secara intensif tanpa dibatasi oleh
ruang dan waktu, artinya diskusi antara dosen dan mahasiswa dapat dilakukan dimana
saja dan kapan saja melalui sarana online. Namun model pembelajaran e-learning ini
bukan berarti meniadakan atau mengganti model pembelajaran konvensional, akan
tetapi justru model e-learning akan lebih memperkuat proses pembelajaran secara
konvensional melalui pengayaan isi setiap matakuliah, serta kemudahan akses melalui
pengembangan teknologi pendidikan dan pemanfaatan secara maksimal peran
Teknologi Informasi dan komunikasi.
E-learning yang dibangun oleh Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dengan
menggunakan software yang dapat mendukung aplikasi interaktif dengan tingkat
penggunaan yang cukup user-friendly. Aplikasi e-learning ini dapat diakses melalui
link masing-masing Fakultas/Program Studi.
4. Akses on-line ke koleksi perpustakaan
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta telah dilengkapi dengan
sistem informasi untuk kebutuhan akses koleksi pustaka secara online. Dengan
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 62
4. Penetapan ruang lingkup, kerjasama
5. Pelatihan
6. Perencanaan dan pemantauan
7. Audit dan in formasi umpan balik
Dokumen yang dikelola tersebut bersifat jelas dan memiliki nomor indeks (berurutan),
berklasifikasi (rahasia atau tidak rahasia), dapat diteklusuri (terkendali), mudah diakses,
ada penanggungjawab, memnuat waktu pembuatan dan pemeriksaan, selalu
diperbaharui, berbentuk cetakan atau media elektronik dan disimpan dengan baik dalam
ruang khusus Dokumentasi Mutu
5.2. Sistem Informasi
Dalam rangka proses pembelajaran dan kegiatan administrasi di Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta telah tersedia sistem informasi dan fasilitas yang
digunakan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dalam proses pembelajaran dan
kegiatan administrasi.
Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan UMY dalam proses pembelajaran
adalah:
1. Komputer yang terhubung dengan jaringan luas/internet
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta telah menyediakan fasilitas sangat
memadai dalam pembelajaran berupa semua komputer baik di ruang kelas, ruang
administrasi maupun laboratorium yang terhubung dengan jaringan luas/internet,
baik menggunakan kabel maupun tanpa kabel. Komputer terhubung jaringan luas
menggunakan infrastruktur jaringan berstandar internasional dari CISCO dan
tersambung dengan media serat optik. Beberapa akses wifi telah dipasang di setiap
lantai pada seluruh gedung yang ada untuk menjamin tersedianya layanan internet
secara maksimal.
2. Software yang berlisensi
Untuk menjamin layanan yang memadai bagi sivitas akademik, Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta telah membeli atau berlangganan software berlisensi.
Software tersebut telah mencukupi kebutuhan sivitas akademik baik dari jenis
maupun jumlahnya. Software dapat diperoleh oleh sivitas akademik dengan cara
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 5
akademik untuk melindungi kepentingan mahasiswa dan masyarakat. Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta juga mempersiapkan untuk penilaian dan atau
perangkingan Nasional maupun Internasional. Dalam hal Akreditasi Program Studi
maupun Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi, maka Sistem Penjaminan Mutu
Eksternal akan mendampingi Tim task force sejak penyusunan instrumen akreditasi
hingga berjalannya visitasi, serta revisi dan penyempurnaan borang. Sistem Penjaminan
Mutu Eksternal bersama Tim task force juga mempersiapkan dan mengikuti
perangkingan Internasional seperti, 4ICU, Webometrics, QS Stars, AUN-QA.
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal di Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta dimaksudkan juga untuk memberikan jaminan mutu kepada stakeholders
melalui keikutsertaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dalam perangkingan
Nasional dan Internasional.
Dalam rangka penjaminan mutu di Universtas Muhammadiyah Yogyakarta
maka dilakukan pengelolaan data dan pendokumentasian kegiatan penjaminan mutu
serta disimpan dengan baik dalam ruang khusus Dokumentasi Mutu. Selain itu juga
tersedia system informasi yang mudah diakses.
___ <*>___
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 6
II. SISTEM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
2.1. Landasan Hukum Sistem Penjaminan Mutu UMY
1. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi :
Pasal 7 ayat (3) huruf c
Tugas dan wewenang Menteri atas penyelenggaraan Pendidikan Tinggi
meliputi:
A. peningkatan penjaminan mutu, relevansi, keterjangkauan, pemerataan
yang berkeadilan, dan akses Pendidikan Tinggi secara berkelanjutan;
Bab III : Penjaminan Mutu
Bagian Kesatu : Sistem Penjaminan Mutu.
Bagian Kedua : Standar Pendidikan Tinggi (Standar Dikti).
Bagian Ketiga : Akreditasi.
Bagian Keempat : Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD Dikti).
Bagian Kelima : Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (L2 Dikti).
Pasal 51
Untuk mendapatkan Pendidikan Tinggi yang bermutu, Pemerintah
menyelenggarakan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
Pasal 52
SPM Dikti dilakukan melalui tahap penetapan, pelaksanaan, evaluasi
(pelaksanaan), pengendalian (pelaksanaan), dan peningkatan (PPEPP) Standar
Pendidikan Tinggi (Standar Dikti).
2. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi No. 62 Tahun 2016
Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tnggi :
Pasal 3 ayat (1), (2), (3), (4) :
1) SPM Dikti terdiri atas:
a. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI); dan
b. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME).
2) SPMI direncanakan, dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan
dikembangkan oleh perguruan tinggi.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 61
V. PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
5.1. Pengelolaan Dokumen
Pengelolaan dokumen dimaksudkan agar data penyelenggaraan pendidikan
tinggi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta terintegrasi sehingga mudah diakses
bagi yang berkepentingan. Pengelolaan dokumen secara keseluruhan meliputi
penyimpanan, pengarsipan, dan pengklasifikasian seluruh dokumen yang dihasilkan,
diterbitkan, serta digunakan dalam kerangka system penjaminan mutu di Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
Dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi. Dokumen merupakan
naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti dan sebagai suatu sarana
transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari satu kelompok ke
kelompok lain Betapa pentingnya peranan dokumen, khususnya dalam proses bisnis
pengelolaan sebuah Perguruan Tinggi. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen
meliputi berbagai kegiatan bagaimana suatu dokumen dibuat, disimpan, digandakan,
dan didistribusikan.
Pengelola dokumen mempunyai tugas :
1. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan landasan
informasi dan statistik bagi universitas
2. Menjamin agar informasi dan statistik yang ada di universitas dikelola dan
dipelihara dengan sebaik-baiknya.
3. Menjamin agar statistik dihasilkan dari analisa yang tepat, didokumentasikan dan
disampaikan dalam rangka memfasilitasi mekanisme pembuatan keputusan dan
perencanaan berdasarkan bukti/data di universitas
Dokumen Badan Penjaminan Mutu mengelola seluruh dokumen mutu yang mendukung
SPM Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Yang meliputi :
1. Dokumen komunikasi internal
2. Dokumen rujukan kegiatan dan kebijakan
3. Petunjuk teknik pekerjaan
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 60
3. Untuk kompetensi akademik dosen sebagai pendidik dilakukan audit eksternal oleh
Kementerian Pendidikan Nasional melalui sertifikasi dosen dan setiap tahunnya
dosen harus melaporkan Beban Kinerja Dosen (BKD).
4. Webometric dan 4ICU adalah institusi independen yang mencermati kinerja
perguruan tinggi dari sisi aktifitas penggunaan sarana internet dalam pendidikan.
Pada tahun 2011 Universitas Muhammadiyah Yogyakarta telah menduduki
Rangking 2 Perguruan Tinggi Terbaik di Indonesia dan Rangking 1 Perguruan
Tinggi Terbaik di Yogyakarta.
5. Badan Penjaminan Mutu sebagai lembaga yang melakukan penjaminan mutu di
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dalam aktifitasnya diaudit oleh Dirjen
Dikti Kemendiknas yang dalam hal ini dilakukan oleh Internal Quality Assurance
(IQA).
6. Majelis Pendidikan Tinggi Pimpian Pusat Muhammadiyah juga melakkukan audit
kepada Universitas Muhammadiyah Yogyakarta untuk meningkatkan kualitas
pendidikan tinggi.
7. Hibah yang diterima oleh Universitas Muhammadiyah Yogyakarta baik yang
berasal dari Kementerian Pendidikan Nasional maupun hibah yang berasal dari
bantuan asing juga dilakukan audit eksternal yaitu oleh Inspektorat Jenderal
Kementerian Pendidikan Nasional, ataupun oleh Badan Pemeriksa Keuangan dan
Pembangunan (BPKP) dan oleh World Bank.
8. Dalam kaitnnya Universitas Muhammadiyah Yogyakarta mengembangkan program
Internasionalisasi, untuk menjaga mutu Sistem audit Eksternal Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan Akreditasi Internastional QS Star .
___ <*>___
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 7
3) SPME direncanakan, dievaluasi, dilaksanakan, dikendalikan, dan
dikembangkan oleh Badan Akreditasi Nasional Prerguruan Tinggi
(BAN-PT) dan/atau Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) melalui
akreditasi sesuai dengan kewenangan masing-masing.
4) Luaran penerapan SPMI oleh perguruan tinggi digunakan oleh BAN-
PT atau LAM untuk penetapan status dan peringkat terakreditasi
perguruan tinggi atau progam studi.
Pasal 5 ayat (1)
SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas:
1) Penetapan Standar Pendidikan Tinggi;
2) Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi;
3) Evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi
4) Pengendalian pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi; dan
5) Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.
Pasal 5 ayat (3)
SPMI diimplementasikan pada semua bidang kegiatan Perguruan Tinggi,
yaitu bidang:
1) Akademik, meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada
masyarakat; dan
2) Non Akademik, antara lain sumber daya manusia, keuangan, sarana
dan prasarana.
Pasal 6 ayat (1)
SPME yang dilakukan melakukan akreditasi memiliki siklus kegiatan yang
terdiri atas :
1) Tahap Evaluasi Data dan Informasi.
2) Tahap Penetapan Status Akreditasi dan Peringkat Terakreditasi.
3) Tahap Pemantauan dan Evaluasi Status Akreditasi dan Peringkat
Akreditasi.
Pasal 6 ayat (2)
SPME dikembangkan secara berkelanjutan oleh BAN-PT dan/atau LAM
sesuai dengan kewenangan masing-masing.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 8
Pasal 7 :
Data, informasi pelaksanaan, serta luaran SPMI dan SPME dilaporkan dan
disimpan oleh Perguruan Tinggi dalam PD Dikti.
3. Statuta Universitas Muhammadiyah Yogyakarta tahun 2013
4. Bab VIII Pasal 20 tentang Badan.
5. Surat Keputusan Rektor Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Nomor
07/SK-UMY/IX/2007 tertanggal 14 September 2007 tentang Badan
Penjaminan Mutu.
6. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah No. 02/PED/1.0/B/2012 tertanggal
16 April 2012 tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
2.2. Organisasi Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Organisasi Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
dilaksanakan oleh Badan Penjaminan Mutu. Pimpinan Universitas mengangkat Kepala
Badan Penjaminan Mutu dan dua orang Kepala Bidang. Struktur Organisasi Badan
Penjamianan Mutu disahkan melalui Surat Keputusan Rektor Nomor 07/SK-
UMY/IX/2007 tertanggal 14 September 2007 tentang Badan Penjaminan Mutu. Dalam
menjalankan tugasnya, Kepala Badan Penjaminan Mutu bertanggung jawab langsung
kepada Rektor. Guna memperlancar tugas dan pekerjaan di Badan Penjaminan Mutu,
Kepala Badan Penjaminan Mutu dibantu oleh Kepala Bidang Pejaminan Mutu Internal
dan Kepala Bidang Penjaminan Mutu Eksternal.
Badan Penjaminan Mutu juga mengelola dan mengkoordinasikan Kelompok
Asesor Mutu Internal. Sebagai kepanjangan tangan Badan Penjaminan Mutu, di tingkat
Fakultas ada Tim Mutu yang diketuai oleh Dekan. Sedangkan di tingkat Program Studi
ada Gugus Kendali Mutu (GKM).
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 59
4.3. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dan Perangkingan Internasional
Selain menjalankan kewajiban untuk melakukan akreditasi sesuai perundangan
yang berlaku, Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga mengikuti perangkingan
internasional. Beberapa perangingan internasional yang diikuti antara lain : 4ICU,
Webometrics, QS Stars.
4.4. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dan PTM
Badan Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta setiap tahun
melakukan pengisian Direktori Perguruan Tinggi Muhammadiyah. Direktori ini
merupakan pendataan terhadap profil Perguruan Tinggi Muhammadiyah seluruh
Indonesia yang dilakukan oleh Majelis Diktilitbang Pimpinan Pusat Muhammadiyah.
4.5. Kegiatan audit eksternal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Dalam rangka penjaminan mutu, selain pelaksanaan penjaminan mutu internal
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga melakukan penjaminan mutu eksternal
yang dilakukan melalui berbagai skema, yaitu:
1. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta diaudit oleh Badan Akreditasi Nasional
(BAN) pada setiap program studi melalui dua tahapan, yaitu tahapan desk
evaluation dan site visit evaluation. Pada tahap pertama program studi melakukan
borang akreditasi dan melakukan evaluasi diri. Borang akreditasi yang sudah diisi
dan evaluasi diri disertai lampiran-lampiran dikirimkan ke BAN PT untuk dinilai
oleh Tim Reviewer BAN PT. Hasil penilaian berupa predikat layah atau tidak layak
untuk dilakukan site visit. Tahap kedua, setelah dinyatakan layak untuk dilakukan
site visit maka Tim Reviewer akan melakukan kunjungan (site visit) yaitu
melakukan pengecekan atas data/dokumen yang telah diisikan pada borang
akreditasi.
2. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga melakukan audit eksternal yang
dilakukan oleh Dirjen Dikti Kementerian Pendidikan Nasional berupa perijinan
penyelenggaraan program studi dan Laporan Evaluasi Program Studi Berbasis
Evaluasi Diri (EPSBED).
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 58
Tabel 4.1. Jadwal Penyusunan Borang Akreditasi Program Studi
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 121 Penyusunan tim dan penerbitan SK Task Force
Pengisian dan Penyusunan Dokumen AkreditasiProgram Studi yang dipimpin oleh DekanFakultas/Direktur Pasca Sarjana: 1 (satu) tahunsebelum jangka waktu berakhir
2 Pengusulan Anggaran oleh Ketua Jurusan-ProgramStudi yang ditujukan kepada Wakil Rektor Imelalui/dengan tembusan kepada Kepala BadanPenjaminan Mutu dan Biro Akademik dilampiri SKDekan Fakultas/Direktur Pasca Sarjana
3 Pengisian dan Penyusunan Dokumen AkreditasiProgram Studi oleh Tim berlangsung maksimal 7(tujuh) bulan sebelum jangka waktu akreditasi berakhir;
4 Pendampingan dan konsultasi Task Force denganBadan Penjaminan Mutu terkait dengan implementasisistem penjaminan mutu di Universitas/Fakultas/PascaSarjana/tiap unit kerja;
5 Task Force bersama Tim Mutu Fakultas/Pasca Sarjanamelakukan pengecekan seluruh dokumen danlampirannya serta dokumen pendukung: MingguPertama 7 (tujuh) bulan sebelum jangka waktuberakhir;
6 Pengiriman dokumen akreditasi beserta lampiran danCD sebanyak 2 (dua) eksemplar ke Badan PenjaminanMutu untuk dilakukan Desk Evaluasi Internal sertapengecekan seluruh dokumen, lampiran dan dokumenpendukung sebelum dikirim ke BAN PT: Minggu kedua7 (tujuh) bulan sebelum jangka waktu berakhir;
7 Proses klarifikasi antara Tim Asesor Internal denganTask Force tentang Pengisian, Penyusunan sertakelengkapan Dokumen Akreditasi Program Studi:Minggu keempat 7 (tujuh) bulan sebelum jangka waktuberakhir;
8 Penyiapan surat pengantar, surat pernyataan danpengepakan seluruh dokumen, cd, lampiran dandokumen pendukungnya oleh Task Force bekerja samadengan sekretariat universitas;
9 Pengiriman seluruh dokumen akreditasi, lampiran dandokumen pendukung akreditasi program studi keSekretariat BAN PT: Enam bulan sebelum jangka waktuakreditasi program studi berakhir
10 Mempersiapkan hard copy, penilidan dan melengkapiseluruh dokumen pendukung dan lampiranya sertapenataan ruang visitasi dan seluruh sarana prosespembelajaran;
11 Mempersiapkan tempat dari aspek tata letak,keindahan dan kebersihan serta kenyaman dalamproses pembelajaran;
12 Mempersiapkan simulasi visitasi bersama PimpinanUniversitas, Pimpinan Pasca Sarjana/Fakultas,Pimpinan Unit kerja terkait, dosen, mahasiswa, alumnidan pengguna serta stakeholders ;
13 Pelaksanaan simulasi visitasi akreditasi dengan asesorinternal bersama seluruh pihak yang terkait
14 Pelaksanaan visitasi akreditasi dengan asesor dari BANPT serta pendampingan dari Badan Penjaminan Mutupada saat pertemuan di Pasca Sarjana/Fakultas hinggasaat wrap up meeting untuk pembuatan isian padaFormat 4 dan 5 serta Berita Acara pelaksanaan visitasiakreditasi program studi;
15 Pengiriman foto copy format 4 dan 5 dan/atau BeritaAcara pelaksanaan visitasi kepada Rektor dan BadanPenjaminan Mutu;
16 Task Force menyusun laporan pertanggungjawabankegiatan dan anggaran serta menyerahkan laporantersebut kepada Wakil Rektor I melalui Biro Akademik.
No. Uraian Kegiatan Bulan
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 9
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Badan Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Badan Penjaminan Mutu memiliki tugas, antara lain sebagai berikut:
1. Merencanakan, melaksanakan, dan mengembangkan kegiatan penjaminan mutu.
2. Menyusun perangkat pelaksanaan penjaminan mutu.
3. Melaksanakan dan mengembangkan program asesmen mutu internal.
4. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan unit kerja
5. Mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu
6. Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu kepada pimpinan Universitas.
7. Menyiapkan Sumber Daya Manusia penjaminan mutu (Asesor).
Badan Penjaminan Mutu juga melaksanakan fungsi pelayanan sebagai berikut:
1. Konsultasi, pendampingan, dan kerja sama di bidang penjaminan mutu.
2. Pengembangan sistem informasi penjaminan mutu.
1. Bidang Penjaminan Mutu Internal (PMI)
Bidang Penjaminan Mutu Internal melakukan kegiatan sistemik penjaminan
mutu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta secara otonom untuk
mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara
berencana dan berkelanjutan.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 10
Penjaminan mutu internal adalah penjaminan mutu yang dilakukan oleh Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta dengan cara yang ditetapkan sendiri oleh Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta. Parameter dan metoda untuk mengukur hasil
ditetapkan sesuai visi dan misi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Dengan
menjalankan penjaminan mutu internal, maka Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta juga melakukan asesmen mutu secara berkala yang terbagi dalam
kegiatan review, monitoring dan evaluasi internal, serta audit mutu internal.
Monevin dan Audit Mutu Internal tersebut dimaksudkan untuk mengupayakan
peningkatan kualitas berkelanjutan.
Tugas Bidang Penjaminan Mutu Internal :
a. Menyusun Dokumen/Buku Sistem Penjaminan Mutu Internal
b. Melakukan Asesmen Mutu terhadap Unit Kerja
c. Menjadi anggota Tim Ad Hoc Universitas Muhammadiyah Yogyakarta terkait
penjaminan mutu
d. Melakukan kerjasama dengan institusi lain
2. Bidang Penjaminan Mutu Eksternal (PME)
Bidang Penjaminan Mutu Eksternal melakukan kegiatan penjaminan mutu
Program Studi dan Perguruan Tinggi secara eksternal baik bidang akademik
maupun non akademik untuk melindungi kepentingan mahasiswa dan masyarakat.
Penjaminan mutu eksternal adalah penjaminan mutu yang di lakukan oleh
badan akreditasi seperti BAN-PT atau lembaga lain baik Nasional maupun
Internasional dengan cara yang ditetapkan oleh lembaga akreditasi yang melakukan.
Parameter dan metoda pengukuran hasil ditetapkan oleh lembaga yang melakukan
akreditasi. Lembaga akreditasi mewakili masyarakat sehingga sifatnya mandiri.
Akreditasi oleh lembaga akreditasi dimaksudkan untuk melakukan evaluasi
eksternal untuk menilai kelayakan Program Studi atau institusi pendidikan tinggi.
Selain menilai kelayakan program, akreditasi juga dimaksudkan untuk pemberian
saran peningkatan dalam mengupayakan peningkatan kualitas berkelanjutan.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 57
Agenda pendampingan yang dilakukan Badan Penjaminan Mutu kepada
Program Studi yang akan melakukan akreditasi/reakreditasi adalah meliputi:
1. Penyusunan task force Akreditasi Program Studi;
2. Progress proses akreditasi;
3. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri;
4. Pengisian Borang 3A dan 3B;
5. Review internal;
6. Simulasi akreditasi;
7. Finalisasi;
8. Ekspedisi Dokumen;
9. Pendampingan pada saat visitasi di masing-masing program studi.
Agar Program Studi dapat mempersiapkan dengan baik dalam kegiatan
penyusunan borang akreditasi, maka Badan Penjaminan Mutu juga telah membuatkan
jadwal schedule penyusunan dokumen akreditasi dalam rangka pendampingan. Maksud
adanya jadwal ini agar Program Studi dapat menyusun borang dengan perencanaan
yang baik dan bisa memanfaatkan waktu sesuai dengan target capaian. Dengan adanya
perencanaan dan pemanfaatan waktu yang baik sesuai jadwal yang ada, diharapkan
Program Studi tidak terlambat untuk melakukan pengiriman borang
akreditasi/reakreditasinya.
Pengisian dan Penyusunan Dokumen Akreditasi Program Studi oleh task force
berlangsung maksimal 7 (tujuh) bulan sebelum jangka waktu akreditasi berakhir.
Kemudiaan dilakukan penyiapan surat pengantar, pernyataan, lampiran dan dokumen
pendukungnya oleh task force bekerja sama dengan sekretariat universitas. Pengiriman
seluruh dokumen akreditasi, lampiran dan dokumen pendukung akreditasi program
studi ke Sekretariat BAN PT adalah 6 bulan sebelum jangka waktu akreditasi program
studi berakhir. Setelah pengiriman borang, sambil menunggu visitasi, maka task force
mempersiapkan hard copy dan melengkapi seluruh dokumen pendukung serta
lampirannya. Badan Penjaminan Mutu juga melakukan simulasi visitasi akreditasi
dengan asesor internal bersama seluruh pihak yang terkait akreditasi. Badan Penjaminan
Mutu akan mendampingi pada saat visitasi hingga wrap up meeting.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 56
Gambar 4.2. Alur Penyusunan Dokumen Akreditasi
Jurusan-Prodi
Penyusunan Tim, Jadwal, RAB Tim
Akreditasi
Pengusulan SK
BPM Pendampingan Re-
Akreditasi Penyusunan Tim
Asesor Internal Coaching
Penyusunan Dokumen Akreditasi
Simulasi Hasil Desk Evaluasi dan Visitasi
Pengiriman Dokumen
Universitas/Fakultas
Pembuatan SK Tim Akreditasi Penerbitan SK dan SKO
Anggaran Akreditasi
Jurusan-Prodi
Pengisian dan Penyusunan Dok.
Akreditasi
Jurusan-Prodi
Klarifikasi data dan Dok. Akreditasi: Borang Prodi Borang Fakultas Laporan Evaluasi
Diri
Fak./Jurusan-Prodi
Persiapan dan pelaksanaan Visitasi
BAN PT
Penerimaan Dokumen Penunjukan Tim Asesor Desk Evaluasi
Pengecekan Dokumen
Pengiriman Tim Asesor Internal
Tim Asesor Internal melakukan Review Internal
Hasil Akreditasi
Rapat Internal Penentuan Hasil Kareditasi Prodi
oleh BAN PT
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 11
Tugas Bidang Penjaminan Mutu Eksternal:
a. Pendampingan Penyusunan Proposal Program Hibah Kompetisi.
b. Melaksanakan Ketentuan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
(EPSBED/PD Dikti, Evaluasi SPMI).
c. Melaksanakan Ketentuan Majelis Diktilitbang Pimpinan Pusat
Muhammadiyah.
d. Pendampingan Akreditasi Prodi/Akreditasi Institusi (oleh LAM/BANT-PT).
e. Pendampingan akreditasi internasional (Webometrics, 4ICU, QSTAR, dan
lainnya).
3. Kelompok Asesor Mutu Inetrnal (AMI)
Badan Penjaminan Mutu Universitas Muhmmadiyah Yogyakarta merekrut,
melatih, dan menyeleksi Asesor Mutu Internal sebagai bagian penting dalam
pelaksanaan program Asesmen Mutu Internal. Para asesor mutu internal terdiri dari
dosen tetap Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dengan berbagai kualifikasi
sebagai Asesor yang bersertifikat, seperti: Asesor BAN-PT (akreditasi), Reviewer
Penelitian, Reviewer Pengabdian kepada Masyarakat, Reviewer PHK, serta anggota
GKM yang telah mengikuti pelatihan Monev atau Audit Mutu.
Kepada anggota Asesor Mutu Internal ini akan diberikan tugas sesuai dengan
waktu pelaksanaan kegiatan audit/evaluasi serta kesesuaian kualifikasi (sesuai
dengan kompetensinya). Tim Asesor Mutu Internal menjalankan tugas berdasarkan
Surat Keputusan Rektor dan Surat Tugas Kepala Badan Penjaminan Mutu dan
mempertanggung-jawabkan kepada Rektor melalui Kepala Badan Penjaminan
Mutu.
Tabel 2.1. Kelompok AMI berdasarkan kualifikasinya per Desember 2014
Asesor BAN-PT
Reviewer Penelitian
Dikti
Reviewer PkM Dikti
Asesor BKD (NIRA)
Auditor Mutu
Internal
Reviewer Internal
PHK
14 2 2 14 83 6
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 12
4. Tim Mutu Fakultas (TMF)
Tim Mutu Fakultas di tingkat Fakultas dibentuk sebagai suatu bagian yang
integral dalam Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
yang akan bersama dengan Badan Penjaminan Mutu menjaga, memelihara serta
meningkatkan mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Tim Mutu diketuai oleh Dekan dan beranggotakan Gugus Kendali Mutu yang
meliputi satu orang Gugus Kendali Mutu setiap Program Studi dan satu orang
Gugus Kendali Mutu Wakil Fakultas.
Tugas Tim Mutu Fakultas:
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas,
Jurusan-Program Studi.
b. Merencanakan, menyusun strategi dan kebijakan penjaminan mutu di tingkat
Fakultas, Jurusan-Program Studi.
c. Merencanakan kegiatan dan menyusun rencana anggaran kegiatan tim mutu
Fakultas.
d. Merencanakan dan menyusun tugas Gugus Kendali Mutu Memantau dan
melakukan evaluasi proses penjaminan mutu di tingkat Fakultas.
e. Mendokumentasikan seluruh Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal dalam
bentuk hardcopy dan atau softcopy.
f. Menyusun laporan pertanggungjawaban secara periodik serta memori akhir jabatan
pada akhir masa jabatan.
5. Gugus Kendali Mutu (GKM)
Di tingkat Program Studi dibentuk Gugus Kendali Mutu sebagai suatu bagian
yang integral dalam Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
yang akan bersama dengan Badan Penjaminan Mutu menjaga, memelihara serta
meningkatkan mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Tugas Gugus Kendali Mutu :
a. Tingkat Jurusan-Program Studi
Penyusunan Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal Program Studi
(bersama dengan Pimpinan Program Studi).
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 55
Misi dan tujuan pendampingan Akreditasi Program Studi adalah :
1. Misi Badan Penjaminan Mutu pada intinya adalah memberdayakan seluruh
komponen sumberdaya yang ada dengan memberikan kemudahan akses pada
sistem penjaminan mutu;
2. Badan Penjaminan Mutu mengharapkan suatu masa depan dimana Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta mampu berkontribusi pada peningkatan daya saing
bangsa melalui program-program penjaminan mutu yang sederhana dan bersahabat.
Pendampingan kepada Program Studi dilakukan secara rutin, merupakan
kegiatan yang terus menerus dan berkelanjutan, hal ini dikarenakan setiap tahun ada
Program Studi yang melakukan akreditasi/reakreditasi. Pendampingan dilakukan mulai
dari penyusunan task force sampai dengan visitasi. Termasuk kegiatan di dalamnya
adalah pendampingan dalam penyusunan borang dan evaluasi diri, review internal
terhadap borang, dan simulasi pelaksanaan visitasi, serta pendampingan pada saat
visitasi. Badan Penjaminan Mutu akan menunjuk dua orang Asesor BAN-PT internal
untuk mendampingi setiap Program Studi. Asesor BAN-PT pendamping ini
bertanggungjawab terhadap keberhasilan Akreditasi Program Studi.
Penyusunan borang Akreditasi Program Studi mendapatkan subsidi pendanaan
dari Universitas, berdasarkan SK Rektor. Dalam hal ini secara teknis pengusulan
anggaran oleh Ketua Jurusan-Program Studi ditujukan kepada Wakil Rektor I
melalui/dengan tembusan kepada Kepala Badan Penjaminan Mutu dan Biro Akademik
dilampiri Surat Keputusan Rektor/Dekan Fakultas/Direktur Pasca Sarjana. Dana ini
diperuntukkan bagi kegiatan administrasi, fotocopy, penggandaan, konsumsi, visitasi,
dan honorarium task force.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 54
Prinsip Akreditasi di UMY:
a. independen;
b. akurat;
c. obyektif;
d. transparan;
e. akuntabel.
Akreditasi Program Studi dan Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi dilakukan
dengan menggunakan data dan informasi pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi.
4.2. Model Pendampingan Akreditasi Program Studi
Akreditasi perlu direncanakan dan dipersiapkan dengan matang. Akreditasi
Program Studi untuk melindungi kepentingan mahasiswa dan masyarakat, selain juga
akan menjadi fondasi kuat untuk mencapai Akreditasi Institusi yang baik pula.
Gambar 4.1. Hubungan antara APS dan AIPT
Dalam rangka meningkatkan dan atau mempertahankan status dan peringkat
Akreditasi Program Studi di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, maka salah satu
tugas dari Badan Penjaminan Mutu adalah melakukan pendampingan kepada Program
Studi yang akan mengajukan akreditasi/reakreditasi.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 13
Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu Internal ke semua sivitas akademika
Program Studi.
Pelatihan dan konsultasi kepada sivitas akademika Program Studi tentang
pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal.
Pendampingan Program Studi dalam pelaksanaan penjaminan mutu tingkat
Program Studi.
Penyusunan Borang akreditasi Program Studi (bersama Tim Akreditasi
Program Studi).
b. Tingkat Fakultas :
Penyusunan Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal Fakultas.
Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu Internal ke semua sivitas akademika
Fakultas.
Pelatihan dan konsultasi .kepada sivitas akademika Fakultas tentang
pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal.
Mengkoordinasikan pelaksanaan monitoring dan evaluasi proses pembelajaran
dan kegiatan rutin, non rutin, dan hibah (bersama Tim Mutu Fakultas).
Penyusunan laporan hasil monitoring dan evaluasi (bersama Tim Mutu
Fakultas).
c. Tingkat Universitas
Merupakan kepanjangan tangan dari Badan Penjaminan Mutu untuk sosialisasi
SPMI ke masing-masing Program Studi.
Memberikan masukan permasalahan terkait pelaksanaan penjaminan mutu di
Program Studi.
Menbantu Badan Penjaminan Mutu dalam Penyusunan Dokumen Sistem
Penjaminan Mutu Internal di tingkat Universitas (berdasarkan Surat Keputusan
Rektor).
Sebagai anggota Asesor Mutu Internal (sesuai dengan kualifikasi dan
kompetensinya).
Membantu Badan Penjaminan Mutu dalam melakukan asesmen internal
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (berdasarkan Surat Keputusan
Rektor).
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 14
2.3. Jati Diri Badan Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
1. Identitas Badan Penjaminan Mutu
a. Nama : Badan Penjaminan Mutu (disingkat BPM)
b. Alamat : Gedung AR Fachrudin A, Lantai 2, Kampus Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta, Jl. Lingkar Selatan, Tamantirto,
Kasihan, Bantul, Yogyakarta 55183
c. Telepon : + 62.274.387656 pesawat 161
d. Faksimile : + 62.274.387646
e. Email : [email protected] dan [email protected]
f. Homepage : http://bpmumy.my.ac.id
g. Logo :
h. Surat Keputusan Pendirian :
Surat Keputusan Rektor Nomor 006/SK-UMY/XI/2002 tertanggal 1
November 2002 tentang Badan Kendali Mutu
Surat Keputusan Rektor Nomor 07/SK-UMY/IX/2007 tertanggal 14
September 2007 tentang Badan Penjaminan Mutu
i. Pernyataan Mutu :
Seluruh Sivitas Akademika Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
berkomitmen untuk menyeleggarakan proses pendidikan yang bertanggung
jawab dengan menghasilkan lulusan yang berkompeten dalam bidangnya
agar mampu bersaing dalam ranah global dengan keunggulan kapasitas ilmu
pengetahuan serta integritas nilai-nilai keislaman untuk kemaslahatan umat.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 53
IV. SISTEM PENJAMINAN MUTU EKSTERNAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
4.1. Akreditasi
Pelaksanaan akreditasi di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta mengacu
pada:
1. Pasal 6 ayat (1) Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Tentang SPM Dikti.
Tahapan Akreditasi:
a. Tahap Evaluasi Data dan Informasi;
b. Tahap Penetapan Status Akreditasi dan Peringkat Terakreditasi;
c. Tahap Pemantauan dan Evaluasi Status Akreditasi dan Peringkat Terakreditasi.
2. Pasal 8 ayat (5) Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 tentang SPM Dikti
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) dan/atau Lembaga
Akreditasi Mandiri (LAM) mempunyai tugas dan wewenang melakukan Sistem
Penjaminan Mutu Eksternal melalui akreditasi Perguruan Tinggi dan/atau Program
Studi.
Tujuan Akreditasi
a. Menentukan kelayakan Program Studi dan Perguruan Tinggi berdasarkan kriteria
yang mengacu pada Standar Nasional Pendidikan Tinggi;
b. Menjamin mutu Program Studi dan Perguruan Tinggi secara eksternal baik bidang
akademik maupun non akademik untuk melindungi kepentingan mahasiswa dan
masyarakat.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 52
Pelaksanaan Kegiatan Al Islam dan Kemuhammadiyahan (AIK) (Refreshing AIK,
Sholat berjamaah di Masjid, Pengajian dan Tadarus di Unit Kerja, Kajian Tafsir Al
Qur:an dan Hadist, Kegiatan di tingkat Persyarikatan, Sebagai
Penceramah/Narasumber, Keterlibatan Muamalah sebagai Pengurus, Keterlibatan
Muamalah sebagai Peserta), 3. Pelaksanaan Kegiatan Tambahan (Kegiatan Sosial,
Organisasi Profesi, Kegiatan Lainnya), 4. Kedisiplinan (kehadiran) dan Penilaian
Persepsional)
UMY juga memberlakukan pemantauan kinerja Tenaga Kependidikan melalui SKP
(Sasaran Kinerja Pegawai) Setiap Tenaga Kependidikan wajib mengisi SKP secara
online pada setiap semester. Ada Tim Penilai yang melakukan penilaian terhadap
pengisian SKP setiap Tenaga Kependidikan dengan standard nilai kelulusan.
Apabila memenuhi syarat dan dinyatakan lulus maka kepada Tenaga Kependidikan
yang bersangkutan diberikan reward tambahan gaji setiap bulan sebesar 1 (satu)
juta rupiah. Indikator Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan meliputi: 1.
Pelaksanaan Tugas Utama (Job deskripsi, penilaian atasan langsung), 2.
Pelaksanaan Kegiatan AIK (kegiatan keagamaan di dalam Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta, kegiatan keagamaan di luar Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta Universitas Muhammadiyah Yogyakarta), 3.
Penunjang/Tugas Tambahan (pengembangan diri, 4. Keterlibatan dalam
kepanitiaan), Kedisiplinan (kehadiran) dan Penilaian Persepsional
3.5. Melakukan kerjasama dengan Institusi lain
Badan Penjaminan Mutu juga melaksanakan fungsi pelayanan berupa konsultasi,
pendampingan, dan kerja sama di bidang penjaminan mutu, seperti :
1. Pelatihan terkait mutu PT yang dilaksanakan baik di Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta dan atau di Instansi Pemohon
2. Magang di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Technical Assistant (TA) pada
Instansi Pemohon
3. Benchmark
___ <*>___
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 15
2. Visi, Misi, Tujuan
a. Visi, Misi, Tujuan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
1) Visi :
Menjadi universitas yang unggul dalam pengembangan ilmu agama, ilmu
pengetahuan, teknologi dan/atau seni dengan berlandaskan nilai-nilai Islam
untuk kemaslahatan umat
2) Misi :
1. Meningkatkan harkat manusia dalam upaya meneguhkan nilai-nilai
kemanusiaan dan peradaban;
2. Berperan sebagai pusat pengembangan Muhammadiyah;
3. Mendukung pengembangan Yogyakarta sebagai wilayah yang menghargai
keragaman budaya;
4. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengembangan masyarakat
secara profesional;
5. Mengembangkan peserta didik agar menjadi lulusan yang berakhlak mulia,
berwawasan dan berkemampuan tinggi dalam ilmu pengetahuan dan
teknologi.
3) Tujuan Umum:
Terwujudnya sarjana yang beriman, bertaqwa dan berakhlak mulia yang
mampu mengamalkan dan mengembangkan ilmu agama, ilmu pengetahuan,
teknologi dan/atau seni serta berguna bagi umat, bangsa dan kemanusiaan.
4) Tujuan Khusus:
1. Menguasai dan mengembangkan serta mengamalkan ilmu pengetahuan
dan teknologi yang dijiwai oleh nilai kemanusiaan, akhlakul karimah dan
etika yang bersumber dari ajaran Islam serta memupuk keikhlasan,
melaksanakan amar ma’ruf nahi munkar yang relevan dengan kebutuhan
pembangunan bangsa.
2. Menghasilkan penelitian dan atau karya ilmiah yang dapat menjadi
rujukan di tingkat nasional ataupun internasional.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 16
3. Mengembangkan kehidupan masyarakat akademik yang ditopang oleh
nilai-nilai Islam yang menjunjung tinggi kebenaran, keadilan, kejujuran,
kesungguhan dan tanggap terhadap perubahan.
4. Menciptakan atmosfer akademik yang dapat menumbuhkan pemikiran-
pemikiran terbuka, kritis-konstruktif dan inovatif.
5. Menyediakan sistem layanan yang memuaskan bagi pemangku
kepentingan (stakeholders).
6. Menyediakan sumberdaya dan potensi universitas yang dapat diakses oleh
perguruan tinggi, lembaga pemerintah atau swasta, industri dan
masyarakat luas untuk mendukung upaya-upaya pengembangan bidang
agama Islam, ilmu pengetahuan dan teknologi.
7. Mengembangkan jaringan kerjasama dengan berbagai institusi nasional
maupun internasional untuk memajukan pendidikan, penelitian,
manajemen dan pelayanan.
8. Menghasilkan lulusan yang memiliki integritas kepribadian dan moralitas
yang Islami dalam konteks kehidupan individual maupun sosial.
b. Visi, Misi, Tujuan dan Prestasi Badan Penjaminan Mutu
a) Visi Badan Penjaminan Mutu :
Menjadi Badan Penjaminan Mutu yang bermanfaat, berwibawa dan profesional
dalam mendukung Visi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
b) Misi Badan Penjaminan Mutu :
1. Merencanakan, menyusun, memelihara, mengembangkan dan
meningkatkan mutu seluruh proses pendidikan secara berkelanjutan di
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
2. Mendorong sumber daya manusia Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
agar selalu memiliki kesadaran dan tanggung jawab akan budaya mutu.
3. Meningkatkan keterlibatan seluruh pegawai Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta untuk secara terus menerus mengimplementasikan sistem
penjaminan mutu internal pada unit kerjanya masing-masing secara
profesional dan bersahabat.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 51
Tabel 3.5. Daftar Asesor dan Nomor Induk Register Asesor (NIRA) BKD UMY
NO NAMA NIRA BIDANG ILMU 1 Prof.Dr. Bambang Cipto, M.A. 990823460699802070 Ilmu Sosial Humaniora 2 Dr. Achmad Nurmandi, M.Sc. 9909123460823802071 Ilmu Pemerintahan 3 Suciati, S.Sos.,M.Si. 9909123460598502072 Ilmu Komunikasi
4 Prof.Dr. Heru Kurnianto Tjahjono, S.E., M.Si. 9909123461114502073 Ilmu Manajemen
5 Dr. Suryo Pratolo 9910123460894002074 Ilmu Akuntansi
6 Dr. Imamudin Yuliadin, S.E., M.Si. 990823461014302075 Ilmu Ekonomi
7 Ir. Titiek Widyastuti, M.S. 990823460524902076 Budidaya Pertanian dan Perkebunan
8 Ir. Eni Istiyanti, M.P. 990823461013702077 Ekonomi Pertanian 9 Dr. Agus Setyo Muntohar 9909123461114002078 Teknik Sipil
10 Dr. Muchammad Ichsan, Lc., MA. 9910123460102302079 Agama Islam
11 Wahyudi., S.T.,M.T. 990912346111420208 Teknik Mesin
12 Sri Nabawiyati Nurul Makiyah, S.SI.,M.Kes. 9909123460823302081 Ilmu Kedokteran
(Akademik)
13 dr. Ratna Indriawati, M.Kes. 9910123460857402082 Ilmu Kedokteran Dasar dan Biomedis
14 Yulianto Achmad, S.H., M.H. 990823460699902083 Ilmu Sosial Humaniora
c. Proses Sertifikasi Dosen Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, pelaksanaannya
mengikuti jadwal dari Kopertis/Dikti.
Panitia Sertifikasi Dosen Universitas Muhammadiyah Yogyakarta mendampingi
Dosen yang diusulkan untuk mengajukaan proses Sertifikasi oleh Kopertis V.
Pendampingan berupa persiapan dan penyusunan diskripsi diri dan penilaian dari
atasan, sejawat, mahasiswa. Dalam teknis pelaksanaan, PSD berkoordinasi dengan
Ketua Program Studi.
d. Penilaian Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) Dosen dan Tenaga Kependidikan,
dilakukan setahun sekali.
UMY memberlakukan pemantauan kinerja Dosen melalui SKP (Sasaran Kinerja
Pegawai). Setiap Dosen wajib mengisi SKP secara online pada setiap semester. Ada
Tim Penilai yang melakukan penilaian terhadap pengisian SKP setiap Dosen
dengan standar nilai kelulusan. Apabila dinyatakan lulus maka kepada Dosen yang
bersangkutan diberikan reward tambahan gaji setiap bulan sebesar 1 (satu) juta
rupiah. Indikator yang dinilaieliputi: 1. Pelaksanaan Tugas Utama (Penelitian,
Pengabdian Masyarakat, Forum dan Publikasi Ilmiah, Poster, HAKI, Buku Teks,
Buku Ajar, Training, Fellowship, Visiting expert, Sertifikasi Kompetensi), 2.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 50
9. Untuk kelengkapan dokumen pendukung:
a. SK terkait dengan kegiatan akademik ditingkat Fakultas dapat berkoordinasi
dengan Dekan;
b. Surat Tugas terkait dengan pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi dapat
berkoordinasi dengan Kajur-Prodi;
c. SK mengajar (proses pembelajaran) ditingkat Universitas dapat berkoordinasi
dengan Biro Akademik;
d. Dokumen pendukung kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat dapat
berkoordinasi dengan LP3M dan atau Kajur-Prodi;
e. Dokumen pendukung untuk dosen dengan tugas tambahan (DT) dapat
berkoordinasi dengan BPM;
f. Dokumen pendukung untuk dosen sebagai pejabat struktural (pejabat negara)
dapat berkoordinasi dengan Sekretariat Universitas;
10. Jika tahapan kompilasi LEBKD di tingkat Fakultas telah dilakukan selanjutnya
Dekan dibantu oleh Kepala Tata Usaha Fakultas/Pascasarjana mengirimkan
LEBKD beserta dokumen pendukungnya (1 softcopy dan 1 hardcopy) ke Biro
Akademik;
11. BPM bersama Biro Akademik akan melakukan kompilasi dan rekapitulasi hasil
LEBKD di tingkat Universitas;
12. Rekapitulasi LEBKD di tingkat universitas akan dikirim ke Kopertis Wilayah V
oleh Biro Akademik setelah mendapatkan pengesahan dan pengantar dari
Rektor;
13. Dokumen pendukung masing-masing dosen akan disimpan di Biro Akademik
untuk keperluan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) UMY;
14. Hasil rekapitulasi LEBKD dan rekomendasinya akan disampaikan kepada
Pimpinan Universitas sebagai laporan akhir EBKD;
15. Mekanisme Pelaporan sebagaimana termuat dalam Petunjuk Pengisian.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 17
c) Tujuan Umum Badan Penjaminan Mutu:
Meningkatkan Kualitas, kelancaran dan pelaksanaan terhadap proses
penjaminan mutu internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
d) Tujuan Khusus Badan Penjaminan Mutu:
1. Tersusunnya program kerja Badan Penjaminan Mutu yang berkelanjutan
sesuai dengan program tahun akademik 2014-2015.
2. Tersusunnya berbagai perangkat mutu dan mengawasi pelaksanaan
pemenuhan mutu kinerja unit kerja utama dan unit kerja pendukung serta
pendokumentasian berbagai kegiatan sebagai bagian dari pangkalan data
perguruan tinggi.
3. Terlaksananya monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan Rencana
Operasional Tahunan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
4. Terlaksananya audit internal mutu proses pendidikan secara keseluruhan di
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
5. Terselenggaranya program peningkatan kompetensi anggota Gugus
Kendali Mutu serta kelompok Asesor Mutu.
e) Prestasi Badan Penjaminan Mutu
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berdasarkan Hasil Evaluasi
Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi tahun 2008
yang diterbitkan oleh Ditjen dikti Depdiknas termasuk diantara 68 Perguruan
Tinggi yang memiliki praktek baik (good practices) dalam Implementasi
Sistem Penjaminan Mutu Internal. (Surat karateker Dir. Akademik No.
1933/D2.4/2009 tertanggal 10 Juli 2009).
Selain itu diberikannya Piagam Penghargaan dari Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi Depdiknas lewat Surat Nomor. 0039/D2.4/2011 perihal
Penyampaian Piagam Penghargaan.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 18
Gambar 2.2. Piagam Penghargaan
2.4. Tugas Pokok dan Fungsi, Analisis Jabatan Badan Penjaminan Mutu
Tugas Pokok dan Fungsi Badan Penjaminan Mutu sebagaimana tabel berikut :
Tabel 2.1. Tugas Pokok dan Fungsi Badan Penjaminan Mutu
Sasaran
1. Terlaksananya proses bisnis organisasi dan penjaminan mutu dalam butir mutu visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi pencapaian, tata kelola organisasi, dan sistem penjaminan mutu.
2. Tersusunnya rumusan Kebijakan SPM, Manual SPM, Standar SPM, dan Formulir SPM bagi semua butir mutu dalam setiap proses bisnis universitas.
3. Tersusunnya perangkat dan prosedur yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan penjaminan mutu internal dan eksternal.
4. Terimplementasinya sistem penjaminan mutu sesuai kebutuhan pengembangan universitas dalam rangka pencapaian visi dan misi yang telah ditetapkan dalam rangka penjaminan mutu internal dan eksternal.
Fungsi Bertanggung jawab untuk menyusun dan melaksanakan proses penjaminan mutu yang terukur dan berkelanjutan.
Posisi Unit kerja subordinasi Rektor Penanggung
Jawab Kepala Badan Penjaminan Mutu (Kepala BPM)
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 49
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta melakukan pemantauan pelaksanaan
tugas-tugas Dosen dalam pemenuhan kinerja menggunakan instrumen Beban Kerja
Dosen (BKD) dan Laporan Kinerja Dosen (LKD). Kegiatan dilakukan per semester
sejalan dengan yang diwajibkan oleh Kopertis/Dikti.
Prosedur LEBKD Universitas Muhammadiyah Yogyakarta:
1. Prosedur penyusunan Laporan dan Evaluasi Beban Kerja (LEBKD) mengacu pada
Pedoman Beban Mengajar Dosen dari Dikti;
2. Pelaksanaan sosialisasi, penyusunan, pengumpulan dan penilaian serta verifikasi
data LEBKD dan dokumen pendukung di tingkat Jurusan-Prodi dikelola oleh
Kajur-prodi;
3. Pengisian LEBKD menggunakan software ter-update yang bersumber dari Kopertis
Wilayah V;
4. Kajur-Prodi menyerahkan LEBKD berupa softcopy dan hardcopy (rangkap dua)
kepada asesor internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (dengan
memperhatikan skedul proses LEBKD) yang telah diedarkan BPM;
5. Proses penilaian dan verifikasi data LEBKD dilakukan setelah asesor internal
mengikuti kegiatan refreshing dan penyamaan persepsi yang diselenggarakan oleh
BPM;
6. Setiap LEBKD akan diases oleh dua orang asesor internal yang akan diploting oleh
BPM dengan memperhatikan kesesuaian dengan bidang ilmu;
7. Jika hasil evaluasi dinyatakan LOLOS oleh Asesor internal maka LEBKD beserta
dokumen pendukung dikembalikan ke Kajur-Prodi untuk mendapatkan pengesahan
dari Dekan. Selanjutnya akan dilakukan kompilasi LEBKD oleh Dekan di tingkat
Fakultas; Satu buah hardcopy nantinya dikembalikan kepada dosen yang
bersangkutan setelah disahkan oleh Dekan;
8. Jika terdapat LEBKD yang dinyatakan GAGAL maka asesor dapat membimbing
dan memberi penjelasan kepada dosen dan merekomendasikan kepada Kajur-Prodi
untuk pnyempurnaan LEBKD sehingga memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh
peraturan perundang-undangan;
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 48
Gambar 3.5. Alur Proses Penganggaran
2. Menjadi Anggota Tim Ad Hoc Penilaian Kinerja Pegawai (bersama dengan Biro Sumber Daya Manusia dan Biro Administrasi Akademik) Kegiatan ini dalam kerangka penjaminan mutu terhadap pegawai perorangan
melalui penilaian kinerja pegawai, meliputi:
a. Pemilihan Dosen dan Tenaga Kependidikan yang mendapat hadiah umroh
(berdasarkan kinerja dan atau masa kerja) Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta, dilakukan setahun sekali pada bulan Maret-April.
Penghargaan yang setiap tahun rutin diberikan oleh Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta adalah penghargaan terhadap Pegawai (Dosen
maupun Tenaga Kependidikan) dengan mempertimbangkan kinerja dan masa
kerja, dengan hadiah umroh yang ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan
Rektor
b. Evaluasi Laporan BKD (Beban Kerja Dosen) bagi seluruh Dosen Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta dan dilaporkan ke Kopertis, dilakukan setiap
semester pada bulan Pebruari dan September.
ALUR PROSES PENGANGGARAN
KINERJA MASA LALU
RENSTRA : 17
ARAHAN, MANDAT & PEMBINAAN DARI
PP MUH (BPH)
CIVITAS AKADEMIKA
REKTOR & PEMBANTU REKTOR SENAT
STRATEGI & PRIORITAS APB UNIVERSITAS
KOMITEANGGARAN
UNIT KERJA
PROYEKSI PENERIMAAN RUPIAH TH. DEPAN
ARAH KEBIJAKAN UMUM
ASPIRASI
APB UNIVERSITAS
RAPAT KERJA TAHUNAN
ASPIRASI
MENYUSUN
PENGESAHAN
MEMBENTUK
PENGESAHA
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 19
Tabel 2.2. Analisis Jabatan Kepala Badan Penjaminan Mutu
Lingkup Kerja
Bertanggung jawab untuk menyusun dan melaksanakan proses penjaminan mutu yang terukur dan berkelanjutan.
Masa Jabatan
4 tahun atau dapat kurang dari 4 tahun berdasarkan evaluasi kinerja jabatan.
Wewenang
1. Mengendalikan kegiatan; 2. Menetapkan pencapaian tujuan jangka pendek untuk
mengambil keputusan dan strategi bagi unit kerja; 3. Menandatangani surat dan dokumen sesuai ketentuan; 4. Menandatangani kontrak kerja sama dengan instansi
lain atas persetujuan rektor; 5. Memberikan penilaian Kinerja bawahan; 6. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas peningkatan proses penjaminan mutu yang terukur;
2. Bertanggung jawab untuk menjamin ketepatan standar mutu kegiatan universitas;
3. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan: rumusan kebijakan, rumusan sasaran, keserasian dan keterpaduan hubungan kerja, kelengkapan bahan kerja, hasil kerja;.
4. Bertanggung jawab kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi;
5. Bertanggungjawab kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
6. Bertanggungjawab kedisiplinan bawahan;. 7. Bertanggungjawab efisiensi pendayagunaan alat tulis
kantor (ATK) dan alat perlengkapan kantor (APK).
Uraian Jabatan
1. Merumuskan strategi dan menyusun rencana penjaminan mutu berdasarkan arah kebijakan universitas yang meliputi kebijakan dan standar di bidang akademik, bidang sumber daya, bidang kemahasiswaan, alumni dan promosi serta bidang organisasi dan penjaminan mutu;
2. Merumuskan strategi dan menyusun asesmen mutu berdasar arah kebijakan universitas yang meliputi kebijakan dan standar bidang akademik, bidang sumber daya, bidang kemahasiswaan, alumni dan promosi serta bidang organisasi dan penjaminan mutu;.
3. Merumuskan strategi dan menyusun informasi mutu yang meliputi kebijakan dan standar bidang akademik, bidang sumber daya, bidang kemahasiswaan, alumni dan promosi serta bidang organisasi dan penjaminan mutu;
4. Merencanakan kegiatan dan menyusun rencana anggaran bidang perencanaan mutu, asesmen mutu dan informasi mutu;
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 20
5. Melakukan koordinasi untuk penyusunan evaluasi diri dan portofolio universitas dalam rangka penjaminan mutu internal dan eksternal;
6. Merumuskan tindakan koreksi untuk memelihara dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan;
7. Berperan aktif dalam penyusunan serta pelaksanaan arah kebijakan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta;
8. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu berkelanjutan pada semua unit kerja di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta;
9. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga kependidikan di penjaminan mutu secara periodik;
10. Mewujudkan tingkat pelayanan yang dapat memuaskan stakeholders;
11. Merancang prosedur pelaksanaan kegiatan dalam rangka penjaminan mutu yang meliputi perencanaan mutu, asesmen mutu dan informasi mutu;
12. Menyusun rencana operasional (RENOP) tahunan di bidang penjaminan mutu;
13. Memantau dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan penjaminan mutu yang telah dilakukan;
14. Mendokumentasikan seluruh produk kegiatan dalam bentuk hardcopy dan atau softcopy;
15. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah atasan;
16. Menyusun Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) secara periodik serta memori akhir jabatan pada akhir masa jabatan;
17. Mendampingi pejabat baru pada masa peralihan setidaknya selama 1 (satu) bulan setelah terpilihnya Kepala Badan Penjamin Mutu yang baru.
Kedudukan dalam
Organisasi
Hubungan Lini ke atas : Rektor Wakil Rektor I Wakil Rektor II Wakil Rektor III
Hubungan Koordinasi : Direktur Program Pasca Sarjana
Dekan Fakultas Sekretaris Universitas Kepala Badan
Hubungan Lini ke bawah : Kepala Bidang Penjaminan Mutu Internal
Kepala Bidang Penjaminan Mutu Eksternal.
Tim Mutu Fakultas
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 47
Teknis pelaksanan visitasi dalam rangka monevin PHK diatur sebagai berikut :
SESI 1 : Pertemuan dengan Pimpinan Universitas, lama 1-2 jam, diikuti oleh semua reviewers.
SESI 2 : Pertemuan dengan Pimpinan Fakultas, Jurusan, lama 1 jam. SESI 3 : Pertemuan dengan Task Force/PIC, lama 2 jam. SESI 4 : Pertemuan dengan Staf Akademik dan Staf Administrasi, lama 1 jam. SESI 5 : Pertemuan dengan Perwakilan Mahasiswa, alumni dan pengguna, lama 1
jam. SESI 6 : Kunjungan lapangan dan pemeriksaan dokumen, lama 1 jam. SESI 7 : Pertemuan Akhir (Wrap-up Meeting), lama 1-2 jam.
3.4. Menjalankan fungsi penjaminan mutu dalam Tim Ad Hoc Universitas
UMY melakukan kegiatan asesmen dalam rangka penjaminan mutu yang
ditangani oleh suatu Tim yang dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Rektor. Tim
terdiri dari beberapa Biro serta Badan Penjaminan Mutu (BPM).
Beberapa Tim Ad Hoc Universitas yang rutin dibentuk setiap tahun adalah :
1. Menjadi Anggota Komite Anggaran bersama Wakil Rektor bidang Keuangan dan
Sumber Daya, Biro Keuangan dan Tim Anggaran.
2. Menjadi Anggota Tim Ad Hoc Penilaian Kinerja Pegawai (bersama dengan Biro
Sumber Daya Manusia dan Biro Administrasi Akademik)
1. Menjadi Anggota Komite Anggaran bersama Wakil Rektor bidang Keuangan dan Sumber Daya, Biro Keuangan dan Tim Anggaran.
Kegiatan ini dalam rangka mereview pengajuan anggaran core unit dan suporting
unit tiap awal Tahun Akademik/Tahun Anggaran. Tujuan review Rencana Kegiatan
dan Anggaran (RKA) ini adalah untuk melihat kesesuaian dan kelayakan kegiatan
yang mendukung mandat tahunan sebagai bagian dari rencana operasional
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta serta kesesuaian antara anggaran yang
disediakan Universitas dengan Standar Anggaran Biaya yang telah ditetapkan.
Outputnya Dokumen Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 46
1) Rektor menugaskan BPM untuk membentuk Tim Monev KBK
(2) BPM menunjuk Kepala Bidang
Asesmen Mutu sebagai Ketua TimMonev KBK
(3) Anggota Tim Monev KBK
ditunjuk dari anggota Tim AsesorMutu Internal.
(4) Kepala bidang Mutu menunjuk
Asesor untuk masing-masingProgram Studi
(5) Rektor menerbitkan SK untuk Tim
Monev KBK
(6) Tim Monev KBK menyusun rencana dan jadwal
(7) Program Studi menyerahkandokumen yang diperlukan kepada Tim Monev KBK sesuai dengan waktu yang telah disepakati.
(8) Pembagian tugas Tim Monev KBK
untuk desk evaluation
(9) Melaksanakan evaluasi terhadapdokumen yang tersedia sesuai dengan standar yang telahditetapkan
(10) Ketua Tim Monev KBK
mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada Program Studi
(11) Berdasarkan daftar pengecekan
bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan
Perintah Monev KBK dari Rektor
Penunjukkan Ketua Tim Monev KBK
Pembentukan Tim Monev KBK oleh Kepala Bidang Assesmen
Mutu
SK Rektor tentang Tim Monev KBK
Penyusunan rencana dan jadwal Monev KBK
Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada Tim Monev
KBK
Rapat persiapan Tim Monev KBK untuk desk evaluation
Pelaksanaan desk evaluation
Penyampaian jadwal visitasi
Pelaksanaan visitasi
1
2
3
5
6
7
8
9
10
11
Menunjuk Asesor 4
Gambar 3.4. Bagan Alir Monev KBK
5. Monitoring dan Evaluasi (Monevin) Program Hibah Kompetisi (PHK) terhadap
unit penerima hibah, dilakukan setahun dua kali yaitu Monevin Tengah Tahun
(Agustus/September) dan Monevin Akhir Tahun (Nopember/Desember)’
Monevin PHK Universitas Muhammadiyah Yogyakarta telah dilaksanakan
sejak tahun 2006 yang sasaran pemberlakuannya mencakup semua Program Hibah
Berdasarkan Kompetisi (Competitive Based Funding/CBF) yang diterima Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta. Kepada setiap unit penerima hibah akan dilakukan
monevin dua kali dalam setahun, yaitu monevin tengah tahun dan monevin akhir tahun.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 21
Tenaga Kependidikan di Badan Penajminan Mutu
Spesifikasi Pengetahuan: 1. Pendidikan minimal : S-2; 2. Jabatan fungsional minimal: Lektor; 3. Memiliki pengetahuan tentang manajemen perguruan
tinggi; 4. Memiliki pengetahuan tentang penjaminan mutu. Spesifikasi Pengalaman: 1. Memiliki pengalaman kerja sebagai pimpinan minimal
8 (delapan) tahun; 2. Memiliki masa kerja minimal 8 (delapan) tahun. Kompetensi: 1. Strategic (leadership) competency 30%.
a. Kemampuan menerjemahkan visi ke dalam renstra (rencana strategis), renop (rencana operasional) dan rencana kegiatan dan anggaran (RKA);
b. Kemampuan membangun image melalui kerjasama; c. Kemampuan membangun budaya organisasi.
2. Managerial competency 60%. a. Kemampuan melakukan perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap aktivitas penjaminan mutu di universitas;
b. Kemampuan memotivasi, menginspirasi, penetapan prioritas, pengambilan keputusan;
c. Kemampuan melakukan pengelolaan dan pembinaan dosen dan karyawan;.
d. Kemampuan interpersonal yang kuat; e. Kemampuan komunikasi yang baik; f. Kerjasama (teamwork); g. Memiliki dedikasi yang tinggi; h. Memiliki komitmen yang tinggi; i. Memiliki loyalitas yang tinggi.
3. Technical competency 10%. a. Mampu mengimplementasikan fungsi manajerial. b. Mampu mengimplementasikan sistem Penjaminan
Mutu Perguruan Tinggi. c. Mampu menyusun laporan pelaksanaan penjaminan
mutu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 22
Tabel 2.3. Analisis Jabatan Kepala Bidang PMI
Lingkup Kerja
Bertanggung jawab untuk memonitor, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu internal di seluruh unit.
Masa Jabatan 4 tahun atau dapat kurang dari 4 tahun berdasarkan evaluasi kinerja jabatan.
Wewenang
1. Menentukan prioritas pekerjaan; 2. Memberikan penilaian Kinerja tenaga kependidikan Badan
Penjaminan Mutu; 3. Menandatangani dan memaraf surat dan dokumen sesuai
ketentuan; 4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
Tanggung jawab
1. Bertanggung jawab atas kegiatan untuk memonitor, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu internal di seluruh unit;
2. Bertanggung jawab untuk menjamin ketepatan standar mutu memonitor, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu internal di seluruh unit;
3. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan: rumusan kebijaksanaan, rumusan sasaran, keserasian dan keterpaduan hubungan kerja, kelengkapan bahan kerja dan hasil kerja;
4. Bertanggung jawab kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi;
5. Bertanggung jawab kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
6. Bertanggung jawab kedisiplinan bawahan; 7. Bertanggung jawab ketepatan pendayagunaan alat tulis kantor
(ATK) dan alat perlengkapan kantor (APK).
Uraian Jabatan
1. Merumuskan strategi dan menyusun rencana monitoring, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu internal di seluruh unit;
2. Merancang penjaminan mutu internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berdasar kan renstra universitas dalam bidang akademik, bidang pengelolaan sumberdaya, bidang kemahasiswaan, alumni, promosi dan kerjasama, bidang organisasi dan penjaminan mutu;
3. Merencanakan kegiatan dan menyusun rencana anggaran bidang Penjaminan Mutu Internal;
4. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu internal secara berkelanjutan pada semua unit kerja di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta;
5. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga kependidikan Badan Penjaminan Mutu secara periodik;
6. Mewujudkan tingkat pelayanan yang dapat memuaskan stakeholders;
7. Menyusun Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Intenal (SPMI) yang meliputi Kebijakan SPMI, Manual Mutu SPMI,
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 45
4. Monitoring dan Evaluasi Kurikulum Berbasis Kompetensi (Monev KBK) terhadap
seluruh Prodi di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, dilakukan setahun sekali
pada bulan Agustus-September.
Monev KBK dilakukan di setiap Program Studi, dimaksudkan agar pelaksanaan
KBK sesuai dengan Standar KBK yang ditetapkan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta. Monev terhadap KBK dan implementasinya dalam proses pembelajaran ini
dilakukan atas permintaan Rektor dan dikoordinasikan oleh Bidang Asesmen Mutu
Badan Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang dalam
pelaksanaannya melibatkan Asesor Mutu Internal (AMI). Monev dilakukan terhadap
kelengkapan dokumen KBK, proses penyusunan KBK, dan pelaksanaan KBK.
Pelaksanaan Monev KBK mengacu kepada standar dan indikator yang telah ditetapkan,
dilakukan dengan menggunakan alat ukur yang baku, dengan dilandasi dukungan dan
inspirasi internal dalam semangat percepatan menuju Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta yang Unggul dan Islami
.
Monev KBK dirancang untuk tujuan berikut:
a. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian implementasi KBK dengan standar
yang telah ditentukan.
b. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan KBK yang telah ditentukan.
c. Memberi kesempatan Program Studi memperbaiki sistem mutu KBK.
d. Memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan.
Monev KBK dilakukan melalui 2 tahapan:
a. Desk evalution, adalah Monev KBK terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur
organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem mutu. Monev
KBK ini dilakukan di kantor.
b. Visitasi, adalah Monev KBK untuk memeriksa atau memastikan apakah setiap
prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar. Monev
KBK ini bertempat di Program Studi.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 44
3. Evaluasi Laporan Kinerja Unit Kerja (LKUK) bagi Core Unit dan Supporting Unit.
Dilakukan dua kali, yaitu Evaluasi LKUK Tengah Tahun (Evaluasi LKUK pra
RKTT), dilakukan pada bulan Januari dan Evaluasi LKUK Akhir Tahun (Evaluasi
LKUK pra RKT), dilakukan pada bulan Juni.
Evaluasi LKUK dilakukan terhadap Laporan Kinerja Unit Kerja tahun berjalan.
Evaluasi dilakukan dalam rangka mengetahui kesesuaian dan keterserapan penggunaan
anggaran serta kesesuaian dan ketepatan waktu pelaksanaan program kegiatan Pimpinan
Universitas, core unit, dan supporting unit.
Tujuan dari Evaluasi LKUK adalah :
a. Untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan kegiatan oleh setiap unit kerja
b. Untuk mengetahui seberapa besar keterserapan anggaran oleh setiap unit kerja
c. Untuk mengetahui kepatuhan setiap unit kerja terhadap sistem yang berlaku
d. Untuk melengkapi Siklus Penjaminan Mutu yang meliputi perencanaan,
pelaksanaan, evaluasi dan aksi peningkatan standar yang dilakukan setiap tahun.
Gambar 3.3. Prosedur Evaluasi LKUK
REKTOR BPM / TIM EVALUASI UNIT KERJABIRO SUMBERDAYA
KEUANGAN
JadwalRencana
Pelaporan LKUK
Data Keuangan dan Kegiatan Seluruh Unit
Kerja
Evaluasi Pelaksanaan Konerja dan Kegiatan Unit Kerja di lingkungan UMY
Pembentukan Tim Evaluasi LKUK
Surat Pemberitahuan Jadwal pelaksanaan dan Batas
Penyempurnaan LPKK.
RekrutmenAsesor
Evaluasi LKUK
Surat Keputusan Pengankatan Tim
LKUK
Penyempurnaan Pengisian
laporan Kinerja dan Kegiatan melalui SIM
Anggaran UMY.
BPM;ANALISIS HASIL EVALUASI TIM
LAPORANPELAKSANAANEVALUASI LKUK
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 23
Standar SPMI, dan Formulir SPMI; 8. Menyusun rencana operasional (RENOP) tahunan Bidang
Penjaminan Mutu Internal; 9. Menyusun Dokumen Manual Prosedur/Prosedur Mutu/
standart operating procedure (SOP) kegiatan asesmen; 10. Melakukan asesmen terhadap kegiatan bidang akademik dan
non akademik di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta; 11. Mendokumentasikan seluruh produk kegiatan dalam bentuk
hardcopy dan atau softcopy; 12. Membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) secara periodik
serta memori akhir jabatan pada akhir masa jabatan; 13. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah atasan; 14. Mendampingi pejabat baru pada masa peralihan setidaknya
selama 1 (satu) bulan setelah terpilihnya Kepala Bidang Penjaminan Mutu Internal yang baru.
Kedudukan
dalam Organisasi
Hubungan Lini ke atas : Kepala Badan Penjaminan Mutu Hubungan Koordinasi : Kepala Bidang
Kepala Biro Ketua Program Studi
Hubungan Lini ke bawah
: Tenaga Kependidikan di Badan Penjaminan Mutu
Persyaratan Pemangku
Jabatan
Spesifikasi Pengetahuan: 1. Pendidikan minimal : S2; 2. Jabatan fungsional minimal : Lektor; 3. Memiliki pengetahuan tentang manajemen perguruan tinggi; 4. Memiliki pengetahuan tentang penjaminan mutu. Spesifikasi Pengalaman: 1. Memiliki pengalaman kerja sebagai pimpinan minimal 8
(delapan) tahun; 2. Memiliki masa kerja minimal 8 (delapan) tahun. Kompetensi: 1. Strategic (Leadership) competency 25%
a. Kemampuan menerjemahkan visi ke dalam renstra (rencana strategis), renop (rencana operasional) dan rencana kegiatan dan anggaran (RKA);
b. Kemampuan membangun image melalui kerjasama; c. Kemampuan membangun budaya organisasi.
2. Managerial competency 55% a. Kemampuan melakukan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan terhadap aktivitas di bidang penjaminan mutu internal;
b. Kemampuan memotivasi, menginspirasi, penetapan prioritas, pengambilan keputusan;
c. Kemampuan melakukan pengelolaan dan pembinaan karyawan;
d. Kemampuan interpersonal yang kuat; e. Kemampuan komunikasi yang baik;
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 24
f. Kerjasama (teamwork), g. Memiliki dedikasi yang tinggi.
3. Technical Competency 20% a. Melakukan administrasi kegiatan penjaminan mutu
internal; b. Menyusun laporan; c. Melakukan pelayanan terhadap stakeholders.
Tabel 2.4. Analisis Jabatan Kepala Bidang Penjaminan Mutu Eksternal
Lingkup Kerja
Bertanggung jawab untuk memonitor, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu eksternal di seluruh unit.
Masa Jabatan
4 tahun atau dapat kurang dari 4 tahun berdasarkan evaluasi kinerja jabatan.
Wewenang
1. Menentukan prioritas pekerjaan; 2. Memberikan penilaian Kinerja tenaga kependidikan Badan
Penjaminan Mutu; 3. Menandatangani dan memaraf surat dan dokumen sesuai
ketentuan; 4. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan.
Tanggung jawab
1. Bertanggung jawab atas kegiatan untuk memonitor, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu eksternal di seluruh unit;
2. Bertanggung jawab untuk menjamin ketepatan standar mutu memonitor, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu internal di seluruh unit;
3. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan: rumusan kebijaksanaan, rumusan sasaran, keserasian dan keterpaduan hubungan kerja, kelengkapan bahan kerja dan hasil kerja;
4. Bertanggung jawab kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi;
5. Bertanggung jawab kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
6. Bertanggung jawab kedisiplinan bawahan; 7. Bertanggung jawab ketepatan pendayagunaan alat tulis kantor
(ATK) dan alat perlengkapan kantor (APK).
1. Merumuskan strategi dan menyusun rencana monitoring, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu eksternal di seluruh unit;
2. Merancang penjaminan mutu eksternal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berdasarkan renstra universitas dalam bidang akademik, bidang pengelolaan sumberdaya, bidang kemahasiswaan, alumni, promosi dan kerjasama, bidang organisasi dan penjaminan mutu;
3. Merencanakan kegiatan dan menyusun rencana anggaran
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 43
b. Audit Kepatuhan, adalah audit untuk memeriksa atau memastikan apakah setiap
prosedur atau Instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar. Audit ini
dilakukan di tempat teraudit (visitasi). Rincian kegiatannya adalah meliputi:
opening meeting, melakukan audit, closing meeting
Gambar 3.1. Siklus Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)
2. Audit Mutu Non Akademik Internal (AMNAI) terhadap Supporting Unit, dilakukan
setahun sekali pada bulan Desember-Januari.
Gambar 3.2. Siklus Audit Mutu Non Akademik Intenal (AMNAI)
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 42
Akademik, Penelitian dan Publikasi, dan Pemberdayaan Masyarakat) serta butir mutu
Bidang Organisasi dan Penjaminan Mutu (yaitu: visi, misi, tujuan, dan sasaran
pencapaian, tata kelola, sistem penjaminan mutu, sistem informasi, kerjasama antar
lembaga di dalam dan di luar negeri). AMAI dilakukan terhadap kegiatan tahun lalu
(TS-1) yang telah selesai dijalankan. Dengan diketahuinya gambaran pelaksanaan
penjaminan mutu di tahun lalu akan digunakan sebagai dasar penyusunan program
tahun berikutnya dalam rangka perbaikan dan peningkatan mutu. AMAI menjadi
penting sebagai upaya peningkatan mutu akademik Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta secara berkelanjutan. Output dari kegiatan ini adalah gambaran kesesuaian
arah pelaksanaan penjaminan mutu akademik di Jurusan-Program Studi dalam rangka
peningkatan mutu akademik berkelanjutan (CQI = Continuous Quality Improvement).
Audit Mutu Akademik Internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta di
tingkat Jurusan-Program Studi bertujuan untuk :
a. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu akademik Program
Studi terhadap dokumen akademik dan dokumen mutu Universitas.
b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu akademik Program
Studi terhadap dokumen akademik dan dokumen mutu Program Studi.
c. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik Program Studi terhadap
pelaksanaan Proses Bisnis Akademik, yang meliputi: Karir Dosen, Kurikulum,
Proses Pembelajaran, Suasana Akademik, Penelitian dan Publikasi, Pemberdayaan
Masyarakat.
d. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik Program Studi terhadap
pelaksanaan Proses Bisnis Organisasi dan Penjaminan Mutu, yang meliputi: Visi,
Misi, Tujuan, Sasaran dan Strategi Pencapaian, Tata Kelola, Sistem Penjaminan
Mutu, Sistem Informasi, Kerjasama Dalam dan Luar Negeri.
Audit dilakukan melalui 2 tahapan:
a. Audit Sistem, adalah audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi
untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audit mutu. Audit ini
dilakukan di kantor (desk evalution). Pada tahap desk evaluation Tim Auditor
melakukan evaluasi dan analisis terhadap dokumen yang sudah didapat dari
masing-masing Prodi.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 25
Uraian Jabatan
bidang Penjaminan Mutu Eksternal; 4. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu eksternal
secara berkelanjutan pada semua unit kerja di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta;
5. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga kependidikan penjaminan mutu secara periodik;
6. Menyusun prosedur pelaksanan administrasi kegiatan penjaminan mutu eksternal meliputi pendampingan akreditasi/reakreditasi, perankingan nasional dan internasional;
7. Melaksanakan koordinasi dengan Kemenristek-dikti dan Dikti PTM;
8. Menyusun rencana operasional (RENOP) tahunan di bidang penjaminan mutu eksternal;
9. Memberikan dukungan administratif dalam menghimpun usulan hibah kompetisi dari unit kerja, dukungan administrasi dalam proses seleksi, penyusunan proposal dan pelaksanaan di tingkat universitas, serta memberikan layanan teknis perbaikan dan pengusulan hibah kompetisi;
10. Memantau dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan penjaminan mutu eksternal yang telah dilakukan;.
11. Mewujudkan tingkat pelayanan yang dapat memuaskan stakeholders;
12. Mendokumentasikan seluruh produk kegiatan dalam bentuk hardcopy dan atau softcopy;
13. Membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) secara periodik serta memori akhir jabatan pada akhir masa jabatan;
14. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah atasan; 15. Mendampingi pejabat baru pada masa peralihan setidaknya
selama 1 (satu) bulan setelah terpilihnya Bidang Penjaminan Mutu Eksternal yang baru.
Kedudukan
dalam Organisasi
Hubungan Lini ke atas : Kepala BPM Hubungan Koordinasi : Kepala Bidang
Kepala Biro Ketua Program Studi
Hubungan Lini ke bawah : Tenaga Kependidikan
Persyaratan Pemangku
Jabatan
Spesifikasi Pengetahuan: 1. Pendidikan minimal : S2; 2. Jabatan fungsional minimal : Lektor; 3. Memiliki pengetahuan tentang manajemen perguruan tinggi; 4. Memiliki pengetahuan tentang penjaminan mutu. 5. Memiliki sertifikat di bidang penjaminan mutu. Spesifikasi Pengalaman: 1. Memiliki pengalaman kerja sebagai pimpinan minimal 8
(delapan) tahun; 2. Memiliki masa kerja minimal 8 (delapan) tahun.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 26
Kompetensi: 1. Strategic (Leadership) competency 25%
a. Kemampuan menerjemahkan visi ke dalam renstra (rencana strategis), renop (rencana operasional) dan rencana kegiatan dan anggaran (RKA);
b. Kemampuan membangun image melalui kerjasama; c. Kemampuan membangun budaya organisasi.
2. Managerial competency 55% a. Kemampuan melakukan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan terhadap aktivitas di bidang penjaminan mutu eksternal;
b. Kemampuan memotivasi, menginspirasi, penetapan prioritas, pengambilan keputusan;
c. Kemampuan melakukan pengelolaan dan pembinaan karyawan.;
d. Kemampuan interpersonal yang kuat; e. Kemampuan komunikasi yang baik; f. Kerjasama (teamwork); g. Memiliki dedikasi yang tinggi; h. Memiliki loyalitas yang tinggi; i. Memiliki komitmen yang tinggi.
3. Technical competency 20%. a. Melakukan administrasi kegiatan penjaminan mutu
eksternal; b. Menyusun laporan; c. Melakukan pelayanan terhadap stakeholders.
___ <*>___
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 41
seluruh Prodi di UMY, dilakukan setahun sekali pada bulan Agustus-September.
5. Monevin PHK (Program Hibah Kompetisi) terhadap unit penerima hibah,
dilakukan setahun dua kali yaitu Monevin Tengah Tahun (Agustus/September) dan
Monevin Akhir Tahun (Nopember/Desember).
Laporan hasil asesmen berupa Dokumen Penilaian Pelaksanaan Program di
Masing-masing Bidang yang disertai dengan rekomendasi dan permintaan tindakan
koreksi sebagai masukan bagi Rektor untuk pengambilan keputusan mengenai
kelangsungan pelaksanaan program tersebut untuk tahun-tahun berikutnya.
Tindak lanjut hasil temuan hasil asesmen diharapkan berupa:
1. Jurusan/Program Studi/unit kerja melaksanakan kegiatan peningkatan kualitas
dengan performance indicator yang mengacu pada standard kualitas yang
ditetapkan bersama Badan Penjaminan Mutu.
2. Tim Asesmen mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di Jurusan/program Studi/unit
kerja dengan mengacu pada standar kualitas yang akan dicapai.
3. Tim Asesmen dapat memberikan saran perbaikan kegiatan jika diperlukan dan
memberikan arahan kepada Jurusan/program Studi/unit kerja tentang keberlanjutan
kegiatan untuk mencapai tahapan standar kualitas yang lebih tinggi.
4. Tim Asesmen memberi masukan kepada Badan Penjaminan Mutu tentang
hambatan-hambatan yang terjadi selama melaksanakan program.
Hasil asesmen juga dapat menjadi masukan bagi program penilaian kinerja unit
kerja yang menjadi bagian dari skema Best Performance Award yang dikelola oleh
BPM.
1. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) terhadap Core Unit, dilakukan setahun sekali pada bulan Nopember-Desember.
Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta (UMY) ialah suatu kegiatan penjaminan mutu dan konsultasi yang bersifat
independen dan objektif yang bertujuan agar hasilnya sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan. AMAI dilakukan untuk melihat apakah pelaksanaan penjaminan mutu di
Jurusan-Program Studi telah sesuai dengan yang ditetapkan oleh Jurusan-Program Studi
dan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Lingkup AMAI meliputi butir mutu
Bidang Akademik (yaitu: Karir Dosen, Kurikulum, Proses Pembelajaran, Suasana
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 40
Peningkatan Standar
Setelah tercapai standar yang ditetapkan maka dilakukan Peningkatan Standar.
Tujuan Peningkatan Standar adalah dalam rangka pemuasan stakeholders.
Peningkatan standar yang telah dicapai dapat dilakukan melalui benchmarking guna
penetapan standar baru.
Ada dua macam peningkatan standar yaitu peningkatan standar untuk mencapai
standar yang ditetapkan dan peningkatan standar dalam konteks peningkatan
standar yang telah dicapai melalui benchmarking.
Tujuan peningkatan mutu adalah untuk pencapaian standar yang telah ditetapkan
bagi unit kerja yang belum memenuhi standar tersebut, sedangkan bagi unit kerja
yang telah memenuhi standar, peningkatan standar bertujuan untuk peningkatan
standar baru, dan yang tidak kalah pentingnya adalah dalam rangka kepuasan
stakeholders.
3.3. Asesmen Mutu Internal
Badan Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sebagai unit
pengelola penjaminan mutu melaksanakan kegiatan asesmen (review, monitoring dan
evaluasi, audit) tahunan terhadap pelaksanaan kegiatan pada masing-masing unit kerja,
baik core unit maupun supporting unit.
Beberapa kegiatan asesmen yang dilakukan Badan Penjaminan Mutu adalah :
1. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) terhadap Core Unit, dilakukan setahun
sekali pada bulan Nopember-Desember
2. Audit Mutu Non Akademik Internal (AMNAI) terhadap Supporting Unit, dilakukan
setahun sekali pada bulan Desember-Januari.
3. Evaluasi Laporan Kinerja Unit Kerja (Core Unit dan Supporting Unit) Tengah
Tahun (Evaluasi LKUK pra RKTT), dilakukan pada bulan Januari dan Evaluasi
Laporan Kinerja Unit Kerja (Core Unit dan Supporting Unit) Akhir Tahun
(Evaluasi LKUK pra RKT), dilakukan pada bulan Juni.
4. Monitoring dan Evaluasi Kurikulum Berbasis Kompetensi (Monev KBK) terhadap
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 27
III. SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL UNIVERSITAS MUHAMMAIYAH YOGYAKARTA
3.1. Dokumen/Buku Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Dokumen/Buku Sistem Penjaminan Mutu Internal merupakan perangkat yang
diperlukan dalam rangka untuk mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu
Internal. Dengan adanya Buku/Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal maka
penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar Sistem
Penjaminan Mutu Internal dapat dipantau. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
membuat Dokumen/Buku Sistem Penjaminan Mutu Internal yang meliputi:
1. Dokumen/Buku Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal.
2. Dokumen/Buku Manual Sistem Penjaminan Mutu Internal.
3. Dokumen/Buku Standar Sistem Penjaminan Mutu Internal.
4. Dokumen/Buku Formulir Sistem Penjaminan Mutu Internal.
1. Dokumen/Buku Kebijakan SPMI atau Kebijakan Mutu (Quality Policy)
Dasar penyusunan Dokumen/Buku Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal
sebagai panduan dalam menetapkan, melaksanakan, mengendalikan dan
mengembangkan mutu di semua proses bisnis di Perguruan Tinggi. Dokumen/Buku
Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin penerapan Sistem Penjaminan Mutu
terhadap proses bisnis Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Dokumen/Buku ini
berisi uraian secara garis besar tentang bagaimana Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta memahami, merancang, dan mengimplementasikan Sistem Penjaminan
Mutu Internal dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, sehingga terwujud budaya
mutu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Dokumen kebijakan SPMI ini bermanfaat untuk:
1. Menjelaskan kepada stakeholders tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta secara ringkas, padat, dan utuh.
2. Menjadi dasar atau “payung” bagi seluruh Standar, Manual, dan Formulir Sistem
Penjaminan Mutu Internal di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 28
Membuktikan bahwa Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta terdokumentasikan.
Dokumen/Buku Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan template sebagai berikut :
Tabel 3.1. Kebijakan SPMI PT
1 Halaman
Depan/Cover Dokumen Kebijakan SPMI PT
Halaman ini berisi informasi tentang: a. Judul Dokumen, b. Nomor identifikasi atau pengkodean Dokumen
Kebijakan SPMI c. Tanggal, bulan, dan tahun pemberlakuan, serta
nomer edisi (bila ada) Dokumen Kebijakan SPMI b. d. Nama dan tanda tangan pejabat yang
menyetujui atau mengesahkan Dokumen Kebijakan SPMI
2 Visi, Misi, dan Tujuan PT
Uraikan pada bagian ini pernyataan visi, misi, dan tujuan dari PT. Hal ini penting sebab SPMI PT dibuat, dilaksanakan, dan ditingkatkan secara berkelanjutan untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan PT. Seluruh standar PT dalam SPMI di PT „diturunkan‟ dari visi, misi, dan tujuan PT.
3 Tujuan dari kebijakan SPMI PT
Sebutkan tujuan penetapan Kebijakan SPMI PT. Misalnya sebagai “landasan” bagi pelaksanaan SPMI di PT, bukti bahwa PT memiliki SPMI PT, dsbnya.
4 Ruang lingkup Kebijakan SPMI PT
Pada bagian ini diuraikan ruang lingkup dari SPMI PT untuk jangka pendek maupun panjang. Misalnya, SPMI PT untuk tahap awal akan fokus pada aspek akademik, kemudian dalam kurun waktu tertentu akan mencakup pula aspek lain dari penyelenggaraan pendidikan tinggi.
5 Pihak yang wajib menerapkan Kebijakan SPMI PT
Pada bagian ini disebutkan pihak atau unit di lingkungan PT yang wajib menerapkan Kebijakan SPMI PT.
6 Daftar dan definisi berbagai istilah berbagai istilah dalam SPMI PT
Sebutkan semua istilah yang digunakan dalam SPMI PT dan berikan definisinya
7 Uraian Kebijakan SPMI PT
Bagian ini merupakan inti dari isi Kebijakan SPMI PT, sehingga harus cukup rinci, jelas, dan utuh, anta lain : a. Tujuan dan Strategi SPMI PT b. Azas atau Prinsip SPMI PT c. Manajemen SPMI PT, yaitu menggunakan siklus
PPEPP d. Unit atau pejabat penanggungjawab implementasi
SPMI PT pada semua aras dalam PT.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 39
Penetapan Standar
UMY memilih dan menetapkan sendiri standar pendidikan tinggi, Standar
Pendidikan Tinggi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berjumlah 37. Dalam
siklus peningkatan mutu yang berkelanjutan, standar perlu dievaluasi dan direvisi/
ditingkatkan melalui benchmarking secara berkelanjutan.
Pelaksanaan Standar
Pelaksanaan penjaminan mutu didasarkan atas Dokumen SPMI.
Evaluasi (Pelaksanaan) Standar
Dilakukan dengan menyelenggarakan Asesmen Mutu (Monitoring, Evaluasi,
Audit). Apapun hasil Asesmen Mutu, apakah mencapai, melalui, belum mencapai,
maupun menyimpang dari standar UMY melakukan tindakan pengendalian
(pelaksanaan) standar.
Pengendalian (Pelaksanaan) Standar
Terhadap hasil Asesmen Mutu dilakukan Pengendalian Standar sebagai berikut :
Pelaksanaan Standar Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Mencapai Standar Mempertahankan pencapaian dan berusaha
meningkatkan standar Melampauai Standar Mempertankan pelampauan dan berupaya lebih
meningkatkan standar Belum Mencapai Standar Melakukan tindakan koreksi pelaksanaan
standar agar standar dapat dicapai Menyimpang Dari Standar Melakukan tindakan koreksi pelaksanaan
standar agar pelaksanaan standar kembali kepada standar yang telah ditetapkan
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 38
2. Prinsip Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
menggunakan prinsip:
a. Otonom: SPMI dikembangkan dan diimplementasikan secara otonom atau
mandiri oleh Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
b. Terstandar: SPMI menggunakan Standar SPMI Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta (SN Dikti + Standar Dikti yang ditetapkan oleh Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta). Standar Pendidikan Tinggi (Standar Dikti) yang
ditetapkan oleh Universitas Muhammadiyah Yogyakarta disusun berdasarkan
Visi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dan kebutuhan stakeholders,
yang meliputi bidang akademik dan non akademik. Standar SPMI Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta berjumlah 38 (tiga puluh delapan) Standar.
c. Akurasi: menggunakan data dan informasi yang akurat pada PD Dikti. PD
Dikti di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dikelola oleh Sekretaris
Universitas yang didukung oleh Biro Sumberdaya Informasi.
d. Berencana dan Berkelanjutan: SPMI dilaksanakan menggunakan 5 (lima)
langkah PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian,
Peningkatan) yang membentuk suatu siklus
e. Terdokumentasi: seluruh langkah SPMI didokumentasikan secara sistematis.
3. Siklus SPM UMY
Siklus penjaminan mutu berkelanjutan dilaksanakan dalam waktu satu
periode tahun anggaran dengan kegiatan sejak penetapan standar ke penetapan
standar (baru) pada tahun berikutnya. Satu siklus SPM UMY adalah apabila sudah
dilaksanakan kelima tahap PPEPP, yaitu : Penetapan Standar, Pelaksanaan Standar,
Evaluasi (Pelaksanaan) Standar, Pengendalian (Pelaksanaan) Standar, dan
Peningkatan Standar.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 29
Bila dibutukan dapat disertai dengan diagram, gambar, skema, ilustrasi, atau yang sejenis.
8 Daftar Standar PT yang digunakan dalam SPMI PT
Jumlah dan nama standar dalam SPMI PT (hanya disebutkan nama standar tanpa isi standar)
9 Referensi
Peraturan perundang-undangan, dokumen lain yang berkait dengan, atau yang disebut dalam Kebijakan SPMI PT.
11 Verifikasi/Pemeriksaan Mutu
Bagian ini dimaksudkan sebagai ruang yang akan memberi keterangan bahwa dokumen kebijakan itu telah melalui proses pemeriksaan, pengeditan, pengujian atau verifikasi dan dinyatakan lolos sehingga dapat diterapkan.
2. Dokumen/Buku Manual SPMI atau Manual Mutu (Quality Manual)
Dokumen/Buku Manual SPMI adalah dokumen yang berisi petunjuk mengenai
cara, langkah, atau prosedur tentang penetapan, pelaksanaan, evaluasi pelaksanaan,
pengendalian pelaksanaan, dan peningkatan setiap Standar Dikti Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta oleh para pihak pada semua aras di Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
Dokumen/Buku Manual SPMI bermanfaat sebagai:
1. Pemandu bagi para pejabat structural dan atau Badan Penjaminan Mutu, Dosen,
serta Tenaga Kependidikan dalam mengimplementasikan SPMI Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta sesuai dengan tugas dan wewenang masing-masing
sehingga terwujud budaya mutu.
2. Petunjuk tentang bagaimana Standar Dikti Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
dapat dipenuhi dan ditingkatkan secara berkelanjutan.
3. Bukti tertulis bahwa SPMI di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta telah siap
diimplementasikan.
BPM juga membuat Prosedur Mutu atau SOP (Standart Operation Procedure)
untuk semua kegiatan sesuai dengan Program Kerja yang dilaksanakan oleh BPM.
Dalam hal Dokumen/Buku Manual Mutu disatukan dengan Dokumen/Buku Prosedur
Mutu (Quality Procedure), berarti dokumen tersebut berisi uraian tentang cara
Kebijakan SPMI Universitas Muhammadiyah Yogyakarta hendak diimplementasikan.
Templete Dokumen/Buku Manual SPMI (Prosedure) SPMI Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta adalah sebagai berikut:
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 30
Tabel 3.2. Templete Manual SPMI (Prosedur) 1 Halaman
Depan/Cover
Halaman depan Manual SPMI PT atau Prosedur berisi informasi tentang: a. Judul/nama Manual SPMI PT atau Prosedur, b. Nomor identifikasi atau Pengkodean, c. Tanggal penerbitan/pembuatan/ pember-lakuan
termasuk revisi bila ada, d. Nama unit dimana Manual SPMI PT atau Prosedur
diterapkan, e. Nama dan tanda tangan pejabat yang menulis
Manual SPMI PT atau Prosedur itu dan yang menyetujui atau mengesahkannya.
2 Daftar Isi
Daftar Isi Manual SPMI PT atau Prosedur tidak wajib harus ada, namun bila Prosedur tersebut cukup panjang dan rumit, disarankan dibuat daftar isi untuk membantu pemakai Manual SPMI PT atau Prosedur agar cepat menemukan bagian tertentu yang dibutuhkan. Daftar Isi juga akan bermanfaat bila terjadi revisi atas sebagian dari isi Manual SPMI PT atau Prosedur, sebab bagian yang mengalami revisi cukup ditandai pada Daftar Isi tersebut.
3 Definisi Istilah
Sebut dan jelaskan definisi dari istilah teknis, singkatan, atau simbol tertentu yang dipakai dalam penulisan Manual SPMI PT atau Prosedur.
4 Tujuan Manual SPMI PT atau Prosedur
Uraikan tujuan dari Manual SPMI PT atau Prosedur yang harus dijelaskan/digambarkan dalam Manual SPMI PT atau Prosedur tersebut.
5 Luas Lingkup Manual SPMI PT atau Prosedur dan Penggunaannya
Uraikan batasan, persyaratan, atau kondisi tertentu yang harus diperhatikan dalam melaksanakan kegiatan sebagaimana dijelaskan dalam Manual SPMI PT atau Prosedur tersebut. Tuliskan pula kapan prosedur dalam Manual SPMI PT atau Prosedur tersebut harus diikuti, dan ruang lingkup berlakunya.
6 Manual SPMI PT atau Prosedur
Bagian ini adalah inti dari Manual SPMI PT atau Prosedur yang harus menguraikan Manual SPMI PT atau Prosedur yang dimaksud, sehingga akan membutuhkan ruang penulisan yang cukup panjang. Pada bagian ini dapat dicantumkan diagram, bagan alur, skema, diagram, ilustrasi, gambar atau hal sejenis untuk memperjelas Manual SPMI PT atau Prosedur.
7 Kualifikasi Pejabat/ Petugas yang menjalankan Manual SPMI PT atau Prosedur
Cantumkan persyaratan kualifikasi akademik atau kompetensi minimal yang harus dimiliki / dikuasai oleh pejabat atau petugas yang akan melaksanakan Manual SPMI PT atau Prosedur tersebut. Termasuk misalnya ijasah, sertifikasi keahlian tertentu, kepangkatan akademik, dsbnya. Persyaratan ini penting untuk menjamin bahwa tugas atau kegiatan tertentu yang telah dibuatkan prosedur
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 37
Tabel 3.4. Formulir SPMI PT
No Contoh Standar Contoh Formulir 1 Standar Proses
Pembelajaran 1. Formulir Rencana Studi Mahasiswa; 2. Formulir Rencana Pembelajaran Semester; 3. Formulir/Lembar Hasil Studi Mahasiswa, atau
Lembar Penilaian Hasil Studi Mahasiswa; 4. Daftar Hadir Mahasiswa di Kelas; 5. Berita Acara Perkuliahan; 6. Daftar Nilai Ujian Matakuliah; 7. Formulir Pembimbingan Akademik Mahasiswa; 8. Formulir Pendaftaran Ujian; 9. Lembar Penugasan Mengajar Bagi Dosen; 10. Kuisioner Penilaian Kinerja Dosen; 11. Kuisioner Keaktifan Mahasiswa di Kelas; 12. Lembar Evaluasi Dosen; 13. Lembar Evaluasi Dosen oleh Mahasiswa.
2 Standar Rekruitasi & Seleksi Calon Mahasiswa
1. Formulir Pengumuman Penerimaan Calon Mahasiswa;
2. Formulir Pendaftaran Ujian Masuk Calon Mahasiswa;
3. Formulir Janji Mahasiswa Baru; 4. Daftar Hadir Peserta Ujian Saringan Masuk; 5. Daftar pengecekan (check list) Tes Wawancara.
3 Standar Sarana dan Prasarana
1. Daftar cek (check list) Pemeriksaan Kebersihan Ruang Kelas;
2. Daftar cek (check list) Peralatan dan Perlengkapan Laboratorium;
3. Daftar Barang Inventaris Kantor; 4. Formulir Pemeliharaan dan Perawatan Sarana
Transportasi Kantor. 4 Standar Tenaga
Kependidikan
1. Formulir Penilaian Kinerja; 2. Kartu Tanda Hadir; 3. Formulir Pengajuan Permohonan Cuti; 4. Formulir Pengajuan Tunjangan Kesehatan; 5. Formulir Pemeriksaan Kesehatan.
3.2. Implementasi Sistem Sistem Penjaminan Mutu Internal
1. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
mempunyai tujuan:
“Mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan
tinggi secara berencana dan berkelanjutan”.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 36
4. Perumusan standar Alternatif standar dianalisis dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan
Universitas, membandingkan dengan standar yang telah ada, ataupun benchmarking ke luar Universitas. Standar ditetapkan dengan meramu visi program studi dan kebutuhan
stakeholders. ▼
5. Pengujian dan review standar Sebelum disahkan, konsep standar disosialisasikan kepada seluruh sivitas akademika untuk memperoleh umpan balik, yang apabila ada, akan digunakan untuk perumusan ulang oleh
tim ▼
6. Pengesahan standar Standar disahkan oleh pimpinan satuan pendidikan (Rektor, Dekan, Ketua Jurusan) sesuai
dengan ketentuan yang berlaku di UMY.
Gambar 3.1. Prosedur Penetapan Standar
4. Dokumen/Buku Formulir SPMI (Quality Document)
Dokumen/Buku Formulir/Borang/Proforma SPMI adalah dokumen yang
berfungsi untuk mencatat atau merekam hal atau informasi tentang pencapaian Standar
SPMI Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Dokumen/Buku Formulir/Borang/Proforma berfungsi untuk :
1. Alat untuk mengukur pencapaian atau pemenuhan atau pelampauan Standar SPMI
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Alat untuk memantau, mengevaluasi,
mengendalikan, dan mengoreksi implementasi SPMI Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta.
2. Bukti otentik untuk mencatat atau merekam implementasi SPMI Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta secara periodik.
Ada banyak jenis maupun jumlah Formulir/Borang/Proforma SPMI Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta sesuai dengan peruntukkannya masing-masing, namun
dapat dipastikan bahwa setiap Standar SPMI Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
pasti membutuhkan satu atau lebih Formulir/Borang/Proforma yang digunakan sebagai
alat merekam atau menyimpan data dan informasi tentang implementasi dari PPEPP
dalam masing-masing Standar SPMI Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.
Beberapa contoh Formulir SPMI Universitas Muhammadiyah Yogyakarta adalah
sebagai berikut :
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 31
kerjanya dalam Manual SPMI PT atau Prosedur akan efektif dan berhasil.
8 Peringatan tentang Kesehatan dan Keselamatan Kerja
Bagian ini hanya ada untuk Manual SPMI PT atau Prosedur yang bersifat teknis. Tuliskan berbagai hal yang berkait dengan persoalan kesehatan dan keselamatan kerja sehubungan dengan prosedur dalam Manual SPMI PT atau Prosedur. Misal, informasi bahwa apabila hal-hal tertentu dalam Prosedur tidak diikuti dapat menimbulkan bahaya atau gangguan yang berakibat pada kecelakaan atau kerugian bagi pihak yang melakukan Manual SPMI PT atau Prosedur dan/atau pihak lain.
9 Peringatan Untuk Waspada
Bagian ini juga hanya lazim ditemukan pada Manual SPMI PT atau Prosedur yang bersifat teknis. Dapat dituliskan pada bagian ini peringatan agar pihak yang menerapkan Manual SPMI PT atau Prosedur berhati-hati karena beberapa bagian dalam prosedur tersebut mungkin akan dapat mengakibatkan kerusakan atau sejenisnya.
10 Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan
Bagian ini juga hanya terdapat dalam Manual SPMI PT atau Prosedur yang bersifat teknis, karena berisi daftar berbagai bahan baku, peralatan, dan perlengkapan tertentu yang menjadi syarat untuk menjalankan prosedur kerja sebagaimana dipaparkan dalam Manual SPMI PT atau Prosedur itu.
11 Catatan
Bagian ini berfungsi semacam ruang tempat penulis Manual SPMI PT atau Prosedur memberi beberapa informasi, tips, atau petunjuk tertentu yang mungkin dapat membantu pelaksana Manual SPMI PT atau Prosedur dalam menjalankan tugasnya. Misal: informasi tentang formulir/borang yang dibutuhkan, checklist untuk keperluan pengecekan, dsbnya.
12 Referensi
Tuliskan, antara lain, keterkaitan Manual SPMI PT atau Prosedur tersebut dengan Manual SPMI PT atau Prosedur lain atau dengan Standar Dikti lain dalam SPMI PT. Dapat ditambahkan pula informasi tentang bahan pustaka yang dapat dipakai sebagai rujukan bagi pelaksana Manual SPMI PT atau Prosedur.
3. Dokumen/Buku Standar SPMI atau Standar Mutu (Quality Standard)
Dokumen/Buku Standar SPMI adalah okumen berisi berbagai kriteria, ukuran,
patokan, atau spesifikasi yang disebut Standar Dikti dari setiap aspek pendidikan tinggi
di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta untuk mewujudkan visi dan misinya.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 32
Standar dibutuhkan oleh Universias Muhammadiyah Yogyakarta sebagai acuan
dasar dalam rangka mewujudkan visi dan menjalankan misinya. Acuan dasar tersebut
antara lain meliputi kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan
penyelenggaraan pendidikan. Selain itu, Standar juga dimaksudkan memacu seluruh
sivitas akademika agar dapat meningkatkan kinerjanya dalam memberikan layanan yang
bermutu dan sebagai perangkat untuk mendorong terwujudnya transparansi dan
akuntabilitas publik dalam penyelenggaraan tugas pokoknya. Standar juga merupakan
kompetensi/kualitas minimum yang dituntut dari lulusan perguruan tinggi, yang dapat
diukur dan dapat diuraikan menjadi parameter dan indikator.
Fungsi Dokumen/Buku Standar SPMI adalah:
1. Alat ukur dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta Indikator untuk menunjukkan tingkat (level) mutu Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta.
2. Tolok ukur capaian oleh semua pihak di Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta,sehingga menjadifaktor pendorong untuk bekerja dengan (atau bahkan
melebihi) Standar
3. Bukti otentik kepatuhan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta terhadap
peraturan perundang-undanan tentang Standar Dikti
4. Bukti kepada masyarakat bahwa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta telah
secara sungguh-sungguh mnyelenggarakan pendidikan tinggi berdasarkan Standar.
Templete Dokumen/bukku Standar SPMI PT adalah sebagai berikut :
Tabel 3.3. Templete Standar SPMI PT
1 Halaman Depan/Cover
Halaman ini berisi informasi tentang: 1. Judul/nama Standar SPMI PT; 2. Nomor identifikasi atau pengkodean Standar SPMI PT; 3. Kelompok standar: informasi ini perlu bila Standar SPMI
PT tersebut merupakan standar turunan dari standar yang lebih besar atau turunan dari SNP;
4. Tanggal penerbitan / pembuatan/ pemberlakuan termasuk revisi bila ada;
5. Nama unit di mana Standar SPMI PT berlaku; 6. Nama dan tanda tangan pejabat yang menyetujui atau
mengesahkannya.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 35
Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, berjumlah 13, yaitu:
1. Jati Diri
2. Suasana Akademik
3. Publikasi
4. UMMAT/Unit Bisnis
5. Promosi dan Penerimaan Mahasiswa Baru
6. Internasionalisasi
7. Al Islam dan KeMuhammadiyahan
8. Pengelolaan Keuangan
9. Sarana dan Prasarana
10. Kemahasiswaan
11. Alumni/lulusan
12. Tata Kelola
13. Kerjasama
14. Sistem Informasi
Sebagai sebuah standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan
program Universitas, maka penyusunan standar bukan merupakan sebuah kegiatan yang
dapat dilakukan sekali langsung jadi, tetapi memerlukan kajian berulang kali sebelum
menjadi standar yang benar-benar menjadi acuan bagi setiap proses bisnis
Universitas.Prosedur penetapan standar adalah sebagai berikut:
1. Pembentukan Tim Tim dibentuk sesuai dengan jenis standar yang akan disusun. Tim yang dibentuk
beranggotakan antara lain unsur pimpinan, unsur dosen, staf penunjang, profesional, dunia usaha, yang disetujui oleh segenap anggota unit kerja atau universitas
▼ 2. Analisis kebutuhan standar
Analisis kebutuhan standar bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup, jenis dan jumlah butir standar yang dibutuhkan serta sebagai bagian dari tindak lanjut atas hasil evaluasi
terhadap penerapan standar. ▼ 3. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif
Standar dirumuskan berdasarkan peraturan terkait yang ada, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, dan hasil studi pelacakan (kalau
diperlukan). ▼
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 34
(berjumlah 14), sehingga Standar Pendidikan Tinggi Universitas Muhammadiyah
Yogyakarta berjumlah 38, yaitu:
Standar Nasional Pendidikan , berjumlah 8, yaitu:
1. Standar Kompetensi Lulusan;
2. Standar Isi Pembelajaran;
3. Standar Proses Pembelajaran;
4. Standar Penilaian Pembelajaran;
5. Standar Dosen Dan Tenaga Kependidikan;
6. Standar Sarana Dan Prasarana Pembelajaran;
7. Standar Pengelolaan Pembelajaran; Dan
8. Standar Pembiayaan pembelajaran
Standar Nasional Penelitian, berjumlah 8, yaitu :
1. Standar Hasil Penelitian;
2. Standar Isi Penelitian;
3. Standar Proses Penelitian;
4. Standar Penilaian Penelitian;
5. Standar Peneliti;
6. Standar Sarana Dan Prasarana Penelitian;
7. Standar Pengelolaan Penelitian; Dan
8. Standar Pendanaan Dan Pembiayaan Penelitian.
Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat, berjumlah 8, yaitu :
1. Standar Hasil Pengabdian Kepada Masyarakat;
2. Standar Isi Pengabdian Kepada Masyarakat;
3. Standar Proses Pengabdian Kepada Masyarakat;
4. Standar Penilaian Pengabdian Kepada Masyarakat;
5. Standar Pelaksana Pengabdian Kepada Masyarakat;
6. Standar Sarana Dan Prasarana Pengabdian Kepada Masyarakat;
7. Standar Pengelolaan Pengabdian Kepada Masyarakat; Dan
8. Standar Pendanaan Dan Pembiayaan Pengabdian Kepada Masyarakat.
Pedoman Sistem Penjaminan Mutu UMY 33
2 Definisi Istilah
Sebut dan definisikan istilah-istilah tertentu yang dipakai dalam pernyataan isi Standar SPMI PT, apabila istilah itu dinilai sangat khas atau sangat teknis sehingga semua pembaca dapat memahami maknanya dan tidak menimbulkan multi tafsir.
3 Rasionale
Dapat dituliskan secara ringkas padat alasan mengapa Standar SPMI PT tersebut diperlukan dan apa tujuan atau target yang hendak dicapai melalui Standar SPMI PT itu.
4 Pernyataan Isi Standar SPMI PT
Bagian ini adalah inti dari dokumen Standar SPMI PT sebab di sinilah dicantumkan pernyataan lengkap standar tersebut. Perlu diperhatikan bahwa pernyataan tersebut sebaiknya dirumuskan dengan memperhatikan unsur ABCD.
5 Strategi
Dapat disebutkan dalam bagian ini apa atau bagaimana kiat atau taktik yang akan ditempuh untuk mencapai / memenuhi isi Standar SPMI PT.
6 Indikator
Pada bagian ini dapat dituliskan tentang: apa yang akan diukur/dicapai, bagaimana mengukur/ mencapainya (measures), dan apa hasil yang diinginkan (target) pencapaian atas pemenuhan isi Standar SPMI PT.
7 Subyek atau Pihak yang bertanggung-jawab untuk mencapai/memenuhi isi Standar SPMI PT
Sebutkan pejabat struktural dan/ atau pihak lain dalam PT yang harus melaksanakan pencapaian isi Standar SPMI PT.
8 Referensi
Tuliskan keterkaitan Standar SPMI PT tersebut dengan Standar SPMI PT lain dan/atau dengan peraturan perundang-undangan yang relevan dengan isi Standar SPMI PT sehingga peraturan itu tidak dapat diabaikan.
Universitas Muhammadiyah Yogyakarta memilih dan menetapkan sendiri
standar untuk setiap kegiatannya. Dengan mempertimbangkan Standar Nasional
Pendidikan Tinggi serta meperhatikan kebutuhan yang ada maka Standar Pendidikan
Tinggi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (Standar Dikti UMY) ditetapkan
berjumlah 37.
Standar Dikti Universitas Muhammadiyah Yogyakarta terdiri dari Standar
Nasional Pendidikan Tinggi dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta mendasarkan pada visi dan kebutuhan stakeholders.
Standar Nasional Pendidikan Tinggi berjumlah 24 (8 Standar Nasional Pendidikan, 8
Standar Nasional Penelitian, 8 Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat) serta
Pendidikan Tinggi yang ditetapkan oleh Universitas Muhammadiyah Yogyakarta