Upload
others
View
18
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
i
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
CONVENIO UCLA – LUZ
ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN ELDESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBÓN ENCARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
LIC. EDGAR ANTONIO CORDERO
Maracaibo, 2005
ii
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
CONVENIO UCLA – LUZ
ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBÓN EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
LIC. EDGAR ANTONIO CORDERO
Maracaibo, 2005
ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL
DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN EN
CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
Por: LIC. EDGAR A. CORDERO
Trabajo de grado aprobado
________________________ ________________________ Mgs. Nereida Duque Vera Mgs. Abel Romero
Tutor
__________________________ Esp. Luisa Urbina
Maracaibo, 2 de Diciembre de 2005
iv
DEDICATORIA
A mi amigo Chucho (Jesucristo) a su santa madre, por darme la vida y una familia
hermosa y unida.
A mis hijas, Egdymar y Marianny como estimulo a una continua labor de formación
académica, sin importar el tiempo de vida que se tenga, solo desearlo, pedirlo a mi
querido Chucho y lo obtendremos.
A mis Madres Yolanda e Ivon, Hermanos (en especial a Julio) y a mis Sobrinos
como estimulo al crecimiento personal y profesional.
A mi linda Cati, Arlenys Perea por ser el soporte sentimental que llena esos vacíos de
mi corazón. Gracias amor.
En forma muy especial, a la memoria de mi Padre Tino, que partió de este mundo,
por hacerme sentir cada día de mi vida, lo importante que fui para él. Gracias Papa.
___________________
Edgar Antonio Cordero
v
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi amigo Chucho (Jesucristo) por brindarme la oportunidad de la
culminación de este Proyecto de Investigación.
A mi asistente estrella e invaluable TSU Omar Machado Chirinos, por su
desinteresado apoyo y colaboración en todos los detalles que llegaron a conformar
este gran proyecto de investigación.
A mis compañeros de postgrado Luis Fuenmayor y Rafael Villalobos que juntos
formamos un equipo fuerte, honesto y competidor, que fue capaz de enfrentar y
vencer todas las adversidades presentadas.
Y de una manera muy especial a mi tutora de contenido, Mgs. Nereida Duque Vera y
su asistente Lic. Rixion Linares, por la paciencia y esfuerzo en que lográramos juntos
el éxito de este proyecto de investigación. Muchísimas gracias.
___________________________
Edgar Antonio Cordero
vi
INDICE
PÁG.
TÍTULO ii
APROBACIÓN DEL TUTOR iii
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTO v
INDICE vi
INDICE DE CUADROS x
INDICE DE GRAFICOS xi
INDICE DE TABLAS xiii
RESUMEN xv
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULOS
I EL PROBLEMA
1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 5
1.1. FORMULACION DEL PROBLEMA 6
1.2. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA 7
2. OBJETIVOS 7
2.1. OBJETIVO GENERAL 7
2.2. OBJTETIVOS ESPECIFICOS 7
3. JUSTIFICACIÓN 8
4. DELIMITACIÓN 9
vii
II MARCO TEÓRICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 11
2. BASES TEÓRICAS 14
2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 14
2.2 REVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15
2.3 OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15
2.4 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
16
2.5 LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
17
2.6 MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL
INTERNO
18
2.7 ANÁLISIS FODA. CONCEPTO. 19
2.8 OBJETIVOS DEL ANÁLISIS FODA 21
2.9 PROPÓSITOS DEL ANÁLISIS FODA 22
2.10 CONTROL INTERNO 23
2.11 PROPÓSITO DEL CONTROL INTERNO 25
2.12 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 26
2.13 FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO 26
2.14 MISIÓN DEL CONTROL INTERNO 27
2.15 ALCANCE DEL CONTROL INTERNO 27
2.16 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO 28
2.17 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO 29
2.18 TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO 29
2.18.1 TÉCNICAS DE PREVENCIÓN 30
2.18.2 TÉCNICAS DE DESCUBRIMIENTO 30
2.19 CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTARIZADOS 31
2.19.1. CONTROLES DE USUARIOS 31
2.19.2. CONTROLES DE PED 31
viii
2.19.3. DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO
Y PED
32
2.20 CONTROL INTERNO Y ÉTICA PROFESIONAL 32
2.21 DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO QUE
AFECTAN EL CONTROL INTERNO. CONDICONES
33
3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS 38
4. DEFINICIÓN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE LA
VARIABLE
40
4.1 CONTROL INTERNO 40
4.2 OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE 41
III MARCO METODOLÓGICO
1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 43
2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 46
3 POBLACIÓN 47
4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE
DATOS
48
5 TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LA INFORMACIÓN 49
6 VALIDEZ DEL INSTRUMENTO 49
7 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 50
IV ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS 52
V CONCLUSIONES 87
VI RECOMENDACIONES 92
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 97
ANEXOS
A CURRÍCULO VITAE DEL AUTOR 102
B INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS 103
x
INDICE DE GRAFICOS
PÁG.
Grafico 1 A Sistema de Control Interno 52
Grafico 2 A Sistema de Control Interno 53
Grafico 3 A Sistema de Control Interno 55
Grafico 4 A Sistema de Control Interno 56
Grafico 5 A Sistema de Control Interno 57
Grafico 6 A Sistema de Control Interno 58
Grafico 7 A Sistema de Control Interno 59
Grafico 8 A Sistema de Control Interno 60
Grafico 1 B Control Interno 62
Grafico 2 B Control Interno 63
Grafico 3 B Control Interno 64
Grafico 4 B Control Interno 65
Grafico 5 B Control Interno 66
Grafico 6 B Control Interno 67
Grafico 7 B Control Interno 68
Grafico 8 B Control Interno 69
Grafico 1 C Nivel de Confiabilidad 70
Grafico 2 C Nivel de Confiabilidad 71
Grafico 3 C Nivel de Confiabilidad 72
Grafico 4 C Nivel de Confiabilidad 73
Grafico 5 C Nivel de Confiabilidad 75
Grafico 6 C Nivel de Confiabilidad 76
xi
Grafico 7 C Nivel de Confiabilidad 77
Grafico 8 C Nivel de Confiabilidad 77
Grafico 1 D Análisis FODA 79
Grafico 2 D Análisis FODA 80
Grafico 3 D Análisis FODA 81
Grafico 4 D Análisis FODA 82
Grafico 5 D Análisis FODA 83
Grafico 6 D Análisis FODA 84
xii
INDICE DE TABLAS
PÁG.
Tabla 1 A Sistema de Control Interno 52
Tabla 2 A Sistema de Control Interno 53
Tabla 3 A Sistema de Control Interno 54
Tabla 4 A Sistema de Control Interno 56
Tabla 5 A Sistema de Control Interno 57
Tabla 6 A Sistema de Control Interno 58
Tabla 7 A Sistema de Control Interno 59
Tabla 8 A Sistema de Control Interno 60
Tabla 1 B Control Interno 61
Tabla 2 B Control Interno 63
Tabla 3 B Control Interno 64
Tabla 4 B Control Interno 65
Tabla 5 B Control Interno 66
Tabla 6 B Control Interno 67
Tabla 7 B Control Interno 68
Tabla 8 B Control Interno 69
Tabla 1 C Nivel de Confiabilidad 70
Tabla 2 C Nivel de Confiabilidad 71
Tabla 3 C Nivel de Confiabilidad 72
Tabla 4 C Nivel de Confiabilidad 73
Tabla 5 C Nivel de Confiabilidad 74
xiii
Tabla 6 C Nivel de Confiabilidad 75
Tabla 7 C Nivel de Confiabilidad 76
Tabla 8 C Nivel de Confiabilidad 77
Tabla 1 D Análisis FODA 78
Tabla 2 D Análisis FODA 80
Tabla 3 D Análisis FODA 81
Tabla 4 D Análisis FODA 82
Tabla 5 D Análisis FODA 83
Tabla 6 D Análisis FODA 84
xiv
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
ESPECIALIZACIÓN EN CONTABILIDAD
MENCIÓN AUDITORIA
ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBON EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.
Autor: Edgar Antonio Cordero
Tutor: Nereida J. Duque V.
RESUMEN
La presente investigación se orientó al análisis del control interno en el
despacho y transporte de carbón en Carbones de la Guajira, S.A. La metodología utilizada fue de tipo documental-descriptiva, tipo Observacional y de campo, siendo su diseño no experimental descriptivo. Para la técnica e instrumento de recolección de datos se utilizó la técnica de encuesta y el instrumento de cuestionario, dirigido al procedimiento de validación de cinco (5) sujetos. La población estuvo constituida por cinco (5) empleados que están directamente relacionados con las actividades administrativas y de control de la empresa. Posteriormente se llegó a las siguientes conclusiones: Se observó que la empresa no cuenta con manuales de normas y procedimientos, el Sistema de Control Interno para el pesaje y despacho del carbón, nunca es evaluado por el Departamento de Contraloría de la empresa, solo algunas veces el inventario de cierre mensual es consistente con el registro de despacho de carbón, se evidenció que la labor desarrollada por la unidad de transporte y embarque no siempre es eficaz , que el equipo de trabajo de la mencionada unidad, no siempre posee buen grado de iniciativa propia y, como una debilidad del personal que labora en la unidad de despacho y transporte, que no siempre alcanza las metas establecidas. El estudio permitió establecer las siguientes recomendaciones: 1.Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos. 2.Garantizar la existencia de la función de evaluación. 3. Establecer mecanismos y procedimientos que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable. 4. Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno. 5. Entrenamiento, incentivos, reconocimientos y creación de programas de ascenso al equipo de trabajo para alcanzar la eficiencia laboral, grado de iniciativa y logro de metas. Palabras claves: Control Interno, Confiabilidad, FODA y Ética.
1
INTRODUCCIÓN
El proceso de producción de carbón en Mina Norte se realiza a cielo abierto y
comprende las actividades de deforestación, perforación y voladura de estéril,
transporte de estéril, extracción, trituración y su transporte hasta los puertos de
embarques.
Las Operaciones de Mina que se realizan en Carbones de la Guajira a través
de la Gerencia de Protección Integral, comienzan con la solicitud del permiso al
Ministerio de Ambiente, para poder deforestar el área que se desea explotar, y una
vez obtenido, se procede al corte y almacenamiento de los árboles que son
inventariados, de obligatorio cumplimiento dada las normativas que establece el
Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables (MARN).
La deforestación consiste en la remoción de la capa vegetal que recubre la
superficie donde se ubica el manto de carbón a extraer, realizada por tractores, luego
es transportada a las escombreras de capa vegetal o directamente a los lugares que
son objeto de recuperación ambiental.
Luego se procede la extracción del carbón, removiendo el estéril que recubre
el manto por el método convencional de arranque, es decir, por perforación y
voladura. La perforación se realiza con máquinas perforadoras rotativas, cargando
explosivos en los barrenos, mediante camiones mezcladores de explosivos. Después
de efectuada la voladura del estéril se procede a su carga y transporte con un grupo de
palas hidráulicas y una flota de camiones roqueros (diseñados para cargar rocas y
2
carbón), los cuales son dirigidos hacia las escombreras en donde es depositado el
material volado.
Posteriormente el manto de carbón es destapado por tractores, que escarifican
y apilan el carbón para que unas palas mecánicas se encarguen de vaciarlo en los
camiones roqueros y llevarlos al área de trituración o al patio llamado de remanejo,
almacenándose de acuerdo a su calidad y vuelven a transportarse de esta área a los
puertos de embarque ubicados en el Bajo y Palmarejo, a través de gandolas de 45
toneladas métricas de capacidad, las cuales son sometidas a dos pesajes en una
balanza, primero vacía y después cargada del carbón a ser transportado.
Este proceso lo inicia el Departamento de Transporte y Embarque con el
pesaje de la gandola vacía (peso tara), registrándose los resultados a través del
Sistema de Pesaje de Gandola en una guía pre-numerada conforme a especificaciones
del Ministerio de Energía y Petróleo, luego se dirige al área de trituración o
almacenamiento de carbón para ser cargada, que una vez cargado el carbón, es
rociado con agua para evitar la contaminación de polvo en su recorrido hasta el
Puerto, proceso que produce un aumento del peso del carbón. La gandola cargada se
vuelve a pesar a su salida para registrar su peso bruto (Peso Tara – Peso Bruto = Peso
Neto de Carga).
Finalmente, la gandola llega al puerto destino, donde nuevamente es pesada
en una balanza y el romanero registra en una nueva guía el peso de llegada, el cual
difiere con el presentado a la salida de la Mina.
Precisamente, para asegurar el cabal cumplimiento de los procesos antes
expuestos se efectúa la presente investigación, que conduzcan a determinar los
márgenes de errores razonables propios en el carbón en virtud de su granulometría,
porcentaje de azufre, cenizas y poder calorífico.
3
Por tal motivo, la finalidad de esta investigación es el análisis del Control
Interno en el despacho y transporte del carbón en Carbones de la Guajira, S.A.
Para alcanzar este objetivo, la investigación está estructurada en cuatro
capítulos que representan las fases ejecutadas para el logro de este estudio.
El Capítulo I está dirigido al planteamiento del problema, el objetivo general y
los objetivos específicos del estudio, su justificación y delimitaciones.
El Capítulo II comprende el marco teórico del estudio, y en este orden, se
exponen los antecedentes de la unidad de análisis de la investigación y sus
fundamentos teóricos, revisiones bibliográficas existentes y seguidamente se expone
una breve referencia de los términos básicos para terminar con la presentación
conceptual y operacional de la unidad de análisis en estudio.
El Capítulo III describe los aspectos metodológicos que permiten al
investigador estudiar con propiedad la realidad vinculada al problema, determinando
el tipo de investigación, su diseño, la población a la cual se dirigen los instrumentos
para la recolección de datos, explicándose también las técnicas elegidas para la
interpretación de los resultados.
El Capítulo IV comprende la presentación y discusión de los resultados,
obtenidos de acuerdo con el contexto establecido anteriormente.
Finalmente, la investigación culmina con la presentación de las conclusiones
correspondientes a los objetivos alcanzados, actividades realizadas y los resultados
obtenidos.
5
CAPITULO I
EL PROBLEMA.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Debido al éxito obtenido por Carbones del Guasare, Carbones del Zulia
(CARBOZULIA), filial de PDVSA, se comienzan a realizar en 1991 estudios y
exploraciones con apoyo de empresas nacionales y extranjeras para determinar las
reservas carboníferas de la zona, dándose inicio al proyecto Mina Norte.
Mina Norte, después de la fase exploratoria finalizada en 1992, recopila la
información de las exploraciones, para establecer las reservas probadas y estimadas
del proyecto. Una vez determinadas las reservas, se comienza a tramitar la
permisología legal, ambiental y de minas, proceso que se inicia en 1993 y finaliza en
1994 con el otorgamiento del permiso ocupacional territorial.
Ya establecidos los requisitos legales, Carbones del Zulia (CARBOZULIA) y
Carbones del Mar (CARBOMAR) firmaron en junio de 1.994, un convenio
definitivo de asociación para la explotación de carbón en Mina Norte, dando origen a
Carbones de la Guajira S.A.(CBG) ubicado en el Municipio Páez del Estado Zulia, la
cual fue constituida en agosto de 1994 para la exploración y explotación de
yacimientos de carbón. De acuerdo con la distribución accionaría de CBG estipulada
en el referido convenio, Carbozulia participa con un 36% y Carbomar con un 64%.
CBG tiene como misión “extraer, mercadear y comercializar carbón de
acuerdo con la normativa legal en el ámbito nacional e internacional, preservando las
6
condiciones del medio ambiente y brindado un servicio eficaz, incluyendo la minería
y el procesamiento, mercadeo y transporte del carbón, extraídos de los yacimientos de
la zona Mina Norte.
En el mes de Abril del año 1.995 se da inicio al despacho de carbón desde la
boca de Mina Norte, donde las unidades se cargan en los patios de remanejo de
carbón, y el transporte o despacho corría por cuenta de las empresas negociadoras del
mineral (INTER AMERICAN COAL HOLDING Y GUASARE COAL
INTERNACIONAL), sin que esto ocasionara para Carbones de la Guajira, S.A., un
riesgo de control en las operaciones de despacho y transporte de la producción.
A partir del mes de octubre del año 2000, Carbones de la Guajira, S.A. asume
la responsabilidad de despacho y transporte del carbón, surgiendo la necesidad del
Control Interno en estas áreas, como consecuencia de las diferencias que arrojan las
balanzas de pesajes que se realizan en la Mina antes de su salida, en relación a la de
su llegada en los Puertos. Asimismo, en las toneladas despachadas en la Mina y la
conciliación permanente con las cantidades recibidas por los Puertos El Bajo y
Palmarejo, adicionalmente la inconsistencia entre los valores de los inventarios
físicos y los teóricos en los cierres mensuales.
Por lo antes expuesto, se hace necesario analizar el sistema existente, para
llegar a conocer las diferencias y minimizar los márgenes de errores que son propios
en el carbón, por su granulometría, porcentaje de azufre, cenizas y poder calorífico.
1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Una vez planteada la situación y conocido el propósito del estudio, el
problema se formuló a través de la siguiente interrogante:
7
¿Cuál es el Sistema de Control Interno adecuado para el despacho y transporte
del Carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.?
1.2. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
• ¿Cuál es el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la
Guajira, S.A. para el despacho y transporte del carbón de Mina a los Puertos Bajo
Grande y Palmarejo?
• ¿Cuáles son los Controles Internos aplicados en el despacho y transporte
del carbón en Carbones de la Guajira, S.A.?
• ¿Cuál es el nivel de confiabilidad entre las Unidades de Despacho en la
Mina de Carbones de la Guajira, S.A. y Recepción en los Puertos Bajo Grande y
Palmarejo?
• ¿Cuáles son las debilidades y fortalezas en el Sistema de Control Interno
del despacho y transporte del carbón en Carbones de la Guajira, S.A.?
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
2.1. OBJETIVO GENERAL
Analizar el sistema de Control Interno en el despacho y transporte del
Carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Caracterizar el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la
Guajira, S.A. en el despacho y transporte del carbón de Mina a los Puertos Bajo
Grande y Palmarejo
8
Determinar los controles internos aplicados en el despacho y transporte del
carbón a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo.
Determinar el nivel de confiabilidad en el despacho y transporte del Carbón
de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
Analizar las fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno en el
despacho y transporte del carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
En virtud del problema planteado, Carbones de la Guajira, S.A., requiere del
análisis de control interno en el despacho y transporte del carbón, con el fin de
optimizar el proceso y detectar oportunamente las desviaciones que puedan colocar
en posición de riesgo su producción, y la responsabilidad de entrega final oportuna
del carbón en el mercado. Es por ello que, debe conocerse la situación actual de
dicho control interno y la estructuración o composición del sistema, así como las
variables que de una u otra forma inciden en el.
Estos aspectos representan hoy en día un valor teórico relevante, ya que
mediante un conocimiento pleno de las variables que conforman el sistema de control
interno en Carbones de la Guajira, S.A., pueden establecerse las estrategias que
permitan alcanzar las metas en la organización.
De lo anteriormente señalado, se desprende el valor social del estudio, ya que
las empresas exportadoras de carbón optimizaran sus resultados conociendo sus
debilidades en las áreas mas criticas involucradas en el proceso de control.
Cabe señalar, que desde el punto de vista metodológico, también conlleva un
valor importante, en virtud de que pondrá de manifiesto algunos aspectos que
9
faciliten el control de una manera participativa, en donde todos los integrantes de la
organización se sientan comprometidos con la preservación de un sistema que
asegure la eficiencia operativa con un sólido control interno.
Así mismo, esta investigación pretende ser un elemento motivador para que
otros investigadores no solo establezcan las variables de control necesario en las
organizaciones, sino que les inserten en los procedimientos operativos para que a
mediano plazo formen parte de la cultura organizacional.
4. DELIMITACIÓN
Para encausar la problemática objeto de estudio, la investigación se delimitará
en espacio, tiempo y contenido.
En el nivel espacial la investigación será realizada en las instalaciones de la
empresa Carbones de la Guajira, S.A. ubicada en la Mina Norte, Sector el Brillante
Jurisdicción de la Parroquia Elías Sánchez Rubio, Municipio Páez, Estado Zulia.
En el nivel temporal la investigación se cumplirá desde el 1 de junio 2004
hasta el 31 de octubre de 2005.
En cuanto a contenido el estudio se realizará con los datos e informes de
gestión suministrados por el Departamento de Control Interno, Auditoria Interna, y
Gerencia de Transporte y Embarque de Carbones de la Guajira, S.A., y los reportes
de recepción en los Puertos El Bajo y Palmarejo.
11
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Investigaciones realizadas con anterioridad constituyen antecedentes
importantes al actual análisis, por estar relacionadas directamente con el sistema de
Control Interno, la cual es el objeto de estudio de la presente investigación, y entre
ellas se mencionan las siguientes:
Díaz, (1998), realizó un estudio sobre el Control Interno de Sistemas de
Información Computarizados de LUZ, cuyo objetivo fundamental se basó en el
diseño de un modelo de Control Interno de sistemas de información computarizados
para la Universidad del Zulia, que sirva de guía en materia de Control Interno a los
niveles gerenciales, los analistas de sistemas, los programadores, los entes de control
y los usuarios en el desarrollo, implementación y funcionamiento de los sistemas de
información computarizados.
La metodología utilizada fue de carácter descriptivo y analítica, y consistió en
la elaboración de un análisis documental y bibliográfico y la realización de
entrevistas a funcionarios vinculados a la materia estudiada, con el propósito de
obtener la información necesaria para abordar el análisis objeto de estudio.
Los resultados de la investigación permitieron el diseño de un modelo de
control que no pretendió ser simplista, y tenia una tendencia eminentemente
12
operativa, se pretendió suministrar una alternativa de control aplicable en las
condiciones actuales de la institución y de otras con características similares en el
área de sistemas de información.
Se concluyo que la única alternativa eficaz para prevenir daños en la
organización vinculadas con los sistemas de información, fue inicial en el corto plazo
un proceso de iniciación e implantación que contemplaba el adiestramiento del
personal y el diseño de políticas, normas y procedimientos de Control Interno de
sistemas de información computarizados.
Así mismo, el Diagnostico y diseño de un modelo de control para el recibo,
almacenamiento y despachos en los depósitos de proyectos de Maraven Barraquero.
Autores; Lic. Jersón A. Shallman J. y el Ing., Juan B. Escarazo F. Maracaibo Mayo
de 1995 para optar al titulo de Magíster.
Resumieron con que el recibo, almacenamiento y despachos de materiales es
un proceso operacional enmarcado dentro de la logística industrial que se realizo en
la industria petrolera y datan desde la llegada de las compañías trasnacionales, en
algún momento y como consecuencia de la falta de un modelo de control, estos
procesos sufrieron desviaciones que causaron un sobrecosto en las operaciones, bien
sea por demoras en los recibos y despachos, o por deficiencia en el almacenamiento.
El estudio tuvo como objeto el diagnostico y diseño de un modelo de control
para el recibo y despachos de materiales, el cual fue elaborado como producto del
diagnostico de los procesos involucrados, teniendo como visión las actividades
inherentes a los proyectos de la industria petrolera nacional.
La metodología empleada fue descriptiva, y según el propósito aplicada, ya
que el diagnostico se realizo mediante análisis y revisión de los procesos a través de
13
las entrevistas realizadas a cada uno de los responsables de las actividades inherentes
a la investigación.
De las conclusiones obtenidas se derivaron las recomendaciones a implantar
incluyendo el modelo de control objeto de esta investigación.
Del mismo modo, se tomo la Evaluación del Control Interno de los
inventarios en supermercados, realizado por la Lic. Adriana Morón Vásquez, en
Maracaibo noviembre de 1998, para optar al título de Especialista Mención Auditoria.
El propósito de la investigación consistió en analizar la eficiencia del sistema
de Control Interno, relacionados con los inventarios de un supermercado, con la
finalidad de proponer una estrategia de evaluación y seguimiento de los controles
internos de la empresa, que permitieran la definición de sus áreas criticas, lo cual
permitió a la gerencia analizar el desempeño de las operaciones relacionadas con tan
importante componente de sus estados financieros.
La metodología de investigación utilizada fue la descriptiva, basada en un
amplio análisis documental y bibliográfico, realizando entrevistas al personal de la
empresa vinculados al área estudiada que permitieran obtener información necesaria
para llevar a cabo el desarrollo del tema objeto de estudio.
Los resultados de la investigación mostraron como la existencia de un sistema
de Control Interno débil relacionado con los inventarios, afectó el buen
funcionamiento de las operaciones de este tipo, haciendo que los resultados esperados
en el año no sean los adecuados, y se tomen decisiones sobre situaciones que
presentan errores y problemas de mala información.
La participación de la Gerencia en implementación de nuevos controles
internos y en el seguimiento de los ya existentes, es de vital importancia para las
14
mejoras de sus operaciones. El empleo de nuevas estrategias para el manejo, control y
almacenamiento de las mercancías para la venta contribuyeron a fortalecer un buen
sistema de Control Interno. Las palabras claves fueron Ambiente de Control, Sistema
de Control Interno, e inventarios.
2. BASES TEÓRICAS
Para la fundamentación teórica se realizó un análisis crítico de las nociones
del sistema de Control Interno que es la unidad analítica objeto de estudio de esta
investigación, la cual permite obtener mayores conocimientos relacionados con la
materia.
2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO. CONCEPTO.
Dentro de esta perspectiva, Catácora (1996), señala que:
Un sistema de Control Interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el Control Interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos.
De acuerdo al Investigador, el Sistema de Control Interno comprende el plan
de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de
una institución que le permitan preservar sus activos, verificar la confiabilidad de los
datos contables y determinar la ejecución adecuada de los procesos establecidos por
la alta Gerencia.
15
2.2. REVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Según Moreno (2004), la revisión del sistema es:
Principalmente un proceso de obtención de información respecto a la organización y a los procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información requerida para este objetivo se obtiene normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del ente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos e instrucciones al personal.
La información relativa al sistema es documentada en forma de cuestionarios,
resúmenes de procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripción o
circuito administrativo y adaptándose a las circunstancias o preferencias del contador
público. Con el objeto de verificar la información obtenida, a veces se adopta el
procedimiento de seguir el ciclo completo de una o varias transacciones a través del
sistema. Esta práctica, además de ser útil para el propósito indicado, permite que las
partidas seleccionadas puedan ser consideradas como parte de las pruebas de
cumplimiento.
2.3. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Sostiene Martínez (2003), que el auditor debe saber lo siguiente:
Cuáles son los objetivos que persigue cada control, o qué pretende cada control, para poder Analizarlo o entenderlo, y así poder determinar cuándo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que debe ir a la fuente del control.
Martínez (2003) con relación a este punto agrega que:
Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para poder controlar su funcionamiento, de los cuales cita cuatro:
o Protección de los activos del patrimonio. o Obtención de información adecuada.
16
o Promoción de la eficiencia operativa. o Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.
También menciona Martínez (2003) que:
El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad (ya que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio esté resguardado contra posibles pérdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:
(a) La preparación de los estados contables de acuerdo a normas contables. (b) Reportes o informes de gestión de realidad aceptable.
2.4. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Considera Moreno (2004), las siguientes características:
(a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contable, financiero, de planeación, de información y operaciones de la respectiva entidad;
(b) Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización;
(c) En cada área de la organización el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad;
(d) La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de Analizar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer las recomendaciones para mejorarlo;
(e) Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.
17
2.5. LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Para Moreno (2004), todo “sistema de Control Interno tiene limitaciones que
deben ser reconocidas. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos
de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de
juicio, falta de atención personal, falla humana, entre otras”.
Además, los procedimientos cuya eficacia se basen en la segregación de
funciones pueden eludirse como consecuencia de existir una confabulación de los
empleados implicados en el Control Interno. Igualmente, los procedimientos basados
en el objetivo de asegurar que las transacciones se ejecuten según los términos
autorizados por la administración del ente, resultarían ineficaces si las decisiones de
ésta se tomaran de una forma errónea o irregular.
Según página (www.monografias.com/trabajos16) (2004), menciona que:
Ningún sistema de Control Interno puede garantizar el cumplimiento de sus objetivos ampliamente; de acuerdo a esto, el Control Interno brinda una seguridad razonable en función de:
1. Costo beneficio
a) El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.
2. La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
a) Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder.
3. El factor de error humano
4. Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
a) Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.
18
2.6. MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO
Para Martínez (2003), en relación a este punto menciona que:
El Sistema de Control Interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentran los siguientes:
(a) Establecer líneas claras de responsabilidad. (b) Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transacción. (c) Subdivisión de funciones. (d) Realizar auditorias o comprobaciones internas. (e) Diseño adecuado de documentos y registros. (f) Las computadoras y el Control Interno. (g) El costo del control.
Martínez (2003) al respecto resalta que:
Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecución, autorización y control, una sólida y adecuada independencia entre: los empleados, las secciones, los departamentos y las gerencias. Llevado este concepto al nivel individual, se tendría que: ninguna persona debe controlar todas las fases de una operación, sin la intervención de unos u otros individuos que provean un control recíproco. De manera contraria, quien manejara las operaciones y su registro al mismo tiempo, podría generar errores y fraudes cuyo descubrimiento sería sumamente importante o muy difícil de detectar.
Es por ello que, según Martínez (2003), señala que:
Se hace evidente la necesidad de no realizar en forma paralela las funciones de operación y registro por una misma persona o sector, pero se incorpora otro elemento que corre también paralelo a los mencionados, la custodia. Quien tenga a su cargo la función de guardar o custodiar ya sea dinero u otro tipo de valores similares o bienes materiales, no puede ejercer las funciones de operación y de registro.
Una vez lograda la separación de funciones dentro del ente, se debe continuar
con la asignación de la responsabilidad a individuos o sectores, con el fin de que
19
ambos actúen de acuerdo con lo preescrito en las políticas emanadas por la dirección
superior.
De esta manera, para asumir una responsabilidad, esta debe contener la
necesaria autoridad proveniente o delegada del órgano superior inmediato al que
recibe la responsabilidad. Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar
perfectamente definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales,
instrucciones, entre otros, perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto
o dualidad en cuanto a su interpretación.
Cuándo la dirección de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a
alcanzar o cumplir; un adecuado plan de organización; delegación de funciones,
responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control necesarios
para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organización tienda al logro de los
objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o alteraciones que sufre el
patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del sistema de información del
ente.
2.7. ANÁLISIS FODA. CONCEPTO.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las
palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, (en inglés SWOT:
Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Threats).
Según D'andrea (2004), el análisis FODA “es una herramienta estratégica que
se utiliza para conocer la situación presente de una empresa. Es una estructura
conceptual que identifica las amenazas y oportunidades que surgen del ambiente y
las fortalezas y debilidades internas de la organización”.
20
Para Correa (2004), el análisis FODA es:
Una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas.
De acuerdo con el Uch Portal de Estudiantes de Recursos Humanos (2003),
FODA es:
La sigla usada para referirse a una herramienta analítica que permite trabajar con toda la información que se posea sobre un negocio, útil para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares del negocio y el entorno en el cual éste compite. Tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, entre otros.
Según Shapiro, autora de The Seven Deadly Sins of Business (Los siete
pecados capitales de negocios), citada por Hendricks (1999), manifiesta que:
Nadie sabe quién realizó el primer análisis SWOT, pero la técnica ha tenido gran popularidad durante varias décadas. En los últimos años, este reconocimiento ha sido opacado por técnicas más novedosas y de moda, como el pronóstico de escenarios. Sin embargo, la complejidad de estos métodos sofisticados no los hace mejores. Muchas veces se piensa que si una cuestión no es complicada, no es válida. Pero la verdadera ventaja del SWOT es que exige responder aspectos fundamentales.
Por otra parte, Shapiro citada por Hendricks (1999) menciona que:
Numerosos empresarios utilizan este análisis para descubrir y organizar factores cruciales así como para determinar el éxito o fracaso de sus empresas. El análisis SWOT es fácil, intuitivo y rápido. Pero quizá su atributo más importante es que ayuda a recordar a los empresarios, siempre ocupados, los vínculos esenciales en situaciones
21
complejas. El SWOT da un marco de referencia para, al menos, tener la certeza de que no se escapen aspectos importantes.
Manifiesta Lewis, también citado por Hendricks (1999), que “es necesario
realizar el análisis SWOT al preparar el plan comercial de cada año”.
Por su parte, Fry, igualmente nombrado por Hendricks (1999), considera que:
El SWOT es un buen instrumento para explicar la estrategia de la empresa a inversionistas, clientes e interesados y en esencia, el mismo consiste en una lluvia de ideas acerca de variables clave que afectan a la compañía y lo recomienda al calcular los planes estratégicos para uno o varios años y los destinados a hacer cambios en el ambiente de la empresa.
2.8. OBJETIVOS DEL ANÁLISIS FODA
Según Glagovsky (2003), el objetivo del Análisis FODA es:
Convertir los datos del universo (según lo se perciba) en información, procesada y lista para la toma de decisiones (estratégicas en este caso). En términos de sistemas, se tiene un conjunto inicial de datos (universo a analizar), un proceso (análisis FODA) y un producto, que es la información para la toma de decisiones (el informe FODA que resulta del análisis FODA).
Continúa expresando dicho autor que, se tiene que distinguir en un sistema:
1. Lo relevante de lo irrelevante
2. Lo externo de lo interno
3. Lo bueno de lo malo
Además, con relación a este punto Glagovsky (2003), agrega que:
La relevancia es el primer proceso y funciona como filtro: no todo merece ser elevado a componente del análisis estratégico. Es sentido común ya que en todos los órdenes de la vida es fundamental distinguir lo relevante de lo irrelevante. En FODA este filtro reduce el
22
universo de análisis disminuyendo la necesidad de procesamiento (que no es poca cosa).
2.9. PROPÓSITOS DEL ANÁLISIS FODA
De acuerdo con D'andrea (2004), “el propósito fundamental de este análisis
es potenciar las fortalezas de la organización” para:
(a) Aprovechar oportunidades.
(b) Contrarrestar amenazas.
(c) Corregir debilidades.
Señala D'andrea (2004), que:
Las amenazas y oportunidades se identifican en el exterior de la organización, en su contexto. Esto implica analizar: (a) Los principales competidores y la posición competitiva que ocupa la empresa entre ellos. (b) Las tendencias del mercado. (c) El impacto de la globalización, los competidores internacionales que ingresan al mercado local y las importaciones y exportaciones. (d) Los factores macroeconómicos sociales, gubernamentales, legales y tecnológicos que afectan al sector.
Así mismo sostiene D'andrea (2004) que:
Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de la organización. Para ello deben considerarse: (a) Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa. (b) Eficiencia e innovaciones en las acciones y los procedimientos. (c) Capacidad de satisfacer al cliente.
De acuerdo con el Uch Portal de Estudiantes de Recursos Humanos (2003), el
Análisis FODA “debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito del
negocio. Deben resaltarse las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al
compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades
y amenazas claves del entorno”.
23
Para los mencionados autores, lo anterior significa que el análisis FODA
consta de dos partes: una interna y otra externa.
(a) La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su
negocio, aspectos sobre los cuales se tiene algún grado de control.
(b) La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas
que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aquí se tiene que
desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para
minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o
ningún control directo.
Así mismo sostienen que, para las Fortalezas y Debilidades deben
considerarse áreas como las siguientes:
(a) Análisis de Recursos: Capital, recursos humanos, sistemas de información,
activos fijos, activos intangibles.
(b) Análisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratégicos,
creatividad
(c) Análisis de Riesgos: Con relación a los recursos y a las actividades de la
empresa.
Análisis de Portafolio: La contribución consolidada de las diferentes
actividades de la organización.
2.10. CONTROL INTERNO
Dentro de este orden de ideas, Catácora (1996), expresa que el Control
Interno:
Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del Control Interno, o un sistema de Control
24
Interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.
Unido a esto, Poch (1992), expresa que "el control aplicado de la gestión tiene
por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos".
Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, Leonard
(1990), asegura que "los controles es en realidad una tarea de comprobación para
estar seguro que todo se encuentra en orden.".
Así mismo, considera que si los controles se aplican de una forma ordenada y
organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a
constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el
sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con
las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el
fin de tomar medidas y así su reiteración.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una
base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planeó.
Por esto el Control Interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar
estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el
objetivo establecido por la organización.
La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1994),
define el Control Interno como:
El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa.
25
Así mismo, Holmes (1994), lo define como "una función de la Gerencia que
tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar
desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán
obligaciones sin autorización".
Con respecto al Control Interno para Redondo (1993), establece que "se debe
hacer un estudio y una evaluación adecuada del Control Interno existente, como base
para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los
procedimientos de auditoria".
Infiere el Investigador que el Control Interno es el sistema nervioso de una
empresa, ya que abarca toda la organización, diseñado únicamente para hacer frente a
las necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que sistema contable
y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad,
planeación de la producción, política de venta de auditoria interna. Toda operación
lleva implícito el Control Interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es
miembro activo de su ejecución. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control
debe funcionar dentro de ella.
2.11. PROPÓSITO DEL CONTROL INTERNO
Según Meigs (1994), el propósito del Control Interno es:
Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". De esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la Gerencia.
26
2.12. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Según Moreno (2003), manifiesta que:
El Control Interno no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:
ü Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; ü Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; ü Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; ü Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; ü Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; ü Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; ü Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; ü Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.
2.13. FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO
Para Martínez (2003), señala que la finalidad del control interno es:
Comprobar si la organización encuentra, cumple o alcanza los objetivos que persigue. Además, para que un plan de organización satisfaga las necesidades de un control interno debe ser:
1. Simple: en su estructura básica, en su interpretación y desde el punto de vista de su costo, es decir, del factor económico. 2. Ágil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios, provenientes del mundo dinámico donde se desarrolla, y que pueda asimilar sin dañar lo que perdura, expresado en otras palabras sería, adaptarse a los constantes cambios que fluctúan en la vida diaria de la organización. 3. Imperativo: el plan debe permitir la implantación de líneas de actividad, responsabilidad y control.
27
2.14. MISIÓN DEL CONTROL INTERNO
Para Catácora (1996), el Control Interno tiene como misión “ayudar en la
consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las
metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la
organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa”.
Sin embargo, es importante señalar que, para que un Control Interno rinda su
cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo
y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificación del mismo puede ser
preventiva o de detección para que sea originaria.
2.15. ALCANCE DEL CONTROL INTERNO
Al respecto Martínez (2003), manifiesta que:
El alcance de Control Interno está dado por todo el ámbito de la empresa, y los problemas que se generan al controlar las actividades que tienen origen en los distintos sectores de la organización, según las tareas que estos desarrollan, como, por ejemplo: las funciones de registro, fabricación, ventas, compras, despacho, tesorería, finanzas, entre otras.
Así mismo, señala que el método de control existente en las empresas incluye
la comparación de una actuación real, con una acción pronosticada, tal como un
objetivo, estándar de actuación o regulación previa. En cada caso o situación, el
sistema, método o procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o
análisis de lo que está sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvíos o
errores, poder obtener la explicación lógica de por qué esos hechos ocurrieron, y,
finalmente, tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.
28
2.16. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos
implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control
Interno:
(a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, así
como la formulación de planes operativos que sean necesarios;
(b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos;
(c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;
(d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
(e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;
(f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y
sanciones;
(g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control
Interno;
(h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión
de las entidades;
(i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión
y el control;
(j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;
(k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de
directivos y demás personal de la entidad;
(l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
2.17. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
29
De acuerdo con lo mencionado Martínez (2003), los Controles Internos
pueden clasificarse de la siguiente manera:
(a) Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros contables; preparación oportuna de la información financiera contable; beneficio y minimización de costos innecesarios, evitar expansión al riesgo no intencional, prevención o detención de errores e irregularidades; aseguramiento de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas; descargo de responsabilidades legales.
(b) Por jurisdicción: Control Interno contable; Control Interno administrativo.
(b.1) Control Interno Contable: Consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean contables. Son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto materiales como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable.
(b.2) Control Interno Administrativo: Son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables.
(c) Por métodos: controles preventivos; controles de detección.
(d) Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de sistemas; controles de autorización e información, controles del sistema de contabilidad; controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisión de la administración; controles documentales.
2.18. TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO
Las técnicas de Control Interno pueden clasificarse ligeramente en técnicas de
prevención y de descubrimiento.
2.18.1. TÉCNICAS DE PREVENCIÓN
30
Son las que están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que
únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de
técnicas de prevención pueden citarse:
(a) Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;
(b) Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea,
programas de computadoras y archivos;
(c) Balance, transacción por transacción, en un sistema en línea;
(d) Verificación y validación de los datos entrados en un sistema de computador;
(e) Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un
sistema;
(f) Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y
(g) Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.
2.18.2. TÉCNICAS DE DESCUBRIMIENTO
Son las que están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se
descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:
(a) Conciliación de informes de balance por lote con registros cronológicos
mantenidos por los departamentos originarios;
(b) Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;
(c) Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;
(d) Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo
maestro;
(e) Auditoria interna;
(f) Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;
(g) En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de
los mayores auxiliares;
(h) Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro;
y
31
(i) Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.
2.19. CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS
De acuerdo a Autor Anónimo “www.monografias.com/trabajos16” (2004), se
pueden dividir en Controles de usuario y de procesamiento electrónico de datos
(PED).
2.19.1. CONTROLES DE USUARIOS
Es un control manual, debido a que su realización no utiliza funciones y
programas computarizados. El control esta diseñado para verificar el resultado de
procesos computarizados, aunque su modo de realización es manual. Un ejemplo de
ello ocurre cuando el Departamento de Facturación envía al PED para que procese la
información.
2.19.2. CONTROLES DE PED
Tales controles contienen cuatro componentes:
(a) Procedimiento de Acceso y de Desarrollo. Estos dos procesamientos generan
información inherente que se produce en los intercambios.
(b) Procedimiento de Seguimiento. Este sistema asegura que los errores y asuntos
identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente.
(c) Funcionamiento de los Programas de Controles
(d) Los mecanismos de control deben funcionar en función al objetivos en que
estos fueron creados.
32
2.19.3. DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED
En un control de usuario la atención del auditor debe centrarse en los
procedimientos de indagación y cumplimiento de detalles sobre las tareas que
desarrolla el personal responsable del control.
Pero si el control lo hace un PED, entonces se deben analizar los componentes
de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los
programas.
2.20. CONTROL INTERNO Y ÉTICA PROFESIONAL
Las normas éticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema
de control interno. El no acatarlas conduce al desvío de recursos, divulgación de
información confidencial y otros hechos delictivos. Aquí la labor del contador es un
factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.
Con relación a este aspecto Martínez (2003) señala que:
La ética profesional está definida como un conjunto de normas que orientan la conducta de los miembros de una determinada profesión. Además, agrega que existen dos teorías que están siendo utilizadas para la solución de los problemas éticos de la contabilidad: la teoría del utilitarismo y la teoría de las reglas deontológicas. El utilitarismo se basa en el mejor criterio que beneficia a una mayor cantidad de personas (énfasis en la consecuencia de la acción y no en las reglas), ya en la visión deontológica prevalece el énfasis en las acciones del profesional y no en las consecuencias propiamente dichas.
Continúa expresando Martínez (2003), lo siguiente:
33
La conducta ética es el cemento que une las partes al todo. Forma parte del código de todas las profesiones. Es fácil tomar decisiones ante un comportamiento ético y uno no ético pero desdichadamente muchas veces existen situaciones que están en la frontera de la ética, surge el conflicto si existe presión para llevar a cabo la acción.
Agrega que el Sistema de Control Interno se desarrolla y vive dentro de la
organización, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su
estructura interna y comportamiento; además debe contar con un grupo humano
idóneo para las funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o
adelantos tecnológicos adecuados.
Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del
individuo, fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su
cumplimiento o rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o
excepciones a lo predeterminado, para analizarlo en cuanto a su magnitud e
importancia, en ultima instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus desvíos
o irregularidades.
2.21. DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO QUE AFECTAN EL
CONTROL INTERNO. CONDICIONES.
Según Cartategui (2003), manifiesta lo siguiente:
Las condiciones específicas que se señalan a continuación, podrían indicar la presencia de debilidades en el ambiente del Control Interno, que aún cuando no las abarque todas, el auditor debe considerar:
(a) Estilo de trabajo de la administración. (b) Estructura orgánica de la institución o entidad. (c) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad. (d) Seguimiento y sistematicidad. (e) Efectividad del trabajo de Auditoria interna. (f) Política laboral.
34
(g) Métodos de control sobre el cumplimiento de la legislación establecida y regulaciones.
(a) Estilo de Trabajo de la Administración
El estilo de trabajo de la administración se refleja en los controles internos y
en todo el ambiente general del funcionamiento en una entidad determinada, teniendo
en cuenta este precepto las debilidades en este aspecto se pueden reflejar en:
a. La falta de administración en los controles internos y en el ambiente de control
donde funcionan estos.
b. Mostrar una actitud agresiva o poco racional para la toma de decisiones o ante
los riesgos que se presenten, que pueden reflejarse también desde el punto de vista
contable.
c. Una administración resistente y justificativa ante las recomendaciones de los
auditores internos, tanto en tareas de la contabilidad, como de control administrativo
u otros.
d. Lentitud para dar respuesta ante situaciones de crisis en las áreas económica,
financieras y administrativas.
e. El empleo y elaboración de informaciones imprecisas o poco confiables.
Ejemplo: Balances y estados financieros, entre otros.
f. Inestabilidad y falta de atención al personal de las áreas económicas y
administrativas.
g. Sobrevaloración o subestimación de los estados financieros y los resultados
que estos arrojan y falta de análisis objetivo de los mismos.
h. Falta de claridad, honestidad o celeridad durante el ejercicio de la auditoria,
debido a falta de documentación, respuestas evasivas o desconocimiento.
a. Estructura Orgánica de la Institución.
35
Cuando la estructura orgánica es inapropiada y no está acorde con el objeto
social y los objetivos generales y específicos para los que fue creada, sucede que no
podrá responder a las complejidades de sus funciones y operaciones, por tanto:
a. Inhibe la segregación de funciones para lo que fue creada.
b. Impide el inicio, registro y mantenimiento de las operaciones y la custodia
sobre los activos.
c. Cuando se producen cambios de estructura administrativa, pueden derivarse de
éstos desorden en la organización.
d. Los nuevos cambios en la estructura pueden ocasionar que las
responsabilidades operativas no coincidan con la división de las funciones.
e. La delegación de la responsabilidad y autoridad es inapropiada.
f. La falta de definición y comprensión de la autoridad existe en todos los niveles
de la organización.
g. La incompetencia o falta de experiencia del personal de las áreas económicas y
otras, sobre quien recae la responsabilidad del registros de las operaciones.
h. Falta de supervisión y control del trabajo que se realiza.
i. Exceso de carga de trabajo.
j. Procedimientos no establecidos o inadecuados.
k. Actividades dirigidas y controladas por una sola persona.
o Métodos para asignar Responsabilidad y Autoridad.
a. Cuando las estructuras de una institución no son adecuadas, se dificulta o se
hace imposible la asignación correcta de las responsabilidades y con ello la
delegación de la autoridad, en especial para aquellos asuntos relacionados con:
objetivos, metas y funciones operativas.
b. No permite la descripción correcta del trabajo de sus especialistas y la
adecuación de las funciones y responsabilidades de cada uno.
o Seguimiento y Sistematicidad.
36
Son condiciones que pueden afectar el Control Interno, toda vez que señalan
debilidades que por sí solas afectan directamente los resultados y eficiencia del
trabajo, entre ellas se pueden señalar:
a. La administración no está suficientemente clara del control que debe ejercer en
la ejecución de las distintas actividades.
b. Los métodos para el control administrativo son inadecuados para investigar las
situaciones imprevistas o inusuales y decidir las acciones oportunas para
corregirlas.
c. La administración carece de la suficiente visión para ocuparse de que se
cumpla con efectividad la política establecida para el desarrollo del trabajo en
cuanto a los sistemas contables y el Control Interno.
d. La administración no le da el debido tratamiento a las notificaciones que se le
hacen por parte de inspectores y auditores, ya sean internos o externos, incluyendo
aquellas derivadas de errores y deficiencias detectadas que puedan llegar a
constituirse en graves violaciones.
e. La administración no confecciona plan de medidas, por tanto no existe
tampoco el seguimiento que debe derivarse del mismo.
f. No se cumple el plan de medidas planteado por la administración y no se le da
seguimiento e información de su cumplimiento como está establecido.
o Efectividad del Trabajo de Auditoria Interna.
Cuando este no cumple las directivas, normas y principios, sucede que:
a. El proceso de exploración de un trabajo de auditoria, no existe o no es lo
suficientemente profundo, para que permita al auditor interno concentrarse en los
objetivos que se propone.
b. Las auditorias propuestas, no han tenido el enfoque adecuado hacia las áreas
de más complejidad.
37
c. Los auditores se hacen responsables de toma de decisiones operativas para
poder controlar el trabajo en las áreas contables o administrativas objeto de
auditoria, contrarias a sus funciones de contrapartida.
d. No se cumple con rigor lo establecido en las resoluciones, referida a las
Normas de Auditoria que miden el trabajo a ejecutar.
e. Los procesos de supervisión y revisión no existen o son inapropiados, o no se
revisan las conclusiones y el informe.
f. Los papeles de trabajo, programas de auditoria y demás evidencias del trabajo
realizado son incompletos y no logran servir de soporte a los resultados.
o Política Laboral.
Cuando no se cumplen los reglamentos establecidos en la selección del
personal especializado, se pueden valorar las siguientes debilidades:
a. La selección del personal es inadecuada.
b. Son insuficientes los procedimientos para avalar el acceso de los nuevos
trabajadores, promociones, traslados, etc.
c. No existen o son insuficientes los programas de capacitación técnica y
superación profesional.
d. No existe claridad en el calificador del cargo y contenido de trabajo, como
obligación al acceder a una plaza técnica o administrativa.
e. Los trabajadores no conocen los procedimientos y regulaciones establecidas
para sus áreas o la institución.
f. No se controla el trabajo de los técnicos, especialistas y otros por sus
respectivos jefes intermedios, ni de éstos por los principales administrativos.
38
3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
AMENAZAS: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización. Correa, Fernando
(2004).
AUDITORIA: Examen objetivo, sistemático, profesional e independiente, aplicado a
una organización por un auditor competente. Cepeda, G. (1997).
CARBÓN: Mineral proveniente de restos de vegetación acumulados como plantas
en pantanos o en lagunas. La acumulación de limos y otros sedimentos, junto con
movimientos en la corteza terrestre enterraron estos pantanos y turberas. A medida
que iban quedando enterradas, las plantas fueron sometidas a elevadas temperaturas y
presiones, las cuales causaron cambios físicos y químicos en la vegetación,
transformándolas, con el correr de los tiempos en carbón. Franco Sepúlveda,
Giovanni (2004).
CONTROL: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen
camino. Fontt, I. (2001).
DEBILIDADES: Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable
frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente, entre otras. Correa, Fernando
(2004).
ÉTICA: Parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones del hombre.
El Auditor cuenta con su propia ética profesional para el desarrollo de sus funciones.
Cepeda, G. (1997).
39
FORTALEZAS: Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los
que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se
controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, entre otras. Correa, Fernando (2004).
MINERÍA A CIELO ABIERTO: Se refiere a una minería en superficie donde se
extrae un mineral en incremento de la economía de acuerdo a su profundidad.
Franco Sepúlveda, Giovanni (2004).
OPORTUNIDADES: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que
permiten obtener ventajas competitivas. Correa, Fernando (2004).
PROCEDIMIENTOS: Establecen el orden cronológico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Por lo tanto
un procedimiento muestra como deben hacerse las labores, en que momento hacerlas
y quien debe realizarlas. Moreno (1994).
UNIDAD ESTRATÉGICA DE NEGOCIOS (UEN): Es un solo negocio de la
empresa o un conjunto de sus negocios relacionados entre sí, al que la empresa puede
hacerle planeamiento separadamente del resto de la compañía, tiene sus propios
competidores y se encuentra a cargo de un gerente responsable de su operación y de
sus resultados económicos, a quien la casa-base le asigna objetivos de planeación
estratégica y recursos apropiados. Uch Portal de estudiantes de recursos humanos
(2003).
40
4. DEFINICIÓN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE LA VARIABLE.
4.1. CONTROL INTERNO.
DEFINICIÓN CONCEPTUAL. Conceptualmente se define el Control
Interno como el plan de organización de todos los métodos y medidas coordinadas
adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la
productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas
para cada empresa. Fuente: Federación de Colegios de Contadores Públicos de
Venezuela (1994).
DEFINICIÓN OPERACIONAL. Operacionalmente es el mecanismo
tendiente a verificar si el sistema de control interno establecido en el plan de
organización adoptado por la empresa para proteger y salvaguardar sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones,
promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a
las prácticas ordenadas para cada empresa, se cumplen.
4.2.- OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE.
La operacionalización de la variable con sus dimensiones, indicadores y
técnicas de recolección de datos, se muestra en el Cuadro 3 que se presenta a
continuación:
41
Cuadro 1
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE
Objetivo General: Analizar el Control Interno en el despacho y transporte del
carbón de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.
Fuente: (Cordero, 2005).
VARIABLE
OBJETIVOS
ESPECIFICOS
DIMENSIONES
INDICADORES
TÉCNICAS RECOLEC-CION DE DATOS
Caracterizar el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la Guajira, S.A. en el despacho y transporte del carbón de Mina a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo
Sistema de Control Interno
Mecanismos
Revisión Características Limitaciones
Medidas
Determinar los controles internos aplicados al despacho y transporte del carbón a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo.
Controles internos
Clasificación
Objetivos Elementos Finalidad
CONTROL
INTERNO
Determinar nivel de confiabilidad en sistema de despacho en la Mina y recepción en el Puerto.
Nivel de
confiabilidad
Etica Profesional Técnicas de C.I.
Analizar fortalezas y debilidades del sistema de control interno en el despacho y transporte de carbón de Mina a Puerto.
Análisis Foda
Fortalezas y Debilidades
Entrevistas
y Observación
43
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Las bases metodológicas implican para el investigador el cumplimiento de un
proceso ordenado orientador del estudio con el fin de establecer los hechos y
fenómenos que caracterizan al objeto y constituyen el soporte fundamental de la
investigación. En consecuencia, en el marco metodológico del objeto de estudio se
explican los procedimientos y técnicas utilizadas en la ejecución de la investigación.
1. TIPO DE INVESTIGACIÓN.
Para llevar a cabo la labor de indagación y dilucidar el problema planteado, se
realizo una investigación de tipo documental-descriptiva, por cuanto fue
indispensable la revisión de fuentes documentales primarias referidas al área,
especialmente libros de Auditoria y de las fuentes secundarias, que aportan
información derivada de las fuentes primarias, tales como ponencias e
investigaciones diversas de Internet.
En este sentido, la investigación documental como proceso científico es
definida por Fino y Nava (1996), como “un proceso sistemático de búsqueda,
selección, lectura, registro, organización, descripción, análisis e interpretación de
datos extraídos de fuentes documentales existentes en torno a un problema, con el fin
de encontrar respuestas e interrogantes planteados en cualquier área del conocimiento
humano”.
44
En virtud de que este estudio hará uso de información documental extraída de
libros y otros documentos o trabajos, se asume que esta investigación es de tipo
documental, la cual es descrita por Tamayo (1995) como “un estudios interesados en
extraer información y conclusiones, basándose en fuentes, documentos o medios
bibliográficos”.
Así mismo, la presente investigación es de tipo descriptiva y Méndez (1998),
afirma que “el estudio descriptivo identifica características del universo de
investigación, señala formas de conducta actitudes del universo investigador,
establece comportamientos completos, descubre y comprueba la asociación entre
variables de una investigación”.
Igualmente, la investigación desarrollada de acuerdo a Dankhe, (1986), citado
por Hernández y Otros, 1998), fue de tipo Descriptivo, por cuanto:
Busca especificar propiedades importantes de personas, grupos, comunidades, empresas o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Desde el punto de vista científico, describir es medir, en un estudio descriptivo se seleccionan una serie de cuestiones y se miden cada una de ellas independientemente para, de esta manera, describir lo que se investiga.
Así mismo, Sabino (1992), expone que “la preocupación primordial de la
investigación descriptiva, radica en describir alguna característica fundamental de
conjuntos homogéneos de fenómenos, utilizando criterios sistemáticos que permitan
poner de manifiesto su estructura o comportamiento”.
Según Chávez (1994), “cuando el estudio se determina con base al problema
que se desea resolver, los objetivos que se pretendan lograr y la disponibilidad de
recursos con que se cuentan, estamos en presencia de una investigación Descriptiva”.
En la presente investigación se dispuso a Analizar el Control Interno en el
despacho y transporte del carbón en Carbones de la Guajira, S.A. y de esta manera
45
siguiendo lo expuesto por Chávez (1994), “se orienta a recolectar información
relacionada con el estado real de las personas, objetos, situaciones o fenómenos, tal
como se presentan en el momento de su recolección”.
La finalidad de los estudios documentales es recolectar información a partir de
documentos escritos y no escritos, susceptible de ser analizados y pueden clasificarse
como investigaciones cualitativas o cuantitativas.
El presente estudio es una investigación documental de carácter cualitativa y
Chávez (1994), considera que:
La investigación documental de carácter cualitativa, se fundamenta en la revisión bibliográfica. En la gran mayoría de los casos, se base en contenido de orden teórico, en los cuales se deben reflejar las posiciones coincidentes y contradictorias de los enfoques o tendencias analizadas, así como la posición independiente del investigador.
Según (Chávez, 1994) la investigación es de tipo Observacional y se define
como “el estudio en el cual el investigador solo puede descubrir o medir el fenómeno
estudiado, no puede modificar o voluntad ninguno de los factores que intervienen en
el proceso”.
Asimismo, de acuerdo a Namhira y Otros, (1984), citado por Chávez, (1994),
según “el período en que se recolecto la información, la investigación fue
Retrospectiva, ya que la información existe, por lo que se tomo información pasada,
buscando conceptualizarla”.
Por otro lado, esta investigación se considera de campo por cuanto se realiza
en el mismo lugar donde se encuentra la población analizada, asimismo, se
desarrolla mediante la extracción de los datos en el ambiente laboral donde se
desarrollan los hechos a lo cual, Hurtado de Barrera (1998), agrega que “el estudio de
campo comprende el trabajo investigativo donde se producen los hechos”.
46
A este respecto, Arias (1991) indica que “la investigación de campo consiste
en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos sin
manipular o controlar variable alguna”.
Es por ello que la presente investigación se considera de campo por que se
recoge la información en Carbones de la Guajira, S.A., con el fin de obtener de
manera más tangible el conocimiento, tal y como expone Arias (1991), “quien
plantea que estas son investigaciones que se realizan en el propio sitio donde se
encuentra el objeto de estudio. Ello permite el conocimiento más a fondo del
problema por parte del investigador y puede manejar los datos con más seguridad”.
2. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.
Este estudio presenta un diseño No Experimental Descriptivo, ya que no se
pretende establecer controles entre las variables, sino describir el comportamiento de
las mismas. Por la evolución del fenómeno es Transaccional, ya que es este estudio
se mide una vez la variable.
En tal sentido, según Hernández, Fernández y Batista. (1998):
Los Diseños No Experimental Descriptivo tienen por objeto indagar la incidencia y los valores en que se manifiesta una o más variables, es decir, la investigación se centra cual es el nivel o estado de una o diversas variables en un momento dado.
Una investigación se dice que es Transaccional o Transversal, de acuerdo a
Hernández y Otros (1991), “cuando los datos son recolectados en un solo momento,
en un tiempo único, siendo su propósito describir la variable y analizar su incidencia
en un momento dado”.
47
Por lo tanto, esta investigación se tipifica como Transversal, por cuanto la
variable será medida en una sola oportunidad, obviando situaciones anteriores o
posteriores al objeto de estudio.
Chávez (1994) afirma que la investigación Transversal es aquel “estudio que
mide una vez la variable. Se miden los criterios de unos o mas grupos de unidades en
un momento dado, sin pretender Analizar la evolución de sus unidades”.
3. POBLACIÓN
La población de estudio constituye el universo de la investigación sobre el
cual se pretende generalizar los resultados, además de estar constituidas por
características que le permiten distinguir los sujetos unos de otros.
Según Chávez (1994) “la población de un estudio es el universo de la
investigación sobre la cual se pretende generalizar los resultados. Esta constituida por
características o estratos que permiten distinguir en sujetos unos a otros”.
Según Tamayo y Tamayo (1994), “la población es la totalidad del fenómeno a
estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual
se estudia y da origen a los datos de la investigación”.
De esta manera, la población de esta investigación estuvo constituida por
cinco (5) empleados, pertenecientes a los departamentos de transporte y embarque,
administración, contabilidad y control interno, distribuidos en la forma siguiente, un
(1) jefe de contabilidad, un (1) jefe de Transporte y Embarque, un (1) jefe y un (1)
auxiliar de control interno, un (1) jefe de administración de control interno.
48
Por consiguiente, la población es considerada finita y accesible, siendo esta la
razón por la cual no fue necesario determinar una muestra.
4. - TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.
De acuerdo con Arias (1997), las técnicas de recolección de datos son:
Las distintas formas, maneras de obtener informaciones, es decir, se explica el procedimiento, lugar y condiciones de las mismas. Son ejemplos de técnicas de observación directa, la cual en sus dos modalidades (entrevistas y cuestionarios), el análisis documental, el análisis de contenido.
Según Bavaresco (1997) “Las técnicas de recolección de datos conducen a la
verificación del problema planteado, es decir, la técnica descansa en observación bien
sea directa (simple o experimental), documental o bibliografía mediante encuestas
(cuestionario, entrevistas y escala de actitudes)”.
De acuerdo a Sierra (1995), expone que:
La observación directa es la inspección y estudio realizado por el investigador, mediante el empleo de sus propios sentidos, específicamente de la vista, con o sin ayuda de aparatos técnicos de los casos y hechos de interés social tal como son o tiene lugar espontáneamente en el tiempo, y con arreglo de las exigencias de la investigación científica.
Al respecto Ander (1975), señala que:
La entrevista estructurada toma la forma de un interrogatorio en el cual las preguntas se plantean siempre en el mismo orden y se formulan con los mismos términos. Se realizan sobre la base de un formulario previamente preparado y estrictamente normalizado.
Se empleo la técnica de encuesta y el instrumento de cuestionario, ajustado a
los objetivos específicos de la investigación, además del análisis documental; éste
49
último incluyó la revisión del material bibliográfico y tesis anteriores referidas al
objeto de estudio propuesto.
El instrumento que se utilizo estuvo basado en el cuestionario, con 30
(treinta) ítems que comprenden preguntas cerradas, todas presentaron cuatro (4)
alternativas de respuestas: Siempre - Casi siempre - Algunas veces - Nunca. (Ver
Anexo No. 1.)
Como expone Finol (1993), la investigación de tipo de análisis documental,
“es aquella consistente en el manejo y procesamiento de materiales bibliográficos,
específicamente libros y otros, en los cuales la lectura constituye la base de su
análisis”.
5. TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LA INFORMACIÓN
Para procesar la información, se emplearon análisis cualitativos y
cuantitativos de los datos, que se realizaron a través de estadísticas descriptivas,
promedios, porcentajes, basándose en cuestionarios formulados a las personas
encuestadas.
6. VALIDEZ DEL INSTRUMENTO
Para la validación del cuestionario, es decir, probar la exactitud con la cual los
instrumentos miden realmente lo que se pretende medir, se utilizó la técnica de juicio
de expertos. En tal sentido se consultaron cinco especialistas en el área.
Sobre esta materia, Hernández y otros (1999) señalan que “la validez del
contenido se refiere al grado con el que el instrumento diseñado refleja el dominio
50
especifico del contenido de lo que se pretende medir en la investigación objeto de
estudio”.
Por su parte Chávez (1998), describe la validez del contenido como:
La correspondencia del instrumento con su marco teórico, por lo que no expresa en términos de índice numérico, dado que se basa en la necesidad de discernimiento y juicios independientes entre expertos, quienes analizan cuidadosamente y críticamente la totalidad de los reactivos de acuerdo con el área especifica del contenido teórico.
7. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Según Chávez (1998), expone que:
En la investigación del tipo cualitativo es necesario el tratamiento de la información estadística de los datos. En este orden, cuando se elaboró el estudio estadístico de los datos se incluyó la información tal cual como fue emitida por la población, de acuerdo a su respectiva interpretación, fundamental especialmente en la calidad de la misma.
52
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Una vez culminada la etapa de recolección de información se procedió a la
elaboración técnica con la finalidad de dar a los datos recopilados las características
necesarias para la obtención de interpretaciones significativas para la investigación.
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Revisión
Ítems N° (1) ¿El sistema de control interno adoptado por la institución le permite
verificar oportunamente la confiabilidad del despacho en las unidades de transporte?
Tabla No. 1 A
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % Fi % fi % fi %
Total
1 2 40,00% 3 60,00% 0,00% 0,00% 5
Grafico 1 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
53
Interpretación:
De los 5 entrevistados, 2 contestaron siempre y 3 casi siempre, es decir que el
40 % de los entrevistados considera que el sistema de control interno adoptado por la
institución, siempre le permite verificar oportunamente la confiabilidad del despacho
en las unidades de transporte, lo que quiere decir que esta práctica permite considerar
el sistema de despacho de las unidades de transporte, dentro de las pruebas de
cumplimiento, según lo establecido por Moreno (2004).
De acuerdo con la opinión del autor de ésta investigación, el hecho de que el
60% de los entrevistados contestan la opción casi siempre, significa que el sistema de
control interno adoptado por la institución debe reforzarse con nuevos mecanismos
alternos que le permita verificar oportunamente las unidades de transporte.
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Revisión
Ítems N° (2) ¿Existen manuales de normas y procedimientos de control para el
proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa?
Tabla No. 2 A
a) Siempre b) Casi
Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
2 2 40,00% 0,00% 3 60,00% 0,00% 5
Grafico 2 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
54
Interpretación:
De los 5 entrevistados, 3 contestaron algunas veces y 2 casi siempre, es decir
que el 60 % considera que existen algunas veces manuales de normas y
procedimientos de control para el proceso del pesaje y despacho del carbón en la
empresa. Al respecto, Moreno expone que la revisión del sistema es principalmente
un proceso de obtención de información respecto a la organización y a los
procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de
cumplimiento y para la evaluación del sistema. La información requerida para este
objetivo se obtiene normalmente a través de entrevistas con el personal apropiado del
ente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos e
instrucciones al personal.
Según la opinión del autor de este estudio, considera que si el 60% de los
entrevistados que respondió la opción algunas veces, significa que las bases para las
pruebas de cumplimiento y evaluación del sistema están referenciadas sobre la
experiencia y la rutina diaria y no sobre manuales de normas y procedimientos de
control para el proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa.
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Objetivos
Ítems N° (3) ¿El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbón
permite cotejar las unidades despachas en minas con las unidades recibidas en
puerto?
Tabla No. 3 A
a) Siempre b) Casi
Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Ítems fi % fi % fi % fi %
Total
3 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5
55
Grafico 3 - A
0
1
2
3
4
Pregunta ItemsF
recu
enci
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 algunas veces y 1 nunca,
es decir que el 60 % considera que el sistema de control interno para el pesaje y
despacho del carbón siempre permite cotejar las unidades despachas en minas con las
unidades recibidas en puerto y al respecto, Martínez agrega que conocer los objetivos
del sistema del control interno resulta importante para poder controlar su
funcionamiento, y dentro de los cuales cita la protección de los activos del
patrimonio, la obtención de información adecuada, la promoción de la eficiencia
operativa y Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.
A este respecto, el autor de esta investigación opina que el 20% de los
entrevistados que contesto algunas veces y el 20% que respondió la opción nunca, al
observar estos resultados se evidencia que en un 40% no esta promovida la eficiencia
operativa que proporcione la estimulación a la corrección oportuna de desviaciones,
por lo tanto el sistema de control interno habrá que reforzarlo.
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Objetivos
Ítems N° (4) ¿El proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, está
establecido en forma clara y precisa?
56
Tabla No. 4 A
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % Fi % fi % fi %
Total
4 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5
Grafico 4 - A
0
1
2
3
Pregunta Items
Fre
cuen
cia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 1 casi
siempre, es decir que el 40% siempre y otro 40% algunas veces, considera que el
proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, está establecido en forma
clara y precisa.
De acuerdo con la opinión del autor de este estudio, considera que el 40% de
los entrevistados que respondió la opción algunas veces, al observar dichos resultados
se demostró que el proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, no está
establecido en forma clara y precisa, por lo cual deberá complementarse con una
explícita distribución de funciones de cada cargo en el proceso.
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Características
Ítems N° (5) ¿El sistema de pesaje y despacho del carbón está integrado con el
Sistema Contable de la empresa?
57
Tabla No. 5 A
a) Siempre b) Casi
Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Ítems fi % fi % fi % fi %
Total
5 3 60,00% 0,00% 0,00% 2 40,00% 5
Grafico 5 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 nunca, es decir que el
60% considera que el sistema de pesaje y despacho del carbón está integrado con el
Sistema Contable de la empresa, para lo cual considera Moreno que el sistema de
control interno tiene como característica la de formar forma parte integrante de los
sistemas contable, financiero, de planeación, de información y operaciones de la
respectiva entidad.
Según la opinión del autor de este estudio, indica que el 40% de los
entrevistados que contesto la opción nunca, al presenciar dicho resultado se constato
que el sistema de pesaje y despacho del carbón, no está integrado al sistema contable.
Lo cual puede estar subsectible al error humano denotando una debilidad en el
sistema, y los datos y/o registros no están procesados con exactitud y se requiere de
un chequeo final antes de ser registrado en la contabilidad.
58
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Características
Ítems N° (6) ¿El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbón es
evaluado periódicamente por el Departamento de Contraloría de la empresa?
Tabla No. 6 A
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Ítems fi % Fi % fi % fi %
Total
6 1 20,00% 1 20,00% 1 20,00% 2 40,00% 5
Grafico 6 - A
0
1
2
3
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 1 contesto que siempre, 1 casi siempre, 1 algunas
veces y 2 nunca, es decir que el 40% considera que el sistema de control interno para
el pesaje y despacho del carbón nunca es evaluado por el Departamento de
Contraloría de la empresa, para lo cual considera Moreno que la Unidad de Control
Interno o quien haga sus veces es la encargada de analizar en forma independiente el
Sistema de Control Interno de la entidad y proponer las recomendaciones para
mejorarlo.
A este respecto opina el autor de esta investigación, que el 40% de los
entrevistados que respondió la opción nunca, con dicho resultado se constato que el
sistema de pesaje y despacho del carbón, no es evaluado periódicamente por el
Departamento de Contraloría de la empresa. Esto a su vez no permite hacer
59
correcciones ni recomendaciones oportunas para su mejora, igualmente cabe destacar
que las verificaciones o confirmaciones pueden no resultar eficientes ya que son
detectadas en periodos diferentes a su ocurrencia sin aportar valor agregado a las
mismas.
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Medidas
Ítems N° (7) ¿El Departamento de Contabilidad registra exacta y oportunamente los
despachos de carbón a puerto según las guías de carga emitidas por el sistema de
pesaje?
Tabla No. 7 A
a) Siempre b) Casi
Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Ítems fi % fi % fi % fi %
Total
7 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5
Grafico 7 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 2 nunca,
es decir que solo el 60% considera que el Departamento de Contabilidad registra
exacta y oportunamente los despachos de carbón a puerto según las guías de carga
emitidas por el sistema de pesaje, para lo cual considera Martínez, que el Sistema de
Control Interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades
60
específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen
aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se
encuentra el establecimiento de procedimientos de control para procesar cada tipo de
transacción.
De acuerdo con la opinión del autor de este estudio, el 20% de los
entrevistados que contesto algunas veces y el otro 20% que respondió la opción
nunca, al observar estos resultados se demostró que un 40% el Departamento de
Contabilidad, no estaría registra exacta y oportunamente las guías de carga emitidas
por el sistema de pesaje, así mismo el registro del despacho lo toma directamente de
las cifras reportadas por la respectiva unidad de transporte y embarque.
Dimensión: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Medidas
Ítems N° (8) ¿Son conciliadas las cantidades de toneladas métricas registradas en las
guías de despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del
carbón?
Tabla No. 8 A
a) Siempre b) Casi
Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Ítems fi % fi % fi % Fi %
Total
8 4 80,00% 0,00% 1 20,00% 0,00% 5
Grafico 8 - A
0
2
4
6
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
61
De los 5 entrevistados, 4 contestaron que siempre y 1 algunas veces, es decir
que el 80% considera que siempre son conciliadas las cantidades de toneladas
métricas registradas en las guías de despacho con las facturas emitidas por las
empresas transportadoras del carbón, para lo cual Martínez, plantea que el Sistema de
Control Interno de cada empresa está diseñado para satisfacer las necesidades
específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen
aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se
encuentra la de realizar auditorias o comprobaciones internas.
Con relación a este ítem, el investigador de este estudio opina que el 20% de
los entrevistados que respondió la opción algunas veces, al obtener este resultado se
evidenció que se debe ampliar las comprobaciones y/o verificaciones internas en las
conciliaciones de las cantidades de toneladas métricas registradas en las guías de
despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbón,
igualmente deben conciliarse los reportes que soportan cada factura para documentar
las comprobaciones.
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Debilidades ambiente de trabajo
Ítems N° (1) ¿La guía de despacho es un mecanismo administrativo y este es regulado
y controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Básicas y Mineras
(MIBAM)?
Tabla No. 1 B
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % Fi % Fi % fi %
Total
1 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 0,00% 5
62
Grafico 1 - B
0
2
4
6
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 4 contestaron que siempre y 1 algunas veces, es decir
que el 80% considera que la guía de despacho es un mecanismo administrativo y este
es regulado y controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Básicas y
Mineras (MIBAM) y Cartategui (2003) argumenta que “cuando los reglamentos,
circulares, leyes y decretos leyes son ignorados por los directivos y especialistas, se
convierte en una de las debilidades que afectan el control interno en un ambiente de
trabajo”.
Según la opinión del autor de esta investigación, considera que con el
resultado obtenido del 20% de los entrevistados que contesto casi siempre, se
presencio que no debe estarse cumpliendo con todo lo reglamentado en la ley de
minas referente a las guía de despacho. Así mismo, es necesario aclarar que se le
debe dar cumplimiento sin ignorar decretos ni providencias especiales y no crear
debilidades en el ambiente de trabajo.
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Objetivos
Ítems N° (2) ¿El sistema de despacho de carbón dispone de mecanismos de
verificación y evaluación del proceso?
63
Tabla No. 2 B
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % Fi % fi %
Total
2 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5
Grafico 2 - B
0
1
2
3
Pregunta Items
Fre
cuen
cia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 1 casi
siempre, es decir que un 40% considera que siempre y otro 40% admite que algunas
veces el sistema de despacho de carbón dispone de mecanismos de verificación y
evaluación del proceso, para lo cual Moreno plantea que el Control Interno que no es
mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad
de Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
A este respecto, opina el investigador de este estudio que con el resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que respondió la opción algunas veces, se
demostró que no esta garantizado los mecanismos para la correcta verificación y
evaluación del proceso, así mismo queda a la discrecionalidad de los administradores
de la unidad de despacho y transporte de carbón las correcciones en el proceso sin
una evaluación objetiva del mismo.
64
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Objetivos
Ítems N° (3) ¿El registro automatizado de las guías de despacho, permite la
evaluación histórica y estadística?
Tabla No. 3 B
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % Fi % Fi % fi %
Total
3 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5
Grafico 3 - B
0
1
2
3
Pregunta Items
Fre
cuen
cia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
Igual al ítems 2
De acuerdo con la opinión del autor de esta investigación, el resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces, significa
que no esta garantizado la correcta evaluación histórica y estadística del registro
automatizado de las guías de despacho, lo cual ocasiona una desventaja para la
organización por no estar coordinada con su plan de proceso.
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Objetivos
Ítems N° (4) ¿Existe un backup oportuno de los registros del sistema de despacho de
carbón en CBG?
65
Tabla No. 4 B
a) Siempre b) Casi
Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
4 3 60,00% 0,00% 2 40,00% 0,00% 5
Grafico 4 - B
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 algunas veces, es decir
que el 60% considera que siempre existe un backup oportuno de los registros del
sistema de despacho de carbón en CBG. y al respecto Moreno señala que el Control
Interno que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados
con la finalidad de definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el
logro de sus objetivos.
Con relación a este ítem, el investigador de este estudio opina, que con el
resultado obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces,
se evidencio que el backup oportuno de los registros del sistema de despacho de
carbón debe garantizarse al 100%, para no afectar el logro de objetivos y la no
aplicación de este sistema de protección de registro de despacho, lo cual colocaría en
riesgo los planes trazados en el proceso por la empresa.
66
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Objetivos
Ítems N° (5) ¿Se planifica la carga del despacho de carbón en el departamento?
Tabla No. 5 B
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
5 3 60,00% 1 20,00% 1 20,00% 0,00% 5
Grafico 5 - B
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 casi siempre y 1 algunas
veces, es decir que el 60% considera que siempre se planifica la carga del despacho
de carbón en el departamento y al respecto, Moreno manifiesta que el Control Interno
que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la
finalidad de garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional.
Según la opinión del autor de esta investigación, considera que con el
resultado obtenido del 40% de los entrevistados que respondió la opción algunas
veces, con este resultado se constato que al no planificarse el 100% de la carga del
despacho de carbón en el departamento, afecta el logro de objetivo arriesgando los
compromisos de venta pactados con los clientes, mediante las empresas
comercializadoras.
67
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Alcance
Ítems N° (6) ¿Se analizan las desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado de la
carga de despacho del carbón?
Tabla No. 6 B
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
6 3 60,00% 1 20,00% 1 20,00% 0,00% 5
Grafico 6 - B
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 casi siempre y 1 algunas
veces, es decir que el 60% considera que se siempre se analizan las desviaciones entre
lo planificado y lo ejecutado de la carga de despacho del carbón y en atención a esto,
Moreno señala que constituye un método de control en las empresas, la comparación
de una actuación real con una acción pronosticada, tal como un objetivo, estándar de
actuación o regulación previa. En cada caso o situación, el sistema, método o
procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o análisis de lo que
está sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvíos o errores, poder obtener
la explicación lógica de por qué esos hechos ocurrieron, y, finalmente, tratar de
adoptar las medidas correctivas correspondientes.
68
A este respecto, opina el investigador de este estudio que el resultado obtenido
el 20% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces, dicho resultado
indica que no se analiza los eventos sucedidos entre lo planificado y ejecutado de la
carga del despacho de carbón, y no se puede prever una práctica adecuada de control
que permita obtener un análisis lógico y adoptar medidas correctivas y oportunas que
no afecte el logro de objetivo.
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Objetivos
Ítems N° (7) ¿Existe un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las
gandolas despachadas que resultan volcadas en la vía ante de su destino?
Tabla No. 7 B
a) Siempre b) Casi
Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
7 3 60,00% 0,00% 2 40,00% 0,00% 5
Grafico 7 - B
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 algunas veces, es decir
que el 60% considera que siempre existe un mecanismo de control que permita el
registro oportuno de las gandolas despachadas que resultan volcadas en la vía ante de
su destino. Al respecto cita Moreno que el Control Interno que no es mas que un
69
plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de asegurar la
oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
De acuerdo con la opinión del autor de esta investigación, el resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que respondió la opción algunas veces,
mediante dicho resultado se evidenció que no existe un mecanismo de control que
permita el registro oportuno de las gandolas despachadas que resultan volcadas en la
vía ante de su destino, y con este porcentaje no se podría garantizar la oportunidad y
confiabilidad de la información y sus registros.
Dimensión: Control Interno (B)
Indicador: Objetivo
Ítems N° (8) ¿El inventario de cierre mensual es consistente con el registro de
despacho de carbón?
Tabla No. 8 B
a) Siempre b) Casi
Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
8 2 40,00% 0,00% 3 60,00% 0,00% 5
Grafico 8 - B
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre y 3 algunas veces, es decir
que el 60% considera solo algunas veces el inventario de cierre mensual es
70
consistente con el registro de despacho de carbón. Al respecto, según lo citado por
Moreno, el Control Interno que no es mas que un plan de organización de todos los
métodos coordinados con la finalidad de asegurar la oportunidad y confiabilidad de la
información y de sus registros.
Con relación a este ítem, el investigador de este estudio opina, que el
resultado obtenido del 60% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces,
con dicho resultado se constato que el inventario de cierre mensual no es consistente
con el registro de despacho de carbón, por lo cual no se podría garantizar la
oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros. Igualmente deberá
aplicarse métodos alternos para determinar las causas y/o desviaciones y ejecutar
mecanismos de corrección inmediata.
Dimensión: Nivel de Confiabilidad (C)
Indicador: Ética Profesional
Ítems N° (1) ¿El personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbón en
CBG, esta adecuadamente entrenado para el cargo?
Tabla No. 1 C
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
1 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5
Grafico 1 - C
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
71
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 casi siempre, es decir
que el 60% considera que el personal asignado a la unidad de despacho y transporte
de carbón en CBG, es siempre adecuadamente entrenado para el cargo.
Según el investigador, opinión que con el 40% de los resultados obtenidos de
los entrevistados que contesto la opción casi siempre, se evidencio que el personal
asignado a la unidad de despacho y transporte de carbón casi siempre esta
adecuadamente entrenado para el cargo, así mismo al presentar deficiencia en el
manejo de los cargos pudiera general una condición de debilidad administrativa por
exceder en repeticiones de tareas y verificaciones innecesarias que no conlleva al
logro optimo de los objetivos.
Dimensión: Nivel de Confiabilidad (C)
Indicador: Ética Profesional
Ítems N° (2) ¿Existe la remota posibilidad que el peso final registrado en el sistema
de despacho, pueda ser manipulado manualmente?
Tabla No. 2 C
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % Fi % fi %
Total
2 0,00% 0,00% 3 60,00% 2 40,00% 5
Grafico 2 - C
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) AlgunasVeces
d) Nunca
72
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que algunas veces y 2 nunca, es decir
que el 60% considera que algunas veces existe la remota posibilidad que el peso final
registrado en el sistema de despacho, pueda ser manipulado manualmente.
De acuerdo con la opinión del autor de esta investigación, el hecho de que
60% de los entrevistados respondiera la opción algunas veces, significa que el
personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbón manipula
manualmente el peso final registrado en el sistema de despacho. Lo cual indica poca
confiabilidad en los registros en sistema de despacho y en las cifras reportadas de los
pesos finales.
Igualmente teniendo en cuenta este precepto las debilidades se pueden reflejar
en una sobre valoración o subestimación de los resultados por falta de análisis
objetivos de los mismos.
Dimensión: Nivel de Confiabilidad (C)
Indicador: Técnicas de Prevención
Items N° (3) ¿Existen niveles de autorizaciones para ajustes en los despachos del
carbón?
Tabla No. 3 C
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Ítems fi % fi % fi % fi %
Total
3 3 60,00% 1 20,00% 1 20,00% 0,00% 5
Grafico 3 - C
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
73
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 casi siempre y 1 algunas
veces, es decir que el 60% considera que siempre existen niveles de autorizaciones
para ajustes en los despachos del carbón. Al respecto, según lo citado por Martínez,
las técnicas de prevención son las que están destinadas a proporcionar seguridad
razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como
ejemplo de técnicas de prevención puede citarse la autorización supervisora de las
transacciones de ajustes.
A este respecto, el investigador de este estudio, opina que con el resultado
obtenido del 20% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces, se
demostró que es necesario asegurar la existencia de los niveles de autorizaciones
para ajustes en los despachos del carbón. Lo cual proporcionaría seguridad
razonable, de que únicamente se reconocen y procesan transacciones validas y/o
registros en sistema de despacho de carbón.
Dimensión: Nivel de Confiabilidad (C)
Indicador: Técnicas de Prevención
Ítems N° (4) ¿Existe asignación de contraseñas para el acceso y uso del sistema de
despacho del carbón?
Tabla No. 4 C
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % Fi %
Total
4 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5
Grafico 4 - C
0
1
2
3
Pregunta Items
Frec
uenc
ia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
74
De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre, 1 casi siempre y 2 algunas
veces, es decir que un 40% considera que siempre y otro 40% considera que algunas
veces existe asignación de contraseñas para el acceso y uso del sistema de despacho
del carbón. En cuanto a esto, Martínez manifiesta que las técnicas de prevención son
las que están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se
reconocen y procesan transacciones válidas y como ejemplo de ellas pueden citarse
los procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea,
programas de computadoras y archivos.
Con relación a este ítem, el investigador opina que con el resultado obtenido
del 40% de los entrevistados que respondió la opción algunas veces, se constato que
la asignación de contraseñas para el acceso y uso del sistema de despacho del carbón
no esta adecuadamente aplicada en su totalidad. Lo cual proporcionaría inseguridad
para restringir el acceso a terminales y programas del sistema de despacho de carbón.
Dimensión: Nivel de Confiabilidad (C)
Indicador: Técnicas de Prevención
Ítems N° (5) ¿El personal que conforma la unidad de transporte y embarque cumple
con las normas y procedimientos establecidos?
Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.
Tabla No. 5 C
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items Fi % fi % fi % fi %
Total
5 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5
75
Grafico 5 - C
0
1
2
3
4
Pregunta ItemsFr
ecue
ncia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 casi siempre, es decir
que un 60% considera que el personal que conforma la unidad de transporte y
embarque, siempre cumple con las normas y procedimientos establecidos.
Con relación a lo anteriormente expuesto el investigador opina, que se observa
que el 40% restante de los entrevistados, respondió la opción casi siempre, por lo cual
se percibe que las normas y procedimientos no están claramente definidos ni
documentados, así mismo se evidencia que su aplicación es más rutinaria que
secuencial por pasos especifico. Igualmente cabe destacar que no puede prevenirse
una irregularidad o desviación en estos procesos por su falta de medición y corrección
oportuna.
Dimensión: Nivel de Confiabilidad (C)
Indicador: Ética Profesional
Ítems N° (6) ¿Se considera que la labor desarrollada por la unidad de transporte y
embarque es eficaz?
Tabla No. 6 C
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
6 2 40,00% 3 60,00% 0,00% 0,00% 5
76
Grafico 6 - C
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre y 3 casi siempre, es decir,
que un 60% considera que la labor desarrollada por la unidad de transporte y
embarque casi siempre es eficaz. Para el investigador este resultado indica que la
administración no esta suficientemente clara del control que debe de ejercer en la
ejecución de las distintas actividades, así mismo se evidencia que los métodos para el
control administrativos pueden ser inadecuados para darle seguimiento a situaciones
imprevistas y decidir acciones oportunas para corregirlas.
Dimensión: Nivel de Confiabilidad (C)
Indicador: Ética Profesional
Ítems N° (7) ¿El equipo de trabajo de la unidad de transporte y embarque posee buen
grado de iniciativa propia?
Tabla No. 7 C
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Ítems fi % fi % Fi % fi %
Total
7 0,00% 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 5
77
Grafico 7 - C
0
2
4
6
Pregunta ItemsF
recu
enci
a a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 4 contestaron la opción casi siempre y 1 algunas veces,
es decir, que un 80% de los entrevistados considera que el equipo de trabajo de la
unidad de transporte y embarque casi siempre posee buen grado de iniciativa propia.
El autor de esta investigación opina, que en general se aprecia que son insuficientes
los programas de capacitación técnica y superación profesional como la ausencia de
procedimientos para avalar promociones, traslados y ascenso de trabajadores.
Dimensión: Nivel de Confiabilidad (C)
Indicador: Ética Profesional
Ítems N° (8) ¿Las relaciones del equipo de trabajo de unidad de transporte y
embarque, se destacan por la cooperación?
Tabla No. 8 C
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items Fi % fi % Fi % fi %
Total
8 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5
Grafico 8 - C
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
78
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 casi siempre, es decir
que un 60% considera que las relaciones del equipo de trabajo de unidad de
transporte y embarque, siempre se destacan por la cooperación.
Con respecto a los Ítems 1, 2 6, 7 y 8, expresa Martínez (2003) que la
conducta ética consiste en:
Unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo, fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su cumplimiento o rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o excepciones a lo predeterminado, para analizarlo en cuanto a su magnitud e importancia, en última instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus desvíos o irregularidades.
De acuerdo con la opinión del investigador, considera que el 40% de los
entrevistados que respondió la opción casi siempre, percibe que el personal asignado
a la unidad de despacho y transporte de carbón es rotado periódicamente presentando
deficiencia en el manejo de los cargos, generando una condición de debilidad
administrativa de poca colaboración que no conlleva al logro óptimo de los objetivos.
Igualmente considera el investigador que la administración debe de ejercer el
control en la ejecución de las distintas actividades, así mismo debe darle seguimiento
a situaciones imprevistas y decidir acciones oportunas para corregirlas.
Dimensión: Análisis FODA (D)
Indicador: Fortalezas y debilidades
Ítems N° (1) ¿El sistema de pesaje (balanza) es confiable?
Tabla No. 1 D
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Ítems Fi % fi % fi % fi %
Total
1 2 40,00% 3 60,00% 0,00% 0,00% 5
79
Grafico 1 - D
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre y 3 casi siempre, es decir,
que un 60% de los entrevistados considera que casi siempre el sistema de pesaje
(balanza) es confiable.
Con relación a lo anteriormente expuesto, Catácora (1996) expresa que el
control interno “es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema
contable, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto
negativo dentro del sistema contable”.
A este respecto, investigador opina que el resultado obtenido del 60% de los
entrevistados que contesto la opción casi siempre, manifiesta poca confiabilidad al
sistema de control interno, por lo tanto es necesario fortalecer el actual sistema de
pesaje para que muestre seguridad razonable en las operaciones y que estas reflejen
resultados positivos ligados a los objetivos.
Dimensión: Análisis FODA (D)
Indicador: Fortalezas y debilidades
Ítems N° (2) ¿El personal que labora en la unidad de despacho y transporte alcanza
las metas establecidas?
80
Tabla No. 2 D
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
2 0,00% 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 5
Grafico 2 - D
0
2
4
6
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 4 contestaron que casi siempre y 1 algunas veces, es
decir que un 80% considera que casi siempre el personal que labora en la unidad de
despacho y transporte alcanza las metas establecidas.
Con relación a lo anteriormente mencionado, el investigador opina que el
resultado obtenido del 80% de los entrevistados que respondió la opción casi
siempre, manifiesta que el personal no siempre alcanza las metas establecidas, por lo
tanto se debe de contar con los medios necesarios para que todo lo que ocurra en la
vida diaria de la organización tienda al logro de sus metas y que, a su vez, todas las
novedades, variaciones o alteraciones en las actividades que afecte el logro de este,
queden debidamente identificadas, y contribuya al logro de las metas.
Dimensión: Análisis FODA (D)
Indicador: Fortalezas y debilidades
Ítems N° (3) ¿Es supervisado y controlado el trabajo de la unidad de despacho y
transporte por el Supervisor inmediato?
81
Análisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad
Tabla No. 3 D
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
3 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5
Grafico 3 - D
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 casi siempre, es decir
que un 60% considera que siempre es supervisado y controlado el trabajo de la
unidad de despacho y transporte por el Supervisor inmediato.
De acuerdo con la opinión del investigador, considera que el resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opción casi siempre, se
evidencia que el personal no siempre es supervisado por el Supervisor inmediato, por
lo tanto al no ser controlado el trabajo de los técnicos, especialistas y otros por sus
respectivos jefes intermedios no pueden ser valoradas las debilidades del personal ni
sus tareas ejecutadas. Igualmente cabe destacar que al no ser corregidas las
debilidades oportunamente afecta directamente los resultados y eficiencia del trabajo.
82
Dimensión: Análisis FODA (D)
Indicador: Fortalezas y debilidades
Ítems N° (4) ¿Existen programas de capacitación y adiestramiento en el equipo de la
unidad de despacho y transporte?
Análisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad
Tabla No. 4 D
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % Fi % fi % fi %
Total
4 0,00% 0,00% 5 100,00% 0,00% 5
Grafico 4 - D
0
2
4
6
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, los 5 contestaron algunas veces, es decir que el 100%
considera que solo algunas veces existen programas de capacitación y adiestramiento
en el equipo de la unidad de despacho y transporte.
Según la opinión del investigador, manifiesta que con el resultado obtenido
del 100% de los entrevistados que eligió la opción algunas veces, se constato que no
existen programas de capacitación y adiestramiento, por lo tanto es una debilidad
reconocida y representa una amenaza al logro eficiente de objetivo o metas.
83
Igualmente es importante destacar, que el equipo de trabajo con baja
capacitación y adiestramiento no podrá garantizar una seguridad razonable en las
operaciones, ni reflejar resultados positivos ligados al logro los objetivos.
Dimensión: Análisis FODA (D)
Indicador: Fortalezas y debilidades
Ítems N° (5) ¿Existe claridad en la descripción de cargo con la responsabilidad
asociada a la actividad de trabajo en la unidad de despacho y transporte?
Tabla No. 5 D
a) Siempre b) Casi Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
5 0,00% 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 5
Grafico 5 - D
0
2
4
6
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 4 contestaron casi siempre y 1 algunas veces, es decir,
que el 80% de los entrevistados considera que casi siempre existe claridad en la
descripción de cargo con la responsabilidad asociada a la actividad de trabajo en la
unidad de despacho y transporte.
A este respecto, el investigador opina que el resultado obtenido del 20% de los
entrevistados que respondió la opción algunas veces, percibe que no existe claridad
84
en la descripción de cargo con la responsabilidad asociada a la actividad de trabajo.
Por lo tanto la administración debe evaluar la ejecución de las distintas actividades,
llevando este al nivel individual con el fin de asignar perfectamente responsabilidad y
autoridad por escrito, y difundirlas para evitar conflicto o dualidad en su
interpretación.
Dimensión: Análisis FODA (D)
Indicador: Fortalezas y debilidades
Ítems N° (6) ¿En la unidad de despacho y transporte existen planes alternos en caso
de fallas técnicas en el sistema de pesaje?
Análisis de Riesgos: Con relación a los recursos y a las actividades de la empresa.
Tabla No. 6 D
a) Siempre b) Casi
Siempre c) Algunas
Veces d) Nunca Items fi % fi % fi % fi %
Total
6 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5
Grafico 6 - D
0
1
2
3
4
Pregunta Items
Fre
cuen
cia a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 1 algunas veces y 1 nunca,
es decir que un 60% considera que siempre el sistema de pesaje (balanza) es
confiable.
85
En cuanto a los Ítems del 1 al 6, el Uch Portal de Recursos Humanos (2003)
expone que:
La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades del negocio, aspectos sobre los cuales se tiene algún grado de control y deben considerarse áreas como las siguientes: Análisis de Recursos: Capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activos intangibles.
De acuerdo con lo expresado por D'andrea (2004), señala que:
Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de la organización y para ello deben considerarse: (d) Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa. (e) Eficiencia e innovaciones en las acciones y los procedimientos. (f) Capacidad de satisfacer al cliente.
Con relación a lo anteriormente expuesto, el investigador opina que con el
resultado obtenido del 20% de los entrevistados que contesto la opción algunas veces
y el 20% que respondió la opción nunca, percibe que no existen planes alternos en
caso de fallas técnicas en el sistema de pesaje y el sistema es poco confiable. Por lo
tanto la administración al no contar con un plan alterno en caso de fallas y dejando a
discrecionalidad las actividades y toma de decisión al equipo de la unidad, estaría en
presencia de una potenciar situación que no permitiría aprovechar oportunidades,
contrarrestar amenazas y corregir debilidades.
En la unidad de despacho y transporte existen planes alternos en caso de fallas
técnicas en el sistema de pesaje.
87
CAPITULO V
CONCLUSIONES
Finalizada la investigación y sobre la base del análisis de los resultados en
función de los objetivos formulados, se emiten las siguientes conclusiones:
En cuanto al Sistema de Control Interno, se observó que la empresa no cuenta
con manuales de normas y procedimientos e instrucciones adecuadas al personal, es
decir, no se tienen documentadas las responsabilidades y funciones del personal de la
unidad de transporte y embarque, sin evitar funciones y responsabilidades
compartidas que no solo redundan en pérdidas de tiempo, sino también en la dilución
de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa. Por lo tanto no existen las
bases de revisión para las pruebas de cumplimiento y evaluación del sistema, estando
referenciadas sobre la experiencia y rutina diaria para el proceso del pesaje y
despacho del carbón en la empresa.
Igualmente se apreció que el Sistema de Control Interno para el pesaje y
despacho del carbón, no es evaluado periódicamente por el Departamento de
Contraloría de la empresa, lo cual no permite hacer correcciones ni recomendaciones
oportunas para su mejora, así mismo las verificaciones o confirmaciones pueden no
resultar eficientes ya que son detectadas en periodos diferentes a su ocurrencia sin
aportar valor agregado a las mismas. De igual forma se determino que el sistema de
control interno adoptado por la institución no cuenta con un mecanismo alterno que le
permita verificar oportunamente las unidades de transporte despachadas, ni cotejarlas
con las unidades recibidas en puerto, lo cual no promueve la eficiencia operativa que
proporcione la estimulación a la corrección oportuna de desviaciones.
88
Adicionalmente, se detecto que el sistema de pesaje y despacho del carbón, no
está integrado al sistema contable, lo cual puede estar subsectible al error humano
denotando una debilidad en el sistema, y los datos y/o registros no están procesados
con exactitud. Además se evidencio que, solo en algunas oportunidades, se realiza
backup de los registros del sistema de despacho de carbón, lo cual podría afectar el
logro de objetivos y se colocarían en situación de riesgo los planes trazados por la
empresa en el proceso.
De igual forma, se observo que no siempre esta garantizada la correcta
evaluación histórica y estadística del registro automatizado de las guías de despacho,
lo cual ocasiona una desventaja para la organización por no estar coordinada con su
plan de proceso. Así mismo, se constato que solo en oportunidades se controla el
registro de gandolas que resultan volcadas en la vía antes de su llegad a puerto, con
lo cual no se podría garantizar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus
registros. Por otra parte, se observo que el inventario de cierre mensual, en algunos
períodos, no es consistente con el registro de despacho de carbón, lo que no
garantiza la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros.
Consecuentemente, se evidencio que pocas veces se analizan los eventos
sucedidos entre lo planificado y ejecutado de la carga, con lo cual no se podría prever
una práctica adecuada de control que permita obtener un análisis lógico y adoptar
medidas correctivas oportunas hacia el logro de los objetivos, además, se observó que
las correcciones en el proceso quedan a discrecionalidad de los administradores de la
unidad de despacho y transporte, sin una evaluación objetiva por un ente de control.
Con respecto al sistema de pesaje, se comprobó que no existen planes alternos
en caso de fallas técnicas y este sistema es poco confiable, por lo cual la
administración al no contar con un plan alterno en caso de fallas y dejando a
discrecionalidad las actividades y toma de decisión al equipo de la unidad, estaría en
presencia de una potenciar situación de riesgo que no permitiría aprovechar
89
oportunidades, contrarrestar amenazas y corregir debilidades. Además se detecto, que
no existe la asignación de contraseñas para el acceso y uso del sistema, lo cual
proporciona inseguridad para restringir el acceso a terminales y programas del
sistema, asimismo, este sistema de pesaje no es usado en su totalidad, inutilizándose
las bondades del mismo.
Ahora bien, con respecto al personal asignado a la unidad de despacho y
transporte, se constató que en oportunidades operan manualmente el peso final
registrado en el sistema de despacho, lo cual indica poca confiabilidad en los registros
del sistema de despacho y en las cifras reportadas de los pesos finales, pudiéndose
arrojar sobre valoración o subestimación de los resultados.
Asimismo, se observó que este mismo personal no es controlado
periódicamente por el supervisor inmediato, además, no existe claridad en la
descripción de cargo con la responsabilidad asociada al trabajo, por lo tanto, al no ser
controlado el trabajo de los técnicos, especialistas y otros por sus respectivos jefes
intermedios, no pueden ser valoradas sus fortalezas y debilidades ni evaluadas las
tareas. También se constato, que no existen programas de capacitación y
adiestramiento, no están adecuadamente entrenados para el cargo y no siempre
alcanzan las metas y objetivos establecidos.
Igualmente se pudo cerciorar, que no siempre el equipo de trabajo posee buen
grado de iniciativa propia, en este sentido se aprecio que son insuficientes los
programas de capacitación técnica y superación profesional como la ausencia de
procedimientos para avalar promociones, traslados y ascenso de trabajadores.
Con respecto a lo expuesto, se observo que no siempre es eficaz la labor
desarrollada por la unidad, lo que representa una debilidad y amenaza reconocida al
logro eficiente de objetivos o metas, por lo tanto el equipo de trabajo con baja
capacitación y adiestramiento, y desconocimiento en el manejo de los cargos no
90
podrá garantizar una seguridad razonable en las operaciones ni reflejar resultados
positivos ligados a los objetivos.
Por otra parte se confirmo, que el personal asignado a la unidad de despacho y
transporte de carbón no es rotado periódicamente presentando deficiencia en el
manejo de los cargos, generando una condición de debilidad administrativa de poca
colaboración que no conlleva al logro óptimo de los objetivos.
Con respecto al nivel de confianza referida a la ética profesional, se evidenció
que la labor desarrollada por la unidad es poco eficaz y que el equipo de trabajo no
posee buen grado de iniciativa propia.
En referencia al Departamento de Contabilidad se determino, que no se están
registrando exacta y oportunamente las guías de carga emitidas por el sistema de
pesaje, así mismo se confirmo que este registro lo toman directamente de las cifras
reportadas por la respectiva unidad, y no son conciliadas las cantidades de toneladas
métricas registradas en las guías de despacho con las facturas emitidas por las
empresas transportadoras. Igualmente, se evidencio que no existen niveles de
autorizaciones para ajustes en los despachos ni los mecanismos para la correcta
verificación y evaluación del proceso, lo cual no proporciona seguridad razonable
para procesar transacciones validas en los registros de despacho.
92
CAPITULO VI
RECOMENDACIONES
Considerando los resultados obtenidos de la variable Control Interno, se
recomienda lo siguiente:
1. Elaborar un manual de normas y procedimientos administrativos, donde queden
establecidas todas las actividades de la unidad y distribuir las responsabilidades en
cada uno de los cargos de la misma, para crear las bases de revisión para las pruebas
de cumplimiento y evaluación del sistema, evitar funciones y responsabilidades
compartidas que no solo redundan en pérdidas de tiempo y la dilución de
responsabilidades entre los funcionarios de la empresa.
2. La administración debe evaluar la ejecución de las distintas actividades, llevando
este al nivel individual con el fin de asignar perfectamente responsabilidad y
autoridad por escrito, y difundirlas para evitar conflicto o dualidad en su
interpretación. Asimismo deberá complementarse con una clara distribución de
funciones a cada cargo en el proceso.
3. El Departamento de Contraloría de la empresa, debe implementar mecanismos de
verificación y evaluación permanentes del sistema de control interno, que permita
determinar oportunamente las debilidades en el sistema y aportar las correcciones y/o
recomendaciones para reforzarlo, que brinden a su vez apoyo a la toma de decisiones
en el logro de objetivos.
93
4. Además, el Departamento de Contraloría deberá implementar un mecanismo
alterno que le permita verificar oportunamente las unidades de transporte
despachadas, y cotejarlas con las unidades recibidas en puerto, para promover la
eficiencia operativa que proporcione la estimulación a la corrección oportuna de
desviaciones.
5. Se deben ampliar las comprobaciones y/o verificaciones internas en las
conciliaciones de las cantidades de toneladas métricas registradas en las guías de
despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbón,
igualmente deben conciliarse los reportes que soportan cada factura para documentar
las comprobaciones.
6. Integrar el sistema de pesaje y despacho del carbón al sistema contable, lo cual
permitirá un registro exacto, oportuno y confiable de los datos en la contabilidad.
7. Realizar backup de los registros del sistema de despacho de carbón en forma
periódica y oportuna, lo cual beneficiaria el logro de objetivos y la protección de los
registro de despacho, sin colocar en riesgo los planes trazados en el proceso por la
empresa.
8. Garantizar la existencia de la función de evaluación en Auditoría Interna, como
mecanismos de verificación del cumplimiento a la gestión y los objetivos de la
institución.
9. Realizar periódicamente evaluación histórica y estadística del registro
automatizado de las guías de despacho, con el fin que la empresa pueda coordinar un
plan de proceso alterno.
10. Implementar un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las
gandolas despachadas que resultan volcadas en la vía ante de llegar a los puertos el
94
bajo y Palmarejo, para garantizar la oportunidad y confiabilidad de la información y
sus registros, y que sean consistentes con el inventario de cierre mensual.
11. El Departamento de Contraloría deberá analizar los eventos sucedidos entre lo
planificado y ejecutado de la carga, esto permitirá prever una práctica adecuada de
control y obtener un análisis lógico, para adoptar medidas correctivas y oportunas en
el logro de los objetivos.
12. La unidad de despacho y transporte deberá crear planes alternos en caso de fallas
técnicas, para ser el sistema confiable, y no dejar esta responsabilidad y toma de
decisión en manos del personal de la unidad, lo cual permitiría aprovechar
oportunidades, contrarrestar amenazas y corregir debilidades.
13. La unidad de despacho y transporte deberá girar instrucciones al personal
asignado de no manipular manualmente el peso final registrado en el sistema de
despacho, para garantizar la confiabilidad en los registros y las cifras reportadas de
los pesos finales, y evitar una sobre o sub-valoración de los resultados.
14. El departamento de informática deberá asignar contraseñas para el acceso y uso
del sistema y aplicarlo en su totalidad, lo cual proporciona seguridad para restringir el
acceso a terminales y programas del sistema.
15. El Departamento de Contabilidad deberá registrar exacta y oportunamente las
guías de carga emitidas por el sistema de pesaje, y no por los reportes o cifras
emitidas por la respectiva unidad.
16. El Departamento de Contabilidad deberá conciliar las cantidades de toneladas
métricas registradas en las guías de despacho con las facturas emitidas por las
empresas transportadoras, para corroborar la exactitud de la información.
95
17. El Departamento de Contraloría deberá exigir a Contabilidad los niveles de
autorizaciones para ajustes en los despachos y los mecanismos para la correcta
verificación y evaluación del proceso, lo cual proporciona seguridad razonable para
procesar transacciones validas y/o registros de despacho.
18. La unidad de transporte y embarque deberá implementar planes de supervisiones
periódicas coordinadas por sus respectivos jefes intermedios y supervisores
inmediatos, con una clara descripción de cargo con la responsabilidad asociada al
trabajo, lo cual permitirá valorar las actitudes del personal, evaluar las tareas y
corregir las fallas oportunamente que afectan directamente los resultados y la
eficiencia del trabajo.
19. Para alcanzar la eficiencia laboral, grado de iniciativa y logro de metas a alcanzar
la unidad de transporte y embarque, deberá proponer programas de capacitación
técnica, adiestramiento y superación profesional al equipo de trabajo, lo cual
permitirá entrenarlos adecuadamente en el manejo de los cargos y garantizar una
seguridad razonable en las operaciones, reflejando resultados positivos ligados a los
objetivos. Así mismo, el equipo de trabajo poseerá buen grado de iniciativa propia y
contara con incentivos, reconocimientos al logro de metas, promociones, traslados y
ascenso.
20. El personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbón deberá ser
rotado periódicamente para manejar los cargos con eficiencia, colaborando con el
logro óptimo de los objetivos
97
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Referencias de Fuentes Impresas.
- Libros:
Arias, Fidias. 1991. El Proyecto de Investigación. 3ra. Edición. Editorial
Episteme. Caracas.
Bavaresco de Prieto, Aura M. 1997. Proceso metodológico en la
investigación: Como hacer un diseño de investigación. Academia Nacional de
Ciencias Económicas. Caracas.
Catácora, F. 1996. Sistemas y Procedimientos Contables. Primera Edición.
Editorial McGraw/Hill. Venezuela.
Cepeda, Gustavo. 1997. Auditoria y Control Interno.Editorial McGraw Hill.
Venezuela.
Chávez, Nilda. 1994. Introducción a la Investigación Educativa. Editorial
Ars Gráfica, S.A. Maracaibo - Venezuela.
Federación Colegio de Contadores Públicos de Venezuela. Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados. Venezuela. 1994.
Finol de Navarro, T. y Nava de Villalobos, H. 1996. Procesos y Productos de
Investigación Documental. Editorial de la Universidad del Zulia (Ediluz).
2da. Edición. Maracaibo-Venezuela.
Hernández, Fernández y Baptista. 1998. Metodología de la Investigación.
Editorial McGraw-Hill. 2da. Edición. México.
Hernández, Sampieri y Otros. 1991. Metodología de la Investigación.
McGraw Hill. México.
98
Hurtado de Barrera. 1998. Metodología de la investigación Holística.
Editorial Synpol. Caracas.
Holmes, A. 1994. Auditorias y Principios y Procedimientos. Editorial
Limusa. México.
Leonard, W. 1990. Auditoria Administrativa. Evaluación de métodos y
eficiencia administrativa. Editorial Diana. México.
Meigs, W. Larsen, J. 1994. Principios de Auditoria. Editorial Diana.
Segunda Edición. México.
Padua, Jorge. 1993. Técnicas aplicadas a las Ciencias Sociales. Fondo de
Cultura Económica. México.
Parra O., Javier. 2000. Guía del Muestreo. Colección Facultad Ciencias
Económicas y Sociales de la Universidad del Zulia. Maracaibo - Venezuela.
Poch, R. 1992. Manual de Control Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda
Edición. Barcelona España.
Redondo, A. 1993. Curso Práctico de Contabilidad General. Décima
Edición. Editorial Centro Contable Venezolano. Venezuela.
Sabino, C. 1992. El Proceso de Investigación. Venezuela. Editorial
Panapo, C.A.
Sierra Bravo, R. 1995. Técnicas de investigación social. Madrid. Editorial
Panapo.
Tamayo y Tamayo. 1995. El Proceso de Investigación Científica. Editorial
Limusa, S.A. México.
- Tesis o Trabajos de Grado:
Díaz, 1998. El Control Interno de Sistemas de Información Computarizados
de LUZ. Trabajo de Grado. La Universidad del Zulia. Maracaibo. XIV p.
Shallman J. y Escarazo J. 1995. El Diagnostico y diseño de un modelo de
control para el recibo, almacenamiento y despachos en los depósitos de
99
proyectos de Maraven Barraquero. La Universidad del Zulia. Maracaibo.
XIV p.
Morón A. 1998. Evaluación del Control Interno de los inventarios en
Supermercados. La Universidad del Zulia. Maracaibo. XIV p.
Referencias de Fuentes Electrónicas .
Antognolli S. 2005. Empresa Familiar: Primer Paso Imprescindible F.O.D.A.
www.gestiopolis.com/Canales4/emp/foda.htm.
Arrarte M., R. 2004. Importancia del análisis estratégico de los estados
financieros empresariales. URL:
www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/anesfinint.htm. Lima.
Cartategui, M. 2003. Debilidades en el ambiente del trabajo que afectan el
Control Interno. URL: www.monografias.com/trabajos 13/ponencia.shtml.
Correa Fernando (2004). Administración. URL:
www.gesteopolis.com/recursos/documentos
D’andrea Jean Pierre (2004). Como armar un plan de negocios. URL:
www.monografias.com/trabajos15/plan-de-negocios
Fontt, E. 2001. Sistemas de Control. URL:
www.monografias.com/trabajos/sicox.shtml. (Consulta: Mayo 01, 2001)
Franco, S. 2004. Tendencias del carbón como recurso energético en
Colombia y en el mundo. URL:
www.monografias.com/trabajos16/carbón.shtml. (Consulta: Julio 28, 2004)
Glagovsky, Hugo E. 2003. Esto es FODA. URL:
www.monografias.com/trabajos10/foda/foda.shtml. (Consulta: Marzo 02,
2003)
Hendricks, M. 1999. Sobre la Balanza. Como analizar los puntos fuertes y
débiles, las oportunidades y obstáculos, para manejar su empresa. URL:
www.soyentrepreneur.com.
100
López, C. 1999. Análisis DOFA, FODA o SWOT. URL:
www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos.
Martínez, L. 2003. Un medio eficaz para la toma de decisiones en el control
de la gestión. El Control Interno. URL:
http:// www.monografias.com/trabajos12/artiun/artiun.shlml. (Consulta: Abril
27, 2003)
Moreno, E. 2004. Auditoria. URL:
www.monografias.com/trabajos12/auditor/auditor.shrml.
Uch Portal Estudiantes de Recursos Humanos (RH). 2003. Matrices y FODA
para el análisis de las UEN (Unidades Estratégicas de Negocios). URL:
www.gestiopolis.com/recursos/documentos (Consulta: Marzo 02, 2003)
102
ANEXO A
CURRICULUM VITAE DEL AUTOR
DATOS PERSONALES DATOS ACADEMICOS Y PROFESIONALES Apellidos y Nombres: Cordero Edgar Antonio Nacionalidad: Venezolana Fecha de Nacimiento: 23-03-1961 Lugar de Nacimiento: Cabimas Estado Zulia Estado Civil: Soltero Cedula de Identidad #: V- 7.843.273
Grado Académico: Lic. En Contaduría Publica Institución: LUZ. Fecha de Grado: 20-03-1992 CPC #: 20.506 Años de Experiencia: 13 años Grado Académico: Especialización En Contaduría Publica – Mención Auditoria. Institución: LUZ. Fecha de Grado: Abril 2006.
EXPERIENCIA PROFESIONAL
DESDE HASTA DESCRIPCION 28-02-2002 La Fecha Actual Carbones de la Guajira, S.A. Cargo: Jefe de Control Interno 01-11-2000 27-02-2002 Duque & Asociados, Auditores Externos, Contadores Públicos, Asesores Gerenc.
Cargo: Supervisor de Auditoria 05-01-1999 30-10-2000 Servigerca, C.A. Cargo: Administrador General 01-06-1992 31-12-1998 Segura & Asociados, Auditores Externos, Contadores Públicos, Asesores Gerenc.
Cargo: Contador General y Supervisor de Auditoria. 01-11-1991 31-05-1992 Vargas & Asociados, Auditores Externos, Contadores Públicos, Asesores Gerenc.
Cargo: Contador General y Asistente de Auditoria
EXPERIENCIA DOCENTE DESDE HASTA DESCRIPCION
16-07-1997 03-09-1997 INCE CENTRO DE FORMACION COMERCIAL Cargo: Instructor Docente en curso Auxiliar de Contabilidad (100 Horas)
01-07-1992 01-07-1997 Instituto Universitario de Tecnología “Antonio José de Sucre” Cargo: Profesor en la Materia Contabilidad II
02-06-1997 18-06-1997 INCE CENTRO DE FORMACION COMERCIAL Cargo: Instructor Docente en curso Contabilidad Superior (260 Horas)
OTROS TRABAJOS REALIZADOS
DESDE HASTA DESCRIPCION 02-08-1988 01-05-1994 PDVSA, Manufactura y Mercadeo Azuay.
Cargo: Operador de Refinación Petrolera 16-12-1987 15-06-1988 PDVSA, LAGOVEN, S.A. Azuay
Cargo: Operador de Refinación Petrolera 06-02-1986 31-10-1986 PDVSA, LAGOVEN, S.A. Azuay
Cargo: Operador de Refinación Petrolera 16-08-1985 18-08-1985 PDVSA, LAGOVEN, S.A. Azuay
Cargo: Aprendiz INCE – Operario de Refinería 01-04-1984 15-08-1985 Deposito de Licores Bracho, SRL.
Cargo: Administrador General 31-10-1982 31-03-1984 Ministerio de la Defensa- Comandancia General de la Marina
Grado: Cabo Primero/ Especialidad: Logística/ Desempeño: Almacenista 01-12-1979 30-09-1982 LAGO MOTORS COMPANY, C.A.
Cargo: Ejecutivo en Ventas de Automóviles.
103
ANEXO B
INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS
LA ENTREVISTA
INTRODUCCIÓN
La presente se realiza con la finalidad de recabar información y obtener datos
confiables para lograr el propósito de la investigación titulada: ¨ANÁLISIS DEL
CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBÓN EN
CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A. , ante la cual solicitamos su valiosa
colaboración en responder a la totalidad de los Items, cuyos resultados serán
tabulados de acuerdo a las proposiciones formuladas, bajo estricta confidencialidad,
garantizado la mayor reserva con relación a la información suministrada, la cual
servirá para dar solución al problema planteado en este estudio.
Usted podrá disponer de los resultados de la aplicación de este instrumento
cuando lo desee, esperando que le sirva de punto de apoyo para su departamento o
empresa.
Agradeciendo de antemano la contribución que pueda aportar a esta
investigación, se despide de usted,
Atentamente,
Lic. Edgar Antonio Cordero
C.I.No. 7.843.273
104
A. Caracterizar el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la Guajira,
S.A. en el despacho y transporte del carbón de Mina a los Puertos Bajo Grande y
Palmarejo.
1. ¿El sistema de control interno adoptado por la institución le permite verificar
oportunamente la confiabilidad del despacho en las unidades de transporte?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
2. ¿Existen manuales de normas y procedimientos de control para el proceso del
pesaje y despacho del carbón en la empresa?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
3. ¿El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbón permite
cotejar las unidades despachas en minas con las unidades recibidas en puerto?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
4. ¿El proceso del pesaje y despacho del carbón en la empresa, está establecido en
forma clara y precisa?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
105
5. ¿El sistema de pesaje y despacho del carbón está integrado con el Sistema
Contable de la empresa?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
6. ¿El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbón es evaluado
periódicamente por el Departamento de Contraloría de la empresa?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
7. ¿El Departamento de Contabilidad registra exacta y oportunamente los
despachos de carbón a puerto según las guías de carga emitidas por el sistema de
pesaje?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
8. ¿Son conciliadas las cantidades de toneladas métricas registradas en las guías de
despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbón?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
106
B. Determinar los controles internos aplicados en el despacho y transporte del carbón
a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo.
1. ¿La guía de despacho es un mecanismo administrativo y este es regulado y
controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Básicas y Mineras
(MIBAM)?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
2. ¿El sistema de despacho de carbón dispone de mecanismos de verificación y
evaluación del proceso?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
3. ¿El registro automatizado de las guías de despacho, permite la evaluación
histórica y estadística?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
4. ¿Existe un backup oportuno de los registros del sistema de despacho de carbón
en CBG?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
107
5. ¿Se planifica la carga del despacho de carbón en el departamento?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
6. ¿Se analizan las desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado de la carga de
despacho del carbón?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
7. ¿Existe un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las
gandolas despachadas que resultan volcadas en la vía ante de su destino?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
8. ¿El inventario de cierre mensual es consistente con el registro de despacho de
carbón?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
108
C. Determinar nivel de confiabilidad en sistema de despacho en la Mina y recepción
en el puerto.
1. ¿El personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbón en CBG,
esta adecuadamente entrenado para el cargo?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
2. ¿Existe la remota posibilidad que el peso final registrado en el sistema de
despacho, pueda ser manipulado manualmente?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
3. ¿Existen niveles de autorizaciones para ajustes en los despachos del carbón?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
4. ¿Existe asignación de contraseñas para el acceso y uso del sistema de despacho
del carbón?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
109
5. ¿El personal que conforma la unidad de transporte y embarque cumplen con las
normas y procedimientos establecidos?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
6. ¿Se considera que la labor desarrollada por la unidad de transporte y embarque
es eficaz?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
7. ¿El equipo de trabajo de la unidad de transporte y embarque posee buen grado
de iniciativa propia?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
8. ¿Las relaciones del equipo de trabajo de unidad de transporte y embarque, se
destacan por la cooperación?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
110
D. Analizar fortalezas y debilidades del sistema de control interno en el despacho y
transporte de carbón de mina a puerto.
1. ¿El sistema de pesaje (balanza) es confiable?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
2. ¿El personal que labora en la unidad de despacho y transporte alcanza las metas
establecidas?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
3. ¿Es supervisado y controlado el trabajo de la unidad de despacho y transporte
por el Supervisor inmediato?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
4. ¿Existen programas de capacitación y adiestramiento en el equipo de la unidad
de despacho y transporte?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
111
5. ¿Existe claridad en la descripción de cargo con la responsabilidad asociada a la
actividad de trabajo en la unidad de despacho y transporte?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca
6. ¿En la unidad de despacho y transporte existen planes alternos en caso de fallas
técnicas en el sistema de pesaje?
a. Siempre b. Casi siempre c. Algunas veces d. Nunca