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UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO Recinto de Río Piedras

Facultad de Administración de Empresas Departamento de Administración de Sistemas de Oficina

Estudio sobre La trayectoria profesional de los egresados de Administración de Sistemas de Oficina

entre los años 1995-2005

Diciembre 2005 Dra. Myrna López de Pinto

Catedrática Auxiliar

Estudio sobre egresados Sistemas de Oficina, 2005 Dra. Myrna Pinto

2

TABLA DE CONTENIDO

Propuesta de investigación..............................................................................................2

Introducción...........................................................................................................2 Justificación...........................................................................................................2 Pregunta de investigación.....................................................................................3 Objetivo específico del estudio..............................................................................3 Método ..................................................................................................................4 Instrumento de investigación.................................................................................4 Análisis..................................................................................................................4 Procedimiento del estudio.....................................................................................4

Revisión de Literatura ......................................................................................................6

Introducción...........................................................................................................6 Tendencias futuras..............................................................................................11

Análisis y conclusiones sobre literatura revisada .....................................12 Resumen.............................................................................................................14

Metodología ...................................................................................................................15

Metodología ........................................................................................................15 Descripción de la muestra ........................................................................15

Descripción de los instrumentos de investigación...............................................16 Procedimiento del estudio y análisis estadístico .................................................16 Diseño del estudio...............................................................................................17

Presentación de los resultados .....................................................................................18 Discusión de los resultados de la investigación.............................................................69 Conclusiones y recomendaciones .................................................................................72 Bibliografía.....................................................................................................................74 Transcripción Conversatorio de egresados ...................................................................76 Resultados y conclusiones Conversatorio de egresados...............................................91 Recomendaciones ofrecidas por los egresados ............................................................92 Instrumento de investigación .........................................................................................93


3

I. PROPUESTA DE INVESTIGACION

Introducción Los egresados del programa de Administración de Oficinas del Recinto de Río

Piedras se gradúan con una preparación amplia que les faculta para desempeñarse como

asistentes administrativos, al igual que para administrar una oficina. Como norma, suelen

comenzar a trabajar ejerciendo como asistentes administrativos. Sin embargo, se sabe

que muchos escalan a otras posiciones administrativas en la organización en las que

comienzan a trabajar como asistentes administrativos.

Justificación Al presente, el Departamento de Sistemas de Oficina necesita datos válidos y

actuales sobre la posición que ocupan los egresados del Programa de Administración de

Oficinas y sobre las tareas que estos realizan. Es necesario contar con información certera

y correcta en cuanto al puesto que ocupan en la organización y sus responsabilidades.

Dicha información puede ayudar a dirigir esfuerzos para mejorar, reestructurar y

desarrollar cursos que contribuyan a mejorar la preparación académica requerida para que

los futuros egresados continúen ascendiendo en sus empleos y desarrollándose

profesionalmente. Además, los datos recopilados y la información pueden ayudar a

evaluar la efectividad del Programa.


4

Pregunta de investigación

Me propongo realizar un estudio que conteste la siguiente pregunta de

investigación:

¿Los egresados del programa de Administración de Oficinas de la Universidad

de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras, graduados durante los años 1995-2005:

a. Qué puesto ocupan al graduarse

b. Cuáles son las tareas más significativas que desempeñan

c. Han sido promovidos a otros puestos administrativos dentro de la

organización, pública o privada, donde trabajan

d. Al cabo de cinco años, qué puesto ocupan

e. Al cabo de diez años, qué puesto ocupan?

Las variables específicas bajo estudio son:

puesto que ocuparon al graduarse

tareas más significativas que realizan

si han sido promovidos a otros puestos administrativos

qué puesto ocupan al presente

Objetivo específico del estudio

Determinar de manera correcta y certera qué por ciento de los egresados del

Programa de Administración de Oficinas han sido promovidos a otros puestos

administrativos dentro de la organización. Igualmente, describir cuáles son las tareas más

significativas que estos realizan.


5

Método La población del estudio son todos los egresados del Programa de Administración

de Oficinas, Recinto de Río Piedras, graduados entre los años 1995 al 2005. La muestra

la constituirán todos los que puedan ser contactados y acepten participar.

Instrumentos de investigación

Los datos necesarios para realizar el estudio se recopilarán a través de un

cuestionario que será desarrollado por la investigadora y un Conversatorio. Luego de

validado el cuestionario, se enviará por correo.

Se utilizan dos estrategias en la recopilación de datos, Conversatorio y

cuestionario, para lograr acceso a la población y maximizar el tamaño de la muestra.

Análisis

La información recopilada a través del cuestionario y las entrevistas telefónicas

será clasificada y codificada utilizando estadísticas descriptivas. La información

recopilada a través del grupo de foco se codificará utilizando una matriz.

Procedimiento del estudio Una vez la propuesta fue aprobada:

Identificar la población

Diseñar los instrumentos de investigación

Validar los instrumentos de investigación

Comenzar el contacto con la muestra

Enviar el cuestionario por correo


6

Comenzar la recopilación de datos

Comenzar las entrevistas telefónicas

Planificar el grupo foco

Determinar el poder estadístico

Clasificar y codificar los datos recopilados

Analizar los datos

Hallazgos y conclusiones

Informe final


7

II. REVISION DE LITERATURA A. Introducción

La profesión de secretaria/o, hoy conocida como asistente administrativo/a, es una

de las profesiones más antiguas. Su nombre surge del latín “secretarius” que significa

confidente o que guarda los secretos.

En el siglo pasado, al igual que en siglos anteriores, esta profesión se mantuvo, en

esencia, siendo la misma. La naturaleza del trabajo, sus tareas y expectativas no

experimentaron cambio. Los primeros cambios significativos en la misma se debieron

al avance y desarrollo industrial y tecnológico del siglo XX. En este siglo se

mejoraron los equipos que utilizaba el secretario o la secretaria para desempeñar sus

labores. Sin embargo, aunque el equipo era diferente, las tareas y el rol del

secretario/a se mantuvieron básicamente iguales. En ese tiempo, esta profesión se

caracterizaba, además, porque las personas que la ejercían comenzaban a trabajar y se

jubilaban realizando el mismo trabajo. Es decir, no eran promovidas ni

experimentaban cambio en el transcurso de sus años laborales. Moseley Hennebach

(1989) señala en su artículo “No more excuses for not training secretaries” que las

organizaciones están desperdiciando un gran talento si no capacitan a sus secretarias y

son promovidas a otros trabajos dentro de la empresa.

Hoy, en el Siglo XXI, esta es una de las profesiones que más cambio ha

experimentado con el advenimiento de la Era Tecnológica y del Conocimiento. A

finales del Siglo XX surgió un cambio con mayor trascendencia e importancia. Se

adopta un nuevo nombre para la profesión, “secretaria/o por el de asistente


8

administrativo”. Este nuevo nombre implica y asume que la persona que desempeña

este cargo funge como asistente del ejecutivo/a en todas sus tareas, tales como

solución de problemas, supervisión de empleados, planificación y desarrollo

organizacional. A pesar del cambio de nombre, aún muchas de las tareas continuaron

siendo las mismas.

El cambio mayor ocurre luego a consecuencia de los medios utilizados para

desempeñar las tareas inherentes a la profesión e inclusive comienzan los cambios

verdaderos en las tareas mismas y el rol de la secretaria/o. Las computadoras de mesa

y de falda revolucionaron su forma de trabajar. Las mismas se convirtieron en una

herramienta indispensable en las oficinas, además de las máquinas de facsímile y

otros equipos.

De igual manera, la llegada del nuevo Siglo XXI, trae cambios radicales en

cuanto a la profesión secretarial y es cuando éstos comienzan con más intensidad.

Algunos de los señalados y comentados en la literatura son los siguientes:

• La preparación académica es más rigurosa, exigiendo un grado

universitario y experiencia en el área de comercio.

• Las destrezas requeridas incluye manejar problemas y situaciones

variadas, relaciones interpersonales, comunicación efectiva e

interpretación de procedimientos y políticas de la organización.

• Asumir responsabilidades que antes eran la labor del ejecutivo/a, tales

como de: supervisión, entrevistas a posibles empleados, capacitación al

personal, participación en comités, manejo del presupuesto, compra de


9

equipos, manejo del inventario, revisión de procedimientos, desarrollo de

estándares, manejo de proyectos.

• Se requiere peritaje en el uso de los programas de computadoras

especializados para oficina, tales como: Word, PowerPoint, Excel y

Access.

• Hay gran demanda por asistentes administrativos especialistas en oficinas

legales y médicas.

La automatización de las oficinas ha propiciado que las estructuras y los

procedimientos organizacionales también cambien. Las tareas clericales que

solían desempeñar las secretarias/os se han ido reduciendo y se dedican a realizar

trabajos más complejos y con mayor responsabilidad. En la oficina de hoy es

usual ver a ejecutivos y otro personal utilizando las computadoras y redactando

sus propias cartas y memos.

El Departamento del Trabajo de Estados Unidos en su Occupational Outlook

Handbook (2002) señala lo siguiente en cuanto a la profesión de secretarias/os y

asistentes administrativos:

• El aumento en la automatización de las oficinas conducirá a que la demanda de

empleo de secretarias/os y asistentes administrativos disminuya.

• No se espera disminución en los empleos de asistentes especialistas en oficinas

legales y médicas.

• Las oportunidades de empleo serán mayor para aquéllos que posean dominio y

conocimiento de los programas de computadoras para las oficinas.


10

• Personas que amplíen sus conocimientos y dominen las operaciones de la

organización pueden ser promovidas a otras posiciones dentro de la empresa.

• El continuo desarrollo de la automatización permitirá que los secretarios/as y

asistentes sean más productivos en los próximos años.

• El arreglo tradicional de un asistente por ejecutivo/a es cada vez más escaso. Los

asistentes ofrecen apoyo a sistemas, departamentos y/o unidades.

En su edición del 2004-05 el Occupational Outlook Handbook del Departamento

del Trabajo de Estados Unidos indica que los graduados de escuela superior con

destrezas básicas cualifican para comenzar a trabajar en posiciones secretariales.

Señala, además, en dicha publicación que los patronos cada vez en mayor proporción

están exigiendo conocimiento en los programas computarizados, tales como

procesamiento de palabras, hojas de cálculo, manejo de bases de datos. Igualmente,

exigen destrezas de redacción, gramática, relaciones inter/intra personales y buena

actitud al trabajar con otras personas. Reseñan, también, cualidades que

tradicionalmente se exigen en ésta y otras profesiones, tales como: discreción, buen

juicio, responsabilidad e iniciativa.

La Asociación Internacional de Asistentes Profesionales (IAAP) identifica las

siguientes destrezas como necesarias para ser exitoso en el empleo hoy día:

• Ejercer como gerente de proyecto

• Adiestrador de programas computarizados

• Modificador de programas computarizados

• Mantenedor de páginas en la Web

• Comprador en línea


11

• Evaluador de muebles de oficina y equipo tecnológico

• Coordinador de correspondencia en masa buscando métodos económicos y

eficientes

• Almacenar y acceder información rápida y eficientemente

• Mantenedor de calendarios e itinerarios

• Planificador de reuniones, incluyendo contratos de servicio

• Planificador de viajes

• Peritaje en publicación electrónica de opúsculos y material informativo

• Líder de trabajo en equipo

La IAAP señala que las organizaciones están creando nuevas alternativas de

desarrollo profesional para los asistentes administrativos, tales como ser

adiestradores, supervisores, desarrolladores de publicaciones electrónicas,

gerentes de información e investigación. De acuerdo a la IAAP, la destreza

número uno que los patronos valoran es que posean peritaje en el uso de

computadoras. Enfatiza esta asociación que la naturaleza del trabajo secretarial

está cambiando en forma drástica. Añaden, además, que es usual ver a ejecutivos

realizando tareas clericales y a los asistentes administrativos realizando un trabajo

más profesional. Los asistentes administrativos son hoy parte del equipo ejecutivo

de la organización.

Destaca la IAAP que el futuro de la profesión secretarial y su éxito radica en

los profesionales que dominen la tecnología, utilicen sus destrezas interpersonales

y de comunicación, que posean la habilidad de organizar, que sean creativos en la


12

solución de conflictos, y más importante que todo, que estén dispuestos a

aprender y crecer, al igual que a aceptar retos.

B. Tendencias futuras

La literatura revisada coincide en que la naturaleza del trabajo de

secretarial/asistente administrativo ha cambiado y continuará cambiando. Las tareas y

destrezas que fueron requeridas por muchos años ya no son las mismas. En el Siglo XXI

nos confrontamos con requisitos diferentes que puedan responder efectiva y

eficientemente a los retos que la organización de hoy enfrenta.

Los conocimientos y las destrezas que un asistente administrativo debe exhibir

son las que en el pasado se le exigían a los gerentes de oficina y/o administradores. Las

siguientes competencias medulares se repiten en la literatura revisada como las más

valiosas y deseables:

1. Liderazgo

2. Solución de conflictos

3. Trabajo en equipo

4. Auto-dirigido

5. Comunicación (verbal y escrita)

6. Multi-tareas

7. Manejo de proyecto

8. Creatividad


13

A. Análisis y conclusiones sobre la literatura revisada

En la literatura revisada se repiten las destrezas y preparación deseable del nuevo

asistente administrativo como unas muy diferentes a las de los siglos anteriores. Al

empleado/a asistente, se le considera un profesional importante quien forma parte de

la administración.

De igual manera que las tareas y rol del asistente dentro de la organización ha

cambiado, resulta obligatorio concluir que su preparación académica y profesional

debe cambiar de forma que responda a esas nuevas tareas y al nuevo rol. El currículo

académico ofrecido por las universidades para el asistente administrativo comenzó a

incluir aproximadamente desde el 1995 cursos de requisito y electivos relacionados

con la tecnología y otras destrezas necesarias hoy. Sin embargo, se mantuvieron a su

vez los cursos requeridos para el rol y las tareas del secretario/a del pasado.

En las destrezas y tareas necesarias en las organizaciones de hoy señaladas en la

revisión de literatura, no se hace referencia ni mención en cuanto a tareas tales como:

tomar dictado en signos taquigráficos o escritura abreviada, archivo de documentos,

transcripción de cartas o memos.

El asistente administrativo del nuevo milenio se describe mas bien como el

supervisor o un sub-administrador quien era considerado antes parte de la gerencia media

de la organización. Es decir, esas tareas y roles que estos supervisores realizaban, hoy se

espera la ejecuten los asistentes administrativos. Asumiendo como cierta esta premisa, la

preparación académica y formal del asistente administrativo se ve obligada a cambiar de

forma que responda a ese nuevo rol.


14

Las ofertas de empleo en Puerto Rico relacionadas con el trabajo secretarial y/o

de asistentes son abundantes. En la edición dominical del periódico El Nuevo Día se

publican un gran número de ellas y específicamente las publicadas el 17 de abril de 2005

fueron recopiladas y analizadas por la investigadora del presente estudio. Se evaluaron

17 ofertas de empleo y las siguientes destrezas y habilidades eran las más requeridas:

Destrezas Núm. de ofertas

1. Dominio en el uso de la tecnología 16

2. Bilingüe 15

3. Comunicación oral y escrita 10

4. Bachillerato 7

5. Orientado al servicio 4

6. Transcripción de Dictáfono (legal) 1

El análisis de esta muestra limitada a un día, valida lo señalado en la literatura

revisada. El dominio en los medios tecnológicos es la destreza más importante hoy día

para un asistente administrativo. La segunda destreza, siendo nuestra Isla una con dos

idiomas oficiales, es el ser bilingües. Se observa también, el énfasis en la comunicación

oral y escrita. En una sola oferta de empleo, de las 17 recopiladas que solicitaba una

secretaria legal, se requirió el dominio de la destreza de transcripción de dictáfono.


15

B. Resumen

La presente revisión de literatura sirve de marco conceptual para un estudio que

se lleva a cabo al presente. El mismo consiste de un cuestionario para ser contestado por

los egresados del programa de Sistemas de Oficina, Departamento de Administración de

Empresas, Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras. El estudio tiene como

propósito descubrir cuáles son las destrezas y tareas que más realizan los egresados en

sus empleos y si han sido promovidos a realizar otro tipo de tareas dentro o en otra

organización.


16

III. METODOLOGIA

En esta sección se describe la metodología utilizada en este estudio. Se divide en

tres partes, la primera describe lo referente a los participantes, la segunda parte

describe los instrumentos de investigación y la tercera parte detalla los

procedimientos.

La investigación realizada durante el período de enero-diciembre 2005 trata sobre

la trayectoria profesional de los egresados del programa de Sistemas de Oficina

graduados entre los años 1994-2005. La misma ausculta cuál ha sido el desempeño

de los egresados en cuanto al trabajo que realizan, tipo de empresa donde laboran, si

han sido promovidos a otros puestos en la organización, si han continuado estudios

graduados y las tareas que más llevan a cabo.

A. Población

La población la componen todos los egresados del Departamento de Sistemas

de Oficina, incluyendo las dos concentraciones, Administración de Oficinas y

Administración de Sistemas de Oficina. Se identificó una población de 470

egresados. Para su identificación se utilizaron las listas provistas por el

Centro de Cómputos de la UPR, al igual que fueron provistos los marbetes

con sus direcciones postales.

1. Descripción de la muestra

En la parte cuantitativa del estudio, la muestra estuvo compuesta por los 146

egresados que respondieron completando y devolviendo el cuestionario

enviado por correo.


17

En la parte cualitativa, Conversatorio, la muestra estuvo compuesta por 16

egresados que participaron del mismo.

B. Descripción de los instrumentos de investigación

a. Se diseñó un cuestionario compuesto por 15 preguntas. Catorce de las

preguntas fueron cerradas y la última de ellas, donde se pregunta sobre

las diferentes tareas que realizan, constaba de una escala “likert",

donde los participantes seleccionaban la frecuencia con que realizaban

la tarea en particular.

b. En el Conversatorio se utilizaron varias preguntas abiertas y guiadas

por la investigadora al estilo grupo focal, donde los participantes

reaccionaban a las mismas. El mismo tuvo una duración de dos horas

y fue grabado en audio.

(ambos instrumentos de investigación se incluyen como apéndice)

C. Procedimiento del estudio y análisis estadístico

Una vez recibidos los cuestionarios fueron enumerados y cotejados

manualmente. Luego se procedió a entrar los datos en el programa estadístico

computarizado especializado en las Ciencias Sociales conocido como

Statistical Package for the Social Sciences (SPSS).

Se aplicaron los cálculos estadísticos correspondientes, tales como

frecuencia, promedio y tendencia central.


18

La parte cualitativa del estudio, el Conversatorio, fue grabado en audio y

se procedió a la transcripción del mismo. Se utilizó una matriz para recopilar

las recomendaciones y datos. El análisis del mismo fue hecho tomando en

cuenta la frecuencia y el apoyo de las diferentes sugerencias por otros

miembros participantes.

D. Diseño del estudio

El estudio es descriptivo lo que significa que describe la situación actual de

las variables. Aunque el mismo no es un estudio que pretende demostrar

correlación entre variables, en el análisis de los resultados se correlacionan

algunas para determinar grado de relación y hasta qué punto la alteración de

una depende de la alteración de otra.


19

IV. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS

En este capítulo se presentan los resultados encontrados a través de la

investigación realizada y se contestan las preguntas planteadas que dirigieron el

estudio. Al contestar las preguntas se analizan las estadísticas descriptivas.

Los datos personales de los participantes se recopilaron a través de tres preguntas

que formaron parte del instrumento de investigación (cuestionario).

Gráfica 1

Ilustra que la muestra está compuesta por un 97.90% femenino y un 2.10%

masculina.

2.10%

97.90%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

100.00%

masculino femenino

Género de la Muestra


20

Gráfica 2

Se observa que el por ciento mayor de los participantes se ubica entre 26 a 35 años

de edad.

19.20%

61%

20%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

25 años o menos 26-35 años 36 años o más

Edad de la muestra


21

Gráfica 3

Indica que el 36.30% de los participantes obtuvo su bachillerato entre los años 2000-

2002.

4.80%

28.80%

36.30%

29.50%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

1994-96 1997-99 2000-02 2003-05

Año de graduaciónN=146


22

Gráfica 4

El 24% de la muestra ha continuado estudios graduados según se observa y un

29.50% lo considera para un futuro.

24%

45.90%

29.50%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

Si No En un futuro

Ha continuado estudios


23

Gráfica 5

Los participantes que indican haber continuado estudios graduados seleccionaron,

véase en la Gráfica 5, en que disciplinas han continuado sus estudios. El por ciento

mayor se refleja con un 7.50% en Educación.

0.70%

4.10%

7.50%

5.50%

1.40%

6.20%

0.00%

1.00%

2.00%

3.00%

4.00%

5.00%

6.00%

7.00%

8.00%

contabilidad recursoshumanos

educación Adm. pública gerencia otro

En qué ha continuado estudios


24

Gráfica 6

El 22.60% de los participantes que consideran estudiar en un futuro seleccionó como

opción la maestría en Gerencia Administrativa (posible ofrecimiento futuro en el

Departamento de Sistemas de Oficina).

22.60%

2.10%

34.95%

4.10%

22.60%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

gerenciaadministrativa

planificación recursoshumanos

Adm. Pública otro

Estudios futuros


25

Gráfica 7

Qué puesto ocuparon al comenzar a trabajar luego de completado su bachillerato, el

43.20% indicó que era de “secretaria/o”.

43.20%

32.90%

7.50% 6.20% 4.80% 5.50%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%

secretaria/o asistenteadministrativo

oficinista mecanógrafo/a administradoroficina

otro

Primer puesto de trabajo


26

Gráfica 8

El salario inicial que devengaron al comenzar a trabajar de acuerdo al 36.30% se

ubica entre $12,001 y $15,000 anuales.

21.20%

36.30%

24.70%

8.20%

4.10% 4.10%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

12,000 ó menos 12,001-15,000 15,001-20,000 20,001-25,000 25,001-30,000 30,001 ó más

Salario inicial


27

Gráfica 9

El 35.60% de los participantes informa que el título oficial del puesto que ocupan

actualmente es “asistente administrativo”. El 9.60% administra una oficina.

31.50%

35.60%

1.40% 2.10%

9.60%

17.80%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

secretaria/o asist. Adm. oficinista mecanógrafo/a administradorofic.

otro

Puesto actual


28

Gráfica 10

El 52.70% indica que trabaja en una empresa privada.

45.20%

52.70%

40.00%

42.00%

44.00%

46.00%

48.00%

50.00%

52.00%

54.00%

gobierno privada

Tipo de empresa

Gráfica 11

En cuanto a qué tipo de empresa privada, el 9.60% trabaja en oficina legal.


29

9.60%

5.50%

8.90%

26.70%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

legal médica educativa otro

Tipo de empresa privada


30

Gráfica 12

El 36.30% de los participantes informa que lleva entre 1-3 años laborando en la

empresa donde trabaja actualmente.

13.70%

36.30%

21.90%

10.30%

15.80%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

1 año o menos 1-3 años 4-6 años 7-10 años 10 años o más

Años en la empresa


31

Gráfica 13

El 60.30% de la muestra indica que ha sido promovido en su lugar de empleo.

35.60%

60.30%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

si no

¿Ha sido promovido?


32

Gráfica 14

Se observa que el 12.30% de los participantes fue promovido al cabo de 1-2 años de

laborar en la empresa.

7.50%

12.30%

9.60%

2.70%

4.10%

0.00%

2.00%

4.00%

6.00%

8.00%

10.00%

12.00%

14.00%

1 años o menos 1-2 años 3-4 años 5-8 años 10 años o más

Fue promovido luego de cuántos años


33

Gráfica 15

El por ciento mayoritario de 19.20% señala que fue promovido a otro puesto dentro

de la rama de asistente administrativo/secretarial en la empresa que labora.

4.10%

1.40% 1.40%

19.20%

11.60%

0.00%

2.00%

4.00%

6.00%

8.00%

10.00%

12.00%

14.00%

16.00%

18.00%

20.00%

gerencia recursos hum. supervisor secretaria/o II;III…

otro

¿Si promovido, a qué puesto?


34

TAREAS QUE REALIZAN Y LA FRECUENCIA CON QUE LAS REALIZAN

Se presentaron un grupo de tareas a los participantes y se auscultó con qué

frecuencia realizaban dicha tarea. No todos los participantes contestaron y marcaron

la frecuencia de cada una de las presentadas, sin embargo la mayoría seleccionó

aquellas que eran de importancia para ellos.

A continuación las gráficas muestran cada una de las tareas examinadas y la

gradación de “siempre, a veces, nunca”.

Gráfica 16 – Hace recomendaciones para la compra de equipos

El 43.80% de los participantes afirma que “a veces” ofrece recomendaciones sobre la

compra de equipos.

21.90%

43.80%

17.80%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%

siempre a veces nunca

Recomendación en la compra de equipo


35

Gráfica 17 – Mantiene el calendario del o de la ejecutiva

El 49.30% de la muestra mantiene “siempre” el calendario.

49.30%

24.70%

12.30%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%

50.00%


Mantener calendario del ejecutivo/a


36

Gráfica 18 – Redactar informes

El 42.50% de los encuestados informan que redactan informes con la frecuencia

“a veces”.

37.70%

42.50%

5.50%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%


Redactar informes


37

Gráfica 19 – Identificar, analizar y solucionar problemas

El por ciento mayoritario de 53.40% indica que realiza esta tarea con la frecuencia de

“siempre”.

53.40%

30.80%

2.70%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%


Identificar, analizar y solucionar problemas


38

Gráfica 20 – Supervisar el mantenimiento de la planta física

El 37% señala que “nunca” realiza esta tarea.

13.70%

23.30%

37%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%


Supervisar mantenimiento planta física


39

Gráfica 21 – Mantener inventarios

El 39.70% mantiene el inventario con la frecuencia de “siempre”. El 18.50% señala

que “nunca” realiza esta tarea.

39.70%

24%

18.50%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%


Mantener inventario


40

Gráfica 22 – Preparar presupuesto

El por ciento mayor de 42.50% informa que “nunca” prepara el presupuesto. Sólo un

10.30% realiza esta tarea “siempre”.

10.30%

18.50%

42.50%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%


Preparar presupuestos


41

Gráfica 23 – Preparar informes financieros

El 45.20% de los participantes informa que “nunca” prepara informes financieros y

un 14.40% indica que los prepara “siempre”.

14.40% 13.70%

45.20%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%

50.00%


Preparar informes financieros


42

Gráfica 24 – Preparar planes de trabajo

El por ciento mayor de esta tarea 31.50% se ubica en “a veces”. El 26% de los

participantes la realiza “siempre”.

26%

31.50%

21.90%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%


Preparar planes de trabajo


43

Gráfica 25 – Reconciliar cuentas bancarias

El 51.40% de la muestra encuestada indica que “nunca” realiza esta tarea. Sólo un

7.50% la realiza “siempre”.

7.50% 10.30%

51.40%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%


Reconciliar cuentas bancarias


44

Gráfica 26 – Preparar nóminas de empleados

El 43.20% informa que “nunca” prepara nóminas y un 18.50% indica que “siempre”

prepara nóminas de empleados.

18.50%

11%

43.20%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%


Preparar nómina de empleados


45

Gráfica 27 – Manejar caja chica (petty cash)

Un 44.50% de los participantes “nunca” maneja la caja chica y un 19.20% la maneja

“siempre”.

19.20%

11%

44.50%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%


Manejar caja chica (petty cash)


46

Gráfica 28 – Tomar dictado en taquigrafía en español o inglés

El 36.30% informa que “nunca” toma dictado. Sólo un 8.20% informa tomar dictado

“siempre”.

8.20%

33.60%36.30%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%


Tomar dictado en taquigrafía- inglés o español


47

Gráfica 29 – Transcribir en español de medios magnéticos

Un 46.60% indica que “nunca” transcribe en español de medios magnéticos. El 13% de la

muestra señala que realiza esta tarea “siempre”.

13%15.80%

46.60%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%


Transcribir en español de medios magnéticos


48

Gráfica 30 – Transcribir en inglés de medios magnéticos

El 54.10% de los participantes “nunca” transcribe en inglés de medios magnéticos. Sólo

el 3.40% realiza esta tarea “siempre”.

3.40%

12.30%

54.10%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%


Trancribir en inglés de medios magnéticos


49

Gráfica 31 – Preparar presentaciones electrónicas

El por ciento mayor de 38.40% indica que “nunca” prepara presentaciones electrónicas.

Un 25.30% realiza esta tarea “a veces”.

20.50%

38.40%

26.70%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%


Preparar presentaciones electrónicas


50

Gráfica 31-B Preparar publicaciones electrónicas

Un 36.40% de los participantes indica que nunca realiza esta tarea. El 37.60% sí realiza

la tarea de publicaciones electrónicas.

12.30%

25.30%

38.40%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%


Preparar publicaciones electrónicas


51

Gráfica 32- Preparar formularios

El 39% de los participantes realiza esta tarea “siempre”. Un 7.50% indican que “nunca”

preparan formularios.

39%42.50%

7.50%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%


Preparar formularios


52

Gráfica 33- Redactar documentos en español

El 67.10% de la muestra indica que redacta documentos en español “siempre”. Un

4.80% informa que “nunca” redacta documentos en español.

67.10%

22.60%

4.80%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%


Redactar documentos en español


53

Gráfica 34 – Redactar documentos en inglés

El por ciento mayor de 39.70% de los participantes indica que redacta documentos en

inglés “a veces” y el 27.40% lo hace “siempre”.

27.40%

39.70%

15.80%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%


Redactar documentos en inglés


54

Gráfica 35 - Crear bases de datos

El 37% de los participantes señalan que crean bases de datos “a veces” y un 21.90%

indica que realiza esta tarea “siempre”.

21.90%

37%

21.90%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%


Crear bases de datos


55

Gráfica 36 – Utilizar programas de base de datos

Un 41.10% de los encuestados utilizan programas de base de datos “siempre”. Sólo un

14.40% dice “nunca” realiza esta tarea.

41.10%

28.80%

14.40%

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%


Utilizar bases de datos


56

Gráfica 37 – Utilizar los programas de procesamiento de palabras

El por ciento mayor de 84.20% dice utiliza el procesamiento de palabras “siempre”.

84.20%

8.20%3.40%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%


Utilizar procesamiento de palabras


57

Gráfica 38 – Enviar mensajes vía facsímile

El 80.80% de los participantes envía mensajes vía fax “siempre”.

80.80%

15.10%

0.70%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

siempre a veces 82.20%

Enviar mensajes vía fax


58

Gráfica 39 – Manejar la comunicación electrónica

El 82.20% de la muestra indica que realiza esta tarea “siempre”.

82.20%

9.60%2.10%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%


Manejar la comunicación electrónica


59

Gráfica 40 – Buscar información en Internet

El 54.10% de los participantes utiliza la Internet para buscar información “siempre”. Un

28.10% realiza la tarea “a veces”.

54.10%

28.10%

7.50%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%


Buscar información en Internet


60

Gráfica 41 – Mantener una página “Web” de la empresa

El 50% de los participantes informan que “nunca” realizan la tarea de mantener la página

de la empresa en Internet. Sólo un 11% informa que lo realiza “siempre”.

11%8.90%

50%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%


Mantener página Web de la empresa


61

Gráfica 42 – Establecer procedimientos de manejo y control de documentos

El 62.30% de los participantes indica que realiza esta tarea “siempre”. Un 6.20% señala

“nunca” realiza esta tarea.

62.30%

19.90%

6.20%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%


Establecer procesos de manejo y control de documentos


62

RELACIÓN ENTRE VARIABLES

El presente estudio es descriptivo y no tiene como meta demostrar correlación

entre variables. Sin embargo, se puede establecer algún tipo de relación entre algunas

variables que aparentan afectarse unas a las otras. Utilizando el programa estadístico

para las Ciencias Sociales, SPSS, se analizó algunas variables entre sí a través de un

“crosstab”. Este análisis no aspira a demostrar una relación positiva o negativa, sino

puede mostrar una tendencia

A continuación algunas gráficas con variables que pueden mostrar algún tipo de

efecto y/o relación. Se recomienda analizar cada gráfica detenidamente, ya que contienen

mucha información. La explicación que sigue, sólo ofrece el dato más significativo

reflejado en cada gráfica.


63

Gráfica 43 – Relación entre tipo de empresa y salario inicial

En la empresa pública el salario inicial que obtuvo el por ciento mayoritario de 21.23% es

$12,001-$15,000. En la empresa privada el salario inicial que obtuvo el por ciento mayor

de 17.81% es entre $15,001-$20,000. Este análisis muestra una tendencia en la muestra

bajo estudio a que el salario inicial en la empresa privada es más alto que en la empresa

pública.


64

privadagobierno

tipo de empresa

30

20

10

0

Cou

nt

1.37%2.74%

1.37%2.74%

6.85%

1.37%

17.81%

6.85%

14.38%

21.23%

0.68%

10.27%9.59%

1.37% 0.68%0.68%

30,001 ó mas25,001-30,00020,001-25,00015,001-20,00012,001-15,00012,000 o menos

salario inicial

Relación entre tipo de empresa y salario inicial


65

Gráfica 44 – Relación entre salario inicial y puesto inicial

El puesto de “secretaria/o” es el puesto inicial que mayor salario muestra. El por ciento

más alto 15.75% corresponde al puesto de “secretaria/o” en la escala salarial de $12,001-

$15,000.

otroadministradoroficina

mecanografooficinistaasistenteadministrativo

secretaria

primer puesto al comenzar

25

20

15

10

5

0

Cou

nt

1.37%0.68%0.68%0.68%0.68%

3.42%

0.68% 0.68%

3.42%4.11%

1.37%1.37%

9.59%

12.33%

3.42%2.74%

2.74%

11.64%

15.75%

0.68%1.37%

3.42%

2.05%

4.11%

9.59%

1.37%

30,001 ó mas25,001-30,00020,001-25,00015,001-20,00012,001-15,00012,000 o menos

salario inicial

Relación entre puesto inicial y salario inicial


66

Gráfica 45 – Relación entre tipo de empresa y años en la empresa

En la empresa pública el por ciento más alto es de 15.07% que corresponde a empleados

que llevan entre 1-3 años en la empresa. En la empresa privada el por ciento mayor de

21.23% corresponde a los empleados que llevan entre 1-3 años en la empresa. Resulta

significativo que en la escala de llevar en la empresa 10 años o más, la empresa pública

tiene un por ciento de 10.96%, versus un 4.79% en la empresa privada.


67

10 años o mas7-10 años4-6 años1-3 años1 año o menos

años en empresa

30

20

10

0

Cou

nt

4.79%5.48%

9.59%

21.23%

11.64% 10.96%

4.79%

12.33%

15.07%

1.37%0.68% 0.68%1.37%

privadagobierno

tipo de empresa

Relación entre tipo de empresa y años de experiencia


68

Gráfica 46 – Relación entre tipo de empresa y si ha sido promovido

Se observa que en la empresa pública o de gobierno los por cientos de haber sido

promovido o no haber sido promovido son casi iguales. En la empresa pública el 22.8%

ha sido promovido y el 21.92% no ha sido promovido. En la empresa privada el 38.36%

no ha sido promovido. Sólo un 13.01% ha sido promovido.

nosi

ha sido promovido

60

50

40

30

20

10

0

Cou

nt

38.36%

13.01%

1.37%

21.92%22.6%

0.68%2.05%

privadagobierno

tipo de empresa

Relación entre tipo de empresa y si ha sido promovido


69

Gráfica 47 – Relación entre tipo de empresa y tomar dictado en taquigrafía

En la empresa pública el por ciento mayor 19.18% muestra que toma dictado en

taquigrafía “a veces”. Un 13.7% indica que “nunca”. En la empresa privada el por

ciento más alto de 21.23% indica que “nunca” toma dictado en taquigrafía.

nuncaa vecessiempre

tomar dictado en taquigrafía ing. o esp.

30

20

10

0

Cou

nt

21.23%

14.38%

4.11%

13.01% 13.7%

19.18%

4.11%

8.22%

1.37%0.68%

privadagobierno

tipo de empresa

Relación entre tipo de empresa y tomar dictado en taquigrafía


70

Gráfica 48 – Relación entre tipo de empresa y transcribir en español de

medios magnéticos

La tendencia en esta relación refleja en ambos tipos de empresa que el por ciento mayor

es que “nunca” transcriben en español de medios magnéticos. En la empresa pública es

un 21.23% y en la privada es un 23.97%.

nuncaa vecessiempre

transcribir en esp. de medios magnéticos

40

30

20

10

0

Cou

nt

23.97%

6.85%4.79%

17.12%

21.23%

8.9%8.22%6.85%

1.37%0.68%

privadagobierno

tipo de empresa

Relación entre tipo de empresa y transcribir en español de mediosmagnéticos


71

Gráfica 49 – Relación entre tipo de empresa y transcribir en inglés de medios

magnéticos

Igualmente que en la gráfica anterior, la tendencia en esta relación refleja en ambos tipos

de empresa que el por ciento mayor es que “nunca” transcriben en inglés de medios

magnéticos. En la empresa pública es un 26.03% y en la empresa privada es un 26.71%.

nuncaa vecessiempre

transcribir en ing. de medios magnéticos

40

30

20

10

0

Cou

nt

26.71%

6.85%

1.37%

17.81%

26.03%

5.48%2.05%

11.64%

1.37%0.68%

privadagobierno

tipo de empresa

Relación entre tipo de empresa y transcribir en inglés de medios magnéticos


72

V. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

En este capítulo se presenta un resumen del estudio llevado a cabo, su literatura,

metodología, los procesos y una interpretación de los resultados. Utilizando dichos

resultados, se ofrecen conclusiones y recomendaciones que apoyen el problema de

investigación planteado.

Se discuten, además, las implicaciones y recomendaciones por los resultados

obtenidos. Se finaliza con sugerencias para futuras investigaciones relacionadas.

Resumen

El propósito del estudio fue investigar la trayectoria profesional de los egresados

del Programa de Sistemas de Oficina luego del 1995 cuando Sistemas de Oficina

implantó una nueva concentración, Administración de Oficinas, y llevó a cabo una

revisión curricular. La muestra estuvo compuesta por 146 egresados entre los años 1995-

2005. La pregunta de investigación:

¿Los egresados del programa de Administración de Oficinas de la Universidad

de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras, graduados durante los años 1995-2005:

a. qué puesto ocupan al graduarse

b. cuáles son las tareas más significativas que desempeñan

c. han sido promovidos a otros puestos administrativos dentro de la

organización, pública o privada, donde trabajan


73

d. al cabo de cinco años, que puesto ocupan

e. al cabo de diez años, qué puesto ocupan?

La literatura revisada demostró que el puesto de secretaria o asistente

administrativo ha sufrido grandes cambios en la pasada década mayormente. Las

destrezas que debe poseer un asistente administrativo son muchas y mayormente se

requiere conocimiento tecnológico y los programas computarizados. El asistente

administrativo del nuevo siglo realiza cada vez más tareas administrativas y se considera

parte de la gerencia de la empresa.

En Puerto Rico se observa esta misma tendencia que se refleja en la literatura

revisada. Como parte de esta investigación, recopilé 17 ofertas de empleo publicadas en

el periódico El Nuevo Día un domingo. En 16 de las 17 ofertas se requería dominio en el

uso de la tecnología y en 15 de ellas se solicitaba que el candidato fuera bilingüe.

Se diseñó un cuestionario para recopilar los datos de la investigación, el cual fue

enviado por correo. Además, se llevó a cabo un Conversatorio con 17 egresados que

respondieron a la convocatoria enviada por correo y correo electrónico. El Convesatorio

sirvió para recoger información cualitativa y auscultar de primera mano el sentir de los

egresados a través de unas preguntas guía. El análisis de dicho Convesatorio se incluye

como parte de este informe.

Los hallazgos de este estudio se basan en los datos recopilados a través de los dos

instrumentos de investigación y se asume que son una representación de las

características de la población estudiada.


74

La pregunta de investigación que inquiere si han sido promovidos a otros puestos

administrativos dentro de la organización, pública o privada, donde trabajan fue

contestada. Sin embargo, el resultado que se esperaba encontrar en este estudio era, entre

otros, que un número significativo de los participantes hubiera sido promovido a puestos

administrativos dentro de la organización. Sólo un 35.60% señala haber sido promovido

a otro puesto. De ese por ciento que fue promovido, el 12.30% logró el ascenso al cabo

de uno a dos años de laborar en la empresa. El puesto al que fue promovido, señalado en

los resultados, es dentro de la misma escala de trabajo secretarial y/o de asistente

administrativo.

En cuanto a la pregunta de investigación que ausculta qué tareas realizan y la

frecuencia, el resultado obtenido valida que el trabajo de secretaria/o sí ha sufrido

grandes cambios en la pasada década. El cambio más significativo lo refleja al observar

que el 8.20% de los encuestados informan que toman dictado en taquigrafía en español

con la frecuencia “siempre”. Un 36.30% dice no tomar dictado “nunca”. Otro resultado

que muestra una tendencia clara en cuanto a cuánto ha cambiado el trabajo secretarial, es

que el 46.60% nunca transcriben en español de medios magnéticos.

El uso tecnológico es evidente cuando el 84.20% de los participantes indica que

utiliza un programa de procesamiento de palabras. Un 54.10% de los participantes con la

frecuencia de “siempre”, busca información en el Internet. El 82.20% informa que

“siempre” maneja la comunicación electrónica. Igualmente, se observa un cambio

significativo en el tipo de tarea realizada hoy, cuando un 67.10% señala que “siempre”

redacta documentos en español. Estos hallazgos establecen un tendencia que valida lo


75

encontrado en la revisión de la literatura, al igual que lo reflejan las ofertas de empleo

publicadas en el periódico. El secretario/a de hoy es un profesional que tiene que poseer

un dominio tecnológico amplio y estar capacitado para otro tipo de tarea que ya no es

sólo el tomar dictado en taquigrafía y transcribir.

Otro hallazgo que muestra una tendencia significativa es que un 53.50% de los

participantes ya ha comenzado o piensa continuar en un futuro estudios graduados. Otro

de los aspectos examinados, la escala salarial inicial, muestra que predomina entre los

encuestados un salario inicial de $12,001-$15,000, lo cual no es uno competitivo para un

profesional con un bachillerato si se compara con el salario inicial de un maestro del

sistema público de enseñanza o un policía.

Conclusiones y recomendaciones

A continuación se ofrecen algunas conclusiones y/o recomendaciones a la luz de

los hallazgos. Estas se complementan con las ofrecidas y apoyadas por los temas

discutidos en el Conversatorio con los egresados del Programa el 16 de septiembre de

2005.

• Enfatizar y profundizar en la enseñanza de la tecnología y los programas de

computadoras aplicables al ambiente de negocios.

• Enfatizar y profundizar en las destrezas administrativas, tales como:

o gerencia

o supervisión

o toma de decisiones


76

o iniciativa y liderazgo

o solución de conflictos/problemas

o economía

o finanzas

o contabilidad

• Enseñar la taquigrafía como un curso de 3 créditos dirigido a tomar notas y no

con la rigurosidad de tomar un dictado conducente a producir un documento final.

• Un curso de 3 créditos de transcripción de medios magnéticos con el objetivo de

conocer el proceso y la técnica.

• Enfatizar y profundizar en enseñar la redacción y producción de documentos,

incluyendo actas y minutas.

• Fortalecer los cursos de inglés, ya que el ser bilingüe es una de los requisitos más

importantes para los patronos.

• Dirigir los cursos hacia la meta de producir un gerente administrativo competitivo

que pueda dirigir el funcionamiento que la oficina del Siglo XXI exige.

• Fomentar un cambio de paradigma que esté en armonía con el asistente

administrativo de hoy, sus funciones y tareas, que rompe con la tradición de siglos

pasados en cuanto al puesto de secretaria/o.

• Fomentar mayor orgullo y valía por la preparación recibida de manera que puedan

exigir y devengar un salario que esté acorde con los conocimientos y labor que se

realiza.


77

BIBLIOGRAFIA

21st Century Skills. North Central Regional Educational Laboratory, en el Internet

http://www.ncrel.org/engauge/skills/exec.htm. (visitado el 22 de agosto de 2004).

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hq.org/ResearchTrends/advanced_skills_adminis_need_to_excel.htm (visitado el

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Brownfield, Sheila. (marzo-abril 2004). Trends in administrative support. Office Solutions.

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The challenges facing workers in the future. (agosto 1999). HR Focus. Vol. 76, Iss. 8, p. 6.


79

16 de septiembre de 2005

TRANSCRIPCIÓN CONVERSATORIO EGRESADOS El Conversatorio comenzó a las 9:15 a.m. La Dra. Myrna Pinto, moderadora del mismo,

ofreció los saludos protocolarios y las presentaciones oficiales. La actividad comenzó

con una lectura reflexiva, Dos semillas, leída por la Dra. Myriam Burgos.

DRA. JUANITA RODRÍGUEZ, Directora del Departamento de Sistemas de Oficina

ofreció un saludo a los participantes.

Los participantes recibieron un cartapacio que incluía: la Misión, Metas y objetivos del

Departamento, lápiz y llavero suministrado por la Asociación de Ex Alumnos

Universidad de Puerto Rico, hoja de evaluación y hojas en blanco para anotaciones.

La doctora Pinto les indicó a los participantes que la actividad sería grabada en audio.

Además, explicó el propósito del Conversatorio y que el mismo era parte de la

investigación que se estaba llevando a cabo, La trayectoria profesional de los egresados

del Departamento de Sistemas de Oficina graduados durante los años 1995-2005.

DRA. MYRNA PINTO: queremos seguir a la vanguardia y creciendo, revisando y

mejorando nuestro currículo. Deseamos saber su opinión y cómo se sienten.


80

PROF. MYRTELINA CORUJO: leyó la Misión del Departamento.

PROF. HILDA MORALES: leyó las metas y objetivos del Departamento.

La doctora Pinto abundó sobre la misión, metas y objetivos del Departamento y lo unió al

propósito del Conversatorio. Se explicó cómo se llevaría a cabo el mismo, se hace una

pregunta y se reacciona a la misma. Se solicitó hablara una persona a la vez, se

identificara con nombre y apellido y el año en que se graduó.

Primera pregunta: ¿Cómo se sintieron en su primer mes de trabajo formal, te sentías

preparada/o?

XIOMARA CRUZ, 2003: en términos de preparación, totalmente preparada, para mi

criterio no me faltaba nada. En experiencia me sentí un poco perdida, venía de la

empresa pública en Caguas y trataba con permisos urbanísticos y me fui a una empresa

privada de servicios de salud que era bien diferente. Me tomó 7 u 8 meses

acostumbrarme. Fue un reto la experiencia de trabajo. Quería dejar de hacer el trabajo

repetitivo y la nueva empresa privada era algo nuevo todos los días. He aprendido mucho

y sigo aprendiendo, obviamente la preparación académica me sirvió enormemente


81

LISHA SUYAS, 2003: cuando terminé la práctica estaba en empresa privada a tarea

parcial, era un trabajo repetitivo. Encontré un trabajo luego de graduarme, me sentí

preparada, pero no tenía experiencia. No me sentí con miedo, me sentí preparada, era

también una empresa de salud. La misma compañía me ofrece educación continua. Lo

que estaba era asustada al comenzar no era que no me sintiera preparada. Me sentía

preparada para el reto, sólo era falta de experiencia.

IDALIS VELAZQUEZ, 1998, Cuando estudiada trabajaba en una oficina de abogados de

día y estudiaba de noche. Cuando acabé el bachillerato comencé en una empresa de

servicios de salud. Me sentí preparada siempre, y la experiencia la iba adquiriendo

mientras estudiaba. El cambio de abogados a salud fue lo diferente. Lo que si es que

cuando uno empieza en un trabajo está a la expectativa y es como un miedo pero no

porque no esté preparada. Me sentí siempre preparada. Ahora estoy siguiendo las metas,

ahora estoy dando clase de noche, de educación comercial en EDP college. Enseño

producción de documentos y la administración de oficina electrónica. Salí completamente

preparada de aquí y ahora deseo continuar estudios graduados.

ZORAIDA SERRANO, 2000: trabajo en el Recinto, Senado Académico, creo que el

bachillerato en el departamento es la base. No nos pueden dar todas las herramientas, el

Departamento es como nuestra madre, nos da y nos tenemos que desarrollar. Nos enseña

de todo un poquito y luego no nos podemos estancar. La preparación es la mejor, he


82

compartido con otras personas que no han salido de nuestro Departamento y la nuestra es

la mejor. He trabajado en diferentes universidades y otros departamentos y los retos son

distintos, pero aquí nos dan la base. Me siento orgullosa de haberme graduado de aquí.

Somos Centro de Práctica en el senado. Lo importante no son las notas, es aprender y

seguir adelante eso les recomiendo a las practicantes que están con nosotros. Aprovechar

todo lo que te ofrecen. La preparación es excelente.

MAYRA FIGUEROA, 2005: estudié secretarial en la escuela superior. Comencé a

trabajar en el Recinto y estudié mientras trabajaba aquí, ya que tenía la base como

secretaria. Aprendí aquí a trabajar con la computadora, pues antes pensaba que no era

buena y le quitaba el trabajo a las secretarias. He cogido todos los programas que ofrece

el Departamento en computadoras, Peachtree, PowerPoint. La taquigrafía nunca morirá,

“speed writing” no me gustó. Crecí como persona y profesional en el programa en el

Departamento a pesar de ser estudiante adulta y de haber estado trabajando como

secretaria en el Recinto. Recuerdo lo difícil que era escribir en maquinillas

convencionales con copias carbón. Me costó la adaptación de que comencé en la

empresa privada y luego llegue aquí en la empresa pública. En la privada tenía que

resolver y luego vine a la UPR por los beneficios, no por salario, ya que en la empresa

privada el salario era mejor. Me impactó mucho la burocracia en la empresa pública


83

cuando llegue a la UPR y lo lentos que eran los procesos. En la empresa privada todo es

servicio y hay que buscar la manera de complacer al cliente. se puede mejorar el

proceso de toma de decisiones. Nuestra profesión es una muy retante y cambiante. Lo

nuevo es constante por el cambio de la tecnología. Académicamente estoy bien

preparada. Continuaré leyes.

LISHA SUYAS, 2003: en el primer mes eres la competencia en el lugar de empleo, te

sientes asustada y temes que no caigas bien con las que ya están en el lugar de empleo.

La secretaria allí tenía la experiencia, yo tenía la preparación y nos complementamos.

GINA PÉREZ, 2003: trabajo en el Recinto, las otras dos secretarias con las que trabajo

tienen mucha experiencia, yo me sentí preparada por los estudios que tengo. Sentí miedo

por la falta de experiencia, me sentí a veces un poco perdida. Con los programas de

computadoras y los adiestramientos me sentí bien, les explico cosas que ellas no saben.

La experiencia ayuda pero el conocimiento es importante

MARISELA CARRION, 2000: tan pronto me gradué empecé a trabajar y agradezco a

Myriam Burgos. En cuanto a la preparación me sentí super preparada. Pero cuando

empecé yo estuve a cargo de correr toda la oficina sola. Eso me enseño a tener otras

iniciativas, hacer propuestas, resolver, ya no estoy en esa compañía, trabajo actualmente

en Gerencia y Presupuesto. Yo trabajaba antes sola y ahora estoy con muchos

compañeros y con mucha experiencia. Al yo estar sola, me sentí con experiencia pues


84

sabía hacer muchas cosas. En la Oficina de Gerencia es un área muy cambiante.

Actualmente como tengo un “minor” en recursos humanos, estoy en administración

pública en la maestría haciendo tesis y pienso seguir leyes el semestre próximo. Me están

promoviendo a gerencia de recursos humanos.

YORIMAR DE JESUS, 2004: mi primer mes fue bien retante porque los directores con

quienes trabajo aquí en el Recinto tienen mucha experiencia y me sentí bien nena. Tuve

que trabajar con gente que llevaba 30 años. Hice tres comunicados de prensa. Gracias a

Myrtelina Corujo aprendí mucho y fue un gran reto. Hago sugerencias a mi jefe de

hacerlo en computadoras y todo ha ido bien.

MARISELA CARRIÓN, 2000: es un éxito el portafolio profesional, para mi ha sido un

éxito el tenerlo y llevarlo pues demuestra lo organizada y ven lo importante que has

hecho.

MAYRA FIGUEROA, 2005: no es terminar los 4 años es seguir con seminarios de

educación continuada.

IDALYS VELÁZQUEZ,1998: me gradué en el 98 y me doy cuenta que nadie más. (se

le explicó que el Conversatorio era para los graduados del 94 en adelante). Uno siempre

le tiene miedo a lo desconocido y aunque tengas experiencia te enfrentas a algo

totalmente diferente y según vas conociendo y a los compañeros te sientes mejor.


85

Siempre hay temor a lo nuevo y luego que pasa el nuevo reto te sientes mejor. Deseas

dar el máximo, según nos han enseñado.

KEYSHA MALDONADO, 2004: tenemos siempre practicantes que envía la doctora

Burgos, he visto que según van pasando el tiempo tienen menos iniciativa, mucho más

miedosas, ninguna iniciativa, comparo con mi persona y con mi grupo, no se en que

pueda estar fallando el bachillerato en esto. La del semestre pasado inteligentísima, y

ganó medalla, no saben enviar un e mail, mucha falta de iniciativa y no saben escuchar

recomendaciones, creen que se la saben todas. Tienen que escuchar recomendaciones y,

algo está fallando en esa área. Falta de iniciativa.

ORACION DE CIERRE. La doctora Pinto indicó que también ya habían contestado la

segunda pregunta que era qué sucedió luego de ese primer mes.

Tercera pregunta: ¿CUANTOS RECIB IERON CAPACITACION TAN PRONTO

LLEGARON AL LUGAR DE EMPLEO?

LISHA SUYAS, 2003: cuando yo llegué fue diferente, pues a mí me utilizaron para

capacitar a los demás, pregunté mucho, pero ellos te adiestran en el hospital “safety” en

general, no de tu área, ofrecen educación continua. Ellos te costean, yo quería coger

clases de inglés, lo busqué y me lo pagaron. Pero este año están dando semestralmente y

ofrecen cursos de inglés también.


86

IDALYS VELÁZQUEZ, 1998: no me capacitaron para nada. Recientemente

contrataron a Executive Training para ofrecer cursos de PowerPoint y otros. Cuando

llegué no me adiestraron, me orientaron sobre el trabajo, pero no me ofrecieron cursos

específicos. La compañía contrató a estas personas con la mejor buena fe para adiestrar

en los cursos de computadoras. Entiendo que no hicieron primero una evaluación para ver

qué necesitan, pues ofrecer “word” sin saber mecanografía no ayudaba a algunos.

ZAIDA ORTIZ, 2000: al principio no me capacitaron, trabajaba en vivienda y aunque

ofrecen talleres como AOELA, pero como el supervisor lo tiene que autorizar y si el lo

cree pertinente entonces de envían. Pero es limitado al empleado porque es lo que ellos

creen. El gobierno es el que lo ofrece. Antes era OCALAP, esos son los talleres

disponibles.

IVETTE FRANCO, 2004: en el Instituto de Cooperativismo, mi supervisor es una

persona bien proactiva y lo primero que hizo fue el manual de procedimiento, esto es en

el Recinto e incluyó todo y cómo se hace. Aprovechamos los talleres que ofrece el

Recinto, uno de inglés recientemente. Otros talleres de programas que ofrezca la UPR los

aprovechamos.


87

MAYRA FIGUEROA, 2005: en la industria de seguros cuando comencé a trabajar una

semana completa me sentaron con alguien de recursos humanos y un manual de

procedimiento con un cuestionario y como 9 manuales en cuanto a reglas código de

vestimenta, formas de seguros, diccionario de seguros, frase, palabras, pólizas, contratos.

Aunque era de mecanógrafa, me capacitaron una semana completa en una sala de

conferencia con instructores, manuales y exámenes. Estuve 18 años en la industria de

seguros de tanto que me gustó.

Cuarta pregunta: ¿QUÉ CONOCIMIENTO O DESTREZA ENTIENDE QUE LE

FALTO O NO ERA SUFICIENTE DESPUÉS QUE SE GRADUARON Y COMENZÓ

A TRABAJAR?

ZAIDA ORTIZ, 2000: la taquigrafía no era requisito y en los trabajos de gobierno es

necesaria, requerían la taquigrafía para el trabajo. Yo no la usaba pero para la

convocatoria lo piden. Lo convalidan por escritura rápida, si lo hubiera cogido hubiera

tenido más oportunidades. La trascripción no la he usado mucho, técnicas de redacción

me hizo más falta. Requería más de redacción.


88

IDALYS VELÁZQUEZ, 1998: al principio me hizo mucha falta el adiestramiento

avanzado en PowerPoint. El que tomé aquí fue mini curso que era básico, y lo primero

que tuve que hacer fue hacer presentaciones, ya que la compañía estaba comenzando.

Fue para mí un dolor de cabeza, aprendí lo avanzado a golpes.

LISHA SUYAS, 2003: a mí cuando comencé acá eran un montón de cosas diferentes,

trascripción de medios magnéticos, porque tomo las minutas. Me asusté mucho porque

tenía que hacer 3 minutas al mes, los temas no los conocía y no sabía cómo hacerlas. El

manual de referencia me ayudó, en la entrevista inicial me preguntaron si sabía

taquigrafía, la había tomado pero no la había utilizado.

IDALYS VELÁZQUEZ, 1998: tuvimos problemas con la toma de minutas, los detalles

de cómo hacerla, si se toma el nombre, cómo transcribir y también darle seguimiento a

las cosas que se deben hacer de acuerdo a los temas discutidos. Utilice Outlook para los

detalles pendientes. No existen herramientas para ese propósito específico, darle

seguimiento a las tareas y asuntos pendientes. Yo ofrecí un curso de escritura rápida en

inglés el semestre pasado y no cambio la taquigrafía por nada en el mundo. Se presta a

menos confusión, además que no ayuda al que no tiene buena base en el inglés.


89

KEYSHA MALDONADO, 2004: también tomo minutas y actas, que se explique más el

concepto de acta y minutas, pero cada compañía tiene su estilo y forma. Recomendaría

que abundaran en trabajar otros programas con mayor profundidad, más avanzado como

PowerPoint. El curso es muy mínimo al utilizar el programa. Lo que necesitas utilizar no

lo conoces. Nos hace falta más enfoque en los programas.

PROF. MYRTELINA CORUJO: la realidad es que esos cursos son de un crédito, sólo

20 horas, y sólo da tiempo para lo básico. Trato de dar lo más que se pueda.

MAYRA FIGUEROA, 2005: considero que la taquigrafía debe estar en ambas

concentraciones. En las convocatorias la piden, que se abunden en los conceptos. La

taquigrafía me ayudó al estudiar en mis clases y en la oficina al tomar notas de

comentarios del jefe. Que sea requisito también en ambas concentraciones lo de los

medios magnéticos. Mas si son reuniones extensas para tomar notas en actas y minutas.

ZORAIDA SERRANO, 2000: cuando hice mi admisión, había tomado taquigrafía en

escuela superior, me faltaba la trascripción y cuando me matriculaba en el curso lo

cerraban y la doctora. Burgos me ayudó pues tenía que tomar trascripción de medios


90

magnéticos y me faltaba poco para graduarme, pero ya yo había tomado taquigrafía. En

las reuniones del senado, son tan extensas que se necesita medios magnéticos. Deben

orientar a los estudiantes porque la taquigrafía hace falta y muchas estudiantes no la

quieren tomar. Lo otro que quería añadir que tomé “Access” con Hilda Morales y es

excelente. Facilita todo. Hay que enfatizar los archivos. A la gente no le gusta archivar,

pero es necesario.

MARISELA CARRION, 2000: comentario sobre la taquigrafía, por qué tomarla, se

decía que estaba obsoleta y no era necesaria. Cuando llego a mi trabajo, había una junta

de directores que hacían reuniones y llevaba grabadora, pero entiendo que la taquigrafía

es necesaria.

Última pregunta: ¿CONSIDERA QUE DEBE CONTINUAR ESTUDIOS POST

GRADUADOS, EN QUÉ DISCIPLINA Y POR QUÉ?

DRA. MYRNA PINTO HABLA SOBRE PLANES FUTUROS EN LA MAESTRIA EN

NUESTRO DEPARTAMENTO.

OLGA CELPA, considero importante continuar estudios, voy a continuar ahora en

febrero en recursos humanos. En la línea de administración de oficina, yo trabajo en el

Recinto. Hay áreas en donde necesitamos más preparación en cuanto a responsabilidad,


91

calidad de vida, más conocimiento en área de trabajo donde hay situaciones que no

sabemos enfrentarnos, hay problemas con los documentos en el Recinto. Estamos

bregando con archivos obsoletos, hay que romper con patrones viejos. Quiero aprender

otras cosas.

XIOMARA CRUZ, 2003: planificación, gerencia de proyectos, pero si ofrecieran la

maestría aquí lo consideraría. En economía no encuentro disponibles.

IDALYS VELÁZQUEZ, 1998: yo estoy haciendo la maestría en Educación Comercial,

tengo dos comentarios. Uno cuando fui a comenzar la maestría en Educación Comercial

quise hacerla aquí, pero no la ofrecen. También quise en recursos humanos, me aceptaron

y no me matricule pues va dirigido a la empresa pública y no privada. Estoy en la

Interamericana que sí la ofrecen. No están ofreciendo educación continuada en el área de

educación comercial, técnicos y en áreas específicas no lo hay. La escuela graduada de la

UPR va a ofrecer la maestría en recursos humanos.

MAYRA FIGUEROA, 2005: quiero entrar a derecho, me hablaron de una maestría en

administración de documentos en el Recinto de Ciencias Médicas. Pienso seguir en

derecho o en el Recinto de Ciencias Médicas.


92

LUIS ECHEVARRÍA, 2004: creo que sí hay que seguir educándonos, voy para

administración pública, si hubiera la maestría en nuestro Departamento la tomaría.

MARIBEL MARTE, 2005: seguiría recursos humanos o en nuestro Departamento.

KEISHA MALDONADO, 2004: sí voy a seguir estudiando, seguiría la maestría aquí.

LISHA SUYAS, 2003: si se hiciera la maestría aquí la tomaría, o educación comercial.

GINA PÉREZ, 2003: tomaría la maestría aquí o recursos humanos.

ZAIDA ORTÍZ, 2000: estoy haciendo la maestría en contabilidad en la Universidad de

Phoenix.

ZORAIDA SERRANO, 2000: me gustaría en recursos humanos aunque me encanta

administración de documentos. En Ciencias y Tecnología ofrecen un certificado en

administración de documentos.

MARISELA CARRIÓN, 2000: seguí en administración publica, estoy en la tésis ya.

Pienso seguir leyes.


93

COMENTARIOS FINALES DE LA DOCTORA. PINTO, AGRADECIMIENTO POR

SU PARTICIPACION, GRACIAS A TODOS Y POR COMPARTIR SUS

EXPERIENCIAS. RECUERDEN LLENAR LA EVALUACION.

LOS PARTICIPANTES COMENTARON QUE DESEAN QUE SE REPITA EL

CONVERSATORIO Y LA DRA. BURGOS LES PIDIO VEAN LA PAGINA DEL

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE OFICINA EN INTERNET.

SE TOMÓ UNA FOTO DE GRUPO Y DISFRUTARON DE UNA MERIENDA.


94

RESULTADOS Y CONCLUSIONES

CONVERSATORIO EGRESADOS

Los participantes en su totalidad concurrieron que la preparación recibida fue

buena y se sintieron preparados adecuadamente en su primer empleo formal. Señalaron

que el miedo o preocupación que sintieron en su primer empleo fue por la falta de

experiencia. Al transcurrir su primer mes en el empleo, se sentían preparados para

enfrentar los retos que el puesto exigía.

En cuanto a la pregunta de educación continua y capacitación por parte del

patrono, los participantes en su mayoría no fueron capacitados en su empleo. Recibieron

alguna orientación sobre su trabajo, pero no recibieron un adiestramiento específico al

comenzar su empleo. Una de las participantes comentó que desearía que ofrecieran

cursos técnicos de educación continuada en el campo de sistemas de oficina, ya que

nunca ha visto que los ofrezcan.

La gran mayoría tiene interés en continuar estudios graduados. Tres de los

participantes ya están estudiando una maestría, y otros se proponen comenzar en un

futuro cercano. Seis de los participantes manifestaron su deseo de continuar la maestría

en Sistemas de Oficina si fuera ofrecida por el Departamento.

Los participantes que habían tenido la experiencia de trabajar en empresa pública

al igual que en privada, concurrieron que era bien diferente en uno y en el otro.

Específicamente comentaron que en la empresa pública era necesario saber taquigrafía o


95

escritura rápida, ya que al contar con dicha destreza pueden aspirar a mayores

oportunidades de ascenso y las convocatorias que así lo piden. Consideran también que

la taquigrafía sigue siendo necesaria para tomar notas rápidamente y en otros momentos,

aunque no tomen dictado en la forma tradicional.

RECOMENDACIONES OFRECIDAS POR LOS EGRESADOS

• Que se enseñe y enfatice más el proceso de toma de decisiones.

• Que se requiera demostrar mayor iniciativa.

• Que se profundice en los cursos de tecnología, tales como PowerPoint.

• Que se requiera la taquigrafía en ambas concentraciones y no el “speed writing”.

• Mayor énfasis en técnicas de redacción.

• Enseñar más sobre el concepto de tomar actas y minutas.

• Enfatizar más el proceso de archivar y la ventaja de crear bases de datos.

• Enfatizar más en el proceso de manejo de documentos.

• Que se continúe exigiendo la preparación de un portafolio profesional


96

APENDICE A 22 de agosto de 2005

Estimada/o Egresada/o:

Solicitamos tu cooperación en la investigación que estamos llevando a cabo en nuestro Departamento. La misma tiene como propósito obtener datos actualizados de nuestros egresados y las tareas que éstos realizan, de manera que podamos continuar mejorando nuestro currículo y ofrecimientos.

Adjunto el cuestionario que agradeceremos completes y devuelvas antes del 22 de

septiembre de 2005 en el sobre predirigido que incluimos. Si deseas, lo puedes enviar vía fax al 787-764-0260. La información suministrada se considera confidencial y será sólo para uso del Departamento de Sistemas de Oficina.

Además de la ayuda llenando el cuestionario, deseamos invitarte a participar en

un conversatorio con un grupo de egresados para compartir ideas y opiniones sobre asuntos relacionados con nuestra profesión. El mismo se llevará a cabo el viernes 16 de septiembre de 2005 de 9:00 a 11:00 a.m. en el salón O-112. Favor de llamar al 764-0000, Exts. 3408 ó 3412, confirmando tu asistencia.

Confiamos en poder contar con tu ayuda y esperamos compartir el 16 de

septiembre donde sabemos tendremos un diálogo enriquecedor y valioso.

¡CONTAMOS CONTIGO!

Cordialmente, Juanita Rodríguez, Ed.D. Myrna López de Pinto, Ed.D. Directora Catedrática Auxiliar


97

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO Recinto de Río Piedras

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE OFICINA

Solicitamos tu cooperación en la investigación que estamos llevando a cabo en nuestro Departamento completando el siguiente cuestionario. El mismo tiene como propósito obtener datos actualizados de nuestros egresados y las tareas que éstos realizan, de manera que podamos continuar mejorando nuestro currículo y ofrecimientos.

Preguntas o dudas sobre el Cuestionario puedes comunicarte con la Dra. Myrna López de Pinto al 764-0000 Exts. 3408 ó 3412.

1. Sexo: Masculino__________ Femenino__________

2. Edad: 25 años o menos_______ 26-35 años________ 36 años o más________ 3. ¿En qué año obtuviste el bachillerato?

1994-1996__________ 1997-1999__________ 2000-2002_________ 2003-2005__________ Otro_________

4. ¿Has continuado estudios post-graduados?

Sí, ¿En qué?_____________________ No ________ En un futuro_________

5. ¿Si decides realizar una maestría, en qué área la harías? ____Gerencia Administrativa (maestría en creación) _____Planificación ____Recursos Humanos ____Administración Pública ____Otro

6. El puesto que ocupaste al comenzar a trabajar a tarea completa:

Secretaria/o ______ Asistente administrativo ________ Oficinista__________ Mecanógrafa/o____ Administrador(a) de Oficina_____ ¿Qué otro puesto?_____

7. El salario anual que devengabas al comenzar el empleo:

$12,000 ó menos_____ $12,001-$15,000______ $15,001-$20,000________ $20,001-$25,000_____ $25,001-$30,000______ $30,001 ó más__________


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8. Puesto que ocupas al presente: Secretaria/o _______ Asistente administrativo _______ Oficinista_________

Mecanógrafa/o____ Administrador(a) de Oficina____ ¿Qué otro puesto?________ 9. La empresa para la que trabajas es:

Gobierno_______ Privada________

(Legal____ Médica____ Educativa____ Otro, ¿Cuál?______)

10. ¿Cuántos años llevas trabajando en la empresa?

1 año o menos______ 1-3 años________ 4-6 años______ 7-10 años______ 10 ó más años______

11. ¿Has sido promovido/a a otro puesto?

Sí, ¿Cuál?____________________________ No____________ 12. Si fuiste promovida/o, fue luego de cuántos años de laborar en la empresa:

1 año o menos____ 1-2 años______ 3-4 años_______ 5-8 años________ 9-10 años________ 10 ó más años_______

13. Indica con una marca de cotejo en el espacio provisto a la izquierda cuáles de las siguientes tareas realizas en tu empleo y la frecuencia con que las llevas a cabo:

Siempre- S, A veces- AV, Nunca- N. S AV N

_________ Hacer recomendaciones para la compra de equipos _________ _________ Mantener el calendario del o de la ejecutiva _________ _________ Redactar informes _________ _________ Identificar, analizar y solucionar problemas _________ _________ Supervisar el mantenimiento de la planta física _________ _________ Mantener inventarios _________ _________ Preparar presupuesto _________ _________ Preparar informes financieros _________ _________ Preparar planes de trabajo _________ _________ Reconciliar cuentas bancarias _________ _________ Preparar nóminas de empleados _________ _________ Manejar caja chica (petty cash) _________


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S AV N _________ Tomar dictado en taquigrafía en español o inglés ____________ _________ Transcribir en español de medios magnéticos ____________ _________ Transcribir en inglés de medios magnéticos ____________ _________ Preparar presentaciones electrónicas ____________ _________ Preparar publicaciones electrónicas ____________ _________ Preparar formularios ____________ _________ Redactar documentos en español ____________ _________ Redactar documentos en inglés ____________ _________ Crear bases de datos ____________ _________ Utilizar programas de base de datos ____________ _________ Utilizar los programas de procesamiento de palabras ____________ _________ Enviar mensajes vía facsímile ____________ _________ Manejar la comunicación electrónica ____________ _________ Buscar información en Internet ____________ _________ Mantener una página “Web” de la empresa ____________ _________ Establecer procedimientos de manejo y control ____________ de documentos Otras tareas: __________________________________________________________________________________________________________________________________________

14. ¿Posees alguna de las siguientes certificaciones?

CPS (Certified Professional Secretary)_______ CLS (Certified Legal Secretary)__________ CMS (Certified Medical Secretary)__________ Office Manager ____________ Otra, ¿Cúal? _________

Nos gustaría mantenernos en contacto con nuestros egresados a través del correo

electrónico y otros medios. Si así lo deseas, favor de llenar el siguiente formulario. El mismo es sólo para uso de nuestro Departamento de Sistemas de Oficina. Nombre_____________________________ Año de graduación __________ Dirección postal ________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Correo electrónico ________________________________________ Teléfono ________________________________


100

Documents

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO Recinto de Río …cicia.uprrp.edu/publicaciones/Papers/Articulo Dra. Pinto.pdf · y correcta en cuanto al puesto que ocupan en la organización y sus responsabilidades