บทที่ 15 เร่ือง การท างานกับตาราง แผนภูมิ และผังองค์กร

1. การสร้างตาราง (Table) ตารางจัดเป็นองค์ประกอบในการน าเสนอข้อมูลที่ส าคัญอย่างหนึ่งที่แสดงถึงรายละเอียดของข้อมูล ซึ่งจะช่วยท าให้ข้อมูลดูเป็นระเบียบ และท าให้ผู้ชมเข้าใจได้ง่ายขึ้น ตาราง 1 ตาราง จะประกอบไปด้วย คอลัมน์ (Column), แถว (Row) และเซลล์ (Cell) โดยที่คอลัมน์คือข้อมูลในแนวตั้งของตาราง แถวคือ ข้อมูลในแนวนอนของตาราง และเซลล์คือ ช่องที่เกิดจากการตัดกันระหว่างคอลัมน์และแถว

1.1 การสร้างตาราง การสร้างตารางมีข้ันตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกแท็บ คลิกปุ่ม (New Slide) เลือกรูปแบบสไลด์ ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม (Insert Table) ที่กลางหน้าสไลด์ ขั้นตอนที่ 3 ก าหนดจ านวนคอลัมน์และจ านวนแถวที่ต้องการแทรก

- ก าหนดจ านวนคอลัมน์ - ก าหนดจ านวนแถว

ขั้นตอนที่ 4 คลิกปุ่ม (OK)

รูปที่ 15.1 แสดงการสร้างตาราง (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

1.2 การป้อนข้อมูลลงในตาราง เมื่อสร้างตารางเสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ ป้อนข้อมูลในตาราง มีข้ันตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกท่ีเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล และพิมพ์ข้อความลงไป ขั้นตอนที่ 2 เลื่อนเคอร์เซอร์หรือจุดแทรกไปยังต าแหน่งอื่นๆ แล้วพิมพ์ข้อความ โดย - คลิกเมาส์ เพ่ือเลือกเซลล์ใดๆ ที่ต้องการ

- กดปุ่ม <TAB> หรือ ปุ่มลูกศร ,เพ่ือย้ายไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกันในแนวนอน

- กดปุ่มลูกศร , เพ่ือย้ายไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกันในแนวตั้ง

รูปที่ 15.2 แสดงการป้อนข้อมูลลงในตาราง (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

1.3 การปรับขนาดแถวและคอลัมน์ เมื่อสร้างตารางและป้อนข้อมูลลงในตารางเรียบร้อยแล้ว ถ้าตารางท่ีสร้างข้ึนมามีขนาดที่ไม่

พอดีกับความต้องการของเรา เราสามารถปรับขนาดแถวและคอลัมน์ได้ มีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกแท็บ (Layout) ขั้นตอนที่ 2 คลิกในตาราง

ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม ที่ช่องความสูงบนชุดขนาดเซลล์

ขั้นตอนที่ 4 ถัดมาจึงคลิกปุ่ม ที่ช่องความกว้างบนชุดขนาดเซลล์

รูปที่ 15.3 แสดงการปรับขนาดแถวและคอลัมน ์(ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

1.4 เพิ่มแถวตาราง ถ้าต้องการเพิ่ม มีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 เลือกแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการเพ่ิม ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ (Layout) ขั้นตอนที่ 3 คลิกเลือกรูปแบบการเพิ่มแถวหรือคอลัมน์ : - แทรกแถวไว้ด้านบนแถวที่เราเลือกไว้ - แทรกแถวไว้ด้านล่างแถวที่เราเลือกไว้ - แทรกคอลัมน์ไว้ด้านซ้ายคอลัมน์ที่เราเลือกไว้ - แทรกคอลัมน์ไว้ด้านขวาคอลัมน์ที่เราเลือกไว้ ขั้นตอนที่ 4 จะปรากฎรูปแบบที่เราท าการเพ่ิมแถวหรือคอลัมน์

รูปที่ 15.4 แสดงการเพิ่มแถวหรือคอลัมน ์(ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

1.5 ลบแถวหรือคอลัมน์ ถ้าต้องการลบแถวหรือคอลัมน์ มีข้ันตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 เลือกแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการลบ ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม ขั้นตอนที่ 3 เลือกค าสั่ง

รูปที่ 15.5 แสดงการลบแถวหรือคอลัมน ์(ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

1.6 รวมเซลล์เข้าด้วยกัน (Merge Cells) ในบางครั้งเราต้องการรวมช่องเซลล์ที่มากกว่า 1 ช่องให้รวมเป็นช่องเดียวกันก็สามารถท าได้

มีข้ันตอนดังนี ้ขั้นตอนที่ 1 คลิกเมาส์ลากเลือกช่องที่ต้องการรวม ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ (Layout)

ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม ขั้นตอนที่ 4 จะปรากฎการผสานเซลล์เข้าด้วยกัน

รูปที่ 15.6 แสดงการรวมเซลล์เข้าด้วยกัน (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

1.7 จัดต าแหน่งข้อความในตาราง การจัดต าแหน่งตัวอักษรในตาราง ซึ่งก็เหมือนกับการจัดต าแหน่งตัวอักษรในกล่องข้อความ

แต่จะแตกต่างกันตรงที่การเรียกใช้งาน มีข้ันตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกเมาส์ลากเลือกข้อความในตารางที่ต้องการจัดต าแหน่ง ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ (Layout) ขั้นตอนที่ 3 คลิกเลือกชุดค าสั่งการจัดข้อความ : - จัดข้อความชิดซ้าย - จัดข้อความไว้กึ่งกลาง - จัดข้อความชิดขวา ขั้นตอนที่ 4 คลิกเลือกชุดค าสั่งการจัดแนว : - จัดข้อความไว้ด้านบนของช่องเซลล์ - จัดข้อความไว้กึ่งกลางของช่องเซลล์ - จัดข้อความไว้ด้านล่างของซ่องเซลล์

- ก าหนดทิศทางข้อความที่สร้าง เช่น แนวนอน หมุนข้อความ - ก าหนดขนาดระยะขอบของเซลล์ ขั้นตอนที่ 5 ปรากฏภาพการจัดต าแหน่งข้อความในตาราง

รูปที่ 15.7 แสดงการจัดต าแหน่งข้อความในตาราง (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

1.8 ใส่สีพื้นและสีเส้นตาราง หลังจากท่ีได้จัดต าแหน่งข้อความและการเพิ่มลบช่องเซลล์กันไปแล้ว ถ้าเราต้องการเพิ่มสีสันให้กับพ้ืนและเส้น มีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกบนเส้นขอบของตาราง ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ (Design)

ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม ในชุดค าสั่งเพ่ิมเติม ขั้นตอนที่ 4 ปรากฏแบบตารางข้ึนมาให้เลือกมากมาย ขั้นตอนที่ 5 คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ ขั้นตอนที่ 6 ปรากฎรูปแบบตารางที่เลือก

รูปที่ 15.8 แสดงการจัดต าแหน่งข้อความในตาราง (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

2. การสร้างแผนภูมิ (Chart) การสร้างแผนภูมิในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 นี้จะต่างกับเวอร์ชั่นก่อน ซึ่งเป็นความสามารถใหม่ท่ีเพ่ิมเข้ามา คือ จะท าการเรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel ขึ้นมา เพ่ือให้เราป้อนข้อมูล โดยที่เวอร์ชั่นก่อนจะต้องเรียกใช้โปรแกรม Microsoft Graph ซึ่งเป็นโปรแกรมย่อยส าหรับท าหน้าที่โดยเฉพาะ การสร้างแผนภูมิเข้ามาใช้ในงานน าเสนอนั้น จะช่วยให้การวิเคราะห์และการเปรียบเทียบข้อมูลท าได้ง่ายขึ้น เพราะสามารถสื่อความหมายได้อย่างชัดเจน

2.1 การสร้างแผนภูมิ ขั้นตอนที่ 1 คลิกแท็บ (Insert)

ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม หรือคลิกที่ไอคอน ที่กลางสไลด์ ขั้นตอนที่ 3 คลิกเลือกชนิดของแผนภูมิทางด้านซ้ายมือ ขั้นตอนที่ 4 คลิกเลือกรูปแบบของแผนภูมิที่ต้องการทางด้านขวามือ ขั้นตอนที่ 5 คลิกปุ่ม (OK) ขั้นตอนที่ 6 ป้อนข้อมูลที่ต้องการลงไปที่หน้าต่าง Microsoft Excel เสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม (Close) เพ่ือปิดหน้าต่าง Microsoft Excel

ขั้นตอนที่ 7 จากนั้นจะปรากฏแผนภูมิที่ท าการสร้างขึ้นมา

รูปที่ 15.9 แสดงการสร้างแผนภูมิ (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

2.2 แก้ไขข้อมูลในแผนภูมิ เมื่อเราสร้างแผนภูมิเสร็จเรียบร้อยแล้ว บางครั้งข้อมูลในแผนภูมิอาจต้องมีการแก้ไขในภายหลัง มีข้ันตอนในการแก้ไขข้อมูลในแผนภูมิ ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 ดับเบิลคลิกท่ีแผนภูมิเพ่ือเลือกแผนภูมิ และคลิกแท็บ

ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม (Edit Data) เพ่ือเข้าสู่หน้าต่างการป้อนข้อมูล

ขั้นตอนที่ 3 เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จแล้ว คลิกปุ่ม (Close) ที่หน้าต่าง Microsoft Excel

รูปที่ 15.10 แสดงการแก้ไขข้อมูลในแผนภูมิ (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

2.3 ใส่สีและลวดลายให้แผนภูมิ วิธีการใส่สีและลวดลายให้กับแผนภูมิ มีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 ดับเบิลคลิกท่ีแผนภูมิ ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ (Design)

ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม ในชุดค าสั่งเพ่ิมเติม ขั้นตอนที่ 4 คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 5 ปรากฎสีและลวดลายของแผนภูมิที่ต้องการ

รูปที่ 15.11 แสดงการใส่สีและลวดลายให้แผนภูม ิ(ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

2.4 เปลี่ยนชนิดของแผนภูมิ เมื่อเราต้องการเปลี่ยนรูปแบบของแผนภูมิ จากแผนภูมิรูปแบบหนึ่งไปยังอีกแผนภูมิรูปแบบหนึ่งก็สามารถท าได้ มีข้ันตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 ดับเบิลคลิกท่ีแผนภูมิ ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ (Design)

ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม เพื่อเปลี่ยนชนิดของกราฟ ขั้นตอนที่ 4 ปรากฏหน้าต่างเปลี่ยนประเภทของแผนภูมิ ขั้นตอนที่ 5 เลือกรูปแบบของแผนภูมิ ขั้นตอนที่ 6 คลิกปุ่ม ขั้นตอนที่ 7 ปรากฏการเปลี่ยนชนิดของแผนภูมิที่ได้เลือกไว้

รูปที่ 15.12 แสดงการเปลี่ยนชนิดของแผนภูม ิ(ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

2.5 น าแผนภูมิจากโปรแกรม Excel มาสร้างแผนภูมิเป็น PowerPoint ในการสร้างแผนภูมิจริงๆ แล้วส่วนใหญ่จะท ามาจากโปรแกรม Microsoft Excel ก่อนเพ่ือเป็นการประหยัดเวลาในการสร้างและแก้ไข โดยโปรแกรม Microsoft PowerPoint อนุญาตสามารถน าข้อมูลจากโปรแกรม Microsoft Excel มาใช้ได้ มีข้ันตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 เปิดไฟล์โปรแกรม Microsoft Excel ที่ต้องการน าแผนภูมิเข้ามาในสไลด์ ขั้นตอนที่ 2 คลิกเลือกแผนภูมิที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม เพื่อคัดลอกแผนภูมิไปไว้ในสไลด์ ขั้นตอนที่ 4 เปิดโปรแกรม Microsoft PowerPoint

ขั้นตอนที่ 5 คลิกปุ่ม เพื่อวางแผนภูมิลงบนสไลด์ ขั้นตอนที่ 6 แผนภูมิจากโปรแกรม Microsoft Excel มาวางได้ตามต้องการ

รูปที่ 15.12 แสดงการน าแผนภูมิจากโปรแกรม Excel มาสร้างแผนภูมิเป็น PowerPoint (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

3. การสร้างผังองค์กร ในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 จะมีค าสั่ง SmartArt ซึ่งเป็นค าสั่งใหม่ที่มีความสามารถในการสร้างได้รวดเร็วและง่ายแถมยังสวยอีกด้วย ความสามารถของ SmartArt ส่วนใหญ่จะใช้ในการสร้างงานที่เป็นลักษณะผังองค์กร ไดอะแกรม วงกลม พีระมิด เป็นต้น 3.1 การสร้างผังองค์กร ในการสร้างผังองค์กร โดยการใช้ SmartArt เราสามารถสร้างผังองค์การได้สะดวกและสวยงามมากข้ึน มีขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 คลิกปุ่ม (SmartArt) ที่กลางสไลด์ หรือคลิกปุ่ม ที่แท็บ (Insert) ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่มเพ่ือเลือกแบบแผนผังที่ต้องการ ขั้นตอนที่ 3 ปรากฏหน้าต่างเลือกกราฟิก SmartArt ขั้นตอนที่ 4 คลิกเลือกประเภทกราฟ ซึ่งจะเลือกเป็นล าดับขั้น ขั้นตอนที่ 5 เลือกรูปแบบกราฟท่ีต้องการ ขั้นตอนที่ 6 คลิกปุ่ม เพื่อน ากราฟเข้ามาในสไลด์ ขั้นตอนที่ 7 น าแผนผนังเข้ามาวางในสไลด์ได้ตามต้องการ

รูปที่ 15.13 แสดงการสร้างผังองค์กร (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

3.2 พิมพ์ข้อความลงในผังองค์กร หลังจากสร้างผังองค์กรเข้ามาในสไลด์กันแล้ว เราสามารถพิมพ์ข้อความลงในผังองค์กรได้ มี

ขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกท่ีกล่องข้อความ ขั้นตอนที่ 2 พิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป สามารถแก้ไขข้อความภายในผังองค์กรได้เลย

รูปที่ 15.14 แสดงการพิมพ์ข้อความลงในผังองค์กร (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

3.3 เพิ่มต าแหน่งต่างๆ ในผังองค์กร ในบางครั้งผังองค์กรที่เราได้สร้างข้ึนมานั้นยังไม่พอ คือ เราต้องการเพิ่มต าแหน่งหรือบุคคล

เข้าไปอีกก็สามารถท าได้ มีข้ันตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 คลิกท่ีกล่องในผังองค์กร

ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บ (Design) ในชุดเครื่องมือ SmartArt

ขั้นตอนที่ 3 คลิกปุ่ม

ขั้นตอนที่ 4 คลิกเลือกรูปแบบการเพิ่มต าแหน่งในผังองค์กร :

- เพ่ิมกล่องเข้าไปด้านขวามือของกล่องท่ีได้เลือก - เพ่ิมกล่องเข้าไปด้านซ้ายมือกล่องที่ได้เลือก - เพ่ิมกล่องเข้าไปด้านบนกล่องที่ได้เลือก - เพ่ิมกล่องเข้าไปด้านล่างกล่องท่ีได้เลือก - เพ่ิมกล่องเข้าไปด้านล่างกล่องท่ีได้เลือกในลักษณะแยกออกมา

ขั้นตอนที่ 5 ปรากฏกล่องข้อความที่เราเลือกขึ้นบนผังองค์กร

ขั้นตอนที่ 6 จากนั้นพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป

รูปที่ 15.15 แสดงการเพิ่มต าแหน่งต่างๆ ในผังองค์กร (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

3.4 ปรับเปลี่ยนต าแหน่งผังองค์กร การปรับเปลี่ยนผังองค์กรเพื่อน าผังองค์กรไปใช้ตามความเหมาะสม มีข้ันตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกบนผังองค์กร ขั้นตอนที่ 2 กดปุ่ม <Ctrl+A> เพ่ือเลือกผังองค์กรทั้งหมด ขั้นตอนที่ 3 เสร็จแล้วคลิกแท็บ ในชุดเครื่องมือ SmartArt ขั้นตอนที่ 4 คลิกปุ่ม เพ่ือเลือกรูปแบบ ขั้นตอนที่ 5 เลือกค าสั่งที่ต้องการ :

- เปลี่ยนรูปแบบในลักษณะจัดเรียงก่ึงกลางในแนวนอน - เปลี่ยนรูปแบบในลักษณะจัดเรียงก่ึงกลางด้านล่างแบ่งสองฝั่ง - เปลี่ยนรูปแบบในลักษณะจัดเรียงก่ึงกลางด้านล่างขวามือ ขั้นตอนที่ 6 ปรากฏหน้าต่างการเปลี่ยนรูปแบบแผนผังตามต้องการ

รูปที่ 15.16 แสดงการปรับเปลี่ยนต าแหน่งผังองค์กร (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

3.5 ออกแบบผังองค์กรแบบ 3 มิติด้วย AutoFormat ยังมีอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยให้ผังองค์กรดูดีสวยงามและง่ายในการใช้งาน นั่นคือ การใช้เครื่องมือ AutoFormat ที่โปรแกรม Microsoft PowerPoint สร้างส าเร็จไว้แล้ว มีข้ันตอนดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 คลิกบนผังองค์กร

ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม เพื่อเลือกรูปแบบ ขั้นตอนที่ 3 คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ ขั้นตอนที่ 4 เท่านี้ก็สามารถออกแบบลักษณะพิเศษแบบ 3 มิติให้กับผังองค์กรได้แล้ว

รูปที่ 15.17 แสดงการปรับเปลี่ยนต าแหน่งผังองค์กร (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

3.6 ใส่สีสันลงในผังองค์กร การใส่สีสันลงในผังองค์กรเพื่อให้ดูสวยงามมากข้ึน มีขั้นตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกบนผังองค์กร จะปรากฏกรอบขึ้นรอบผังองค์กร

ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม เพื่อเลือกรูปแบบสีที่ต้องการ ขั้นตอนที่ 3 เลือกรูปแบบที่ต้องการ ขั้นตอนที่ 4 จะปรากฏผังองค์กรที่เปลี่ยนสีตามท่ีต้องการ

รูปที่ 15.18 แสดงการใส่สีสันลงในผังองค์กร (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

3.7 ลบต าแหน่งผังองค์กร การลบต าแหนง่ในผังองค์กรทีไ่ม่ต้องการออก มีข้ันตอนดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 คลิกบริเวณขอบกล่องที่ต้องการลบ ขั้นตอนที่ 2 กดปุ่ม <Delete> บนคีย์บอร์ด

รูปที่ 15.19 แสดงการลบต าแหน่งผังองค์กร (ที่มา : สุรีรัตน์ ทักษะวสุ, 2553)

ใบงานที่ 15.1 จุดประสงค์ของงาน

1. เพ่ือให้นักศึกษาฝึกหัดการเรียกใช้ค าสั่งได ้

กิจกรรม 1. ให้นักศึกษาเรียกใช้เมนูค าสั่งการสร้างตาราง สร้างแผนภูมิ สร้างผังองค์กร พร้อมทั้ง

ตกแต่งให้สวยงามได้ เกณฑ์การพิจารณา

1. ตรวจดูที่เครื่องคอมพิวเตอร์ที่นักศึกษาใช้ว่ามีการสร้างตาราง สร้างแผนภูมิ สร้างผังองค์กรถูกต้องหรือไม่

หมายเหตุ ไม่มีคะแนน มีเกณฑ์ผ่านหรือไม่ผ่าน