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PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL
2020
PR
OC
ESO
DE
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N IN
STIT
UC
ION
AL
Metodología para la elaboración del programa de gestión y presupuesto
Programa de Gestión
Es el conjunto de actividades o compromisos que la Universidadestablece para la vigencia de un año, con el fin de dar cabalcumplimiento a objetivos misionales de la Institución y al Plan deDesarrollo Institucional.
Contiene los compromisos que se deben cumplir durante la vigencia,los indicadores de medición de dichos compromisos, los recursosdisponibles, el funcionario responsable y un cronograma decumplimiento de las metas establecidas para cada actividad oproyecto.
Son los compromisos, actividades y proyectos de innovación, tales comolos denominados incrementales o de mejora continua y de innovación,de ruptura o de pensamiento lateral, en los cuales la aplicación denuevas tecnologías y de creatividad de la organización permite mejorarla eficiencia y la productividad de los procesos propios de las UnidadesAcadémico Administrativas o en general de la Institución.
(Acuerdo Consejo Superior 032 de 2002)
Proyecto de Mejoramiento de Gestión
Modelo de Gestión de la Unidad
ACTIVIDADES DE FUNCIONAMIENTO
PROYECTOS DE INVERSIÓN
PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN
PROYECTOSPROGRAMA DE GESTIÓN
Ciclo de Proyectos PAG
Identificación y
Estructuración
Formulación y Registro
Ejecución
Seguimiento y Control
Problema u oportunidad Análisis InteresadosAnálisis de objetivosAnálisis de alternativasConsideración de riesgos y supuestos
CronogramaRecursosDocumento proyecto
Reporte avance de:IndicadoresActividadesEjecución General
Desarrollo de:ActividadesRecursos
Ap
rob
ació
n P
resu
pu
esto
Definición del Alcance
Plan de MejoramientoAuditoríasRequisitos Legales
Elementos del Proyecto
Proporciona una idea clara yconcisa de qué se trata elproyecto. Debe ser capaz de
precisar: ¿Qué se va a hacer?(proceso), ¿sobre que? (objeto),
¿dónde? (ubicación)
Nombre
Coherencia con los enfoques
del Proyecto Institucional.
Explicación breve de las etapas que sedesarrollarán. Se deben detallar loscomponentes y actividades delproyecto, señalando sus características yalcances. Debe incluir RIESGOS,antecedentes, relación con otrosproyectos, área de influencia, poblaciónobjetivo, descripción de las fases si es elcaso.
Propósito
Descripción¿Cómo se va a hacer?
Pro
gram
ació
n A
nu
al y
P
rio
rid
ades
Elementos del Proyecto
Es el compromiso que adquiere la unidad
Debe ser claro, realista y monitoreable enel tiempo.
Objetivo
Inicia con un verbo en infinitivo
El objetivo del proyecto es diferente del objetivodel producto. Por ejemplo: El objetivo de unproyecto es: Elaborar el programa educativo de lamaestría ABC, el objetivo del producto del proyectoes: Formar profesionales…
Evitar el uso de verbos que no implican un cambiode estado, tales como: apoyar, facilitar, propender,gestionar.
Recomendaciones
¿Qué se quiere lograr?
Ejemplo ponderación de proyectos
Enfoques PI% proyectos en el subprograma
% subprograma en el programa
%programa en el Enfoque
%EnfoquePeso del proyecto
EnfoqueEnfoque Formación integral e innovación pedagógica
40%
Programa Formación integral e innovación pedagógica 100%
Subprograma Formación integral e innovación pedagógica 100%
Proyecto A 20% 8%
Proyecto B 80% 32%
Subtotal proyectos 100%
Subtotal subprograma 100%
Subtotal programa 100%
EnfoqueEnfoque Cohesión social y construcción de comunidad
60%
Programa Cohesión social y construcción de comunidad 100%
Subprograma Cohesión social y construcción de comunidad 100%
Proyecto C 100% 60%
Subtotal proyectos 100%
Subtotal subprograma 100%
Subtotal programa 100%
Son expresiones cuantitativas que permitenmedir el cumplimiento del objetivo ocompromiso propuesto en el proyecto, portanto los indicadores deben ser coherentes ypertinentes con el objetivo planteado.
Elementos del Proyecto
Indicador
¿Cómo se va a medir el proyecto?
Práctico y económico
Objetivo y Relevante
Asociado a un plazo
Específico
Medible
Definición o nombre del indicador
Unidad con la que se mide el indicador
Estado o valor inicial
Meta
Determinar el miembro del equipo de la UAA que será responsable de asegurar elcumplimiento de la actividad asignada.
Estimar la duración de las actividades.
Fechas de inicio y terminación
Responsable por actividad
Acciones específicas necesarias para cumplir las metas y el objetivo del proyecto. Se recomienda que no sean tan generales como etapas, ni tan desagregadas como tareas.
Actividades
Estimar el peso de cada actividad para ayudar a determinar el avance del proyecto.
Porcentaje de ejecución del proyecto
¿Cuándo se hará el proyecto? Cronograma
Elementos del ProyectoPresupuesto
¿Cuántos recursos adicionales se requieren para el proyecto?Valor de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades y ejecutar el proyecto.
Rubros adicionales en los cuales se deba incurrir para eldesarrollo del proyecto, rubros no cubiertos por elfuncionamiento de la unidad.
Elementos del proyecto
Tipo de Fondo y Código del (los) fondo(s)Fuente de financiación del proyecto.
Valor (monto en miles de pesos)
Programación del presupuesto del proyectoAsociar los rubros de ingresos y gastos en que se debe incurrir para el desarrollo del proyecto en lavigencia.
Detalle mensualEspecificar por cada rubro los meses en los cuales se dará el ingreso del dinero así como las erogacionespara el desarrollo del proyecto.
Presupuesto
¿Qué se quiere lograr? Cuál es el compromiso que adquiere la unidad Mejoramiento
de Gestión
Responsabilidadconcertada
La suma total de los proyectos por cada
subprograma debe ser 100%.
¿Cuándo se hará el proyecto? Actividades ( al menos 4), fechas inicio y
final, responsables .
Permiten medir el cumplimiento del objetivo o compromiso propuesto
en el proyecto
Sólo se deben asociar aquellos rubros adicionales en que se deba incurrir para
el desarrollo del proyecto
1 año> 1 año = fases
Proporciona una idea clara y concisa de qué se trata el proyecto
Nombre del proyecto
¿Para qué hacemos el proyecto? Alineación con los enfoques
del Proyecto Institucional.
Propósito
RIESGOS, Antecedentes, relación con otros proyectos, área de influencia, población objetivo, descripción de las fases si es el caso.
Descripción
Objetivo
DuraciónTipo de
proyecto
UAA
responsable /
corresponsable
Porcentaje asignado
al proyecto
Indicadores
Cronograma
Presupuesto del proyecto
%
Ideas de Proyecto por enfoque
Investigación e innovación como ejes articuladores de las funciones misionales
Cohesión social y construcción de comunidad
Cultura de la Excelencia Académica
Democratización del conocimiento para la
transformación social y el logro del buen vivir
Diseño de soluciones compartidas para atender prioridades nacionales y retos globales
Formación integral e innovación pedagógica
Proyectos académicos interdisciplinarios
Registro calificado
Reformas académicas
Acreditación de programas
Propuestas para promover el pensamiento
crítico, numérico, creativo, habilidades para
investigar
Diseño de espacios de aprendizaje inclusivo
Estrategias de acompañamiento académico
Experiencias de aprendizaje a través de
plataformas tecnológicas
Articulación con la educación media
Formación integral e innovación pedagógica
Ideas de Proyecto por enfoque
Desarrollo de programas de doctorado
Acciones que promuevan la generación de
investigaciones conducentes a registros de
propiedad intelectual.
Eventos académicos, seminarios, divulgación de
productos.
Propuestas para incentivar la cultura de la
innovación y el emprendimiento
Investigación e innovación como ejes articuladores de las funciones misionales
Ideas de Proyecto por enfoque
Proyectos de creación artística y rescate del
patrimonio
Actividades para promover las expresiones
artísticas
Campus físicos y virtuales inclusivos
Acciones de promoción de autocuidado,
actividades lúdico-recreativas, prevención de la
salud.
Actividades de integración de los estamentos
universitarios
Cohesión social y construcción de comunidad
Ideas de Proyecto por enfoque
Fortalecimiento de las capacidades docentes
para la enseñanza en una segunda lengua
Creación de convenios
Redes
Alianzas estrategicas
Creación de espacios interactivos con
diferentes actores para responder a problemas
reales del territorio
Seguimiento a egresados
Alianzas con egresados
Servicios al egresado
Diseño de soluciones compartidas para atender prioridades nacionales y retos globales
Ideas de Proyecto por enfoque
Educación continua
Acciones que fomenten la articulación de la
docencia, investigación y extensión
Propuestas de mejora de capacidades de
extensión de las UAA
Propuestas de construcción de la cultura de
paz y convivencia ciudadana
Gestión de experiencias empresariales y de
desarrollo de liderazgo y asociatividad en las
regiones
proyectos con sentido de sostenibilidad
ambiental y protección de ecosistemas
Democratización del conocimiento para la transformación social y el logro del buen vivir
Ideas de Proyecto por enfoque
Mejora de procesos
Elaboración de planes institucionales (Plan
Estratégico del Talento Humano)
Bancos de experiencias (gestión de
conocimiento)
Propuestas para ajuste de normativa
Mejora de información al usuario
Cultura de la Excelencia Académica
Ideas de Proyecto por enfoque
Objetivos difusamentedefinidos
Liderazgo deficiente
Planeación no detallada
Factores de Fracaso de los Proyectos de Gestión
Ruptura de comunicación entre involucrados (corresponsabilidad
no acordada)
Excesivos cambios en la programación inicial
Falta de control
Falta de evaluación previa de la capacidad de la unidad del
responsable del proyecto
Financiación no asegurada
Recomendaciones generales
Teniendo en cuenta que la Universidadse encuentra en un periodo de transiciónentre el PDI 2008-2018 y el nuevo PDI,Planeación realizará la migración de losproyectos a la nueva estructura, una vezsea aprobada.
Realizar actividades de seguimientode los proyectos de gestión y contarcon las evidencias de soporte.
Evaluar factores internos y externosque puedan afectar la ejecución de losproyectos y definir las actividades eindicadores de acuerdo a la capacidadadministrativa de la unidad.
Formular proyectos con financiación asegurada
Formular proyectos conjuntos con
corresponsabilidades acordadas.
Decanos: Proyectos transversales paralas escuelas de su facultad.
No proyectos de infraestructura, estasnecesidades se pueden canalizar através del Consejo Académico.
Directores de Escuela: Formularproyectos derivados del plan demejoramiento fruto de acreditación decada programa o preparación paraésta.
1
2
6 de septiembre
Proyectos de Gestión
Productos esperados de la programación anual
30 de septiembre
Presupuesto
Cada U.A.A. deberá participar con:
La documentación soporte del proceso de planificación se encuentra disponible en la página web dePlaneación: (http://www.uis.edu.co/planeacionUIS/)
Documentos de apoyo
Instructivo 2020
Guía de formulación de proyectos de gestión
Prioridades 2020
Plantillas guía y tipo (excel)
Preguntas Frecuentes
María Alejandra [email protected] (ext. 2115)
Sandra Leguizamón [email protected] (ext. 2020)
Programa de GestiónAida Victoria Santos H
[email protected] (ext. 2214)
Silvia Juliana Sarmiento C [email protected] (ext. 1391)
Carmenza Carreño [email protected] (ext.2270)
Presupuesto
Fabio Salah Garcí[email protected]
(ext. 2632)
Banco de Programas y Proyectos de Inversión
Profesionales de Apoyo
Información adicional:• http://www.uis.edu.co/planeacionUIS/• Intranet: Sistema de Gestión de Calidad / Mapa de procesos
/Planeación Institucional.
