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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
EM GESTÃO EMPRESARIAL
FACULDADE INTEGRADA AVM
SISTEMAS ERP: NOVO CAMINHO ESTRATÉGICO PARA O SUCESSO DE GESTÃO EMPRESARIAL
Por: Fábio Jansen de Oliveira
Orientadora
Profª. Aleksandra Sliwowska
Rio de Janeiro
2011
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
EM GESTÃO EMPRESARIAL
FACULDADE INTEGRADA AVM
O GÊNERO FEMININO: NOVA ABORDAGEM NA CONSTRUÇÃO DE REPRESENTAÇÕES E RELAÇÕES SOCIAIS DE GESTÃO
EMPRESARIAL
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Gestão
Empresarial.
Por: Fábio Jansen de Oliveira
3
AGRADECIMENTOS
A minha Orientadora Professora Aleksandra Sliwowska, pela atenção
dispensada durante a realização desse trabalho;
A todos os Professores do Curso dessa instituição de Ensino, que muito
contribuíram para o acréscimo de meus conhecimentos no campo da gestão
empresarial;
A todos aqueles que com carinho e dedicação, me apoiaram na
conquista desse meu ideal profissional.
4
DEDICATÓRIA
A Deus, força que me guia em todos os momentos de minha vida, A minha família, pelo apoio constante na busca desse meu ideal profissional.
5
“O conhecimento é a única arma que dispomos para
enfrentar a grande viagem do amor, com esperança de
sucesso. É a nossa bússola mais preciosa, porque, além
de tentar nos levar ao rumo certo, mantém a agulha
imantada no rumo de nós mesmo”.
(Marina Colassanti)
6
RESUMO
A globalização traz mudanças constantes no comércio mundial modificando a ordem econômica das empresas, onde os clientes passam a ser elementos importantes, promovendo a necessidade de se conduzir um processo de gestão empresarial de modo ágil e inteligente, atendendo suas expectativas. Logo, será essencial as ações que sinalizam o aumento de produtividade, melhorias da qualidade e vantagens competitivas, gerando a implementação de novas estratégias empresariais, quanto à tomada de decisão, relacionamento com o cliente e acesso às informações. Ao valorizar essas ferramentas torna possível gerar ações capazes de introduzir no setor empresarial o uso de Tecnologia de Informação aplicando Sistemas de Informações. Isso viabiliza novas possibilidades para obtenção do sucesso empresarial, agregando valores ao negócio estabelecido, imprimindo posicionamentos na conquista de novos mercados e percebendo que a implementação de Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) exige das empresas, mudanças em seus processos empresariais, com contínua adaptação às necessidades do mercado atual. Ao concluir, espera-se que através desse caminho seja possível alcançar o objetivo do estudo explicando a importância dos Sistemas ERP como novo caminho estratégico para o sucesso de Gestão Empresarial. Palavras chave: Sistemas ERP, estratégias, gestão empresarial.
7
METODOLOGIA
No cumprimento do objetivo proposto neste trabalho será utilizada a
metodologia de pesquisa bibliográfica, que segundo Marconi e Lakatos (2000,
p. 45), “não é mera repetição do que já foi dito ou escrito sobre o assunto, mas
propicia o exame de um tema sob novo enfoque ou abordagem chegando a
conclusões inovadoras”.
O estudo abrange ainda a coleta de dados e informações recentes
sobre o tema na área de gestão empresarial, cujas fontes de consulta incluem
livros, artigos, revistas, jornais, teses e dissertações publicadas em sites de
credenciados de Internet, de forma que seja permitido o delineamento de uma
nova abordagem sobre o assunto, permitindo que esse material possa servir
de fundamento teórico para outras pesquisas no futuro.
8
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 09
CAPÍTULO I
UMA REVISÃO BIBLIOGRÁFIA SOBRE O SISTEMA ERP 13
CAPÍTULO II
O SISTEMA ERP 21
CAPÍTULO III
MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS DOS SISTEMAS ERP 31
CAPÍTULO IV
AVALIANDO OS SISTEMAS DE ERP E SEUS DESAFIOS NO
MERCADO COMPETITIVO 41
CAPÍTULO V
SISTEMAS ERP: NOVO CAMINHO ESTRATÉGICO PARA O
SUCESSO NA GESTÃO EMPRESARIAL 47
CONCLUSÃO 53
BIBLIOGRAFIA 56
WEBGRAFIA 59
ÍNDICE 60
FOLHA DE AVALIAÇÃO 62
9
INTRODUÇÃO
A pesquisa tem como objetivo explicar a importância dos Sistemas
ERP (Enterprise Resource Planning) como novo caminho estratégico para o
sucesso de gestão empresarial. Visa especificamente destacar a importância
do uso tecnológico para a permanência e sucesso das empresas no mercado
competitivo, mostrando que os sistemas de informação podem ser
classificados por diferentes modos.
Pretende ainda reconhecer os benefícios do uso da Técnica de
Informação (TI) no contexto de uma organização moderna, ressaltando que as
metas estabelecidas na gestão empresarial devem propiciar uma política
reestruturada e organizada que conta com gerenciamento e planejamento
estratégico eficientes.
Diante disso, sabe-se também que o cenário empresarial possui
como desafio o mercado cada vez mais competitivo que coloca barreiras e
potencial daqueles que atuam na gerência de diversas organizações.
Nesse ambiente atual, verifica-se que empresas buscam de todas
as formas melhorar seus resultados, visando reduzir erros e riscos, a contar
com o apoio de informações mais concisas e confiáveis, e que num
determinado prazo de tempo satisfatório lhes dê os retornos esperados por
decisões tomadas com maior grau de confiabilidade.
Essas decisões influenciam todo o ambiente interno e externo da
empresa, o que aumenta a competitividade de suas atividades e, com isso
busca a satisfação de seus clientes ligados direta ou indiretamente ao seu
negócio.
Ressalta-se que uma das finalidades da chamada Era da Qualidade,
consiste em buscar da satisfação do cliente, e para tanto, será preciso adotar
uma filosofia que vise melhorias contínuas dos processos implantados nas
organizações. Logo, se desenvolveu a gestão através de equipes, buscando
não apenas a motivação das pessoas que atuam nesse ambiente como o seu
comprometimento para com os resultados finais esperados.
10
Partindo-se dessa visão, justifica-se a importância de se descrever
sobre o tema da implementação de Sistemas ERP (Enterprise Resource
Planning) que exige das empresas mudanças em seus processos, decorrentes
da sucessiva adaptação às necessidades do mercado globalizado de demanda
competitiva.
Ressalta-se que esses sistemas possibilitam melhor desempenho
econômico e financeiro da empresa, já que correspondem a um conjunto de
recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados, de acordo
com uma sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em
informações, possibilitando a abertura de um novo caminho na área da Gestão
Empresarial no cumprimento de suas metas principais.
Nessa nova abordagem, não se deve esquecer a gestão do
conhecimento, como um dos modelos emergentes, cujo foco não é apenas a
informação, mas um recurso de valorização e diferenciação no ambiente
organizacional. Essa concepção deve ser bastante objetiva e conhecida por
todos, tendo em vista que aponta o modo de estruturar e organizar a como
acontecem os relacionamentos entre clientes e empresa, e pessoas que nela
atuam.
Nestas circunstâncias, os indivíduos interagem no ambiente
organizacional, onde além de receber influências podem influenciar terceiros,
contribuindo para que haja uma interação permanente.
Através desses argumentos verifica-se que a implantação de um
sistema ERP poderá promover inúmeras transformações no ambiente
organizacional. Já que todos os departamentos e lideranças da empresa
estarão envolvidos, participando de forma ativa de todo o processo de
planejamento, desde que as primeiras fases da implementação até a chegada
dos resultados finais, que efetivamente contribuirá para o sucesso da empresa.
Lembra-se que isso não significa que não possa existir o insucesso nas
expectativas finais da organização.
Contudo, a competição acirrada vem impulsionado desempenhos
cada vez mais integrados e flexíveis, objetivando à eficácia organizacional,
estimulando iniciativas para a formulação de novas ferramentas estratégias
11
que podem contemplar a excelência dos processos produtivos e de práticas
técnico/administrativas.
Cabe frisar que a implementação dos sistemas de ERP se
intensificou tanto no Brasil como no mundo, sobretudo, na segunda metade
dos anos 90. Logo, constitui uma questão bastante recente, destacada pelo
fato de ser o foco central de atenção ligado à Tecnologia da Informação (TI) no
cenário empresarial.
Acrescenta-se que a TI surgiu como um conjunto de recursos e
serviços tecnológicos compartilhados por toda organização, necessários para o
trabalho que se quer realizar empregando os Sistemas de Informação. Assim,
emerge como ferramenta essencial na elaboração de sistemas integrados e
coordenados, dando base à gestão empresarial.
Em geral, a agregação entre a gestão da informação e a gestão do
conhecimento se estabelece pelos vínculos dos sistemas de informação, que
entre outras características, permitem seu compartilhamento entre outros tipos
de gestão de qualidade e de competência no ambiente de diversas empresas.
No entanto, será preciso lembrar que a implementação dos pacotes
comerciais de software e dos sistemas de ERP, em razão de sua
complexidade, inclusão e grau de utilização pelas empresas em todo o mundo
podem ser consideradas ferramentas relevantes que buscam melhor entender
os riscos e as oportunidades adotadas pela Tecnologia de Informação.
Nesse momento, esses sistemas contracenam com a gestão
empresarial de forma a atender os modismos que se propõem a desafiar o
confronto entre a prática e a teoria dentro da Gestão Empresarial e de tudo
que a cerca nesse espaço empreendedor.
Para melhor entender o tema apresentado, dividiu-se o estudo em
quatro capítulos, sendo o primeiro antecedido por breve introdução que faz
algumas considerações sobre o desenvolvimento da pesquisa.
O capítulo I constará de uma revisão bibliográfica sobre o tema
apresentado, possibilitando analisar aspectos essenciais acerca do sistema
Enterprise Resource Planning (ERP) nas empresas como estratégia de gestão
empresarial modernizada, contando com publicações de autores como Lima et
12
al. (2000); Rezende e Abreu (2000); Souza (2000); Riccio (2001); Mendes e
Escrivão Filho (2002); Souza; Zwicker (2003); Habernorn (2003); Oliveira
(2004); Laudon; Laudon (2004); Souza e Saccol (2008) entre outros que na
prática empresarial promoveram algumas pesquisas e fim de melhorar o
sistema operacional quanto ao atendimento das necessidades das unidades
de negócio das empresas.
O capítulo II mostra o sistema de ERP, apresentando conceitos e a
origem dos mesmos, incluindo a importância da tecnologia de informação que
fornece possibilidades de modernização e integração dos negócios.
O capítulo III descreve sobre as mudanças organizacionais,
envolvendo as necessidades de compreensão e investigação, levando em
conta uma característica inseparável ao cotidiano organizacional, fato inerente
a sobrevivência da empresa no mercado global e competitivo que está sempre
em constante mutação.
O capítulo IV faz uma amostra do que seja a avaliação do sistema
de ERP e de seus desafios no mercado competitivo atual.
O capítulo V aponta o sistema de ERP como o novo caminho para o
sucesso na gestão empresarial que depende muito do profissional qualificado
e da sua competência, como um provedor no apoio dessas expectativas.
Finalmente, espera-se que as empresas modernas possam fornecer
a todos os clientes/usuários a informação necessária, seja no âmbito interno
e/ou externo, disponibilizando as metas e as respostas que sirvam para o
alcance dos objetivos previamente estabelecidos, requerendo a mensuração
mais apropriada de ocorrências oportunas que por meio da implementação de
Sistemas de ERP, assegurem e acompanhem o avanço de novas tecnologias
em todo o mundo mercadológico.
13
CAPÍTULO I
UMA REVISÃO BIBLIOGRÁFIA SOBRE O SISTEMA ERP
O presente capítulo tem como objetivo fazer uma revisão
bibliográfica do tema apresentado através dos principais autores que mostram
aspectos relevantes cuja estrutura teórica permite que se caracterize o sistema
de ERP como sistema integrado de gestão.
Nos últimos tempos passaram a ser adotados e implementados na
busca de sucesso empresarial, lembrando que para obtê-lo, pode a empresa
se deparar com algumas dificuldades e até mesmo ter que ultrapassar
barreiras nas dimensões culturais e tecnológicas.
Tal qual mencionado na parte introdutória desse estudo optou-se
em analisar a opinião de alguns autores que ao longo dos anos vem tratando
do assunto, que somente apresentou destaque no início da década de 90,
quando determinadas empresas os escolheram, passando a adotá-lo e, por
conseguinte, os implementaram em diferentes segmentos de mercado,
lançando, portanto, uma nova estratégia de gestão empresarial.
Dessa forma, teoricamente são dados enfoques diferentes pela
literatura ao abordar a implementação dos sistemas integrados de gestão
(ERP), abrangendo definições em sua real essência.
Segundo os estudos de Mendes e Escrivão Filho (2002, p. 281) o
vocábulo “implantação” corresponde ao processo de adoção do sistema de
ERP, porém, engloba a “seleção, aquisição, implantação e testes, que, deve
ser planejado, ter passado por uma etapa de análise das funcionalidades da
empresa e do sistema e estar de acordo com a orientação estratégica da
empresa”.
Apesar da nítida importância da implementação desse sistema, não
se pode somente colher e armazenar informações torna-se necessário
promover algumas mudanças para atuar no processo de gestão estratégica, a
14
fim de obter sucesso na empresa. Por conseguinte, isso pode ser viabilizado
em pequenas, média e grandes empresas.
Já que as soluções de integração podem advir do uso dessas
ferramentas, com o intuito de promover respostas com maior rapidez e de
forma mais econômica e simples possível.
Para melhor entender a temática escolhida, recorre-se as pesquisas
de Riccio, que tece considerações a respeito desses sistemas como sendo:
Sistemas de informação que visam a sincronização em tempo real dos processos de uma empresa, pelo emprego de tecnologia de informação avançada. (...) são conjuntos de módulos pré-formatados, integrados, abrangendo todas as áreas da empresa e que podem ser configurados para atender necessidades especificas (RICCIO, 2001, p. 7).
Nessa visão, entende-se que a sua essência eles podem ser
caracterizados através da diferença dos tradicionais pacotes de software, em
tempo real, promovendo dessa forma, a integração constituída um único banco
de dados, que se constitui na modelagem de um banco de informações
seguras, íntegras, devendo estar alinhadas com o planejamento estratégico do
negócio, o que efetivamente implicará no sucesso empresarial.
Ressalta-se que “o modelo de gestão em sistemas corporativos de
informação”, segundo Cunha (1998 apud MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2002,
p. 279), tem o propósito de “integrar os processos de negócios da empresa e
apoiar as tomadas de decisão estratégica”.
Quanto a esse modelo, compreende-se que o alcance de atuação
engloba diversos interesses e acaba integrando a cadeia de suprimento de
fornecedores a novos clientes requerendo que a instituição organizacional.
É importante que a empresa seja efetivamente competitiva no
mercado contemporâneo, já que depende pontualmente de novas tecnologias
avançadas, a refletir sobre as melhores práticas de negócios.
15
Todavia, devem também levar em consideração que serão os seus
clientes fidelizados que irão definir o rumo das empresas nesse mesmo
mercado competidor.
Já na concepção de Lima et al. (2000), as empresas ao adotarem
um sistema do ERP, deve se dar conta de que este poderá afetar toda as
áreas organizacionais, e, que através dele é possível se manter um controle de
toda e empresa, da produção de finanças, oportunizando o registro e
processando novas informações sobre os fatos ocorridos no ambiente
empresarial.
Sendo assim, percebe-se que ao adotar um modelo desse sistema,
não se terá como finalidade a implantação de um software em produção,
entretanto, deseja-se que haja melhorias nos processo de negócios, através da
aplicação da tecnologia de informação.
Nas palavras de Lima et al. o sucesso nesse implementação solicita
que haja:
alinhamento entre software, cultura e objetivos de negócio da empresa. É necessário ter: articulação entre os objetivos do projeto e expectativas de mudança da organização; boa gerência; comprometimento da alta administração e dos proprietários dos processos; e os usuários devem compreender a mudança. Na seleção deve-se avaliar o sistema mais adequado a empresa (LIMA et al. 2000, [s.p.]).
Percebe-se que a implantação de um sistema ERP, se torna um
processo dispendioso e lento, fazendo com que as empresas revejam a parte
de sua estrutura e dos processos decisórios.
Quanto aos elementos que compõem esse processo de tomada de
decisão, pode-se lembrar que alguns tendem a influenciar de forma direta na
escolha dos gestores administrativos e pode promover efeitos diretos para os
demais.
No que tange a avaliação do processo decisório, Oliveira (2004)
comenta ainda que deve-se abrir novas possibilidades para orientação em
16
relação à opção alternativa de implementação do sistema ERP, que solicita por
parte dos gestores uma finalidade objetiva.
Para Oliveira (2004, p. 147) esse processo pode ser dividido em
diversas fases. Dentre as quais destaca:
a) identificação do problema: consiste em identificar o cenário em que a organização se encontra; análise do problema a partir da consolidação das informações sobre o problema, devendo o mesmo ser tratado como um sistema, considerando as ameaças e oportunidades; b) estabelecimento de soluções e alternativas para a resolução do problema; c) análise e comparação das soluções alternativas através do levantamento das vantagens e desvantagens de cada alternativa; d) seleção de alternativas mais adequadas, conforme critérios preestabelecidos, mediante o conhecimento das vantagens e desvantagens dessas alternativas; e) implantação da alternativa selecionada, incluindo o devido treinamento das pessoas envolvidas; f) avaliação da alternativa selecionada, através de critérios aceitos pela organização, em que a tal alternativa deverá fornecer resultados a serem avaliados (OLIVEIRA, 2004, p. 147).
Nessa visão, o sucesso do processo decisório irá depender da
opção mais adequada no decorrer de cada uma dessas fases mencionadas.
Consequentemente, isso retrata a “relevância da teoria da decisão”,
que estabelece a forma pela qual “esse processo deve passar por uma
escolha”, objetivando o meio mais acertado para a solução de problemas, além
de buscar alternativas para solucionar questões sobre o futuro da empresa.
(grifo nosso).
Para Oliveira (2004) a informação pode auxiliar no processo
decisório, mas será necessário ser bem estruturada, tendo em vista que é de
suam importância para a empresa, pois ela agrega os vários subsistemas,
permitido capacitar a empresa a alcançar seus objetivos.
17
Nesse cenário, será importante ainda a presença de uma equipe
para realizar a implantação do sistema, com saber reconhecido atentando para
as metas e objetivos da empresa.
Por esse motivo, pode-se dizer que o sucesso da implantação de
um sistema ERP deve depender de todas as pessoas que compõe a estrutura
organizacional e que devem ter compromisso com a mesma, além de ter maior
conhecimento específico não apenas sobre a empresa no geral, como também
em tecnologia avançada.
Entretanto, torna-se possível reconhecer que muitas empresas, não
fazem um planejamento de atuação considerando seus recursos destinados
para depois da implantação do sistema ERP, e, por isso, acabem precisando
contratar outros funcionários para dar continuidade as operações do sistema
integrado de gestão.
Cabe acrescentar que um software se constitui uma ferramenta de
grande complexidade e pode promover mudanças organizacionais. Em certos
casos a empresa faz uma escolha para substituir parte do quadro de
funcionários a gerar a redução de custos.
Por sua vez, elas fazem cálculos errados em relação aos custos de
implantação de um sistema de ERP, onde devem considerar entre tantos
cálculos também as licenças do software; hardware; treinamento e serviços
que requer consultoria, e ainda necessitam de uma previsão de verbas
destinadas a futuros ajustes com relação a qualquer imprevisto no sistema.
De acordo com os estudos de Rezende e Abreu (2000, p. 32), geralmente, os
sistemas visam uma atuação que requer das empresas as instrumentos necessários para
que funcionem adequadamente sem que sua abrangência esteja revestida de
complexidades.
Além disso, precisa ter ferramentas que permitam promover uma avaliação
sintética quando houver necessidade. Outro fator importante é que as empresas possuam
facilitadores relacionados aos processos internos e externos com suas respectivas
amplitudes e analogias.
Nesse contexto, estão inseridos os processos para atender a qualidade,
produtividade e inovação tecnológica organizacional;
18
Na visão de Rezende e Abreu (2000, p. 32) é importante que se tenha no
ambiente empresarial os “geradores de modelos de informações para auxiliar os
processos decisórios empresariais”, corroborando com outras pesquisas já realizadas
sobre o assunto.
Será cabível a presença de produtores de informações, que serão
consagrados como geradores de conhecimento, a agregar valores levando em conta o
cenário de lucratividade, competitividade e modernidade organizacional.
Os diferentes meios de se atuar com os sistemas possibilitam ainda que as
empresas com visão moderna possam conhecer a si própria. Entretanto, devem diante
disso, identificar seu potencial interno, devendo estar em pleno preparo para exercer
suas atividades de negócio no ambiente externo, oportunizando a sua sobrevivência,
perante as constantes ameaças do mercado globalizado.
De acordo com os relatos de Souza e Zwicker (2003) ao adotar o sistema
ERP, poderá haver etapas críticas, no que se refere à questão da funcionalidade e na
ocorrência de se ter que checar a adequação do sistema com às característica especificas
da empresa e de quem fornece a solução.
Segundo os mesmos autores, depois de selecionado o sistema, cabe a
empresa escolher o líder e a equipe de implantação que será parte integrante das pessoas
envolvidas nesse processo.
Nesse cenário, Souza e Zwicker (2003) explicam que existem fatores de
importância no que se refere a implantação. E assim, destacam: a experiência de quem
atua com sistemas e os conhecimentos antecipados que podem ocorrer entre o sistema e
a empresa. Cabe, por sua vez, o empenho da alta gerência; assim como, a capacidade de
englobar a tecnologia com os departamentos da empresa, onde é necessário treinar cada
um desses elementos.
Esse processo implica tanto, nas mudanças organizacionais como nas
mudanças ligadas às atividades e responsabilidades de cada pessoa e na integração que
se promove entre os diferentes departamentos.
Dessa feita, o sistema de ERP, corrobora para a ampliação e eficácia da
empresa, “otimizando a capacidade para fazer negócios em qualquer lugar do mundo”,
segundo palavras de Stamford (apud MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2002, p. 284).
19
Segundo Habernorn (2003) é difícil que qualquer empresa, por mais
pequena que seja, consiga sobreviver no mercado, sem que tenha suporte
técnico em relação as novas tecnologias da informação, que se adentram
pelas vias eletrônicas com tanta rapidez, que se torna difícil manter-se diante
da pressão da competitividade de mercado.
No entanto, Souza relata que deve existir efetivamente:
a necessidade de coordenar melhor as atividades de suas cadeias de valores para eliminar desperdícios de recursos, reduzir custos e melhorar o tempo de resposta as mudanças das necessidades do mercados (SOUZA, 2000, p. 1).
Os sistemas de ERP, além de abrirem oportunidades para esse
suporte de informação e para o controle e gestão da empresas, contribui ainda
p ara a inserção dessas organizações nos novos nichos de mercado.
Considerando as pesquisas de Laudon e Laudon (2004) ao
identificar o seu público alvo para um serviço ou produto, há de se analisar as
vantagens e as condições de competir no mercado, contra as suas
concorrentes.
Em geral, o ERP, é usado em empresas de pequeno porte, onde ele
se apresenta como a base de informações mais empregada no gerenciamento
contábil.
Souza e Saccol (2008, p. 19) advertem que “são sistemas de
informação adquiridos na forma de pacotes comerciais de software
interligados”. Na sua concepção, possibilitam ainda “a integração de dados dos
sistemas de informações transacionais e dos processos de negócios de toda a
organização”.
A partir dessa revisão bibliográfica, pode-se apontar que o sistema
de ERP possa ser uma ferramenta estratégica importante não somente para
novos planejamentos empresariais, que incluem o controle de produção, e que
integra os vários departamentos e que oferece chances para se processar
20
dados um único banco de dados, ampliando as informações necessárias para
uma boa gestão empreendedora de forma geral.
Nesse contexto, verifica-se ainda que a implementação do sistema
ERP deve ter uma gerencia de qualidade para que haja sucesso no resultado
final esperado.
Acredita-se, portanto, que seja possível melhorar o processo de
produção bem como reduzir custos para as empresas que adotarem e
implementarem o sistema integrado de gestão.
Mesmo tendo-se essa base teórica será importante ampliar os
conhecimentos sobre o tema, e que o mesmo não se esgote com as pesquisas
desses autores estudados. Cabe, portanto, desenvolver estudos mais
profundos, validando o ponto de vista prático e teórico contribuindo por sua
vez, para a atualização de futuras pesquisas.
21
CAPÍTULO II
O SISTEMA ERP
Ester capítulo tem como finalidade explicar um novo Sistema de
Gestão Integrada (ou ERP) conhecido na língua inglesa por Enterprise
Resource Planning.
Apresenta ainda alguns conceitos de autores consagrados nessa
área do conhecimento, descrevendo acerca da sua origem, fato que marcou
época no mercado corporativo em busca de novas soluções estratégicas para
que as empresas se mantivessem competitivas.
Para tanto, levaram em consideração a necessidade de agilizar seus
processos, acompanhando não apenas a velocidade do mundo de hoje, como
buscar melhorarias relacionadas ao período de resposta as transformações
ocorridas nesse mercado e, consequentemente aumentar o número de
atendimentos de clientes, obtendo maior potencial de lucro nas vendas de
seus produtos e/ou serviços.
2.1 CONCEITOS
O conceito de sistemas ERP, segundo Souza e Zwicker (2003) se
aduz em sistemas de informações integrado, adquirido no formato de pacotes
de softwares 1 comerciais com a finalidade de oferecer suporte a grande parte
das atividades de uma organização empresarial, que possui departamentos de
contabilidade, recursos humanos, financeiro, produção dentre outras setores
importantes.
1 Consiste num conjunto de instruções lógicas, desenvolvidas em linguagem específica, que permite ao computador realizar as mais variadas tarefas do cotidiano de empresas, profissionais de diversas áreas e usuários em geral, de acordo com a Associação
22
Cabe lembrar que esses sistemas de informação solicitam métodos
de gestão adequados a realidade da empresa, já que não foram criados para
um cliente exclusivo, mas deve aplicado buscando atingir as metas
estabelecidas e, assim alcançar o sucesso empresarial.
Na visão de Souza e Zwicker (2003) esses sistemas apresentam
características que possibilitam uma distinção entre outros sistemas criados
em certas empresas ou ainda em tipos de pacotes comerciais que viabilizem
devidos ajustes.
Dessa forma, permitem acolher pré-requisitos comuns, na obtenção
de aumentar esse número de empresas, sendo possível dividi-los em “módulos
de processo de negócios (ou best practices)”, destinados a abranger um ou
mais setores organizacional (SOUZA; ZWICKER, 2003, p.65).
Todavia, a integração entre os módulos, na visão de Habernorn
(2003, p. 74) poderá ser alcançada, por meio do emprego total das
informações de entrada, em que esses dados se dividem entre “os módulos
correspondentes dentro do sistema”.
O autor acrescenta que essa divisão de dados poderá ser vista
como “a chave para o sucesso administrativo”, tendo em vista, que o sistema
promove a atualização das formações em tempo real, ou seja, on-line e de
maneira adequada, projetando o embasamento do conhecimento empresarial
com excelência na qualidade dos produtos e serviços prestados.
(HABERNORN, 2003, p. 74).
Nessa expectativa, cabe ainda reunir elementos significativos para
entender ainda a cultura organizacional das empresas modernas, viabilizando
a necessidade de uma estruturação planejada, com multiplicidades de líderes
que são pessoas capazes de realizar uma implementação bastante eficaz, já
que conhecem minúcias do processo de gestão original da empresa.
Ante ao exposto, é de grande importância conhecer um pouco da
história do sistema ERP.
2.2 BREVE HISTÓRICO DO ERP
Brasileira das Empresas de Software (2010). Disponível em: <http://www.abes.org.br>. Acesso em: junho de 2011, [s. p.].
23
Historicamente, a partir do período pós-guerra modelos matemáticos
são desenvolvidos e os computadores digitais tornaram-se cada vez mais
necessários, e colocados à disposição, nas maiores e complexas empresas,
solicitando cada vez mais a informação (SOUZA, 2003).
Percebe-se que ao final desse período a tecnologia da época tratava
dos primeiros sistemas de controle de estoques, sendo que a automatização
apresentava-se lenta e onerosa demandando menos tempo que os processos
manuais.
Segundo Souza (2003) surge então, um dos grandes passos da
informação, criando-se o computador, na década de 50, e nos primeiros anos
da década de 60, essa ferramenta de trabalho se insere nas empresas.
Para o referido autor, a partir daí, se constrói outro momento
histórico e inovador – criam-se os computadores de grande porte. Estes, por
sua vez, armazenavam e processavam grandes volumes de informações,
embora não havia o número de recursos gráficos que se tem hoje. Isso
implicou em dificuldades de interação dentro dos setores da empresas, bem
como nas relações com os seus clientes/usuários, já que não eram atendidas
suas reais necessidades de satisfação.
Continuando, registra-se que ainda na década de 60, aparece o
sistema chamado MRP I (Material Requirement Planning), que promovia o
cálculo para requisição de compra de matéria prima, promovendo elementos a
partir da previsão de vendas e de uma situação de estoque (HABERNORN,
2003).
Na década de 70, surge o MRP II (Manufactoring Resiurces
Planning), revelando o planejamento dos recursos da manufatura, onde era
possível identificar quem, quando e com quais recursos se iria produzir. Mas
sabe-se que as empresas não são formadas apenas de materiais e máquinas,
mas também de pessoas e de capital que deve ser controlado pelos módulos
financeiros e contábeis, onde estão presentes os Recursos Humanos, segundo
a visão de Habernorn (2003).
24
No entanto, Gaither (2001, p. 58) assegura que o “início das redes
de computadores surgiu relacionado a servidores e a revolução nas atividades
de gerenciamento de produção e logística”, que teve seus primeiros informes
só na década de 80.
O mesmo autor aponta que o MRP se transformou em MRP II,
passando a controlar não somente a mão de obra como também o maquinário,
mas devido a sua abrangência de controles e gerenciamento, recebeu o nome
de Sistema de Gestão Integrada (ERP).
Para Gozzi et al. o Sistema de Gestão Integrada, considerado como
uma evolução tecnológica:
transcende os próprios sistemas MRP/MRPII, pressupõe o gerenciamento pela organização de uma série de fatores tanto conceituais quanto operacionais, que possam viabilizar seu projeto de integração. Seu foco passa a ser a corporação como um todo, em que os posicionamentos estratégicos adotados influenciarão substancialmente todas suas áreas e departamentos, sendo também influenciados por eles. (...) reflete diretamente nos processos de negócios empresariais, impactando de maneira decisiva nas estratégias da organização e na sua capacidade competitiva (GOZZI et al., 2006, p. 12).
Com o passar dos anos, foi criado em 1975, o System Analyse and
Programmentwicklungi (SAP), onde uma empresa alemã fez o lançamento do
software R/2, que para a história do ERP até hoje é considerada uma das
maiores inovações no setor (GAITHER, 2001).
Para agilizar os processos e estabelecer a comunicação entre
departamentos, surge nos anos 80, a era dos softwares de ERP, considerado
segundo Souza (2003, p.25), um conceito sistemático, que ao ser aplicado
integra departamentos de “finanças, compras e vendas, recursos humanos,
contabilidade, estoques entre outras áreas e até provedores de serviços e
órgãos púbicos”.
25
Além disso, conduz as informações externas às empresas com
maior rapidez, possibilitando a abertura de novos relacionamentos e a
otimização de RH a promover um ambiente diferenciado, no qual caminham
juntos a “interação, conectividade e informatização”, conforme relatos de
Souza (2003, p. 25).
A terminologia ERP chega ao Brasil, entre as décadas de 80 e 90,
em razão da instalação de empresas estrangeiras do setor. No entanto, a
origem dessa sigla era bastante curiosa, e a década de 90, ganha força sobre
a mesma no que se refere a questão da evolução das redes de comunicação
entre computadores e a dispersão da arquitetura cliente/servidor, constituindo-
se uma ferramenta importante na filosofia de controle e gestão dos setores
corporativos (HABERNORN, 2003).
Vale dizer que a segunda metade dos anos 90, foi caracterizada
pelo “boom” nas vendas dos pacotes de gestão, que seria o substituto na falha
do “Bug do milênio ano de 2000”, um problema de data de dois dígitos que iria
afetar os sistemas dos computadores (grifo nosso).
Dessa feita, todos os envolvidos nesse processo deveriam ser
detentores de uma visão ampliada de gestão empresarial e de conhecimentos
necessários acerca das inúmeras ferramentas que auxiliam o uso de
Tecnologia de Informação do Sistema de Informações, da implementação do
Sistema ERP e ainda da metodologia a ser aplicada no cenário empresarial
(GIANESI; CORRÊA, 2008, p.27).
2.3 A IMPORTÂNCIA DE NOVAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO
Sabe-se que as mudanças sociais, culturais, políticas, econômicas e
tecnológicas que estão ocorrendo em grande velocidade, e assim acarretam
grandes transformações organizacionais, no mercado e na crescente
competitividade (SHIGUNOV NETO; CAMPOS, 2004).
26
Por isso, a alta competitividade, passou a ser característica
marcante, cada vez mais presente no mercado mundial, que vem abrindo
espaço numa exigência dos destinos, além de um diferencial, patamares
mínimos de qualidade no produto que se oferece. Mas para que seja
alcançada a qualidade de qualquer produto, requer além de outros aspectos, a
qualificação profissional (ALMEIDA; COSTA, 2004).
Percebe-se que existe uma grande exigência do mercado,
esperando das empresas produtos com qualidade e segurança. Assim, a
segurança do produto evidencia um critério qualificador para o mercado.
Clientes esperam que no mínimo, os produtos sejam seguros e que supram
suas expectativas.
De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas
Empresas, SEBRAE (2004) a qualidade pode ser entendida como o conjunto
de características de todo produto e serviço ou relação planejada, praticada e
verificada, objetivando superar as expectativas de satisfação das pessoas
envolvidas.
O termo “qualidade” origina-se do latim “qualitas”, devendo ser
utilizado em situações bem distintas. Na questão dos produtos e/ou serviços
vendidos no mercado, existem diversos modos para descrevê-lo. Dentre eles
citam-se: a conformidade com as exigências dos clientes, ou a relação
custo/benefício, adequação ao uso; valor acrescentado, que produtos similares
não possuem; produtos e/ou serviços com efetividade. Em geral, o termo pode
ser utilizado para significar a “excelência” de um produto ou serviço.
Entretanto, do ponto de vista empresarial, tem seu objetivo voltado
para o oferecimento de produtos e serviços com verdadeira qualidade. O
conceito não deve ser deixado a simples eventualidade, por este motivo, deve
ser marcante, claro e objetivo. Isso implica na possibilidade de que a empresa
deva apurar quais são as reais necessidades dos clientes e, em função disso,
procurar estabelecer os requisitos de qualidade que assegurem o controle
adequado dos produtos e serviços.
A partir desses pressupostos, percebe-se que por representar um
componente importante no âmbito da qualificação profissional, a
27
competitividade deve ser adequada às exigências do mercado. O consumidor
traduz-se como peça fundamental dessa exigência, ao utilizar produtos e se
tornando um consumista em potencial, especialmente, no que se refere à
garantia de segurança efetiva ou as informações repassadas pelas empresas
de um modo geral.
Senso assim, percebe-se que a sobrevivência das empresas
promove uma nova era de inteligência, marcada por diversas tendências e
pelos impactos gerados pela tecnologia da formação (TI).
Além do mais, vincula-se a capacidade dessas empresas captarem,
absorverem e por que não dizer responderem as demandas do ambiente em
que estão inseridas, visando acompanhar a rapidez de competição, difusão e
adoção de padrões tecnológicos globais.
Segundo afirma Campos Filho (2004) a informação deve ser
traduzida em conhecimento, constituindo um recurso estratégico usado pelas
organizações, o que poderá gerar as condições necessárias ao alcance dos
objetivos, incluindo o cumprimento da missão corporativa, subsidiando
elementos básicos para melhoria de sua competitividade no mercado.
Salienta-se que a competência tecnológica influencia as estratégias
da organização, consagrando-se como uma relação de natureza dinâmica ao
agregar valor às diversas práticas organizacionais.
Além disso, será necessário enfatizar a cultura informacional e a
importância do homem no processo, devendo ser considerados os sistemas de
inteligência e seus vários ciclos. Dessa forma, assiste-se, à aplicação das
tecnologias da informação (TI) em toda a cadeia de negócios, desde a
concepção de um produto e/ou serviço até a sua comercialização e distribuição
para o consumidor.
A partir do entendimento do pensamento sistêmico trazido,
sobretudo, pela Teoria de Sistemas formulada por Bertalanffy (2001) as
empresas passaram a ser vistas como um todo orgânico e composto de partes
interdependentes.
Segundo Capra, o pensamento na visão sistêmica:
28
influenciou de forma determinante a mudança do paradigma pelo qual se acreditava que o todo era compreendido a partir de suas partes, para um novo paradigma no qual o entendimento se dá a partir da dinâmica do todo (CAPRA, 2003, p. 43).
O conceito de sistema sugere base para compreensão da
complexidade da empresa moderna como um todo. Mas para entender essa
questão será necessário que se conheçam alguns conceitos, devido a
complexidade e amplitude da matéria, sendo de grande valor explicitar pontos
relevantes da Teoria Geral de Sistemas (TGS).
Uma teoria que começou a ser estudada no ano de 1950, por
Ludwig Von Bertalanffy (1901-1972), um biólogo alemão, que a observou como
teoria, e, por assim ser, abordava questões científicas e empíricas ou
pragmáticas dos sistemas (REZENDE; ABREU, 2000).
Numa versão resumida, Oliveira (2004, p. 23) afirma que o sistema
consiste em “um num conjunto de partes interagentes e interdependentes que,
conjuntamente, forma um todo unitário com determinado objetivo e efetuam
determinada função”.
Já Rezende e Abreu afirmam que a Teoria Geral de Sistemas diz
respeito as:
(...) propriedades dos sistemas não podem ser descritas significativamente em termos de seus elementos separados, exigindo sua junção ou integração. Dessa forma, ela estuda e compreende os sistemas com uma visão sistêmica global, envolvendo todas as interdependências de suas partes. (REZENDE; ABREU, 2000, [s. p.])
No entender de Chiavenato (apud REZENDE e ABREU, 2000) essa
mesma teoria fundamenta-se em três premissas básicas, ou seja, os sistemas
existem dentro dos sistemas; os sistemas são abertos e as funções de um
sistema dependem de sua estrutura, segundo seu entender.
29
Para se compreender uma organização torna-se necessário
ultrapassar a idéia de atividades isoladas, tais como: vender, comprar,
controlar pessoal, produzir, pagar e receber. Há que se buscar uma síntese
entre as diversas funções, divisões, produtos, mercados e também entre
ambiente interno e externo da empresa.
Adverte-se que essas atividades são complementares ou
interdependentes em relação a algum produto ou resultado comum, devendo
ser considerada como algo mais do que meros componentes reunidos, de
forma estática, através de uma estrutura de organização. Para tanto, faz-se
ainda necessário conceituá-la como um sistema de partes estreitamente
relacionadas, com fluidez dinâmica e que se relacionam constantemente com o
seu meio ambiente.
No atual contexto mundial onde a hiper-informação compreende
uma realidade para as empresas conseguirem vantagem competitiva, faz-se
relevante dispor da informação organizada, sistematizada e automatizada. Já
que a informação isolada, não tratada, não contextualizada e em excesso pode
ser prejudicial.
Assim, surge a necessidade de saber usá-la, não somente no
sentido de manter-se atualizado, mas, sobretudo, na identificação de
oportunidades e ameaças à empresa. Hoje, as organizações têm de ser vistas
de forma holística, ou seja, de forma global. Entretanto, essa visão permite e
pressupõe a análise relacionada de todos os fenômenos em observação.
Organizar a informação em sistemas e em redes será importante
para a sociedade da informação e para a empresa moderna que deverá
promover mudanças na organização a partir dos sistemas ERP.
30
31
CAPÍTULO III
MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS DOS
SISTEMAS ERP
O presente capítulo trata das mudanças organizacionais ocorridas a
partir da implementação dos sistemas de ERP a fim de poder enfrentar e ao
mesmo tempo buscar a obtenção de melhores práticas de negócios que
auxiliam no acréscimo da produtividade, e beneficiam as respostas de caráter
prático dentro do ambiente organizacional.
Na realidade, atualmente as empresas investem nesses tipos de
sistemas, pois os mesmos apresentam vantagens visíveis sobre as suas
desvantagens. Em razão do avanço da tecnologia da informação as empresas
procuram desenvolver e operacionalizar seus sistemas com o intuito de
solucionar grande parte dos problemas empresariais.
Os Sistemas ERP, no entender de Mendes e Escrivão Filho (2002,
p.277), podem ser chamados de “sistemas genéricos capazes de integrar
todas as informações que fluem pela empresa por intermédio de uma base de
dados única”.
Após ter adotado esse tipo de sistema, será possível conduzir a
resultados positivos e assim, aumentar a lucratividade das empresas, sendo
possível alcançar as metas estabelecidas pela empresa com maior facilidade e
rapidez.
Como afirmam Oliveira e Hatakeyama (2006, p. 42) “os sistemas de
ERP constituem uma estrutura de módulos, que propiciam à empresa
essencialmente a administração das atividades mais importantes do seu
negócio”.
Dessa forma, devem ser aplicados em todas as suas dimensões,
seja em sua parte organizacional, cultural ou tecnológica. Consequentemente,
sua implementação visa a promover vantagens tanto ao controle de todo o
processo empresarial, a fim de integrar os departamentos e módulos
32
informatizados, como reduzir os custos, facilitando o uso da tecnologia, e ainda
disseminar com eficiência toda a engrenagem corporativa, conduzida em
tempo real pela utilização de uma ferramenta inovadora como a internet, onde
esta permite que as informações sejam acessadas em qualquer local que
disponha desse avanço tecnológico (GOMES; RIBEIRO, 2004).
Cabe ressaltar que através do sistema ERP, uma empresa pode
imprimir melhorias no cumprimento dos seus negócios, podendo receber
também benefícios tangíveis e intangíveis. Como exemplos de benefícios
tangíveis estão: redução de estoques e de pessoal, melhorias no
gerenciamento de fluxo de caixa dentre tantos outros. Mas quanto aos
intangíveis citam-se maior visibilidade sobre a informação, novos processo
melhorados, atendimento mais padronizado, rápido e flexível ao cliente, e
ainda apresentar melhorias nos negócios como um todo, segundo o
entendimento de Turbam; Mclean; Wetherbe (apud GOMES; RIBEIRO, 2004).
Percebe-se que com a velocidade do mundo atual as empresas se
sentiram pressionadas, e, que as fez sentir a necessidade de passar por ciclos
de mudanças frequentes, em espaço de tempo cada vez menor, o que não
bastava. Seria preciso manter ainda a motivação em relação ao aprendizado
permanente de seus colaboradores para obter benefícios nos negócios que
seriam realizados daí por diante.
Dessa forma, aparece a aprendizagem como processo de
transformação, resultante da prática e/ou experiência que pode vir ou não, a
manifestar-se em uma mudança perceptível de comportamento das pessoas
que ali atuam.
Acrescenta-se que as organizações que facilitam a aprendizagem
possibilitam que se faça uma revisão de processos, e, ainda seja possível abrir
espaço para a promoção de mudanças no seu ambiente organizacional.
Para Fleury e Fleury (2006, p.91), “as definições mais comuns de
uma organização que aprende”, enfoca a “capacidade de adaptação” com
relação às taxas de mudanças rápidas que aumenta a cada dia em todos os
ambientes da gestão empresarial.
33
Nessa ação reflexiva, percebe-se que a gestão da tecnologia de
informação em face às transformações aceleradas será de grande proveito
para todas as áreas empresariais. Embora seja preciso identificar, através de
uma análise quais os impactos gerados por essas novas tecnologias, sendo
que este pode ser um processo bastante complexo e extenso.
Sobre a questão das mudanças nas Tecnologias de Informação,
O’Bbrian assegura que elas surgiram:
de modo brusco e dramático e isto deve continuar no futuro. Os avanços na tecnologia produzirão e continuarão a produzir um importante impacto nas operações, custo, ambiente de trabalho administrativo e posição competitiva de muitas organizações (O’BRIAN, 2003, p. 56).
Cabe lembrar ainda que a rapidez nos processos de desempenho
competitivo requer certa habilidade das empresas, para que elas possam
prosperar no mercado atual, haja vista que eles estão em permanente
fragmentação de produtos e/ou serviços, cuja qualidade deve estar voltada
para as expectativas da empresa e da satisfação dos seus clientes.
A partir desses argumentos será importante entender o cenário
organizacional moderno, onde há inúmeras exigências visando continuar seu
reconhecimento como organizações que necessitam de atualização, em razão
dos modelos inovadores que surgem a cada momento.
Considerando-se a realidade brasileira, será cabível reforçar a ideia
de que existem implicações sobre a adoção de uma nova estratégia de
tecnologia no ambiente organizacional, quanto ao uso de Sistemas ERP.
Souza e Saccol (2008) explicam que ao identificar as mudanças
organizacionais, nota-se que elas sempre requerem o envolvimento de
sistemas modernos, com estruturas e comportamentos interligados entre si,
durante sua utilização.
De acordo com os autores, as dimensões de tecnologia, estrutura e
comportamento, seja na parte individual ou no desempenho das pessoas,
34
correspondem a um princípio que deverá acontecer de forma integrada. Sob
esse ponto de vista, quando acontece a mudança organizacional em uma
dessas dimensões, em geral, as outras também são afetadas.
Por esse motivo Souza e Saccol (2008, p. 174) afirmam que esse
fato pode corresponder a “um conjunto de variáveis e subvariáveis que
permitem a sua operacionalização”.
Dessa forma, as empresas precisam se adequar com relação a
competição imposta pelo mercado moderno, ampliando a sua capacidade
interna de inovação e incorporação, investindo em novos aprendizados, como
se estes fossem fontes de tecnologia complementar, proporcionando o
diferencial no ambiente da gestão empresarial.
Mas com o advento da globalização muitas empresas deram inicio a
um processo de operar focando um novo ambiente de pesquisa. Este
direcionado para uma estrutura mais complexa e abrangendo diversos fatores.
Uma das principais mudanças dessa estrutura deu origem ao aumento de
fontes externas de conhecimento, não somente na área de importação de
tecnologia avançada, como também investiram em parcerias e alianças
estratégicas.
Foi assim que o mundo corporativo evolui em busca dessas novas
estratégias, congregando todos os níveis da cadeia produtiva, além dos
inúmeros tipos de negócios e relacionamentos profissionais e ate mesmo
individual.
Nessa evolução há um imenso apoio metodológico no processo de
avaliação e na tomada de decisão, no que se refere à escolha e aplicabilidade
do sistema de informação integrado que mais se ajuste às expectativas de
cada empresa, levando-se em conta cada seguimento da atividade
empresarial.
Sobre o assunto, Souza e Saccol (2008) apontam também que
existem várias metodologias de seleção e implantação de sistemas ERP.
Assim, os empresários podem considerar alguns procedimentos agrupados por
etapas, respeitando a prioridade das dimensões de avaliação.
35
Os autores prosseguem seu raciocínio, dizendo que essas etapas
operam como se fosse uma filtragem, que ao fim de cada etapa, dá
oportunidade para que se escolha a que mais convém, e se abandone as
demais, restando sempre para a próxima etapa, as mais favoráveis ao
atendimento das perspectivas da empresa.
Vale lembrar que para agregar valores a uma determinada empresa,
torna-se importante aperfeiçoar as metodologias a serem utilizadas na seleção
dos sistemas de ERP.
3.1 METODOLOGIA USADA PARA A SELEÇÃO DO SISTEMA ERP
No passado recente, ou seja, na década de 60, a utilização dos
sistemas de ERP, se direcionava as grandes empresas industriais, pois os
custos eram elevados e por serem as primeiras a fazer uso deles. Contavam
com os responsáveis pelas áreas de produção e Tecnologia de Informação, e
hoje, a situação é outra, as empresas contam não só com os executivos do
mais alto escalão como vem colocando em destaque a importância das
metodologias que devem e podem ser usadas para a seleção dos sistemas de
ERP.
Segundo Mendes e Escrivão Filho (2003), algumas empresas
responsabilizaram as áreas de Tecnologia de Informação para encontrar
soluções relacionadas a todos os problemas, e acreditam que isso venha
minimizar e/ou eliminar a participação e a responsabilidade dos seus usuários.
Embora se tenha conhecimento de que cada empresa é diferente uma da
outra, motivo pelo qual requerem abordagens e soluções diferenciadas.
Entretanto, em geral, as grandes empresas, possuem um número
de recursos humanos, capaz de atender a demanda empresarial, e assim são
suficientes para organizar um processo de seleção apropriado, lançando mão
de serviços de consultoria, e de estratégias e metodologias estabilizadas que
36
auxiliam as probabilidades de utilização e seleção de sistemas de ERP,
devendo seguir criteriosamente as diretrizes definidas pela gestão empresarial.
Segundo Breternitz (2004) a estratégia mais conveniente dentro da
opção de seleção de um sistema de ERP, seria:
convidar fornecedores a apresentar seus produtos e serviços e a fornecer propostas comerciais. Como há muitos fornecedores, o trabalho pode ser grande e demorado, havendo necessidade de refinar essa estratégia. A estratégia pode ser desdobrada em duas etapas; a primeira, visando obter informações sobre um número relativamente grande de fornecedores e selecionar os mais bem qualificados (...). Na segunda etapa, faríamos a seleção de um entre os fornecedores mais bem qualificados anteriormente. (BRETERNITZ, 2004, passim)
É importante registrar que a decisão não deve ser apenas de um
único responsável, sendo importante e necessário, que todos os envolvidos no
processo participem, incluindo os funcionários que atuam no comando de
processos operacionais e gerenciais no que se refere a implantação de
sistemas de ERP.
De qualquer modo, não se pode esquecer que depois de implantada
novas metodologias e as ferramentas de ERP, os problemas das empresas
não se acabam. É preciso que haja uma gestão empresarial que invista em
novas conquistas, para que a organização posse se perpetuar e manter-se no
mercado competitivo, demonstrando que o comprometimento de todos reforça
essa permanência, pois se não houver controle, poderá surgir uma situação
problemática de degradação empresarial.
Espera-se que depois de considerados essas abordagens teóricas,
seja sempre possível realizar avaliações permanentes, investindo também em
treinamento e capacitação para todos os colaboradores, com o objetivo
produzir um sistema de gestão que nunca alcance os fatores de insucesso,
mas que indique os rumos mais adequados ao sucesso empresarial.
37
3.2 O SISTEMA DE GESTÃO EMPRESARIAL X FATORES DE SUCESSO E INSUCESSO
No sistema de gestão empresarial, é vantajosa a implantação de
redes privativas, em pequenas e médias empresas, necessitando, portanto de
cuidados a serem tomados. Dentre eles, cita-se “à integração dos
departamentos” que visam minimizar a burocracia interna, contribuindo “para a
eliminação dos entraves operacionais e do leva-e-traz de documentos”.
(FEIJÓ, 2007, p.81).
Percebe-se que hoje, muitas empresas já reconhecem o
conhecimento como um patrimônio estratégico essencial para a sobrevivência
e o crescimento da organização.
Adverte-se que a empresa deve aprender a utilizar esse patrimônio
e a essência disso, está no aprendizado contínuo de como criar, explorar e
disseminar o conhecimento dentro da empresa. Por isso, as empresas
brasileiras de médio e grande porte e de diversos setores da economia vêm
implementando sistemas de gestão empresarial, denominados Sistemas de
ERP.
Cabe lembrar que esse tipo de sistema se propõe a solucionar
problemas de integração das informações nas organizações empresarias, já
que antes trabalhavam com vários sistemas, caracterizando em certos casos
verdadeiros cortes, que deixavam a desejar, e por sua vez, inviabilizavam a
gestão integrada.
A partir daí, surgiu à viabilidade de se implementar o sistema ERP,
abrindo espaço para que as empresas pudessem fazer uma revisão eficiente
em seus processos, extinguindo atividades que não acrescentam valores ao
ambiente organizacional.
O conhecimento se produz em mentes que trabalham, e ainda pode
ser entendido como:
38
a transformação da informação através das habilidades das pessoas, num processo complexo de análise e reflexão, e do seu uso aplicado para auxiliar a tomada de decisões, precisa que as pessoas façam necessariamente sua parte. (DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p. 6).
Todos devem ter conhecimento da “missão e da visão política” que
direcionam não apenas os objetivos como as estratégias que devem ser
utilizadas no alcance de seus resultados finais, sejam eles “de sucesso ou
insucesso” (SOUZA; SACCOL, 2008, p.126).
A crescente incorporação de facilidades da TI na estruturação de
produtos e no atendimento aos clientes tem sido o grande diferencial do
mundo corporativo moderno. O grande desafio é a competitividade, que tem
conduzido as empresas a incorporarem novas tecnologias no apoio da gestão
de seus negócios que vem se tornando algo complexo (OLIVEIRA; RAMOS,
2002).
Segundo Zancur e Rozenfeld (2001 apud OLIVEIRA; RAMOS, 2002,
p. 1) os sistemas de ERP foram elaborados com a intenção de “solucionar os
problemas de integridade, disponibilidade e confiabilidades das informações,
alto custo de manutenção e comprometimento do processo decisório” entre
outros. O que segundo os autores deveriam incorporar em um sistema único
as funcionalidades que atendessem as atividades de todos os seus processos,
e, por isso, se rendeu a uma evolução gradativa em relação a sua inclusão e
complexidade.
Na visão de Oliveira e Ramos (2002) há várias diferenças entre o
processo de implementação de sistemas de ERP, quando se trata de
empresas de pequeno, médio e grande porte. Entretanto, existe algo em
comum, onde se verifica que todos esses tipos de empresas em seus setores,
apontam grandes dificuldades durante o processo de implementação dos
sistemas de informação integrada.
Lembra-se que em todas as suas etapas seja de decisão, e seleção,
implementação e utilização, será importante identificar os fatores de sucesso,
39
os benefícios e os problemas que podem advir com essa metodologia
implantada.
Diante disso, surge a necessidade de se fazer uma análise reflexiva
sobre a empresa levando-se em conta os possíveis fatores de sucesso e
insucesso, na implementação dos sistemas de ERP, que nos últimos anos, tem
causado uma revolução na área de gestão empresarial.
Cabe dizer também que toda organização deve estar sempre a
procura de sua essência vencedora, no que tange aos negócios em que ela
trabalhe. Segundo Campos:
Ser vencedor não significa obrigatoriamente ser líder absoluto do mercado. Mas sim, ter uma organização reconhecida com bom desempenho e retorno financeiro para seus acionistas, devendo produzir estratégias relacionadas aos seus negócios, visando cumpri-las para se tornar vencedora (CAMPOS, 2002, p. 43).
O sucesso determina que toda a empresa entenda e incorpore a
tecnologia e suas reais probabilidades, exigindo que todos os envolvidos
devam atuar em harmonia com a empresa. Isso engloba ainda a ordem
econômica moderna, tal como as regras de mercado, aquisição e gestão de
recursos, e, sobretudo, do valor anexo à aptidão de competitividade da
organização empresarial em questão.
A incompatibilidade entre a cultura da organização e o sistema ERP
a ser implementado pode gerar um fator de insucesso. Caberá, então, a
“coordenação do processo de implementação e a alta direção identificarem
esse fator antecipadamente e tomando-se decisões que minimizem essas
ações”, segundo Bressan e Lima (apud LIMA, 2003, p. 02).
Ante ao exposto, será importante apresentar os Sistemas ERP,
como base simples de várias organizações, cuja avaliação de sua
implementação pode ser consagrar em um grande desafio para as empresas
brasileiras e internacionais.
40
.
41
CAPÍTULO IV
AVALIANDO OS SISTEMAS DE ERP E SEUS DESAFIOS
NO MERCADO COMPETITIVO
Este capítulo tem como finalidade promover uma abordagem de
como as empresas do mundo de hoje devem promover a avaliação sobre as
principais necessidades e funcionalidades do sistema de operações integrado.
Para tanto, esse sistema deve cumprir algumas normas de conduta
tendo o devido cuidado em relação aos desafios e demandas do mercado e
das empresas concorrentes que vem crescendo de forma tão rápida que
muitas vezes nem se percebe. Assim sendo, cabe elaborar um planejamento
estratégico, que possa acompanhar a visível sofisticação do mercado
organizacional em diferentes segmentos.
Para que se atenda às necessidades de informações nas condições
estratégica e táticas, as informações de aspecto financeiro devem ser levadas
em conta, as questões mais significativas do sistema que foi definido para ser
implantado na empresa.
Adverte-se que a partir dessa implementação e até mesmo de sua
avaliação possam surgir alguns desafios relacionados aos resultados finais,
com a tendência da interferência de fatores humanos que, segundo Jesus e
Oliveira (2007, p. 328), podem ser evidenciados, devido a esses elementos
serem “parte integrante da metodologia de implantação de sistemas integrados
de gestão”.
Nesse contexto, Jesus e Oliveira (2007) explicam que algumas
empresas desejem implantar sistemas integrados de gestão empresarial,
considerando que este lhes oferece vantagens, entretanto, devem ter o mínino
de preocupação com o tipo de tecnologia que utilizado no que se refere às
mudanças no processo ativo da organização.
Nesse aporte teórico, nota-se que diversas mudanças dentro do
ambiente organizacional podem de certo modo interferir nos aspectos
42
psicológicos de quem executará o sistema e despertar neles o medo face à
necessidade de terem que adquirir novas aquisições devendo ter
responsabilidade e sigilo sobre as informações inseridas no sistema.
No que se refere aos comportamentos de adaptação a nova
realidade, entendem-se que haja:
O comprometimento também podia ser encontrado em alguns outros funcionários que acreditavam na decisão da empresa e de que o sucesso da mudança dependia também deles, não somente do fato de o sistema ser bom ou ruim. Havia a consciência de que deveria haver sacrifício para o sucesso do projeto. (JESUS, OLIVEIRA, 2007, p. 327)
Seguindo a linha de raciocínio de Arima, Tonini e Ikenaga (2011) a
relação com o sistema ERP, deve antes de tudo procurar uma metodologia
incluindo a avaliação técnica do sistema escolhido, de modo que possa se
encontrar espécies que produzam menores possibilidades de insucesso para a
empresa.
Na visão de Tiago (2010) cabe tomar certos cuidados, no caso de
resolver implantar uma avaliação funcional. Para o autor esse contato com o
sistema ERP de cada fornecedor ocorre principalmente por meio de material
de propaganda, folhetos explicativos e artigos em revistas especializadas. Este
material será muito importante quanto “à apresentação do fornecedor, uma vez
que todos os itens presentes no material deverão ser demonstrados pelo
fornecedor” (TIAGO, 2010, [s. p.]).
Dessa feita, os critérios de escolha dos sistemas de informação e de
softwares apresentam-se de forma ampla e complexa. O que requer a
necessidade deles passarem por uma avaliação adequada considerando entre
outras condições os seus futuros usuários.
Nessa área de atuação e ainda considerando-se a experiência do
referido autor, este sugere que se deva haver o planejamento orçamentário
para a compra de acessórios como servidores, memórias, peças de urgência
de reposição, assim como novos computadores que correspondam à
43
capacidade das informações armazenadas no sistema operacional da
empresa, dentre outras ferramentas que promovam certa segurança,
confiabilidade e empatia com relação ao fornecedor do sistema.
Embora deva constar uma apresentação sobre a funcionalidade do
software, que deve ser efetivada dentro do espaço de sua venda, mantendo
evitando assim um mais direto com as instalações e até alguns dados
reservados que podem ser desvendados devido a essa proximidade.
Sobre o assunto. Tiago (2010) pondera que devem participar da
avaliação e da demonstração todos aqueles elementos envolvidos, pois assim
poderá construir e obter um conceito geral sobre os sistemas ERP que forem
apresentados e por fim avaliados para atender aquilo que a empresa
realmente deseja em termos de funcionalidade.
Segundo o mesmo autor, deve-se declarar por escrito que somente
serão avaliados aqueles itens selecionados e enviados ao fornecedor por meio
de uma listagem, evitando-se a perca de tempo e outras surpresas que não
condizem que a expectativa da organização para implementar os sistemas de
ERP.
Dando continuidade, o mesmo autor revela que a primeira fonte de
indicação dos clientes do sistema ERP deve ser o próprio fornecedor, que
obviamente oferece aquele produto, através do que os clientes tendem a
mostrar interesses de compra e por isso estão mais satisfeitos.
Outro ponto de relevância será conhecer algumas empresas que já
fazem uso de sistema escolhido para verificar se realmente atende a
funcionalidade que a empresa procura, fazendo-se uma averiguação sobre os
requisitos essenciais de hardware apresentados pelo fornecedor (TIAGO,
2010).
Sendo assim, torna-se necessário conduzir alguns levantamentos,
no qual cada departamento ou área de negócios possa independe realizá-los
independente e considerar os requisitos dos sistemas de processamento de
dados que há na empresa, organizando-os de acordo com sua importância
perante a empresa (WOOD; CALDAS, 2000).
44
No processo de avaliação de investimentos uma medida financeira
comumente utilizada por executivos e administradores é o chamado Retorno
sobre o Investimento ou ROI (Return on Investments) que se relaciona ao
investimento e resultado, apresentando o lucro e/ou custo economizado com
um investimento.
Esse tipo de medida vem sendo utilizado, com bastante freqüência
no processo de avaliação de investimentos em Tecnologia de Informação,
como forma de se justificar a adesão de alguns projetos (DONOVAN, 2004,
[s.p.]).
É importante conhecer outros detalhes sobre o método de cálculo
desses indicadores, em relação a sua forma de utilização, vantagens e
desvantagens. Leandro (2010) descreve que existem outros tipos de
metodologias que podem ser usadas dentre elas cita o Balanced Scorecard
(BSC). De acordo com o autor, essa metodologia busca:
avaliar, medir e otimizar o desempenho empresarial através de um conjunto de medidas balanceadas de desempenho, aplicando diversos indicadores financeiros e não-financeiros. Tais medidas são agrupadas em quatro dimensões ou perspectivas: financeira, cliente, processos internos que devem ser realizados permanentemente, analisando as possibilidades de crescimento e aprendizado (LEANDRO, 2010, p. 50)
Contudo, no sentido de ampliar conhecimentos, recomenda-se
investir num Sistema de Informação eficiente, capaz de minimizar dificuldades
sistemáticas, considerando os sistemas antigos, para que assim, “se promova
a implementação de um novo modelo de gestão empresarial com base na
gestão integrada, reunindo os objetivos essenciais de cada organização
empresarial”, conforme afirma Souza et al. (2003, p. 9).
Disso resultam, determinados fatores relacionados à tomada de
decisão de investimentos em Sistema ERP, já que este é visto como um
processo cuidadoso, que normalmente os executivos dizem ser decisivo no
âmbito da cultura organizacional.
45
Nota-se que desse modo, que a aprovação do investimento passa a
ser condicionada a identificação e a avaliação dos benefícios agregados ao
projeto a ser implantado.
Sob outro aspecto, observa-se que ao implementar uma cultura
informacional isso se transforma num imenso desafio para a adoção de um
sistema de inteligência e também de uma rede informacional, necessitando
que haja líderes que possam se tornar parceiros na melhoria da qualidade de
informação.
Há, portanto, a necessidade do comprometimento de todo o pessoal
engajado no projeto, somando-se forças de mudança e modernização no
âmbito organizacional para uma implementação segura.
O maior desafio das organizações brasileiras nessa questão de
implementação de sistemas de informação constitui-se em analisar o valor dos
pacotes comerciais de software, ou ainda avaliação do apoio quanto à tomada
de decisão de onde resultarão os negócios da empresa (NAZÁRIO, 2000).
Por esses motivos, Nasário (2000) aponta que as empresas não
podem se deixar levar por modismos, e, portanto, devem estar cientes da
convicção de escolha mais acertada para atender as suas necessidades mais
emergentes e sustentáveis.
Nesse ponto, sublinha-se a presença dos gerentes de mercado que
são os responsáveis pela decodificação das estratégias para a empresa e pelo
gerenciamento da força de vendas. Eles são pessoas-chave para facilitar a
interação e o compartilhamento das informações, além de possuírem muita
experiência e conhecimentos sobre o mercado competitivo e sobre clientes de
um modo geral.
Uma das grandes vantagens do investimento em sistemas de
informações é reduzir os custos logísticos, além de permitir uma gestão
integrada infinita.
Contudo, a melhoria “sem um processo de mudança bem sucedido,
somente o Sistema ERP, por melhor que ele seja não é capaz de garantir os
benefícios esperados”. (DONOVAN, 2004, [s. p.]).
46
Cabe ressaltar que uma avaliação adequada deve promover
maiores informações acerca da Tecnologia de Informação a ser desenvolvida
no cenário empresarial, tomando-se conhecimento sobre todas as questões
relacionadas a gestão empresarial.
47
CAPÍTULO V
SISTEMAS ERP: NOVO CAMINHO ESTRATÉGICO PARA
O SUCESSO NA GESTÃO EMPRESARIAL
O capítulo visa mostrar que durante algumas décadas diversos
autores procuraram enfatizar a importância de se promover um novo caminho
estratégico para a conquista do sucesso na área de gestão empresarial.
Sendo assim, o surgimento dos sistemas ERP cujo intuito seria
nutrir as empresas com informações vantajosas e confiáveis visando
concretizar uma força condutora na tomada de decisão direcionada ao
atendimento consciente das metas e da missão de cada empresa.
Cabe ressaltar que toda a estrutura empresarial necessita diante da
globalização de adquirir sistemas informatizados e adaptados de modo
permanente, e de acordo com essa visão devem se preparar para promover
dados de forma ágil e integrado com os segmentos da empresa, tendo em
vista que os sistemas ERP podem apresentar diversos benefícios em relação a
gestão dos negócios, o que facilita e otimiza a abertura de informações
norteadas para toda a empresa (BRANDÃO JÚNIOR; FERREIRA, 2006).
Para Leandro (2010, p. 7) será necessário avaliar alguns “impactos
dos sistemas ERP sobre a efetividade organizacional e seus controles”. Sobre
a temática frisa também que:
De um modo geral as empresas buscam um sistema ERP com o intuito, e a promessa, de redução dos custos e a possibilidade de utilização das informações dentro de um sistema único, e após a implantação percebem que um dos maiores ganhos está no aumento de escopo, de escala e de entendimento de seu sistema de controle (LEANDRO, 2010, p. 7).
48
Controle, para os fins deste estudo, é um processo capaz de
influenciar o comportamento dos membros de uma organização, através de
ações que aumentem a probabilidade de ocorrência de resultados que
satisfaçam aos objetivos organizacionais.
Por conseguinte, é importante frisar que os Sistemas Integrados de
Gestão, tende a revisitar um fundamento filosófico, ou seja, a Enterprise
Resource Planning ou conhecido simplesmente ERP, que na atual
modernidade pode corresponder a um:
estado da arte, quanto ao controle das operações efetivadas por uma determinada organização empresarial durante a concretização de atividades, tornando-se assim, uma importante ferramenta de apoio ao setor de Controladoria empresarial (BORGES. PARISI; GIL, 2005, p. 30).
Nesse caso cabe ressaltar a importância da Controladoria que
deverá proceder de modo que as empresas possam agir com a finalidade de
assegurar sua sobrevivência no mercado buscando o atendimento de
qualidade que surgem com as demandas da sociedade.
Lembra-se que é necessário que os gestores se mantenham
abastecidos de planejamento, informações e de novas estratégias sendo
capazes de criar alternativas de ação, fazendo uma análise mais apurada e
assim, optar por aquela que conduza ao alcance dos objetivos estabelecidos
pela empresa.
Com isso, verifica-se que a Contabilidade moderna vem ganhando
espaço e por isso, percebida como uma das ferramentas de grande proveito
para que os administradores possam atuar no sistema de controle interno com
maior segurança assegurando à otimização dos processos decisórios no
funcionamento das organizações. Sobre o conceito de Controladoria, Borinelli
afirma que este seria:
49
o órgão formal da organização responsável pelo controle do processo de gestão e pela geração e fornecimento de informações de ordem operacional, econômica, financeira e patrimonial demandadas (i) para assessorar as demais unidades organizacionais durante todo o processo de gestão – planejamento, execução e controle – buscando integrar os esforços dos gestores para que se obtenha um resultado organizacional sinérgico e otimizado, bem como (ii) pelos agentes externos que se relacionam com a empresa, para suas tomadas de decisões (BORINELLI, 2006, p.198).
Dessa feita, a Controladoria é percebida como novo campo de atuação que exige
profissionais da área de contabilidade capacitados e habilitados tendo o conhecimento e
o domínio de conceitos que envolvem outras disciplinas, como Administração,
Estatística, Economia, Informática, Psicologia, entre outras, que através de um bom
assessoramento, ajude de forma eficiente na tomada de decisão dos gestores.
Através desses argumentos, observa-se que a Controladoria desempenha papel
essencial na gestão estratégica de negócios, com o intuito de assegurar o alcance dos
objetivos de empresa, desempenhando por sua vez, sua missão.
A Controladoria somente terá a capacidade de exercer suas atividades com
sucesso, desde que estejam evidentes no mínimo fatores como: “o negócio da entidade;
as principais crenças e valores dos controladores; a real missão da entidade; a visão de
futuro que deverá ser buscada pelos gestores”, afirmam Schmidt e Sandos (2006, p. 28).
De acordo com Anthony e Govindarajan (2006) há de se ter dentro
de uma organização empresarial ainda o controle gerencial. Nessa visão,
apontam que esse controle constitui um processo através do qual gestores
empresariais, tende a promover uma determinada influencia sobre os outros
colaboradores e funcionários da empresa que irá implementar novas
estratégias dentro do cenário organizacional, na expectativa de alcançar os
sucesso e dos resultados positivos.
Disso resulta a importância da etapa inicial do processo de gestão
se dá com o planejamento estratégico fase em que a empresa, elabora ou revê
as suas estratégias norteadas para a visão característico do futuro.
Segundo Anthony e Govindarajan (2006) deve-s ainda dar destaque
a definição do controle gerencial, como sendo aquele processo onde os
50
gestores procuram lançar mão com o objetivo de garantir aos seus parceiros
ou colaboradores dentro do ambiente organizacional a implementação das
estratégias, sem que haja conflitos.
Nesse contexto, eles fazem uma distinção entre controle gerencial
de planejamento estratégico e controle operacional, estando o controle inserido
numa posição intermediária entre ambos (ANTHONY; GOVINDARAJAN,
2006).
Quando se trata do planejamento estratégico há diversas definições,
ligadas a objetivos e metas pré-estabelecidos entre todos os níveis da
empresa, mas que depende um prazo mais longo. Entretanto, o controle
operacional diz respeito as atividades que garantem agilidade nas tarefas que
devem ser efetivadas. Logo, o controle gerencial promove o elo entre esses
dois níveis dentro do ambiente empresarial. (LEANDRO, 2010)
De acordo com Kotler (2003) frisa que o planejamento estratégico
nada mais é do que a base do planejamento de uma empresa, pois através
dele podem-se antecipar as mudanças e responder de forma rápida a elas,
estando, dessa forma, preparado para eventos inesperados.
Padoveze e Benedicto (2003) asseguram que no planejamento
estratégico estão contidas as informações e os planos para se alcançar metas
e objetivos da empresa.
Para os autores, o fundamento de todo esse processo consiste em:
identificar, coletar, armazenar, mensurar, analisar, entender, interpretar e julgar
informações, para que se solidifiquem as opiniões tendo como base todas as
informações norteadas aos outros processos decisórios imediatos.
Já as atividades de controle gerencial, como afirmam Anthony e
Govindarajan (2006) deve incluem: planejar o que a organização deve fazer;
coordenar as atividades de várias partes da organização; comunicar a
informação; avaliar a informação; decidir se deve ser tomada uma decisão, ou
que decisão tomar; influenciar as pessoas para que alterem seu
comportamento. Vale acrescentar que o controle gerencial corresponde em
garantir estratégias que devem ser cumpridas de modo que esses objetivos da
empresa sejam atingidos.
51
No que se refere ao controle de gestão pode-se considerá-lo com o
um processo onde resulta a inter-relação de diversos elementos internos
(formais ou informais) bem como os elementos externos à organização que
implicam no desempenho de cada membros que integra o quadro de
funcionários da organização. (GOMES; AMAT, 2001).
Para Leandro (2010, p. 33) deve se configurar a necessidade de
adaptar os sistemas de controle às transformações que ocorrem nos
ambientes internos e externos de forma que será relevante elaborar o
planejamento estratégico possibilitando assim, um aperfeiçoamento
permanente em relação à competitividade do mercado e do melhor
desempenho obtido na avaliação da organização.
Ressalta-se então, a atuação do Gestor Empresarial, como figura
importante na representação e implementação de um sistema de ERP e ainda
no processo que possibilite abranger de forma motivadora todas as pessoas
que se c comprometeram a atuar em prol do atendimento de qualidade e
confiabilidade aos seus clientes visando melhorias nos resultados dos
negócios da empresa.
No que se refere aos Sistemas de Controle Gerencial, Almeida
(2006) entende que esses podem ser considerados como processos ou meios
formais e informais utilizados pelas empresas na intenção de mensurar,
controlar e gerenciar seus desempenhos, implantando novas ferramentas
estratégicas e, sobretudo que seja possível alcançar todos os objetivos
propostos.
Cabe apontar que o sistema de ERP promove a integração da
empresa e ainda poderá influenciar a redução de distâncias entre os clientes e
empresas. Não se pode esquecer que as vezes sua configuração pode afetar
de maneira drástica os controles contábeis ou ainda as ações que serão
tornadas pela organizações.
Logo, o controle como a etapa do processo decisório deve ser
exercido de forma global, nas diferentes áreas da empresa, devendo sempre
estar integrado à ela dando indicativos que a avaliação do desempenho de
52
todos os que atuam deve ser considerada uma etapas qualificada e analítica
da totalidade empresarial, segundo explicam Catelli et al. (2001).
Logo, para que sejam implementado esse controle com sucesso,
será necessário seguir quatro etapas. A primeira seria prever os resultados das
decisões de medidas de desempenho; a segunda, reunir as informações
acerca do desempenho real; a terceira, estabelecer uma comparação do
desempenho real com o previsto; e a quarta e última examinar quando uma
decisão foi deficiente, e assim tentar corrigir os procedimentos que produziram
as falhas e ainda as suas consequências.
Já na implementação do sistema de ERP, Norris et al (2001)
explicam que esse sistema não seria totalmente estratégico. Apontam que ele
seja uma tecnologia de suporte, ou ainda uma união de módulos integrados de
software que constituem o centro da máquina que faz o processamento interno
das transações dentro do cenário empresarial.
Por sua vez, a implementação do ERP solicita que sejam, realizadas
mudanças nos processos organizacionais, culturais e de negócios, para que
assim se alcance as metas e objetivos esperados.
Cabe lembrar que diversas empresas, não fazem uso dos sistemas
ERP, pois continuam usando a integração entre suas atividades através de
sistemas informáticos tradicionais em razão de seu custo operacional.
Para tanto, se faz necessário enxergar a implantação de um sistema
ERP não como a compra de uma ferramenta ou como simplesmente a compra
de um software. Mas como a adoção de uma nova forma estratégica de gestão
empresarial, abrindo um novo caminho para a estratégia organizacional.
53
CONCLUSÃO
Ao término desse estudo procurou-se destacar o uso da tecnologia
de informação no ambiente de uma organização moderna, ressaltando os
Sistemas ERP.
Esse sistema apresenta grande importância, mas pode ser
entendido como um dos desafios inovadores na obtenção de informações que
devem auxiliar a gestão de negócios, dentro de um processo de gestão
inovador.
Para tanto, utiliza-se a adoção de sistemas de informação
integrados, em que a qualidade e a confiabilidade propiciam uma política
empresarial norteada para alcançar os fatores de sucesso empresarial.
Entre outros modelos do ciclo de vida de sistema ERP, estão
algumas etapas de abrangência funcional e de aprimoramento de todas as
atividades realizadas em direção a adoção, ao gerenciamento planejado e a
rotina de uma determinada ação transformadora.
No trajeto da proposta foi possível descrever que os verdadeiros
centros de lucros iniciam-se no âmbito da organização e da informação
externa, na tomada de boas decisões, esclarecendo que a empresa deve
reestruturar sua política empresarial, baseando-se nas ferramentas disponíveis
acerca da gestão implantada.
Foi possível ainda ao longo do estudo observar que o avanço da
Tecnologia de Informação (TI), nos últimos anos, abrindo espaço para que às
empresas executassem operações, que antes eram impossíveis de ser efetivar
por falta de conhecimento mais profundo sobre as novas tecnologias.
Hoje, já há um bom número de empresas que implementaram a TI
com a finalidade de obterem reduções de custo e/ou gerando assim, a
vantagem competitiva.
Com a implementação do Sistema ERP, essas organizações tiveram
a possibilidade de se expandir e integrar o uso de pacotes comerciais em
grande escala em termos de novas demandas do mercado global.
54
Com efeito, percebe-se que a implementação de Sistemas ERP,
passaria a ser uma tarefa complexa, talvez mais do que a simples instalação
de um novo software no ambiente organizacional.
Dessa forma, inúmeras empresas admitiram que isso estava
englobando um processo de mudança cultural, em certos departamentos e que
havia necessidade de se ter uma visão crítica, porém, construtiva, capaz de
comprovar os retornos efetivos dessa implementação.
No mundo dos negócios atuais, a opção de um software representa
mais do que a escolha de uma ferramenta tecnológica para implementação de
serviços aos seus clientes. Tendo em vista que ela concebe a introdução de
uma nova filosofia no mercado de trabalho, além de inserir comportamentos e
valores informacionais mais contemporâneos.
Percebe-se assim a importância da organização em seguir uma
metodologia de seleção de Sistemas de Informação optando pela sua adoção,
cabendo frisar a importância da valorização da alta direção mediante um
comprometimento metodológico, visto não tratar apenas da compra de um
novo pacote de software, mas de algo que envolverá a gestão empresarial,
diante da demanda dos negócios, apontando para inúmeras transformações
que podem acontecer durante o processo de implementação do sistema ERP e
da cultura organizacional.
O apoio dos gestores é peça fundamental, sobretudo com relação à
disponibilização de recursos tecnológicos e humanos para a preparação e
manutenção dos aplicativos e ainda para a condução do próprio sistema
aplicado à empresa.
Dentre as possibilidades que asseguram a importância da Gestão
Empresarial, uma pode ser eleita como função de um adequado sistema de
informação - o sistema de ERP – que faz parte de outro sistema bem maior - a
empresa.
Vale dizer que o sistema ERP consiste no atendimento mais rápido
a seus usuários, demonstrando a situação financeira e econômica, além de
apontar como se apresenta a questão da produtividade e lucratividade,
sinalizando como a empresa vem atuando.
55
Acredita-se que o estudo dos sistemas de ERP como um novo
caminho possibilite novas formas estratégicas dentro da Gestão Empresarial,
onde há um grande fluxo de informações que movimentam todo o cenário, em
particular de empresas de médio e pequeno porte, mas que podem ser
transformados em dados adicionais relevantes, obtidos com a incorporação de
novas ferramentas tecnológicas, na busca do sucesso e de resultados finais
satisfatórios de todo o trabalho desenvolvido por esse tipo de organização
empresarial.
Em síntese, pode-se asseverar que os Sistemas ERP passaram a
ser um dos principais elementos para a constituição de uma empresa
integrada, não apenas no contexto nacional como no internacional.
56
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60
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO ....................................................................................... 02
AGRADECIMENTO ....................................................................................... 03
DEDICATÓRIA............................................................................................... 04
EPÍGRAFE ..................................................................................................... 05
RESUMO ....................................................................................................... 06
METODOLOGIA ............................................................................................ 07
SUMÁRIO ...................................................................................................... 08
INTRODUÇÃO ............................................................................................... 09
CAPÍTULO I
REFERENCIAL TEÓRICO ........................................................................... 13
CAPÍTULO II
O SISTEMA ERP ......................................................................................... 21
2.1 BREVE HISTÓRICO DO ERP .............................................................. 21
2.2 A IMPORTÂNCIA DE NOVAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO ..... 23
2.3 A IMPORTÂNCIA DE NOVAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO ..... 25
CAPÍTULO III
MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS DOS SISTEMAS ERP .......................... 31
3.1 METODOLOGIA USADA PARA A SELEÇÃO DO SISTEMA ERP ....... 35
3.2 O SISTEMA DE GESTÃO EMPRESARIAL X FATORES DE
SUCESSO E INSUCESSO .......................................................................... 38
CAPÍTULO IV
AVALIANDO OS SISTEMAS DE ERP E SEUS DESAFIOS NO
MERCADO COMPETITIVO ......................................................................... 41
CAPÍTULO V
61
SISTEMAS ERP: NOVO CAMINHO ESTRATÉGICO PARA O
SUCESSO NA GESTÃO EMPRESARIAL .................................................. 47
CONCLUSÃO ............................................................................................. 53
BIBLIOGRAFIA ........................................................................................... 56
WEBGRAFIA .............................................................................................. 59
ÍNDICE ........................................................................................................ 60
FOLHA DE AVALIAÇÃO ............................................................................. 62
62
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição: Universidade Candido Mendes
Título da Monografia: “SISTEMAS ERP: NOVO CAMINHO ESTRATÉGICO PARA O SUCESSO DE GESTÃO EMPRESARIAL”. Autor: Fábio Jansen de Oliveira Data da entrega: __/___/___ Avaliado por: Conceito:
