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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO FINANCIERO
CONTABLE PARA LA FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO EN LA ACTUALIDAD
AUTORA:
SILVIA JEANETH ESTACIO MORALES
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
Dr. MARCO ANTONIO QUINTANILLA ROMERO
QUITO, DICIEMBRE 2015
ii
Estacio Morales Silvia Jeaneth (2015). Diseño de un Sistema
Administrativo Financiero Contable para la Fundación Kolping Ecuador
Ubicada en la Ciudad de Quito en la Actualidad. Trabajo de investigación
para optar por el grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora
Pública Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas. Carrera de
Contabilidad y Auditoría Quito: UCE. 155 p.
iii
DEDICATORIA
Este trabajo va dedicado a mis padres, quienes con esfuerzo y sacrificio han sido mi apoyo en cada
momento para la culminación de mi carrera profesional, por brindarme siempre su confianza y
apoyo en cada reto que se me presentaba sin dudar ni un solo momento en mis capacidades e
inteligencia, a ellos les debo ya que me han ayudado a formarme como una persona de bien capaz
de afrontar los retos de la vida.
A mi novio por ser mi amigo y consejero por brindarme su apoyo y amor incondicional en tiempos
de dificultad; por escucharme y darme consejos que me han ayudado a ser una persona fuerte y
decidida en las metas que quiero alcanzar.
Finalmente les dedico a mis familiares y amigos que siempre han estado en el momento preciso
para darme su apoyo.
iv
AGRADECIMIENTO
Doy gracias a Dios y a ti Virgencita del Quinche por guiarme en los tiempos difíciles, por
acompañarme en mis alegrías y tristezas por ayudarme a culminar una etapa de mi vida profesional
A la universidad central del ecuador por darme la oportunidad de haber pasado por sus aulas, y
permitirme ser un profesional.
A mi director de tesis, Dr. Marco Quintanilla Romero por haberme guiado en este proceso, por su
esfuerzo y dedicación, por haberme compartido sus conocimientos.
A la Fundación Kolping Ecuador por abrirme sus puertas y proporcionarme información de su
prestigiosa institución para realizar mi trabajo de titulación.
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
vii
CERTIFICADO
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v
CERTIFICADO ............................................................................................................................... vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... xvi
LISTA DE FIGURAS .................................................................................................................... xvii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xix
ABSTACRT ..................................................................................................................................... xx
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2
GENERALIDADES DE LA FUNDACIÓN “KOLPING ECUADOR” ............................... 2 1.
1.1Antecedentes ................................................................................................................................. 2
1.2 Reseña Histórica ........................................................................................................................... 3
1.3 Base Legal .................................................................................................................................... 7
1.4 Organismos de Control................................................................................................................. 8
1.4.1 Servicio de Rentas Internas (SRI) ............................................................................................. 8
1.4.2 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ................................................................................ 9
1.4.3 Ministerio de Trabajo .............................................................................................................. 10
1.4.4 Ministerio de Inclusión Económica y Social ........................................................................... 11
1.4.5 Municipio del Distrito Metropolitano de Quito ...................................................................... 12
1.5 Direccionamiento Estratégico .................................................................................................... 12
1.5.1 Misión de la Fundación Kolping Ecuador ............................................................................... 12
1.5.2 Visión de la Fundación Kolping Ecuador ............................................................................... 13
1.5.3 Objetivos de la Fundación Kolping Ecuador .......................................................................... 13
1.5.4 Organigrama ............................................................................................................................ 14
1.5.5 Organigrama Estructural de la Fundación Kolping Ecuador .................................................. 15
ix
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 16
MARCO TEÓRICO ............................................................................................................. 16 2.
2.1 Sistema ....................................................................................................................................... 16
2.1.1 Definición de Sistema ............................................................................................................. 16
2.1.2 Componentes de un Sistema ................................................................................................... 16
2.1.3 Procedimientos ........................................................................................................................ 17
2.1.3.1 Definición ............................................................................................................................. 17
2.1.3.2 Objetivos .............................................................................................................................. 18
2.1.3.3 Características ...................................................................................................................... 18
2.2 Sistema Administrativo .............................................................................................................. 19
2.2.1 Objetivos del Sistema Administrativo .................................................................................... 19
2.2.2 Proceso Administrativo .......................................................................................................... 19
2.2.2.1Planificación .......................................................................................................................... 19
2.2.2.2 Organización ........................................................................................................................ 20
2.2.2.3 Dirección .............................................................................................................................. 22
2.2.2.4 Control .................................................................................................................................. 22
2.2.3 Elementos de la administración ............................................................................................... 23
2.3 Sistema Financiero ..................................................................................................................... 23
2.3.1 Fuentes de Financiamiento ...................................................................................................... 24
2.3.2 Análisis Financiero .................................................................................................................. 24
2.4 Sistema Contable ........................................................................................................................ 26
2.4.1 Análisis de los Sistemas Contables ......................................................................................... 27
2.4.2 Código de las cuentas .............................................................................................................. 28
2.4.3 Plan general de cuentas ........................................................................................................... 29
2.4.3.1 Estructura del plan de cuentas .............................................................................................. 29
2.4.3.2 Normas para la elaboración del plan de cuentas .................................................................. 31
2.4.4 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados ............................................................. 31
2.5 Control Interno ........................................................................................................................... 34
2.5.1 Definición ................................................................................................................................ 34
x
2.5.2 Objetivos ................................................................................................................................. 35
2.5.3 Importancia ............................................................................................................................. 36
2.5.4 Clasificación ............................................................................................................................ 36
2.5.4.1 Control Interno Administrativo ............................................................................................ 36
2.5.4.2 Control Interno Contable - Financiero ................................................................................. 37
2.6 Sistema de Control Interno COSO II ......................................................................................... 39
2.6.1 Definición ................................................................................................................................ 39
2.6.1.1 Ambiente Interno.................................................................................................................. 40
2.6.1.2Establecimiento de Objetivos ................................................................................................ 43
2.6.1.3 Identificación de Acontecimientos ....................................................................................... 44
2.6.1.4 Evaluación de riesgos ........................................................................................................... 45
2.6.1.5 Respuesta al Riesgo .............................................................................................................. 46
2.6.1.6 Actividades de Control ......................................................................................................... 46
2.6.1.7 Información y Comunicación ............................................................................................... 47
2.6.1.8 Supervisión y Monitoreo ...................................................................................................... 48
2.7 Métodos de Evaluación .............................................................................................................. 48
2.7.1 Cuestionario ............................................................................................................................ 49
2.7.1.1 Definición ............................................................................................................................. 49
2.7.1.2 Ventajas ................................................................................................................................ 49
2.7.1.3 Desventajas .......................................................................................................................... 50
2.7.1.4 Pasos para escribir un cuestionario ...................................................................................... 50
2.7.2 Narrativo ................................................................................................................................. 51
2.7.2.1 Definición ............................................................................................................................. 51
2.7.2.2 Ventajas ................................................................................................................................ 51
2.7.2.3 Desventajas .......................................................................................................................... 52
2.7.3 Método Gráfico ....................................................................................................................... 52
2.7.3.1 Definición ............................................................................................................................. 52
2.7.3.2 Ventajas ................................................................................................................................ 54
2.7.3.3 Desventajas .......................................................................................................................... 54
xi
2.7.3.4 Simbología ........................................................................................................................... 55
2.7.3.5 Características ...................................................................................................................... 56
CAPITULO III ................................................................................................................................. 57
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ....................................................................................... 57 3.
3.1 Análisis Externo ......................................................................................................................... 57
3.1.1 Macro Ambiente ..................................................................................................................... 58
3.1.1.1 Factor Legal ......................................................................................................................... 58
3.1.1.2 Factor Económico ................................................................................................................ 59
3.1.1.3 Factor Tecnológico ............................................................................................................... 59
3.1.1.4 Factor Social ......................................................................................................................... 60
3.1.2 Microambiente ........................................................................................................................ 60
3.1.2.1 Usuarios ................................................................................................................................ 60
3.1.2.2 Proveedores .......................................................................................................................... 61
3.1.2.3 Competencia ..................................................................................................................... 62
3.2 Análisis Interno .......................................................................................................................... 63
3.3 FODA ......................................................................................................................................... 73
3.3.1 Matriz FODA .......................................................................................................................... 73
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 75
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ADMINISTRATIVOS 4.
FINANCIEROS CONTABLES ...................................................................................................... 75
4.1 IMPORTANCIA ........................................................................................................................ 75
4.2 OBJETIVOS .............................................................................................................................. 75
4.3 ALCANCE ................................................................................................................................. 76
4.4 PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................. 76
4.5 Diseño del Proceso Administrativo ............................................................................................ 76
4.5.1 Estructura Organizacional propuesta....................................................................................... 76
4.5.2 Funciones y Responsabilidades ............................................................................................... 78
4.6 Direccionamiento Estratégico .................................................................................................... 80
4.6.1 Misión ..................................................................................................................................... 80
xii
4.6.2 Visión ...................................................................................................................................... 80
4.6.3 Objetivos ................................................................................................................................. 81
4.6.3.1 Objetivo General .................................................................................................................. 81
4.6.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................... 81
4.6.3.3 Principios y Valores ............................................................................................................. 81
4.6.3.4 Políticas ................................................................................................................................ 82
4.6.3.5 Estrategias ............................................................................................................................ 82
4.7 Propuesta de Procedimientos Administrativos, Financieros y Contables. ................................. 83
4.7.1 Procedimientos Administrativos ............................................................................................. 83
4.7.1.1 Selección del Personal .......................................................................................................... 83
4.7.1.1.1 Objetivo ............................................................................................................................. 83
4.7.1.1.2 Responsables .................................................................................................................... 83
4.7.1.1.3 Políticas ............................................................................................................................. 83
4.7.1.1.4 Procedimiento.................................................................................................................... 84
4.7.1.1.5 Flujodiagramación ............................................................................................................. 85
4.4.1.2 Contratación del Personal ..................................................................................................... 87
4.7.1.2.1 Objetivo ............................................................................................................................. 87
4.4.1.2.2 Responsables ..................................................................................................................... 87
4.7.1.2.3 Políticas ............................................................................................................................. 87
4.7.1.2.4 Procedimiento.................................................................................................................... 88
4.7.1.2.5 Flujodiagramación ............................................................................................................. 89
4.7.1.3 Capacitación del Personal .................................................................................................... 90
4.7.1.3.1 Objetivo ............................................................................................................................. 90
4.7.1.3.2 Responsables ..................................................................................................................... 90
4.7.1.3.3 Políticas ............................................................................................................................. 90
4.7.1.3.4 Procedimientos .................................................................................................................. 91
4.7.1.3.5 Flujodiagramación ............................................................................................................ 92
4.7.1.3.6 Documento ........................................................................................................................ 93
4.7.2 Procedimientos Financieros .................................................................................................... 94
xiii
4.7.2.1 Elaboración del Presupuesto ................................................................................................ 94
4.7.2.1.1 Objetivo ............................................................................................................................. 94
4.7.2.1.2 Responsables ..................................................................................................................... 94
4.7.2.1.3 Políticas ............................................................................................................................. 94
4.7.2.1.4 Procedimientos .................................................................................................................. 95
4.7.2.1.5 Flujodiagramación ............................................................................................................. 96
4.7.2.1.6 Documento ........................................................................................................................ 97
4.7.2.2 Ejecución del Presupuesto ................................................................................................... 98
4.7.2.2.1 Objetivo ............................................................................................................................. 98
4.7.2.2.2 Responsables ..................................................................................................................... 98
4.7.2.2.3 Políticas ............................................................................................................................. 98
4.7.2.2.4 Procedimientos .................................................................................................................. 99
4.7.2.2.5 Flujodiagramación ........................................................................................................... 100
4.7.2.2.6 Documento ...................................................................................................................... 101
4.7.3 Procedimiento Contables....................................................................................................... 102
4.7.3.1 Caja Chica .......................................................................................................................... 102
4.7.3.1.1 Objetivo ........................................................................................................................... 102
4.7.3.1.2 Responsables ................................................................................................................... 102
4.7.3.1.3 Políticas ........................................................................................................................... 102
4.7.3.1.4 Procedimientos ................................................................................................................ 103
4.7.3.1.5 Flujodiagramacion .......................................................................................................... 104
4.7.3.1.6 Documento ...................................................................................................................... 105
4.7.3.2.1 Objetivo ........................................................................................................................... 108
4.7.3.2.2 Responsables ................................................................................................................... 108
4.7.3.2.3 Políticas ........................................................................................................................... 108
4.7.3.2.4 Procedimientos ................................................................................................................ 109
4.7.3.2.5 Flujodiagramación ........................................................................................................... 110
4.7.3.2.6 Documento ...................................................................................................................... 111
4.7.3.3 Activo Fijo ......................................................................................................................... 112
xiv
4.7.3.3.1Objetivo ............................................................................................................................ 112
4.7.3.3.2 Responsables ................................................................................................................... 112
4.7.3.3.3 Políticas ........................................................................................................................... 112
4.7.3.3.4 Procedimientos ................................................................................................................ 113
4.7.3.3.5 Flujodiagramación ........................................................................................................... 114
4.7.3.3.6 Documento ..................................................................................................................... 115
4.7.3.4 Proveedores ........................................................................................................................ 116
4.7.3.4.1Objetivo ............................................................................................................................ 116
4.7.3.4.2Responsables .................................................................................................................... 116
4.7.3.4.3Políticas ............................................................................................................................ 116
4.7.3.4.4 Procedimientos ................................................................................................................ 117
4.7.3.4.5 Flujodiagramación .......................................................................................................... 118
4.7.3.4.6 Documento ...................................................................................................................... 119
4.7.3.5 Ingresos ............................................................................................................................. 120
4.4.3.5.1 Objetivo .......................................................................................................................... 120
4.4.3.5.2 Responsables ................................................................................................................... 120
4.4.3.5.3 Políticas ........................................................................................................................... 120
4.4.3.5.4 Procedimientos ............................................................................................................... 121
4.4.3.5.5 Flujodiagramación .......................................................................................................... 122
4.7.3.5.6 Documentos .................................................................................................................... 123
4.4.3.6 Gastos ................................................................................................................................. 124
4.4.3.6.1 Objetivo ........................................................................................................................... 124
4.4.3.6.2 Responsables ................................................................................................................... 124
4.4.3.6.3 Políticas ........................................................................................................................... 124
4.4.3.6.4 Procedimientos ............................................................................................................... 125
4.4.3.6.5 Flujodiagramación .......................................................................................................... 126
4.4.3.6.6 Documento ...................................................................................................................... 127
CAPITULO V ................................................................................................................................ 128
xv
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................. 128 5.
5.1 Conclusiones ............................................................................................................................ 128
5.2 Recomendaciones ..................................................................................................................... 129
Bibliografía .................................................................................................................................... 130
xvi
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Aporte Capital de los socios .............................................................................................. 7
Tabla 3.1 Cuestionario de Control Interno Capacidad Administrativa ............................................ 64
Tabla 3.2 Cuestionario de Control Interno Capacidad Talento Humano ......................................... 67
Tabla 3.3 Cuestionario de Control Interno Capacidad Financiera y Contable ................................. 70
Tabla 3.4 FODA ............................................................................................................................... 73
Tabla 3.5Matriz FODA FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR ..................................................... 74
Tabla 4.1 Procedimiento Selección del Personal ............................................................................. 84
Tabla 4.2 Procedimiento Contratación ............................................................................................. 88
Tabla 4.3 Procedimiento Capacitación del Personal ........................................................................ 91
Tabla 4.4 Elaboración del Presupuesto ............................................................................................ 95
Tabla 4.5 Procedimiento Ejecución del Presupuesto ....................................................................... 99
Tabla 4.6 Procedimiento Caja Chica .............................................................................................. 103
Tabla 4.7 Procedimiento Bancos .................................................................................................... 109
Tabla 4.8 Procedimiento Activos ................................................................................................... 113
Tabla 4.9 Procedimiento Proveedores ............................................................................................ 117
Tabla 4.10 Procedimientos Ingresos .............................................................................................. 121
Tabla 4.11 Procedimiento Gastos................................................................................................... 125
xvii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Ubicación Geográfica de la Fundación Kolping Ecuador ................................................ 3
Figura 1.2 Proyecto Cook ................................................................................................................. 4
Figura 1.3 Proyecto de Educación .................................................................................................... 5
Figura 1.4 Proyecto de Autogestión Hotel Kolping Quito ............................................................... 5
Figura 1.5 Proyecto de Autogestión Bistro Kolping Quito .............................................................. 6
Figura 1.6 Logotipo del SRI .............................................................................................................. 8
Figura 1.7 Logotipo del IESS ........................................................................................................... 9
Figura 1.8 Logotipo del Ministerio de Trabajo ............................................................................... 10
Figura 1.9 Logotipo del MIESS ..................................................................................................... 11
Figura 1.10 Logotipo del Distrito Metropolitano de Quito ............................................................ 12
Figura 1.11 Clasificación de los organigramas ................................................................................ 14
Figura 1.12 Organigrama Estructural ............................................................................................. 15
Figura 2.1 Componentes de un sistema ........................................................................................... 16
Figura 2.2 Componentes de un sistema ........................................................................................... 17
Figura 2.3 Características de los Procedimientos ............................................................................ 18
Figura 2.4 Categorías del Control Interno ....................................................................................... 34
Figura 2.5 Control interno en la empresa ........................................................................................ 35
Figura 2.6 Objetivos del Control Interno ......................................................................................... 35
Figura 2.7 Jerarquía de los Controles Internos ................................................................................ 38
Figura 2.8 Componentes del Coso II ............................................................................................... 39
Figura 2.9 Integridad y Valores ....................................................................................................... 41
Figura 2.10 Competencia ................................................................................................................. 41
Figura 2.11 Filosofía y Estilo de Operación .................................................................................... 42
Figura 2.12 Estructura Organizacional ............................................................................................ 43
Figura 2.13 Objetivos de COSO II .................................................................................................. 43
Figura 2.14 Identificación de Acontecimientos .............................................................................. 45
Figura 2.15 Evaluación de Riesgos ................................................................................................. 45
Figura 2.16 Respuesta al Riesgo...................................................................................................... 46
Figura 2.17 Actividades de Control ................................................................................................. 47
Figura 2.18 Funciones del control Interno ....................................................................................... 48
Figura 2.19 Ventajas del cuestionario ............................................................................................ 49
Figura 2.20 Desventajas de los cuestionarios .................................................................................. 50
Figura 2.21 Método Narrativo ......................................................................................................... 51
Figura 2.22 Ejemplo de Flujograma ............................................................................................... 53
Figura 2.23 Ventajas de los flujogramas ........................................................................................ 54
xviii
Figura 2.24 Desventajas de los Flujogramas ................................................................................... 54
Figura 2.25 Simbología del diagrama de flujo ................................................................................ 55
Figura 2.26 Características de los Flujogramas ............................................................................... 56
Figura 3.1 Análisis Externo ............................................................................................................. 57
Figura 3.2 Microambiente .............................................................................................................. 60
Figura 3.3 Proveedores .................................................................................................................... 61
Figura 3.4 Competencia .................................................................................................................. 62
Figura 3.5 Análisis Interno .............................................................................................................. 63
Figura 4.1 Organigrama Propuesto .................................................................................................. 77
Figura 4.2 Proceso de selección de personal .................................................................................. 85
Figura 4.3 Procedimiento Gráfico Contratación del Personal ......................................................... 89
Figura 4.4 Procedimiento Gráfico Capacitación del Personal ......................................................... 92
Figura 4.5 Procedimiento Gráfico Elaboración del Presupuesto ..................................................... 96
Figura 4.6 Procedimiento Grafico Ejecución del Presupuesto ..................................................... 100
Figura 4.7 Procedimiento Gráfico Caja Chica ............................................................................... 104
Figura 4.8 Procedimiento Gráfico Bancos ................................................................................... 110
Figura 4.9 Procedimiento Gráfico Activo Fijo ............................................................................. 114
Figura 4.10 Procedimiento Gráfico Proveedores .......................................................................... 118
Figura 4.11 Procedimiento Gráfico Ingresos ................................................................................. 122
Figura 4.12 Procedimiento Gráfico Gastos ................................................................................... 126
xix
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA: “DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO FINANCIERO CONTABLE
PARA LA FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
EN LA ACTUALIDAD”
El presente trabajo de investigación está orientado a mejorar los procedimientos Administrativos
Financieros y contables de la Fundación Kolping Ecuador, con el objetivo de establecer un control
interno que permita reducir riesgos y errores, con la finalidad de ayudar a mejorar las actividades
que se realizan dentro la organización y de esta manera cumplir con los objetivos propuestos por la
Administración.
El problema que presenta la Fundación es de no contar con una planificación, coordinación y
evaluación dentro de los procesos administrativos, financieros y contables, por la mala
administración de sus directores esto ha ocasionado la inexistencia de procedimientos escritos
donde se reflejen las actividades que debe desarrollar el personal.
Por tal razón es necesario que se aplique un sistema de control interno de forma periódica, que
ayude a disminuir errores que se presenten en el desarrollo de las actividades diarias y permita
solucionar problemas a tiempo oportuno, esto permitirá a la máxima autoridad tomar decisiones de
forma eficiente y efectiva, optimizando los recursos y así obtener resultados óptimos de forma
inmediata.
PALABRAS CLAVES
CONTROL
SISTEMA
CUENTAS CONTABLES
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
FINANCIEROS
CONTABLES
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
xx
ABSTACRT
1
INTRODUCCIÓN
La necesidad de generar un mejor bienestar para el personal de cualquier institución, se pone en
manifiesto a través del establecimiento de un sistema de control interno; que ayude proporcionar
certeza de cada actividad que se realiza, permitiendo elaborar un plan organizacional en el cual
todos los procedimientos estén coordinados de manera coherente de acuerdo a las necesidades de
la Fundación, para proteger y resguardar sus activos organizacionales.
El presente trabajo investigación contiene aspectos importantes sobre los sistemas administrativos
financieros y contables de la Fundación, ya que no cuenta con procedimientos adecuados, que
permitan cumplir de manera confiable y eficiente los objetivos planteados por la organización.
Es por esta razón que se propone el presente trabajo de investigación el mismo que se compone
por los siguientes capítulos:
El Capítulo I contiene aspectos referentes a la reseña histórica de la Fundación, organismos de
control, la filosofía corporativa como es la misión, visión, objetivos, estructura organizacional, y
base legal.
El Capítulo II trata sobre el marco científico y se establece los siguientes términos, como: El
sistema, Componentes de un sistema, El proceso Administrativo, Sistema Administrativo,
Financiero y Contable, Plan de cuentas y control interno COSO II.
El Capítulo III trata sobre el diagnóstico situacional en el cual se analizaron cuatro factores
importantes, como son: fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la Fundación Kolping
Ecuador.
En el Capítulo IV se procedió a realizar la propuesta de un sistema administrativo Financiero y
Contable para la Fundación Kolping, esto permitirá desarrollar procedimientos, a cada una de las
actividades y funciones del personal, para que sean realizadas de forma eficiente y efectiva.
En el Capítulo V se realizó las conclusiones y recomendaciones de todo el trabajo de investigación.
2
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE LA FUNDACIÓN “KOLPING ECUADOR” 1.
1.1Antecedentes
A nivel mundial, el origen de las Organizaciones no Gubernamentales se ubican temporalmente
después de la segunda guerra mundial, en 1935, estas fueron creadas con el fin de socorrer a las
víctimas de la guerra. Posteriormente en los años 40 se extienden al Tercer mundo para ayudar a las
poblaciones afectadas por sequías, hambre, desastres naturales y guerras. Al principio fueron
organizaciones beneficiadas financieramente con fondos internacionales. (Arcos & Palomeque,
2010)
Se dice que a partir del aparecimiento de las Organizaciones no Gubernamentales (ONG) en
América Latina hace más de cuatro décadas en distintos países especialmente en los
subdesarrollados, estas han cobrado importancia, ya que son una nueva forma de trabajo y acción
social, dedicando sus esfuerzos a contribuir con el desarrollo desde diversos campos como:
educación, salud, vivienda, desarrollo rural, biodiversidad y defensa de los derechos humanos.
La imposibilidad del sector público para atender a los grupos más pobres y marginales de la
población debido a la restricción del presupuesto, hace que aumente el número de organizaciones
que se manejen con apoyo económico de fuentes externas.
Las Organizaciones no Gubernamentales se crean en el Ecuador porque en la constitución está el
derecho de libre asociación, cumpliendo con todas las disposiciones establecidas en el Decreto
982, en el que expide las reformas al Reglamento para la aprobación de estatutos, reformas y
disolución de personas jurídicas de derecho privado y sin fines de lucro.
Es así como la obra Kolping Ecuador fue fundada por Adolfo Kolping; esta es una organización de
laicos católicos que a la luz del evangelio, genera procesos de autogestión, para transformar las
ideas en alternativas válidas de desarrollo integral, con una activa participación de sus miembros
que se comprometan a trabajar con la comunidad de forma honesta y competente.
3
1.2 Reseña Histórica
El Beato Adolfo Kolping nació en un pueblito de nombre Kerpen en Alemania el 8 de diciembre de
1813.Su padre trabajaba en el campo y su madre se ocupaba de los quehaceres domésticos. Su
familia fue pobre lo que le obligó a pasar muchas limitaciones en su vida personal.
Dada la crisis económica, se dedicó a aprender el oficio artesanal de zapatería para poder ayudar
económicamente. A los 19 años decidió continuar con los estudios artesanales, para cubrir con sus
gastos tuvo que trabajar. A los 28 años terminó sus estudios en el colegio San Marcelo de Kerpen en
Alemania.
La difícil situación que atravesaban los jóvenes hizo que diera otro sentido a su vida: ser sacerdote
para ayudar a construir el Reino desde los jóvenes obreros. El 13 de abril de 1845 Kolping, junto a
7 jóvenes, fundó lo que hoy es su obra en la “Escuela Columba” en el país de Alemania. (Kolping,
2015)
Alemania fue el primer país en contar con la Fundación Kolping, el cual tuvo éxito y su obra
creció de manera permanente en diferentes países del mundo. De esta manera llega al Ecuador, con
la finalidad de contribuir con el desarrollo humano. Sus actividades se inician desde, el 12 de
septiembre de 1997, mediante Acuerdo Ministerial No. 1338, la misma que se encuentra ubicada
en la ciudad de Quito entre las calles Luis Cordero E2-63 y Ulpiano Páez.
Figura 1.1 Ubicación Geográfica de la Fundación Kolping Ecuador
En: (Google Maps, 2014)
4
Las áreas de Acción y Proyectos que Fundación Kolping Ecuador brinda a la sociedad son las
siguientes:
1. Educación para el trabajo: Ofrece alternativas de educación técnica y capacitación profesional,
tendientes a mejorar los conocimientos y destrezas laborales de sus beneficiarios a través de sus
proyectos educativos certificados por el Ministerio de Educación, este proyecto está dirigido al
público en general, en especial a niñas/ niños y jóvenes. (Kolping, 2015)
La Fundación Kolping Ecuador es una organización que ofrece alternativas de formación
académica; certificada por el Ministerio de Educación, a niñas/niños y jóvenes con deseos de
superación y escasos recursos económicos, permitiéndoles mejorar sus conocimientos y destrezas
laborales.
Centros de capacitación ocupacional Kolping Quito y Manabí.
Capacitación de Chefs de partida, el cual tiene una duración de 2 meses en
diferentes horarios durante la semana.
Chefs panaderos pasteleros, tiene una duración de 9 meses.
Figura 1.2 Proyecto Cook
En: (La hora, 2015)
Unidad Particular Kolping Santo Domingo
Es una propuesta educativa básica particular para niños/as y adolescentes de 5 a 18 años. Incluye
educación primaria desde el ciclo inicial al décimo de educación básica; y de primero a tercero de
bachillerato. Es una institución de formación técnica en áreas de mecánica automotriz, industrial,
metalmecánica y electrónica. (Kolping, 2015)
5
Figura 1.3 Proyecto de Educación
En: (Kolping Instituto de Formacion Profesional, 2015)
2. Proyectos Productivos y de Autogestión:
La Fundación Kolping Ecuador impulsa la creación de propuestas productivas y de autogestión propias
con dos objetivos: generar y ofrecer empleo a personas que se ajustan a los perfiles requeridos por los
proyectos, y así a futuro lograr sostenibilidad de la Fundación y su propuesta social. (Kolping, 2015)
La Fundación a más de recibir donaciones del exterior realiza actividades de producción en
diversos campos que le permiten financiarse económicamente, cuyo fin es generar y ofrecer empleo
a personas con aptitudes y destrezas competentes que ayuden a cumplir con los objetivos
propuestos y así lograr sostenibilidad de la organización y propuesta social.
Hotel casa Kolping Quito.- “Brinda servicios de hospedaje con calidad a entidades públicas,
privadas y funcionarios de ONG nacionales y extranjeras.” (Kolping, 2015)
Figura 1.4 Proyecto de Autogestión Hotel Kolping Quito
En: (Hotel Casa Kolping Quito, 2015)
6
Bistró y Panadería – Pastelería Kolping.- “Brinda servicios de alimentación al público
en general: almuerzos ejecutivos, desayunos, bufet catering, atención de eventos sociales,
salones de uso múltiple.” (Kolping, 2015)
Figura 1.5 Proyecto de Autogestión Bistro Kolping Quito
En: (Fundación Kolping Ecuador, 2014)
3. Cooperativa de Ahorro y Crédito Kolping Ltda.
Es una pequeña cooperativa legalmente constituida en el año 2012 con la aprobación de la Subsecretaria
de Economía Popular y Solidaria del Ministerio de Inclusión Económica y Social. Esta cooperativa
funciona para fomentar el ahorro en las familias Kolping y apoyar con micro créditos a sus ideas
productivas. (Kolping, 2015)
La cooperativa fue creada para fomentar el ahorro y dar créditos a los socios, cuya finalidad es
ayudar en el crecimiento continuo de sus negocios y así mejorar sus condiciones de vida.
Público Objetivo de la Obra Kolping Ecuador
El personal contratado para todos los proyectos está conformado en un 60% por mujeres jefas de
hogar de escasos recursos económicos. Los grupos de autoayuda Kolping, están abiertos a recibir a
todas las personas sin distinción de raza, genero de edad y condición socioeconómica.
La población rural que conforma la Obra Kolping Ecuador se concentra en los cantones cercanos a
Portoviejo y Manta en la provincia de Manabí; Riobamba en Chimborazo; Ambato en Tungurahua.
A pobladores urbanos en el Distrito Metropolitano de Quito y Santo Domingo. (Kolping, 2015)
La Fundación está orientada a ayudar a personas más necesitadas de distintas poblaciones rurales,
sin distinción de raza, color y etnia.
7
1.3 Base Legal
La Fundación Kolping Ecuador, cuenta con la siguiente Base Legal Interna:
Celebración de los estatutos: “En la ciudad de Quito, el DOCE DE SEPTIEMBRE DEL AÑO
DE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y SIETE, mediante acuerdo Ministerial No. 1338, del
Ministerio de Inclusión Social, se constituye la “Fundación Kolping Ecuador.” (Kolping, 2015)
Los puntos más importantes que se detallan en el estatuto de creación de la Fundación son:
Objeto social: Los objetivos principales de la Fundación son: la planificación, asesoramiento y
capacitación del sector urbano-rural mediante programas y proyectos de emprendimientos
solidarios, que ayuden al desarrollo humano.
Régimen de Administración: La Junta General de Socios es el órgano supremo de la Fundación
que será administrada por el Director Ejecutivo.
Capital Social: Con el fin de cumplir con los objetivos antes mencionados, los socios fundadores
acuerdan aportar a favor de la Fundación Kolping Ecuador, un millón ocho cientos sesenta y dos
mil dólares americanos, el mismo que será pagado y suscrito por los socios en efectivo.
La Fundación Kolping Ecuador es un organismo que se encuentra legalmente constituida en
Ecuador, ofreciendo proyectos y programas de emprendimientos que ayude al desarrollo humano.
El capital está suscrito y pagado por los socios fundadores conforme a lo siguiente:
Tabla 1.1 Aporte Capital de los socios
SOCIOS CAPITAL SOCIAL
Kolping SEK - Sede en Alemania
1.862.000
Obra Kolping Internacional – Sede en Múnich
Diócesis en Ambato
Diócesis de Santo Domingo
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1.4 Organismos de Control
La Fundación Kolping Ecuador, se encuentra regulada por el Ministerio de Inclusión Económica y
Social, adicionalmente debe representar información impositiva al Servicio de Rentas Internas,
Ministerio de Trabajo e Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y al Municipio del Distrito
Metropolitano de Quito, a continuación se detalla cada uno de estos organismos:
1.4.1 Servicio de Rentas Internas (SRI)
Figura 1.6 Logotipo del SRI
En: (Servicio de Rentas Internas, 2015)
“El Servicio de Rentas Internas (SRI), es una entidad técnica y autónoma que tiene la
responsabilidad de recaudar los tributos establecidos por la ley mediante la acción de la normativa
vigente”. (Contraloria General del Estado, 2012)
En general, una entidad sin fines de lucro cumple actividades similares a otras que persiguen
utilidades, a través de la producción de bienes y servicios. La diferencia radica en que los
beneficios obtenidos no son repartibles entre los socios promotores o patrocinadores, por tal razón
la Fundación Kolping Ecuador debe dar cumplimiento a todas las obligaciones tributarias
complementarias o anexas que se efectúen, como son las siguientes:
Obtener el Ruc
La Fundación Kolping Ecuador, está obligada a obtener el Ruc, ya que es un requisito
solicitado por el servicio de rentas, en el cual se identifica su actividad económica, el Ruc
de la Fundación Kolping Ecuador es el siguiente: 1791382599001.
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Declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
La Fundación Kolping Ecuador realiza sus declaraciones mensualmente, en el formulario
104, incluso cuando en uno o varios periodos no haya registrado prestación de servicios, la
declaración de este impuesto se lo realiza a través de internet en el sistema de
Declaraciones.
Declaración de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta
La Fundación Kolping Ecuador, presenta mensualmente su declaración de retención en la
fuente en el formulario 103.
Anexo Transaccional Simplificado (ATS)
La Fundación Kolping Ecuador presenta este reporte de forma mensual, en el cual presenta
información relativa sobre compras, ventas, exportaciones, comprobantes anulados y
retenciones en general el cual es presentado al mes siguiente.
1.4.2 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Figura 1.7 Logotipo del IESS
En: (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2015)
“El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento
se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad y
eficiencia.” (Instituto Ecuatoriano de Segurida Social, 2014)
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La Fundación Kolping está obligada a afiliar a sus empleados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social desde el primer día de sus labores, debiendo cancelar mensualmente las aportaciones
patronales y personales calculados sobre los ingresos que el trabajador percibe. Para dar
cumplimiento con todas las obligaciones que tiene ante sus empleados, la Fundación debe realizar
lo siguiente:
Aviso de Entrada y Salida de los trabajadores
Generar planillas de aportaciones patronales y personales
Generar planillas de fondos de reserva
Generar pago mensual de préstamos hipotecarios y quirografarios.
1.4.3 Ministerio de Trabajo
Figura 1.8 Logotipo del Ministerio de Trabajo
En: (Ministerio de Trabajo, 2015)
El Ministerio de Trabajo tiene la función de ejercer la normalización de los sectores de trabajo y
empleo a nivel nacional y fomentar el mejoramiento de las condiciones laborales. Además pretende
cumplir con objetivos generales como: dirigir, orientar y administrar la política laboral y políticas
activas de empleo y desarrollo de los recursos humanos. (Velastegui, Organismos que controlan al
sector de la construcción, 2014)
La primera obligación que tiene la Fundación Kolping Ecuador, con los empleados ante el
Ministerio de Trabajo es presentar los contratos de trabajo pactado entre el empleador y empleado,
para ser legalizados. El Ministerio de Trabajo hace que los empleadores cumplan con las
disposiciones con el fin de proteger los derechos de los trabajadores; a continuación se detalla cada
una de las obligaciones:
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Registro del pago a los trabajadores
Pagos de utilidades y actas de finiquitos
Horas suplementarias y extraordinaria
Jubilación Patronal
Jornada de descanso y vacaciones
1.4.4 Ministerio de Inclusión Económica y Social
Figura 1.9 Logotipo del MIESS
En: (Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2013)
El Ministerio de Inclusión Económica y Social, (MIES), es una entidad pública que ejerce rectoría y
ejecuta políticas, regulaciones, programas y servicios para la inclusión social y atención durante el
ciclo de vida, con prioridad en la población más vulnerable en niñas/niños, adolescentes, personas
con discapacidad y aquellas personas que se encuentren en situación de pobreza. (Ministerio de
Inclusión Económica y Social, 2013)
Para que la Fundación Kolping Ecuador pueda tener una vida jurídica deberá ser aprobada
legalmente por el Presidente República, esto se lo realiza mediante el Ministerio de Inclusión
Económica Social.
Para la aprobación de funcionamiento de sus actividades debe cumplir con los siguientes
requisitos:
1. Petición: Presentar ante el Ministerio de Inclusión Económica y Social MIES una petición
fundamentada el propósito la cual deberá acompañar el proyecto de estatutos y los documentos
y requisitos que se establezcan en el reglamento.
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2. Verificación: El MIES, una vez ingresada la documentación, procederá a verificación de los
antecedentes e información proporcionada; de considerarlo necesario procederá a verificaciones
físicas sobre infraestructura o bienes que se asignen a la organización.
3. Número Mínimo De Socios: La Fundación, contará con 5 socios activos, para su creación.
4. Aprobación: El MIES, una vez cumplidos los requisitos legales y reglamentarios mediante
acuerdo, aprobará los estatutos en un plazo no mayor a 30 días. (Asamblea Nacional del
Ecuador, 2013)
1.4.5 Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Figura 1.10 Logotipo del Distrito Metropolitano de Quito
En: (Municipio de Quito, 2015)
“Es un órgano de gobierno que actúa como facilitador de los esfuerzos de la comunidad en la
planificación, ejecución, generación, distribución y uso de los servicios que hacen posible la
realización de sus aspiraciones sociales”. (Contraloria General del Estado, 2010)
La Fundación Kolping Ecuador está obligada a presentar, patentes Municipales, Permisos de
funcionamiento, 1.5 por mil e impuestos prediales.
1.5 Direccionamiento Estratégico
1.5.1 Misión de la Fundación Kolping Ecuador
La misión es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización que enuncia a qué
clientes sirve, qué necesidades satisface, qué tipos de productos ofrece y en general, cuáles son los
límites de sus actividades; por tanto, es aquello que todos los que componen la empresa u
organización se sienten motivados a realizar en el presente y futuro para hacer realidad la visión de
la empresa. (Jack, 2010)
Nuestra misión es contribuir al desarrollo humano sustentable y a la construcción de una sociedad
más justa y digna para las personas y las comunidades donde interactuamos, proporcionado procesos
de formación y capacitación , emprendimientos solidarios y respetuosos con el ser humano y el
medio ambiente ,trabajo digno, participación e integración equitativa en la sociedad, promoción del
matrimonio y la familia, el buen uso del tiempo libre y la promoción de las culturas, todo eso bajo
principios de fe y ética fundamentos en la filosofía del Beato Adolfo Kolping. (Kolping, 2015)
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La misión de la fundación Kolping Ecuador es contribuir con el desarrollo de la sociedad, de una
manera más justa y digna.
1.5.2 Visión de la Fundación Kolping Ecuador
La visión es a dónde quiere llegar la organización, en donde se ve la empresa a lo largo de los años,
como quiere ser reconocida conforme crezca y logree su estabilidad y permanencia, en resumen es la
imagen futura de la misma. (Munch, 2010)
La visión describe lo que se hará, por quién, para quién, para qué y por qué; de esta manera se
constituye en el motivo, propósito o razón de ser de organización, por tal razón, en las
organizaciones la visión constituye un elemento que le permite ser proactiva y a la vez competente
a los cambios constantes del entorno con la finalidad de impulsar los objetivos ya que se
encuentran comprometidos con el futuro.
Ser líder reconocida a nivel nacional en la formación integral del ser humano y en la generación de
emprendimientos basados en la economía social y Solidaria. Su capital humano está compuesto por
profesionales y capacitados, actualizados permanentemente y comprometidos con la mística de
servicio a la comunidad y valores éticos humanos – cristianos. (Kolping, 2015)
1.5.3 Objetivos de la Fundación Kolping Ecuador
Son los resultados que se pretenden alcanzar, involucrando a toda la organización, puesto que deben
ser medibles, claros, alcanzables y coherentes a la realidad, es decir, es una imagen propuesta al
futuro y hacia donde se van a dirigir las acciones estos objetivos proporcionan guías de toma de
decisiones, así como eficiencia en la organización. (Munch, 2010)
Toda organización tiene un objetivo, es decir hacia dónde quiere llegar, que pretende alcanzar en
un futuro.
Fomentar conjuntamente el bien común en sentido cristiano y cooperar con la renovación y
la humanización permanente de la sociedad. Sus miembros son conscientes de que la
trasformación de la sociedad comienza por el individuo.
Ofrecer a sus miembros y a la sociedad apoyo para desarrollar conocimiento, habilidades
y destrezas que permitan generar sus propios medios de vida y así lograr una mayor calidad
de vida.
Promover por medio de la actividad de sus miembros y de sus distintos estamentos, el bien
común y participar activamente en la constante renovación y humanización de la sociedad.
(Kolping, 2015)
14
1.5.4 Organigrama
Un organigrama es la representación gráfica de la empresa o entidad, la cual permite analizar la
estructura de la organización y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las
características generales de la misma.
Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada departamento o
división de la entidad, para definir las relaciones jerárquicas y competencias vigentes. Todos los
organigramas deben cumplir los siguientes requisitos:
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indicados. (Munch, 2010)
Los organigramas pueden clasificarse en:
Figura 1.11 Clasificación de los organigramas
En: (Munch, 2010)
Por su objeto
Por su área
Por su contenido
Estructurales: Muestran la
estructura administrativa.
Funcionales: Indican las áreas y
funciones de los departamentos.
Generales: Representa toda la
organización.
Departamentales: Representa a
la organización un departamento
o sección.
Esquemáticos: contienen solo
áreas principales, se elaboran
para el público no contienen
detalles.
Analíticos: Más detallados y
técnicos
15
1.5.5 Organigrama Estructural de la Fundación Kolping Ecuador
Figura 1.12 Organigrama Estructural
ASAMBLEA GENERAL DE
SOCIOS FUNDADORES
DIRECTORIO
DIRECTOR EJECUTIVO
CONTABILIDAD
SECRETARIA
UNIDAD EDUCATIVA
KOLPING
UNIDAD DE
PROYECTOS
KOLPING COOK
MANABI
CENTRO
OCUPACIONAL
16
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO 2.
2.1 Sistema
2.1.1 Definición de Sistema
Es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas
de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor
apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones teniendo muy en cuenta el equipo
computacional necesario para que el sistema pueda operar y el recurso humano que interactúa con el
mismo, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema. (Duany, 2011)
Un sistema es un conjunto de partes o elementos ordenados, que se encuentran interrelacionados
entre si y tienen un mismo objetivo.
2.1.2 Componentes de un Sistema
Un sistema está compuesto por los siguientes componentes:
Ingreso de datos.
Procesamiento de datos.
Almacenamiento de información.
Salida de información.
Figura 2.1 Componentes de un sistema
En: (Saonam, 2015)
17
Figura 2.2 Componentes de un sistema
En: (Duany, 2011)
2.1.3 Procedimientos
2.1.3.1 Definición
Un procedimiento consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera
eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos
procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que
ofrezcan más o menos eficiencia. (Definición.de, 2010)
•Proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su posterior procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales se realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros sistemas.
Entrada de información
•Proceso mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos e información para su uso posterio
Almacenamiento de información
•Es la capacidad de efectuar operaciones con los datos guardados en las unidades de memoria. Durante este procesamiento se evidencia lo siguiente: 1. Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos. 2. Analiza y evalúa su contenido. 3. Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y constituye un componente clave en el sistema de información gerencial.
Procesamiento de información
•Actividad que permite transmitir información útil y valiosa a los usuarios finales. Salida de información
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“Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en
un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores”. (Julio, 2010)
Un procedimiento es una serie de acciones o pasos que se establecen para desarrollar una actividad,
los mismos que necesitan de una estructura y recursos para que sean dirigidos de manera eficiente.
2.1.3.2 Objetivos
Los principales objetivos que tiene un procedimiento son los siguientes:
“El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una
actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero.” (Julio, 2010)
“Garantizarse el éxito de la acción que se lleva cabo y más cuando son varias las personas y
entidades que participan en el mismo, que requerirán de la observación de una serie de estadios
bien organizados.” (Definición ABC, 2010)
Los objetivos de un sistema se basan en las actividades que se realizan dentro de la organización,
con la finalidad de que se desarrollen de forma ordenada y así alcanzar resultados óptimos, los
procedimientos ayudan a disminuir los procesos que no son necesarios, mejorando la eficiencia de
las actividades y así la organización pueda alcanzar los objetivos.
2.1.3.3 Características
Entre las características que posee un Procedimiento están:
Figura 2.3 Características de los Procedimientos
En: (Julio, 2010)
No son de aplicación general, sino que su
aplicación va a depender de cada situación en
particular.
Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la
aplicación continua y sistemática.
Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones.
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2.2 Sistema Administrativo
Sistema Administrativo de una organización constituye el medio a través del cual las decisiones de
política o estratégicas adoptadas por los niveles superiores de la misma, se concretan en una serie de
múltiples decisiones que resuelven casos individuales y que a través de la conformación de rutinas
de trabajo van configurando la actividad administrativa total de la Organización. (unne.edu, 2010)
“Se define a los sistemas como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema
integrado tendientes al logro de los fines de la organización.” (Drianda, 2012)
Los sistemas Administrativos son un conjunto de procedimientos, políticas y estrategias
establecidas por la alta gerencia que van desarrollándose en cada una de las actividades ejecutadas
por la organización.
2.2.1 Objetivos del Sistema Administrativo
Los Sistemas Administrativos buscan lograr que:
Las operaciones deben ejecutarse en el momento en que se necesita.
Que se gaste la menor cantidad de recursos posible.
Se ejecuten con mayor seguridad posible.
Se produzca la información necesaria para que los diversos niveles de la organización
puedan actuar, tomando las decisiones adecuadas frente a los acontecimientos que se vayan
produciendo. (unne.edu, 2010)
Para dar cumplimiento a los objetivos del Sistema Administrativo es indispensable que todas las
actividades desarrolladas en la empresa se las realice de forma eficiente.
2.2.2 Proceso Administrativo
Está enfocado en planear y organizar la estructura organizacional así como dirigir y controlar las
actividades de los miembros de una organización, empleando recursos dispuestos para alcanzar
metas y el logro de actividades, por los que la administración está dividida en cuatro funciones que
son:
2.2.2.1Planificación
La planificación es la determinación del rumbo hacia el que se dirige la organización y los
resultados que se pretende obtener mediante el análisis del entorno y definición de estrategias para
minimizar riesgos tendientes a lograr la misión y visión organizacional. (Munch, 2010)
20
La planificación es el punto de partida del proceso administrativo, ya que permite analizar el
entorno y buscar estrategias para minimizar riesgos que afecten el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.
Importancia de la planificación
Establece metas y define objetivos organizacionales, así como los medios adecuados para
alcanzarlos.
Minimiza los riesgos, de manera que la empresa aproveche oportunidades, reduciendo costos
innecesarios.
Contribuyen al logro de objetivos propuestos mediante el correcto manejo de recursos
disponibles y coordinando decisiones.
Otorga alternativas en la toma de decisiones que van a influir en el desarrollo organizacional.
Compromete a que los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes a los
establecidos por las entidades. (Munch, 2010)
La planificación es importante ya que nos permite establecer metas y objetivos, de lo que
pretende alcanzar en un futuro la organización, permite minimizar riesgos y costos innecesarios.
2.2.2.2 Organización
“La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas,
métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo”. (Munch,
2010)
La organización es coordinar las relaciones que debe darse entre las jerarquías, funciones y
obligaciones individuales necesarias en una entidad, en la asignación de tareas, distribución de las
mismas a los diferentes departamentos y asignación de recursos, para así conseguir los objetivos.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
Suministra métodos que ayudan a la asignación de autoridad y responsabilidad en forma
sistemática.
Es un medio que permite reducir la duplicidad de esfuerzos, evitando la lentitud e ineficiencia.
Prioriza el logro de objetivos de forma grupal de una organización.
21
Reduce los costos e incremente la productividad en cada una de las actividades.
Constituye el punto de partida para coordinar tareas conjuntamente, puesto que es de carácter
continua debido a que la entidad está sujeta a cambios. (Munch, 2010)
Es importante tener una buena organización es las empresas ya que nos ayudará a delegar
responsabilidades en las diferentes departamentos, evitando así duplicidad de los procesos y costos
para la empresa.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
Los elementos de una organización son:
FACTOR HUMANO: Una empresa eficiente debe tener miembros que tengan atributos
individuales que estén encargadas de cumplir con las funciones asignadas, que sea
evolutivo y dinámico dentro de la organización, cuyo fin sea lograr el objetivo común.
Entonces es aconsejable que cada persona tenga características especiales en cada
categoría, como en lo profesional y moral.
FACTOR ESTRUCTURAL: Toda institución cuenta con una estructura, en el cual se
forma la administración. Este constituye el armazón de la organización.
FACTOR MATERIAL, ECONOMICO Y TECNOLÓGICO: Nada funcionará sin este
elemento que forma parte de la administración, ya que el elemento humano requiere de
estos recursos para desarrollar con las actividades asignadas.
DISEÑO ORGANIZACIONAL Y ESTRUCTURAL
La estructura de la organización es fundamental para el cumplimiento de los objetivos de una
organización que se desarrolla en un ambiente dinámico y está integrado por diversos elementos, es
decir el conjunto de servicios y relaciones orgánicas que existen entre ellos. Desde el punto de vista
práctico y tradicional, una organización cuenta con las siguientes unidades administrativas como
base:
Junta General de accionistas.
Directorio.
Comercialización.
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Gerencia.
Producción.
Finanzas.
La integración de las funciones en cada una de las actividades, la complejidad y otros elementos,
permiten el buen funcionamiento de una estructura administrativa.
2.2.2.3 Dirección
“Proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización
entera, respecto a una tarea.” (Munch, 2010)
Se puede decir que la dirección es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan con
la ejecución de las metas organizacionales y del grupo de trabajo, a través de motivación,
comunicación y liderazgo.
Importancia de la Dirección
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planificación y la organización.
La dirección es eficiente y determinante en la moral de los empleados y consecuentemente en la
productividad.
Sirve de guía efectiva en la fluidez de los procesos, estableciendo una comunicación necesaria
en función de necesidades.
Implementación de métodos orientados al manejo del personal de la organización.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
(Munch, 2010)
2.2.2.4 Control
La finalidad del control es asegurar que los resultados de lo que se planeó, organizo y dirigió, se
ajusten tanto como sea posible a los objetivos establecidos. El control es un proceso que guía las
actividades ejecutadas hacia un fin determinado. (Chiavenato, 2010)
El control nos permite comprobar si las actividades desarrolladas en cada una de las etapas del
proceso administrativo, están cumpliendo con los objetivos establecidos por la organización.
Importancia del control
Sirve para comprobar la efectividad en la gestión.
23
Promueve el aseguramiento de la calidad.
Garantiza el cumplimiento delos planes de la organización.
Determina medidas correctivas para corregir las deviaciones detectadas. (Munch, 2010)
2.2.3 Elementos de la administración
El desempeño gerencial y organizacional define procesos necesarios en la coordinación de recursos
determinados con fines de:
Eficiencia: Capacidad de trabajar logrando metas con el mínimo de recursos. La eficiencia busca en
las organizaciones propósitos estandarizados mejorados que logren ayudar a controlar y mejorar sus
recursos y presupuestos.
Es la capacidad que tiene una persona para trabajar utilizando menos recursos, con la finalidad de
evitar menos gastos innecesarios para la empresa.
Eficacia: La eficacia mide el cumplimiento de los objetivos o metas por la organización; esto es;
mide la capacidad de obtener o lograr resultados.
La eficacia permite conocer si las actividades desarrolladas en la organización, están cumpliendo
con los objetivos.
Economía: Proporciona marcos de referenciales que analizan decisiones administrativas.
El sector económico constituye un medio influyente en la toma de decisiones por tal motivo es
importante considerar que los análisis constituyen instrumentos que ayudan a motivar las decisiones
financieras.
Nos permite conocer los procesos productivos, distribución y consumo de viene y servicios en el
mercado.
Productividad: Mide la eficiencia con que se emplea los recursos. Dicho llanamente, cuando la
productividad mayor es la producción, se puede producir más bienes y servicios a partir de una
determinada cantidad de recursos y así, la frontera de posibilidades de producción llegará más lejos.
(Medina & Sandoval, 2014)
2.3 Sistema Financiero
El sistema financiero es el proceso ordenado de llevar las cuentas de la empresa, estar informados de
cuál es la situación financiera de la misma y buscar alternativas atractivas que le permitan ahorrar en
costos y gastos para aumentar su rendimiento. (Velastegui, Sistema financiero contable, 2013)
El sistema financiero es el proceso que nos permite, verificar que la información procesada este de
acuerdo a las normas, políticas, instructivos y procedimientos establecidos por la organización,
garantizando un buen procesamiento de la información y desempeño de las operaciones de la
organización.
24
Todos los procedimientos y políticas de un sistema financiero deben estar documentados, en donde
se especifiquen las tareas a realizar, normalmente deben estar escritos en manuales de
procedimientos y funciones. Existen técnicas para informar, documentar decisiones y
procedimientos como son: memorándums, instructivos, circulares, manuales, narrativos.
2.3.1 Fuentes de Financiamiento
“Las fuentes de financiamiento son todos aquellos mecanismos que permiten a la empresa contar
con los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de sus objetivos de creación,
desarrollo, posicionamiento y consolidación empresarial”. (Aristizabal López, 2010)
Se puede decir que las fuentes de financiamiento son las diferentes entidades donde la empresa
pueda obtener beneficio económico para su funcionamiento y crecimiento en el futuro.
Por tal motivo, las fuentes de financiamiento que buscan las organizaciones están vinculadas a:
Fuentes internas como aportes de socios.
Proveedores, a largo plazo, por la adquisición de bienes o algún activo que permita ser
cancelado a crédito.
Créditos a instituciones financieras, que en la actualidad suelen ser complicados, debido a
los requisitos y garantías.
2.3.2 Análisis Financiero
El análisis varía de acuerdo al interés de las organizaciones, ya que están interesadas
principalmente en la liquidez de la empresa, así como también con fines de control interno,
particular que tienen para conocer el rendimiento sobre sus activos, por consiguiente el análisis de
los estados financieros es parte del procesamiento de información a partir del cual se puede tomar
decisiones oportunas.
25
CAPITAL DE TRABAJO = Activo circulante –Pasivo
Las razones financieras
a) Razones de Liquidez: Juzgan la capacidad que tiene una empresa para satisfacer sus obligaciones a
corto plazo. A partir de ellas se pueden obtener elementos de juicio sobre la solvencia actual y su
capacidad de permanecer solvente en caso de situaciones adversas.
Capital de trabajo: Representa la inversión neta en recursos circulantes, producto de las
decisiones de inversión y financiamiento a corto plazo.
Razón Circulante: Mide el número de unidades monetarias de inversión a corto plazo, por
cada unidad de financiamiento a corto plazo contraído, mientras mayor sea la razón, mayor
será la capacidad de la empresa para pagar sus deudas.
b) Razones de Apalancamiento: Mide el grado o la forma en que los activos de la empresa han sido
financiados, considerando tanto la contribución de terceros (endeudamiento) como la de los
propietarios (patrimonio) que se ha estado utilizando para generar ganancias, cuanto mayor es la
deuda que una empresa utiliza en relación con sus activos totales, mayor es el apalancamiento
financiero lo cual implica el aumento de riesgo y rendimiento esperado.
Razón de endeudamiento: mide la proporción de la inversión de la empresa que ha sido
financiado por deuda, la misma que se presenta en forma de porcentaje.
Razón de Autonomía: Mide la proporción de la inversión de la empresa que ha sido
financiado por los propietarios de la empresa.
INDICE DE CAPITAL PROPIO = Total Patrimonio
Total Activo
Endeudamiento= Total Pasivo
Total Activo
Activo circulante
RAZON CIRCULANTE = Pasivo circulante
26
c) Razones de Actividad
Días de Cuentas por Cobrar: También llamado periodo promedio de cobranza el cual
indica el numero promedio de días que las cuentas por cobrar se encuentran en circulación,
es decir el tiempo promedio que tarda en convertirse efectivo.
d) Razones de rentabilidad: Mide la capacidad de la empresa al generar utilidades, en relación a
sus ingresos, su capital contable o patrimonio contable y sus propios activos es decir los recursos
disponibles.
Margen de utilidad bruta: Mide en forma porcentual la porción del ingreso que permitirá
cubrir todos los gastos diferentes al costo de ventas (costos operativos, costos integrales de
financiamiento, impuesto sobre la renta.
Margen de utilidad antes de Impuestos: Permite medir cuanto está ganando la
empresa, antes de aplicar los cargos por concepto del Impuesto sobre la Renta.
(Lawrence , 2010)
Los indicadores nos permitirán evaluar y conocer la situación financiera de la empresa.
2.4 Sistema Contable
Un sistema contable, son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se
relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de
manera eficiente y oportuna, la información debe ser analizada, clasificada y registrada de manera
estandarizada que facilite la interpretación de los resultados. (Rodríguez, 2014)
Margen de Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de impuestos
Ventas
Periodo Promedio de Cobranzas= Cuentas por Cobrar *Días en el Año
Ventas anuales a crédito
Margen de utilidad bruta= Ventas –Costo de ventas
Ventas
27
Un sistema contable es un conjunto de elementos relacionados entre sí, que ayudan a procesar la
información contable, la misma que debe estar estandarizada permitiendo facilidad en la
interpretación de los resultados que ayude a la toma de decisiones.
El análisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia el logro de los siguientes objetivos:
Asegurar la integridad de los datos.
Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
Presentar la información financiera en forma confiable.
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información. (Catacora
Carpio, 2010)
2.4.1 Análisis de los Sistemas Contables
Dentro de un sistema contable se debe tomar en cuenta el análisis de los siguientes puntos:
Área Tecnológica: Una buena auditoria de sistemas tiene como objetivo principal
evaluar y controlar todas las áreas de procesamiento de datos para que estos brinden una
información oportuna y confiable.
Programas y software relacionados: Debe existir un programa y software integrado
dentro de la empresa ya sea adquirido o desarrollado internamente, y estén acordes a las
necesidades de la empresa, que sean de última tecnología y comprobados para una
correcta aplicación en las áreas departamentales.
Recursos Humanos: Debe existir un personal capacitado para la correcta utilización del
sistema contable.
Políticas Contables.- Toda organización debe establecer políticas para el tratamiento y
registro de las transacciones financieras.
Estructura Organizacional.- A medida que la organización crece debe existir una
diferenciación en el trabajo, como consecuencia de la especialización de sus actividades.
28
Dentro de las tareas principales de un sistema contable están los siguientes:
Ingreso de datos.
Validación de datos
Actualización de registros
Emisión de reportes: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujo del Efectivo,
Notas a los Estados Financieros.
La información financiara puede presentar retrasos por las siguientes razones:
Servicios externos de contabilidad
Problemas con el software contable
Personal no capacitado
Ausencia de normas y procedimientos establecidos. (Catacora Carpio, 2010)
2.4.2 Código de las cuentas
Es un listado o numeración ordenada y clasificada en donde se asigna un código para cada una de
las cuentas aplicables en la contabilidad como son: el Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y
Egresos de una entidad económica.
La codificación implica asignar un símbolo a una cuenta que puede ser numérico, alfabético y
alfanumérico, dependiendo de las necesidades de la organización, facilitando el manejo y control.
Además deberá ser flexible para poder a futuro incorporar otras cuentas contables.
El catálogo de cuentas tiene los siguientes fines:
Facilitar el trabajo contable al momento de consolidar cifras financieras.
Mantener registros claros muy fáciles de manejar por el personal.
Evitar tardanzas en el registro contable de una empresa.
29
Para el diseño del código contable se seguirán los siguientes pasos:
Balance General
Código Grupo
1 Activo: Es un recurso controlado por la empresa, como resultado de sucesos pasados del
que se espera tener en el futuro beneficio económico.
2 Pasivo: Es una obligación presente de la empresa. Como resultado de sucesos pasados
que deben desprenderse de recursos para su cancelación, y que se espera tener en el futuro
beneficios económicos.
3 Patrimonio: Parte residual de los activos de la empresa, deducidos sus pasivos.
Estado de Resultados
Código Grupo
1. Ingresos
2. Costos
3. Gastos de Operación
4. Otros Egresos
2.4.3 Plan general de cuentas
“Es un listado ordenado, que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables, las
mismas que van jerarquizadas en cuentas de mayor general y sub-cuentas en el que debe constar la
clasificación, denominación y su utilización en las empresas.” (Ambuludí, 2011)
El plan de cuentas es un listado ordenado en el cual se presentan de forma detallada las cuentas
necesarias para realizar los registros contables de la empresa.
2.4.3.1 Estructura del plan de cuentas
La estructura debe ser agrupada y jerarquizada por niveles:
PRIMER NIVEL
Este grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica.
30
Situación financiera
Activos
Pasivo
Patrimonio
Situación económica
Ingresos
Gastos
Situación potencial
Cuentas de orden
SEGUNDO NIVEL
El subgrupo de las cuentas anteriores está dado por la división racional de los grupos, efectuado
bajo algún criterio de uso generalizado.
El activo se ordena bajo el criterio de liquidez
Activo corriente
Activo fijo o propiedad, planta y equipo
Diferido y otros activos
El pasivo se ordena bajo el criterio de exigibilidad
Pasivo corriente (corto plazo)
Pasivo fijo (largo plazo)
Diferidos y otros pasivos
El patrimonio se ordena bajo el criterio de inmovilidad
Capital
Reservas
Superávit de capital
Resultados
31
El Ingreso se ordena de acuerdo a la actividad económica de la empresa.
Ingresos operacionales
Ingresos no operacionales
Ingresos extraordinarios (otros ingresos)
Los Gastos se ordenan así:
Gastos operacionales
Gastos no operacionales
Gastos Extraordinarias
Las cuentas de orden se desagregan así:
Deudoras
Acreedoras
2.4.3.2 Normas para la elaboración del plan de cuentas
Las normas para la elaboración del plan de cuentas son:
Identificar el tipo de empresa si es comercial, de servicios o industrial.
Diseñar el listado ordenado de cuentas.
Analizar las normas más adecuados para el desarrollo de cada una de las cuentas.
Clasificar las cuentas que corresponde al mayor general.
Establecer las subcuentas aplicables a cada clase de empresas.
Estipular el sistema de codificación, si es numérico, alfabético, o alfanumérico.
2.4.4 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
“Los principios contables son normas y reglas de carácter general o específico para el tratamiento
de las transacciones financieras de una entidad.” (Catacora Carpio, 2010)
32
Considerando las características y particularidades de las empresas, los principios generales para
la preparación y presentación de estados financieros deberían basarse fundamentalmente en los
siguientes principios:
Ente Contable: Se considera ente contable a la empresa, compañía u organización que desarrolla
una actividad económica, los estados financieros se refieren siempre a un ente donde los accionistas
o propietarios son considerados como tercero.
El ente contable se refiere a la empresa, que desarrolla actividades económicas, ofreciendo bienes
y servicios a la sociedad.
Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir
bienes materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles a ser valuados
en términos monetarios.
Este principio refleja los bienes con los que cuenta la empresa, estos se ven reflejados es los
estados Financieros de la misma.
Moneda común denominador: Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso
que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita
agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una elegir una moneda de
cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un ¨ precio¨ a cada unidad. Generalmente
se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el país dentro de la cual
funcionara en ¨Ente¨ y en este caso el precio está dado en unidades de dinero de curso legal.
Este principio permite establecer con qué tipo de moneda se va desarrollar las operaciones
económicas de la empresa, es decir en que denominación monetaria se presentaran los estados
financieros.
Empresa en marcha o negocio en marcha: Este principio implica la permanencia y proyección de
la empresa en el mercado, sin interrumpir sus actividades.
La empresa en marcha, significa la duración del negocio en el mercado, sin paralizar sus
actividades económicas en el futuro.
Costo valor histórico original: La cuantificación monetaria y registro de las operaciones deben
efectuarse al valor de la adquisición.
El registro contable de las transacciones desarrolladas por la empresa debe efectuarse al valor que
se realizó la adquisición de los bienes.
Devengado: Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado
económico son las que pertenecen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.
33
Este principio del devengado consiste en registrar el hecho económico al momento que se genera,
así no haya sido pagado o cobrado.
Objetividad o Confiabilidad: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del
patrimonio neto deben reconocerse adecuadamente en los registros contables, tan pronto como sea
posible medirlos objetivamente.
Este principio se basa en que antes de registras las operaciones contablemente hay que evaluarlas,
es decir tener la cereza de su valor y de que ocurrió.
Realización: Los resultados económicos sólo deben calcularse cuando sean realizados, o cuando la
operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de legislación o prácticas
comerciales aplicables y que se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a
tal operación.
El registro contable debe registrarse cuando la transacción se haya originado, es decir cuando se
concreta la entrega del bien al comprador.
Prudencia o criterio conservador: Significa que cuando se tenga que elegir entre dos valores para
un elemento del activo, normalmente se tiene que optar por el más bajo, o bien que una operación
se contabilice de tal modo que la alícuota del propietario sea menor.
Este principio se basa en que al momento que el contador tuviera dos valores o más opciones
contables, tiene que optar por el registro que en los libros contables muestre menor valor del
activo.
Uniformidad o consistencia: Los principios generales, que fueron utilizados para la formulación de
los estados financieros deben ser aplicados uniformemente entre un periodo a otro. Debe señalarse
por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de
importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares que afecten a la
presentación de los estados financieros.
Este principio implica en que cuando la empresa haya decido adoptar una política contable, todas
las operaciones que se desarrollen deberán ser tratadas de la misma forma.
Significatividad, materialidad o importancia relativa: Al ponderar la correcta aplicación de los
principios generales y normas particulares se debe actuar necesariamente con sentido práctico. Esto
quiere decir, que ante el hecho que se den situaciones de poca importancia, estas se dejaran pasar
por alto.
Este principio se refiere a que las operaciones que tienen mayor significado económico, deberán
tener mayor importancia al momento de ser registrado el hecho económico, y las transacciones de
menor valor no requerirían un trato especial.
34
Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información básica y adicional que sea
necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos
del ente a que se refieren. (Ambuludí, 2011)
2.5 Control Interno
2.5.1 Definición
El término “Sistema de control interno” significa todas las políticas y procedimientos (controles
internos) adoptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la
administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio,
incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y
detección de fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna
preparación de información financiera confiable. (Corporación Edi-Ábaco Cia., 2012)
El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la Alta Dirección de una organización y que debe
estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente
establecidos en los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones;
confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que
enmarcan la actuación administrativa. (Lozano, 2010)
En relación a lo ante mencionado se puede decir que el control interno es un conjunto de políticas y
procedimientos ejecutados por la administración, designados a identificar riesgos que afecten al
cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Control interno es un proceso diseñado para proporcionar seguridad razonable referente al
cumplimiento de objetivos en las siguientes categorías:
Figura 2.4 Categorías del Control Interno
En: (Mantilla, 2010)
Efectividad y eficiencia de las
operaciones.
Confiabilidad en la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.
Esta definición refleja ciertos
conceptos fundamentales:
Constituye un medio para un fin, no un fin
en sí mismo.
Es ejecutado por personas. No son
solamente manuales de políticas y formas, sino personas en cas nivel de
una organización.
Esta engranado para la consecución de
objetivos en una o más categorías separadas per interrelacionadas
35
El Control Interno está constituido por:
Figura 2.5 Control interno en la empresa
En: (Aguilar, 2014)
Como ya se expuso anteriormente el Control Interno busca principalmente, ayudar a la
administración a mejorar el control de las actividades de la organización, con la finalidad de dar
cumplimiento a los objetivos empresariales, para esto debe abarcar tres categorías importantes que
son: el plan de organización, la división de deberes y obligaciones; la información contable y
administrativa.
2.5.2 Objetivos
Entre los principales objetivos del Control Interno se pueden mencionar los siguientes:
Figura 2.6 Objetivos del Control Interno
En: (Freire & Freire, 2011)
Plan de organización
División de deberes y obligaciones que
deben ser asignadas a los responsables
Información contable y administrativa
Proteger los activos Obtener información oportuna y confiable
Lograr la eficiencia de las personas.
Lograr el cumplimiento de las políticas establecidas
Elementos del control interno
Definición de los elementos de autoridad y
responsabilidad
Segregación adecuada de funciones
Existencia de medidas de comprobación y pruebas
independientes
Existencia de auditoria interna
36
Es indispensable conocer los objetivos que persigue el Control Interno, que ayuden a establecer
los parámetros necesarios de controles que deberán ser aplicados, que cumplan con el fin para el
que fue establecido. Como ya se había mencionado antes, entre lo que busca el control interno está:
El alcanzar la suficiencia y confiabilidad de la información financiera; conseguir efectividad y
eficiencia de las operaciones; y verificar el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.
2.5.3 Importancia
Ayuda a que los recursos disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios
técnicos que permitan su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas
respectivos.
Permite detectar los riesgos e irregularidades, identificando sus causas, para promover
acciones correctivas que permitan manejar y controlar los riesgos y sus efectos.
Ayuda a promover en todos los niveles y procesos de la organización, el cumplimiento de
las políticas gerenciales, las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las metas y
objetivos programados en forma efectiva, eficiente y económica.
2.5.4 Clasificación
El Control Interno tiene varias clasificaciones, para esta investigación se analizará el control
Interno Administrativo, Contable y Financiero, estos controles varían de acuerdo a sus
circunstancias individuales.
2.5.4.1 Control Interno Administrativo
“Son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las
directivas, políticas e informes administrativos. Entonces el Control Interno administrativo se
relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por la entidad.” (González, 2010)
“El control administrativo comprende el plan de organización, todos los métodos y procedimientos
relacionados principalmente con la eficiencia en operaciones y cumplimiento de políticas
establecidas en todas las áreas de la organización.” (Universidad del Cauca, 2010)
El control interno administrativo se relaciona básicamente con las operaciones administrativas, el
plan de organización que adopta cada empresa, como pueden ser las relacionadas con el Talento
Humano y las Gestiones que se necesita hacer en los distintos departamentos del área
administrativa; estos incluyen lo referente a Selección, Reclutamiento y Capacitación de las
37
personas que trabajan en la empresa, mediante el establecimiento de mecanismos adecuados, para
el logro de los objetivos de la administración como son:
Figura 2.6 Elementos en el control interno administrativo
En: (Ponce, 2015)
2.5.4.2 Control Interno Contable - Financiero
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la
verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e
informes financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos, patrimonio y demás derechos y
obligaciones de la organización. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de
efectividad, eficiencia y economía con que se han manejado y utilizado los recursos financieros a
través de los presupuestos respectivos. (Mantilla, 2010)
Lo controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos
relacionados directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los
registros financieros. Generalmente incluye controles tales como el sistema de autorización y
aprobación de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable
de que:
1. Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la
administración.
2. Se registren las operaciones como sean necesaria para permitir la preparación de los estados
financieros de conformidad con los principios generalmente aceptados.
3. El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración.
4. Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos
existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia. (Universidad del
Cauca, 2010)
En conclusión se puede decir que el Control Interno Contable es un plan de organización de los
métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la salvaguardia de recursos
económicos, al igual que la exactitud y confiabilidad en la presentación de información financiera,
principalmente, los estados financieros de la entidad.
Organización
•Dirección
•Coordinación
•División de funciones
•Asignación de responsabilidad
Procesamiento
• Planeación y sistematización
•Registro y formas
•Informas
Personal
•Reclutamiento y selección
•Entrenamiento
•Eficiencia
•Moralidad
•Retribución
Supervisión
•Monitores
•Control
38
JERARQUIA ENTRE LOS CONTROLES INTERNOS CONTABLES Y
ADMINISTRATIVOS
Figura 2.7 Jerarquía de los Controles Internos
ESTADOS
FINANCIEROS
CONTROLES
INTERNOS
CONTROLES
INTERNOS
CONTABLES
TRANSACCIONES
FUENTE
Balance General
Estado de Resultados
Estado de Flujos del
Efectivo
Estado de Evolución
Patrimonial.
Normas de rendimiento
del personal
Cumplimiento de metas
presupuestarias
Evaluación de los
objetivos administrativos
Cobranzas, Facturación
Compras, pagos
Acumulación y provisiones
Movimiento de activos fijos
Conciliación de auxiliar con
mayor
Niveles de aprobación
establecidos para comprobantes
contables
Perfiles de seguridad del sistema
contable mecanizadas
Políticas contables
39
2.6 Sistema de Control Interno COSO II
Para el análisis de esta investigación se va utilizar el modelo Coso II, ya que nos permitirá medir
los riesgos de la organización en el cumplimiento de sus objetivos.
2.6.1 Definición
Según COSO II, la gestión de riesgos corporativos se ocupa de los riesgos y oportunidades que
afectan a la creación de valor o su preservación. Se define de la siguiente manera: “La gestión de
riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administración de una entidad, su
dirección y restante personal, aplicable a la definición de estrategias en toda la empresa y diseñado
para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos
dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos.”
(Abella, 2010)
La administración de los riesgos corporativos es un proceso efectuado por el directorio,
administración y las personas de la organización, es aplicado desde la definición estratégica hasta las
actividades del día a día, diseñado para identificar eventos potenciales que pueden afectar a la
organización y administrar los riesgos, con la finalidad de proveer una seguridad respecto del logro
de los objetivos. (Ruano, 2015)
En conclusión se puede decir que el Coso II, es una herramienta que ayuda a las organizaciones a
identificar riesgos, proporcionando una seguridad razonable al cumplimiento de sus objetivos
empresariales.
Figura 2.8 Componentes del Coso II
En: (Morales, 2014)
40
El COSO II es una mejora al COSO I ya que se basa más en el análisis y evaluación del riesgo,
comprendiendo que este factor incide de manera muy amplia sobre las empresas y a través de este
modelo permite un mejor y mayor análisis de los riesgos y en la forma como estos deben ser
tratados es decir seguir todo el proceso que comprende; desde la identificación del evento hasta la
respuesta al riesgo que requiera según el caso.
2.6.1.1 Ambiente Interno
“El ambiente de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la
concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes
del control interno, aportando disciplina y estructura.” (Pérez Solórzano, 2010)
“Establecimiento de un entorno de organización favorable al de las buenas practicas, valores,
conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura
de control interno.” (Comité de Control Interno- SISOL, 2015)
En conclusión se puede decir que el Ambiente Interno es la base del control interno, ya que aporta
valores, filosofía organizacional y disciplina a la estructura. En él se apoyan los restantes
componentes, por lo que será fundamental para concretar los cimientos de un eficaz y eficiente
sistema de control Interno.
Los factores a considerar dentro del Ambiente Interno son:
Integridad y valores Éticos
Los objetivos de una entidad y la manera de cómo se logren, están basados en preferencias juicios
de valor y estilos administrativos. Tales preferencias, juicios de valor trasladados a estándares de
conducta, reflejan la integridad de los administradores y su compromiso con los valores éticos.
La integridad es un prerrequisito para el comportamiento ético en todos los aspectos de las
actividades de una empresa, ya que un clima ético corporativo fuerte en todos los niéveles es vital
para el bienestar de la corporación, de todos sus componentes, y del público en general. Este clima
contribuye de manera importante a la efectividad de las políticas de la compañía y de los sistemas de
control.
La conducta, ética y la integridad administrativa son productos de la cultura corporativa. La cultura
corporativa incluye estándares éticos y de comportamiento, la manera como ellos son comunicados
y como se refuerzan en la práctica. La cultura corporativa determina lo que actualmente sucede, y
cuales reglas se obedecen o se ignoran. (Mantilla, 2010)
41
Para un buen funcionamiento de la organización es importante tener un buen comportamiento que
se fundamente en valores y respeto entre empleados y directivos, en el desarrollo de cada una de
las actividades que se delegue.
Figura 2.9 Integridad y Valores
En: (Ejemplosde 2013)
Compromisos para la competencia
La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas
asignadas, para conocer cómo se están cumpliendo las tareas es una decisión de la administración,
quien considerara los objetivos de la entidad, estrategias y planes para la consecución de los
objetivos
La administración necesita especificar los niveles de competencia para los trabajos particulares y
convertirlos en requisito de conocimiento y de habilidades. Los conocimiento y las habilidades son
necesarios para cumplir con las actividades designadas, estas se las consigue a través del
entrenamiento y experiencia laboral. (Mantilla, 2010)
Es decir los empleados de la organización deben tener los conocimientos y habilidades necesarias
para desempeñar sus funciones en las áreas asignadas de manera eficiente y así cumplir con los
objetivos de la organización.
Figura 2.10 Competencia
Por: (Jimenes, 2012)
42
Filosofía y estilo de operación de la administración
Es la actitud de la gerencia frente al Control Interno, da las pautas para una entidad, que a su vez
genera conciencia de control de sus empleados y demás colaboradores. En este elemento se
fundamentan los demás componentes del control interno, generando parámetros de disciplina y
estructura. Incluyen aspectos como la integridad, valores éticos y competencia en el personal de la
compañía. (Universidad Politécnica Salesiana, 2013)
Otro elemento de la filosofía y el estilo de operación de los administradores incluyen actitudes
frente a la información financiera, selección conservadora o agresiva frente a los principios
contables que se estén desarrollando, y actitudes frente al procesamiento de datos y funciones de
contabilidad y de personal. (Mantilla, 2010)
Figura 2.11 Filosofía y Estilo de Operación
En: (Castillo, 2012)
Estructura organizacional
La estructura organizacional de una entidad proporciona la estructura conceptual mediante la cual se
planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecución de los objetivos. Las
actividades pueden relacionarse con la cadena de valor: actividades de acceso al interior,
operaciones o producción, salida al exterior, mercadeo, ventas y servicio. Una entidad desarrolla una
estructura organizacional adaptada a sus necesidades:
Algunas son centralizadas, otras descentralizadas.
Algunas tienen relaciones de información directas, otras son más organizaciones
matriciales.
Otras entidades estatales o gobiernos locales e instituciones sin ánimo de lucro, están
organizadas sobre una base funcional. (Mantilla, 2010)
En conclusión se puede decir que la estructura organizacional, es la forma de cómo se encuentra
dividida cada una de las áreas de la empresa, incluyendo responsabilidades que desarrolla el
personal de la empresa.
43
Figura 2.12 Estructura Organizacional
En: (Gross, 2015)
2.6.1.2Establecimiento de Objetivos
“Los objetivos deben establecerse con anterioridad a que la dirección identifique los posibles
acontecimientos que impidan su consecución. Deben estar alineados con la estrategia de la
compañía, dentro del contexto de la visión y misión establecidas.” (Abella, 2010)
Es muy importante que la empresa tenga bien definido los objetivos, ya que servirán de base para
aplicar políticas y estrategias necesarias para alcanzar los objetivos establecidos por la
organización, y servirán de ayudan para analizar posibles riesgos que puedan ocurrir.
A continuación se presenta ciertas categorías principales de objetivos:
Figura 2.13 Objetivos de COSO II
En: (Abella, 2010)
•Se trata de los objetivos establecidos al más alto nivel, y relacionados con el establecimiento de la
misión y visión de la compañía Estratégicos
•Se trata de aquellos relacionados directamente con la eficacia y eficiencia de las operaciones, incluyendo por supuesto objetivos relacionados con el desempeño y la rentabilidad.
Operativos
•Se trata de aquellos objetivos que afectan a la efectividad del reporting de la información suministrada (interna y externa), y va más allá de la información estrictamente financiera.
Relacionados con la información suministrada a
terceros
•Relacionados con el cumplimiento por parte de la compañía con todas aquellas leyes y regulaciones que le son de aplicación.
Relacionados con el cumplimiento regulatorio
44
2.6.1.3 Identificación de Acontecimientos
La incertidumbre existe y, por tanto, se deben considerar aspectos externos (económicos, políticos,
sociales) e internos (infraestructuras, personal, procesos, tecnología) que afectan a la consecución de
los objetivos del negocio. Resulta pues imprescindible dentro del modelo la identificación de dichos
acontecimientos, que podrán ser negativos o positivos. (Abella, 2010)
La metodología de identificación de eventos pueden comprender una combinación de técnicas
vinculadas con herramientas de apoyo, como la identificación de eventos pasados (cesación de
pagos, cambios en los precios, perdidas por accidentes) y futuros cambios demográficos, mercados
nuevos y acciones de los competidores. Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo,
positivo o de ambos, representando los primeros riesgos inmediatos a corto o largo plazo.
Los riesgos del nivel global pueden venir de factores internos o externos como son:
Factores externos
Los cambios tecnológicos pueden afectar la naturaleza y oportunidad de la investigación y
desarrollo.
Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes pueden afectar el desarrollo del
producto, el proceso de producción, el servicio del cliente, los precios.
La legislación y regulación nuevas pueden forzar cambios en las políticas y en las estrategias de
operación
Los cambios económicos pueden tener un impacto sobre las decisiones relacionadas con
financiación, desembolsos de capital y expansión.
Factores internos
Una ruptura en el procedimiento de los sistemas de información puede afectar adversamente las
operaciones de la entidad.
La calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y motivación pueden
influenciar el nivel de conciencia de control en la entidad.
La naturaleza de las actividades, y el acceso de los empleados a los activos, pueden contribuir a
una equivocada apropiación de recursos. (Mantilla, 2010)
La identificación de eventos, pueden tener impacto positivo o negativo para la organización, por lo
que se debe minimizar la incertidumbre a lo máximo, ya que cuando se identifique el riesgo que
pueda perjudicar a la empresa, se tome acciones correctivas.
45
Figura 2.14 Identificación de Acontecimientos
En: (Centro Europeo de Estudios, 2013)
2.6.1.4 Evaluación de riesgos
Para poder establecer el efecto que determinados acontecimientos pueden tener en la consecución de
los objetivos impuestos por la dirección, es necesario evaluarlos desde la doble perspectiva de su
impacto económico y de la probabilidad de ocurrencia de los mismos. Para ello es necesaria una
adecuada combinación de técnicas cuantitativas y cualitativas. La evaluación de riesgos se centrará
inicialmente en el riesgo inherente (riesgo existente antes de establecer mecanismos para su
mitigación), y posteriormente en el riesgo residual (riesgo existente tras el establecimiento de
medidas de control). (Abella, 2010)
La evaluación del riesgo significa que una vez identificado el riesgo hay que evaluarlo dando una
valoración a los riesgos encontrados, los cuales pueden ser positivos o negativos para la
organización, se debe considerar que existen dos tipos de riesgos: El Inherente a la empresa y el
Residual el cual se presenta a pesar de establecer medidas de prevención.
Figura 2.15 Evaluación de Riesgos
En: (Gestión, 2013)
46
2.6.1.5 Respuesta al Riesgo
“La dirección debe evaluar la respuesta al riesgo en función de cuatro categorías: evitar, reducir,
compartir y aceptar. Una vez establecida la respuesta al riesgo más adecuada para cada situación,
se deberá efectuar una reevaluación del riesgo residual.” (Abella, 2010)
Una vez evaluado el riesgo la gerencia debe identificar y evaluar posibles respuestas al riesgo, es
decir que acciones se tomarán para evitar el riesgo, reducir el riesgo, compartir el riesgo y
aceptarlo; la respuesta a tomarse dependerá de la situación en que se encuentre perjudicada la
empresa.
Figura 2.16 Respuesta al Riesgo
En: (Dir&ge, 2012)
2.6.1.6 Actividades de Control
“Se trata de las políticas y procedimientos que son necesarios para asegurar que la respuesta al
riesgo sea la adecuada. Las actividades de control deben estar establecidas en toda la organización,
a todos los niveles y en todas sus funciones”. (Abella, 2010)
Las actividades de control son las acciones establecidas a través de políticas y procedimientos que
ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las instrucciones de la dirección.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la entidad, en las diferentes etapas de
los procesos de negocio, y en el entorno tecnológico. Según su naturaleza, pueden ser preventivas o
de detección y pueden abarcar una amplia gama de actividades manuales y automatizadas, tales
como autorizaciones, verificaciones, conciliaciones y revisiones del desempeño empresarial.
(Mantilla, 2010)
47
Las Actividades de Control son las medidas que se toman en las áreas de la empresa que permitirán
la identificación y análisis de los riesgos, estos están reflejados en las políticas y procedimientos
que tenga la organización para cumplir las actividades diarias que realiza la empresa.
Figura 2.17 Actividades de Control
En: (Alvarez, 2014)
2.6.1.7 Información y Comunicación
La información es necesaria para que la entidad pueda llevar a cabo sus responsabilidades de control
interno y soportar el logro de sus objetivos. La dirección necesita información relevante y de
calidad, tanto de fuentes internas como externas, para apoyar el funcionamiento de los otros
componentes del control interno.
La comunicación es el proceso continuo e iterativo de proporcionar, compartir y obtener
información necesaria. La comunicación interna es el medio por el cual la información se difunde a
través de toda la organización, que influye en sentido ascendente, descendente y a todos los niveles
de entidad. La comunicación externa persigue dos finalidades: comunicar de fuera hacia el interior
de la organización, información externa y relevante y proporcionar información interna relevante de
dentro hacia afuera, en respuesta a las necesidades y expectativas de grupos de interés externos.
(Mantilla, 2010)
La adecuada información es necesaria a todos los niveles de la organización, de cara a una adecuada
identificación, evaluación y respuesta al riesgo que permita a la compañía la consecución de sus
objetivos. Además para conseguir que ERM funcione de manera efectiva es necesario un adecuado
tratamiento de los datos actuales e históricos, lo que implica la necesidad de unos sistemas de
información adecuados. Por su parte, la información es la base de la comunicación que implica una
adecuada filosofía de gestión integral de riesgos. (Abella, 2010)
Se puede decir que la información y comunicación es muy importante en la organización la misma
que debe ser clara, oportuna y veraz, con la finalidad de reflejar la situación real de la empresa,
de forma que todo lo que se maneje dentro de este componente pueda ser correctamente controlado.
48
2.6.1.8 Supervisión y Monitoreo
La metodología ERM debe ser monitorizada, para asegurar su correcto funcionamiento y la calidad
de sus resultados a lo largo del tiempo. El modo en que esta supervisión se lleve a cabo dependerá
fundamentalmente de la complejidad y el tamaño de la organización. (Abella, 2010)
La gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos
que forman parte de los sistemas de control. La evaluación debe conducir a la identificación de los
controles débiles, insuficientes o innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia,
su robustecimiento e implantación. (Romero, 2012)
El sistema de control interno debe estar bajo continua supervisión para determinar si:
Figura 2.18 Funciones del control Interno
En: (Universidad del Cauca, 2010)
2.7 Métodos de Evaluación
Existen diferentes métodos para poder evaluar el control interno en el que se determinan los
aspectos positivos y negativos que tiene la empresa en cada una de las áreas.
Entre los métodos para este fin están:
Cuestionario
Narrativo
Gráfico
Mixto
Las políticas descritas están siendo interpretadas
apropiadamente y si se llevan a cabo.
Los cambios en las condiciones de operación no
han hecho estos procedimientos obsoletos o
inadecuados
Es necesario tomar oportunamente efectivas medidas de corrección
cuando sucedan tropiezos en el sistema.
El personal de Auditoría interna es un factor
importante ya que provee los medios de revisión interna de la efectividad y adherencia a
los procedimientos prescritos.
49
2.7.1 Cuestionario
2.7.1.1 Definición
El cuestionario es un género escrito que pretende acumular información por medio de una serie de
preguntas sobre un tema determinado para, finalmente, dar puntuaciones globales sobre éste. De tal
manera que se utiliza para recabar, cuantificar, universalizar y finalmente, comparar la información
recolectada. Esta herramienta resulta ser una forma no costosa de investigación, que permite llegar a
un mayor número de participantes y facilita el análisis de la información. (Scribd, 2011)
“Los cuestionarios son una serie de preguntas ordenadas, que buscan obtener información de parte
de quien las responde, para servir a quien pregunta o a ambas partes; éstos son utilizados muchas
veces como técnica de evaluación, o de guía de investigación”. (DeConceptos.com, 2011)
En conclusión el cuestionario es un listado de preguntas que buscan obtener información de lo que
se está investigando, cabe recalcar que la información obtenida en la investigación no será de gran
certeza para el investigador ya que existen riesgos de que las preguntas no sean respondidas con la
verdad.
El elaborar cuestionarios tiene sus ventajas y desventajas, entre las que se puede mencionar:
2.7.1.2 Ventajas
Figura 2.19 Ventajas del cuestionario
En: (Blogspot, 2010)
Facilitan la recopilación de información y no se necesitan muchas explicaciones ni una gran preparación para aplicarlos.
Evitan la dispersión de la información, al concentrarse en preguntas de elección forzosa.
En el ambiente de sistemas es facil capturar, concentrar y obtener información útil a partir de las respuestas, mediante el uso de la computadora. Incluso se puede proyectar los datos y hacer graficas.
Hacen impersonal la aportación de respuestas; por lo tanto, en una auditoría ayudan a obtener información útil y confiable si se plantean bien las preguntas.
50
2.7.1.3 Desventajas
Figura 2.20 Desventajas de los cuestionarios
En: (Blogspot, 2010)
2.7.1.4 Pasos para escribir un cuestionario
Se debe considerar los siguientes pasos para la elaboración de un cuestionario:
Determinar qué información queremos
Determinar qué tipo de cuestionario vamos a diseñar
Determinar el contenido de las preguntas
Determinar el tipo de pregunta
Decidir la redacción de las preguntas. (Flapy- 2011)
Falta de profundidad en las respuestas y no se pueden ir más allá del cuestionario.
Se necesita una buena elección del universo y de las muestras utilizadas.
Pueden provocar la obtención de datos equivocados si se formulan deficientemente, las preguntas, si se distorsionan o si se utilizan terminos ilegibles, poco usados o estereotipados.
La interpretación y el análisis de los datos pueden ser muy simples si el cuestionario no esta bien estructurado o no contempla todos los puntos requeridos.
51
Es importante considerar estos pasos para elaborar el cuestionario ya que nos servirá de guía para la
elaboración de preguntas claras y precisas, cuya finalidad será obtener información por parte de los
encuestados, el cuestionario no debe ser muy extenso ya que esto causaría confusiones y falta de
interés al momento de responderlo.
2.7.2 Narrativo
2.7.2.1 Definición
Consiste en la descripción hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas, encuestas, tanto
escritas como verbales, detallada los procedimientos más importantes y las características del sistema
de control interno y sus elementos, para las distintas áreas de la Entidad, mencionando los registros y
formularios que intervienen en el sistema. (Universidad Nacional de Colombia, 2011)
Figura 2.21 Método Narrativo
Por: (Bejar,2013)
Este método tiene como finalidad describir de forma detallada cada una de las actividades que se
desarrollan en los diferentes departamentos de la empresa. Este método de evaluación también
tiene ventajas y desventajas a considerar:
2.7.2.2 Ventajas
Entre las ventajas que ofrece este método están:
Aplicación en pequeñas entidades
Facilidad en su uso
Deja abierta la iniciativa del auditor.
Descripción en función de observación directa (Académica 2013)
52
2.7.2.3 Desventajas
Entre las desventajas que se encuentra en este tipo de evaluación se pueden mencionar:
No todas las personas expresan sus ideas por escrito en forma clara, concisa y sintética.
Auditor con experiencia evalúa.
Limitado a empresas grandes.
No permite visión en conjunto
Difícil detectar áreas críticas por comparación
Eventual uso de palabras incorrectas origina resultados inadecuados. (Académica 2013)
Mediante las ventajas y desventajas se tendrá que decidir si es el mejor método que facilitará
recopilar información necesaria, caso contrario se deberá analizar otro proceso, ya que éste método
deja abierto mucho campo a la persona que lo realiza y al momento de escribirlo lo hará de acuerdo
a lo que haya entendido en la entrevista realizada.
2.7.3 Método Gráfico
2.7.3.1 Definición
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran
debilidades de control, aun cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo
por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidades para hacerlos. (Universidad
Pedagógica de El Salvador, 2012)
“Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los procedimientos
utilizando gráficas, símbolos convencionales, flujogramas etc. Con sus explicaciones que den una
idea completa y correcta de los procedimientos de la empresa”. (Universidad Nacional de
Colombia, 2011)
53
Figura 2.22 Ejemplo de Flujograma
En: (Jiménez, 2012)
Este método nos permite analizar de una forma más detallada cada uno de los procesos que se
desarrolla en las diferentes áreas de la empresa, es un proceso que requiere de tiempo y de mucha
habilidad por parte de quien lo realizó.
54
2.7.3.2 Ventajas
Entre los puntos positivos que manejan los flujogramas están:
Figura 2.23 Ventajas de los flujogramas
En: (Universidad Nacional de Colombia, 2011)
2.7.3.3 Desventajas
Entre los puntos negativos del uso de flujogramas se puede enumerar
Figura 2.24 Desventajas de los Flujogramas
En: (Académica 2013)
Identifica la ausencia de controles financieros,
operativos y de gestión.
Permite una visión panorámica de las operaciones o de la
Entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos y de
las normas.
Identifica procedimientos que
sobran o que faltan o partes dentro de los
mismos y sus normas.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del
evaluador y su aplicabilidad sobre asuntos contables o
financieros, operativos, normativos y técnicos.
Necesita de conocimientos
sólidos de control interno.
Requiere entrenamiento
en la utilización y simbología de los diagramas
de flujo.
Limitado el uso a personal inexperto.
Por su diseño específico, resulta un
método más costoso.
55
2.7.3.4 Simbología
La simbología es importante en este método porque es la base a través de la cual se representará
cada actividad que conforma un proceso, los mismos que deben ser bien utilizados para que no
existan confusiones.
Los símbolos que son utilizados en los flujogramas son los siguientes:
Figura 2.25 Simbología del diagrama de flujo
En: (Aiteco, 2013)
56
2.7.3.5 Características
Es importante conocer cuales con las características de los flujogramas ya que así, al momento de
realizarlos podremos hacerlo de una mejor manera, además podremos verificar si es realmente el
método que más ayudará a la investigación.
Los flujogramas se deben caracterizar por los siguientes aspectos
Figura 2.26 Características de los Flujogramas
En: (Uribe, 2010)
•La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
SINTÉTICA:
•La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
SIMBOLIZADA:
•Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.
DE FORMA VISIBLE A UN SISTEMA O UN
PROCESO:
57
CAPITULO III
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL 3.
“El diagnóstico situacional es la identificación, descripción y análisis evaluativo del escenario
actual de la organización, en función de los resultados que se esperan y que fueron planteados en la
misión.” (Munch, 2010)
Esta investigación, se basa en un análisis situacional externo e interno, es decir evaluar los factores
principales que incidan en el desarrollo de la organización, mismos que permitirán lograr eficiencia
en el manejo y control de la organización.
Para un análisis adecuado del entorno de la Fundación Kolping Ecuador, se debe tomar en cuenta,
el análisis externo, lo que significa estudiar el macro ambiente y microambiente; el primero analiza
factores económicos, legales y políticos, mientras que el segundo incluye los usuarios, proveedores
y competencia. EL análisis interno se refiere a determinar las fortalezas y debilidades de la
fundación.
3.1 Análisis Externo
Figura 3.1 Análisis Externo
En: (Gestión Empresarial, 2011)
El análisis externo mediante los factores: económicos, políticos, tecnológicos, sociales, usuarios,
proveedores y la competencia establece las oportunidades y amenazas.
58
3.1.1 Macro Ambiente
Los factores externos permiten detectar y evaluar acontecimientos o tendencias que suceden en el
entorno de una organización, las cuales se encuentran fuera del alcance de control y pueden
beneficiar o perjudicar representativamente a la misma, estos factores son: económicos, políticos,
tecnológicos y sociales, que afectan a la empresa de manera positiva presentando oportunidades y
negativa mediante amenazas.
3.1.1.1 Factor Legal
“Abarca la estructura económica, los partidos políticos, función ejecutiva, Legislativa, Judicial y
todos los organismos estatales, que tendrán una repercusión económica.” (Ley exam, 2015)
La constitución del 2008 garantiza el derecho a la libre organización sin fines de lucro. La
normativa actual establece que la aprobación legal de las Organizaciones no Gubernamentales, es
potestad del Presidente de la Republica quien delega a los Ministerios la inscripción legal de las
distintas organizaciones. Las legalizaciones se las hace por Acuerdo Ministerial. La mayor parte de
las Organizaciones no Gubernamentales se encuentran controladas por el Ministerio de Inclusión
Social.
Estos Ministerios han sufrido reformas en las leyes, y se han convertido en uno de los principales
problemas que tienen las Organizaciones no Gubernamentales, organismos internacionales y demás
instituciones, que enfrentar para alcanzar sus objetivos y seguir prestando sus servicios a la
sociedad.
La Fundación Kolping Ecuador se ha visto afectada en el entorno legal ya que los recursos
provenientes de Alemania han sido cuestionados permanentemente, ya que el estado está
controlando todos los movimientos económicos y operacionales provenientes del exterior, debido a
que existía una mala administración de estos fondos, muchas veces la fundación se ha visto en la
necesidad de disminuir el aporte que da a cada uno de los proyectos que presta a la sociedad, por
los cambios en las reformas que vive el país, convirtiéndose en una amenaza para la Fundación.
Para la Fundación Kolping Ecuador es de vital importancia que exista una estabilidad en las
reformas constitucionales para las Organizaciones no Gubernamentales, para que al momento de
desarrollar sus proyectos se los realice con normalidad y se puedan renovar los convenios
existentes, las veces que sean necesarios.
59
3.1.1.2 Factor Económico
“Las principales fuerzas económicas son la tasa de crecimiento del producto nacional bruto, la tasa
de inflación, la tasa de interés, ingreso per cápita, tendencias de desempleo, devaluación de la
moneda, balanza comercial, balanza de pagos, déficit fiscal, etc.” (Crecenegocios, 2011)
En el artículo escrito por Jorge Rivadeneira publicado en el comercio; dice que el nuevo
presupuesto general del estado para el año 2016, tendrá varios ajustes entre los principales esta: la
baja de subsidios y aportes al IESS, así como la eliminación del subsidio de transporte
interprovincial, el rol de pagos del estado está en la mira. En la actualidad la idea plasmada en el
presupuesto, es no aumentar el gasto, mantener los niveles salariales y no generar más plazas de
trabajo.
La disminución del Presupuesto General del Estado, se convierte en una amenaza para la
Fundación ya que aumentará el número de personas desempleadas, ocasionando una disminución
en los ingresos económicos de la población, estos ajustes darán lugar a que exista un menor
consumo de bienes y servicios ofrecidos por los diverso negocios existentes en el país incluyendo a
la Fundación.
3.1.1.3 Factor Tecnológico
“Son los avances científicos de nuevos productos, servicios y técnicas que modifican tanto las
necesidades de los clientes como de los fabricantes y distribuidores, convirtiéndose en un
instrumento para competir.” (Instituto PYME, 2015)
El factor tecnológico permite mejorar los procesos de la organización mediante la automatización
de los mismos mejorando su productividad.
Para la Fundación Kolping el factor tecnológico es muy importante, ya que los servicios que
brinda a la sociedad se encuentran en constante cambio, y de esta manera representan una
oportunidad para mejorar sus procesos educativos y productivos, que les permitan competir en el
mercado a nivel mundial.
60
3.1.1.4 Factor Social
“Son factores relativos a los aspectos y modelos culturales, creencias y actitudes, así como las
características demográficas: volumen de población, inmigración, natalidad, mortalidad de una
sociedad.” (Crearempresas, 2015)
Los proyectos que tiene la fundación consiste en agrupar jóvenes y adultos, hombres y mujeres, de
escasos recursos, para apoyarlos en su desarrollo integral, educación y trabajo, eje fundamental del
ser humano, en la actualidad ha tenido un crecimiento en sus proyectos sociales, convirtiendo en
una oportunidad para la Fundación, ya que permitirá ser conocida en el país, además tiene
proyectos de voluntariado WELWARTS, para jóvenes emprendedores con deseos de superación,
estos proyectos son financiados por Alemania.
3.1.2 Microambiente
Figura 3.2 Microambiente
En: (Gary, 2013)
3.1.2.1 Usuarios
Los usuarios son las personas que utilizan algún tipo de objeto o que es destinatario de un servicio,
ya sea público o privado.
Los usuarios que tiene la Fundación Kolping Ecuador son todas las personas que se benefician en
los diversos proyectos realizados por la institución, a continuación se detalla cada uno de ellos.
En el proyecto de educación los usuarios son: niñas/niños y adolescentes en etapa de
aprendizaje y capacitación, de escasos recursos económicos.
61
En el proyecto de autogestión sus principales usuarios son las personas extranjeras y
nacionales que necesitan alojarse en una habitación ya sea por trabajo o negocios.
En el proyecto de Economía Popular y Solidaria, involucra a todos los socios que necesiten
de microcréditos, para crear sus propios negocios.
La Fundación Kolping Ecuador ha tenido un crecimiento, lo que representa una oportunidad dado
a que incrementará sus ventas y liquidez de la misma.
3.1.2.2 Proveedores
Figura 3.3 Proveedores
Por: (Aliona Abogados, 2015)
Los proveedores son los que suministran a la organización de productos e insumos que son
necesarios para la operación de las actividades.
En la fundación Kolping Ecuador los proveedores son seleccionados por los coordinadores cuando
las compras no superan los $ 3000.00 dólares, si sobrepasa este valor el coordinador solicita la
aprobación de la dirección ejecutiva y presenta mínimo tres proformas.
Kolping Ecuador se esfuerza por bridar productos y servicios de calidad a los clientes, para lo
cual trabaja con los mejores proveedores, los mismos que le suministran de recursos necesarios
para el funcionamiento de sus operaciones, entre sus principales proveedores tenemos los
siguientes:
Procesadora Nacional de Alimentos Pronaca
Supermaxi
Dilipa
Parmalat
62
Comercial KIWY
Ernestina Vaca
Hugo Arteaga
Fabián Andrade
Entre los proveedores que mantiene la Fundación representa una oportunidad de contar con ellos
dado que permiten obtener productos de calidad y costos bajos.
3.1.2.3 Competencia
Figura 3.4 Competencia
En: (Díaz, 2015)
“La competencia es la situación en la que los agentes económicos (empresas y consumidores)
tienen una efectiva libertad, tanto de ofrecer bienes y servicios como de elegir a quién y en qué
condiciones los adquieren.” (euskadi.eus 2013)
La Fundación Kolping Ecuador tiene como competencia a las siguientes organizaciones sin fines
de lucro que se dedican a prestar los mismos servicios entre estas tenemos:
The Condor Trust for Education.
Ceiba Foundation for Tropical Conservation.
Ayuda Directa ONLUS.
Fundación Internacional Espacios Libres Pro Salud.
World Vision International.
World Learning Inc.
Fundación Ayuda en Acción.
Fundación Rosa Luxemburg. (Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2014)
63
La competencia para la Fundación representa una amenaza ya que existen otras fundaciones que
ofrecen los mismos beneficios y se encuentran financiadas por el estado, permitiéndoles ser más
reconocidas por la población.
3.2 Análisis Interno
“El ambiente interno comprende todas las fuerzas que actúan dentro de la organización con
implicaciones específicas para la dirección del desempeño de la misma. Los componentes del
ambiente interno se originan en la propia organización.” (Certo & Peter, 2010)
Figura 3.5 Análisis Interno
En: (César, 2013)
El Análisis Interno nos permite identificar debilidades y fortalezas dentro de la organización, los
cuales son analizados por los Directivos para establecer políticas y estrategias que contribuyan
positivamente a la gestión de la misma. En este punto vamos a resaltar las debilidades y fortalezas,
que la empresa tiene actualmente, el cual permitirá mejorar en un futuro la situación administrativa
de la organización.
En el análisis interno Kolping Ecuador, se realizó la evaluación de las capacidades de la Fundación
mediante el cuestionario de control interno tomando en consideración que el puntaje de cada
pregunta es 10 si cumple con el 100%.
64
Tabla 3.1 Cuestionario de Control Interno Capacidad Administrativa
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD ADMINISTRATIVA
N°
PREGUNTA
Respuesta Evaluación
OBSERVACIONES SI NO N/A PON. CALF
Ambiente Interno
1 ¿La Fundación cuenta con un
manual de funciones y
responsabilidades para todos los
departamentos?
x 10 0
2 ¿Existe un manual de
procedimientos para los procesos
del área administrativa?
X 10
0
Establecimiento de Objetivos
3 ¿La Fundación cuenta con objetivos
a corto, mediano y largo plazo?
X 10 0
4 ¿Los objetivos establecidos son de
conocimiento de todo los
trabajadores?
x 10 8
Identificación de Eventos
5 ¿La Fundación cuenta con una
metodología para la identificación
de los riesgos?
x 10 8
6 ¿Al momento de que ocurre un
problema es resuelto de inmediato?
x 10 10
Evaluación de Riesgos
7 ¿La Fundación cuenta con una
metodología para la identificación
de los riesgos que se pueden
presentar?
x 10 8
8 ¿Los controles establecidos por la
empresa son los adecuados para la
prevención de los riesgos?
X
10 9
CCI
1-2
65
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD ADMINISTRATIVA
N° PREGUNTAS RESPUESTA EVALUACIÓN OBSERVACIONES
9 ¿La Fundación cuenta con
estrategias para la eliminación de
los riesgos?
x 10 8
10 ¿Se realizan evaluaciones a los
riesgos identificados para el
establecimiento de posibles
soluciones?
x 10 9
Actividades de Control
11 ¿La Fundación cumple con las fases
de planificación, organización,
dirección y control?
x 10 8
12 ¿La empresa cuenta con un
organigrama estructural, funcional y
de posición?
X 10 0
Información y Comunicación
13 ¿El direccionamiento estratégico
que tiene la Fundación es conocido
por todos los trabajadores?
X 10 0
14 ¿Los inconvenientes que se
presentan son dados a conocer de
manera inmediata?
X 10 8
Monitoreo
15 ¿Los reglamentos existentes en la
empresa son aplicados por todos los
trabajadores?
X 10 9
16 ¿Se cuenta con evaluaciones para
los controles establecidos por la
empresa?
x 10 8
TOTAL 160 93
CCI
2-2
66
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
CALCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL
CAPACIDAD ADMINISTRATIVA
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Mediano
76% - 95% Alto Bajo
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
93x100
=
58.13% 160
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-58.13%
=
41.87%
Interpretación:
El Nivel de Confianza es del 58.13%, lo que indica que los controles internos realizados en
la gestión de la Fundación se están realizando correctamente.
De acuerdo a la evaluación realizada se determinó que la capacidad Administrativa de la
Fundación, tiene un nivel alto de riesgo del 41.87%, indicándonos que no se está trabajando
profesionalmente en el proceso administrativo es decir; no se están desarrollando correctamente
las actividades asignadas en las áreas de la misma.
67
Tabla 3.2 Cuestionario de Control Interno Capacidad Talento Humano
FUNDACION KOLPING ECUADOR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD TALENTO HUMANO
N°
PREGUNTA
Respuesta Evaluación
OBSERVACIONES
Ambiente Interno
SI NO N/A PON. CA
L.
1 ¿La Fundación cuenta con un
departamento de Talento Humano?
X 10 0
2 ¿Se revisa si existen vacantes
disponibles en los distintos
departamentos que conforman la
organización en el proceso del
reclutamiento del personal?
X 10 8
3 ¿La Fundación cuenta con manual de
procedimientos para la Fundación?
X 10 0
Establecimiento de Objetivos
4 ¿Se califica al aspirante en base a
puntajes establecidos de acuerdo a la
experiencia, conocimiento, estudios,
habilidades y otros aspectos?
X 10 9
5 ¿Para la selección de los aspirantes se
aplica un examen de conocimientos
de acuerdo al puesto a ocupar?
X 10 0
6 ¿Se realizan evaluaciones de la
capacidad del potencial que tiene el
personal de la organización?
X 10 8
7 Identificación de Eventos
8 ¿Se realizan estudios que permitan
determinar los candidatos internos de
la organización que puedan ocupar
otros puesto en un futuro?
X 10 8
9 ¿Se optimiza la selección de los
candidatos internos que permita la
independencia del departamento al
cual pertenece?
X 10 0
10 Evaluación de Riesgos
11 ¿Se identifican los faltantes de la
capacidad del personal en relación a
los requerimientos que se encuentran
estructurados?
X 10 8
12 ¿Se determina las necesidades de la
incorporación externa del personal
para un desarrollo adecuado?
X 10 8
CCI
1-2
68
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD TALENTO HUMANO
N°
PREGUNTA
Respuesta Evaluación
OBSERVACIONES
Respuesta al Riesgo
13 ¿Considera que los conocimientos
que tienen los postulantes son los
suficientes para el desarrollo de las
funciones a desempeñar?
X 10 8
14 ¿Los trabajadores se
responsabilizan por las actividades
asignadas de acuerdo al cargo que
ocupa?
X 10 8
Actividades de Control
15 ¿Se realizan constantemente
capacitaciones que contribuyen el
desarrollo de las funciones de los
trabajadores?
X 10 8
16 ¿Cuenta con políticas establecidas
para el desarrollo de la capacitación
a los trabajadores?
X 10 8
Información y Comunicación
17 ¿Se aplican encuestas que permita
determinar las necesidades de
capacitación de los trabajadores?
X 10 8
18 ¿Se informa al personal con
anticipación de la capacitación a
realizarse indicando la fecha, hora y
lugar?
X 10 8
Monitoreo
19 ¿Se realizan informes sobre la
trayectoria profesional que tiene el
trabajador en la Fundación?
X 10 9
20 ¿Se establece los requisitos para
cargos claves y define un adecuado
procedimiento para el plan de
sucesión?
X 10 8
TOTAL
200 114
CCI
2-2
69
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
CALCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL
CAPACIDAD TALENTO HUMANO
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Mediano
76% - 95% Alto Bajo
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
114x100
=
57% 200
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-57%
=
43%
Interpretación:
El Nivel de Confianza es del 57%, lo que indica que los controles internos realizados en la
gestión de la Fundación se están realizando correctamente.
De acuerdo a la evaluación realizada se determinó que la capacidad de Talento Humano de la
Fundación, tiene un nivel alto de riesgo del 43%, es decir los procedimientos y registros de las
actividades que se realizan en el área, no se están desarrollando correctamente.
70
Tabla 3.3 Cuestionario de Control Interno Capacidad Financiera y Contable
FUNDACION KOLPING ECUADOR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD FINANCIERA Y CONTABLE
N°
PREGUNTA
Respuesta Evaluación
OBSERVACIONES
Ambiente Interno
SI NO N/A PON. CAL.
1 ¿La Fundación cuenta con manual de
procedimientos para el área
financiera?
X 10 0
2 ¿La Fundación cuenta con políticas
establecidas para cada una de las
cuentas?
X 10 0
3 ¿La Fundación tiene un procedimiento
para elaborar el presupuesto?
x 10 0
4 ¿La Fundación tiene liquidez?
x 10 9
Establecimiento de Objetivos
5 ¿La Fundación cuenta objetivos
establecidos para el área financiera?
X 10 8
6 ¿El área financiera cuenta con
políticas establecidas para el registro
correcto de las cuentas?
X 10 8
Identificación de Eventos
7 ¿Los movimientos que son realizados
por el área financiera su registro son
realizados de manera inmediata?
x 10 9
8 ¿Cuentan con un sistema para la
identificaron de riesgos dentro del
área?
X 10 0
Evaluación de Riesgos
9 ¿La documentación del área es
respaldada en un lugar seguro?
X 10 10
10 ¿Se revisan que los documentos
cuenten con las firmas de
responsabilidad antes del ingreso al
sistema?
X 10 8
Respuesta al Riesgo
11 ¿Los trabajadores que realizan sus
actividades en el área son capacitados
periódicamente para el desarrollo de
sus actividades?
X 10 8
12 ¿Cuándo se presentan los riesgos en el
área se establecen las soluciones
respectivas?
X 10 8
CCI
1-2
71
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CAPACIDAD FINANCIERA Y CONTABLE
N°
PREGUNTA
Respuesta Evaluación
OBSERVACIONES
Actividades de Control
13 ¿Se realizan controles permanentes en
las cuentas que tienen mayor riesgo?
X 10 8
14 ¿El registro de los documentos del
área lo realiza una sola persona?
X 10 10
Información y Comunicación
15 ¿Se emite un informe mensual de las
actividades que realizan en el área?
X 10 8
16 ¿Los inconvenientes que se presentan
en el área son dados a conocer de
manera inmediata?
X 10 9
Monitoreo
17 ¿Se realiza un monitoreo sobre el
cumplimiento de la presentación de
los estados financieros?
X 10 8
18 ¿Se utilizan indicadores para evaluar
la eficiencia y eficacia de la
realización de las actividades?
X 10 0
TOTAL
180 111
CCI
2-2
72
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
CALCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL
CAPACIDAD FINANCIERA Y CONTABLE
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Mediano
76% - 95% Alto Bajo
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
111x100
=
61.67% 180
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-61.67%
=
38.33%
Interpretación:
El Nivel de Confianza es del 61.67%, lo que indica que los controles internos realizados en
la gestión de la Fundación se están realizando correctamente.
De acuerdo a la evaluación realizada se determinó que la capacidad Financiera de la Fundación,
tiene un nivel alto de riesgo del 38.33%, es decir los procedimientos y registros de las
actividades que se realizan en el área, no se están desarrollando correctamente.
73
3.3 FODA
El FODA es una técnica de planeación estratégica que permite crear o reajustar a una estrategia de
desarrollo. El cual permitirá conformar una matriz FODA de la situación actual; permitiendo, de esta
manera, obtener un diagnóstico preciso que permita tomar decisiones acordes con los objetivos y
políticas formuladas. (Certo & Peter, 2010)
Tabla 3.4 FODA
En: (Castillo, 2012)
3.3.1 Matriz FODA
Una vez realizado el análisis de los factores externos e internos mediante un diagnostico situacional
de la Fundación Kolping Ecuador, se establece la matriz FODA que es la determinación de las
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas así:
74
Tabla 3.5 Matriz FODA FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
MATRIZ FODA
FORTALEZAS
DEBILIDADES
1. Suficientes recursos tecnológico,
económico y humano.
2. Tiene una buena relación con los
usuarios de la Fundación.
3. Instalaciones óptimas para ofrecer sus
servicios a la comunidad.
4. La fundación cuenta con un excelente
grupo de trabajo, encaminado al
desarrollo de la sociedad.
1. Organigramas inadecuados de acuerdo a las
necesidades de la Fundación.
2. Inexistencia de un manual escrito de
procedimientos Administrativos, Financieros
y contables.
3. No cuenta con un plan estratégico anual.
4. La Fundación no cuenta con un
departamento de Talento Humano.
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
1. Acceso a la tecnología permite mejorar
los procesos de manera óptima.
2. Tiene programas de voluntariado joven
WELTWARTS promovido por el
gobierno Alemán.
3. Apoya en la formación constructiva para
el mejoramiento de la vida personal de la
comunidad, mediante capacitaciones de
emprendimiento.
4. Crecimiento de usuarios que utilizan los
servicios que ofrece la Fundación.
5. Cuenta con una amplia cartera de
proveedores que le ofrecen productos a
bajos costos y de buena calidad.
1. La competencia ofrece los mismos servicios,
y son financiadas por el estado,
permitiéndoles ser más conocidas por la
comunidad.
2. Inestabilidad económica en el país.
3. Nuevas leyes para la creación de ONG
internacionales en el país Inestabilidad
política y económica en el país.
75
CAPÍTULO IV
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL 4.
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS CONTABLES
Los procedimientos contables son una herramienta indispensable para conocer cómo se realizan las
actividades en esta área, lo que se va a lograr es describir como se realizan las actividades y
quienes son los responsables de ejecutar las actividades.
Basándonos en el análisis realizado en el capítulo tres, la organización muestra una inestabilidad en
el área administrativa financiera y contable, por lo que es necesario establecer propuestas para
mejorar y coordinar todas las actividades de manera eficiente.
El desarrollo de esta propuesta tiene como finalidad, coordinar todos los esfuerzos de las personas
que forman parte de la organización; permite tener un mejor control sobre todos los procedimientos
que se realizan dentro de la misma, asignando funciones a cada persona de manera equitativa y así
desarrollen sus tareas de manera lógica y ordenada.
4.1 IMPORTANCIA
La presente propuesta representa una herramienta eficaz que debe ser utilizada por el departamento
administrativo, financiero contable con el fin de minimizar errores y pérdida de recursos causados
por desconocimiento al momento de ejecutar las actividades financieras y contables, debido a que
con la realización de esta se tendrá una guía real y flexible que garantice a la Fundación mantener
un óptimo nivel de operaciones.
La importancia radica en mantener un orden en la ejecución de las actividades y conocer el
responsable del proceso con el fin de asegurar que se esté cumpliendo los objetivos planeados.
4.2 OBJETIVOS
Realizar procedimientos administrativos, financieros contables para mejorar la
productividad de estos departamentos con el fin de mantener información real para la toma
de decisiones.
76
Proporcionar una herramienta de utilidad para el personal que labora en el área
administrativa, financiera y contable obteniendo resultados como aumento de
productividad, optimización de recursos, minimización de costos, entre otros.
Establecer políticas, responsables y documentos sencillos que no den lugar a confusiones
que puedan causar conflictos.
4.3 ALCANCE
Los procedimientos van dirigidos específicamente al área administrativa, financiera y contable,
pero pueden ser socializados en toda la Fundación, para que todo el personal conozca lo que se
realiza en estas áreas.
4.4 PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos se realizarán a tres áreas en específico, es por ello que en el área
administrativa se tomó en cuenta el proceso de selección, capacitación y contratación del personal
en lo contable se tomaron a las cuentas más relevantes como Caja Chica, Bancos, Activos Fijos,
Proveedores, Ingresos/Ventas y Egresos/Compras, mientras que en el área financiera se realizó la
elaboración, ejecución y liquidación del presupuesto.
4.5 Diseño del Proceso Administrativo
El área administrativa, muestra deficiencias por lo que es importante delegar funciones y dividir el
trabajo. Para tener un control sobre las actividades que se están realizando es necesario establecer
políticas y procedimientos, para ayudar a la organización a mejorar su funcionamiento.
4.5.1 Estructura Organizacional propuesta
La organización en cuanto a su estructura Orgánica en la actualidad, no permite desarrollar sus
actividades de manera eficiente, ya que no cuenta con un organigrama que muestre las diferentes
unidades de mando que tiene la organización; por lo que se presenta la siguiente propuesta de
Estructura Orgánica para la “FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR UBICADA EN LA
CIUDAD DE QUITO EN LA ACTUALIDAD.”
77
Figura 4.1 Organigrama Propuesto
ASAMBLEA GENERAL DE
SOCIOS FUNDADORES
DIRECTORIO
DIRECTOR EJECUTIVO
SECRETARIA
ÁREA DE
CONTABILIDAD
ÁREA DE
TRABAJO
PROYECTOS
PRODUCTIVOS Y DE
AUTOGESTIÓN
ECONOMÍA POPULAR
Y SOLIDARIA
EDUCACION PARA EL
TRABAJO
MOVIMIENTOS
SOCIALES
Centro de Capacitación
Ocupacional Kolping
Quito
Centro de Capacitación
Ocupacional Kolping
Manabí
Unidad Educativa
Particular Kolping
Santo Domingo
Hotel Casa Kolping
Quito
Cooperativa de Ahorro
y Crédito CIA LTDA
Caja de Ahorros
Solidarias
Organización de
jóvenes y Adultos
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ÁREA DE TALENTO
HUMANO
Bistro- Panadería
Kolping
78
4.5.2 Funciones y Responsabilidades
Se estableció las funciones y responsabilidades para cada uno de los departamentos que forman
parte de la organización.
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS FUNDADORES
Implantar las políticas generales de la Fundación, las mismas que tienen que ser acatadas
por todos los miembros que conforman la misma.
Nombrar el representante legal de la Fundación, a quien se le autorizará un poder, para
trámites frente a terceros.
Aprobar presupuestos y programas que se ejecutarán en la Fundación.
Tomar decisiones de carácter administrativo y financiero de la Fundación.
DIRECTOR EJECUTIVO
Planifica, diseña, supervisa, controla y evalúa todos los aspectos de la Fundación.
Direccionamiento total de la organización.
Mide el rendimiento de todas las áreas de la organización.
Elaborar los presupuestos de ingresos y gastos.
Representar legalmente a la organización.
Realizar todos los trámites legales de la institución.
Coordinar las distintas unidades de proyectos.
Analizar la información obtenida por el departamento financiero.
SECRETARIA
Representar legalmente a la organización ante instituciones y autoridades del país, en todas
sus instancias.
Cotejar y aprobar todos los documentos e información relacionados con la organización.
Aprobar gastos extrapresupuestarios.
Cumplir con disposiciones acuerdos o decisiones de la asamblea general.
Informar a la Asamblea General, el desarrollo de las actividades y operaciones realizadas
dentro de la organización.
79
Recibir y hacer llamadas telefónicas para mantener informados a los directivos de los
compromisos y demás asuntos que tenga que realizar en la organización.
Redactar oficios, actas, memorandos, que la gerencia lo solicite.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
JEFE DE TALENTO HUMANO
Garantizar una buena comunicación entre todos los niveles de la organización, permitiendo
mantener un ambiente organizacional adecuado donde sea armónica la comunicación y la
jornada laboral.
Diseñar y difundir políticas de reclutamiento y selección de personal, según la ley vigente
en el país.
Administrar los recursos humanos de la Fundación, así como los proyectos de mejora y
desarrollo que se requieran.
Administrar el área de Recursos Humanos elaborando, ejecutando y controlando políticas y
procedimientos que le permitan a la organización alcanzar los objetivos.
Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados, a fin
de cumplir con los planes de formación, desarrollo, mejora y actualización del personal.
Supervisar y revisar los procesos de nómina a fin de garantizar el pago oportuno de los
empleados.
Controlar y supervisar los diferentes beneficios de ley.
DEPARTAMENTO FINANCIERO/ CONTABLE
CONTADOR
Registro contable de cada una de las operaciones realizadas, en el período económico en el
que se encuentre la empresa.
Declaración y solución de las obligaciones tributarias, a tiempo y en las fechas establecidas
por los organismos de control.
Realizar el pago a los proveedores.
Custodia y maneja el archivo de documentos soporte.
Elaboración de Estados Financieros conforme a las normas contables establecidas en el
Ecuador.
80
“Contribuir con el desarrollo de las
comunidades, proporcionando procesos de
formación, capacitación y emprendimientos
solidarios que ayuden a mejorar la calidad
de vida de los seres humanos”
Presentación puntual de Estados Financieros a los Organismos de Control: Ministerio de
Inclusión Social y Servicio de Rentas Internas.
Elaboración del Presupuesto de la Fundación de acuerdo a las necesidades de cada uno de
los departamentos.
Controlar la ejecución del presupuesto que se realice de acuerdo a lo establecido.
4.6 Direccionamiento Estratégico
Se desarrolló el direccionamiento estratégico para la “Fundación Kolping Ecuador.”, identificando
el objeto de su creación y las competencias institucionales que esta posea con la finalidad de
saberlas aprovechar y contar con una buena estructura organizacional.
4.6.1 Misión
La Misión propuesta para la Fundación Kolping Ecuador, es la siguiente:
MISIÓN
4.6.2 Visión
VISIÓN
“Ser líder en el mercado para ser
reconocida a nivel nacional en la formación
integral del ser humano. Nuestro
compromiso profesional es ser confiables,
eficientes y competentes”.
81
4.6.3 Objetivos
4.6.3.1 Objetivo General
Brindar un servicio, de calidad al sector urbano-rural, mediante programas y proyectos que
ayuden al desarrollo de conocimientos, habilidades y destrezas, que permitan generar sus
propios medios de vida.
4.6.3.2 Objetivos Específicos
Realizar estudios de mercado que le permitan captar a la Fundación mayor cantidad de
usuarios para su óptimo crecimiento.
Realizar publicidad del servicio que presta la Fundación a través de una página web que
indique toda la información necesaria sobre los proyectos que ofrece y así sea conocida por
los usuarios.
Capacitar al personal tanto administrativo como técnico con la finalidad de motivar el
trabajo en equipo.
4.6.3.3 Principios y Valores
Se estableció los siguientes principios y valores para la Fundación Kolping Ecuador que se detallan
a continuación:
Principios
Trabajar a favor de personas en situación vulnerable sin discriminación de raza.
Mantener una relación de compromiso mutuo, confianza y dedicación con los usuarios de
la Fundación.
Fortalecer la religión católica por medio de la labor prestada a la sociedad.
Ofrecer a la comunidad servicios de calidad, en las diferentes áreas de acción que presta a
la sociedad.
Trabajar en equipo con la finalidad de que todos los objetivos establecidos en la
organización se cumplan.
82
Valores
Solidaridad: Compañerismo, reciprocidad, con todos los miembros de la organización,
creando un armónico ambiente laboral de respeto mutuo.
Honestidad: Conducta organizacional transparente y ejemplar, respetando a la
organización y al usuario.
Responsabilidad: Cumplimiento del compromiso frente a la sociedad, para alcanzar los
objetivos planteados por la organización.
Lealtad: Compromiso moral con la Fundación, ofreciendo confianza y seguridad a
nuestros usuarios.
4.6.3.4 Políticas
Se determinó las siguientes políticas para la Fundación Kolping Ecuador, las cuales son detalladas
a continuación:
La Asamblea General de Socios, velará por el bienestar de la organización, vigilando el
cumplimiento de los objetivos planteados de la Fundación.
El Director Ejecutivo será responsable de los resultados obtenidos en cada período, y
evaluará el desempeño, de cada área que constituye la empresa.
La filosofía organizacional, deberá trasmitirse a todos los miembros, que conforman la
Fundación.
Mantener con los usuarios, una relación de respeto y comunicación efectiva.
Toda situación irregular, sea interna o externa de la Fundación se comunicará al Director
Ejecutivo para su oportuna solución.
Actuar con responsabilidad, ética y diligencia en cada actividad que se realice, siempre
pensando en su bienestar personal y el de la Fundación.
4.6.3.5 Estrategias
Motivar al personal que labora en la Fundación a través de incentivos con la finalidad de
que las actividades sean desarrolladas adecuadamente.
Fortalecer la parte espiritual del ser humano.
Utilizar los medios de comunicación para dar a conocer la Fundación.
Innovación en la prestación de los servicios acorde a las necesidades de las comunidades.
Diversificar sus fuentes de financiamiento.
83
4.7 Propuesta de Procedimientos Administrativos, Financieros y Contables.
4.7.1 Procedimientos Administrativos
4.7.1.1 Selección del Personal
4.7.1.1.1 Objetivo
Seleccionar al candidato que cumpla con el perfil establecido para el puesto de trabajo a ser
ocupado en la Fundación Kolping Ecuador.
4.7.1.1.2 Responsables
Director Ejecutivo
Jefe de Talento Humano
Contador
4.7.1.1.3 Políticas
Los medios de comunicación que serán utilizados para informar sobre el puesto vacante
será a través de la prensa y el internet.
Se elaborará una solicitud dirigida al Director Ejecutivo indicando que se necesita personal
para la realización de las actividades.
Se determinará el perfil del cargo de acuerdo al puesto a ocupar en la Fundación para que
el desarrollo de las actividades sea eficiente.
Seleccionar a los aspirantes que cumplan con el perfil determinado para posterior ser
evaluados.
Se tomarán pruebas a los aspirantes seleccionados con la finalidad de seleccionar al que
obtenga mayor puntuación.
84
4.7.1.1.4 Procedimiento
Tabla 4.1 Procedimiento Selección del Personal
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
SELECCIÓN DEL PERSONAL
N°
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
1
Jefe de Talento Humano
Informar que se necesita personal para los
departamentos de la Fundación.
2
Jefe de Talento Humano
Elaborar un comunicado solicitando
contratación de personal.
3
Director Ejecutivo
Revisar la solicitud y emitir la respectiva
aprobación.
4
Director Ejecutivo
Enviar a contabilidad para verificar el
presupuesto para la contratación del personal.
5
Contador
Recibir la solicitud aprobada y revisar la
existencia del presupuesto para la contratación
del personal.
6
Contador
Informar sobre la existencia del presupuesto
para la contratación.
7
Director Ejecutivo
Emitir un comunicado con los requerimientos
necesarios para la selección del personal.
8
Jefe de Talento Humano
Revisar el comunicado emitido por el Director
Ejecutivo.
9
Jefe de Talento Humano
Poner el anuncio en la presan sobre la vacante
existen en la empresa.
10
Jefe de Talento Humano
Revisar documentos presentados por los
aspirantes.
11
Jefe de Talento Humano
Tomar pruebas a los aspirantes y seleccionar
los mejores resultados.
12
Director Ejecutivo
Entrevista a los aspirantes que obtuvieron
mejores resultados y selección al que cumpla
con todos los requisitos.
85
4.7.1.1.5 Flujodiagramación
Figura 4.2 Proceso de selección de personal
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
SELECCIÓN DEL PERSONAL
JEFE DE TALENTO
HUMANODIRECTOR EJECUTIVO CONTADOR
PR
OC
ED
IMIE
NT
OS
DE
SE
LE
CC
IÓN
DE
PE
RS
ON
AL
INICIO
Informar que se necesita
personal para los
departamentos de la
Fundación.
Elaborar un comunicado
solicitando contratación de
personal.
Revisar la solicitud y emitir
la respectiva aprobación.
Envía a contabilidad para
verificar el presupuesto
para la contratación del
personal.
Recibir la solicitud
aprobada y revisar la
existencia del presupuesto
para la contratación del
personal.
Informar sobre la existencia
del presupuesto para la
contratación.
Emitir un comunicado con
los requerimientos
necesarios para la
selección del personal.
Revisar el comunicado
emitido por el Director
Ejecutivo.
Poner el anuncio en la
presan sobre la vacante
existen en la empresa.
Revisar documentos
presentados por los
aspirantes.
Tomar pruebas a los
aspirantes y seleccionar los
mejores resultados.
Entrevista a los aspirantes que
obtuvieron mejores resultados
y selección al que cumpla con
todos los requisitos.
FIN
86
FUNDACIÓN KOPING ECUADOR
SOLICITUD REQUERIMIENTO DE PERSONAL
Fecha: __________________
Para: Director Ejecutivo
Asunto: Requerimiento del Personal
Lcda. ______________ Directora Ejecutiva la Fundación Kolping Ecuador., deseándole éxitos en
sus actividades diarias me dirijo a usted para solicitarle la contratación del personal para el
departamento de _____________, debido al crecimiento de la demanda del servicio que ofrece a
sus usuarios y es indispensable contar con trabajadores que facilite la atención oportuna de los
mismos.
En espera de su oportuna respuesta, le agradezco por la atención prestada.
Atentamente,
_________________
Jefe Departamental
87
4.4.1.2 Contratación del Personal
4.7.1.2.1 Objetivo
Contratar personal idóneo que realice adecuadamente las funciones que le sean asignadas
de acuerdo al cargo que ocupe en la Fundación Kolping Ecuador a través de la realización
de un contrato de trabajo.
4.4.1.2.2 Responsables
Director Ejecutivo
Jefe de Talento Humano
Trabajador Contratado
4.7.1.2.3 Políticas
El Director Ejecutivo será la persona encargada de firmar los contratos de trabajo.
La contratación del personal deberá cumplir el respectivo proceso de selección
debidamente establecido.
El departamento de Talento Humano será el encargado de establecer los procedimientos el
mismo que contará con las actividades necesarias.
El establecimiento de cláusulas en el contrato de trabajo deberá ser aprobado por el
Director Ejecutivo.
Se deberá registrar en el sistema del ministerio de trabajo el contrato de trabajo para su
respectiva legalización.
88
4.7.1.2.4 Procedimiento
Tabla 4.2 Procedimiento Contratación
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1
Director Ejecutivo
Seleccionar al candidato que cumple con
todos los requisitos establecidos.
2
Director Ejecutivo
Emitir un comunicado indicando la persona
seleccionada para el cargo.
3
Jefe de Talento Humano
Recibir el comunicado emitido por parte del
Director Ejecutivo.
4
Jefe de Talento Humano
Contactar al candidato seleccionado para
realizar la contratación.
5
Jefe de Talento Humano
Elaborar el contrato de trabajo de acuerdo a lo
estipulado en el ministerio de trabajo.
6
Director Ejecutivo
Aprobar el contrato de trabajo elaborado por
el departamento de talento humano.
7
Trabajador Contratado
Revisar y firmar el contrato de trabajo.
8
Jefe de Talento Humano
Legalizar el contrato de trabajo en el
ministerio de trabajo.
89
4.7.1.2.5 Flujodiagramación
Figura 4.3 Procedimiento Gráfico Contratación del Personal
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
DIRECTOR EJECUTIVO JEFE DE TALENTO HUMANO TRABAJADOR CONTRATADO
Seleccionar al candidato
que cumple con todos
los requisitos
establecidos.
INICIO
Recibir el comunicado
emitido por parte del
Director Ejecutivo.
Contactar al candidato
seleccionado para
realizar la contratación.
Elaborar el contrato de
trabajo de acuerdo a lo
estipulado en el
ministerio de trabajo.
Aprobar el contrato de
trabajo elaborado por el
departamento de talento
humano.
Revisar y firmar el
contrato de trabajo.
Legalizar el contrato de
trabajo en el ministerio
de trabajo.
Emitir un comunicado
indicando la persona
seleccionada para el
cargo.
FIN
90
4.7.1.3 Capacitación del Personal
4.7.1.3.1 Objetivo
Capacitar al personal periódicamente a través de talleres y seminarios para que cuenten con
los conocimientos necesarios en el desarrollo de sus actividades en la Fundación Kolping
Ecuador.
4.7.1.3.2 Responsables
Director Ejecutivo
Jefe de Talento Humano
Contador
Trabajadores
4.7.1.3.3 Políticas
Los programas de capacitación deberán contar con la respectiva asignación del presupuesto
establecido en la Fundación.
Todo el personal que labora en la Fundación deberá ser capacitado obligatoriamente,
periódicamente dos veces al año.
La capacitación que reciban los trabajadores será de acuerdo a las actividades que ellos
realizan.
Los trabajadores que reciban la capacitación deberán ser evaluados para verificar los
beneficios de la capacitación recibida.
91
4.7.1.3.4 Procedimientos
Tabla 4.3 Procedimiento Capacitación del Personal
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1
Jefe de Talento Humano
Enviar un comunicado sobre la capacitación
a realizarse.
2
Director Ejecutivo
Recibir el comunicado enviado del
departamento de talento humano.
3
Director Ejecutivo
Emitir la aprobación de la capacitación a
realizarse.
4
Jefe de Talento Humano
Recibir la solicitud de la aprobación de la
capacitación.
5
Contador
Entregar los recursos necesarios al Jefe de
Talento Humano.
6
Jefe de Talento Humano
Realizar los comunicados para los
trabajadores de la Fundación.
7
Trabajadores
Recibir el comunicado emitido por el
departamento de talento humano.
8
Trabajadores
Asistir a la capacitación en el lugar y fecha
asignada.
9
Jefe de Talento Humano
Evaluar a los trabajadores sobre la
capacitación recibida.
92
4.7.1.3.5 Flujodiagramación
Figura 4.4 Procedimiento Gráfico Capacitación del Personal
93
4.7.1.3.6 Documento
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
FICHA DE REGISTRO DE NECESIDADES DE
CAPACITACION INDIVIDUAL
Fecha:________________________________
Departamento: _______________________ Nombre del Empleado: __________________
Cargo que Ocupa: __________________
N
°
TEMA DE CAPACITACIÓN
1 HABILIDAD INFORMACIÓN CONOCIMIENTO
2
3
4
5
6
7
8
9
1
0
94
4.7.2 Procedimientos Financieros
4.7.2.1 Elaboración del Presupuesto
4.7.2.1.1 Objetivo
Elaborar el presupuesto anual de la Fundación Kolping Ecuador, el mismo que deberá contar con
los parámetros necesarios de acuerdo a las necesidades de cada departamento.
4.7.2.1.2 Responsables
Director Ejecutivo
Jefe de Presupuesto
Contador
4.7.2.1.3 Políticas
Se deberá solicitar dos proformas a distintos proveedores por cada bien o servicio a
adquirirse.
El Jefe de Presupuesto emitirá un comunicado indicando la hora y fecha a las personas
responsables para la elaboración del presupuesto.
El personal del departamento financiero será el encargado de recibir los requerimientos de
cada uno de los departamentos.
El Director Ejecutivo será el responsable de aprobar el presupuesto elaborado para el
respectivo control.
95
4.7.2.1.4 Procedimientos
Tabla 4.4 Elaboración del Presupuesto
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1
Contador
Recibir los respectivos requerimientos de
cada uno de los departamentos de la
Fundación.
2
Contador
Solicitar proformas a distintos proveedores
por cada bien o servicio.
3
Contador
Enviar las proformas al jefe de presupuestos
para la respectiva revisión.
4
Contador
Solicitar la fecha y hora para la elaboración
del presupuesto.
5
Jefe de Presupuesto
Seleccionar las proformas que se encuentren
de acuerdo a lo establecido.
6
Jefe de Presupuesto
Elaborar el presupuesto anual de la
Fundación con la información recibida.
7
Jefe de Presupuesto
Enviar al Director Ejecutivo para su
respectiva aprobación.
8
Director Ejecutivo
Recibir el informe del presupuesto
elaborado.
9 Director Ejecutivo Revisar el informe y emitir la respectiva
aprobación.
96
4.7.2.1.5 Flujodiagramación
Figura 4.5 Procedimiento Gráfico Elaboración del Presupuesto
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
CONTADOR JEFE DE PRESUPUESTO DIRECTOR EJECUTIVO
Recibir los respectivos
requerimientos de cada
uno de los departamentos
de la Fundación.
INICIO
Solicitar proformas a
distintos proveedores
por cada bien o servicio.
Enviar las proformas al
jefe de presupuestos
para la respectiva
revisión.
Solicitar la fecha y hora
para la elaboración del
presupuesto.
Seleccionar las proformas
que se encuentren de
acuerdo a lo establecido.
Enviar al Director
Ejecutivo para su
respectiva aprobación.
Recibir el informe del
presupuesto elaborado.
Revisar el informe y
emitir la respectiva
aprobación.
Elaborar el presupuesto
anual de la Fundación con
la información recibida.
FIN
97
4.7.2.1.6 Documento
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO
N° DEPARTAMENTO
SOLICITANTE DESCRIPCIÓN
UNIDAD
DE
MEDIDA
CANTIDAD FECHA DE
INICIO
FECHA DE
FINALIZACIÓN
VALOR TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
98
4.7.2.2 Ejecución del Presupuesto
4.7.2.2.1 Objetivo
Realizar un adecuado control de la ejecución del presupuesto con la finalidad de contar con un buen
uso de los recursos económicos de la Fundación Kolping Ecuador y cumplir con el 100% de lo
establecido al inicio de cada año.
4.7.2.2.2 Responsables
Director Ejecutivo
Jefe de Presupuesto
Contador
Proveedor
4.7.2.2.3 Políticas
El presupuesto será ejecutado por el Jefe de presupuestos el mismo que asignará los recursos a
cada uno de los departamentos.
El presupuesto aprobado deberá entregarse a contabilidad para la asignación del recurso
económico.
La ejecución del presupuesto deberá ser realizado una vez que el presupuesto se encuentre
aprobado.
El presupuesto deberá ser ejecutado de acuerdo a las fechas establecidas en la elaboración del
mismo.
99
4.7.2.2.4 Procedimientos
Tabla 4.5 Procedimiento Ejecución del Presupuesto
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1
Contador
Recibir las proformas enviadas por los
proveedores.
2
Contador
Realizar un cuadro comparativo de las
cotizaciones recibidas.
3
Contador
Enviar al Director Ejecutivo las cotizaciones
para la respectiva selección.
4
Director Ejecutivo
Recibir el cuadro comparativo y seleccionar al
mejor proveedor.
5
Director Ejecutivo
Enviar al contador el nombre del proveedor
seleccionado.
6
Jefe de Presupuesto
Elaborar el contrato de la adquisición del bien o
servicio a adquirirse conjuntamente con el
proveedor.
7
Proveedor
Firmar el contrato de la adquisición del bien o
servicio.
8
Proveedor
Entregar el bien o servicio de acuerdo a lo
establecido.
9
Contador
Recibir la factura y proceder a cancelar.
100
4.7.2.2.5 Flujodiagramación
Figura 4.6 Procedimiento Grafico Ejecución del Presupuesto
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
CONTADORDIRECTOR
EJECUTIVO
JEFE DE
PRESUPUESTOPROVEEDOR
Recibir las
proformas enviadas
por los proveedores.
INICIO
Enviar al Director
Ejecutivo las
cotizaciones para la
respectiva selección.
Recibir el cuadro
comparativo y
seleccionar al mejor
proveedor.
Enviar al contador el
nombre del
proveedor
seleccionado.
Firmar el contrato de
la adquisición del
bien o servicio.
Entregar el bien o
servicio de acuerdo
a lo establecido.
Recibir la factura y
proceder a cancelar.
Realizar un cuadro
comparativo de las
cotizaciones
recibidas.
Elaborar el contrato de
la adquisición del bien
o servicio a adquirirse
conjuntamente con el
proveedor.
FIN
101
4.7.2.2.6 Documento
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
SOLICITUD DE PROFORMA
Fecha:____________
Señores
_________________
Presente.-
De mi consideración:
Por medio del presente extiendo a usted un cordial saludo y solicito una proforma de lo
siguiente:
Nro.
Descripción del bien
o servicio
Cantidad
Valor
Favor especificar tiempo de entrega, forma de pago y vigencia de la proforma.
Atentamente,
_________________
Contador
102
4.7.3 Procedimiento Contables
4.7.3.1 Caja Chica
4.7.3.1.1 Objetivo
Contar con un control interno adecuado en cuanto al dinero en efectivo que tiene la Fundación Kolping
Ecuador para la realización de las actividades.
4.7.3.1.2 Responsables
Director Ejecutivo
Secretaria
Contador
4.7.3.1.3 Políticas
El arqueo de caja lo realizará el contador de manera sorpresiva con la finalidad de realizar un
control.
Los movimientos en efectivo que se realicen deberán contar con el respectivo respaldo para su
justificación.
La reposición de caja chica se la realizará cuando se encuentre utilizada en un 75% del dinero
en efectivo entregado.
Para la reposición del fondo de caja chica se deberá realizar una solicitud con las respectivas
firmas de responsabilidad.
103
4.7.3.1.4 Procedimientos
Tabla 4.6 Procedimiento Caja Chica
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
CAJA CHICA
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1
Contador
Determinar la necesidad del fondo de caja chica
para la realización de gastos menores que no
necesiten cheques.
2
Director Ejecutivo
Recibe la solicitud de la creación del fondo de
caja chica, revisa y emite la respectiva
aprobación.
3
Director Ejecutivo
Enviar la solicitud aprobada al departamento
contable.
4
Contador
Recibe la solicitud aprobada y realiza la
creación del fondo de caja chica.
5
Contador
Entregar a la secretaria el valor destinado para
el fondo de caja chica.
6
Secretaria
Recibir el fondo de caja chica destinado para la
realización de gastos menores.
7
Secretaria
Solicitar la reposición del fondo de caja chica
cuando se encuentre consumida en un 75%
104
4.7.3.1.5 Flujodiagramacion
Figura 4.7 Procedimiento Gráfico Caja Chica
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
CAJA CHICA
CONTADOR DIRECTOR EJECUTIVO SECRETARIA
INICIO
Recibe la solicitud de la
creación del fondo de caja
chica, revisa y emite la
respectiva aprobación.
Enviar la solicitud
aprobada al
departamento contable.
Recibe la solicitud
aprobada y realiza la
creación del fondo de
caja chica.
Entregar a la secretaria el
valor destinado para el fondo
de caja chica.
Recibir el fondo de caja
chica destinado para la
realización de gastos
menores.
Solicitar la reposición del
fondo de caja chica cuando
se encuentre consumida en
un 75%
Determinar la necesidad del
fondo de caja chica para la
realización de gastos menores
que no necesiten cheques.
FIN
105
4.7.3.1.6 Documento
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
SOLICITUD DE REPOSICION DE CAJA CHICA
Fecha: ________________
Lcda.
_____________
Director Ejecutivo
Presente.-
De mi consideración:
Estimada Lcda. _________ Director Ejecutivo de la Fundación Kolping Ecuador deseándole éxitos en
sus actividades diarias, el motivo de la presente es para solicitarle la reposición de Caja Chica ya que
está consumido en un 75% del valor asignado.
Esperando su pronta respuesta, agradezco la atención prestada a la presente.
Atentamente,
Contador
106
Recibo provisorio de caja chica
AREA No.
RESPOSNSABLE DE CAJA CHICA:
SUBRESPOSABLE DE CAJA CHICA:
APELLIDOS Y NOMBRES NUMERO DE LEGAJO
TIPO Y NUMERO DE
DOCUMENTO
RECIBI LA SUMA DE:
DESTINO DE LO S FO NDO S:
LUGAR Y FECHA:
FIRMA Y SELLO
AGENTERESPONSABLE DE CAJA CHICA
FIRMA Y SELLO
…………………………………………………..
…………………………………………………..
…………………………………………………..
RECIBO PROVISORIO DE EGRESO DE CAJA
107
FORMULARIO DE ARQUEO DE CAJA CHICA
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
ARQUEO DE CAJA
HORA INICIO:
HORA TERMINACIÓN: EFECTIVO
FECHA: ___________
MONEDAS:
CANTIDAD
DENOMINACIÓN
IMPORTE
$
$
$
$
$
$
$
$
TOTAL MONEDAS: $
BILLETES:
CANTIDAD
DENOMINACIÓN
IMPORTE
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
TOTAL BILLETES $
CHEQUES RECIBIDOS:
CANTIDAD
BANCO
IMPORTE
$
$
$
TOTAL CHEQUES $
PAGO DOCUMENTOS:
TIPO/Nº
DETALLE
IMPORTE
$
$
TOTAL DOCUMENTOS $
ÚLTIMAS TRES FACTURAS RECIBIDAS RESUMEN
FONDO DE CAMBIO $
VENTA DE CONTADO $
COBROS DEL DÍA $
SUBTOTAL $
(-) PAGO DOCUMENT. $
TOTAL $
DIFERENCIA $
RESPONSABLE
VERIFICO
AUTORIZÓ
108
4.7.3.2 Bancos
4.7.3.2.1 Objetivo
Realizar un control adecuado de la custodia de los fondos económicos de la Fundación Kolping
Ecuador para verificar que los registros cuenten con el respectivo documento de respaldo.
4.7.3.2.2 Responsables
Director Ejecutivo
Contador
4.7.3.2.3 Políticas
Los cheques no podrán ser entregados en blanco y sin que cuenten con la respectiva firma de
responsabilidad.
Las conciliaciones bancarias serán realizadas por el contador y deberán contar con las firmas
de elaborado y supervisión.
Los cheques deberán contar con firmas conjuntas debido a que permitirá contar con un
adecuado control.
Los depósitos deberán realizar al día siguiente de haber realizado la transacción.
Las conciliaciones bancarias serán realizadas al finalizar cada mes.
109
4.7.3.2.4 Procedimientos
Tabla 4.7 Procedimiento Bancos
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
BANCOS
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1
Contador
Solicitar la banco el estado cuenta de la
Fundación.
2
Contador
Recibir el estado de cuenta emitido por el
banco.
3
Contador
Imprimir el reporte del libro mayor de bancos
del sistema contable.
4
Contador
Realizar la conciliación bancaria con toda la
información recolectada.
5
Contador
Elaborar el informe de la conciliación bancaria
realizada y enviar al Director Ejecutivo.
6
Director Ejecutivo
Recibir el informe de la conciliación bancaria
enviado por contabilidad.
7
Director Ejecutivo
Realizar la respectiva revisión y emitir la
aprobación respectiva.
8
Contador
Recibir la conciliación bancaria aprobada y
archivar en el respectivo expediente.
110
4.7.3.2.5 Flujodiagramación
Figura 4.8 Procedimiento Gráfico Bancos
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
BANCOS
CONTADOR DIRECTOR EJECUTIVO
Solicitar la banco el
estado cuenta de la
Fundación.
INICIO
Recibir el estado de
cuenta emitido por el
banco.
Imprimir el reporte del
libro mayor de bancos
del sistema contable.
Elaborar el informe de
la conciliación bancaria
realizada y enviar al
Director Ejecutivo.
Recibir el informe de la
conciliación bancaria
enviado por
contabilidad.
Realizar la respectiva
revisión y emitir la
aprobación respectiva.
Recibir la conciliación
bancaria aprobada y
archivar en el respectivo
expediente.
Realizar la conciliación
bancaria con toda la
información recolectada.
FIN
111
4.7.3.2.6 Documento
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
CONCILIACION BANCARIA
AL ___ DE ___ 20 ___
Nombre del Banco: _________ N° Cuenta Corriente: _________
Valor en Libros: USD$ USD$
No Registrado en libros
(+) Notas de Crédito no Registrados
(-) Notas de Debito no Registrados
No Registrados por el Banco
(+) Transferencia en Transito
(-) Deposito en Transito
Saldo Conciliado
Saldo en Estado de Cuenta
Deferencia
Observaciones:_______________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Elaborado por: ___________ Revisador por: ___________
Contador Director Ejecutivo
112
4.7.3.3 Activo Fijo
4.7.3.3.1Objetivo
Controlar que todos los bienes tanto muebles como inmuebles sean utilizados de forma adecuada y en
beneficio de la organización.
4.7.3.3.2 Responsables
Los responsables de la cuenta de activos fijos son:
Director Ejecutivo
Contador
4.7.3.3.3 Políticas
Dar mantenimiento de forma periódica a todos los equipos y maquinarias que son
utilizados en beneficio de la organización.
Asignar a una persona en especial que se encargue de la compra y venta de los
activos fijos.
Efectuar una constatación física de toda la maquinaria y equipos con lo que cuenta la
organización, esto permitirá conocer con que activos se cuenta y en qué estado se
encuentran.
Revisar de forma periódica que el espacio físico en dónde se mantiene toda la
maquinaria y equipo tecnológico se encuentre en condiciones adecuadas.
Solicitar aprobación de la máxima autoridad antes de adquirir cualquier maquinaria o
equipo tecnológico que va a ser utilizado en beneficio de la organización.
113
4.7.3.3.4 Procedimientos
Tabla 4.8 Procedimiento Activos
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
ACTIVOS FIJOS
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES
1
Contador
Revisa que el espacio físico se encuentre en adecuadas
condiciones.
2
Contador
Realizar un inventario de la maquinaria y equipo tecnológico
existente en bodega.
3 Contador
Revisar la maquinaria o equipo tecnológico faltante en la bodega.
4
Contador
Realizar solicitud dirigida al Director Ejecutivo para adquirir
nuevo equipo tecnológico o maquinaria.
5
Director Ejecutivo
Recibir y analizar la solicitud enviada
6
Director Ejecutivo
Aprobar la solicitud en caso que requiera necesariamente la
maquinaria o el equipo.
7
Contador
Receptar la solicitud y solicitar cotizaciones para adquirir la
maquinaria o equipo tecnológico requerido.
8
Contador
Recibir las cotizaciones y seleccionar de acuerdo a la calidad y al
precio.
9
Contador
Adquirir el nuevo equipo tecnológico que ha sido seleccionado.
10
Contador
Ingresar en el sistema y proceder a realizar la depreciación de
forma periódica.
114
4.7.3.3.5 Flujodiagramación
Figura 4.9 Procedimiento Gráfico Activo Fijo
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
ACTIVOS FIJOS
CONTADOR DIRECTOR EJECUTIVO
Revisa que el espacio físico se
encuentre en adecuadas
condiciones.
Realizar un inventario de la
maquinaria y equipo
tecnológico existente en
bodega.
Revisar la maquinaria o
equipo tecnológico faltante en
la bodega.
Realizar solicitud dirigida al
Director Ejecutivo para
adquirir nuevo equipo
tecnológico o maquinaria.
Aprueba la solicitud en caso
que requiera necesariamente la
maquinaria o el equipo.
Receptar la solicitud y
solicitar cotizaciones para
adquirir la maquinaria o
equipo tecnológico requerido.
Recibir las cotizaciones y
seleccionar de acuerdo a la
calidad y al precio.
Ingresar en el sistema y
proceder a realizar la
depreciación de forma
periódica.
Adquirir el nuevo equipo
tecnológico que ha sido
seleccionado.
INICIO
Recibir y analizar
la solicitud enviada
FIN
SISI
NO
115
4.7.3.3.6 Documento
COTIZACIÓN
________________________
FECHA CIUDAD
DESCUENTO T.PAGO
ITEM CÓDIGO UNIDAD V. UNITARIO VALOR TOTAL
GRAN TOTAL
DTO
SUBTOTAL
I.V.A
VALOR TOTAL
TELÉFONO
EMPRESA
CLIENTE CONTACTO
No.
DIRECCIÓN
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
EN ESTE ESPACIO PUEDE COLOCAR INFORMACIÓN QUE DESEE, EJEMPLO: ADJUNTO FICHA
TÉCNICA DE LOS PRODUCTOS, VALIDES DE LA OFERTA 15 DÍAS, ESTE FORMATO ES SOLO UN
EJEMPLO.
COTIZACIÓN No ________
116
4.7.3.4 Proveedores
4.7.3.4.1Objetivo
Registrar correctamente la cantidad, el nombre, los productos o servicios y los respectivos valores;
esto permitirá llevar un buen control de la cuenta y así seleccionar a los mejores proveedores.
4.7.3.4.2Responsables
Los responsables de la cuenta de proveedores son:
Contador
Director Ejecutivo
4.7.3.4.3Políticas
Llevar un control de la cuenta de proveedores y actualizar de forma periódica.
Revisar que todos los productos y servicios recibidos cuenten con las características
previamente solicitados.
Solicitar proformas a todos los proveedores con la finalidad de obtener productos de
calidad y a los mejores precios.
Cumplir con las fechas de pago acordadas en el caso que se efectúe compras al contado y
solicitar factura en todas las compras realizadas.
En caso de que los productos no cumplan con todas las expectativas requeridas no recibir
ningún producto, maquinaria o equipo.
117
4.7.3.4.4 Procedimientos
Tabla 4.9 Procedimiento Proveedores
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
PROVEEDORES
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES
1
Bodeguero
Revisar los materiales que hace falta para proceder a solicitar.
2
Bodeguero
Realizar solicitud para adquirir los materiales, maquinaria.
3
Contador
Revisar la lista de los proveedores y solicitar proformas.
4
Contador
Recibir las proformas y seleccionar de acuerdo a la calidad y al
precio.
5
Contador
Solicitar los, materiales, al proveedor seleccionado.
6
Bodeguero
Recibir todo lo requerido y revisar que cuente con las
características solicitadas.
7
Bodeguero
Solicitar la factura y revisar la cantidad y calidad de los
productos.
8
Contador
Recibir la factura y realizar el pago respectivo
9
Contador
Ingresar al sistema contable toda la información necesaria de la
factura para su contabilización.
10
Contador
Archivar la factura y toda la documentación que respalde toda la
compra realizada.
118
4.7.3.4.5 Flujodiagramación
Figura 4.10 Procedimiento Gráfico Proveedores
Título
FunciónDIRECTOR EJECUTIVO CONTADOR
INICIO
Revisar los materiales
que hace falta para
proceder a solicitar.
Realizar solicitud para
adquirir los materiales,
maquinaria.
Revisar la lista de los
proveedores y solicitar
proformas.
Solicitar la factura y
revisar la cantidad y
calidad de los productos. Recibir la factura y realizar
el pago respectivo
Recibir todo lo
requerido y revisar que
cuente con las
características
solicitadas.
Ingresar al sistema contable
toda la información
necesaria de la factura para
su contabilización.
FIN
Archivar la factura y toda
la documentación que
respalde toda la compra
realizada.
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
PROVEEDORES
Recibir las proformas y
seleccionar de acuerdo a la
calidad y al precio.
SISI
NONO
119
4.7.3.4.6 Documento
No DE REQUISICIÓN: FECHA:
DEPARTAMENTO SOLICITANTE:
CANTIDAD MARCA ENVASE CONTENIDO PRECIO TOTAL
FIRMA RECIBIDO:
PRODUCTO
REQUISICIÓN DE HERRAMIENTAS, MATERIALES O MAQUINARIA
120
4.7.3.5 Ingresos
4.4.3.5.1 Objetivo
Establecer un adecuado procedimiento de control interno para la gestión de los ingresos que recibe la
Fundación Kolping Ecuador.
4.4.3.5.2 Responsables
Director Ejecutivo
Contador
4.4.3.5.3 Políticas
Se elaborará un informe mensual de los ingresos recibidos para visualizar los movimientos
existentes en dicho mes y realizar la comparación con los meses anteriores.
Para la venta del servicio se contará con personal necesario que realizará adecuadamente el
trabajo.
Se deberá cumplir con lo determinado en el SRI en los que respecta a la elaboración de las
facturas.
Los ingresos que perciba la empresa deberán contar con los documentos de respaldo para el
establecimiento de un adecuado control.
121
4.4.3.5.4 Procedimientos
Tabla 4.10 Procedimientos Ingresos
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
INGRESOS
N°
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
1
Contador
Realizar el respectivo cierre de caja al
finalizar el día.
2
Contador
Depositar el dinero recaudado de los ingresos
recibidos en día anterior.
3
Contador
Elaborar el reporte de ingresos recibidos en el
mes.
4
Contador
Realizar la respectiva comparación de los
ingresos recibidos de dos meses anteriores.
5
Contador
Enviar el reporte de los ingresos con las
respectivas comparaciones.
6
Director Ejecutivo
Recibir el reporte de los ingresos, realizar el
análisis respectivo.
7
Director Ejecutivo
Emitir la respectiva aprobación y tomar
decisiones correctivas.
122
4.4.3.5.5 Flujodiagramación
Figura 4.11 Procedimiento Gráfico Ingresos
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
INGRESOS
CONTADOR DIRECTOR EJECUTIVO
Realizar el respectivo cierre
de caja al finalizar el día.
INICIO
Depositar el dinero
recaudado de los ingresos
recibidos en día anterior.
Elaborar el reporte de
ingresos recibidos en el
mes.
Realizar la respectiva
comparación de los
ingresos recibidos de dos
meses anteriores.
Enviar el reporte de los
ingresos con las respectivas
comparaciones.
Recibir el reporte de los
ingresos, realizar el
análisis respectivo.
Emitir la respectiva
aprobación y tomar
decisiones correctivas.
FIN
123
4.7.3.5.6 Documentos
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
CORTE DE CAJA MENSUAL
Fecha:______________
Correspondiente al mes de:_________________
DETALLE USD$ USD$ USD$
Efectivo Inicial $0,00
(+) Ventas Mensuales:
Contado: $0,00
Crédito: $0,00
Cheques: $0,00
$0,00
Cuentas por Cobrar $0,00
Otros Ingresos en efectivo recibido $0,00
Subtotal $0,00
(-) Ventas de Crédito $0,00
Total Efectivo Recibido $0,00
Efectivo Disponible $0,00
Observaciones: _______________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Elaborado por:______________ Elaborado por:______________
Contador Director Ejecutivo
124
4.4.3.6 Gastos
4.4.3.6.1 Objetivo
Verificar si los gastos realizados por parte del personal encargado de la Fundación Kolping Ecuador se
encuentran debidamente autorizados y con los debidos documentos de respaldo.
4.4.3.6.2 Responsables
Director Ejecutivo
Contador
Personal Responsable
4.4.3.6.3 Políticas
Se deberá solicitar proformas a los proveedores antes de la realización del gasto por parte del
personal encargado.
Los proveedores deberán contar con la respectiva calificación teniendo en cuenta los siguientes
lineamientos precio, calidad y tiempo de entrega.
La realización de la selección de los proveedores deberá ser realizada únicamente por el
Director Ejecutivo.
Verificar antes del ingreso al sistema que las facturas emitidas por los proveedores cuenta los
requisitos establecidos por el SRI.
125
4.4.3.6.4 Procedimientos
Tabla 4.11 Procedimiento Gastos
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCESO DESCRIPTIVO
GASTOS
N° RESPONSABLE ACTIVIDADES
1
Personal Responsable
Realizar la respectiva solicitud para realizar la
compra.
2
Director Ejecutivo
Recibir la solicitud y determinar si en
necesario la realización del gasto.
3
Director Ejecutivo
Realizar la respectiva autorización para la
compra del bien o servicio.
4
Contador
Recibir la autorización aprobada y proceder a
realizar la compra.
5
Contador
Recibir del proveedor el bien o servicio
adquirido con la respectiva factura.
6
Contador
Emitir el respectivo egreso para el gasto
realizado.
7
Contador
Realizar el respectivo registro en el sistema
contable y archivar los documentos de
respaldo.
126
4.4.3.6.5 Flujodiagramación
Figura 4.12 Procedimiento Gráfico Gastos
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
GASTOS
PERSONAL RESPONSABLE DIRECTOR EJECUTIVO CONTADOR
Recibir la solicitud y
determinar si en necesario
la realización del gasto.
Emitir el respectivo
egreso para el gasto
realizado.
Recibir del proveedor el
bien o servicio
adquirido con la
respectiva factura.
Realizar la respectiva
autorización para la compra
del bien o servicio.
Recibir la autorización
aprobada y proceder a
realizar la compra.
Realizar el respectivo
registro en el sistema
contable y archivar los
documentos de respaldo.
INICIO
Realizar el respectivo
registro en el sistema
contable y archivar los
documentos de respaldo.
FIN
127
4.4.3.6.6 Documento
FUNDACIÓN KOLPING ECUADOR
CONTROL DE GASTOS
Fecha: ____________________
Nombre del Proveedor: __________________________
N° Detalle Cantidad Valor Total
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Realizado por: _________________
Contador
128
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.
5.1 Conclusiones
La Fundación Kolping Ecuador ofrece proyectos de educación, capacitación y autogestión
a las comunidades de escasos recursos económicos, ayudándoles a mejorar su calidad de
vida.
La Fundación Kolping Ecuador no cuenta con procedimientos establecidos para el área
administrativa, financiera y contable, por lo que no le permite contar con un adecuado
sistema de control interno.
El desarrollo del análisis FODA permitirá a la Fundación determinar las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas con la finalidad de determinar la situación actual de
la organización.
La Fundación Kolping Ecuador no tiene establecido una estructura orgánica adecuada que
le permita desarrollar correctamente las actividades para la prestación del servicio.
El modelo de control a la de gestión le permitirá a la Fundación Kolping Ecuador contar
con lineamientos que contribuirán a la determinación de riesgos existentes en la
organización impidiendo el desarrollo adecuado de las actividades.
La teoría investigada servirá de sustento para el desarrollo del trabajo de investigación
debido a que cuenta con los lineamientos necesarios.
129
5.2 Recomendaciones
Se recomienda a la Fundación Kolping Ecuador aplicar los procedimientos propuestos para el
área administrativa, financiera y contable, que le permitirán realizar un adecuado control.
La teoría investigada deberá ser aplicada en su totalidad para cumplir con los parámetros
establecidos, le servirán de apoyo para el desarrollo de la propuesta.
Es indispensable que la Fundación Kolping Ecuador implemente la estructura orgánica
propuesta debido a que cuenta con todos los departamentos para el desarrollo adecuado de las
actividades.
Se recomienda a la Fundación Kolping aplicar el modelo de control de gestión propuesto
debido a que este le proporcionara el mejoramiento continuo de las actividades que realiza.
Es indispensable que la Fundación Kolping Ecuador implemente el direccionamiento
estratégico establecido el mismo que cuenta con los objetivos establecidos y las estrategias
para cumplir con las expectativas de los clientes.
Se recomienda a la Fundación Kolping Ecuador realizar estudios de mercado con la finalidad
de contar con un posicionamiento en el mercado y obtener mayor cantidad de usuarios.
130
Bibliografía
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