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Universidad del Zulia Costa Oriental del Lago
UNIDAD V Manejador de Base de Datos
Fundamentos del manejador de la base de datos. Creación de una base de datos.
Creación y administración de objetos de la base de datos. Fundamentos de tablas.
Conceptos de tablas. Creación de una tabla. Agregar campos. Claves principales en una
tabla. Propiedades de los campos. Propiedades de las tablas. Creación de índice.
Importar tablas externas. Exportar datos. Fundamentos de las consultas. Concepto de
consultas. Crear consultas. Presentación de una ventana. Hoja de respuesta dinámica.
Tipo de orden. Criterio de orden. Campos de una hoja de respuesta dinámica. Agregar y
eliminar tablas. Consulta de selección. Consulta de acciones. Fundamentos de
formularios. Concepto de formularios. Diseño de formulario. Creación de formularios.
Personalización de formularios. Formularios basados en más de una tabla. Expresión en
formularios. Fundamentos de los informes. Elementos de un informe. Informe. Diseño de
informes. Ordenamiento y agrupamiento de datos. Expresiones en informes. Macros.
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Unidad V. Manejador de Base de Datos.
Fundamentos del manejador de la base de datos.
Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos
relacionales (SGBD), por medio de tablas, consultas, formularios,
informes, macros y módulos. En las cuales se pueden llevar a cabo
diversas operaciones, como son:
Crear una base de datos.
Introducir datos en una base de datos.
Modificar información existente.
Eliminar información de la base de datos.
Buscar un dato en concreto.
Clasificar los registros de la base de datos. Copiar el
contenido de una base de datos en otra.
Realizar consultas sobre el contenido de una base de datos.
Realizar cálculos basándose en el contenido de una base de
datos.
Imprimir los datos existentes.
Creación de una base de Datos. Creación y Administración de
Objetos de la Base de Datos.
Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio
se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra
lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar
Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará
el programa. Desde el icono de Access 2007 del escritorio.
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Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te
explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar
dos sesiones de la forma que te explicamos aquí.
Fundamentos de tablas.
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en
tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo,
puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres,
direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar
información sobre productos. Siempre debe empezar a diseñar una base
de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos
de base de datos.
Las tablas contienen diversos tipos de controles, como restricciones,
desencadenadores, valores predeterminados y tipos de datos de usuario
personalizados, que garantizan la validez de los datos. Se pueden
agregar restricciones de integridad referencial declarativa (DRI) a las
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tablas con el fin de asegurar la coherencia de los datos interrelacionados
que se encuentran en tablas distintas.
Una tabla puede presentar índices, similares a los de los libros, que
permiten localizar las filas rápidamente. Una base de datos también
puede incluir procedimientos que utilicen código de programación de
Transact-SQL o .NET Framework para realizar operaciones con los datos
de la base de datos. Entre estas operaciones se incluye la creación de
vistas que proporcionen acceso personalizado a los datos de la tabla o
una función definida por el usuario que realice cálculos complejos en un
subconjunto de filas.
Conceptos de tablas.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o
asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o
pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos
como el código del cliente, nombre del cliente, dirección, y al conjunto de
campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,
así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de
otro cliente forman otro registro.
Creación de una tabla.
Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic
en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que
aparece a la derecha de la pantalla
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Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.
Selecciona la opción Base de datos en blanco. En la parte inferior también
podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos
basada en ella.
Allá escribe el nombre de la base de datos y hace clic en Crear.
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Agregar campos.
Una vez creada la base de datos, aparecerá la siguiente imagen.
Para agregar más campos, debe ir a la ventana situada de lado izquierdo,
llamada Todas las tablas, donde dice Tabla1, y debajo aparece Tabla1:tabla,
posteriormente hace clic izquierdo y nuevamente hace clic en Vista diseño.
Le exigirá que introduzca el nombre de la tabla.
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Una vez introducido el nombre, hace clic en Aceptar. Y posteriormente se
mostrara la siguiente imagen.
Y allí usted ira agregando los campos que desee, es necesario que haya
leído las unidades anteriores para comprender los características de cada uno
de los tipos de datos de los campos.
Claves principales en una tabla.
ID: es un prefijo que se utiliza en Access, el cual va hacer el campo
principal.
Campo principal: que tiene propiedad de que su valor identifica a
un único registro lógico dentro del archivo.
Propiedades de los campos.
Las propiedades de los campos se basan en los tipos de datos, los cuales
se muestran a continuación:
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Tipo de Datos
- Texto permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto
caracteres como dígitos y caracteres especiales, su longitud
máxima de 255 caracteres.
- Nemo se utiliza para textos de más de 255 caracteres como
comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de
65.536 caracteres.
- Número para datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos.
- Fecha/Hora para la introducción de fechas y horas.
- Moneda para valores de dinero y datos numéricos utilizados
en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos
que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es
de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y
hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
- Autonumérico número secuencial (incrementado de uno a
uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna
cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los
campos Autonumérico no se pueden actualizar.
- Si/No valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre
dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
- Objeto Ole objeto como por ejemplo una hoja de cálculo, un
documento, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos
binarios.
- Hipervínculo texto o combinación de texto y números
almacenada como texto y utilizada como dirección de
hipervínculo.
- Datos Adjuntos permite adjuntar archivos.
Propiedades de las tablas.
Es posible establecer ciertas propiedades para la tabla que se está
creando. Para ello estando en la ventana de diseño de tabla hay que
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seleccionar la opción Propiedades del menú Ver, o hacer clic sobre el
botón Propiedades de la barra de herramientas. Se visualiza una ventana
que contiene una ficha similar a la de propiedades del campo en la cual
se presentan las siguientes opciones:
Descripción: se puede introducir un texto que describa el
contenido y el uso que se va a hacer de la tabla.
Regla de validación: se puede introducir una expresión para
validar los datos de una tabla en función de los datos introducidos
en diferentes registros. Permite hacer referencia a diferentes
campos de la tabla en la expresión. Como ocurría con las reglas de
validación de campos, éstas pueden ser introducidas directamente
en el cuadro de texto o a través del generador de expresiones,
situado a la derecha del cuadro de texto.
Texto de validación: es el texto que se visualizará, al intentar
abandonar un registro, cuando no se satisfacen las reglas de
validación.
Para abandonar las propiedades de la tabla hay que cerrar la
ventana o hacer clic sobre el botón de Propiedades, ya visto
anteriormente.
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Creación de índice.
Los índices forman parte de la estructura de la tabla, luego se
definen y modifican desde la vista Diseño de tabla.
Si el índice se basa en un sólo campo.
Seleccionar el campo y modificar la propiedad Indexado.
Si pulsamos en la flecha de la derecha aparecen tres opciones:
No: no tiene índice.
Sí (Con duplicados): se define un índice con duplicados es decir que
en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa
columna.
Sí (Sin duplicados): se define un índice sin duplicados es decir que
en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa
columna.
Si el índice se basa en varios campos.
Tenemos que abrir la ventana Índices con haciendo clic en el botón
Índices que se encuentra en la pestaña Diseño:
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Al hacer clic sobre el aparecerá una ventana como esta:
En la primera columna se pone el nombre del índice, en la segunda
columna el nombre del campo sobre el que se basa el índice, y en la
tercera columna podemos indicar el orden (si queremos que las filas de la
tabla se ordenen de forma ascendente o descendente).
Si el índice se basa en varias columnas se pone el nombre del índice
en una primera línea con el primer campo que contiene y en las líneas
siguientes se indican los demás campos que forman el índice.
En nuestro ejemplo tenemos dos índices definidos sobre la tabla, el
índice PrimaryKey lo ha creado Access cuando hemos definido el campo
código como clave principal, y nosotros hemos definido otro que hemos
llamado prov_local sobre los campos provincia y localidad.
Observa que el orden puede ser distinto para cada uno de los
campos. De esta forma el índice se podrá utilizar para recuperar los datos
por orden alfabético de provincia y dentro de cada provincia por localidad
empezando por la letra z.
Para definir el índice basta realizar la misma operación que para
crear campos, posicionarse en una fila de la columna Nombre de Índice,
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escribir el nombre del índice, pasar a la siguiente columna y escribir el
nombre del campo o haciendo clic a la derecha del campo aparece la
flecha que despliega la lista de campos que tiene la tabla para que
seleccionemos el deseado, lo mismo para la columna Orden (esta
columna, como solo tiene dos valores posibles, haciendo doble clic se
pasa de Ascendente a Descendente y viceversa.)
En la parte inferior tenemos las propiedades del índice:
Principal: indica si el índice es el de la clave principal o no.
Única: permite indicar si permitimos valores duplicados o no. Única =
Sí significa que no admite valores duplicados.
Ignorar Nulos: si ponemos que sí las filas que tengan el valor nulo en
el campo serán excluidas del índice.
Para modificar índices ya definidos o borrar índices o crear nuevos
índices utilizar la misma mecánica que para crear, borrar y modificar
campos de una tabla.
Importar tablas externas.
Access puede utilizar datos procedentes de los siguientes formatos y
aplicaciones de bases de datos:
Paradox 3.x y 4.x
Microsoft FoxPro 2.0 y 2.5.
DBase III y Dbase IV
Btrieve (con archivos de definición de datos FILE.DDF y
FIELD.DDF).
Bases de datos SQL, incluyendo Microsoft SQL Server, Sybase
SQL Server y Oracle Server.
Microsoft Access (otras bases de datos distintas a las abiertas
actualmente).
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El proceso de importación de otras bases de datos variará
ligeramente en función de la aplicación de que se trate, pero el proceso
tiene unos rasgos comunes en todo caso:
Dentro del menú Archivo, escogeremos la opción Obtener Datos
Externos, y dentro de ella, Importar.
En la ventana que se despliega a continuación determinaremos en
su parte inferior del tipo de base de datos que vamos a importar, y
buscaremos el directorio y el archivo que la contiene.
Exportar datos.
La exportación es una forma de enviar datos y objetos de base de
datos a otra base de datos, hoja de cálculo o formato de archivo para que
otra base de datos, aplicación o programa puedan utilizar dichos datos y
objetos. La exportación es un proceso similar al de copiar y pegar en lo
relativo a funciones. Se pueden exportar datos a una diversidad de bases
de datos, programas y formatos de archivo compatibles. La mayoría de
los objetos de base de datos de una base de datos de Microsoft Access o
de un proyecto de Microsoft Access se pueden exportar a otra base de
datos u otro proyecto de Access.
A un archivo de Access o Excel
Exportar objetos de base de datos a una base de datos o
proyecto de Microsoft Access existente.
A una hoja de cálculo de Microsoft Excel o a otra hoja de cálculo
Exportar o copiar una vista Tabla Dinámica.
Exportar una hoja de cálculo de una página de acceso a datos a
un libro de Microsoft Excel.
A una página Web
Exportar a formato HTML.
Exportar a formato XML.
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A Microsoft Windows SharePoint Services
Exportar una tabla o consulta a una lista de Windows SharePoint
Services.
A Microsoft Word u otro formato de texto
Exportar una hoja de datos a un archivo de texto delimitado o de
ancho fijo.
Guardar los resultados de un objeto como un archivo con
Formato de texto enriquecido (RTF).
Cargar los resultados de una tabla, una consulta, un formulario o
un informe en Microsoft Word.
Guardar una hoja de datos en un formato codificado.
A XML
Exportar a XML.
A otra base de datos
Exportar una tabla o consulta a un archivo de Paradox o dBASE.
Exportar una tabla o consulta a una base de datos SQL o a otro
origen de datos ODBC.
Fundamentos de las consultas.
Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y
eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de
consultas:
De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón
De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en
formato de planilla
De acción: altera el contenido de registros en una única operación
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Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener
informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas
podemos:
Elegir campos específicos de tablas específicas;
Seleccionar informaciones vía criterios;
Mostrar las informaciones en varios órdenes;
Obtener datos de varias tablas simultáneamente;
Calcular totales;
Crear formularios e informes;
Crear otras consultas y gráficos.
Concepto de Consultas.
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los
datos almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar
datos, pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que
cumplen ciertas condiciones.
Crear consultas.
Para crear una consulta de creación de tabla, cree primero una
consulta de selección y, a continuación, conviértala en una consulta de
creación de tabla. La consulta de selección puede usar campos
calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que necesite.
En los siguientes pasos se explica cómo crear y convertir la consulta. Si
ya tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya
a los pasos descritos para convertir la consulta de selección y ejecutar la
consulta de creación de tabla.
En primer lugar, usará un asistente para crear la consulta,
basándose en la tabla de ejemplo que acaba de crear. Después, la
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mejorará en la vista Diseño. En cada paso, puede revisar la instrucción
SQL que se genera automáticamente mediante los pasos que vaya
siguiendo.
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para
consultas.
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente
para consultas sencillas y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
3. En Tablas y consultas, haga clic en la tabla que contiene los
datos que desea usar. En este caso, haga clic en Tabla:
Clientes. Recuerde que una consulta también puede usar otra
consulta como origen de registros.
4. En Campos disponibles, haga doble clic en los campos
Contacto, Dirección, Teléfono y Ciudad. Esto los agrega a la
lista Campos seleccionados. Una vez agregados los cuatro
campos, haga clic en Siguiente.
5. Llame a la consulta Contactos de Londres y, a continuación,
haga clic en Finalizar.
Access mostrará todos los registros de los contactos en la vista
Hoja de datos. Los resultados incluyen todos los registros, pero
sólo muestran los cuatro campos especificados en el asistente
para consultas.
Revisar la instrucción SQL inicial
6. Cierre la consulta. Tenga en cuenta que la consulta se guarda
automáticamente.
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Presentación de una ventana.
La presentación se efectúa a través de un formulario, una vez que se ha
creado.
Hoja de respuesta dinámica.
Es un objeto que permite guardar los criterios de selección y
ordenamiento que estudiamos. Una hoja de respuestas dinámica es un
tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier conjunto de
registros definido por una tabla o consulta.
Tipo de orden.
Este orden se aplicara a los registros que se obtengan en la consulta
según la columna en la que se esté indicando el orden. El criterio se
establece en un campo y se ordenan los resultados en función del campo
que se quiera.
Para seleccionar el tipo de orden que se quiere, se hace clic sobre la
casilla orden aparecerá una flecha en la zona derecha de la casilla. Al
pinchar sobre la flecha aparece un menú con los tipos de orden aplicables
a la consulta
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Criterio de Orden.
En esta casilla se introduce la condición/es que debe cumplir un
campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta.
Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresión de la
casilla criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que
coincidan con el criterio. Los criterios pueden introducirse en uno o más
campos de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo
campo. Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Vista
Diseño.
Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, bien de texto,
numérica o numérica con operadores. Si no se incluye ningún operador
con la expresión (texto o número) el programa actúa como si el operador
fuera "=", y sólo habrá resultado en la búsqueda si existe un registro
idéntico a la expresión del criterio. Gracias a los operadores, además de
palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las búsquedas
dentro de los registros.
Campos de una hoja de respuesta dinámica.
Fila campo: En esta fila se especifican los campos de la tabla que
intervienen en la consulta. Para añadir un campo se debe
seleccionar y arrastrar hasta la cuadrícula, o hacer doble clic en el
nombre del campo. Para añadir todos los campos, se deberá hacer
doble clic en la barra de títulos de la tabla y arrastrar hacia la primera
columna de la cuadrícula. Para mover un campo a otra columna se
debe seleccionar dicho campo y arrastrar a la posición deseada.
Fila tabla: Esta fila no aparece inicialmente. Para que aparezca se
debe elegir el comando Nombres de tabla del menú Ver. La fila
Tabla muestra el nombre de la tabla de donde proceden los campos,
algo muy útil cuando se realizan consultas con varias tablas.
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Fila orden: Establece el orden en el que aparecerán los registros
resultantes de la consulta al mostrar la Hoja de respuestas dinámica.
Podemos elegir orden ascendente o descendente. Si ordenamos
según el contenido de varios campos tendrán prioridad los situados
más a la izquierda.
Fila mostrar: Indicamos qué campos queremos que aparezcan en la
hoja de respuestas dinámicas. Es posible que necesitemos algún
campo para generar una expresión y que luego no queremos que
aparezca en la hoja de respuestas dinámicas. Por defecto siempre
aparece activada.
Fila criterios: Permite establecer la condición o condiciones que debe
cumplir un campo para que el registro correspondiente aparezca en
la Hoja de respuestas dinámicas.
Agregar y eliminar tablas.
Al diseñar una consulta, a menudo desearemos ver datos
procedentes de varias tablas. Existe la posibilidad de agregar y eliminar
tablas en una consulta ya creada.
Para agregar una tabla, estando en el modo de presentación de
diseño, seguiremos los siguientes pasos:
En el menú Consulta escogeremos la opción Mostrar Tabla.
Surgirá la ventana con la lista de tablas y consultas existentes en
nuestra base de datos. Pulsaremos la elegida y haremos clic en
Agregar.
Una vez insertadas todas las necesarias, pulsaremos el botón
Cerrar.
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Eliminar una tabla es más sencillo todavía. En el modo de
presentación de diseño seleccionaremos la tabla elegida y pulsaremos la
tecla SUPR.
Consulta de selección.
Una consulta de selección es un tipo de objeto de base de datos que
muestra información en una vista Hoja de datos. Una consulta puede
obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de
una combinación de ambas opciones. Las tablas o las consultas de las
que una consulta obtiene sus datos se conocen como su origen de
registros.
Ya cree consultas de selección sencillas mediante un asistente o
trabajando en la vista Diseño, los pasos son, en esencia, los mismos.
Debe elegir el origen de registros que desea utilizar y los campos que
desea incluir en la consulta. Opcionalmente, puede especificar criterios
para depurar los resultados.
Para utilizar Acces 2007, deberás activar los botones que ves en la
imagen siguiente. (Aunque que la interface 2007 o superior sea diferente
a la versión 2003 o inferior, el funcionamiento de la ventana diseño de
consultas es fundamentalmente el mismo).
Las consultas de selección son las más frecuentes, siendo
necesarias para otros tipos de consultas que tratamos en los siguientes
artículos. Los principales procesos que podemos realizar con las
consultas de selección son:
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Selección de campos (atributos) de una o varias tablas (entidades)
relacionales.
Filtros o condiciones de selección.
Creación de campos calculados mediante expresiones.
Cálculos con totales y agrupamientos.
Paso de parámetros.
Consulta de acciones.
Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a través
de una sola operación. A través de este tipo de consulta también se
puede crear una nueva tabla, eliminar o añadir registros, modificarlos.
Fundamentos de Formularios.
Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de
una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos
directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de
los formularios. Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos
los registros se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros
juntos, o también se puede diseñar un formulario con un formato
totalmente personalizado.
En una base de datos se puede crear más de un formulario basado
en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una
tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas. Las
tablas almacenan la información, los formularios se encargan de
recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios
deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se
actualizan.
Concepto de formularios.
Un formulario es el objeto diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.
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Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan
tienen la forma de fichas de datos para la introducción de datos.
Diseño de formulario.
El diseño es el que nos permite definir el formulario, en ella le
indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del
formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos más
adelante.
Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el
Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre él para seleccionar la
opción en el menú contextual.
Creación de formularios.
Para crear un formulario, seguir los siguientes pasos:
1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear.
2 Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de
la ventana de la base de datos.
3 Hacer clic sobre la opción Crear un formulario utilizando el asistente
de la ventana de la base de datos.
4 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
5 Seleccionar Asistente para formularios.
6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué
tabla queremos realizar el formulario.
Nota: Se puede elegir también una consulta.
7 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el primer paso del
Asistente para formularios
8 Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario
utilizando los siguientes botones:
para añadir el campo seleccionado al formulario.
para añadir todos los campos al formulario.
para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del formulario
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de la derecha.
para quitar todos los campos de la lista de campos del formulario.
Si queremos realizar un formulario a partir de los datos de más de una
tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro
Tablas/Consultas, elegir la tabla correspondiente y repetir el paso 8 con la
segunda tabla.
9 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del
asistente. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
10 Elegir la distribución del formulario.
Las distribuciones más utilizadas son la de Columnas y Justificado, ya
que las demás se parecen mucho al aspecto de tablas.
Pinchando en cada opción aparece a la izquierda el aspecto que tendrá el
formulario.
11 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Aparecerá el cuadro siguiente
12 Elegir el estilo del formulario. Pinchando sobre cada estilo de la lista
aparece a la izquierda el aspecto que tendrá el formulario.
13 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Aparecerá el último paso del
asistente para formularios
14 Escribir el nombre que le queremos dar al formulario.
15 Hacer clic sobre el botón Finalizar. Por último aparecerá el formulario
creado preparado para la edición de registros.
Personalización de formularios.
Esta operación nos permite mejorar el aspecto gráfico y convertir en
más funcional el uso de una base de datos. Se pueden insertar listas de
opciones, botones que permitan la apertura de un formulario y aplicarlos a
las mismas imágenes. Además, se puede sustituir un cuadro de texto por
un cuadro de resumen o por un conjunto de opciones que permiten
seleccionar un valor en vez de teclearlo. Finalmente, se pueden usar
rectángulos o líneas para resaltar informaciones claves o para crear
efectos especiales tales como el sombreado.
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Formularios basados en más de una tabla.
A la hora de crear un formulario de varias tablas, no hay una única
forma de hacerlo. Para simplificar, hay tres maneras principales de llevar
a cabo esta tarea:
1. Utilizar el Asistente para formularios para introducir todos los datos
necesarios en el formulario y, una vez creado el formulario, utilizar las
técnicas de modificación de formularios que conocemos para darle su
apariencia final.
2. Crear el formulario principal por un lado y el subformulario por otro y
unirlos posteriormente.
3. Utilizar una consulta como base para el formulario. Esto veremos cómo
hacerlo en otro capítulo, cuando sepamos crear y usar las consultas de
totales y de agrupación.
Expresión en formularios.
El término expresión es sinónimo de fórmula. Una expresión se
compone de varios elementos posibles que se pueden usar, solos o en
combinación, para obtener un resultado. Esos elementos son:
Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en
formularios o informes, o bien, las propiedades de esos campos o
controles
Operadores, como + (más) o - (menos)
Funciones, como SUMA o PROMEDIO
Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o
números no calculados por una expresión
Las expresiones se pueden usar de varias maneras, entre otras
para: realizar un cálculo, recuperar el valor de un control o proporcionar
criterios a una consulta.
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Fundamentos de los informes.
Los informes access no son más que una tabla o consulta mostrada
en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos
de access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida
el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las
herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el
código vba que podemos asociar al informe.
Elementos de un informe
1.- Secciones principales
Un informe tiene las siguientes propiedades principales:
Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la
portada del informe
Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas
del informe, concretamente en la parte superior
Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros
correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de
uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe.
Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página,
pero los datos aparecen en la parte inferior
2.- Funciones de un informe
Agrupar: Una de las opciones de un informe de access mas importante
es la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o
varios subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos
repetidos en nuestro informe.
Informe.
Un informe es el objeto diseñado para dar formato, calcular, imprimir
y resumir datos seleccionados de una tabla.
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Generalmente los informes permiten presentar la información
obtenida de la BD, en un documento impreso. Aunque es posible imprimir
las hojas de datos y los formularios, los informes permiten controlar
mucho mejor cómo se mostrarán los datos, dándoles una presentación
personalizada con un formato atractivo y brindando facilidades para
presentar información de resumen (tales como totales y subtotales) y para
imprimir grupos de registros. También pueden incluirse controles
calculados.
Diseño de Informes.
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y
tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca
en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos
es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y
después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el
informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante
cómo modificar el diseño de un informe.
El diseño es utilizado para la creación y modificación del informe. De
manera similar a como sucede con los formularios, esta vista proporciona
una serie de herramientas para colocar en el formulario los diferentes
objetos deseados y facilidades para establecer las características de
formato y el origen de los datos para los controles dependientes.
Ordenamiento y agrupamiento de datos.
Con frecuencia resulta necesario que la información que aparece en
los informes esté organizada en un orden determinado, sea alfabético u
otro. También puede ser conveniente agrupar datos, de manera que
aparezcan juntos en el informe los registros que pertenecen a un mismo
grupo (por ejemplo, en un listado de trabajadores se puede agrupar por el
departamento en que trabajan).
Access facilita el ordenamiento y agrupación de los informes desde
su creación mediante el Asistente para informes; también está disponible
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el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar, que permite adicionar o modificar
estas características de un informe. Se permite la anidación de grupos
(esto es, grupos contenidos en otros) hasta un límite de 10.
Expresiones en informes.
Las expresiones permiten realizar cálculos matemáticos y
administrar valores de texto, por ejemplo, combinando dos o más campos
para formar un único valor. Para llevar a cabo esta operación, como en el
caso de las fichas, se deberá:
-Hacer clic en la herramienta cuadro de texto.
-Hacer clic en el interior del informe.
-Hacer clic dentro del cuadro y escribir la expresión adecuada (por
ejemplo, = [Precio]*1,1 para obtener un precio al 10 por ciento). La
expresión también se puede introducir en la tabla de propiedades en
Crear control directamente o bien activando el Generador de expresiones.
Para insertar un número de página es suficiente con insertar un cuadro de
texto con la expresión =Página en el encabezado o en el pie de página.
Macros.
Una macro es el objeto que define de forma estructurada las
acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un
evento determinado.
