Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
MANUAL DE INDUCCIÓN PARA EL PERSONAL DE UNA EMPRESA DE TRANSPORTE DE CARGA PESADA
(Informe Académico)
GIOCONDA DE LOS ANGELES CASTRO BRENES
Guatemala, mayo de 2006
UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
MANUAL DE INDUCCIÓN PARA EL PERSONAL DE UNA EMPRESA DE TRANSPORTE DE CARGA PESADA
Presentado al consejo de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales
Por:
GIOCONDA DE LOS ANGELES CASTRO BRENES
Previo a conferírsele el título de:
ADMINISTRADORA DE EMPRESAS
En el grado académico de:
LICENCIADA
Guatemala, mayo de 2006
AUTORIDADES DE LA
UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR
Rectora Licda. Guillermina Herrera
Vicerrector Académico Padre Rolando Alvarado, S. J.
Vicerrector Administrativo Lic. José Alejandro Arévalo
Secretario General Lic. Hugo Rolando Escobar
AUTORIDADES DE LA FACULTAD
DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES
Decana MA. Ligia García
Vicedecano MAE Rolando Josué
Secretario Ing. Gerson Tobar
Director de Administración de Empresas DR. Julio Alejandro Zelaya
Director de Economía y Comercio Internacional Lic. Samuel Pérez
Directora Contaduría Pública y Auditaría Licda. Claudia Castro
Directora de Mercadotecnia y Publicidad MA. Ana María Micheo
Directora Hotelería y Turismo Lic. Raúl Palma
Representantes de Catedráticos ante Consejo MA. Patricia de León
MAE. Fredy Girón
Representantes de Estudiantes ante Consejo Geraldine González
Jorge González
AGRADECIMIENTOS
Dedico este triunfo a mi familia del cielo, mi fiel amigo JESÚS, mi papá DIOS y mamá
MARÍA, que en todo momento mantuvieron vivo este sueño aún en mis tropiezos, gracias por
levantarme.
A mis padres, GIOCONDA Y LEORNADO, mi razón de ser, a mi hermano WILDER, mi
inspiración, gracias porque aún lejos de mi patria se que siempre estuvieron a mi lado y sus
consejos y amor nunca faltaron.
A mi TOTI, (EPD) porque desde el cielo me acompañaste; a toda mi familia, FRANCISCO por
tu amor, familia Ulloa Quiñónez, Verbum Dei, compañeros de universidad y lindas amistades
que hice en este país y no olvidaré, porque su apoyo y solidaridad ha sido incondicional.
PRESENTACIÓN
El presente informe académico comprende un manual de inducción para los colaboradores de
nuevo ingreso de una empresa dedicada al transporte de carga pesada, a la que por motivos de
confidencialidad se denominó Cocibolca S.A.
Esta es una investigación de tipo descriptiva y se deriva de la Práctica Profesional Supervisada,
realizada por un grupo de estudiantes de la carrera de Administración de Empresas de noveno
semestre. Para recabar la información se elaboró una guía de entrevista; los sujetos de estudio
fueron, el Gerente Administrativo y el Jefe de Contabilidad, en quienes recae la responsabilidad
de las operaciones de la empresa.
En el manual propuesto se mencionan las características principales que todo trabajador debe
conocer: historia , filosofía, misión, visión, estructura organizacional, valores, a qué se dedica la
empresa, instalaciones, condiciones de trabajo, normas de comportamiento interno, etc., lo cual
fomenta la orientación e integración del personal en el momento de su ingreso a la organización.
Entre las conclusiones de este trabajo se evidencia que la empresa citada no cuenta con un
correcto proceso de inducción por escrito que identifique y familiarice al nuevo colaborador; por
lo anterior, se recomienda implementar el manual de inducción que se acompaña, tanto para
colaboradores actuales como a los de nuevo ingreso para asegurar el mejor desempeño de su
trabajo.
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN ___________________________________________________________ 1
1.1 Justificación _____________________________________________________________ 1
1.2 Objetivo general _________________________________________________________ 1
1.3 Metodología _____________________________________________________________ 1 1.3.1 Sujetos de estudio ______________________________________________________ 2 1.3.2 Instrumentos __________________________________________________________ 2
1.4 Alcances y limitaciones ____________________________________________________ 2
1.5 Aporte __________________________________________________________________ 2
1.6 Procedimiento ___________________________________________________________ 2
II. ANTECEDENTES __________________________________________________________ 4
2.1 Industria de transporte pesado _____________________________________________ 4
2.2 Cocibolca S.A ____________________________________________________________ 6
2.2.3 Recursos humanos ______________________________________________________ 6 a) Planificación __________________________________________________________ 6 b) Objetivos _____________________________________________________________ 6 c) Estrategias ____________________________________________________________ 7 d) Políticas ______________________________________________________________ 7 e) Visión y misión corporativa ______________________________________________ 7 f) Valores organizacionales ________________________________________________ 8 g) Organigrama de la empresa ______________________________________________ 8 h) Proceso de inducción __________________________________________________ 13
2.3 Conceptos teóricos _______________________________________________________ 14 2.3.1 Definición de inducción ________________________________________________ 14 2.3.2 Definición de manual __________________________________________________ 14 2.3.3 Manual de inducción __________________________________________________ 15 2.3.4 Elementos básicos ____________________________________________________ 16 2.3.5 Propósitos ___________________________________________________________ 16 2.3.6 Beneficios ___________________________________________________________ 17
III. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ____________________________ 18
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ___________________________________ 20
4.1 Conclusiones ___________________________________________________________ 20
4.2 Recomendaciones _______________________________________________________ 21
V. PROPUESTA _____________________________________________________________ 22
VI. BIBLIOGRAFÍA __________________________________________________________ 34
Anexo 1 ___________________________________________________________________ 36
1
I. INTRODUCCIÓN
El presente informe académico se deriva de la Práctica Profesional Supervisada, en la cual se
resume los resultados obtenidos de una consultoría integral realizada por alumnos de
Administración de Empresas del noveno ciclo, de la Universidad Rafael Landívar.
Por motivos de confidencialidad, la empresa consultada se denominó Cocibolca S.A., la cual se
dedica al transporte de carga en general y a empresas nacionales y extranjeras, especialmente a
las de industria naviera. La información necesaria para llevar a cabo el estudio fue proporcionada
por el Gerente General y Financiero así como el Jefe de Contabilidad.
1.1 Justificación
Como resultado del diagnóstico realizado dentro de la Práctica Profesional Supervisada, se
detectó que como proceso de inducción a los nuevos empleados en la empresa, solamente se
brinda información acerca de la misma de manera verbal y no se cuenta con un documento por
escrito.
Tomando en consideración lo anterior, y en la búsqueda de mecanismos que contribuyan al
desarrollo y aprovechamiento del potencial del trabajador, se ha diseñado un manual de
inducción con base en el análisis de la información con que la empresa contaba y de acuerdo a las
necesidades detectadas.
1.2 Objetivo general
Proporcionar un documento con información relevante para apoyar la adaptación e integración al
puesto de trabajo de los nuevos colaboradores.
1.3 Metodología
Esta es una investigación de tipo descriptiva, la que según Bernal (2005), “se refiere a la etapa
preparatoria del trabajo que permite ordenar el resultado de las observaciones de las conductas,
las características, los factores, los procedimiento y otras variables de fenómenos y hechos”
2
1.3.1 Sujetos de estudio
Para la elaboración de este informe, fueron entrevistadas las personas que están directamente
relacionadas con la administración del recurso humano dentro de la empresa, siendo estas el
Gerente Administrativo y el Jefe de Contabilidad, con la finalidad de conocer la situación de la
empresa y posteriormente, proporcionar una herramienta para establecer de manera formal el
proceso de inducción de personal.
1.3.2 Instrumentos
Se utilizó una guía de entrevista acerca de la etapa de inducción que realiza la empresa a sus
empleados, (Anexo1) la cual se diseñó para proponer los elementos que debe contener el manual
de inducción. Dicha entrevista se aplicó al Gerente Administrativo y el Jefe de Contabilidad.
1.4 Alcances y limitaciones
El estudio se realizó en la ciudad de Guatemala en las oficinas centrales de Cocibolca S.A.,
empresa dedicada al servicio de transporte de carga pesada, la cual es calificada como grande por
el número de trabajadores con que cuenta (igual o mayor a 61 personas) y volúmenes de ventas
anuales (más de tres millones de quetzales aproximadamente), según MINECO.
Se consideró como limitación el factor tiempo para recabar, ordenar y plasmar la información
del manual que se acompaña.
1.5 Aporte
Presentación de la propuesta de un manual de inducción para el personal de una empresa
dedicada al transporte de carga pesada, que sirva como herramienta de apoyo para los
empresarios al facilitar el conocimiento de la organización.
1.6 Procedimiento
Para la elaboración del presente informe académico, dentro de Práctica Profesional Supervisada, se
realizaron las siguientes acciones:
• Se obtuvo un primer contacto con la empresa de estudio y se estableció una cita formal
para la autorización del trabajo.
3
• Se realizó visita a Cocibolca S.A., para recabar información y detectar las deficiencias
existentes.
• Una vez obtenida la información, se elaboró un cronograma de trabajo por área funcional
para llevar a cabo las tareas a realizar en la empresa.
• Se dio seguimiento al cronograma, el que incluye la elaboración de un diagnóstico general
y cinco específicos (administrativa, recursos humanos, mercadeo, operaciones y
financiera).
• Posteriormente, se hizo un análisis de la organización por área, en donde se obtuvieron
conclusiones y recomendaciones del estudio.
• A continuación, se listaron las propuestas de solución que urgen a la empresa.
• Se elaboraron las propuestas, para este informe, en el área de Recursos Humanos, un
manual de inducción para el personal de una empresa de transporte de carga pesada,
como instrumento de apoyo que facilite el proceso de adaptación e integración del
personal de nuevo ingreso.
• Se redactó la propuesta.
• Aprobada ésta, se realizó el informe final.
4
II. ANTECEDENTES
A continuación se describen algunas características de la industria a la que pertenece la empresa
en estudio. La información está basada en el diagnóstico general elaborado por el grupo consultor
dentro de la Práctica Profesional Supervisada.
2.1 Industria de transporte pesado
Las empresas de carga pesada según Hidalgo (1998), se definen como “las empresas de
transporte pesado son las que proveen servicio de conducción y logística de carga pesada al
cliente que lo solicite”
Asimismo, en el Centro de Investigación de Transporte S.A., (2003), mencionan que el servicio
de carga es “el conjunto de bienes físicos objeto de traslación por medio del transporte” en donde
se incluyen:
• Cabezales: diseñados para traslado de mercancías en su espacio de carga, de acuerdo a ésta;
seca, húmeda, a granel, en sacos, bidones, cajas, entre otros.
• Plataformas: las cuales suelen ser de acero o de aluminio y puede, en ocasiones, ir
articulada en dos tramos para facilitar la estabilidad de la misma.
• Trailers con contenedores secos: en donde la carga seca es la mercancía que en mayor
medida utiliza el contendedor.
• Trailers con contenedores refrigerados: que proporcionan ambientes de temperatura
controlada y cada uno se equipa con una unidad de refrigeración permanente con
controles de temperatura individualizados
También establece que los tipos de carga pesada son:
5
• Carga seca: bienes físicos sólidos, transportados según sus características.
• Carga húmeda: bienes físicos en estado líquido o gaseoso, como agua, petróleo, derivados
del petróleo, productos químicos.
Este tipo de industria en Guatemala se ve afectada por diferentes factores externos tales como:
inestabilidad del precio del combustible, demanda y oferta del servicio, competencia desleal, así
como infraestructura deficiente de carreteras, que inciden significativamente en la prestación del
servicio, de acuerdo al Ministerio de Economía de Guatemala –MINECO-, en su programa de
Desarrollo Institucional y de Políticas en apoyo a las MIPYMES.
Según la Cámara de Transportistas Centroamericanos (2006), en Guatemala existe una amplia
oferta de servicios prestados por múltiples empresas de transporte pesado terrestre. No obstante,
la calidad de éstos solamente se refleja al momento de concluir el servicio, sin dejar de mencionar
que la estrategia que utilizan los competidores, consiste en mantener costos bajos en sus servicios
y de esta manera atraer a sus clientes.
También indica que algunas de las ventajas de la industria del transporte de carga terrestre son su
regularidad, accesibilidad y flexibilidad, las cuales inciden positivamente en la demanda del
servicio. Por otro lado, también existe la posibilidad de utilizar el ferrocarril, que pudiese ser un
medio sustituto de transporte de carga pesada y que tiene mayor capacidad para el traslado de
mercancías; en comparación con los bienes físicos anteriormente descritos. Sin embargo, éste no
es atractivo para los clientes debido a las deficiencias que tiene el servicio, así como la mala
calidad y el poco acceso al mismo.
Manifiesta que los principales inconvenientes de este tipo de industria son: el mal estado de las
carreteras, lo cual provoca el incumplimiento de las llegadas en horas determinadas, el tráfico
desordenado, la carencia de vías especiales para el tránsito de vehículos pesados y falta de
parqueos establecidos. Todos estos factores afectan tanto en el proceso de logística como en la
distribución del servicio.
6
2.2 Cocibolca S.A
La empresa Cocibolca S.A., fue fundada a inicios de los años setenta con el propósito de ofrecer
el servicio de transporte de mercadería en general. A partir de los años ochenta, amplió sus
operaciones a las principales compañías petroleras. Posteriormente, en 1989 a las bananeras
ubicadas en Escuintla y luego se extendió a la Costa Sur y Ciudad Hidalgo, México.
2.2.1 Actividad principal
Actualmente brinda el servicio de transporte para carga en general y alquiler de montacarga a
empresas nacionales y extranjeras, de la industria naviera y cubre el territorio guatemalteco y
varios países del área Centroamericana.
2.2.3 Recursos humanos
La organización cuenta con más de 61 empleados y se evidenció que dentro de ésta la
planificación, objetivos, estrategias, políticas, misión, visión y valores se realizan de manera
empírica y emergente. En cuanto a la estructura organizacional, la empresa actualmente posee un
orden jerárquico que se ha ido estableciendo con la práctica, pero sin llegar a formalizarlo,
muestra de ello, es que carecen de un organigrama actualizado.
Al igual que estos aspectos, se detectó diversas situaciones en cada uno de los temas citados al
inicio. A continuación se detallan:
a) Planificación
Dentro de la Práctica Profesional Supervisada, se manifestó que la empresa no planifica sus
necesidades de recursos humanos, actuando de manera reactiva cuando surge un despido,
renuncia o creación de un nuevo puesto dentro de la empresa.
b) Objetivos
De acuerdo al estudio realizado, se evidenció que en Cocibolca se tienen definidas algunas
actividades, las cuales son tomadas como sus objetivos. Estas son:
• Contratar al personal en base a su capacidad sin importar sexo, religión o grupo cultural al
que pertenezcan.
7
• Asignar tareas específicas a cada uno de los empleados, de acuerdo a la función que
desempeñan.
• Lograr que los colaboradores trabajen de manera productiva a favor de la empresa.
• Mantener un ambiente de trabajo agradable, a través de una buena comunicación y
relaciones entre el personal, para que se sientan satisfechos dentro de la empresa.
c) Estrategias
La empresa posee estrategias, no obstante, al igual que sus objetivos no existen por escrito. Se
presentan a continuación.
• Contratar personal calificado para los distintos puestos de trabajo.
• Asignar tareas específicas para cada uno de los colaboradores, evitando la duplicidad de
funciones.
• Capacitar a los empleados para que desempeñen de mejor forma sus actividades.
• Atender las quejas del personal, evaluando y buscando una solución conjunta entre el jefe
inmediato y el Gerente Administrativo.
d) Políticas
Cocibolca S.A., ha establecido políticas relacionadas con la administración de personal, estas se
dividen en: jornadas de trabajo, pago de salario, permisos especiales, despido y días festivos de
asueto.
e) Visión y misión corporativa
Dentro del estudio realizado en la Práctica Profesional Supervisada, se evidenció que la empresa
ha establecido su visión y misión, que a continuación se presenta.
• Visión
“Ser la empresa líder en el mercado centroamericano de transporte de carga pesada, superando
las expectativas de nuestros clientes a través de un mejoramiento continuo de nuestros
servicios”
8
• Misión
“Somos una empresa dedicada al servicio de transporte de carga pesada, que busca satisfacer
las necesidades de nuestros clientes, a través de un servicio de excelencia, seguridad,
confiabilidad y de nuestro amplio y moderno equipo”
f) Valores organizacionales
La empresa tienen valores corporativos que se comparten y aplican, estos son: orientación al
servicio, verdad, trabajo en equipo, responsabilidad, eficiencia y lealtad.
g) Organigrama de la empresa
La estructura organizacional en la que opera la empresa se muestra a continuación.
9
Organigrama de Cocibolca S.A Marzo de 2006
Fuente: (Práctica Profesional Supervisada, 2006)
A continuación se describen las funciones de los puestos.
Junta Directiva
Gerente General
Gerente Financiero Administrativo
Jefe de contabilidad
Encargado de operaciones
Encargado de facturación
Encargado de nómina
Tramitador
Encargado de compras
Encargado de tráfico
Jefe de taller
Guardianes
Mecánico
Electromecánico
Secretaria- recepcionista
10
• Gerente general
o Representa legalmente a la empresa ante terceros.
o Dicta la política general dentro de los límites conferidos por el Consejo de
Administración.
o Elabora y controla las directrices para coordinar las actividades con los demás Gerentes
y Jefes de departamentos.
o Programa y dirige todas las actividades generales de la empresa.
o Formula proyectos y programas que tiendan al desarrollo de su empresa.
o Decide el mantenimiento y cambio de los sistemas de operación.
o Autoriza los documentos de las diferentes áreas de trabajo, de acuerdo a la
importancia de los mismos.
• Secretaria-recepcionista
o Recibir, clasificar y distribuir correspondencia interna y externa con oportunidad.
o Mantener el archivo telefónico al día de la empresa.
o Atender en forma directa la planta telefónica y línea exclusiva de servicio al cliente.
• Gerente administrativo y financiero
o Auxilia al Gerente General en el campo administrativo.
o Sustituye en los casos de ausencia y principalmente en cuestiones administrativas, al
Gerente General.
o Representa a la empresa de acuerdo a su poder respectivo.
o Ordena el flujo de la información contable de la empresa para preparar la presentación
de los informes financieros.
o Informa al Gerente General sobre la consecución de los objetivos de la empresa, a
través de los informes financieros.
o Efectúa estudios para optimizar el aprovechamiento de los recursos.
11
o Controlar y coordinar las actividades de los servicios financieros de contabilidad y
toma decisiones.
o Dirige y supervisa las actividades de las áreas de contabilidad, caja y finanzas.
o Mantiene comunicación con los diferentes departamentos.
• Jefe de contabilidad
o Lleva el registro de las operaciones contables de la empresa.
o Lleva el control interno de fondos y valores en caja, bancos y fondos en tránsito.
o Programa, coordinar y controlar las actividades del personal a su cargo.
o Planifica el desarrollo de las actividades del departamento.
o Lleva a cabo inversiones y gastos de la empresa.
o Revisa informes financieros y documentos elaborados en el departamento y
autorizarlos si es necesario.
o Elabora las cotizaciones solicitadas por los clientes y proceder con el envío de las
mismas.
• Encargado de facturación
o Elaborar facturas a distintas empresas a las que se les presta el servicio de transporte.
o Llevar el control de la papelería del seguro de los camiones.
• Encargado de nóminas
o Elaborar las planillas de todo el personal de la empresa.
o Completar formularios para el pago de Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
o Llenar los formularios para el pago de los distintos impuestos a los que están
sujetos los empleados.
o Realizar cálculos de las prestaciones labores en renuncias y despidos.
o Solicitar los carnés del IGSS y del IRTRA para el personal de la empresa.
o Llevar control de suspensiones, faltas, llamadas de atención, préstamos y todo tipo
de descuentos del personal de la empresa.
12
• Tramitador
o Controlar la papelería de los vehículos propiedad de la empresa, llevando a cabo los
trámites requeridos por la SAT.
o Tramitar placas y pagar impuestos de circulación de vehículos cuando sea
necesario.
• Encargado de compras
o Realizar requisiciones de repuestos para mantener un stock en bodega.
o Entregar repuestos al área de mecánica, cuando lo soliciten.
o Llevar inventarios de repuestos y de llantas.
• Encargado de operaciones
o Coordina las actividades de taller en cuanto a la entrada y salida de camiones.
o Organiza las actividades y rutas de transporte de los pilotos.
o Supervisa y coordina las rutas de transporte y actividades de taller.
• Encargado de tráfico
o Elaborar envíos que contengan la ubicación de pilotos.
o Coordinar cargas y descargas de contenedores.
o Elaborar vales de combustibles y de llantas.
o Recibir documentación de los distintos viajes realizados y trasladarlos a contabilidad
para su respectivo cobro o pago.
• Jefe de taller
o Realizar trabajos de mantenimiento que por la responsabilidad del mismo tenga que ser
elaborado únicamente por él.
o Darle atribuciones al personal a su cargo.
13
o Velar por el buen funcionamiento de vehículos, maquinaria y equipo de arrastre
comercial y particular de la empresa.
• Mecánico
o Realizar las atribuciones que le sean asignadas por el jefe de taller.
o Reparar los camiones y brindar servicios preventivos.
• Electromecánico
o Revisar y reparar cualquier desperfecto que hay en el sistema eléctrico a todo
vehículo propiedad de la empresa.
o Poseer en bodega un stock de alternadores y starters en buen estado.
• Guardián
o Cuidar las instalaciones de la empresa.
o Llevar control de los contenedores que van en tránsito, entradas y salidas de cabezales y
personal de la empresa en el predio u oficinas.
o No dejar salir ninguna pertenencia de las instalaciones sin autorización de la
administración
h) Proceso de inducción
Dentro del estudio realizado, se evidenció que Cocibolca S.A., no lleva a cabo un proceso de
inducción que brinde a los nuevos colaboradores la información necesaria de adaptación,
socialización y ambientación al momento de ingresar a la empresa.
14
2.3 Conceptos teóricos
2.3.1 Definición de inducción
Uno de los aspectos más delicados en la inducción tiene lugar el primer día de labores, cuando se
inician por primera vez actividades en una organización, los individuos tienen necesidades de
apoyo, seguridad y aceptación; por lo tanto, es conveniente crear un ambiente cordial entre los
trabajadores. (Farland, 1999)
Según Meighan (1999), "la inducción es proporcionar a los nuevos empleados la información que
necesitan para desempeñar satisfactoriamente sus labores, además, es el primer punto en una
integración sistemática del personal”
Relacionado con lo anterior, Dessler (2001), expone que "es un proceso continuo de socialización
que utiliza la empresa con sus nuevos miembros, en la que involucra inculcar en todos los
empleados, las actitudes, estándares, valores y patrones de conducta que espera la organización”
El mismo autor señala que la inducción “sirve para facilitar el ajuste del nuevo empleado a la
organización, tanto formal como informalmente. De una manera formal: la organización desea
que el empleado se vuelva productivo con la mayor rapidez posible, por eso necesita saber
específicamente lo que significa el puesto; de manera informal: el empleado es recibido
amistosamente con sus compañero y es introducido al grupo”
Generalmente se proporciona al empleado un manual o materiales impresos que faciliten su
inducción.
2.3.2 Definición de manual
Los manuales son folletos, libros, cartapacio, etc., en los que de una manera fácil de manejar se
concentra en forma sistemática una serie de elementos administrativos, con el fin de orientar y
uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa. (Galvez, 2000)
15
Para Sandell (1996), “es un instrumento de organización y medio para registrar la evolución en el
aspecto administrativo y para comunicar las decisiones de la gerencia respecto al proceso de
organizar las políticas clave y los procesos de operación”
El mismo autor señala que la clave está en que “los manuales deben ser sencillos, claros en su
presentación, estar actualizados y autorizados, así como ser divulgados al momento de la
inducción, esto con el fin de que sea una herramienta de consulta útil en la comprensión de la
organización”
2.3.3 Manual de inducción
Con el fin de familiarizarse con la empresa, el personal de nuevo ingreso debe recibir un manual
de inducción, el cual es un documento fácil de comprender en el que se proporciona información
básica de la organización y se utiliza para agilizar el proceso de adaptación.
Para cumplir con lo que anterior, Arthur (1998), indica que “los manuales de inducción deben
basarse en las necesidades individuales y las de grupos particulares ya que solo así será
productivo y efectivo” afirma que un manual bien planificado tiene por objeto “ayudarles a los
nuevos empleados a sentirse bienvenidos y enterarse de lo que es su nueva compañía.
Específicamente, logrará lo siguiente:
• Brindar a los nuevos empleados una visión global de la historia de la compañía y su
posición actual.
• Describir las funciones generales de la compañía.
• Explicar la estructura organizacional.
• Describir la filosofía de la organización, sus metas y objetivos.
• Explicar la importancia vital de cada empleado para alcanzar las metas de la compañía.
• Describir las prestaciones y los servicios a que tiene derechos los empleados”
16
2.3.4 Elementos básicos
Todo manual de inducción debe estar conformado por ciertos elementos que permitan, al nuevo
integrante de la organización, conocer más acerca de la empresa. Para Mondy (1997), “si un
manual de inducción no está conformado por los elementos adecuados, que no ayude a la
integración plena de los nuevos empleados, puede echar a perder el entusiasmo de ellos para con
la empresa”
Siempre en la ámbito de los elementos del manual, Martínez (1999), considera que “debe
contener palabras de bienvenida que constituyen uno de los aspectos a los que se debe presentar
mayor importancia y atención, para complementar el proceso de integración en el manual se debe
tener en cuenta:
• El material debe ser amistoso.
• Es conveniente que sea lo más gráfico posible, ya que cuanto más tenga de redacción, es
más difícil que sea leído.
• Debe estar dividido en secciones, ya que el solicitante buscará en él muchas cosas, y, si no
las encuentra, perderá interés.
• No debe sustituir a la inducción, sino sólo ser un auxiliar de la misma”
Si se toman en cuenta los aspectos anteriores, Cane (1998), explica que “el manual será un
comienzo positivo que originará buena voluntad y alto grado de compromiso”
2.3.5 Propósitos
Mondy y Noe (1997), mencionan que los “propósitos de un manual efectivo de inducción
deberían ser:
• Facilitar el ajuste del nuevo empleado a la organización.
• Aclarar desde el principio las políticas y reglas de la compañía.
• Reforzar una impresión favorable. Es bueno siempre mantener una buena impresión de la
empresa frente a los empleados para que no surjan malos entendidos”
17
2.3.6 Beneficios
En lo que respecta a este tema, la implementación de un manual según Sherman, Bohlander,
Snell (2000), mencionan los siguientes:
• Asegura una rápida adaptación del nuevo colaborador con el fin de que contribuya en
forma eficaz a alcanzar los objetivos de la organización.
• Logra la identificación del colaborador.
• Reduce fallas, errores y despidos de los colaboradores nuevos.
• Logra en el colaborador confianza en la organización y fomenta su lealtad hacia ésta.
• Evita que el colaborador se haga acreedor en el futuro a aplicación de medidas
disciplinarias por falta de información adecuada”
Harris (1997), hace notar que “el manual de inducción reduce los sentimientos de aislamiento,
temor y ansiedad de los nuevos empleados. Pueden entrar a formar parte de la organización con
mayor rapidez; además, se sienten más seguros y convencidos de estar en su puesto con menos
ansiedad y tienen mayor capacidad de aprender sus nuevos deberes”
Esos beneficios se generan debido a que un buen manual de inducción contribuye con la
comprensión de aspectos técnicos sitio de trabajo.
18
III. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Después de haber consultado en fuentes externas y realizado una guía de entrevista dirigida al
Gerente Administrativo y Jefe de Contabilidad, se presenta a continuación los resultados
obtenidos durante el estudio.
• ¿Cómo es la inducción que se da al personal?: dentro de la empresa se realiza de manera
informal, lo que impide que los nuevos trabajadores asimilen la información.
• ¿Existe alguna guía o manual que se entregue al nuevo colaborador? se indicó que la
empresa no cuenta con un documento escrito, sea éste una guía o manual, en la que los
empleados obtengan información general de la misma.
• ¿Se da a conocer la historia de la empresa?: es importante que los nuevos colaborados
conozcan los orígenes de la organización y perciban cómo ha sido el crecimiento de la
misma. Sin embargo, los ejecutivos indicaron que los empleados no conocen cómo dio
inicio la empresa y consideran que es bueno que ésta sea trasmitida.
• ¿Los nuevos colaboradores tienen conocimiento de los servicios que se ofrecen?: los
entrevistados indicaron que se conocen los servicios y que es importante que el personal
obtenga información general, acerca de la actividad a la que se dedican, así como los
recursos físicos con que cuenta.
• ¿La empresa posee una misión?: se indicó que no tienen por escrito ni a la vista la
misión de Cocibolca, por lo tanto, los empleados no conocen la razón de ser la empresa,
ni sus propósitos.
• ¿La organización ha establecido su visión?: al igual que la misión, tampoco es del
conocimiento de los trabajadores y no perciben a la empresa a largo plazo, esto, debido a
que no han realizado proyecciones a futuro que identifiquen al empleado hacia donde
quiere llegar la empresa.
19
• ¿Se tienen valores dentro de la empresa?: se afirmó que se tienen valores, los cuales se
comparten y aplican, sin embargo, no están por escrito. Los empresarios manifestaron que
es elemental que dentro de la organización también se encuentren a la vista, ya que a
través de éstos los empleados conocen lo que la empresa espera de ellos.
• ¿La empresa tiene una estructura organizacional definida?: no se cuenta con un
organigrama actualizado en donde los colaboradores identifiquen quienes son sus jefes
inmediatos, es por ello, que los entrevistados manifestaron que es necesario realizar
cambios y definir funciones.
• ¿Se establecen reglas y normas generales?: no han sido establecidos por escrito,
solamente se conocen verbalmente. Se indicó que para evitar malos entendidos antes de
iniciar la relación laboral, es preciso que éstas se den a conocer con claridad.
• ¿Los colaboradores conocen cuáles son las prestaciones que se le ofrecen?: los
ejecutivos mostraron que es importante que los trabajadores conozcan cuál es el beneficio
económico que brinda la empresa, es por ello que, dentro del manual se incluye.
20
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 Conclusiones
De acuerdo al análisis realizado a la empresa Cocibolca, se obtuvieron las siguientes
conclusiones:
• Se realiza una inducción al trabajador de manera informal acerca de las actividades,
beneficios que se le ofrecen, reglas, normas, etc., que impiden que éste asimile toda la
información que se le proporciona.
• Durante la fase de inducción no se refuerza la comprensión de los datos generales que se
proporcionan verbalmente al nuevo colaborador.
• Cocibolca S.A., no guía y orienta al personal en cuanto a la historia de la empresa,
servicios que brinda, misión, visión, entre otros elementos fundamentales que se dan a
conocer en un manual de inducción.
• La empresa no posee un documento por escrito que mejore el proceso de adaptación e
identificación del nuevo colaborador.
• Se determinó la necesidad de elaborar un manual de inducción para los trabajadores, en
el cual se brinde la información básica de la empresa y los sitúe en el ambiente en que
empiezan a laborar.
21
4.2 Recomendaciones
Del presente estudio, se derivan las siguientes recomendaciones a los empresarios de Cocibolca,
personal de nuevo ingreso y los que ya están laborando.
• Dar a conocer a los empleados de nuevo ingreso como a los que ya estén laborando, el
contenido del manual para evitar errores.
• El encargado de personal debe realizar una breve evaluación de la información que ha
sido proporcionada al trabajador, para rectificar si éste ha comprendido y hacer
aclaraciones si las hubiese.
• Los empresarios deben poner en práctica el manual de inducción, para que ayude al
personal a incorporarse a la organización, muestre cómo funciona y le permita percibir a
éstos qué valor le otorga la empresa al factor humano.
• Imprimir copias del manual de inducción y mantener en existencia para los nuevos
colaboradores, con el objeto de familiarizarlos e identificarlos con entidad para facilitar
su incorporación.
• Implementar el manual de inducción que se acompaña como una herramienta de apoyo al
nuevo colaborador, al momento de iniciar el proceso de inducción.
22
V. PROPUESTA
MANUAL DE INDUCCIÓN
Objetivos
• General
Proporcionar a la empresa un manual de inducción, que contenga los elementos necesarios para
incorporar al colaborador y lograr un mejor desempeño en sus actividades.
• Específicos
a) Proporcionar breve historia de la empresa como parte de sus antecedentes históricos.
b) Dar a conocer la misión, visión y estructura organizacional de la empresa.
c) Conocer los valores que se practican en la empresa y que comparten los miembros en el
desempeño de sus actividades diarias
d) Enumerar los objetivos, estrategias y reglas, en las que empresa lleva a cabo sus
actividades.
Justificación
Cocibolca S.A., no cuenta con manual de inducción que incorpore e informe al nuevo
colaborador desde el primer día de labores, por lo que se ha diseñado el presente manual que
facilite instruir al personal acerca de los servicios y beneficios que ofrece, así como derechos y
deberes en que se incurren.
23
MANUAL DE INDUCCIÓN
24
¡BIENVENIDO!
Estimado (a) compañero (a),
Es un placer que usted se una al equipo de trabajo de Cocibolca S.A., esperamos que a través de
esta relación laboral, cada día demos pasos firmes que propicien crecimiento y desarrollo tanto
para usted como para nuestra empresa.
Queremos hacerle saber que a partir de hoy se ha incorporado a un grupo de personas que
trabajan en beneficio mutuo, en donde cada miembro del equipo es de importancia para alcanzar
el éxito de Cocibolca S.A., esperamos que usted también se comprometa con la organización.
Nuestro deseo es que el presente manual sea una herramienta útil para que usted conozca la
organización y se sienta parte de ella. Desde ya le deseamos muchos éxitos en su desarrollo
profesional.
Bienvenido a nuestro equipo
Cocibolca S.A.
25
HISTORIA DE LA EMPRESA
La empresa Cocibolca S.A., fue fundada a inicios de los años setenta con el propósito de ofrecer
el servicio de transporte de mercadería en general. A partir de los años ochenta, amplió sus
operaciones a las principales compañías petroleras. Posteriormente, en 1989 a las bananeras
ubicadas en Escuintla y luego se extendió a la Costa Sur y Ciudad Hidalgo, México.
Desde entonces se ha caracterizado por ser una empresa sólida, que se basa en brindar servicios
de alta calidad y la utilización de equipo de carga de avanzada tecnología.
Actividad principal
Cocibolca S.A., presta el servicio de transporte de carga seca y
húmeda y alquiler de montacargas a empresas nacionales y extranjeras, especialmente a las que
se dedican a la industria naviera y bananera. El servicio se presta en el territorio guatemalteco y
varios países del área centroamericana, tales como: El Salvador, Honduras, Nicaragua y Costa
Rica, así como a Ciudad Hidalgo en México.
Equipo para la prestación del servicio La empresa cuenta con los siguientes recursos físicos para prestar sus servicios:
26
• Cabezales: son vehículos automotores de un solo cuerpo, diseñado para traslado de
mercancías. Se adapta según sea ésta: seca, húmeda, a granel, en sacos, bidones, cajas,
etc.
• Contenedores refrigerados: proporcionan ambientes de temperatura controlada; de bajo
cero a la temperatura ambiente. Cada contenedor se equipa con una unidad de
refrigeración permanente con controles de temperatura individualizados.
• Contenedores secos: sirve para transportar la mayoría de los productos, especialmente la
carga seca.
• Chasis: función principal consiste, en montar sobre éstas los contenedores, y lograr la
estabilidad de los mismos.
• Plataformas: sirven para evitar que las mercancías se muevan dentro del contenedor
durante el traslado.
• Low boys: plataformas especiales utilizadas para transportar maquinaria pesada como
tractores.
• Montacargas: se utilizan para llevar la mercadería a los camiones de manera segura y
estable, evitando que la mercadería se estropee.
Visión de la empresa
“Ser la empresa líder en el mercado centroamericano de
transporte de carga pesada, superando las expectativas de
nuestros clientes a través de un mejoramiento continuo de
nuestros servicios”
27
Misión de la empresa “Somos una empresa dedicada al servicio de transporte de carga
pesada, que busca satisfacer las necesidades de nuestros clientes,
a través de un servicio de excelencia, seguridad, confiabilidad y
de nuestro amplio y moderno equipo”
FILOSOFÍA DE LA EMPRESA
Cocibolca busca ser el líder entre las empresas dedicadas al transporte de carga y mercadería en
general, para lo cual se ha planteado una filosofía fundamentada en los siguientes valores:
• Orientación al servicio
Atender de manera oportuna y eficiente las dudas e inquietudes de los
clientes.
• Verdad
Trabajar en base a la verdad, franqueza, transparencia y entablar comunicación clara, con el fin
de lograr un mejor resultado que apoye el desarrollo de la empresa.
• Trabajo en equipo
Luchar todos por alcanzar el fin común, que es lograr el éxito de
Cocibolca S.A., en el mercado.
• Responsabilidad
Responder de manera honesta ante las obligaciones que le corresponden dentro de la empresa.
28
• Eficiencia
Buscar la mayor eficiencia en las actividades de la organización, para alcanzar el éxito de la
misma
• Lealtad
Demostrar orgullo por los éxitos de la empresa y mostrar preocupación sincera ante sus
dificultades.
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA A continuación se le presenta la estructura organizacional de Cocibolca S.A
Junta Directiva
Gerente General
Gerente Financiero Administrativo
Jefe de contabilidad
Encargado de operaciones
Encargado de facturación
Encargado de nómina
Tramitador
Encargado de compras
Encargado de tráfico
Jefe de taller
Guardianes
Mecánico
Electromecánico
Secretaria- recepcionista
Programador
Soldador
29
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
• Aumentar constantemente la cartera de clientes.
• Mantener la prestación del servicio de transporte de carga
con rapidez, seguridad y confiabilidad a todos los clientes.
• Optimizar el uso de los recursos como: combustible,
repuestos, lubricantes, y otros.
• Obtener márgenes de ganancia.
• Mantenerse a la vanguardia en el equipo utilizado para la
prestación del servicio.
REGLAS Y NORMAS GENERALES
Medidas disciplinarias Las faltas cometidas por el colaborador en el desempeño de sus labores serán
sancionadas en el siguiente orden:
1. Primera vez: llamado de atención verbal.
2. Segunda vez: llamada de atención por escrito con copia a su expediente.
3. Tercera vez: suspensión de un día sin goce de sueldo.
4. Cuarta vez: Suspensión de tres días sin goce de sueldo.
5. Quinta vez: suspensión de cinco días sin goce de sueldo.
6. Sexta vez: despido
Normas de comportamiento interno • Uso de teléfono
El teléfono debe ser utilizado exclusivamente para asuntos relacionados con la empresa.
30
Puntualidad
Se debe presentar a sus labores en el horario indicado y sin retrasos.
• Alimentación
Si los trabajadores viven cerca del área donde se encuentra la empresa, pueden ir
a almorzar a su casa o a los lugares cercanos a las instalaciones. En caso
contrario, pueden utilizar su lugar de trabajo. El horario establecido para
almorzar es de 12:00 a 14:00 horas.
• Orden y limpieza
Todo el personal debe mantener limpio y en orden su área y equipo de
trabajo, mostrando una buena imagen de la empresa y evitando ineficiencias
• Fotocopiado de documentos
La fotocopiadora está bajo la responsabilidad exclusiva del personal
administrativo, y de uso exclusivo para asuntos relacionados son la empresa.
Prohibiciones para los empleados
• No se permite fumar dentro del área de trabajo.
• No debe presentarse a trabajar en estado de ebriedad.
• No se permite ingerir bebidas alcohólicas dentro de las instalaciones.
• Queda prohibido que los colaboradores vendan productos o comida dentro de la empresa.
• No ingerir alimentos en horarios de trabajo.
• No se permite el uso de lenguaje obsceno dentro de las instalaciones.
• No se pueden tomar descansos en horas de trabajo.
• Queda prohibido las faltas de respeto verbales o físicas dentro del personal.
• No se permiten las relaciones amorosas dentro de las instalaciones de la empresa y
durante el horario de trabajo.
• Los colaboradores deben hacer uso apropiado de los recursos asignados.
31
• Se debe dirigir a sus compañeros de trabajo y clientes con el debido respeto.
• Ejecutar cualquier acto que pueda poner en peligro su propia seguridad y la de sus
compañeros de trabajo
• Faltar al trabajo sin causa justificada, sin permiso de la empresa o de sus representantes.
• Utilizar instalaciones, equipo, aparatos, útiles y herramientas de trabajo suministrados por
la empresa para actividades ajenas a la misma.
• Sustraer de la empresa: documentos, útiles, equipo, materiales, papeles, archivos o
pertenencias de la misma, sin permiso previo de las autoridades competentes.
Jornadas de trabajo
Se encuentran establecidas de la siguiente manera:
a) Personal de administrativo y operativo (exceptuando pilotos): de lunes a viernes
de 8:00 a 12:00 horas y de 14:00 a 16:00 horas. Los días sábados de 8:00 a 12:00
horas.
b) Pilotos: por la naturaleza del trabajo que desempeña, no están sujetos a horarios
fijos, sin embargo son controlados por sus jefes inmediatos.
El trabajador se retirará del lugar de trabajo sólo después de haber terminado su jornada diaria.
Pago de salario
Cada empleado deberá abrir una cuenta monetaria o de ahorro en el Banco del Quetzal, en la que
será depositado su salario quincenalmente. Se deducirán las obligaciones de ley y los
compromisos adquiridos.
Días festivos de asueto
De acuerdo al Código de Trabajo, la empresa otorga los siguientes
asuetos:
32
a) Medio día de labores:
o Miércoles santo
o 24 de diciembre
o 31 de diciembre
b) Días de asueto:
o Primero de mayo
o 30 de junio.
o 20 de octubre
o Primero de noviembre
o 25 de diciembre
o Primero de enero
Permisos especiales
Los empleados podrán ausentarse de sus labores con goce de sueldo por los siguientes motivos
establecidos por la ley.
a) Asuntos familiares:
o Fallecimiento del padre, madre, cónyuge o conviviente
e hijos, tres días hábiles.
o Fallecimientos de abuelos y hermanos, dos días hábiles.
o Alumbramiento de la esposa, dos días hábiles.
o Matrimonio cinco días hábiles.
o Cita en el IGSS, con constancia un día hábil, o las horas que se requieran.
b) Asunto oficial: para los casos siguientes se debe presentar la respectiva constancia al
jefe inmediato.
o Citaciones en el Ministerio Público.
o Citaciones en el Organismo Judicial.
33
Despido
El trabajador puede ser despedido al no cumplir con las actividades propias de su
puesto, según lo estipula el Código de Trabajo o lo indicado en las prohibiciones
para los empleados de Cocibolca S.A.
PRESTACIONES
Cocibolca S.A., hace efectivas las prestaciones establecidas por la ley:
• Aguinaldo.
• Bono 14
• Vacaciones
• Indemnización
• IGSS
Además, ofrece las siguientes prestaciones adicionales:
• Préstamos: Los trabajadores tienen derecho a solicitarlos cuando
tengan una necesidad económica que no puedan cubrir; para esto se
deberá hacer la petición al Gerente Financiero y Administrativo
quien decidirá en base a su sueldo, el monto que se le puede prestar.
El plazo para pagar el préstamo es de 6 meses a 1 año, descontando mensualmente las
cuotas respectivas del sueldo percibido por el empleado sin recargo de intereses.
• Convivio navideño: para todos los empleados.
DUDAS, SUGERENCIAS O QUEJAS
En caso de cualquier duda, sugerencia o queja, por favor, abóquese con su jefe inmediato o con el
Gerente Financiero y Administrativo.
¡Bienvenido nuevamente!
34
VI. BIBLIOGRAFÍA
Arthur, D. (1998). Selección efectiva de personal: reclutamiento, entrevista, contratación y orientación de nuevos empleados. Barcelona: Norma. Bernal, T. (2005). Metodología de la investigación. (2ª Edición) México: Pearson Educación. Buch A., Castro G., García J., Martínez A., Rosales I., Salguero C. (2006) Informe de práctica profesional supervisada. Cámara de Transportistas Centroamericanos, (2006). Transportistas de carga [En Red]
Disponible en http://www.catransca.com. Cane, S. (1998). Cómo triunfar a través de las personas: lo mejor de las estrategias Kaizen. Bogotá, Colombia: McGraw-Hill. Dessler, G. (2001). Administración de personal (4ª. Edición) México: Prentice Hall. Farland, D. (1999). Administración de personal: Teoría y práctica. México: Fondo de cultura económica. Galvez (2000). Seminario de administración, manuales administrativos. Harris, J. (1997). Biblioteca de administración de recursos humanos: Conceptos de conducta interpesonal y casos. México: Ediciones Ciencia. Hellriegel y Slocum (1998). Comportamiento organizacional. (8ª Edición) México:
Internacional Thomson. Hidalgo, K. (1998). Evaluación del desempeño aplicado al nivel operativo de una empresa de
transporte terrestre de carga pesada. Tesis. Universidad Francisco Marroquín. Martínez, L. (1999). Los Recursos humanos: Pasos para elaborar un manual de socialización. [En Red] Disponible en: http://www.uaca.ac.cr/acta/1999may/lmartinz. Meighan, M. (1999). Programas de inducción, entrenamiento, diseño y ejecución. Colombia: Legis. Ministerio de Economía, (2003). Programa de desarrollo institucional y de políticas en apoyo
a las MIPYMES (Micro, Pequeña y Mediana empresa) en Guatemala, Convenio atn/mt-6500-gu.
Mondy, W. y Noe, R. (1997). Administración de recursos humanos. México: Prentice-Hall.
35
Sandell, A. (1996).Incidencia de los manuales. México: Limusa. Sherman A., y Bohlander G., Snell S. (2000). Administración de Recursos Humanos. México: Editorial Internacional Thomsom.
36
Anexo 1
GUÍA DE ENTREVISTA DIRIGIDA A
GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Se presenta a continuación una serie de preguntas en las que hace referencia a la inducción que se
brinda al nuevo colaborador, con el objetivo de identificar cuáles son los elementos que deben de
incluirse en el manual de inducción que se propone.
Instrucciones
Responda las siguientes preguntas de acuerdo a lo que la empresa realiza para incorporar y
familiarizar al personal de nuevo ingreso.
1. ¿Cómo es la inducción que se da al personal?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
2. ¿Existe alguna guía o manual que se entregue al nuevo colaborador?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
3. ¿Se da a conocer la historia de la empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
4. ¿Los nuevos colaboradores tienen conocimiento de los servicios que se ofrecen?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
5. ¿La empresa posee una misión?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
37
6. ¿La organización ha establecido su visión?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
7. ¿Se tienen valores dentro de la empresa?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
8. ¿La empresa tiene una estructura organizacional definida?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
9. ¿Se establecen reglas y normas generales?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
10. ¿Los colaboradores conocen cuáles son las prestaciones que se le ofrecen?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Gracias por su colaboración
