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Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Il sistema archivistico di Ateneo Padova, 20 aprile 2005. I punti salienti del “Progetto Archivi” (1995). Eliminazione dell’organizzazione a silos Accensione dei fari sugli archivi Idee e realizzazioni, non slogan - PowerPoint PPT Presentation
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Gianni Penzo Doria
Università degli Studi di PadovaArchivio Generale di Ateneo
Il sistema archivistico di Ateneo
Padova, 20 aprile 2005
Gianni Penzo Doria
I punti salienti del “Progetto Archivi” (1995)
Eliminazione dell’organizzazione a silos Accensione dei fari sugli archivi Idee e realizzazioni, non slogan Strategie, non tattiche Rapporto con gli informatici paritario Revisione sistematica senza barriere ideologiche
Gianni Penzo Doria
L’idea principale: l’archivio è unico
Un differenziamento degli archivi in storici e non storici, o non ancora storici, o semplicemente amministrativi, è dunque inconcepibile, al punto da doverne ripudiare perfino la nomenclatura
Antonio Panella, 1938
Gianni Penzo Doria
Unicità dell’archivio
Esiste una impossibilità di differenziare teoricamente l’ufficio di protocollo dall’archivio, l’archivio corrente da quello di deposito: tutto è semplicemente archivio.
Giorgio Cencetti, 1939
Gianni Penzo Doria
La tutela apprestata dall’ordinamento per gli atti degli archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla possibile distinzione degli archivi in archivi storici, di deposito e correnti, in quanto l’attenzione del legislatore, al di là della datazione e dell’utilizzazione attuale o meno dell’archivio, si concentra sul complesso degli atti - o su taluno di essi - in funzione della capacità dei medesimi di costituire una rilevante testimonianza storica.
Soc. Sip c. Sovrintendente archivistico Toscana e altro
T.A.R. 1997,I,4017
L’archivio è unicoT.A.R. Toscana sez. II, 25 settembre 1997, n. 653
Gianni Penzo Doria
Le tre età dei documenti
Protocollo e Archivio correnteAffari in corso di trattazione
Archivio di depositoAffari esauriti entro i 40 anni
Archivio storicoAffari esauriti da oltre 40 anni, dopo le operazioni di selezioneG
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N.B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus
Gianni Penzo Doria
Tre massime da tenere in tasca
Punta a conquistare la luna. Se non ci sarai riuscito, avrai vagabondato tra le stelle
Non prenderti mai troppo sul serio Divisi cadiamo
Gianni Penzo Doria
… un problema di metodo
Bisogna normalizzare e coinvolgere enti produttori simili
Non è vero che ogni “archivio fa storia a sé”: la fa solo quando l’archivio non gode di una direzione archivistica e gli standard non vengono applicati
Confrontarsi con gli standard impone: Capacità di confronto Fatica e critiche
Gianni Penzo Doria
Gli effetti più importanti del “Progetto Archivi” Un titolario in Gazzetta ufficiale 100 anni dopo l’Astengo 4 Conferenze organizzative e 3 seminari Produzione di strumenti innovativi (manuali e voci di
indice) Regolamenti, titolari, massimari preceduti da studi
La linea dell’arco Linee guida per l’anagraficaMassimario e prontuario di selezione Profili archivistici del protocollo informatico
Contributo alla teoria archivistica Allegati Protocollo differito
Scelta di software già presenti e non il Gioco dell’Oca Docflow prima di 3Dinformatica - e Arianna Studio del linguaggio degli informatici
Gianni Penzo Doria
L’equazione per dialogare meglio
bit : byte = documento : fascicolo
L’errore perenne, anche del legislatore di taglio informatico: focalizzazione/polarizzazione sulle informazioni!
Gianni Penzo Doria
PROGETTOARCHIVI
Titulus97
Thesis 99
Universitas Rerum
SiciliarchiviVeneziarchivi 1 - Ca’ Foscari
PugliarchiviGiuliarchiviVeneziarchivi 2 - IUAV
InItinereeXtra
EuroTitulus
Titulus
Organi
Ad Personam
I progetti archivistici
Manuale di gestione
Cartesio
Titulus
Caronte
Gianni Penzo Doria
Titulus 97 (standard)Standard archivistico universitario adottato da una rete estesa di atenei italiani mediante l’utilizzo di un titolario di classificazione normalizzato, nonché mediante la condivisione di una filosofia e di una metodologia di gestione di un archivio universitario.
Titulus 97 (software)Software adottato nell’ambito del sistema per la gestione informatica dei documenti, realizzato dalla software house 3D Informatica srl sulla base delle specifiche dettate dagli atenei aderenti allo standard archivistico.
Le due definizioni di Titulus 97
Gianni Penzo Doria
Cosa manca al sistema archivistico universitario nazionale?
Adeguamento del Regolamento del 1997 alla normativa sui beni culturali e sulla documentazione amministrativa
Revisione (e semplificazione) delle voci di indice Redazione di un Thesaurus delle voci di indice Individuazione della normativa di riferimento per ogni
tipologia documentaria Revisione della Tabella dei procedimenti amministrativi e
degli affari / attività Individuazione degli oggetti più frequenti di documenti
e fascicoli Redazione del Massimario e del Prontuario di selezione
Adeguamento del Regolamento del 1997
D.lgvo 490/1999 e DPR 445/2000
Revisione e semplificazionedelle voci di indice
RevisioneTabella dei procedimenti
e degli affari/attività)
Redazione del Massimario e prontuario di selezione delle unità archivistiche
Normativa di riferimento
per ogni tipologia documentaria
Testo unico sulla documentazioneamministrativauniversitaria
Thesaurusdelle voci di indice
Individuazionedegli oggetti più frequentidi documenti e fascicoli
Il progetto 2005
Gianni Penzo Doria
Verso Titulus 97 (ver. 3.0)
XML Interoperabilità Gestione dei fascicoli degli studenti Gestione degli oggetti
Controllo ortografico Visualizzazione oggetti più frequenti
Gestione dell’archivio di deposito Selezione dei documenti Gestione camicia
Il Manuale di gestionedel protocollo informatico
versione 2.0
Venezia IUAV, 19 aprile 2005
Università degli Studi di Padova
Università degli Studi di Pavia
Università Iuavdi Venezia
Alma Mater StudiorumUniversità di Bologna
Gianni Penzo Doria
Titulus Caronte (ex Medium)
Gestione dell’archivio di deposito Selezione dei documenti Elenchi di trasferimento e versamento
Georeferenziazione Stretta connessione, fino alla semi-identificazione con il
sistema di gestione dell’Archivio corrente Il repertorio dei fascicoli cardine del sistema Proiezione sull’Archivio storico Costruzione di un Archivio di deposito
Gianni Penzo Doria
Condividendo gli stessi obiettivi, enunciati con coerenza,persone assolutamente normali raggiungonorisultati straordinari. (Kenneth Blanchard)
Non Superman, ma...
È lo stravolgimento del project management!
Il concetto di “squadra”
Gianni Penzo Doria
Lavorare sempre insieme, per obiettivi concreti e misurabili con persone capaci...