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UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BARBULA
DISEÑO DE UNA PROPUESTA PARA LA APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y
COBRANZA DE LA EMPRESA C. A. DATA FORM INDUSTRIAL
AUTORES: ANMAR L. JIMÉNEZ F.
C.I. 13.195.408
LENNY HERNÁNDEZ
C.I. 11.654.556
TUTOR: LIC. FREDDY W. COLMENARES C.
VALENCIA, ABRIL DEL 2002
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento y formulación del problema
Los cambios dinámicos que se generan en las empresas debido al efecto inflacionario
requiere de controles sobre todas las operaciones, esto trae como consecuencia que las
empresas que manejan o conceden créditos deban ser más eficientes en la aplicación de las
mismas.
Según Rosenber, J. (1994) Diccionario de administración y finanzas, los créditos son
operaciones que proporcionan fondos al cliente. Ventas o compras acompañados de una
promesa de pago posteriormente a la fecha en que se realiza. (p. 107)
En este orden de ideas, necesariamente debe existir control sobre los procesos de cobro,
para evitar el desperdicio de tiempo y esfuerzo al intentar cobrar todas aquellas cuentas que
se encuentran dentro de un lapso de morosidad, pero esto depende de la política de cada
organización.
De acuerdo con Catacora, F. (1996) Sistema y procedimientos contables, el control es la
función administrativa por el cual el administrador evalúa y corrige el desempeño de las
actividades de los subordinados para asegurarse que los objetivos y planes de la empresa
se están llevando a cabo de forma prevista. (p. 259)
Muchos son los problemas que hoy en día afronta quien otorga un crédito. Sin
embargo, hay uno que es válido para todos: minimizar los riesgos sin perder o
dejar de ganar mercado.
Una política estricta, conservadora en crédito, que pretende reducir el riesgo de
perder capital conduce a sacrificar muchas operaciones que pudieran ser
remunerativas. Si se suavizan las normas y condiciones del crédito, se hace más
liberal, esto, gestaría mayores negocios, más ventas y traería también como
consecuencia un indiscutible aumento de pérdidas y cuentas malas.
Con respecto a la problemática interna, de la empresa C. A. DATA FORM
INDUSTRIAL (DAFOINCA), es una compañía que va dirigida a la elaboración de
una amplia gama de artículos de papel tales como: formas continuas para
computadoras, formas pre-impresas, papel de escribir con membrete, litografía
comercial, talonarios encuadernados.
La mayoría de los procedimientos aplicados al ciclo de ventas y cobranza se basa en un
sistema de control de políticas y procedimientos específicos, que sirve para ayudar a
cumplir sus propias metas; a menudo si estos controles no son cumplidos a cabalidad,
tienden a desviarse no logrando los objetivos trazados.
Según Catacora, F. (1996) Sistema y procedimientos contables, un sistema de cobranza
permite controlar el proceso de cobranza a través del registro y mantenimiento de las
cuentas por cobrar. (p. 30)
En muchos casos la falta de un buen diseño e instrumentación, puede conducir a una o
varias desviaciones, que conllevan a situaciones que pueden poner en peligro la gestión
financiera de la empresa.
Algunas de estas desviaciones son referentes a las ventas, devoluciones, rebajas sobre
ventas y entrada de efectivo, en cuanto a errores de corte, que tienen lugar cuando
las transacciones que ocurren en el período en curso se registran en el período
siguiente, o viceversa, logrando afectar considerablemente los ingresos del período
actual. Así como también la poca evaluación de la estimación de cuentas
incobrables, que determinen confiablemente si es razonable la reserva.
Es por ello la implantación de un control preciso que va a detectar la filtración de cualquier
posible acción indebida. Para lograr una mejor eficacia y mayor eficiencia en el
cumplimiento de los procedimientos, se deben optar por los siguientes instrumentos, tales
como: una documentación adaptada a las necesidades de información; un circuito
informativo que permita desarrollar con agilidad la circulación; el intercambio y la
conexión de datos; un sistema contable normalizado y un grado de control suficiente en los
anteriores elementos.
En los actuales momentos, el intercambio comercial de la economía ha llevado a las
empresas a la búsqueda de soluciones que permitan aumentar la rentabilidad de sus
operaciones, todo esto con la idea de enfrentar a la inflación que es el principal fenómeno
que afecta a la economía.
Además, toda empresa necesita comprender, evaluar y obtener evidencias sobre la
efectividad de cualquier control en el cual se desea confiar para determinar la naturaleza e
identificar áreas débiles o de controles superfluos.
En las situaciones más avanzadas de inestabilidad económica de las empresas venezolanas,
estas tienden a desarrollar un sin número de estrategias, es por ello la necesidad de:
Implementar controles internos con el objeto de minimizar posibles deficiencias,
errores u omisiones en el departamento de crédito y cobranza.
De acuerdo con Holmes, A. (1967) Principios y procedimientos de auditoría. El control
interno comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas coordinadas
dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de
los datos contables, promover la eficiencia operante y estimular la adhesión a los métodos
prescritos por la gerencia. (p. 03)
Por lo cual se considera necesario que el registro sea adecuado, ya que es una de las
premisas indispensables para la buena gestión empresarial, por eso se considera que el
diseño organizativo de la contabilidad en dicho departamento deba abarcar, en definitiva,
todos los procedimientos que configuren el control contable y que va desde las reglas de la
partida doble hasta los principios de general aceptación.
Se debe considerar las siguientes premisas que sirvan de enfoque para una adecuada
evaluación de las ventas y cuentas por cobrar:
Identificar las actividades y procedimientos de control asociados con el procesamiento y
registro de las transacciones.
Comprender los objetivos específicos del departamento.
Cuales son las formas más idóneas para evitar las desviaciones en los procedimientos de
cobranza.
Objetivo de la investigación
Objetivo general
Proponer la aproximación de un sistema de control interno contable orientado a optimizar
el proceso de crédito y cobranza de la empresa Dafoinca.
Objetivos específicos
Indagar las características del proceso de las cuentas por cobrar, para identificar los
procedimientos que permitan el logro de la cancelación de dichas cuentas.
Revisar procedimientos de facturación y ventas, verificando la documentación que soporta
las operaciones de facturación a fin de comprobar su autenticidad.
Diseñar la aproximación de un sistema de control interno contable que permita optimizar el
proceso de las cuentas por cobrar y créditos en la empresa Dafoinca.
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.
Los sistemas de control interno constituyen una herramienta imprescindible para la
toma de decisiones, y a su vez permite un sistema confiable y adecuado a la estructura
de cualquier empresa dedicada a la venta, siendo las cuentas por cobrar la principal
herramienta de ingreso, representado por las ventas.
Es por ello, la necesidad de realizar este trabajo, debido a que fundamentó desde el punto
de vista teórico, lo relacionado a los conceptos que validaron los procesos de
crédito y cobranza, los cuales requieren ser diagnosticados a fin de aplicar controles
correctivos, para que el departamento logre sus objetivos y desarrollen fortalezas que
lo hagan ser eficientes.
La investigación propuesta tiene como finalidad dar a conocer parámetros que debe seguir
la empresa DAFOINCA, para adaptarse de una forma rápida y efectiva a los
procedimientos de control interno más confiable, en donde podrá corregir sus estrategias
empleadas en el departamento de crédito y cobranza, para así poder lograr el éxito deseado.
Para lograr el cumplimiento de los objetivos previstos, se utilizaron técnicas de
investigación documental, así como también información a través de Internet, revistas
económicas, y todos aquellos medios que puedan suministrar información sobre el
comportamiento de las cuentas por cobrar y ventas.
También se quiso realizar un aporte a las ciencias económicas y sociales en donde se pueda
adquirir conocimientos acerca de las actuaciones que deben considerar las empresas ante
los procedimientos de control interno en los departamentos de crédito y cobranza.
1.4 - ALCANCE
Se trata de una investigación específica para la empresa Dafoinca, la misma es generada
en el departamento de administración, quienes se ocupan actualmente de realizar la
cobranza de los documentos. Los
resultados de esta investigación, pueden aplicarse a esta empresa y a otras de similar
objetivo y características.
Los procesos estudiados sirvieron como base para realizar más análisis exhaustivo
de la cartera de clientes de la empresa, así como implementar políticas de crédito y
cobranza para reducir hasta el mínimo posible la morosidad, evitando así la pérdida que
esto genera.
1.5 - LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN
En el presente trabajo de grado se presentaron algunos obstáculos que de alguna
manera fueron solucionados, entre ellas tenemos:
El tiempo disponible por parte de los directivos de la organización para el desarrollo
de la investigación. Esto debido a que se encuentran atendiendo otras áreas de la
organización e inclusive a otras empresas de las cuales también son accionistas, por lo que
se requirió de una previa cita.
La subjetividad que presentaron los entrevistados al aplicarle el instrumento de
recolección de datos, se manifestó en algunos casos la resistencia al cambio y por ende,
esto tiende a sesgar un tanto las respuestas de las mismas, por lo que se le explicó el
objetivo del trabajo y lo confidencial de la información.
CAPITULO II
Marco teórico
2.1 – ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
C. A. DATA FORM INDUSTRIAL ( DAFOINCA ), es una empresa fundada el 09 de
junio de 1.988, por su actual presidente Sr. Marcos Rodríguez, empresario con más de 20
años de experiencia en el sector industrial, ubicada en la zona industrial castillito, calle 99
entre avenidas. 68 y 69, Valencia Estado Carabobo.
Dedicada a la comercialización de artículos de papel, tales como formas continuas para
computadoras, formas pre-impresas, papel de escribir con membrete, litografía comercial,
talonarios encuadernados; mediante una coherente infraestructura, lo cual permite
garantizar una excelente gestión de ventas y adecuado seguimiento de las operaciones que
la complementan.
Con el objeto de modernizar su sistema, la empresa Dafoinca, inició a partir de mes de
noviembre del año 2.000, un proceso de redimensionamiento de la estructura de ventas,
estableciendo dos principios básicos de la gerencia moderna hacia logros y metas precisas
de los objetivos y funciones de cada uno de los cuadros gerenciales.
Hoy en día, la empresa puede asegurar que ha acertado en su política, la cual se basa en una
sencilla pero efectiva organización que facilita trabajar con adecuados costos; razón
suficiente para ampliar los servicios a los clientes, incorporando un sistema de cobranza
efectivo que permite cerrar el circuito de venta compitiendo con éxito bajo una clara
filosofía de “servicio al cliente”, orientándose con una política de “calidad total”.
En consecuencia, la empresa está convencida de que el éxito del tiempo compartido está
condicionado a los siguientes requisitos:
Calidad de los servicios ofrecidos.
Profesionalismo del personal, con una formación orientada hacia las necesidades
específicas de cada cliente en cuanto al artículo.
Un diseño que satisface las necesidades de:
El comprador
El desarrollador
La comercializadora
Todas estas reflexiones están basadas en la imperiosa necesidad de satisfacer la creciente
demanda del consumidor permitiendo manejar en forma eficiente el ciclo de la venta.
Esta empresa se encuentra conformada por: Asamblea de Accionista, Presidencia y Vice-
Presidencia, Gerencia Almacén, Gerencia de Ventas, Gerencia de Administración, Gerencia
de Relaciones Industriales, Jefe de División de Contabilidad, Gerencia de Crédito y
Cobranza, Jefe de División de Computación, Jefe del Dpto. de Tesorería, Gerente de
Contraloría.
2.1.1 - Descripción de cargos:
Gerencia de Crédito y Cobranza: Es el encargado de la dirección, coordinación,
supervisión y control de todas las actividades de carácter financiero que se desarrollen en la
empresa y de las normas y procedimientos establecidos para la ejecución de dichas
actividades.
Jefe de División de Crédito y Cobranza: El objeto de este cargo es el de garantizar que
los créditos impliquen el menor riesgo posible para la empresa, que las cobranzas se
realicen en el menor tiempo posible para el manejo eficiente del dinero.
Asistente de Crédito y Cobranza: El objeto de este cargo es el de garantizar que las
cobranzas sean efectuadas dentro de los límites establecidos y con la más absoluta
precisión.
Asistente de Crédito: El objeto de este cargo es el de garantizar que todos los
recaudos (balance general, estado ganancias y pérdidas, registro mercantil, referencias
comerciales y bancarias), que se exigen de las personas naturales y jurídicas que solicitan el
crédito a la empresa, sean analizados y de esta manera poder aprobar los créditos con
mayor seguridad.
Operador de Crédito y Cobranza: El objeto de este cargo es el de garantizar la
trascripción objetiva, exacta y precisa de documentos relacionados con crédito y cobranza,
con el fin de generar la más veraz información para las correspondientes contabilizaciones.
2.2 – ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Con la finalidad de obtener una base referencial para apoyar esta investigación se presentan
a continuación una serie de trabajos de grado relacionados con algunos indicadores de las
variables que intervienen en este estudio, como lo es el control interno y las cuentas por
cobrar.
Porner, J., y Wahnar, R. (1.999), “Diseño de un modelo para determinar el riesgo de las
Empresas de la cartera de Crédito Corporativo de un Banco Comercial ante la dificultad
tecnológica del año 2.000 ”. Trabajo realizado en la Universidad Metropolitana , para
optar por licenciatura de Contador Público, basado en una investigación de campo de tipo
descriptivo, realizaron su investigación basándose en la implantación de un modelo que
determine el riesgo de la cartera de crédito, refiriéndose a que la Superintendencia de
Bancos y otros entes reguladores del sistema financiero, estén velando por el fiel
cumplimiento del proceso adecuado para el año 2.000.
La afinidad que existe con la investigación, se refiere a las pautas necesarias de control
para poder accesar a un crédito y los movimientos que este conlleva, para así poder tener
una mejor visión al momento de realizar los pasos a seguir al momento de la concesión de
un crédito, ya que cabe destacar que los bancos establecen un control de crédito.
López, A., (1.998), “ Propuesta de un programa de control interno para las Cuentas por
cobrar de la Empresa de Construcciones y Mantenimiento F.A.C.A “, ubicada en Puerto
Ordaz, Edo. Bolívar, bajo la modalidad de proyecto factible basado en una investigación de
campo de carácter descriptivo para optar al título de Contador Público. El autor
recomienda que en dicha empresa se debe realizar normas y políticas formales que
dictaminen en la realización de diferentes operaciones, tanto para el otorgamiento de
crédito como para la programación y ejecución de las cobranzas.
La relación que existe con la investigación es la de establecer normas y procedimientos
contables para las operaciones del departamento de crédito y cobranza.
Herrera, l. (1.997), “ Lineamientos para la optimización de procedimientos de control
interno de las Cuentas por Cobrar de la Empresa Smithdline Biechan Animal Health S.A.”
;Ubicada en Maracay, Edo Aragua; trabajo de grado para optar al título de Contador
Público, presentado en la Universidad Bicentenaria de Aragua. Los resultados obtenidos
dan a conocer que el sistema de control interno adoptado por la empresa no era el más
adecuado y le fue recomendado a la empresa que se debían definir claramente las unidades
de mando, delimitar actividades, segregar funciones, con el fin de que el sistema de control
interno fuera confiable, incrementando su aceptación dentro de la investigación.
Existe una relación evidente con respecto a la investigación, ya que la base fundamental
para reorganizar el departamento de crédito y cobranza es la de delegar funciones, así como
la asignación de actividades, para así poder tener una visión más clara al momento de una
toma de decisiones o medidas de control.
Joubran, J. (1.997), Trabajo especial de grado para obtener él título de Contador Público,
presentado en la Universidad Metropolitana , titulada; “Procedimientos contables
administrativos para optimizar el sistema de control interno en el sector Hotelero del área
Metropolitana”. En ella se llega a la conclusión de que los procedimientos contables
administrativos se están efectuando de manera correcta, así como también el
control interno en las áreas específicas existentes, pero la falta de capacitación del personal
y la poca vigilancia por parte de distintas gerencias operantes en los hoteles han llevado a
muchos de estos a incurrir en fallas en los controles, lo cual ha producido pérdidas
significativas.
La relación que existe con la investigación es referente a la búsqueda de minimizar las
fallas que pueda presentarse en cuanto a procedimientos contables administrativos y al
control interno.
Casabianca, I. (1.996), “ Propuesta de un sistema de control interno para la optimización
de las funciones del departamento de Crédito y Cobranza de la Empresa Fundición del
Centro, C. A.” ; Ubicada en Maracay, Edo. Aragua, trabajo especial de grado presentado
en la Universidad Bicentenaria de Aragua, para optar al título de Contador Público. Esta
investigación se basa bajo lineamentos metodológicos del proyecto factible, apoyado en un
estudio de campo de tipo descriptivo, los resultados de esta investigación demostraron las
deficiencias y fallas en la captación de pedidos de clientes y que las políticas de crédito y
cobranza no están definidas.
La afinidad con la investigación es la búsqueda de optimizar las funciones de crédito y
cobranza, para corregir la imprecisión al momento de los registros de las operaciones para
que así no se vean afectados los Estados Financieros.
Urbano, I., (1.996), “Propuesta de un método de control de Cuentas por Cobrar de la
Empresa Purina, C. A.”, ubicada en Turmero, Estado Aragua, trabajo especial de grado
presentado en la Universidad Bicentenaria de Aragua, para obtener el título de Contador
Público, llegó a la conclusión que el departamento se requiere de la implantación de
controles y seguimientos adecuados de su gestión, ya que conforman áreas claves dentro
de la organización, de la cual depende en gran medida el éxito de la empresa en general, la
afinidad que hay con respecto a la investigación es la aplicación de técnicas de análisis
donde se pueda reconocer las debilidades existentes del departamento para que ellas no
repercutan en el desarrollo general de la empresa.
2.3 – BASES TEÓRICAS
2.3.1 - Aspectos contables:
Para el desarrollo teórico de la investigación, fue necesario sustentarlo con bibliografía
actualizada, lo que ayuda a fortalecer los conceptos a utilizar para el crecimiento de la
investigación, por ello se definirán y describirán los elementos del tema planteado.
Además de permitir establecer un orden lógico de lo general a lo particular, por lo que fue
presentado en función de las necesidades del investigador.
En función a las características de la auditoria interna se puede señalar que en su estructura,
analiza la veracidad de la información que se reporta a la gerencia, informa sobre el
cumplimiento y mantenimiento de la eficiencia, eficacia y economía en los sistemas y
procedimientos dentro de la organización. En cuanto al control interno de las cuentas por
cobrar se inicia mediante pedido de un cliente y la respectiva elaboración de la orden de
venta, o bien, con la aprobación del crédito otorgado, es allí donde nace el rastreo de
auditoria
Se puede concluir diciendo que un control interno adecuado sobre las cuentas por cobrar
incluye:
La separación de las funciones de ventas con respecto a su contabilización.
La separación de las funciones relativas a la recepción de efectivo y su contabilización.
La adecuada aprobación de las devoluciones y descuentos sobre ventas de las cancelaciones
de las cuentas como incobrables, debiendo ser dichas funciones independientes de la
relación con la recepción de efectivo
Tal como lo señala :
Redondo A. ( 1992 ), un negocio que vende a crédito deberá llevar registros adicionales en
las cuentas por cobrar (una para cada cliente), para poder obtener tal información es
necesario, tener un archivo especial denominado mayor auxiliar, en donde se lleve el
control de cada cuenta que integran los clientes que tienen créditos con la empresa y asi
tener un mayor control sobre ellos (p.194)
Para realizar una adecuado control de las cuentas por cobrar se debe contar con
procedimientos de cobranza en el cual su objetivo con respecto a las cuentas por cobrar no
solo consista en estimular a los clientes para que paguen lo más pronto posible, sino
también es destinar los pagos de estos inversores lo más rápidamente posible. El principal
procedimiento para realizar la cobranza es a través de un solo banco a fin de reducir el
tiempo requerido para llevar a cabo los aspectos del proceso de cobranza de la empresa.
Para ello, es necesario una amplia diversidad de sistema y una gran gama de topología
para clasificarlos, los cuales se clasifican de acuerdo a ciertas características básicas.
En cuanto a su constitución.
Sistema Físico: son los constituidos por equipos, maquinarias y cosas reales.
Sistema Abstracto: son aquellos que están compuestos por concepto, historias e ideas.
En cuanto a su naturaleza.
Sistema Abierto: son aquellos que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a
través de entradas y salidas.
Sistema Cerrado: son los que no presentan intercambio con el medio ambiente que los
rodea pues son herméticos a cualquier influencia ambiental.
En cuanto a las cédulas de análisis de antigüedad de saldo para las cuentas por cobrar, sirve
para poder juzgar la posible incobrabilidad de ellas, para determinar la eficiencia del
departamento de crédito y cobranza y para llegar a crear provisiones para posibles cuentas
incobrables.
Las cédulas de análisis de antigüedad de saldos podrán elaborarse con base en él número de
días que han trascurrido desde la fecha de facturación, hasta la fecha de vencimiento.
Las devoluciones y rebajas sobre ventas se auditan mediante pruebas selectivas y
mediante la comparación con los años anteriores.
Otro objetivo de las devoluciones y rebajas, es el de asegurarse de la corrección del asiento
inicial que se corrió cuando se efectuó la venta, tanto en las cuentas de cargo, como en las
de crédito.
El ciclo de venta y cobranza, implica las decisiones y procesos necesarios para la
trasferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes después de que se ponen a
disposición para su venta.
Se inicia con una petición por parte de un cliente y concluye con la conversión del material
o servicio de una cuenta por cobrar y por último en efectivo.
Alvin y Loebbecke (1996), el ciclo incluye varias clases de operaciones, cuentas y
funciones administrativas, así como varios documentos registros, existen cuatros tipos de
pruebas de Auditoría: pruebas de control, pruebas sustantivas de transacciones,
procedimientos analíticos y pruebas de detalles de saldo (p. 387)
La facturación a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto que
debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna, los aspectos más
importantes de la facturación son asegurarse que todos los embarques hayan sido
facturados, que ningún embarque haya sido facturado más de una vez y que cada uno sea
facturado por el monto adecuado.
Alvin y Loebbecke (1996), en la mayoría de los sistemas, la facturación de los clientes
incluye la preparación de una factura de ventas con varias copias y la actualización
simultanea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas por cobrar
y el archivo maestro del mayor de ventas y cuentas por cobrar. Esta información se
utiliza para generar el diario de venta y, junto con las entradas del efectivo y los cargos
varios, permite la preparación del balance de comprobación de cuentas por cobrar ( p.
390)
El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluyen al recibir, depositar y
registrar el efectivo; la consideración más importante en el manejo de la entrada de
efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado en el banco en el monto adecuado en
forma oportuna y registrado en los archivos de operaciones de entrada de efectivo.
Alvin y Loebbecke (1996), el aviso de remesa es un documento que acompaña a la factura
de venta enviadas al cliente y que pueden ser devueltas al vendedor con el pago del
efectivo; se utiliza para indicar el nombre del cliente, el número de la factura de venta y el
monto de la factura cuando se recibe el pago. Si el cliente no incluye el aviso de remesa
con su pago, es común que la persona que abra el correo prepare uno a la vez. (p. 391)
De igual forma, los procedimientos de auditoría para las pruebas de controles internos se
desarrollan en torno al marco referencial de las ventas, es decir, dados los objetivos de
auditoría relacionadas con las operaciones, se determinan controles internos importantes
para cada objetivo, es por ello, que a continuación se presentan un resumen de los controles
internos claves y pruebas comunes de control para las operaciones de ventas tal como lo
señala Alvin y James:
Control interno clave:
Separación de tareas entre el manejo de efectivo y el mantenimiento de registros.
Conciliación independiente de las cuentas bancarias.
Separación de funciones entre el manejo y efectivo de los registros.
Uso de avisos de remesa o una lista preliminar de efectivo.
Verificación interna de los registros de recepción de efectivo.
Uso adecuado de catálogos de cuentas.
Revisión interna y verificación.
Prueba común de control:
Observar la separación de las funciones.
Observar la conciliación independiente de las cuentas bancarias.
Pláticas con el personal y observación.
Contabilizar la secuencia numérica o examinar la lista preliminar.
Observar el endoso inmediato de los cheques que ingresan.
Examinar la indicación de la verificación interna.
Observar si se están enviando los estados de cuenta mensuales a los clientes.
Se examinan los avisos de remesa para verificar la debida aprobación.
Se revisan las conciliaciones bancarias mensuales.
Se examina el archivo de totales de lotes para verificar las iniciales del empleado de control
de datos; se comparan los totales.
Existen muchos controles internos directamente relacionados con el saldo de las cuentas,
para el ciclo de venta y cobranza, es muy probable que éstos afecten los tres objetivos de
auditoria relacionados con los saldos: valor de venta, derechos y obligaciones y
presentación y manifestación.
El valor de venta es un objetivo de auditoria importante relacionado con saldos para cuentas
por pagar porque a menudo la cobrabilidad de las cuentas es una partida importante de los
estados financieros.
Varios controles son comunes para el objetivo del valor de venta, uno es el de la aprobación
de crédito, el segundo es la preparación de un balance de comprobación de cuentas por
cobrar vencidas periódica para analizar y dar seguimiento, el tercer control es una política
de castigo de cuentas incobrables cuando ya no es probable que sean cobradas.
Los derechos, obligaciones, la presentación y manifestación en dadas en ocasiones
constituyen un problema significativo para las cuentas por cobrar.
Por lo tanto, un personal de contabilidad competente es un control suficiente para estos dos
objetivos de auditoria relacionados con los saldos.
Independientemente de la agresividad del departamento de crédito, es usual que algunos
clientes no paguen sus facturas, cuando la compañía llega a la conclusión que una cantidad
ya no se puede cobrar a menudo es descartada, comúnmente esto ocurre después de que el
cliente se declara en bancarrota o cuando se transfiere a una agencia de cobranzas.
Alvin y Loebbecke (1.996), la estimación para cuentas malas debe ser suficiente para
compensar en el periodo de ventas actual porque la compañía no podrá cobrar en el futuro;
para la mayoría de las compañías la estimación representa un residuo que proviene del
ajuste administrativo del final del periodo de la estimación de las cuentas incobrables
(p. 392)
Es importante señalar que las ventas sean facturadas y registradas lo más pronto posible
después que ocurre el embarque a fin de evitar omisiones no intencionales de operaciones
de los registros y para asegurarse que las ventas se registren en el periodo adecuado.
Alvin y Loebbecke (1996), la facturación por el monto adecuado depende de cobrar a los
clientes por la cantidad embarcada al precio autorizado. El precio autorizado incluye los
cargos de flete, seguro y condición de pago; la facturación de los clientes incluye la
preparación de una factura de venta con varias copias y la actualización simultanea del
archivo de operaciones de venta, del archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo
maestro del mayor para ventas y cuentas a cobrar. (p. 389)
2.3.2 - Aspectos legales:
La dinámica de la economía que viven todos los países han eliminado las rigurosas
fronteras políticas para dar paso a la globalización de la economía. Y es esta dimensión
global que directamente influye en el manejo y dirección de las empresas. Por eso, hoy en
día, los gerentes no pueden ni deben decidir al margen de los fenómenos mundiales que,
aun cuando lejanos en espacio, son cercanos en el tiempo de sus efectos y de sus
consecuencias. Entre estos fenómenos podemos citar a modo de ejemplo: firmas de tratado
de libre comercio, impacto del crecimiento económico de los países de mayor desarrollo,
creación de bloques económicos, lento crecimiento de la economía, competencia de países
en vías de desarrollo por obtener inversión extranjera, escasez de financiamiento, servicios
financieros.
Se destaca las tendencias económicas anteriores para hacer hincapié en que las empresas
son más vulnerables a los eventos que surgen en su entorno, sin medir fronteras ni
distancias. El alcance en tiempo y espacio que siguen estos eventos, obligan a los
empresarios, gerentes e inclusive al contador público a que observen la dirección en que
avanzan y deriven sus efectos futuros, ya que ésta es una información que complementa a la
que tradicionalmente se formula dentro de las empresas; de tal forma que ambas son
fundamentales para un adecuado proceso de toma de decisiones.
Para fijar sistemas de controles se debe tener conocimientos de teoría, práctica y
administración de auditoría; teoría de gerencia; leyes e impuestos, ciencia del comporta-
miento; contabilidad; economía y finanzas. En otras palabras, esto significa que es
imperativo para la gerencia el esforzarse continuamente por mejorar su competencia
profesional y la eficacia y calidad de su servicio, sobre todo si consideramos el alto grado
de competitividad que caracteriza a los negocios actuales.
Los profesionales de la contaduría pública son responsables, según el derecho
consuetudinario, de cumplir con contratos implícitos o manifiestos con sus clientes. Son
responsables ante sus clientes por cualquier descuido y / o violación de contrato si no
prestan los servicios o no muestran el debido cuidado en su cumplimiento. Además tienen
una responsabilidad penal solo cuando se demuestra que el auditor de forma deliberada
engaña o daña a otro.
El objetivo principal de toda organización es prestar un servicio y en contra partida
recibir una remuneración del mismo, el cual se define como ingreso, que es originado como
anteriormente se indica por ventas, servicios prestados, otorgamientos de créditos, tal como
lo señala:
Boletín A-11 de la comisión de principio de contabilidad, define el ingreso como el
incremento bruto de activos o disminución de pasivos experimentado por una entidad, con
efecto en su utilidad neta, durante un periodo contable, como resultado de las operaciones
que constituyen sus actividades primarias o normales. (p. 5110-3)
Al momento de fijar sistemas y evaluar el control interno, se debe regir mediante
pautas o lineamientos establecidos conforme a lo dispuesto en el boletín 3050 de la
comisión de principio de contabilidad que señala:
Se deben cumplir los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de
transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean
aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos al proceso electrónico de
datos. La existencia de controles en esta área servirá para que las transacciones relativas
a ingresos y cuentas por cobrar se efectúen de conformidad con los criterios establecidos
por la administración, para la obtención de información básica para controlar las
operaciones en esas áreas. (p.5110-5)
En el caso de la planeación de las pruebas de auditoría en el área de ingresos y
cuentas por cobrar se debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden
influir en la determinación del riesgo de auditoría.
De conformidad con el Boletín 3040 de la Comisión de principios de contabilidad, señala
que en la planeación y supervisión del trabajo de auditoría, el auditor deberá efectuar una
planeación del trabajo para llevar a cabo una estrategia que conduzca a decisiones
apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de auditoría en el área
de ingreso y cuentas por cobrar, considerando siempre los aspectos de la importancia
relativa y el riesgo de auditoría. (p.5110-5)
Referente a la emisión de facturas es obligatorio para todos los contribuyentes ordinarios
tener como requisito legal la obligatoriedad de emitir facturas con base al cobro del IVA
por parte del fisco, en el cual la organización deberá emitir cada vez que haga una venta o
preste un servicio, una factura o documento equivalente la cual debe contener el monto del
IVA indicado en la misma.
Ley del IVA (2001), el artículo 29 expresa lo siguiente: el monto del débito fiscal deberá
ser trasladado por los contribuyentes ordinarios a quienes funjan como adquirentes de los
bienes vendidos o receptores o beneficiarios de los servicios prestados, quienes están
obligados a soportarlo. Para ello, deberá indicarse el débito fiscal en la factura o
documento equivalente emitido por el contribuyente vendedor separadamente del precio o
contraprestación. La administración tributaria podrá autorizar para que en el precio de
venta al público de determinados bienes y servicios se establezca la mención “ impuesto o
IVA incluido ”, sin discriminarse el monto del debito fiscal correspondiente. En estos
casos el impuesto formará parte del precio.(p. 19)
Es obligatorio llevar la contabilidad y sus libros asentando las operaciones dentro
del mes calendario en que se produzcan, en materia de factura y otros comprobantes, se
debe estar pendiente en todo momento de las resoluciones y providencias que dicte tanto el
Ejecutivo como el Seniat.
Ley del IVA (2001), el artículo 56 expresa lo siguiente: los contribuyentes deberán llevar
libros, registros y archivos adicionales que sean necesarios y abrir las cuentas especiales del
caso para el control del cumplimiento de las disposiciones de esta ley y sus normas
reglamentarias. En especial, los contribuyen-
tes deberán registrar contablemente todas sus operaciones, incluyendo las que no fueran
gravables con el impuesto establecido en esta ley, así como las nuevas facturas o
documentos equivalentes y las notas de crédito y débito que emitan o reciban, en los casos
a que se contrae el artículo 58 de esta ley.(p. 31)
Para que toda organización cumpla con las normas establecidas por el código de
comercio venezolano el cual señala que se debe llevar ciertos libros obligatorios en el
proceso de compra-venta.
Código de Comercio (1972), en su artículo 32 expresa lo siguiente: todo comerciante debe
llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro
Diario, el libro Mayor y el de Inventario. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares
que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.(p. 29)
2.4 – MARCO CONCEPTUAL
A fin de facilitar la comprensión de los aspectos que se trataron en el presente trabajo se
define los siguientes términos:
Acuerdo: convenio entre dos o más personas que exigen algún tipo de formalización.
Administración: se refiere a la distribución de los recursos de una organización realizados
por su personal para ejecutar los planes propuestos.
Clientes: son personas que están bajo protección o título de otra persona que acostumbra a
comprar en una misma tienda u organización.
Contrato: acuerdo entre dos o más personas establecido legalmente por el que se
determinan unos derechos u obligaciones.
Crédito: operación por la que se proporciona fondos al cliente.
Cuenta: es el registro donde se controlan, ordenadamente las variaciones que producen las
operaciones realizadas.
Cobro: presentación para el pago de una obligación.
Cobranza: es la gestión que se realiza dentro de una empresa o deuda pendiente entre
varias personas.
Control: es la manera de enfrentar y manejar una situación ya sea con capacidad física y
mental para ejecutar los planes de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Cumplimiento: es cuando se tiene que realizar las cosas bajo leyes y regulaciones.
Confirmación: consiste en la respuesta a una petición de corroborar información contenida
en los libros de contabilidad.
Dirección: función desempeñada por un grupo de personas encargadas de hacer estudios,
análisis y tomar decisiones.
Deudores: conjunto de personas naturales o jurídicas que contraen una obligación de pagar
o reintegrar algo.
Decisión: es la elección o alternativa que maximiza el rendimiento esperado.
Estrategias: son líneas maestras para la toma de decisiones que tiene influencia en la
eficacia a largo plazo de una organización.
Factura: documento preparado por un vendedor de bienes o servicios y entregado al
comprador.
Ingresos: es el total de los recursos obtenidos para la venta del producto o servicio de la
empresa durante el periodo establecido.
Metas: son fines hacia los que se dirige una actividad.
Morosidad: retraso e impuntualidad en el pago de las deudas.
Negociación: es el acto mediante el cual un instrumento negociable se pone en circulación
pasando físicamente de su propietario original a otra persona.
Normas: punto de referencia estándar para hacer comparaciones.
Objetivo: son las metas o propósito específico de un negocio.
Obligación: responsabilidad del deudor de pagar una deuda a su vencimiento y derecho del
acreedor de ejecutar el cobro en caso de incumplimiento.
Procedimientos: son programas que realizan operaciones bien definidas enfocadas en un
fin.
Políticas: planificación para definir las normas y los objetivos que pueden guiar y regular
los métodos empleados dentro de una organización.
Procesos: son series de acciones u operaciones que se realizan de acuerdo con normas en
función de alcanzar objetivos y metas.
Vencimiento: fecha en la que una letra, factura y otros valores negociables deben ser
cancelados.
CAPITULO III
Marco metodológico
3.1 – TIPO DE INVESTIGACIÓN
De acuerdo con los objetivos planteados en el presente trabajo de grado el tipo de
investigación que más se adapta es el de la modalidad de proyecto factible basado en una
investigación de campo, tipo descriptivo, debido a que el diagnóstico que resultó dio lugar
a la propuesta de una solución a la problemática que presento el departamento de crédito y
cobranza en la empresa Dafoinca, en lo que respecta al control interno.
El proyecto factible para la UPEL (1990) Manual de trabajo de grado y maestría y tesis
doctórales, consiste en la elaboración de una propuesta de un sistema operativo viable
como una solución posible a un problema de tipo práctico para satisfacer las necesidades de
una institución o grupo social. (p. 07)
Según UPEL (1990), se entiende por investigación de campo, el análisis sistemático del
problema con el propósito de describirlos, explicar sus causas y efectos, entender su
naturaleza y factores constituyentes o predecir su ocurrencia. (p. 05)
Para Tamayo, M (1989) Diccionario de investigación científica,
La investigación descriptiva tiene como objeto conocer las situaciones, costumbres y
actividades predominantes, mediante la descripción exacta de las actividades, objetos,
procesos y personas.
3.2 – ÁREA DE LA INVESTIGACIÓN
El presente trabajo de grado se llevo a cabo en el área geográfica de la empresa Data Form
Industrial C. A., dedicada a la elaboración de papel formas continuas para computadoras,
ubicada en Valencia, Estado Carabobo. La población investigada esta representada por
el personal del departamento de administración y el departamento de crédito y cobranza.
Para obtener información se delimitaron áreas tales como: Gerente de Crédito y Cobranza,
Jefe de División, Asistente de Crédito y Cobranza, Analista de Crédito, Operador de
Crédito y Cobranza; donde se aplico el instrumento de recolección de datos y sé obtuvo la
información necesaria que sirvió para el desarrollo de la investigación.
CUADRO 1
ÁREA DE INVESTIGACIÓN
Departamento de Crédito Número de Personas
Gerente de Crédito 1
Jefe de División 1
Asistente de Crédito 1
Analista de Crédito 1
Operador de Crédito 1
Total 5
3.3 – TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN
Con el propósito de obtener la información necesaria y pertinente para el logro de los
objetivos, se consideró conveniente utilizar ciertas técnicas e instrumentos de recolección
de datos.
Se aplicó la entrevista que según Sabino, C. (1986), son aquellas que se emplean
normalmente en situaciones experimentales, con el objeto de explotar a fondo alguna
experiencia vivida en condiciones precisas.
Con relación al instrumento utilizado se aplicó el cuestionario, que según el autor Pardinas,
(1988), es aquella en que el informante o entrevistado elige su respuesta únicamente entre
alternativas fijas. Pueden ser preguntas dicotómicas, en que las respuesta permitidas solo
serán “si” o “no” y las preguntas abiertas donde el entrevistado podrá dar su opinión.
Dicho cuestionario estuvo compuesto de tres partes con el propósito de identificar las fallas
administrativas y contables.
El cuestionario aplicado a la empresa Dafoinca, puede apreciarse posteriormente en el
Anexo A.
CAPITULO IV
DIAGNOSTICO QUE SUSTENTA LA PROPUESTA
Análisis de los resultados
Después de haber aplicado el instrumento de recolección de datos, el cual fue un
cuestionario de preguntas mixtas, abiertos y cerrados en donde el entrevistado pudo dar su
opinión, se procedió a la tabulación de los mismos con la finalidad de obtener los
resultados; según los datos obtenidos el investigador pudo determinar en forma porcentual
el cumplimiento o no, de los controles de crédito y cobranza que se aplican actualmente en
la empresa en estudio.
El análisis que se presenta a continuación, viene dado de las respuestas obtenidas
del instrumento de recolección de datos y la observación directa que obtuvo el investigador
en la empresas Dafoinca, los gráficos serán reflejados en porcentajes con sus respectivos
análisis.
Basándose en los resultados obtenidos de la observación directa en la empresa
por parte del investigador y para dar cumplimiento al mismo objetivo específico
referido a las características financieras de la empresa estudiada, a continuación se
presenta el cuadro del mismo.
Cuadro 2
Características Financieras de la Empresa Dafoinca
Descripción
Data Form. Industrial, C.A Compañía anónima
Zona Ind. Castillito- Calle 99
entre Av. 68 y 66 detrás del Big
Low Center
Elaboración de formularios comerciales, formas continuas, formas stock, juegos fácil, sobres de pagos, talonarios, diseños y asesoramiento. Valencia. Edo- Carabobo.
Bs. 20.000.000,00
75 Personas
Privada Vertical Del 01 Enero al 31 Diciembre
Características
Nombre de la empresa: Figura jurídica:
Dirección de la empresa:
Objetivo de la empresa:
Localización:
Capital social:
Número de personal:
Tipo de empresa:
Tipo de organigrama:
Ejercicio económico:
Número de clientes:
(Fuente: Dpto de Adm. Dafoinca)
Parte I CONTROL INTERNO ACTUAL
Item Nº 1
¿Existe la fijación de objetivos y políticas de crédito y cobranza, considerando el objetivo
general de la empresa?
Fijación de los objetivos y políticas de crédito y cobranza
Tabla 1
Alternativa Nº de personas
SI
4 80
1 20
NO
Porcentaje
GRÁFICO 1
80%
20%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez, Lenny Hernández
Año: 2002
Análisis: Los resultados obtenidos en este ítem arrojó que el 80% de los entrevistados
afirmaron que no se fijan los objetivos y políticas de crédito y cobranza, considerando los
objetivos de la empresa. El 20% manifestó tener poco conocimiento de como se fijan
los mismos, lo que trae como consecuencia no poder cubrir las metas de la organización.
Ítem Nº 2
¿Existen políticas establecidas para la fijación de límites de crédito?
Políticas establecidas para fijación de límites de crédito
Tabla 2
Alternativa Porcentaje
SI 0
Nº de personas
100 5 NO
0
GRÁFICO 2
100%
0%NOSI
Fuente: Anmar Jiménez, Lenny Hernández
Año: 2002
Análisis: Se puede observar en el gráfico precedente que la totalidad de las respuestas
de los entrevistados, coinciden que no existe políticas establecidas para la fijación de
límites de créditos. Esta situación trae como consecuencia, el conceder créditos que no
tienen realmente la capacidad de pago.
Ítem Nº 3
¿Existe un manual de normas y procedimientos para el otorgamiento de créditos y la
gestión de la cobranza?
Manual de normas y procedimientos
Tabla 3
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 0
NO 100
0
5
GRÁFICO 3
100%
0%NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: Se puede observar en el gráfico que la totalidad de las respuestas de los
entrevistados, el 100% coinciden en que no existe un manual de normas y procedimientos
contables, esta situación trae como consecuencia el desconocimiento de las funciones
relacionadas a los procesos que se realizan en el departamento de administración.
Ítem Nº 4
¿Tiene amplio conocimiento los empleados de algunas de las normas y procedimientos
relacionadas con crédito y cobranza?
Conocimientos de normas y procedimientos
Tabla 4
Alternativa Nº de personas
SI 2 40
NO 3 60
porcentaje
GRÁFICO 4
60%40%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: El 60% de los entrevistados, afirmaron que no tienen conocimiento de las
normas. A pesar de no existir, el 40% manifestó tener poco conocimiento de las normas y
procedimientos que se deben seguir dentro de la empresa. De acuerdo con los resultados
obtenidos se puede intuir que el desconocimiento de las normas y procedimientos,
mantienen fuera de control las actividades de crédito y cobranza.
Ítem Nº 5
¿Se realiza un análisis de la situación financiera del cliente para hacer efectivo el
otorgamiento del crédito?
Análisis de la situación financiera de la empresa
Tabla 5
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 0
NO 100
0
5
GRÁFICO 5
100%
0% NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: En el gráfico se observa que la totalidad de los entrevistados, coinciden que no se
realiza un análisis de la situación financiera del cliente, lo que genera una cartera de
clientes más amplia, pero en muchas ocasiones se hace difícil el cobro.
Ítem Nº 6
¿Tramitan el cobro de la documentación de acuerdo al procedimiento establecido?
Cobro de documentos
Tabla 6
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 0
NO 100
0
5
GRÁFICO 6
100%
0% NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: Como se pudo observar en la gráfica el 100% de los entrevistados respondieron
en forma negativa, a que en la empresa no existen procedimientos para la tramitación del
mismo. Con estas respuestas se demuestra la falta de control a la que están sometidos los
cobros de la documentación de la empresa.
Ítem Nº 7
¿El seguimiento de la cobranza se lleva a cabo utilizando medios que se consideren
convenientes como: carta recordatoria, llamadas telefónicas, entrevistas personales?
Seguimiento de la cobranza
Tabla 7
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 4
NO 20
80
1
GRÁFICO 7
20%
80%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: Se puede observar que el 80% de los entrevistados contestaron que la utilización
de los medios para realizar la gestión de cobranza, y un 20% que no se utilizaron, lo que
trae como consecuencia que este 20% de los documentos se puedan convertir en
incobrables.
Ítem Nº 8
¿El cobro de las facturas se realiza en un lapso menor a (30) treinta días?
Cobro de facturas
Tabla 8
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 1
NO 80
20
4
GRÁFICO 8
80%
20%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: El 80% de los entrevistados, afirmaron que no se realiza cobro de facturas en un
lapso menor a 30 días, el 20% que sí. Lo que quiere decir que existen fallas en las gestiones
de cobro, puesto que no poseen métodos y procedimientos para realizarlo óptimamente.
Ítem Nº 9
¿Existe una provisión para cuentas incobrables?
Provisión para cuentas incobrables
Tabla 9
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 0
NO 100
0
5
GRÁFICO 9
100%
0%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: En este aspecto, el 100% de los encuestados señala que no existe provisión para
cuentas incobrables. Esta situación obliga a la empresa al momento de definir cuales son
las incobrables para cancelarla contra la provisión ( en caso de que existiera) en vez de
afectar de forma drástica al resultado del ejercicio.
Parte II DESARROLLO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Ítem Nº 10
¿Se realiza la actualización de los registros contables constantemente?
Actualización de registros contables
Tabla 10
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 2
NO 60
40
3
GRÁFICO 10
60%
40%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: De acuerdo con la información obtenida el 60% de las personas que fueron
entrevistadas coinciden en afirmar que no existe un control que permita establecer el saldo
de las cuentas por cobrar, el 40% señala que si existe una manera de conocer el saldo de
dichas cuentas, sumando los abonos a cuenta de cada uno de los clientes que se encuentran
en los archivos. Esta situación muestra el desconocimiento de los procesos.
Ítem Nº 11
¿Existen políticas de descuento por pronto pago?
Políticas de descuento por pronto pago
Tabla 11
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 0
NO 100
0
5
GRÁFICO 11
100%
0%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: El 100% de los entrevistados respondieron que no existen políticas en el
departamento, cabe destacar que la concesión de dichos descuentos bien utilizados y
canalizados pueden beneficiar a la organización, puesto que se motivaría a los clientes a
que cancelaran sus deudas de manera más rápida con la finalidad de aprovechar el
descuento, lo que aumentaría el flujo de efectivo de la empresa.
Ítem Nº 12
¿Información sobre las cuentas de lenta recuperación y cobro dudoso?
Cuentas de lenta recuperación y cobro dudoso
Tabla 12
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 5
NO 0
100
5
GRÁFICO 12
0%
100%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: En este ítem, el 100% de los encuestados señalan que si se informan sobre las
cuentas de lenta recuperación y cobro dudoso, como medida de control, sin embargo, esta
se lleva a cabo por costumbre y no por una debida documentación al respecto o por
procedimientos de control previamente establecidas.
Ítem Nº 13
¿Los encargados de registrar los cobros también gestionan la cobranza?
Registro y gestión de cobranza
Tabla 13
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 0
NO 100
0
5
GRÁFICO 13
100%
0%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: La totalidad de los entrevistados respondieron que no se registran los cobros las
personas encargadas de la cobranza, sin embargo, acotaron que dichos libros no son
guardados bajo ningún tipo de custodia y pudieron ser fácilmente alterados por cualquier
persona ajena a la organización.
Ítem Nº 14
¿Registraron los resultados de la acción de cobros en forma coordinada por caja y
contabilidad?
Resultados de la acción de cobros
Tabla 14
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 5
NO 0
100
0
GRÁFICO 14
0%
100%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: La totalidad de los entrevistados aseguran que una vez que se ha efectuado el
cobro, este pasa inmediatamente a caja procediendo luego al contador externo a hacer el
registro respectivo.
Ítem Nº 15
¿Los registros de las cuentas por cobrar del departamento de Administración cuadran
exactamente con los registros contables?
Cuadre de las cuentas a cobrar
Tabla 15
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 1
NO 80
20
4
GRÁFICO 15
80%
20%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: Un 80% de las personas encuestadas coinciden que no, y el otro 20% respondió
que si. Es allí donde se evidencia que ambos no se comunican en forma efectiva y que,
además, el departamento no envía todos los soportes al contador. Dicha falta retrasa los
procesos tanto en el departamento de administración como en contabilidad, puesto que al
no cuadrar se tiene que realizar una auditoría para poder realizar el respectivo ajuste de las
cuentas.
Ítem Nº 16
¿Controlan la documentación de las cuentas por cobrar?
Control de la documentación
Tabla 16
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 5
NO 0
100
0
GRÁFICO 16
0%
100%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: De acuerdo con la información obtenida por los entrevistados que respondieron el
cuestionamiento, el 100% afirma que existe un control de las cuentas por cobrar ya que
existe el personal y la infraestructura para tal fin.
Ítem Nº 17
¿Se realizan un análisis de las veces que se rotan las cuentas por cobrar?
Análisis de la rotación de las cuentas por cobrar
Tabla 17
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 0
NO 100
0
5
GRÁFICO 17
100%
0%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: Según la información arrojada por el instrumento de recolección de datos el
100% de los entrevistados coinciden que no se realiza un análisis de las veces que rotan
dichas cuentas, lo que, trae como consecuencia que la organización no sabe cada cuanto
tiempo hace efectivo sus cuentas por cobrar.
Parte III CRÉDITO Y COBRANZA
Ítem Nº 18
¿Se conceden créditos tanto a personas naturales como jurídicas?
Aprobación de créditos a personas naturales y jurídicas
Tabla 18
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 5
NO 0
100
0
GRÁFICO 18
0%
100%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: La totalidad de las respuestas se inclinan en que efectivamente se conceden
créditos a las personas jurídicas, y a las personas naturales, solo aquellos clientes que están
desde el inicio de la empresa. Esto debido a la dificultad para el cobro experimentada en el
caso de estas.
Ítem Nº 19
¿La empresa tiene problemas para la reposición de inventario de mercancía?
Reposición de inventario
Tabla 19
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 5
NO 0
100
0
GRÁFICO 19
0%
100%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: En el gráfico se observa que la totalidad de los entrevistados, coinciden que si
tienen problemas con la reposición del inventario en vista de no contar en el dinero
suficiente para realizar las compras, esto debido a la falta de liquidez para el
desenvolvimiento de las operaciones normales de la empresa.
Ítem Nº 20
¿Los documentos morosos tienen la posibilidad de convertirse en incobrables?
Documentos morosos
Tabla 20
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 4
NO 20
80
1
GRÁFICO 20
20%
80%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: De acuerdo con la información obtenida el 80% coinciden en afirmar que los
documentos morosos tienen la posibilidad de convertirse en incobrables puesto que la
gestión de cobranza de la empresa no es suficiente.
Ítem Nº 21
¿El departamento de administración produce resultados óptimos que le permitan a la
empresa aumentar su margen de utilidad?
Resultados del departamento de administración
Tabla 21
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 2
NO 60
40
3
GRÁFICO 21
60%
40%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: El 40% de los entrevistados consideran que el departamento de administración si
produce resultados óptimos que le permitan a la empresa aumentar su margen de utilidad y
el otro 60% respondió que no. Se puede evidenciar a través de los resultados que
arrojaron los datos, el proceso del departamento no se maneja de manera tal que produzcan
ganancias constantes las cuales se podrían lograr en caso de que estos se llevasen
eficientemente.
Ítem Nº 22
¿El departamento de administración verifica que no hayan registrado importes por montos
incorrectos.?
Verificación de registros
Tabla 22
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 1
NO 80
20
4
GRÁFICO 22
80%
20%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández. Año: 2002
Análisis: El 80% de los encuestados respondieron que no, mientras que el 20% restantes
contesto que si. Se puede observar que las respuestas tienden a que en el momento antes
mencionados no verifican los registros, lo que puede ser una causa importante en el mal
funcionamiento del mismo.
Ítem Nº 23
¿El departamento de administración prepara continuamente informes utiles para la
presidencia en cuanto al crédito y cobranza?
Informes que prepara el departamento de administración
Tabla 23
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 3
NO 40
60
2
GRÁFICO 23
40%
60% NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: Un 60% respondió que se preparan informes y el restante respondió que no.
Los datos reflejan que si se prepara informes para la presidencia, pero no de forma
tal que reúnan todas las características resultantes de la aplicación de los procesos y
métodos, de manera que se destaque la utilidad de la misma.
Ítem Nº 24
¿El departamento de administración mantiene un orden estricto de manera que no extravié
ninguna factura o papel de trabajo?
Orden de los documentos archivados
Tabla 24
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 3
NO 40
60
2
GRÁFICO 24
40%
60%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: Un 60% del personal encuestado opina que el departamento de administración si
mantiene dicho orden, el 40% manifestó que no se mantiene. Los datos tienden a que
en el departamento se mantiene el orden en cuanto a sus archivos de facturas y papeles de
trabajo.
Ítem Nº 25
¿La empresa posee un departamento legal que se encarga del cobro de las cuentas por
cobrar morosas?
Departamento legal
Tabla 25
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 1
NO 80
20
4
GRÁFICO 25
80%
20%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: Un 80% del personal encuestado afirma que la organización nunca lo ha poseído
y el restante 20% que si. Ello quiere decir, que la empresa no posee un departamento
legal donde pueda agotar las ultimas acciones de cobro.
Ítem Nº 26
¿Se controla coherentemente la cobranza de la empresa?
Control de las cobranzas
Tabla 26
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 0
NO 100
0
5
GRÁFICO 26
100%
0%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: Se puede observar en el gráfico que no hay un proceso de cobro coherente con las
necesidades de la empresa puesto que en los actuales momentos se encuentra una gran
cantidad de cuentas morosas.
Ítem Nº 27
¿La carencia de flujo de efectivo se debe a las limitaciones existentes en cuanto a los
procesos de crédito y cobranza?
Carencia de flujo de efectivo
Tabla 27
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 5
NO 0
100
0
GRÁFICO 27
0%
100%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: El 100% de la totalidad de los entrevistados coinciden que la carencia del flujo de
efectivo se debe a la falta de control en los procesos de crédito y cobranza, lo que traería
como consecuencia que la empresa no pueda realizar las operaciones normales de compra y
reposición de inventario.
Ítem Nº 28
¿La lentitud de los cobros hace perder ventas?
Lentitud de los cobros
Tabla 28
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 5
NO 0
100
0
GRÁFICO 28
0%
100%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández.
Año: 2002
Análisis: De acuerdo con la información obtenida, el 100% de los entrevistados coinciden
que esta situación puede ocasionar la pérdida de los clientes, ya que en busca del producto
que necesitan al no encontrarlo en esta empresa pueden dirigirse a la competencia, debido
a que no se pudo hacer la reposición de inventario en el momento preciso, o en la cantidad
y variabilidad necesaria como para satisfacer la demanda.
Ítem Nº 29
¿Se logra una absoluta perfección en el cobro, en lo que a la fecha de vencimiento se
refiere?
Perfección en los cobros
Tabla 29
Alternativa Nº de personas Porcentaje
SI 0
NO 100
0
5
GRÁFICO 29
100%
0%
NOSI
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández. Año: 2002
Análisis: Según la información arrojada por el instrumento de recolección de datos, el
100% de los entrevistados coinciden que no hay perfección en el cobro, puesto que en la
actualidad hay documentos morosos que alcanzan hasta (01) un de vencimiento.
4.2 – RESUMEN DEL DIAGNOSTICO
Mediante la aplicación del instrumento de recolección de datos, se puede conocer la
situación organizativa de la empresa, la cual evidencia la falta de control en el materia
administrativa y contable. Se observo en la empresa la carencia de un sistema eficiente
de gestión de crédito y cobranza, esto radica en la falta de políticas, normas y
procedimientos en esta área. Para el siguiente gráfico la información recolectada fue a
través de la observación directa, se pudo conocer que la empresa tiene como políticas
considerar vencidas todas las cuentas que no hayan sido cobradas después de 30 días
contadas a partir de la fecha de facturación.
Para este caso en específico se tomo como muestra real todas las cuentas vencidas al
30 de octubre del 2001 y que no hayan sido canceladas a la empresa.
Antigüedad de saldo
GRÁFICO 30
61%
39%
vencidosN/Vencidas
Fuente: Anmar Jiménez , Lenny Hernández. Año: 2002
A través de la observación se pudo conocer que del 100% de las facturas elaboradas
(108), solo un 39% ( 49 facturas ), se encuentra en estado de vencimiento.
Esta situación es preocupante en vista de que se deja notar claramente que el
porcentaje de efectivo de cobranza es bajo y por lo tanto la morosidad de las cuentas por
cobrar aumentan progresivamente debido al incremento de la cartera de clientes.
Cabe destacar que de permanecer esta situación, la empresa podrá incurrir en un
porcentaje de morosidad con respecto a sus cuentas por cobrar, que repercutiría en una
disminución del flujo de efectivo de la empresa.
Para el análisis y desarrollo de las cuentas por cobrar en las ventas se obtuvo a través de la
observación de los índices de liquidez y cobranza, que ayudaron para establecer una
situación financiera real, que permitió al investigador plantear una propuesta basándose en
una situación lógica y real.
A través de una revisión de los estados financieros presentados por la empresa y después de
la aplicación de los índices específicos de liquidez se obtuvo el siguiente gráfico.
Índice de liquidez
GRÁFICO 31
010
2030
4050
60
1er trim. 2do trim. 3er trim. 4to trim.
V/IdealResultado
Fuente: Anmar Jiménez, Lenny Hernández
Año: 2002
Análisis: En el gráfico precedente se puede observar que la tendencia de liquidez es de
20 para el primer semestre del año; cabe destacar que según la teoría, lo recomendable es
que este índice oscile entre 30 y 60. Es por esta razón que el investigador interpretó éste
índice como bajo.
Finalmente se puede determinar basándose en la instrumentación de recolección de
datos utilizados y por la observación directa, que la empresa tiene deficiencias en cuanto a
los procesos utilizados, sin embargo, ella cuenta con recursos financieros, técnicos y
humanos para mejorar sus diferentes procesos, a través de cambios con respecto a la
gestión de cada departamento y específicamente en el de crédito y cobranza, siendo este el
elemento en estudio dentro de la organización.
