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UNIVERSIDAD TÈCNICA PARTICULAR DE LOJA
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÌA
MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÒN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS
DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLÌCIA NACIONAL.
Práctica profesional previa la obtención del título de licenciado en contabilidad y auditaría, contador público auditor
AUTOR: MILTON PATRICIO ESTEVEZ PADILLA
DIRECTORA: DRA. ISABEL ROBLES VALDÉS
CENTRO UNIVERSITARIO QUITO
2011
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Doctora Isabel Robles Valdés DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÌA
CERTIFICA:
Que el trabajo de práctica profesional titulado “ MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÒN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL” realizado por el Sr. MILTON PATRICIO ESTEVEZ PADILLA, ha sido orientado y revisado durante su ejecución por lo tanto autorizo su presentación.
Loja enero del 2011 Dra. Isabel Robles Valdés
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ACTA DE CESIÒN DE DERECHOS DE TESIS Yo, Milton Patricio Estévez padilla declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en la parte pertinente textualmente dice:”Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos, técnicos y tesis de grado que realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad” ……………………………………………………………….. MILTON PATRICIO ESTEVEZ PADILLA CI. 1705131751
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AUTORIA Las ideas y conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo, son de exclusiva responsabilidad del autor. ……………………………………………………………….. MILTON PATRICIO ESTEVEZ PADILLA CI. 1705131751
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DEDICATORIA A mi querida esposa Gladys compañera de toda la vida quien ha sabido darme el
apoyo incondicional en todas mis acciones y a mis hijos Andrés Darío y Santiago
Alberto mis amigos del alma.
MILTON PATRICIO ESTEVEZ PADILLA
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ESQUEMA DE CONTENIDOS
RESUMEN EJECUTIVO CAPITULO I 1. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD
1.1 Estructura orgánica del Instituto de Seguridad da la Policía Nacional,
1.2 Actividad de la Institución,
1.3 Situación actual en el manejo de activo fijos.
CAPITULO II
2.- MARCO TEORICO CONCEPTUAL
2.1. Definiciones Básicas 2.2 Gestión de Activos Fijos 2.1.1 Elementos Generales en la Administración de Activos Fijos CAPITULO III
3.1 MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÒN DE ACTIVOS FIJOS
3.1 Propósito 3.2 Objetivos 3.3 Alcance
3.4 Procedimientos para el ingreso de activos fijos
3.5 Procedimientos para el egreso de los activos fijos
3.6 Procedimientos especiales
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3.7 Administración de activos fijos CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA
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RESUMEN EJECUTIVO
El presente MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÒN Y CONTROL DE LOS
ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLÌCIA
NACIONAL. , se lo realizado con la debida autorización por parte de la Dirección
General de esta Institución, tomando en consideración que desde su creación no ha
contado con un documento que regule la administración de los bienes, así como su
control, es así que acatando las disposiciones legales, y reglamentarias, y las
recomendaciones de la Contraloría General del Estado, presenté a consideración de
las autoridades de la Universidad Técnica Particular de Loja al plan de tesis, previo a
la obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría.
Para el desarrollo del manual se ha tomado en cuenta inicialmente, la estructura del
Instituto, desde el Honorable Consejo Superior, Dirección General, Dirección
Económico Financiera, Dirección Administrativa, bodega general, departamento de
activos fijos, como las unidades donde de una u otra manera se generan: las
autorizaciones para adquisiciones, controles previo, concurrente, y posterior,
registros, control, ingresos al patrimonio de la Institución.
A continuación se ha descrito la normativa legal y reglamentaria tanto interna como
externa en la que se establecen los miramientos para la administración y control de los
bienes de larga duración, activos fijos. Entre las disposiciones se encuentran: La Ley
orgánica del sistema nacional de contratación pública, en lo que se refiere a los
procesos de contratación para la adquisición de los bienes; Ley del Instituto de
Seguridad Social de la Policía Nacional, donde se encuentran las disposiciones
internas que regulan actividades de sus diferentes jefaturas, los reglamentos tanto de
la LOSNCP, como el reglamento general de bienes des sector público, así también el
orgánico funcional del Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional,
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Luego se ha tomado en cuenta ya en la parte operativa lo que es las adquisiciones,
realizadas por el Sr. Director General a través del departamento de compras públicas,
como su presidente, luego viene el almacenamiento, realizado en la bodega del
ISSPOL, previa la firma de la entrega recepción correspondiente, al departamento
financiero específicamente a contabilidad para su registro en los libros , luego el
departamento de control de los activos fijos será quien realice la entrega de los bienes
a sus custodios, utilizando para el efecto los documentos internos respectivos.
Se ha diseñado varios documentos que servirán para el control, tanto en el ingreso
como el egreso de los bienes, en los que se detalla todas las especificaciones de los
mismos, previamente habiendo realizado, como se ha manifestado la
contabilización, y codificación de los activos, por parte del departamento de
contabilidad y el departamento de control de los activos fijos.
Por último se ha establecido niveles de control y responsabilidad para los bienes,
como lo determinan las disposiciones legales, sin dejas de lado lo correspondiente a
las seguridades por parte de la Institución en lo que respecta a la infraestructura
física, como al aseguramiento de los activos fijos y a las cauciones al personal que
han sido designados para el desempeño de sus funciones.
Con estos antecedentes, espero que este documentos permita a la institución una
mejor administración de los activos fijos que ha adquirido para la realización de las
actividades en cumplimiento de los fines para los cuales se ha creado.
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CAPITULO I
DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD
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1. DESCRIPCIÒN DE LA ENTIDAD
1.1 Estructura orgánica funcional del Instituto de Seguridad Social de la Policìa
Nacional,
a) El Consejo Superior;
b) La Dirección General;
c) La Dirección de Prestaciones;
d) La Dirección de Servicio Social;
e) La Dirección Económico Financiera;
f) La Dirección Administrativa;
g) Los Departamentos Técnico-Administrativos dependientes de las Direcciones;
h) Auditoría Interna:
i) La Junta Calificadora de Servicios Policiales; y,
j) La Junta de Médicos.
Los niveles de responsabilidad son:
Directivo;
De apoyo y asesoría; y,
Administrativo y operativo.
Son órganos directivos:
Consejo superior; y,
Dirección General.
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Son órganos de apoyo y asesoría:
1.- DE APOYO:
a) Junta calificadora de servicios policiales;
b) Junta de médicos;
c) Comisión de inversiones
d) Comité de Contratación Pública;
e) Comité de crédito.
2.- DE ASESORÌA:
a) Unidad de planificación, organización y sistemas;
b) Auditoría interna; y,
c) Asesoría jurídica.
Son órganos administrativos y operativos:
a) Dirección de prestaciones;
b) Dirección de servicios sociales;
c) Dirección económico financiera;
d) Dirección administrativa; y,
e) Agencias provinciales.
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Fuente: reglamento orgánico del Ispol
Elaborado por: Patricio Estévez
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1.1.1 Orgánico funcional del Instituto de Seguridad Social de la Policía
Nacional
Consejo Superior.- Es el órgano de mayor jerarquía institucional y tiene a su cargo
la determinación, supervisión y evaluación de las políticas y control del régimen de
Seguridad Social Policial, así mismo dentro de las principales funciones de este
organismo es el de expedir reglamentos, resoluciones y más normas internas,
reformarlas o anularlas;
Dirección General.- El Director General del ISSPOL desempeñará las funciones,
entre otras, las de representante legal de la Institución, con capacidad para contratar,
y ser el operador director del Portal de compras públicas, y por ende el responsable
ante la LOSNCP, por los proceso de adquisiciones.
Comité de Contratación Pública.- El Comité de Contratación Pública del ISSPOL
estará integrado por los siguientes miembros:
a) El Presidente del Consejo Superior o su delegado ( que por lo general el Sr. Director
General) ;
b) El Director de Asesoría Jurídica;
c) Dos técnicos especialista en el tema a tratarse, designados por el Consejo Superior
del ISSPOL; y,
d) Un técnico designado por el colegio profesional correspondiente, conforme a la Ley
de Contratación Pública.
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Actuará como Secretario un funcionario del ISSPOL designado por el Comité. El
Director Económico-Financiera asistirá a las sesiones del comité en forma obligatoria
con voz informativa y sin voto.
Dirección Administrativa.- La Dirección Administrativa depende de la Dirección
General y tiene a su cargo la ejecución de las políticas administrativas de seguridad
social policial, de las resoluciones del Consejo Superior y de las disposiciones de la
Dirección General, relativas a secretaría general y archivo, personal, servicios
generales y relaciones públicas del ISSPOL.
Dentro de las funciones de la Dirección Administrativa relativas al control y
administración de los activos fijos serán:
Ejecutar y evaluar las actividades relativas a la secretaría general y
archivo, personal, servicios generales y bodega del ISSPOL;
Preparar los sistemas, normas y procedimientos que contribuyan a optimizar la
gestión administrativa, cuidado y conservación de los bienes;
Administrar los sistemas de servicios generales y apoyo logístico del Instituto;
Departamento de Servicios Generales.- El Departamento de Servicios Generales
depende de la Dirección Administrativa y tiene a su cargo los servicios generales y el
apoyo logístico a las dependencias del ISSPOL.
Según lo determina el reglamento orgánico estructural del ISSPOL, el Departamento
de servicios generales está encargado de:
Ejecutar y evaluar las actividades relativas al suministro de bienes y servicios y
a dar las facilidades a las diferentes dependencias del Instituto;
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Determinar los requerimientos y brindar el apoyo logístico
Indispensable a las diferentes dependencias del Instituto;
Planificar, evaluar y ejecutar el aprovisionamiento de recursos materiales
indispensables para garantizar la gestión administrativa del Instituto;
Realizar la investigación de los requerimientos de materiales y
servicios logísticos, en apoyo a la gestión de las diferentes dependencias del
Instituto; y,
Cumplir las demás funciones y responsabilidades que, en su campo, le fueren
asignadas por Ley, en los Reglamentos o por autoridad competente.
Dentro de las funciones de asistencia logística se ha tomando en cuenta al
Departamento de control de activos fijos, en lo que respecta al control físico de
los mismos, entregas recepciones, determinación de custodios, bajas,
donaciones, etc.
Bodega General.- La Bodega General por su parte será la encargada de registrar el
ingreso que por compras de todos los bienes que se realice en el ISSPOL, de
acuerdo a lo determinado en el Reglamento General de Bienes del Sector Público, y
las Normas de Control Interno para el Área de inversiones en existencias y bienes de
larga duración, el ingreso y por ende la constatación física de los bienes generará el
Documento “INGRESO A BODEGA”, mismo que se presentará en la Jefatura
Financiera conjuntamente con la documentación de respaldo, previo al pago.
Departamento de Adquisiciones.- De acuerdo a lo determinado en la Ley Orgánica
del Sistema Nacional de Contratación Pública, la máxima autoridad de todas las
instituciones del sector Público, serán las responsables de poner en ejecución lo
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dispuesto en la Ley y su Reglamento, en lo que tiene que ver con las adquisiciones de
bienes y servicios.
Según lo Determinado en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación
Pública, el Departamento de Adquisiciones con la máxima autoridad como Presidente,
realizará la contratación para la adquisición de bienes, ejecución de obras y
prestación de servicios, en las formas establecidas por la Ley y su Reglamento, y
considerando para ello el tipo de contratación, y, observando el Plan Anual de
Contrataciones.
El Sr. Director General o su Delegado será el responsable del manejo de la clave
designada a él por parte del INCOP, clave que le permitirá ingresar al sistema para
proceder a realizar las adquisiciones de acuerdo a las diferentes formas que posibilita
la Ley y el Reglamento.
Departamento de Control de Activos fijos,
El Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional, se ha creado el Departamento
de Control de Activos fijos, como una oficina dependiente de la Dirección
Administrativa, este Departamento tendrá a su cargo las siguientes funciones:
Realizar el registro, control y la administración de los activos fijos del Instituto.
Llevar el registro individualizado de los activos fijos, en lo referente a datos
generales y particulares como: marca, tipo, año de fabricación, color, medidas, etc.
Entregar a la Dirección Económica Financiera toda la información necesaria
para el ingreso de los activos fijos al inventario contable.
Realizar las constataciones físicas de los activos fijos por lo menos una vez al
año,
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Realizar las entregas recepciones entre custodios entrantes y salientes,
Participar en las entregas recepciones de los Bienes en las adquisiciones de
los mismos,
Efectuar todos los documentos de ingreso y salida de los bienes, y legalizarlos
con las firmas correspondientes,
Informar oportunamente acerca de las anormalidades presentadas en las
constataciones físicas de los bienes,
Instruir a los custodios de los bienes acerca de la responsabilidad que tienen
del cuidado y administración de los mismos.
Cumplir y hacer cumplir las normas legales que al respecto de los activos fijos
se encuentren en vigencia.
Dirección Económica Financiera.- La Dirección Económico Financiera depende de
la Dirección General y tiene a su cargo la ejecución de las políticas económico-
financieras de Seguridad Social Policial, las resoluciones del Consejo Superior y
disposiciones de la Dirección General, pertinentes a la administración de los sistemas
presupuestario, contable, de tesorería, inversiones y la administración y control de los
bienes, incluidos todos los activos fijos.
Dentro de las funciones, relacionadas con la administración de los activos fijos a la
Dirección Económico financiera: le corresponde:
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades económico-financieras
del ISSPOL, en lo que tiene que ver con la adquisición de bienes de larga
duración( activos fijos)
Disponer al Departamento de Contabilidad realice el control precio al pago por
la adquisición de activos fijos;
Emitir los informes correspondientes previos para proceder a la baja de los
activos fijos improductivos para el ISSPOL,
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Contabilidad, registro de los activos fijos,
El registro contable de los activos fijos se lo realizará en el Departamento de
Contabilidad, el auxiliar de contabilidad designado para el efecto, deberá tomar en
cuenta lo siguiente:
Que la documentación de sustento de la adquisición de los bienes se
encuentre completa, específicamente en lo que tiene que ver con los datos
generales como fechas de adquisición, que vendría a ser el costo histórico,
valor, tipo de activo para aplicar la depreciación, codificación, en fin,
cumpliendo lo determinado en la Norma de Control Interno 210-04
Que el bien adquirido se encuentre en perfectas condiciones, de acuerdo a
las especificaciones técnicas establecidas en el informe técnico anterior a la
adquisición.
El costo del transporte, almacenamiento, etc., se lo cargará al costo del bien.
Cuando se cancele reparaciones con cambios de partes importantes en los
bienes, (específicamente en reparaciones de vehículos, o equipos mayores)
se deberá contabilizar con cargo al activo fijo.
1.2 Actividad de la Institución,
La Seguridad Social Policial es un servicio público obligatorio y un derecho
irrenunciable para todos y cada uno de sus afiliados y está sustentada en los
principios universalidad, cooperación, solidaridad, justicia, equidad, previsión,
integralidad y especificidad.
Bajo esta concepción, y por la imperiosa necesidad de que la Institución
Policial cuente con su propio sistema de Seguridad, mediante Decreto
ejecutivo No. 90 se crea el Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional,
ISSPOL, como un organismo autónomo, con finalidad social y sin ánimo de
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lucro, con personería jurídica, patrimonio propio, y domiciliado en la ciudad de
Quito.
El Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional es el organismo ejecutor
de esta Ley. Sus recursos son propios, distintos a los del fisco,
1.3 Situación actual del manejo de los activos fijos
El Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional, desde la fecha de su
creación se ha venido manejando con un reglamento general de bienes, el
mismo que controla todos los aspectos relacionados con lo que tiene que ver
las adquisiciones de bienes, control de los activos fijos.
La Contraloría General y la Auditoría Interna han realizado varias
recomendaciones respecto de la actualización del manual existente, en el
sentido de separar lo que se refiere a las adquisiciones y puntualmente al
control y administración de los Activos fijos.
Al momento lo referente a las adquisiciones se encuentra normada por la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento,
mientras que para administración y control de los activos fijos se cuenta en
general para el sector público con las leyes antes indicadas, y el Reglamento
General sustitutivo para el manejo y administración de bienes del sector
público,
y en lo particular el presente Manual, que servirá exclusivamente para la
administración y control de los activos fijos del ISSPOL .
El Consejo Superior del Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional
como máxima autoridad de la institución, y como lo determina el Art. 6 literal
m que dice “Expedir y reformar los reglamentos internos”. Al momento la única
resolución al respecto ha sido el reglamento general de bienes ejecutado desde
la creación del ISSPOL, que por lo tanto se encuentra retrasado en cuanto
tiene que ver con la normativa vigente.
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Por su parte la Comandancia General de la Policía Nacional ha dictado
políticas y resoluciones sobre la administración y control de los Activos fijos,
sin embargo por el ISSPOL una organismo autónomo, para efectos, de la
creación de su propio manual, se han tomado como referencia las
disposiciones políticas y resoluciones de la Comandancia General.
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CAPÍTULO ii
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
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2. MARCO TEORICO CONCEPTUAL
2.1 Definiciones básicas
Dentro del marco teórico es necesario referirse a algunos términos básicos
relacionados con los activos fijos materia de este estudio, con la finalidad de
comprender su naturaleza y todos aquellos aspectos que configuran los ámbitos de
administración, control, registro, pudiendo señalar los siguientes:
Activos Fijos
Los activos fijos son bienes muebles o inmuebles que la entidad ha adquirido para
utilizarlos en el desarrollo habitual de sus actividades, los cuales no están destinados
a la venta en el curso normal de la vida de la entidad.
Reconocimiento y valoración inicial
Los activos fijos se los reconoce por las siguientes características:
Tienen vida útil mayor de un año;
Se emplean para la operación de la entidad
No se adquieren para ser vendidos
Tienen un costo superior al 50% del salario básico vigente.
Costo de los activos fijos
Los bienes que forman parte de los activos fijos se los registra a precio de factura
menos los descuentos, mas todos los gastos involucrados para poner el bien en el
lugar y estado necesario para el uso, como por ejemplo: fletes, seguro de transporte
impuestos, aranceles, costos de instalación entre otros.
El valor del activo fijo construido incluye el costo de materiales, suministros, mano de
obra y servicios utilizados en la construcción e instalación; y los costos de examen de
derecho de propiedad y de registro.
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Los costos de los terrenos incluyen el precio original pactado de compra venta,
obligaciones asumidas o pagos efectuados para desgravar los terrenos hipotecados,
impuestos, intereses y otros gastos acumulados en el momento de la compra.
Las mejoras en los terrenos ( como por ejemplo las aceras, pavimento y vallado) que
pueden originarse a partir de transacciones efectuadas por un municipio, o los gastos
efectuados por el comprador deben capitalizarse en el valor del terreno.
En los costos de edificios se incluyen el precio pactado de compra venta y aquellos
originados por remodelaciones o reparaciones y las obligaciones adquiridas en
concepto de impuestos e intereses.
Cuando se construye un edificio deben capitalizarse aquellos costos asociados con la
construcción del mismo en donde se incluyen los honorarios de arquitectos e
ingenieros, permiso de edificación, costos de excavación y de materiales; mano de
obra y otros asociados con la construcción.
Otros bienes menores, manuales o portátiles que pueden durar varios años pero con
frecuencia se desgastan o se pierden, debido a la elevada probabilidad de pérdida y al
bajo costo individual se los puede contabilizar de diferente forma al resto de activos o
se los carga a una cuenta de gasto.
Categorías principales de activos fijos
Existen tres grandes categorías de activos fijos:
¨Terrenos
Edificios
Maquinarias, muebles, equipos y herramientas.
De los tres grupos de bienes citados anteriormente se desprende una clasificación
adicional de acuerdo con las características que los diferencias, esta es: Bienes
Muebles que son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro,
manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se encuentran ubicados, como
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los escritorios, estantes, mesas, vitrinas, máquinas, equipos, etc. Y los bienes
inmuebles que son todos aquellos bienes raíces, por tener de común las circunstancia
de estar íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o
jurídicamente al terreno como por ejemplo los edificios.
Depreciación
La depreciación es la disminución de valor de un bien; y consiste en la distribución del
costo de los activos depreciables a lo largo de su vida útil. Es por lo tanto un proceso
de distribución y no de valoración.
Las causas principales de la depreciación en los activos fijos son el deterioro y la
obsolescencia.
Deterioro físico
Se origina por el uso o el trabajo que realiza el bien, dependiendo de ciertos factores
para mantener el bien en buenas condiciones.
Vida útil
La vida útil de un activo fijo está basado en su período de utilidad esperado. Al
determinas la vida útil del activo se deberá utilizar tanto el período de utilidad como la
vida física del activo. El período más corto de los dos deberá utilizarse para calcular
la depreciación.
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Métodos de depreciación
En el reglamento para la aplicación de la Ley Orgánica del Régimen Tributario Interno,
Capítulo IV, artículo 25, numeral 6, se establece lo siguiente:
a) La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de los
bienes, a la duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este gasto sea
deducible, no podrá superar los siguientes porcentajes:
(I) Inmuebles ( excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares 5%
anual.
(II) Instalaciones, máquinas, equipos y muebles 10% anual
(III) Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual;
(IV) Equipos de cómputo y software 33% anual.
Los métodos de depreciación más conocidos y aceptados por la técnica contable son
:
Método de línea recta, en este método el activo se deprecia por igual a lo largo de la
vida útil. Consiste en restar al costo el valor de rescate o residual y dividirlo para el
número de años de la vida útil.
Método de unidades producidas, este método se basa en el total de unidades que se
producirán, en número de horas que trabaje el activo o el número de kilómetros que
se recorren. Para calcularlo se resta al costo el valor residual o de rescate y se divide
para las unidades estimadas, horas o kilómetros.
Método de saldos decrecientes, consiste en duplicar la tasa normal de depreciación
y aplicar esta tasa doblada cada año al valor en libros del activo.
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Este método origina una depreciación acelerada; los cargos por depreciación son
acelerados en los primeros años de vida útil del activo y disminuye notablemente en
los últimos años.
Método de suma de los años dígitos, se calcula multiplicando el costo del activo
una vez reatado el valor de rescate o residual por una fracción. El denominador de
esta fracción está formado por la suma de los números que representan los años que
van desde el uno hasta la vida del activo; el numerador de la fracción es la vida
restante del activo. También es un método acelerado en los primeros años y
disminuye notablemente en los últimos años.
Base de depreciación, la base de depreciación en condiciones normales debe estar
basada en el costo menos el valor de rescate esperado o residual. Los términos
rescate o residual se refieren a los beneficios que se esperan de la venta de los
activos dados de baja.
Normas relacionadas con los activos fijos, conforme las NIC 16 propiedades,
planta y equipo, el activo fijo se reconocerá como un activo cuando cumple el criterio
de reconocimiento, es decir:
Que sea probable que la entidad vaya a obtener beneficios económicos
futuros asociados al mismo
De que su costo o valor pueda determinarse confiabilidad
El activo fijo se valorará inicialmente por su costo, que comprenderá el valor
razonable de la contraprestación entregada para adquirir el activo y cualquier
costo directamente atribuible con la ubicación del activo en el lugar y en las
condiciones necesarias para que pueda funcionar de la forma prevista por la
administración.
La valoración posterior del activo fijo se contabilizará por su costo menos la
depreciación acumulada y la perdida por deterioro acumulada ; o por su valor
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Revalorizado menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las
pérdidas por deterioro.
El valor depreciable de un activo se distribuirá en forma sistemática a lo largo
de su vida útil.
Un activo fijo puede constar de partes o componentes cuyas vidas útiles sean
diferentes. La amortización deberá calcularse de manera independiente para
cada parte en función de su vida útil.
Constatación Física de los activos fijos
La toma física es un procedimiento que consiste en verificar físicamente los
bienes, a una fecha determinada con el fin de asegurar su existencia real, su
ubicación. Esta diligencia permite constatar los resultados obtenidos con los
registros contables a fin establecer su conformidad y se si requiere , investigar
las diferencias que pueda existir y proceder a realizar los ajustes necesarios
según sea el caso.
Mantenimiento y mejora de los activos fijos
Los desembolsos efectuados con el fin de mantener o mejorar un activo fijo
posterior a la fecha de adquisición y puesta en uso deben diferenciarse
razonablemente al momento de contabilizarlos. Normalmente el mantenimiento y
las mejoras cuyo costo no es representativo se conoce como gasto y aquellas
mejoras que favorecen o prolongan la vida útil del bien se cargan al costo del
activo correspondiente.
El mantenimiento es una actividad que tiene la finalidad de prevenir el desgaste o
riesgos de que se produzcan desperfectos en los bienes para garantizar el
funcionamiento normal o restaurar los beneficios económicos que se esperan del
rendimiento original estimado para un determinado bien.
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Adicionalmente es necesario considerar que el mantenimiento de los bienes
se puede levar a cabo dentro de la misma entidad o fuera de ella cuando no
se disponga de los recursos necesarios para realizarlo.
En el caso de requerir la contratación externa para ejecutar los planes de
mantenimiento o reparación, deberán cumplirse con los procedimientos que se
hayan determinado para la salida temporal de los bienes al exterior de la entidad.
Las mejoras tienen la finalidad de restaurar o prolongar las condiciones de un
activo fijo, por encima de la estimación normal del rendimiento hecha
originalmente para el mismo.
Ingreso de los activos fijos.
Continuamos y ahora nos referimos a los conceptos de los recursos materiales
necesarios en la entidad.
En forma general se pueden presentar ingresos pro:
Adquisiciones,
Préstamos,
Alquiler.
En la entidad deberá reglamentarse cada una de estas y otras actividades
relacionadas con los recursos materiales, donde conste el responsable de la
recepción y la descripción de los documentos necesarios para respaldar tales
operaciones, como por ejemplo, actas de entrega recepción.
El responsable de la recepción de los bienes que recibe en la entidad, debe
tener también la responsabilidad de velar por su mantenimiento y conservación
de tal manera que le corresponderá ejecutar algunas acciones como:
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En forma periódica, o por lo menos una vez al año, deberá realizar una toma
física a fin de actualizar el inventario y tener información correcta sobre la
ubicación y estado de conservación de los bienes.
Como producto de esta actividad se desprenderá un informe en el que se
hace conocer las novedades encontradas y los posibles planes de recuperación
y mantenimiento según los requerimientos internos que deberán ser aprobados
por la máxima autoridad de la entidad para ser ejecutados.
Salida de activos fijos.
El informe de la toma física puede contar con algunos bienes de la entidad
que han dejado de ser útiles para el desarrollo de las actividades , en este caso
puede
Decidir la salida de tales bienes previa inspección técnica de los mismos.
Estas salidas pueden realizarse por medio de:
La venta,
Cambio,
Baja,
Donación
Temporalmente para ser rapadas o mantenidos
En cualquiera de estos casos deberán cumplirse con las formalidades
establecidas, de tal manera que no se perjudique en ningún grado a la entidad.
Cabe indicar que se justifica la venta, cambio o donación cuando los bienes aún
puedan ser utilizados por otras instituciones o personas.
Cuando los bienes no están en condiciones de ser utilizados, se los debe dar
de baja.
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Cualquiera de las diligencias anteriores deben quedar documentadas con el fin
de identificar a los responsables, los procedimientos aplicados y los valores
con los cuales se ejecutó la salida.
Finalmente es necesario indicar que en cualquiera de las formas que se haya
efectuado la salida es necesario registrar la eliminación del activo fijo o parte
de un activo fijo del patrimonio de la entidad.
2.2 Gestión de activos fijos.
La gestión de los activos fijos comprende una serie de actividades destinadas
a resguardar los bienes de larga duración y constituye uno de los temas muy
importantes dentro de la administración de una entidad, que a veces se olvida
porque la atención se centra en el dinero, en las utilidades , etc. Sin
embargo es necesario reflexionar, por ejemplo, que si no hay buenas
instalaciones y equipamiento, el servicio y la atención al cliente interno y externo
se verían disminuidos.
2.2.1 Elementos generales de la administración de los activos fijos
Es necesarios referirse a los lineamientos básicos necesarios para lograr una
buena administración de los recursos como: infraestructura física, muebles,
equipos, maquinarias, terrenos, sean propios o ajenos y que estén en un
determinado momento bajo la responsabilidad de la entidad, en calidad de
préstamo, alquiler o cualquier otra figura.
En la siguiente tabla se determinan los elementos que se consideran
fundamentales dentro del manejo de los activos fijos. Estos elementos
consideran tanto en el recurso humano que tiene responsabilidades asignadas
ya sea como custodio o responsable por el buen uso o conservación de los
bienes; así como los relacionados a los procedimientos que permiten
mantener información sobre tales responsabilidades:
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TABLA # 1
ELEMENTOS NECESARIOS EN EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS
De los sujetos
Lo que se establezca como norma dentro de la entidad para
salvaguardar los recursos materiales debe ser de aplicación
obligatoria para todos los servidores, autoridades, empleados y
trabajadores, sin importar su jerarquía.
Procedimientos
Le corresponde a la máxima autoridad de la entidad dirigir la
correcta conservación y cuidado de todos los bienes disponibles,
por lo tanto dispondrá el diseño, implementación y uso de
manuales de procedimientos que garanticen el buen uso de los
bienes de larga duración.
Responsabilidad
de cada servidor
La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes es
responsabilidad directa del servidor que los haya recibido para el
desempeño de sus labores. Por lo tanto, el daño, la pérdida, o
destrucción por negligencia o mal uso es responsabilidad de cada
servidor.
Registros
Se deben mantener registros individualizados por cada bien para
llevar el control de la vida útil de los bienes, su costo original,
fecha de entrada a la entidad, ubicación, responsable,
reparaciones importantes, etc.
uso
Los bienes serán empleados exclusivamente para los fines propios
de la entidad y no para actividades particulares de quien las usa.
Fuente: Reglamento de bienes del Sector Público de la Contraloría General del Estado Elaboración: Patricio Estévez
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CAPÍTULO III
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓ DE ACTIVOS FIJOS DEL ISSPOL
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3. MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÒN DE ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO DE
SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL
3.1 Propósito
Definir normas y procedimientos para las operaciones relacionadas con los
activos fijos del Instituto de Seguridad Social de la Policía Nacional.
3.2 Objetivos
Conocer y comprender al ámbito de la administración de los activos
fijos dentro de la entidad.
Aplicar normas, procedimientos políticas para lograr una eficiente gestión
de los bienes de larga duración disponibles en la entidad.
3.3 Alcance.
El presente documento es aplicable a todos los departamentos o unidades asi
como de aplicación obligatoria por parte de todos los funcionarios, trabajadores
y empleados del ISSPOL.
El documento comprende políticas y procedimientos de adquisición, asignación,
depreciación, bajas y control de activos fijos.
3.4 Procedimiento para ingreso de activos fijos
3.4.1 Adquisiciones
Los procedimientos generales para los ingresos de los bienes
comienzan desde la decisión efectiva de realizar cualquier adquisición de
bienes, es decir desde el momento mismo en que la Institución en
base al Plan Anual de Contrataciones, PAC, hace efectivo el proyecto
de adquisición de bienes de larga duración, observando las
disposiciones legales, específicamente lo determinado en la Ley Orgánica del
Sistema
35
Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, como a continuación se
detalla:
El Señor Director Administrativo del ISSPOL, receptará de cada uno de sus
Departamentos, el requerimiento de bienes de Larga duración, para
ubicarlo en el Plan Anual de Contrataciones, que será aprobado por el
Señor Director General del ISSPOL.
El señor Director General será quien apruebe el PAC interno y dispondrá
su publicación en la página Web de la Institución, máximo hasta el 15 de
enero del año subsiguiente, como lo dispone el Art. 22 de la Ley y del
Reglamento.
Una vez aprobado el PAC, el Sr. Director Administrativo solicitará al Sr.
Director General el inicio del proceso de adquisición, específicamente de
los bienes de larga duración, adjuntando un precio referencial, y la
disponibilidad presupuestaria.
El señor Director General DEL ISSPOL, como representante de Legal e la
Institución, y Administrador de la Clave entregada por el INCOP al ISSPOL,
dispondrá a la persona indicada, ( puede ser su representante) o el
encargado de manejar el portal de Compras Públicas, para que se inicie el
proceso, elaborando los pliegos correspondientes, y de ser necesario la
conformación de las subcomisiones que amerite el caso para la elaboración
técnica de los pliegos.
El encargado del portal deberá subir al portal de compras públicas
el proceso de adquisiciones, y se lo desarrollará de acuerdo a lo
determinado en la Ley y Reglamento, según el monto del
presupuesto referencial de cada proceso, y observado las fechas
determinadas en los pliegos, se procederá a realizar la adjudicación.
Una vez adjudicado el proceso de adquisición de los bienes de
larga duración, el Sr. Director General firmará conjuntamente con el
representante legal de la empresa adjudicada el contrato
correspondiente, y autorizará el Pago por dicha adjudicación, de acuerdo a
las estipulaciones contractuales.
36
Luego de terminado el plazo para la entrega de los bienes por parte
de la empresa adjudicada, el Director General, designará a una
comisión para realizar la entrega recepción de los bienes , la misma
que estará conformada por: el Director Administrativo, el Director
Financiero o su delegado, el Asesor Jurídico, un técnico afín a la
materia de la adquisición y el representante legal de la empresa
adjudicada.
El Director Económico Financiero recibe la orden de compra y demás
documentos, sumilla a contabilidad para que se efectúe el control
previo al compromiso, a su vez el Jefe de Contabilidad, dispone al
contador, que a base de la orden de compra y la documentación de
sustento para el pago, verifique la disponibilidad presupuestaria,
realice el control previo y de estar conforme y legalmente
estructurado proceda a realizar el Comprobante de Egreso
correspondiente para posteriormente pasar a Tesorería para la
ejecución del pago.
El Contador General encargado del control y registro de los activos
fijos, efectuará el control previo, contabilización y codificación
respectiva, para luego realizar la transferencia automática
interbancaria y presentará al Director Económico Financiero para que
legalice con su firma y proceda a ordenar el pago.
El Señor Director Económico Financiero, enviará una copia de la
documentación al Director Administrativo quien a su vez ordenará al
encargado de la bodega general.
Los miembros de la comisión de entrega recepción legalizarán las
actas con su firma y rubrica y entregarán las mismas mediante un
informe al Director General para el trámite legal de pago.
37
Una vez realizada la entrega recepción y elevada a conocimiento
del Director General, con su aprobación y mediante memorando
dispondrá el pago correspondiente y el ingreso a los activos de la
institución.
El encargado de la bodega una vez recibida la orden por parte del
Director Administrativo, procede a realizar la recepción de los
bienes, ingresando mediante el comprobante de ingreso a Bodega,
verificando las especificaciones técnicas, marca, modelo, etc. Que
se encuentren de acuerdo con lo establecido en el contrato o la
factura proforma correspondiente.
En caso de que existan activos fijos que por sus especificaciones
técnicas deban ser instalados en forma directa en las dependencias
donde prestarán sus servicios, es obligación del Sr. encargado de la
Bodega, o de la Comisión de Entrega Recepción, verificar si los
bienes cumplen o no con las especificaciones técnicas determinadas en
el contrato.
Una vez instalados o ubicados los bienes en el lugar donde
prestarán el servicio se elaborará el documento “ entrega recepción
de activos fijos” firmado conjuntamente con el custodio responsable
del bien.
El encargado del registro de los activos fijos, una vez realizado el
ingreso a bodega y la entrega al funcionario solicitante, realizará
conjuntamente con el encargado del control de los activos fijos, la
contabilización y codificación de los bienes comprados, para
finalmente, ingresarlos definitivamente al patrimonio del ISSPOL.
Utilizando el formulario “Reporte de ingresos de activos fijos al
patrimonio institucional”
38
No. …………
INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS
INGRESO A BODEGA
LUGAR Y FECHA ……………………………
FACTURA No. ……………………………
MEMO DA. No. ……………………………
REFERENCIA DESCRIPCION DEL BIEN UNIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL
VISTO BUENO
RECIBI CONFORME ENTREGUE
CONFORME
DPTO. DE ADQUISICIONES BODEGUERO
PROVEEDOR
OBSERVACIONES : ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
39
40
3.4.2 ingreso de activos fijos por donaciones
Se puede presentar el caso que otras instituciones policiales u otras entidades
públicas o privadas quieran donar bienes al ISSPOL, para lo cual observarán
los siguientes procedimientos:
El Director General conocerá el documentos enviado por la entidad
donante y si es conveniente para el Instituto aceptará la propuesta,
caso contrario lo rechazará y el proceso termina.
Si la propuesta de donación es aceptada, notificará al Director
administrativo y asesor jurídico para que tomen contacto con la entidad
donante y elaboren los documentos correspondientes,
Una vez documentada la donación, se procederá a la entrega
recepción en la que participarán, además de las autoridades señaladas
en el punto anterior, el responsable de los activos fijos y el encargado
de bodega, los mismos que suscribirán el acta de entrega recepción.
Realizada la diligencia anterior el encargado de bodega realizará el
ingreso a bodega mediante el documentos respectivo “ ingreso a
bodega”.
Una vez realizado el ingreso a bodega, el Director Administrativo
ordenará el envío de la documentación al Departamento Financiero y
al Departamento del activos Fijos para el registro correspondiente.
41
INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS AL PATRIMONIO INSTITUCIONAL
Origen del bien:
Compra:
Fabricación:
Donación:
Reposición:
Referencia de documentos habilitantes:
DESCRIPCION DEL BIEN:
UNIDAD A LA QUE SE ASIGNA EL BIEN :
CUSTODIO DEL BIEN:
CODIGO DEL ACTIVO FIJO:
CONTABILIDAD
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Observaciones:
42
3.5 Procedimientos para egresos de activos fijos
3.5.1 Enajenación de los activos fijos mediante la baja,
Cuando el funcionario o empleado responsable de los bienes determinare que los
bienes a su cargo se han vuelto inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse,
comunicara por escrito al director administrativo, quien notificara inmediatamente al
director económico financiero, para que personalmente o por delegación realice la
inspección correspondiente.
Si en el informe de inspección se determine que los bienes todavía son necesarios y
pueden utilizarse en el Instituto, que concluirá el trámite y se archivara el expediente,
en caso contrario se procederá el expediente, en caso contrario se procederá de
acuerdo a los procedimientos siguientes:
El director administrativo recibe el informe del custodio principal del bien con el
visto bueno del jefe de la unidad, indicando que el bien en mención se ha
vuelto inservible.
El director administrativo, notificara al director económico financiero para que
realice la inspección de los bienes indicado en forma personal o por
delegación.
Una vez realizada la inspección el director administrativo enviara informe al
director general quien autoriza la baja.
En la relación de la baja participaran el encargado de los activos fijo por la
dirección administrativa, el director económico financiero y el encarga do de
bodega, quienes dejaran una acta legalizada, la misma que deberá enviarse a
contabilidad y a la dirección administrativa para el registro de baja de los
bienes.
43
Fuente: Reglamento orgánico del ISSPOL
Elaborado por: Patricio Estévez
44
3.5.2 Enajenación de los activos fijos mediante remate
En base al informe de inspección y si se determina que los bienes son susceptibles de
venta, el Director Económico Financiero pondrá en conocimiento del director general
sugiriendo la baja mediante remate de los bienes.
Para que la máxima autoridad resuelva la enajenación de bienes mediante “Remate de
Martillo” deberá contar con el expediente de los documentos relativos a la aplicación
de los procedimientos generales previos a la enajenación descritos inicialmente y
luego considerar los procedimientos básicos para que el efecto dispone el Reglamento
General de Bienes del Sector Publico, este es:
Se solicite la conformación de la junta de Remates y enviar el expediente para
que sean analizados, y conjuntamente con los peritos seleccionados procedan
a realizar las evaluaciones que en el caso amerite para proceder al remate.
Los peritos nombrados realizaran la inspección de los bienes conforme señala
el Reglamento General de Bienes del Sector Público y presentan el informe
para conocimiento de la Junta de Remates.
La junte de Remates se reunirá, en el día y la hora preestablecida, avocan
conocimiento del expediente y señala su precio, lugar, hora, día y hora del
remate, la cual será ocho días después del último aviso.
Por medio de la secretaria de la Junta de Remate, se procederá a realizar la
publicación de uno de los diarios de mayor circulación de la ciudad, o en
carteles conformes señala el Reglamento General de Bienes des Sector
Publico.
45
El día y hora establecida se reúne, conjuntamente con el martillador designado
para el remate.
El martillador recepta y pregona posturas, declara el cierre de remate y la
adjudicación de los bienes rematados al mejor postor, conforme establece el
Reglamento General de Bienes del Sector Público Y emite informe.
La Junta de Remates recibe el informe del Martillador y analiza: Si hubo
señalaciòn en la primera aceptación, el trámite continua en el numeral 15, para
segunda llamada. Si se adjudico en el primer o en el segundo señalamiento,
tramite continua en el numeral 10.
Si no se adjudico a la segunda llamada, se aplica el procedimiento para venta directa
en privado.
El tesorero recibe la disposición de la Junta de Remates y procede recaudar el dinero,
elabora comprobante de depósito original a contabilidad, copia al adjudicatario, copia a
la Junta de Remates y copia retiene para su archivo.
Si el adjudicado no cancela el valor total del remate dentro de las 24 horas hábiles
siguientes al remate, notifica al secretario de la Junta ; tramite continua en el numeral
17 QUIEBRA DEL REMATE.
Recibe peticiones de los oferentes no favorecidos en la adjudicación, para el reintegro
de los valores resignados inicialmente y procede a la devolución, conforme a las
normas establecidas para los egresos.
Elabora acta de remate, conforme establece el Reglamento General de Bienes
del Sector Publico y legaliza con las firmas del Martillador, miembros de la
junta de adjudicatario, y la distribuye así: El original se archiva en la Junta,
primera copia de adjudicatario, segunda copia a la unidad de Activos Fijos
46
para la entrega de los bienes y tercera copia a contabilidad para registro
contable.
Recibe copia de acta de remate, procede a la entregar los bienes al
adjudicatario, legaliza el acta de entrega recepción, conjuntamente con los
delegados designados para la diligencia y el adjudicatario el original envía a la
Junta, copia a contabilidad para que se realice el comprobante de egresos del
valor de los bienes, copia al adjudicatario y copia retiene para el registro
interno de archivos.
47
Fuente: Reglamento Orgánico del ISPOL Elaborado: Patricio Estévez
48
3.5.3 Enajenación de los activos fijos mediante venta directa
Previa resolución del H. Consejo Superior del ISSPOL, para la enajenación mediante
la “venta directa en privado”, deberá cumplirse los “procedimientos generales previos a
la enajenación” y que haya ocurrido uno de los supuestos siguientes:
A) Que se hubiese llamado por dos veces a remate y no existieren postores o las
posturas presentadas no fueren admisibles.
b) Que las posturas presentadas no fueran admitidas, y,
c) Que los bienes fuesen de tan poco valor y por tanto el producto del remate no satisfaga
los gastos del mismo;
Los procedimientos básicos para le venta directa son los siguientes:
El Director Económico Financiero del ISSPOL. Emitirá u informe al Director
General dando a conocer que se a cumplido con lo establecido con los literales a) y
b) anteriores y solicitara que por su intermedio se alcance del H. Consejo Superior la
Autorización correspondiente para realizar la venta directa de los activos fijo.
El H. Consejo Superior conocerá al pedido realizado por el Director General y
conforme a los dispuestos en Reglamentó General Sustitutivo para el Manejo y
Administración de Bienes del Sector Público, autorizara la venta directa previa la
emisión de una resolución, nombrado además para el efecto, la comisión que se
encargara de realizar la venta.
De entre los miembros de la comisión designada para la venta directa, se nombrara un
presidente, quien en la reunión de la misma dispondrá sus nombre a los peritos y
evaluadores, que en caso amerite, quienes elaboran un informe en el cual indica
49
el precio de venta de los bienes, tomando en consideración las siguientes
condiciones:
a) Sera fijados al 100% del avalúo en caso de no haberse realizado un
remate previo;
b) Al 50% del avalúo luego de dos señalamientos al remate.
El secretario de la comisión realizara la publicación o la elaboración de los
carteles dando a conocer la venta directa de los bienes, hora, fecha, lugar de
apertura de los sobres con las propuestas, los mismos que será recibidos hasta la
fecha y horas señaladas en las publicaciones.
De existir ofertas, los miembros de la comisión se reunirán en la fecha y hora
señaladas, procederán a la apertura de los sobres en presencia de los interesados, la
comisión calificara las propuestas, adjudicara los bienes, siguiendo el orden de
preferencia establecidos el Art. 47 del Reglamento General sustitutivo para el
manejo y administración de bienes y sectores públicos, se procederá a realizar la
recaudación producto de la venta en la Tesorería del ISSPOL.
El secretario de la comisión elaborara el Acta de la Venta Directa, en original y
tres copias distribuidas para el H. Consejo Superior de las copias para el Departamento de
control de Activos Fijos y para el de Contabilidad para el registro correspondiente.
3.6 Procedimientos especiales
3.6.1 Entrega recepción al custodio principal
Una vez realizada la adquisición del activo fijo e ingresado a bodega, el encargado del control
de los activos fijos, conjuntamente con el jefe o encargado, previo la autorización del director
administrativo, procederá a entregar el bien en custodia al funcionario de la
dependencia donde se genero el pedido.
50
Como dispone la normativa legal desde la firma de la entrega recepción el custodio principal
será el único responsable del cuidado y mantenimiento del activo fijo encargado en el área de
sus labores diarias en el Instituto, por ningún concepto deberá utilizar para otros fines los
que no sean los ya descrito, tampoco deberá sacar el bien de las instalaciones del
Instituto.
El documento que respalda esta diligencia se llama ”Entrega recepción de activo fijo”.
El director general del instituto como máxima autoridad administrativa, será el
responsable de determinar el procedimiento necesario para que la persona encargada de los
activos fijos de la dirección administrativa, realice la respectiva “Entrega recepción de los
activos fijos “a cada servidor del Instituto, firmando el documento por triplicado.
El funcionario custodio de los bienes responderá ´por el uso adecuados los mismos de
acuerdo de los mismos de acuerdo a la normativa legal vigente.
3.6.2 Traspaso de activos fijos a otra dependencia del Instituto
Los traspasos internos son cambios autorizados, realizados en una unidad
administrativa a otra, estos movimientos internos pueden ser temporales no podrán ser
mayores a 30 días, mientras que los definitivos serán con cambio de asignación, registrando
en el correspondiente formulario “traspaso interno de los activos fijos”, el mismo que será
realizado por el encargado del control de Activos y del encargado del ingreso Contable
de los activos fijos.
Para el movimiento de los activos fijos por traspaso de otra dependencia del instituto,
se deberá realizar de mediante el siguiente procedimiento:
Cuando existan bienes que no estecen siendo utilizados y sean necesarios en
otras dependencias del Instituto, el encargado de los activos fijos habrá
conocer mediante un informe sustentado, acerca del particular, al Director
Administrativo del ISSPOL, o también en el caso de presente el requerimiento
51
del traslado de los activos fijos de una unidad administrativa a otra del
Instituto, en forma temporal o definitiva, a pedido de cualquier jefe
Departamental o funcionario que se encuentre realizando el bien se los
realizará solicitando la respectiva autorización por escrito al Director
Administrativo, quien de la misma manera, mediante un memorando al
encargado de los activos fijos, dispondrá que se realice la entrega recepción
de los bienes.
El director administrativo, una vez conocida el informe del encargados de
activo fijos, calificara si es procedentes o no y solicitara al Director General la
autorización para proceder con el cambio administrativo de los bienes.
El Director General que se realicen todas las diligencias con el custodio actual
que va a recibir los bienes, con el fin de que cambie la responsabilidad de los
mismos de acuerdo a lo determinado en las leyes y reglamentos respectivos,
específicamente lo determinado en la norma de control interno 305-07.
En caso de traslado temporal, se lo realizara igualmente con la autorización
escrita por parte del director administrativo a manera de préstamo, por un tiempo
máximo de 60 días, tiempo en el cual no haberse solicitado, el encargado de los
activos fijos procederán a realizar el traspaso definitivo.
El traspaso se deberá dejar suscrito en el formulario de “TRASPASO
INTERNO DE ACTIVOS FIJOS”.
Cuando se produzca un cambio de empleado, por consiguiente los bienes
cambien de custodia y responsabilidad, el personal encargado del control y
contabilización de los activos fijos, procederá a realizar una constatación física
de los bienes asignados al empleado saliente quien participara en la entrega
recepción de los bienes al nuevo empleado que será el custodio en adelante.
52
Nro…
INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL
ENTREGA RECEPCION DE BIENES
DETALLES DEL BIEN:
MARCA: SERIE:
TIPO: CODIGO:
COLOR:
ESPECIFICACIONES TECNICAS:
MEDIDAS:
TIPO DE MATERIAL:
OTROS:
EN LA CIUDAD DE………………. A LOS………. DIAS DEEL MES
DE…………… SE REALIZA LA ENTREGA RECEPCION DEL BIEN ANTES
DESCRIO ENTRE EL CUSTODIO PRINCIPAL Y EL ENCARGADO DE BODEGA.
CUSTODIO PRINCIPAL ENCARGADO
DE BODEGA
ENCARGADOS DEL ACTIVO FIJO
53
Fuente: Reglamento Orgánico del ISPOL
Elaborado por: Patricio Estévez
54
3.6.3 Mantenimiento de los vehículos
Los vehículos del ISSPOL, serán de exclusiva utilización para el cumplimiento de las
labores oficiales de la entidad, siendo los conductores quienes firmen como
responsables y custodios de los mismos, ellos deberán observar las siguientes
disposiciones para el mantenimiento de los vehículos:
Deberán requerir la orden de movilización de vehículos, por parte de la
Dirección General o la Dirección Administrativa.
Deberán llevar el historial del vehículo para los mantenimientos y kilometrajes
que no determinen a las normas técnicas de los vehículos.
Para el mantenimiento deberán solicitar con un tiempo prudencial,
El mantenimiento lo realizara en la casa donde se haya realizado el convenio
correspondiente,
El conductor encargado del vehículo prepara el informe correspondiente para
el sustento del pago por este servicio.
3.6.4 Registro contable e ingresos al patrimonio de la institución.
Una vez realizado el proceso de adquisición de los activos fijos, mediante el portal de
Compras Públicas, a la empresa seleccionada, a la documentación original completa
que respalda dicha adquisición queda para ser registrada y archivada en el
Departamento de Activos Fijos para el registro y control correspondiente, para lo cual
es necesario seguir el siguiente proceso.
55
Previamente a la autorización del pago de la compra, la unidad de contabilidad
ya realiza el control previo a la adquisición, con lo cual ya conoce previamente
a la operación de compras.
Una vez que la comisión entrega recepción designada por el Director General
a recibido los bienes de entera satisfacción termina el proceso de adquisición
y la documentación completa pasa al Departamento Financiero y
Departamento de Activos Fijos para el registro contable y de control.
El registro contable se lo realizara como lo determina la Norma de Control
Interno 305-04, Sistema de registro, a su costo, en caso de compra a su valor
estimado en el mercado, cuando se haya recibido en donación.
Los costos por comisiones, Intereses, gastos extras, que se realicen por la
adquisición de bienes, se los contabilizara con cargo a estos.
Una vez ingresado los registros contables de la institución pasan a ser su
patrimonio y se mantendrán y un control individualizado de los mismos,
entregando a demás con la responsabilidades del caso a los custodios.
En caso de adicciones y mejoras realizadas a los activos fijos, se realizadas a
los activos fijos, se registraran como un aumento en valor en libros del activo.
Este procedimiento no se llevará a cabo de los casos en que se tenga que
cancelar valores normales por mantenimiento de los bienes.
3.6.5 Calculo de depreciaciones
La depreciación es la pérdida del valor de los bienes por el transcurso del tiempo de la
vida útil estimada, para lo cual se deberá tener en cuenta lo siguiente:
56
Para el cálculo se deberá aplicar el método de la línea recta, el mismo que
deberá ser revelado con los estados financieros.
La depreciación se acumulara en la cuenta de valoración correspondiente,
(Depreciación acumulada), restando al archivo hasta que su valor quede en
cero o su valor residual fijado para el bien y se mantendrá hasta que el bien
haya sido retirado.
3.7 Administración de activos fijos en la identidad
3.7.1 Niveles de responsabilidad
Como lo especifica claramente la normativa legal, (Reglamento General de Bienes del
Sector Público, NCI. 110-13) la responsabilidad directa por el uso y mantenimiento de
los bienes, corresponde o todos los servidores de las identidades del sector público y a
aquellos que por efecto de convenios institucionales se encuentran laborando en la
institución y les hayan sido entregados los bienes para el cumplimiento de sus
funciones.
El titular de cada unidad administrativa será quien disponga a cada uno de los
funcionarios de esa unidad las políticas para el buen uso y conservación de los bienes.
El funcionarios del instituto a quien fuera entregado en custodia los bienes será el
responsable directo del uso adecuado y de la conservación de los mismos, hasta
cuando cumplas las funciones en la entidad y se realice la correspondiente entrega
recepción, con el nuevo custodio de los bienes.
3.7.2 Responsabilidad en la administración
La responsabilidad inicial acerca del control y administración de los bienes le
corresponden a la máxima autoridad, quien está en la obligación de velar por la
correcta adquisición, conservación y mantenimiento de los bienes institucionales,
57
comparten la responsabilidad los jefes departamentales, directores, y en forma
sucesiva los demás miembros de la institución según su grado de jerarquía.
3.7.3 Responsabilidad en el registro
El registro y control contable de los bienes, específicamente de los activos fijos se lo
realizara en la Dirección Económica Financiera, Departamento de Contabilidad,
recayendo la responsabilidad específica de esta labor en el auxiliar de contabilidad
designado para el efecto.
En cada departamento deberán mantenerse los registros correspondientes acerca de
la determinación de la responsabilidad de la custodia de las bienes. Los registros de
responsabilidad personal de los bienes los mantendrá el Departamento de Servicios
Generales, específicamente el encargado de activos fijos.
3.7.4 Reposición de bienes
En caso de presentarse la pérdida de activos fijos, el custodio deberá dar a conocer a
la dirección administrativa, mediante un parte informativo, quien a su vez, dará a
conocer la Dirección General, para los procesos legales correspondientes.
Los bienes desaparecidos o dañados sin justificación, serán sujetos de reposición;
esta será en bienes de iguales o similares características al bien perdido o dañado, o
en valores a precios actuales de mercado.
3.7.5 Adiciones y mejoras
Cualquier desembolso o transferencias realizadas a terceros, que tengan por objeto
aumentar la capacidad operativa del activo fijo o alargar su vida útil, deberá registrarse
como un aumento al valor en libros del activo fijo.
58
3.7.6 Información computarizada de los activos fijos
El departamento de activos fijos, mediante el uso de sistemas informático del ISSPOL,
será el encargado de integrar en el mismo los inventarios, con el fin de mantenerlos
actualizados, registrados y efectuara el control acerca de los custodios de los bienes.
3.7.7 Reposición de activos fijos en caso de pérdidas, desaparición o robo.
Los bienes desaparecidos por hurto, robo, abigeato o por cualquier hecho análogo,
solo podrán ser dados de baja cuando llegare a comprobarse al menos la infracción a
través del proceso penal o de otras diligencias que arrojen igual o similar fuerza
probatoria, siempre que no fuera imputable la desaparición por acción u omisión al
servidor inmediatamente encargado de la custodia de los bienes o del control de ellos.
Si la baja fuere pérdida o destrucción injustificada de los bienes, sin perjuicio de otras
responsabilidades a que pudiese haber lugar por el tal hecho, el servidor responsable
deberá reponer el bien con otro de igual naturaleza y características o pagar a su valor
de mercado. De no hacerlo se le descontara su valor de las remuneraciones o de
cualquier otro valor que tuviere a su favor en la entidad pública. Cuando se presentara
lo antes indicado, sin perjuicio de las acciones legales que corresponda, se deberá
notificar la particular a la Dirección General para que por su intermedio se informe al
Honorable Consejo Superior, adjuntado el informe jurídico correspondiente.
3.7.8.1 Constatación física de los activos fijos
Al realizar la constatación física de los activos fijos, se persiguen los siguientes
objetos:
59
a) Mantener actualizados en forma de permanente los inventarios de activos fijos
de la institución.
b) Confirmar la ubicación existencial real de los bienes y de la nomina de los
responsables de su tenencia.
c) Conciliar los saldos físicos con los contables, tomando en consideración los
registros tanto del encargado de control de activos fijos como el encargado de
la contabilización de los mismos cuadrando con los mayores y auxiliares
contables.
d) Realizar los trámites legales y reglamentarios pertinentes y aplicar las acciones
correctivas necesarias tan pronto se establezcan faltantes de la existencia de
bienes obsoletos o inservibles.
3.7.8.1 alcance y periodicidad
Las constataciones de los activos fijos podrán realizarse en forma general y su
periodicidad estará en función de los montos involucrados movimientos, naturaleza y
posibilidades de extravió o desaparición, siendo recomendables que se lo practique en
corte de cuenta al 31 de diciembre de cada año.
También podrá efectuarse en forma parcial, sobre la base de rotación o por
requerimiento de determinada unidad administrativa o autoridad
Competente, así como, cuando se produzca cambios de custodio de los bienes.
3.7.8.2 Planificación y ejecución
La dirección administrativa con su unidad de activos fijos continuamente con la
Dirección Financiera y la asesoría de la unidad de Auditoría Interna, planificara las
60
diligencias de las constataciones físicas, y en que intervendrán servidores
independientes de las funciones de registros, autorización y custodia de los activos
fijos, una vez que cuente con la aprobación de la Dirección General, dispondrá su
ejecución, cuyos resultados se presentaran en el acta o informe correspondiente con
sus respectivos anexos.
3.7.8.3 Presentación de resultados
Una vez designados a los grupos de trabajo, establecido flechas, dotado de los
materiales, previsto los gastos a incurrirse, y dado las instrucciones generales
correspondiente conforme a lo planificado, a cada equipo de trabajo, para la
verificación y se entregara un ejemplar realizado del “Inventarios de Activos Fijos”
correspondiente a la unidad o unidades administrativas asignadas, el cual servirá de guía y
base legal para la determinación de los resultados. También se les entregara los formularios
para la constatación física de activos fijos” cuyo formato podrá ser similar al formulario
“Inventarios de Activos Fijos por la Unidad Educativa”, en los que se consignaran los resultados
de la diligencia, y servirá como anexos del acta con los siguientes títulos según corresponda:
a) Detalle de activos fijos existentes según inventario.
b) Detallen de activo fijo existentes, que no constan en el inventario.
c) Detalle de activo fijos faltante según inventario.
d) Detalle de activo fijos obsoletos, en desuso o inservibles.
e) Detalles de los bienes que serán reclasificados con el Reglamento para el
control administrativo de los bienes no considerados activos fijos, publicado en
el registro oficial No. 26 de septiembre 16 de 1996.
3.7.8.4 Consideraciones generales
61
Mientras se realice la constatación física, no se autorizan ingresos,
traspasos, baja de cualquier otra operación referente a los activos fijos, que pudiera
afectar a lo exactitud e los resultados obtenidos, concepto en casos especiales
dispuestos por autoridad competente.
Los bienes que se registren en el inventario como activos fijos, de referencia se
reconocerán como unidades independientes. En lo posible se evitara la identificación
de juegos o unidades compuestas, a menos que le falta un componente imposible su
uso o funcionamiento correcto.
Los bienes muebles que se encuentre clavados, empotrados, atornillados o pegados
en un inmueble, contablemente se consideran como parte de esta ultimo, no obstante
el servidor responsable de los bienes en cada unidad administrativa para efectos de
control llevara un listado detallado de estos bienes.
Los bienes que no reúnan las condiciones para ser clasificados como activos fijos,
pero tengan una vida superior a un año, tales como ciertos útiles de oficina, utensilios
de cocina, vajilla, lencería, instrumental médico, instrumento de laboratorio, libros,
discos, videos y herramientas menores, estarán sujetos a la medida de control interno
que establezca cada entidad pública, en base al “Reglamento para el control
administrativo de los bienes no considerados activos fijos” R.O. 26 de (16-09-96).
3.7.8.5 Procedimientos generales para la constatación física de los activos fijos.
Los encargados del control de los activos fijos del Instituto, procederán a la verificación
de existencia de numero de cedula de identidad no consta en el inventario, se registraran
en el anexo correspondiente, debiendo tomarse en cuenta, si estos corresponden a
adquisiciones, donaciones, traspaso no legalizado, etc.; lo cual se anotara en la
62
columna de observaciones, y si los casos ameritan se adjuntara documentación de
sustento.
Para los bienes que no tengan inscrito su código se pondrá el que le corresponda
según el detalle respectivo, preparando para el efecto para el Departamento de
Control de Activos Fijos, de que se consignara en la columna código actual de anexos;
también se anotara el valor que consten en dos documentos respectivos.
Mientras que para los bienes que si tengan inscrito, este se convertirá en “código anterior”
se inscribirá el “actual”, se anotaran su especificaciones y su valor quedara pendiente
hasta la Unidad de activos Fijos, analice su procedimiento en base de su tarjeta
2Control de Activos Fijos por bien”.
El detalle de activos fijos establecidos como faltantes se registra en el anexo
correspondiente, destacándose en la columna de observaciones los motivos que han
originado tal faltante, adjuntándose según corresponda la siguiente información:
a) Dependencia, jefatura o subjefatura,
b) Nombre del funcionario responsable los bienes faltantes,
c) Función que desempeña
d) Numero de cedula de identidad
El anexo en referencia tendrá el carácter de provisional hasta que la unidad de
activo fijo, en base del análisis y depuración de los resultados generales
establezca los faltantes definitivos. Esta información también servirá para seguir
los trámites previstos en el presente manual, relativo a las bajas de los activos fijos.
El detalle de activo fijo que el equipo de trabajo considere como obsoletos, en desuso o
inservibles, se hará constar en el anexo respectivo, en el además se surgirá que, en base a
63
las disposiciones legales, el Sr. Director Financiero emita por si o por delegación, el
informe correspondiente para proceder a la modalidad de enajenación o baja.
Este anexo con la parte pertinente del acta de constatación física documentos suficientes
para proceder con el trámite de enajenación o baja correspondiente, consecuentemente
suple al procedimiento de inspección previa prevista para estos casos.
La colocación de la etiqueta adhesiva en la inscripción, del pintado, u otra
modalidad de anotarse el código de identificación en los bienes, será de aplicación
de informe, conforme a lo establecido por la Dirección Administrativa.
Será la obligación de cada equipo de trabajar o dejarlos bienes constatados, con
sus códigos e identificación actual, es decir, si en algunos de ellos no constan, no
le corresponden al inventario o no es legible su código, se pondrá el que
corresponda, para lo cual en cada equipo de trabajo se le dotara de los
implementos necesarios
En el anexo “Constatación Física de Activos Fijos”, se anotara el código
anterior y el actual, entendiéndose por anterior que el constante al momento de
constatación física. Los anexos de la constatación física de activos fijos se
presentaran valorados en base al costo histórico de los bienes registrados en el
respectivo inventario, además se tendrá en consideración los siguientes aspectos.
a) Si los bienes adquiridos, aun no figuran el inventario, se registraran los valores
que consten en los documentos del sustento, como son las facturas, o nota de
venta.
b) Si existen bienes recibidos en donación sin sus valores, se estimara su costo
en relación con los precios de mercado y estado de los bienes, salvo en casos
en que por su monto y complejidad deba hacerlo la Dirección Administrativa,
previo el asesoramiento técnico que corresponda.
64
c) En el anexo se anotaran los precios de los bienes constatados, que no figuran
el inventario que sirve de guía para la constatación y que entre otros
obedezcan a traspaso no legalizados, susceptibles de que la unidad de activos
fijos, en base de análisis posterior, determine lo que corresponda.
d) Para la constatación de bienes inmuebles, la dirección administrativa, solicita la
colaboración de la unidad de vivienda para que con sus profesionales realicen
la constatación física, analizando toda la constatación para verificar con los
documentos de origen y legalizar el informe respectivo.
3.7.8.6 Actualización de la tarjeta “Control de activos fijos por bien”
Tomando en cuenta los procedimientos básicos para la constatación física de
activos fijos, una vez realizados, se procederá a la actualización de la tarjeta
individual de ser necesario y si los bienes han sido de alguna oportunidad
traspasado a otra dependencia interna del instituto.
65
INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA NACIONAL
DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS
TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
DENOMINACION DEL BIEN:
CODIGO DEL BIEN:
VALOR HISTORICO:
AÑOS DE VIDA UTIL:
UBICACIÓN DEL BIEN:
AÑOS DEP. ANUAL DEP. ACUM. VALOR EN
LIBROS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
OBSERVACIONES:
66
3.7.8.7 Elaboración de actas de la constatación física
Las actas e informes resultantes de la constatación física se presentaran a la
Dirección Administrativa, y esta al H. Consejo Superior del Instituto, con sus
correspondientes anexos debidamente legalizados con las firmas de conformidad, de
los servidores participantes.
.3.7.8.8. Resultados finales de la constatación física
La Dirección Administrativa por medio de la unidad de activos fijos, una vez que
disponga de las actas de la contratación física, remitido por los equipos de trabajos,
previo al análisis determina los resultados finales y pondrá a conocimiento de la dirección
para su aprobación. De inmediato notificara a cada unidad administrativa de los ajustes
realizados tendientes a precisar datos, como códigos, descripción, valor, custodios, etc.
De confirmarse los faltantes se determinara la baja conforme a los procedimientos
constante a los procedimiento constante en capitulo V de esta manual.
Procederá también a consolidar los inventarios parciales (Unidades Administrativas).
3.7.9 Control de activos fijos a nivel de departamento.
El director o jefe del departamento, será el responsable a realizar el control de los
bienes entregados a los funcionarios de este departamento, para esto, deberá
difundir la normativa creada para el efecto, y el presente Manual, con el fin de evitar
pérdidas, salida de bienes sin autorización, cambios de custodia, etc. Problemas que
en lo posterior podrían ser causa de responsabilidades.
67
3.7.10 Control de activos fijos por usuario.
El funcionario, a quien para efecto del desempeño de las funciones, desempeñadas
en el Instituto, se le haya sido entregado bienes, será el director responsable de su
custodia, mantenimiento y buen uso, de existir alguna novedad respecto a los bienes
entregados para su custodia, deberá notificar al inmediato superior, quien deberá así mismo
notificar a la dirección Administrativa, para que se tome las acciones que correspondan,
en base a la normativa legal vigente, y esta manual.
3.7.11 Constatación física a nivel de dependencia
Como ya se ha notado, por lo menos una vez al año, los encargados de los activos fijos del
Instituto, tanto físico como contables, serán los responsables de realizar la constatación física,
previo a una planificación aprobada por la Dirección Administrativa. Una vez realizada la
constatación física, de existir novedades, inmediatamente hará conocer a la superioridad,
mediante una acta detallada acerca de la constatación, siguiendo los procedimientos
generales para descritos para las constataciones físicas de los activos fijos.
3.7.12 Requerimiento y traspaso de bienes.
El servidor responsable del control de los bienes de cada unidad, se encarga
además, de tramitar ante la Dirección Administrativa los requerimientos de activos
fijos para uso de la unidad, y los requerimientos de activos fijos para uso de la
unidad, y los relacionados con el mantenimiento y reparación; así como de transmitir
el traspaso y entregas-recepciones de bienes. Debiendo mantener un archivo de
todos los tramites realizados y especialmente de los inventarios de la dependencia.
68
3.7.13 Mantenimiento y medidas de control de los activos fijos Mantenimiento
preventivo y correctivo,
La dirección administrativa, a través del Departamento de Servicios Generales y los
empleados encargados del control y custodia de los activos fijos, velara por el
mantenimiento y salvaguarda de todos los bienes inmuebles de la que se encontrare
bajo su administración.
El mantenimiento puede ser preventivo correctivo. El preventivo consiste en la
ejecución periódica de revisión y control y custodia de los activos fijos, velaran por el
mantenimiento y salvaguarda de todos los bienes muebles e inmuebles de la
Institución que se encontrare bajo su administración.
El mantenimiento puede ser preventivo y/o correctivo. El preventivo consiste en le
ejecución periódica de revisión y control de los activos los mismos que evitaran
cualquier daño posterior, mientras que el mantenimiento correctivo será el que una
empresa especializada lo realice para la reparación de un bien que debido a su
actividad productiva, o por causa imprevista se haya dañado.
Es responsabilidad de la máxima autoridad del Instituto de los bienes en lo que a su
mantenimiento se refiere, a fin de conservar da la mejor manera a sus bienes, y no
afecta sus condiciones operativas.
3.7.14 Responsabilidad de los custodios,
Cada empleado y miembro de la institución será responsable de la custodia, y cuidado
de los bienes entregados a él para el desempeño normal de sus actividades, y por
ningún motivo podrá utilizar estos bienes para otro fin, podría ser personal o
particulares, o trasladarlos a un lugar donde cumple sus funciones.
3.7.15 Responsabilidades especiales para custodios de los vehículos.
69
Los vehículos en cualquier institución, son el medio de apoyo sumamente importante
para las labores diarias, por consiguiente, su cuidado y conservación tendrá la misma
importancia, es así que, su responsabilidad deberá ser entregada al conductor que
posea la técnica y practica necesaria para su conducción, aparte de los
documentos legales correspondientes, como son las licencias otorgadas por el
consejo nacional de transito.
La entrega se realizara tomando en cuenta el estado del vehículo, el detalle de los
mantenimientos que se los a realizado, y, los más importantes, la entrega del libro
de vida del vehículo, donde se hará contar en detalle todos los mantenimientos y
reparaciones realizadas al automotor, desde su adquisición.
La utilización de los vehículos del Instituto, fuera del horario de normas de trabajo,
se la realizara previo a la autorización del director general.
3.7.16 Medidas de seguridad para los activos fijos.
Con el fin de evitar cualquier siniestro, robo, perdida de los bienes institucionales,
la máxima autoridad deberá crear un sistema de control y responsabilidad para
todo el edificio, donde se den las disposiciones claras para efectuarlos. El
personal de guardia del ISSPOL, será el responsable fuera de las horas normales
de labores del personal, realizando para el efecto el control a todo el personal que
ingrese y egrese al edificio, controlando que todas las oficinas queden con las
debidas seguridades.
En lo que se refiere a las seguridades de las instalaciones del Instituto, y sus
respectivos bienes, la Dirección General dispondrá que la Dirección
Administrativa, que se dote de los implementos necesarios tales como candados,
70
cerraduras, etc. Para que cada uno de los departamentos cuenten con la
seguridad necesaria.
Así mismo el director general deberá alcanzar del Honorable Consejo Superior, la
autorización para la contratación del seguro de fidelidad de todos los bienes del
instituto, convocando para el efecto de las empresas aseguradoras que garanticen
con su prestigio la cobertura de todos los bienes del ISSPOL.
Funcionarios que deben presentar caución.- Tomando en consideración el
reglamento general de los servidores públicos que desempeñan las funciones de
recepción, custodia administración de bienes y valores, deberán rendir una
caucion al momento de iniciar sus funciones.
La exoneración de no presentar caución, no exime de responsabilidad al momento
de determinarse inapropiada manipulación, descuido o perdida de bienes
entregados a su custodia.
En los casos de erogaciones que se necesitan para mantenimiento normal de los
activos fijos, no se realizara el procedimiento anterior.
71
Conclusiones y recomendaciones
72
Conclusiones:
Hasta la presente del ISSPOL, ha estado utilizando el reglamento interno para
efectos de adquisiciones y otras actividades relacionadas con entradas y
salidas de activos fijos como mantenimientos, venta, baja, etc. El mismo que
contiene algunas Instituciones muy generales lo cual permite ejercer un control
efectivo de los bienes.
En el ISSPOL no se ha brindado capacitación al personal dedicado a la función
de control y custodia de los bienes del Instituto.
No existe un espacio físico y el material necesario para que el personal del
control de los activos fijos desempeñe a cabalidad sus funciones.
Desde la creación del instituto no se ha realizado levantamientos físicos, por lo
tanto no se encuentra con un inventario razonable, por tal motivo era necesario
que se elabore lo más urgente posible un manual interno para la administración
y control de los activos fijos.
La falta de un manual ha sido la causa para que no se tenga en cuenta los
procedimientos a realizarse para los ingresos y egresos de los bienes del
Instituto, en tal virtud se ha realizado estos procedimientos sin tener ninguna
base.
73
RECOMENDACIONES:
El presente manual tiene por objetivo normar las actividades y control y
administración de bienes del ISSPOL, por lo que se recomienda poner en
funcionamiento y que todas las personas involucradas en las actividades de
administración y control tomen en cuenta los procedimientos descritos para
cada una de las actividades.
La Dirección General deberá impartir las disposiciones del caso para que todo
el personal del personal del instituto preste la debida colaboración para el
departamento de control de activos fijos realice su trabajo tanto en los ingresos,
egresos o verificación física de los activos fijos.
La Dirección de Recursos Humanos deberá programar los cursos necesarios y
la contabilización de los activos fijos, de ser factible se acceda a los cursos
dictados por la Contraloría General del Estado.
La Dirección Administrativa deberá proveer del espacio físico, equipos y
materiales necesarios para que el buen funcionamiento del departamento de
control de activos fijos.
La Dirección Administrativa debe disponer que el encargado del control de los
activos fijos en coordinación con el responsable de la contabilización de los
activos fijos realice el levantamiento de los activos fijos, por lo menos una vez
al año.
74
BIBLIOGRAFIA:
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contraloría General del Estado: 2002-73(29/05/2002). R.O. (12/06/2002).
CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, (2008): Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contraloría Pública, LOSNCP, Suplemento R.O. No. 395, DE
4 DE AGOSTO DE 2008; Fe de Erratas, Suplemento de Registro Oficial No. 409, de
22 de agosto del 2008.
CORPORACION DE ESTUDIO Y PUBLICACIONES, (2009): Reglamento al sistema
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588—Martes 12 de mayo del 2009.
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Orgánica de la Contraloría General del Estado.- Decreto Ejecutivo 0548-
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Bienes del Sector Publico, Acuerdo 025 – CG-2006 (03/10/2006)
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Interno para las Entidades, organismos del sector público y personas jurídicas
de derecho privado que dispongan de recursos públicos: Acuerdo 039-CG-
2009(16/11/2009)R.O.78(01-12-2009) Y SUPLEMENTO R.O. 87(14/12/2009)
